BMS-Consulting Bt. ME-004-Az irányítási rendszerépítés és felülvizsgálat folyamata

BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció / II. szint: Eljárások

ME-004-Az irányítási rendszerépítés és felülvizsgálat folyamata

verzió: 2.0 2007.07.08. A dokumentum használata előtt, győződjön meg annak érvényességéről!

BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció

ME-004-Az irányítási rendszerépítés és felülvizsgálat folyamata verzió: 2.0 Hatálybaléptetés időpontja: 2007.07.08. Készítette:

Ellenőrizte és Jóváhagyta:

…………………..……………………….. …………………..……………………….. Ács Lajos Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos Irányítási Rendszerépítés üzletágvezető

Figyelem! Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció, a BMS-Consulting Bt. tulajdona. Illetéktelen másolása nem megengedett! A dokumentum használata előtt győződjön meg annak érvényességéről! A dokumentum érvényes változata, a http://www.bms-consulting.iird.hu/ címen található meg. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

1 / 33




Tartalomjegyzék Fejezet

oldal

1. CÉL ÉS ALKALMAZÁSI TERÜLET ....................................................................................................................... 5 2. FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖR............................................................................................................................... 5 3. FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK ......................................................................................................................... 6 4. AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉPÍTÉS FOLYAMATA .......................................................................................... 7 4.1. AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉPÍTÉS FOLYAMATÁBRÁJA ............................................................................................... 7 4.2. MARKETING TEVÉKENYSÉG, SZERZŐDÉSKÖTÉS ........................................................................................................ 9 4.3. A PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉSE......................................................................................................................................... 9 4.4. ELŐKÉSZÍTŐ HELYZETFELMÉRÉS ÉS ALAPISMERETI OKTATÁS ................................................................................ 10 4.4.1. A cég tevékenységének és folyamatainak áttekintése ...................................................................................... 10 4.4.2. Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése, átadása, elfogadása .......................................................... 11 4.4.3. Minőségügyi alapismereti oktatás .................................................................................................................. 11 4.5. A MINŐSÉGÜGYI RENDSZERDOKUMENTÁCIÓ KIALAKÍTÁSA .................................................................................... 12 4.5.1. A Minőségpolitika megfogalmazása ............................................................................................................... 12 4.5.2. A Szervezeti ábra meghatározása ................................................................................................................... 12 4.5.3. A Minőségügyi vezető kinevezése.................................................................................................................... 12 4.5.4. A folyamatok meghatározása.......................................................................................................................... 13 4.5.5. A Minőségügyi kézikönyv elkészítése .............................................................................................................. 13 4.5.6. Az Eljárások elkészítése .................................................................................................................................. 13 4.5.7. A Munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése ................................................................................... 13 4.5.8. Az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezése.............................................................. 14 4.5.9. A Munkaköri leírások elkészítése.................................................................................................................... 14 4.5.10. A rendszerdokumentáció összeállítása.......................................................................................................... 14 4.6. A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER BEVEZETÉSE................................................................................................................ 15 4.6.1. Vezetőségi átvizsgálás..................................................................................................................................... 15 4.6.2. A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása .......................................................................................... 15 4.6.3. Rendszerbevezető oktatás................................................................................................................................ 15 4.7. A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER MŰKÖDTETÉSE, KORREKCIÓJA .................................................................................... 15 4.8. A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER BELSŐ FELÜLVIZSGÁLATA .......................................................................................... 16 4.8.1. Belső audit ...................................................................................................................................................... 16 4.8.2. Vezetőségi átvizsgálás..................................................................................................................................... 16 4.9. TANÚSÍTTATÁS ....................................................................................................................................................... 17 4.9.1. Felkészülés a tanúsító auditra ........................................................................................................................ 17 4.9.2. Tanúsításra felkészítő oktatás ......................................................................................................................... 17 4.9.3. (Előaudit)........................................................................................................................................................ 17 4.9.4. Tanúsító audit ................................................................................................................................................. 17 4.10. RENDSZERKARBANTARTÁS ................................................................................................................................... 18 4.10.1. A tanúsító audit utáni rendszerkarbantartás................................................................................................. 18 4.10.2. Első féléves belső audit elvégzése................................................................................................................. 18 5. AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK FELÜLVIZSGÁLATÁNAK FOLYAMATA ............................................... 19 5.1. AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK FELÜLVIZSGÁLATÁNAK FOLYAMATÁBRÁJA .............................................................. 19 5.2. MARKETING TEVÉKENYSÉG, SZERZŐDÉSKÖTÉS ...................................................................................................... 21 5.3. ELSŐ FÉL ÁLTALI AUDITOK ..................................................................................................................................... 21 5.3.1. Az audit előkészítése ....................................................................................................................................... 22 5.3.1.1. A minőségügyi auditorok kiválasztása, szerződéskötés...............................................................................................22 5.3.1.2. Az audit időpontjának meghatározása .........................................................................................................................22 5.3.1.3. A projekt könyvtár létrehozása....................................................................................................................................22 5.3.1.4. A fájlok előkészítése az audithoz ................................................................................................................................23 5.3.1.5. Projekt dosszié létrehozása..........................................................................................................................................24 5.3.1.6. Dokumentációértékelés ...............................................................................................................................................24 5.3.1.7. Az audit terv elkészítése ..............................................................................................................................................24 file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

2 / 33





oldal

5.3.2. A helyszíni audit lefolytatása .......................................................................................................................... 25 5.3.2.1. Nyitómegbeszélés........................................................................................................................................................25 5.3.2.2. A felülvizsgálat lefolytatása ........................................................................................................................................25 5.3.2.3. Záró megbeszélés ........................................................................................................................................................26

5.3.3. Vezetőségi átvizsgálás..................................................................................................................................... 26 5.3.4. A nemmegfelelőségek kezelése ........................................................................................................................ 27 5.3.5. Az audit dokumentálása .................................................................................................................................. 27 5.3.5.1. Az audit jelentés elkészítése ........................................................................................................................................27 5.3.5.2. Az audit dokumentáció összeállítása és átadása ..........................................................................................................27 5.3.5.3. Az audit lezárása, elszámolás ......................................................................................................................................27

5.4. MÁSODIK FÉL ÁLTALI AUDITOK .............................................................................................................................. 28 5.5. HARMADIK FÉL ÁLTALI AUDITOK ........................................................................................................................... 28 5.5.1. Az audit előkészítése ....................................................................................................................................... 28 5.5.1.1. Az auditor kijelölés megérkezése, szerződéskötés.......................................................................................................28 5.5.1.2. Az audit időpontjának meghatározása .........................................................................................................................28 5.5.1.3. A projekt könyvtár létrehozása....................................................................................................................................29 5.5.1.4. A fájlok előkészítése az audithoz ................................................................................................................................29 5.5.1.5. Dokumentációértékelés ...............................................................................................................................................29 5.5.1.6. Az audit terv elkészítése ..............................................................................................................................................30

5.5.2. A helyszíni audit lefolytatása .......................................................................................................................... 30 5.5.2.1. Nyitómegbeszélés........................................................................................................................................................30 5.5.2.2. A felülvizsgálat lefolytatása ........................................................................................................................................30 5.5.2.3. Záró megbeszélés ........................................................................................................................................................31

5.5.3. A nemmegfelelőségek kezelése ........................................................................................................................ 31 5.5.4. Az audit dokumentálása .................................................................................................................................. 31 5.5.4.1. Az auditjelentés elkészítése .........................................................................................................................................31 5.5.4.2. Az audit dokumentáció összeállítása és átadása ..........................................................................................................31 5.5.4.3. Az audit lezárása, elszámolás ......................................................................................................................................31

6. KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK, FELJEGYZÉSEK................................................................................... 32 INTEGRÁLT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTÁCIÓ .................................................................................................... 32 I. KÉZIKÖNYVEK: .......................................................................................................................................................... 32 -................................................................................................................................................................................. 32 II. ELJÁRÁSOK:.............................................................................................................................................................. 32 A dokumentumok kezelése (ME-001) ........................................................................................................................ 32 A feljegyzések kezelése (ME-001) ............................................................................................................................. 32 A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) ................................................................................................................. 32 Helyesbítő tevékenységek (ME-002) ......................................................................................................................... 32 Megelőző tevékenységek (ME-002)........................................................................................................................... 32 Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003) ................................................................................................................... 32 Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003)................................................................................................... 32 A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME-005)........................................................................................ 32 5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata............................................................................. 32 III. UTASÍTÁSOK:........................................................................................................................................................... 32 a Tanúsítóhely auditálási előírásai........................................................................................................................... 32 a Megbízó auditálási előírásai ................................................................................................................................. 32 IV. FORMANYOMTATVÁNYOK:...................................................................................................................................... 32 MF-001-Megbízólevél............................................................................................................................................... 32 MF-003-Belső audit - Dokumentációértékelő jelentés ............................................................................................. 32 MF-004-Belső audit - Audit terv............................................................................................................................... 32 MF-005-Belső audit - audit jelentés ......................................................................................................................... 32 MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR.................................................................................................................. 32 MF-007-Belső audit - szabványpuska....................................................................................................................... 32 MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv........................................................................................................... 32 MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv ..................................................................................................... 32 MF-017-Kézi feljegyzés-kockás ................................................................................................................................ 32 file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata 3 / 33





