Boekhouden
Serienummer:
Licentie:
Voor het activeren van de licentie kijk op pagina 6 van dit boek.
Te activeren tot:
Colofon Uitgeverij: Edu’Actief b.v. Meppel Auteurs: E. Lockefeer, R. van Midde, A. Schouten Redactie: Edu’Actief b.v. Meppel Inhoudelijke redactie: J. Benneker, R. van Midde Vormgeving: Edu’Actief b.v. Meppel Illustraties: Edu’Actief b.v. Meppel Drukwerk: Bariet, Steenwijk E. Lockefeer Boekhouden ISBN: 978 90 3721 383 6 NUR: 164 Trefwoord: leermiddelen; mbo; internationale handel en groothandel Copyright © 2014 Edu'Actief b.v. Meppel Postbus 1056 7940 KB Meppel Tel.: 0522-235235 Fax: 0522-235222 E-mail:
[email protected] Internet: www.edu-actief.nl Eerste druk/eerste oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
Inhoud Voorwoord
5
Afronden
7
1.
De administratie bijhouden
11
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Inleiding Een administratie opzetten De balans De resultatenrekening Boekhouden in een notendop Zelf doen of uitbesteden? Begrippen
11 11 14 16 17 20 23
2.
Veranderingen in bezittingen en schulden
27
2.1 2.2
Inleiding Financiële feiten waardoor het eigen vermogen van de organisatie niet verandert Financiële feiten waardoor het eigen vermogen van de organisatie wel verandert Begrippen
27 28
3.
Het grootboek
35
3.1 3.2 3.3 3.4
Inleiding Het openen van het grootboek Het bijwerken van het grootboek Begrippen
35 35 37 48
4.
Hulprekeningen van het eigen vermogen
49
4.1 4.2 4.3
Inleiding Hulprekeningen van het eigen vermogen Begrippen
49 49 56
5.
De kolommenbalans
57
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Inleiding De proefbalans De saldibalans De resultatenrekening en de eindbalans Begrippen
57 57 58 59 65
6.
Het journaal
67
6.1 6.2 6.3
Inleiding Journaal Begrippen
67 67 74
2.3 2.4
30 33
7.
Het decimale rekeningstelsel
75
7.1 7.2 7.3
Inleiding Het decimale rekeningstelsel Begrippen
75 75 79
81
8.
Bijzondere journaalposten
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10
Inleiding Btw Retour ontvangen goederen Retour gezonden goederen Privé Duurzame bedrijfsmiddelen Oninbare vorderingen Kruisposten Vooruitbetaalde en nog te betalen bedragen Begrippen
81 81 88 90 92 98 106 108 109 111
9.
Subadministraties
113
9.1 9.2 9.3
Inleiding Subadministratie debiteuren en crediteuren Begrippen
113 113 118
10.
Dagboeken
119
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8
Inleiding Dagboeken Inkoopboek Verkoopboek Kasboek Bankboek Diverse-postenboek of memoriaal Begrippen
119 119 120 121 123 127 127 130
Begrippenindex
131
Voorwoord Scoren.info Voor je ligt een bronnenboek dat hoort bij de methode Scoren.info. Scoren.info is de methode voor commerciële opleidingen op niveau 3 en 4. De opleidingen zijn: • Commercieel medewerker (niveau 3) • Junior accountmanager (niveau 4) • Vestigingsmanager groothandel (niveau 4) • Assistent-manager internationale handel (niveau 4) Kwalificatiedossier Uiteraard worden aan de opleiding eisen gesteld met betrekking tot het uitvoeren van het beroep. De eisen die aan jou worden gesteld om in een bepaald beroep aan de slag te kunnen, staan vermeld in een zogenaamd kwalificatiedossier. In dit kwalificatiedossier staan de kerntaken vermeld. Kerntaken zijn de belangrijkste taken die in een beroep voorkomen. Om deze kerntaken goed onder de knie te krijgen moet je werkprocessen uitvoeren en competenties ontwikkelen. Werkprocessen zijn eigenlijk werkzaamheden die je dagelijks moet uitvoeren. Om dat goed te kunnen doen moet je allerlei kwaliteiten ontwikkelen, zoals samenwerken, luisteren, initiatief nemen, vakkennis ontwikkelen en omgaan met