Beste, Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 1

Beste,

In navolging van de infosessie van dinsdag 19.03.2013 in hotel-restaurant Shamrock Tielt maken wij u hiernavolgend een samenvatting over van de verplichtingen die voortaan op uw factuur moeten staan om aan alle btw vormverplichtingen te voldoen. 1. De gebruikelijke vermeldingen zoals : datum factuur ; naam en adres van administratieve of maatschappelijke zetel ; een volgnummer ; per tarief de maatstaf van heffing ; totaalbedrag van de verschuldigde btw ; geldig btw nummer van u en uw klant ; het totale bedrag ; het woord “factuur” enz … 2. Gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten. 3. De datum waarop de levering werd verricht of de dienst werd uitgevoerd. Er dienen dus twee data vermeld te worden : datum van levering of dienst EN factuurdatum. Indien doorlopende diensten over een langere periode dan één jaar loopt moet een stuk worden uitgereikt uiterlijk de 15de dag na het verstreken kalenderjaar. 4. In geval van facturatie met medecontractant, vermelding : “btw verlegd”. De vroegere verplichte vermelding “Medecontractant KB1 artikel 20” vervalt. 5. In geval van facturatie van intracommunautaire verrichting, vermelding : “btw verlegd”. De vroegere verplichte vermelding “vrijstelling artikel 39 bis” vervalt. Voor reisbureaus, kunst-& antiquiteiten & verzamelingen kennen wij een bijna gelijkaardige vermelding. Doch hiervoor dienen betrokkenen zich naar ons kantoor te wenden voor de juiste nomenclatuur. Ook garagisten en autohandelaars worden gekenmerkt door specifieke verplichte vermeldingen. 6. Tijdstip van betaling indien de betaling voorafgaat aan de uitgevoerde levering of dienst. 7. Creditnota (= verbeterd stuk) moet specifiek en ondubbelzinnig verwijzen naar de oorspronkelijk factuur met reden van verbetering. 8. De verkoop op proef of van zending op zicht of consignatie kent een specifieke toepassing. Indien u zich in één van deze gevallen bevindt, dient u zich te informeren bij ons kantoor. Alle bepalingen staan opgesomd in het KB1 artikel 05 btw wetgeving. Hiernavolgende enkele niet limitatieve bepalingen die u informatief worden medegedeeld. 1. De factuur moet steeds consulteerbaar zijn en blijven (vooral van belang ivm elektronische factuur) en de aftrekbaarheid van de btw is niet langer afhankelijk van de originele factuur. Mail (PDF) of fax of op gelijkaardige wijze is ook OK. De veiligheid bij bewaring is hier uiteraard belangrijk en bedraagt 7 jaar na het jaar van verwerking. Vb Courante verrichtingen (kosten) van 2013 moeten bewaard blijven tot 31.12.2020. Voor investeringen loopt de termijn maar af na 7 jaar volgend op het jaar van uiterlijke herziening van de btw (5 of 15 jaar); Hiervoor verwijzen naar onze site onder de rubriek “mediacenter – verlening fiscale aanslag-controletermijnen”. 2. Verwijzing naar eventueel voorgaande voorschot- of pro forma facturen of betaaldatum. 3. De bestelbonnen en leveringsbonnen dienen bijgehouden te worden in zoverre deze tot uw bedrijfscultuur behoren. Er moet een betrouwbaar controlespoor zijn tussen de facturen en de goederenlevering/ diensten om de echtheid er van aan te tonen. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd 19.03.2013

