Bestek. Nationale Loterij

Bestek Overheidsopdracht voor levering en installatie van nieuwe omhulsels EUROMILLIONS voor buitenlichtreclame met eenzelfde ontwerp + technische specificaties als de bestaande LOTTO- & SCOOORE!lichtbakken Nationale Loterij

Auteurs: Marleen Segers en Martijn Gousseau Referenties: OPI/PRO/RM/KH/CA/2014/36 Staat: Finale versie Uiterste datum voor indiening van de offertes: 18/07/2014 om 11u00

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 Geachte, De Nationale Loterij wil middels deze overheidsopdracht op transparante wijze een bewuste keuze maken voor de vervanging van bestaande buitenlichtreclame voor SCOOORE! door nieuwe schelpen met het gerestylede logo EUROMILLIONS. Voor buitenlichtreclame EUROMILLIONS heeft NL op dit moment nog geen aanbestedingsproces gedaan. NL heeft wel al een prototype laten maken. Van dit prototype vindt u in bijlage de technische tekeningen. Wie dit wenst, kan dit prototype komen bezichtigen op de hoofdzetel van NL. NL wil een overeenkomst aangaan met een productiefirma voor de aanmaak en installatie van de EUROMILLIONS schelpen met eenzelfde ontwerp + technische specificaties als de bestaande LOTTO- & SCOOORE!-lichtreclame. De geraamde waarde van deze opdracht bedraagt 115.000 euro excl. BTW. De Nationale Loterij hanteert bij de aanbesteding de algemene beginselen van mededinging van de Europese Unie, zoals daar zijn: transparantie, gelijke behandeling, objectiviteit en proportionaliteit. Daartoe worden de volgende van elkaar onderscheiden verrichtingen uitgevoerd: -

controleren op aanwezigheid uitsluitingsgronden

-

beoordelen of inschrijver voldoet aan de minimum geschiktheidseisen

-

vaststellen volledigheid en geldigheid inschrijving

-

verificatie van de prijzen

-

meedelen gunningbeslissing

Indien deze opdracht u interesseert, nodig ik u uit een inschrijving te doen. De aanmelding dient de hoofdzetel van de Nationale Loterij conform de hierna opgesomde voorwaarden ten laatste op vrijdag 18 juli 2014 om 11.00 uur te bereiken, bij voorkeur per aangetekende brief of door persoonlijk afgeven. 1

AFWIJKINGEN AUR

Geen. De bepalingen van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013, blijven onverkort van toepassing op de opdracht. 2

VOORWERP OPDRACHT

Verlichte borden en naamplaten - CPV 31523000, 39174000. 3

AANBESTEDENDE INSTANTIE

Nationale Loterij, naamloze vennootschap van publiek recht (afgekort NL) Belliardstraat 25-33 B –1040 Brussel Registratienummer 0223.967.357 Web: www.nationale-loterij.be Leiding en controle op de uitvoering: Dhr. Arnaud Hermesse, Sales Director

OPI/PRO/RM/KH/CA/2014/36

pagina 2 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 4

GUNNINGSWIJZE

Open aanbesteding. 5

TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN

De inschrijver moet zich schikken naar de contractuele en administratieve bepalingen van onderhavig bestek alsook naar de bepalingen in de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, en de koninklijke uitvoeringsbesluiten. Opgelet: Elk voorbehoud of het afwijzen van één van deze bepalingen, of elke weigering om een van die bepalingen toe te passen, kan de onregelmatigheid van de offerte met zich meebrengen. 5.1. Wettelijke bepalingen -

wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006

-

wet van 17 juni 2014 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten

-

koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren

-

koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken

-

elke andere wetgeving die in voege is op de dag waarop de offertes worden geopend, en die bovengenoemde wetten en besluiten aanvult en/of wijzigt.

6

FUNCTIONELE EN TECHNISCHE SPECIFICATIES

In 2013 heeft de Nationale Loterij meer dan 1.000 van haar verkooppunten voorzien van een buitenlichtreclame voor SCOOORE!, de sportweddenschappen van de Nationale Loterij. De Nationale Loterij beschikt over de eigendoms- en productierechten van deze buitenlichtreclame. Bij 372 verkooppunten moeten de SCOOORE!-schelpen van de lichtreclame worden verwijderd en vervangen door een schelp EUROMILLIONS. Er dient geen muurbeugel of elektra te worden geleverd. Deze worden gerecupereerd uit de bestaande SCOOORE! Buitenlichtreclame (zie foto’s in technische fiche). De lichtreclames bestaan in 2 verschillende uitvoeringen :

