Bouwbegeleiding: wat, hoe en wanneer?
Het Bouwcollege krijgt regelmatig vragen van zorginstellingen over het proces van bouwbegeleiding. Deze brochure biedt wellicht een houvast, maar geeft zeker een indruk op welk moment in het bouwproces u met ons te maken krijgt. Immers, met het afgeven van een vergunning houden de bemoeienissen van het Bouwcollege niet op. Het Bouwcollege voert bij de bouwbegeleiding een wettelijke taak uit, waarover de instellingen via de circulaire Bouwbegeleiding d.d. juni 2003, zijn geïnformeerd. De circulaire bouwbegeleiding en de formulieren die bij indiening en goedkeuring worden gebruikt, treft u aan op onze website (www.bouwcollege.nl). Wanneer de inhoud van deze brochure aanleiding geeft tot vragen, opmerkingen of suggesties, dan horen wij die graag. U kunt daarvoor gebruikmaken van het e-mailadres:
[email protected] of telefonisch contact opnemen via 030 – 298 3100.
Utrecht, mei 2004
Bouwbegeleiding in het kort Het proces van bouwbegeleiding start met het afgeven van een vergunning. De vergunning heeft u nodig om te kunnen bouwen en exploiteren. Iedere vergunning kent standaardvoorschriften, o.a. met betrekking tot aanbesteding, meer- en minderwerk en de eindafrekening. Daarnaast kunnen er specifieke voorschriften worden vastgesteld die betrekking hebben op uw concrete bouwsituatie. Na het verkrijgen van de vergunning valt de bouwbegeleiding uiteen in de volgende fasen: het beoordelen van de aanbestedingsresultaten, eventuele meer- en minderwerken, bouwkostenbewaking en het beoordelen van de eindafrekening. Geldigheidsduur van de vergunning De vergunningsvoorwaarden kunnen door de aard van het project (nieuwbouw, verbouw, huur, sloop of koop) verschillen. Een afgegeven vergunning heeft een beperkte houdbaarheid. Een vergunning vervalt wanneer datgene waarop de vergunning betrekking heeft, niet binnen één jaar is begonnen en niet voltooid is binnen vier jaar, nadat de vergunning onherroepelijk is geworden. Wanneer u door omstandigheden niet kunt voldoen aan deze termijnen, kunt u een gemotiveerd verzoek indienen om deze termijnen te laten verlengen. Uiteraard dienen de omstandigheden betrekking te hebben op de uitvoering van het bouwinitiatief. Aanbestedingsbeleid Aanbesteden is het creëren van een ad hoc markt, waarbij voor een bepaald bouwwerk wordt gezocht naar de aannemer met de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding. Met betrekking tot de aanbestedingsprocedure van de bouw- en installatiewerken is het uitgangspunt dat er sprake is van een meervoudige ‘openbare aanbesteding’ dan wel een ‘aanbesteding met voorafgaande selectie’ . In het cahier ‘het aanbesteden van werken’ wordt hiervoor een praktische handreiking gegeven. Dit cahier is verkrijgbaar bij de afdeling documentatie van het Bouwcollege. Goedkeuring aanbestedingsresultaten U kunt pas tot gunning overgaan nadat goedkeuring door het Bouwcollege is verleend. Dit gebeurt onder de voorwaarde dat het initiatief wordt gerealiseerd binnen het in de vergunning genoemde investeringsbedrag. De inschrijfsommen dienen door de initiatiefnemer aan het
