Beste geïnteresseerde,
Heb je zelf eerder een superleuke TIK of TOP-week gehad? En zou je deze in 2014 graag zelf willen organiseren? Dit is je kans! We zoeken namelijk vanaf september 2013, 6 enthousiaste studenten die zin hebben om zich een jaar lang in te zetten en om de TOP-week tot een succes te maken. Bij een bestuursjaar komt veel kijken, het is een ontzettend leuk en leerzaam jaar. We proberen jullie daar in het volgende overzicht meer informatie over te geven. We hopen dat je net zo enthousiast bent als wij om de TOP-week te organiseren en deze hand out is om alle functies kort uit te leggen en wat je kan verwachten tijdens een bestuursjaar bij de TOP. Mochten er nog vragen zijn, dan kun je altijd contact met ons opnemen.
Met vriendelijke groet,
Namens TOP 2013,
Iris van Hoeve
Voorzitter
Laura Valentijn
Secretaris
Michelle Rewinkel
Penningmeester
Maartje Machielsen
Event Manager
Gus Leo
Logistiek Manager
Erik de Grauw
Functionaris PR
1.0 Wat is de TOP? De TOP-week wordt georganiseerd door de Tilburgse Introduktie Kommissie. Elk jaar zijn er zes studenten die een jaar lang het bestuur vormen van deze stichting. Ze worden vanaf maart ondersteund door 10-15 commissieleden die de praktische invulling doen. TOP staat voor het Tilburg Orientation Program. In 2014 zal deze week voor de derde keer deze naam dragen. Voor ongeveer 3000 studenten, 400 mentoren, 200 vrijwilligers en 150 externe partijen zal in augustus een week lang de introductieweek plaats vinden. De TOP-week is voor alle nieuwe studenten aan Tilburg University, Fontys Hogescholen en Avans Hogeschool. 1.1 Bestuurstaken Er zijn een aantal algemene bestuurstaken. Natuurlijk heb je de dagelijkse bezigheden binnen de TOP. Daarnaast stelt elk bestuur zijn eigen doelstellingen op, zo hadden wij afgelopen jaar te maken met een aantal vernieuwingen in de locaties. Als bestuur ben je niet alleen bezig met het huidige jaar maar ook met de komende jaren, welke lijn wil je inslaan met de TOP (voorbeeld voorgaande jaren: vergroting van de week en internationalisering). Bij de TOP-week zijn daarnaast vele externe stakeholders betrokken, je bent het aanspreekpunt voor hogescholen, universiteit, gemeente, verenigingen, andere introductiecommissies, leveranciers, sponsoren enz. Communicatie is essentieel! Verder houd jij je bezig met het werven van nieuwe commissieleden en een nieuw bestuur en coördineer en evalueer je verschillende commissies. 1.1.1 Voorzitter Als voorzitter zal je uiteraard de bestuursvergadering en algemene vergaderingen (met alle commissieleden) voor zitten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de gehele TOP-organisatie en houd je bij waar iedereen mee bezig is en of zijn en haar taken gedaan worden. Een belangrijke taak als voorzitter is dat je ook de vertrouwenspersoon zal zijn voor alle bestuur en commissieleden en zal je met hun evalueren over hun voortgang. De TOP-week heeft een breed scala aan bedrijven en instellingen waarmee zaken worden gedaan. Dit kunnen interne commissieleden zijn, maar ook de gemeente, universiteit en hogescholen. Als voorzitter zorg je ervoor dat dit contact te allen tijde gesmeerd blijft lopen. Ook zorg je ervoor dat er gewaakt wordt over de voortgang van de voorbereidingen en langere termijn doelstellingen. Daarnaast bepaal je samen met je mede bestuursleden een visie voor de aankomende jaren. Ook zal je zorg dragen voor de vergunningen, verzekeringen en subsidies. Belangrijke eigenschappen voor een voorzitter zijn goed overzicht kunnen houden, niet te snel in de stress raken en objectief kunnen zijn. Daarnaast moet je ook over goede communicatieve vaardigheden beschikken, moet je goed naar andere kunnen luisteren en is het belangrijk dat je representatief bent. 1.1.2 Secretaris In deze functie ben je mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid van de TOP-week. Je werkt nauw samen met de voorzitter en probeert hierbij ook het overzicht te behouden van al het reilen en zeilen in de organisatie. Je zorgt ervoor dat alle vergaderingen en afspraken gepland en voorbereid zijn. Je bent er verantwoordelijk voor dat alles genotuleerd wordt
en dat je het communicatieplan opstelt en aanpast waar nodig. Daarnaast zit je met veelzijdige partijen om tafel. Denk bijvoorbeeld aan de Universiteit, Sportraad, studentenverenigingen en verschillende commerciële partijen (eetleveranciers, boekingsbureaus enzovoort). Je probeert overal het TOP-belang hoog te houden en hiermee de beste deals te sluiten met partijen. Daarnaast stuur je een of twee commissies aan. De commissieleden zorgen samen met jou voor de praktische invulling van bepaalde dagonderdelen. Belangrijke eigenschappen van een secretaris zijn gestructureerd en goed georganiseerd werken, goed overzicht behouden van het overall plaatje, goede communicatieve vaardigheden hebben, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel. 1.2.3 Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het financiële aspect van de TOP-week. Je zorgt dat alle geldstromen goed verlopen en dat alle budgetten en begrotingen worden nageleefd. De begroting bevat alle onderdelen binnen de TOP: organisatie, voorbereidingsdagen, TOP-week, TOP-after en Welcome Week. Tevens krijgen de commissies budgetten toegewezen door de penningmeester waarvoor zij een eigen begroting opstellen. Je zult nauw contact hebben met de Dienst Economische en Administratieve taken van de universiteit aangezien de TOP rekening onder Student Services valt. Naast het controleren en registreren van inkomsten en uitgaven zul je aan het eind van je kasjaar een realisatie opstellen die in de jaarbegroting van de TOP komt te staan. Je streeft ernaar deze realisatie op €0,- uit te laten komen. Verder heb je binnen het bestuur ook een algemene rol waarbij je een commissie coördineert en diverse taken die worden verdeeld over de leden. Na een jaar heb je kennis vernomen van de financiële programma’s xFlow en SAP en ben je bedreven in het werken met Microsoft Excel. