Directie Concernstaf
Ingekomen stuk D16
Concern Informatiebeleid
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen
Aan de gemeenteraad van Nijmegen
Telefoon
(024) 329 91 11
Telefax
(024) 323 59 92
E-mail
[email protected]
Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Datum
Ons kenmerk
Contactpersoon
10 juli 2007
Datum uw brief
J200/07.0015336
A.M.J. van Gemert
Onderwerp
Aantal bijlagen
Doorkiesnummer
Strategisch Informatieplan 20072011
1
3299214
Geachte leden van de raad, Bij dezen willen wij u graag informeren over de uitgangspunten en doelen van het Strategisch Informatiebeleid van Gemeente Nijmegen. Bijgevoegd treft u de nota in de vorm van een managementsamenvatting aan. Gemeente Nijmegen bevindt zich in een zeer dynamische wereld van de veranderende informatieverwerkende overheid. De razend snelle ontwikkelingen op het gebied van ICT maken verbetering van de dienstverlening en de beheersbaarheid van de interne werkprocessen tot een nieuwe strategische uitdaging. Met het oog op de landelijke ontwikkelingen (voormalige actieprogramma “De Andere Overheid”) en onze eigen ambities (dienstverlening, transparantie en beheersing werkprocessen) is het van belang een structureel, strategisch en samenhangend informatiebeleid te ontwikkelen en in te voeren. Dit informatiebeleid sluit aan bij de doelen van de organisatie en schept mede voorwaarden daarvoor. Dit beleid is vastgelegd in het Informatieplan 2007-2011 “Meebouwen aan een andere, moderne, dienstverlenende overheid”. Het informatieplan bevat een visie op een integrale, gemeentebrede, (digitaal) duurzame informatiehuishouding, met de speerpunten digitale dienstverlening, basisregistraties, digitalisering van de documentenstroom en procesbeheersing door zaaksgewijs werken en het zakenregister. Deze visie hebben we uitgewerkt in een gemeentelijke informatiearchitectuur.
www.nijmegen.nl
Brief aan Raad Strategisch Informatieplan 2007-2011
Gemeente Nijmegen Directie Concernstaf Concern
Vervolgvel
1
We hebben de projecten benoemd die als generieke bouwstenen daarvoor nodig zijn, inclusief een prioriteitsbepaling voor de eerste twee jaren. Gemeente Nijmegen noemt nadrukkelijk in haar visie het belang van intergemeentelijke samenwerking. De ambtelijke Stuurgroep Informatie, onder voorzitterschap van de directeur Concernstaf, gaat het implementatieproces van de gemeentelijke informatiearchitectuur begeleiden door alle ICT-ontwikkelingen te toetsen aan het strategisch informatiebeleid. Het informatiebeleid geeft duidelijke kaders voor het verder invullen en uitwerken van nieuwe ICT-initiatieven. Lopende projecten hebben we al zoveel mogelijk afgestemd met de informatiearchitectuur. We vinden het belangrijk dat “ons” beleid wordt: besproken met en gedragen en uitgevoerd door het management, organisatie-, bedrijfs- en informatieadviseurs en de ICT-medewerkers. Het gaat onze medewerkers uiteraard ook aan. Zij blijven de belangrijkste schakel in de dienstverlening en de uitvoering van het werkproces. Het uitvoeren van het informatiebeleid gaat hen daarbij helpen. Digitaliseren van dossiers ontsluit kennis van collega’s voor collega’s. Werken met basisregistraties vergroot de verantwoordelijkheid en afhankelijkheid, en daarmee ook het belang van samenwerken. Zaaksgewijs werken, ondersteund door workflowmanagement, geeft medewerkers én leidinggevenden inzicht in het werkproces: wie is waar mee bezig en wat komt eraan. Het informatiebeleid beidt ook perspectief voor het bestuur. De realisatie ervan geeft, naast een effectievere handhaving, betere mogelijkheden tot verantwoording van de gemeentelijk uitgevoerde activiteiten (zaken) en de resultaten daarvan. Dit ook tegen de achtergrond van beleidsplannen, ingezette middelen en criteria voor interne bedrijfsprocessen.
College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen De Burgemeester,
De Secretaris,
Mr. Th.C. de Graaf
P. Eringa
www.nijmegen.nl
Brief aan Raad Strategisch Informatieplan 2007-2011
1
Informatieplan 2007-2011 “Meebouwen aan een moderne, dienstverlenende Overheid.” Managementsamenvatting
Inhoud – richten, inrichten, verrichten Het Informatieplan 2007-2011 is strategisch richtinggevend (“richten”) voor de ICT-ontwikkelingen van het concept “Dienstverlenende Stad” binnen het landelijke programma “De Andere Overheid”. Op tactisch niveau geeft het zicht op de onderlinge samenhang (“inrichten”) van de belangrijkste lokale én landelijke ontwikkelingen. Op operationeel niveau schetst het plan de onderlinge afhankelijkheden van de diverse ontwikkelingen en de bijbehorende generieke oplossingen (“verrichten”). Dit informatieplan geeft een overzicht van de strategische principes en uitgangspunten die nu, maar ook in het verleden zijn gehanteerd. Ze vormen de basis voor de Informatiehuishouding waarmee we onze eigen ambities en die van “De Andere Overheid” kunnen realiseren. Zo gaan wij meebouwen aan die andere, moderne, dienstverlenende overheid. We ontwikkelen de informatiehuishouding op basis van een architectuurbenadering (“bouwen onder architectuur”). Deze benadering legt de nadruk op het beheersbaar maken van de complexiteit die inherent is aan thema’s als dienstverlening, transparantie, procesbeheersing, digitale duurzaamheid en bedrijfsvoering. De architectuurbenadering maakt de samenhang van informatievoorzieningen zichtbaar (Informatiemanagement), maar richt zich ook op de structurering en beheersing van de bedrijfsprocessen (procesmanagement). We maken belangrijke ontwerp- en inrichtingskeuzen vooraf én op gemeentelijk niveau. We ontwerpen generieke voorzieningen die bouwstenen zijn voor specifieke oplossingen. In het laatste gedeelte geeft het informatieplan een projectenoverzicht, prioriteiten, een planning en een financiële doorkijk voor het in gang te zetten veranderproces.
Doelgroepen Het informatieplan richt zich op drie doelgroepen: • het bestuur en de ambtelijke top. Zij stellen de strategie vast voor het realiseren van de ICTontwikkelingen voor “Dienstverlenende (elektronische) Stad” binnen “De Andere Overheid” en bewaken deze. (hoofdstuk 1 t/m 4); • het overige management en projectleiders die betrokken worden bij het opstellen en initiëren van ICT-projecten. Het informatieplan biedt voor hen richtinggevende beleidsuitgangspunten en ICT-kaders (hoofdstuk 4 t/m 6); • de informatiearchitecten, projectleiders en systeem- en procesontwerpers die de ontwikkeling van de gemeentelijke informatiehuishouding verder uitwerken en realiseren (hoofdstuk 5 t/m 7). (Hoofdstuk 8 t/m 10 handelen over planning, prioriteiten, organisatie en middelen: voor iedereen dus.)
2
Wat komt er op gemeenten af? Naast de in diverse nota’s geformuleerde eigen ambities van Gemeente Nijmegen1, presenteerde het Rijk eind 2003 het actieprogramma “De Andere Overheid”. Medio 2004 kwam de kabinetsnotitie “Op weg naar de Elektronische Overheid” uit. Dit landelijke beleid is in het strategische informatieplan gecombineerd met het “Nijmeegse”. Het hierin geformuleerde Informatiebeleid vraagt om landelijke en lokale implementaties. Voor onze gemeente betekent dit dat wij voor drie uitdagingen staan: • het realiseren van de eigen “Dienstverlenende Stad” binnen “De Andere Overheid”. Daarbij gaat het vooral om elektronische dienstverlening of internetdiensten met elektronische aanvraagformulieren aan de voorkant en - in samenhang daarmee – om digitale afhandeling aan de achterkant, inclusief de digitaal duurzame vastlegging (archivering). • het transparant maken van de werkprocessen voor burger en organisatie, waarbij beheersing van de processen een voorwaarde is (“procesmanagement”) • het implementeren van landelijke voorzieningen zoals de Basisregistraties, internet publicaties en DigiD. Aansluiting, gebruik en beheer wordt voor een deel in wetgeving vastgelegd.