stress. Dat noem je competenties. De bronnenboeken en de inhoud van de website van de methode Scoren.info zullen je hierbij helpen. Hoe werkt de methode? De methode bestaat uit bronnenboeken en een website. Voor elke opleiding heb je een aantal bronnenboeken nodig. In deze bronnenboeken wordt de belangrijke basistheorie beschreven en worden begrippen uitgelegd. Op de website vind je in het Opdrachtenmagazijn de opdrachten en extra bronmateriaal onder Bronnen. Deze website kun je bereiken via www.scoren.info. Het Opdrachtenmagazijn In het Opdrachtenmagazijn vind je kennisvragen, inzichtopdrachten, opdrachten waarvoor je in actie moet komen en casussen. Deze zijn onderverdeeld per opleiding, kerntaak, boek en hoofdstuk. Je kunt op verschillende manieren met het Opdrachtenmagazijn werken. Je kunt bijvoorbeeld eerst een hoofdstuk uit je bronnenboek afronden en daarna in het Opdrachtenmagazijn de bijbehorende opdrachten gaan maken. Maar je kunt ook beginnen met de opdrachten en het bronnenboek erbij pakken als je extra informatie nodig hebt. Door middel van de zoekoptie aan de linkerkant van het scherm kun je de juiste opdrachten gemakkelijk terugvinden – het zoeken, selecteren en filteren van opdrachten. De opdracht kun je van de website downloaden en in Word maken. Daarna kun je de opdracht uitprinten of opslaan. Voordat je begint met het maken van de opdrachten, moet je dit even overleggen met je docent. Hij zal je vertellen hoe je precies met de opdrachten aan de slag moet.
Tip Lees in de Helpfunctie op de website goed na hoe alles precies werkt. Bronnen Bij sommige opdrachten of activiteiten uit het Opdrachtenmagazijn heb je hulpmiddelen nodig. Dit kan een filmpje zijn, een geluidsfragment of een link naar een website. Deze hulpmiddelen staan onder het kopje ‘Bronnen’. Deze kun je door middel van de zoekoptie aan de linkerkant ook weer makkelijk terugvinden. Daarnaast staan er ook per opleiding en kerntaak hyperlinks naar de websites en links naar leuke ondersteunende filmpjes op YouTube. Deze staan soms niet direct in verband met een opdracht, maar zijn wel leuk en interessant om te bekijken op het moment dat je met een bepaald hoofdstuk bezig bent. Ook wordt er vanuit de bronnenboeken naar filmpjes en hyperlinks verwezen. Inloggen Bij Scoren.info hoort een licentie die toegang geeft tot de website www.scoren.info. Op deze website vind je opdrachten, filmpjes en hyperlinks. De licentie moet je eerst activeren. Het activeren gaat als volgt: • Ga naar licentie.edu-actief.nl. • Op deze pagina staan vier lege vakken. Vul hier de licentie in die je bij dit product hebt gekregen. De licentie bestaat uit 4 maal 6 tekens en is niet hoofdlettergevoelig. • Klik op de knop ‘Activeren’ en volg de verdere instructies op de website. Met behulp van je gebruikersnaam en wachtwoord kun je inloggen op www.scoren.info. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord rechtsboven op de website in. Vervolgens krijg je toegang tot het Opdrachtenmagazijn en de Bronnen. Je gebruikersnaam en wachtwoord zijn na het activeren van de licentie twaalf maanden geldig op www.scoren.info. Veel succes!
Afronden Bij berekeningen moet je regelmatig getallen afronden. Omdat je dat op verschillende manieren kunt doen, is het handig om daar duidelijke afspraken over te maken.
Afspraak 1 Tijdens een berekening mag je nooit afronden. Ben je op de rekenmachine bezig en staan er bij een tussenuitkomst tien decimalen, dan moet je met die tien decimalen verder rekenen.
Afspraak 2 Afronden doen we pas helemaal aan het eind van de berekening. Bij de einduitkomst.
