GEZAMENLIJKE VERGADERING UGV/OR/SR
Bijlagenummer GV
Onderwerp:
Communicatie en informatievoorziening naar studenten: USR notitie Bespreking GVcie PSC-2 Voorbereidende GV 13 mei 2013 Overlegvergadering GV op 27 mei 2013 Afsluitende GV 3 juni 2013
Status Voorbereidende commissie Behandeling in
Bevat: 438
Brief USR d.d. 11 april 2013 met notitie en bijlagen
438
Studentenraad
Comeniuslaan 4 Postbus 9102 6500 HC Nijmegen Telefoon (024) 361 61 61 Fax (024) 356 46 06
980000
www.ru.nl
College van bestuur Gezamenlijke Vergadering van UGV, OR en USR Comeniuslaan 4 INTERN
Uw kenmerk
*sr13.5005*
Ons kenmerk
Doorkiesnummer
Datum
po/sr13.5005
024-3611239
11 april 2013
Betreft
E-mail
USR-notitie communicatie
[email protected]
Geachte leden van het college van bestuur en de GV, De universitaire studentenraad heeft, op initiatief van studentenfractie AKKUraatd, een notitie geschreven over communicatie en informatievoorziening naar studenten. Hoewel er op zowel universitair als facultair niveau op dit vlak de laatste jaren reeds belangrijke stappen zijn gemaakt, komt de informatievoorziening elke keer als heikel punt terug in de enquêtes. De studentenraad onderkent het belang van goede communicatie en informatievoorziening en denkt daarom graag mee met het college van bestuur over verbeterpunten. Bijgevoegde notitie is daarvan het resultaat. Wij zien uit naar de bespreking in de overlegvergadering. Hoogachtend,
Patrick Verleg, voorzitter
Notitie communicatie en informatievoorziening 1. Informatie en communicatie Vanuit de universiteit wordt veel informatie verschaft aan studenten. Soms gaat dit goed, maar er zijn ook situaties waarbij dit minder goed is gegaan en de student onvoldoende is geïnformeerd. Op universitair en facultair niveau zijn op dit vlak de afgelopen jaren al een aantal belangrijke verbeteringen doorgevoerd. Toch blijkt de informatievoorziening keer op keer als heikel punt terug te komen in enquêtes. Voor de Universitaire Studentenraad was dit dan ook de aanleiding om deze notitie over communicatie en informatievoorziening te schrijven. Bij het totstandkomen van deze notitie heeft er een gesprek plaatsgevonden met Johan van de Woestijne, hoofd Communicatie en Jeroen Buijs, hoofd internetcommunicatie. Daarnaast is gesproken met verschillende studenten over hun ervaringen op het gebied van de informatievoorziening. Er is een aantal redenen waarom de communicatie toch niet altijd op een effectieve wijze verloopt. Dit komt bijvoorbeeld door het versnipperde communicatiebeleid, waarbij een deel van de communicatie in handen is gegeven van faculteiten en opleidingen. Daarnaast wordt de informatie ook niet altijd eenduidig gecommuniceerd. Deze notitie richt zicht enkel op de communicatie vanuit faculteiten en opleidingen. De Universitaire Studentenraad heeft het idee dat dit het vlak is waar de meeste problemen zich op het gebied van informatievoorziening voordoen. De communicatie van bijvoorbeeld Dienst Studentenzaken is een hele andere afdeling en is in deze notitie buiten beschouwing gelaten. Omdat informatie regelmatig op ineffectieve wijze verstrekt wordt, pleit de USR voor een eenduidig beleid over communicatie vanuit faculteiten en opleidingen. Daarnaast wil de USR een uniforme indeling van de facultaire websites en opleidingswebsites zien, zodat studenten weten waar ze informatie kunnen vinden op een webpagina. 