Pagina 1

4. Uw factuur moet opgemaakt worden uiterlijk de 15e van de maand volgend op het beëindigen van de dienst of de levering van de goederen of de ontvangst van de betaling er van, al dan niet een gedeeltelijke betaling. 5. Tankbeurten per autoplaat en per tankbeurt op de factuur of op bijlage vermelden. Het uitreiken van een vereenvoudigde factuur : 1. Indien het bedrag niet hoger is dan 100 euro, exclusief btw. 2. Enkel voor deze beroepscategorieën die voorheen ook vereenvoudigde facturen mochten uitschrijven. 3. De vermeldingen zijn gelijkaardig als deze die op een gewone factuur moeten staan. Voor bedrijven die meerdere bedrijfszetels (filialen) hebben worden gekenmerkt door specifieke verplichtingen. Alle informatie kan u op ons kantoor bekomen of op onze website vinden. Inzake tijdstip van facturatie en opeisbaarheid van btw, kunt u zich in volgende situaties bevinden: 1. De levering of dienst is nog niet gebeurd en de klant heeft nog niets betaald. - U kan een uitnodiging tot betaling overmaken aan uw klant. - U kan een pro forma factuur opmaken en ter betaling aanbieden aan uw klant. Het bedrag op de uitnodiging of pro forma factuur is exclusief btw. Er mag GEEN melding gemaakt worden van het btw bedrag of btw tarief of van “btw inclusief”. Enkel één globaal bedrag. Indien de leverancier toch melding maakt van de btw op de factuur moet deze dan ook in de volgende btw aangifte opgenomen worden enkel door het feit van de vermelding van de BTW op de factuur. De klant zal echter het betaalde bedrag nog niet in zijn btw aangifte kunnen opnemen. Er moet duidelijk vermeld worden : “voorschotfactuur zonder geleverde diensten”. In de hiernavolgende voorbeelden gaan we er van uit dat de voorschotfacturen handelen over kostenfacturen die gebruikelijk in rooster 82 opgenomen worden. Voor grondstoffen of handelsgoederen wordt dit uiteraard rooster 81 en investeringen via rooster 83. 2. De levering of dienst is nog niet gebeurd en de klant heeft wel reeds betaald. U dient een factuur op te maken voor het ontvangen bedrag dat voldoet aan alle vormverplichtingen die de btw wetgeving voorschrijft uiterlijk de 15° van de maand volgend op de datum van ontvangst van de betaling. De aangerekende btw dient opgenomen te worden in uw eerstkomende btw aangifte na datum van ontvangst van de betaling. De klant kan vervolgens zijn betaalde btw recupereren in zijn eerstvolgende btw aangifte. Op de voorschotfactuur moet vermeld worden : “voorschotfactuur zonder geleverde diensten” +

vermelding van tijdstip van betaling. 3. Gedeeltelijke levering van goederen of gedeeltelijk uitgevoerde diensten met/zonder betaling. In dit geval zou het praktisch zijn om 2 afzonderlijke facturen op te maken. Enerzijds deze die uitgevoerd werden en deze die als een echte voorschotfactuur dienstig doet. Indien de prijs of een deel van de prijs ervan wordt ontvangen dient een factuur opgemaakt te worden tot uiterlijk de 15de van de maand volgend op het ontvangen tijdstip.

Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd 19.03.2013

Pagina 2

Cijfervoorbeeld 1: U maakt een voorschotfactuur op (pro forma) zonder geleverde diensten of u maakt een uitnodiging tot betaling over aan uw klant op 10.03.2013. •

De klant betaalt uw voorschotfactuur op 29.03.2013. Deze factuur wordt opgenomen in uw btw aangifte van de maand 03/2013 of voor de kwartaalaangever in kwartaal 01/2013 omwille dat de klant betaald heeft in de maand 03/2013. U kan uw verkoopfactuur opmaken tot uiterlijk 15.04.2013 voor minimum het ontvangen bedrag en niet meer opnemen in uw btw aangifte over de maand april maar verplicht op te nemen in uw btw aangifte over de maand maart of kwartaal 01.