Wat betekent dat? De “Dienstverlenende Stad” binnen “De Andere Overheid” gaat veel veranderingen: • meer koppelingen tussen onze eigen gegevensbestanden en ook met die van andere overheidsinstellingen; • anders aangeboden diensten en nieuwe systemen aan de voorkant (w.o. de digitale balie); • een andere manier van werken aan de achterkant (digitale afhandeling). Deze veranderingen treffen de hele gemeentelijke organisatie: werkprocessen, medewerkers, informatievoorziening en de onderliggende techniek. Dit veranderingsproces is ingrijpend, complex en neemt een aantal jaren in beslag. Het gemeentelijke informatiebeleid richt zich de komende jaren daarom op (1) de publieke dienstverlening, (2) de transparantie van de werkprocessen en (3) de beheersing daarvan.
Strategie Het bevestigen van de strategische keuzen door het bestuur en de ambtelijke top is een goed begin om alle ambities te bereiken. Het opstellen van dit document dwingt tot nadenken. Het geeft een overzicht van ambities, gewenste resultaten en aanpak. Met dit gemeentelijke strategiedocument bepalen wij in welke mate een ICT-project bijdraagt aan het realiseren van onze doelstellingen. Het strategiedocument is als bijlage 1 opgenomen.
Werken onder architectuur Werken onder architectuur maakt structuur en samenhang zichtbaar, net als bij het bouwen van een huis, een gebouw of nog beter een complete woonwijk, want zo lastig is het realiseren van de “Dienstverlening elektronische Stad”. De informatiearchitectuur zorgt voor samenhang in de ICT-oplossingen. Generieke ICT-voorzieningen kunnen daaruit worden gedestilleerd en de architectuur structureert de veranderingen en ondersteunt de communicatie over die veranderingen. Het uitgangspunt is de “Nederlandse Overheid Referentie Architectuur” (NORA). Hierin staan de principes voor alle Nederlandse overheidsinstellingen2 om gezamelijk “De Andere Overheid” te vormen. Essentieel daarin is de standaardisatie van het inrichtingsconcept front-, mid- en backoffice, het stelsel van basisregistraties, de meerkanaalsdienstverlening en de informatievoorziening via internet. ICTU en Egem ontwikkelen landelijke voorzieningen om deze standaarden te faciliteren. Deze basisarchitectuur is uitgewerkt in de Nijmeegse procesarchitectuur voor dienstverlening en FO
Algemene publicaties
Vergunning op internet
1
Productcatalogus
PM
BO
Generieke en taakspecifieke toepassingen
Zaken register
Bekendmakingen
Proces org Beschrijvingen
Democratische info
Zaken type
integrale dienstverlening, verbetering bestuurlijke informatievoorziening en bedrijfsvoering 2 gemeenten, provincies, belastingdienst, waterschappen, kadaster, KvK, InformatiseringsBank, etc. etc. CMS
Eigen pagina
Zaakzoeker “014 024”
Opera tional Datastore
Berichten en Opdrachten Broker (BOB)
Audit trail
Vraaggeleiding Autorisatie
Adapters
ETL
BR Gemeenschappelijke gegevensvoorziening
BAG BI Pers
Doc Dos
Uniek ID
Basis Reg BEVEILING
Figuur 1: Van NORA naar Nijmegen
DataWareHouse
Autorisatie model
Eformulieren
Klant registratie Betalingen
MO
Zaken Alg Reg
Klant Prod
Aansluiting ketenpartners
Attendering
Workflow mgt
DSP
ETL
Wet- en regelgeving
Adapters
Klantbegeleiding
3
de daarbij behorende Gemeentelijke Informatiearchitectuur voor front-, mid- en backoffice (zie figuur 1).
De gemeentelijke informatievoorziening De Nijmeegse Gemeentelijke Informatiearchitectuur levert het “bestek”: een overzicht van de bouwstenen en projecten voor het ICT-deel van de “Dienstverlenende Stad”, inclusief de onderlinge samenhang en generieke voorzieningen. Enerzijds zijn het projecten voor het structuren, beheren en presenteren van informatieproducten om onze primaire- en bedrijfsvoeringprocessen uit te voeren (Informatiemanagement). Anderzijds zijn het projecten voor de informatievoorziening over de primaire- en bedrijfsvoeringprocessen (Procesmanagement). Zaaksgewijs werken bevordert daarbij de transparantie en beheersbaarheid van de werkprocessen. De belangrijke projecten zijn de gemeentebrede invoering van het burgerservicenummer, de diverse basisregistraties, de uitrol van het digitaal zaaksgewijs werken met digitale zaakdossiers (DIVA/DOB) en het zakenregister, DigiD, e-formulieren, invoering WMO, Omgevingsvergunningen, inter-directionele gegevensuitwisseling t.b.v. WOZ (IGU) en internetpublicaties t.b.v. decentrale regelgeving, bestemmingsplannen en bekendmakingen. Voor de interne bedrijfsvoering staan projecten als loonkosten- en formatiebeheer, afronden NFIS. (“beheer-op-orde”) en voorbereiding vervanging Beaufort op de rol. Zie bijlage 2 voor het totaaloverzicht van de ruim 90 projecten.
De drie P’s (Planning, Prioriteit, Personen) De ontwikkeling van de informatiehuishouding heeft de afgelopen periode niet stil gestaan. Enkele projecten zijn al gestart, zoals DigiD, nieuw contentmanagementsysteem, publicaties op internet, e-formulieren en basiscomponenten voor de MidOffice. Er is dus sprake van een vliegende start voor het informatieplan. Maar het grote aantal projecten (ruim 90) vraagt om prioritering, planning en aansturing. Alle projecten zijn langs een meetlat gehouden om de prioriteit te bepalen. Deze “prioriteitenmeetlat” heeft een schaalverdeling (van hoge naar laag): wet- en regelgeving, collegebesluit, generiek basisvoorziening, klanttevredenheid, dienstverleningsconcept, efficiency, haalbaar, voorwaarde INK fase 3. Naast wettelijke bepalingen bepalen twee dominante ontwikkelingen binnen Gemeente Nijmegen het vervolg: het project Publieke Dienstverlening en het zaaksgewijs digitaal werken: Uitrol Diva/Dob. Hiervoor is een aantal generieke voorzieningen, zoals het zaakregister absoluut noodzakelijk. De prioritering (zie ook bijlage 2) leidt tot een aantal projecten dat medio 2007 gereed moet zijn om de informatiehuishouding verder te ontwikkelen (fase 1). Naast enkele projecten a.g.v. wettelijke bepalingen, betreft het vooral generieke ICT-voorzieningen. Een tweede groep projecten zal o.b.v. deze voorzieningen, ook veelal op wettelijke basis, in 2008 gereed moeten zijn (fase 2). Ondanks de grote aandacht voor “Dienstverlening” is er naast verbetering van de processturing ook aandacht voor de interne bedrijfsvoering. Het overzicht van deze projecten (fase 1 en 2) is in tabel 1 opgenomen, incl. planning, verantwoordelijke directie en beoogde projecttrekker/-initiator (wie gaat het doen?).