1.1 Belang gestroomlijnde informatievoorziening Studenten hebben uiteraard belang bij een goede informatieverstrekking vanuit de universiteit. Dit heeft niet enkel voordelen voor de student zelf, maar ook de universiteit heeft hier baat bij. Studenten hebben belang bij informatie over de jaarplanning en belangrijke data, regels en verplichtingen, maar bijvoorbeeld ook over facultaire activiteiten, lezingen en workshops. Doordat studenten weten waar ze aan toe zijn, kunnen ze hun studie beter plannen. Als studenten op de hoogte zijn van regels leidt dit tot minder onzekerheid bij de student, maar ook tot minder conflicten. Daarnaast zorgt een goede informatievoorziening voor meer betrokkenheid en een betere binding bij de opleiding, faculteit en universiteit. Studenten vertrouwen terecht op juiste en tijdige informatie vanuit de universiteit. Ten slotte is een goed geïnformeerde student meer tevreden over de universiteit. Dat kan ook leiden tot een grotere studenttevredenheid die op haar beurt een positieve weerslag kan hebben op de resultaten van verschillende monitoren en enquêtes. 1
Nu kan informatievoorziening worden gezien als een taak van de faculteit of opleiding, omdat veel informatie voor studenten daar vandaan komt. Toch blijkt dat faculteiten en opleidingen vaak niet goed weten of en hoe ze bepaalde informatie moeten communiceren. Opleidingscommissies en facultaire studentenraden hebben op sommige plaatsen een rol gekregen in het actief communiceren van bepaalde informatie. De primaire verantwoordelijkheid voor adequate informatievoorziening ligt bij de universiteit, faculteit of opleiding. Andere gremia horen slechts een marginale, ondersteunende rol te spelen. 1.2 Informatie verstrekken versus informatie vinden In het Rapport Communicatie naar Studenten1, geschreven door medezeggenschap van de Faculteit der Sociale Wetenschappen, komen twee heldere basisprincipes over informatievoorziening naar voren: 1. Geef de student consequent de informatie die nodig is; 2. Leer de student waar de informatie te vinden is. Het eerste basisprincipe is redelijk vanzelfsprekend. Consequent communiceren is van belang, opdat studenten weten waar ze aan toe zijn. De informatievoorziening wordt duidelijker door consequent gebruik van een bepaald medium voor een bepaald type informatie, aansluiting van het medium bij de doelgroep, consistente informatieverstrekking, het up to date houden van de informatie en regelmaat in de informatieverstrekking. Niet alle informatie hoeft letterlijk naar de studenten verzonden te worden. Wel is van belang dat de student weet waar bepaalde informatie te vinden is en dat die informatie bestaat. Een specifieke regeling voor studenten met een functiebeperking hoeft bijvoorbeeld niet per e-mail naar alle studenten van een faculteit of opleiding verzonden te worden, maar studenten moeten wel op de hoogte worden gesteld waar deze informatie te vinden is. De informatie kan wel gestuurd worden naar een geselecteerde groep studenten van wie de faculteit of opleiding weet dat een dergelijk specifieke regeling van toepassing is of kan zijn. Een duidelijk en uniform vormgegeven website zal helpen bij de vindbaarheid van deze informatie. Daarnaast is veel informatie wel vindbaar op websites of op de portal, maar studenten worden niet gewezen op de plek waar deze informatie te vinden is. Dit gaat bijvoorbeeld om onderwijs- en examenregelingen of de jaarplanning van de faculteit. Verder in deze notitie zal nog aandacht worden besteed aan deze onderwerpen. Kortom, op dit moment blijkt dat faculteiten en opleidingen geen duidelijk onderscheid maken tussen deze twee principes van informatieverstrekking. Een duidelijke keuze moet worden gemaakt; informatie moet afctief worden verstrekt of studenten moeten gewezen worden op de vindplaats van informatie.
1
Rapport Communicatie naar Studenten (2007), medezeggenschap FSW, zie bijlage 1.
