BIS 2.0 HANDLEIDING VOOR GEBRUIK EN BEHEER RAADSINFORMATIE BESTUURLIJKE INFORMATIE GX WEBMANAGER 9. Datum 31 januari 2012

RAADSINFORMATIE – BESTUURLIJKE INFORMA TIE

RIS/BIS 2.0 HANDLEIDING VOOR GEBRUIK EN BEHEER GX W E B M A N A G E R 9

Datum 31 januari 2012 Licentie GX-WM000 Auteur GX Public Productversie 1.0.1 Documentversie 1.0

RIS/BIS 2 – Handleiding

INLEIDING Iedere lokale overheid is verplicht de besluiten van het bestuur en de raad te publiceren. Dit wordt veelal het 'Raadsinformatie Systeem' of 'Bestuurlijke Informatie Systeem' genoemd. Kortweg RIS/BIS. Publiceren via internet is een logische keuze, vanwege de ruime beschikbaarheid, eenvoudige bereikbaarheid van 'archieven' en mogelijkheden voor een gebruikersvriendelijke interface . GX WebManager biedt met de module RIS/BIS 2.0 zeer uitgebreide functies voor het beheren van Vergaderingen en Documenten. Daarnaast kan, doordat deze module een integraal onderdeel is van het CMS GX WebManager ook gebruik worden gemaakt van bestaande informatie, rollen, structuren, etc. Daardoor kan informatie door de hele site gekoppeld worden aan RIS/BIS informatie. Voor het juist en optimaal gebruik van deze module RIS/BIS is deze handleiding opgesteld. Het beheer van Raadsinformatie is vaak sterk verweven met complexe werkprocessen. In deze handleiding kan daar niet diep op in worden gegaan, maar waar mogelijk zal ook dat onderdeel van het beheer van Raadsinformatie worden aangestipt.

Leeswijzer Deze handleiding is voor zeer diverse groepen gebruikers geschreven en beschrijft zowel de eenmalige

installatie

voor

functioneel

beheerders

als

de

'handige

weetjes'

voor

Griffiemedewerkers. Aangezien het invoeren van content alleen kan als de installatie en inrichting goed zijn verlopen, wordt deze volgorde dan ook aangehouden in dit document. In het volgende wordt per doelgroep aangegeven welke onderdelen van deze handleiding relevant zijn. LET OP! Behalve de standaard functionaliteit die beschreven staat in deze handleiding kan er op onderdelen een uitbreiding zijn gerealiseerd voor specifieke klantsituaties. De uitbreidingen zijn mogelijk op het gebied van metadata bij documenten en bij vergaderingen. Het kan dus zijn dat er in de omgeving van de lezer van deze handleiding meer velden beschikbaar zijn dan hier beschreven.

DOELGROEP Deze handleiding is voor verschillende disciplines geschreven. -

Griffie

Hoofdstuk 1, 5, 6 en 7

-

Contentbeheer / webredactie

Hoofdstuk 1 en 4

-

Functioneel beheer / Webmaster Hoofdstuk 1, 2, 3, 4 en 7

-

Systeembeheerder

Hoofdstuk 1 en 2.2

VOORKENNIS In deze handleiding wordt verondersteld dat de volgende onderdelen bekend zijn: Gebruikersgroep

Benodigde voorkennis

Griffie

Processen van publicatie Raadsinformatie, geen specifieke GX WebManager kennis nodig

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

2/79

RIS/BIS 2.0 – Handleiding

Webredactie/contentbeheer

Content Management:

Functioneel beheer / Webmaster



Content Management Basis



Content Management Geavanceerd

Content Management: 

Content Management Basis



Content Management Geavanceerd



Multi Language support (Taallabels)



Inzetten



Applicatiebeheer (speciale pagina's)

Connectivity Management 

Mediabank



Externe databases

Workflow & Autorization Management

Systeembeheerder



Autorisatie Gebruikersbeheer



Autorisatie Rollen en Permissies



Workflowmodellen



Personalisatie Profielen en Toegang



Profielen en leestoegang

Standaard database kennis

Documentatie over deze onderwerpen is te vinden op: http://www.gxdeveloperweb.com/documentation/

DOCUMENT VERSIEBEHEER Versie

Datum

Omschrijving

0.1

10-11-2011

Eerste

concept

Auteur versie,

waarin

alleen

de

Marc Hilkens

installatie beschreven is 0.3. 0.4

11-11-2011 12-12-2011

Tweede concept versie, waarin de scope is

Ron

opgerekt tot Handleiding

Christiaan Hoogerwerf

Conceptversie

waarin

ook

de

van

Wieringen,

Christiaan Hoogerwerf

gebruikershandleiding is opgenomen

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

3/79


INHOUD 1

2

3

Productoverzicht ........................................................................................... 7 1.1

Plaatsing van de module binnen GX WebManager ................................................ 7

1.2

Onderdelen ............................................................................................ 8

1.3

Algemene Flow voor bezoekers ..................................................................... 9

installeren ................................................................................................ 10 2.1

Inleiding .............................................................................................. 10

2.2

Installeren stap 1: DBA ............................................................................. 10

2.3

Installeren stap 2: applicatiebeheerder ......................................................... 11

2.3.1

Plaatsen WCB's ...................................................................................... 11

2.3.2

Configuratie RIS/BIS 2.0 WCB's .................................................................... 12

2.4

Inrichten externe database pagina’s ............................................................. 12

2.5

Inrichten speciale pagina’s ........................................................................ 17

2.6

Afronding installatie door redactie ............................................................... 19

2.6.1

Functionaliteit 'aanzetten'......................................................................... 19

2.6.2

Aanmaken van de Tonen op- pagina's voor Documenten Vergaderingen. ..................... 20

2.6.3

Aanmaken van de zoekresultaten pagina ........................................................ 20

2.6.4

Aanmaken van de Uitgebreid zoeken-pagina. ................................................... 20

Inrichting voor gebruikers van de module ............................................................ 22 3.1

3.1.1

RIS/BIS in het menu ................................................................................ 22

3.1.2

Elementen ........................................................................................... 23

3.1.3

Vergaderingen alleen voor beperkte set organen ............................................... 23

3.2

4

Gebruikers van RIS/BIS - Autorisatie ............................................................. 22

Instellingen keuzelijsten ........................................................................... 24

3.2.1

Organen.............................................................................................. 24

3.2.2

Personen ............................................................................................. 25

3.2.3

Functienaam en Jobs ............................................................................... 26

3.2.4

Partijen .............................................................................................. 28

3.2.5

Betrokkenheid ...................................................................................... 29

3.2.6

Locaties.............................................................................................. 29

3.2.7

Documenttypen ..................................................................................... 30

3.2.8

Stemopties .......................................................................................... 31

3.3

Personen, rollen, jobs en functienamen. ........................................................ 31

3.4

Taallabels ............................................................................................ 34

Tonen van overzichten en details ..................................................................... 35 4.1

Inleiding .............................................................................................. 35

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

4/79


4.2

4.2.1

Presentaties ......................................................................................... 35

4.2.2

Instellingen van het element ...................................................................... 35

4.3

5

Overzicht Documenten ............................................................................. 37

4.3.1

Presentaties ......................................................................................... 37

4.3.2

Instellingen van het element ...................................................................... 37

4.4

Vaste Documentenlijst ............................................................................. 38

4.5

Zoeken in RIS/BIS door website-bezoekers ...................................................... 39

Beheer Documenten ..................................................................................... 41 5.1

Zoeken van Documenten door Redacteuren ..................................................... 41

5.1.1

Zoeken ............................................................................................... 41

5.1.2

Zoekresultaten ...................................................................................... 42

5.2

Aanmaken van een Document ..................................................................... 43

5.2.1

Basisgegevens ....................................................................................... 43

5.2.2

Toevoegen van Betrokkenheid .................................................................... 46

5.2.3

Toevoegen van Document Type en een Orgaan ................................................. 47

5.2.4

Toevoegen Kernwoord(en) ......................................................................... 48

5.2.5

Toevoegen van Bijlagen ............................................................................ 49

5.2.6

Gerelateerde Documenten ........................................................................ 50

5.2.7

Locatie ............................................................................................... 51

5.2.8

Autorisaties (beperking in leestoegang) ......................................................... 51

5.3

Bewerken ............................................................................................ 51

5.3.1

Basisgegevens wijzigen ............................................................................ 52

5.3.2

Wijzigen van Betrokkenheid ....................................................................... 52

5.3.3

Wijzigen of toevoegen van Document Type of Orgaan ......................................... 52

5.3.4

Wijzigen van Kernwoorden ........................................................................ 53

5.3.5

Aanpassen van Bijlagen ............................................................................ 54

5.3.6

Wijzigen van gerelateerde Documenten ......................................................... 54

5.3.7

Locatie ............................................................................................... 54

5.3.8

Autorisaties ......................................................................................... 54

5.4 6

Overzicht vergaderingen ........................................................................... 35

Verwijderen ......................................................................................... 54

Vergaderingen, Agenda's en Agendapunten .......................................................... 56 6.1

Zoeken aan de beheerkant ........................................................................ 56

6.1.1

Zoeken van vergaderingen en versies ............................................................ 56

6.1.2

Zoekresultaten ...................................................................................... 57

6.2

Aanmaken ............................................................................................ 58

6.2.1

Basisgegevens ....................................................................................... 58

6.2.2

Agendapunten aanmaken .......................................................................... 60

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

5/79


6.2.3

Uitgebreide opties bij een agendapunt .......................................................... 61

6.2.4

Agenda-subpunten aanmaken ..................................................................... 63

6.2.5

Verplaatsen van agendapunten en -subpunten .................................................. 64

6.2.6

Betrokkenen toevoegen en bewerken ............................................................ 64

6.2.7

Documenten toevoegen ............................................................................ 66

6.3

7

8

Bewerken ............................................................................................ 67

6.3.1

Aanpassen van een bestaande vergadering ...................................................... 67

6.3.2

Wijzigen van Agendapunten ....................................................................... 67

6.3.3

Wijzigen van de aanvullende informatie van een vergadering ................................ 68

6.4

Versies ............................................................................................... 68

6.5

Kopiëren ............................................................................................. 68

6.6

Verwijderen ......................................................................................... 69

6.6.1

Verwijderen van de vergadering .................................................................. 69

6.6.2

Verwijderen van versies ........................................................................... 70

6.6.3

Verwijderen van agendapunten. .................................................................. 70

6.7

Preview .............................................................................................. 70

6.8

Stemmingen ......................................................................................... 71

Extranet leestoegang .................................................................................... 73 7.1

Beperking in leestoegang voor bezoekers (extranet) .......................................... 73

7.2

Voor Documenten ................................................................................... 73

7.3

Voor Vergaderingen en Agendapunten ........................................................... 73

7.4

Instellingen aanpassen ............................................................................. 74

Koppelingen .............................................................................................. 76

Bijlage: Begrippen ............................................................................................ 77

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

6/79


1

PRODUCTOVERZICHT

Voor het juiste begrip van deze handleiding wordt eerst een globaal overzicht gegeven van deze module. Aan het eind van deze handleiding is uitleg over de veelgebruikte, specifieke begrippen opgenomen. Vooraf aan het verder gebruiken van deze handleiding is het belangrijk om te weten dat de begrippen 'Vergadering' en 'Agenda' beide gebruikt worden, waarmee hetzelfde wordt bedoeld: een set informatie die een afspraak op een bepaalde tijd van een orgaan weergeeft.

1. 1

Pl aa tsi n g v a n d e m o d ul e bi n n e n G X W e b M a n a ge r

GX WebManager is een content management systeem (CMS) dat uitgaat van een platform voor de basis functies en daar bovenop specifieke modules. Voor deze handleiding van RIS/BIS beheer is het van belang te realiseren dat de bestuurlijke informatie in het CMS een onderdeel is van de gehele site en als module functioneert bovenop het platform van GX WebManager.

Beheerschermen RIS/BIS

Pagina aan bezoekerskant

Pagina aan redactiekant

Database met alle content

Naast het beheerscherm voor RIS/BIS zijn er ook andere beheerschermen voor content. Dit kan per installatie (per 'website') anders zijn. Naast RIS/BIS kunnen er ook andere specifieke content schermen zijn. Belangrijk om te realiseren is, dat de invoer van de RIS/BIS documenten en vergaderingen volledig los staat van de boomstructuur zoals de bezoeker die ziet. De beheerder van de content van het RIS/BIS voert de gegevens van documenten en vergaderingen in (met metadata), los van de boomstructuur. Een webredacteur of functioneel beheerder maakt een pagina aan, bijvoorbeeld de pagina 'Gemeenteraad' en zet daar algemene informatie op: bijvoorbeeld over wat de Raad doet, wie er in zitten, etc. Maar ook een overzicht van 'de eerstvolgende vergaderingen' of 'de laatst binnengekomen stukken'. De meeste overzichten tonen de RIS-documenten of vergaderingen

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

7/79


op basis van de metadata. Onder deze Raadspagina (in de boomstructuur) kan de webredacteur andere pagina's aanmaken met meer details. Bijvoorbeeld een kalender met alle verg aderingen (van de raad of van alle commissies), een overzicht van alle stukken over een bepaald (actueel) onderwerp, etc. Ook deze overzichten werken weer op basis van Metadata. De bezoeker ziet op deze pagina's overzichten staan van Vergaderingen of docum enten - meestal als aanklikbare link - en kan deze aanklikken voor meer details. De details worden getoond op een pagina die hiervoor speciaal gereserveerd is (en dus verder geen inhoud heeft). Deze pagina zorgt verder voor de content 'er om heen', zoals de header, de navigatie, de footer en de inzetten (rechterkolom).

Overzichtspagina aan bezoekerskant

Detailpagina aan bezoekerskant

Het Systeem presenteert de details van het gekozen object document (of vergadering)

Webredacteur stelt de selectie in (“laatste 3 documenten”)

Pagina aan redactiekant

Database met alle content

Beheerschermen RIS/BIS

Omdat de raadsstukken en de vergaderingen dus op meerdere plaatsen kunnen worden aangeroepen en in verschillende presentatie (lijst, kalender, etc.) worden deze 'zonder structuur' opgeslagen. Er zijn dus geen 'mapjes' met alle documenten van commissie x.

1. 2

O n d er d el e n

De belangrijkste onderdelen van deze module zijn: 

Documenten



Vergaderingen



Overzichtselementen op de pagina



Instellingen

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

8/79


1. 3

A l g e m e n e Fl o w v o or b e z o e k ers

In dit hoofdstuk wordt de relatie tussen de verschillende schermen weergegeven zoals deze voor bezoekers is beoogd. Inrichting in individuele omgevingen kan hier van afwijken. Deze paragraaf is vooral bedoeld om de terminologie en de samenhangen tussen Vergaderingen, Documenten, Bijlagen, Zoekresultaten etc. aan te geven. Met de pijlen wordt de voor de hand liggende stroom die de bezoeker volgt (kan volgen) aangegeven. De bezoeker kan vanuit verschillende pagina’s op de RIS-content (Vergaderingen, documenten en bijlagen) komen: 1. Vanuit de Kalender (een op de outlookkalender gelijkende weergave van de vergaderingen), 2. Vanuit (dynamische) Overzichten (de laatste Bestuurlijke vergaderingen) of 3. De laatste Bestuurlijke stukken over een thema, van een orgaan, etc. 4. Vanuit zoekresultaten (sitewide of zoeken binnen RIS) op Vergaderingen 5. Vanuit zoekresultaten (sitewide of zoeken binnen RIS) op Documenten 6. Vanuit zoekresultaten (sitewide of zoeken binnen RIS) op Bijlagen 7. Vanuit Iedere andere link op een pagina (naar document) 8. Vanuit Iedere andere link op een pagina (naar bijlage) 9 Door verwijzingen tussen agenda's en documenten: vanuit een agendapunt kan doorgeklikt naar een document en andersom (bij een document is te zien vanuit welke agenda's naar het betreffende document wordt verwezen en deze zijn dan ook aanklikbaar). 10. Door verwijzingen tussen documenten en bijlagen: vanuit een document kan doorgeklikt worden naar de Bijlage (dan opent direct de pdf), vanuit het scherm met metadata van de bijlage kan worden doorgeklikt naar het hoofddocument waar die bijlage bij hoort.

Kalender

‘Overzicht’

1

3

2

Bijlage Agenda

Document 10 9

8

7 Zoekresultaten

4

5

Andere link

6

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

9/79


2

INSTALLEREN

2. 1

I nl ei di n g

Voorafgaand aan de werking van de module RIS/BIS moeten de hieronder beschreven installatiewerkzaamheden worden uitgevoerd. De installatiewerkzaamheden van dit hoofdstuk zijn over het algemeen eenmalig (voor één webinitiatief).

2. 2

I nst al l e r en st a p 1: D B A

RIS/BIS 2.0 vergt een uitbreiding op de relationele database, onderstaande scripts dienen uitgevoerd te worden op de database. De scripts verschillen per type relationele database (MSSQL, ORACLE of MY-SQL). Voer één van de onderstaande scripts uit afhankelijk van het type database waarop GX WebManager draait.

2.2.1

MS-SQL

SET ANSI_NULLS ON GO SET QUOTED_IDENTIFIER ON GO SET ANSI_PADDING ON GO CREATE TABLE [dbo].[RISBISExternalDatabase]( [id] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [uuid] [varchar](50) NOT NULL, [name] [varchar](500) NULL, [type] [varchar](15) NOT NULL, [agendaid] [varchar](50) NULL, [publicationdate] [datetime] NULL, [expirationdate] [datetime] NULL, [state] [varchar](50) NOT NULL, [webid] [int] NOT NULL ) ON [PRIMARY] GO SET ANSI_PADDING OFF GO

2.2.2

ORACLE

DROP TRIGGER RISBISExternalDatabase_ai

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

10/79


/ DROP SEQUENCE RISBISExternalDatabase_seq / DROP TABLE RISBISExternalDatabase / CREATE TABLE RISBISExternalDatabase ( id NUMBER NOT NULL, uuid VARCHAR(50) NULL, name VARCHAR(500) NULL, type VARCHAR(15) NOT NULL, agendaid VARCHAR(50) NULL, publicationdate DATE NULL, expirationdate DATE NULL, state VARCHAR(50) NOT NULL, webid NUMBER NOT NULL, PRIMARY KEY(id) ) / CREATE SEQUENCE RISBISExternalDatabase_seq start with 1 / create or replace trigger RISBISExternalDatabase_ai before insert on RISBISExternalDatabase for each row begin select RISBISExternalDatabase_seq.nextval into :new.id from dual; end; /

2.2.3

MY-SQL

De scripts voor MYSQL zijn nog niet beschikbaar.

