BPUG najaar seminar: De rol van PMO in P3 governance
Hier komt tekst Lokale overheid, eigen governance, Hier komt ook tekst eigen PMO
Utrecht.nl
INHOUD 1. INLEIDING 2. ORGANISATIE • Gemeente Utrecht • Project en Programma
3. PROCESMODEL 4. PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE • • • •
Opzet & Formatie Omgeving Kenniscentrum Administratief ondersteunend
5. AFSLUITING
Utrecht.nl
ORGANISATIE [Gemeente Utrecht]
Utrecht.nl
ORGANISATIE [Project en Programma] Opdrachtgevers/ Business Owners/Actielijnhouders AL-1: Publieksdienstverlening AL-2: Participatie AL-3: Bedrijfsvoering op orde AL-4: Het nieuwe werken AL-5: Generieke voorzieningen AL-6: Stadskantoor AL-7: Domeinambities
PROGRAMMA STUURGROEP
PROGRAMMA MANAGER
Opdrachtnemer Legenda
GENERIEK PROJECTORGANISATIE
Opdrachtgever
Business IT Business+IT
Concern Informatie & Proces Manager Siem Huijsman CIPM Bureau · Overall bewaking van alle IPM Projecten
Project Stuurgroep Business Executieve
Informatie Manager Platform
- Opdrachtgever of diens vervanger
Senior User - Door opdrachtgever of Executieve benoemd Senior Supplier - CIPM of hfd SCI of hfd. CCP of Overal PM - Waar nodig vertegenwoordigers van overige leveranciers.
HPR Geconsolideerde Highlight Report
Business Projectmanager [Gebruikersorganisatie] Highlight Report [HPR]
Business Projectleider of Senior User [Gebruikersorganisatie]
Businessteam - Procesverantwoordelijken - Materiedeskundigen - Key users - Testers
Afstemmen
i-Projectteam A
i-Projectleider IB-IV-CCP
i-Projectteam B
Gedelegeerd Opdrachtnemer Cock van Dijk [Hfd. IB-IV-CCP]
Programma Management Office · Bewaking & Rapportage · Project (Quality) Assurance · Administreren/faciliteren
CLUSTER COMPLEXE PROJECTEN
Architectuur & Testmanagement
HPR
Projectmanager-A
Projectmanager-B
Projectmanager-C
Projecten uit Investeringsprogramma [ Projectleiders]
Projecten uit Investeringsprogramma [ Projectleiders]
Projecten uit Investeringsprogramma [ Projectleiders]
i-Projectteam ….N
Diverse projecteams zoals: IV, ABU, externe leveranciers etc.
Utrecht.nl
PROCESMODEL BESTURENDE PROCESSEN • • • •
Kwartaalrapportages Hoofdpuntenrapportages Afwijkingsrapportages Beslisdocumenten
• • • •
Directieraad Opdrachtgeversberaad CIPM Bureau Overleg Architectuurboard
• • • •
Stuurgroep overleg Issueboard Projectmanagersoverleg HPR Overleg
PRIMAIRE PROCES VAN DE COMPLEXE PROJECTEN Projectopdracht
Vooronderzoek
Aanbesteding
Initiatie
Realisatie
Acceptatie
Implementatie
Goegekeurde projectopdracht
Goedgekeurde Vooronderzoeks rapport
PVE PSA
Goedgekeurde PID/PSA
Waterval Iteratief Releasematig
Goedgekeurde Testvrijgave rapport
In gebruikgenomen systeem
Nazorg, Evaluatie Afsluiting - Beheer overgedragen systeem - EPR - PEA
ONDERSTEUNENDE PROCESSEN • • • • • • •
Resource management Risico management Issue management Configuratie management Projectmappenstructuur Kapaciteitsbewaking Vraagbaak
• Financiële administratie • Budget bewaking • Administratieve/ Secretariële ondersteuning • Voortgangsbewaking • Rapportage • Planning & Control
• • • • • •
Inrichten governance Begeleiding/Coaching Testmanagement Kwaliteitsbewaking Architectuur Afhankelijkheden.
