Bijlage De ins en outs van een brainstormsessie versie 0.1. | juni 2015 status: concept
In het handboek wordt meerdere malen geadviseerd een brainstormsessie te houden om ideeen te genereren en om te komen tot eenduidige besluiten en keuzes. Het organiseren en uitvoeren van een brainstormsessie lijkt eenvoudig, doch is dat niet. Deze bijlage geeft inzicht in de ins en outs van een succesvolle brainstormsessie. Wellicht kan uw vereniging er haar voordeel mee doen. Heeft u hulp nodig bij het organiseren en uitvoeren van een brainstormsessie dan kunt u om ondersteuning vragen bij het district Gooien Ommeland bij de commissie Samen Sterk. De hier besproken brainstormsessie is een beschrijving van de succesvolle methodiek “De Versnelde Breinkamer”. Deze methodiek is erop gericht om in een relatief korte tijd zoveel mogelijk ideeen over een bepaald onderwerp te genereren en vervolgens de juiste ideeen te kiezen die helpen bij het realiseren van doelstellingen. De volgende onderwerpen worden toegelicht: 1. Organisatie van een “Versnelde Breinkamer”-sessie 2. Doelstelling van een “Versnelde Breinkamer”-sessie 3. Toelichting “Versnelde Breinkamer”-methodiek 4. De rol van de “Versnelde Breinkamer”-voorzitter 5. Hoe tot de juiste keuze(s) komen 6. Evalueren of niet 7. Benodigde hulpmiddelen
1. ORGANISATIE VAN EEN “VERSNELDE BREINKAMER” – SESSIE a. Stap 1: stel vast wie u uitnodigt voor deze sessie; voor een zo effectief mogelijk effect is het verstandig het aantal genodigden te beperken tot max. 10 personen. Kijk bij het selecteren van genodigden vooral naar de aanwezige kennis en/of ervaring binnen uw vereniging inzake het onderwerp van de sessie. b. Stap 2: kies een goede locatie waar u de sessie wilt houden; een goed geventileerde ruimte waar plaats is voor twee maal het aantal genodigden, zorg voor voldoende koffie/thee/frisdrank, regel de benodigde hulpmiddelen (zie 8). c. Stap 3: Kies voor een datum waarop de sessie gaat plaatsvinden; kies een datum die tenminste 2 en maximaal 4 weken later ligt dan de datum van de uitnodiging; afhankelijk van het onderwerp kies voor een ochtendsessie (van 9.00 uur tot 12.00 uur) of een middagsessie (van 14.00 uur tot 17.00 uur); een avondsessie is niet aan te raden: de deelnemers moeten “fris en fruitig” aan de sessie kunnen beginnen. d. Stap 4: Verzend de uitnodiging; laat uit de uitnodiging blijken dat de sessie van groot belang is voor uw vereniging en hun input de vereniging kan helpen tot de juiste keuzes te komen; ter voorbereiding kunt u de “Versnelde Breinkamer”-methodiek toelichten en het onderwerp waarover de sessie gaat (zie 2 en 3). e. Stap 5: Verzend 1 week na de datum van uitnodiging een herinnering, waarin u nogmaals het belang voor uw vereniging benadrukt. f. Stap 6: Maak de powerpoint presentatie en andere digitale hulpmiddelen gereed (zie 7). U bent nu klaar om de sessie voorbereid in te gaan.
2. DOELSTELLING VAN EEN “VERSNELDE BREINKAMER” – SESSIE Zonder vooraf vastgestelde doelen is een “versnelde Breinkamer”-sessie gedoemd te mislukken. Stel dus vooraf een duidelijk en concreet doel, voor welk onderwerp u ideeen wilt genereren, of er keuzes gemaakt moeten worden, besluiten moeten worden genomen, etc. Met dit doel voor ogen gaat u de sessie in, de sessie is geslaagd als u deze doelstelling aan het eind van de sessie hebt gerealiseerd. Een voorbeeld: In hoofdstuk 5 van het handboek bent u aangeland om uw potentiele leden te definieren aan de hand van de uitgevoerde SWOT-analyse. Nodig zijn ideeen over de opties om de groep potentiele leden te benoemen en te vinden. De doelstelling van de sessie is dan: “Gezamenlijk komen tot een definitie van potentiele leden en/of gezamenlijk komen tot een definitie van doelgroepen, waarin zich de potentiele leden bevinden”. Noot: een optie is een beschrijving van een potentieel lid of een doelgroep.
