Form PRO-06-02 Version 1.3
BIDDER’S ETHICAL DECLARATION Date: Tender N°:
T /Office supply/Medan/09-05-2014
Tenderer’s name:________________________________ Nama Pemegang Tender: Tenderer’s address: ________________________________ Alamat Pemegang Tender: CODE OF CONDUCT: 1. Labour Standards / Standar Perburuhan The labour standards in this code are based on the conventions of the International Labour Organisation (ILO). Standar perburuhan dalam kode etik ini berdasarkan Konvensi Organisasi Perburuhan Internasional (ILO).
Employment is freely chosen / Karyawan bebas memilih
There is no forced, bonded or involuntary prison labour. Workers are not required to lodge `deposits’ or their identity papers with the employer and are free to leave their employer after reasonable notice. Tidak ada pemaksaan, pengikatan atau penyekapan buruh diluar kemauannya. Pekerja tidak diharuskan untuk memasukkan `uang deposit 'atau surat-surat identitas mereka kepada majikan dan bebas untuk meninggalkan majikannya setelah melakukan pemberitahuan yang wajar.
Freedom of association and the right to collective bargaining are respected / Hak kebebasan berserikat dan untuk berunding bersama dihormati
Workers, without distinction, have the right to join or form trade unions of their own choosing and to bargain collectively. The employer adopts an open attitude towards the legitimate activities of trade unions. Workers representatives are not discriminated against and have access to carry out their representative functions in the workplace. Where the right to freedom of association and collective bargaining is restricted under law, the employer facilitates, and does not hinder, the development of parallel means for independent and free association and bargaining. Pekerja, tanpa perbedaan, memiliki hak untuk bergabung atau membentuk serikat pekerja yang mereka pilih sendiri dan untuk berunding bersama. Majikan bersikap terbuka terhadap kegiatan yang sah dari serikat buruh. Perwakilan pekerja tidak mengalami diskriminasi dan memiliki akses untuk melaksanakan fungsi perwakilan mereka di tempat kerja. Bila hak kebebasan berserikat dan berunding bersama dibatasi oleh hukum, maka perusahaan memfasilitasi, dan tidak menghalangi, pengembangan sarana yang sama untuk serikat buruh yang bebas dan independen.
Working conditions are safe and hygienic / Kondisi Kerja Aman dan Bersih
A safe and hygienic working environment shall be provided, bearing in mind the prevailing knowledge of the industry and of any specific hazards. Adequate steps shall be taken to prevent accidents and injury to health arising out of, associated with, or occurring in the course of work, by minimising, so far as is reasonably practicable, the causes of hazards inherent in the working environment. Workers shall receive regular and recorded health and safety training, and such training shall be repeated for new or reassigned workers. Access to clean toilet facilities and potable water and, if appropriate, sanitary facilities for food storage shall be provided. Accommodation, where provided, shall be clean, safe, and meet the basic needs of the workers. The company observing the standards shall assign responsibility for health and safety to a senior management representative.
Sebuah lingkungan kerja yang aman dan bersih harus disediakan, mengingat pemberian pengetahuan mengenai industri dan tentang bahaya tertentu. Langkah yang memadai harus diambil untuk mencegah kecelakaan dan kerugian kesehatan yang muncul dari, dan yang berhubungan dengan, atau terjadi saat melakukan pekerjaan, sedapat mungkin dengan meminimalisir penyebab bahaya yang ada dalam lingkungan kerja.Pekerja akan menerima pelatihan keselamatan dan kesehatan secara teratur dan tercatat, dan pelatihan tersebut harus diulang untuk pekerja baru atau yang dipindahkan. Akses terhadap fasilitas toilet dan air minum yang bersih dan, jika memungkinkan, fasilitas sanitasi untuk penyimpanan makanan harus disediakan. Akomodasi, bila tersedia, haruslah bersih, aman, dan memenuhi kebutuhan dasar pekerja. Perusahaan mengawasi standar tersebut harus menugaskan tanggungjawab kesehatan kepada seorang perwakilan manajemen senior.
