• • •
Bijlage 4.0: Verschillen tussen de administratieve functies in schaal 3, 4, 5 en 6 De hier opgenomen typeringen zijn ontleend aan werkzaamheden, die binnen een school/-‐onderdelen worden aangemerkt als algemeen (administratief) ondersteunende taken ten behoeve van het betrokken management/de leiding. Het betreft derhalve ondersteunende taken met een uitvoerend karakter die in zijn algemeenheid rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van het betreffende management(team) worden verricht. De in deze reeks opgenomen werkzaamheden kunnen enerzijds als op zichzelf staande activiteiten binnen de betrokken school/-‐onderdelen worden aangetroffen. Anderzijds betreft het activiteiten, die een sterke samenhang kunnen vertonen met die in andere werkgebieden en/of sectoren dan wel daarmede in een functie zijn gecombineerd. Het gaat daarbij om: secretariële werkzaamheden; beheerswerkzaamheden, waaronder financiële, personele en materiële zaken; het inhoudelijk en procesmatig ondersteunen van beleidsgerichte werkzaamheden en/of managementgerichte advieswerkzaamheden. Schaal 3 Schaal 4 Kenmerken Het betreft het (mede) uitvoeren van diverse Het betreft het uitvoeren van samenhangende werkzaamheden van routinematige werkzaamheden van administratieve administratieve aard. aard, waarbij de samenhang beperkt is. De aanpak is doorgaans bepaald en er zijn beperkte Bij de aanpak moet worden ingespeeld op bekende situaties en moeten keuzemogelijkheden aanwezig. De werkzaamheden keuzes worden gemaakt voor wat betreft volgorde, prioritering. worden verricht op aanwijzing en onder toezicht. Beoordeling vindt (dagelijks) tijdens het werk-‐/productieproces plaats op Beoordeling vindt (dagelijks) tijdens het werk-‐/productieproces plaats op juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken. juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken.
Kennis Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is veelal algemeen Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is algemeen vaktechnische of vaktechnische of administratief-‐technische kennis ten aanzien van in het administratief-‐technische kennis ten aanzien van in het werkveld werkveld gangbare processen, procedures, technieken, hulpmiddelen gangbare processen en procedures vereist en een praktische bekendheid en/of instrumenten vereist, soms volstaat praktisch gerichte kennis om van organisatorische en functionele verhoudingen, ook buiten het eigen gangbare procedures of apparaten te kunnen hanteren. onderdeel. Contacten De contacten kenmerken zich nog veelal tot het verkrijgen of verstrekken De contacten kenmerken zich door informatie-‐uitwisseling ten behoeve van feitelijke gegevens. van de voortgang van de eigen werkzaamheden. Werkzaamheden Typt conceptteksten uit en over (brieven,nota's, rapporten, e.d.), Typt teksten en werkt deze uit, zowel in het Nederlands als in vreemde controleert de lay-‐out en het taalgebruik, geeft aan concipiënten talen aan de hand van onvolledige concepten of banden (verkortingen, spellingsfouten/ inconsistenties in de tekstopbouw door. weglatingen van bij te zoeken verwijzingen, namen, citaten, e.d.) en Maakt overzichten, tabellen, grafieken, e.d.. controleert daarbij de lay-‐out en het taalgebruik. Houdt diverse administraties en specifieke gevensbestanden bij. Stelt aan de hand van aanwijzingen met betrekking tot de inhoud, Zoekt stukken (betreffende bepaalde zaken of onderwerpen) op in eenvoudige brieven (mededelingen, verzoeken