•

De klant betaalt uw voorschotfactuur op 02.04.2013. Deze factuur wordt opgenomen in uw btw aangifte van de maand 04/2013 of voor de kwartaalaangever in kwartaal 02/2013 voor minimum het ontvangen bedrag. U moet een verkoopfactuur opmaken tot uiterlijk 15.05.2013 voor minimum het ontvangen bedrag en niet meer opnemen in uw btw aangifte over de maand mei. Merk op : vandaar de verplichting door de btw administratie opgelegd om de leveringsdatum of uitvoeringsdata te vermelden op uw facturen teneinde het tijdstip van verschuldigd baarheid van uw btw te kunnen bepalen.

Cijfervoorbeeld 2 : U maakt een voorschotfactuur op voor 1.000 + 21% btw = 1.210 € op 15.03.2013. De betaling gebeurt op 03.04.2013. • Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 03/2013 of kwartaal 01/2013 (omdat hij de BTW op de factuur vermeldt) : − Rooster 03 : 1.000 € − Rooster 54 : 210 € • Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw (en factuur) niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 gezien de betaling pas gebeurd is in de maand april. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. − Rooster 82 : 1.000 € − Rooster 59 : 210 € Cijfervoorbeeld 3 : U maakt een voorschotfactuur op voor 1.210 € of uitnodiging tot betaling ad 1.210 € op 15.03.2013. De betaling gebeurt op 03.04.2013. U wil opmerken dat er geen sprake is van een afzonderlijk bedrag en btw maar enkel één bedrag wordt vermeld. • Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 04/2013 of kwartaal 02/2013 : − Rooster 03 : 1.000 € − Rooster 54 : 210 € De factuur moet opgemaakt worden tot uiterlijk 15.05.2013, zijnde één maand na de maand van ontvangst van de vooruitbetaling. Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd 19.03.2013

Pagina 3

• Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw en factuur niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 gezien de betaling maar gebeurd is in de maand april. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. − Rooster 82 : 1.000 € − Rooster 59 : 210 € Hoe behandelt u uw betaald voorschot in uw btw aangifte indien u pas uw voorschotfactuur (één bedrag) of uitnodiging tot betaling per 02.05.2013 ontvangt waarvan u de betaling per 03.04.2013 hebt uitgevoerd? • Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 04/2013 of kwartaal 02/2013 : − Rooster 03 : 1.000 € − Rooster 54 : 210 € • Ontvanger van de factuur . De recuperatie kan gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. − Rooster 82 : 1.000 € − Rooster 59 : 210 € Hoe behandelt u uw ontvangen voorschot in uw btw aangifte indien u pas uw voorschotfactuur (één bedrag) of uitnodiging tot betaling per 02.05.2013 ontvangt waarvan u de betaling per 30.04.2013 werd uitgevoerd door uw klant? (01.05.2013 is een wettelijke feestdag en wordt op een andere bank overgeschreven dan deze van u). • Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 05/2013 of kwartaal 02/2013 : − Rooster 03 : 1.000 € − Rooster 54 : 210 € De verstrekker van de factuur moet zijn factuur opmaken tot uiterlijk 15.06.2013. • Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw en factuur niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013 gezien de betaling evenwel gebeurd is in de maand april maar de betaling pas ontvangen heeft per mei. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 05/2013 of kwartaal 02/2013. − Rooster 82 : 1.000 € − Rooster 59 : 210 € De betaling van een pro forma factuur of uitnodiging tot betaling, zonder geleverde diensten maar met betaling van 1.210 € op 29.03.2013. . • Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 03/2013 of kwartaal 01/2013. Hij moet zijn factuur opmaken tot uiterlijk 15.04.2013. − Rooster 03 : 1.000 € − Rooster 54 : 210 €


