Projectorganisatie KUNST in taal & tekens is een project van Stichting Beeldende Amateurkunst en COS Rijnmond & Midden Holland, uitgevoerd in 2005 in verschillende Rotterdamse deelgemeenten. Onderstaand geven wij u inzage in onze werkwijze. Inrichting projectgroep • KUNST in taal & tekens is een project dat zich bijzonder leent voor samenwerking/staat en valt met samenwerking. Als je het initiatief wilt nemen bedenk dan goed welke groepen deelnemers je zou willen betrekken. Zoek partners die direct met deze groepen werken en/of zelforganisaties. Daarnaast kun je partners betrekken die deskundigheden hebben op het gebied van (amateur)kunst en/of ontmoetingsactiviteiten. Het is een kwestie van zoeken naar een evenwicht. Met meer partners werk je aan draagvlak. Teveel partners compliceert het proces. • Maak vooraf goede afspraken over een onderlinge taakverdeling. Wie is projectcoördinator? Wie zorgt voor de fondsenwerving; de financiële administratie; werving van groepen/deelnemers; publiciteit; de organisatie van de presentatie/expositie? Doelstellingen • In KUNST in taal & tekens is het goed mogelijk om meerdere doelstellingen te combineren. “Belangen’ van diverse organisaties kunnen een plek hebben. Het organiseren van ontmoeting kan belangrijk zijn voor een opbouwwerker in een wijk. Tegelijk kan een culturele instelling de wens hebben om nieuwe doelgroepen in aanraking te brengen met kunst. Dat kan ook prima passen in het gemeentelijk cultuurbeleid. Tot slot kan het voor een zelforganisatie goed zijn om te participeren om het aanbod naar de eigen achterban te verbreden en/of samenwerking te starten met andere organisaties in de wijk. Werving • Bedenk vooraf of je wilt werken met bestaande groepen of dat je liever nieuwe groepen wilt samenstellen. • Afhankelijk van die keuze kan de werving georganiseerd worden. Als je kiest voor werken met bestaande groepen dan ligt het voor de hand om in je omgeving te zoeken naar een organisatie waar groepen bij elkaar komen: zelforganisatie, clubhuis, wijkgebouw, opbouwwerk, taalonderwijs, school. Wil je juist nieuwe groepen samenstellen, dan moet je meer investeren in de werving. Daarbij kun je verschillende wegen bewandelen. Denk aan: een persbericht naar de huis-aan-huisbladen, een artikel in de wijkkrant, opnemen in het programma-aanbod van een buurthuis of wijkgebouw, een folder verspreiden via de bibliotheek, een mooie wervende email naar het bestand van een partnerorganisatie. Afstemming op de doelgroep • Het is belangrijk voor de start een goed beeld te hebben van de samenstelling van de groep(en) waar de cursus gegeven zal worden en het niveau van de deelnemers. Bij nieuwe groepen kun je dat doen door vooraf met alle deelnemers een kort intakegesprek te houden. Bij bestaande groepen is het goed om een introductiebijeenkomst te organiseren. Dan kun je je een beeld
•
•
vormen. Dat is ook erg belangrijk voor de docent die straks met de groep aan het werk gaat. Als je werkt met een bestaande groep is het van belang je goed te informeren over de gebruiken binnen de groep. Het kan zijn dat men gewend is in- en uit te lopen tijdens een bijeenkomst, terwijl de docent erop rekent geconcentreerd te kunnen werken met een vast groep mensen. Is er eventueel kinderopvang geregeld, of nemen moeders hun kinderen mee? Misschien wil de groep vooraf bidden. Of de notulen van een reguliere vergadering bespreken. Dat neemt tijd in beslag en het is goed als je dat van te voren weet. Dan kun je je programma daarop aanpassen (als je dat gepast vindt). Met een nieuw samen te stellen groep kun je natuurlijk bij voorbaat je eigen ‘regels’ vaststellen. Flexibiliteit is belangrijk. Vraag ook flexibiliteit aan de docent. Het kan zijn dat er al werkende met de groep aanpassingen noodzakelijk zijn in het vooraf bedachte programma.
