BESTUURLIJK BELEIDSPLAN PAROCHIE H. CLARA 2014 – 2017
Definitief 17 december 2013 –1–
I. INLEIDING. De parochie H. Clara te Langeraar is op 1 april 2011 ontstaan uit de fusie van de autonome parochie HH Petrus en Paulus te Aarlanderveen/Ter Aar, O.L. Vrouw Hemelvaart te Nieuwkoop, H. Nicolaas te Nieuwveen, H. Martinus te Noorden, H. Adrianus te Langeraar en H. Johannes Geboorte te Zevenhoven. De H. Adrianus is aangewezen als parochiekerk. Samen met de parochie H. Franciscus te Roelofarendsveen e.o. behoort de parochie H. Clara tot de Clara- en Franciscus federatie. In de jaren 2011 en 2012 is door de leden van het bestuur van de parochie H. Clara veel energie gestoken in het oprichten en operationeel maken van de nieuwe parochie als entiteit. In april 2013 zijn de bestuursleden bijeen geweest om tot een eerste aanzet te komen van een strategisch bestuurlijk beleidsplan voor de jaren 2014 – 2017, dat tezamen met het in 2011 door het Pastoraal Team vastgestelde Pastoraal beleidsplan de basis zal gaan vormen voor de beleidsvorming in de parochie. In dit bestuurlijk beleidsplan staan de missie en visie van de parochie beschreven en de doelen die in de komende periode van vier jaar bereikt moeten worden. 2. TRENDS, ONTWIKKELINGEN en BEHOEFTEPATRONEN. Voor de vorming van beleid is van belang te weten welke ontwikkelingen zich voordoen in de maatschappij die van invloed (kunnen) zijn op de parochie, immers hiermee zal rekening gehouden moeten worden bij het formuleren van beleid en het stellen van haalbare doelen. Zonder volledigheid na te streven kunnen de volgende trends en ontwikkelingen worden herkend: − de ontkerkelijking zet door; − een toenemende vergrijzing; − de toename van de informatie- en communicatietechnologie (social media); − de man- vrouw relatie wijzigt, o.a. op de arbeidsmarkt (beiden een baan; minder tijd) − de individualisering zet door; − de wens (vaak eis) van meer invloed op besluiten die hen raken; − de opkomst van de mondige burger met als wens meer verantwoordelijkheid voor zichzelf, de buurt en elkaar. Maar het gaat vaak om tijdelijke en wisselende coalities gericht op bepaalde belangen. − de huidige welvaart is – naast vele andere factoren – ook van invloed op onze geloofsleven In de behoeftepiramide van Maslow bevindt de Nederlandse Maatschappij zich in de top (welvaartsniveau). De piramide is een door Abraham Maslow gepubliceerde hiërarchische ordening van behoeften. Maslow rangschikt de volgens hem universele behoeften van de mens in een hiërarchie. Volgens zijn theorie streeft de mens pas naar bevrediging van behoeften die hoger in de piramide zijn geplaatst, nadat de lager geplaatste behoeften zijn bevredigd.