Pagina 4

• Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw (en factuur) niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 gezien de betaling pas gebeurd is in de maand april. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 04/2013 of kwartaal 02/2013. − Rooster 82 : 1.000 € − Rooster 59 : 210 € Cijfervoorbeeld 4 : Een levering van handelsgoederen op 12.03.2013 ad 1.000 + 21% btw. Op 15.01.2013 wordt een voorschotfactuur gemaakt ad 300 + 21% nav het afsluiten van de overeenkomst. Het voorschot wordt betaald op 07.02.2013. Het saldo , zijnde 700 + 21% btw wordt op 02.04.2013 betaald. • Verstrekker van de factuur : moet zijn factuur in zijn btw aangifte opnemen in periode 01/2013 of kwartaal 01/2013. De verstrekker dient een factuur uit te reiken tot uiterlijk 15.02.2013 voor het voorschot en uiterlijk 15.04.2013 voor het saldo. Verwerking in analogie van de “oude” regeling : Voorschotfactuur : − Rooster 03 = 300 01/2013 of kwartaal 01/2013 − Rooster 54 = 63 01/2013 of kwartaal 01/2013 Saldofactuur : − Rooster 03 = 700 03/2013 of kwartaal 01/2013 − Rooster 54 = 147 03/2013 of kwartaal 01/2013 Reden : het belastbaar feit doet zich voort op 12.03.2013, zijnde datum levering. • Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw en factuur in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 02/2013 of kwartaal 01/2013 inzake de ontvangen voorschotfactuur. Voorschotfactuur: − Rooster 81 : 300 € − Rooster 59 : 63 € Saldofactuur : − Rooster 81 = 700 € in 03/2013 of kwartaal 01/2013 − Rooster 59 = 147 € in 03/2013 of kwartaal 01/2013 Cijfervoorbeeld 5 : Een levering van een goed op 12.03.2013 ad 1.000 + 21% btw. Op 15.01.2013 wordt een pro forma factuur of een verzoekschrift tot betaling opgemaakt ad 363 € nav het afsluiten van de overeenkomst. De klant betaalt op 07.02.2013 het voorschot van 363 €. Uiterlijk 15.03.2013 moet de leverancier een echte (voorschot)factuur opmaken ad 300+ btw. Het saldo , zijnde 700 + 21% btw wordt betaald op 02.04.2013. De leverancier dient een (saldo) factuur uit te reiken tot uiterlijk 15.04.2013.


Pagina 5

Verwerking in analogie van de “nieuwe” regeling : − Aangifte februari : rooster 03 = 300 rooster 54 = 63 − Aangifte maart : rooster 03 = 700 rooster 54 = 147 • Ontvanger van de factuur : kan zijn betaalde btw (en factuur) niet in mindering brengen van zijn btw aangifte over de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013. De recuperatie dient te gebeuren in de maand 02/2013 of kwartaal 01/2013 inzake het betaalde voorschot en in de maand 03/2013 of kwartaal 01/2013 voor het saldo. − Rooster 81 = 300 € in 02/2013 of kwartaal 01/2013 (voorschot) − Rooster 59 = 63 € in 02/2013 of kwartaal 01/2013 (voorschot) − −

Rooster 81 = 700 € in 03/2013 of kwartaal 01/2013 (saldo) Rooster 59 = 147 € in 03/2013 of kwartaal 01/2013 (saldo)

Stel : een aannemer herstelt het dak van een atelier voor 5.000 € op 15.04.2013. Op 07.01.2013 (datum van overeenkomst) wordt een voorschotfactuur opgemaakt met toepassing van (oude KB1 artikel 20) nu “btw verlegd” dat betaald wordt op 08.03.2013. De aannemer reikt zijn saldofactuur uit ad 3.000 € op 07.05.2013. De aannemer moet zijn factuur opmaken uiterlijk 15.04.2013 voor het voorschotfactuur en uiterlijk 15.05.2013 voor de saldofactuur. • Verstrekker van de factuur : − Aangifte maart : rooster 45 = 2.000 € − Aangifte april : rooster 45 = 3.000 € • Ontvanger van de factuur : − Aangifte maart : rooster 82 = 2.000 € rooster 87 = 2.000 € rooster 56 = 420 € rooster 59 = 420 € −

Aangifte april : rooster 82 = 3.000 € rooster 87 = 3.000 € rooster 56 = 630 € rooster 59 = 630 €

