Működési és kezelési leírás Budapest 2016
Bevezetés Clicxoft.FamilyBudget családi pénzügyeket könyvelő program célja, hogy átláthatóvá tegyen a családok bevételeinek, költéseinek folyamatát. Bizonyosan mindenki feltette már magának a kérdést a hónap végén: "Hová ment el az a sok pénz?". A programban rögzített kiadások/bevételek előre definiált rovatokba sorolhatók. Ezáltal bármely időszakra összesítés kérhető le, mely konkrét értékek (Ft) segítségével mutatja meg, hogy egy-egy költségfajtából mennyi eset az adott időszakra. Ugyanez kördiagram segítségével vizuálisan is megmutatja az arányokat. Az említett két információ teljesen átláthatóvá teszi a költségstruktúrát, melyből következtetések vonhatók le a költésekkel kapcsolatban (pl. túl sok a szórakozásra, benzinre, villanyáramra stb. kiadott pénz). A program az alábbi adatokat kezeli és jeleníti meg: • napi kiadás/bevétel, • időszaki összesített adatok táblázatosan és grafikusan, • kiválasztott kiadás/bevétel típus (rovat) tételes adatai, • adott/kapott kölcsönök adatai, • ismétlődő kiadások/bevételek adatai.
A program kezelése A program indítása után a naptár ablak nyílik meg:
Az ablak felépítése Naptár Az ablak bal felső sarkában található egy naptár. A naptár egy tetszőleges napjára kattintva a program az adott naphoz tartozó hónap adatait jeleníti meg. (A naptár felső részén a hónap kiírásra kattintva nem a napokat, hanem a hónapokat jeleníti meg, ismételt kattintásra az éveket. A naptárban kijelzett évre, hónapra kattintva visszafelé lehet lépkedni.) Új bevétel/kiadás rögzítésekor tetszőleges nap megadható, mert utána a program időrendbe rendezi az adatokat. Ha nem kell dátumot beírni, az az adatbevitelt gyorsítja. Ezért új bevétel/kiadás rögzítésekor a program az a napot kínálja fel, melyik a naptárban ki van jelölve. Új bevétel/kiadás nemcsak a jobboldali adat megjelenítési rész menüpontjának gombjára kattintva indítható, hanem a naptáron a jobb egér gombra kattintva feljövő menüből is:
Összesítés A naptár alatti részen egy összesítés található. A választásnak megfelelően:
•
Időszaki forgalom: az adott időszak bevételeiről, kiadásairól és egyenlegéről:
•
Havi kötelezettségek: előre felvett ismétlődő kötelezettségek összege, az ezekre történt fizetések összege és azok egyenlege jelenik meg:
•
Kölcsön ügyletek: kölcsön adott és vett összegek, törlesztések és azok egyenlege jelenik meg:
Az időszaki forgalom összesítések egy időszakra vonatkoznak. Az időszak többféle módon adható meg: •
a két dátum mezőbe közvetlen beírással,
•
az Időszak feliratra kattintásra feljövő menüpontból kiválasztva:
•
a naptár egy napjára kattintásra (a naphoz tartozó hónap),
•
a jobboldali adat megjelenítési rész menüpontjának Időszak gombjára kattintva.
Havi összesítés Az összesítés alatti területen- a Program beállítások menüpontban beállítottnak megfelelően – vagy a havi kiadás/bevétel adatokat jeleníti meg a program oszlop grafikon formában (lásd 2. oldalon található fő ablak kép), vagy kedvenc képeket (fotókat) lehet megjeleníteni:
Kép megjelenítése (vetítése) Aí összesítés alatti területre kattintva feljövő ablakban kiválasztható egy vagy több, a számítógépen tárolt kép (fotó), mely ezen a területen megjeleníthető (pl. a gyerek, unoka, barát, barátnő stb.). A kiválasztás az F9 gomb, vagy a kis zöld háromszögre kattintással történhet, illetve közvetlenül is beírható a kép elérése:
Több kép esetén a program a Program beállítások menüpontban megadott másodpercenként cserélgeti körbe a képeket (levetíti). Megjegyzés: • • •
A képre kattintva ismételten megnyitható a képválasztó ablak, és módosítható. A képek törlése esetén csak a program újraindítása után „tűnik el”. A képeket nem tárolja a program, csak „hivatkozza”, ezért – pl. penderive-ról futtatás esetén – másik számítógépen nem jelenik meg.