2
2. Algemene aanbevelingen 2.1 Juiste medium bij informatie Op dit moment wordt vanuit faculteiten en opleidingen op vele manieren informatie verstrekt en gecommuniceerd. De ene docent stuurt mailtjes over de tentamendatum, de andere zet de datum op Blackboard. Sommige faculteiten of opleidingen maken gebruik van social media zoals Twitter om met studenten te communiceren. Faculteiten en opleidingen beschikken over veel verschillende communicatiekanalen. Er blijkt dat er niet consequent en eenduidig gebruik wordt gemaakt van deze kanalen. Informatie wordt op verschillende faculteiten, opleidingen en soms door verschillende docenten op een andere wijze bij de student gebracht. Of een boodschap goed aankomt bij de student is erg afhankelijk van het communicatiemedium. Het is van belang het juiste kanaal te kiezen voor het effectief verspreiden van bepaalde informatie. Informatie met verschillende mate van urgentie of belang wordt soms via dezelfde kanalen verspreid, waardoor het voor de student niet duidelijk is welke informatie wel, minder of niet belangrijk en relevant is. De kans dat belangrijke en relevante informatie over het hoofd wordt gezien is door verkeerd gebruik van communicatiekanalen groter. Ook wordt niet altijd het meest effectieve medium gekozen, waardoor relevante informatie soms niet bij de juiste studenten terecht komt. Het is daarom aan te raden om te zorgen voor een universiteitsbrede richtlijn voor faculteiten en opleidingen waarbij zorgvuldig wordt gekeken naar de inzet van communicatiemiddelen bij bepaalde informatie of doelgroepen. Als faculteiten en opleidingen in hun geheel weten op welke wijze de informatie het meest effectief verspreid kan worden, betekent dit een enorme verbetering van de communicatie naar studenten. In bijlage 2 wordt een aanzet gegeven tot het vormen van een dergelijk universiteitsbreed beleid. 2.2 Begin van het jaar De introductieperiode van de RU wordt gebruikt om een grote hoeveelheid informatie aan studenten aan te bieden. Het betreft basisinformatie voor het volgen van vakken, zoals kennis over Blackboard en Osiris, maar ook meer algemene informatie over bijvoorbeeld studentpsychologen en -decanen, de OER en dergelijke. De overdaad aan informatie tijdens de introductie wordt gegeven kan echter de effectiviteit van de informatieoverdracht in de weg staan. Vooral informatie die niet essentieel is voor het volgen van vakken kan beter na de introductie worden aangeboden. Tijdens korte collegepraatjes kunnen studenten op de hoogte gesteld worden van bijvoorbeeld de universiteitsstructuur, voorzieningen en rechten en plichten. Daarnaast moeten studenten ook op een andere manier gewezen worden op het bestaan van deze informatie. Daarbij moet gezegd worden waas ze deze informatie kunnen vinden. Enkel een mondelinge overdracht van deze informatie is uiteraard niet voldoende. 2.3 Wie, wat, waar? Veel studenten geven aan dat een eenduidig en laagdrempelig middel ontbreekt waarin terug te vinden is waar bepaalde informatie is te vinden. In het kader van het tweede basisprincipe ‘Leer de student waar de informatie te vinden is’ is het goed studenten een duidelijk overzicht te bieden waar ze bepaalde informatie kunnen vinden. Veel belangrijke informatie staat ergens verstopt op de 3