2. 3

I nst al l e r en st a p 2: a p pli c ati e b e h e er d er

Dit hoofdstuk omschrijft de werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden door een applicatie beheerder.

De

volgorde

van

onderstaande

hoofdstukken

is

de

volgorde

waarin

deze

werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden.

2.3.1

Plaatsen WCB's

Plaats de generieke RIS/BIS 2.0 WCB's via het WCB Beheerscherm, bereikbaar in het GX WebManager menu via “Configuratie – WCB-beheerscherm”. Heb betreft onderstaande WCBS: -

risbis-x.x.x.jar

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

11/79


-

risbiswebuserjobextension-x.x.x.jar

2.3.2

Configuratie RIS/BIS 2.0 WCB's

Na het plaatsen van de RIS/BIS 2.0 generieke WCBS dienen in de GX WebManager configuratie module een aantal instellingen gedaan te worden. Ga als volgt te werk: 

Ga

naar

de

GX

WebManager

configuratie

module,

bereikbaar

via

http:///web/setup 

Zoek naar de configuratieset genaamd “risbis_settings” en vul onderstaande waarde in:



Datasource: WebAdminDb (staat standaard goed)

2. 4

I nri c ht e n e xt e r ne d at a b as e p a gi n a’ s

In GX WebManager dienen twee externe database typen aangemaakt te worden, namelijk voor de documenten en vergaderingen (agenda’s). Ga als volgt te werk: 

Ga in GX WebManager menu naar “Configuratie - Externe database”



Maak een nieuw databasepagina type door in de selectielijst de optie “Nieuw type databasepagina” te selecteren.



Voer onderstaande waarde in, kies de juiste gegevens n.a.v. het type database dat wordt gebruikt voor GX WebManager.

2.4.1

MS-SQL (Vergadering)

Beschrijving: RIS/BIS 2.0 Agendas Database: WebAdminDB Presentatie: RIS/BIS 2.0 Waarde: RISBIS_AGENDAS

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

12/79


Informatie query: SELECT * FROM RISBISExternalDatabase WHERE id = @dbid@ Get query: select id, name, publicationdate from RISBISExternalDatabase where id = @dbid@ Zoek query: select id, name from RISBISExternalDatabase where webid = 26098 and publicationdate <= GETDATE() and expirationdate >= GETDATE() and state like 'PUBLISHED' and type like 'AGENDAVERSION' and name like '@search@' order by name Link query: select * from RISBISExternalDatabase where id= @dbid@ Indexeer voor zoeken: Nee

2.4.2

ORACLE (Vergadering)

Beschrijving: RIS/BIS 2.0 Agendas Database: WebAdminDB Presentatie: RIS/BIS 2.0 Waarde: RISBIS_AGENDAS Informatie query: SELECT * FROM RISBISExternalDatabase

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

13/79


WHERE id = @dbid@ Get query: select id, name, publicationdate from RISBISExternalDatabase where id = @dbid@ Zoek query: select id, name from RISBISExternalDatabase where webid = 26098 and publicationdate <= SYSDATE and (expirationdate >= SYSDATE or expirationdate IS NULL) and state = 'PUBLISHED' and type = 'AGENDAVERSION' and name like '@search@' order by name Link query: select * from RISBISExternalDatabase where id= @dbid@ Indexeer voor zoeken: Nee

2.4.3

MY-SQL (Vergadering)

De inrichting voor MYSQL is op dit moment nog niet beschikbaar.

2.4.4

Afronding van “Vergadering”

Het ingevulde scherm ziet er nu als volgt uit:

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

14/79




Klik op de knop “Toepassen”



Voer dezelfde stappen nogmaals uit voor de documenten met onderstaande waarden:

2.4.5

MS-SQL (Documenten)

Beschrijving: RIS/BIS 2.0 Documenten Database: WebAdminDB Presentatie: RIS/BIS 2.0

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

15/79


Waarde: RISBIS_DOCUMENTS Informatie query: SELECT * FROM RISBISExternalDatabase WHERE id = @dbid@ Get query: select id, name, publicationdate from RISBISExternalDatabase where id = @dbid@ Zoek query: select id, name from RISBISExternalDatabase where webid = 26098 and publicationdate <= GETDATE() and expirationdate >= GETDATE() and state like 'PUBLISHED' and type like 'DOCUMENT' and name like '@search@' order by name Link query: select * from RISBISExternalDatabase where id= @dbid@ Indexeer voor zoeken: Nee

2.4.6

ORACLE (Documenten)

Beschrijving: RIS/BIS 2.0 Documenten Database: WebAdminDB Presentatie: RIS/BIS 2.0 Waarde: RISBIS_DOCUMENTS

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

16/79


Informatie query: SELECT * FROM RISBISExternalDatabase WHERE id = @dbid@ Get query: select id, name, publicationdate from RISBISExternalDatabase where id = @dbid@ Zoek query: select id, name from RISBISExternalDatabase where webid = 26098 and publicationdate <= SYSDATE and (expirationdate >= SYSDATE or expirationdate IS NULL) and state = 'PUBLISHED' and type = 'DOCUMENT' and name like '@search@' order by name Link query: select * from RISBISExternalDatabase where id= @dbid@ Indexeer voor zoeken: Nee

2.4.7

MY-SQL (Documenten)

De inrichting voor MYSQL is op dit moment nog niet beschikbaar.

2. 5

I nri c ht e n s p e ci al e p a gi n a’s

Er dienen vier type speciale pagina’s aangemaakt te worden, één voor de documenten en één voor de vergaderingen. Daarnaast een Ris-zoekresultaten pagina en een 'Ris/Bis uitgebreid zoeken' -pagina. Ga als volgt te werk: 1. RIS/BIS Documentenpagina 

Ga in GX WebManager menu naar “Configuratie - Webinitiatief configuratie”



Ga naar het tabblad “Speciale pagina’s”



Klik op de knop links van de knop “Voeg speciaal paginatype toe”

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

17/79




Maak het type aan voor documenten door RISBIS_DOCUMENTS in te voegen in het tekstveld links van de knop “Toevoegen”.

Beschrijving: RIS/BIS 2.0 documenten tonen op pagina Waarde: RISBIS_DOCUMENTS Meerde pagina’s mogelijk: false (niet aangevinkt) 

Voer bovenstaande waarden in en klik op de knop “Aanpassen”

2. RIS/BIS Agenda's-pagina 

Voeg op dezelfde manier het type toe voor de vergaderingen, gebruik “RISBIS_AGENDAS“ als Waarde. Beschrijving: RIS/BIS 2.0 vergaderingen tonen op pagina Waarde: RISBIS_AGENDAS Meerdere pagina’s mogelijk: false (niet aangevinkt)



Klik op de knop “Aanpassen”



Sluit de pop-up



Selecteer in de selectielijst links van de knop voor het maken van de typen de zojuist aangemaakte typen en klik op de knop “Voeg speciaal paginatype toe”.

Het eindresultaat ziet er als volgt uit:

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

18/79


3. RIS/BIS Zoekresultatenpagina 

Voeg op dezelfde manier ook het type toe voor de RIS Zoekresultaten, gebruik “ risSearchPage “ Waarde. Beschrijving: RIS/BIS 2.0 zoekresultaten pagina Waarde: risSearchPage Meerdere pagina’s mogelijk: false (niet aangevinkt)



Klik op de knop Aanpassen



Sluit de pop up



Selecteer in de selectielijst links van de knop voor het maken van de typen het zojuist aangemaakte typ e en klik op de knop 'Voeg speciaal paginatype toe'.

4. RIS/BIS Uitgebreid zoeken pagina Om in de presentatie verwijzingen op te kunnen nemen naar het uitgebreid zoeken in RIS/BIS moet ook hiervoor een speciale pagina aangemaakt. 

Voeg op dezelfde manier ook het type toe voor het RIS Uitgebreid zoeken, gebruik “risbisadvancedsearch” als Waarde. Beschrijving: RIS/BIS 2.0 uitgebreid zoeken pagina Waarde: risbisadvancedsearch Meerdere pagina’s mogelijk: false (niet aangevinkt)



Klik op de knop Aanpassen



Sluit de pop up



Selecteer in de selectielijst links van de knop voor het maken van de typen het zojuist aangemaakte typ e en klik op de knop 'Voeg speciaal paginatype toe'.

2. 6 2.6.1

A fr o n di n g i ns t al l at i e d o o r r e da c ti e Functionaliteit 'aanzetten'

RIS/BIS 2.0 bestaat uit een beheerscherm en een viertal elementen. De elementen dienen nog aangezet te worden. Ga daarvoor als volgt te werk: 

Ga in de redactie omgeving naar “Configuratie - Webinitiatief configuratie”



Selecteer het tabblad “Functionaliteiten”



Zet onderstaande opties aan:

RIS/BIS 2.0 RIS/BIS 2.0 – Agendaoverzicht element RIS/BIS 2.0 – Detail element RIS/BIS 2.0 – Documentlijst element RIS/BIS 2.0 – Documentoverzicht element RIS/BIS 2.0 – Zoeken element

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

19/79




Klik op de knop “Toepassen” en sluit het scherm. GX WebManager vraagt via een pop -up voor een herstart, klik op “Ok”

2.6.2

Aanmaken van de Tonen op- pagina's voor Documenten Vergaderingen.

Per type (Vergadering en Document) dient een "Tonen op"-pagina ingericht te worden. Over het algemeen heeft deze pagina de vormgeving van een detailpagina. Op deze detailpagina’s dient het “RIS/BIS 2.0 – Detail element” geplaatst te worden. Deze pagina’s dienen vervolgens geregistreerd te worden als de detailpagina’s voor RIS/BIS 2.0, ga daarvoor als volgt te werk: 

Maak een pagina aan in de boomstructuur waarop de details van de documenten moeten worden getoond en geef deze pagina de presentatie die nodig is voor het volledig tonen van de details. Plaats het “RIS/BIS 2.0 – Detail element” op de pagina’s.



Maak ook een lege pagina aan waarop de details van de Vergaderingen kunnen worden getoond. Denk hierbij ook aan de juiste instelling voor paginapresentatie.



NOTE: Deze pagina's zijn later te verplaatsen, maar dit heeft dan wel invloed op de friendly urls van de RIS/BIS documenten en – vergaderingen.



Ga in het GX WebManager menu naar “Configuratie - Webinitiatief configuratie”



Selecteer het tabblad “Speciale pagina’s”



Stel de detailpagina gemaakt voor de Vergaderingen in bij “RISBIS_AGENDAS” en “RIS/BIS 2.0 Agendas” (let op: dezelfde pagina dient dus op twee plekken ingesteld te worden.)



Stel de detailpagina gemaakt voor de Documenten in bij “RISBIS_DOCUMENTEN” en “RIS/BIS 2.0 Documenten” (let op: dezelfde pagina dient dus op twee plekken ingesteld te worden.)

Behalve de tonen-op pagina's moet ook de verwijzingen naar de zoekresultaten en naar Uitgebreid zoeken nog worden opgegeven.

2.6.3 

Aanmaken van de zoekresultaten pagina

Maak een pagina aan in de boomstructuur waarop de resultaten van het zoeken in RIS/BIS moeten worden getoond en geef deze pagina de presentatie die nodig is voor het volledig tonen van de zoekresultaten.



Plaats op deze pagina het element 'Zoeken' en stel de presentatie in op “Zoekelement resultaten RIS”. NOTE: De naam van de presentatie kan per installatie verschillen.

Deze pagina dient vervolgens geregistreerd te worden als de zoekresultaten pagina voor R IS/BIS 2.0, ga daarvoor als volgt te werk: 







Stel de pagina gemaakt voor de RIS/BIS 2.0 zoekresultaten in bij “risSearchPage”

TODO: presentatie maken / instellen

2.6.4 

Aanmaken van de Uitgebreid zoeken-pagina.

Maak een pagina aan in de boomstructuur waarop het uitgebreid zoeken voor RIS/BIS moet worden getoond en geef deze pagina de presentatie die nodig is voor het volledig tonen van deze functie.



Plaats op deze pagina het element 'RIS/BIS 2.0 - Zoeken' en stel de presentatie in op “Uitgebreid zoeken”. NOTE: De naam van de presentatie kan per installatie verschillen.







E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

20/79




Stel de pagina gemaakt voor de RIS/BIS 2.0 uitgebreid zoeken in bij “risbis uitgebreid zoeken”

TODO: presentatie maken / instellen Na het instellen van de pagina’s ziet het configuratiescherm er als volgt uit.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

21/79


3

INRICHTING VOOR GEBRUIKERS VAN DE MODULE

In dit hoofdstuk wordt beschreven welke inrichting gedaan moet worden opdat er werkelijk Vergaderingen en Documenten aangemaakt kunnen worden. In tegenstelling tot het voorgaande zullen de instellingen in dit hoofdstuk niet eenmalig zijn, maar geregeld aangepast/aangevuld worden.

3. 1

G e br ui k er s v a n R I S/B IS - A ut or is ati e

Nadat in voorgaande de onderdelen zijn 'aangezet' wordt in deze paragraaf de mogelijke autorisatie uitgelegd. De module bestaat uit de volgende onderdelen: 

Vergaderingen



Documenten



Instellingen



Elementen

In de afbeelding hiernaast is aangegeven waarvoor apart autorisatie is in te stellen.

3.1.1

RIS/BIS in het menu

Met het eerste item in de permissieslijst, RIS/BIS 2.0 onderhouden,

kan

worden

aangegeven

of

een

Gebruiker het onderdeel 'RIS/BIS 2.0' terug ziet in het menu

'Beheer'

binnen

GX

WebManager.

Iedere

gebruiker die één van de opties die er onder staan moet

krijgen

(Vergaderingen,

instellingen

Documenten

moet

of

kunnen

aanmaken/bewerken/verwijderen)

moet

deze

dus

aangevinkt hebben. De workflow is standaard ingesteld op geplandgepubliceerd. Het is niet instelbaar dat Gebruikers alleen in een bepaalde status wijzigingen mogen uitvoeren.

Toegang

tot

een

beheerpanel

(Vergaderingen, Documenten, Instellingen) betekent dus dat die Gebruiker alles mag in dat panel dat is aangevinkt in deze lijst. Uitzondering hierop is het toekennen van Organen aan Vergaderingen (zie 3.1.3). De minimale autorisatie voor de Gebruiker die toegang heeft tot het menu RIS/BIS 2.0 is het kunnen zoeken in de Vergaderingen en Documenten.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

22/79


Binnen het beheerpanel verschijnen de menu's waar de Gebruiker rechten voor heeft. NOTE: Vooral voor de autorisatie voor 'Verwijderen Agenda's', 'Verwijderen agendaversies' en 'Verwijderen Documenten' moet goed worden bepaald aan welke rollen deze moet worden toegekend. Wees hier aan het begin heel voorzichtig mee. Bij verwijderen geldt: weg is weg. Beter is om bij twijfel de beheerders (Griffie?) alleen rechten te geven om een versie op 'gepland' te zetten.

3.1.2

Elementen

Er zijn 5 elementen binnen de module (zie H4) waarvoor apart autorisatie is in te stellen. Over het

algemeen

zullen

er

meer

gebruikers

zijn

met

rechten

voor

de

elementen

'Documentenoverzicht', 'Documentenlijst' en 'Agendaoverzicht' dan voor de an dere elementen. De elementen 'RIS/BIS 2.0 - Detailelement' en 'RIS/BIS 2.0 search element' worden veelal eenmalig op een pagina of in een inzet geplaatst.

3.1.3

Vergaderingen alleen voor beperkte set organen

Vergaderingen zijn altijd gekoppeld aan één orgaan! Het is niet mogelijk om bij een vergadering een ander orgaan te kiezen. Door de instellingen van autorisatie is het echter mogelijk om de te kiezen opties "Orgaan" bij Vergaderingen

te

beperken

voor

iedere

specifieke gebruikersgroep. 

Maak

een

gebruikersgroep

aan

(of

controleer of deze bestaat); 

Ga naar het menu Beheer > RIS/BIS 2.0;



Kies het menu Onderhouden > Organen;



Kies

het

orgaan

gebruikersgroep

waar

aan

moet

een worden

toegekend; 

Voeg

bij

'Redactie

groep'

de

juiste

redactiegroep (en) toe door te kiezen uit de lijst (> selecteer). Op deze plaats is het ook mogelijk eerder toegekende groepen te verwijderen. Met

deze

instelling

is

niet

alleen

het

aanmaken van de Vergaderingen voor dat orgaan ingesteld, maar ook het bewerken en verwijderen van Vergaderingen voor dat orgaan. Een Gebruiker van bijvoorbeeld de redactiegroep 'Griffie' kan op die manier dus alleen Vergaderingen aanmaken, bewerken en verwijderen van het orgaan (de organen) waar deze groep aan toegekend is!

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

23/79


!TIP: De gebruikersgroep hoeft niet per se toegang te hebben tot RIS/BIS vergaderingen. Iemand kan lid zijn van 2 Gebruikersgroepen: de één zorgt voor toegang tot het beheer panel (dat die gebruiker überhaupt Vergaderingen mag aanmaken/bewerken en/of verwijderen), de andere groep(en) bepaalt (bepalen) welke organen er gekozen mogen worden bij het aanmaken van een vergadering.

3. 2

I nst el l i n g e n k e u z el i jst e n

Binnen het beheer van RIS/BIS komen op veel plaatsen keuzelijsten voor. De inhoud van de meeste keuzelijsten is aanpasbaar.

