InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail:
[email protected]
BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE
SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS
BELSŐ ELLENŐRZÉS KÉZIRAT
Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A-2008-0105 kódszámú kódszámú pályázata keretében
2009
VIAD’ORO
KÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT.
[email protected] 30-555-9096
1. Az ügytípusok ellenőrzése (szociális igazgatás, a pénzügy és a pályázatkezelés) Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügy ügytípusokhoz kapcsolódó ellenőrzést egyedül a jegyző végzi, mert irodavezetői beosztás jelenleg nincs, ezért középszintű, folyamatba szervezett ellenőrzés jelenleg nem található. Az ügytípusok ellenőrzése jelenleg nem megfelelő: a jegyző túlterheltsége miatt lassú, és nincs visszacsatolás a szervezeti egységek felé. Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában pályázatkezelés ügytípusokhoz kapcsolódó ellenőrzést egyedül a polgármester végzi. A pályázatkezelés ügytípus ellenőrzése jelenleg nem megfelelő: mert nincs bevonva a pályázatkezelés ellenőrzésébe a polgármesteri hivatal vezetője, és nincs visszacsatolás a szervezeti egységek felé. 1. Az ügytípusok ügyviteli és ügyintézési folyamatainak ellenőrzése Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pénzügy ügytípusa két részről szabályozott: magasabb szintű jogszabályok határozzák meg, másrészről pedig az önkormányzat elfogadott éves költségvetési terv szakmai és pénzügyi kereteit kell betartania. Az éves költségvetés első tervezetének ellenőrzésé a magasabb szintű és a helyi jogszabályok alapján : jegyző, gazdasági ügytípus ügyintézője végzi. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pályázatkezeléshez csak külső ellenőrzés tartozik. A pályázatok után-követése: nem megoldott, ellenőrző sablon szükséges lenne (vagy a pályázatkezelést támogató projektmenedzsment szoftver telepítése a pályázatkezelő ügyintéző számítógépére). 2. Az ügytípusok eredményeinek ellenőrzése Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügy ügytípusát végző ügyintézők munkáját a jegyző ellenőrzi (leginkább informálisan) Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pályázatkezelés ügytípusát végző ügyintéző munkáját a polgármester ellenőrzi (leginkább informálisan. A pályázatkezelés ügytípusa során a felülvizsgálat egyetlen módja talán, ha valamit egy másik kollégának is alá kell írnia és a saját maga érdekében ellenőrzi az aláírandó anyagot. 3. Az ügyfélszolgálat Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában jelenleg nincs önálló ügyfélszolgálat, ezért az ügyfélszolgálatnak önálló eljárásrendje sincs. Sem a hivatal vezetője, sem az önkormányzat, sem a dolgozók, sem az ügyfelek részéről nincs igény önálló ügyfélszolgálatra, és annak eljárásrendjére sem. Az ügyfélszolgálati feladatok kapcsolt feladatként jelentkeznek a hivatal dolgozóinak munkakörében. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában az ügyintézés ügyfélszolgálat jellegű eseményeit a jegyző felügyeli, de a napi gyakorlat folyamatos felügyeletet nem kíván.
2
4. A hivatalon belüli koordináció Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés előrehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) nincs külön szabályozva. Tipikusan szükség szerint, önállóan kezdeményezik és hajtják végre egymás között az ügyintézők az egyeztetéseket. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordinációnak nincs hivatalon belüli eljárásrendje. 5. Az önkormányzati intézmények Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatala és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelőse egyik oldalról sincs. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatala és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-előkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentősebb információt az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítése igényli. Az intézmények vezetői részt vesznek az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítésében. A belső ellenőrzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyző terjeszti elő, a testület fogadja el önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabály formájában a tárgyévet megelőző év november 15. napjáig. A belső ellenőrzés tartalmi terve alapján a tényleges belső ellenőrzést az önkormányzat kezdeményezésére a Miskolci Többcélú Társulás által működtetett belső ellenőrzési csoportjának munkatársai végzik A Miskolci Többcélú Társulás által működtetett belső ellenőrzési csoportjának munkatársai által végzett belső ellenőrzésről szóló jelentést a jegyző fogadja be. Amennyiben a belső ellenőrzést végző szakértők módosítási javaslatot, észrevételt tesznek, a jegyző intézkedési tervet készít, amely megvalósítása kötelező érvényű az intézmény vezetőjére nézve. Az intézmények belső ellenőrzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyző terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt önkormányzati rendelet szintű helyi jogszabály formájában. A testületi elfogadás időpontjáig a belső ellenőrzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyző saját hatáskörben tesz intézkedéseket. 6. Mérések, mutatók Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatáshoz tartozó ügyeket végző ügyintéző a végzett feladatairól a képviselőtestületnek számol be, abban az esetben, ha igény merül fel kapcsolódó helyi rendeletmódosításra. Ebben az esetben az ügyintéző előterjesztésben beszámol feladatiról, munkájának eredményességéről. Tapasztalatai alapján véleményezi a tervezett rendeletmódosítás szakmai tartalmát, előre jelzi a változtatás lehetséges következményeit. A képviselőtestület előtti beszámoló elkészítése során a szociális igazgatással foglalkozó ügyintéző informálisa konzultál a jegyzővel. A pénzügy ügytípusát végző ügyintéző a végzett feladatairól a jegyzőnek számol be.. A képviselőtestület előtti beszámoló elkészítése során a pénzügy ügytípussal foglalkozó ügyintéző kötelezően konzultál a jegyzővel.
