Beste geïnteresseerde,
Heb je zelf eerder een superleuke TIK of TOP-week gehad? En zou je deze in 2015 graag zelf willen organiseren? Dit is je kans! We zoeken namelijk vanaf september 2014, 7 enthousiaste studenten die zin hebben om zich een jaar lang in te zetten om de TOP-week tot een groot succes te maken. Bij een bestuursjaar komt veel kijken, het is een ontzettend leuk en leerzaam jaar. We proberen je daar in het volgende overzicht meer informatie over te geven. We hopen dat je net zo enthousiast bent als wij zijn om de TOP-week te organiseren en in deze hand out worden alle functies kort uitgelegd en wat je kan verwachten tijdens een bestuursjaar bij de TOP. Mochten er nog vragen zijn, dan kun je altijd contact met ons opnemen!
Met vriendelijke groet,
Namens TOP 2014,
Peter Zevenbergen
Voorzitter
Iris Langedijk
Vicevoorzitter
Lennart van der Linden
Penningmeester
Tanja Buijs
External Affairs
Madelon Key
Internal Affairs
Tess Bekkering
Event Manager
Nick van Schijndel
Logistiek Manager
1.0 Wat is de TOP? De TOP-week wordt georganiseerd door de Stichting Tilburg Orientation Program. Elk jaar zijn er 7 studenten die een jaar lang het bestuur vormen van deze stichting. Ze worden vanaf maart ondersteund door 10-15 commissieleden die zich bezig houden met de praktische invulling. TOP staat voor het Tilburg Orientation Program en in 2015 zal de week voor de vierde keer deze naam dragen. Voor ongeveer 25000 studenten, 500 mentoren, 200 vrijwilligers en 150 externe partijen zal in augustus een week lang de introductieweek plaats vinden. De TOP-week is voor alle nieuwe studenten aan Tilburg University, Fontys Hogescholen en Avans Hogeschool. 1.1 Bestuurstaken Er zijn een aantal algemene bestuurstaken zoals kamerdiensten, algemene vergaderingen, bestuursactiviteiten en constitutieborrels. Daarnaast stelt elk bestuur zijn eigen doelstellingen op, zo hadden wij afgelopen jaar te maken met een nieuwe dag in het programma, het TOP-stadsfestival. Als bestuur ben je niet alleen bezig met het huidige jaar maar ook met de komende jaren, welke lijn wil je inslaan met de TOP (voorbeeld voorgaande jaren: vergroting van de week en internationalisering). Bij de TOP-week zijn daarnaast vele externe stakeholders betrokken, je bent het aanspreekpunt voor hogescholen, universiteit, gemeente, verenigingen, andere introductiecommissies, leveranciers, sponsoren etc. Communicatie is essentieel! Verder houd jij je bezig met het werven van nieuwe commissieleden en een nieuw bestuur en coördineer en evalueer je verschillende commissies. 1.1.1 Voorzitter Als voorzitter zal je de bestuursvergadering en algemene vergaderingen (met alle commissieleden) voor zitten. Je bent verantwoordelijk voor de hele TOP organisatie en je houdt bij waar iedereen mee bezig is en of alle taken uitgevoerd worden. Een belangrijke taak als voorzitter is dat je de vertrouwenspersoon bent voor alle bestuurs- en commissieleden en zal je met hun evalueren over hun voortgang. De TOP-week heeft een breed scala aan bedrijven en instellingen waarmee zaken worden gedaan. Dit kunnen interne commissieleden zijn, maar ook de gemeente, universiteit en hogescholen. Als voorzitter zorg je ervoor dat dit contact te allen tijde gesmeerd blijft lopen. Ook zorg je ervoor dat er gewaakt wordt over de voortgang van de voorbereidingen en langere termijn doelstellingen. Daarnaast bepaal je samen met je mede bestuursleden een visie voor de aankomende jaren. De zorg voor de vergunningen, verzekeringen en subsidies vallen ook binnen deze functie. Stressbestendigheid, objectiviteit en goed overzicht kunnen houden zijn de belangrijkste eigenschappen van de voorzitter. Daarnaast moet je ook over goede communicatieve vaardigheden beschikken, moet je goed naar andere kunnen luisteren en is het belangrijk dat je representatief bent. 1.1.2 Vicevoorzitter In deze functie ben je mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid van de TOP-week. Je werkt nauw samen met de voorzitter en probeert hierbij ook het overzicht te behouden van al het reilen en zeilen in de organisatie. Je zorgt ervoor dat alle vergaderingen en