Afspraak 3 In de opgave staat op hoeveel decimalen je moet afronden.
Afspraak 4 Geldbedragen rond je meestal op twee decimalen af, behalve als in de opgave aangegeven is dat je op een andere manier moet afronden, bijvoorbeeld op hele euro’s.
Afspraak 5 Als je moet afronden, kijk je naar het cijfer na de decimaal waar je op moet afronden. Als je op twee decimalen moet afronden, kijk je dus naar de derde decimaal. Bij het afronden pas je de standaardregel toe: als het getal lager is dan 5, rond je naar beneden af; als het getal 5 of hoger is, rond je naar boven af.
Voorbeeld Gevraagd Deel 477 door 7. Rond de uitkomst af op twee decimalen. Uitwerking Als je 477 deelt door 7, krijg je als uitkomst 68,14285714285714. Dit getal moet je afronden op twee decimalen. Bij de afronding kijk je naar de derde decimaal. Dat is 2. 2 is lager dan 5, dus de 2 en alle decimalen daarna vervallen. De uitkomst is dan 68,14. Het volgende rekeningschema gebruik je bij de opdrachten als er geen rekeningnummers gegeven zijn.
140 Crediteuren
150 Af te dragen loonheffing
151 Af te dragen premies sociale lasten
180 Te verrekenen btw
181 Verschuldigde btw
031 Afschrijving auto’s
040 Machines
041 Afschrijving machines
050 Eigen vermogen
051 Privé
060 Voorzieningen 182 Af te dragen btw
135 Overige vorderingen
030 Auto’s
450 Kosten belastingen
440 Interestkosten
430 Assurantie-kosten
420 Afschrijvings-kosten
419 Onderhouds-kosten
415 Kantinekosten
410 Huisvestings-kosten
409 Overige personeels-kosten
130 Debiteuren
401 Sociale lasten
400 Loonkosten
021 Afschrijving inventaris
110 Bank
011 Afschrijving gebouwen
200 Kruisposten
Rubriek 4
405 Reiskosten personeel
100 Kas
010 Gebouwen
Rubriek 2
020 Inventaris
Rubriek 1
Rubriek 0 700 Voorraad
Rubriek 7
Rubriek 9
840 Opbrengst verkopen
805 Korting bij verkoop
930 Voorraad-verschillen
920 Kasverschillen
800 Inkoopwaarde 900 Bijzondere baten verkopen
Rubriek 8
Als bij een opdracht niet is aangegeven of de goederen zijn ontvangen of geleverd, mag je ervan uitgaan dat de goederen gelijk met de factuur zijn geleverd of ontvangen. Via www.scoren.info kun je invulbladen downloaden die je kunt gebruiken bij het maken van de opdrachten van dit hoofdstuk.
De administratie bijhouden
1.
De administratie bijhouden
1.1
Inleiding Iedere organisatie krijgt met administratieve zaken te maken. Men stuurt offertes, stelt facturen op, opent een zakenrekening bij de bank. Men meldt zich aan bij de Belastingdienst, richt een boekhouding in, sluit verzekeringen af enzovoort. Er zijn maar weinig organisaties die het bijhouden van de administratie leuk vinden. Toch is het van levensbelang voor een organisatie. Een administratie bevat alle gegevens die met de organisatie te maken hebben. Denk aan bankafschriften, inkoopfacturen, verkoopfacturen, personeelsdossiers, kassa-uitdraaien, informatie over de voorraad, en de agenda. Zelfs e-mails kunnen onderdeel zijn van de administratie. De Belastingdienst (de fiscus) verplicht organisaties om hun volledige administratie zeven jaar te bewaren. Dat is de fiscale bewaarplicht. Dat betekent ook dat de organisatie de gegevens van maximaal zeven jaar geleden moet kunnen tonen als de Belastingdienst daarom vraagt. Het is dan wel handig als de organisatie de administratie overzichtelijk indeelt en goed bijhoudt.
1.2
Een administratie opzetten Een administratie opzetten kan een organisatie zelf. Sterker nog, het is verstandig om dit zelf te doen, want dan kan de organisatie alles makkelijk terugvinden. Het doel van een goede administratie is dat de organisatie al die gegevens zo ordent dat de administratie klein en overzichtelijk blijft.