oldal

MF-023-cimke-Dosszie-WORD_kicsi_29_x_149 ..................................................................................................... 32 MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv ................................................................................................... 32 MF-050-BMS-Consulting - adatbázis....................................................................................................................... 32 MF-205-Szerződés-Alvállalkozói szerződés.............................................................................................................. 32 MF-208-Teljesítés igazolás....................................................................................................................................... 32 MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR......................................................................................... 32 MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés........................................................................................................... 32 MF-211-Projekt Napló ............................................................................................................................................. 32 MF-212-Projekt Eseménynapló - WORD ................................................................................................................. 32 MF-213-Kutyanyelvek feliratai................................................................................................................................. 32 MF-214-Folyamatábra rajzoló lap........................................................................................................................... 32 MF-215-PDCA ciklus-000........................................................................................................................................ 32 MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet ............................................................................................................... 32 MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap .............................................................................................................. 32 MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap .................................................................................................................... 32 a Megbízó formanyomtatványai................................................................................................................................ 32 a Tanúsítóhelyek formanyomtatványai ..................................................................................................................... 32 V. FELJEGYZÉSEK:......................................................................................................................................................... 33 Projekt dosszié .......................................................................................................................................................... 33 Szerződéskötési, ajánlatadási megbeszélési kézi jegyzetek....................................................................................... 33 Rendszerépítés során készült kézi jegyzetek.............................................................................................................. 33 Audit kézi feljegyzések .............................................................................................................................................. 33 7. MÓDOSÍTÁSI ÉS ELOSZTÁSI JEGYZÉK ........................................................................................................... 33

file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

4 / 33




1. Cél és alkalmazási terület

1. Cél és alkalmazási terület Ezen eljárás célja cégünk irányítási rendszerépítési szolgáltatási tevékenységének szabályozása, hogy megelégedett, visszatérő és tovább ajánló ügyfeleink legyenek. Ezen eljárás célja még, a BMS-Consulting Bt. által, a Megbízók irányítási rendszerének olyan felülvizsgálata, amely a rendszer javítási, fejlesztési szándékával képes az eltérések meghatározására, a rendszer, hatásos működésének megítélésére és a helyesbítő, megelőző intézkedések alapjául szolgálhat. Jelen eljárás-utasítás vonatkozik: • a BMS-Consulting Bt. keretein belül végzett teljes irányítási rendszerépítési, karbantartási szolgáltatási tevékenységére, és telephelyére, külső munkavégzési helyszínekre, • az irányítási rendszerépítések során végzett, Megbízó első, és további belső auditjainak elvégzésére, (első fél általi auditok) • a Megbízó nevében és részére végzett auditjainak elvégzésére, (második fél általi auditok) • a Tanúsítóhelyek által alvállalkozói megbízásba kiadott független tanúsító, újratanúsító és felügyeleti auditok elvégzésére. (harmadik fél általi auditok)

2. Felelősségi és hatáskör Az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető a felelős: • a Minőségügyi tanácsadó és alvállalkozók kiválasztásáért, a szerződéskötésért, • a Megbízó cég tevékenységének és folyamatainak áttekintéséért, a helyzetfelmérés jelentés és projekt ütemterv elkészítéséért, • a tanúsítás utáni rendszeres belső auditok megtartására megbízási szerződés megkötéséért, • a minőségügyi auditor (és/vagy alvállalkozók) kiválasztásáért, a megbízólevél elkészítéséért és elküldéséért, az esetleges alvállalkozókkal a szerződés megkötéséért, • a megkapott jelentés és dokumentumainak felülvizsgálatáért és értékeléséért, • a lezárt megbízólevél alapján a Minőségügyi auditorral az elszámolásért. A Minőségügyi tanácsadó felelős: • a projekt előkészítéséért, a Megbízó cég tevékenységének és folyamatainak áttekintésében, a helyzetfelmérés jelentés és projekt ütemterv elkészítésében való közreműködésért, a minőségügyi alapismereti oktatás megszervezéséért és megtartásáért, • a Megbízó minőségpolitikájának megfogalmaztatásáért, a Megbízó szervezeti ábrájának kialakításáért, a Megbízó minőségügyi vezetőjének és megbízottainak kineveztetéséért, a folyamatok és tevékenységek azonosításáért és meghatározásáért, • a minőségügyi kézikönyv, az eljárások, a munkautasítások, formanyomtatványok elkészítéséért, a munkaköri leírások elkészítéséért, az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezéséért, a rendszerdokumentáció összeállításáért,


5 / 33




3. Fogalom-meghatározások • a minőségügyi rendszer bevezetése előtti első vezetőségi átvizsgálás levezetéséért és dokumentálásáért, a rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadatásáért, a rendszerbevezető oktatás megszervezésért és megtartásáért, • a rendszerbevezetést követő próbaüzem alatti dokumentációmódosításokért, a minőségügyi megbízotti vizsgák lebonyolításáért, a belső audit előkészítéséért, a belső audit utáni vezetőségi átvizsgálás levezetéséért és dokumentálásáért, • az előaudit, a tanúsító audit és a tanúsításra felkészítő oktatás megszervezéséért, a feltárt esetleges eltérések elhárításáért, a javítási lehetőségek átgondolásában való aktív közreműködésért. • az esetleges vezetőségi átvizsgálás lefolytatásáért, a vezetőségi jegyzőkönyv elkészítéséért és a cég részére az utólagos elküldéséért. A Minőségügyi auditor felelős: • a belső audit elvégzéséért, és dokumentálásáért, az első féléves belső audit elvégzéséért, az azt követő vezetőségi átvizsgálás levezetéséért és dokumentálásáért, • az audit időpontjában való megállapodásért, a projekt könyvtár létrehozásáért, az audithoz, a fájlok előkészítéséért, a projekt dosszié létrehozásáért, • a dokumentáció értékelő jelentés elkészítéséért, és a belső audit felelőse részére való eljuttatásáért, a belső audit terv elkészítéséért, az auditjegyzőkönyv előkészítéséért, • a helyszíni audit lefolytatásáért, • a belső audit dokumentáció összeállításáért és leadásáért, az audit dokumentáció eljuttatásáért a Megbízónak. a Megbízó audit felelőse a felelős: • az audit terv minden érintett részére való eljuttatásáért, a Megbízólevél lezárásáért. a Tanúsítóhely felelős: • a tanúsító auditorok kinevezéséért, az előírások betartásának ellenőrzéséért, a Megbízólevél lezárásáért.

3. Fogalom-meghatározások Minőségirányítási Rendszerünkben az MSZ EN ISO 9000:2005 szabvány szerinti terminológia használatára törekedtünk. Audit: auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. (MSZ EN ISO 9000:2001) Első fél általi audit: Belső audit, amelyet maga a szervezet végez el, vagy az ő megbízásából végzik belső célokra. Ez lehet az alap a szervezet számára ahhoz, hogy megfelelőségi nyilatkozatot tegyen. Második fél általi audit: olyan felek hajtják végre, akik érdekeltek a szervezetben, például annak vevői vagy általuk megbízott más személyek. Harmadik fél általi audit: külső, független szervezetek hajtják végre. Az ilyen szervezetek tanúsítványt adnak, vagy bejegyzést (regisztrálást) vezetnek az ISO 9001 követelményeinek való megfelelőségről. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

6 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.

Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció / II. szint: Eljárások


A dokumentum használata előtt, győződjön meg annak érvényességéről!

4. Az irányítási rendszerépítés folyamata


Î Í

Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum

4.1. Az irányítási rendszerépítés folyamatábrája F

KM D

T

folyamat

dokumentumok

(1/2 oldal)

1.

F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap

Marketing tevékenység, szerződéskötés (4.2.)

IÜV TAN

(Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003))

IÜV TAN TAN

TAN

• • •

IÜV- Irányítási Rendsz. Üzletágvez MGB- Megbízó TAN- Minőségügyi tanácsadó AUD- Minőségügyi auditor OTÜ- Oktatás-Tréning Üzletágvez. TÜV- Tanúsítóhely

A projekt előkészítése (4.3.) a Minőségügyi Tanácsadó kiválasztása, szerződéskötés A projekt könyvtár és dosszié létrehozása Fájlok előkészítése

Î MF-205-Szerződés Alvállalkozói szerződés

Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás (4.4.) IÜV TAN

A cég tevékenységének és folyamatainak áttekintése (4.4.1.)

Projekt dosszié előkészített „Mesterpéldány” fájlok

IÜV TAN MGB

Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése (4.4.2.)

MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés jegyzőkönyv - MIR

TAN MGB

Minőségügyi alapismereti oktatás (4.4.3.)

MF-214-Folyamatábra rajzoló lap A minőségügyi rendszerdokumentáció kialakítása (4.5.) TAN MGB

A Minőségpolitika megfogalmazása (4.5.1.)

TAN MGB

A Szervezeti ábra meghatározása (4.5.2.)

TAN MGB

A Minőségügyi Vezető kinevezése (4.5.3.)

TAN MGB

A folyamatok meghatározása (4.5.4.)

TAN MGB

A Minőségügyi kézikönyv elkészítése (4.5.5.)

Î MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés

Î MF-211-Projekt Napló Î MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet

Î MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv

Î MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap

MGB TAN

Az eljárások elkészítése (4.5.6.)

TAN MGB

A munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése (4.5.7.)

Î MF-208-Teljesítés igazolás

MGB TAN

TAN MGB

TAN MGB

Az előírások, külső dokumentumok rendszerezése

A munkaköri leírások elkészítése (4.5.9.)

(4.5.8.)

Î Megbízó 0.1 verziójú dokumentációja, elektronikus és papír változat

A rendszerdokumentáció összeállítása (4.5.10.)


7 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




4. Az irányítási rendszerépítés folyamata Az irányítási rendszerépítés folyamatábrája 2/2 oldal

F

KM D

T

folyamat

(2/2 oldal)

A minőségügyi rendszer bevezetése (4.6.) MGB TAN

Vezetőségi átvizsgálás (4.6.1.)

dokumentumok

Î Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv

Î érvényes 1.0 verziójú IIRD

TAN MGB

A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása (4.6.2.)

MGB TAN

Rendszerbevezető oktatás (4.6.3.)

Î Oktatási jegyzőkönyv

A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója (4.7.)