Utrecht.nl
IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Opzet & Formatie]
Niet “administratief ondersteunend” alleen, maar ook “directief”.
Biedt momenteel de nodige ondersteuning aan de succesvolle realisatie van meer dan 35 parallel uitgevoerde regie projecten (in 2014: omvang 150.000 uur, €8 M, 70 fte ) met resultaatverplichting. Met de focus op volgende vragen: Doen we de dingen op de juiste wijze?
[Als Kenniscentrum]
Worden de resultaten conform afspraken opgeleverd?
[Als Ondersteunend]
Hoe borgen we verworven cultuur van professioneel/projectmatig werken voor de toekomst?
Formatie PM-Specialist /Hoofd PMO
0,5 fte
[Kenniscentrum]
PM-Specialist/ QA Mgr
0,5 fte
[Kenniscentrum]
PM-Specialist/Architect
2.0 fte
[Kenniscentrum]
PM-Specialist/Testmanager
1.0 fte
[Kenniscentrum]
PMO-Medewerker
1,2 fte
[Administratief-Ondersteunend]
PMO-Financieel administrateur
0,9 fte
[Administratief-Ondersteunend
Utrecht.nl
IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Omgeving] Hoofd CCP Vertegenwoordigers van gebruikersorganisatie
CIO Office
Portfolio Mgr.
IB-IV-CCP Programma Management Office
Stuurgroepen
Concern Architect
Juridische Zaken
Concern Inkoop
Concern Financiën
Externe [Resource] Leveranciers
Programma Mgr.
Projectmanager Projectleider Projectmedewerker
Vertegenwoordigers van Intern/Extern Onderaannemers
Facilitaire Zaken
Utrecht.nl
IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Kennis- en Expertise Centrum] Kennis- en expertise centrum op het gebied van: Project- en programma management Testmanagement Architectuur
Met als doel: Ontwikkeling, implementatie en onderhoud van; 'best practices', standaarden, tools en templates Controle op de naleving van standaarden Het geven van gevraagd/ongevraagd advies op betreffende expertise gebieden Vaststellen en bewaking van afhankelijkheden Zorgen voor de alignement tussen portfolio, programma en project. QA reviews , health-checks en advies
Utrecht.nl
IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Administratief ondersteunend] WAT
WERKZAAMHEDEN
Contractmanagement • Resource gerelateerde contracten (Mantelpartijen, Markplaats, Klussenbank) • Productoffertes vanaf binnenkomst tot opdrachtverstrekking en interne administratie • Up to date houden productoverzicht.
Coördineren Registreren Bewaken
Resource management • Capaciteitsbewaking • Tijdregistratie en controle urenbriefjes • Verantwoording externen • Inhuur/Doorstroom/Uitstroom
Coördineren Registreren Bewaken
Risico management Issue management Change management Configuratie management Kwaliteitsbewaking Inrichten/Bewaken project dossiers
Registreren Reviewen Evalueren Bewaken
Utrecht.nl
IB-IV-CCP-PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE [Administratief ondersteunend] WAT
WERKZAAMHEDEN
Voortgangsbewaking & Rapportage (HPR) • Tijdige verzameling van de HPR’s • Plannen HPR besprekingen • Controle op de geld- en tijd afspraken (toets tegen goedgekeurde beslisdocumenten) • Distributie naar relevante stakeholders (CIPM, Stuurgroep, PL, PM) • Planning en tijdige levering van Maandspiegel • Up to date houden van InControl
Controleren Registreren Informeren Distribueren
Faciliteren, secretariële ondersteuning • Vergaderingen, autorisaties, werkplekken, agenda's, notuleren, beslisdocumenten etc. • Project sites • Vraagbak
Coördineren Sites aanmaken Communiceren Notuleren Beheren
Financiële administratie & budget bewaking • Inrichting financiële systeem conform goedgekeurde beslisdocumenten • Verwerking mutaties • Controleren uitgezette opdrachten • Analyse kostenplaats CCP • Inkoopfacturen, toetsen op inhoud en verwerken • Sync houden beslisdocumenten in relatie tot financiële administratie
Inrichten Registreren Evalueren Bewaken Informeren
Utrecht.nl