6.1

-

Dubbelzijdig (90°)

-

Enkelzijdig (180°) Schelp voor dubbelzijdige EUROMILLIONS lichtreclame

Er wordt vertrokken van twee gethermovormde en UV-bestendige PMMA-schelpen die over het interne basisframe geschoven en geborgd worden. Uitgangsdikte van de PMMA bedraagt 3 mm. Het aanbrengen van het logo gebeurt door combinatie van zeefdruktechnieken (achterkant) en applicatie van translucente 3M folie (voorkant). Het logo vindt u als bijlage D. Het dégradé-effect van de blauwe achtergrond moet gerespecteerd worden.


pagina 3 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 Het interne basisframe is opgebouwd uit alu profielen die na assemblage gepoederlakt worden in de witte kleur. Het frame biedt stevigheid aan de ommanteling van de lichtkast en waarborgt ook de vasthechting van de ommanteling en de muurbeugel. Op het interne frame worden de verlichtingsunits gemonteerd. (Zie technical file bijlage E) 6.2

Schelp voor enkelzijdige EUROMILLIONS lichtreclame

Er wordt vertrokken van een gethermovormde en UV-bestendige PMMA-schelp die op de rugplaat van de lightsign wordt gemonteerd. Uitgangsdikte van de kunststofplaat bedraagt 3 mm. Het aanbrengen van het logo gebeurt door combinatie van zeefdruktechnieken (achterkant) en applicatie van translucente 3M folie (voorkant). Het logo vindt u als bijlage D. Het dégradé-effect van de blauwe achtergrond moet gerespecteerd worden. 6.3

Oppervlaktebehandeling

Zeefdrukwerk moet minimum 7 jaar garantie bieden m.b.t. hechting en verkleuring. Thermisch verzinken gebeurt volgens de norm NBN EN ISO 1461. 6.4

Installatie in het verkooppunt

Enkelzijdige EUROMILLIONS lichtreclame: Bij de installatie in het verkooppunt wordt de SCOOORE!-schelp verwijderd door middel van 4 kruisvijzen. De binnenzijde van de lightsign wordt nagekeken en gereinigd. De nieuwe schelp met EUROMILLIONS logo wordt geplaatst en door middel van vier kruisvijzen vastgezet. De SCOOORE!-schelpen worden meegenomen en vernietigd door de gekozen inschrijver op zijn kosten. Dubbelzijdige EUROMILLIONS lichtreclame: Bij de installatie in het verkooppunt wordt de dubbelzijdige SCOOORE!-schelp verwijderd door middel van 4 imbusbouten. De waterdichte verbinding tussen de LED strings in de SCOOORE!-schelp en de muurbeugel wordt losgemaakt (eenvoudig kliksysteem). Nadien worden de LED strings die met twee kruisvijzen vastgemaakt zijn in de Scoore-schelp losgemaakt. Er dient voor gezorgd te worden dat de elektrische verbinding tussen de twee LED strings niet beschadigd wordt. Deze componenten worden gereinigd. De SCOOORE!-schelpen worden meegenomen en vernietigd door de gekozen inschrijver op zijn kosten. Nadien worden de LED strings op dezelfde wijze in de EUROMILLIONS-schelp geplaatst. De elektrische verbinding tussen de twee LED-strings moet door middel van dubbelzijdige tape worden vastgemaakt aan het aluminium uiteinde van de light sign. Dit om te verhinderen dat de kabel zichtbaar is in het logo van de light sign. De EUROMILLIONS schelp wordt elektrisch verbonden met de muurbeugel en nadien over de muurbeugel geschoven en door middel van de vier imbusbouten vastgemaakt. 6.5

Preproductie staal, testen en keuringen

Van elk type zal een preproductiestaal, inclusief branding, ter keuring moeten voorgelegd worden. De preproductie stalen moeten aan de dienst ‘Trade Marketing’ voorgelegd worden, die zal zorgen voor een goedkeuring ‘Bon à tirer / goed-voor-druk’ (BAT) hiervan.


pagina 4 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 Het staat de Nationale Loterij vrij om testen uit te voeren op deze preproductiestalen. De kosten aangaande deze test zullen verhaald worden op de (winnende) inschrijver. Opgelet: Indien zou blijken dat de geleverde materialen, assemblage (kwalitatieve lasnaden, vacuümvorming en verlijming inbegrepen), montage, en kwalitatieve afwerking niet aan de kwaliteitsvereisten voldoen, kan de Nationale Loterij het preproductiestaal en/of de levering weigeren en een herproductie eisen. Deze herproductie mag geen meerkost met zich meebrengen. Een tweede preproductiestaal dient maximaal 1 week na het afkeuren van het eerste productiestaal geleverd te worden. De verantwoordelijke persoon voor de ontvangst van het fabricatiestaal is Martijn Gousseau (dienst Trade Marketing). 6.6