Zelfontplooiing Behoefte aan waardering en erkenning Behoefte aan sociaal contact Behoefte aan veiligheid en zekerheid Lichamelijke (basis)behoeften −
2–
Ondanks de huidige crisis leven we in Nederland in een welvaartsmaatschappij, waarin veel andere zaken dan het geloof om aandacht vragen, omdat wij ons (in de regel) geen zorgen meer hoeven te maken om behoeften als onderdak, veiligheid, voeding etc. Het voortbestaan van de Geloofsgemeenschap (de Kerk) is wel verzekerd, maar omvang, invloed en zelfdragend vermogen zullen naar verwachting in de concurrentiestrijd met andere zaken nog minder worden. Ook in onze tijd echter, zijn veel mensen op zoek naar de zingeving in het leven. Het instituut Kerk komt daarbij niet vaak in beeld, omdat haar door tradities gevormde wijze van Geloofsbeleving kennelijk te weinig inspirerend is. Wel wordt nog met enige regelmaat bij belangrijke of ingrijpende gebeurtenissen in het leven, zoals huwelijk of overlijden, teruggevallen op de Kerk. De functie van de Kerk is dan versmald tot het verlenen van incidenteel pastoraat. Als gevolg van het afnemend kerkbezoek is opschaling één van de mogelijkheid om te overleven, maar ook hieraan kleven gevaren, omdat de afstand tussen Kerk en parochianen dan nog groter wordt. Doorvoeren van vernieuwingen en inspelen op de actualiteit zijn belangrijke uitdagingen waarvoor wij staan, echter zonder inbreuk te maken op de eigen unieke boodschap van het Evangelie van Jezus Christus en de 10 Geboden. 3. INHOUD BELEIDSPLAN. Het strategisch beleidsplan kent de volgende onderdelen: Kernwaarden Missie Visie Strategische doelen Operationele doelen Actieplan Bij de bespreking is uitgegaan van de systeempiramide van het systeemdenken. De Kernwaarden vormen de basis en geven richting aan de Missie en de Visie, die – op hun beurt – weer richting geven aan de doelen en de acties. Een hogere laag in de piramide vloeit voort uit en mag niet in strijd zijn met een lagere laag. Alle lagen in de piramide zijn en blijven zo met elkaar verbonden.
Acties Operationele doelen Strategische doelen Visie Missie Kernwaarden
4. KERNWAARDEN. Kernwaarden zijn herkenbare uitgangspunten als basis voor ons handelen. Kernwaarden geven aan waar een organisatie, in ons geval een parochie, zich in onderscheid van andere organisaties. Aan de kernwaarden kunnen anderen onze identiteit herkennen en worden de leden van de organisatie in staat gesteld zich te identificeren. Kernwaarden zijn uitgangspunten voor het bereiken van doelen. De parochie H. Clara is een gemeenschap die vanuit het geloof in God het Evangelie van Jezus Christus wil vieren en leven; een gemeenschap die respect heeft voor de Schepper en de schepping; –3–
een gemeenschap die staat in de traditie en deel uit maakt van de Rooms Katholieke Kerk en van daaruit schakel wil zijn tussen zij die voor ons waren en zij die na ons komen; een gemeenschap die in vieringen en andere bijeenkomsten samenkomt om te delen in geloof en vertrouwen; een gemeenschap die in staat is om wat in het Evangelie wordt beleefd te vertalen naar wat nodig is in de samenleving.
5. MISSIE. De missie is het antwoord op de vraag “waartoe zijn wij op aarde”. De aloude eerste vraag van de catechismus uit een eerdere periode van het bestaan van de Rooms Katholieke Kerk kan ook in onze tijd worden gesteld. Onze opdracht, onze missie is: De parochie H. Clara bestaat opdat wij een vitale Geloofsgemeenschap kunnen zijn en willen blijven, geïnspireerd door het Evangelie als richtsnoer voor ons leven. Dit is niet alleen de missie van het parochiebestuur, maar van alle geledingen die bij de parochie behoren. Voor het parochiebestuur geldt dan een aanvullende opdracht: alle bij de kerkgemeenschap behorende geledingen zodanig ondersteunen en inspireren dat zij bijdragen leveren aan de kerkgemeenschap die wij samen vormen. Ook heeft het parochiebestuur de opdracht om de verbindende schakel te zijn tussen de plaatselijke kerkgemeenschap en het bisdom Rotterdam op alle gebieden die niet tot de pastorale taken behoren. Tot slot ziet het bestuur het als haar taak om de schakel te zijn tussen plaatselijke kerkgemeenschap en externe instanties, instellingen en personen. Hierdoor wordt bereikt dat de plaatselijke geloofsgemeenschap midden in de samenleving staat. In het pastoraal beleidsplan van het pastoraal team voor de Clara- en Franciscus federatie staan kaders en uitgangspunten vermeld die mede de missie van de parochie in het algemeen en het bestuur in het bijzonder bepalen.