Î MF-218-MIR bevezető

dokumentáció

MGB TAN

( Minőségügyi megbízotti vizsgáztatás: A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME-005)

A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata (4.8.)

oktatás tesztlap

Î Módosított IIRD dokumentáció

AUD MGB

Belső audit (4.8.1.)

TAN

(5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata)

MGB TAN MGB

Î Belső audit dokumentáció

Vezetőségi átvizsgálás (4.8.2.)

Î Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv Tanúsíttatás (4.9.) TAN MGB

TÜV

Felkészülés a tanúsító auditra (4.9.1.)

TAN MGB

Tanúsításra felkészítő oktatás (4.9.2.)

TÜV MGB

Í Tanúsítóhely előkészítő dokumentumai

Î Oktatási jegyzőkönyv

Előaudit (4.9.3.)

TÜV MGB TÜV TAN

Tanúsító audit (4.9.4.)

a tanúsító auditon készült jegyzetek

Rendszerkarbantartás (4.10.) TAN MGB

A tanúsító audit utáni rendszerkarbantartás (4.10.1.)

Î módosított IIRD dokumentáció

Első féléves belső audit elvégzése (4.10.2.) (5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata)

AUD MGB TAN

Î Belső audit dokumentáció

Î Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv

IÜV TAN MGB

Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)

1.


8 / 33





4.2. Marketing tevékenység, szerződéskötés Az irányítási rendszerek építése és karbantartása során új megbízóinkat elsősorban a már meglévő megelégedett megbízók ajánlásai alapján gyűjtjük. A marketing tevékenység, ajánlatadás és szerződéskötés leírására és szabályozására önálló eljárást vezettünk be, (Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)), mely leírja: • A weblap készítés és fenntartás folyamatát • Az aktív és passzív ajánlások keresésének folyamatát • Az ajánlatadás folyamatát • A szerződéskötés folyamatát Az olyan irányítási rendszer átalakítások és karbantartási szerződések esetében, amelyeknél nem mi voltunk a felkészítők, a szerződéskötés után a folyamatok megegyeznek a következőkben leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy a helyzettől függően egyes lépések rövidebbek lehetnek, vagy akár el is maradhatnak. Az ilyen rendszer átalakítások során a tanúsító audit helyett a legtöbb esetben a Tanúsítóhely felügyeleti auditja, vagy újra tanúsító auditja következik, de a lépések megegyeznek egy teljesen új cég felkészítési folyamatával.

4.3. A projekt előkészítése A megkötött szerződést követően a projekt előkészítése az alábbi főbb lépésekből áll: • a Minőségügyi tanácsadó és alvállalkozók kiválasztása, szerződéskötés, az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető feladata. (MF-205-Szerződés - Alvállalkozói szerződés) • A BMS-regisztrációs szám alapján a projekt könyvtár létrehozása, • A „Mesterpéldány” bemásolása a projekt könyvtárba, és átalakítása, • A projekt dosszié létrehozása (MF-213-Kutyanyelvek feliratai). A projekt dossziék követelményei: o Az irányítási rendszerépítés dossziészíne a piros szín, o Az általunk használt dossziék ugyanazon márkát és minőséget jelentenek, o Minden dossziét már a legelejétől kezdődően fel kell címkézni, kézzel nem írunk a dossziék címkéjére • Megbízótól céglogo-jának elkérése, átalakítása, hogy a dokumentációban használható legyen, • Fájlok előkészítése a helyzetfelméréshez: o MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR o MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés o MF-211-Projekt Napló o MF-212-Projekt Eseménynapló - WORD o MF-213-Kutyanyelvek feliratai o MF-214-Folyamatábra rajzoló lap • Fájlok előkészítése az alapismereti oktatáshoz: o MF-215-PDCA ciklus-000 o MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet o MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap o MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap A projekt előkészítése a Minőségügyi tanácsadó feladata és felelőssége. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

9 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





4.4. Előkészítő helyzetfelmérés és alapismereti oktatás 4.4.1. A cég tevékenységének és folyamatainak áttekintése A szabvány követelményei alapján összeállított kérdéslista segítségével, (MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR, MF-214-Folyamatábra rajzoló lap) felmérjük a vállalkozás jelenlegi minőségirányítási helyzetét meghatározva, hogy: •

a szervezet és a működési folyamatok összhangban vannak-e az ISO szabvánnyal,

•

a folyamatok és a tevékenységek meglevő szabályozása és dokumentálása mennyiben felel meg a szabványkövetelményeknek.

Az előkészítő helyzetfelmérés főbb témái: • A vezetőség elkötelezettsége • Üzleti tervek, célok, piackutatás • Szervezeti ábra, felelősségi és hatáskörök • Belső kommunikációs csatornák • Erőforrások biztosítása, infrastruktúra • Munkakörnyezet, balesetvédelem, környezetvédelem • Humánerőforrás, felkészültség, képzés • Vevői igények felmérése, marketing, szerződéskötés • Vevőszolgálat, termékbiztonság, engedélyeztetés • Gyártás/Szolgáltatás megtervezése • Új termék tervezése, fejlesztése • A beszerzés folyamata, ellenőrzése • A gyártás/szolgáltatás folyamata • A termék nyomonkövethetősége • Vevői tulajdon kezelése • Raktározás, szállítás • Mérőeszközök kezelése • A vevői elégedettségmérés folyamata • A nem megfelelő termékek kezelése • Statisztikai elemzések • Helyesbítő és megelőző tevékenységek • A folyamatok szabályozottsága, dokumentáltsága • Törvények, rendeletek kezelése • Feljegyzések, bizonylatok kezelése A helyzetfelmérést: • helyszíni szemlével, • a társaság minőségügyi dokumentációjának áttekintésével, • az érintett felekkel történő interjúkkal, • valamint a meglévő feljegyzések, jelentések, stb. értékelésével végezzük. Időtartama: kb. 1 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 1. hét. Felelőse: Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető, közreműködik a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

10 / 33





4.4.2. Helyzetfelmérési jelentés + ütemterv elkészítése, átadása, elfogadása A helyzetfelmérés eredményéről jelentést és projekt ütemtervet készítünk, amely tartalmazza a rendszerkiépítés részfolyamatait és azok határidejét, az elkészítendő dokumentumok listáját, a bevezetendő új folyamatokat és az ezekhez szükséges időszükségletet, valamint felelősöket. (MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés, MF-211-Projekt Napló) A jelentést és a javasolt ütemtervet a Megbízó cégvezetőjének adjuk át. Az ütemtervet a Megbízó felső vezetése (cégjegyzésre jogosult személy) hagyja jóvá, és rendeli el annak végrehajtását. Időtartama: kb. 0,5 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 2. hét. Felelőse: Irányítási Rendszerépítés üzletágvezető, közreműködik a Minőségügyi tanácsadó.

4.4.3. Minőségügyi alapismereti oktatás A Megbízó felső vezetésének, és a Megbízó által kijelölt munkatársak részére, akik aktívan részt fognak venni a minőségirányítási rendszer kialakításában, alapismereti oktatást tartunk annak érdekében, hogy a kiépítés és a későbbi működtetés minél hatékonyabb, legyen a következő témakörökben: •

Szabványtörténeti és ismereti tájékoztatás

•

A folyamatszemlélet, és a vevőközpontúság fontossága

•

A szabvány által meghatározott dokumentációs rendszer

•

A szabvány és a tanúsítás követelményrendszere

•

A vezetőség feladatai

•

Eredményes működtetés feltételei

•

Helyzetfelmérési jelentés és ütemterv

Az oktatás, a Megbízóval előre egyeztetett időpontban és helyszínen zajlik, a helyzetfelmérés jelentés és ütemterv elfogadását követően, az oktatáshoz alap oktatási anyagot biztosítunk. (MF216-MIR alapismereti oktatás jegyzet, MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap) Minden elvégzett szakasz után, a teljesítésigazolást alá kell íratni a Megbízóval, amely a számlázás alapja. (MF-208-Teljesítés igazolás) Időtartama: kb. 0,5 nap. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 3. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.


11 / 33





4.5. A minőségügyi rendszerdokumentáció kialakítása Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció elektronikus szerkeszthető „Mesterpéldány” formanyomtatványai az: ftp://sftp.hosting.atw.hu/bmsconsulting/IIRD-Rendszerepites/_BMSFormanyomtatvanyok/ címen található meg, az arra jogosultak részére, onnan mindig a legfrissebb érvényes állapot letölthető. A Minőségügyi tanácsadó tevékenysége közben a következő eljárások betartása, alkalmazása kötelező: • A dokumentumok kezelése (ME-001) • A feljegyzések kezelése (ME-001) • A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) • Helyesbítő tevékenységek (ME-002) • Megelőző tevékenységek (ME-002) • Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003) • Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) • 5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata • A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME-005)

4.5.1. A Minőségpolitika megfogalmazása Megbízó megfogalmazza a minőségpolitikáját, amelyben rögzíti a termékeinek, szolgáltatásainak minőségével és a vevőinek megelégedettségével kapcsolatos elképzeléseit, céljait. Terjedelme: 1-2 oldal. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.2. A Szervezeti ábra meghatározása Szervezeti ábra kialakítása, tevékenységek és szervezeti egységek (felelősök) kapcsolatának, valamint a szervezeti egységek egymáshoz való kapcsolatainak meghatározása. A szervezeti ábra alapján, rögzítésre kerülnek az egyes egységek/részlegek nevei, az egyes pozíciók/munkakörök nevei, az egyes pozíciók/munkakörök egymáshoz lévő viszonyai (alá és fölérendeltség). Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.3. A Minőségügyi vezető kinevezése A cég vezetője, kinevezi a felső vezetés egy tagját, mint a cég minőségügyi vezetőjét, aki a továbbiakban aktívan részt fog venni a rendszer kiépítésében. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.