om informatie, e.d.) op. werkverzamelingen en bergt deze op. Bereidt vergaderingen en besprekingen administratief voor (deelt op Verdeelt de post, sorteert, registreert en distribueert ingekomen stukken. aanwijzing/in overleg de agenda in, maakt afspraken, verzamelt en Draagt zorg voor de ondertekening van uitgaande stukken, houdt ten verzendt vergaderstukken en regelt vergaderruimte). behoeve van de voortgangscontrole overzichten bij. Notuleert vergaderingen en werkt de notulen uit. Selecteert en frankeert de uitgaande post en verzendt e-‐mail-‐ en Bewaakt de voortgang en afdoening van lopende zaken, bijvoorbeeld in faxberichten. verband met afspraken, vergaderingen, e.d. Neemt de telefoon aan, beantwoordt eenvoudige vragen, verstrekt Legt naar onderwerp of project werkdossiers aan en houdt werkdossiers inlichtingen en verwijst bij complexere vragen door naar de juiste persoon. (verslagen, brieven, e.d.) bij. Verzorgt balie-‐ en receptiewerkzaamheden, ontvangt bezoek, begeleidt Vraagt (telefonisch) om inlichtingen en verstrekt inlichtingen over de bezoekers naar de gewenste persoon. administratieve gang en stand van zaken. Verstrekt inlichtingen van algemene aard aan bezoekers. Legt naar onderwerp of project werkdossiers aan en houdt deze bij. Verzorgt bode-‐ en telefoondiensten. Neemt de post in, neemt de op de poststukken aanwezige feitelijke gegevens op in het register en verspreidt de post binnen de organisatie. Verzamelt, ordent en verwerkt cijfermatige en andere administratieve gegevens op formulieren, in kaartsystemen, overzichten.
Doet op basis van inhoudelijke aanwijzingen schriftelijke mededelingen en/of vraagt informatie op. Verwerkt op aanwijzing administratieve gegevens op formulieren en in diverse overzichten en maakt standaard managementoverzichten; Verwerkt/muteert diverse soorten van gegevens in de leerlingenadministratie. Schaal 4 Het betreft het uitvoeren van samenhangende werkzaamheden van administratieve aard. Bij de aanpak moet worden ingespeeld op bekende situaties en moeten keuzes worden gemaakt voor wat betreft volgorde, prioritering. Beoordeling vindt (dagelijks) tijdens het werk-‐/productieproces plaats op juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken.
Schaal 5 Kenmerken Het betreft het zelfstandig uitvoeren van diverse/gevarieerde werkzaamheden (die breed van aard zijn) van administratieve aard of het operationeel leiding geven aan dergelijke uitvoerende werkzaamheden. Bij de aanpak moet worden ingespeeld op bekende situaties en moeten keuzes worden gemaakt voor wat betreft volgorde, prioritering, inclusief het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan de verbetering en versnelling van de administratieve procedures en gang van zaken. Beoordeling vindt (dagelijks) tijdens het werk-‐/productieproces plaats op juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken.
Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is algemeen vaktechnische of administratief-‐technische kennis ten aanzien van in het werkveld gangbare processen en procedures vereist en een praktische bekendheid van organisatorische en functionele verhoudingen, ook buiten het eigen onderdeel.
Kennis Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is algemeen vaktechnische of administratief-‐technische kennis ten aanzien van in het werkveld gangbare processen en procedures vereist alsmede kennis van de organisatorische en functionele verhoudingen van de organisatie waarvoor men werkt.