3.2.1

Organen

Zonder 'Organen' kan het RIS/BIS niet functioneren. Organen zijn alle bestuursorganen die voor komen in het RIS/BIS: College van Bestuur, Gemeenteraad, Commissie x, etc. Organen hebben periodiciteit. Dat wil zeggen dat het orgaan een bepaalde periode bestaat. Bij het aanmaken van een orgaan is het verplicht de startdatum in te vullen. Aanmaken Aanmaken

van

orgaan

kan

een

nieuw

altijd

(mits

het

menu

geautoriseerd). 

Ga

binnen

RIS/BIS2.0 naar het menu > Onderhouden > Organen. 

Kies 'Toevoegen'. Vul de Titel in (dat is de naam van het orgaan) en minimaal ook

de

startdatum.

Een

einddatum is niet verplicht. Let op: Bij het invullen van een Einddatum kan het zijn dat dit orgaan niet meer gekozen kan worden in lijsten. Autorisatie Kies de Redactiegroepen die dit orgaan mogen gebruiken bij het aanmaken van Vergaderingen. Kies 'Opslaan' Bewerken Bewerken kan op 2 manieren: - gegevens aanvullen kan altijd. Let op dat bij het toevoegen

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

24/79


van een Einddatum een ongeldige situatie kan ontstaan bij een Vergadering, document of een job: als de einddatum ligt voor de vergaderdatum is er een oneigenlijke situatie ontstaan. Het systeem waarschuwt hier niet voor. Redactiegroepen toevoegen kan ook. De toegevoegde redactiegroep krijgt daarmee toegang om vergaderingen voor dat orgaan te mogen aanmaken, maar ook om eerder aangemaakte vergaderingen te mogen bewerken. - gegevens veranderen: Als de titel veranderd wordt, dan geldt dit voor het hele systeem. Heeft een orgaan een andere naam gekregen, dan is het beter om een einddatum in te vullen voor de oude titel en vervolgens een nieuw orgaan aan te maken, anders wordt de historie aangepast. Let op bij het aanmaken van een nieuw orgaan ook de personen voor dat nieuwe orgaan toe te kennen. Verwijderen Organen die niet in gebruik zijn, kunnen worden verwijderd. Ga binnen het RIS/BIS panel naar het menu Onderhouden > Organen. Plaats achter het orgaan dat verwijderd moet worden in de kolom 'verwijderen' een vinkje. Klik op de button 'Verwijderen'. Bij het verwijderen wordt gecontroleerd of het orgaan nog in gebruik is bij Documenten of Vergaderingen. LET OP! Er wordt niet gekeken of er nog personen aan het orgaan zijn gekoppeld. Ook naar het gebruik van het orgaan in filterelementen op pagina's wordt niet gecon troleerd. Na het verwijderen kan het zijn dat, door caching, het item nog voorkomt in dropdownlijsten binnen de beheermodule. Het beste is om het beheerpanel af te sluiten na het verwijderen van een orgaan, browser af te sluiten en opnieuw openen, inloggen in GX WebManager en opnieuw het panel te openen via het menu 'Beheer> RIS/BIS2.0'. 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Organen.



Zoek het te verwijderen orgaan op



Zet een vinkje achter het te verwijderen orgaan



Klik op de button 'verwijderen'.

3.2.2

Personen

Voor personen binnen het RIS/BIS wordt gebruik gemaakt van de standaard GX WebManager module 'Gebruikersprofielen'. Met "Personen" wordt binnen de module (en dus binnen deze handleiding) bedoeld 'fysieke personen'. Aan deze personen kunnen eigensc happen worden toegekend, zoals Jobs, Politieke partijen etc. De personen hebben geen 'periodiciteit', jobs en partijlidmaatschappen wel. Voor uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van 'Gebruikersprofielen' zie de handleiding hiervoor

(Personalization

Profiles

&

User

Access

(GXD0018)

op

http://connect.gxsoftware.com/WebManager/Documentation.htm). Aanmaken 

Ga binnen GX WebManager naar het menu Configuratie > Gebruikersprofielen. Kies het eerste tabblad 'Gebruikersprofielen'.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

25/79




Kies 'Gebruiker toevoegen'.



Vul de velden in, minimaal de verplichte velden. Zet ook de waarde achter 'Bevestigd' op 'Ja'.

Voor de terugvindbaarheid in RIS/BIS is voor- en of achternaam ook belangrijk! TIP! Gebruik hierbij dus alleen echte persoonsnamen en geen functies (dus niet "Wethouder Jansen"). De functies worden elders ingevoerd. 

> Klik op 'Toepassen'.

De andere tabs zijn voor het aanmaken van de persoon op zich niet relevant. Deze komen terug in de andere paragrafen (Groepen bij 7.1, Jobs in 3.3). Bewerken personen Aanvullingen kunnen altijd worden gedaan. Vergeet niet op te slaan door de button 'Toepassen'. Aanpassingen van de gebruikersnaam wordt niet aangeraden. De gebruikersnaam is een id, dat op meerdere plaatsen wordt gebruikt. !LET OP: wijzigingen zijn mogelijk, maar vervang daarmee niet de ene persoon door een ander, omdat hij/zij de opvolger is van die ander. Aan een persoon kunnen veel gegevens zijn gekoppeld en daarmee is historie opgebouwd. De opvolger is niet ineens de vervanger in die historie (ingediende moties, lidmaatschap van partijen of organen etc.). De werkwi jze voor 'opvolging' is: 

Maak een overzicht van alle jobs van de persoon die vervangen wordt (open het scherm en print dit uit of houdt het scherm open);



Geef alle jobs de juiste einddatum;



Bekijk aan welke partijen die persoon is gekoppeld;



Geef alle partijlidmaatschappen een einddatum;



Maak de nieuwe persoon aan;



Ken aan de nieuwe persoon de jobs toe waarvoor hij/zij de vervanger is. Let op de ingangsdatum.



Ken de nieuwe persoon toe aan de juiste partij(en). Let op de ingangsdatum.

Verwijderen van personen Het is niet verstandig om personen te verwijderen! Technisch kan het, maar daarmee gaat historie verloren. Het is beter om alle jobs en partijlidmaatschappen van een persoon te voorzien van een einddatum.

3.2.3

Functienaam en Jobs

Een persoon heeft binnen RIS/BIS een job. Onderdeel van de job is de functienaam. Om Jobs te kunnen toekennen aan personen moeten de functienaam eerst worden gedefinieerd. TIP: Gebruik de functienamen dus ook voor lidmaatschap van de Raad, Wethouder (als beschrijving van de job als lid van het orgaan 'B&W Bestuur') en Burgemeester (idem). Typische beschrijvingen

die

hier

zullen

worden

gebruikt

zal

dus

zijn

'Raadslid',

'Commissielid',

'Burgemeester', 'Wethouder Onderwijs', etc.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

26/79


Aanmaken Functienaam Ga naar het menu Beheer > RIS/BIS 2.0. Kies binnen het panel van RIS/BIS voor het menu Onderhouden > Functienaam. Het overzicht van bestaande functienamen verschijnt direct. Kies 'Toevoegen'. Een nieuwe regel verschijnt. De nieuwe Job heeft een standaard naam ('Nieuwe

functie').

Deze

kan

worden

aangepast in de gewenste beschrijving. Kies

na

het

opgeven

van

de

nieuwe

omschrijving 'Opslaan'. Wijzigen Wijzigen

van

een

functienaam

is

altijd

mogelijk, maar let op! Als deze al in gebruik is, wordt daarmee de job van iemand aangepast. Voorbeeld: Door verschuiving van portefeuilles verandert de naam van de 'Wethouder Onderwijs en Cultuur' in 'Wethouder 'Onderwijs en samenleving'. Als de beschrijving van een Functie (bijvoorbeeld van een wethouder) veranderd, is het beter om een nieuwe Functienaam aan te maken. De 'oude' wethouder (over de afgelopen 4 jaar) is natuurlijk niet veranderd. De werkwijze is dan als volgt: 

Maak een nieuwe Functienaam aan (Wethouder Onderwijs en Samenleving),



voeg bij de persoon met de oude job (de 'Wethouder Onderwijs en Cultuur', ook al is het dezelfde persoon) een einddatum in bij de toegekende functie naam (zie hieronder 'Wijzigen van toegekende jobs').



voeg bij de persoon die de nieuwe wethouder wordt (ook als het dezelfde persoon is) de nieuwe functienaam toe met de betreffende startdatum.

Bij de oude 'job' zal nu aan de redactiekant vermeld staan dat het een geëindigde functienaam is. Verwijderen Verwijderen van een Functienaam is mogelijk. Er vindt geen controle plaats of de Functienaam nog in gebruik is. LET OP! Hiermee kan historie dus verloren gaan. Gebruik Verwijderen dus alleen als er bijvoorbeeld net er voor per ongeluk een functienaam is toegevoegd die er al in stond. NOTE: De controle op het gebruik van de Functienaam bij jobs is als wens opgevoerd voor een volgende versie. Het kan dus zijn dat bij een nieuwere release deze controle wel plaatsvindt.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

27/79


3.2.4

Partijen

Alle personen (!) kunnen worden gekoppeld aan een partij. Een partij

moet

dan

eerst

gedefinieerd. De partijen worden gebruikt bij het opgeven van een stemming over een agendapunt. Het maakt het invoeren van de stemming gemakkelijker. Ook

Partijen

hebben

een

periodiciteit. Een partij bestaat immers vanaf een bepaalde datum en kan worden opgeheven. Aanmaken Voor het aanmaken van een partij, volg de volgende stappen: 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden

>

Politieke

Partijen. 

Kijk of de partij niet al eerder is ingevoerd



Kies de button 'Toevoegen'



Vul de naam in van de partij



Vul de startdatum in



Vul eventueel een einddatum in



Voeg de leden van de partij toe door te selecteren. Let op: de leden zijn personen (dus 'dhr. Jansen') en niet de jobs (dhr. Jansen, Raadslid vanaf 12-02-2011).

Wijzigen Wijzigen van een partijnaam is mogelijk, maar over het algemeen zal dit alleen gebruikt worden om typefouten te herstellen. Als een partij officieel een andere naam krijgt, is het verstandiger om een nieuw item aan te maken en de oude een 'einddatum' te geven. Toevoegen van personen aan een partij zal wel vaak gebeuren, vooral na verkiezingen (de nieuwe raadsleden invoeren als 'persoon', zie 3.2.2 en vervolgens koppelen aan een partij). Verwijderen Technisch is het mogelijk een partij te verwijderen, maar dit zal over het algemeen niet veel gebruikt worden. De historie kan er door beschadigd raken. Beter is om een einddatum in te voeren. 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Partijen;



Zoek de te verwijderen partij op;



Zet een vinkje achter de te verwijderen partij;




E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

28/79


3.2.5

Betrokkenheid

Betrokkenheid is de lijst met waarden die gekozen kan worden bij documenten en Vergaderingen om de betrokkenheid van een persoon bij dat document of die vergadering aan te geven. Een persoon (in een bepaalde rol) is bijvoorbeeld de "Indiener" van een document van het type "voorstel". Iemand anders is bijvoorbeeld bij een vergader ing betrokken als "Voorzitter". LET OP: Betrokkene is bij vergaderingen wellicht wat verwarrend met 'jobs' (de relatie tussen personen en organen). Een betrokkene is bedoeld voor meer 'eenmalige' betrokkenheid bij een vergadering. En dus niet de betrokkenheid bij een orgaan. Het dus is niet nodig om alle raads- en commissieleden bij iedere vergadering opnieuw aan te geven: de personen die via Jobs zijn gekoppeld aan een orgaan worden automatisch gekoppeld aan de vergadering (iemand is lid van het orgaan, voor een bepaalde periode, dus wordt er vanuit gegaan dat deze persoon sowieso bij die vergadering betrokken is). De bedoeling is om alleen speciale inbreng, zoals voorzitter, of een fractiemedewerker die gerechtigd is een raadslid in een bepaalde commissie te vervangen kan opgevoerd worden als 'Betrokkene', met de omschrijving 'plaatsvervanger'. Aanmaken Voor het aanmaken van nieuwe 'opties' in de lijst 'Betrokkenheid' volg de stappen: 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Betrokkenheid.



Kijk of de omschrijving niet al eerder is ingevoerd






Vul de omschrijving van de betrokkenheid in bij 'Type'.



Kies 'Opslaan'.

Wijzigen en verwijderen Wijzigen van deze omschrijvingen kan het beste alleen worden gebruikt om typ/taalfouten te corrigeren. Als er al gebruik van wordt gemaakt heeft het aanpassen van deze omschrijving direct gevolgen voor alle plaatsen waar de omschrijving is gebruikt (alle documenten vergaderingen waar een persoon aan is toegekend als een betrokkene met deze waarde). Idem voor het Verwijderen.

3.2.6

Locaties

Bij een Vergadering kan aangegeven worden waar deze gehouden wordt. Bij vergaderingen is dit een selectieveld. Iedere locatie kan, behalve een omschrijving, ook een verwijzing naar een mediabank artikel krijgen. Dit zorgt voor een uniforme beschrijving en de mogelijkheid om een uitgebreide beschrijving toe te voegen. De waarden van dit selectieveld kunnen worden beheerd. Wanneer een mediabank artikel is gekoppeld aan de titel van de locatie kan de titel als hyperlink worden getoond. Nieuwe locatie aanmaken 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Agenda Locatie.



Kijk of de locatie niet al eerder is ingevoerd






Vul de omschrijving van de locatie in bij 'Titel'.



Kies eventueel een mediabank artikel waarin de uitgebreide beschrijving van de locatie staat.



Kies 'Opslaan'.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

29/79


Wijzigen Let op dat bij wijzigingen alle vergaderingen waar de te wijzigen locatie aan is toegekend direct de gewijzigde gegevens krijgen. Ook de vergaderingen in het verleden. 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Betrokkenheid.



Zoek de te wijzigen locatie op



Pas de titel aan of kies een (ander) mediabank artikel



Kies de button 'Opslaan'.

Verwijderen Technisch is het mogelijk om een locatie te verwijderen. Het verwijderen is alleen mogelijk als de locatie niet (meer) in gebruik is bij een vergadering. Zolang er een (versie van een) vergadering is waar deze locatie aan gekoppeld is, kan de locatie niet worden verwijderd, ongeacht de status van de vergadering. 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Betrokkenheid;



Zoek de te verwijderen locatie op;



Zet een vinkje achter de te verwijderen locatie;




3.2.7

Documenttypen

Bij documenten is het verplicht een documenttype en een orgaan toe te voegen. Centraal kan de lijst met mogelijke documenttypen worden beheerd. Ook een documenttype heeft periodiciteit: deze benaming geldt voor een bepaalde periode. Aanmaken Voor het aanmaken van een nieuw documenttype, volg de stappen: 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Document typen;



Kijk of het documenttype niet al eerder is ingevoerd;



Kies de button 'Toevoegen';



Vul de omschrijving van het type in bij 'Naam'.



Vul de startdatum in vanaf wanneer dit type gebruikt mag worden bij het veld 'Startdatum' (of 'Publicatiedatum')*.



Vul eventueel een einddatum in om aan te geven dat het Type alleen bij documenten met een publicatiedatum voor deze datum mogen worden gebruikt bij het veld 'Einddatum' (of 'Expiratiedatum').*



Kies 'Opslaan'.

* NOTE: in de eerste versie van RIS/BIS2.0 hebben deze velden het label 'Publicatiedatum' en 'Expiratiedatum'. Dit is in latere versie aangepast in 'Startdatum' en 'Einddatum'. Wijzigen Het wijzigen van de naam van een type kan, maar houdt er rekening mee dat daarmee ook de historie wordt aangepast. Beter is om het ingevoerde type een einddatum te geven en een nieuw type aan te maken.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

30/79


Toevoegen van een einddatum is altijd mogelijk. Houdt bij het invullen van een Einddatum in het verleden daarbij rekening dat het type wellicht in gebruik is bij documenten met een publicatiedatum die ligt na deze einddatum. Verwijderen Verwijderen van een documenttype kan alleen als het type niet (meer) in gebruik is. Het verwijderen zal niet vaak worden gedaan. Bedoeld is om bij typen die niet meer worden gebruikt een einddatum in te vullen.

3.2.8

Stemopties

Bij ieder agendapunt kan een stemming worden vastgelegd: per persoon die lid is van dat orgaan en mag stemmen kan worden vastgelegd hoe deze persoon heeft gestemd. De opties voor het stemmen (zoals 'voor', 'tegen', 'afwezig' etc.) zijn zelf te definiëren. Het is optioneel of "Stemmen" gebruikt wordt binnen het RIS/BIS. Aanmaken Voor het aanmaken van een nieuwe stemoptie, volg de stappen: 

Kies binnen RIS/BIS het menu Onderhouden > Stem opties;



Kijk of de stemoptie niet al eerder is ingevoerd;



Kies de button 'Toevoegen';



Vul de omschrijving van het type in bij 'Naam'.



Kies of deze optie als default moet worden ingevuld bij het creëren van een stemming bij een agendapunt.

LET OP! Bij het plaatsen van het vinkje bij 'Default optie', wordt bij de waarde waarbij eerder aangemerkt was 'Default optie' het vinkje direct verwijderd. 

Kies 'Opslaan'.

Wijzigen Het wijzigen van de beschrijving van een stemoptie kan, maar houdt er rekening mee dat daarmee ook de historie wordt aangepast! Verwijderen Verwijderen van een Stemoptie kan. Maar let op dat daarmee (veel) historie verloren kan gaan.

3. 3

Pe rs o n e n, r ol l e n, j o bs e n f u n cti e n a m e n.