Child Labour shall not be used/ Pekerja Anak Tidak Boleh Digunakan
There shall be no new recruitment of child labour. Companies shall develop or participate in and contribute to policies and programmes, which provide for the transition of any child found to be performing child labour to enable her/him to attend and remain in quality education until no longer a child. Children and young people under 18 years of age shall not be employed at night or in hazardous conditions. These policies and procedures shall conform to the provisions of the relevant International Labour Organisation (ILO) standards. Tidak akan ada perekrutan baru untuk pekerja anak. Perusahaan harus mengembangkan atau berpartisipasi dan berkontribusi terhadap kebijakan dan programuntuk transisi dari setiap anak yang ditemukan dan akan bekerja sebagai pekerja anak untuk memungkinkan nya untuk mengikuti dan melanjutkan pendidikan yang berkualitas sampai ia tidak lagi dianggap sebagai anak-anak. Anak-anak dan remaja di bawah usia 18 tahun tidak boleh dipekerjakan pada malam hari atau dalam kondisi yang berbahaya. Kebijakan dan prosedur ini harus sesuai dengan ketentuan standar Organisasi Buruh Internasional (ILO).
Living wages are paid / Gaji Harus Dibayarkan
Wages and benefits paid for a standard working week meet, at a minimum, national legal standards or industry benchmarks. In any event wages should always be high enough to meet basic needs and to provide some discretionary income. All workers shall be provided with written and understandable information about their employment conditions in respect to wages before they enter employment, and about the particulars of their wages for the pay period concerned each time that they are paid. Deductions from wages as a disciplinary measure shall not be permitted nor shall any deductions from wages not provided for by national law be permitted without the express and informed permission of the worker concerned. All disciplinary measures should be recorded. Gaji dan tunjangan yang dibayar untuk satu minggu kerja minimal memenuhistandar hukum nasional atau standar industri. Upah seharusnya cukup tinggi untuk memenuhi kebutuhan dasar dan untuk memberikan pendapatan tambahan. Semua pekerja harus diberikan informasi tertulis yang dapat dimengerti tentang kondisi pekerjaan mereka dalam kaitannya dengan gaji sebelum mereka bekerja, dan sekitar perihal kapan gaji mereka akan dibayar. Potongan gaji sebagai tindakan disipliner (hukuman) tidak diperkenankan dan tidak akan ada potongan gaji yang tidak diatur oleh hukum nasional diiperbolehkan tanpa ijin dan informasi terlebih dahulu dari pekerja tersebut. Semua tindakan disipliner harus dicatat.
Working hours are not excessive/Jam Kerja Tidak Boleh Berlebihan
Working hours comply with national laws and benchmark industry standards, whichever affords greater protection. In any event, workers shall not on a regular basis be required to work in excess of the local legal working hours. Overtime shall be voluntary, shall not exceed local legal limits, shall not be demanded on a regular basis and shall always be compensated at a premium rate. Jam kerja harus mematuhi hukum nasional dan standar industri, yang memberikan perlindungan yang lebih besar. Dalam hal apapun, pekerja tidak boleh secara terus-menerus diharuskan bekerja melebihi dari jam kerja lokal yang resmi. Lembur harus bersifat sukarela, tidak melebihi batas resmi hukum lokal, tidak akan diminta secara terus-menerus dan akan selalu diber kompensasi sesuai dengan tarif premium.
No discrimination is practised / Tidak Bileh Ada Diskriminasi
There is no discrimination in hiring, compensation, access to training, promotion, termination or retirement based on race, caste, national origin, religion, age, disability, gender, marital status, sexual orientation, union membership or political affiliation. Tidak boleh ada diskriminasi dalam perekrutan, pemberian kompensasi, akses tehadap pelatihan, promosi naik jabatan, pemberhentian atau pensiun berdasarkan ras, kasta, kebangsaan, agama, usia, kecacatan, jenis kelamin, status perkawinan, orientasi seksual, keanggotaan serikat buruh atau afiliasi politik.