A program működésének alapelvei Menü Az ablak felső részén lévő menüben lehet különböző funkciókat elérni. Program beállítások menüpontban a program működésével kapcsolatosan lehet adatokat megadni:
•
Kölcsön ügylet adatok elrejtése: kipipálása esetén az adatmegjelenítésnél a program elrejti a kölcsön adatokat tartalmazó „fület”.
•
Ismétlődő kiadás/bevétel adatok elrejtése: kipipálása esetén az adatmegjelenítésnél a program elrejti a kölcsön adatokat tartalmazó „fület”.
•
Indításkor új verzió ellenőrzése: kipipálása esetén a program leellenőrzi, hogy került-e kiadásra új verzió. Ha igen, akkor üzenetben jelzi és választható, hogy frissítse a futó programot vagy sem. Megjegyzés: Ha nem pipáljuk ki, akkor is van lehetőség az ellenőrzésre a Súgó/Új verzió ellenőrzés menüpont segítségével.
•
Havi összesítés grafikon mutatása: kipipálása esetén a havi összesítő adatok fognak megjelenni a fő ablakban.
•
Fotó panel mutatása: kipipálása esetén a kiválasztott képek (fotók) fognak megjelenni a fő ablakban.
•
Vetítési időköz: a megadott időközönként jeleníti meg sorban a képeket a program.
•
Havi bevétel maximum: kiválasztható, hogy a havi összesítő grafikon felső értéke mekkora legyen (pl. 2 mFT megadása esetén ha a max havi érték pár 100 Ft nagyságrendű, akkor túl kicsik lesznek a grafikon oszlopai, ellenkező esetben kilóghatnak a megjelenítési területről).
Karbantartás/Könyvelési rovatok A menüpontban vehetők fel azok a kiadás/bevétel típusok (rovatok) melyek bontásában szeretnénk a későbbiekben látni az adatokat.
Külön menüpontban lehet megadni a bevételi és kiadási rovatokat, valamint az „alrovatokat”. Az ablak fejlécében a program kijelzi, hogy melyiket választottuk.
Karbantartás/Adatok visszaállítása Valamilyen adatvesztés esetén a menüponton keresztül visszaállíthatók korábbi adatok:
A Program beállítások fejezetben ismertetett mentési helyekről visszaállíthatók az adatok.
Súgó/Leírás A menüpontban lehet a jelen leírást megnyitni.
Súgó/Névjegy A Leírás menüpontot kiválasztva jelen leírást nyitja meg a program. A Névjegy menüpontot kiválasztva megjelenik a program nevét, verziószámát, szerzői jog tulajdonosát:
Súgó/Hibanapló törlése A menüpontot választva a program egy megerősítő kérdés után törli a hibafájlt, majd egy üzenettel nyugtázza a törlés sikeres végrehajtását. Súgó/Hibanapló megnyitása A menüpontot választva a program egy ablakban kijelzi a futása közben keletkezett működési hibák leírását:
Megjegyzés: a Hibanaplóban nemcsak a működés közben fellépett hibákat naplózza a program, hanem a háttérben sikeresen elvégzett műveleteket is (pl. sikeres email küldés).
Több költségvetés kezelése A programban lehetőség van több adatbázis létrehozására, ennek megfelelően több személy költségvetésének kezelése a programon belül. Súgó/Hibanapló törlése menüpontban lehet megnyitni a további adatbázisok definiálására szolgáló ablakot:
Megjegyzés: • Mivel az adatokat szöveges (text) típusú XML fájlokban tárolja, így „sérülékenyek” (véletlenül letörölhetők stb.). Elfogadott elv, hogy menteni nem arra a tároló eszközre érdemes, amelyiken az adatok eredetileg vannak, mert a tároló eszköz meghibásodásakor a mentés is elveszhet. Célszerű – mivel kis méretű fájlokról van szó - pl. szerverre vagy pendrive-ra menteni. • A programból való kilépéskor mentésre kerülnek az adatok a megadott könyvtárban a fájlnevet az időponttal kiegészítve. • Ha a mentések száma eléri a 10-et, akkor az utolsó eltörli, így az utolsó 10 mentés marad meg, és visszaállításkor ezekből lehet választani.
A Magyarázat fülön az adatok megadásával kapcsolatos m értelmezés olvasható:
Az Ok gomb hatására a kiválasztott sorhoz tartozó adatbázishoz fog kapcsolódni a program, azaz annak az adatait jeleníti meg a naptárban.
