Bijlage 4 : Inventaris Functioneel

Bijlage 4 : Inventaris Functioneel

Bijlage 3

Inventaris Technisch

Specificaties

Standaard J/N

2 Basisvereisten 2.1 Wettelijk kader Voldoen aan de vereisten van Belgische en Europese reglementeringen van toepassing op overheidsinstelilngen. In het bijzonder voldoen aan vereisten opgelegd door de wet van 16 mei 2003 betreffende de begroting en de boekhouding van de Vlaamse Gemeenschappen en Gewesten (2004-2007) 2.2 Gemeenschappelijke kenmerken Module aankoopbeheer Module algemene boekhouding Module analytische boekhouding Module begrotingsboekhouding Meerdere gebruikers tegelijkertijd in verschillende modules Meerdere gebruikers in meerdere boekjaren Meerdere periodes tegelijk Meerdere valuta 2.3 Open architectuur 2.3.1 Business Intelligence tools Open database architectuur (bij voorkeur relationeel) Conceptuele laag voor datawarehouse 2.3.2 Integratie met andere software Begrotingsopmaak 2.3.3 Open connectiviteit Integratie door open verbinding (OLEDB) Uitwisseling gegevens standaard formaat (tekst / XML) 2.4 Workflow management Workflow over verschillende modules Goedkeuringen op verschillende niveaus Digitale handtekeningen in optie Bestek Financieel Beheer

Para Ontwikkel metr ingstijd ering mandagen J/N

Vlaamse Gemeenschapscommissie

Opmerking

2

Bijlage 3


Documentflow parallel met Goedkeuringsprocedure indien geen digitale handtekening Onderscheid uitgaven volgens wetgeving overheidsopdrachten Onderscheid in aard ontvangsten Onderscheid rekening houdend met delegatiebevoegdheden Onderscheid volgens grootte bedrag 2.5 Document management Scannen inkomende documenten Identificeren inkomende stukken Koppeling met workflow en bestaande modules Opladen document via Explorer-like interface van client PC Digitaliseren/standaardiseren van documenten 2.6 Rapportering 2.6.1 Wettelijke rapportering 2.6.2 Andere rapportering Rapporten on-line opvraagbaar Afdrukbaar in standaardformaat clientPC omgeving Afdrukfaciliteit om op printvriendelijke manier te printen Rapportering economische boekhouding beschikbaar (balans, resultatenrekening, journaal, bewerkingen op algemene rekening, op individuele rekening, beschrijvende gegevens individuele rekening, …) Rapportering uitgave versus financieringsbronnen (incl. reservefondsen) Rapportering inventaris diverse Rapportering crediteuren – dossieropvolging Rapportering debiteuren - dossieropvolging Mogelijkheid tot maken financiële analyses (ratio’s, kasstroomanalyse) Rapportering schuldbeheer (volume, evolutie, simulatie) Financiële rapporten over uitvoering meerjarenplan (inclusief investeringsprogramma’s) 2.7 Automatisch uitvoeren van opdrachten Aanwezigheid scheduler

Bestek Financieel Beheer


3

Bijlage 3


3 Beheer basisgegevens Basisgegevens uniek in de hele software Onderhoud : creëren, verwijderen, wijzigen Toegang via meerdere criteria, via benaderende sleutels Beschikbaarheid van een veld voor opmerkingen Opslaan in een historiek van wijzigingen aan parameters Automatisering d.m.v. parametrering van maximum aan opslagfuncties en meerbepaald de boekingen van de boekhouding en de begroting; éénduidig definieerbaar Prints via meerdere criteria