12 / 33





4.5.4. A folyamatok meghatározása Ez a projekt egyik kulcs lépése, meghatározza a minőségirányítási rendszer felépítését. A Minőségügyi tanácsadó, a Megbízó képviselőjével közösen azonosítják azokat a tevékenységeket, folyamatokat, amelyeket a minőségirányítási rendszerben szabályozni kívánnak. A folyamatok felbontása tevékenységekre; folyamatok illetve tevékenységek és felelősök kapcsolatának meghatározása. Minden egyes folyamatra vonatkozóan itt történik az egyes folyamatra vonatkozó illetékességek meghatározása. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 4. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.5. A Minőségügyi kézikönyv elkészítése A dokumentációs rendszer részeként, a folyamatos konzultációk információja alapján elsőként a Minőségirányítási Kézikönyv készítjük el. E dokumentum mutatja be a vállalkozás minőségirányítási rendszerét, a szervezet minőségpolitikáját, a szervezeti felépítést, a felelősségi- és hatásköröket, valamint a fő szolgáltatási folyamatokat. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 5. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.6. Az Eljárások elkészítése A BMS-Consulting Minőségügyi tanácsadója a helyszínen felmért folyamatleírások információi alapján elkészíti a folyamatokat szabályozó eljárás(ok) "0.1" változatát, majd a Megbízó témafelelősével történő egyeztetések után átadja a Megbízónak. Az eljárásleírások - amelyek elkészítése magas szakmai ismereteket igényelnek - a következő kérdésekre fognak választ adni, minőségirányítási szempontból: •

Mi az események sorrendje?

•

Mik a bemenő és kimenő adatok és melyek a különböző szervezeti egységek közötti csatlakozási pontok?

•

Ki, mit végez (munkakör szerint)?

•

Ki miért felelős?

•

Milyen nyilvántartásokat vezetnek?

•

Kinek kell a felmerülő problémákat megoldania?

•

Milyen módszereket és eszközöket alkalmaznak?

A Minőségügyi tanácsadó a Megbízó által kijelölt személyeket kiképezi az elfogadott eljárás alkalmazására. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 8. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.7. A Munkautasítások, Formanyomtatványok elkészítése A Megbízó, a BMS-Consulting Minőségügyi tanácsadója szükség szerinti közreműködésével, elkészíti a részfolyamatokat, illetve tevékenységeket szabályozó munkautasítások, formanyomtatványok "0.1" változatát. A munkautasítások részletesen írják le, hogyan kell az


13 / 33




4. Az irányítási rendszerépítés folyamata egyes tevékenységeket végrehajtani. A formanyomtatványok alkalmazásával, a rendszer működését igazoló feljegyzések keletkeznek. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 9. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.8. Az előírások, külső dokumentumok, egyéb utasítások rendszerezése A szervezet működésére vonatkozó külső törvényi, rendeleti és belső utasítások, szabványok azonosítása, rendszerezése, a külső dokumentumok listájának elkészítése. A lista folyamatos karbantartására Megbízó felelőst jelöl ki. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 10. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.9. A Munkaköri leírások elkészítése A rendszerszabályzó dokumentumok elkészültét követően történik az egyes munkakörök minőségirányítási felelősségének és hatáskörének meghatározása, melyeket a munkaköri leírások tartalmaznak. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 11. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.5.10. A rendszerdokumentáció összeállítása A minőségirányítási rendszert bemutató és az azt szabályzó dokumentáció összeállítása, rendszerbe állításra előkészítése. Az irányítási rendszer előíró jellegű dokumentumait a Minőségügyi tanácsadó, magyar nyelvű Microsoft Word 2003 szövegszerkesztővel állítja elő, és mind nyomtatott formában, mind elektronikus adathordozón (CD-n) átadja a Megbízó részére. A különböző formanyomtatványok kitöltését (például: beszállítói lista, stb.) a Megbízott oktatását követően, a Megbízó szakemberei végzik el, ezeket a dokumentumokat a Minőségügyi tanácsadó jóváhagyás előtt felülvizsgálja. (A feljegyzések, kitöltött formanyomtatványok, jegyzőkönyvek stb. az adott munkakörhöz tartozóan kerülnek tárolásra, az adott munkahelyen.) Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 12. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.


14 / 33





4.6. A minőségügyi rendszer bevezetése 4.6.1. Vezetőségi átvizsgálás A rendszerbevezetés előtti vezetőségi átvizsgálás keretében a cég vezetése áttekinti a felépített minőségügyi rendszert, az addigi tapasztalatok alapján levonható következtetéseket, intézkedéseket fogalmaz meg a jövőre vonatkozóan, és hatályba lépteti a minőségirányítási rendszer 1.0 verziójú dokumentációs rendszerét. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.6.2. A rendszerdokumentáció 1.0 verziójának kiadása A szabályozó és az igazoló rendszer kidolgozását és összeállítását követően, egy meghatározott időponttól kezdődően, a teljes irányítási rendszer hatályba lép, amit a Megbízó cégvezetése jóváhagyó aláírását követően, a rendszerdokumentáció 1.0-ás verziójának kiadása jelent. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.6.3. Rendszerbevezető oktatás A szabályozó és az igazoló rendszer kiadását követően a vállalkozás valamennyi munkatársával ismertetjük a minőségpolitikát, a munkakörre vonatkozó kézikönyvfejezeteket, eljárásleírásokat és műveletleírásokat. Bemutatásra kerülnek azon feljegyzések melyek készítése szükséges a rendszerműködés igazolhatóságához. Az oktatásokat a Megbízó munkahelyi vezetői végzik, a Minőségügyi tanácsadó segítsége mellett. A visszakérdezést egy tesztlap kitöltetésével végezzük le (MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap) Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 13. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.7. A minőségügyi rendszer működtetése, korrekciója A rendszerbevezetést követő hosszabb próbaüzem alatt történik a dokumentáció végleges formára igazítása, ami az alkalmazhatóságot, a teljes körű megfelelést biztosítja. A BMSConsulting rendszeres helyszíni konzultációk formájában áll a Megbízó szakemberei rendelkezésére. A felügyelt működtetést, szükség esetén, a kidolgozott rendszer korrekciói követik. Időtartama: kb. 1,5 hónap Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 20. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. A Megbízó munkatársai közül, a minőségügyi rendszer építésében és fenntartásában részt vett munkatársak minőségügyi megbízotti vizsgát tehetnek. A megbízotti vizsga feltételeit és folyamatát önálló eljárásban rögzítettük. (A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME005))


15 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





4.8. A minőségügyi rendszer belső felülvizsgálata 4.8.1. Belső audit A tanúsítást megelőzően belső audit keretében mérjük fel a kiépített, bevezetett minőségirányítási rendszer megfelelőségét, hatékonyságát, tanúsításra való felkészültséget, ami a következő szempontok alapján ítélhető meg: • a bevezetett rendszer szabványkövetelményeknek való megfelelősége • gyakorlati alkalmassága • a munkavállalók rendszer ismerete • az igazoló feljegyzések alkalmazása A belső audit tapasztalatiról összefoglaló jelentést készítünk, melyben meghatározzuk a tanúsító auditon való megfeleléshez szükséges feladatokat. A jelentést a vállalkozás vezetőjével hagyatjuk jóvá. A belső audit a felkészítő szakembertől független, kvalifikált munkatárs végzi, aki a rendszer fejlesztésében nem vettek részt, hogy az objektivitás, függetlenség biztosítva legyen. A belső audit módszere és tematikája megegyezik a tanúsító auditéval. A folyamatot a jelen eljárás „5.fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata” című fejezete írja le. Időtartama: kb. 1 nap Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 22. hét. Felelőse: a Minőségügyi auditor.

4.8.2. Vezetőségi átvizsgálás A belső audit eltéréseinek, megállapításainak javítását követően kerülhet sor a belső audit lezárására. A vezetőségi átvizsgálás keretében a Megbízó cég vezetése áttekinti a minőségügyi rendszert, a szabvány követelményeinek megfelelően. A vezetőségi átvizsgálás bemenő információi, a: a) a belső auditok eredményei, b) vevői visszajelzések, c) a folyamatok működése és a termékek megfelelősége, d) a megelőző és a helyesbítő tevékenységek helyzete, e) a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, f) azok a változtatások, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, valamint g) a fejlesztésre irányuló ajánlások. A vezetőségi átvizsgálás kimenő döntései, intézkedései, a: a) a minőségirányítási rendszer és folyamatai eredményességének fejlesztéséről, b) a termékeknek a vevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztéséről, valamint c) az erőforrás-szükségletekről. Időtartama: kb. 2 óra Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.


16 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





4.9. Tanúsíttatás 4.9.1. Felkészülés a tanúsító auditra A minőségügyi rendszer független harmadik fél által történő tanúsíttatása a rendszer teljes körű belső auditálását és vezetőségi felülvizsgálatát követően történhet. Fel kell venni a kapcsolatot a tanúsításra kiválasztott szervvel, és számára meg kell küldeni a minőségirányítási rendszert bemutató szabályzó dokumentumokat, és meg kell vele állapodni a tanúsító audit időpontjában. A BMS-Consulting Bt. a tanúsítási folyamatban díjmentesen vállalja: •

a tanúsító szervezet kiválasztásában történő közreműködést,

•

a kiválasztott tanúsító szervezettel való kapcsolatfelvételt,

•

a tanúsításhoz szükséges dokumentumok fordíttatásának megszervezését,

•

a tanúsítási eljárásban a koordinációt, részvételt a tanúsítás során.

Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.9.2. Tanúsításra felkészítő oktatás A minőségügyi rendszerépítést, a Megbízó cégvezetése részére tartott 1x2 órás, a tanúsításra felkészítő tréning zárja le. A tréning tematikája: •

Az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti minőségügyi rendszer működtetése.

•

Az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti minőségügyi rendszerek tanúsításának eddigi tapasztalatai.