website. Soms weten studenten simpelweg niet waar of bij wie ze bepaalde informatie moeten verkrijgen. Een oplossing voor dit probleem kan een centraal informatieboekje of webpagina zijn, waarop deze informatie gebundeld is en waarin de student doorgestuurd wordt. Enkele faculteiten (FNWI, FMW en FdL) hebben reeds een dergelijk middel ontwikkeld of zijn hiermee bezig. Een dergelijk medium moet in ieder geval een overzicht van alle belangrijke onderdelen en onderwerpen op de universiteit bieden, specifiek voor studenten van die faculteit. Vragen die sowieso aan bod moeten komen zijn de volgende. Hoe zit de structuur van de universiteit in elkaar? Wat doet de studentpsycholoog? Waar kan ik terecht met een conflict? Waar kan ik de OER vinden? Hoe neem ik contact op met de opleidingscommissie? Wat zijn mijn rechten als student of waar kan ik deze vinden? Kortom, een Wegwijzer op zakformaat kan een zeer goed startpunt zijn voor de (eerstejaars)student om zelf informatie te vinden of terug te vinden. Een voorbeeld van een dergelijke wegwijzer is te vinden in bijlage 3 van deze notitie. 2.4 Tijdigheid informatie Informatie is niet altijd tijdig beschikbaar voor studenten. Vooral informatie over regelingen die voor studenten van belang zijn (bijvoorbeeld de harde knip) en vakspecifieke informatie zoals roosters en literatuurbenodigdheden laten soms te lang op zich wachten. Uiteraard is het de taak van de universiteit en haar onderdelen om zorg te dragen voor tijdige informatievoorziening. Vaak zijn bij de universiteit zelf echter nog bepaalde zaken onduidelijk, waardoor nog geen volledige informatie kan worden verstrekt. De specifieke invulling van bepaalde regelingen kan bijvoorbeeld nog niet bekend zijn of de zalen die voor de vakken gebruikt worden kunnen nog onbekend zijn. Maar voor de universiteit is het wel zaak om zo veel mogelijk onduidelijkheid weg te nemen bij studenten. Ook wanneer nog niet alle informatie beschikbaar is, kan onzekerheid worden weggenomen door duidelijk te maken wat al wel bekend is (bepaalde kaders bijvoorbeeld) en wanneer de ontbrekende informatie bekend wordt. Dit biedt studenten de mogelijkheid om zoveel mogelijk rekening te houden met de reeds bekende informatie en kan onnodig leed voorkomen worden. 2.5 Vraag studenten om inbreng In een communicatiebeleid is terugkoppeling van studenten noodzakelijk. Op grote delen van de universiteit gebeurt dit echter niet. Studenten kunnen inbreng verschaffen als de universiteit moeilijkheden ondervindt bij het bereiken van studenten. Tevens kunnen studenten als doelgroep aan faculteiten en opleidingen een frisse blik werpen op de gebruikelijke wijze van communicatie. Het verdient aanbeveling om bij regelmaat (meer dan jaarlijks) met een groep studenten het gesprek aan te gaan over informatievoorziening door de faculteit of opleiding in kwestie. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. Faculteiten en opleidingen kennen natuurlijk hun facultaire studentenraden en opliedingscommissies. Over communicatie op centraal niveau kan de USR benaderd worden. Studenten uit gremia vormen echter niet altijd het juiste subject van een goede steekproef; ze zijn over het algemeen beter ingewerkt in en beter ingelicht over bepaalde zaken. Optimaal zou daarom zijn om daarnaast met name reguliere studenten te benaderen over de informatieverstrekking door het betreffende onderdeel van de universiteit. 4
2.6 Samenvatting en algemene aanbevelingen - Overhandig de student consequent de informatie die nodig is; - Leer de student waar de informatie te vinden is; - Zorg voor consistente informatieverstrekking en houd de informatie up to date; - Stel een jaarplanning met regelmaat in en biedt zicht op de informatievoorziening; - Kies het juiste medium en de juiste doelgroep bij verstrekking van bepaalde informatie; - Overweeg bij het verstrekken van informatie of die relevant is; - Controleer of de boodschap het beoogde publiek bereikt; - Ontwikkel voor elke faculteit een Wegwijzer of bundel informatie op een andere wijze; - Kondig de komst van informatie aan wanneer onduidelijkheid lang voortduurt. Ga het gesprek aan met studenten in alle lagen van de universiteit over effectieve communicatie en informatievoorziening.