afspraken gepland en voorbereid zijn. Je bent er verantwoordelijk voor dat alles genotuleerd wordt en dat je het communicatieplan opstelt en aanpast waar nodig. Daarnaast zit je met veelzijdige partijen om tafel. Denk bijvoorbeeld aan de Universiteit, Sportraad, studentenverenigingen en verschillende commerciële partijen (eetleveranciers, boekingsbureaus enzovoort). Je probeert overal het TOP-belang hoog te houden en hiermee de beste deals te sluiten met partijen. Daarnaast stuur je een of twee commissies aan. De commissieleden zorgen samen met jou voor de praktische invulling van bepaalde dag onderdelen. Belangrijke eigenschappen van een secretaris zijn gestructureerd en goed georganiseerd werken, goed overzicht behouden van het overall plaatje, goede communicatieve vaardigheden hebben, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel. 1.2.3 Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het financiële aspect van de TOP-week. Je zorgt dat alle geldstromen goed verlopen en dat alle budgeten en begrotingen worden nageleefd. De begroting bevat alle onderdelen binnen de TOP: organisatie, voorbereidingsdagen, TOP-week, TOP-after en Winter Week. Tevens krijgen de commissies budgeten toegewezen door de penningmeester waar zij zelf een begroting voor opstellen. Sinds dit jaar heeft de TOP-week een eigen rekening en wordt er gewerkt met het boekhoudprogramma ‘Davilex’. Naast het controleren, registreren en betalen van rekeningen, zal je je ook o.a. bezighouden met facturen opstellen en btw afdragen. Daarnaast zal je aan het einde van je kas jaar een realisatie opstellen. Aangezien de TOP een stichting is, streef je naar een realisatie van €0,-. Verder heb je binnen het bestuur ook een algemene rol waarbij je een commissie coördineert en diverse taken die worden verdeeld over de leden. Na een jaar heb je kennis vernomen van het boekhoudsysteem Davilex en ben je bedreven in het maken van begrotingen. Belangrijke eigenschappen van de penningmeester: grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel, organisatorisch, doelgericht, regels naleven, “nee” kunnen zeggen, financiële achtergrond hebben. 1.2.4 Event Manager/logistiek manager De Event Manager/Logistiek Manager zorgt voor het reilen en zeilen van en tijdens de TOP-week. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is op locatie. Van prullenbakken tot wc’s en van opblaasbare spellen tot cantusbanken, het moet klaar staan. Daarnaast stuur je verschillende commissies aan en je bent hoofdverantwoordelijk voor de dagen in de week. Taken zijn daarnaast: het maken van draaiboeken en plattegronden, regelen van materialen, het zoeken van locaties en het plannen van events. Je zit wekelijks om tafel met beveiligers, bierbrouwers, licht en geluidsbedrijven en vele andere grote partijen (denk hierbij aan ABInBev en First Impression). Je voert de onderhandelingen en probeert ervoor te zorgen dat je telkens de beste deal krijgt. Verder is de gemeente een belangrijke speler waar vele gesprekken mee worden gevoerd. Belangrijke eigenschappen van de Logistiek/event manager: stressbestendigheid, planmatigheid, representativiteit, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel, praktische instelling en beschikken over goede communicatieve vaardigheden.