Hoeveelheid

In een eerste fase zullen 372 winkelpunten worden voorzien van een nieuw schelp. De precieze verhouding van het aantal dubbelzijdige en enkelzijdige schelp zal bij de bestelling meegedeeld worden. 6.7

Bijkomende leveringen

Binnen de 3 jaar na de gunning kan de Nationale Loterij beslissen een bijbestelling te plaatsen van maximaal 150 nieuwe schelpen. In hoofde van de winnende aanbieding geldt een leveringsplicht. In hoofde van de Nationale Loterij bestaat geen afnameverplichting. 6.8

Leveringstermijn

Maximaal 5 weken (vanaf goedkeuring van preproductie staal). 6.9

Verpakking

Elke schelp dient individueel verpakt te worden als volgt: -

in een plastic wikkel (PE noppenfolie) ;

-

en in een kartonnen doos (afm. +/- 250 x 240 x 375) met dubbele golf (d.w.z. kruisverpakking => doos bestaand uit één deel) met afzonderlijk vermelding van SAP nummer + artikelomschrijving in het Frans en in het Nederlands (= etiquettering).

6.10

Leveringsvoorwaarden

De aanbieder is aansprakelijk voor de goederen tijdens het transport. De aanbieder is verantwoordelijk voor het transport. De levering door een transportondernemer of een onderaannemer ontslaat de opdrachtnemer (leverancier) in geen enkel geval van zijn verplichtingen betreffende de leveringsvoorwaarden. 6.11

Rollout

De communicatie en feedback tussen inschrijver en Nationale Loterij dient te gebeuren door het gebruik van een SPOC (Single Point Of Contact). De SPOC bij Nationale Loterij is: Martijn Gousseau (Trade Marketing Adviser) Belliardstraat 25-33 1040 Brussel


pagina 5 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 tel:02/238.48.33 email: [email protected] De inschrijver ontvangt van de Nationale Loterij een digitale listing (formaat Excel) voor de montage van de schelpen. Deze listing bevat telkens inhoudelijk volgende gegevens: -

Shop ID;

-

Client ID (=centrumnummer);

-

Name POS;

-

Adres: street + nr;

-

Zip code;

-

Town;

-

Opening hours;

-

Telephone number;

-

Item type (type lichtreclame 90° of 180°)

-

Remarks.

Aan de hand van deze listing dient de inschrijver volledig in te staan voor de coördinatie van dit proces. De inschrijver houdt de SPOC op wekelijkse basis op de hoogte betreffende rollout van dit project. Deze feedback dient te gebeuren door het toezenden (elke maandag vóór 10:00u) van hierboven vermelde digitale listing (in Excel formaat) waarbij de huidige status van het desbetreffend POS een “Yes” of “No” vermelding verkrijgt, inclusief deze die de voorgaande week geleverd werden. “No” betekent dat het materiaal niet geplaatst werd in het verkooppunt. In dit geval moet de kolom ‘remark’ ingevuld worden met de reden van niet levering (weigering, voorziene sluiting en nalevering voorzien op …, onvoorziene sluiting). De inschrijver mag in geen enkel geval data verwijderen en/of toevoegen en er mogen geen aanpassingen gebeuren in de data. Men mag in geen enkel geval de tekst in de kolom ‘remark” wijzigen of verwijderen. De Nationale Loterij behoudt zich het recht om dit bestand ook op andere dagen en tijdstippen op te vragen. De inschrijver moet telkens 1 (één) week vooraf de planning doorgeven van de volgende week via E-mail, naar SPOC. Dit moet ten laatste elke vrijdag vóór 10.00 uur gebeuren. Na afloop van dit project verkrijgt de Nationale Loterij (t.a.v. SPOC) een nationaal globaal overzicht (digitale versie) van uitgevoerde plaatsing van dit project. Na de roll out dient eventuele reststock te worden geleverd op het volgende adres: Nationale Loterij – Distributiecentrum Jette – t.a.v. Olivier Vinet – Tentoonstellingslaan 269 – 1090 Jette – tel. 02/475.42.92. De inschrijver moet een bewijs van plaatsing per POS kunnen voorleggen aan de Nationale Loterij d.m.v. naam, datum, handtekening uitbater POS (al dan niet digitale versie). Indien de inschrijver plaatsing niet heeft kunnen uitvoeren wegens een onvoorziene sluiting van een verkooppunt zal de inschrijver dit binnen de 24 uur na vaststelling via e-mail melden. De Nationale Loterij zal dan op haar beurt de nodige