6. VISIE. In de visie wordt een toekomstbeeld geschetst hoe de parochie er uit ziet als concrete doelen vanuit de missie zijn gerealiseerd. Zowel in het schetsen van het toekomstbeeld (visie) als in het formuleren van doelen speelt het parochiebestuur een verantwoordelijke rol. Het bestuur is als eerste onderdeel van de gehele parochie aan zet om richtinggevende uitspraken te doen die leiden tot helder geformuleerde en haalbare doelen. De visie laat zich als volgt omschrijven: De parochie H. Clara is een parochie waar sprake is van een doorlopend proces van samenwerking tussen alle geledingen. Een parochie waar de financiën op orde zijn en gezond. Dit betekent dat er een goede verhouding is tussen inkomsten en uitgaven en dat de parochie in staat is om een sluitende (meerjaren)begroting op te stellen. In de parochie is sprake van stabiel kerkbezoek en zijn er voldoende voorgangers. Ook zijn er voldoende gemotiveerde en betrokken vrijwilligers en is er sprake van enthousiaste verbondenheid. De parochie is een uitnodigende gemeenschap die toegankelijk en laagdrempelig is en er werk van maakt om een communicatieve gemeenschap te zijn en een geoliede organisatie. In deze gemeenschap worden mensen gezien en gehoord en wordt actief gewerkt aan verdieping van het geloof. Daartoe wordt het pastoraal team gefaciliteerd en ondersteund. Het parochiebestuur is daarin dienstbaar en bereid en in staat om het pastoraal team te adviseren op diverse pastorale werkvelden. −
4–
7. STRATEGISCHE DOELEN. Als het onze missie, onze opdracht, is om een vitale kerkgemeenschap te zijn en te blijven, heeft dat invloed op de doelen die je stelt. De in de missie en visie geschetste beelden vragen om uitwerking, om geformuleerd beleid. dat kaders biedt aan het handelen van alle bij de kerkgemeenschap betrokken geledingen. Het eerste doel van het parochiebestuur is om beleidsterreinen te benoemen en daarvoor heldere doelen te formuleren. De volgende 7 beleidsterreinen zijn benoemd tot strategische doelen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Vitale lokale kerkgemeenschappen Samenwerking en solidariteit Aandacht voor jongeren Personeel en Vrijwilligers Financiën Beheer en onderhoud vastgoed 7. Communicatie
Strategische doel : Vitale lokale kerkgemeenschappen (parochiekernen) In een veranderende wereld met een toenemende ontkerkelijking is het als doel stellen dat de lokale kerkgemeenschappen vitaal zijn en blijven geen sinecure. Daartoe zullen alle zeilen bijgezet moeten worden. Naast het grote belang dat jongeren deelnemen aan de kerkgemeenschap, gaat het hierbij om een groot aantal voor de toekomst van de parochie essentiële aandachtsgebieden, zoals: − zijn (en blijven) er voldoende voorgangers; − zijn (en blijven) er voldoende vrijwilligers voor de vele taken die er zijn; − wat is de ontwikkeling in het kerkbezoek (info KASKI) − hoeveel dopelingen − hoeveel 1e communicanten − hoeveel vormelingen − hoeveel huwelijken − zijn we financieel gezond − hoe staat het met de koren − is het onderhoud van de kerk en overig vastgoed op orde − zijn de parochianen voldoende betrokken bij en geïnformeerd over de kerkelijke activiteiten − hoeveel kerkverlatingen zijn er − is er voldoende vernieuwingsdrang − etc. Om tot een goede analyse te kunnen komen en van daaruit doelen te kunnen stellen, is een opdracht aan onszelf om in de aankomende jaren voor deze aandachtsgebieden te inventariseren hoe vitaal we zijn. Ook gegevens/documenten van vóór de fusie worden hierbij betrokken. Een beproefde methode om te komen tot een goede 0-meting waarbij tevens informatie wordt vergaard voor het ontwikkelen van nieuw beleid is de zogenaamde SWOT-analyse waarbij per aspect de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen in beeld worden gebracht. De SWOT-analyse, oftewel een analyse van sterkten (Strengths), zwakten (Weaknesses), kansen (Opportunities) en bedreigingen (Threaths) wordt gebruikt als methodiek om de mogelijkheden te onderzoeken om de positie van een gebied te verbeteren. Door middel van een inventarisatie van