4

Bijlage 3


4 Aankoopbeheer Bij ingave bestelaanvraag raadpleging van het budget begrotingsartikel (link verbintenissenboekhouding) Link bestelling met bestelaanvrag,contract,vastlegging Invoer,wijzigen en annuleren bestelaanvragen, contracten Geïntegreerd workflowmanagement met goedkeuringsproces afhankelijk van bedrag, aard en bevoegdheden In ontvangstname goederen met mogelijkheid creditering Link en controle factuur met bestelbon,contract,aanrekening Geïntegreerd documentmanagement met mogelijkheid tot scannen,nummering en link voor on-line opvragen binnenkomend document 4.1 Prijsvraag /offerteaanvraag Decentraal beheer van algemene prijsvragen Link naar geassocieerde documenten Externe referentie (manueel archief) van geassocieerde documenten Referentie naar dossier of project mogelijk Decentraal beheer geïndividualiseerde prijsvragen leverancier Externe referentie van offerte toevoegen Link naar offerte toevoegen 4.2 Interne bestelaanvraag Registreren bestelposten op verschillende begrotingsartikel binnen één bestelaanvraag Mogelijkheid om leveringstermijn per bestelpost te bepalen Mogelijkheid om per bestelaanvraag een bestellingsleverancier en een facturatieleverancier te definiëren Mogelijkheid tot invoeren bijkomende informatie Mogelijkheid tot koppeling van documenten bij invoer bestelaanvraag Externe referentie (manueel archief) van geassocieerde documenten Decentrale invoer van interne bestelaanvraag volgens een goedkeuringscyclus afhankelijk van het geraamde bedrag en Bestek Financieel Beheer


5

Bijlage 3


de aard van de aankoop Opvolging goedkeuringsprocedure van de aankoopaanvragen : Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van het bedrag en van de aard van de aankoopaanvraag Mogelijkheid tot volledige of gedeeltelijke goedkeuring van de aankoopaanvraag Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elke aankoopaanvraag volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn Registreren van vrije tekst en van bepaalde gestructureerde informatie Links naar geassocieerde documenten. Niet-blokkerende controle met duidelijke melding van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel Controle of de initiatiefnemer gemachtigd is om een bestelaanvraag in te dienen voor het begrotingsartikel Voorlopige vastlegging (registratie) boeken Mogelijkheid bestelaanvraag en verbintenis te annuleren Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren 4.3 Contracten Registreren contractlijnen op verschillende begrotingsartikels binnen één contract Koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn Externe referentie van documenten ingeven Registreren van vrije tekst en van bepaalde gestructureerde informatie Niet-blokkerende controle met duidelijke melding van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel Bestek Financieel Beheer


6

Bijlage 3


Controle of de initiatiefnemer gemachtigd is om een contract in te dienen voor het begrotingsartikel Voorlopige vastlegging (registratie) boeken Mogelijkheid (resterend) contract te annuleren en resterende verbintenis te annuleren Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren 4.4 Bestellingen leveranciers Mogelijkheid tot overname gegevens van bestelaanvraag , prijsvraag of contract bij opmaak bestelbon Blokkerende controle dat bestelling gebaseerd op bestelaanvraag alleen kan als hele goedkeuringsprocedure is doorlopen Mogelijkheid om bestelling te annuleren Mogelijkheid om leveringstermijn per bestelpost te bepalen Mogelijkheid om per bestelling een bestellingleverancier en een facturatieleverancier te definiëren Blokkerende controle met duidelijke melding van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel Controle of de initiatiefnemer gemachtigd is om een bestelling in te dienen Definitieve vastlegging boeken Opmaak van bestelbons met mogelijkheid opnieuw te printen Mogelijkheid bestelling te annuleren en gekoppelde verbintenis te annuleren Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren 4.5 In ontvangst nemen goederen Ontvangstnemingen aankopen hebben dezelfde structuur als de bestellingen Registratie door de inhoud van één of meer bestellingen volledig of gedeeltelijk te recupereren. Aantallen in de stock aanpassen als het gaat om gestockeerde artikelen Blokkerende controle wanneer er geen verbintenis bestaat Bestek Financieel Beheer


7

Bijlage 3


Mogelijkheid tot opvolging termijnplanning van levering Mogelijkheid tot beheren gedeeltelijke leveringen Inventariseren van de te ontvangen facturen Automatisch aanmaken van ‘te ontvangen facturatiedocumenten’ voor algemene boekhouding Mogelijkheid om een gedeelte van de te ontvangen goederen te crediteren bij problemen (kwaliteit of hoeveelheid) 4.6 Ontvangst facturen geleverde goederen en diensten Registratie door de inhoud van één of meer ontvangen bestellingen volledig of gedeeltelijk te recupereren Registratie factuur door volledige codering Opvolging goedkeuringsprocedure van de facturen : Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van bedrag van de verbintenis Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elke factuur volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Melding aan de betrokken actoren per functie gedefinieerd Link met geassocieerde documenten Externe referentie van documenten kunnen ingeven Automatisch aanmaken van over te nemen schrijflijnen in algemene en analytische boekhouding Controleren van te ontvangen creditnota’s van leveranciers Automatische melding bij inbreng factuur van openstaande creditnota’s voor de leverancier Opvolging door diensten van betaling facturen beperkt tot hun bevoegdheid Uitvoeren van verbintenis door aanrekening op de definitieve vastlegging in budgettaire boekhouding Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren De boekingen op wachtrekeningen in de algemene boekhouding worden automatisch tegengeboekt en registratie op respectievelijke kosten/activa-rekening en schuld tov leverancier Bestek Financieel Beheer