pagina 6 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 informatie bezorgen wanneer de plaatsing wel kan doorgaan. Indien de plaatsing bij een tweede bezoek gebeurt, moet in deze file de datum van de effectieve plaatsing vermeldt worden (in de kolom remark) en dient de status aangepast te worden van ‘No’ naar ‘Yes’. De inschrijver neemt al het afval (cfr. verpakkingsmateriaal en de oude SCOORE!-schelp) mee m.b.t. tot deze opdracht. De inschrijver is verantwoordelijk voor alle schade aan zowel materiaal als personeel die zich voordoet tijdens de opdracht. Een vertrouwelijkheidclausule moet ondertekend worden door de inschrijver bij ontvangst van de roll out database. De termijn voor de Roll-Out bedraagt maximaal 6 weken. 7

OFFERTEMODALITEITEN

7.1

Planning

Hierbij het doorloopschema van een opdracht voor levering met spoedeisend karakter* met een geraamde opdrachtwaarde van < 207.000 euro: Omschrijving activiteiten planning Bekendmaking van een aankondiging + beschikbaarstelling

Datum 07/07/2014

aanbestedingsdocumenten Uiterste datum waarop ingediende vragen schriftelijk worden beantwoord

14/07/2014

Uiterste inlevertermijn prijsaanbiedingen *

18/07/2014 om 11u00

Opening ontvangen aanbiedingen

18/07/2014 om 11u05

Onderzoek aanbiedingen

18/07/2014 - 21/07/2014

Opstellen gunningsadvies

22/07/2014

Besluitvorming gunningsadvies DC

23/07/2014

Verwachte ingangsdatum contract

24/07/2014

Aanmaak productiestalen (enkelzijdig en dubbelzijdig)

06/08/2014

*het spoedeisend karakter maakt de normale termijnen niet haalbaar De hierboven genoemde data en tijdstippen voor het stellen van vragen en het indienen van offertes zijn vast en gelden als uiterste termijn. Alle overige hierboven genoemde data zijn streefdata. Inschrijver kan aan deze planning geen rechten ontlenen. Indien gedurende het verloop van de procedure in enige fase vertraging optreedt, zullen de daarop volgende fasen evenredig in tijd opschuiven. 7.2

Indiening van de offerte

De offerte dient in tweevoud op papier te worden ingediend, bij voorkeur enkelzijdig bedrukt en zonder nietjes (dit mag per post of u kunt het persoonlijk komen langsbrengen) bij de Nationale Loterij, Afdeling Procurement, Belliardstraat 25-33, B1040 Brussel.


pagina 7 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 Bij de Nationale Loterij, is de contactpersoon voor deze overheidsopdracht is Catherine Abanto, te bereiken op faxnummer +32 (0)2 238 48 87 of e-mail [email protected]. Behalve de papieren versie dient eveneens op een elektronische drager (zoals CD-ROM of USB stick) een digitale versie van de offerte bijgesloten te worden in een door MS Word of Adobe Acrobat Reader in te lezen bestandformaat. Bij strijdigheid tussen de papieren en de digitale versie prevaleert de ondertekende papieren versie. De offerte moet in een definitief gesloten omslag worden gestoken. Op de omslag wordt vermeld: “Niet openen: Offerte voor schelpen voor lichtreclame EUROMILLIONS” gevolgd door het datum van de opening van de offertes “18/07/2014”. Bij inzending over de post, als gewone of aangetekende zending, wordt de definitief gesloten omslag geschoven in een tweede omslag. Inschrijvingen worden gesloten bewaard tot het tijdstip waarop de opening van de inschrijvingen plaatsvindt. De sluitingsdatum van de aanbesteding is 18/07/2014 om 11.00 uur. Uw inschrijving dient uiterlijk op genoemde dag/tijd in het bezit van de NL te zijn. Let op: Het risico van vertraging in de postbestelling berust bij u. Per fax en e-mail ingediende aanbiedingen worden niet geaccepteerd. Een offerte die te laat toekomt zal in aanmerking worden genomen voor zover aan de voorwaarden voldaan is bepaald in artikel 90, § 2 van het KB van 15 juli 2011. 7.3