–5–
sterkten en zwakten wordt het onderwerp beoordeeld op haar karakteristieken (interne factoren). Met de inventarisatie van kansen en bedreigingen worden externe krachten (landelijke, regionale en lokale trends en ontwikkelingen) in beeld gebracht Als voorbeeld (ten dele uitgewerkt) : SWOT-analyse over de verbondenheid van de parochianen : Sterk: Zwak: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------* betrokkenheid bij de lokale kerk * afnemend kerkbezoek * historische band * afnemende inkomsten uit collectes * onderdeel van dorpsgemeenschap * vinden van voldoende vrijwilligers * * Kans: Bedreiging: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------* nieuwe ontwikkelingen doseren * een verdere opschaling (fusering parochies) * veel communiceren * vast (willen) houden aan het oude * * minder vieringen * * Strategische doel : Samenwerking en solidariteit
Bij elkaar komen is een begin, bij elkaar blijven is vooruitgang, met elkaar samenwerken is succes ! Het parochiebestuur ziet het bij Samenwerking als haar opdracht op de 6 geloofsgemeenschappen (parochiekernen) waaruit de parochie bestaat in een zo veel mogelijk voor alle betrokkenen aanvaardbaar tempo tot een hechte eenheid te smeden op bestuurlijk organisatorisch niveau. Het parochiebestuur zet de koers uit, maar doet dat in overleg met èn met behoud van draagvlak bij de besturen van de parochiekernen. Het “Besturenoverleg” waarbij (een delegatie van) de besturen elkaar minimaal 4 maal per jaar ontmoeten is van fundamenteel belang voor een goede afstemming, naast de bilaterale ontmoetingen tussen leden van het parochiebestuur en van locale besturen. Het parochiebestuur onderkent het grote belang van een blijvende betrokkenheid van parochianen bij hun “eigen kerk”. Financiële bijdragen worden gegeven voor de instandhouding van het eigen kerkgebouw en zullen niet snel gegeven worden voor kerken in de omgeving, ook al maken zij deel uit van de nieuwe parochie H. Clara. Bij besluitvorming op parochieel niveau zal daarom altijd veel aandacht uitgaan naar het behouden en verkrijgen van draagvlak en naar de (positieve of negatieve) maatschappelijke effecten die er zijn voor de lokale verbonden parochianen. Inzet van het parochiebestuur is het ontplooien van initiatieven die de “gezamenlijkheid” versterken en de “eenheid” benadrukken. Uitgangspunt van het bestuur is dat op beleidsniveau eenheid van beleid gerealiseerd is aan het einde van de periode van dit beleidsplan (2017), dan wel – waar locale verschillen daartoe nopen – dat het beleid zoveel mogelijk op elkaar is afgestemd . Uitgangspunt van het parochiebestuur is ook dat op uitvoeringsniveau zoveel mogelijk wordt samengewerkt en dat ontwikkelingen en initiatieven die voor allen of velen een meerwaarde hebben (zoals de centrale inkoop van energie) worden doorgevoerd. –6–
Als leidraad voor de samenwerking wil het bestuur hanteren: Parochiebestuur en Beheercommissies onderhouden een goede samenwerkingsrelatie. Wij motiveren, inspireren en ondersteunen elkaar. Onze inzet is om met behoud van de eigen identiteit initiatieven te ontplooien die de gezamenlijkheid versterken en de eenheid benadrukken Organisatorisch wil het bestuur dit ondersteunen door het benoemen van vaste commissies, o.a. op het vlak van: − financiën − beheer en onderhoud vastgoed − personeel en vrijwilligers − communicatie Ook ziet het bestuur het als haar opdracht om de (nog prille) samenwerking met de parochie H. Franciscus en op federatief niveau te intensiveren op de natuurlijke momenten die zich daartoe zullen voordoen. Financiële en personele solidariteit: Ontwikkelingen in de kerk(gemeenschap) kunnen er wellicht toe leiden dat moeilijke keuzes gemaakt moeten worden. Ook dit feit moeten wij onder ogen