Keuze van de docent(en) • KUNST in taal & tekens is gericht op kennismaking met kunst én zelf aan de slag gaan én ontmoeting. Dat betekent dat er nogal wat gevraagd wordt van de docent. Een kunstenaar kan prachtig werk maken, maar beschikt misschien niet over didactische vaardigheden. Of heeft wellicht moeite om te werken met mensen die niet zo goed Nederlands spreken en/of bepaalde basisvaardigheden niet goed beheersen. Houd rekening met dit soort wensen bij het zoeken van een docent. Bespreek de combinatie van wensen ook goed vooraf met de docent. • Het is leuk als de kunstenaar zelf ook werk maakt waarin taal en tekens een rol spelen. Maar dat hoeft geen vereiste te zijn om toch de deelnemers mee te nemen in de thematiek. De locatie voor de cursus • Zoek een locatie die goed toegankelijk is voor de groep waar je mee wil werken. Vaak zal de keuze voor de hand liggen, namelijk in huis bij de organisatie waarvan een groep meedoet. Maar als je stedelijk werft moet je wel een keuze maken. Daarbij kun je verschillende zaken mee laten wegen: kosten, bereikbaarheid met openbaar vervoer, gebruikersvriendelijkheid, rolstoeltoegankelijkheid, veiligheid, herkenbaarheid (komen allochtone deelnemers naar een galerieruimte? Hoe is het als autochtone oudere om voor het eerst de activiteitenruimte in een moskee binnen te komen?) Overigens kan een niet voor de hand liggende locatie juist ook de belangstelling om mee te doen prikkelen. Mag er in de ruimte geknoeid worden? Is het gemakkelijk om schoon te maken? Maak een goede afweging. • Als het gebouw niet vrij toegankelijk is, maak dan goede afspraken over het openen en sluiten van het gebouw en/of de ruimte. • In of vlakbij de cursusruimte dient een wateraansluiting te zijn. Het cursusaanbod • Bedenk vooraf goed wat je allemaal een plaats zou willen geven in de cursus: introductie, presentatie rond een thema, actieve workshops, museumbezoek. Maak samen met de docent het programma. • Geef de docent de vrijheid om werkvormen en technieken te kiezen. Bewaak of deze aansluiten op de doelgroep.
•
Bespreek goed met de docent dat gewerkt wordt naar een eindpresentatie. Dat bepaalt mede de keuze voor de technieken.
Verslaglegging • In KUNST in taal & tekens staat het proces centraal: zowel de kennismaking met kunst (actief en passief) als de onderlinge ontmoeting. Bedenk van te voren of het zinvol is om het proces vast te leggen. Dat is in ieder geval nuttig voor het verslag naar de financiers, maar kan ook interessant zijn voor de presentatie tijdens de opening. Ook kun je een verslag gebruiken voor evaluatie binnen de projectorganisatie en het zoeken naar vervolgactiviteiten. • Verslaglegging kan op verschillende manieren. Je kunt iemand (op gezette tijden) aanwezig laten zijn en nauwkeurig verslag laten doen van de gesprekken onderling. Iemand kan met regelmaat de deelnemers en de docent(en) interviewen. Op foto of film kan het kunstzinnig proces goed zichtbaar gemaakt worden. • Verslaglegging is zeer tijdrovend. Maak een afweging tussen het doel waar je de verslaglegging voor wilt gebruiken en de tijdsinvestering die nodig is. Pas ook de middelen die je gebruikt aan. De locatie van de expositie • De criteria die je hanteert bij de keuze van een locatie voor de cursus zijn ook hier van toepassing. • Tegelijk is het belangrijk dat de expositie aan een breed publiek toont wat in de cursusgroep(en) gemaakt is. Een galerie geeft wellicht een zekere kunstzinnige status aan het getoonde werk, maar trekt toch een beperkt publiek. Kruispunten van sociaal verkeer, zoals bibliotheken, een gemeentehuis (cursusruimte, de hal bij Burgerzaken), wijkgebouwen trekken zelf al een groot publiek. Toevallige voorbijgangers komen op een gemakkelijke manier in aanraking met de resultaten van je project. • Maak tijdig een keuze voor de locatie. Maak ook goede afspraken met de leiding daar over het tijdstip van inrichting van de expositie, evt. hulp die je daarbij van hen kunt verwachten, ophangmogelijkheden, het programma van de opening, mogelijkheden in verband met catering, verzekering, openingstijden, samenwerking rond publiciteit, de periode waarin de expositie blijft staan, het tijdstip van afbreken, enz. De expositie • De expositie staat en valt met een mooie presentatie van het gemaakte werk. • Je kunt ervoor kiezen om al het werk van alle cursisten te tonen, maar een goede selectie op kwaliteit en diversiteit is misschien beter. • Maak voor de start van het project goede afspraken met de docent(en) over hun verantwoordelijkheid ten aanzien van de expositie. In de technieken die ze kiezen en de producten die de deelnemers gaan maken kan rekening gehouden worden met het feit dat er een presentabel eindresultaat bereikt moet worden. Het is ook goed om vooraf af te spreken of de docent wel of niet meewerkt aan de inrichting van de expositie. Gezien zijn of haar deskundigheid is betrokkenheid aan te bevelen.
