Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op
Opwarmen met stellingen • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst en DIV • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst, DIV en ICT • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de gehele informatieketen
Agenda • Pilot 3 X 3 – Josine van de Voort – Anje van der Lek
• Pilot e-depot Westfries Archief – Annemieke Adema
• Stellingen
PILOT 3x3 Duurzaam Digitaal Archiveren Josine van de Voort en Anje van der Lek
Pilot 3 x 3: 3 AD en 3 gemeenten
Waterlands Archief
Groei Ontstaan project • Regionaal Archief Alkmaar ziet de noodzaak met gemeenten de discussie aan te gaan over duurzaam digitaal bewaren • Bij de al bestaande e-depot initiatieven was geen ruimte om aan te haken • Diverse leveranciers wilden ook ervaring opdoen om zo hun producten te verbetren of te vernieuwen • Met het ontstaan van Archief20202 kwam er financiele ruimte voor
Overwegingen • Wettelijk kader laat ruimte voor andere edepots, bijvoorbeeld van en met leveranciers • Wachten tot de bestaande initiatieven wel ruimte hebben voor anderen om aan te haken betekent enkele jaren vertraging • Leveranciers zijn een onlosmakelijk onderdeel van alle gemeentelijke processen; het is niet nieuw iets met een leverancier te ontwikkelen • Het opdoen van praktische ervaring kan een “ boost” geven in het denken over duurzaam digitaal archiveren
Resultaten • Wat zijn de generieke stappen die een gemeente moet zetten om digitaal te kunnen archiveren? • Wat zijn de generieke stappen die een archiefdienst moet zetten om digitale dossiers te kunnen beheren? • Hoe krijgen we de op deze manier opgeslagen en beheerde informatie weer ter beschikking van de gemeente en het archief?
Kennisvragen Systemen • Hoe vindt de koppeling met het archiefbeheersysteem plaats? • Welke aanpassingen zijn er nodig aan de archiefbeheerapplicatie? • Wat zijn de verschillen en overeenkomsten in metadatering
Systemen vervolg • Hoe worden in (tijdelijk) beheer gegeven archiefbestanden onderscheiden van de “eigen” archieven (overgebrachte) archieven. • Wat zijn de technische implicaties (koppelingen, beveiliging, performance) • Wat zijn de voor ( of na-) delen van het gebruik van een DMS?
Kennisvragen Processen • Wordt er een kwaliteitscontrole op het dossier uitgevoerd voor opslag in het depot? • Welke services biedt de archiefdienst? Welke handelingen blijven bij de administratie? • Welke metadata zijn daarvoor noodzakelijk?
Processen vervolg • Welke expertise heeft de archiefdienst nodig en welke de gemeente? • Welke kosten zien wij en welke baten? • Welke functies zijn er nodig bij de archiefdienst voor digitaal beheer?
Maar ook heel belangrijk..
Ervaring opdoen!
Opzet Pilot Fase 1 • Vanuit Gemeentelijk DMS dossiers overbrengen naar het e-depot wat fusiek bij KPN zit • Dit drie maal: diverse omgevingen, diverse dossiers, Fase 2 • Vanuit de Archiefdienst van de betrokken gemeente de dossiers benaderen • Drie verschillende archiefbeheersystemen • Bevindingen pilots via Archief2020 beschikbaar • In het najaar een sessie voor geinteresseerden
Pilot 1 WA en Waterland
Stappen Fase 1 • Fase 1 Drie gemeenten vanuit het DMS ( Corsa) dossiers/documenten in e-depot van Data matters Stappen: • Nieuwste release Corsa (2014) • Consultant BCT activeert e-depot functionaliteit • Dossiers/Documenten worden overgezet
Na Pilot 1: Wat kwamen we tegen? • ICT afdelingen gemeenten staan onder druk: lastig toegang te krijgen • Functionaliteit van het e-depot is nog laag: geen berichtenverkeer etc; idem voor het DMS • Metadata gaat nog niet mee • Functioneel ontwerp en technisch ontwerp nog in ontwikkeling
Pilot 2: RAA en Heerhugowaard
Pilot 2 Loopt • Doel is nu ook metadata mee te nemen • Gezien de tijdsdruk is het mogelijk dat we de koppeling simuleren
Pilot 3 SAMH en Zuidplas • Zuidplas gebruikt de cloudoplossing van Corsa • Probleem: contracten met de hosting partners van de leverancier laten geen ruimte voor de pilot • Andere gemeente en ander DMS?