zien. Dit brengt het parochiebestuur bij het 2e thema waar het gaat om samenwerking, namelijk: de financiële en personele solidariteit. Solidariteit is noodzaak, maar hoe ver gaan we daarin mee ? Ergens ligt een grens. Bij de fusie van de parochies is afgesproken dat de gelden geoormerkt blijven voor elke parochiekern afzonderlijk. De financiële posities van de parochiekernen zijn zeer verschillend. De een heeft vermogen en bezittingen en kan dus “een stootje hebben” , de ander (veel) minder. In de komende jaren zullen wij een fundamentele discussie moeten voeren hoe wij handelen als een locale kerkgemeenschap niet meer in staat is om zelfstandig te functioneren vanwege het ontbreken van geldmiddelen, voldoende vrijwilligers of anderszins. Naar alle verwachting zal deze situatie zich in de komende jaren niet voordoen, maar dat ontslaat ons niet van de verplichting om over dat scenario na te denken, juist nu daar nog voldoende tijd voor is. Als basisvoorwaarde voor solidariteit vinden wij dat sprake zal moeten zijn van openheid en eerlijkheid naar elkaar toe. Solidariteit vraagt immers vertrouwen in elkaar en en moet “verdiend worden”. Strategische doel : Aandacht voor jongeren. Een kerkgemeenschap is een verzameling van mensen die met het Evangelie van Jezus Christus als uitgangspunt geloofsgemeenschap willen zijn met vieringen in de kerk als terugkerend moment van samenkomst en verbinding. In die verbinding ontmoeten de leden van de kerkgemeenschap niet alleen elkaar maar vooral God in hun leven en via de wereldkerk van Rome allen die door het doopsel tot de Rooms Katholieke Kerk behoren. Levend vanuit het Evangelie is er ook ruimte en aandacht voor ontmoeting van andersdenkenden. Om kerkgemeenschap te zijn moeten mensen elkaar willen ontmoeten op een plaats waar zij hun (gelovig) leven kunnen vieren. Het pastoraal beleidsplan voegt daar nog een belangrijke opdracht aan toe: Meer mensen worden gezien en gehoord. Wij doen dit opdat zij ervaren dat zij de moeite waarde zijn en om te ontdekken wat hun vragen en zorgen zijn, waar hun geloofsvragen liggen en wat zij van de parochies verwachten. –7–
Meer geloofsverdieping bij meer mensen. Wij doen dit omdat geloofsverdieping mensen doet groeien in geloof, omdat wij hiermee de mensen die wij nu het minst bereiken wellicht wel bereiken ėn omdat geloofsverdieping een prioriteit is van ons bisdom en onze kerkprovincie. Wanneer wij als kerkgemeenschap willen staan in de traditie, een schakel willen zijn tussen onze ouders en onze kinderen, dan wordt de opdracht duidelijk om de jeugd nadrukkelijk bij de gemeenschapsopbouw te betrekken. Zonder nieuwe schakels wordt de ketting verbroken en daarmee de rijke traditie. Hoewel het hier vooral gaat om een pastorale opdracht en verantwoordelijkheid ziet het bestuur het als haar taak om mee te denken en waar mogelijk het pastoraal team en de vrijwilligers te faciliteren in hun moeilijke taak om jongeren bij de Kerk te betrekken. Speerpunten van beleid in dit verband zijn : − het behouden van jongeren die al deel uitmaken van de kerkgemeenschap; − het ontwikkelen van activiteiten om jongeren te betrekken bij de kerkgemeenschap; − naast traditionele concepten (vieringen) ook via nieuwe middelen zoals sociale media en activiteiten jongeren trachten te interesseren voor de universele waarde het geloof; – beschikbaar stellen van budget en op andere wijze faciliteren Strategische doel : Personeel en Vrijwilligers In opdracht van het Bisdom zullen de werknemers in dienst van de parochie binnen 5 jaar na oprichting in dienst treden van de federatie, d.w.z. uiterlijk in 2016. Naast werknemers zijn er anderen die geen dienstbetrekking naar burgerlijk recht hebben, maar wel voor de Kerk werkzaam zijn. Nagegaan moet worden of en zo ja welke actie voor hen gewenst is. Een belangrijke vraag is: Hoe groot moet de gemeenschap zijn en welke participatie is er nodig om als vitale