(BIJLAGE V)
Rapportage Evaluatie van de bijeenkomst op 21 januari 2014 van an het programma ‘Implementatie mplementatie leerlijnen en loopbaanstappen voor managementondersteuners Rijk’’
Inhoudsopgave
1.
Programma van de sessies .............................................................................................................. 2
2.
Aantal aanmeldingen totaal ochtend- en middagsessie en reservelijst ......................... 3
3.
Aantal deelnemers totaal ochtend- en middagsessie ............................................................ 5
4.
Aantal ontvangen evaluatieformulieren (binnen deadline) ................................................. 5
5.
Aantal nieuwe aanmeldingen voor de besloten LinkedIn groep ........................................ 5
6.
Aantal aanmeldingen voor interesse naar activiteiten .......................................................... 5
7.
Antwoorden op gesloten vragen .................................................................................................... 6
8.
Antwoorden op open vragen ........................................................................................................... 7
1. Programma van de sessies
09.00 uur
Ontvangst met koffie en thee
09.30 - 09.45 uur
Welkomstwoord en toelichting programma ‘implementatie leerlijnen en loopbaanstappen voor managementondersteuners bij het Rijk’ door Francine Kiewiet de Jonge (ministerie EZ)
09.45 - 10.45 uur
Spiegeltheater met Joep Stassen
10.45 - 11.00 uur
Pauze
11.00 - 12.00 uur
drs. Maike Aerden instituut MBTM te Amsterdam, deskundig op het gebied van verandermanagement
12.00 - 13.00 uur
Informatiemarkt en lunch
Het middagprogramma starte om 14.00 uur en had eenzelfde indeling.
2
2. Aantal aanmeldingen totaal ochtend- en middagsessie en reservelijst 70
Agentschap NL Algemene Rekenkamer Belastingdienst Centraal Planbureau
60
College ter Beoordeling van Geneesmiddelen College voor de rechten van de mens De Rechtspraak De Werkmaatschappij, ECO&P Dienst Uitvoering Onderwijs
50
Erfgoedinspectie Gezondheidsraad Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) Inspectie Leefomgeving en Transport Inspectie SZW
40
Ministerie van Algemene Zaken Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Financiën
30
Ministerie van Infrastructuur en Milieu Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Veiligheid en Justitie Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Openbaar Ministerie
20
10
P.I. Ter APEL Raad voor de Kinderbescherming
0
3
Tabel behorende bij de grafiek op de vorige pagina met het aantal aanmeldingen
Organisatie
Aantal
Agentschap NL
1
Algemene Rekenkamer
8
Belastingdienst
63
Centraal Planbureau
1
College ter Beoordeling van Geneesmiddelen
5
College voor de rechten van de mens
1
De Rechtspraak
1
De Werkmaatschappij, ECO&P
2
Dienst Uitvoering Onderwijs
2
Erfgoedinspectie
1
Gezondheidsraad
4
Haagse Inkoop Samenwerking (HIS)
1
Inspectie Leefomgeving en Transport
2
Inspectie SZW
2
Ministerie van Algemene Zaken
4
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
32
Ministerie van Buitenlandse Zaken
11
Ministerie van Economische Zaken
21
Ministerie van Financiën
16
Ministerie van Infrastructuur en Milieu
6
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
11
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
33
Ministerie van Veiligheid en Justitie
20
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
17
Openbaar Ministerie
11
P.I. Ter APEL
2
Raad voor de Kinderbescherming
2
Raad voor de leefomgeving en de infrastructuur (RLI)
2
Rijkswaterstaat
32
RIVM
8
Technische commissie bodem
1
323 aanmeldingen
Totaal
4
3. Aantal deelnemers totaal ochtend- en middagsessie 260
4. Aantal ontvangen evaluatieformulieren (binnen deadline) 66 (25%)
5. Aantal nieuwe aanmeldingen voor de besloten LinkedIn groep Nieuwe aanmeldingen sinds de bijeenkomst: 12. Totaal nu 204 leden van deze groep.
6. Aantal aanmeldingen voor interesse naar activiteiten
Informatiemarkt tijdens bijeenk. Evaluatie per email ontv. * Inschrijvingen / ‘warm contact’ medio feb. **
Snuffelstage
Jobruil
Training Empowerment 21
Leergang programma
31
Tijdelijke Detachering 20
33 25
14
18 20
Alles
42
Coaching Vaardigheden 33
32
32
35
10
8
n.n.b.