Cijfervoorbeeld 6 : Een pro forma factuur of uitnodiging tot betaling wordt opgemaakt op 31.03.2013 voor 1.000 € + 21% btw voor deels geleverde goederen of deels gepresteerde diensten. (60% is uitgevoerd tot einde maart en de rest wordt uitgevoerd in de maand mei) De totale betaling gebeurd op 04.04.2013. Omwille van de uitnodiging met btw wordt deze transactie opgenomen in de btw aangifte van maart 2013 ad 1.000 in rooster 03 en 210 in rooster 54. De firma moet een verkoopfactuur opmaken tot uiterlijk 15.05.2013 gezien de betaling is gebeurd in de maand april.


Pagina 6

Wanneer MOET men factureren ? Uiterlijk de 15°dag na het beëindigen van de dienst of de levering van de goederen. * Enkel de levering gebeurt op 30.03.2013. De factuur moet opgemaakt worden uiterlijk op 15.04.2013. * Enkel de betaling is gebeurd op 30.03.2013. De factuur moet opgemaakt worden uiterlijk op 15.04.2013. * De levering is gebeurd op 30.03.2013 maar de betaling is reeds gebeurd op 10.02.2013. De factuur moet opgemaakt worden tot uiterlijk 15.03.2013. De levering is gebeurd op 30.03.2013 maar de betaling gebeurt pas op 10.04.2013. De factuur moet opgemaakt worden tot uiterlijk 15.04.2013. In principe kan een aannemer een volledige ruwbouw oprichten en pas na de laatste baksteen zijn factuur opmaken. Indien hij tussentijds facturen opmaakt op basis van de vorderingen van de bouwwerken moet hij evenwel een gedetailleerde omschrijving toevoegen welke werken er effectief gefactureerd geworden zijn. Hij moet evenwel altijd een factuur opmaken uiterlijk de 15de januari van ieder jaar indien de werkzaamheden het nieuwe kalenderjaar overschrijden.

Wanneer is de btw verschuldigd ? Bij het beëindigen van de dienst of de levering van de goederen. In afwijking van het tijdstip van betaling kan de opname in uw btw aangifte vroeger gebeuren dan het tijdstip van facturatie. Voorbeeld : U levert goederen of beëindigt een dienstverlening op 29.03.2013. De factuur wordt opgemaakt per 10.04.2013. u moet de aangerekende btw in uw btw aangifte over de maand maart opnemen in rooster 54 en voor de kwartaalaangevers in kwartaal 01 een dit ondanks de factuur slechts opgemaakt is geworden per 10.04.2013. Reden : het tijdstip van beëindiging primeert op het tijdstip van facturatie. Elektronische facturatie : •

• • • • •

Er is geen toelating noch vergunning nodig vanwege de btw administratie om facturen op een andere wijze dan fysische facturen op te maken en te verzenden. Met andere woorden de elektronische factuur wordt volledig gelijk behandeld als een papieren factuur. De medecontractant moet zich VOORAF akkoord verklaren met uw werkwijze van elektronische facturatie . De factuur moet voldoen aan de vereisten opgelegd door de lidstaat waar de levering of dienst voor btw doeleinden geacht wordt plaats te vinden. De factuur mag in gelijk welke elektronische vorm worden uitgereikt of ontvangen en bewaard. In PDF, word, excel, XML, fax, enz … Alle data moet bewaard blijven tot 7 jaar na het jaar van uitgifte. Voorbeeld : VF op 03.03.2013 moet bewaard blijven tot en met 31.12.2020. Een elektronische factuur is pas geldig indien de factuur wordt uitgereikt EN ontvangen.


Pagina 7

De levering is gebeurd of de dienst is uitgevoerd : Dit is de meest voorkomende situatie en kent op enkele details na geen wijzigingen. U levert goederen of verricht diensten en de klant betaalt na ontvangst van de goederen of de beëindiging van de diensten. U moet de factuur opmaken rekening houdende met de hier boven vermelde opmerkingen. Voorbeeld : Levering van goederen op 15.03.2013 in Frankrijk. Merk op : Telkenmale vooraf controleren of het buitenlands btw nummer correct is en de uitprint in uw dossier opslaan!