parochie te kunnen blijven functioneren. De vele taken binnen de kerkgemeenschap vragen veel inzet van de gelovigen en met name van hen die zich als vrijwilliger inzetten. Vrijwilligers voor pastorale taken, bestuurlijke taken, uitvoerende taken. Vooral aan hen ontleent de geloofsgemeenschap haar vitaliteit en ontwikkelt het zelfdragend vermogen van de parochie zich. Indien een gemeenschap steeds minder in staat is om aan haar inspanningen te voldoen zal naar wegen gezocht moeten worden om elkaar te ondersteunen, bijvoorbeeld in de vorm van samenwerken, centrale uitvoering (centraal secretariaat) of uitbesteden. Op 17 april 2013 heeft het bestuur het Vrijwilligersreglement vastgesteld, een product van een actieve werkgroep. Het vrijwilligersbeleid staat daarmee in de steigers. De in het Reglement benoemde acties zullen in de komende tijd uitgewerkt worden. Bij het zoeken naar vrijwilligers zal – in aansluiting op de ontwikkelingen in de maatschappij onderscheid gemaakt moeten worden naar hen die zich langdurig willen binden en hen die zich alleen projectgewijs willen verbinden. Persoonlijke benadering blijft een belangrijke weg om potentiële vrijwilligers te vinden. Een goede parochieadministratie kan hierbij behulpzaam zijn. Belangrijk is ook dat vrijwilligers worden ondersteund, worden gewaardeerd, weten wat hun taak en verantwoordelijkheid is, cursussen kunnen volgen etc. en dat de vrijwilligers(groepen) in de parochiekernen elkaar leren kennen en van elkaar kunnen leren, mogelijk zelfs kunnen gaan samenwerken. Uitgangspunt is dat vrijwilligers geen vergoeding ontvangen. Wel kunnen in overleg onkosten vergoed worden. –8–
In opdracht van het Bisdom zullen kandidaten voor bepaalde vrijwilligersfuncties een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten aanvragen en overleggen voordat benoeming kan plaatsvinden. Strategische doel : Financiën De parochie H. Clara heeft o.a. als doel financieel beleid te formuleren en uit te voeren dat bijdraagt aan een financieel gezonde kerkgemeenschap die daardoor in staat is om als kerkgemeenschap te blijven bestaan en zich verder te ontwikkelen. Indicatoren zijn: − Jaarlijks een gezonde begroting (zonder noemenswaardig financieringstekort) inclusief de voorgeschreven reserveringen “groot onderhoud kerkgebouw” en de verplichte afdrachten. Waar het in enig jaar niet mogelijk blijkt dit te realiseren, dan zal ten minste in een op te stellen meerjarenbegroting budgetneutraliteit wel het doel zijn; − Jaarlijks een rekening en verantwoording volgens de richtlijnen van het bisdom; − Er wordt niet structureel ingeteerd op het parochieel vermogen. Op dit moment is de financiële positie van de parochie H. Clara zorgelijk. Jaarlijks blijkt bij vaststelling van de begroting en de jaarrekening sprake van een (aanzienlijk) tekort. Het vermogen is te klein om op de duur alle uitgaven te kunnen betalen, tenzij wordt overgegaan tot verkoop van bezittingen. Om een goed inzicht te krijgen in de langjarige ontwikkeling van inkomsten en uitgaven zullen meerjarenramingen opgesteld gaan worden. Het gaat hierbij om een meerjarenbegroting voor de komende 4 jaar en een meerjarenonderhoudsplan vastgoed voor de periode 2014 – 2025. Ook zal beleid ontwikkeld worden om de inkomsten te verhogen en de kosten te verlagen. De bestaande verschillen in de financiële administraties van de parochiekernen zullen geharmoniseerd worden. Strategische doel : Beheer en onderhoud vastgoed Uitgangspunt voor het parochiebestuur is: Zes kerken handhaven in zes kernen met de bijbehorende kerkelijke voorzieningen ! Goed onderhoud van het vastgoed en aanpassing aan de eisen van de tijd zijn belangrijk, omdat achterstallig onderhoud op den duur meer kosten met zich meebrengt dan tijdig actie ondernemen. Uitgangspunt is dat de parochiekernen via het oormerken van gelden in staat moeten zijn om de “eigen” gebouwen en terreinen te onderhouden, ook