8

Bijlage 3


Stockbeheer 4.7 Bijhouden en bijwerken boekhoudkundige inventaris van vaste activa (buitengebruikstelling, diefstal,verkoop,aankoop,….) Registreren activa met uniek inventarisnummer 4.8 Opvolging, navolgbaarheid van de entiteiten Mogelijheid tot raadplegen in real-time / online van actuele stand Betaalde/niet betaalde facturen Gefactureerde/niet-gefactureerde bestellingen Doorgeboekte of openstaande bestelaanvragen Openstaand krediet van het betrokken begrotingsartikel Opvolging via drill-down faciliteiten



9

Bijlage 3


5 Financiën 5.1 Algemeen rekeningenstelsel Flexibel ondersteunen van meerdere rekeningplannen Boekingen automatisch op basis van ingevoerde gegevens en configureerbaar per procedure (bestelaanvraag, bestelling, factuurn besluit subsidie, goedkeuring uitbetalingsaanvraag subsidie, …) 5.2 Algemene boekhouding Centraliserende rekeningen Multi-dagboeken Gebruik van wachtrekeningen Minimum Genormaliseerd Rekeningenstelsel automatisch beschikbaar Dubbele datering van de stukken (oorsprong en initiatiefnemer) Inscanning van de stukken (oorsprong en initiatiefnemer) Interactieve invoer met valideringen Mogelijkheid tot afletteren of afpunten van de algemene rekeningen automatisch Mogelijkheid om de wettelijke prints te editeren volgens minstens één supplementair rekeningenstelsel Automatisch genereren van de fiscale fiches Extra-legale beheerprints Statistieken en berekening van ratio’s Simulatie en berekening van de balans/resultatenrekeningen, rekening houdend met niet ingeboekte nota’s Mogelijkheid om modellen van terugkerende boekingen in het geheugen op te slaan Automatische berekening van de BTW Link tussen de facturen en de vereffening Hulpmiddelen voor audit Mogelijkheid staten te genereren Beheer van effecten Berekening van achterstallige balansen (derden) Beheer van rechten en verplichtingen via orderekeningen Bestek Financieel Beheer


10

Bijlage 3


Mogelijkheid tot voeren boekhouding onder BTWstelsel 5.3 De derden boekhouding Goedkeuringsprocedure voor creatie van nieuwe derden : Met op zijn minst twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar volgens het type derde Met de mogelijkheid om goedkeuringsniveaus die niet in de parametrering zijn voorzien, toe te voegen Met update van de status van elke derde, naarmate de goedkeuringsprocedure vordert Met melding aan de betrokken actoren die per functie zijn gedefinieerd Met link naar geassocieerde documenten Hulptools om dubbele elementen op te sporen in de database van derden Samenvoegingfunctie (centralisatie) van derdenrekeningen Historiek van de bewegingen op derdenrekeningen Mogelijkheid tot afletteren van derdenrekeningen Toekenning van een status per boekhoudkundig stuk Automatische berekening van vervaldata Opzoeken van een stuk aan de hand van het bedrag, het stuknummer van het systeem of het stuknummer van de derde, de code van de derde, … Consulteren van de omzet bij de klant/leverancier Mogelijkheid om een link te leggen tussen verschillende stukken in een rekening Mogelijkheid om een gedeeltelijke aflettering facturen en de creditnota’s Meerdere bankrekeningen door derden Invoer van boeking op derderekening met meerdere vervaltermijnen (gedeeltelijke betalingen) Klanten : beheer van herinneringen met meerdere niveaus Leveranciers : te ontvangen facturen genereren op basis van contracten en leveringen Leveranciers : aflettering en tegenboeken van de te ontvangen facturen bij de invoer van de inkomende facturen 5.4 Uitgaven 5.4.1 Binnenkomende stukken Bestek Financieel Beheer