Uitvoeringsverantwoordelijkheid: Stuurgroep-Informatie De algemene uitvoeringsverantwoordelijkheid voor dit informatieplan “Meebouwen aan de andere, moderne, dienstverlenende Overheid” ligt bij het directieteam. Het directieteam benoemt en mandateert hiervoor een “Stuurgroep-Informatie”. Deze stuurgroep
4
geeft al dan niet goedkeuring aan alle ICT-(deel)projectvoorstellen op basis van hun bijdrage aan de strategische doelen, de prioriteiten, de relatie met andere projecten, planningen en inzet van middelen. De stuurgroep laat zich adviseren door de Concern-I, Vakgroep Informatie en BOS. In deze stuurgroep zijn drie belangen vertegenwoordigt: de gebruikers, de organisatie en de leverancier. De samenstelling van de Stuurgroep Informatie is als volgt: directeur Concernstaf (organisatie) (voorzitter), directeur Inwoners (gebruikers), hoofd Servicebedrijf (leverancier), hoofd Informatiebeleid 06 07
Code Projecten Fase 1 2006-2007 BR01 Invoering Burgerservicenummer (gemeentebreed) BO16 Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem Digitaliseren clientendossiers, WMO-dossiers BO04 (Diva/Dob) BR09 Zaakregister FO18 Zaakzoeker BR08 Klantenregister FO14 Klantregistratie FO11 Invoering DigiD (basis betrouwbaarheid) FO15 Betalen via internet FO09 Invoering e-formulieren PM09 DSP-beheertool MO.. Eenvoudige MidOffice componenten Fase 2 2007-2008 BO01 Moderniseren GBA (mGBA) BR03 Basisregistratie Personen BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen BO02 Omgevingsvergunningen BO29 IGU / Intern berichtenverkeer WOZ FO04 Decentrale regelgeving FO06 Vergunningen op internet FO07 Bekendmakingen op internet FO10 Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca 2007-1) PM03 Koppeling WFM-tools met Zaakregister BR14 Projectdossier (Diva/Dob) BR15 Kennisbank (Diva/Dob) BO55 Vervanging Beaufort AR07 Beveiligingsarchitectuur Af te ronden lopende gemeentelijke projecten BO50 DIVA basisinrichting BO12 NFIS: Workflow BO17 NFIS: Coda Control BO21 Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) BO15 Formatie- & Loonkostenbeheersing BO31 Wet Puberr / Kenbaarheid Publieke Beperkingen BO56 P-formulieren op Intraweb BR05 Basisregistratie Bedrijven & Instellingen AR.. Architecturen
4
1
08 2
3
4
Hoge intensiteit
1
09 2
3
4
1
4
Opdracht- Opdrachtnemer 7 10 gever afd
verantwoordelijke opsteller
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
A. v Gemert
DSB
SB
T. Cornfield
T. Cornfield
G. Buurman
DIW
Werk&Inkomen
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
A. Gerrits
A. Gerrits
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
A. Gerrits
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
A. Gerrits
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
A. Gerrits
DBS
Best. Communicatie
F. Geene
B. vd Hoeve
DBS
Best. Communicatie
F. Geene
B. vd Hoeve
DBS
Best. Communicatie
F. Geene
A. Huizinga
DSB
SB/IB-DIV
R. van Mil
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
P. Sillessen A. Gerrits
DIW
Burgerzaken
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
P. van Geffen B. vd Hoeve
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
P. Geurts
DGG
div
M. Hustinx
DIW
Burgerzaken
P. van Geffen
DCS
Best. Jur. zaken
G. Fasten
DGG
div
I. Ensing
DGG
div
I. Ensing
DGG
SB-MA
E. v Haveren
DSB
SB/Informatiebeheer P. vd Schoor
DSB
SB-IB
DSB
SB-IB
T. Cornfield
DSB
SB-MA
J. Tonneyck
DCS
Informatiebeleid
A. van Gemert
DSB
SB-IB
P. vd Marel
DSB
SB-AB
R..d. Hooghe
DSB
SB-AB
R..d. Hooghe
DBS
Best. Communicatie
F. Geene
DCS
P&O
Luc Nilwik
B. Gillissen
T. Cornfield
DGG
SB-IB
DSB
SB-MA
I. Egbrink
A. Huizinga
DGG
SB-IB
P. vd Schoor
P. Geurts
DCS
Informatiebeleid
A. van Gemert
Lage intensiteit
Tabel 1: Planning projecten fase 1-2 (incl. verantwoordelijke directie en beoogde projecttrekker/-initiator)
(DCS) (secretaris), hoofd Informatiebeheer (DSB/SB) en een vertegenwoordiger van (Publieke) Dienstverlening, Vergunningen en Regionaal Archief Nijmegen. De Stuurgroep Informatie vergadert 6 wekelijks.
De organisatie van de I-functie De komende jaren moet Gemeente Nijmegen investeren in het personeel. We moeten kwalitatief én kwantitatief investeren in het procesmanagement om de transparantie, processturing en efficiency te verbeteren. Op tactisch/operationeel niveau is een kwalitatieve injectie nodig om alle ontwikkelingen en vooral het zaaksgewijs werken op gemeentelijk niveau op elkaar af te stemmen. Een nader onderzoek3 moet aangeven waar en in welke vorm deze injecties binnen de gemeentelijke organisatie gedaan moeten worden. 3
Het DT heeft eerder de inrichting van de gemeentelijke I-functie (i.h.k.v. de oprichting van het SB) op de agenda gezet.
5
Het financiële aspect. Beleidsinhoudelijk hebben we hiervoor globaal uitgelegd op welke wijze de informatiehuishouding - op inhoud en architectuur - vanuit de basisregistraties via het zaakregister en –dossier uitmondt in digitale dienstverlening aan burger en bedrijf. Hiervoor zijn investeringen in projecten nodig die de backoffice, midoffice en frontoffice zodanig inrichten dat we kunnen voldoen aan de ambities. Ook is uitgelegd dat deze ambities moeten worden geprioriteerd. De filter waarlangs die prioritering plaatsvindt, start bij de wet- en regelgeving waaraan we moeten voldoen. Collegebesluiten, generieke oplossingen, gevolgd door klanttevredenheid, dienstverleningsconcept en (interne) effeciency completeren de prioriteringsfilter. Dit filter geeft niet alleen een toetsingskader, maar is ook nodig om de ambitie financieel in te kaderen: alles tegelijkertijd kan niet en is ook niet zinvol. De projecten die prioritair zijn en door de filter zijn gekomen, worden in tabel 1 van deze managementsamenvatting en in bijlage 2 uiteengezet. De vragen die hierna resteren zijn: a) wat zijn de kosten die verbonden zijn aan deze prioritaire projecten? b) waar moeten die kosten worden gedekt? c) is de dekking nu al aanwezig? Wat zijn de kosten? Kosten kennen een inhoud en een omvang. Ten aanzien van de inhoud worden binnen de projecten de volgende kostensoorten onderscheiden: 1. Eenmalige investeringen, voor generieke infrastructurele4 (deel) projecten; 2. Eenmalige investeringen, voor generieke voorzieningen ten behoeve van de digitale dienstverlening5. 3. Eenmalige investeringen, voor (directie) specifieke (deel) producten. 4. Eenmalige niet-investeringskosten (soms meerjarig, maar wel a-structureel), voor verandering van werkwijze, cultuur, opleiding, aansturing. 5. Structurele exploitatiekosten, verbonden aan generieke investeringen door SB; 6. Structurele exploitatiekosten, verbonden aan (directie) specifieke investeringen. Ten aanzien van de omvang van de kosten is sprake van de best mogelijke raming op dit moment. Een strategisch kaderstellend plan heeft immers niet de doelstelling om op het niveau van concrete projecten de exacte financiële kaders aan te geven. Die zullen bij elk afzonderlijk project eenduidig worden bepaald en in de besluitvorming over dit project worden meegenomen. Daarnaast is natuurlijk wel wenselijk dat enige indicatie kan plaatsvinden over de omvang van de prioritaire uitdaging enerzijds en over de dekking ervan anderzijds. De raming van de eenmalige kosten (investeringen en a-structurele kosten) voor de prioritaire projecten en (deel) producten bedraagt: 2007 € 585.000 2008 € 552.000 2009 € 525.000 Deze kosten slaan gedeeltelijk neer op centraal niveau (bij de generieke investeringen en enkele astructurele kosten) en deels neer op directieniveau (de directiespecifieke investeringen en enkele a-structurele kosten). De raming van de structurele (exploitatie) kosten6 bedraagt (oplopend tot) € 400.000.