al zijn deze juridisch eigendom van de parochie. Waar dat niet (meer) mogelijk is, zal ten principale besluitvorming moeten plaatsvinden in hoeverre andere parochiekernen in financiële zin zullen bijdragen aan noodzakelijk onderhoud. Zie hiervoor de opmerkingen van het bestuur bij “ Samenwerking en solidariteit”. Het parochiebestuur vindt het van belang binnen enige tijd een discussie over dit thema te voeren en wel op een moment dat deze situatie zich nog niet voordoet. In relatie tot het streven naar een financieel gezonde gemeenschap zullen investeringen in vastgoed door het parochiebestuur vanuit haar algemene verantwoordelijkheid voor het geheel worden beoordeeld op nut en noodzaak. Investeringen dienen verder sober en doelmatig te zijn. Zeker naarmate de investeringsbedragen hoger worden, zal het noodzakelijk zijn om een bepaald percentage te verwerven uit additionele inkomsten, zoals sponsoring, acties, subsidies etc. Hiervoor zal beleid ontwikkeld worden Ook gezamenlijk inkopen is in dit verband een thema. Via het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan voor de periode 2014 – 2025 kan in een vroegtijdig stadium overleg en besluitvorming plaatsvinden over gewenste investeringen. –9–
Strategische doel : Communicatie De parochie H. Clara stelt zich ten doel de interne en externe communicatie zodanig in te richten dat alle bij de kerkgemeenschap betrokken leden zich thuis voelen, gewaardeerd en gehoord. Bij ingrijpende besluiten zal de mening van de parochianen worden gevraagd. Het parochieblad Samenstromen voldoet aan de behoefte als informatiedrager en wordt vanwege inhoud en hoge kwaliteit zeer gewaardeerd. Doel, is het huidige niveau vast te houden en de informatie waar mogelijk nog meer toe te spitsen op zaken die gaan komen in plaats van terugkijken op. Ook de borging van de jongerenpagina heeft de aandacht. De website wordt nog onvoldoende als informatie- en mediadrager benut. Doel is daar verandering in te brengen. Het door het federatiebestuur vastgestelde communicatieplan zal vertaald worden naar acties op parochieel niveau. Nagegaan zal worden in hoeverre nieuwe technologieën, zoals social media, een rol kunnen vervullen bij het bereiken van de doelstellingen van dit beleidsplan. De parochie stelt zich tot slot tot doel de externe communicatie zodanig in te richten dat parochianen en ook niet-parochianen kennis kunnen nemen van onze activiteiten en waar mogelijk daaraan deel kunnen nemen. 8. OPERATIONELE DOELEN In dit hoofdstuk vindt vanuit de basiselementen Kernwaarden, missie, visie en strategische doelen een verdiepingsslag plaats naar de concrete doelen die in de periode van het beleidsplan bereikt moeten gaan worden om de Visie (het toekomstbeeld) te bereiken. Gestreefd wordt naar volledigheid, maar op onderdelen zal na de vaststelling van het beleidsplan nog nadere uitwerking moeten plaatsvinden. Operationele doelen Vitale locale kerkgemeenschappen: 1. Het uitvoeren van een 0-meting (SWOT-analyse) ten aanzien van de belangrijkste aandachtsgebieden voor het vormen van vitale kerkgemeenschappen 2. Het maken van beleid op basis van de uitslag van de 0-meting. Operationele doelen Samenwerking en solidariteit: 1. Het voeren van een fundamentele discussie hoe wij handelen als een locale kerkgemeenschap niet meer in staat is om zelfstandig te functioneren vanwege het ontbreken van geldmiddelen, voldoende vrijwilligers of anderszins. Operationeel doelen Aandacht voor jongeren: 1. Het ontwikkelen van beleid voor het behouden van jongeren die al deel uitmaken van de kerkgemeenschap 2. He ontwikkelen en faciliteren van activiteiten om jongeren te betrekken bij de kerkgemeenschap. 3. Naast traditionele concepten (vieringen) ook via nieuwe middelen zoals sociale media en activiteiten jongeren trachten te interesseren voor de universele waarden van het geloof. 4. In de communicatie meer aandacht geven aan de jeugd.