Post Vrijwel dagelijks arriveren er bij een organisatie pakketjes, brieven, reclamefolders en huis-aan-huiskranten. De eerste stap is het ordenen daarvan. Wat je niet interessant vindt, kan meteen bij het oud papier. De andere zaken gaan naar ‘ingekomen post’. Een simpel postbakje is daarvoor al voldoende. Het is verstandig om op een vast moment de post door te nemen en te archiveren. Dat is niets anders dan opbergen. Handig zijn grote mappen (ordners) waarin je met behulp van tabbladen een ordening aanbrengt.
Inkoopfacturen Van de leveranciers krijgt de organisatie een inkoopfactuur, een rekening voor de ingekochte goederen. Je kunt alle inkoopfacturen in een ordner bewaren. Gebruik bijvoorbeeld vier tabbladen om de verschillende btw-kwartalen te scheiden. Omdat
11
inkoopfacturen ook onderdeel zijn van de boekhouding, is het verstandig om ze een oplopend nummer (boekingsnummer) te geven, met een stempel of gewoon met een pen. Als je de facturen op volgorde archiveert, kun je ze snel en gemakkelijk terugvinden.
Kasstukken Als je iets contant afrekent, krijg je een bonnetje. Denk maar aan parkeertickets of de kassabon van het tankstation. Als een klant contant betaalt, geef je een bonnetje. Dit noem je een kwitantie. Bonnen en kwitanties moet je goed bewaren. Je maakt daarvoor een ordner Kasstukken. Plak ze met plakband op een vel papier en noteer ook hierbij het boekingsnummer.
Verkoopfacturen Er wordt natuurlijk ook een verkoopfactuur gemaakt. Een verkoopfactuur is een rekening aan debiteuren. Verkoopfacturen krijgen een eigen ordner. Deze map deel je op dezelfde manier in als je dat bij inkoop doet. Vier tabbladen, nummeren per boeking, op chronologische volgorde. De verkoopfacturen zijn kopieën. Het origineel gaat naar de klant.
Eisen aan de factuur Als je een factuur uitreikt of verstuurt, moet die aan wettelijke eisen voldoen. Als jouw factuur niet aan deze eisen voldoet, is het mogelijk dat de klant geen recht heeft op teruggave van btw. Je facturen moeten in elk geval de volgende verplichte gegevens bevatten: • btw-identificatienummer Dit is het nummer waaronder de organisatie bij de Belastingdienst staat geregistreerd. Een btw-identificatienummer heeft altijd veertien posities en begint in Nederland met NL, bijvoorbeeld NL001234567B01. • het factuurnummer Facturen moeten oplopend zijn genummerd. • de factuurdatum • eigen (firma)naam en adres • de naam en het adres van je klant • de datum van de levering of de dienst • de hoeveelheid en de soort geleverde goederen • de omvang en de soort geleverde diensten
12
De administratie bijhouden
•
per tarief of per vrijstelling: – de eenheidsprijs exclusief btw – eventuele kortingen – het toegepaste btw-tarief – de vergoeding.
Betaal op de zaak Even tanken en dan cash betalen. Lijkt handig, maar dat is het niet. Je krijgt dan namelijk de btw niet terug. De Belastingdienst eist dat je kunt aantonen dat een aankoop gedaan is voor het bedrijf. Bewijs daarvoor is bijvoorbeeld de bedrijfsnaam op een factuur. Maar die ontbreekt bij een contante tankbon. Als je echter met de pinpas van je zakenrekening afrekent, verandert het verhaal. Je kunt dan namelijk aan de hand van je afschrift bewijzen dat de tankbeurt wel degelijk voor rekening van de zaak heeft plaatsgevonden. Gebaseerd op: A. Dasselaar, Handboek voor de ZZP’er.
Bankafschriften De organisatie krijgt van de bank overzichten van de inkomsten en uitgaven van de zakenrekening. Sommige banken geven ze op papier, dan ontvangt de organisatie ze per post. Het kan ook zijn dat de organisatie ze digitaal ontvangt (of in kan kijken).