Verkopen van uw personenwagen ? De btw wordt gerekend op het beroepsmatig gebruik van uw auto. Voorbeeld : Uw auto kent een btw beperking van 50%. Dit betekent dat u 21% moet rekenen op 50% van de verkoopprijs onder vermelding van : “bijzondere maatstaf, toepassing beslissing ET 119.650 van 20.10.2011” Voor de praktische uitwerking verwijzen wij naar onze website- mediacenter – onder de loupe “verkopen personenwagen met beperkte aftrekbaarheid” Algemeen : a/ Wil er op toezien dat u voor u zelf streng bent in de toepassing van de vormverplichtingen maar ook van de facturen die u van uw leveranciers ontvangt. Het aanvaarden van een onregelmatige factuur levert u ook een boete op! b/ De btw is opeisbaar geworden bij de beëindiging van de prestaties of levering en dient in deze strikte betekenis te worden toegepast. Stel dat de levering van een goed gebeurde op 31.03.2013 en uw factuur is opgemaakt op 14.04.2013 is de verschuldigde btw op te nemen in uw btw aangifte van maart of in het eerste kwartaal voor een kwartaalaangever. Het niet verwerken kan aanleiding vormen tot boeten en intresten. Inzake de boeten verwijzen wij naar onze website – mediacenter – onder de loupe – “Monsterboete”

Voor alle bijkomende vragen kan u uiteraard bij ons kantoor terecht.

Wij streven er naar zo correct mogelijk alle informatie weer te geven maar kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor onvolledige of onjuiste informatie omwille van permanente wetswijzigingen.


Pagina 8

Via deze weg informeren wij u over onze vernieuwde website en uitbreiding van uw mailbox. Neem gerust eens een kijkje op www.mmconline.be. Zoals u weet kan u via onze website uw persoonlijk dossier 24/24 gratis consulteren. Dit doe je via de klantenlogin op onze website. Nieuw in 2012 = scanning met bewaring en ter beschikking stelling van alle klantenfacturen (zowel AF als VF) evenals de rechtstreekse online ter beschikkingstelling van alle mail en faxverkeer met ons kantoor. Dit gebeurt op basis van uw dossier nummer. Om deze reden vragen wij u beleefd om de mededeling in alle mails te beginnen met “dos00…”. Op deze manier wordt uw mail rechtstreeks in uw dossier geactiveerd en gratis beschikbaar gesteld voor online consultatie. Doe navraag op ons kantoor mocht u uw dossiernummer niet kennen. Nieuw in 2013 = vanaf heden kan u al uw documenten via dit platform ook uploaden. Deze upload houdt geen beperking in van welke documenten en de hoeveelheid er van die u in uw eigen dossier wenst onder te brengen. De activering gebeurt individueel en op nadrukkelijke vraag van de klant. Dit wil zeggen dat u niet langer uw documenten aan ons moet overmaken voor scanning en opslag (zoals in 2012) maar u zelf op eigen tempo alle nuttige documenten in uw eigen dossier kan uploaden. Voordeel : • Geen risico op verlies van documenten • Geen tijdverlies inzake opzoeken van uw documenten • Geen verplaatsingen meer van uw documenten • Al uw documenten worden gratis bijgehouden en ter beschikking gesteld.

Procedure bij elke correspondentie met ons kantoor : Wil ALTIJD uw mailmededeling in het onderwerp beginnen met “dos00…” aub. Indien u vragen hebt omtrent uw mailbox of het uploaden of als u nog geen login hebt neem dan gerust contact op met ons kantoor en vraag naar Ymke Algoedt of stuur een mail naar : [email protected]


Pagina 9

Beste, Samenvatting infosessie Shamrock Tielt dd Pagina 1

Recommend Documents