11

Bijlage 3


Mogelijkheid tot inscanning binnenkomende stukken Dubbele datering van de stukken (oorsprong en ontvanger) Mogelijkheid tot ingave bijkomende karakterisiteken (o.a. code fiscale fiche ) Mogelijkheid tot typeren van stukken Mogelijkheid tot koppeling van documenten bij invoer Opvolging goedkeuringsprocedure van de decentraal binnenkomende stukken : Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van bedrag en de aard Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien (cfr. voorgaande) 5.4.1.1 Tengevolge bestelling (zie 4.6 ) 5.4.1.2 Zonder bestelling 5.4.1.2.1 Subsidies Registratie voorbereide subsidies via voorlopige vastlegging door de diensten beperkt tot hun bevoegdheid Niet- blokkerende controle met duidelijke melding van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel Mogelijkheid subsidie en bijhorende verbintenis (voorlopige vastlegging) te annuleren Opvolging interne goedkeuringsprocedure van de subsidies: Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van de aard Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van de subsidie volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. collegebesluit). Bij laatste stap van goedkeuring automatisch registratie definitieve vastlegging Uitvoeren van verbintenis door eenmalige aanrekening op de definitieve vastlegging in budgettaire boekhouding Bestek Financieel Beheer


12

Bijlage 3


Mogelijkheid tot opmaak betalingsplan op basis van goedgekeurde subsidies voor periodiek aanrekenen De boekingen op wachtrekeningen in de algemene boekhouding worden automatisch tegengeboekt en registratie op respectievelijke kosten/activa-rekening en schul tov begunstigde Mogelijkheid tot opmaak betalingsplan op basis van goedgekeurde subsidies Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren Automatisch aanmaken van over te nemen schrijflijnen in algemene en analytische boekhouding Mogelijkheid tot typering subsidies met volgende karakteristieken : Soort subsidie (forfaitair, infrastructuur, personeel, werking) Aard subsidie (niet-structureel, structureel, opdracht) Overeenkomst is convenant of conventie Nummer besluit Datum besluit 5.4.1.2.2 Opdrachten op basis van collegebesluit Mogelijkheid tot decentrale registratie voorlopige vastlegging op basis van collegebesluit Mogelijkheid tot registratie definitieve vastlegging op basis van raming of bestelbon Uitvoeren van verbintenis door aanrekening op de definitieve vastlegging in budgettaire boekhouding op basis van afrekening of inbreng factuur (link bestelling) Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren Link met geassocieerde documenten Externe referentie naar geassocieerde documenten 5.4.1.2.3 Andere met uitbetalingsaanvraag Registratie definitieve vastlegging en aanrekening in budgettaire boekhouding in 1 beweging Automatisch aanmaken van over te nemen schrijflijnen in algemene en analytische boekhouding Bestek Financieel Beheer


13

Bijlage 3


Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren Link met geassocieerde documenten (besluit protocol,reglement… ) Externe referentie van geassocieerde documenten Mogelijkheid tot het individueel typeren Mogelijkheid tot toepassen procedure 5.4.1.2.2. 5.4.1.2.4 Uitzonderingsbehandeling Mogelijkheid tot tijdelijk op wachtrekening boeken indien document niet onder voorgaande kan worden ondergebracht Mogelijkheid tot verder afhandelen volgens een van vorige scenario’s na goedkeuring 5.4.2 Kasprovisie Mogelijkheid tot houden van decentrale kassen Mogelijkheid tot registreren van binnenkomend stuk met definitieve vastlegging en aanrekening tegelijk Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren Link met geassocieerde documenten 5.4.3 Lonen Registratie van definiteve vastlegging,binnenkomend stuk en aanrekening in 1 beweging per begrotingsartikel Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren 5.4.3.1 Lonen en RSZ Mogelijkheid om automatisch boekingen op te laden op basis van tekstbestand Registratie van vastlegging, binnenkomend stuk, aanrekening en respectievelijke algemene rekeningen 5.4.3.2 Lonen onderwijzend personeel Mogelijkheid om automatisch boekingen op te laden op basis van tekstbestand Registratie van vastlegging, binnenkomend stuk, aanrekening en respectievelijke algemene rekeningen Automatisch aanmaken corresponderende boekingen als definitief recht op basis van bedrag uitgaveartikel Bestek Financieel Beheer


