MEMO. 1 Bestuurlijke samenvatting. Pagina 1 van 18

MEMO

Pagina 1 van 18 Aan: Van: Datum: Betreft:

DT/MO en OR Patrice van Geffen 25 september 2012 OR advies inzake spoor 2 en 3

Kenmerk:

1 Bestuurlijke samenvatting In juni 2010 is het plan van aanpak 10% voor de bezuinigingen vastgesteld. Spoor 1 is per 1 januari 2012 gerealiseerd door een nieuwe organisatiestructuur. Door de versterking van het integraal management van afdelingshoofden kon het aantal directieleden worden terugbracht van 3 naar 2. Het aantal afdelingshoofden is door een herverdeling van taken verminderend van 9 naar 7 en het aantal coördinatoren van 21 is omgezet in 17 teamleiders. De resultaten van spoor 1 zijn in mindering gebracht op de bezuinigingsopdracht en het restant is verdeeld over de afdelingen. De afdelingen zijn met ingang van 1 januari 2012 gestart met het invullen van het restant van de bezuinigingsopdracht door een herijking van de taken (spoor 2) en een beoordeling van processen en producten (spoor 3). In dit voorstel zijn de bezuinigingsvoorstellen tot 2014 uit spoor 2 en 3 opgenomen. Hiermee is het plan van aanpak 10% uitgevoerd en de bezuinigingsopdracht nagenoeg ingevuld. Het structurele tekort bedraagt dan nog € 40.000. Hiertegenover staan mogelijkheden die nog niet volledig uitgewerkt zijn en als pm opgenomen zijn in de overzichten. Bovendien zien de afdelingen mogelijkheden voor bezuinigingen vanaf 2015. Een aantal maatregelen hebben pas effect na 2014 omdat het gaat om meerjarige contracten en/of om medewerkers die na 2014 per pensioen gaan. Deze bezuinigingsmaatregelen wordt nu reeds voorbereid en voorgelegd aan de OR om deze te zijner tijd door te kunnen voeren. Het grootste deel van de bezuinigingsopdracht wordt gerealiseerd door de inzet van vacatureruimte en het herstructureren van taken en functies. De formatie neemt naar aanleiding van spoor 2 en 3 tot 2015 in het totaal af met 26,1 fte. De gevolgen voor de zittende medewerkers blijft beperkt omdat de vacatures sinds 2011 niet meer zijn vervuld. Daarnaast wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het natuurlijke verloop door het niet vervullen van functies die vrijvallen door pensioen of vertrekt van medewerkers. Deze aanpak is minder ingrijpend voor de medewerkers maar levert ook minder kosten op voor de organisatie. De WW- en re-integratieverplichtingen bij gedwongen ontslagen zijn aanzienlijk en beïnvloeden de resultaten van de gemeente voor meerdere jaren. In onderstaande tabel zijn gevolgen voor de formatie opgenomen: spoor 1 in het totaal en spoor 2 en 3 per afdeling uitgesplitst naar ingezette vacatureruimte en herstructurering van de taken.

gemeente Waalwijk Organisatiewijzigingen uit spoor 2 en 3 Pagina 2 van 18

Inkrimping formatie door spoor 2 en 3 Bedrijven CFO HII LVH OBV Pzk RSO

Vermindering aantal fte’s door spoor 2 en 3

Ingezette vacatureruimte 68 104 48 102 26 3,6 61 460,6

Herstructurering afdeling 108 78 118 10 42 4 205 477

Totaal

12,8

13,3

26,1

Vermindering aantal fte’s door spoor 1

176 182 166 112 68 7,6 266 937,6

7 33,1

In enkele gevallen verdwijnt een bezette functie. Met een gerichte aanpak voor mobiliteit wordt getracht de boventallige medewerkers zo snel mogelijk een passende functie aan te bieden. De inkomsten van de gemeente zijn onzeker en het management heeft daarom aanvullende regels gesteld voor het invullen van vacatures. Het doel hiervan is om zo veel mogelijk flexibiliteit in de personeelskosten te brengen. Het verdwijnen van zoveel fte’s kan natuurlijk niet zonder gevolgen blijven. De afdelingen hebben in spoor 2 en 3 efficiëntiemaatregelen voorgesteld om de omvang en de kwaliteit van de werkzaamheden zoveel mogelijk te waarborgen. Een belangrijke bijdrage aan de bezuinigingen wordt geleverd door de afdeling RSO. Hier is met name bezuinigd op de beleidscapaciteit.

2 Inleiding In de afdelingsplannen wordt aangegeven hoe de bezuinigingen in de komende jaren worden gerealiseerd. In dit memo zijn alle voorgestelde maatregelen opgenomen. De maatregelen worden zoveel mogelijk toegelicht. In de bijlagen zijn een samenvatting van de financiële gevolgen en een samenvatting van de gevolgen voor de formatie opgenomen. De financiële overzichten zijn ten aanzien van de structurele maatregelen cumulatief opgebouwd. Voor de incidentele maatregelen wordt het structurele resultaat per jaar aangepast. Naast bezuinigingen op de personeelslasten zijn ook naar andere mogelijkheden gezocht. De bezuinigingen leiden niet alleen tot het schrappen van functies, maar ook tot een herverdeling van taken. De structurele personele gevolgen per afdeling worden samengevat in de volgende categorieën: • •

Inzet van vacatureruimte; Herstructurering van de afdeling en overige personele voorstellen.


In de overzichten is nog geen rekening gehouden met de eventuele kosten voor het afvloeien van personeel maar naar verwachting zullen deze beperkt blijven omdat slechts enkele medewerkers bovenformatief worden.1 De gevolgen van de oprichting van de RUD zijn nog niet verwerkt. Hiervoor wordt een separaat voorstel gemaakt en voorgelegd aan de OR. Om enerzijds de bezuinigingsopdracht op de personeelskosten te kunnen realiseren en anderzijds gedwongen ontslagen te voorkomen, is er kritisch gekeken naar de spelregels bij vacatures voor vast en tijdelijk werk. Het sociaal statuut is leidend en zal in alle gevallen gevolgd worden. In hoofdstuk 3 stelt het management voor de komende 3 jaren een aantal tijdelijke aanvullende spelregels voor.

