Bijlage 4
Aanbevelingen op onderwerp-niveau
Ambtelijke organisatie Onderwerp
Advies
Aandacht voor integriteit
1. Wij adviseren het integriteitbeleid dynamisch te maken door procesafspraken in te voegen. Zo kunnen meerjarige doelstellingen worden opgesteld, waarbij taken/verantwoordelijkheden duidelijk worden belegd. Tevens adviseren wij een jaarlijkse evaluatie van het integriteitbeleid door de daartoe aangewezen integriteitcoördinator. Deze evaluatie dient vervolgens – in ieder geval – in het MT te worden besproken; 2. Wij adviseren, overeenkomstig de wetsbepaling in de Ambtenarenwet, dat door het college en de raad afspraken worden gemaakt over de wijze waarop aan de raad verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode. Een mogelijkheid van de uitvoering hiervan is een korte notitie hierover in het (sociale) jaarverslag; 3. Parallel aan het bijhouden van het integriteitbeleid (advies 1), adviseren wij de gemeente Assen om het integriteitbeleid herhaald onder de aandacht te brengen bij alle medewerkers, waarbij het van belang is dat het vastgelegde integriteitbeleid toegankelijk is, bijvoorbeeld via intranet; 4. Verder adviseren wij de gemeente Assen om aan de hand van het bestaande integriteitbeleid na te gaan naar welke losse regelingen en overzichten wordt verwezen en deze – indien nodig – op te stellen.
Ambtelijke gedragscode
1.
2. 3.
Wij adviseren de gemeente om de richtlijnen voor het gebruik van sociale media onder de aandacht van de medewerkers te blijven brengen. Dit om bijvoorbeeld bepaalde berichten of foto’s die een negatieve uitwerking kunnen hebben op de uitstraling van de gemeente of in het algemeen als kwetsend of ongepast kunnen worden gekenschetst, te weren; Wij adviseren de gemeente om te specificeren voor welke medewerkers de gedragscode van toepassing is; Daarnaast adviseren wij bij het aannemen van nieuwe medewerkers consequent te blijven wat betreft het onder de aandacht brengen van de gedragscode. Wanneer er te weinig nieuwe medewerkers zijn om hiervoor ieder kwartaal een bijeenkomst te organiseren, kan dit ook (half)jaarlijks.
Melding Vermoeden Misstand(en)
1.
Wij adviseren de gemeente de regeling Melding Vermoeden Misstand andermaal onder de aandacht te brengen bij medewerkers, door deze kenbaar op het Intranet te plaatsen.
Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen
1. Uit de audit blijkt dat de klachtencommissie in haar huidige vorm zal verdwijnen. Hiervoor in de plaats zal de gemeente zich aansluiten bij de LKOG. Wij adviseren om de klachtenregeling tijdig aan te passen naar de nieuwe situatie, met inachtneming van de modelregeling van de LKOG; 2. Tevens adviseren wij de gemeente Assen om te zijner tijd deze aangepaste regeling kenbaar te maken bij de medewerkers en een exemplaar van de regeling digitaal te verschaffen; 3. Wij adviseren de gemeente Assen om bij de klachtenregeling kritisch te kijken naar de rolafbakening tussen de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon en de (externe) klachtencommissie en deze met de
vertrouwenspersonen te bespreken.
Onderzoeksprotocol
1.
Wij adviseren de gemeente om in een onderzoeksprotocol de procedure vast te leggen voor het opstarten en verrichten van een onderzoek. Met een dergelijk protocol wordt zorgvuldigheid betracht in de behandeling van integriteitschendingen of vermoedens daarvan; zo kan het als ondersteuning dienen bij de afweging of een vermeende schending intern kan worden afgehandeld of dat externe ondersteuning gewenst is. Ook kan daarin worden meegenomen wanneer een betrokkene wordt geïnformeerd over het vermoeden en welke afwegingen daarbij gemaakt moeten worden. Daarnaast geeft een onderzoeksprotocol voor alle betrokken partijen helderheid in de procedure die gevolgd wordt.
Regeling Nevenwerkzaamheden
1.