6
20
* hier kunnen dubbelingen in zitten; deelnemers die zich zowel op de markt als in de evaluatie aanmelden voor interesse in één of meer van de activiteiten ** concrete inschrijvingen voor: training empowerment, leergang programma, coaching. ‘warme contacten’ of serieuze interesse in: snuffelstage, jobruil of tijdelijke detachering.
5
7. Antwoorden op gesloten vragen
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g. h.
i.
vraag / antwoord In welke mate heeft de bijeenkomst bijgedragen aan jouw inzicht dat de functie van managementondersteuner gaat veranderen? In welke mate heeft de bijeenkomst bijgedragen aan dat je nu op de hoogte bent van de activiteiten het Programma ‘implementatie leerlijnen en loopbaanstappen voor managementondersteuners Rijk’? In welke mate heeft de bijeenkomst er aan bijgedragen dat je nu stappen gaat zetten om sterk(er) in je werksituatie te staan? In welke mate heeft de bijeenkomst bijgedragen aan dat je nu stappen gaat zetten in jouw professionalisering of loopbaanontwikkeling, doordat je bijv. deel te gaan nemen aan 1 of meer van de gepresenteerde activiteiten? In welke mate heeft de bijeenkomst voldaan aan de verwachtingen die je daarvan had n.a.v. de uitnodiging? Hoe beoordeel je de evenementenorganisatie? Zou je vaker zo'n soort bijeenkomst willen bijwonen? Op welke wijze ben je geïnformeerd over deze bijeenkomst? Geef je totaalscore voor de gehele bijeenkomst
matig 20
voldoende 24
goed 18
zeer goed 4
13
25
21
7
23
22
18
3
24
21
16
5
20
22
12
12
2
19
26
19
Nee: Misschien: 2 16 Rijksportaal: Eigen A+O Fonds: Organisatie 23 24 4 Gemiddeld cijfer van 66 beoordelingen: 7,3
6
Ja: 48 Anders: 15
8. Antwoorden op open vragen Hieronder volgt een (representatieve) selectie van de ontvangen antwoorden op de drie open vragen.
Wat is de eerste stap die je gaat zetten na deze informatiebijeenkomst? • • •
• • • • • • • • •
• • • • • • •
• •
• • • • • •
•
Geen. Heb mij na akkoord van leidinggevenden opgegeven voor de empowermenttraining voor managementondersteuners. Omdat we binnen RWS al in een van werk naar werk traject zitten vind ik het goed om te weten wat er allemaal wordt aangeboden maar op dit moment neem ik hier nog geen concrete stappen voor. Ben er nog over aan het nadenken. Ik heb de stappen al gezet. was opzoek naar een mogelijk vervolg of ideen hierover. Mijn ontwikkelmogelijkheden verder uitzoeken en ontplooien. Solliciteren op vacature MA schaal 7. Ik heb een jaar geleden al flinke stappen gemaakt, daar ga ik gewoon mee verder. Beter om me heen kijken en ik wil graag verder leren. Ik wacht op de informatie over de Leergang managementondersteuners en bekijk dan of dat iets voor mij is om te gaan doen. Deze loopbaan stappen zullen in de toekomst voor mij wel nuttig zijn. Precies aangeven wat ik wil en kan. Zowel nieuwe werkzaamheden naar mij toetrekken en meer persoonlijke training vragen voor mijn verdere ontwikkeling op de werkvloer en deze te realiseren. Binnen mijn loopbaanbegeleidingstraject deze informatie met mijn coach doornemen en kijken waar we gebruik van kunnen maken en dat ook regelen. Open communiceren, persoonlijke doelstelling; verder groeien. Bij Rijkswaterstaat starten we nu bij een van werk naar werk traject. Ik heb volgende week de eerste bijeenkomst. Geen n.a.v. deze bijeenkomst, meer n.a.v. de terugkomdagen door BZ zelf georganiseerd. Proberen door te drukken dat ik toch een opleiding kan volgen zonder de daar tot nu toe aan vebonden netjes gezegd "weg ga clausule”. Praten met collega's, leidinggevenden en klant. Eerst mijn transitiegesprek afwachten of mijn eigen baan (medewerker communicatie) wel blijft bestaan. Ik ging naar de bijeenkomst om te kijken wat van de MO tegenwoordig wordt verwacht (ben ik jaren geweest). Dus afhankelijk van de uitkomst van het gesprek ga ik mogelijk daarna stappen ondernemen. Heb nog geen stappen genomen omdat er op dit moment erg veel gaande is in onze organisatie (Openbaar Ministerie) en ik dat eerst even af wil wachten. Ik ben met name gekomen om meer te weten te komen over de leergang. Bij de stand ben ik hierover in gesprek gegaan en mis daarin om dit moment voor wezelijke onderdelen. Heb dit ook aangegeven. Evenals het feit dat het er op lijkt dat het te veel op het Haagse is afgestemd. En ik werk al jaren in de regio (ook bij andere overheden). Ik heb me aangemeld voor leergang coachingvaardigheden managementondersteuner. Mij inschrijven voor de leergang. Samenwerken met je Manager en mijzelf ontwikkelen. Ga geen contrete stappen zetten maar wilde weten wat de mogelijkheden zijn. Opbouwen secretaressepool. Goed nadenken over mijn toekomst. Ik zal dit in een gesprek binnenkort aankaarten en vragen of ik bovengenoemde trainingen kan volgen. Niet stil blijven zitten, maar zelf actie ondernemen. Ik ga een training het effectieve functioneringsgesprek volgen. 7