Ondertekeningsplicht / offerteformulier

Het offerteformulier (zie bijlage A) dient ingevuld en ondertekend te worden door een persoon die bevoegd is zich te verbinden voor de rechtspersoon voor wie hij tekent. Het bewijs van bevoegdheid (benoemingsbesluit, volmacht, …) op het ogenblik van de ondertekening moet eveneens bij de inschrijving worden bijgevoegd. Daar waar een eigen verklaring wordt gevraagd, dient deze zorgvuldig ingevuld en ondertekend te worden door een daartoe rechtsgeldige bevoegde vertegenwoordiger van uw organisatie. De wijzigingen aan of toevoegingen of schrappingen van essentiële voorwaarden van de offerte (prijs, termijn, technische voorwaarden), moeten op straffe van nietigheid worden ondertekend door de persoon die de offerte heeft ondertekend. Let op: een niet-ondertekende offerte wordt sowieso van de verdere procedure uitgesloten wegens substantiële onregelmatigheid. 7.4

Geldingsduur van de offerte

In overeenstemming met artikel 57 van het KB van 15 juli 2011 zijn de inschrijvers gebonden door hun offerte gedurende een termijn van negentig (90) kalenderdagen, te rekenen vanaf de afsluitingsdatum van de inschrijvingen (afsluitingsdatum: 18/07/2014). Een offerte waarin een geldigheidsduur van minder dan 90 dagen wordt vermeld, kan dus door de Nationale Loterij worden uitgesloten.


pagina 8 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 7.5

Taal van de in te dienen offerte

Nederlands of Frans. Indien de inschrijver zijn offerte in verschillende talen indient, zal hij moeten aangeven welke de referentietaal is. 7.6

Vragen en/of opmerkingen tijdens de pre-bid fase

Inschrijvers kunnen tijdens de voorbereiding van hun offerte vragen en/of opmerkingen stellen over het bestek. U dient de vragen per e-mail te stellen of per fax: e-mail: [email protected] fax: +32 (0)2 238 48 87 Toelichtingen die gevraagd worden in pre-bid fase worden uitsluitend in behandeling genomen als zij schriftelijk zijn ingediend bij de contactpersoon van de NL. De NL raadt aan dat u bij e-mails een bevestiging vraagt aan de bestemmeling. Zoniet kiest u ervoor zelf het risico te dragen van een vertraagde aflevering of het niet aankomen van e-mails. 7.7

Openingszitting

De opening van de ontvangen inschrijvingen zal op 18/07/2014 om 11u05 plaatsvinden op de hoofdzetel van de Nationale Loterij, Belliardstraat 25-33 in 1040 BRUSSEL. De aanwezigheid van de inschrijvers is toegelaten doch niet vereist. Van de ontvangen offertes wordt er een proces-verbaal opgesteld. Een inschrijver kan vragen om hem dat proces-verbaal per post of per e-mail te laten geworden. Dat proces-verbaal geldt als ontvangstbewijs van de inschrijving, maar velt geen enkel oordeel van welke aard ook over de volledigheid en de kwaliteit van de ingediende offerte. Onregelmatigheden die de visu worden geconstateerd, worden echter wel in het proces-verbaal opgenomen. 7.8

Verplicht bij te voegen informatie en documenten

(1)

de naam, voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel

(2)

het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een erkende financiële instelling heeft geopend

(3)

een verklaring dat zijn onderneming ingeval van gunning van de opdracht ermee instemt en er voor zorg draagt dat door medewerkers van zijn onderneming, in te schakelen partners, onderaannemers of hulppersonen geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking zal worden gesteld

(4)

gegevens vaste contactpersoon. De inschrijver heeft één enkele contactpersoon (SPOC) voor de Nationale Loterij die als vast aanspreekpunt geldt voor alle te leveren en geleverde prestaties

(5)

indien de inschrijver voornemens is een gedeelte van de opdracht in onderaanneming te geven, de opgave van de namen van de onderaannemers en hun specifieke taken

(6)

een verklaring dat voor de onderneming geen veroordeling bij onherroepelijk vonnis is uitgesproken omwille van deelneming aan een criminele organisatie [als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek], omkoping [als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek], fraude [als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, zoals bedoeld in art 45 lid 1 sub c van de Richtlijn 2004/18/EG en goedgekeurd door de wet van 17/02/2002] of witwassen van geld [als bedoeld in artikel


pagina 9 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme] (7)

een verklaring dat de onderneming niet verkeert in staat van faillissement, of vereffening, of zijn werkzaamheden heeft gestaakt, of verkeert in een andere soortgelijke toestand als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen.

(8)

een verklaring dat de onderneming heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale (verzekering) bijdragen van het land waar hij gevestigd is.

