Beurstips Standbemanning
3
NL EXPO, laat zien wie U bent!
2
Hollandse nuchterheid & creativiteit in combinatie met jarenlange ervaring in presentatieoplossingen. Met een frisse blik helpen wij u uw bedrijf doeltreffend te presenteren. Beurspresentaties, evenementen, projectinterieurs of andere invulling aan uw creatieve voorkomen. Met NL EXPO pres(en)teert U boven NAP*! Wij staan voor hoge kwaliteit voor een eerlijke prijs.
*NAP: Normaal Amsterdams Peil – is de referentiehoogte waaraan hoogtemetingen in Nederland worden gerelateerd
1
1
3
4
Beursdeelname? Dat regelt de sales wel!
1.
Voorbereiding
2.
De beursdeelname
3.
Afspraken maken op de beurs
4.
Opvolging en nazorg
5
6
1. Voorbereiding De voorbereiding begint zo’n 4 maanden voorafgaand aan de beurs. U begint met het formuleren van doelstellingen. Naast het formuleren van de doelstellingen gaat u ook een beursdeelname plan opstellen. Een zeer belangrijk onderdeel van dit plan is de stand bemanning. Beleg een of meerdere bijeenkomsten met het verkoop team en vraag wat in hun ogen de doelstelling moet zijn om deel te nemen aan de aankomende beurs. Alle input vertaalt u naar het beursplan. Presenteer uw plan ook aan de stand bemanning, u creëert hiermee de eerste stap naar betrokkenheid en enthousiasme binnen uw stand bemanningsteam. Om dit enthousiasme nog verder aan te wakkeren wijst u een medewerker als afgevaardigde aan die ook mee doet met de realisatie van het standontwerp. Voorzie de standbemanning van praktische handvatten voor tijdens de deelname aan de beurs hierbij kunt u denken aan; •
Doelstelling op persoonlijk niveau
•
Totale beursdoelstellingen
•
Kleding en presentatieafspraken
•
Roosterplanning
•
Zorg ervoor dat alle ins and outs bekend zijn
7
2. De beursdeelname Als de beursdeuren opengaan begint het spel, het strategisch plan is gereed! Nu is het belangrijk dat ieder zijn positie op de stand weet en gaat uitdragen. Het moet NU gebeuren! Het is belangrijk dat iedereen doordrongen is van het belang van een succesvol resultaat. Een beurs is harstikke leuk om te doen maar het is geen bedrijfsuitje! Nee, de beurs is hét moment om uw organisatie te presenteren aan uw doelgroep. Dit betekent dat de beschikbare tijd goed en kritisch benut moet worden, een uitgelezen taak voor de stand manager! Tijdens de beurs is het van belang dat je op je houding, gedrag en aansluiting bij de doelgroep let. Houding
6 8
•
Kom open en geïnteresseerd over
•
Vermijd armen over elkaar, rug naar buiten gekeerd en op de rand van de stand staan
•
Blijf niet bij collega’s plakken
•
Zorg dat iedereen herkenbaar is dit kan door de zelfde (soort)kleding te dragen, maar ook een herkenbare en zichtbare badge met naam
•
Niet zitten of mobiel checken! Houd altijd een actieve houding
•
Achtervolg bezoekers niet
•
Zorg voor voldoende bemanning
•
Maak kort oogcontact met bezoekers om hun interesse te achterhalen
De gesprekken •
Maak echt aansluiting en voorkom de standaardzin “Kan ik u helpen?” Misschien draagt de persoon in kwestie een badge zodat u
daarop kunt aansluiten.
•
Stel open vragen. Hierdoor krijgt u in korte tijd veel informatie en kunt u inschatten in welke mate deze persoon zakelijk interessant is.
Antwoord zelf zoveel mogelijk kort en bondig.
•
Probeer langdurige gesprekken te voorkomen zeker wanneer u het idee heeft dat het niks gaat opleveren. Als u denkt dat het toch
belangrijk kan zijn kunt u het beste een vervolg afspraak plannen. De beurs is hier niet voor bedoeld en dat wordt over het algemeen
begrepen door de bezoekers.
•
Zorg dat uw mobiele telefoon altijd uitstaat. U kunt ook uw voicemail tekst aanpassen met de boodschap dat u op de beurs staat,
wellicht brengt dit mensen nog op ideeën.
•
Laat de bezoeker zoveel mogelijk aan het woord. Op basis van de verstrekte informatie kunt u afwegen in welke mate deze persoon
interessant is.