• • • •
•
•
•
Ik wil naar mezelf en leidinggevende kijken om te bezien hoe wij onze werkrelatie kunnen optimaliseren. Heb al een snuffelstage afgesproken met een directe collega die er ook was. Ga de informatie delen, met de andere secretaresses bij het RIVM. Kan ik niet concreet aangeven omdat ik op dit moment nog te weinig informatie heb gekregen. Bij interesses heb ik wat aangevinkt maar ik zou graag algemeen op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen in deze. Dat is nog niet duidelijk. Ik ben werkzaam op een afdeling die het afgelopen jaar en het komende jaar heel erg aan het veranderen is en ik daar heel graag bij wil blijven om mee te maken hoe de afdeling nu en in de toekomst gaat veranderen. Deze verandering zijn heel erg leuk om mee te maken en iedereen reageert hier heel positief op. Mijzelf goed op de kaart zetten en zichtbaar maken i.v.m. het vinden van een leuke nieuwe job. 1e stap is inmiddels gezet en ik ben al in contact met jullie over de mogelijkheden van een detachering. Verder wil ik de handouts nog lezen en mij evt. opgeven voor een training. We hebben een bijeenkomst bij VWS voor de managementondersteuner maandag 10 februari. Ik wacht wat daar uitkomt voordat ik mijn eerste stap zet. Verder ben ik geinteresseerd in de activiteiten die ik heb aangegeven.
Wat wil je nog melden m.b.t. de bijeenkomst, de projecten, de activiteiten, het toekomstbeeld van de functie etc.? • •
•
•
• •
•
• • •
Door het spelelement blijft de boodschap langer hangen en wordt je enthousiast over vervolgstappen gemaakt Ik had een ander beeld van de bijeenkomst, ik had een serieuzere bijeenkomst verwacht. Jammer dat een man het 1e deel heeft geleid, bovendien sloeg hij behoorlijk de plank mis, maar daar kan de organisatie niets aan doen. Bij ons speelt namelijk dat het de bedoeling is dat managementondersteuners voor 5 of meer managers gaan werken. Ik had begrepen dat dit een trend is bij de overheid. Tijdens de bijeenkomst ben ik niemand tegengekomen die dit herkende. Ik vond het een goede bijeenkomst. Het toekomstbeeld is voor mij geen toekomst maar de huidige situatie. Ook wel leuk om te constateren om daarin al verder te zijn dan veel MA's die nog op de traditionele manier werken. Het viel mij op dat er veel MO's van de ministeries aanwezig waren. Mocht ik iets willen ondernemen m.b.t. mijn loopbaan bij voorbeeld bij een ministerie, dan is dit voor mij niet echt handig, omdat ik uit Tilburg kom en het toch een behoorlijke reistijd vergt. Dit vind ik wel jammer. Met elkaar was het een gemoedelijke bijeenkomst. Voor een volgende keer zou ik informatief inhoudelijke informatie, naast ludieke acties, zeer waarderen. Ik had een andere verwachting van de bijeenkomst. Het amusements-gehalte was goed aanwezig, het ontbrak alleen m.i. aan "echte" informatie omtrent de veranderingen rondom de functie en wat de mogelijkheden zijn in de toekomst voor de Managementondersteuner. Nadruk werd vooral gelegd bij "assertiviteit" en meer "meedenken. Ik heb genoten van de bijeenkomst, van de gesprekken met collega's , van de acteurs en het cabaret na de pauze. Prachtig. Maar ik heb niet veel nieuws gehoord, of gezien. Ik had hogere verwachtingen van het informatiedeel. Ik had graag meer nadruk en informatie gezien over de management ondersteuner van de toekomst. Wat zijn de opties op gebied van cursussen. Ik vond het een geslaagde bijeenkomst mede door het feit dat wij (mo, secretaresse) niet geheel een vergeten functie zijn. Dit werd duidelijk aangeven. Ik vond beide onderdelen van de bijeenkomst zeer interessant. Ze zijn waarheidsgetrouw weergegeven. Met zeer veel kwinkslag en humor zin vaak persoonlijke en moeilijke onderwerpen aan de orde gekomen.