4
Voornamelijk hardware (servers, netwerken) en technische systeemsoftware. Functionele applicatieprogrammatuur om het (dienstverlening) werkproces te ondersteunen 6 (Contractueel) onderhoud, applicatiebeheer en -ontwikkeling 5
6
Dit zijn de exploitatiekosten die horen bij de centrale generieke investeringen, die zullen worden verwerkt in het facilitair tarief. En het zijn de exploitatiekosten die behoren bij directiespecifieke investeringen. Dekking van de kosten. Ten aanzien van de dekking van de verschillende kostensoorten stellen we de volgende spelregels vast: Kosten Investeringen en eenmalige (project)kosten voor generieke infrastructurele (deel)producten Investeringen en eenmalige (project)kosten voor generieke voorzieningen t.b.v. digitale dienstverlening a-structurele kosten a.g.v. verandering van werkwijze, -cultuur en –omgeving en aansturing Investeringen en eenmalige (project)kosten voor directie specifieke (deel)producten (m.n. BackOffice systemen) (Additionele) Exploitatiekosten gemaakt door SB
Dekking • Jaarlijks investeringskrediet Technische infrastructuur (SB) • Jaarlijks budget I-net ontwikkeling t.b.v. digitale dienstverlening (DBSCommunicatie) • Jaarlijks AGO-stimuleringsbudget t.b.v. organisatieontwikkelingen
(Additionele) Exploitatiekosten gemaakt door directies
•
•
Middelen binnen de eigen directiebegroting
•
Deze worden additioneel opgenomen in de exploitatie van SB en middels het facilitair tarief naar de directies doorbelast7. Deze moeten binnen de eigen directiebegroting worden gevonden.
Dekking van de investeringskosten en a-structurele kosten Indien we deze spelregels toepassen dat ontstaat de volgende verdeling ten aanzien van de investeringskosten en a-structurele kosten: Jaar 2007 2008 2009 2010
CNS 30
DGG 25 25
DIW 125 37
DSB 55
Dir 85 110 85
i-net 125 120 215 15
sb-ict sb-ab Eindtotaal 220 585 145 50 552 100 100 525 15
Bij deze tabel moeten een aantal opmerkingen worden gemaakt: • deze investeringskosten en a-structurele kosten zijn onvermijdelijk in het licht van de prioriteiten die zijn gesteld. Deze prioriteiten worden bepaald door het tijdig voldoen aan wet- en regelgeving en aan college en raadsbesluiten. Daarbij wordt aangesloten bij de huidige inzichten van deze verplichtingen uit wet- en regelgeving. Actualisaties in deze inzichten en verplichtingen worden binnen de stuurgroep besproken en meegenomen • in de tabel zijn niet opgenomen de kosten die behoren bij de PM-posten van de prioritaire projecten en (deel) producten. Deze PM posten kunnen op dit moment niet worden ingevuld, gegeven de stand van de planvorming. De vervolgvraag is: zijn op de aangegeven plekken ook voldoende dekkingsbronnen voor 2007 aanwezig. CNS: Voor de financiering van het onderzoek naar de inrichting van de I-kolom (pm) en de kosten voor het project “Decentrale regelgeving op internet” in 2007 worden in de begroting CNS opgevangen. 7
De kosten worden gemaakt binnen het SB maar de voordelen (baten) van b.v. betalen via internet, efficiency dienstverlening (m.n. voortgangsinformatie), verbetering vindbaarheid (digitale) informatie/dossiers, etc. zijn immers binnen de directies terug te vinden.
7
DGG: Voor de PM-post t.b.v. Vraaggeleiding (Horeca 2007-1) (Bedrijvenloket) zijn binnen DGG begroting voldoende middelen aanwezig. De PM-post omgevingsvergunningen is nog niet volledig bepaald, maar wordt separaat gemeld in de PPN. De kosten voor de inrichting van de projectdossiers (DIVA) (2 * € 25.000) is beschikbaar binnen DGG. DIW: Dekking is aanwezig voor het IGU-traject. De middelen voor het realiseren van koppelingen met de basisregsitratie Personen (directiedeel “mutatie-makelaar”) zijn nog niet specifiek gealloceerd. Voor de dekking van de kosten voor de (digitale) invoering van WMO zijn voldoende middelen binnen DIW beschikbaar. DSB: De koppeling met de basisregistraties Adressen en Gebouwen en Kadaster (2008) is binnen SB-IB/Geo aanwezig (€ 67.000). Dir: Het betreft hier de kosten voor de Diva uitrol. Het DT heeft in 2005 besloten dat, na de basisinrichting van DIVA, iedere proceseigenaar die beDOBd wordt, zelf dient te zorgen voor de financiering. Alleen generieke DIVA-voorzieningen (m.n. centrale hardware) worden centraal gefinancierd. Voor 2007 is dit, na de pilot en in-productie-name Bezwaar en Beroep (DGG) vooral WMO-dossiers (DIW) (middelen beschikbaar) en waarschijnlijk aanvang met cliëntendossiers (DIW) en enkele omgevingsvergunningen (DGG), De middelen zijn hiervoor beschikbaar binnen de directies of ze worden separaat gemeld middels PPN. I-net: Voor 2007 en 2008 zijn de hier genoemde middelen beschikbaar en gereserveerd. SB-ICT: In het investeringsplan voor ICT-beheer 2007 (SB-ICT) is voor 2007 minimaal € 100.000 beschikbaar. Na het zomerreces wordt op basis van de realisaties binnen ICT-beheer, de fase 1-2 I-plan projecten en I-net gekeken of een herprioritering voor 2007 noodzakelijk is. SB-AB: De middelen t.b.v. de (lopende) NFIS zijn aanwezig (afronding project). Voor 2008 en 2009 betreft het de voorziening voor de vervanging van Beaufort. In het meerjaren investeringsschema is daar € 90.000 voor geraamd. Er is nu een schatting van € 150.000, uitgaande van vervanging in 2010. Er wordt in 2007 onderzocht of vervanging noodzakelijk is en worden eventueel de aanvullende middelen alsnog in het meerjaren investeringsschema opgenomen. Conclusie: Het grootste deel van de minimaal noodzakelijke astructurele kosten voor de komende jaren (€1.677.000) is beschikbaar. Indien alles geheel volgens planning wordt gerealiseerd, is er onzekerheid over ong. € 75.000. (Stroomlijnen basisregistratie Personen). Daarom wordt door Concern-I in de Perspectiefnota voor 2008 € 75.000 gevraagd. Met deze beleidsinvestering kan het Informatiebeleid en daarmee het realiseren van de Gemeentelijke Informatiearchitectuur soepel vorm krijgen. Dekking van structurele kosten. Indien alles geheel volgens de planning verloopt, zullen de exploitatiekosten oplopen tot €400.000 per jaar. Deze kosten worden voornamelijk bij het Servicebedrijf gerealiseerd (voor systeem- en applicatiebeheer en onderhoud hard- en software). 90% van deze kosten is voor generieke producten. Op basis de versleuteling van de facilitaire kosten voor standaardproducten (DT-besluit 2005) komt dit neer op de volgende kosten per directie:
2007 min 65.000 2007 max 135.000 2008 330.000
BRW 8% 5.230 10.862 26.552
CNS 4% 2.507 5.208 12.730
BS 3% 2.005 4.165 10.181
DGG 17% 11.087 23.028 56.290
DIW 43% 27.644 57.414 140.345
DSB 21% 13.538 28.117 68.731
DWS 5% 2.989 6.207 15.172
8
2009
400.000
32.184
15.430
12.340
68.230
170.115
83.310
18.391
Deze bedragen zijn additioneel en moeten ingepast worden binnen de directiebegrotingen. Ook deze bedragen zijn ramingen. Zeker is dat de kosten bij het Servicebedrijf voor 2007 minimaal met € 65.000 zullen stijgen. De directies vangen dit bedrag voor 2007 op in hun eigen begroting. De exacte ontwikkeling van deze kosten voor de komende jaren wordt per project bepaald en is afhankelijk van de voortgang van de implementatie van de Gemeentelijke Informatiearchitectuur. Jaarlijks bepaald het Servicebedrijf in november de definitieve hoogte van het ICT-deel van het facilitaire tarief.