Contacten De contacten kenmerken zich door informatie-‐uitwisseling ten behoeve van de voortgang van de eigen werkzaamheden. Werkzaamheden Typt teksten en werkt deze uit, zowel in het Nederlands als in vreemde talen Behandelt post bestemd voor het (bovenschools) management, signaleert urgente aan de hand van onvolledige concepten of banden (verkortingen, weglatingen (post)stukken en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht voor de afhandeling van bij te zoeken verwijzingen, namen, citaten, e.d.) en controleert daarbij de benodigde bescheiden bij. lay-‐out en het taalgebruik. Deelt in overleg de agenda in, bewaakt de agenda, houdt daarbij rekening met het Stelt aan de hand van aanwijzingen met betrekking tot de inhoud, eenvoudige belang/vertrouwelijkheid van te maken afspraken en met prioriteiten, planning, brieven (mededelingen, verzoeken om informatie, e.d.) op. bereikbaarheid, frequentie en noodzaak, attendeert op afspraken. Bereidt vergaderingen en besprekingen administratief voor (deelt op Regelt administratief/organisatorisch besprekingen/vergaderingen (tijd, plaats, evt. aanwijzing/in overleg de agenda in, maakt afspraken, verzamelt en verzendt lunch en logies, verzamelt en zendt stukken toe). vergaderstukken en regelt vergaderruimte). Vervult een afschermfunctie voor het (bovenschools) management, beoordeelt of Notuleert vergaderingen en werkt de notulen uit. binnenkomende (externe) gesprekken wel of niet doorverbonden moeten worden. Bewaakt de voortgang en afdoening van lopende zaken, bijvoorbeeld in Notuleert besprekingen/ vergaderingen (vastleggen essentie van het besprokene) en verband met afspraken, vergaderingen, e.d.. bewaakt de voortgang en afdoening van afspraken en besluiten; Legt naar onderwerp of project werkdossiers aan en houdt werkdossiers Legt naar onderwerp of project werk-‐ en vergaderdossiers aan en houdt deze bij. (verslagen, brieven, e.d.) bij. Verzorgt de correspondentie voor het (bovenschools) management aan de hand van Vraagt (telefonisch) om inlichtingen en verstrekt inlichtingen over de concepten of volgens ontvangen, gedetailleerde aanwijzingen voor de opstelling van administratieve gang en stand van zaken. brieven, mededelingen. e.d., voegt naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde Legt naar onderwerp of project werkdossiers aan en houdt deze bij. bescheiden bij. Neemt de post in, neemt de op de poststukken aanwezige feitelijke gegevens Bereidt in concept correspondentie van algemene aard voor, typt verlangde op in het register en verspreidt de post binnen de organisatie. bescheiden, legt een en ander ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere Verzamelt, ordent en verwerkt cijfermatige en andere administratieve afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren, e.d.). gegevens op formulieren, in kaartsystemen, overzichten. Houdt één of enkele (geautomatiseerde) administraties bij (bijvoorbeeld wat betreft Doet op basis van inhoudelijke aanwijzingen schriftelijke mededelingen en/of ziekte, verlof en/of reisdeclaraties) en levert daaruit op verzoek informatie. vraagt informatie op. Verwerkt en verzamelt gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en stelt Verwerkt op aanwijzing administratieve gegevens op formulieren en in periodieke overzichten op. diverse overzichten en maakt standaard managementoverzichten. Stelt informatiedossiers samen en houdt deze bij. Verwerkt/muteert diverse soorten van gegevens in de leerlingenadministratie. De contacten kenmerken zich door informatie-‐uitwisseling ten behoeve van de voortgang van de eigen werkzaamheden.