3 Bezuinigingsvoorstellen per afdeling Van de oorspronkelijke taakstelling was met ingang van dit jaar al een deel met spoor 1 gerealiseerd. Het restant van de taakstelling moet vóór 2015 worden gerealiseerd. De afdelingen zijn hiervoor verantwoordelijk. Als verdeelsleutel voor de verdeling van het restant over de afdelingen zijn de personele lasten per afdeling eind 2011 genomen. Dit betekent echter niet per definitie dat de totale taakstelling ook in diezelfde verdeling gerealiseerd wordt. Daarnaast zijn alle eerdere taakstellingen opgenomen in de overzichten. Dit leidt tot een totale taakstelling van 1,9 miljoen. Met het oog op de noodzakelijke bezuinigingen heeft de directie in eerste instantie alle vacatureruimte geblokkeerd en centraal geplaatst. De vacatureruimte is met de verdeling van de personele taakstelling teruggegaan naar de afdelingen. Van de vacatureruimte wordt voor € 529.000 ingezet voor de bezuinigingen. Een belangrijk deel van de bezuinigingen wordt gerealiseerd door een herverdeling van taken en functies, waarbij een deel van de huidige en toekomstige vacatures niet meer wordt ingevuld. De overige bezuinigingen worden grotendeels gerealiseerd door herstructurering van de afdeling. ( € 1.204.000). Structureel zijn de bezuinigingen hiermee grotendeels ingevuld. De overzichten geven inzicht in de ontwikkelingen tot en met 2014. Een aantal maatregelen hebben pas gevolgen in 2015 of daarna. Met deze maatregelen zijn in 2015 alle bezuinigingen gerealiseerd. Incidenteel worden ook voordelen behaald. Van deze voordelen wordt een voorziening gevormd om inhoud te geven aan flankerend beleid en te kunnen voldoen aan de WW– en integratieverplichtingen.

1 De financiële gevolgen van medewerkers die bovenformatief worden zijn nog niet exact te bepalen om dat niet alle te bezuinigen functies zijn al toegewezen aan personen. Bovendien wordt de omvang van financiële gevolgen beïnvloed door het arbeidsverleden van de betreffende medewerkers.


3.1 Bedrijven Taakstelling 10% taakstelling personeelslasten Bediening sluis Personele taakstelling Inzet van vacatureruimte Teamleider BDVSPO - 36 uur Medewerker catering - 7 uur Coördinator buitendienst - 3 uur Administratief medewerker DIFTAR - 6 uur Medewerker reiniging - 12 uur Medewerker groen - 4 uur Bijdrage aan de bezuinigingen

2012 139.90950.000-

2013 252.40750.000-

2014 364.90650.000-

189.909-

302.407-

414.906-

76.027 7.050 4.389 7.050 13.426 4.251

76.027 7.050 4.389 7.050 13.426 4.251

0 7.050 4.389 7.050 13.426 4.251

112.193

112.193

36.166

Vacatureruimte die omgezet wordt naar inhuurbudget Beheerder sporthallen - 38 uur Algemeen medewerker sportacc. - 46 uur Assistent beheerder sportacc. - 36 uur Kok/catering - 36 uur Coördinator zwembaden - 18 uur Zwemonderwijzer - 145,5 uur Medewerker kassa/receptie - 60 uur Inspecteur - 36 uur Sluiswachter - 18 uur Efficiëntievoordelen 50.000 Herstructurering en overige personele maatregelen Medewerker reiniging - 16 uur 19.992 Accountmanager Sportbedrijf 0 Sluiswachter met pensioen 0 Beperking overwerk 12.000 Re-integratiebudget t.l.v. afvalstoffenheffing Pm Sluiswachter naar meldpunt 21.184 Overplaatsing medewerkster naar handhaving Dienstverlening /openstelling Pm Sportaccommodaties Venstertijden en afspraken met ondernemers Beheer hertenkamp naar de wijk Optimalisering bedrijfsvoering Terugbrengen van het aantal coördinatoren Pm Inzet budget voor frictiekosten in de bezettting Bijdrage aan de bezuinigingen