•

A rendszer tanúsításának célja, módszere és menete, viselkedési szabályok a tanúsításon.

•

A tanúsítást megelőző feladatok, a tanúsítást követő feladatok.

Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 24. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.9.3. (Előaudit) A tanúsító szervet felkérhető egy előaudit megtartására is, mely egy kockázat nélküli rövidített tanúsító auditnak felel meg, a tanúsító auditot végző vezető auditorral. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 25. hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó.

4.9.4. Tanúsító audit A tanúsító szerv független auditorai által végzett helyszíni szemle (tanúsító audit) során felmérik a szervezet megfelelőségét, és döntést hoznak a tanúsítvány megítélhetőségéről. A tanúsító audit során a Tanúsítóhely auditoraitól elvárjuk, hogy hozzáadott értéket képviseljen az audit. Ez alapján az első és legfontosabb lépés a feltárt esetleges eltérések elhárítása. Ennek felelőse a Minőségügyi tanácsadó. Várható határideje: a szerződés aláírásától számított 26.hét. Felelőse: a Minőségügyi tanácsadó. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

17 / 33





4.10. Rendszerkarbantartás 4.10.1. A tanúsító audit utáni rendszerkarbantartás A tanúsító audit során elvárjuk, hogy hozzáadott értéket képviseljen az audit, azaz minél több javítási lehetőséget tárjanak fel. A javítási lehetőségek átgondolására egy újabb vezetőségi átvizsgálás megtartását javasoljuk a Megbízó cégvezetésének, ahol intézkedések születhetnek a rendszer tökéletesítésére vonatkozóan. Amennyiben az intézkedések között olyan minőségügyi szakmai kérdések is felmerülnek, amelyeket a Megbízó nem tud elvégezni, abban az esetben ezen feladatok végrehajtásában térítésmentesen aktívan közreműködünk. Ennek felelőse a Minőségügyi tanácsadó.

4.10.2. Első féléves belső audit elvégzése A megbízási szerződésben nem rögzítjük, viszont szóban hangsúlyozzuk, hogy a rendszerépítés nem ért véget a sikeres tanúsító audittal. Vállaljuk, hogy legalább fél év elteltével megtartjuk az első teljes körű belső auditot ismét, térítésmentesen. A további belső auditok megtartását is vállaljuk, azonban ezekre már önálló külön megbízási szerződést, vagy keretszerződést kötünk a Megbízóval. (Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003)). Ennek felelőse: az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető. A belső auditok elvégzését az „5.fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata” eljárás szabályozza. Az ilyen belső auditok elvégzését követően általában azonnal egy vezetőségi átvizsgálás is követi, melyet pluszként beleértünk a folyamatba, amennyiben a Megbízó igényli. A vezetőségi átvizsgálás során készült jegyzetek alapján elkészítjük a Megbízó részére a vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvét is, amennyiben igény van rá, amely azonban már az ő formanyomtatványai, és rendszere alapján készül el. Felelőse: a Minőségügyi auditor.


18 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata Î

Kimenő dokumentum

Belső dokumentum

Í Bejövő dokumentum 5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata

5.1. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamatábrája F

KM D

T

folyamat

dokumentumok

(1/2 oldal)

Marketing tevékenység, szerződéskötés (5.2.) IÜV TAN

CGV

F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap

(Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003))

Audittípus

IÜV -Irányítási rend. Üzletágvezető CGV - Cégvezető AUD - Minőségügyi Auditor ASZ - Auditált Szervezet TAN - Minőségügyi Tanácsadó TAH - Tanúsítóhely

Második fél általi auditok (5.4.)

Harmadik fél általi auditok (5.5.)

Első fél általi auditok (5.3.)

1.

Î MF-001-Megbízólevél Î MF-205-Szerződés-Alváll.

Az audit előkészítése (5.3.1.) A minőségügyi auditorok kiválasztása (5.3.1.1.)

MF-050-BMS-adatbázis

AUD ASZ

Az audit időpontjának meghatározása (5.3.1.2.)

Í Megbízó

AUD CGV

A projekt könyvtár létrehozása (5.3.1.3.)

IÜV

AUD

formanyomtatványai

AUD

A fájlok előkészítése az audithoz (5.3.1.4.)

AUD

Projekt dosszié létrehozása (5.3.1.5.)

AUD

ASZ

Dokumentációértékelés (5.3.1.6.)

AUD

ASZ

Az auditterv elkészítése (5.3.1.7.)

MF-208-Teljesítésigazolás Î MF-003-Dok.értékelő jel. Î MF-004-Audit terv Î MF-005-Audit jelentés Î MF-006-audit jegyzőkönyv

A helyszíni audit lefolytatása (5.3.2.) AUD ASZ

Nyitómegbeszélés (5.3.2.1.)

AUD ASZ

A felülvizsgálat lefolytatása (5.3.2.2.)

AUD ASZ

Zárómegbeszélés (5.3.2.3.)

MF-007-szabványpuska Î MF-010-Vez.átv.jegyzők. Î MF-015-Nemmegf.jegyz. MF-017-Kézi feljegyzés MF-213-Kutyanyelvek feliratai

Projekt dosszié Vezetőségi átvizsgálás (5.3.3.)

TAN ASZ

Î Vezetőségi átvizsgálási ASZ

AUD IÜV

A nemmegfelelőségek kezelése (5.3.4.)

jegyzőkönyv

2.


19 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamatábrája 2/2

F

KM D

T

folyamat

dokumentumok

(2/2 oldal)

2.

Î MF-005-Belső audit jelentés

Az audit dokumentálása (5.3.5.) AUD

ASZ

Az auditjelentés elkészítése (5.3.5.1.)

Î Audit dokumentáció

AUD

IÜV

Az audit dokumentáció összeállítása (5.3.5.2.)

Í Lezárt Megbízólevél

AUD ASZ

IÜV

Az audit lezárása, elszámolás (5.3.5.3.)

Í Teljesítés igazolás Î Számla

VÉGE

1.

Harmadik fél általi auditok (5.5.)

Az audit előkészítése (5.5.1.) TAH

AUD

Az auditorkijelölés megérkezése (5.5.1.1.)

Í Auditor kijelölés AUD ASZ

Az audit időpontjának meghatározása (5.5.1.2.)

AUD CGV

A projekt könyvtár létrehozása (5.5.1.3.)

Í Szerződés

A fájlok előkészítése az audithoz (5.5.1.4.)

AUD

AUD

ASZ

Dokumentációértékelés (5.5.1.5.)

AUD

ASZ

Az auditterv elkészítése (5.5.1.6.)

Í Tanúsítóhely formanyomtatványai

A helyszíni audit lefolytatása (5.5.2.) AUD ASZ

Nyitómegbeszélés (5.5.2.1.)

AUD ASZ

A felülvizsgálat lefolytatása (5.5.2.2.) Zárómegbeszélés (5.5.2.3.)

AUD ASZ

ASZ

A nemmegfelelőségek kezelése (5.5.3.)

AUD

Az audit dokumentálása (5.5.4.) AUD

ASZ

AUD

TAH

AUD TAH

IÜV

Az auditjelentés elkészítése (5.5.4.1.) Az audit dokumentáció összeállítása (5.5.4.2.)

Î Számla

Az audit lezárása, elszámolás (5.5.4.3.) VÉGE


20 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata

5.2. Marketing tevékenység, szerződéskötés Az irányítási rendszerek építése és karbantartása során új megbízóinkat elsősorban a már meglévő megelégedett megbízók ajánlásai alapján gyűjtjük. A marketing tevékenység, ajánlatadás és szerződéskötés leírására és szabályozására önálló eljárást vezettünk be, (Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)), mely leírja: • Az aktív és passzív ajánlások keresésének folyamatát • Az ajánlatadás folyamatát • A szerződéskötés folyamatát • A weblap készítés és fenntartás folyamatát A teljes folyamatra a továbbiakban kötelező jelleggel alkalmazandók az alábbi eljárások is: • A dokumentumok kezelése (ME-001) • A feljegyzések kezelése (ME-001) • A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) • Helyesbítő tevékenységek (ME-002) • Megelőző tevékenységek (ME-002) • Ügyfélszolgálati és marketing tevékenység (ME-003) • Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) • A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME-005)

5.3. Első fél általi auditok Az első fél általi auditok a belső auditok, amelynek keretében felmérjük a Megbízó által kiépített, bevezetett és működtetett minőségirányítási rendszer megfelelőségét, hatékonyságát, ami a következő szempontok alapján ítélhető meg: • a bevezetett rendszer szabványkövetelményeknek való megfelelősége • gyakorlati alkalmassága • a munkavállalók rendszer ismerete • az igazoló feljegyzések alkalmazása Az audit tapasztalatiról összefoglaló jelentést készítünk, melyben meghatározzuk a Tanúsítóhely auditján való megfeleléshez szükséges feladatokat. A jelentést a szervezet vezetőjével hagyatjuk jóvá. Az auditot a felkészítő szakembertől független, kvalifikált munkatársak végzik, akik a rendszer fejlesztésében nem vettek részt, hogy az objektivitás, függetlenség biztosítva legyen. A belső audit módszere és tematikája általánosságban megegyezik a TÜV CERT eljárásaiban szigorúan meghatározott, tanúsító audit követelményeivel. A belső audit befejeztével a legtöbb esetben a záróértekezlet után azonnal megtartható egy vezetőségi átvizsgálás is, hiszen a belső audit megállapításai addigra már ismertek.


21 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata Ezt a vezetőségi átvizsgálást, amennyiben a Megbízó szeretné, a mi Minőségügyi Auditorunk, vagy Minőségügyi Tanácsadónk vezeti le, moderálja, és dokumentálja is. Ezt a szolgáltatást mintegy extra szolgáltatásként beleértjük a belső audit elvégzésébe.