14

Bijlage 3


5.4.4 Uitgaven via niet-budgettair betaalorder Mogelijkheid tot automatisch boeken 5.5 Herinneringen van onbetaalde facturen Registratie (met scanning, identificering) van het binnenkomend stuk zonder boekhoudkundige implicatie Link om de betrokken factuur of facturen te koppelen Workflow mechanisme dat voorziet in berichtgeving met bevestiging Opvolging status van de herinnering 5.6 Thesaurie 5.6.1 Voorbereiden betalingen Mogelijkheid tot inscannen of opladen dossier Externe referentie naar stukken van het dossier Ordonnanceringslijst (verzamelstaat aanrekeningen) moet dynamisch kunnen worden opgebouwd : Op basis van selectieparameters zoals vervaldag,type, identificatie derde, binnenkomend stuk Mogelijkheid tot opvraging status geordonnanceerde, te mandateren en gemandateerde stukken Mandatenlijst moet dynamisch kunnen worden opgebouwd : Op basis van selectieparameters zoals vervaldag,type, identificatie derde, binnenkomend stuk Mogelijkheid tot deselecteren van aangerekende stukken Bij goedkeuring ‘ter mandatering’ van een lijst krijgen de stukken status ‘te mandateren’ De goedgekeurde ‘ter mandaterinslijst’ krijgt unieke identificatie Mogelijkheid deze lijst opnieuw op te roepen, te wijzigen en te printen Mogelijkheid deze stap verschillende keren uit te voeren Mogelijkheid tot oproepen van mandateringslijst op basis van uniek nummer Mogelijkheid tot deselecteren aangerekende stukken Bij goedkeuring ‘gemandateerd’ van een lijst krijgen de stukken status ‘gemandateerd’ De goedgekeurde ‘gemandateerde’ lijst kan niet meer worden gewijzigd Bestek Financieel Beheer


15

Bijlage 3


5.6.2 Uitbetalen Opmaak van betaallijst door selectieof ingave van gemandateerde stukken en niet-budgettaire orders per bankrekeningnummer Betaallijst krijgt unieke identificatie Mogelijkheid tot wijzigen betaallijst tot validatie Bij goedkeuring betaallijst krijgen de stukken status ‘betaling in uitvoering’ Automatisch genereren van boekingen in algemene boekhouding Automatisch printen van de betaallijst bij validatie Automatisch aanmaken bestand bij validatie voor import in externe software Publisoft (Dexia) Automatisch aanmaken bestand bij validatie voor import in externe software Isabel (optioneel) Mogelijkheid tot invoeren van buitenlandse rekeningnummers ( o.a. IBANrekeningnummer) 5.6.3 Boeken rekeninguittreksels Mogelijkheid tot automatisch opladen van de rekeninguittreksels van verschillende banken door gemachtigde op client-PC niveau Bij afboeken uitgaven krijgen de stukken de status ‘betaald’ Automatische of halfautomatische afpunting van geassocieerde boekingen Mogelijkheid tot afboeken via link : Betaalde stukken, via nummer betaallijst Aflossingen kapitaal en intrest leningen , debet- en creditintresten via directe boeking op begrotingsartikel en in algemene rekeningen Waarborgen, via directe boeking op algemene rekening Niet geïdentificeerde betalingen ,via directe boeking op wachtrekening in algemene boekhouding Transfer van ene naar andere bankrekening, via directe boeking op rekening ‘Interne overboekingen’ Automatisch genereren van boekingen in algemene boekhouding na validering Automatische of halfautomatische afpunting van Bestek Financieel Beheer