Een persoon heeft binnen RIS/BIS een job. Dat geeft aan wat zijn rol is voor een bepaalde periode in relatie tot een orgaan. Voorbeelden van Jobs zijn 'De heer Jansen, Raadslid vanaf 01-11-2007', 'Mw. De Graaf, Wethouder Cultuur van 01-04-2004 / 31-03-2007', 'De heer van Aartsen, Burgemeester van 01-04-2002', etc. Een Job wordt toegekend aan een persoon, voor een bepaalde periode. Een 'job' is daarmee de beschrijving van de relatie tussen een persoon en een orgaan. Een persoon kan in dezelfde periode ook meerdere jobs hebben. Dus niet 'dhr. Jansen' is lid van Commissie x', maar 'dhr. Jansen, Raadslid vanaf 12 -02-2011' is lid van dat orgaan. Het zijn de Jobs die op zeer veel plaatsen binnen het RIS/BIS worden gebruikt om personen toe te kennen aan een document, stemmen te tellen, etc.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

31/79


Toekennen Gedefinieerde functienamen worden toegekend aan personen. Daarmee ontstaan de 'Jobs'. Als het Orgaan en de Functienaam zijn gedefinieerd, is het mogelijk de relaties te leggen tussen personen en de organen. Deze relaties zijn altijd in de vorm van een 'job': een functienaam met een bepaalde periode. De nummers verwijzen naar de afbeelding hierna. 

Kies het GX Webmanager menu: Configuratie > Gebruikersprofielen



Zoek de persoon op (1) aan wie (een) job(s) moet worden toegekend;



Kies (2) in het zoekresultaat van dit scherm de juiste persoon;



Kies (3) het tabblad 'Jobs'



Kies 'Toevoegen' (4)



Vul de gegevens in (5) voor (in ieder geval) de jobnaam, de startdatum en het orgaan



Vul eventueel een einddatum in als deze bekend/relevant is.



Vul in of de persoon in deze job stemrecht heeft in dat orgaan, wanneer gebruik wordt gemaakt van het onderdeel 'Stemmingen'.

NOTE: niet iedereen heeft stemrecht in een orgaan. Bijvoorbeeld de burgemeester is wel aanwezig in de gemeenteraad, nog sterker: voorzitter, maar heeft geen stemrecht.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

32/79


1

2

3

4 5

Herhaal stappen 4 en 5 voor iedere job. Wijzigen van toegekende jobs Het zijn de 'jobs' die op veel plaatsen in het RIS/BIS worden gebruikt (bij stemmingen, toegekende personen aan Documenten, etc.). Wijzigingen in deze gegevens kunnen dus op veel plaatsen consequenties hebben. Aangeraden wordt om niet 'zomaar' even een job te wijzigen. De enige wijziging die wel geregeld gebruikt zal worden is het toekennen van een einddatum aan een job. Andere wijzigingen (veranderen van startdatum, toegekende functienaam of orgaan) zijn mogelijk, om correcties van foutieve gegevens door te voeren, maar kunnen de historie aantasten. Ga daar dus zeer voorzichtig mee om! Verwijderen van toegekende jobs Hiervoor geldt hetzelfde. Met het verwijderen kan historie verloren gaan. Verwijder dus alleen jobs als het echt foutieve gegevens zijn en niet omdat iemand (voor een bepaalde periode) een andere functie heeft gekregen.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

33/79


3. 4

Ta al l a b el s

Veel informatie die getoond wordt aan de bezoeker is voorzien van standaard teksten. Deze zijn te onderhouden via het menu Taallabels. Het betreft (onder andere, de lijst kan uitgebreider zijn voor individuele klanten): - Maanden van het jaar (voor de kalender) - Dagen van de week (voor de kalender) - De labels voor de velden van het (uitgebreid) zoeken -

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

34/79


4

TONEN VAN OVERZICHTEN EN DETAILS

4. 1

I nl ei di n g

Binnen GX WebManager is het tonen van de RIS/BIS documenten en vergaderingen in overzichten separaat van het invoeren er van. Zoals in Hoofdstuk 1 aangegeven worden centraal de Documenten en vergaderingen ingevoerd (uitwerking in het volgende hoofdstuk). Op pagina's, in mediabank artikelen en in inzetten kunnen overzichten van Documenten of van vergaderingen worden geplaatst. Deze overzichten kunnen dynamisch zijn (van alle documenten van het type xxx de laatste ..) of statisch (een vaste lijst, bijvoorbeeld alleen de documenten 23435, 23434 en 23452). In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe deze overzichten op pagina's kunnen worden geplaatst en welke eigenschappen aan de overzichten kunnen worden meegegeven.

4. 2

Ov er zi c ht ve r g a de r i n g e n

Overzichten van vergaderingen zijn altijd dynamisch.

4.2.1

Presentaties

De overzichten kunnen in zeer diverse presentaties worden weergegeven. Een paar voorbeelden:

De uiteindelijke presentatie is uiteraard afhankelijk van de geïmplementeerde vormgeving.

4.2.2

Instellingen van het element

Het element 'RIS/BIS 2.0 - Agenda overzicht' kan op iedere pagina geplaatst worden. Zoals alle content-elementen in GX WebManager kan voor en na dit element andere content worden geplaatst. Met dit element wordt een filter geplaatst van Vergaderingen die in een overzicht getoond moeten worden. De volgende instellingen zijn mogelijk:

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

35/79




Presentatie: Deze pulldown is alleen zichtbaar als er meer dan één presentatie aan het element is toegekend. De presentatie bepaalt wat er van de geselecteerde Vergaderingen wordt getoond en in welke vorm (onder elkaar, naast elkaar, etc.)



Titel: het veld titel geeft de mogelijkheid om het overzicht een eigen subtitel te geven, binnen de content van de pagina.



Orgaan: filtert de vergaderingen van één orgaan. Dit kan bijvoorbeeld gebrui kt worden op een pagina van de commissie x. Binnen de content kan dan een overzicht worden getoond van de Vergaderingen van commissie x.



Vanaf – Tot: filtert de vergaderingen in een periode. Het betreft hier een filtering op Vergaderdatum (en dus niet de publicatiedatum).



Met al deze termen: hiermee kan een filter van meerdere termen (keywords) worden gezet op Vergaderingen. Alleen vergaderingen die alle keywords hebben toegekend gekregen, worden getoond.



Met één of meer termen: hiermee kan een filter van meerdere termen (keywords) worden gezet op Vergaderingen. Alle vergaderingen die één of meer van de opgegeven keywords hebben toegekend gekregen, worden getoond.



Zonder de termen: geeft de mogelijkheid om Vergaderingen met een specifiek keyword buiten de filtering te houden



Aantal agenda's: van de Vergaderingen die worden gevonden wordt maximaal het opgegeven aantal getoond.



Vanaf nu / Tot nu: geeft de mogelijkheid om te kiezen om vergaderingen in het verleden te tonen of juist vergaderingen in de toekomst. Hiermee wordt ook de sortering aangepast: - "Aflopend tot nu" toont vergaderingen uit het verleden, aflopend in datum (en dus als bij 'Aantal' bijvoorbeeld '3' is ingevuld, dan worden de laatste 3 Vergaderingen getoond die voldoen aan de selectie). NOTE: in de eerste versie van RIS/BIS heet deze optie nog Oplopend tot nu. - "Oplopend vanaf nu" toont de vergaderingen die nog moeten komen, oplopend in datum.

LET OP: Als er meer dan één veld wordt ingevuld in het filter zal er een AND -relatie tussen de eigenschappen worden uitgevoerd in het filteren: alleen vergaderingen die voldoen aan de waarde van beide (alle) velden worden getoond.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

36/79


4. 3

Ov er zi c ht D o c u m e nt e n

Met het element 'RIS/BIS 2.0 - Documentenoverzicht' kunnen alleen dynamische overzichten van Documenten worden getoond op een pagina/in een artikel of in een inzet.

4.3.1

Presentaties

De overzichten kunnen in zeer diverse presentaties worden weergegeven. Dit kan als 'opsommin g' van alleen de titels, maar ook uitgebreide overzichten met andere metadata is mo gelijk. De presentatiemogelijkheden hangen af van de vormgeving in de omgeving. Opzet van het systeem is wel dat de bezoeker eerst alleen een overzicht ziet, waarin ieder item aanklikbaar is. Als de bezoeker klikt op één van de items, verschijnt een detail pagina van dat document met (alle) metadata, waaronder de download met het feitelijke bestand. De uiteindelijke presentatie is uiteraard afhankelijk van de geïmplementeerde vormgeving.

4.3.2

Instellingen van het element

Het element 'RIS/BIS 2.0 - Documentenoverzicht' kan op iedere pagina/in een artikel of in een inzet geplaatst worden. Zoals alle contentelementen in GX WebManager kan voor en na dit element andere content worden geplaatst. Met dit element wordt een filter geplaatst van Documenten die in een overzicht getoond moeten worden. De volgende instellingen zijn mogelijk: 

Presentatie: Deze pulldown is alleen zichtbaar als er meer dan één presentatie aan het element is toegekend. De presentatie bepaalt wat er van de geselecteerde Documenten wordt getoond en in welke vorm.






Documenttype: filtert de Documenten van één type. Let op: aan een document kunnen meerdere typen zijn toegekend (in combinaties met Organen). Dit filter neemt ieder van de toegekende typen mee, ongeacht de toegekende periode (Zie paragraaf 5.3.3). Dus als maar één van de toegekende Documenttypen overeenkomt met het filter, komt het document in aanmerking om opgenomen te worden in de lijst.



Orgaan: filtert de Documenten van één orgaan. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden op een pagina van de commissie x. Binnen de content kan dan een overzicht worden getoond van de Documenten van commissie x. Let op: Ook voor orgaan geldt dat er meerdere waarden aan één document kunnen zijn toegekend (altijd in combinatie met een Documenttype). Dit filter neemt ieder van de toegekende Organen mee, ongeacht de toegekende periode.

Het Documenttype en het Orgaan worden in combinatie toegekend aan Documenten. Bij één Document kunnen meerdere combinaties zijn toegekend. Als in de filtering van dit overzicht zowel een documenttype als een Orgaan worden opgegeven, hoeven documenttype en orgaan niet per se in die combinatie voor te komen. Alle documenten worden getoond waar dat Type en dat Orgaan aan is toegekend, maar dat hoeft niet per se in één combinatie.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

37/79




Vanaf – Tot: filtert de Documenten in een periode. Het betreft hier een filtering op Publicatiedatum!



Met al deze termen: hiermee kan een filter van meerdere termen (keywords) worden gezet op Documenten. Alleen documenten die al deze keywords hebben toegekend gekregen, worden getoond.



Met één of meer termen: hiermee kan een filter van meerdere termen (keywords) worden gezet op Documenten. Alle Documenten die één of meer van de opgegeven keywords hebben toegekend gekregen, worden getoond;



Zonder de termen: geeft de mogelijkheid om Documenten met een specifiek keyword buiten de filtering te houden.



Aantal Documenten: van de Documenten die worden gevonden wordt maximaal het opgegeven aantal getoond.



Contextafhankelijk: Door hier een vinkje te plaatsen kunnen gerelateerde documenten worden getoond. Dit wordt meestal gebruikt in een inzet! die getoond wordt bij de details van een Document of bij een Vergadering. Gekeken wordt naar de keywords van het Document. Vervolgens wordt gezocht naar Documenten met overeenkomende keywords.

LET OP: Als er meer dan één veld wordt ingevuld in het filter zal er een AND -relatie tussen de eigenschappen worden uitgevoerd in het filteren: alleen Documenten die voldoen aan de waarde van beide (alle) velden worden getoond.

4. 4

V as t e D o c um e nt e n l i jst

Bovenstaande elementen 'Overzicht' genereren dynamische lijsten. Dat betekent dat de getoonde documenten of vergaderingen in de loop van de tijd zullen veranderen. In sommige situaties is het wenselijk om een opsomming te tonen van een vaste lijst Documenten: zolang het document bestaat (en is gepubliceerd) moet dat document in een lijstje op die plaats verschijnen. Daarvoor is de Documentenlijst.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

38/79


Het element 'RIS/BIS 2.0 - Documentenlijst' kan op iedere pagina/in een artikel of in een inzet geplaatst worden. Zoals alle contentelementen in GX WebManager kan voor en na dit element andere content worden geplaatst. Werkwijze: 

Voeg op de pagina (in het artikel of in de inzet) het element toe 'RIS/BIS 2.0 – Documentenlijst;



Kies een presentatie;



Vul een titel in voor het overzicht;



Om de documenten te selecteren die in het overzicht moeten worden getoond, klik op de button 'zoek'.



Zoek de documenten in het systeem door een zoekfilter te plaatsen.



Selecteer de documenten die in de lijst moeten verschijnen. Klik op "Voeg geselecteerde Documenten toe". Het scherm sluit direct.

Het is dus ook mogelijk meer dan één document direct te kiezen. De volgorde waarin de documenten worden getoond is in te stellen in het element. Met dit element wordt handmatig een selectie gemaakt van Documenten. Daarbij kunnen de volgende opties worden ingesteld. 

Presentatie: Deze pulldown is alleen zichtbaar als er meer dan één presentatie aan het element is toegekend. De presentatie bepaalt wat er van de geselecteerde Documenten wordt getoond en in welke vorm.






Documenten: toont de eerder geselecteerde documenten



Sortering: Sortering van de Documenten kan worden ingesteld door de nummers voor de Documenten aan te passen.

4. 5

Zo e k e n i n R I S/B I S d o or w e bsi t e be z o e k ers

Standaard worden de RIS/BIS documenten en Vergaderingen ook meegenomen in de zoekfunctie van de site. Wat er van de Documenten en Vergaderingen wordt geïndexeerd kan per installatie

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

39/79


verschillen. Over het algemeen wordt er voor gekozen om bij het 'sitewide' zoeken alleen de metadata van de RIS/BIS-items wordt meegenomen in de zoekvraag. Omdat RIS/BIS veel content kan bevatten is er een mogelijkheid voor bezoekers om verfijnder te zoeken. Hiervoor is een element beschikbaar dat op een gewenste pagina kan worden geplaatst en dat de bezoeker 'Uitgebreid zoeken' biedt. Bij dit zoekelement wordt over het algemeen de volledige inhoud van de documenten en de metadata wel meegenomen in de zoekvraag.

Werkwijze: 

Maak een (aparte) pagina aan voor het bieden van 'Uitgebreid zoeken in Raadsinformatie' voor de bezoekers. Geef in tekst aan waar deze pagina voor is.



Voeg op de pagina het element toe 'RIS/BIS 2.0 – Zoeken';



Kies de presentatie 'Uitgebreid zoeken' (als er geen andere presentaties zijn, dan is deze pulldown niet zichtbaar);



Sla de pagina op en publiceer.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

40/79


5

BEHEER DOCUMENTEN

Wellicht de meest voorkomende handeling in het RIS/BIS is het invoeren van Documenten. Deze handleiding zal ingaan op de functionele werking van de beheerschermen, maar ook de gevolgen er van voor de presentatie aangeven. Houdt er rekening mee dat de presentatie per GX WebManager installatie verschillend is. De presentatie kan ook gevolgen hebben voor het gebruik van de invoerschermen. (als beschrijving niet getoond wordt, hoeft deze ook niet ingevoerd…).

5. 1

Zo e k e n v a n D oc u m e nt e n d o or R e d a c t e ur e n

Voorkomen van dubbele documenten is heel belangrijk voor bezoekers van de site. Raadpleeg dus altijd eerst het zoekscherm om te kijken of het beoogde document niet al is ingevoerd, voordat een nieuw document wordt ingevoerd.

5.1.1

Zoeken

Voor het zoeken van bestaande (eerder ingevoerde) documenten: 

kies binnen het menu Bestand de optie 'Zoeken'



Kies in het eerste veld voor de optie 'Document'. Direct zullen de velden die relevant zijn voor Documenten zichtbaar worden, de velden die specifiek gelden voor Agenda worden uitgegrijsd.

NOTE: In bovenstaande afbeelding zijn ook velden weergegeven die specifiek voor één klant zijn toegevoegd: "Definitieve versie' en 'RISBIS ID' zijn geen standaard velden waarop gezocht kan worden. Het is dus mogelijk om aanvullende (klantspecifieke) metadata ook bij het zoekscherm terug te laten komen. 

Bij 'Zoeken van' en 'Zoeken tot' kan de periode worden ingevuld waarbinnen de PUBLICATIEDATUM van het gezochte Document moet vallen.



Voor alle velden geldt: hoe meer velden worden ingevuld hoe minder resultaten zullen worden getoond. Er geldt tussen de velden dus een AND-functie.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

41/79




Klik op de button 'Zoek'.



Het zoeken en presenteren van de gevonden items kan enige tijd duren. Om aan te geven dat het systeem nog bezig is wordt het woord 'Laden' getoond.



Vervolgens worden de zoekresultaten getoond.

5.1.2

Zoekresultaten

Documenten en Vergaderingen worden gescheiden van elkaar getoond. Van de getoonde zoekresultaten worden bij Documenten de volgende gegevens getoond: - Titel - Orgaan - Type - Publicatiedatum - Status 

Op ieder van de velden kan worden gesorteerd: klik op de titel van de kolom voor de oplopende sortering, klik nogmaals voor een aflopende sortering.

Er worden per scherm maximaal 10 Documenten getoond. Onderaan het scherm wordt het gevonden aantal getoond en de paginering om de volgende 10 resultaten te zien.

LET OP! Zoekresultaten worden gecached, omdat zoekacties lang kunnen duren en een zware belasting voor het systeem kunnen zijn. Daarnaast is het als gebruiker ook prettig om dezelfde zoekresultaten van een eerdere actie direct terug te kunnen zien. Dit betekent wel dat, als de gebruiker een zoekactie heeft uitgevoerd, vervolgens één van de items aanklikt om te bekijken of te bewerken en daarna terugkeert naar het zoekscherm (ook als de gebruiker via het menu 'Bestand > Zoeken' aanklikt), dezelfde zoekresultaten er nog staan met de ongewijzigde gegevens. Dit wordt door het systeem ook weergegeven: "Deze zoekresultaten zijn van < tijd>"). Maar dat betekent ook dat een wijziging in de titel, het orgaan, het type, publicatiedatum of Status van het document niet direct te zien zijn.