Schaal 5
•
•
Schaal 6
Kenmerken Het betreft het zelfstandig uitvoeren van diverse/gevarieerde werkzaamheden Het betreft het zelfstandig voorbereiden en uitvoeren van complexe (die breed van aard zijn) van administratieve aard of het operationeel leiding werkzaamheden van administratieve aard of het operationeel leiding geven aan geven aan dergelijke uitvoerende werkzaamheden. dergelijke uitvoerende werkzaamheden. Bij de aanpak moet worden ingespeeld op bekende situaties en moeten keuzes Bij de wijze van voorbereiding en uitvoering is interpretatie vereist, maar is voor worden gemaakt voor wat betreft volgorde, prioritering, inclusief het leveren eigen gedragsbepaling nog weinig ruimte. van een inhoudelijke bijdrage aan de verbetering en versnelling van de Beoordeling vindt (dagelijks) tijdens het werk-‐/productieproces plaats op juistheid administratieve procedures en gang van zaken. van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken, of achteraf naar Beoordeling vindt (dagelijks) tijdens het werk-‐/productieproces plaats op gegeven specificaties. juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken. Kennis Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is algemeen vaktechnische of algemeen vaktechnische of administratief-‐technische kennis ten aanzien van in administratief-‐technische kennis ten aanzien van in het werkveld gangbare het werkveld gangbare processen en procedures vereist alsmede kennis van de processen, procedures, technieken, hulpmiddelen en/of instrumenten vereist of organisatorische en functionele verhoudingen van de organisatie waarvoor algemeen theoretische kennis en praktische vakdeskundigheid vereist men werkt. Contacten De contacten kenmerken zich door informatie-‐uitwisseling ten behoeve van de De contacten kenmerken zich meestal nog door informatie-‐uitwisseling ten voortgang van de eigen werkzaamheden. behoeve van de voortgang van de eigen werkzaamheden. Werkzaamheden Behandelt post bestemd voor het (bovenschools) management, signaleert • Verzorgt de informatievoorziening ten behoeve van onder andere periodieke urgente (post)stukken en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht voor de verslagen/verantwoordingsrapportages, legt daartoe onder meer afhandeling benodigde bescheiden bij. gegevensverzamelingen aan en verzamelt gegevens voor opname in overzichten. Deelt in overleg de agenda in, bewaakt de agenda, houdt daarbij rekening •met Beheert kleine budgetten, verstrekt inlichtingen en stelt (voortgangs-‐ en het belang/vertrouwelijkheid van te maken afspraken en met prioriteiten, uitputtings)overzichten op.
• •
•
• •
•
•
• •
planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak, attendeert op afspraken. • Regelt administratief/organisatorisch besprekingen/vergaderingen (tijd, plaats, • evt. lunch en logies, verzamelt en zendt stukken toe). Vervult een afschermfunctie voor het (bovenschools) management, beoordeelt • of binnenkomende (externe) gesprekken wel of niet doorverbonden moeten worden. • Notuleert besprekingen/ vergaderingen (vastleggen essentie van het besprokene) en bewaakt de voortgang en afdoening van afspraken en • besluiten. Legt naar onderwerp of project werk-‐ en vergaderdossiers aan en houdt deze bij; • Verzorgt de correspondentie voor het (bovenschools) management aan de hand van concepten of volgens ontvangen, gedetailleerde aanwijzingen voor • de opstelling van brieven, mededelingen. e.d., voegt naar eigen inzicht voor • de afhandeling benodigde bescheiden bij. Bereidt in concept correspondentie van algemene aard voor, typt verlangde • bescheiden, legt een en ander ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren, e.d.). • Houdt één of enkele (geautomatiseerde) administraties bij (bijvoorbeeld wat betreft ziekte, verlof en/of reisdeclaraties) en levert daaruit op verzoek informatie. Verwerkt en verzamelt gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en stelt periodieke overzichten op. Stelt informatiedossiers samen en houdt deze bij.
Houdt planningen bij, verzamelt relevante gegevens en maakt totaaloverzichten. Bewaakt, signaleert en rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden onder meer bij projecten en doet voorstellen tot aanpassingen. Doet voorstellen ter verbetering van de geldende (interne) administratieve procedures. Zet het werkarchief op, bewaakt de tijdige en volledige inlevering van de te archiveren stukken en completeert de dossiers. Verzorgt de informatievoorziening ten behoeve van onder andere periodieke verslagen/verantwoordingsrapportages, legt daartoe onder meer gegevensverzamelingen aan en verzamelt gegevens voor opname in overzichten. Beheert kleine budgetten, verstrekt inlichtingen en stelt (voortgangs-‐ en uitputtings)overzichten op. Houdt planningen bij, verzamelt relevante gegevens en maakt totaaloverzichten. Bewaakt, signaleert en rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden onder meer bij projecten en doet voorstellen tot aanpassingen. Doet voorstellen ter verbetering van de geldende (interne) administratieve procedures. Zet het werkarchief op, bewaakt de tijdige en volledige inlevering van de te archiveren stukken en completeert de dossiers.