– 10 –
Operationele doelen Personeel en Vrijwilligers 1. Het benoemen van een vrijwilligerscoördinator in de besturen 2. Het oprichten (formaliseren) van een werkgroep vrijwilligers 3. Het voorbereiden en realiseren van de overdracht van het werkgeverschap aan het federatiebestuur 4. Uitvoering geven aan (de acties in) het vastgestelde Vrijwilligersreglement 5. Vaststellen van beleid op het vlak van Waardering van vrijwilligers en jubilea 6. Vaststellen van beleid voor het toekennen van onderscheidingen. 7. Vaststellen van beleid voor het werven van vrijwilligers 8. Het verzorgen van de ledenadministratie in Navision. 9. Twee-jaarlijks inventariseren van de wensen van de vrijwilligers 10. Het maken van een inventarisatie van alle bij de kerkgemeenschap betrokken groeperingen. Van elk van de groeperingen is bekend: Waarom: waarom bestaat deze groep Wat: welke doelen wil zij bereiken Hoe: op welke wijze gaan zij deze doelen bereiken Wie: wie maken deel er deel van uit. Welke : wensen heeft men en welke knelpunten Door het hanteren van een eenvoudig format zal een overzichtelijke opsomming van alle geledingen beschikbaar kunnen komen. Het doel van de opsomming is vierledig: a. hoe dragen de afzonderlijke geledingen bij aan de missie en visie van de parochie b. ten behoeve van de interne communicatie kan elke betrokkene weten wie een bijdrage levert aan de kerkgemeenschap c. hoe kunnen afzonderlijke geledingen samenwerken d. het levert informatie op (0-meting), zodat de ontwikkelingen kunnen worden gevolgd. Operationele doelen Financiën: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Het oprichten (formaliseren) van een werkgroep financiën Het jaarlijks vaststellen van begroting en jaarrekening Het jaarlijks bijstellen van een meerjarenbegroting voor 4 jaar Het opstellen van beleid voor het verwerven van inkomsten Het opstellen van beleid voor het verlagen van de kosten (bezuinigingsbeleid) In overleg met de gebouwenbeheerders opstellen en jaarlijks bijstellen van een meerjaren onderhoudsprogramma (MOP) Inventariseren en waarderen van de bezittingen (onroerende en roerende goederen) Het volledig operationeel maken van Navision, financiële module. Het uniformeren van de financiële administraties Het vaststellen van beleggingsstatuut Het harmoniseren van de tarieven Het vaststellen van beleid voor het beheer van contant geld. Het evalueren van de financiële afspraken gemaakt tijdens het fusie-proces (het oormerken van de gelden)
– 11 –
Operationele doelen Beheer en onderhoud vastgoed: 1. Het benoemen van een contactpersoon in de besturen 2. Het oprichten (formaliseren) van een werkgroep Beheer en onderhoud Vastgoed 3. In overleg met de gebouwenbeheerders en de penningmeesters opstellen van een meerjaren onderhoudsprogramma 2014 – 2025 (MOP) voor het beheer en onderhoud van het vastgoed 4. Gezamenlijk inkopen van energie 5. Inventariseren van de lopende contracten 6. Het inventariseren / afstemmen van de lopende verzekeringen 7. Het vaststellen van beleid voor de verhuur van (kerk)gebouwen. 8. Het vaststellen van beleid voor het gebruik en beheer van begraafplaatsen. 9. Het vaststellen van beleid voor het verwerven van inkomsten. 10. Het vaststellen van beleid voor het verlagen van uitgaven 11. Nagegaan zal worden hoe meer gezamenlijk kan worden ingekocht. Operationele doelen Communicatie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Het benoemen van een contactpersoon in de besturen Het oprichten van een werkgroep communicatie Meer aandacht voor jongeren Het betrekken van de parochianen bij (voor hen) ingrijpende besluiten Het evalueren van het parochieblad Samenstromen Het evalueren en verhogen van de kwaliteit van de website Het evalueren van de overlegstructuren Het geven van bekendheid aan de vrijwilligerstaken Het adviseren over de rol die social media kunnen vervullen Het bepalen van overige acties, o.a. op basis van het door het federatiebestuur vastgesteld communicatieplan.
…................................................................
- 12 -