Regular employment is provided/ Pekerjaan Yang Berkala Disediakan
To every extent possible work performed must be on the basis of a recognised employment relationship established through national law and practice. Obligations to employees under labour or social security laws and regulations arising from the regular employment relationship shall not be avoided through the use of labour-only contracting, sub-contracting or home-working arrangements, or through apprenticeship schemes where there is no real intent to impart skills or provide regular employment, nor shall any such obligations be avoided through the excessive use of fixed-term contracts of employment. Bila memungkinkan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan hubungan kerja yang diakui ditetapkan melalui undang-undang dan praktek nasional. Kewajiban terhadap karyawan berdasarkan undang-undang jaminan sosial atau perburuhan dan peraturan yang muncul dari hubungan kerja biasa tidak boleh diabaikan melalui penggunaan tenaga kerja yang hanya dikontrak, sub-kontrak atau pekerjaan yang dilakukan di rumah, atau melalui magang di mana tidak ada niat yang sesungguhnya untuk menanamkan keterampilan atau menyediakan kerja rutin, atau tidak pulan kewajiban tersebut boleh dihindari melalui penggunaan kontrak kerja tetap dengan jangka waktu yang sangat panjang.
No harsh or inhumane treatment is allowed / Tidak Boleh Ada Perlakuan Yang Kasar dan Tidak Manusiawi
Physical abuse or discipline, the threat of physical abuse, sexual or other harassment and verbal abuse or other forms of intimidation shall be prohibited. Kekerasan atau hukuman fisik, ancaman kekerasan fisik, pelecehan seksual atau lainnya, dan kekerasan verbal atau bentuk intimidasi lainnya haruslah dilarang. B. Environmental Standards /Standar Lingkungan Suppliers should as a minimum comply with all statutory and other legal requirements relating to the environmental impacts of their business. Detailed performance standards are a matter for suppliers, but should address at least the following: Minimal pemasok harus mematuhi semua persyaratan hukum dan undang-undang lain yang berkaitan dengan dampak lingkungan dari bisnis mereka. Standar kinerja yang rinci adalah penting bagi pemasok, tetapi setidaknya harus memperhatikan hal berikut:
Waste Management/ Manajemen Pengaturan Limbah
Waste is minimised and items recycled whenever this is practicable. Effective controls of waste in respect of ground, air, and water pollution are adopted. In the case of hazardous materials, emergency response plans are in place. Limbah diminimalisir dan barang-barang didaur ulang bila dapat dilakukan. Kendali yang efektif dari limbah yang berhubungan dengan tanah, udara, dan polusi air haruslah digunakan. Untuk bahan berbahaya, rencana tanggap darurat haruslah tersedia.
Packaging and Paper/Pengemasan dan Kertas
Undue and unnecessary use of materials is avoided, and recycled materials used whenever appropriate.
Penggunaan bahan tidak perlu dan yang tidak semestinya haruslah dihindari, dan bila memungkinkan gunakanlah bahan yang telah didaur ulang.
Conservation/Konservasi
Processes and activities are monitored and modified as necessary to ensure that conservation of scarce resources, including water, flora and fauna and productive land in certain situations. Proses dan kegiatan dipantau dan dimodifikasi seperlunya untuk memastikan bahwa konservasi sumber daya yang langka, termasuk air, flora dan fauna dan lahan produktif dalam situasi tertentu.
Energy Use / Penggunaan Energi
All production and delivery processes, including the use of heating, ventilation, lighting, IT systems and transportation, are based on the need to maximise efficient energy use and to minimise harmful emissions. Semua proses produksi dan pengiriman, termasuk penggunaan pemanas, ventilasi, pencahayaan, sistem IT dan transportasi, didasarkan pada kebutuhan untuk memaksimalkan penggunaan energi yang efisien dan untuk meminimalisir emisi yang berbahaya.