3
A pályázatkezeléssel ügytípusát végző ügyintéző a végzett feladatairól a polgármesternek számol be. Rendszerint a pályázat teljes anyagát a pályázatkezelés ügytípussal foglalkozó ügyintéző állítja össze. A pályázatkezeléshez közszolgáltatás nem kapcsolódik. Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügy és a pályázatkezelés ügytípusát végző ügyintéző munkájáról évente teljesítményértékelés történik. A célrendszer és a mérés nem szerepel a szociális igazgatást végző ügyintéző munkaköri leírásban. A szociális igazgatás és a pénzügy végző ügyintézők munkáját értékelő szempontok meghatározását a jegyző végzi. A pályázatkezelés ügytípusát végző ügyintéző munkáját értékelő szempontok nem meghatározottak, az ügytípus ellátásához kapcsolódó érékelési szempontok meghatározását a senki sem végzi. Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás és a pénzügy ügytípusát végző ügyintézők munkáját értékelő szempontok esetleges megváltoztatását (az ügyintéző véleményének visszacsatolását ) a jegyző végzi. A pályázatkezelést végző ügyintéző munkáját értékelő szempontok nincsenek ezért az esetleges megváltoztatását senki sem végzi. Bükkszentkereszt Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatással kapcsolatos közszolgáltatások esetleges mérését szociális igazgatást végző ügyintéző nem ismeri. 7. Szakpolitikák Bükkszentkereszt önkormányzata az egyes szakpolitikák tervezéséhez felelősség-, és hatáskört külön nem rendel. A szakpolitikák közül az oktatásügynek, oktatási intézménynek van ellenőrzési rendje (költségvetés ellenőrzés rendje szerint). Szakmai ellenőrzés nem történik. Egy szakpolitikának van önálló felelőse, az oktatási intézmény (iskola) vezetőjének). Egyéb szakpolitikáért (egészségügy) a hivatalban formálisan a jegyző felelős. Az idegenforgalom szakpolitikának nincs intézményesített felelősségi rendje. A szakpolitikák mérésnek eljárásai és rendje a hivatalban nincs külön szabályozva. Az oktatási intézmény kompetenciamérését az OKÉV végzi el. A kompetenciamérés eredményeit megküldik az intézményvezetőnek, aki tájékoztatja a jegyzőt. A kompetenciamérés eredményeiről testületi ülésen egyszerű beszámolót tart a polgármester, amit a testület jegyzőkönyvben tudomásul vesz. 8. Költségvetés ellenőrzése Bükkszentkereszt önkormányzata jelenleg négyéves gazdasági programját a polgármester és a jegyző állította össze, testületi határozatta fogadta el a képviselő testület, két éve kötelező. Az önkormányzat négyéves gazdasági programja nyilvános, ezért módosítását bárki (intézmény, civil szervezet, vállalkozás, állampolgár) kezdeményezheti. Bükkszentkereszt önkormányzatánál nagyobb beruházások nem történnek. A megvalósuló beruházásokért (azok szűk méretei miatt) egy személyben a polgármester felel (vállalkozók kiválasztása stb.) 9. A polgármesteri hivatal éves képzési tervének ellenőrzése Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének előkészítéséről a szociális igazgatás, a gazdasági és a pályázatkezelési ügytípusok ügyintézői nem tudnak sokat. Mivel a köztisztviselőknek csak szűk körű beleszólási lehetősége van. A éves képzési tervet a jegyző terjeszti a
4
képviselőtestület elé, amelyet az elfogad. Az éves képzési terv értékelését és felülvizsgálatát a jegyző végzi. 10. Az ellenőrzés nyilvánossága Bükkszentkereszt Önkormányzata honlapján szociális igazgatás, pénzügy és a pályázatkezelés ügytípushoz tartozó ellenőrzés eredményei jelenleg nem kapnak nyilvánosságot, az ügyfél-megelégedettség nem mérhető, így visszacsatolás sincs.
5