3. TOELICHTING “VERSNELDE BREINKAMER” – METHODIEK De “Versnelde Breinkamer”-methodiek is erop gericht om binnen een relatief korte tijd zoveel mogelijk originele en creatieve ideeen te genereren. Dit geschiedt aan de hand van een stelling, waarop de deelnemers in korte tijd (max. 5 minuten) hun ideeen moeten opschrijven. Vervolgens krijgt iedere deelnemer max. 5 minuten de tijd om zijn/haar ideeen aan de groep te presenteren. Daarbij gelden de volgende regels: a. Eerst moet het beste punt van de vorige deelnemer herhaald worden; b. De presenterende deelnemer mag absoluut geen commentaar leveren op een of meerdere ideeen van vorige deelnemers; c. de luisterende groep deelnemers mag uitsluitend verduidelijkingsvragen stellen en dient zich te onthouden van commentaar; d. als iedere deelnemer zijn presentatie gehouden heeft kunnen de diverse opties met elkaar bediscussieerd worden; e. aan het einde van deze discussie (max. 10 minuten) wordt gezamenlijk een top 5 van de gepresenteerde opties gekozen; f. met deze opties opties kan het vervolg van de stappen in het handboek worden ingevuld.
4. DE ROL VAN DE “VERSNELDE BREINKAMER”- VOORZITTER Voor het succes van de sessie is het van belang dat de sessie wordt geleid door een voorzitter, die in staat is de groep te leiden, de nodige discipline heeft, de tijd bewaakt, de methodiek nauwgezet volgt, etc. Voorts noteert de voorzitter alle gegenereerde opties en leidt de discussie hierover. Zelf doet de voorzitter niet mee aan het genereren van opties! De voorzitter begint met een korte presentatie van de doelstelling(en) van de sessie, de methodiek en benadrukt de gewenste discipline bij de groep. Voordat de voorzitter de eerste stelling presenteert vraagt hij de groep om op te staan, de ogen te sluiten en aan iets moois in hun leven te denken. Dit bevordert het “leegmaken” van het brein en open te stellen voor creatieve gedachten. De eerste stelling wordt door de voorzitter gepresenteerd en zet de groep aan het werk. Na 5 minuten beeindigd hij dit deel en geeft de groep 5 minuten pauze. Daarna start hij met de presentatie van de deelnemers. Hierbij is het belangrijk dat de voorzitter deelnemers terugfluit indien men zich niet aan de regels houdt. Nadat iedere deelnemer aan het woord is geweest is er een pauze van max. 15 minuten, wat de voorzitter de gelegenheid biedt om de discussie voor te bereiden. Na de discussie worden de opties in stemming gebracht om tot de top 5 te komen. Tot slot stelt de voorzitter het eindverslag van de sessie samen en verspreid dit onder de deelnemers voor mogelijk commentaar. Noot: het is van belang dat de voorzitter weet hoe de benodigde hulpmiddelen in te zetten (zie 7).
5. HOE TOT DE JUISTE KEUZE(S) KOMEN? Na de inventarisatie van ideeen/opties en de daarover gevoerde discussie moeten er keuzes gemaakt worden om tot een top 5 te komen. Advies is om alle opties te rangschikken en de deelnemers laten “stickeren”. Gebruik hiervoor drie verschillende kleuren post-it notes: a. geel = keuze nummer 1 b. blauw = keuze nummer 2 c. groen = keuze nummer 3 Elke deelnemer mag 3 maal stemmen: 1e ronde: gele sticker plakken 2e ronde: blauwe sticker plakken 3e ronde: groene sticker plakken. Keuze bepalen: Per optie stickers optellen: gele sticker = 3 punten blauwe sticker = 2 punten groene sticker = 1 punt Tel de punten per optie op en stel de top 5 samen.
6. EVALUEREN OF NIET? Indien u in de toekomst meerdere brainstormsessie wilt doen dan is het verstandig om aan het eind van deze sessie de deelnemers te vragen hoe zij deze sessie hebben ervaren. Dit kan op 2 manieren: a. de voorzitter vraagt iedere deelnemer naar zijn mening over deze sessie: wat ging goed, wat kan beter, tevreden met bereikte resultaat, etc. b. schriftelijk: de voorzitter laat iedere deelnemer een kort evaluatieformulier invullen en bespreekt de resultaten met de groep.
7. BENODIGDE HULPMIDDELEN Om de sessie goed te kunnen laten verlopen is het belangrijk dat de groep beschikt over de volgende hulpmiddelen: a. PC of laptop waarop kan worden aangesloten b. een beamer c. een presentatiescherm d. een powerpointpresentatie inzake de Versnelde Breinkamer en het verloop van de sessie e. een mindmanager programma waar direct de resultaten kunnen worden vastgelegd f. per deelnemer een geprint exemplaar van de stellingen g. voldoende post-it notes in drie verschillende kleuren h. een pen en blanco papier i. indien van toepassing: evaluatieformulieren j. matrix opties (Voorbeeld zie volgende pagina)
MATRIX OPTIES: STELLING OPTIE/IDEE 1.
2.
3.
4.
5.
etc.
AANVULLING(EN
KEUZE