5.3.1. Az audit előkészítése

5.3.1.1. A minőségügyi auditorok kiválasztása, szerződéskötés Az auditor team tagjai olyan szakmailag és minőségügyileg megfelelően felkészült személyek lehetnek, akik a vizsgált területtel, folyamattal kapcsolatban: •

semmilyen felelős funkciót nem látnak el,

•

a megkérdezendő személyekkel nincsenek függelmi viszonyban,

•

szakmailag kellően felkészültek a folyamatok felülvizsgálatára,

•

rendelkeznek a feladat ellátásához szükséges személyi tulajdonságokkal (elfogulatlanság, megbízhatóság, objektivitás, józan ítélőképesség, stb.),

•

legalább minőségirányítási auditori végzettségük van.

A „Megbízó levél” elkészítése, és elküldése: A kiválasztott auditorok, auditvezető nevét, valamint az audit tervezett idejét, az „MF-001Megbízólevél”-ben (vagy a Megbízó által biztosított formanyomtatványon) készítjük el. A Megbízólevelet minden érintett részére, legalább két héttel a kitűzött belső audit napja előtt el kell küldeni. A Minőségügyi auditor (és/vagy alvállalkozók) kiválasztása, a megbízólevél elkészítése és elküldése, az esetleges alvállalkozókkal a szerződéskötés, (MF-205-Szerződés-Alvállalkozói szerződés), az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető feladata.

5.3.1.2. Az audit időpontjának meghatározása Az audit időpontjában meg kell állapodni az auditált szervezettel. A megállapodásnál figyelembe kell venni az esetleges tanúsítvány érvényességi vagy lejárati idejét, illetve az adott Tanúsítóhely eljárását is. Amennyiben több telephelyről, vagy bonyolult tevékenységről van szó, az audit napját (napjait), úgy kell meghatározni, hogy az a szerződés szerint teljes körű lehessen és megfeleljen a Tanúsítóhely elvárásainak is. Az audit időpontjának megállapodása a kijelölt Minőségügyi auditor felelőssége.

5.3.1.3. A projekt könyvtár létrehozása A projekt könyvtárat a BMS-Consulting informatikai rendszerben, meghatározott helyen és módon kell létrehozni úgy, hogy az esetleges helyettesítés esetén is egyértelmű legyen. A projektek könyvtárait egy helyen, BMS-regisztrációs szám szerint rendezve tartjuk naprakész állapotban. A projekt könyvtár helye és elnevezése: ...:\BMS-Consulting\IIRD_Rendszerépítés\BMS-000-Cégnév file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

22 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata ahol, a ’BMS-000’ a projekt BMS regisztrációs száma. A BMS-regisztrációs szám létrehozása a Cégvezető feladata, melyet az „MF-050-BMS-Consulting - adatbázis” fájlban határozunk meg. (lásd: Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)). A projekt könyvtár létrehozása a Minőségügyi auditor felelőssége.

5.3.1.4. A fájlok előkészítése az audithoz Az irányítási rendszerépítések során végzett, Megbízó első, és további belső auditjainak elvégzésére, a megkötött szerződést követően a fájlokat elő kell készíteni. • Az irányítási rendszerépítés során végzett első belső audit elvégzése minden esetben a Megbízó eljárása és formanyomtatványai segítségével történik. • Önálló, csak belső audit elvégzésére szolgáló megbízási szerződés esetében, ha a szerződés külön nem tér ki rá, akkor a BMS-Consulting eljárásait és formanyomtatványait kell használni. Amennyiben nem egyszeri audit lefolytatásáról van szó, hanem keretszerződésről, azaz várhatóan több auditmegbízás is lesz, akkor az egyes auditok dokumentációit önálló alkönyvtárakba szervezzük. Az alkönyvtárak megnevezés általánosan: 2007-00-00-Belső audit-00 ahol a ’2007-00-00’ az audit időpontja, a ’-00’ pedig egy futó sorszám, jelezve azt, hogy hányadik auditnál tart az adott keretszerződés. A következő lépés, a megbízástól függően a Megbízó belső audit formanyomtatványainak vagy a BMS-Consulting audit formanyomtatványainak bemásolása a projekt könyvtárába, és a munka jellegétől függően átalakítása. Az alábbi fájlok előkészítése szükséges az auditok lebonyolításához: • Megbízó formanyomtatványai esetében: o Megbízólevél (ha létezik) o Dokumentációértékelő jelentés (ha létezik) o Audit terv (ha létezik) o Audit jelentés (ha létezik) o Belső audit jegyzőkönyv (vagy kérdéslista) o Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv o MF-208-Teljesítés igazolás • BMS-Consulting formanyomtatványai esetében: o MF-001-Megbízólevél (egyben megfelel a teljesítésigazolásnak is) o MF-003-Belső audit - Dokumentációértékelő jelentés o MF-004-Belső audit - Audit terv o MF-005-Belső audit - audit jelentés o MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR o MF-007-Belső audit - szabványpuska o MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv o MF-017-Kézi feljegyzés-kockás o MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv A fájlok előkészítése az audithoz, a Minőségügyi auditor feladata és felelőssége. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

23 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





5.3.1.5. Projekt dosszié létrehozása Amennyiben folyamatos megbízási keretszerződésről van szó, létre kell hozni a projektdossziét (MF-213-Kutyanyelvek feliratai). A projekt dossziék követelményei: • Az irányítási rendszerépítés dosszié színe a piros szín, • Az általunk használt dossziék ugyanazon márkát és minőséget jelentenek, (általában Esselte) • Minden dossziét már a legelejétől kezdődően fel kell címkézni, kézzel nem írunk a dossziék címkéjére (MF-023-cimke-Dosszie-WORD_kicsi_29_x_149) A projekt dosszié létrehozása a Minőségügyi auditor feladata és felelőssége.

5.3.1.6. Dokumentációértékelés Az előkészített Megbízólevelet alá kell íratni az auditált szervezet vezetőjével. Ezzel összefüggésben a minőségügyi dokumentáció egy aktuális, érvényes példányát, amennyiben az még nem áll rendelkezésre, meg kell kérni. Az auditor részére eljuttatott dokumentáció alapján, az auditor felkészül az auditra, az audit dokumentáció átolvasásával. Az átolvasás során tett észrevételeket egy dokumentációértékelő jelentésben rögzíti (Megbízó formanyomtatványa vagy MF-003-Belső audit Dokumentációértékelő jelentés). A jelentés alapján a kijelölt Minőségügyi auditor eldönti, hogy az audit megtartható-e vagy sem. A dokumentáció értékelő jelentés elkészítéséért, és a belső audit felelőse részére való eljuttatásáért, a Minőségügyi auditor a felelős.

5.3.1.7. Az audit terv elkészítése Amennyiben a dokumentáció értékelése alapján a belső audit megtartható, a belső audit tervet (Megbízó formanyomtatványa vagy MF-004-Belső audit - Audit terv) úgy kell összeállítani, hogy a Társaság valamennyi tevékenysége és a követelményszabvány minden eleme egy év alatt legalább egy alkalommal, a Tanúsítóhely általi felülvizsgálatot megelőzően, felül legyen vizsgálva. A belső auditnak, lehetőség szerint egy napon belül kell befejeződnie. Az audit terv tartalmazza: • az időpontot, (óra, perc) • a munkaterület, folyamat megnevezését, • az érvényes dokumentáció(k) megnevezését, verzióját, • a beszédpartner nevét, • a belső auditor nevét, • szabványkövetelmények, súlypontok megnevezését. A belső audit terv elkészítéséért a kijelölt Minőségügyi auditor a felelős, az audit terv minden érintett részére való eljuttatásáért a Megbízó audit felelőse gondoskodik. A belső audit jegyzőkönyv előkészítése:


24 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata A kijelölt Minőségügyi auditor, a kézhez kapott megbízólevél és a minőségügyi rendszerdokumentáció alapján, az audit előtt előkészíti az audit ellenőrző kérdésjegyzékét. (Megbízó formanyomtatványa vagy MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv –MIR, MF-007-Belső audit - szabványpuska)

5.3.2. A helyszíni audit lefolytatása

5.3.2.1. Nyitómegbeszélés A nyitó megbeszélésen az auditálandó terület, (folyamat vagy tevékenység) vezetője, az auditvezető és az auditorok vesznek részt. A megbeszélésen az auditvezető auditor ismerteti az audit célját, terjedelmét, lefolyását és véglegesíti annak sorrendjét.