16

Bijlage 3


geassocieerde boekingen 5.6.4 Beleggingen Beheer, rapportering 5.7 Schuldbeheer Registreren van de lening met algemene kenmerken Inbrengen van het aflossingsplan met de contractuele schikkingen (vervaldagen, percentages, …). Jaarlijks berekenen en aanmaken van de boeking van lange naar korte termijnschuld Mogelijkheid tot het initiëren van een lening (en koppelen) op basis van een aantal geselecteerde definitief vastgestelde uitgaven Automatisch genereren van de periodieke boekingen die hiermee gepaard gaan in de boekhouding Interface om de aflossingsplannen automatisch in te lezen in samenspraak met de bank (Dexia, KBC, Ethias, …). 5.8 Ontvangsten 5.8.1 Algemene procedure Opvolging status van het recht in real-time door de bevoegde ambtenaar Mogelijkheid de link naar de begrotingsboekhouding te configureren 5.8.1.1 Invorderingsrecht invoeren Mogelijkheid tot invoeren van invorderingsrecht door bevoegde ambtenaar Opvolging goedkeuringscyclus invorderingsrechten : Minstens twee goedkeuringsniveaus Parametreerbaar in functie van de aard. Mogelijkheid tot volledige goedkeuring Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien Updaten van de status van elk invorderingsrecht volgens het vorderen van de goedkeuringsprocedure Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn zoals bvb. ingescande of onder digitale vorm beschikbare Bestek Financieel Beheer


17

Bijlage 3


besluiten) Externe referentie naar documenten invoeren 5.8.1.2 Vastgesteld recht Registreren van het vastgesteld recht met overname gegevens of omzetting van een ingevoerd invorderingsrecht(met behoud van linken naar bewaarde of gescande documenten, …) Automatisch genereren van boekingen in algemene en budgettaire boekhouding na goedkeuring 5.8.1.3 Inning Registratie van de inning op basis van een rekeninguittreksel Bij boeking rekeninguittreksel krijgt het recht de status ‘volledig of gedeeltelijk geïnd’ Mogelijkheid tot automatisch opladen rekeninguittreksels in wachtportaal met voorlopige boekingen obv. interface bestand van de bank 5.8.1.4 Oninvorderbare rechten Automatische transacties voor registreren van oninvorderbare rechten met link naar vastgesteld recht In rapportering deze bijkomend opvragen om te komen tot ‘netto vastgesteld recht’ 5.8.1.5 Onwaarden Automatische transacties voor registreren van onwaarden met link naar vastgesteld recht 5.8.2 Dotaties, trekkingsrechten en projectgerelateerde subsidies Integratie in de procedure beschreven in stap 5.8.1 met meer concreet het inscannen en identificeren van de originele documenten 5.8.3 Geleverde prestaties Registratie van de opgemaakte factuur Koppeling van de factuur aan een invorderingsrecht met automatische overname van gegevens Integratie in de procedure beschreven in stap 5.8.1 met meer concreet het inscannen en identificeren van de originele documenten Bestek Financieel Beheer


18

Bijlage 3 Printen van de factuur op aanvraag. Mogelijkheid tot inscannen van facturen die via externe software werden aangemaakt voor opvolging 5.8.4 Aangegane leningen Procedure zoals in punt 5.8.1 Mogelijkheid tot inbrengen van aflossingsplan Richtlijnen zie punt 5.7 5.8.5 Financiële opbrengsten, ontvangsten verzekering Mogelijkheid tot registreren van invorderingsrecht,vastgesteld recht, en inning in 1 beweging 5.8.6 Terugstorten van bedragen op rekening Mogelijkheid tot verwerking via wachtrekening Link naar betreffende documenten Opmaak niet budgettair order zie 5.4 5.9 Beheer vast activa Onderscheid gewone dienst / buitengewone dienst Automatisch toekenningsmechanisme inventarisnummer Koppeling bij aanrekenen van uitgave is configureerbaar Beheersfuncties: - waardevermindering, waardevermeerdering of waardeverlies - verkoop van het goed - uitzonderlijke afschrijvingen toepassen - terugnemen van afschrijvingen - periodieke herwaardeing obv ABEX index - afschrijvingstermijnen per soort activum - periodiek automatisch boekingen afschrijving aanmaken Rapporten - gedetailleerde liojst investeringen - algemene lijst - afschrijvingstabel per vast activum - overzicht detail van de bewegingen op de vaste activa - algemene lijst afschrijvingen - lijst bewegingen van de afschrijvingen - lijst geboekte afschrijvingen per periode - lijst van de vaste activa buiten gebruik of verkocht - historiek manuele handelingen Bestek Financieel Beheer