1.2.5 External Affairs Binnen de TOP-week zorg je voor alle uitingen naar externe partijen. Je zorgt ervoor dat iedereen overal van op de hoogte is en de TOP-week te allen tijde in een goed daglicht staat of komt te staan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het bijhouden van de site en de sociale media. Ook zorg je voor de promotionele activiteiten van de TOP-week. Je zorgt voor de aanwezigheid van de organisatie bij open dagen e.d. maar ook voor de ontwikkeling van bijvoorbeeld de flyers en bekendmaking op de sociale media. Daarnaast ben je bezig met het ontwikkelen van het informatie- en programmaboekje. Je zorgt hierbij voor de aanvoer van de teksten van diverse partijen, maar ook zelf schrijf je hier stukken voor. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de TOP-week bij veel aankomende studenten, maar ook bij potentiële mentoren, vrijwilligers en dergelijke onder de aandacht wordt gebracht. Hoe je dit doet, is allemaal afhankelijk van je eigen creativiteit. Naast de PR-taken ben je ook verantwoordelijk voor het binnenhalen en behouden van onze sponsoren. Je zit met verschillende partijen om tafel en probeert er voor te zorgen om de beste winwin situatie te creëren voor beide partijen. Belangrijke eigenschappen voor de functie External Affairs zijn: creatief zijn, over communicatieveen salesvaardigheden beschikken, gestructureerd en planmatig werken, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel hebben. 1.2.6 Internal Affairs Als Internal Affairs ben je verantwoordelijk voor de registratie van de deelnemers op de maandag ochtend. Dit is een complex proces waarbij je moet denken aan het registreren van 2500 deelnemers binnen een kort tijdsbestek. Je houdt rekening met alle faculteiten waar de studenten na de registratie weer op tijd aanwezig moeten zijn. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor de mentoren. Je zult mentoren gaan werven, gesprekken gaan voeren en uiteindelijk de mentoren gaan selecteren die de TOP-kindjes gaan begeleiden. De werving van de vrijwilligers die de TOP nodig heeft gedurende de week valt ook in het takenpakket van Internal Affairs. Als laatste onderhoudt je de relaties met alle interne partijen, je kunt hierbij denken aan studieverenigingen en de MAK. Al deze taken kun je niet alleen uitvoeren en daarom stuur je als Internal Affairs de registratie commissie aan. Binnen deze commissie worden functies verdeeld die de verantwoording nemen over de deelnemers, mentoren en vrijwilligers. Je houdt een oogje op de commissie en zorgt dat zij hun taken uitvoeren. Belangrijke eigenschappen voor de functie Internal Affairs: nauwkeurigheid, stressbestendigheid, gestructureerd te werk gaan en geordend zijn.
2.0 Bestuur 2015 Wat verwachten we van jou? Inzet en enthousiasme zijn van groot belang, daarnaast is het belangrijk dat jij je taken serieus neemt en correct en verantwoordelijk uitvoert. Elke week is er een algemene vergadering (vanaf maart) en een vergadering van het bestuur, het is verplicht om hier beide aanwezig te zijn. Aangezien je een internationale week organiseert is beheersing van de Engelse taal en organisatietalent essentieel. Verdere karakteristieken die van belang zijn: stressbestendigheid, inventief, creatief, praktisch, professionele houding en een representatieve uitstraling. Wat krijg je ervoor terug? De organisatie van de TOP-week is een zeer leerzame ervaring en je ontwikkelt jezelf en je communicatieve vaardigheden en dit alles in een leuk en gezellig team, waarmee je allerlei leuke activiteiten onderneemt. Daarnaast organiseer je natuurlijk het grootste studentenevenement van Tilburg, namelijk voor 3000 (eerstejaars) studenten en mentoren. Hiertegenover staat natuurlijk ook een studiebeurs en niet te vergeten een hele goede ervaring die het vermelden waard is op je CV! 2.1 Sollicitatieprocedure We hopen dat je na dit document te hebben doorgenomen interesse hebt in een bestuursjaar bij de TOP-week! Om te solliciteren voor een of meerdere van de bovengenoemde functies dien je een sollicitatiebrief (met tenminste twee voorkeursfuncties) te schrijven en deze samen met je CV naar
[email protected] te sturen voor 20 juni 2014. Vervolgens wordt je uitgenodigd voor een gesprek. We zien je reactie graag tegemoet!