Structureel over/tekort

1

2

50.000

50.000 2

0

0 63.690 23.024 12.000 Pm 21.184 28.666

0 0 12.000 Pm 21.184 28.666

3 4 5 6 7 8

Pm

Pm

9

20.147 23.825 21.500 Pm

20.147 23.825 21.500 Pm 40.277

10 11 12 13 14

103.176

177.322

304.313

25.460

-12.892-

-74.427


Toelichting 1. De vacature van teamleider Sportbedrijf wordt niet ingevuld en de komende 2 jaar ingezet voor de bezuinigingen. In 2014 zal de vacatureruimte worden gebruikt voor de inrichting van het verzelfstandigde sportbedrijf. 2. In verband met de mogelijke verzelfstandiging van het sportbedrijf, zijn de vacatures de afgelopen jaren niet ingevuld. Hierop zijn tijdelijke medewerkers ingehuurd. Van de vacatureruimte, wordt €112.000 ingezet voor de bezuinigingen. De overige vacatures worden omgezet naar inhuurbudget in afwachting van de definitieve besluitvorming rond het sportbedrijf. Door efficiëntiemaatregelen kan van het inhuurbudget € 50.000 worden ingeleverd voor de bezuinigingen 3. De functie van accountmanager sportbedrijf kan vervallen na de verzelfstandiging van het sportbedrijf. 4. De medewerker gaat met pensioen en de functie wordt in de huidige vorm niet meer ingevuld. 5. Een aantal taken worden opgevangen door overwerk op te vangen. Gebleken is echter dat enkele personeelsleden hierdoor erg veel uren maken. Het overwerk wordt daarom opnieuw bezien en anders gestructureerd. Dit leidt tot een bezuiniging. Deze bezuiniging kan een gevolg hebben voor de dienstverlening van de gemeente. 6. De werkzaamheden in het kader van vuilophaal en –verwerking zijn fysiek belastend. De afdeling Bedrijven wil functies inrichten bij de milieustraat, voor oudere en (langdurige) zieke medewerkers om daarmee: • de mogelijkheid tot re-integraties te vergroten; • de flexibiliteit te creëren c.q. te vergroten om medewerkers, ten gevolge van de fysiek zware belasting van de aard van de eigen werkzaamheden, tijdelijk of structureel passend werk aan te kunnen bieden. 7. Een medewerker meldpunt wordt voor 50% aangemerkt als sluiswachter terwijl hij volledig ingezet wordt voor het meldpunt. De functie moet volledig ten laste van het product afval worden gebracht. 8. Een medewerkster van de reiniging heeft een functie aanvaard bij het team Handhaving. De functie bij de reiniging is daardoor komen te vervallen. 9. De afdeling kan mogelijk besparende maatregelen ten aanzien van producten treffen. Dit heeft echter gevolgen voor de dienstverlening en openstellingtijden. Pas na afstemming met de portefeuillehouder kunnen de mogelijkheden financieel worden vertaald. 10. Door afspraken te maken omtrent de venstertijden van openstelling van de sluis, kunnen bezuinigingen worden gerealiseerd. 11. Als het onderhoud van het Hertenkamp wordt overdragen aan de wijk, kan een bezuiniging worden gerealiseerd. De mogelijkheden hiervoor moeten nog nader onderzocht worden en afgestemd met de wijktafel. 12. De afdeling denkt door eenmalige investeringen in automatisering een bezuiniging binnen het team beheer te kunnen realiseren. 13. Twee van de vier coördinatoren van de buitendienst zijn boven de 60 jaar en bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd (2015) worden de taken herverdeeld en zal een van de vier functies vervallen. 14. In het verleden is een frictiebudget ingericht om de afdeling de gelegenheid te geven flexibel om te kunnen gaan met tijdelijke bezettingsproblemen op de afdeling.


3.2 Communicatie financiën en ondersteuning 2012

2013

2014

-89.368 -26.298 -42.281 -16.870

-161.226 -26.298 -42.281 -16.870

-233.085 -26.298 -42.281 -16.870

-174.817

-246.675

-318.534

76.027 52.000 47.655 38.013 23.205 14.100

76.027

76.027

47.655 38.013 23.205 14.100

47.655 38.013 23.205 14.100

251.000

199.000

199.000

Herstructurering van de afdeling en andere personele maatregelen 42.281 Technisch Medewerker 0 6.844 Medewerkster bestuursondersteuning 3.000 Opheffen functie managementsecretaresse 0 46.000 Vergoeding voor de administratie van Parkned 20.000 20.000

42.281 6.844 46.000 20.000

Personele taakstelling 10% taakstelling personeelslasten Medewerker kabinetszaken Technisch medewerker Financiën (debit/credit) Personele taakstelling Ingezette vacatureruimte Teamleider CFO-OND - 36 uur Medewerker financiën- 36uur Juridisch beleidsmedewerker - 26 uur Financieel adviseur- 18 uur Medewerker kabinetszaken - 18 uur Vormgeving/multimediaspecialist - 6 uur Bijdrage aan de bezuinigingen

Toelichting

1 1 1

2

Bijdrage aan de bezuinigingen

23.000

115.125

115.125

Over/tekort op personele taakstelling

99.183

67.450

-4.409

Incidentele kosten en opbrengsten Inhuur jurist Uitbreiding van inhuur jurist

-34.320 -35.000

0

0

Saldo per jaar

29.863

67.450

-4.409

3 4 5 6

7 7

Toelichting 1. Naast de taakstellingopdracht van 10%, zijn alle overige nog niet ingevulde taakstellingen uit het verleden opgenomen om een volledig beeld te geven. 2. De vacature van medewerker financiën is nog niet vervuld en draagt in 2012 bij aan bezuinigingen. De afdeling is nog in ontwikkeling en neemt voorlopig nog geen beslissing of de vacature op termijn vervuld wordt of niet. 3. De technische medewerker gaat met pensioen en de functie wordt niet meer ingevuld 4. De medewerkster heeft arbeidstijdverkorting aangevraagd. De uren worden ingeleverd. 5. Het gaat om de functie van een medewerkster die zeer geruime tijd ziek is en waarschijnlijk wordt afgekeurd. De functie wordt niet meer ingevuld. 6. De gemeente voert de administratie van Parkned en ontvangt hiervoor een vergoeding. 7. De afdeling heeft te kampen met ziekte waardoor er een onderbezetting is op de functie van jurist. Hiervoor is ingehuurd mede omdat het college de bezwaartermijnen niet wil laten oplopen. De kosten komen ten laste van de budgetten en beperken de bezuinigingen.


3.3 HRM, informatiebeheer en ICT Taakstelling

Toe2014 lichting

2012

2013

10% taakstelling personeelslasten

-73.127

-131.927

-190.727

Medewerker DIV (a.g.v. digitalisering) Opzegging dienstverleningsovk. ISD t.a.v. P&Oactiviteiten

-30.000

-30.000

-30.000

-14.117

-14.117

-14.117

Medewerker DIV

-27.000

-46.000

-46.000

-144.244

-222.044

-280.844

Administratief medewerker P&O - 12 uur

14.117

14.117

14.117

1

Netwerk/systeembeheerder - 36 uur

25.000

57.000

57.000

2

39.117

71.117

71.117

Personele taakstelling Ingezette vacatureruimte


Herstructurering van de afdeling en overige personele maatregelen Medewerker archief met pensioen Netwerk/systeembeheerder wordt technisch beheer midoffice