3. Communicatie regels, rechten en plichten OER De universiteit is verplicht om het studentenstatuut bestaande uit een instellingsspecifiek deel en een opleidingsspecifiek deel waaronder de OER op te sturen aan de student bij de eerste inschrijving (artikel 7.59 lid 2 WHW). Uit een globale rondvraag blijkt toch dat veel studenten niet op de hoogte zijn van het bestaan van de OER of het studentenstatuut. Bij veel opleidingen wordt de OER tijdens de introductie genoemd en soms in introductietassen gestopt, maar vaak wordt geen toelichting gegeven. Ook wordt het belang van het studentenstatuut en de OER voor opleiding en student niet onderstreept. Het is noodzakelijk dat studenten weten wat de OER is en waar ze haar kunnen vinden, zodat ze weten aan welke voorwaarden ze moeten voldoen en welke rechten ze hebben. Helaas blijken opleidingen hier meer dan eens in tekort te schieten. De OER’en staan verstopt op de website, studenten worden niet over de OER geïnformeerd en belangrijke wijzigingen in de OER worden niet naar studenten gecommuniceerd. Daarom wordt dus voor een centraal beleid in aansluiting op de wettelijke bepaling gepleit ter bekendmaking en verstrekking van de OER aan studenten. Concrete aanbevelingen -
Eerstejaarsstudenten ontvangen aan het begin van het jaar een brief met uitleg over de OER en een verwijzing naar de vindplaats van de OER als onderdeel van het studentenstatuut. De OER is direct vindbaar op de hoofdpagina van elke faculteit of opleiding. De opleiding besteedt aandacht aan de OER en het studentenstatuut tijdens het eerste jaar, en opnieuw bij ouderejaars studenten als wijzigingen zijn doorgevoerd. Belangrijke wijzigingen in de OER worden actief gecommuniceerd naar alle studenten voor wie de wijzigingen gevolgen hebben. Op Blackboard wordt elk jaar een link geplaatst naar de meeste recente versie van de OER.
Opleidingscommissies en facultaire studentenraden kunnen bijdragen aan de bekendheid van en communicatie over de OER. De volle verantwoordelijkheid voor de verstrekking en bekendheid van de OER ligt echter bij het instellingsbestuur.
5
Vakevaluaties Studenten vullen na een vak evaluatieformulieren in, maar horen vrijwel nooit wat de resultaten zijn van deze evaluaties en wat hiermee gedaan wordt. Een terugkoppeling naar de student laat zien dat de mening van de student serieus genomen wordt en de opleiding bezig is met het bewaken van de onderwijskwaliteit. Door terugkoppeling naar de student wordt tevens de betrokkenheid van de student bij de opleiding vergroot, waarmee ook de bereidwilligheid om een evaluatie serieus in te vullen groter wordt. Menig student heeft nu het gevoel dat het niet uitmaakt of de evaluatie wordt ingevuld omdat niets zichtbaars gebeurt met de resultaten.
Concrete aanbeveling Koppel structureel het resultaat van vakevaluaties terug naar de student door een verslag van de uitkomst van de vakevaluatie op de opleidingspagina of Blackboard te plaatsen. Blackboard heeft als voordeel dat het een besloten omgeving is, waardoor enkel studenten die het vak hebben gevolgd inzage kunnen krijgen in het evaluatieverslag van het betreffende vak.