Organisatie en mensen De geplande ICT-ontwikkelingen hebben gevolgen voor de organisatie en de medewerkers. De grotere aandacht voor procesbeheersing en -sturing maakt de samenhang tussen de processen duidelijker en stimuleert het afstemmen, communiceren en samenwerken tussen afdelingen en dus tussen collega’s. De organisatie wordt transparanter omdat we kunnen zien wie waar mee bezig is (Zakenregister). We kunnen processen op elkaar afstemmen en daardoor beter van elkaars kennis gebruik maken. Digitaliseren van dossiers ontsluit kennis van collega’s voor collega’s Het persoonlijk contact wordt anders, minder procedureel en meer inhoudelijk want “achter alle kennis zit een kennis”. Duidelijkheid over het werkproces is een direct gevolg van processturing met behulp van workflowmanagement systemen. Processtappen, planning, dossierinformatie en de bijbehorende verantwoordelijken zijn vooraf bepaald. Dat geeft duidelijkheid en vertrouwen voor de eigen werkomgeving. De flexibiliteit neemt wellicht af maar ook het “ad hoc” karakter. Medewerkers weten beter waar zij aan toe zijn en wat van hen verwacht wordt. De werkvoorraad is bekend én medewerker en leidinggevende hebben meer zicht op wat er aan staat te komen. Dit biedt voor beide partijen meer sturingsmogelijkheden, maar daarmee ook de mogelijkheid voor een ander gesprek aan tafel. Werkprocessen, en werkomgeving zullen de komende jaren ongetwijfeld gaan veranderen. Het vermogen om mee te veranderen en de bereidheid daartoe is een van de belangrijkste competenties die we van onze medewerkers vragen. Leidinggevende en medewerker gaan samen op zoek naar een nieuw evenwicht tussen Organisatie, Technologie, Inspiratie en Cultuur.
Wat levert het op? Genot, gewin en/of gemak? In ieder geval een betere dienstverlening voor onze burgers en een betere, efficiëntere bedrijfsvoering met transparante werkprocessen, een verbetering van de bestuurlijke informatievoorziening én een constructieve bijdrage aan het realiseren van “de Andere Overheid”. Dat mag wat kosten, maar het moet intern ook (financieel) wat opleveren. • De significante vermindering van zoektijd naar informatie (digitale zaakdossiers). • De meest gestelde klantvraag “hoe staat het ermee?” kosten veel minder “ambtelijke” tijd, via internet/DigiD kan het antwoord worden gevonden. • Zicht-op-zaken betekent intern dat wij weten welke zaken lopen, dan wel gelopen hebben omtrent een bepaald onderwerp, persoon en/of object en m.n. de afloop ervan. Naast kwaliteitsverbetering voorkomt dit fouten en dus minder tijd voor herstelacties en klachtenprocedures.
9
• Effectievere handhaving en verantwoording • Halvering van de kosten (en tijd) voor het fysiek transport van informatie • Digitale dienstverlening zal mogelijk ook de “omvang” van onze Stadswinkel doen afnemen.
10
Bijlage 1: Het strategiedocument Gemeente Nijmegen Dit document bevat de strategische bouwstenen voor het realiseren van de dienstverlenende (elektronische) stad binnen “De Andere Overheid”. Door deze bouwstenen zo nadrukkelijk te formuleren, rekening houdend met de eigen Nijmeegse situatie ontstaat een strategiedocument met beleidsuitspraken die richtinggevend en kaderstellend worden voor de gehele gemeentelijke organisatie en vooral de ontwikkelprojecten voor de gemeentelijke informatiehuishouding Voor het op een verantwoorde en beheersbare wijze realiseren van de (elektronische) dienstverlenende stad wordt door het bestuur en het gemeentelijk management dit document met strategische uitgangspunten (her)bevestigd, uitgedragen en gehanteerd. A.
DE GEMEENTE ALS DIENSTVERLENENDE ORGANISATIE NAAR HAAR OMGEVING
A1.
Landelijk en Europees beleid
Richtinggevend voor het realiseren van onze dienstverlenende (elektronische) Gemeente zijn: a. het landelijke en Europese beleid voor de elektronische Overheid; b. het landelijke beleid voor het ICT-deel van De Andere Overheid; c. bestaande en aangekondigde wet- en regelgeving terzake; d. de landelijke voorzieningen, als onderdelen van het in ontwikkeling zijnde landelijke stelsel voor de elektronische Andere Overheid, waarop onze gemeente kan en deels - op basis van wetgeving - zal moeten aansluiten; e. ons streven naar een effectieve en efficiënte uitvoering van onze taken. f. maatschappelijke ontwikkelingen; g. de BurgerServiceCode waarin op landelijk niveau de wensen van burgers zijn vastgelegd. A2. Integrale en betrouwbare overheid a. Onze gemeente organiseert zich als een onderdeel van een integraal opererende en als eenheid optredende overheid, die in haar handelen naar burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen consistent en betrouwbaar is. b. Onze gemeente gebruikt gegevens die accuraat, actueel en volgens wettelijke normen beveiligd zijn en deelt die gegevens met andere overheidsorganisaties. A3. Dienstverlening a. Onze gemeente verleent haar diensten aan burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen via internet (elektronisch loket) en stimuleert het gebruik van dit kanaal. b. Daarnaast blijven de bestaande kanalen zoals papieren post, telefoon en balie beschikbaar, zodat burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen in beginsel gebruik kunnen maken van het kanaal van hun keuze. c. Onze elektronische dienstverlening is 7 x 24 uur per week beschikbaar. d. Onze gemeente geeft een helder, vindbaar beeld van de diensten (producten) die burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen van hen kunnen afnemen. Daartoe is het elektronische loket van onze gemeente benaderbaar via landelijke ingangen zoals de website www.overheid.nl (één loket-gedachte, 'no wrong door'). e. Omgekeerd kan ons elektronische loket de bezoekers doorverbinden naar zo'n landelijke ingang als de website www.overheid.nl.
11
f. Onze dienstverlening is ook toegankelijk voor mensen met een handicap (zie de richtlijnen voor de toegankelijkheid van websites plus het bijbehorende waarmerk op de website van de Stichting Waarmerk Drempelvrij www.drempelvrij.nl); g. Burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen beschikken over één identiteit die bruikbaar is voor alle contacten met organisaties in het publieke domein en die afhankelijk van de soort dienstverlening ook nodig is en gevraagd moet worden. Dit ongeacht de keuze voor een kanaal. Een en ander komt neer op één administratieve identiteit (één identificatienummer plus een (ook digitaal toepasbaar) identiteitsbewijs). h. Onze gemeente biedt haar diensten (producten) bij voorkeur aan in voor de klant logische bundels per (soort) gebeurtenis aan de kant van de klant (geboorte, huwelijk, starten bedrijf) en werken daartoe samen met andere organisaties in het publieke domein (one-stop-shopping). i. Waar mogelijk attendeert onze gemeente burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen op voor hen relevante dienstverlening (proactieve dienstverlening). Daarbij verstrekken zij begrijpelijke informatie, bij voorkeur geïndividualiseerd, over rechten, plichten en mogelijkheden. Dat biedt burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen de ruimte voor eigen regie op en verantwoordelijkheid voor de feitelijke afname van diensten (zelfwerkzaamheid). j. Onze gemeente positioneert uit te voeren controles bij voorkeur in het intakegedeelte van de gemeentelijke dienstverleningsprocessen zodat noodzakelijke correcties direct kunnen plaatsvinden en de resulterende dienstverlening betrouwbaar, vlot en klantvriendelijk is. k. Onze gemeente geeft aan op welke momenten welke stadia in het dienstverleningsproces doorlopen dienen te zijn en streeft daarbij naar zo kort mogelijke doorlooptijden. l. Onze gemeente geeft burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen inzicht in de status van voor hen lopende dienstverleningsprocessen. m. Onze gemeente kent een transparante en toegankelijke klachten- en bezwarenprocedure. n. Onze gemeente legt naar burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen periodiek verantwoording af over de kwaliteit van de gerealiseerde dienstverlening. o. Onze gemeente baseert de vorm en inhoud van haar dienstverlening mede op de wensen van de Nederlandse burger zoals vastgelegd in de BurgerServiceCode en nader zijn gespecificeerd in het Nijmeegse Klanthandvest en Servicenormen. p. De beveiliging van de toegang tot onze dienstverlening en informatie (oftewel het voorkomen van ongeautoriseerd gebruik daarvan) is in overeenstemming met de aard en het doel van die dienstverlening en informatie (gebaseerd op bepalingen in de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). A4. Administratieve lastenverlichting en verlaging regellast a. Onze gemeente streeft naar zo laag mogelijke administratieve lasten en een zo laag mogelijke regellast voor burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen. b. Onze gemeente vraagt burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties niet om gegevens die bij de overheid reeds bekend zijn. In de praktijk betekent dat dat geen geen gegevens worden gevraagd die reeds beschikbaar zijn in 1) onze gemeentelijke organisatie, 2) landelijke basisregistraties en 3) de sectorale ketens waarbinnen we samenwerken. c. Onze gemeente vraagt burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties slechts om gegevens die in overeenstemming zijn met de aard, de inhoud en het doel van de dienstverlening of de handhaving waarvoor ze zijn bedoeld (doelbinding). d. Onze gemeente zorgt voor regelgeving die eenvoudig is, in omvang beperkt, onderling consistent en goed controleerbaar en handhaafbaar.