(9)

een verklaring dat de onderneming heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn (directe en indirecte) belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

(10)

een referentieopdracht uitgevoerd tijdens de drie afgelopen jaren met volgende informatie: beknopte beschrijving, opdrachtwaarde, datum van uitvoering, planning roll-out, adresgegevens van de klant. De inschrijver dient met een referentie aan te tonen dat hij in het nabije verleden ervaring heeft gehad met de verlangde roll-out van 12 à 13 installaties per dag. Percentages van 85% (10,5 gevellichtreclames per dag) worden geaccepteerd.

(11)

documenten (volmacht, benoemingsbesluit, statuten, …) waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaar van de offerte blijkt

Gebruik voor de punten (1) tot (5) het offerteformulier (zie bijlage A). Gebruik voor de punten (6) tot (9) standaardformulier B (“Eigen verklaring”). Dit formulier dient naar waarheid ingevuld en door de rechtsgeldige vertegenwoordiger geparafeerd en ondertekend te worden (een originele handtekening is vereist) en bij uw offerte te worden gevoegd. Gebruik voor punt (10) standaardformulier D (“Specificatie referentie(s)”), waarbij volledige beantwoording essentieel is. Voor het punt (11) dienen de desbetreffende documenten bij de offerte te worden gevoegd. Het niet kunnen voorleggen van één van bovenstaande informatie/verklaringen leidt tot uitsluiting. Verder in te dienen stukken met het oog op het vaststellen van technische conformiteit van de goederen: (12)

de prijsofferte (zie bijlage A)

(13)

een gedetailleerde beschrijving van de goederen, met technische tekeningen en informatie over het productieproces van A tot Z, van grondstof tot afgeleverd product en wat gedaan wordt om de kwaliteit van de goederen te verbeteren

8

SELECTIECRITERIA

Documenten te leveren in het kader van de uitsluitingscriteria :

(1)

Bijlage B “Eigen verklaring” dient door de inschrijver te worden ondertekend en toegevoegd aan de offerte. Door het ondertekenen van deze verklaring geeft de inschrijver onder meer aan dat er geen crimineel verleden,

geen

faillissement

of

betalingsachterstallen

sociale

zekerheidspremies

op

de

organisatie/onderneming van toepassing is. De Nationale Loterij kan de inschrijvers op een later moment verzoeken officiële documenten te overleggen. De hieraan verbonden kosten berusten bij de inschrijver. Indien de inhoud van de bewijsstukken niet overeenkomt met hetgeen in de eigen verklaring wordt gesteld,


pagina 10 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 worden de (betreffende) inschrijvers uitgesloten van verdere deelname aan de gunningsprocedure. De inhoud van de “Eigen verklaring” van enkel de winnende inschrijver ná het nemen van de (voorlopige) gunningsbeslissing wordt geverifieerd. Documenten te leveren die de economische en financiële bekwaamheid van de inschrijver aantonen:

(2)

de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers zal beoordeeld worden aan de hand van een D&B rapport. Dit rapport zal door de Nationale Loterij opgezocht worden. De ondernemingen met een hoog falingsrisico komen niet voor gunning in aanmerking.

Documenten te leveren die de technische bekwaamheid van de inschrijver aantonen :

(3)

bijlage D met minstens één referentieopdracht uitgevoerd tijdens de drie afgelopen jaren met volgende informatie: beknopte beschrijving, opdrachtwaarde, datum van uitvoering, planning roll-out, adresgegevens van de klant. De inschrijver dient met een referentie aan te tonen dat hij in het nabije verleden ervaring heeft gehad met de verlangde roll-out van 12 à 13 installaties per dag. Percentages van 85% (10,5 gevellichtreclames per dag) worden geaccepteerd.

9

GUNNINGSCRITERIA

De prijs is het enige gunningscriterium. Voor het bepalen van de inschrijver met de laagste prijs wordt er een fictieve berekening gedaan van de bestellingen over een periode van drie jaar, vermeerderd met de ontwikkelingskosten. 10

PRIJS

10.1

Vaste prijs

De opdracht wordt gegund op laagste prijs voor levering van 372 schelpen (38 enkelzijdig en 334 dubbelzijdig), met inbegrip van de plaatsing. De prijs dient door de inschrijver transparant te worden opgebouwd uit de volgende delen : -

eenmalige ontwikkelingskosten*

-

een aankoopprijs voor de enkelzijdige schelpen

-

een aankoopprijs voor de dubbelzijdige schelpen

-

een prijs voor de plaatsing enkelzijdig

-

een prijs voor de plaatsing dubbelzijdig

De inschrijver dient de betreffende prijzenmatrix in het offerteformulier (bijlage A) geheel in te vullen, d.w.z. alle gevraagde gele velden. * NEON ELITE (fabrikant van het prototype) vult hierin de ontwikkelingskosten van het prototype. In de prijzenmatrix dienen de prijzen te worden uitgedrukt in euro (EUR) tot ten hoogste twee (2) cijfers na de komma.