Na het aanklikken van de button 'Zoek' wordt de zoekactie met dezelfde zoekcriteria opnieuw uitgevoerd en worden nieuwe resultaten getoond.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

42/79


5. 2

A a n m a ke n v a n e en D o c u m e nt

Bij het aanmaken van een nieuw document voer je de volgende handelingen uit: 

Kies binnen de RIS/BIS module voor het menu Bestand > Nieuw > Document

Er wordt direct een nieuw document aan gemaakt, waarbij - De status default op 'Gepland' staat - De 'Tonen van' datum en tijd gevuld zijn met de datum en tijd waarop het Document is aangemaakt - De titel standaard wordt gevuld met 'Nieuw Document'. Aangeraden wordt om direct daarna de onderstaande velden in te vullen (in ieder geval de verplichte).

5.2.1

Basisgegevens

De eerste twee (of bij aanvullende, klantspecifieke metadata: de eerste drie) blokken zijn de basisgegevens van het document. Status De keus kan gemaakt worden uit 'Gepland' of 'Gepubliceerd'. Alleen gepubliceerde Documenten zijn door bezoekers te raadplegen. Ook de titel van geplande Documenten is niet te raadplegen. Geplande documenten kunnen al wel bij Vergaderingen en Agendapunten worden geselecteerd om te worden gekoppeld. Tonen van … Tonen tot Net als alle andere content binnen GX WebManager kan ieder Document een Publicatie- en een vervaldatum mee krijgen. Een document is alleen te raadplegen voor bezoekers van de site als de publicatiedatum is verstreken en de vervaldatum nog niet. Het veld 'Tonen tot' is niet verplicht, 'Tonen van' wel. 'Tonen van' wordt standaard gevuld met de datum waarop het item wordt aangemaakt. Redactionele opmerking De tekst die hierin wordt geplaatst is bedoeld voor onderlinge communicatie onder de 'redacteuren' van het RIS/BIS. De inhoud van dit veld is – over het algemeen – niet voor bezoekers van de site te zien, hoewel dit uiteindelijk afhangt van de presentatie die wordt ingericht. Technisch is er geen belemmering ingesteld om deze inhoud wel (aan een gedeelte van de bezoekers) te tonen. Aangemaakt Dit veld wordt automatisch gevuld met de datum waarop - en de gebruikersnaam van de redacteur door wie - het item is aangemaakt. Dit veld kan niet worden gewijzigd. Gewijzigd Dit veld wordt automatisch gevuld met de datum waarop - en de gebruikersnaam van de redacteur door wie - het item is gewijzigd. Dit veld kan niet zelf worden gewijzigd.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

43/79


Wordt gebruikt door Dit veld wordt automatisch gevuld. Hier verschijnen de vergaderingen (en agendapunten) van waar een verwijzing is aangemaakt naar dit document. Ieder item is aan te klikken. Let op dat de link verwijst naar de actuele versie van de vergadering! Document toevoegen Een (pdf-) document toevoegen aan de metadata is niet verplicht, maar is vaak de basisreden om een 'item' van het type Document aan te maken. 

Kies de button 'Browse' ('Blader' bij Nederlandstalige browsers) en kies het nieuwe bestand.



Klik vervolgens op 'Upload'



Kies 'Opslaan

Titel De tekst ingevoerd bij het veld titel is wat wordt getoond in verwijzingen naar dit document. Dus niet noodzakelijkerwijs de bestandsnaam. Standaard is dit veld gevuld met 'Nieuw Document'. Het veld 'Titel' is verplicht. Kenmerk Kan worden gebruikt voor een eigen 'codering', bijvoorbeeld om te verwijzen naar een (extern, fysiek) bibliotheek of archiefsysteem. Link Wanneer het item van het soort 'document' niet (alleen) naar een bestand verwijst is het ook mogelijk om een link naar een andere URL te verwijzen. Ook interne verwijzingen naar Pagina's of mediabankartikelen in GX WebManager zijn mogelijk. Het gebruik van de Link functie sluit het toevoegen van een bestand niet uit (en vice versa). Omschrijving/opmerking Het veld 'Beschrijving' kan worden gebruikt om een nadere omschrijving van het document op te geven. Deze tekst kan worden aangeroepen bij overzichten van documenten (Bijvoorbeeld een overzicht van 'de 10 laatst toegevoegde documenten'), maar of dat ook wordt getoond is afhankelijk van de presentatie. Bij het tonen van de Details van het document wordt de inhoud van dit veld meestal wel getoond, maar ook dit is afhankelijk van de geïmplementeerde vormgeving. Bij Omschrijving is het mogelijk gebruik te maken van Richtext: - Vet (Bold) - Cursief (Italic) - Onderlijnen (underline) - Doorhalen (Strikethrough) - Links, rechts, midden en volledig uitlijnen - Opsommingtekens - Inspring Etc. Ook is het mogelijk een link aan te geven. LET OP: De hier aangemaakte link is altijd een externe link, maar wordt niet door GX WebManager meegenomen in de Externe link controller.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

44/79


Klantspecifieke metadata

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

45/79


5.2.2

Toevoegen van Betrokkenheid

Betrokkenheid is bedoeld om de betrokkenheid van een persoon (eigenlijk: een job) bij het document aan te geven. Bijvoorbeeld de indiener van een voorstel, etc. Het toevoegen van een Betrokkene is niet verplicht.



Kies de button 'Toevoegen' onderaan het blok 'Betrokkenheid'. Er verschijnt een Pop up (zie boven).



Zoek een persoon (eigenlijk: Job) door de juiste filtering in te stellen en op 'Zoek' te klikken. Gezocht kan worden op (een deel van) de naam en/of de functienaam (raadslid, wethouder, etc.).

LET OP: Kun je de juiste job niet vinden? Naast de filteropties 'Naam' en 'Functie' is standaard aangevinkt dat alleen in actieve functies wordt gezocht (default). Deze optie kan worden uitgezet, zodat ook in vervallen functies (waarbij de aangegeven periode voorbij is) wordt gezocht. 

Kies de juiste Job (persoon met de juiste Functie) die moet worden toegekend aan het document door een vinkje voor de regel te plaatsen.

LET OP: het is mogelijk meerdere jobs te selecteren. In de volgende stap moet echter nog een typering aan de betrokkenheid worden gegeven en daarbij geldt dan wel dat alle gemarkeerde jobs dezelfde typering mee krijgen (bijvoorbeeld 'Indiener'). 

Kies 'Selecteer' en Close.

Nu verschijnt nu een (kleiner) tussenscherm waarbij aan de gekozen job(s) een typering moet worden opgegeven.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

46/79




Kies een typering van de 'Betrokkenheid' (bijvoorbeeld 'Auteur')



Kies opslaan.

5.2.3

Toevoegen van Document Type en een Orgaan

Ieder Document moet voorzien zijn van een documenttype en een orgaan. Documenttype wordt altijd ingevoerd in combinatie met een orgaan. Een document is van een bepaald type vanuit een specifiek orgaan, in combinatie met een periode. Bij eerder ingevoerde combinatie van Documenttype en Orgaan kunnen het type en het orgaan niet worden gewijzigd. Alleen de start en einddatum kunnen worden gewijzigd. Er kunnen wel combinaties van Type en Orgaan worden toegevoegd, maar er mag geen overlap zitten in de tijd. Een nieuwe combinatie toevoegen kan dus alleen als bij de eerder ingevoerde combinatie een einddatum is ingevuld. Na invoer van een nieuwe combinatie vindt een validatie plaats op geldigheid: de startdatum moet liggen na de laatste einddatum. Voor het invoeren van de combinatie van Documenttype en Orgaan volg de volgende stappen: 

Kies 'Toevoegen' onderaan het blok 'Documenttype'. Er verschijnt een pop up (zie onder).



Kies het orgaan en documenttype. Let op! Dit is later niet eenvoudig aan te passen.



Vul een startdatum in.



Vul eventueel een einddatum in (niet verplicht)



Klik op Toepassen.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

47/79


5.2.4

Toevoegen Kernwoord(en)

Kernwoorden zijn Termen (uit de mediabank) die kunnen worden toegekend aan het RIS/BIS Document. Dit wordt gebruikt om content aan elkaar te kunnen relateren, niet alleen binnen het RIS/BIS, maar ook andere content (nieuwsberichten, producten uit de Producten en Die nsten Catalogus, Bekendmakingen, etc.). Het gebruik van Kernwoorden is niet verplicht en afhankelijk van verdere inrichting van GX WebManager. Zie ook het inzetten van 'Overzichten' in 4.3. Voor het toevoegen van een nieuw kernwoord volg je de volgende stappen. 

Kies voor 'Toevoegen' in het blok 'Kernwoorden' bij het document.



Een pop up verschijnt in een layer.



Binnen dit scherm kan gezocht worden in de termen van de mediabank.



Vul het (begin van het) gezochte kernwoord in. Het systeem zoekt automatisch op woorden die beginnen met het ingevoerde woord. Minimaal 2 letters is verplicht om te zoeken op deze termen, om een te groot resultaat van termen te voorkomen.



Er kan gerichter worden gezocht door de resultaten te beperken op klasse: - Plaats een vinkje voor 'Classificatie' en kies een klasse. - Kies 'Zoek' NOTE: Wanneer een klasse is opgegeven hoeft er geen trefwoord bij 'Kernwoord' te worden ingevuld. Zo verschijnen alle termen uit één klasse.



Selecteer het gewenste Kernwoord/Kernwoorden (term/termen) door het plaatsen van het vinkje(s).



Kies Selecteer. De Kernwoorden worden toegevoegd.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

48/79


5.2.5

Toevoegen van Bijlagen

Een 'Document' is een verzameling metadata en bevat slechts één hoofdbestand (meestal een pdf). Met het onderdeel 'Bijlagen' is het mogelijk meerdere pdf's toe te kennen aan deze ene set metadata, maar daarvoor geldt dan wel een hiërarchie. Er is één document het hoofddocument (zie par. 5.2.1). Daarnaast kunnen er ondergeschikte documenten worden gekoppeld : de Bijlagen. Het toekennen van een bijlage is dus NIET VERPLICHT! Het wordt alleen gebruikt om meerdere (minder belangrijke) bestanden aan één set van metadata te koppelen. De bezoeker komt alleen bij 'Bijlagen' via het hoofddocument , vanuit zoekresultaten of door directe links vanuit de content. Het is het hoofddocument dat gekoppeld wordt aan agenda's of agendapunten. Met het koppelen van het hoofddocument aan een agenda/punt zijn de daaraan toegekende bijlagen ook direct gekoppeld. Zie ook het Flow-schema in paragraaf 1.3 Algemene Flow voor bezoekers. Over het algemeen (maar dit is ook afhankelijk van de inrichting) worden Bijlagen niet getoond zonder de context en samenhang van het hoofddocument waar ze onder vallen. Alleen in zoekresultaten kan het zijn dat een (link naar een) Bijlage getoond wordt. De bezoeker die dan klikt op dat zoekresultaat ziet een detailscherm met daarop de link naar het download-bestand en een link naar het hoofddocument waar deze bijlage een onderdeel van is.

Dit onderdeel lijkt wellicht op 'Gerelateerde Documenten' (Related Documents). Het verschil is dat een Bijlage alleen maar een bestand is, bijvoorbeeld een pdf, dat hiërarchisch onder een document valt. Het onderdeel 'Gerelateerde Documenten' geeft een relatie aan naar andere hoofddocumenten! Voor het toevoegen van een Bijlage volg je de volgende stappen. 

Zoek het (hoofd)Document op waar de bijlage een onderdeel van is (aan gekoppeld moet worden).



Ga naar het blok 'Bijlagen' in de metadata van het hoofddocument



Klik op Toevoegen. Het panel 'Toevoegen Bijlage' opent.



Klik op de knop Browse ("Bladeren" in Nederlandse browsers)



Kies van de lokale of centrale schijf het bestand



Klik op 'Upload'. LET OP: Deze klik is noodzakelijk om het bestand over te nemen van de (lokale) schijf naar de GX WebManager omgeving.



Vul een titel in. Dit hoeft niet gelijk te zijn aan de bestandsnaam. Aangeraden wordt om de titel

die

in

het

bestand

zelf

ook

gebruikt

wordt

over

te

nemen

(Bijvoorbeeld

'Onderzoeksrapport voor het beleidsplan van de commissie Bouwen en Wonen'); Na toevoegen wordt er door het systeem een RISBIS ID aan toegevoegd en bij koppeling met een DMS kan bijvoorbeeld het DMS nummer worden getoond. Na toevoegen ziet het scherm van de bijlage er als volgt uit. Let op dat een toegevoegde bijlage niet meer kan worden aangepast, alleen verwijderd.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

49/79


5.2.6

Gerelateerde Documenten

Documenten in het RIS/BIS hebben vaak een onderlinge relatie, zonder dat er sprake is van hiërarchie of zonder dat deze relatie uit de metadata af te leiden is. De redacteur van het RIS/BIS kan (handmatig) deze relaties aanleggen. De bezoeker ziet het dan als Gerelateerde documenten, of 'Zie ook' (hoewel de benaming anders kan zijn). Het aangeven van deze relaties is niet verplicht. Daarbij moet ook voorkomen worden dat triviale relaties worden aangelegd. Het is niet zinvol om handmatig een relatie aan te leggen tussen alle stukken van een vergadering, omdat die relaties bij de vergadering zijn te raadplegen. Bij alle documenten die aan een vergadering (agenda of agendapunt) zijn toegevoegd, staat ook een link naar die vergadering ('gebruikt in vergadering(en): '), zodat altijd weer doorgeklikt kan worden naar de vergadering waarin het stuk is gebruikt. Voor het toevoegen van een Gerelateerd Document volg je de volgende stappen (in deze beschrijving wordt er vanuit gegaan dat het gerelateerde Document al is ingevoerd, zie ook 5.1 Zoeken van Documenten door Redacteuren): 

Ga in het Document van waaruit een relatie moet worden aangemaakt naar het blok 'Gerelateerde Documenten' in de metadata.



Kies 'Toevoegen', een panel verschijnt voor het zoeken naar Documenten.



Zoek het Document (of de documenten) op waarmee gerelateerd moet worden . Vanwege performance zo nauwkeurig mogelijk filter instellen.



Plaats in het zoekresultaat een vinkje voor het document (de documenten) , zie schermvoorbeeld



Klik op 'Selecteer', het scherm sluit zelf.



In het blok 'Gerelateerde Documenten' staat nu het document genoemd.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

50/79


Let OP: De relatie wordt direct in beide richtingen aangemaakt. Dus ook bij het gekoppelde document is de relatie naar het eerste document te zien. Ook bij het verwijderen van de relatie wordt de relatie in beide richtingen verwijderd.

5.2.7

Locatie

In sommige situaties is het relevant om locatiegegevens toe te kunnen voegen aan een document. Als dit niet wordt gedaan door een term (Keyword) is het mogelijk om een postcode toe te voegen. Aan de presentatiekant kan er dan voor gezorgd worden dat alle documenten over een bepaald gebied bij elkaar gepresenteerd kunnen worden.

5.2.8

Autorisaties (beperking in leestoegang)

Het toekennen van Autorisatie wordt in een apart hoofdstuk uiteengezet. Zie 7 Extranet leestoegang.

5. 3

B e w er k e n

Als het Document gevonden is, kan het worden aangeklikt om te bewerken. Bijna alle velden die bij 'Aanmaken' (zie par. 5.2) worden beschreven, zijn aanpasbaar. Hier zullen dan ook alleen de onderdelen worden beschreven die afwijken van het 'aanmaken'. Om Documenten te bewerken is het scherm opgedeeld in blokken. De belangrijkste gegevens staan bovenaan.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

51/79


5.3.1

Basisgegevens wijzigen

De eerste twee (of bij aanvullende, klantspecifieke metadata: de eerste drie) blokken zijn de basisgegevens van het document. Status wijzigen Alleen

gepubliceerde

Documenten

kunnen

door

bezoekers

worden

geraadpleegd.

Niet -

gepubliceerde documenten kunnen wel aan agenda's en agendapunten worden gekoppeld, maar zijn dan niet te zien voor bezoekers. Na een status wijzigen altijd(!) OPSLAAN! Inhoud wijzigen Inhoud wijzigen van tekstvelden kan direct! Wijzig de tekst en kies daarna voor 'Opslaan'. Inhoud wijzigen van de pulldown velden kan ook direct. Kies een andere waarde in de pulldown en kies daarna voor 'Opslaan'. Ander document toevoegen Een ander (pdf-) document toevoegen aan de metadata is mogelijk. 

Kies de button 'Browse' ('Blader' bij Nederlandse browsers) en kies het nieuwe bestand.



Klik vervolgens op 'Upload'



Kies 'Opslaan

5.3.2

Wijzigen van Betrokkenheid

Eerder aangemaakte items bij betrokkenheid kunnen niet worden aangepast. De combinatie van 'Betrokkenheid' en 'Persoon' (Job) kan alleen verwijderd worden en een nieuwe toegevoegd. Toevoegen: Zie bij Aanmaken van een Document Aanpassen: 

Voer de handelingen uit bij 'toevoegen' en voeg de correcte gegevens toe



Verwijder de foutieve gegevens door een vinkje te plaatsen achter de regel met foutieve gegevens



Kies 'Opslaan' onderaan het scherm.



De regel met foutieve gegevens is verwijderd

5.3.3

Wijzigen of toevoegen van Document Type of Orgaan

Documenttype wordt altijd ingevoerd in combinatie met een orgaan. Een document heeft een bepaald type vanuit een specifiek orgaan, geldend voor een periode. Dit voorkomt dat documenten meerdere keren moeten worden ingevoerd als het bijvoorbeeld ee rst een Rapport van de commissie is en later een Voorstel voor de Raad. Bij eerder ingevoerde combinatie van Documenttype en Orgaan kunnen het type en het orgaan niet worden gewijzigd. Alleen de start en einddatum kunnen worden gewijzigd. Er kunnen wel combinaties van Type en Orgaan worden toegevoegd, maar er mag geen overlap zitten in de tijd. Een nieuwe combinatie toevoegen kan dus alleen als bij de eerder ingevoerde combinatie een einddatum is ingevuld. Na invoer van een nieuwe combinatie vindt een vali datie plaats op geldigheid: de startdatum moet liggen na de laatste einddatum.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

52/79


Wijzigen van een Documenttype en/of orgaan Bij het corrigeren van een eerder ingevoerde combinatie van Documenttype en Orgaan volg de volgende stappen: 

Kies de te wijzigen regel, er verschijnt een pop up (zie onder).