12
A5. Burgerparticipatie Onze gemeente zet de mogelijkheden van ICT in om de betrokkenheid van burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen bij de gemeentelijke beleidsvorming en beleidsuitvoering te vergroten. Daartoe zal onze gemeente: • individuele en georganiseerde burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen zodanig informeren dat zij hierin een eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen; • zorgen voor (onder andere) elektronische oplossingen voor nieuwe vormen van interactieve beleidsvorming. A6. Transparantie Onze gemeente maakt zich transparant voor burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen en medeoverheden en vult dat als volgt in. a. Onze gemeente maakt zichtbaar wat zij doet, wat zij wanneer kan leveren, wat haar werkwijze is en welke prestaties (inclusief dienstverlening) zij aan haar omgeving levert. b. Onze gemeenten maakt zichtbaar welke algemene - niet aan personen en organisaties gebonden gegevens zij heeft en ontsluit deze gegevens als algemene overheidsinformatie. c. Onze gemeente maakt voor burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen en medeoverheden zichtbaar welke persoons- en organisatiegebonden gegevens zij over hen heeft, ontsluit deze klantgebonden gegevens naar hen toe en geeft hen de regie over de eigen gegevens, maakt zichtbaar wat zij met deze gegevens doet en welke gegevens zij wanneer met welke andere partijen uitwisselt; maar beveiligt deze gegevens tegen inzage en gebruik door anderen. d. Onze gemeente biedt haar klanten gepersonaliseerde status- en voortgangsinformatie over de afhandeling van aanvragen, klachten en beroepen. e. Onze gemeente legt actief verantwoording af naar haar omgeving over haar handelen, de ingezette middelen en de daarmee bereikte resultaten.
B. DE GEMEENTE INTERN EN ALS SAMENWERKENDE PARTIJ BINNEN DE OVERHEID B1. Beleidsvoering Onze gemeente streeft naar het effectief aanpakken van maatschappelijke en bestuurlijke vraagstukken door een andere vernieuwende manier van werken en een innovatieve inzet daarbij van ICT. B2. Bedrijfsvoering Onze gemeente zorgt voor een efficiënte bedrijfsvoering door haar interne processen te stroomlijnen en elektronisch te maken. Dit is inclusief het elektronisch afhandelen van binnengekomen elektronische aanvragen. B3. Flexibiliteit, standaardisatie en serviceoriëntatie a. Onze gemeente richt haar dienstverlening, processen, informatievoorziening en technische omgeving flexibel, samenhangend, gestandaardiseerd en toekomstgericht in. Dit opdat integrale en makkelijk koppelbare oplossingen ontstaan die resulteren in een omgeving die makkelijk aanpasbaar is wanneer in- en externe veranderingen daarom vragen.
13
b. Daartoe kiest onze gemeente voor standaardisatie van haar producten, processen en informatiesystemen op basis van: • een servicegerichte inrichting van de gemeentelijke organisatie; • modulaire, herbruikbare en makkelijk vervangbare functies en componenten (Legosysteem); • gestandaardiseerde koppelingen tussen deze componenten; • landelijke referenties en voorbeeldoplossingen; • open en leveranciersonafhankelijke standaarden van onafhankelijke wereldwijde commissies (zoals de W3C-cie voor Internetstandaarden). B4. Ketensamenwerking Onze gemeente werkt - ten behoeve van integrale dienstverlening en een integrale uitvoering van overheidstaken – actief samen met partnerorganisaties in en tussen sectorale ketens. In dat kader streeft zij naar gezamenlijke oplossingen voor het uitwisselen en delen van gegevens met ketenpartners en het daartoe koppelen van systemen. B5. Beheer a. Het functioneel beheer van oplossingen (systemen) bestaat uit het namens de gebruikersorganisatie beheren en bewaken van de functionaliteit van die oplossingen opdat deze functionaliteit in overeenstemming is en blijft met de behoefte van de bedrijfsomgeving. b. Alle oplossingen, inclusief gegevens en gegevensbestanden, hebben een eigenaar op managementniveau die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van die oplossingen. c. Oplossingen zijn goed onderhoudbaar, de kosten voor beheer, onderhoud en vervanging zijn zichtbaar in meerjarenbegrotingen en noodzakelijke vervanging wordt opgenomen in een levenscyclusplanning (life cycle management). B6. Veranderproces De aanpak van onze gemeente voor het realiseren van de (elektronische) dienstverlenende stad binnen De Andere Overheid en het ICT-deel van de Andere Overheid is gebaseerd op de volgende punten. a. Het bestuur van onze gemeente stuurt het transformatietraject aan en werkt daarbij samen met de ambtelijke top. b. Onze gemeente kiest voor een gefaseerde aanpak die op hoofdlijnen de volgende onderdelen bevat: • stel in een oriënterende verkenning vast welke in- en externe ontwikkelingen relevant zijn voor de eigen organisatie; • ontwikkel een visie op het thema, formuleer de eigen ambities, vertaal deze naar concrete haalbare resultaten, bepaal de daarvoor te volgen aanpak, stel een globale fasering en planning op, betrek bij dit alles de betrokkenen en leg het resultaat vast in een (meerjarig) strategisch informatieplan; • sluit waar mogelijk aan bij actuele problemen in de beleidsvoering (maatschappelijke thema’s, bestuurlijke problemen) en de bedrijfsvoering; • laat het strategisch informatieplan uitwerken tot een Plan van Aanpak voor een programma of project, start de uitvoering en ga vanuit de top sturen op voortgang en resultaten; • evalueer en herijk periodiek de ambities, geplande resultaten en aanpak en stel deze zonodig bij. c. Onze gemeente kiest voor een gefaseerde aanpak op basis van een meerjarenplanning en een samenhangende set van oplossingen en neemt in samenhang de bijbehorende investeringsbeslissingen. Daarbij wordt gestreefd naar een toekomstvaste omgeving met
14
ruimte voor groei (toenemende elektronische dienstverlening en in- en externe integratie). d. Onze gemeente gaat ervan uit dat het realiseren van de eigen (elektronische) “Dienstverlenende Stad” vraagt om een complex veranderproces dat eisen stelt aan het verandervermogen van de gemeentelijke organisatie en meer specifiek aan de leiding en de personele bezetting. e. Onze gemeente gaat ervan uit dat het realiseren van de eigen (elektronische) “Dienstverlenende Stad” belangrijke gevolgen zal hebben voor de gemeentelijke organisatie (waaronder medewerkers en processen), klanten en partnerorganisaties. f. Onze gemeente gaat ervan uit dat - voor het creëren van draagvlak - het gezamenlijke proces van nadenken over aanpak en oplossingen net zo belangrijk is als het uiteindelijke resultaat. g. Onze gemeente kiest bij het zoeken en realiseren van oplossingen voor samenwerking in het publieke domein en vult dat concreet in door: • kennis en ervaring actief met andere overheidsorganisaties te delen; • de eigen oplossingen actief te publiceren; • de elektronische diensten die de gemeente voor andere overheidsorganisaties beschikbaar heeft, zoals onder andere het leveren of kunnen leveren van gegevens, actief te publiceren; • praktijkvoorbeelden, referentieprojecten, referenties en standaard oplossingen te volgen en te hergebruiken; • zoveel mogelijk te kiezen voor oplossingen die door of samen met andere overheidsorganisaties zijn ontwikkeld; • geen eigen oplossingen te ontwikkelen als een vergelijkbaar alternatief goed werkt bij andere overheidsorganisaties; • te streven naar gezamenlijke oplossingen waaronder zonodig ook gezamenlijke beheercentra (Shared Service Centers); • aan te sluiten op landelijke infrastructuur en landelijke voorzieningen. h. Onze gemeente accepteert een rolverdeling waarbij de landelijke overheid verantwoordelijk is voor de overheidsbrede infrastructuur, onze organisatie voor de eigen lokale implementatie en beide partijen voor een effectieve samenwerking en interactie. i. Onze gemeente streeft naar een passende balans tussen: - snelle resultaten (quick wins) en lange termijn investeringen voor integrale en duurzame oplossingen - oplossingen aan de voorkant (het elektronische loket) en oplossingen aan de achterkant (de afhandeling binnen de eigen organisatie en de integratie met andere organisaties in het publieke domein). j. Bij gelijke geschiktheid van ICT-oplossingen kiest onze gemeente voor oplossingen die gebaseerd zijn op open source-software. k. Onze gemeente kiest voor 'bouwen (van de elektronische “Dienstverlenende Stad” binnen “De Andere Overheid”) onder architectuur.' Dit als middel om de aan de orde zijnde complexiteit beheersbaar te maken en te komen tot samenhang in zowel de noodzakelijke investeringen als de daartoe te nemen beslissingen. l. Onze gemeente besteedt bij het elektronisch maken van haar organisatie nadrukkelijk aandacht aan juridische aspecten, waaronder bestaande wetgeving (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet elektronische handtekeningen, Wet Bescherming Persoonsgegevens, Archiefwet) en aangekondigde wetgeving (voor onder andere de geplande landelijke basisregistraties en het BurgerServiceNummer (BSN)) m. Alle ELO-onderdelen en -oplossingen (kanalen, producten, processen, gegevens, informatiesystemen en techniek) hebben of krijgen een eigenaar op managementniveau. n. Onze gemeente zorgt ervoor dat 'de winkel tijdens de verbouwing open blijft'.