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van deelnemers op maandagochtend. Je staat als penningmeester direct in contact met de deelnemers, mentoren en vrijwilligers. Je houdt je dan ook bezig met de selectie van de mentoren en vrijwilligers. Hierbij stuur je als coördinator de commissie Registratie aan. Belangrijke eigenschappen van de penningmeester: grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel, organisatorisch, doelgericht, regels naleven, “nee” kunnen zeggen. 1.2.4 Event Manager/logistiek manager De Event Manager/Logistiek Manager zorgt voor het reilen en zeilen van en tijdens de TOP-week. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is op locatie. Van prullenbakken tot wc’s en van opblaasbare spellen tot tuinslangen. Het moet klaar staan. Daarnaast stuur je verschillende commissies aan die gaan over de invulling van de dagen. Je bent hoofdverantwoordelijk voor de dagen in de week. Taken zijn daarnaast: het maken van draaiboeken, maken van plattegronden, regelen van materialen, het zoeken van locaties, het plannen van events en contacten met leveranciers zijn die juist graag iets van jou willen zijn van belang(denk hierbij aan Heineken, ABInBev en licht en geluid). Verder is de gemeente een belangrijke speler waar vele gesprekken mee worden gevoerd.
Belangrijke eigenschappen van de Logistiek/event manager: stressbestendigheid, planmatigheid, representativiteit, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel, praktische instelling en beschikken over goede communicatieve vaardigheden. 1.2.5 PR Binnen de TOP-week zorg je voor alle uitingen naar interne en externe partijen. Je zorgt ervoor dat iedereen overal van op de hoogte is en de TOP-week te allen tijde in een goed daglicht staat of komt te staan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het bijhouden van de site en de sociale media. Ook zorg je voor de promotionele activiteiten van de TOP-week. Je zorgt voor de aanwezigheid van de organisatie bij open dagen e.d. maar ook voor de ontwikkeling van bijvoorbeeld de flyers en bekendmaking op de sociale media. Daarnaast ben je bezig met het ontwikkelen van het informatie- en programmaboekje. Je zorgt hierbij voor de aanvoer van de teksten van diverse partijen, maar ook zelf schrijf je hier stukken voor. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de TOPweek bij veel aankomende studenten, maar ook bij potentiële mentoren, vrijwilligers en dergelijke onder de aandacht wordt gebracht. Hoe je dit doet, is allemaal afhankelijk van je eigen creativiteit. Naast de PR-taken ben je ook verantwoordelijk voor het binnenhalen en behouden van onze sponsoren. Je zit met verschillende partijen om tafel en probeert er voor te zorgen om de beste winwin situatie te creëren voor beide partijen. Belangrijke eigenschappen als PR-bestuurslid zijn: creatief zijn, over communicatieve- en salesvaardigheden beschikken, gestructureerd en planmatig werken, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel hebben. 2.0 Bestuur 2014 Wat verwachten we van jou? Inzet en enthousiasme zijn van groot belang, daarnaast is het belangrijk dat jij je taken serieus neemt en correct en verantwoordelijk uitvoert. Elke week is er een algemene vergadering (vanaf maart) en een vergadering van het bestuur, het is verplicht om hier beide aanwezig te zijn. Aangezien je een internationale week organiseert is beheersing van de Engelse taal en organisatietalent essentieel. Verdere karakteristieken die van belang zijn: stressbestendigheid, inventief, creatief, praktisch, professionele houding en een representatieve uitstraling. Wat krijg je ervoor terug? De organisatie van de TOP-week is een zeer leerzame ervaring en je ontwikkelt jezelf en je communicatie skills dit alles in een leuk en gezellig team, waarmee je allerlei leuke activiteiten onderneemt. Daarnaast organiseer je natuurlijk het grootste studentenevenement van Tilburg, namelijk voor 3000 eerstejaars studenten en mentoren. Hiertegenover staat natuurlijk ook een studiebeurs en niet te vergeten een hele goede ervaring die het vermelden waard is op je CV! 2.1 Sollicitatieprocedure
We hopen dat je na dit document te hebben doorgenomen interesse hebt in een bestuursjaar bij de TOP-week! Om te solliciteren voor een of meerdere van de bovengenoemde functies dien je een sollicitatiebrief (met ten minste twee voorkeursfuncties) te schrijven en deze samen met je CV naar
[email protected] te sturen voor 18 juni 2013. Vervolgens wordt je uitgenodigd voor een gesprek.