pagina 11 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 De forfaitaire prijs moet alle mogelijke kosten bevatten met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde (BTW). De heffing en het bedrag van de BTW op het ogenblik van de offerte moeten afzonderlijk vermeld worden. 10.2

Prijsherziening

De door u in uw aanbieding te stellen prijzen dienen t/m 31/12/2014 vast te zijn. Indien u een indexatieverzoek wil indienen, bestaat daar 1 keer per jaar de mogelijkheid toe voor het eerst in de maand januari. Een verzoek tot indexering dient minimaal 30 dagen voor ingangsdatum schriftelijk te worden ingediend bij de contractbeheerder van de NL. Na schriftelijke goedkeuring door partijen, worden de eventuele nieuwe tarieven en prijzen van kracht. Indexeringsverzoeken kunnen niet met terugwerkende kracht worden ingediend en ingevoerd. De indexering is toepasbaar op een bedrag van 100% van de prijs:

()

Waarbij “p” = gewijzigde prijs, “P” = offerteprijs (exclusief btw), “i” = de gewijzigde gezondheidsindex en “I” = de gezondheidsindex van de maand voorafgaand aan het moment van sluiting van de aanbiedingen. De zo berekende nieuwe prijs wordt tot op drie decimen afgerond. 11

BORGSTELLING

Het stellen van een borgtocht van 5 % is verplicht. 12 12.1

KEURINGEN EN OPLEVERINGEN Voorafgaande keuring

De producten mogen niet worden verwerkt vooraleer zij door de Nationale Loterij zijn goedgekeurd. Een proces-verbaal van voorlopige oplevering (als eventuele goedkeuring van het staal) voor het preproductiestaal zal worden opgemaakt en doorgestuurd naar de opdrachtnemer. De Nationale Loterij onderzoekt of het preproductiestaal aan de regels van goed vakmanschap en aan de voorwaarden van de opdracht beantwoord. De opdrachtnemer dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan bij aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien dagen volgend op de datum van verzending van het proces-verbaal, aan de aanbestedende overheid zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. Indien de tekortkomingen niet zijn hersteld of geen verweermiddelen werden ingediend, kan de Nationale Loterij de opdracht eenzijdig verbreken.


pagina 12 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 12.2

Nazicht van de levering

De Nationale Loterij ziet de geleverde producten na op de leveringsplaats en zal hiervan een proces-verbaal van oplevering opstellen. 13

GARANTIE

Voor de te leveren producten geldt een garantietermijn van zesendertig (36) maanden na acceptatie, binnen welke termijn gebreken voor rekening van opdrachtnemer zullen worden verholpen. De NL hoeft slechts te stellen dat de producten niet naar behoren functioneren. NL stelt de (winnende) inschrijver daarvan schriftelijk in kennis, waarbij NL aan de (winnende) inschrijver een redelijke termijn gunt om het gebrek te herstellen. Indien de (winnende) inschrijver van oordeel is dat NL geen beroep kan doen op de garantiebepalingen, bijvoorbeeld omdat een gebrek niet behoort tot de gegarandeerde eigenschappen c.q. terug te voeren is op aan NL toe te rekenen oorzaken, rust de bewijslast ter zake op de (winnende) inschrijver. Indien de (winnende) inschrijver niet binnen de door NL gestelde redelijke termijn voldoet aan zijn verplichting tot herstel van de gebreken is NL, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd deze gebreken na voorafgaande schriftelijke kennisgeving op kosten van de (winnende) inschrijver hetzij zelf te verhelpen, hetzij door derden te doen verhelpen. 14

INTELLECTUELE RECHTEN

De Nationale Loterij beschikt over de intellectuele eigendom van de lichtreclame. 15

BETALINGSMODALITEITEN

Uitgevoerde leveringen worden door opdrachtnemer per maand achteraf gefactureerd. Per factuur: -

vermelding van de bestelbonnummers (PO-nummers)

-

eindtotaal exclusief BTW en eindtotaal inclusief BTW (BTW percentage opgeven)