15
Informatiearchitectuur
Technische infrastructuur Overig FrontOffice Beheer en beschikbaarstelling (openbare) informatie
AR.. AR01 AR02 AR03 AR04 AR05 AR06 AR07
Architecturen Procesarchitectuur Informatiearchitectuur Gegevensarchitectuur Applicatiearchitectuur Systeemarchitectuur Netwerkarchitectuur Beveiligingsarchitectuur 2007
FO01 FO02 FO03 FO04 FO05 FO06 FO07 FO08
Invoering Content Mgt Systeem (CMS) Productencatalogus Algemene Publicaties Decentrale regelgeving Democratische basisinformatie en besluiten Vergunningen op internet Bekendmakingen op internet Attenderingsservice passief (Procedures Online)
Voorwaarde voor Publieke Dienstverl. (PDV) Doc.Info (DIVA)
Status
INK 3
Haalbaar
efficiency
DVC
Klant-tevredenheid
Basis voorziening
Projectcode Projecten
Bestuur
Bouwsteen Archtecturen Bedrijfsarchitectuur
Wettelijk
Bijlage 2: Projecten en Prioriteiten
i-plan x
i-plan
x
i-plan
x
i-plan x x x
x X
i-plan loopt
PDV
X
X X
X
in prod
PDV
X
X
X
in prod
2008
X X
2009
X
X
X
X
X
loopt
2008 X
loopt
Web-, Post- en Balie-intake FO09 FO10
Invoering e-formulieren Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca 2007-1)
Registratie en Verificatie (unieke) identiteit
FO11 FO12 FO13 FO14 FO15
Invoering DigiD (basis betrouwbaarheid) Invoering verificatie m.b.v. card of sms (midden betrouwbaarheid) Invoering eNIK met PKI (hoge betrouwbaarheid) Klantregistratie Betalen via internet
FO16 FO17 FO18
Eigen pagina (PIP) Attenderingsservice actief (eGem-mail, SMS, brief) Zaakzoeker
Telefonie
FO19
Één telefoonnummer
Balie
FO21
Klantbegeleidingsysteem
X
X
MO01 MO02 MO03 MO04 MO05 MO06 MO07 MO08
Datawarehouse (DWH) Operational Datastore (ODS) Generieke gegevensextractie module Dataveredeling Opslag en distributie Ophalen Dossiers/documenten Ophalen Vastgoedgegevens (adm.& geo) Atlaz Ophalen status zaakbehandeling
X
X
loopt
PDV
X
X
loopt
PDV
X
loopt
PDV
X
loopt
PDV
X
loopt
Berichten
MO09
BOB: Pollen, interpreteren, verwerken, verzenden, orkestreren.
X
Beveiligen
MO10 MO11 MO12
In- en Extern autorisatiemodel (Object-based) Audittrail/Logging Selectie/implementatie MidOffice suite
X
BO01 BO02 BO03 BO04 BO05 BO29 BO30 BO06 BO07 BO08 BO09 BO10 BO11 BO31
Moderniseren GBA (mGBA) Omgevingsvergunningen Exploitatie Maatschappelijke Objecten Digitaliseren clientendossiers, WMO-dossiers (Diva/Dob) Digitaliseren afgegeven parkeervergunningen (Diva/Dob) IGU / Intern berichtenverkeer WOZ Extern berichtenverkeer WOZ Digitaliseren Bestemmingsplannen Klachten meldingen Toezicht via internet Milieumeldingen via internet ism provincie (SAMEN) Melding Gevonden voorwerpen via internet Verbeteren dienstverlening Archief Prebear Wet Puberr / Kenbaarheid Publieke Beperkingen
Digitale kluis
MidOffice Dataopslag MidOffice ETL-module
Adapters
MidOffice suite BackOffice Primaire Processen
X X X
X X
X
loopt
PDV
loopt
PDV
X X
X
X
X
X
X
X
X
X X
PDV PDV
X
X X
X
X
X
X
PDV
X
X
PDV
X
X
X
X
X
X
X
X
X X X
loopt
X
PDV in prod
X
2008
loopt
2008 X X 2010
X X
X
X
X
X X X X
X
X
in prod
X 2007
x
PDV PDV
loopt
PDV
Bedrijfsvoering: Beheer-op- BO12 Orde BO17 BO13 BO14 BO15 BO16 BO17 BO50 BO16 BO18
NFIS: Workflow NFIS: Coda Control Koppelingen met Coda POF Formatie- & Loonkostenbeheersing Vervanging Beaufort P-formulieren op Intraweb DIVA basisinrichting Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem (PMgt ?) Basis Planon SB
Bedrijfsvoering: Beheerinstrumenten
BO19 BO20
Weer@bericht Digitale cockpit (P&O)
Interne Communicatie: Intraweb
BO21 BO22 BO23 BO24 BO25 BO26 BO27 BO28 BO40
Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) Discussie forum Interne (opinie) peilingen/referenda Groupware voor “virtuele” samenwerking In- en Extern autorisatiemodel (Role-based) Audittrail/Logging Huisstijl Aanbesteding Telefonie Gemeentebrde invoering flexibelwerkconcept
BR01 BR02 BR03 BR04 BR05 BR06 BR07
Invoering Burgerservicenummer (LO3.4) Invoering Bedrijven & Instellingennummer Basisregistratie Personen Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basisregistratie Bedrijven & Instellingen Basisregistratie Topografie Basisregistratie Kadaster
BR08 BR09 BR10 BR11 BR12
Klantenregister Zaakregister Producten Organisatie Monumentenregister, e.d.