0

23.188

23.188

0

-57.000

-57.000

3

Functioneel applicatiebeheer 28 uur minder

0

39.000

39.000

4

Inzetten beleidsmedewerker op project BGT bij OBV

0

33.000

33.000

5

Formatie bedrijfskundig adviseur

0

76.027

76.027

6

Medewerker postregistratie

5.100

15.500

15.500

7

Terugdringen overwerk systeembeheer

5.000

5.000

5.000

Informatiemanager 12 uur minder

Over/tekort op personele taakstellingen

0

0

25.342

10.100

134.715

160.057

-95.027

-16.212

-49.670

Overige maatregelen zonder gevolgen voor de formatie Efficiency op werving en selectie

15.000

15.000

15.000

Diverse contracten en budgetten

9.526

14.573

14.573

24.526

29.573

29.573

24.526

29.573

29.573

-70.501

13.361

-20.097

11.671

0

0

-21.253

0

0

Over/tekort op overige taakstellingen Structureel tekort

8

Incidenteel Inleveren inhuur budget 2012 Administratief medewerker P&O Medewerker DIV Per saldo per jaar te bezuinigen

-34.000

0

0

-114.083

13.361

-20.097

9


Toelichting 1. De administratieve processen en procedures zijn deels geoptimaliseerd, maar door hier nog meer aandacht voor te hebben, zijn hier nog efficiencyslagen mogelijk o.a. door aanpassingen in Beaufort waardoor de processen nog beter ondersteund worden. 2. Incidenteel kan in 2012 het budget voor de vacature netwerk/systeembeheerder verlaagd worden met € 25.000; met ingang van 2013 zal deze functie komen te vervallen als gevolg van nieuw ICT- landschap. 3. In plaats van systeem/netwerkbeheer is vanwege ontwikkelingen rondom e-dienstverlening en ICT infrastructuur dringend behoefte aan technisch beheer van de midoffice. Deze functie is nieuw binnen het team ICT. 4. Als gevolg van punten 2 en 3 kan door efficiënter te werken 28 uur functioneel applicatiebeheer (€ 39.000) komen te vervallen. De resterende 8 uren zullen worden ingezet om kwalitatief het applicatiebeheer van Beaufort (personeelsinformatiesysteem) te verbeteren door het te centraliseren bij team ICT. 5. Binnen OBV ligt de opdracht om de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) te realiseren. Hiervoor zijn projectmiddelen beschikbaar; gedurende twee jaar kan een 0,5 fte beleidsmedewerker ICT intern ingezet worden voor dit project. Dit levert in 2013 en 2014 een besparing op van € 33.000 per jaar. Met ingang van 2015 kan 12 uur beleidsmedewerker structureel worden ingeleverd; dit levert een voordeel op van € 22.000. 6. De functie heeft een meerwaarde voor de organisatie, maar is niet absoluut noodzakelijk om te behouden. Consequentie is wel dat afdelingen zelf continue kritisch moeten kijken naar hun processen, zonder ondersteuning van een specialist. De functionele applicatiebeheerders kunnen een deel van deze taak overnemen (verbinden van informatie en proces). 7. Voor het registreren van de post wordt de formatieplaats nu tijdelijk ingevuld tot 1 november 2012. Ondanks de werkdruk binnen het team en de toekomstige ontwikkelingen op dit terrein, zal onder druk van de taakstellende bezuiniging ook hier een efficiencyslag moeten plaatsvinden. Van de huidige formatie kan 14 uur ingeleverd worden. 8. Het aantal vacatures zal de komende jaren afnemen en de kosten aan het verwerven van personeel nemen naar verwachting af door het gebruik van andere media zoals internet en social media. 9. In het DT van 19 maart 2012 is besloten het tijdelijk contract van een medewerker HRM tot eind 2012 te verlengen. Dit kan binnen de beschikbare middelen en het restant kan eenmalig voor 2012 worden ingezet voor de taakstelling.


3.4 Leefbaarheid, veiligheid en handhaving Toe2014 lichting

2012

2013

-86.535 -29.000 -115.535

-156.116 -29.000 -185.116

-225.697 -29.000 -254.697

19.007 33.003 79.154 9.020 15.465 25.780

19.007 28.003 39.654 9.020 0 25.780

19.007 28.003 39.654 9.020 0 25.780

181.429

121.464

121.464

Herstructurering van de afdeling en overige personele maatregelen Terugdraaien van de besluitvorming netwerkregisseur -12.667 -38.000 Omzetten van inhuur naar structureel 79.663 Constructeur payrolling 0 -35.000 -25.000 Intake/vvk 0 Harmonisering afdeling 0 -5.000 70.377 Eenvoudiger welstandsbeleid 70.377

-38.000 79.663 -35.000 -25.000 -5.000 70.377

2 3 3 3 4 5 6 7

Taakstelling 10% taakstelling personeelslasten Eenvoudiger welstandsbeleid Personele taakstelling Ingezette vacatureruimte Sr. juridisch adviseur V&H - 9 uur Sr. adviseur handhaving - 18 uur Adviseur handhaving - 48 uur Mw. handhaving en opsporing - 7 uur Mw. belastingen/WOZ B - 12 uur Belastingcontroleur - 20 uur Bijdrage aan de bezuinigingen

Rampenbestrijding Handhaving t.l.v. het product afval

0 12.500

11.000 12.500

11.000 12.500


70.210

70.540

70.540

136.104

6.888

-62.693


Overige maatregelen zonder gevolgen voor de formatie Vrijval gebiedsgericht

0

15.000

28.000

Over/tekort overige taakstellingen

0

15.000

28.000

136.104

21.888

-34.693

21.888

-34.693

Structureel over/tekort Incidenteel Inhuur tot 1-7-2012 Extra inhuur tot 31-12-2012 Inhuur bouwinspectie Inhuur netwerkregisseur Tekort/ over per jaar

1

8

-54.000 -55.000 -20.000 -22.000 -14.896

Toelichting De consequenties van de inrichting van RUD zijn nog niet verwerkt in het overzicht. 1. Van de vacatures wordt een gedeelte ingezet voor de bezuinigingen. Met het oog op de veranderende organisatie zijn een aantal functies het afgelopen jaar tijdelijk ingevuld. Om de continuïteit en kwaliteit van de afdeling te handhaven, is het noodzakelijk dat de


2.

3.

4.