5.3.2.2. A felülvizsgálat lefolytatása Az auditort, az audit során az éppen auditált terület vezetője, a teljes audit során köteles végigkísérni. A vizsgálatot az auditvezető irányításával az egyes helyszíneken az előre kidolgozott audit terv alapján kell végrehajtani. Amennyiben a helyszíni tapasztalatok indokolttá teszik, bizonyos kérdésekre a helyszínen külön is ki lehet térni, az audit tervétől eltérően. Az adott területen, az előző audit során feltárt nemmegfelelőségek, megállapítások területét minden esetben vizsgálni kell. A felülvizsgálat során az auditot végző(k) következő módszerekkel gyűjthetnek adatokat az értékeléshez: • az ellenőrző kérdéslista, vagy az adott szituációnak megfelelő kérdések feltételével, • megfigyeléssel, • eljárás-utasítások, előírások ellenőrzésével, • dokumentumok, feljegyzések ellenőrzésével azért, hogy meggyőződjenek arról, hogy az előre eltervezett és dokumentált eljárások szerint tevékenykednek-e. A munka végzésére, a szabályzatok és az ellenőrzések betartására vonatkozó kérdéseken túlmenően ki kell térni a munkahelyi körülmények (munkafeltételek és munkahelyi rend) megfelelőségének vizsgálatára is. Az auditvezető, az általa előkészített auditjegyzőkönyvben vagy kézi feljegyzéseken dokumentálja észrevételeit. A társauditorok, betanuló auditorok, kézi feljegyzéseken dokumentálják észrevételeiket. Nemmegfelelőséget (eltérést), annak észlelésekor az audit vezetőnek az audit közben jeleznie kell a terület vezetőjének. A megállapított eltérést, a záró megbeszélésen, az „MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv”-ben (vagy a Megbízó formanyomtatványán), a helyszínen kell dokumentálni, mely tartalmazza a felülvizsgálat tárgya, ideje, területe és a résztvevők adatai mellett az audit során tapasztalt eltérés leírását, a nem teljesített követelményt és a vizsgált terület vezetőjének vagy megbízottjának aláírását. A vizsgálatot végző auditornak bármely rendkívüli eseményt, vagy az audit során felmerült váratlan akadályt azonnal jelenteni kell a Megbízó audit felelősének. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

25 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





5.3.2.3. Záró megbeszélés Az audit befejezése után az auditor csoport záró megbeszélést folytat az auditált terület vezetőjével, hogy azok tisztában legyenek az audit eredményeivel, megállapításaival és megértsék azok lényegét. Az auditvezető auditornak, az audit megállapításait azok súlyának megfelelően, végkövetkeztetéseket a kitűzött célok teljesítésére való tekintettel kell ismertetnie.

a

Az eltéréseket, és az annak elhárítására hozandó intézkedéseket, határidőket és felelősöket a záró megbeszélés végeztével a terület felelős vezetőjével elfogadólag alá kell íratni (a Megbízó formanyomtatványa vagy MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv). Amennyiben az auditor megállapításával a terület vezetője nem ért egyet, úgy véleményeltérését megjegyzésként rögzítheti. Minden egyes nemmegfelelőségről (eltérésről), külön-külön feljegyzést kell kiállítani.

5.3.3. Vezetőségi átvizsgálás A belső audit befejeztével a legtöbb esetben a záróértekezlet után azonnal megtartható egy vezetőségi átvizsgálás is, hiszen a belső audit megállapításai addigra már ismertek. Ezt a vezetőségi átvizsgálást, amennyiben a Megbízó szeretné, a mi Minőségügyi Auditorunk, vagy Minőségügyi Tanácsadónk vezeti le, moderálja, és dokumentálja is. Ezt a szolgáltatást mintegy extra szolgáltatásként beleértjük a belső audit elvégzésébe. A vezetőségi átvizsgálás keretében a Megbízó cég vezetése áttekinti a minőségügyi rendszert, a szabvány követelményeinek megfelelően. A vezetőségi átvizsgálás bemenő információi, a: a) a belső auditok eredményei, b) vevői visszajelzések, c) a folyamatok működése és a termékek megfelelősége, d) a megelőző és a helyesbítő tevékenységek helyzete, e) a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, f) azok a változtatások, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, valamint g) a fejlesztésre irányuló ajánlások. A vezetőségi átvizsgálás kimenő döntései, intézkedései, a: a) a minőségirányítási rendszer és folyamatai eredményességének fejlesztéséről, b) a termékeknek a vevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztéséről, valamint c) az erőforrás-szükségletekről. Időtartama kb. 2 óra. A vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvét utólagosan megküldjük a cég részére, e-mailben. A jegyzőkönyv elkészítéséért és elküldéséért a Minőségügyi Tanácsadó a felelős.


26 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





5.3.4. A nemmegfelelőségek kezelése A belső audit során feltárt, egyeztetett és dokumentált nemmegfelelőségek hibajavító és/vagy helyesbítő tevékenységét a Megbízó területileg felelős vezetőjének határidőre be kell vezetni. A helyesbítő intézkedések bevezetését, valamint annak hatékonyságát, (szükség szerint bevonva az auditort is), meghatározott és rögzített időpontban ellenőrizni és dokumentálni kell.

5.3.5. Az audit dokumentálása

5.3.5.1. Az audit jelentés elkészítése A kitöltött belső audit jegyzőkönyv, a nemmegfelelőségi jegyzőkönyvek és kézi jegyzetek értékelése alapján, a Minőségügyi auditor belső audit jelentést állít össze. (a Megbízó formanyomtatványa vagy MF-005-Belső audit – audit jelentés)

5.3.5.2. Az audit dokumentáció összeállítása és átadása A belső audit dokumentációt a Minőségügyi auditor állítja össze, mely az alábbiakból áll: • Megbízólevél • Belső audit terv • Dokumentációértékelő jelentés • Belső audit jelentés • Belső audit jegyzőkönyv • Nemmegfelelőségi (eltérés) jegyzőkönyvek • Kézi jegyzetek A Minőségügyi auditor, a belső audit dokumentációját, a belső audit napját követő 8 napon belül köteles leadnia, az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezetőnek.

5.3.5.3. Az audit lezárása, elszámolás Az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető felülvizsgálja és értékeli a megkapott jelentést, és dokumentumait a teljes körűség szerint. Az audit dokumentációt az értékelés után az audit vezetője juttatja el a Megbízónak, ahol az audit lezárását a Megbízó, a Megbízólevélen dokumentálja. A lezárt megbízólevél alapján az elszámolás a kijelölt auditorral az Irányítási Rendszerépítés Üzletágvezető feladata.


27 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





5.4. Második fél általi auditok A Megbízó nevében és részére, harmadik félnél végzett auditok lefolytatására. A Megbízó ebben az esetben nem teljesen független az auditálandó szervezettől, mivel annak vevője, esetleg beszállítója, tulajdonosa, vagy valamilyen más módon gazdaságilag is összefüggésben van az auditálandó szervezettel. Ebben az esetben a szerződéskötéskor ki kell térni arra, hogy a Megbízó által biztosított eljárások, vagy a BMS-Consulting eljárásai alkalmazandók-e. • A BMS-Consulting eljárásai esetében a további lépések megegyeznek a „5.3. Első fél általi auditok” lépéseivel. • Megbízó eljárásai esetében a további lépések megegyeznek a „5.5. Harmadik fél általi auditok” lépéseivel.

5.5. Harmadik fél általi auditok A harmadik fél általi auditok, a független Tanúsítóhelyek által alvállalkozói megbízásba kiadott független tanúsító, újratanúsító és felügyeleti auditok elvégzésére szolgálnak. Ezek az auditok minden esetben egyénekhez kötődnek, azaz az adott Tanúsítóhelynél az auditorok listáján szerepelnie kell a kijelölt auditornak. A harmadik fél általi auditok esetében is azt képviseljük, hogy a magas szakmai, minőségügyi felkészültség mellett az audit hozzáadott értéket képviseljen az auditált szervezet részére. Az auditorok kinevezését, képzettségi igényét is a Tanúsítóhelyek belső előírásai szerint határozzák meg, ezért ezen folyamatokban a BMS-Consulting Bt. csak mint számlázási hely szerepel. Az előírások betartását minden esetben a Tanúsítóhely határozza meg és ellenőrzi. Ezért a továbbiakban, csak a belső dokumentálási feladatokat részletezzük.

5.5.1. Az audit előkészítése

5.5.1.1. Az auditor kijelölés megérkezése, szerződéskötés Az auditor kiválasztását és megbízását a Tanúsítóhely végzi. A megkapott auditor kijelölés vagy megbízás alapján, a legtöbb esetben a megbízási szerződést egy keretszerződés fedi le, vagy önálló, auditonkénti megbízási szerződések, amelyek azonban a gyakorlat szerint mindig utólag, a munka teljes elvégzését követően köttetnek csak meg, a Tanúsítóhely belső szabályzatai szerint.

5.5.1.2. Az audit időpontjának meghatározása Az audit időpontjában meg kell állapodni az auditált szervezettel. A megállapodásnál figyelembe kell venni az esetleges tanúsítvány érvényességi vagy lejárati idejét, illetve az adott Tanúsítóhely eljárását is. Amennyiben több telephelyről, vagy bonyolult tevékenységről van szó, az audit napját (napjait), úgy kell meghatározni, hogy az a szerződés szerint teljes körű lehessen és megfeleljen a Tanúsítóhely elvárásainak is. Az audit időpontjának megállapodása a kijelölt Minőségügyi auditor felelőssége. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

28 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.





5.5.1.3. A projekt könyvtár létrehozása A projekt könyvtárat a BMS-Consulting informatikai rendszerben, meghatározott helyen és módon kell létrehozni úgy, hogy az esetleges helyettesítés esetén is egyértelmű legyen. A projektek könyvtárait egy helyen, BMS-regisztrációs szám szerint rendezve tartjuk naprakész állapotban. A projekt könyvtár helye és elnevezése: ...:\BMS-Consulting\IIRD_Rendszerépítés\BMS-000-Cégnév ahol, a ’BMS-000’ a projekt BMS regisztrációs száma. A BMS-regisztrációs szám létrehozása a Cégvezető feladata, melyet az „MF-050-BMS-Consulting - adatbázis” fájlban határozunk meg. (lásd: Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003)). A projekt könyvtár létrehozása a Minőségügyi auditor felelőssége.