9
10
3. Afspraak maken op de beurs Een beursbezoeker spreekt op een dag vele mensen en zal aan het eind van de dag niet exact meer weten wie hij allemaal gesproken heeft. Ook zit een beursbezoeker niet te wachten om de hele beurs met diverse informatie mappen, brochures e.d. rond te lopen. Met deze wetenschap is het eenvoudig om het initiatief bij u zelf te houden. Het is dus beter af te spreken dat u de documentatie dezelfde dag of maximaal na 1 werkdag toestuurt. Los van de goodwill die u met deze aanpak kweekt bij de beursbezoeker heeft u direct een goede reden om een visitekaartje te vragen met alle contactgegevens en dit in het crm systeem te verwerken.
• Wanneer u andere soorten afspraken maakt met een beurs bezoeker is het verstandig om te weten hoe de persoon benaderd wil worden (per telefoon, e-mail of afspraak in plannen) • Bij het direct maken van een afspraak is het prettig als u in het systeem kan zien wanneer u in de gelegenheid bent om de afspraak uit te voeren. Bevestig of laat de afspraak altijd de volgende dag per e-mail bevestigen.
11
4. Opvolging en nazorg Na afloop van de beurs begint een belangrijke periode. U gaat opvolging geven aan de beursleads! Naast de opvolging houdt u een interne evaluatie over de beurs: wat ging goed, wat kan beter en wat ging niet goed. Waardevolle informatie die van essentieel belang is voor een volgende beursdeelname. Om een goede opvolging te kunnen generen moet u al tijdens de beurs een aantal zaken op orde hebben; •
Zorg voor een goed registratiesysteem om alle contacten in vast te leggen
•
Maak na ieder gesprek een kort verslag welke voor iedereen binnen het bedrijf te begrijpen is.
Denk daarbij aan de NAW gegevens, inhoud van het gesprek en welke vervolg afspraken er gemaakt zijn.
Wees zuinig op de leadregistraties dit is het kapitaal van uw beursdeelname! Wanneer de beurs meerdere dagen duurt is het handig om per dag de leads terug te koppelen naar kantoor. Zo is het mogelijk dat er direct acties worden opgezet!
12 8
Evaluatie Evalueer zowel objectief als subjectief. Natuurlijk wilt u weten hoeveel bezoekers er zijn geweest, maar ook de vooraf gestelde doelstellingen zijn gehaald? De standbemanning kan vaak een helder beeld schetsen van de beurs in het algemeen. Evalueer de beursdeelname zo snel mogelijk dan zitten alle ervaringen nog vers in het geheugen. Het is handig als u tijdens het maken van het beursdeelname plan al een afspraak maakt voor de evaluatie. Evalueer na een aantal weken/maanden nog eens wat de contacten die u tijdens de beurs hebt opgedaan hebben opgeleverd. Soms gaan er enkele weken/maanden overheen voordat een prospect een daadwerkelijke klant wordt. Archiveer de evaluatie goed, dit kan je uitstekend gebruiken bij een volgende beursdeelname. Hiermee voorkomt u dezelfde fouten te maken. Opvolging Bij het opvolgen van de leads is het belangrijk om op te vallen! U bent namelijk niet de enige die documentatie of een mailing toestuurt. U heeft tijdens de beurs gevraagd hoe de prospect het liefst benaderd wilt worden, volg dit dan ook op. Tijdens de opvolging heeft het de voorkeur dat u zelf uw eigen leads opvolgt. Doe dit opvolgen binnen maximaal twee weken, na twee weken zal de prospect u niet meer op het netvlies hebben. Zorg ervoor dat de opvolging een persoonlijk tintje krijgt waarmee u wederom die aansluiting zoekt. Dit kunt u realiseren door notities toe te voegen op het leadsformulier, de notities kunnen zowel algemeen, persoonlijk en zakelijk zijn.
13
Notities ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................................................
14 8
Notities ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................................................................
16
Deze beurstips worden u aangeboden door NL EXPO. Uw partner voor standbouw, mobiel e presentatiesystemen & vormgeving. Bezoek op onze website www.nlexpo.nl voor meer handige tips. NL EXPO
tel.
+31 (0) 85 7500 401
Bleiswijkseweg 55
mail
[email protected]
2712 PB Zoetermeer (NL)
twitter @nlexpo
Beurstips is een uitgave van NL EXPO. Niets uit deze uitgave mag worden gebruikt zonder schriftelijke toestemming van NL EXPO
29/10/12