5. 6. 7.

basisbezetting op orde wordt gebracht. Een deel van de vacatures wordt daarom opnieuw ingevuld of ingezet voor nieuwe functies. Binnen het team Handhaving is een collega (36 uur) overgegaan naar vergunningen. Hierdoor is er een structureel tekort op handhaving ontstaan. Het voorstel is om deze structureel in te vullen voor 24 uur. De kosten hiervan worden geschat op € 39.500. In het voorstel rond wijkgericht werken is opgenomen dat de functie netwerkregisseur terug wordt gebracht van 1,53 fte naar 1 fte. Dit zou vanaf 2013 een bezuiniging opleveren van € 34.834. Uit het overleg met de portefeuillehouder blijkt dat de bezuiniging in de praktijk niet wenselijk is en dat het moet worden vastgehouden aan de bestaande omvang. De werkelijke kosten van het aanvullen van de functie bedragen structureel € 38.000 per jaar. Totdat de functie structureel is ingevuld is er een extra bedrag van € 22.000 voor inhuur noodzakelijk. Voor de uitvoering van de taken rond vergunningverlening wordt al geruime tijd ingehuurd, omdat de afdeling nog niet gestabiliseerd was. Inmiddels is er zicht op de omvang van het takenpakket en kan worden vastgesteld welke basisbezetting noodzakelijk is. De afdeling heeft daarom besloten om een deel van het inhuurbudget om te zetten naar formatie. De afdeling stelt voor om 20 uur voor de intake van vergunningaanvragen op schaal 7 en 16 uur voor het toetsen van bouwplannen (door een constructeur) op schaal 9, via payrolling in te vullen. Er is gekozen voor payrolling vooruitlopende op het tijdelijke beleid. Zie hoofdstuk 3. Met het oog op de op 1 januari 2012 doorgevoerde reorganisatie en de noodzakelijke te treffen bezuinigingsmaatregelen, is de afgelopen twee jaren binnen de afdeling gekozen voor het niet invullen van vacatures. In plaats daarvan is gekozen voor slimmer en efficiënter te organiseren van taken door herstructurering van de afdeling/taken. Om dit doel te bereiken, is gekozen voor het plegen van inhuur gedurende het proces. Het gevolg van het slimmer en efficiënter organiseren van taken binnen de afdeling LVH maakt het mogelijk om met minder medewerkers de werkzaamheden uit te voeren en structureel te bezuinigen op de formatie. Vereisten van deze beweging is dat mensen meer zelfstandigheid, taakvolwassenheid en senioriteit inzetten. Daartoe zijn zowel bij de bouwinspecteurs als de bouwvergunningverleners maatregelen getroffen. Kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen € 5.000. Voor welstand is een nieuw beleid geformuleerd dat naar verwachting eind 2012 wordt vastgesteld. Dit beleid beperkt de inzet van een welstandscommissie. De opzet van de organisatie rond veiligheid en rampenbestrijding wordt opnieuw bezien. Een herverdeling van taken levert een bezuiniging op. Bij de beoordeling van de afvalstoffenheffing is gebleken dat een deel van de handhavingkosten toegerekend kan worden aan het tarief. Dit levert voor de afdeling extra budget op.


3.5 Ontwerp & beheer openbare ruimte en vastgoed 2012

2013

-67.112

-121.075

Toe2014 lichting

Taakstelling 10% taakstelling personeelslasten

-175.039

Ingezette vacatureruimte Teamleider OBVBHR - 4 uur

8.449

8.449

8.449

Beleidsmw.ontwerp - 18 uur

33.003

33.003

33.003

Beheer openbaar gebied - 4 uur Bijdrage aan de bezuinigingen

6.601

6.601

6.601

48.053

48.053

48.053

Herstructurering van de afdeling en overige personele maatregelen Vermindering 6 uur adm.medewerkster

6.900

6.900

6.900

1

28.928

57.856

2

23.409

46.818

46.818

3

16.000

4

30.309

82.646

127.574

11.250

9.624

588

11.439

11.439

22.689

21.063

Medewerker gebouwenbeheer Sr. beleidsmedewerker beheer naar ontwerp Inkrimping bezetting door vastgoedbedrijf


Incidenteel Onderhoud Overdiepse polder

Tekort/ over per jaar

588

Toelichting 1. De medewerkster heeft verzocht om minder te gaan werken, de overige uren worden niet meer ingevuld. 2. De medewerker gaat met pensioen en zijn functie wordt niet meer ingevuld. 3. De kosten van de medewerker komen nu ten laste van de begroting. De medewerker gaat naar de afdeling ontwerp en wordt ten laste van de investeringen gebracht. Het inhuurbudget voor de investeringen wordt hiermee verlaagd. 4. In de komende jaren wordt een vastgoedbedrijf ingericht, er is een voorzichtige schatting gemaakt van de efficiëntievoordelen.


3.6 Publiekszaken 2012

2013

2014

Toelichting

Personele taakstelling 10% taakstelling personeelslasten

-42.896

-77.387 -111.878

ingezette vacatureruimte Afdelingshoofd PBZ - 3,6 uur

9.382

9.382

9.382

9.000

9.000

1

Herstructurering van de afdeling en overige personele maatregelen Inleveren parttime teamleider PZ - 4 uur

9.000

Burgerlijke stand en GBA samenvoegen

9.000

2

Optimaliseren van de capaciteit t.o.v de vraag

10.000

3

Werken op afspraak

10.000

3

Variabel budget

-10.000

3

65.000

65.000

4

9.000

74.000

93.000

-24.514

5.995

-9.496

Nazorgtraject WMO

pm


Over/ tekort op personele taalstelling

Incidenteel Efficiëntievoordelen uitvoering WMO

Tekort/overschot

24.514

0

9.496

0

0

Toelichting 1. De nieuwe teamleider PZ heeft een dienstverband van 32 uur, 4 uur wordt ingezet voor de bezuinigingen. 2. In 2013 gaat een van de baliemedewerkster met pensioen, door een herschikking van taken van het GBA en burgerlijke stand kunnen 8 uren op de formatie worden ingeleverd. 3. Door de bezetting nog beter af te stemmen op de piekbelastingen en door (meer) op afspraak te werken, kan een bezuiniging worden gerealiseerd. Hiervoor heeft de afdeling meer flexibel budget nodig. Per saldo levert dit een verwachte bezuiniging van € 10.000 op. Het huidige inhuurbudget bedraagt € 13.000. 4. Voor de nazorg van het WMO-traject is een uitvoeringsbudget van € 90.000 per jaar ter beschikking. In 2012 worden structurele verbeteringen in de processen en administratieve afhandeling aangebracht. In 2013 en 2014 kan daardoor € 65.000 worden ingezet voor de bezuinigingen.