Wij adviseren de leidinggevenden om jaarlijks, bijvoorbeeld in een werkoverleg, medewerkers te attenderen op de verantwoordelijkheid om nevenwerkzaamheden te melden. Hierbij kunnen ook voorbeelden uit de eigen praktijk of actualiteit besproken worden om bewustzijn te creëren. Een alternatief is om vanuit Personeelszaken jaarlijks – al dan niet via de leidinggevenden – de medewerkers te herinneren aan de meldingsplicht of een opgaveformulier te laten invullen. Tevens adviseren wij de gemeente Assen het onderwerp nevenwerkzaamheden aan bod te laten komen in jaarlijkse functionerings- dan wel beoordelingsgesprekken; Wij adviseren de gemeente Assen om de geregistreerde nevenfuncties van de directieleden en afdelingshoofden op de website te plaatsen en jaarlijks te actualiseren. Hierbij dienen ook de data te worden vermeld (op de website).
2.
Inventarisatie kwetsbare functies
1.
Wij adviseren om het advies van de VNG en anderen over te nemen en een overzicht bij te houden van kwetsbare functies en na te gaan welke beheersmaatregelen genomen zijn of genomen moeten worden ten aanzien van kwetsbare functies.
Werving en selectie
1.
Wij adviseren de gemeente Assen om het beleidsdocument ‘Werving en Selectie gemeente Assen’ aan te scherpen met betrekking tot externe werving, waarbij de koppeling kan worden gemaakt met de inventarisatie kwetsbare functies. Naast de beheersmaatregelen die reeds getroffen zijn (opvragen VOG/overhandigen diploma), kan worden gedacht aan het raadplegen van referenten en screenen. Afhankelijk van het selectiestadium en de gevoeligheid van de functie kunnen maatregelen hieromtrent variëren. Zie hiervoor ook de brief van het College van Arbeidszaken (CvA) aan de gemeenten d.d. 14 april 2008 inzake het screenen van nieuw personeel; Verder adviseren wij de gemeente Assen om te bestuderen wat de voorwaarden/ingangseisen zijn voor gedetacheerden. Indien de studie daartoe aanleiding geeft, kan contact worden gelegd met de detacheringsbureaus om de mogelijkheden te bespreken van verdergaande screening. Daarnaast adviseren wij om inhuurkrachten actief te informeren over de gedragscode en andere onderdelen van het integriteitbeleid. Ook kan overwogen worden om hen de gedragscode te laten onderschrijven.
2.
Afleggen eed/belofte
1. 2.
Regeling financiële belangen
1.
2.
3.
Wij adviseren de gemeente alert te blijven dat alle nieuwe ambtenaren de eed/belofte afleggen; Wij adviseren de gemeente te overwegen of c.q. op welke wijze de overige medewerkers (niet zijnde ambtenaar) de eed/belofte afleggen.
Alhoewel een eerste stap in de goede richting is gezet door aan dit onderwerp aandacht te besteden in de Ambtelijke gedragscode integriteit Assen (2007), dient de gemeente uitvoering te geven aan artikel 15:1 lid f van de CAR-UWO en artikel 125quinquies lid 1e van de Ambtenarenwet; In aanvulling hierop adviseren wij om helder te communiceren wat men verstaat onder financiële belangen en op welk moment c.q. onder welke voorwaarden deze gemeld dienen te worden. Daarbij is voorbeeldgedrag door leidinggevenden gewenst; van hen zal allereerst openheid moeten worden verlangd, alvorens het van overige medewerkers te verwachten; Hierbij adviseren wij om expliciet in het integriteitbeleid c.q. de Ambtelijke gedragscode integriteit Assen te vermelden dat het verboden is om financiële belangen te hebben, effecten te bezitten of daarin transacties te verrichten indien een goede invulling van de functie daarmee in het gedrang komt.
Informatiebescherming
1.
Wij adviseren de gemeente Assen om te bestuderen of het Privacyreglement e-mail en internetgebruik nog voldoet aan de huidige eisen en wensen hieromtrent, gegeven het feit dat deze regeling in 2001 is opgesteld.
Relatiegeschenken
1.
Wij adviseren de gemeente Assen om te overwegen het beleid andermaal onder de aandacht te brengen, opdat alle medewerkers op dezelfde wijze omgaan met ontvangen relatiegeschenken.
Inkoop- en aanbestedingsprocedure
1.