Vul een einddatum in, die ligt voor de startdatum van de nieuw in te voeren combinatie, pas eventueel de eerder ingevulde startdatum aan naar een datum die verder in het verleden ligt.



Sla de gewijzigde regel op



Kies 'Toevoegen' onderaan het blok 'Documenttype'. Er verschijnt weer een pop up.



Kies het orgaan en documenttype die wel juist zijn.



Vul een startdatum in die ligt na de zojuist ingevulde einddatum bij de andere regel.



Vul eventueel een einddatum in (niet verplicht)



Klik op Toepassen.

Verwijderen van Documenttype en Orgaan Verwijderen van een regel bij 'Documenttype' kan alleen als er nog minimaal één regel overblijft. Eén combinatie van Documenttype en Orgaan is minimaal verplicht. 

Als er meerdere regels staan, plaats dan een vinkje achter de te verwijderen regel



Kies 'Opslaan'.

5.3.4

Wijzigen van Kernwoorden

Kernwoorden zijn Termen (uit de mediabank) die zijn toegekend aan het RIS/BIS Document. Toegevoegde kernwoorden kunnen niet worden aangepast, alleen verwijderd. Dus bij wijziging: 1.

Verwijder het foutieve kernwoord

2.

Voeg een nieuw kernwoord toe

Verwijderen 

Plaats achter het kernwoord dat niet correct is toegekend een vinkje onder 'Verwijderen'



Klik op opslaan.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

53/79


Toevoegen Zie paragraaf 5.2.4.

5.3.5

Aanpassen van Bijlagen

Een 'Document' bevat slechts één bestand (pdf), het hoofddocument. Met 'Bijlagen' is het mogelijk meerdere pdf's toe te kennen aan deze ene set metadata. Toevoegen Het toevoegen van een (extra) bijlage staat in de volgende paragraaf: Zie 5.2.5. Wijzigen Wijzigen van een eerder toegevoegde bijlage is niet mogelijk. De enige mogelijkheid hiervoor is de bijlage te verwijderen bij het document en opnieuw toevoegen. Verwijderen De bijlagen bij een document kunnen worden verwijderd. 

Plaats achter de bijlage die moet worden verwijderd een vinkje onder 'Verwijderen'



Klik op opslaan.

5.3.6

Wijzigen van gerelateerde Documenten

Eerder toegekende relaties met andere Documenten kunnen alleen worden verwijderd. 

Plaats achter de relatie met een ander Document die moet worden verwijderd een vinkje onder 'Verwijderen'



Klik op opslaan.

5.3.7

Locatie

De velden bij 'Locatie' kunnen direct worden aangepast. Klik na de wijziging op 'Opslaan'.

5.3.8

Autorisaties

Bij het aanmaken van een nieuw document is de autorisatie voor bezoekers volledig open. Zie verder paragraaf 7.

5. 4

V er wi j d e r e n

Verwijderen van een document is altijd mogelijk. LET OP: Met het verwijderen van een Document wordt het volgende (mogelijk) verwijderd: 

Alle metadata van het document en de download (pdf)



Alle bijlagen die gekoppeld zijn aan dit document (incl. de pdf's)



Alle verwijzingen naar dit document vanuit vergaderingen



Alle verwijzingen vanuit andere documenten (gerelateerde documenten)



Alle links naar dit document op de site.

Voer voor het verwijderen van een document de volgende handelingen uit: 

Zoek het document op

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

54/79




Kies in het menu 'Verwijderen'. Het systeem komt met de vraag 'Weet u zeker dat u dit document wilt verwijderen?' Kies Ja (of Nee..).



Bij Ja wordt het document volledig verwijderd. Dat is (in de eerste versie) nog niet direct te zien, het scherm ververst niet vanzelf.



Kies het menu 'Zoeken', voer een zoekopdracht waarin het verwijderde document zou moeten verschijnen opnieuw uit.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

55/79


6

VERGADERINGEN, AGENDA'S EN AGENDA PUNTEN

Vergaderingen zijn vaak de kapstok waar de documenten bij elkaar komen. Een vergadering is in deze omgeving niet meer dan 'een definitie van een item waaraan een datum en een tijd zijn toegekend'. Binnen het item 'vergadering' kan een agenda worden ingevuld, een agenda heeft agendapunten, subpunten, etc. In de praktijk worden 'Vergadering' en 'Agenda' door elkaar gebruikt. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de werking is van de beheerschermen voor Vergaderingen, Agenda's en Agendapunten. Houdt er rekening mee dat de presentatie per GX WebManager installatie verschillend is. De presentatie kan ook gevolgen hebben voor het gebruik van de invoerschermen. (als beschrijving niet getoond wordt, hoeft deze ook niet ingevoerd…).

6. 1

Zo e k e n a a n d e b e h e er k a nt

Voorkomen van dubbele Vergaderingen is heel belangrijk voor zowel bezoekers van de site als voor beheerders. Een vergadering kan een enorme hoeveelheid verzamelde informatie bevatten, die niet eenvoudig is samen te voegen met een andere vergadering. Raadpleeg dus altijd eerst het zoekscherm om te kijken of de beoogde vergadering niet al is ingevoerd, voordat een nieuwe vergadering wordt ingevoerd. Bedenk ook dat het mogelijk is gebruik te maken van 'versies' voor het doen van aanpas singen aan een vergadering.

6.1.1

Zoeken van vergaderingen en versies

Om vergaderingen te zoeken maak je gebruik van het scherm 'Zoeken' dat standaard verschijnt bij het opstarten van het beheerpanel RIS/BIS 2.0. Werkwijze: 

Ga in GX WebManager naar het menu "Beheer" > "RIS/BIS 2.0". Standaard opent dit scherm direct met 'Zoeken'.



Als het scherm al geopend is, kies dan binnen het scherm het menu "Bestand" > "Zoeken"



Kies bij 'Zoek in dit type' voor de optie 'Agenda'. Deze waarde staat standaard gekozen. Mogelijk dat in latere versies deze optie 'Vergadering' heet!



De opties die horen bij 'Zoeken in de agenda' verschijnen, de opties die specifiek voor 'Documenten' zijn worden uitgegrijsd.

NOTE: In bijgaande afbeelding zijn ook velden weergegeven die specifiek voor één klant zijn toegevoegd: "Definitieve versie' en 'RISBIS ID' zijn geen standaard velden waarop gezocht kan worden. Het is dus mogelijk om aanvullende (klantspecifieke) metadata ook b ij het zoekscherm terug te laten komen. 

Plaats eerst het vinkje voor het filter dat je wilt gebruiken. Pas dan kan er een waarde worden ingevuld/gekozen;

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

56/79




Bij 'Zoeken van' en 'Zoeken tot' kan de periode worden ingevuld waarbinnen de VERGADERDATUM van het gezochte item moet vallen.



Voor alle velden geldt: hoe meer velden worden ingevuld hoe minder resultaten zullen worden getoond. Er geldt tussen de velden dus een AND-functie.



Klik op de button 'Zoek'.



Het zoeken en presenteren van de gevonden items kan enige tijd duren. Om aan te geven dat het systeem nog bezig is wordt het woord 'Laden' getoond.



Vervolgens worden de zoekresultaten getoond.

6.1.2

Zoekresultaten

Als er een zoekactie is gedaan op Vergaderingen worden de zoekresultaten onder het filter getoond.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

57/79


Handig om te weten: 

In de zoekresultaten worden maximaal 10 Vergaderingen per scherm getoond. Om verder te gaan staat onderaan het resultaat een paginering (<< < 1 2 3 > >>). Met de dubbele pijlen kan direct de laatste of eerste pagina van de resultaten worden getoond.



In de zoekresultaten wordt iedere VERSIE van een vergadering die voldoet aan de criteria op een aparte regel getoond. Iedere versie is dus ook apart aanklikbaar.



De versies van één vergadering worden altijd geclusterd weergegeve n, met één achtergrond kleur. De regel verandert pas van kleur als er sprake is van een andere vergadering en niet bij iedere versie.



De tweede, derde, etc. versie van één vergadering die geclusterd worden weergege ven zijn, behalve de doorlopende achtergrondkleur, ook herkenbaar aan de inspring.



Alleen Vergaderingen waarvoor je als redacteur rechten hebt zijn aanklikbaar.

6. 2

A a n m a ke n

Vergaderingen worden – net als Documenten – centraal aangemaakt. Het aanmaken van Vergaderingen is dus niet gebonden aan een bepaalde plaats in de website (tak aan de boom in de navigatie). Op de pagina's staan elementen (zie 4.2) die overzichten tonen van de vergaderingen. Dat kan in een opsomminglijst zijn, maar ook in een Kalender, of alleen als link. Houdt er bij het invullen van de gegevens dus rekening mee dat de bezoeker van de site die een vergadering raadpleegt, vanuit verschillende invalshoeken op de site op deze vergadering kan k omen. Aanmaken van een vergadering is gekoppeld aan autorisatie. De rol(len) die je hebt bepalen voor welk orgaan (welke organen) een vergadering mag worden aangemaakt. Door deze autorisatie is het dan ook niet mogelijk aan een eerder aangemaakte vergader ing een ander orgaan te koppelen. Daarom wordt ook direct bij het aanmaken expliciet gevraagd een orgaan te kiezen!

6.2.1

Basisgegevens

Werkwijze: 

Ga in GX WebManager naar het menu "Beheer" > "RIS/BIS 2.0". Standaard opent dit scherm met 'Zoeken'.



Kies het menu Bestand > Nieuw > Agenda. Het bovenstaande tussenscherm verschijnt.



Kies een orgaan. Staat het orgaan dat nodig is er niet bij, zet dan het vinkje bij 'Toon enkel actieve organen' uit. Direct verschijnen ook de organen, waarvan de einddatum al gepasseerd

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

58/79


is. Staat het beoogde orgaan er dan nog niet bij, dan heb je geen rechten om een vergadering voor dat orgaan aan te maken. Zie paragraaf 3.2.1 of vraag de functioneel beheerder. 

Kies 'Selecteer'. De vergadering wordt aangemaakt. Het beheerscherm voor de Vergadering wordt getoond.



Vul direct de titel in. Het is afhankelijk van de geïmplementeerde vormgeving of en waar deze titel getoond wordt.



Vul eventueel een subtitel in. Dit kan een nadere omschrijving zijn die op sommige plaatsen in de site wordt getoond.



Klik op de button 'Eigenschappen'. Hier vul je de basisgegevens van de vergadering in: 

Status: alleen versies van een vergadering met de status 'Gepubliceerd' zijn voor de bezoekers te raadplegen



Orgaan: is niet meer te wijzigen. Als het orgaan niet goed is, is er geen andere mogelijkheid dan de minimaal verplichte velden in te vullen, deze vergadering te verwijderen een nieuwe vergadering aan te maken!



Tonen van – tonen tot: Behalve de status bepalen ook deze data of de vergadering te zien is voor bezoekers van de site.



Locatie: In een dropdown kan een locatie gekozen worden. Deze waarden worden centraal beheerd. Voor aanvullingen/aanpassingen, zie 3.2.6.



Vergaderdatum: Hét criterium voor een vergadering is de datum waarop vergaderd wordt. Deze mag zowel in de toekomst als in het verleden liggen.



Starttijd en Eindtijd: De aanvangstijd en eindtijd van de vergadering. Deze gegevens worden getoond aan bezoeker en kunnen ook de sortering in bijvoorbeeld een kalenderweergave bepalen (als er meer vergaderingen op één dag zijn). NOTE: Dit veld moet ingevuld in de vorm '14:30'. In kleur van de achtergrond wordt aangegeven of de ingevulde waarde correct is. Zolang de waarde niet correct is, is de achtergrond oranje. Als de achtergrond wit wordt, is het een geldige tijdsnotatie.



Kenmerk: is een veld waarmee eigen nummering/codering aan een vergadering mee gegeven kan worden.



Omschrijving/opmerking: meestal (afhankelijk van geïmplementeerde vormgeving) wordt de inhoud van dit veld niet getoond aan de bezoekers en geeft daarmee mogelijkheden om notities voor het verwerkingsproces op te nemen.



Kernwoorden: Dit is de lijst 'termen' die ook in de mediabank gebruikt wordt. Hiermee is het mogelijk om vergaderingen op inhoudelijke gronden aan elkaar te koppelen en te koppelen aan Documenten of aan andere content (bij een nieuw sbericht over een bepaald thema kan dan automatisch de laatste vergadering over dat thema worden getoond);



Kies 'Opslaan' en 'Sluiten'. Het beheerscherm van de Vergadering wordt weer getoond.



Na de basisgegevens wordt eventueel aanvullende, klantspecifieke metadata getoond;



In het veld 'Agenda inleiding' kan met richtext een inleiding voor de agenda worden geplaatst. Typisch voorbeeld voor gebruik is, om na afloop van de vergadering hier een stuk tekst te plaatsen over het vaststellen van de agenda, specifieke gebeurtenissen aan het begin van de vergadering (wellicht wordt er een keer een speciale mededeling gedaan die niet voor het verslag is, etc.). Een ander voorbeeld is om hier de tekst op te nemen waarin uitgelegd staat hoe en tot wanneer inbreng in de agenda/vergadering mogelijk is. Over het algemeen wordt de inhoud hiervan wel aan de bezoekers van de site getoond.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

59/79


Hiermee staat de basis van de vergadering. Vervolgens is het mogelijk de agendapunten aan te maken en de andere (meer uitgebreide) eigenschappen van de vergadering toe te voegen. Deze worden in aparte paragrafen uitgelegd.

6.2.2

Agendapunten aanmaken

Een vergadering bevat – meestal – een agenda. De agenda wordt opgebouwd uit Agendapunten. Er vanuit gaand dat de vergadering zojuist is aangemaakt en nog in beeld staat, zie anders 6.1.1 Zoeken van vergaderingen en versies, is de werkwijze voor het toevoegen van agendapunten als volgt. Werkwijze: 

Klik op de button 'Nieuw agenda item' en houdt deze ingedrukt.



Sleep de button naar het witte vlak er onder



Laat pas los als er een blauwe balk in het witte vlak verschijnt.



Vul de velden in, in ieder geval de titel van het element. (eerste veld)



Na de titel kan een beschrijving van het agendapunt worden ingevoerd. Hier kan richtext worden gebruikt, bijvoorbeeld om een korte opsomming van de te nemen besluiten weer te geven.



Verslag: In dit veld kan (een samenvatting van) het verslag worden opgenomen. Het veld bevat bewust alleen platte tekst, zonder opmaak, omdat voor langere verslagen beter gebruik kan worden gemaakt van een documenttype 'Verslag'. Zie par. 6.2.6.



Herhaal dit voor ieder agendapunt.

NOTE: Bij het toevoegen van een agendapunt kan bepaald worden waar het nieuwe agendapunt moet komen. Houdt bij het verslepen van de button de muisknop ingedrukt totdat de blauwe balk op de juiste positie staat, bijvoorbeeld tussen twee andere agendapunten in, en laat dan pas los.

TIP: Als er al veel agendapunten staan: Minimaliseer eerst alle bestaande agendapunten. Dit geeft een compacter overzicht en maakt het makkelijker het nieuwe agendapunt op de juiste plaats te positioneren. NOTE: De agendapunten en subpunten worden automatisch genummerd. Het is dus niet nodig om in de titel van het agendapunt nog eens een nummering in te geven (1 .1 of iets dergelijks). De nummering aan de redactiekant is altijd in de vorm '2.1.3', dus met reguliere cijfers.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

60/79


Na het invoeren van de basisgegevens van de vergadering en het toevoegen van een aantal Agenda(sub)punten ziet het scherm er ongeveer als volgt uit:

6.2.3

Uitgebreide opties bij een agendapunt

Onderaan ieder agendapunt zijn knoppen opgenomen om meer informatie 'aan een agendapunt te koppelen'.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

61/79


Betrokkenen Betrokkenen bij een agendapunt kunnen bijvoorbeeld gasten in de vergadering zijn die v oor één specifiek agendapunt zijn uitgenodigd, maar geen lid zijn van het orgaan. Zie verder 6.2.6. NOTE: Het is niet de bedoeling om bij ieder agendapunt alle commissieleden opnieuw toe te kennen! Deze worden automatisch al aan de vergadering gekoppeld als er bij het orgaan correct is ingesteld welke personen lid zijn van het orgaan. Zie ook paragraaf 3.3. Documenten Aan ieder agendapunt (en ook aan subpunten) kunnen documenten worden gekoppeld. Het document moet dan wel in het RIS/BIS systeem zijn aangemaakt. Zie verder 5.2. Stemmen Bij agendapunten en agendasubpunten kan de manier van stemmen over dat punt worden vastgelegd. De stemming wordt per agendapunt of -subpunt opgeslagen. Zie verder 6.7. Gerelateerde items Binnen de agenda is het mogelijk om direct een link aan te brengen naar andere vergaderingen, en specifiek naar een agendapunt van een andere vergadering. Deze link is aanvullend en geeft de bezoeker de mogelijkheid om met één klik naar die andere vergadering toe te klikken. De link kan ook naar een vergadering van een ander orgaan!. Werkwijze voor relateren: 

Klik in het agendapunt (of subpunt) op de button 'Gerelateerde items'. Het scherm dat verschijnt, toont de eerder gerelateerde agenda-items (zie 1)



Voor toevoegen van nieuwe relaties: klik op de button Toevoegen. Het scherm voor het 'zoeken van Vergaderingen' (zie 2)verschijnt.



Zoek de vergadering waar het agendapunt onder valt waar een link naar toe moet worden gemaakt. Voor het zoeken, zie 6.1.1.