3.7 Ruimtelijke en sociale ontwikkeling Taakstelling 10% taakstelling personeelslasten Beleidsmedewerker wonen t.l.v. reserve volkshuisvesting/ISV Personele taakstelling Ingezette vacatureruimte Teamleider RSOREW - 36 uur Beleidsmw. R&E - 4 uur Beleidsmw. R&E/planjurist - 14 uur Beleidsmw. leerplicht - 7 uur Bijdrage aan de bezuinigingen

2012 -107.014

2013 -193.062

2014 -279.110

-65.000

-65.000

-65.000

-172.014 -258.062 -344.110

86.480 7.326 24.864 11.590

7.326 24.864 11.590

7.326 24.864 11.590

130.260

43.780

43.780

9.000 6.118 7.005 39.238 15.780 26.281 Pm Pm 38.000 15.000 19.000

9.000 6.118 7.005 39.238 63.119 26.281 Pm Pm 38.000 35.000 38.000

2 2 2 3 4 5 6 7 8 9 9

17.500

17.500

10

65.000 40.000 297.922

65.000 40.000 384.261

11 12

114.534

83.640

83.931

Pm

18.000

18.000

Herstructurering en overige personele maatregelen Beleidsmw. wonen 5 uur minder 9.000 Jr. beleidsmw. 4 uur minder 1.550 Jr. beleidsmw. 4 uur minder 4.000 Pensioen mw. Onderwijshuisvesting 39.238 Jr. mw. Grondzaken in okt 2013 met pensioen Financieel medewerker onderwijs Samenvoegen ondersteunende werkzaamheden Pm Verbetering projectmanagement Pm Verminderen capaciteit op planeconomie Capaciteitsvermindering op arbeidsmarkt en ec beleid Capaciteitsvermindering op beleid wonen Coördinator CJG intern oplossen waardoor budget vrijvalt 17.500 Beleidsmedewerker wonen t.l.v. reserve sociale woningbouw 65.000 Projecturen van Hart van Brabant naar Midpoint 20.000 Bijdrage aan de bezuinigingen 156.288 Over/tekort op personele taalstelling Maatregelen zonder personele gevolgen Verhaal archeologische kosten Milieubeleid toerekenen aan subsidie externe veiligheid Over/tekort op niet personele taakstelling Structureel over/ tekort

Toelichting

1

Pm

Pm

0

18.000

18.000

114.534

101.640

101.931

13 14


Incidenteel Inhuur teamleider Inhuur leerplicht Extra ondersteuning kwaliteitsverbetering werkprocessen Over/tekort per jaar

-115.200 -7.875

-8.541

1

-15.000

-35.000

86.640

66.931

15

Toelichting 1. De functie van teamleider REW wordt momenteel vervuld door een interim manager. Als de afdeling verder vorm is gegeven, wordt de vacature weer ingevuld. 2. Een aantal medewerkers heeft aangegeven minder uren te willen gaan werken. Deze uren worden niet meer ingevuld. 3. Onderwijshuisvestingbeleid kan de komende jaren verder terug gebracht worden. Op dit moment wordt er veel scholen gebouwd en gerenoveerd, maar dit wordt in de toekomst aanzienlijk minder. De seniormedewerker Onderwijshuisvesting gaat met pensioen. De functie wordt niet meer vervuld en de voordelen worden voor 50% ingebracht voor de bezuinigingen. 4. De medewerker gaat met pensioen en de functie komt te vervallen. 5. Onderwijshuisvestingbeleid kan de komende jaren verder terug gebracht worden. Daarmee kan op termijn ook de financiële ondersteuning bij onderwijshuisvestingsbeleid komen te vervallen. Het aantal onderwijsgebouwen neemt af, maar ook kan een aantal van de taken effectief gecombineerd worden met de beleidstaken 6. De afdeling verwacht dat het samenbrengen van ondersteunende taken tot efficiëntievoordelen leidt. In de verschillende teams van de afdeling RSO, Ontwikkeling, WZW en REW is er behoefte aan een aantal ondersteunende functies. Voor een deel, met name financieel administratief, is daar een aantal medewerkers in de teams WZW en REW mee belast, daarnaast worden er door andere medewerkers hand- en spandiensten geleverd. De omvang van de voordelen kan op dit moment nog niet bepaald worden omdat de afdeling een deel van de middelen wil inzetten voor de kwaliteitsverbetering van de afdeling. 7. Bij de herindeling van de gemeente is bovenformativiteit op projectleiders ontstaan. De gemeente heeft de afgelopen jaren echter een grote groei in de grondexploitaties doorgemaakt, waarbij de projectleiders effectief konden worden ingezet. Hierdoor kon bespaard worden op inhuur. De winstgevendheid en de omvang van de grondexploitaties loopt door de economische crisis echter terug. De gemeente zal het aantal projectleiders hierop aan moeten passen. De voordelen hiervan zijn niet opgenomen in dit overzicht omdat deze ten gunste van de resultaten van het grondbedrijf komen. In de reguliere begroting zijn deze niet rechtstreeks zichtbaar. De besparingen op personele kosten in het grondbedrijf leiden natuurlijk wel tot een gezondere financiële positie van de gemeente in zijn geheel. De verwachte besparing bedraagt € 189.000. 8. De omvang van en het aantal grondexploitaties zal de komende jaren naar verwachting afnemen. Daarnaast worden de taken van planeconomie anders ingericht. Hierdoor kan 0,5 fte bespaard worden. 9. De samenwerkingsagenda van de drie Langstraatgemeenten is opgesteld en op een aantal beleidsterreinen wordt steeds meer samengewerkt: woonbeleid, economisch beleid, arbeidsmarktbeleid, toeristisch en recreatief beleid en infrastructuurbeleid (GOL). Die samenwerking moet op den duur tot verminderde inzet van beleidsformatie leiden (taakstellend 0,5 fte). De bezetting op het beleidsterrein wonen is op dit moment nog ruim 1,5 fte. Via inzet in ROM-verband, minder woonbeleid en efficiencyonderzoek, is een bezuiniging haalbaar. De formatie op het totale taakveld Economische Zaken wordt


10. 11. 12.