Wij adviseren het inkoophandboek c.q. de handleiding op korte termijn te voltooien; Wij adviseren de gemeente om van medewerkers een gedegen opvolging te verlangen van de advisering vanuit het bureau inkoop. Dit wil zeggen dat inkoop geschiedt volgens het advies van bureau inkoop, of dat een medewerker gemotiveerd afwijkt hiervan; Overwogen kan worden om een leverancierscode te introduceren, waarin bijvoorbeeld opgenomen kan worden dat (bepaalde) giften niet aan medewerkers van de gemeentelijke organisatie aangeboden mogen worden. Ook kan in een dergelijke code opgenomen worden hoe een leverancier kan handelen (melden), indien sprake is van onoorbare verzoeken om gunsten. Verder geven wij de gemeente Assen ter overweging of het waardevol is om voor bepaalde opdrachten (bijvoorbeeld afhankelijk van bedrag en sector), leveranciers te vragen om bedrijfsinformatie aan te leveren om daarmee aan de voorkant reeds kennis te kunnen nemen van mogelijke (beheers- en/of integriteit)risico’s. Uiteraard zal voor een dergelijke overweging de gemeente moeten afwegen hoe dit zich verhoudt tot de wens van deregulatie.
2.
3.
4.
Wet Bibob
1.
Wij adviseren de gemeente om het gemeentelijk Bibob-beleid aan te vullen c.q. te wijzigen aan de hand van de recente wijzigingen in de Wet Bibob. Daarbij doet de gemeente er goed aan haar keuzes te formuleren op welke gebieden bij de gemeente Bibob van toepassing is.
Levend houden van integriteit
1.
Wij adviseren de gemeente om na te gaan op welke wijze structurele maatregelen ingezet kunnen worden om het onderwerp integriteit levend te houden binnen de organisatie. De gemeente kan bijvoorbeeld overwegen om jaarlijks doelstellingen te formuleren ten aanzien van het behandelen van bepaalde onderwerpen in relatie tot integriteit. Deze onderwerpen kunnen besproken worden in werkoverleggen, waarbij het van belang is dat diegenen die de werkoverleggen begeleiden, hun visie op het onderwerp onderling hebben afgestemd om eenduidigheid te waarborgen. Hiervoor is het onzes inziens belangrijk dat het MT periodiek het onderwerp integriteit op zijn agenda zet. Hierbij dient te worden gewerkt aan een gezamenlijk beeld van integriteit, kennis van de infrastructuur en regelingen alsook van de meer ‘zachte’ aspecten op het gebied van integriteit: voorbeeldgedrag, een veilig werkklimaat scheppen en waarnemen en bespreekbaar maken van gedrag; Wij adviseren de gemeente om de afdelingshoofden/leidinggevenden een rol te geven bij het borgen van het integriteitbeleid, daar het van belang is dat niet alleen een pragmatische insteek gehanteerd wordt ten aanzien van het onderwerp, maar zij ook moeten kunnen uitleggen aan hun medewerkers waarom aandacht voor integriteit relevant is en op welke manier zij integriteit waarborgen en handhaven binnen hun afdeling. Uit de gesprekken is gebleken dat dit nog aandacht verdient; Voorts adviseren wij de gemeente om vooral ook aandacht te besteden aan het zogenoemde ‘grijze gebied’, waar op het eerste gezicht geen heldere en duidelijke afspraken bestaan. Het met elkaar bespreken van dilemma’s en te werken aan een gezamenlijk moreel kompas, op afdelingsniveau en organisatiebreed, kunnen hiervoor goede middelen zijn.
2.
3.
Overig
1.
2.
3.
Wij adviseren de gemeente om zich bewust te zijn van de eventuele risico’s van de korte lijnen en informele contacten tussen ambtenaren en bestuurders. Het is van groot belang dat er een strikte scheiding blijft bestaan tussen beleid en uitvoering. Hierbij dienen betrokkenen zich bewust te zijn van hun eigen rol en positie. Indien de indruk kan ontstaan van rolvermenging, is communicatie over de handelwijze door betrokkenen van groot belang; Wij adviseren de gemeente om structureel aandacht te hebben voor de risico’s die schuilen achter de dienstverlenende en servicegerichte houding. Dit kan bijvoorbeeld door in werkoverleggen het onderwerp (de schijn van) belangenverstrengeling te bespreken; Voorts adviseren wij de gemeente om beter toe te zien op de naleving van afspraken over contacten tussen raadsleden en ambtenaren. Het is aanbevelenswaardig deze afspraken ook schriftelijk vast te leggen en actief onder de aandacht te brengen van raadsleden. Op die manier wordt mogelijke politieke beïnvloeding van de uitvoering voorkomen.
Bestuur Onderwerp
Advies
Aandacht voor integriteit
1.