5.5.1.4. A fájlok előkészítése az audithoz Amennyiben nem egyszeri audit lefolytatásáról van szó, hanem keretszerződésről, azaz várhatóan több auditmegbízás is lesz, akkor az egyes auditok dokumentációit önálló alkönyvtárakba szervezzük. Az alkönyvtárak megnevezés általánosan: ...\BMS-Consulting\IIRD_Rendszerépítés\BMS-000-Tanúsítóhely\2007-00-00-auditált cég neve ahol a ’BMS-000-Tanúsítóhely’ a Tanúsítóhely keretszerződés neve, a ’2007-00-00’ az audit időpontja. A következő lépés, a megbízástól függően a Tanúsítóhely audit formanyomtatványainak bemásolása a projekt könyvtárába, és a munka jellegétől függően átalakítása. Az alábbi fájlok előkészítése szükséges az auditok lebonyolításához: • a Tanúsítóhely formanyomtatványai (általánosságban): o Auditor kijelölés, vagy Megbízólevél (ha létezik) o Dokumentációértékelő jelentés (ha létezik) o Audit terv (ha létezik) o Audit jelentés (ha létezik) o Audit jegyzőkönyv (ha létezik) o Audit feljegyzések (ha létezik) o Eltérésjelentés (ha létezik) o Audit dokumentáció átadási jegyzék (ha létezik) o Audit előkészítő kérdőív (ha létezik) o Jóváhagyási jegyzőkönyv (ha létezik) o Tanúsítvány kiállítása (ha létezik) o Tanúsítvány minta (ha létezik) A fájlok előkészítése az audithoz, a Minőségügyi auditor feladata és felelőssége.

5.5.1.5. Dokumentációértékelés A minőségügyi dokumentáció egy aktuális, érvényes példányát, amennyiben az még nem áll rendelkezésre, meg kell kérni az auditálandó szervezettől.


29 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata A dokumentáció alapján, az auditorok felkészülnek az auditra, az audit dokumentáció átolvasásával. Az átolvasás során tett észrevételeket egy dokumentációértékelő jelentésben rögzítik (Tanúsítóhely formanyomtatványa). A jelentés alapján az auditor eldönti, hogy az audit megtartható-e vagy sem. A dokumentáció értékelő jelentés elkészítéséért, és az auditált szervezet, audit felelőse részére való eljuttatásáért, az auditvezető a felelős.

5.5.1.6. Az audit terv elkészítése Amennyiben a dokumentáció értékelése alapján az audit megtartható, az audit tervet (Megbízó formanyomtatványa) úgy kell összeállítani, hogy a Társaság valamennyi tevékenysége és a követelményszabvány minden eleme három év alatt legalább egy alkalommal, a Tanúsítóhely általi eljárásnak megfelelően, felül legyen vizsgálva.

5.5.2. A helyszíni audit lefolytatása

5.5.2.1. Nyitómegbeszélés A nyitó megbeszélésen az auditálandó terület, (folyamat vagy tevékenység) vezetője, az auditvezető és az auditorok vesznek részt. A megbeszélésen az auditvezető auditor ismerteti az audit célját, terjedelmét, lefolyását és véglegesíti annak sorrendjét.

5.5.2.2. A felülvizsgálat lefolytatása Az auditort, az audit során az éppen auditált terület vezetője, a teljes audit során köteles végigkísérni. A vizsgálatot az auditvezető irányításával az egyes helyszíneken az előre kidolgozott audit terv alapján kell végrehajtani. Amennyiben a helyszíni tapasztalatok indokolttá teszik, bizonyos kérdésekre a helyszínen külön is ki lehet térni, az audit tervétől eltérően. Az adott területen, az előző audit során feltárt nemmegfelelőségek, megállapítások területét minden esetben vizsgálni kell. A felülvizsgálat során az auditot végző(k) következő módszerekkel gyűjthetnek adatokat az értékeléshez: • az ellenőrző kérdéslista, vagy az adott szituációnak megfelelő kérdések feltételével, • megfigyeléssel, • eljárás-utasítások, előírások ellenőrzésével, • dokumentumok, feljegyzések ellenőrzésével azért, hogy meggyőződjenek arról, hogy az előre eltervezett és dokumentált eljárások szerint tevékenykednek-e. A munka végzésére, a szabályzatok és az ellenőrzések betartására vonatkozó kérdéseken túlmenően ki kell térni a munkahelyi körülmények (munkafeltételek és munkahelyi rend) megfelelőségének vizsgálatára is. Az auditvezető, az általa előkészített audit jegyzőkönyvben vagy kézi feljegyzéseken dokumentálja észrevételeit. A társauditorok, betanuló auditorok, kézi feljegyzéseken dokumentálják észrevételeiket. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

30 / 33

BMS-Consulting Bt.

verzió: 2.0 2007.07.08.




5. Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata Nemmegfelelőséget (eltérést), annak észlelésekor az audit vezetőnek az audit közben jeleznie kell a terület vezetőjének. A megállapított eltérést, a záró megbeszélésen, a helyszínen kell dokumentálni, mely tartalmazza a felülvizsgálat tárgya, ideje, területe és a résztvevők adatai mellett az audit során tapasztalt eltérés leírását, a nem teljesített követelményt és a vizsgált terület vezetőjének vagy megbízottjának aláírását. A vizsgálatot végző auditornak bármely rendkívüli eseményt, vagy az audit során felmerült váratlan akadályt azonnal jelenteni kell az audit felelősének.

5.5.2.3. Záró megbeszélés Az audit befejezése után az auditor csoport záró megbeszélést folytat az auditált terület vezetőjével, hogy azok tisztában legyenek az audit eredményeivel, megállapításaival és megértsék azok lényegét. Az auditvezető auditornak, az audit megállapításait azok súlyának megfelelően, végkövetkeztetéseket a kitűzött célok teljesítésére való tekintettel kell ismertetnie.

a

Az eltéréseket, és az annak elhárítására hozandó intézkedéseket, határidőket és felelősöket a záró megbeszélés végeztével a terület felelős vezetőjével elfogadólag alá kell íratni. Amennyiben az auditor megállapításával a terület vezetője nem ért egyet, úgy véleményeltérését megjegyzésként rögzítheti. Minden egyes nemmegfelelőségről (eltérésről), külön-külön feljegyzést kell kiállítani.

5.5.3. A nemmegfelelőségek kezelése Az audit során feltárt, egyeztetett és dokumentált nemmegfelelőségek hibajavító és/vagy helyesbítő tevékenységét az auditált szervezet területileg felelős vezetőjének határidőre be kell vezetni. A helyesbítő intézkedések bevezetését, valamint annak hatékonyságát, meghatározott és rögzített időpontban ellenőrizni és dokumentálni kell.

5.5.4. Az audit dokumentálása

5.5.4.1. Az auditjelentés elkészítése A kitöltött belső audit jegyzőkönyv, a nemmegfelelőségi jegyzőkönyvek és kézi jegyzetek értékelése alapján, az auditvezető belső audit jelentést állít össze (a Tanúsítóhely formanyomtatványa).

5.5.4.2. Az audit dokumentáció összeállítása és átadása Az audit dokumentációt az auditvezető állítja össze, a Tanúsítóhely előírásai alapján. Alapvető követelmény, hogy az audit dokumentáció megfelelően magas precizitásról tegyen tanúbizonyságot. Az audit dokumentációját, az audit napját követő 8 napon belül le kell adni a Tanúsítóhelynek.

5.5.4.3. Az audit lezárása, elszámolás A leadott és a Tanúsítóhely által jóváhagyott audit dokumentáció alapján az elszámolás, a Tanúsítóhely szabályzata alapján történik. file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

31 / 33




6. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések

6. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció I. Kézikönyvek: II. Eljárások: A dokumentumok kezelése (ME-001) A feljegyzések kezelése (ME-001) A nemmegfelelőségek kezelése (ME-002) Helyesbítő tevékenységek (ME-002) Megelőző tevékenységek (ME-002) Ügyfélszolgálati tevékenység (ME-003) Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) A minőségügyi oktatások, tréningek folyamata (ME-005) 5. fejezet: Az irányítási rendszerek felülvizsgálatának folyamata III. Utasítások: a Tanúsítóhely auditálási előírásai a Megbízó auditálási előírásai IV. Formanyomtatványok: MF-001-Megbízólevél MF-003-Belső audit - Dokumentációértékelő jelentés MF-004-Belső audit - Audit terv MF-005-Belső audit - audit jelentés MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR MF-007-Belső audit - szabványpuska MF-010-Vezetőségi átvizsgálási jegyzőkönyv MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv MF-017-Kézi feljegyzés-kockás MF-023-cimke-Dosszie-WORD_kicsi_29_x_149 MF-030-Emberi erőforrás - Oktatási jegyzőkönyv MF-050-BMS-Consulting - adatbázis MF-205-Szerződés-Alvállalkozói szerződés MF-208-Teljesítés igazolás MF-209-Előkészítő helyzetfelmérés - jegyzőkönyv - MIR MF-210-Előkészítő helyzetfelmérés - jelentés MF-211-Projekt Napló MF-212-Projekt Eseménynapló - WORD MF-213-Kutyanyelvek feliratai MF-214-Folyamatábra rajzoló lap MF-215-PDCA ciklus-000 MF-216-MIR alapismereti oktatás jegyzet MF-217-MIR alapismereti oktatás tesztlap MF-218-MIR bevezető oktatás tesztlap a Megbízó formanyomtatványai a Tanúsítóhelyek formanyomtatványai file: ME-004-Az_iranyitasi_rendszerepites_es_felulvizsgalat_folyamata

32 / 33




7. Módosítási és elosztási jegyzék V. Feljegyzések: Projekt dosszié Szerződéskötési, ajánlatadási megbeszélési kézi jegyzetek Rendszerépítés során készült kézi jegyzetek Audit kézi feljegyzések

7. Módosítási és elosztási jegyzék Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció törzspéldánya, elektronikus formában, de csak olvasásra, minden arra jogosult felhasználó rendelkezésére áll folyamatosan a belső számítógépes rendszeren. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció papíralapú törzspéldány változata minden arra jogosult munkatársunk rendelkezésére áll betekintésre, a Minőségügyi Vezető felelőssége mellett. A jelen dokumentum módosítási listájának elektronikus formája, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció/Módosítások jegyzékén található. A jelen dokumentum elosztási listájának elektronikus formája, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció/Elosztási jegyzékén található.


33 / 33

BMS-Consulting Bt. ME-004-Az irányítási rendszerépítés és felülvizsgálat folyamata

Recommend Documents