13. 14.

15.

verminderd door het beleid meer regionaal op te pakken en in combinatie van taken met andere afdelingen (o.a. bedrijfscontacten). De invulling van de coördinator CJG waarvoor externe middelen worden ontvangen is opgelost met een interne kandidaat, waardoor slechts een deel van het budget wordt benut. De beleidsmedewerker Wonen kan (voorlopig) ten laste van de reserve Sociale woningbouw worden gebracht. Deze reserve is gevormd uit de hiervoor ontvangen subsidies. De werkzaamheden die uitgevoerd worden voor de projecten Hart van Brabant worden ten laste van Midpoint gebracht. Hierover moeten nog afspraken in ROM-verband worden gemaakt. Het voordeel wordt op 0,5 fte geraam De kosten van archeologische toetsing kunnen verhaald worden op de aanvrager van de vergunning. De legesverordening moet hierop nog worden aangepast. De afdeling onderzoekt de mogelijkheid om de kosten voor milieubeleid ten laste van subsidie externe veiligheid te brengen. De mogelijke voordelen moeten nog nader bepaald worden. Om de beoogde bezuiniging te kunnen realiseren is een optimalisering van de processen nodig. De afdeling vraagt hiervoor eenmalige budgetten aan.


4 Verschuivingen tussen de afdelingen 4.1 Leerplicht Bij de vorming van de nieuwe organisatie is bepaald dat de positionering van leerplicht nog nader bezien zou worden. In het organisatie model ligt de nadruk op een clustering van beleidsontwikkeling. Beleid is samengebracht in de afdeling RSO. In LVH worden uitvoerende samengebracht. Nader onderzoek heeft uitgewezen dat ij leerplicht de nadruk meer ligt op beleidsuitvoering dan op beleidsontwikkeling. Daarnaast worden preventieve interventies effectiever als alle uitvoerende taken rondom jeugd en gezin, veiligheid en overlast geclusterd worden bij LVH. De twee leerplichtambtenaren en de administratieve ondersteuner gaan per 1 januari 2013 over naar LVH.

4.2 Overgang van de balie Bouw en Wonen naar Publiekszaken De gemeente heeft in 2010 een dienstverleningsvisie opgesteld: Waalwijk geeft antwoord. Hierin is opgenomen dat alle frontoffice functies zouden worden ondergebracht in de afdeling Publiekszaken. De burger worden hiermee sneller bediend en lijnen naar het klant contact centrum worden verkort. De specialistische vragen worden doorgeschoven naar de backoffice. De afdeling LVH is in eerste instantie druk bezig geweest om de processen aan te passen op de invoering van de WABO. Daarom is de overgang van de balie Bouw en Wonen nog niet gerealiseerd. In het kader van spoor 2 en 3 vindt de overdracht plaats. De huidige bezetting bestaat uit 1,97 fte. Deze is tijdens de aanpassing van de processen rond de WABO aangevuld met 0,4 fte ondersteuning vanuit de backoffice en met 0,6 fte inhuur. Op 1 januari 2013 worden de baliewerkzaamheden overgedragen. De afdeling Publiekszaken en LVH zijn in onderling overleg aan het bepalen waar de knip gelegd moet worden tussen de front en backoffice. Op basis van de taken, die overgaan zal definitief besloten worden om welke capaciteit het gaat. Hierbij wordt het principe gehanteerd mens volgt werk.

4.3 Inrichting van cluster Veiligheid Bij de doorontwikkeling van de organisatie is het voornemen ontstaan om in de afdeling Leefbaarheid, Veiligheid en Handhaving binnen het team Leefbaarheid, Toezicht en Handhaving een cluster Veiligheid te vormen. Het cluster zal verantwoordelijk worden voor de navolgende taken: • het (mede) ontwikkelen van beleid op de terreinen openbare orde en integrale veiligheid, (inclusief rampenbestrijding) • regievoering bij multidisciplinaire aanpakken en projecten • het (doen) initiëren en uitvoeren van activiteiten en projecten op het terrein van het werkgebied (bijvoorbeeld overlastprojecten) • het (mede) adviseren en ondersteunen van het gemeentelijk bestuur en management op de taakvelden Op basis van het veiligheidsbeleid en de inrichting van het cluster worden de volgende maatregelen getroffen: 1. De functie van netwerkregisseur openbare orde en veiligheid wordt met ingang van 1 september 2012 (weer) 1 fte, in plaats van 0,50 fte. Deze uitbreiding is nodig om het volledige takenpakket goed te kunnen uitvoeren.