Bouwcollege ter kennisgeving te worden voorgelegd. Wanneer de gebruikelijke aanbestedingsprocedure tot ondoelmatigheid zou leiden, kan ontheffing worden verleend. Beoordeling aanbestedingsresultaten Indiening Het ter goedkeuring voorleggen dient u via de voorgeschreven formulieren te doen. Deze formulieren zijn verkrijgbaar bij het Bouwcollege. U kunt ze downloaden via de website. Nadelige aanbestedingsresultaten Het Bouwcollege vergelijkt de aanbestedingsresultaten met de in de vergunning vermelde investeringsbedragen. Bij een nadelig resultaat ten opzichte van de vergunning, moet door de instellingen een zogeheten verschillenanalyse worden opgesteld. Deze analyse geeft het verschil aan tussen de directiebegroting en de inschrijfbegroting van de laagste inschrijver, alsmede een verklaring van de verschillen. Als het aanbestedingsresultaat hoger is dan het vergunningbedrag kan worden geoordeeld dat, in overleg met de laagste inschrijver, bezuinigingen moeten worden gerealiseerd met behoud van (functionele) kwaliteit. Voordelige aanbestedingsresultaten Als sprake is van een voordelig aanbestedingsresultaat, wordt dit in mindering gebracht op het goedgekeurde investeringsbudget. De bijstelling van het vergunningbedrag heeft uitsluitend betrekking op de bouwkosten (rubriek 1.0). Als gevolg van goedkeuring van de aanbestedingsresultaten, vindt op voorhand geen budgetwijziging plaats ten aanzien van de staartkosten (rubriek 2.0 tot en met 7.0). Bij een voordelig aanbestedingsresultaat kan een verzoek worden ingediend om een deel te benutten voor kwalitatieve verbeteringen c.q. voor aanpassingen die de exploitatie ten goede komen. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat er geen aanvragen worden ingediend die de post programma en bestekswijziging te boven gaan 1.
Meer- en minderwerk Indiening Meer- en minderwerken moeten vooraf ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Bouwcollege. Dit geldt niet voor de posten meer- en minderwerken van technische aard tot € 25.000,-. Die kunnen per kwartaal worden gemeld (meerkosten moeten binnen de post ’programma- en bestekswijzigingen’ blijven)1. Goedkeuring van meerwerk Het Bouwcollege reageert uiterlijk binnen een termijn van vier weken op een verzoek tot goedkeuring van meerwerk (hierbij gaat het om meerwerk van principiële aard of technisch meerwerk met budgetverhoging). Een besluit tot goedkeuring wordt geacht te zijn geweigerd wanneer deze termijn is verstreken. Voor een verzoek tot goedkeuring van technisch meerwerk binnen de post programma- en bestekswijzigingen, geldt een termijn van twee weken. Wanneer binnen deze termijn niet is gereageerd, wordt een besluit tot goedkeuring geacht te zijn geweigerd. Aan meerwerken zijn een aantal eisen gesteld. Zo moeten meerwerken onvoorzienbaar, onvermijdbaar en doelmatig zijn, willen ze voor goedkeuring in aanmerking komen. Meerwerken die betrekking hebben op de posten ‘boven de streep’ (de posten 1.1 tot 1.5) en die voldoen aan de hierboven genoemde eisen, kunnen voor suppletie op het vergunningbedrag in aanmerking komen. Dit gebeurt voor zover de post ‘programma- en bestekswijzigingen’ daarin niet voorziet. Meerwerk dat betrekking heeft op bijkomende- en startkosten dient separaat en gemotiveerd te worden ingediend. Directiekosten worden bij de goedkeuring van de eindafrekening beoordeeld. Hierbij geldt een maximum dat overeenkomt met het percentage dat aan de vergunning ten grondslag ligt, naar rato van de goed te keuren bouwkosten. Eindafrekening Tenzij in de vergunning anders is bepaald, dient u binnen 6 maanden na ingebruikname de eindafrekening in te dienen bij het Bouwcollege. De eindafrekening moet voorzien zijn van revisietekeningen, proces-verbaal van oplevering en een accountantsverklaring. In de beschikking over de eindafrekening stelt het Bouwcollege op basis 1
Dit is niet van toepassing bij budgettair bouwen.