2.
3.
4.
Gedragscode bestuurders
1.
2.
Nevenwerkzaamheden
1.
2.
Wij adviseren om in de gemeenteraad het onderwerp integriteit in de volle breedte te behandelen, waarbij aandacht is voor zowel juridische kaders, als voor morele oordeelsvorming. Daarbij kan specifiek aandacht worden besteed aan de kaders en beeldvorming rondom belangenbehartiging; Ten aanzien van het onderwerp belangenbehartiging adviseren wij de gemeente verder om ook kennis te nemen van recente jurisprudentie (ingevolge artikel 2:4 van de Awb), in het bijzonder de uitspraken in de zaken Graft-De Rijp en Middelburg. Deze uitspraken gaan in op de vraag of raadsleden al dan niet een persoonlijk belang hadden bij besluitvorming in de raad ; Wij adviseren om in het college expliciet aandacht te schenken aan het onderwerp integriteit met de onderliggende facetten (belangenverstrengeling, nevenfuncties, declaraties et cetera). Wij zijn van mening dat dit de kwetsbaarheid van de wethouders ten aanzien van dit onderwerp kan verminderen. Door integriteit op de agenda te zetten, is er ruimte om een gezamenlijke visie te ontwikkelen op dit onderwerp en elkaar beter te behoeden voor mogelijke risico’s. Bovendien straalt deze visie vervolgens weer af op de organisatie; Voorts geven wij in overweging om wethouders bij hun aanstelling te screenen door een externe partij. Met behulp van een screening kunnen mogelijke kwetsbaarheden c.q. integriteitsrisico’s in een vroeg stadium inzichtelijk worden gemaakt, zodat ook beheersmaatregelen kunnen worden getroffen. Een goede screening draagt daarnaast bij aan bewustwording van integriteitregels en -risico’s.
In algemene zin adviseren wij raads- en collegeleden de bestuurlijke gedragscode onderling te laten bespreken. Zodoende kan men de interpretatie van de gedragsregels op elkaar afstemmen en wordt er een eenduidig beleid gevoerd. Daarbij is het waardevol voor raads- en collegeleden om te bekijken in hoeverre ze daar ook recent naar gehandeld hebben om eventuele kwetsbaarheden te identificeren. In zijn algemeenheid achten wij het wenselijk dat de gemeenteraad en het college een zoveel mogelijk uniforme stijl en visie op het gebied van integriteit ontwikkelt en levend houdt. Om dit te bereiken, is (voortdurende) afstemming van het handelen in zaken waarbij integriteit aan de orde is, in het college noodzakelijk; Wij geven de gemeente in overweging om de keuze te maken declaraties van raads- en collegeleden te publiceren op de website van de gemeente. Dit zorgt voor maximale openheid en transparantie.
Wij adviseren om indien collegeleden en/of de burgemeester geen nevenfuncties hebben, expliciet te vermelden ‘geen nevenfuncties’ en hier consequent in te zijn. Hetzelfde geldt voor het vermelden of de functies bezoldigd, dan wel onbezoldigd worden vervuld; Daarnaast adviseren wij om de nevenfuncties van alle collegeleden (en raadsleden) door het jaar heen te actualiseren en data ook te vermelden. Aanbevolen wordt om jaarlijks actief navraag te doen of de opgegeven (neven)werkzaamheden nog correct en up-to-date zijn.
Financiële belangen
1.
2.
Relatiegeschenken
1.
Wij adviseren de gemeente om – in lijn met het artikel uit de gedragscode – bestuurders te verzoeken melding te doen van financiële belangen. Niet alleen stimuleert deze regeling het bewustzijn van de raads- en collegeleden op dit specifieke gebied van belangenverstrengeling, maar zullen de bestuursorganen beter in staat zijn om ervoor te waken dat raadsof collegeleden in een situatie terechtkomen waarbij er daadwerkelijk sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling; In aanvulling hierop adviseren wij – evenals bij ambtenaren – om helder te communiceren wat men verstaat onder financiële belangen en op welk moment c.q. onder welke voorwaarden deze gemeld dienen te worden.
Wij adviseren de gemeente Assen – in lijn met lid 4.2 van de gedragscode – toe te zien op de melding van geschenken aan politieke ambtsdragers en deze gegevens ook te registeren. Daarbij is het waardevol om expliciet te vermelden bij wie geschenken en giften gemeld moeten worden en wie dit registreert.