19

Bijlage 3


- lijst vaste activa zonder boekhoudkundige fiches 5.10 Manuele boekingen Mogelijkheid tot het invoeren van manuele boekingen 5.11 Analytische boekhouding - aantal kostenplaatsen, kostensoorten, kostendragers is onbeperkt - creatie nieuwe kostenparameters tijdens invoerfunctie (bvb. bestelling) mogelijk - real-time verwerking - de koppeling tussen de algemene rekening en analytische kostenparameters is confgureerbaar - mogelijkheid tot invoeren of genereren van analytische boekingen zonder weerslag te hebben op de algemene rekeningen - wanneer voor bepaalde rekeningen geen analytische boekingen worden gegenereerd, dan worden deze geboekt op een fictieve rekening (bvb. onverdeelde kosten) - analytische resultaten worden per boekjaar bijgehouden - bij boeken facturen is er mogelijkheid om afzonderlijke analytische boekingen te genereren per artikel op de factuur - de coherentie tussen economische en analytische boekingen is gewaarborgd - de verwerking van de analytische boekhouding is unform en configureerbaar - laat toe om alle kosten, directe en indirecte, toe te wijzen aan een project, dossier, proces of activiteit te boeken. - mogelijkheid om een analytisch rapport te vormen per project, dossier, proces of activiteit - het moet mogelijk zijn de kosten over verschillende hiërarchische niveau’s te ventileren - horizontale en verticale hergroeperingen zijn mogelijk 5.12 Begrotingsboekhouding 5.12.1 Begrotingsopmaak en wijzigingen Interface met externe begrotingssoftware vvor het opladen van begroting en begrotingswijzigingen 5.12.2 Meerjarenplanning - invoeren meerjarenplanning Bestek Financieel Beheer


20

Bijlage 3


- opladen meerjarenbegroting - mogelijkheid tot simulaties: - rekening houdend met actuele resultaat - rekening houdend met fondsen en leningen - door extrapolatie van een bestaande begroting. 5.12.3 Verbintenissen- en rechtenboekhouding 5.12.3.1 Uitgaven: verbintenissen Verschillende parametreerbare verbintenisetappes tot betaling (voorlopige vastlegging, definitieve vastlegging, aanrekening) Link begrotingsboekhouding en algemene boekhouding en verantwoording afwijking Mogelijkheid tot opvraging beschikbare budget Mogelijkheid tot wijzigen, volledig of gedeeltelijk annuleren verbintenissen in coherentie met gekoppeld stuk Mogelijkheid koppeling naar algemene boekhouding te configureren 5.12.3.2 Ontvangsten: rechten Beheer, boeking en opvolging vastgesteld recht, inning en oninbaar recht Mogelijkheid tot opvraging detail van de rechten Mogelijkheid tot wijzigen, gedeeltelijk of volledig annuleren van rechten in coherentie met gekoppeld stuk Mogelijkheid koppeling naar algemene boekhouding te configureren 5.12.3.3 Schuldvorderingsstaat – over te dragen kredieten Mogelijkheid om saldi van niet aangerekende definitieve vastleggingen selectief of in totaliteit over te dragen Via workflow goedkeuring saldi door bevoegde ambtenaar On-line opvraging met kredieten en verbintenissen daartegenover 5.13 Periodieke verrichtingen 5.13.1 Maandelijkse verrichtingen Maandelijkse boekingsperiodes met bijkomende periode voor afsluitingsverrichtingen Opzetten en documenteren van deze afsluitingen Mogelijkheid tot proefafdruk van afsluitingsrapporten voor Bestek Financieel Beheer