Safety precautions for transport and cargo handling / Langkah Pencegahan Keselamatan untuk Transport dan Penanganan Kargo
All transport and cargo handling processesare based on the need to maximise safety precautions and to minimise poential enjuries to ACTED beneficiaries and staff as well as the suppliers’s employees or those of its subcontractors. Semua proses transportasi dan penanganan kargo didasarkan pada kebutuhan untuk memaksimalkan langkah pencegahan keselamatan dan untuk meminimalisir kemungkinan potensi cedera bagi penerima manfaat ACTED dan staf serta karyawan pemasok atau para karyawan subkontrak. C. Business Behaviour / Perilaku Bisnis The conduct of the supplier should not violate the basic rights of ACTED’s beneficiaries. Kode etik pemasok tidak boleh melanggar hak dasar para penerima manfaat ACTED The supplier should not be engaged / Pemasok todak boleh terlibat dengan 1. in the manufacture of arms / Pembuatan senjata 2. in the sale of arms to governments which systematically violate the human rights of their citizens; or where there is internal armed conflict or major tensions; or where the sale of arms may jeopardise regional peace and security. Penjualan senjata untuk pemerintah yang secara sistematis melanggar Hak Asasi Manusia rakyatnya; atau bila ada ketegangan besar dari konflik bersenjata internal; atau bila ada penjualan senjata membahayakan kedamaian dan keamanan regional. D. ACTED procurement rules and regulations / Peraturan dan Regulasi Pembelian ACTED Suppliers should comply with ACTED procurement rules and regulations outlines in ACTED Logistics Manual Version 1.2. or above. In particular, ACTED’s procurement policy set out in Section 2.1 and 2.4. (contract awarding). By doing so, Suppliers acknowledge that they do not find themselves in any of the situations of exclusion as refered to under section 2.4.2. Pemasok harus mematuhi regulasi dan peraturan pembelian ACTED yang ada dalam Pedoman Logistik ACTED Versi 1.2. atau di atas. Khususnya, kebijakan pembelian ACTED yang ditetapkan dalam Pasal 2.1 dan 2.4. (pemberian kontrak). Dengan itu, Pemasok mengakui bahwa mereka tidak melibatkan diri dalam situasi pengecualian apapun sebagaimana dirujuk pada bagian 2.4.2.
Operating Principles / Prinsip-prinsip Pelaksanaan The implementation of the Code of Conduct will be a shared responsibility between ACTED and its suppliers, informed by a number of operating principles, which will be reviewed from time to time. Pelaksanaan Kode Etik akan menjadi tanggung jawab bersama antara ACTED dan pemasoknya, diinformasikan dengan sejumlah prinsip pelaksanaan, yang akan ditinjau dari waktu ke waktu. ACTED will: 1. Assign responsibility for ensuring compliance with the Code of Conduct to a senior manager. Menugaskan tanggungjawab untuk meastikan kepatuhan terhadap Kod Etik tersebut kepada seorang manajer senior. 2. Communicate its commitment to the Code of Conduct to employees, supporters and donors, as well as to all suppliers of goods and services Mengkomunikasikan komitmennya terhadap Kode Etik kepada karyawan, pendukung dan donatur, serta semua pemasok barang dan jasa. 3. Make appropriate human and financial resources available to meet its stated commitments, including training and guidelines for relevant personnel. Menyediakan sumber daya manusia dan keuangan yang tepat untuk memenuhi komitmen yang telah dinyatakan tersebut, termasuk pelatihan dan pedoman untuk personil yang relevan. 4. Provide guidance and reasonable non-financial support to suppliers who genuinely seek to promote and implement the Code standards in their own business and in the relevant supply chains, within available resources. Memberikan bimbingan dan dukungan non-keuangan yang memadai kepada pemasok yang benar-benar berusaha untuk mempromosikan dan menerapkan standar Kode Etik dalam bisnis mereka sendiri dan dalam rantai pasokan yang relevan dengan sumber daya yang tersedia. 5. Adopt appropriate methods and systems for monitoring and verifying the achievement of the standards. Mengadopsi metode dan sistem yang sesuai untuk memantau dan memastikan pencapaian standar tersebut. 6. Seek to maximise the beneficial effect of the resources available, e.g. by collaborating with other NGOs, and by prioritising the most likely locations of non-compliance. Berusaha untuk memaksimalkan efek yang menguntungkan dari sumber daya yang tersedia, misalnya dengan bekerjasama dengan LSM lain, dan dengan memprioritaskan lokasi yang paling mungkin terdapat ketidakpatuhan. ACTED expects suppliers to /ACTED mengharapkan pemasok untuk: 1.