8
•
•
•
•
• •
•
•
• • •
• •
•
•
Allereerst vind ik het goed dat er eindelijk eens iets voor de MO's is ontwikkeld. Ik had gehoopt in het ochtendgedeelte tips en trucs te horen waar we al zelf mee aan de slag kunnen in de praktijk. Het programma was op zich leuk bedacht en heel origineel. Het was naar mijn mening wel iets te veel op een lollige manier gepresenteerd en te weinig echt inhoudelijk. Uiteindelijk komt het erop neer dat je voornamelijk trainingen kunt doen op persoonlijk vlak en hulp bij je loopbaan in beeld te krijgen. Dit wordt namelijk ook al op andere manieren aangeboden binnen Rijksportaal (en A+O fonds) dan Manon. Die indruk kreeg ik ook erg sterk bij de leergang en de coachingsvaardigheden. Het is mij nog niet duidelijk genoeg geworden wat de leergang meer inhoudt dan al een training op die gebieden. Ik vond het een hele leuke en leerzame dag en zo zie je dat het niet eng is om in beweging te komen het stimuleert alleen maar. Zeker op de manier waarop het gebracht werd. De bijeenkomst vond ik eerlijk gezegd een beetje tegenvallen. Het gedeelte voor de pauze vond ik meer voor beginnende secretaresses, "hoe kom je op voor jezelf" en had weinig te maken met hoe hou je de ballen in de lucht. Het gedeelte na de pauze was erg leuk om naar te kijken en erg knap van de jongleurs, maar gaf mij ook geen handvaten. Bij ons is het op dit moment niet of ik de ballen in de lucht kan houden, maar meer of ik ze NOG in de lucht kan houden en dan vooral WELKE ballen en hoelang nog. Ons werk wordt hoe langerhoemeer uitgekleed en de positie van lage schalen in het algemeen is in gevaar, dus het toekomstbeeld van de functie is voor mij erg duister. Ik vond het een hele leuke en leerzame bijeenkomst. de manier waarop de zaken ter sprake kwamen al helemaal. Heerlijk om het nuttige met het aangename te verenigen. De projecten vind ik goed. Het toekomstbeeld van onze functie ziet er helaas niet helemaal goed uit. Wat ik heel fijn vind is dat er aan ons gedacht wordt en ook nog eens op een heel leuke, vrolijke en zeker je aandacht vasthoudende manier. Geen suffe lezing. We werden er goed bij betrokken en het was heel helder waar het over ging. Ik wist nog niet dat er zoveel al georganiseerd wordt rondom ontwikkeling. Mijn eigen mobiliteitscoördinator binnen Rijkswaterstaat was hier volgens mij ook nog niet van op de hoogte. Ik was zwaar teleurgesteld over de inhoud van de bijeenkomst. Het was entertainment en niet veel meer dan dat. De belofte die is gedaan in de uitnodiging qua aanreiken van inhoudelijke handvatten en methodieken is niet nagekomen. Ik denk dat het niveau van de doelgroep zwaar is onderschat. Het was bedoeld als informatie overdracht, dacht ik, maar dit was meer een uitje. Ik vond de bijeenkomst zeer verhelderend. Duidelijk en daadkrachtig. Ik ben van mening dat scholing een belangrijk onderdeel is voor het stappenplan voor de veranderende managementondersteuners. De bijeenkomst was leuk. Het ochtenddeel liet de MO meedenken, wat ik goed vond. Het middagdeel was leuk, maar vertelde niet wat er in de plaats komt van ons huidige werk, alleen dat we de stap moeten durven zetten. Vond het een heel inspirerende bijeenkomst. N.a.v. de middag zelf: er werd mij niets nieuws aangeboden, maar dat komt omdat ik zelf midden in HNW en de veranderingsstrategieën zit. Ik ben namelijk werkzaam bij het team Modernisering Diplomatie van BuZa. En met daarbij 33 jaar werkervaring heb je al heel veel tricks en trucks achter de knopen. De matig scores hebben dus niets te maken met de kwaliteit van de middag. Die was prima en zal veel van de dames de nodige handvaten hebben gegeven om zich verder te (willen) gaan ontwikkelen en daar ook de noodzaak van in te zien. Goed om hier aandacht aan te besteden. Zou ervoor pleiten om dit verder vorm te geven. Bijv. meer mensen erbij te betrekken. Merkte dat er vanuit onze organisatie (RIVM) slechts 3 mensen aanwezig waren. Het viel me op dat onze functie op allerlei manieren wordt ingevuld. Groot verscheidenheid in werkzaamheden. 9
•
Het is zo fijn om te netwerken.