6
4. Communicatiemiddelen: inzet en verbeterpunten 4.1 Middelen en inzet Van een aantal middelen is goed te controleren hoe effectief ze zijn. Het aantal keren dat de digitale studiegids geopend wordt, het aantal views van een webpagina et cetera zijn bekend. Van andere middelen is een stuk onduidelijker hoe groot het bereik is. In bijlage 2 wordt een overzicht van alle beschikbare communicatiemiddelen weergegeven. Tevens geeft de USR een advies over de beoogde informatie voor het middel en de effectiviteit. Voor deze laatste aanbevelingen put de studentenraad uit ervaring van studenten. Hij zou graag zien dat de faculteiten gezamenlijk een richtlijn opstellen waarbij ook op deze manier wordt gekeken naar de communicatiemiddelen. Dit beleid moet op zowel op opleidings- als op faculteitsniveau afgestemd worden om onduidelijkheden te voorkomen. Vaak gebruiken meerdere lagen van de universiteit namelijk dezelfde communicatiemiddelen. Docenten en secretariaten van opleidingen moeten ook op de hoogte zijn van deze richtlijnen. Daarnaast moet deze richtlijn opgezet worden in samenspraak met studenten. Zij weten namelijk het beste welke informatie het best op welke wijze verstrekt kan worden. Communicatiemiddelen zijn grofweg in te delen in drie typen: actieve, semi-actieve en statische communicatiemiddelen. De actieve communicatiemiddelen zijn middelen waarmee informatie gericht en actief naar de student toegestuurd wordt, zoals e-mail en brieven op het huisadres van studenten. De semi-actieve communicatiemiddelen zijn middelen waarbij wel actief gezonden wordt, soms zelfs naar een bepaalde doelgroep, maar de student moet de gegeven informatie wel tegenkomen. Het gaat om middelen zoals berichten op Blackboard of de portal. De kans dat de student deze informatie mist, is groter dan bij de actieve communicatiemiddelen. Als laatste bestaan de statische communicatiemiddelen. Dit zijn middelen waarbij niet de zender een actieve handeling verricht, maar de student actief op zoek moet gaan naar de informatie. Dit gaat bijvoorbeeld om informatie op de website, de studiegids of de OER. Bij dit communicatiemiddel is het van belang dat de student weet waar hij deze informatie kan vinden. Bij het kiezen van een medium voor het delen van informatie moet gekeken worden welk type middel noodzakelijk of effectief is. Het gebruik van actieve communicatiemiddelen zorgt ervoor dat de kans groot is dat de informatie de juiste student bereikt, maar is zeker niet voor elk type informatie nodig. Een teveel aan e-mail of post met informatie die onbelangrijk of niet urgent is, zorgt ervoor dat de effectiviteit van het medium achteruitgaat. Het is dus aan te raden deze middelen alleen aan te wenden als dit noodzakelijk is. Voorts is het belangrijk dat grote wijzigingen niet enkel in de passieve middelen terecht komen. Het kan dan nuttig zijn om een (semi-)actief communicatiemiddel in te schakelen waarin verwezen wordt naar de locatie van de informatie. Hierbij is het belangrijk om gebruik te maken van communicatie via media die bij de belevingswereld van de student aansluiten. Zo zouden relevante links gedeeld worden via de Facebook- en Twitterpagina van de faculteit of opleiding. In bijlage 2 wordt een overzicht gegeven van de middelen en een mogelijke invulling van een universiteitsbrede richtlijn.
7
Zie ook bijlage 1: Rapport Communicatie naar Studenten (2007)
4.2 Concrete aanbevelingen aangaande gebruik van e-mail Verkeerd verzonden e-mails, e-mails met irrelevante informatie of e-mails die onherkenbaar zijn als berichten van de universiteit zijn een veelvoorkomende ergernis. Voor het medium e-mail wil de USR graag enkele concrete aanbevelingen geven. E-mail -
-
Maak e-mail (meer) herkenbaar als universitaire e-mails (vooral de e-mails vanuit faculteiten en opleidingen) met duidelijke titels. Geef altijd duidelijk aan van wie de mail komt, wat het onderwerp is en voor wie de informatie bedoeld is. Probeer berichten zo specifiek mogelijk te adresseren en alleen een e-mail te sturen naar studenten voor wie de informatie relevant is. E-mails moeten niet verstuurd worden met de opmerking “Lees dit alleen als je derdejaars bachelorstudent bent”. Bespreek één onderwerp per e-mail; verduidelijk het verschil indien overhoopt meerdere onderwerpen behandeld zullen worden. Verstuur e-mails tweetalig als dit van belang is voor de doelgroep.