De facturen zullen in enkelvoud worden opgesteld en naar de afdeling boekhouding van de Nationale Loterij worden gestuurd. Facturen zullen in overeenstemming met het gestelde in de algemene uitvoeringsregels, binnen dertig (30) kalenderdagen worden betaald door overmaking op een door de inschrijver op te geven bankrekening in België. Een aanspraak op vergoeding vervalt, voor zover de vergoeding niet aan de Nationale Loterij in rekening is gebracht, na 1 jaar na het eerste tijdstip waarop opdrachtnemer dat had mogen doen. 16

DUUR VAN DE OPDRACHT

Bestellingen kunnen geplaatst worden binnen een periode van drie jaar na het gunnen van de opdracht. 17

VARIANTEN

Varianten zijn niet toegestaan. Iedere inschrijver mag slechts één enkele offerte indienen. Elke inschrijver moet zelf uitmaken wat hem zijn ‘best offer’ lijkt. Het mag de Nationale Loterij niet overgelaten worden om een keuze te maken onder verschillende offertes van eenzelfde inschrijver. Het indienen van twee offertes voor dezelfde opdracht leidt tot de substantiële onregelmatigheid van beide offertes.


pagina 13 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07 18

ONDERAANNEMERS

Opdrachtnemer is steeds verantwoordelijk voor de integrale opdracht, zelfs indien hij beroep doet op onderaannemers voor het uitvoeren van een gedeelte van de taken. Elke wijziging die wordt aangebracht bij de onderaannemers moet onmiddellijk meegedeeld worden aan de contactpersoon van de NL door middel van een specifieke brief. 19

BIJKOMENDE BEPALINGEN

Deze overheidsopdracht is exclusief onderworpen aan het Belgische recht. Alle geschillen die ontstaan in verband met, of naar aanleiding van deze overheidsopdracht zullen exclusief voorgelegd worden aan de bevoegde Belgische rechtbanken. Opdrachtnemer onthoudt er zich in alle omstandigheden van om enige inlichting met betrekking tot de opdracht of de Nationale Loterij te onthullen zonder instemming van deze laatste. Deze verplichting geldt eveneens voor iedereen die door de opdrachtnemer wordt ingeschakeld in het kader van deze opdracht. De personen die voor de uitvoering van de opdracht zullen worden ingeschakeld zijn verplicht op verzoek van de Nationale Loterij een aparte vertrouwelijkheidverbintenis te ondertekenen. Opdrachtnemer onthoudt zich er verder van giften en uitnodigingen te doen aan het personeel of aangestelden van de Nationale Loterij. De Nationale Loterij is te allen tijde gerechtigd de opdrachtnemer aan een audit te onderwerpen, indien zij hiertoe reden ziet. De auditaanvraag gebeurt schriftelijk, minstens 21 dagen vooraf. Behoudens in geval van buitengewone omstandigheden, is de opdrachtnemer niet verplicht een dergelijke toegang voor controle- of onderzoeksdoeleinden meer dan twee (2) keer per jaar te verstrekken. De opdrachtnemer zal aan het personeel van de Nationale Loterij en/of de door haar aangeduide auditor iedere redelijke hulp bieden voor de verwezenlijking van de audit. De Nationale Loterij en/of zijn auditor zullen iedere informatie verkregen tijdens de audit als vertrouwelijk beschouwen en zullen deze informatie niet voor andere doeleinden dan de audit gebruiken. De Nationale Loterij heeft geen verplichting de opdracht toe te wijzen. De Nationale Loterij kan zowel afzien van het

gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Ook in dat geval worden door de Nationale Loterij geen kosten vergoed van enigerlei gemaakte kosten, of schade ontstaan in het kader van de staking van de procedure. Correspondentie en ontvangen inschrijvingen zullen na afloop niet aan de inschrijver worden geretourneerd. De Nationale Loterij houdt zich het recht voor om bij problemen met de winnaar binnen de 12 maanden na de gunning alsnog te gunnen aan de opvolgende inschrijver als deze bereid is zijn inschrijving gestand te doen. De geoffreerde prijzen mogen in voorkomend geval worden aangepast op basis van de gezondheidsindex. Hoogachtend,

Jannie Haek Gedelegeerd bestuurder


pagina 14 van 15

OA SCHELPEN EUROMILLIONS 2014-07-07

Bijlage A: Offerteformulier Bijlage B: Formulier Eigen verklaring Bijlage C: Formulier Specificatie van de referentie Bijlage D: Logo Euromillions Bijlage E: Technical file & tekeningen


pagina 15 van 15

Bestek. Nationale Loterij

Recommend Documents