Gemeente Zedelgem, dienst financiën Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem 050/288 333 // 050/208 228
Gemeente Zedelgem
ons kenmerk TL 2012-20
datum 04/04/2012
bladnr. 1/6
BESTEK TL 2012-20 ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING Algemene administratieve bepalingen en voorwaarden van een overheidsopdracht van DIENSTEN
Aanbestedende overheid Gemeente Zedelgem
Benaming van de dienst Concessie uitbating cafetaria sporthal De Strooien Hane Loppem
Naam en adres van de ontwerper Gemeente Zedelgem Financiële dienst Snellegemsestraat 1 8210 Zedelgem 050 288 333 - 050 208 228 -
[email protected]
Inlichtingen Technische inlichtingen i.v.m. dit bestek kan u verkrijgen bij: – David Rubben – Dienst sport, Snellegemsestraat 1 te 8210 Zedelgem – 050/288 603 -
[email protected]
Gemeente Zedelgem, dienst financiën Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem 050/288 333 // 050/208 228
Gemeente Zedelgem
ons kenmerk TL 2012-20
datum 04/04/2012
bladnr. 2/6
Toepasselijke reglementering Op deze opdracht is volgende reglementering van toepassing (voor zover er niet wordt van afgeweken door de bijzondere bepalingen van dit bestek): – wet van 24 december 1993 (BS van 22/01/1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; – koninklijk besluit (KB) van 8 januari 1996 (BS van 26/01/1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; – koninklijk besluit (KB) van 26 september 1996 (BS van 18/10/1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit KB betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden; Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing en elke geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgische gerecht.
Deel I: Reglementaire en verordenende bepalingen Algemeen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht totdat de kandidaat is aangesteld. De bepalingen hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen.
Aanbestedende overheid Gemeente Zedelgem, Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem.
Voorwerp van de opdracht De uit te voeren opdracht betreft: concessie tot de uitbating van de cafetaria in sporthal De Strooien Hane te Loppem. De opdracht vangt aan op 1 augustus 2012 voor een periode van 3 jaar. De opdracht kan maximaal tweemaal stilzwijgend worden verlengd met een periode van 3 jaar. Details zijn terug te vinden in de technische bepalingen.
Wijze van gunnen van de opdracht De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (wet van 24 december 1993, art. 17 § 2, 1° a).
Kwalitatieve selectiecriteria Volgende documenten worden bij de offerte gevoegd: Uitsluitingcriteria: Een verklaring op erewoord dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld; - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan;
Gemeente Zedelgem, dienst financiën Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem 050/288 333 // 050/208 228
Gemeente Zedelgem
ons kenmerk TL 2012-20
datum 04/04/2012
bladnr. 3/6
- in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; - in orde is met de betaling van belastingen; - zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen. Technische bekwaamheid: – uittreksel uit het strafregister, model 2 voor de uitoefening van een activiteit die valt onder een van volgende themagebieden: opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie en begeleiding van minderjarigen (het vroegere “bewijs van goed gedrag en zeden; op te vragen bij het gemeentebestuur of via e-loket; rekening houden met afleveringstermijn van ± 1 week); – een medisch attest waaruit blijkt dat de inschrijver in de horeca kan en mag werken. – een lijst van de voornaamste gelijkaardige uitgevoerde diensten; – curriculum vitae met referenties
Wijze van prijsbepaling Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht voor een globale prijs.
Opmaak van de offerte De offerte wordt in één exemplaar (artikel 103 KB van 8 januari 1996) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in artikel 90 van het KB van 8 januari 1996. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden: “Ik, ondergetekende .......... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het (de) door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier en inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door het bestuur vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden.”
Informatiesessie Er is een informatiesessie met rondleiding voorzien op dinsdag 15 mei 2012 om 19.30 u in De Strooien Hane. Tijdens deze sessie wordt uw attest plaatsbezoek ingevuld en ondertekend. Indien u op de voorziene datum niet aanwezig kan zijn, kan een nieuwe afspraak worden gemaakt.
Indiening van de offerte De inschrijving wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop wordt vermeld: inschrijving concessie SH – 22/05/12 – TL 2012-20. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met de vermelding ‘offerte concessie SH - financiën’ met volgende gegevens: College van Burgemeester en Schepenen Gemeente Zedelgem Snellegemsestraat 1 8210 Zedelgem De uiterste datum van indienen van de offertes is dinsdag 22 mei 2012 (tot 12 uur), bij de dienst sport.