4.3 Website Op de website van de RU is nog veel ruimte voor verbetering. De website heeft voornamelijk een naslagfunctie, maar studenten geven aan dat de vindbaarheid van informatie vaak te wensen overlaat. Bij het zoeken naar informatie raakt men verdwaald in de verschillende menu’s en subpagina’s. De webpagina’s van faculteiten en opleidingen hebben elk een andere indeling. Dezelfde informatie, zoals de jaarplanning met tentamenperiodes en de OER, zijn op elke facultaire pagina op een andere plaats verstopt. Wanneer een student op meerdere faculteiten vakken volgt en tentamens moet maken is het voor die student niet gemakkelijk te ontdekken wanneer deze periodes vallen. Een uniformering van de webpagina’s van faculteiten en opleidingen zou helpen bij de vindbaarheid van de informatie. Een overkoepelende standaardstructuur zou de website een stuk overzichtelijker maken. Tevens wordt het makkelijker de informatie te beheren en up to date te houden wanneer duidelijk is waar de informatie zich bevindt. Nu blijkt regelmatig dat informatie op bepaalde, diep in de structuur verstopte pagina’s (zeer) verouderd is. De verschillende menu’s en subpagina’s zorgen voor een ander nadeel. Voor studenten van buiten de universiteit is het extra lastig om de juiste informatie te vinden. Wanneer studenten overwegen een master te volgen aan de RU moeten ze op elke opleidingswebsite op zoek naar het kopje ‘masters’. Een duidelijk overzicht van masters aan de RU zal voor studenten van buiten deze universiteit de drempel verlagen om een master te volgen aan de RU. Ten slotte zou het verbeteren van de zoekfunctie van de website een aanwinst zijn en recht doen aan de klachten die de USR verneemt. De vindbaarheid van informatie zou sterk verbeteren als een werkende zoekfunctie wordt gerealiseerd. Het is onduidelijk of een zoekopdracht binnen een 8
subpagina of binnen de gehele website plaatsvindt. Ook worden relevante en logische hits vaak niet bovenaan weergegeven in de zoekresultaten. Een mogelijkheid zou zijn om de zoekfunctie van Google te integreren in de website. Een goed voorbeeld van de combinatie van een matige zoekfunctie met verouderde informatie komt tevoorschijn wanneer de zoekterm ‘bestuursbeurs’ wordt ingetypt in het zoekveld op de homepage van de RU. Er verschijnen dan drie zoekresultaten, waarvan alle hits een nieuwsbericht zijn uit 2011. Ook een zoektocht op het begrip ‘regeling Fonds’ levert geen bevredigende resultaten op. Op deze wijze moet de student eerst door onoverzichtelijke menu’s heen bladeren om de juiste informatie te kunnen vinden. De zoekfunctie levert enkel irrelevante en verouderde informatie op.
5. Veel ruimte voor verbetering De voordelen van effectieve informatieverstrekking aan studenten is evident. Voor studenten wordt de gang van zaken duidelijk, waardoor ze zich betrokken voelen in de universitaire gemeenschap. Ook als zij op de hoogte zijn van de (vindplaats van) rechten en plichten voorkomt dit conflictsituaties of onduidelijkheden achteraf. De universiteit, faculteit of opleiding is dus ook gebaat bij effectieve informatievoorziening. Daarom wordt benadrukt om de juiste communicatiemiddelen in te zetten bij bepaalde typen van informatieverstrekking. De USR hoopt dat deze notitie zal bijdragen aan het verbeteren van de informatieverstrekking en de communicatiestructuur van de RU. De kern van de notitie is pleit voor een duidelijke en consequente communicatiestructuur op faculteiten en opleidingen. Een eenduidig communicatiebeleid dat door elk onderdeel van de universiteit wordt nageleefd draagt bij aan effectieve informatieverstrekking aan studenten. Een jaarplanning waarin staat op welk moment en op welke manier bepaalde informatie wordt verstrekt helpt bij het stroomlijnen van de informatievoorziening. Een duidelijk startpunt zoals een Wegwijzer, kan studenten helpen de juiste informatie te vinden. De website van de RU (en haar decentrale onderdelen) moet een heldere, consistente structuur hebben met een werkende zoekfunctie. Studenten horen op de website actuele en juiste informatie te kunnen vinden. Tevens is het van belang studenten te betrekken bij het aanpassen van de communicatiestructuur, omdat zij het beste weten op welke manier ze informatie willen verkrijgen en welke middelen effectief zijn. De USR treedt graag in gesprek met het college van bestuur over het communicatiebeleid. Bij dezen wil de studentenraad de concrete suggesties die worden gedaan graag bespreken.