Accept responsibility for labour and environmental conditions under which products are made and services provided. This includes all work contracted or sub-contracted and that conducted by home or other outworkers. Menerima tanggung jawab atas kondisi perburuhan dan lingkungan kerja di mana produk dibuat dan layanan yang diberikan. Ini termasuk semua pekerjaan kontrak atau sub-kontrak dan yang dilakukan oleh pekerja rumah atau pekerja luar lainnya.
2.
Assign responsibility for implementing the Code of Conduct to a senior manager. Menugaskan tanggungjawab pelaksanaan Kode Etik tersebutkepada seorang manajer senior.
3.
Make a written Statement of Intent regarding the company’s policy in relation to the Code of Conduct and how it will be implemented, and communicate this to staff and suppliers as well as to ACTED. Membuat pernyataan maksud/niat secara tertulis mengenai kebijakan perusahaan dalam kaitannya dengan Kode Etik dan bagaimana hal itu akan dilaksanakan, dan mengkomunikasikan ini kepada staf dan pemasok serta ACTED.
Both parties will 1. require the immediate cessation of serious breaches of the Code and, where these persist, terminate the business relationship. mewajibkan penghentian segera pelanggaran berat terhadap Kode Etik dan, bila ini berlanjut terus, memutuskan hubungan usaha
2. 3. 4.
5.
Seek to ensure all employees are aware of their rights and involved in the decisions which affect them. Berusaha untuk memastikan bahwa seluruh karyawan sadar akan hak mereka dan terlibat dalam keputusan yang mempengaruhi mereka. Avoid discriminating against enterprises in developing countries. Menghindari melakukan diskriminasi terhadap perusahaan-perusahaan di negara-negara berkembang. Recognise official regulation and inspection of workplace standards, and the interests of legitimate trades unions and other representative organisations. Mengakui regulasi resmi dan pemeriksaan standar tempat kerja, dan kepentingan serikat pekerja dan perwakilan organisasi lain yang sah. seek arbitration in the case of unresolved disputes. Berusaha melakukan arbitrasi untuk pertikaian yang tidak dapat diselesaikan.
Qualifications To The Policy Statement / Kualifikasi Pernyataan Kebijakan The humanitarian imperative is paramount. Where speed of deployment is essential in saving lives, ACTED will purchase necessary goods and services from the most appropriate available source. Tuntutan dasar kemanusiaan adalah yang terpenting. Dimana pengiriman segera sangatlah penting dalam menyelamatkan nyawa, ACTED akan membeli barang dan jasa yang diperlukan dari sumber paling tepat yang tersedia. ACTED can accept neither uncontrolled cost increases nor drops in quality. It accepts appropriate internal costs but will work with suppliers to achieve required ethical standards as far as possible at no increase in cost or decrease in quality. ACTED tidak dapat menerima kenaikan biaya atau penurunan kualitas yang tidak terkendali. ACTED menerima biaya internal yang sesuai tapi akan bekerja dengan pemasok untuk mencapai standar etika diperlukan sejauh mungkin untuk tidak menaikkan biaya atau menurunkan kualitas. I undersigned , agree to adopt the above Code of Conduct and to commit to comply with the labour and environmental standards specified, both in my own company and those of my suppliers. Dengan ini , saya [nama pemegang tender], setuju untuk mengadopsi Kode Etik diatas dan untuk berkomitmen mematuhi standar perburuhan dan lingkungan yang telah ditetapkan, baik dalam perusahaan sendiri dan perusahaan-perusahaan pemasok saya.
Name & Position of Tenderer’s authorized representative
________________________
Authorized signature
________________________