Nog meer ordners? Bij de post kunnen ook contracten zitten of door klanten getekende offertes. Het is verstandig om daar twee aparte ordners voor te maken. Het staat de organisatie uiteraard vrij om nog meer ordners te gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld de verzekeringen in een aparte map opbergen. De organisatie kan er ook voor kiezen om verschillende zaken juist in één ordner op te bergen. Dan kies je voor meer tabbladen of alfabetische tabbladen. Het is daarbij handig om voor in de ordner een inhoudsopgave op te nemen.
13
Mail Behalve traditionele post krijgt de organisatie ook digitale post binnen. Ook die moet je archiveren. Alle mailprogramma’s hebben de mogelijkheid om in een boomstructuur mappen aan te maken waarin je je mails kunt bewaren.
Agenda De Belastingdienst beschouwt de zakelijke agenda als onderdeel van de administratie. De organisatie is dus verplicht om deze zeven jaar lang te bewaren. Omdat de bewaartermijn ook geldt voor bankafschriften, jaarrekeningen en in- en verkoopfacturen, kiezen veel organisaties ervoor om die per jaar te bewaren en te archiveren. Daarvoor kun je bijvoorbeeld dossierdozen gebruiken.
1.3
De balans Alle financiële en fiscale gegevens die met de organisatie te maken hebben, behoren tot de boekhouding. Omdat een groot deel van de administratie bestaat uit de boekhouding, zul je ook daar meer van moeten weten. De balans is een van de hoofdzaken bij een boekhouding. Het is belangrijk dat je een balans in ieder geval kunt lezen.
Een balans is een overzicht van de in een onderneming aanwezige bezittingen, schulden en het eigen vermogen op een bepaald moment. Het eigen vermogen bestaat uit het verschil tussen de waarde van de bezittingen en het totaal van de schulden die je hebt. Schematisch ziet een balans er als volgt uit: Balans per .. - .. - 20.. in € Debetzijde Bezittingen
14
Creditzijde Eigen vermogen Schulden
De administratie bijhouden
Een balans is een momentopname. Daarom zet je boven de balans altijd de datum. In het overzicht zie je ook dat een balans twee kanten heeft. Aan de linkerkant staan alle bezittingen van de organisatie. Denk aan het bedrijfspand, de inventaris, de voorraad, het geld op de bankrekening en het kasgeld. Aan de rechterkant staat hoe die bezittingen gefinancierd zijn. Daar staan dus de schulden van de organisatie en het eigen vermogen. Je zou het eigen vermogen kunnen zien als een schuld van de organisatie aan de eigenaren. Boekhouders spreken overigens niet van linkerkant en rechterkant, maar van debetzijde en creditzijde. De linkerkant is de debetzijde, de rechterkant is de creditzijde. Debet = waar je het geld voor gebruikt en wat er van het geld over is. Credit = waar je het geld vandaan haalt.
Aan de debetzijde van de balans staan alle bezittingen. Bezittingen noem je ook wel activa. Dus aan de debetzijde van de balans staan de activa. Aan de creditzijde van de balans staan het eigen vermogen en de schulden. Schulden noem je meestal vreemd vermogen. Het eigen vermogen is door de eigenaren in de onderneming gestoken, het vreemd vermogen komt van niet-eigenaren. Eigen vermogen hoeft niet te worden terugbetaald, vreemd vermogen wel. We noemen de onderdelen aan de creditzijde van de balans ook wel de passiva.
Let op! Een balans is altijd in evenwicht. Dit betekent dat het totale bedrag aan de debetzijde altijd even groot is als dat aan de creditzijde. Op je balans neem je aan de creditzijde ook leveranciers op van wie de organisatie al wel heeft ingekocht, maar die men nog niet heeft betaald. Zo’n leverancier wordt ook wel crediteur genoemd. Zo kunnen er ook klanten zijn die nog niet hebben betaald. Zo’n klant zet je aan de debetzijde onder de naam debiteur. Je kunt ook te maken krijgen met klanten die hun facturen niet willen of kunnen betalen. Een klant voor wie dat geldt, heet een dubieuze debiteur.
15