Waar zou je bij een volgende bijeenkomst behoefte aan hebben? •
• • • • • • • • • •
• •
• •
• • • • • •
Bijvoorbeeld inhoudelijk over een specifiek thema, of discussie over iets wat speelt bij veel managementondersteuners. Overigens vind ik de combinatie met iets grappigs wel goed! Tips/Richtlijnen voor effectief en tijdbesparend werken Ik heb behoefte aan een vervolgstap. Ik heb de stap al gezet en werk op de nieuwe manier. We blijven in deze fase hangen Een uitgebreidere keuze in opleidingsmogelijkheden en welke stappen je zou kunnen ondernemen om naar een andere functie (dan MO) te groeien of te gaan Meer professionalisering Het zou leuk zijn om workshops of opdrachten te doen met kleinere groepen. Het werken met acteurs is erg leuk en leerzaam, goed om daarmee door te gaan. Gezien de reistijd vond ik een halve dag weinig. De volgende keer bij voorbeeld 'smorgens plenair en 's-middags workshops of iets in groepjes doen Aan meer practische informatie het werk en eventuele opleidingen Meer nadruk/informatie om alle veranderingen op ons vakgebied te weten. Met welke nieuwe programma's gaan wij werken. Hoe kunnen wij het beste inspelen op HNW. Ervaring van medewerkers die zo'n stap hebben ondernomen Meer op de inhoud gericht. Welke taken komen wellicht door vertrek van collega's nu ook bij de MO's terecht? Hoe kan men binnen de huidige functie in een veranderende organisatie zich blijven ontwikkelen wanneer de middelen daar niet voor bestaan vanwege de bezuinigingen? Dat A+O fonds mensen de kans biedt binnen het rijk zich verder te ontwikkelen vind ik geweldig. Ik houd jullie activiteiten derhalve zeker in de gaten! Echt contact met collega's van andere departementen. Dus niet even speeddaten, maar bv in groepjes van 4 tot 6 praten over hoe het bij hen gaat en hoe zij hun positie veilig gesteld hebben. Ook ben ik geinteresseerd in hoe men onderling communiceerd of dat er misschien een facebookpagina is waar secretaresses/managementondersteuners elkaar kunnen informeren over allerhande zaken. Gerichte opleidingen/trainingen voor assistentes die uit de functie willen Kijken naar raakvlakken van collega's. Waar kunnen we van elkaar leren. Goed om te merken dat er aan deze functie meer aandacht wordt besteed. Ondersteuners zijn vaak wel hekkesluiters........ Dieper ingaan op de materie, vooral die van de tweede helft van de middag (het verandermanagement). Het is zoveel meer dan vertrouwen... Hoe wij aan het werk kunnen blijven terwijl ons werk verdwijnt. Het gat van MO naar beleidsmedewerker is te groot om door te groeien. Meer inhoudelijke duidelijkheid vwb inhoud van empowermenttraining, ontwikkeling, evt. opleiding. Meer informatief dan entertainment. Natuurlijk helpt een spiegel, maar zou het fijner vinden als er conreet iets wordt vertelt over de (on-) mogelijkheden. Eigenlijk had ik het heel saai verwacht dus dit was geweldig. Ik zou niet zo gauw weten waar ik op dit moment behoefte aan heb. Meer inhoudelijk, een informatiemarkt met workshops en docenten van de leergangen.
10