21

Bijlage 3


definiteve afsluiting Beschikbaarheid van volgende rapporten in digitale vorm en mogelijkheid tot printen : Proef- en saldibalans Budgettair dagboek van de afgelopen maand met doorlopende paginanummering en doorlopend dagboeknummer Dagboek algemene verrichtingen van de afgelopen maand met doorlopende paginanummering en doorlopend dagboeknummer Relatietabel algemene en individuele rekeningen Standopgave uitgaven en inkomsten Kastoestand – overzicht liquide middelen Samenvatting begrotingsrekening Balans- en resultatenrekening 5.13.2 Eindejaarsverrichtingen Opmaak schuldvorderingstaat volgens procedure beschreven in art.61 besluit 3/5/1991 Vlaamse Regering Goedkeuring door College van de lijst met de over te dragen kredieten naar volgend dienstjaar Overboeken van openstaande documenten naar nieuw dienstjaar (kan stuk per stuk): rechten , vastleggingen, aanrekeningen; ook facturen en saldi financiële rekeningen. Berekenen en boeken van het boekhoudkundig resultaat op begrotingsartikel volgend dienstjaar Definitief afsluiten van de budgettaire boekhouding Berekenen afsluitingsverrichtingen algemene boekhouding via link naar inventarisgegevens - afschrijvingen automatisch berekenen (lineair maar afwijkende % tov econ.boekhouding ) - eventuele waardeverminderingen - herwaarderingen automatisch op basis van ABEX-index - aflossing van lange termijn naar korte termijn schuld - verrekening van toegestane investeringstoelagen Mogelijkheid tot vergelijken en corrigeren van aflossingstabellen vooraf Mogelijkheid tot controle en aanbrengen wijzigingen voor Bestek Financieel Beheer


22

Bijlage 3


definitieve boeking Automatisch berekenen resultaat en boeken naar balans Mogelijkheid tot proefafdruk van jaarafsluitingsrapporten voor definiteve afsluiting : Begrotingsrekening Lijst over te dragen vastleggingen (schuldvorderingstaat) Lijst openstaande rechten Proef-en saldibalans Balans Resultatenrekening Lijst nieuwe investeringen tijdens dienstjaar Detail financiële rekeningen (=kastoestand) 5.13.3 Opmaak fiscale fiches Mogelijkheid om code manueel te corrigeren Automatisch opmaken en printen van fiscale fiches



23

Bijlage 3


6 Beheer fondsen en overboekingen 6.1 Overboekingen begrotingsgewijs Link met externe begrotingssoftware 6.2 Fondsen Fondsen moeten individueel identificeerbaar zijn Link fonds met twee begrotingsartikels (1 uitgave,1 ontvangst) Link tussen overboekingsartikels fonds en corresponderende uitgave- of ontvangstartikels Automatisch configurenen van boekingen van deze fondsensystematiek Rapporteringsmodaliteiten om fondsen globaal of individueel op te volgen 6.3 Financieringswijzen Beheer van financieringswijzen Registratie van financieringswijze bij vastlegging



24

Bijlage 3


7 Prognoses Opmaken prognoses of rapportering inzake : Actuele toestand begroting tov begrotingsrekening Aflossingstabellen van leningen actueel en naar de toekomst Fondsen ter beschikking.



25

Bijlage 3


8 Archivering Archiveringsprocedure voor overzetten naar losse opslagdragers Cdrom,DVD en tape Mogelijkheid tot herstellen gearchiveerde boekingen in actueel dossier Mogelijkheid tot herstellen gearchiveerde boekingen in apart dossier Clausule maintenance: die convertie van archiefgegevens garandeert Controle archiveringsdatum Controle op dataverlies Bijhouden volledige historiek van alle gegevens in boekhouding en rechtstreeks beschikbaar voor minstens 5jaar Minstens 10 jaar opvraagbaar na archivering Archivering gebeurt enkel op aanvraag



26

Bijlage 3


9 Backup Procedure om alle bestanden nodig voor volledig herstel van boekhoudsysteem te bewaren of verwijzing naar backup systeem Procedure voor volledig herstel boekhoudsysteem vanuit back-up of verwijzing naar back-up systeem Clausule maintenance: Elke verrichting die een risico inhoudt op verlies of beschadiging van gegevens zal een beroep doen op de back-upprocedure door automatisch een voorafgaande back-up van de gegevens te maken, of bij gebreke daarvan, in elk geval de gebruiker te suggereren om deze voorafgaande back-up te verrichten Back-up programma garandeert de betrouwbaarheid van de bewaarde elementen door vergrendeling van alle boekhoudkundige gegevens, teruglezing van back-up met vergelijking tussen het reservebestand en het originele bestand Automatische uitvoering van back-upprocedure , minimaal dagelijks, online of off-line Documenteren van back-up en restore-procedure



27

Bijlage 4 : Inventaris Functioneel

Recommend Documents