van de beleidsregels ex WTG na te calculeren kosten vast. Ter plaatse worden steekproefsgewijs inspecties uitgevoerd, waarbij het goedgekeurde plan wordt vergeleken met revisietekeningen en het gerealiseerde plan. Inbrengverplichting Bij projecten die hiervoor in aanmerking komen, wordt in de beschikking over de eindafrekening ook de definitieve inbrengverplichting vastgesteld. Zie hiervoor de Bouwmaatstaf ‘berekeningsmethode inbrengverplichting’, die u aantreft op onze website. Budgettair bouwen Het Bouwcollege stimuleert budgettair bouwen. Dit gebeurt in het kader van deregulering en het bevorderen van eigen verantwoordelijkheid van instellingen. In dit verband is de post ‘programma en bestekswijzigingen’ verruimd van 2% naar 4%. Ook zijn de informatievereisten versoepeld. In de nieuwe circulaire budgettair bouwen van juli 2003 is door het Bouwcollege het huidige beleid vastgelegd. Wanneer is budgettair bouwen van toepassing? Budgettair bouwen is standaard van toepassing voor woningbouw, grondverwerving of projecten van vergelijkbare aard. Ook projecten van verzorgingshuizen en initiatieven met een investeringsbedrag dat lager ligt dan € 1,5 miljoen vallen hieronder. Naast de standaard situaties kan een instelling zelf een verzoek tot budgettair bouwen indienen. Indien dit wordt gehonoreerd, dan wordt dit in de vergunning vermeld. Wel of geen goedkeuringsbeschikking Bij budgettair bouwen geldt dat het vergunningbudget taakstellend is. De aanbestedingsresultaten worden niet ter beoordeling aan het Bouwcollege voorgelegd, maar ter kennisneming. Dit in verband met de ontwikkelingen op de bouwmarkt. Tijdens de uitvoering wordt geen meerwerk goedgekeurd. In zeer uitzonderlijke gevallen, wanneer sprake is van aantoonbare overmacht (bijv. bij een calamiteit), kan hiervan worden afgeweken. In dit soort gevallen kan een aanvullende verklaring worden aangevraagd. Meerwerken die betrekking hebben op aanvullende eisen als Arbo, welstand, archeologie, brandwerende voorzieningen etc, komen niet voor budgetsuppletie in aanmerking.
Zij worden geacht bij zorgvuldige planvoorbereiding te vallen binnen de verhoogde post programma en bestekswijziging. Voortgangsrapportages Om de voortgang van de bouw inzichtelijk te maken worden zgn. voortgangsrapportages opgesteld. Bij budgettair bouwen hoeft slechts éénmaal per half jaar een voortgangsrapportage ter informatie aan het Bouwcollege te worden voorgelegd. Tegenvallers die met het aanbesteden te maken hebben, komen bij budgettair bouwen voor rekening van de instelling. Daar staat tegenover dat meevallers mogen worden behouden. Voor verzoeken om ontheffing van de reguliere aanbestedingsregels gelden dezelfde criteria als bij de reguliere WZV-initiatieven. Sectie bouwbegeleiding en bouwgemachtigden Met wie krijgt u bij bouwprojecten eigenlijk te maken? Na afgifte van de vergunning wordt het project toegewezen aan een medewerker van de sectie bouwbegeleiding. Die fungeert als contactpersoon tijdens de uitvoering van de bouw. Bouwgemachtigden Bij grootschalige bouwprojecten kan een bouwgemachtigde worden aangewezen. Dit wordt in de regel aangekondigd in de verklaringsbeschikking. Bouwgemachtigden bevorderen dat de kosten binnen het in de vergunning vastgestelde budget blijven, de kwaliteit van de voorzieningen van het niveau is zoals dat is bepaald in de vastgestelde voorschriften en beperkingen van de vergunning en de realisatie van het project plaatsvindt volgens de kaders van verklaring en vergunning.
Postbus 3056 3502 GB Utrecht T 030 298 31 00 F 030 298 32 99 E
[email protected] I www.bouwcollege.nl Bezoekadres Churchilllaan 11 3527 GV Utrecht