Új verzió ellenőrzése Bármikor lehetőség van új programverzió ellenőrzésére a Súgó/Új verzió ellenőrzés menüpontban. Kiválasztva a program indításakor leellenőrzi, hogy kiadásra került-e újabb verzió. Amennyiben igen, akkor jelzi, hogy frissítse-e magát a program.
A program használata Az ablak jobb oldali részén többféle adat kezelhető, melyek az aktuális „fülre kattintással” érhetők el:
•
A Napló fülön a megadott időszakba eső kiadások, bevételek kerülnek kijelzésre dátum szerint csökkenő sorrendben. A táblázathoz tartozó menüpontban lehet új bevételt/kiadást felvenni, vagy törölni egy tévesen bevitt adatot. Az Új kiadás vagy Új bevétel gomb hatására megjelenő ablakban lehet kiadást/bevételt rögzíteni:
Az Alrovat besorolások táblázatban további bontása adható meg egy pénzügyi tranzakciónak. Miután – a későbbiekben olvasható – ezekre külön lekérdezések szolgálnak, csökkenthető a fölrovatok száma. Ezáltal átláthatóbb lesz a könyvelés. Pl. Fenti példában könyvelési rovatként elég felvenni a Mobil előfizetés-t, alrovatként az egyes személyeket. Így külön lekérhető a mobil telefonálásra költött pénz, de külön az egyes személyek költésege. A táblázat alján a kiválasztott rovathoz megadott alrovat szerinti bontás is látható. (Amennyiben az alábontás csak 1-2 tétel, akkor a két nyílszerű ikon közötti területen az egeret lenyomva tartva a területek közötti arány változtatható.
•
A Rovat tételek/Rovat kivonat fülön nézhetők meg a kiválasztott időszak kiadás/bevétel ad összesített adatai:
A Kördiagram gombra kattintva jeleníthetők meg az összesített adatok grafikusan:
A Bevétel diagram gomb segítségével a bevételi adatok megoszlása jeleníthető meg, míg a Kivonat adatok gomb újra a táblázatos megjelenítést hozz elő. •
A Rovat kivonat fülön nézhetők meg egy kiválasztott rovat tételei a megadott időszakra:
vagy valamelyik alrovat:
Megjegyzés: A rovat, illetve alrovat kiválasztása után a táblázatban a tételes adatok, míg a fejlécben az összesített értéke jelenik meg.
•
A Kölcsön ügyletek fülön lehet kezelni az általunk kölcsönadott, illetve kölcsön kapott ügyleteket:
A felső részen lehet felvenni új kölcsön ügylet adatot, vagy törölni (tévesen rögzített adat). Amennyiben törlesztés történik, akkor a Törlesztés gomb hatására megnyíló a Napló adatoknál már ismertetett kiadás/bevétel rögzítés ablak jelenik meg.
Fontos! Mivel ugyanazon kiadás/bevétel rögzítési ablakon keresztül történik a pénzmozgás, a adat rögzítésekor a program a pénzmozgást automatikusan rögzíti a napi kiadás/bevétel adatokhoz, így ott nem kell külön rögzíteni a pénzmozgást. (Sőt, nem is szabad, mert akkor kétszer jelenik meg!) •
Az Ismétlődő tételek fülön lehet rendszeresen jelentkező várható bevételeket/kiadásokat kezelni. Az adatok kezelése hasonló az előző pontban ismertetetthez. A Megnyitás gomb segítségével lehet módosítani, a Lezárás gomb segítségével lezárni a már nem aktuális ügyletet. (Nem érdemes törölni, hogy a későbbiekben is elérhetők legyenek a korábban rögzített „életútja”.)
A kezelése megegyezik a Kölcsön ügyleteknél ismertetettel. •
Az Egyszeri (várható) tételek fülön lehet egyszeri várható bevételeket/kiadásokat kezelni. Az adatok kezelése hasonló az előző pontban ismertetetthez. Amennyiben a kiadás/bevétel realizálódik, akkor a Teljesítés gomb hatására megnyíló a Napló adatoknál már ismertetett kiadás/bevétel rögzítés ablak jelenik meg.
Fontos! Mivel ugyanazon kiadás/bevétel rögzítési ablakon keresztül történik a pénzmozgás, a adat rögzítésekor a program a pénzmozgást automatikusan rögzíti a napi kiadás/bevétel adatokhoz, így ott nem kell külön rögzíteni a pénzmozgást. (Sőt, nem is szabad, mert akkor kétszer jelenik meg!)