Gemeente Zedelgem, dienst financiën Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem 050/288 333 // 050/208 228
Gemeente Zedelgem
ons kenmerk TL 2012-20
datum 04/04/2012
bladnr. 4/6
Criteria voor gunning van de opdracht Het gemeentebestuur kiest de regelmatige offerte die haar het voordeligst lijkt na beoordeling van onderstaande gunningscriteria, in orde van belangrijkheid: 1. Vakkundigheid: ................................................................................................. 40 punten 2. Visie over de uitbating: ..................................................................................... 40 punten 3. Investerings- en onderhoudsplan: .................................................................... 20 punten Vakkundigheid Om uw vakkundigheid te beoordelen, vragen wij volgende informatie: - referenties en ervaringen met dergelijke concessies en/of algemeen in de horeca-sector - curriculum vitae met referenties Visie over de uitbating Om uw visie over de uitbating te beoordelen vragen wij een uiteenzetting van maximum 2 A4-bladzijden bij de offerte te voegen, waarbij minimaal volgende zaken aan bod komen: - aanpak en uitbating van de cafetaria gedurende de loop van het contract - samenwerking met de gemeente en de dienst sport - samenwerking met het verenigingsleven - medewerking aan het verhuur van de lokalen in het centrum Investerings- en onderhoudsplan Om dit criterium te beoordelen, vragen wij een uiteenzetting van maximum 2 A4-bladzijden bij de offerte te voegen, waarbij minimaal volgende zaken aan bod komen: - inrichtingsconcept (o.a. gebruik materialen, indeling lokalen, inrichting en technische installaties keuken) - te nemen maatregelen ter beperking van het energieverbruik - te realiseren investeringen voor een kwaliteitsvolle uitbating - concrete uitvoering van het onderhoudsplan (vb. opstellen weekschema) - ev. een voorstel tot inrichtingsplan van de cafetaria en bijbehorend terras Bovenvermelde criteria worden besproken tijdens het sollicitatiegesprek. Dit sollicitatiegesprek telt dus mee bij de beoordeling van alle criteria. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het bijgevolg quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte worden uitgesloten. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van het bestek en het concessiecontract en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zelfs wanneer deze op één of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.
Gestanddoeningstermijn De inschrijver blijft gedurende 90 kalenderdagen door zijn offerte gebonden.
Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met het opdrachtgevend bestuur.
Duur van de opdracht De opdracht vangt aan op 1 augustus 2012 voor een periode van 3 jaar. De opdracht kan maximaal tweemaal stilzwijgend worden verlengd met een periode van 3 jaar. In deze termijn is een proefperiode van 6 maanden begrepen. Bij voortijdige beëindiging van het contract wordt de opdracht gesloten met de eerstvolgende beschikbare kandidaat. De concessionaris kan de overeenkomst niet opzeggen voor het einde van de termijn van 3 jaar.
Gemeente Zedelgem, dienst financiën Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem 050/288 333 // 050/208 228
Gemeente Zedelgem
ons kenmerk TL 2012-20
datum 04/04/2012
bladnr. 5/6
Zowel de aangestelde concessionaris als het bestuur kan de opdracht opzeggen mits een aangetekende betekening 6 maanden voor aanvang van iedere periode, te weten voor 01/02/2015 en 01/02/2018. Deze opdracht neemt in ieder geval een einde op 31/07/2021 zonder voorafgaandelijke opzegging door een der partijen. Vroegtijdige beëindiging van het contract: zie artikel 4 van het concessiecontract.
Deel II: Administratieve en contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voorzover er niet van wordt afgeweken, is het KB van 26 september 1996 (BS van 18/10/96), en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit van toepassing.
Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door David Rubben (dienst sport, Snellegemsestraat 1 te 8210 Zedelgem).
Bankwaarborg Voor deze opdracht wordt een bankwaarborg geëist van driemaal de maandelijkse concessievergoeding. Het bewijs van borgstelling moet binnen de 30 kalenderdagen na toewijzing worden verstuurd naar het aanbestedend bestuur.
Vrijgave van de bankwaarborg De bankwaarborg zal in éénmaal worden vrijgegeven na beëindiging van het concessiecontract, indien bij de plaatsbeschrijving geen schade wordt vastgesteld die ten laste van de concessiehouder valt. De concessionaris stuurt het verzoek tot vrijgave van de bankwaarborg naar het aanbestedend bestuur.
Prijsherziening Zie artikel 14 van het concessiecontract.
Betalingen De concessievergoeding wordt telkens bij aanvang van de maand betaald op rekening van het bestuur.
Deel III: Technische bepalingen Algemeen Concessie tot de uitbating van de cafetaria in sporthal De Strooien Hane te Loppem. De opdracht vangt aan op 1 augustus 2012 voor een periode van 3 jaar. De opdracht kan maximaal tweemaal worden verlengd met een periode van 3 jaar. Locatie: De Strooien Hane, A. Van Caloenstraat 2 te 8210 Loppem. De in concessie gegeven lokalen zijn: cafetaria en bijbehorende lokalen (detail: zie artikel 4 van het concessiecontract).
Gemeente Zedelgem, dienst financiën Snellegemsestraat 1, 8210 Zedelgem 050/288 333 // 050/208 228
Gemeente Zedelgem
ons kenmerk TL 2012-20
datum 04/04/2012
bladnr. 6/6
De maandelijkse concessievergoeding bedraagt 300,00 EUR exclusief btw, andere belastingen en energiekosten. De energiekosten zijn ten laste van de concessionaris: - aardgasverbruik wordt rechtstreeks gefactureerd door de energieleverancier; - elektriciteitsverbruik wordt na opname van de tussentellers gefactureerd door het bestuur; - waterverbruik wordt niet gefactureerd.
Informatiesessie Er is een informatiesessie met rondleiding voorzien op dinsdag 15 mei 2012 om 19.30 u in De Strooien Hane. Tijdens deze sessie wordt uw attest plaatsbezoek ingevuld en ondertekend. Indien u op de voorziene datum niet aanwezig kan zijn, kan een nieuwe afspraak worden gemaakt.
Deel IV: Bijlagen Bijlagen: - concessiecontract - grondplan De Strooien Hane - offerteformulier incl. verklaring op erewoord - attest plaatsbezoek