Digitale documenten opslag BR13 en beheer BR14 BR15
Zaakdossier (Diva/Dob) Projectdossier (Diva/Dob) Kennisbank (Diva/Dob)
Beveiliging
BR16 BR17
In- en Extern autorisatiemodel (Object-based) Audittrail/Logging
PM01 PM02 PM03 PM04
Zakenregister Zaaktype-/Productcatalogus Koppeling WFM-tools à zaakregister Burger/klant dossier
PM05 PM06 PM07 PM08 PM09 PM10 PM11 PM12
Kaders digitaal werken DSP-kaders Kaders procesbeschrijving AO/IC Rechtmatigheid DSP-beheertool Procesanalyse bij uitrol DMS/zaakdossiers (Diva/Dob) Action Works Corsa-case
PM13 PM14
Babs SO2
Beveiliging Kantoorautomatisering, Werkplek en -omgeving (Basis)registraties Unieke identificatie Basisregistraties (stroomlijnen)
Algemene registraties
Procesmanagement Zaaksgewijs werken
DSP
Workflowmanagement
X
X
afr NFIS
X
X
afr NFIS
Voorwaarde voor Publieke Dienstverl. (PDV) Doc.Info (DIVA)
Status
INK 3
Haalbaar
efficiency
DVC
Klant-tevredenheid
Basis voorziening
Projectcode Projecten
Bestuur
Bouwsteen
Wettelijk
16
X
X
X
in prod
X
loopt
X
X X
loopt
X
X
loopt
X
X
X
X X
X
PDV DIVA
loopt
X
loopt X
X
X
X
loopt X X X
X X 2007
X
X
X
X X
2007
X
nnb
X
2008
X
2009
X
nnb
loopt
PDV PDV
X
loopt
X X X
X
X
X
X
X
X
PDV/DIVA
X
X
X
PDV/DIVA X
DIVA X
X
X
DIVA
X
loopt
X
loopt
X
loopt
DIVA
X X X
DIVA
X
DIVA X
X X 2005
X X
X
DIVA loopt
X
X
gereed
DIVA
loopt
DIVA
X
DIVA loopt
X
loopt
DIVA
X X X
X X
DIVA loopt
17
Bijlage 3: Kostenraming ICT-projecten fase 1 en 2 Investeringen Fase 1 2006-2007 Invoering Burgerservicenummer BR01 (gemeentebreed) Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie BO16 systeem Digitaliseren clientendossiers, WMOBO04 dossiers (Diva/Dob) BR09 Zaakregister FO18 Zaakzoeker BR08 Klantenregister FO14 Klantregistratie FO11 Invoering DigiD (basis betrouwbaarheid) FO15 Betalen via internet FO09 Invoering e-formulieren PM09 DSP-beheertool MO.. Eenvoudige MidOffice componenten Fase 2 2007-2008 BO01 Moderniseren GBA (mGBA) BR03 Basisregistratie Personen BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen BO02 Omgevingsvergunningen BO29 IGU / Intern berichtenverkeer WOZ FO04 Decentrale regelgeving FO06 Vergunningen op internet FO07 Bekendmakingen op internet Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca FO10 2007-1) PM03 Koppeling WFM-tools met Zaakregister BR14 Projectdossier (Diva/Dob) BR15 Kennisbank (Diva/Dob) BO55 Vervanging Beaufort (voorbereiding) AR07 Beveiligingsarchitectuur 2007 Af te ronden lopende gemeentelijke projecten BO50 DIVA basisinrichting BO12 NFIS: Workflow BO17 NFIS: Coda Control BO21 Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) BO56 P-formulieren op Intraweb Wet Puberr / Kenbaarheid Publieke BO31 Beperkingen BO15 Formatie- & Loonkostenbeheersing BR05 Basisregistratie Bedrijven & Instellingen AR.. Architecturen Overig IO.. Kwaliteitsinjectie I-functie TOTAAL
2007
2008
2009
50
50
215
215
160
diw
diw
diw
Exploitatie 2010
jaarlijks
150 diw
30
pm 15
5 5 10
15 5
gereed
15
5
15
20 gereed
20
15
15
200
diw
diw
diw
150
47
80
55
24
dgg
dgg
dgg
50
diw
diw
30
50
dgg
30
dgg
dgg
10
pm
pm
10
dgg 15
15
25
25
25
25
50
100
15
sb-ab sb-ab i-net
dgg 15
pm 585
552
525
15
399
18
Bijlage 3a: Detail kostenraming per directie A-structurele kosten (o.a. Investeringen) pr-code Projectnaam Decentrale regelgeving FO04 Kwaliteitsinjectie I-functie IO.. BO02 BO02 BO02 BR14 FO06 FO10
BO16 BO16 BR09 BR15 BO01 BO04 BO29 BR03 BR03 BR03 BR03 BO21 BR01 BR01 BR08 BR09 BR09 BR09 FO07 FO09 FO14 FO14 FO15 FO18 FO18 MO.. PM03
Omgevingsvergunningen Omgevingsvergunningen Omgevingsvergunningen Projectdossier (Diva/Dob) Vergunningen op internet Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca 2007-1) Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem Zaakregister Kennisbank (Diva/Dob) Moderniseren GBA (mGBA) Digitaliseren clientendossiers, WMOdossiers (Diva/Dob) IGU / Intern berichtenverkeer WOZ Basisregistratie Personen Basisregistratie Personen Basisregistratie Personen Basisregistratie Personen Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) Invoering Burgerservicenummer (gemeentebreed) Invoering Burgerservicenummer (gemeentebreed) Klantenregister Zaakregister Zaakregister Zaakregister Bekendmakingen op internet Invoering e-formulieren Klantregistratie Klantregistratie Betalen via internet Zaakzoeker Zaakzoeker Eenvoudige MidOffice componenten Koppeling WFM-tools met Zaakregister
Projectonderdeel Decentrale regelgeving Onderzoek I-functie Omgevingsvergunningen (2008) Digitaliseren (zaak)dossiers) (uitrol DIVA) Implementatie Workflow (uitrol DIVA) Projectdossier Vergunningen op internet Vraaggeleiding (Horeca 2007-1)
I-inv
2007
2008
cns
30
50
cns
pm
Totaal cns
30
50
dgg
pm
pm
pm
pm
BO12 BO17 BO55
BO16 BO16 BR03 MO..
Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basisregistratie Adressen en Gebouwen NFIS: Workflow NFIS: Coda Control Vervanging Beaufort (voorbereiding) Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem Basisregistratie Personen Eenvoudige MidOffice componenten
2010
0
0
dgg dgg dgg
25
25
dgg
pm
pm
dgg
pm
pm
Totaal dgg
0
25
25
Procesanalist (1)
dir
60
60
60
onvoorzien Maatwerk koppeling overig Kennisbank
dir
25
25
dir
pm
pm 25
25
Totaal dir
85
110
85
0
Modernisering GBA
diw
pm
pm
WMO dossiers Externe Projectleider en adviseurs Koppelingen GWS-, GH-, PIV-,LLA4all overig Projectkosten DDS4all Projectkosten koppelingen x4all
diw
pm
pm
diw
50
diw
75
0
0
dir
diw
10
diw
25
diw 125
I-net: Vervanging CMS Intraweb
i-net
pm
projectkosten
i-net
30
30
sw aanpassingen Externe ondersteuning Externe ondersteuning Communicatie Maatwerk koppeling Centric Bekendmakingen op internet Maatwerk e-formulieren Maatwerk "Uw gegevens" Maatwerk koppelingen Implementatie Externe ondersteuning Communicatie MidOffice suite Koppeling WFM met Zaakregister
i-net
20
20
i-net
5
i-net
5
Koppelingen ADR, Gebouwen, kadaster Communicatie Overig NFIS: Workflow NFIS: Coda Control Vervanging Beaufort (voorbereiding)
0
12
Totaal diw
i-net
5
i-net
20
I-net
47
pm
i-net
20
i-net
5
i-net
5
i-net
5
i-net
2,5
i-net
2,5
pm
5
i-net
200
I-net Totaal i-net
BR04 BR04 BR04
2009
125
15
15
15
70
215
15
0
0
sb
50
sb
3
sb
2
Totaal sb
0
sb-ab
pm
sb-ab
pm
sb-ab
55
50
100
Totaal sb-ab
0
50
100
scanfaciliteiten
sb-ict
30
30
Fouttelerantie TIS Centrale mutatieregistratie software software
sb-ict
100
100
sb-ict
75
0
100
sb-ict
15
15
Totaal sb-ict
220
145
100
0
Eindtotaal
585
552
525
15