Klik op de vergadering (versie), er verschijnt een nieuw scherm met daarin een beknopt overzicht van alle agendapunten en –subpunten van die vergadering. Plaats het vinkje (of de vinkjes) naar het agendapunt waar een relatie mee is.



Sluit het scherm ('close'), je komt terug in het scherm met de zoekresultaten. Het is mogelijk nu een andere vergadering te kiezen of terug te gaan naar het scherm van 'Gerelateerde items' door de zoekresultaten te sluiten ('Close').



Sluit het scherm met de Relaties ('Close').

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

62/79


1

2

3

Autorisatie Het is mogelijk om voor ieder agendapunt (en zelfs agendasubpunt) een beperking van de autorisatie in te stellen. Standaard is ieder agendapunt van een vergadering die gepubliceerd is voor iedere bezoeker van de site te bekijken. Dit wordt verder uitgewerkt in 7.3.

6.2.4

Agendasubpunten aanmaken

Om een agendasubpunt aan te maken voer je volgende werkwijze uit: 

plaats eerst –op de plaats waar het subpunt moet komen– een nieuw agendapunt (zie 6.2.2)



Vul de titel in van het agendasubpunt. Let op: een nummering (Punt 1, sub a) hoeft niet opgegeven te worden. Deze worden door het systeem automatisch toegevoegd.



Klik op de pijltjes naar rechts (linksonder in het agendapunt) om er een subpunt van te maken. Sla de wijzigingen op.

Bij agendapunten die na een agendasubpunt komen is het mogelijk 2 keer op de 'pijltjes naar rechts' te klikken. Het agendapunt wordt dan een subsub-punt. Het maximum is dan ook 3 niveaus.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

63/79


6.2.5

Verplaatsen van agendapunten en -subpunten

Het is mogelijk om de volgorde van de agendapunten aan te passen. Het werkt het handigst om dan eerst de (alle) agendapunten te minimaliseren door op de dubbele liggende streepjes (rechtsboven in het agendapunt) te klikken in één van de agendapunten. Alle punten sluiten nu. Dit geeft een beter overzicht. Klik dan op het agendapunt dat verplaatst moet worden, ergens op de grijze balk, maar niet op de buttons rechtsboven. Houdt de muisknop aangeklikt en versleep het agendapunt naar de juiste plaats. Laat dan pas los. Open de agendapunten weer door het linker van de drie buttons rechtsboven aan te klikken. NOTE: Vergeet niet om na het verplaatsen de wijzigingen op te slaan! Het is ook mogelijk om subpunten te verplaatsen. Let op, dat als je deze plaatst op een positie waar nog geen subpunten waren gedefinieerd, wordt het vanzelf een hoger niveau agendapunt. Controleer dus na het verplaatsen de hiërarchie!

6.2.6

Betrokkenen toevoegen en bewerken

Aan ieder agendapunt, -subpunt en aan de gehele vergadering kunnen extra betrokkenen worden gekoppeld. Dit is bedoeld voor personen (jobs) die niet lid zijn van het orgaan. De leden worden immers sowieso al aan de vergadering gekoppeld. De 'Betrokkenen' bij een vergadering of bij een agendapunt' kunnen worden voorzien van een nadere aanduiding van de betrokkenheid. Gedacht moet worden aan 'Gast', 'Voorzitter', 'Vervanger', 'Spreker', 'Indiener', etc., of om vast te leggen dat een commissielid vanaf zeker punt de rol van voorzitter over neemt… Ook kan het gebruikt worden om de rolverdeling binnen een vergadering nader te duiden (voorzitter, etc.). Waarbij het dan mogelijk is dat de voorzitter officieel niet eens lid is van het orgaan. Deze zelfde lijst wordt ook bij 'Documenten' gebruikt. Werkwijze voor het toekennen van 'Betrokkenen': 

Zoek de vergadering op waaraan de betrokkene moet worden toegekend;



Zoek eventueel het agenda(sub)punt op waaraan de betrokkene moet worden toegekend ;



Klik op de button 'Betrokkenen' die bij het agendapunt staat of op de button 'Betrokkenen' onderaan het scherm van de gehele vergadering voor het toevoegen van een betrokkene aan de gehele vergadering. Het scherm met het overzicht van de 'Betrokkenen' bij dat agendapunt of die vergadering wordt getoond (in eerste instantie dus leeg).



Kies 'Toevoegen'



Zoek de persoon op die toegevoegd moet worden. LET OP: Gezocht kan worden op (een deel van) de achternaam of voornaam.



Het resultaat kan worden verkleind door te filteren op Functienaam: plaats het vinkje voor Functienaam en kies de juiste functie.



Actieve functie: het vinkje van dit veld verkleind het zoekresultaat tot alleen de actieve 'jobs': de personen met een functie waarvan de einddatum nog niet gepasseerd is of waarvan de einddatum niet ingevuld is. In het RIS/BIS wordt immers ook historie vastgelegd. De lijst met "personen in een bepaalde rol" kan erg lang worden. Een persoon kan in de loop van de tijd verschillende rollen hebben (eerst raadslid, later wethouder, etc.). Zie uitleg in 3.3.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

64/79




Klik op 'Zoek'. Het resultaat laat alle personen zien in iedere rol die bekend is, voor zover deze aan de selectie voldoet. Het kan dus zijn dat een persoon meerdere keren in het resultaat voorkomt. Let goed op dat de juiste rol gekozen wordt!



Plaats het vinkje (de vinkjes) voor de job (s) die toegevoegd moeten worden. Klik op 'selecteer'. LET OP: Alleen meerdere jobs selecteren als deze allen dezelfde typering van 'betrokkene' moeten krijgen.



Klik op 'Selecteer'. De persoon (personen) worden toegevoegd aan de vergadering /het agendapunt. Deze moeten nu voorzien worden van een typering. Het scherm 'Selecteer betrokkenheid type' verschijnt.



Kies een typering van de betrokkenheid en kies 'Opslaan'.



Nu verschijnt het eerste scherm weer, maar nu met de betrokkene volledig ingevuld.

Toevoegen van meerdere betrokkenen 

Als er meerdere Betrokkenen met verschillende typen moeten worden toegevoegd, voer dan de bovenstaande handelingen opnieuw uit.

Na het toevoegen van (één of meer) betrokkenen verschijnt in de button 'Betrokkenen' bij de vergadering of het agendapunt het getal met het aantal betrokkenen.

Verwijderen Om een betrokkene bij een vergadering of agendapunt te verwijderen volg de werkwij ze: 

Zoek de juiste vergadering op waar de betrokkene aan gekoppeld is.



Zoek eventueel het agendapunt op waar de betrokkene aan gekoppeld is.



Klik bij de vergadering (onderaan het scherm) of bij het agendapunt (onderaan het blokje van het agendapunt) op de button 'Betrokkenen (x)'. Het getal x zal altijd groter dan of gelijk aan '1' zijn, omdat er anders bij die vergadering / dat agendapunt niets te verwijderen is.



Het scherm met het overzicht van de betrokkenen verschijnt



Plaats een vinkje in de kolom 'Verwijderen' (aan het eind van de regel van de betrokkene die moet worden verwijderd)



De button 'Verwijderen' licht op en is nu aanklikbaar. Klik op 'Verwijderen'.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

65/79


6.2.7

Documenten toevoegen

Zowel bij de vergadering als bij ieder agendapunt kunnen documenten worden toegevoegd. Of het document moet worden toegevoegd bij de gehele vergadering of bij het agendapunt hangt allereerst af van de inhoud van het document, maar ook van processen/werkafspraken. Het systeem biedt in ieder geval beide opties. Aangeraden wordt om alleen documenten die voor de gehele vergadering relevant zijn op het niveau van vergadering toe te kennen en documenten verder zo specifiek mogelijk bij het agendapunt of -subpunt toe te voegen. Werkwijze: 

Zoek de vergadering op waaraan het document (en) moet (en) worden toegekend;



Zoek eventueel het agenda(sub)punt op waaraan het document (en) moet (en) worden toegekend;



Klik op de button 'Documenten' die bij het agendapunt staat of op de button 'Documenten' onderaan het scherm van de gehele vergadering voor het toevoegen van een document aan de gehele vergadering. Het scherm met het overzicht van de 'Documenten' bij dat agendapunt of die vergadering wordt getoond (in eerste instantie dus leeg).



Kies 'Toevoegen'



Zoek het Document op dat toegevoegd moet worden. LET OP: Gezocht kan worden op (een deel van) de titel, maar er kan ook gefilterd worden (alle documenten van het type x en het orgaan y).



Het resultaat kan verder worden verkleind door meer te filteren: plaats het vinkje voor één van de filters en kies de juiste waarde. Hoe meer filters, hoe minder resultaten.



De velden bij 'Zoeken van' en 'tot' filteren op de Publicatiedatum van het Document (en dus niet op vergaderdata).



Het resultaat toont alle documenten die voldoen aan het zoekfilter. Kies het document dat moet worden toegevoegd door een vinkje te plaatsen



TIP: Meerdere documenten aanvinken en daarmee in één keer toevoegen is mogelijk



TIP: Ook niet-gepubliceerde documenten kunnen worden toegekend, zodat deze, zodra ze worden gepubliceerd, bij de vergadering / agendapunt worden getoond. Degene die het document publiceert hoeft dus niet bij alle vergaderingen te zoeken en aan te passen.



Kies 'Selecteer'. Het eerste scherm met het overzicht van alle Documenten bij deze vergadering of bij dit agendapunt verschijnt.



Sluit het scherm (button 'Close')

Na het toevoegen van (één of meer) Documenten verschijnt in de button 'Documenten ' bij de vergadering of het agendapunt het getal met het aantal Documenten.

Verwijderen Om een Document bij een vergadering of agendapunt te verwijderen volg de werkwijze . 

Zoek de juiste vergadering op waar het document aan gekoppeld is.



TIP:

In

het

beheerscherm

van

het

document

is

een

overzicht

van

alle

vergaderingen/agendapunten waar het document aan gekoppeld is. 

Zoek eventueel het agendapunt op waar het document aan gekoppeld is.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

66/79




Klik bij de vergadering (onderaan het scherm) of bij het agendapunt (onderaan het blokje van het agendapunt) op de button 'Documenten (x)'. Het getal x zal altijd groter dan of gelijk aan '1' zijn, omdat er anders bij die vergadering / dat agendapunt niets te verwijderen is.



Het scherm met het overzicht van de documenten verschijnt.



Plaats een vinkje in de kolom 'Verwijderen' (aan het eind van de regel van het document dat moet worden verwijderd).




NOTE: het document op zich wordt dus niet uit de database verwijderd, alleen de koppeling met deze vergadering/agendapunt wordt verbroken.

6. 3

B e w er k e n

Het bewerken van een vergadering bestaat uit verschillende mogelijke handelingen. Deze zullen hier apart worden uitgelegd.

6.3.1

Aanpassen van een bestaande vergadering

De basisgegevens van een vergadering kunnen worden gewijzigd, behalve: - orgaan - Aangemaakt - Laatste wijziging Voor het wijzigen van status, publicatie- en vervaldatum, locatie, vergaderdatum en –tijd, kenmerk, omschrijving en kernwoorden moet eerst de button 'Eigenschappen' worden gekozen.

De velden Titel, subtitel, klantspecifieke velden en Agenda-inleiding kunnen direct worden aangepast. OPSLAAN! Vergeet niet om na de aanpassing de wijzigingen op te slaan.

6.3.2

Wijzigen van Agendapunten

Het toevoegen van agendapunten is beschreven in 6.2.2 Het verplaatsen van agendapunten is beschreven in 6.2.5. Van een agendapunt een agendasubpunt maken is beschreven in 6.2.4 Verwijderen van agendapunten is beschreven in 6.6.3 Toevoegen en wijzigen van de aanvullende informatie bij een agendapunt is beschreven in 6.2.5 en 6.2.6. Wijzigen van de titel van het agendapunt, de beschrijving of het verslag is direct mogelijk in het beheerscherm van de vergadering.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

67/79


6.3.3

Wijzigen van de aanvullende informatie van een vergaderin g

Het wijzigen van Betrokkenen en Documenten bij een vergadering is beschreven in de bovenstaande paragrafen. Wijzigen van de autorisatie op een vergadering of agendapunt is opgenomen in Hoofdstuk 7

6. 4

V er si es

Binnen de module RIS/BIS is, mits geautoriseerd, de mogelijkheid om van een vergadering een nieuwe versie te maken. Dit is niet hetzelfde als 'kopiëren'. Van een Vergaderingen kunnen meerdere versies zijn. Deze kunnen ook allemaal de status 'Gepubliceerd' hebben, maar er wordt altijd maar één versie (de nieuwste die 'gepubliceerd' is) getoond voor bezoekers van de site. Alle verwijzingen naar deze vergadering zullen (altijd actueel) de actuele, publieke versie opvragen. Beoogd gebruik! Het gebruik van versies is bedoeld om een vergadering vast aan te kunnen maken, zodat deze in de kalender en andere overzichten verschijnt. Op het moment dat de vergadering wordt aangemaakt (vaak al een jaar van te voren) is de inhoud van de agenda uiteraard nog niet bekend. Voor de vergadering wordt de agenda langzaam maar zeker gevuld. Maar een dergelijk halfgevulde agenda mag niet gepubliceerd. 

Maak van de gepubliceerde vergadering een nieuwe versie. De gepubliceerde – bijna lege versie blijft publiek, zolang de nieuwe versie niet wordt gepubliceerd.



Vul alle agendapunten in de nieuwe versie



Publiceer deze pas als de aanpassingen klaar zijn.

Tip: het is technisch mogelijk om bij een nieuwe versie een andere vergaderdatum op te geven. Maar houdt er rekening mee dat er altijd maar één versie aan de bezoekers getoond wordt. Gebruik dit dus alleen als de vergadering echt verplaatst is naar een andere datum en niet om even snel een nieuwe vergadering (op een andere datum) aan te maken. Ook voor het terugzoeken is het logischer als versies van een vergadering allemaal dezelfde datum hebben, behalve als in de aanloop naar de vergadering besloten wordt de vergadering te verzetten. Dan gaan ze ook over dezelfde (fysieke) vergadering.

6. 5

K o pi ër e n

Binnen de module RIS/BIS is, mits geautoriseerd, de mogelijkheid om een volledige vergadering te kopiëren. Dan wordt er echt een nieuwe vergadering gecreëerd. Verwijzingen naar het origineel blijven staan, verwijzingen naar de kopie zullen moeten worden gedefinieerd. Alleen in het dynamische element 'Overzicht Vergaderingen' zal deze nieuwe vergadering worden getoond als die (ook) voldoet aan de selectie en is gepubliceerd. Werkwijze: 

Zoek de juiste vergadering



Kies in het menu 'Bestand' de optie 'Dupliceren'.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

68/79


Let op: alleen de versie van de vergadering die in het beheerscherm wordt getoond wordt gekopieerd. Niet de andere versies van die vergadering. TIP: Combineer het kopiëren met versiebeheer! Omdat het aanmaken van een volledige agenda best veel werk is, is de volgende werkwijze handig: 

Maak per orgaan een modelagenda. Deze bevat alle standaard agendapunten en andere instellingen die voor iedere vergadering (van dat orgaan) weer terugkomen: een aantal agendapunten zoals 'Opening', 'Vaststellen van de agenda', 'Notulen vorige vergadering' en 'Afronding'. En wellicht nog andere instellingen (locatie, leestoegang, betrokkenen, … ).



Plaats in de 'Agenda inleiding' een standaard tekst zoiets als 'De agenda van deze vergadering moet nog worden vastgesteld'.



Maak een kopie van dit model, voor iedere geplande vergadering (dus voor iedere vergaderdatum).



Pas per kopie de vergaderdatum aan en eventueel andere gegevens (publ icatiedatum). Laat de status op 'Gepland'!



Om een minimale vergadering te kunnen presenteren volstaat nu om een nieuwe versie van iedere zojuist aangemaakte vergadering aan te maken, daarin de standaard agenda -items te verwijderen en de status aan te passen in 'Gepubliceerd'. In de kalender en verwijzingslijsten verschijnen nu de vergaderingen met een lege agenda.



Als de agenda moet worden ingevuld zoek je de betreffende vergadering op. Getoond wordt de gepubliceerde versie.



Klik op de link in het bovenste blok gegevens van de vergadering op 'Versie 2 van 2'. Het scherm Agendaversies verschijnt



Kies de versie die niet gepubliceerd is. Deze bevat de standaard agendapunten.



Bewerk deze vergadering, voeg de inhoudelijke agendapunten toe, etc. Verander de standaard tekst ('De agenda van deze vergadering moet nog worden vastgesteld' wordt dan iets als 'Dit is de voorlopige agenda van deze vergadering').



Publiceer deze versie als alle gegevens zijn ingevuld.

6. 6

V er wi j d e r e n

Onder verwijderen kunnen verschillende handelingen worden gerekend. Deze worden hieronder apart beschreven.

6.6.1

Verwijderen van de vergadering

Het is mogelijk een volledige vergadering in één keer te verwijderen, mits geautoriseerd. LET OP dat met het verwijderen van een Vergadering de volledige inhoud weg is. En weg=weg. Werkwijze: 

Zoek de juiste vergadering op



Open deze uit de zoekresultaten



Kies in het menu 'Bestand' de optie 'Verwijderen'.



Als er meer versies zijn, komt er eerst een waarschuwing 'Wilt u deze versie verwijderen' .



Als dit de enige versie is, komt er een waarschuwing ' Let op: Dit is de enige versie van deze agenda. Weet u zeker dat u deze versie (en dus ook de agenda) wilt verwijderen? '

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

69/79




Klik op 'OK'.

6.6.2

Verwijderen van versies

Zie hierboven. Daarnaast is er de mogelijkheid om vanuit het overzicht van versies te verwijderen. Werkwijze: 







Klik op de link in het bovenste blok gegevens van de vergadering op 'Versie 2 van 2'. Het scherm Agendaversies verschijnt



Plaats een vinkje in de kolom 'Verwijderen', aan het eind van de regel van de versie(s) die moet (moeten) worden verwijderd.




6.6.3

Verwijderen van agendapunten.