Stappen Fase 2 • De leveranciers van de Archiefbeheersystemen benaderen de dossiers in het e-Depot • Hiervoor zijn technische afspraken nodig • Dit gebeurt drie maal met drie verschillende systemen • Doel is kijken wat er geregeld moet worden om de dossiers te beheren
Wat hebben we tot nu toe geleerd? • Werken met een leverancier is een andere dynamiek: de belangen zijn verschillend • Communicatie over en weer heeft veel aandacht nodig ( maar dat geldt eigenlijk altijd!) • Leveranciers hebben belang bij de pilots voor het ontwikkelen van business rules en standaarden • Van” onderaf” beginnen levert ook inzichten op • Goed nadenken over Dossier nivo en Document nivo; wat doe je waar • Cloudoplossing bleek ongeschikt voor deze pilot
Hoe nu verder? • Pilot 2 Heerhugowaar tussen nu en juni • Pilot 3 wordt ook voor zomer 2015 gepland • Fase 2 eerste sessie met de eerste leverancier half maart • Tussen rapportage verschijnt rond begin mei • Eindrapportage verwacht in najaar 2015
Anje van der Lek Regionaal Archief Alkmaar
[email protected] Josine van de Voort
[email protected]
Pilot e-depot Westfries Archief
Inhoud • Korte introductie in de pilot • De samenwerking in de pilot • En nu door!!! – Wat gaan we waar halen en brengen met de implementatie van het e-depot
Introductie in de Westfriese pilot
Wat was het plan? • Doel – Ervaring opdoen met het werken met een e-depot, van de opname tot en met het beschikbaar stellen.
• Hoe – Gebruik maken van gedigitaliseerde bouwvergunningen uit de regio.
• Bonus: – Een werkend e-depot!
Samenwerking in de Pilot • Drie Westfriese gemeenten – Data
• DiVault – Kennis – Techniek
• Westfries Archief – Kennis – Westfries netwerk
Rol Westfriese gemeenten • Aanleveren Data – Bouwvergunningen voor invoering WABO
• Hoorn werkt met Easyware • Stede Broec leverde aan mbv Excel • Medemblik werkt met Decos
Aangeboden Data (1) Totaal:
41.000 bouwvergunningen 725.000 archiefstukken
vergunningen
archiefstukken
Hoorn
Hoorn
Medemblik
Medemblik
Stede Broec
Stede Broec
Aangeboden Data (2) Bestandsformaat
pdf tif jpg
PDF versie's PDF 1.3 (fmt/17) PDF 1.4 (fmt/18) PDF 1.5 (fmt/19) PDF 1.6 (fmt/20) PDF/A 1a (fmt/95) PDF/A 1b (fmt/354)
Rol van DiVault Hans Mannaert - DiVault
• Leveren van kennis/ondersteuning
• Projectmanagement • Technische (ICT en informatie) vraagstukken • Gebruik E-depot en SW tools
Rol Westfries Archief • Kennis leveren op gebied van e-depot • De juiste gesprekspartners aan tafel • Westfriese bestuurders en ambtenaren betrekken bij het project – Bestuur WFA – Kring van secretarissen – Platform Informatiemanagement (PIM)
Kennisagenda 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ED3 Continuïteit Integratie MAIS-Flexis en e-depot Metadata bouwvergunningen Businesscase Beleid
Zie ook www.wfa.nl\edepot
Lessen geleerd • Aanleveren data: – Wie zit er aan tafel – Mappen van de metadata
• Continuïteit in projectorganisatie • Communicatie, intern en extern
• Oh en een millenniumbug werkt ook in 2014!
En nu door!!! • Beleidsplan Westfries Archief – Vaststelling april 2015
• Opdracht geven voor ontwikkeling e-depot
Ambitie 1-1-2018 • Werkend E-depot • Waar gemeenten op aan kunnen sluiten
Dit houdt in dat het: • Westfries Archief er klaar voor moet zijn • De regio er klaar voor moet zijn
Starten met: • Businesscase en roadmap naar een regionaal e-depot • Metadata, metadata, metadata
• De zachte kant van het e-depot
Wat brengt het WFA? • Werkend e-depot 1-1-2018 Om daar te komen: • Faciliteren wij het project • Leveren wij kennis • Verbinden we mensen, functies en informatie Maar…
Wat halen we waar (1) • Bestuur – Opdracht – Bewustzijn duurzame archivering • Gemeentesecretarissen – Gedelegeerd opdrachtgeverschap – Sponsorschap van het project – Bewustzijn duurzame archivering • PIM – Kennis – Ambassadeurs – Capaciteit
Wat halen we waar (2) • ICT – Technische ondersteuning • DIV – Specifieke archivistische kennis (van archiveringssysteem organisatie) • Proceseigenaren – Kennis van het werkproces • Markt ? – Hardware – Software
Vragen? Annemieke Adema
[email protected] www.wfa.nl/edepot
Stellingen • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de gehele informatieketen. • Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst.
Stellingen • Een e-depot kan je kant en klaar kopen. • De hard- en software voor een e-depot kan je kopen. De overige zaken, zoals organisatie, beleid, processen en procedures, etc moet je zelf inrichten.
Stellingen • Het e-depot is de verantwoordelijkheid van de overheid en die moet ook door de overheid gerealiseerd worden. • Een e-depot uit de markt kan minstens even goed zijn als het E-depot van het Nationaal Archief
Stellingen
• Digitale archivering begint direct bij de dossiervorming • Digitale archivering (inclusief > e-depot) begint direct bij de dossiervorming
Stellingen • Het RMA is een overbodige applicatie als je bent aangesloten op een e-depot. • Het DMS is een overbodige applicatie als je bent aangesloten op een e-depot.
Stellingen • Morgen start ik met het opdoen van ervaring met een e-depot.
Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op