9
10
Bijlage 2 Tabel communicatiemiddelen Middel
Beoogde informatie voor middel
Voorbeelden
Opmerkingen
Essentiële en persoonlijke informatie aangaande administratieve handelingen
Informatie over inschrijving, collegegeld, iudicia, verstrekking studentenstatuut etc.
E-mail
Informatie over gewijzigde regelingen relevant voor de student. Persoonsgebonden informatie/uitnodigingen.
E-mail van docenten, bevestigingen afspraken.
Colleges
Opleiding- of vakspecifieke informatie.
Datum van tentamen, wijzigingen in de OER mededelen.
Gericht op doelgroep, alleen voor zeer belangrijke informatie. Nadeel: soms is postadres ouders opgegeven en komt informatie daardoor met een vertraging van enkele weken bij de student aan. Matige effectiviteit, wordt niet door iedere student gelezen. Alleen e-mailen naar studenten die het onderwerp aangaat. Nieuwsbrieven zijn niet weinig effectief. Nieuwsbrieven zorgen dat de student een selectie van de informatie leest. Begin van het (eerste) jaar: effectief om studenten te bereiken. Later: redelijk. Mag niet het enige communicatiemiddel zijn van de informatie
Informatie over gewijzigde regelingen die studenten direct aangaan, opleidingsen vakspecifieke informatie. Algemene informatie vanuit universiteit.
Datum van tentamen.
Bereikt slechts een klein deel van de studenten. Studenten kijken hier niet elke dag.
Gewijzigde openingstijden UB, Digitale studentenbalie.
Portal is een overzichtelijk medium, goede doorsluismethode, maar niet iedere student kijkt hier op.
Actieve communicatiemiddelen Brief op huisadres
Semi-actieve communicatiemiddelen Blackboard
Portal
Middel Semi-actieve communicatiemiddelen Voorlichtingsbijeenkomsten
Statische communicatiemiddelen Website
Studiegids
Beeldschermen
Beoogde informatie voor Voorbeelden middel
Opmerkingen
Informatie over een specifiek onderwerp.
Stage, buitenlandverblijf, maatregelen.
Bereik is redelijk. Voordeel: alleen voor studenten voor wie de informatie relevant is. Nadeel: effectiviteit afhankelijk van opkomst. Voorlichtingsbijeenkomsten kunnen in de pauze of aan het einde van de middag plaatsvinden om ervoor te zorgen dat veel studenten de mogelijkheid hebben erbij te zijn.
Universiteitsbrede-, facultaire- en opleidingsspecifieke informatie. Fungeert als plaats waar informatie terug te vinden is.
Rechten en plichten. Wie, wat, waar. Nieuws. Contactgegevens, jaarplanning.
Curriculuminformatie als naslagwerk en curriculumgerelateerde informatie over examencommissies, opleidingen Locatiespecifieke informatie of reclame.
Studieprogramma’s, overgangsregelingen, toelatingsvereisten.
Hier staat erg veel informatie op, maar vaak erg slecht vindbaar door inconsistentie pagina’s. Veel verouderde informatie. Vindbaarheid erg van belang vanwege naslagfunctie. Wordt vooral geraadpleegd bij vragen. Communiceer regelingen altijd ook via andere media en zorg dat de gidsen up to date zijn aan het begin van het collegejaar of semester. Bereikt alleen studenten die aanwezig zijn op campus.
Informatie over UB, restauratieve dienst, activiteiten studieverenigingen
Bijlage 3 Voorbeeld “Wegwijzer”