2. De functie van medewerker rampenbestrijding komt te vervallen, en wordt -als taaktoegevoegd aan de functie van beleidsmedewerker integrale veiligheid. De taakdelen rondom rampenbestrijding kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in deze functie. 3. De functie van beleidsmedewerker integrale veiligheid (nu 0,50 fte) wordt met ingang van 1 september 2012 met 6 uur per week uitgebreid ten behoeve van de taken rampenbestrijding. 4. De functie van coördinator Centrum Jeugd en Gezin wordt bij het cluster Veiligheid ondergebracht met ingang van 1 september 2012 en voor de duur van 1 jaar (intern) ingevuld. 5. De functie netwerkregisseur maatschappelijke zaken blijft vooralsnog ongewijzigd. Er wordt een nauwe samenwerking met de coördinator CJG aangegaan, rondom de verdere opzet en uitvoering van het CJG en in relatie tot de relevante netwerken. 6. De gebieds- of wijkcoördinatoren krijgen extra taakaccenten binnen hun takenpakket gericht op het versterken van hun rol bij overlast en rampen, alsmede de versterking van de ‘oor en oog-functie’). Hierdoor kan de directe slagkracht van Waalwijk bij fysieke rampen en sociale calamiteiten vergroten. 7. De leerplichtambtenaren worden per 1 januari 2013 onder het cluster Veiligheid gebracht, om de samenwerking met de BOA’s leefomgeving te vergroten (en te komen tot meer uitvoering en minder beleid op het gebied van de leerplicht).

5 Uitgangspunten voor de flexibiliteit in de personeelskosten 5.1 Inleiding De inkomstenbronnen van de gemeente staan onder druk en zijn de onzekerheden groot. Op de algemene uitkering uit het gemeentefonds is bezuinigd. De verwachting is dat er mogelijk nog een ronde komt. Daarnaast lopen de inkomsten uit de grondexploitaties landelijk terug en ook gemeente Waalwijk moet rekening houden met minder grondverkopen en/of lagere opbrengsten. De grondexploitaties zijn een belangrijke inkomstenbron voor de gemeente. Gezien de onzekerheden en risico’s wil de directie maatregelen treffen om de kostenstructuur zo flexibel mogelijk te maken. De uitgaven kunnen dan in korte tijd worden aangepast aan de teruglopende inkomsten. De personeelskosten is hiervan een belangrijk onderdeel. In de huidige wetgeving zijn de kosten voor de gemeente bij de beëindiging van een vast of tijdelijk dienstverband, aanzienlijk. De gemeente is wettelijk verplicht “eigen risicodrager” voor de WW. Dat wil zeggen dat de gemeente de WW-uitkering over het gehele arbeidsverleden van de medewerker moet betalen. Twee voorbeelden: • Een medewerker werkt 20 jaar bij de gemeente en heeft daarvoor 5 jaar bij een andere gemeente gewerkt. Zijn functie komt te vervallen. De gemeente is niet in staat een andere passende functie te vinden en het dienstverband wordt beëindigd. De WW-uitkering wordt berekend op basis van het arbeidsverleden van 25 jaar. De gemeente wordt dan maandelijks door de uitvoeringsinstantie belast voor de gehele WW-uitkering van de oud-medewerker en de gemeente draagt de kosten voor de reintegratie. • Een medewerker heeft een tijdelijk dienstverband van een half jaar en heeft daarvoor 17 jaar bij diverse werkgevers gewerkt. Het dienstverband eindigt conform de overeenkomst na een half jaar en de oud-medewerker is niet in staat een andere baan te vinden. Hij heeft recht op een uitkering op basis van zijn arbeidsverleden van 17,5 jaar. Ook voor deze uitkering is de gemeente volledig verantwoordelijk.


Op basis van de ver strekkende gevolgen van dienstverbanden, heeft het management besloten om terughoudend te zijn met het aanbieden van dienstverbanden aan nieuwe medewerkers en kiest in de komende 3 jaren bij voorkeur voor een flexibele invulling tenzij het gaat om een bestaand personeelslid. De gemeenten in de regio West-Brabant hebben gezamenlijk flexarbeid aanbesteed. Hierin zijn 3 categorieën opgenomen: • Uitzenden en detacheren van functieschaal 2 t/m 8 door Randstad, StartPeople en TempoTeam; • Payrolling voor functieschaal 2 t/m 18 door Driessen HRM Payrolling; • Overig tijdelijk personeel door Inhuurdesk Flex-West-Brabant.

5.2 Tijdelijke flexibilisering Om de personeelskosten de komende 3 jaren te flexibiliseren zijn de volgende uitgangspunten gekozen: • •

•

• •

• • •

Elke vacature, tijdelijk of vast, wordt intern opgesteld. Interne kandidaten hebben voorrang; Een vacature mag alleen vast worden ingevuld door een interne kandidaat met een vast dienstverband. Het bestaande personeel wordt daardoor niet beperkt. Externe kandidaten krijgen een uitzend-, detacherings- of payroll overeenkomst; De payroll vergoedingen worden gedifferentieerd: o Vaste medewerkers, die tijdelijk een urenuitbreiding hebben en waarvan de urenuitbreiding zo vaak verlengd is, dat een volgende verlenging tot een vaste aanstelling leidt, ontvangen voor de volgende verlenging een payroll vergoeding. In deze vergoeding zijn alle toeslagen en pensioenverplichtingen opgenomen die ook in het reguliere salaris zijn opgenomen. o Inhuurkrachten, die met een payroll overeenkomst zijn aangesteld, ontvangen een vergoeding inclusief beperkte pensioenvoorzieningen en nemen aan zo min mogelijk faciliteiten deel, om de kosten te beperken. Voor de bovenformatieve medewerkers geldt het sociaal statuut. Vaste medewerkers kunnen op eigen verzoek ingezet worden op tijdelijke functies. De achterblijvende afdeling geeft een terugkomgarantie van één jaar. Als de tijdelijke opdracht langer dan één jaar duurt, wordt de medewerker bovenformatief, als geen andere functie beschikbaar is op dat moment. Hierop treedt het sociale statuut in werking. Als medewerkers een urenvermindering aanvragen en deze wordt toegekend, is de vermindering definitief. Er worden geen terugkomgaranties gegeven. Voor de uitvoering van de bezuinigingen binnen de uitgangspunten wordt een mobiliteitsbureau ingericht. Hiervoor wordt een afzonderlijk voorstel aangeboden aan de OR. De directie kan op basis van redelijkheid en billijkheid in overleg met de medewerker besluiten om af te wijken van bovenstaande uitgangspunten.

MEMO. 1 Bestuurlijke samenvatting. Pagina 1 van 18

Recommend Documents