In een agendaversie kunnen de agendapunten ook verwijderd worden. Werkwijze: 







Klik bij het agendapunt dat moet worden verwijderd op het kruisje rechts in de grijze balk



Sla de vergadering op.

Tip: voor het verwijderen is een goed overzicht belangrijk. Klik dus eerst op het eerste icoontje van deze 3. Daarmee worden alle agendapunten ingevouwen en ontstaat een beter overzicht.

6. 7

Pr evi e w

Van een agenda is het mogelijk om een preview te raadplege n. LET OP: dit is geen preview in de vormgeving van de eigen site, maar een voorbeeld van de informatie die de bezoeker van de site zou kunnen zien (mits geautoriseerd etc.). Werkwijze: 







Klik onderaan het scherm op 'Preview'.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

70/79


6. 8

St em mi n g e n

Bij Agendapunten en –subpunten kan de stemming over dat agendapunt worden vastgelegd. De uitslag van de stemming kan aan de bezoeker van de site worden getoond. Stemmen kunnen worden toegekend op basis van 'Partij', maar dat is alleen gedaan om het toekennen te vergemakkelijken. Uiteindelijk wordt per persoon (feitelijk per 'job') de stem opgeslagen. Personen zijn in een bepaalde functie aan een orgaan gekoppeld (samen is dat de 'job') en daarmee lid van het orgaan. Alleen Leden mogen eventueel stemmen (mits dit aangevinkt is, zie 3.2.3). Daarnaast zijn personen voor een bepaalde periode aan een partij verbonden. Het beheerscherm van 'stemmen' toont de leden gegroepeerd per partij. De partijen zorgen dus alleen voor het groeperen en sorteren. Dat geeft dan ook de mogelijkheid om voor alle leden van het orgaan die van één partij zijn in één keer de stem toe te kennen, omdat vaak per partij gestemd wordt. Dit wordt hieronder stap voor stap uitgelegd. Werkwijze: 




Open deze uit de zoekresultaten.



Zoek het agendapunt op waarover de stemming moet worden vastgelegd.



Klik in het blok van het agendapunt op de button 'Stemmen'. Het scherm 'stemmen' wordt getoond. Als een stemming nog niet eerder is toegekend is dit scherm leeg, op de knop 'maak stemming' na.



Klik op de knop 'Maak stemming'. Direct worden de politieke partijen getoond, die leden hebben in het orgaan zie (1) in onderstaande afbeelding.



Klik een partij aan. Er verschijnen 2 onderdelen: de standaard stemming voor alle leden van die partij (2) en de personen die lid zijn van het orgaan en van die partij en wat die stemmen (3).



LET OP: Bij het aanmaken van een stemming wordt direct voor een default waarde ingevuld voor iedere stem! De mogelijke opties (Voor, tegen, onthouding, afwezig) zijn door de beheerder in te stellen en kunnen dus afwijken van het voorbeeld hieronder. Ook kan de beheerder de default waarde die wordt ingevuld bij het aanmaken van een stemming wijzigen. Als de huidige default dus onhandig werkt, kan er een andere waarde als default worden gekozen.



Bij (2) kan in één keer voor alle leden van die partij ingevuld worden wat er is gestemd.



Bij (3) kan per persoon de afwijking van het 'fractiestandpunt' worden ingevuld.



Ook is er (wellicht) bij de partijen een regel 'Niet lid van een politieke partij'. Hieronder staan de personen die niet (meer) lid zijn van een partij. Klik deze regel aan en de personen verschijnen. Hier kan de individuele wijze van stemming worden aangegeven voor die personen die geen lid (meer) zijn van een partij.



Na het aanmaken van de stemming sluit je het scherm. De button 'Stemmen' bij dit agendapunt vertoont nu (1) achter het woord 'Stemmen', ter signalering dat er een stemming is aangemaakt.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

71/79


1

2

3

Aanpassen en Verwijderen De wijze van stemming kan dus per persoon worden aangepast. Ook als een persoon (met terugwerkende kracht) van partij wijzigt, of uit een partij stapt, blijft de wijze van stemming aan die persoon gekoppeld. Is de stemming niet goed (bijvoorbeeld aan het verkeerde agendapunt), dan kan de gehele stemming in één keer worden verwijderd. Het is niet mogelijk de stemming van één persoon of één partij te verwijderen. Iedereen moet altijd stemmen, of gebruik de optie 'afwezig' als de persoon niet gestemd heeft. Deze optie moet door de beheerder worden aangemaakt. Fouten Als aan een lid van een commissie geen stem kan worden toegekend, kan het zijn dat er een instelling niet goed staat. Zie 3.2.3.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

72/79


7

EXTRANET LEESTOEGANG

Binnen de module RIS/BIS is het mogelijk leestoegang toe te kennen aan Documenten, Vergaderingen en Agendapunten. Hiermee ontstaat in feite een extranet, aangezien binnen GX WebManager de mogelijkheid bestaat om geregistreerde webgebruikers (websitebezoekers) te beheren. De module RIS/BIS maakt voor een groot deel gebruik van deze standaard ‘webgebruikersmodule’. Voor de werking van de standaard module wordt dan ook verwezen naar de handleiding hierover (zie http://connect.gxsoftware.com/WebManager/Documentation.htm, de module 'Personalisatie, profielen en leestoegang'). De module RIS/BIS maakt hier gebruik van, maar heeft wel een aanvulling op de standaard module (zie 3.2.2).

7. 1

B e p er ki n g i n l e e st o e g a n g v o or b e z o e k ers ( e xt r a n et )

Standaard geldt er geen beperking in leestoegang voor de onderdelen van het RIS/BIS. Eenmaal gepubliceerd is het document of de vergadering voor iedereen te raadplegen. In sommige situaties kan het echter noodzakelijk zijn dat slechts een beperkte groep het document, de vergadering of het agendapunt mag bekijken. Voor het kunnen toepassen van de Extranet-functie binnen RIS/BIS moet er door de functioneel beheerder van GX WebManager minimaal één gebruikersgroep zijn gedefinieerd en moet er – ergens op de site – een login pagina zijn aangemaakt. Eenmaal ingelogd en lid van de juiste groep kan de bezoeker dan meer informatie zien dan de niet-ingelogde bezoeker, of niet-leden van die groep.

7. 2

V o or D oc u m e nt e n

Werkwijze voor het beperken van de leestoegang op een document: 

Zoek het juiste Document op






Scroll naar beneden, zodat het onderste deel van de metadata te zien is.



Hier wordt een overzicht getoond van de ingestelde beperking (default is "Niet -ingelogde gebruikers, Volledige content vanaf ")



Klik op 'Beheren'. Er verschijnt een nieuw scherm. Vanaf hier is het voor Documenten, Vergaderingen en Agendapunten gelijk. Zie verder de paragraaf 7.4 Instellingen aanpassen.

7. 3

V o or V er g a d eri n g e n e n A g e n d a p u nt e n









Zoek eventueel het agenda(sub)punt op waarvoor de beperking in leestoegang moet worden toegekend;

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

73/79




Klik op de button 'Autorisatie' die bij het agendapunt staat of op de button 'Autorisatie' onderaan het scherm van de gehele vergadering voor het instellen van een beperking in leestoegang aan de gehele vergadering. Het scherm met het overzicht van de 'Autorisatie' en het aanpassen van de instellingen bij dat agendapunt of die vergadering wordt getoond. Zie verder de paragraaf 7.4 Instellingen aanpassen.

NOTE: de nummering van de agendapunten blijft voor alle bezoekers gelijk. Dus als agendapunt 4 alleen voor ingelogde bezoekers is te zien, zullen de niet-ingelogde bezoekers zien dat de nummering van 3 naar 5 springt. Voor de niet-ingelogde bezoekers wordt dus niet agendapunt 5 ineens hernummert naar 4.

7. 4

I nst el l i n g e n a a n p a sse n

Na één van de voorgaande paragrafen wordt het scherm getoond voor het aanpassen van de instellingen voor leestoegang. Aangezien dat voor Documenten, Vergaderingen en Agendapunten gelijk is, wordt dit in één paragraaf beschreven. 

In het panel dat verschijnt, wordt het overzicht (nogmaals) getoond, bovenaan het scherm.



Klik op 'Toevoegen' om een groep toe te kennen die vanaf een bepaalde datum het item mag zien. Er verschijnt een blok 'Bewerken'.



Kies in dit blok 'Bewerken' uit de pulldown de naam van de groep die wel toegang moet krijgen, bijvoorbeeld 'Raadsleden'. Vul de datum in vanaf wanneer deze groep de volledige content of alleen de titel mag zien. Of vul bij beide een datum in. Er geldt een hiërarchie: als de datum bij 'volledige content is ingevuld en verstreken, mag deze groep de volledige content zien, onafhankelijk van of er een datum bij 'alleen titel' staat.



Klik op opslaan.



Er is dus een keus om de groep (en de niet-ingelogde bezoekers) niets te laten zien, alleen de titel te laten zien, of ook de volledige inhoud van de vergadering/agendapunt/Document.



Herhaal dit eventueel voor andere groepen.



Vul de 'tot-datum', voor zowel "volledige content" als voor "alleen titel" alleen in als de toegang maar voor een bepaalde periode geldt.



Klik bovenaan het scherm op de 'groep' 'Niet-Ingelogde bezoekers' om de datum aan te passen waarop de niet-ingelogde bezoekers de volledige content mogen zien.



Als er geen datum (bekend) is waarop de niet-ingelogde bezoekers de content en de titel mogen zien, maak deze velden dan leeg. Mogen niet-ingelogde bezoekers alleen de titel zien, vul dan een (gepasseerde) datum in bij 'alleen titel van'.



Klik op Opslaan

Verwijderen van de beperking/toegang: Plaats achter de groep (aan het eind van de regel in onderstaande scherm) het vinkje onder 'Verwijderen' en klik op de button 'verwijderen'! De toegang voor die groep is verwijderd. Vul nu een (gepasseerde) datum in voor de groep 'Niet-ingelogde bezoekers' en iedereen heeft weer toegang.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

74/79


Let op:

Bij

het

aanpassen

van

de

publicatiedatum van

een

document

worden

deze

Leestoegangsdata niet aangepast. Dit kan dus een conflicterende situatie opleveren als beide in de toekomst liggen en de aanpassing de publicatiedatum iets verder naar voren haalt dan de beperkingsdatum.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

75/79


8

KOPPELINGEN

Binnen de module RIS/BIS 2.0 is het goed mogelijk om zowel Imports als exports uit te voeren. De parameters en instellingen van zowel imports als exports zijn echter zodanig uitgebreid dat deze niet in deze handleiding worden opgenomen. Bij vragen of uitleg over imports en exports wordt daarom verwezen naar de implementatiepartij van de module of van het CMS.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

76/79


BIJLAGE: BEGRIPPEN Achterkant

Beheerkant van de GX WebManager omgeving, de applicatie die voor het beheer gebruikt wordt

Agenda's

Strikt genomen: De inhoud van de vergadering, de verzameling agendapunten dus. In de module en in deze handleiding worden agenda en vergadering door elkaar gebruikt in dezelfde betekenis: een afspraak waaraan ten minste een tijd, een orgaan en een locatie gekoppeld zijn.

Applicatie beheer

De meer technische werkzaamheden voor het beheer van de applicatie, configuratie van de applicatie, etc. allemaal nog binnen de applicatie (GX WM)

Artikel

Een item in de mediabank. Een artikel heeft bijna dezelfde functionaliteit als een pagina, maar hangt niet in een hiërarchische boomstructuur en heeft meer metadata.

Beheerder

Meestal ‘functioneel beheerder’ of ‘applicatiebeheerder’. Het betreft een verwijzing naar werkzaamheden voor een persoon die verder gaat dan standaard redactiewerk.

Content beheer

De werkzaamheden die nodig zijn om de inhoud (van een pagina of artikel) die aan de websitebezoeker getoond wordt te creëren en te beheren

Content

Alle inhoud van een pagina of een mediabank artikel, zijnde paragrafen, afbeeldingen, lijsten, tabellen, overzichten (verwijzingen), etc.;

Contentelementen

Ook wel ‘elementen’: de onderdelen waaruit de content van de pagina of het artikel bestaat. Voorbeelden van elementen zijn: paragraaf, afbeelding, lijst, tabel, mediaoverzicht. De elementen geven de beheerder van de pagina/artikel de mogelijkheid eigenschappen in te stellen (presentatie, uitlijning, etc.);

Contenttype

Artikelen in de mediabank zijn altijd van een bepaald contenttype. Er is een aantal standaard contenttypen (artikel, afbeelding, download), waarbij vooral de aard van de metadata verschillend is. Er kunnen klant-specifieke contenttypen worden gerealiseerd voor artikelen met andere metadata, of vanwege autorisatie.

Document

Een set metadata over een Bestuurlijk document, inclusief het bestand waar de metadata over gaat (meestal een pdf).

Functienaam

De beschrijving van de relatie tussen een persoon en een orgaan, zoals 'Raadslid', 'Wethouder Onderwijs', etc.

Functioneel beheer De werkzaamheden die nodig zijn om contentbeheerders hun werk te kunnen laten doen. Functioneel beheer vindt geheel plaats binnen de applicatie (GX WM). Soms heet deze rol ook wel 'webmaster'. GX WM

GX WebManager

Gebruiker

Een gebruiker van het RIS/BIS systeem (dus ingelogd in GX WebManager redactiekant).

Homepage

De algemene ingangspagina van de site

Internetsite

De verzameling pagina’s, artikelen en andere content die, afhankelijk van autorisatie van websitebezoekers, wel of niet zichtbaar zijn.

Inzet

"Inzet" is een benaming binnen GX WebManager voor een minipagina. Deze minipagina’s kunnen centraal onderhouden worden en voorzien van content.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

77/79


Welke inzetten op een pagina worden getoond is een eigenschap van de pagina. Het is vrij instelbaar om geen, één of meerdere inzetten aan een pagina toe te kennen en daarin de volgorde te bepalen. Inzetten zijn voorzien van een label. Dit label bepaalt het vlak waarin de inzet wordt getoond. De beheerder kan nieuwe inzetten aanmaken en daar een label aan toekennen (en wijzigen). Inzetten hebben een eigen presentatie en hoewel alle contentelementen in een inzet kunnen worden geplaatst kan de vormgeving dus afwijken. De inzetten zijn geen onderdeel van de content van een pagina. De inzetten die worden getoond is een instelling van een eigenschap van die pagina. Inzetten kunnen niet worden toegekend aan Mediabankartikelen. De inzet ten worden toegekend aan de pagina’s waarop het mediabank artikel wordt getoond (de tonen-op pagina); Job

De combinatie van een Functienaam en een Persoon, geldend voor een bepaalde periode (Dhr. Jansen, Raadslid vanaf 12-10-2010);

Mediabank

De contentrepository van GX WebManager waarin alle content wordt opgeslagen die, om verschillende redenen, niet gebonden kan zijn aan een boomstructuur.

Medialijst

Een element op een pagina (of in een artikel) dat een statische verwijzing is naar een - door de beheerder van die pagina bepaalde - set artikelen. De volgorde en de artikelen staan vast. Zolang het artikel gepubliceerd is blijft deze in de lijst. Is het artikel niet meer beschikbaar, verdwijnt deze ook automatisch uit de lijst. Wat er van de aangewezen artikelen wordt getoond is instelbaar in de presentatie van het element, veelal identieke mogelijkheden aan die van het mediaoverzicht.

Mediaoverzicht

Een element op een pagina of in een artikel dat dynamisch artikelen oproept. De beheerder stelt in op basis waarvan gefilterd moet worden (alle artikelen met...). De beheerder bepaalt de sortering en de presentatie. Wat er van de geselecteerde artikelen wordt getoond is instelbaar in de presentatie van het element: de beheerder heeft de keus uit verschillende varianten, die grotendeels specifiek zijn voor dat webinitiatief. Voorbeelden ‘titel en datum’, ‘alleen titels’, fotogalerie, fullcontent.

Pagina

Met een pagina wordt in dit document bedoeld een webpagina binnen het redactiesysteem van GX WebManager. Een pagina bevindt zich, al of niet zichtbaar voor websitebezoekers, in de paginahiërarchie;

Persoon

In deze module de voornaam en achternaam van een fysiek persoon. Aan een persoon wordt meestal een functie en/of partijlidmaatschap toegekend. Een persoon kan, op één moment of in de loop van de tijd, meerdere functies hebben.

Redacteur

De persoon die een pagina of een artikel mag bewerken. Dit hoeft niet altijd een ‘Redacteur’ te zijn in de zin zoals de organisatie dat ziet. Het kan ook de functioneel beheerder zijn die als enige de homepage mag bewerken. De uiteindelijke benaming van de rollen, de bijbehorende workflow en autorisatie zijn per organisatie verschillend.

Systeem beheer

Het beheer van de systemen waar de applicatie op draait (serverbeheer, etc.). Dit zijn werkzaamheden buiten de applicatie zelf: voor systeem beheer hoeft niet de applicatie (GX WM) geopend te worden

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

78/79


Vergadering

Een afspraak van één orgaan, op een bepaalde tijd en plaats. In dit document en in de module wordt ook het begrip 'agenda' hiervoor veel gebruikt.

Voorkant

Bezoekerskant van de GX WebManager omgeving (de website zoals de bezoeker die raadpleegt)

Websitebezoeker

Deze term wordt gebruikt voor bezoekers van de site, ter onderscheid van het begrip Bezoeker, iemand van de doelgroep ‘Bezoekers’, waarmee ‘bezoekers van één van de vestigingen’ bedoeld wordt.

Workflow

De statussen en mogelijke statusovergangen die een pagina of artikel kan krijgen. Hiermee wordt niet het achterliggende werkproces in de organisatie bedoeld.

E [email protected]

WWW.GX PUBLI C.NL

79/79

BIS 2.0 HANDLEIDING VOOR GEBRUIK EN BEHEER RAADSINFORMATIE BESTUURLIJKE INFORMATIE GX WEBMANAGER 9. Datum 31 januari 2012

Recommend Documents