•
•
Bedenk bijtijds hoe je het materiaal wilt presenteren. Zijn er panelen beschikbaar? Kun je iets aan de wand hangen? Maak goede afspraken met de locatie. Het is goed als er een toelichting bij het gepresenteerde werk komt te hangen, waarin uitgelegd wordt voor het publiek hoe het materiaal tot stand is gekomen, wie hebben meegewerkt, e.d. Vergeet niet je subsidiegevers en/of sponsors te vermelden.
De opening • Enkele programmaonderdelen liggen voor de hand: een algemene toelichting op het project (de totstandkoming, de doelstellingen, de organisaties en cursisten die hebben meegedaan, de financiers) en een meer of minder officiële opening. Het is ook altijd aardig om de cursisten in het zonnetje te zetten, of liever nog hen een actieve rol te geven tijdens de opening. Dat kan bijvoorbeeld door een aantal van hen kort te interviewen over hun ervaringen. Het is interessant voor publiek en deelnemers om in een powerpointpresentatie het proces dat de cursisten hebben doorlopen te volgen en een beeld te krijgen van de activiteiten en de geleerde technieken. • Zoek een gemiddelde tussen de veelheid van informatie die je zou willen vertellen en het ‘geduld’ van de aanwezigen. • Het kan ook passend zijn – in het kader van het ontmoetingskarakter van het project – om in de opening een soort opdracht te verwerken. Maak gemengde groepjes van drie tot zes personen en vraag hen gezamenlijk de expositie te bekijken en gezamenlijk een werk te kiezen dat hen aanspreekt. Rond af met een plenaire bespreking. De ervaring laat zien dat deze actieve vorm zeer gewaardeerd wordt. • Denk goed na over de persoon aan wie je gaat vragen de opening te verrichten. Vaak valt de keuze op een vertegenwoordiger van de (deel)gemeente. Maar er kan ook gekozen worden voor een bekende kunstenaar of andere bekende persoon uit de directe omgeving. Het is ook mogelijk de cursisten zelf de opening te laten verrichten. Hierbij spelen verschillende overwegingen een rol. Het is altijd goed om bestuurders te betrekken bij lokale projecten, zeker als zij ook verantwoordelijk zijn voor dat specifieke beleidsveld en de financiering. Overwegingen ten aanzien van publiciteit kunnen pleiten voor een bekende ‘Nederlander’ of plaatsgenoot. Wil je van de opening juist een intieme bijeenkomst maken voor de cursisten en wellicht ook nog onderlinge kennismaking tussen verschillende groepen inhoud geven, dan is de laatste optie een goede keuze. • Als de locatie voor de opening ver weg ligt van de locatie waar de cursisten van een groep doorgaans bij elkaar komen, kan het zijn dat je een extra inspanning moet doen om hen bij de opening aanwezig te laten zijn. Dat kan gelden voor jongeren, maar even zo goed voor bijvoorbeeld oudere autochtonen of allochtone vrouwen. Bespreek dit met de reguliere begeleider of ‘trekker’ van de groep. • Bedenk goed op welke dag van de week en welk tijdstip je de opening wilt houden. Het is natuurlijk gebruikelijk een opening te plannen aan het einde van de middag. Maar dat kan voor sommige groepen deelnemers bezwaarlijk zijn. De ervaring leert dat het ook heel goed mogelijk is de opening in de ochtend, of juist vroeg in de middag te houden. Stem het tijdstip af op de deelnemende groep(en). Bij de keuze voor de dag kun je rekening houden met
wensen uit de deelnemende cursisten en organisaties, maar ook van het tijdstip waarop degene beschikbaar is die de opening Financiën • Maak tijdens de fase van planontwikkeling een zorgvuldige begroting. Gedacht kan worden aan de volgende kosten: o Voor de cursus: vergoeding docent, reiskosten docent, materiaalkosten, museumbezoek + reiskosten deelnemers, vergoeding inleider/spreker, verslaglegging, zaalhuur, koffie/thee o Voor de expositie: samenstelling begeleidende teksten, vergoeding aan locatie, huur panelen, materiaalkosten, transportkosten, inrichting, afbreken, verzekering o Voor de publiciteit: vormgeving en druk uitnodiging, mailing, persberichten, berichtgeving via website o Voor de opening: catering, huur geluid en andere faciliteiten (powerpoint, katheder), bloemen, fotograaf • Financiers zijn in de eerste plaats te vinden in de directe omgeving (gemeente, fondsen, rotary, bedrijven). Daarnaast kan gedacht worden aan subsidieaanvragen naar het Fonds voor de Amateurkunst en Podiumkunst, het Prins Bernhard Cultuur Fonds, VSBfonds en het Oranjefonds (bij de laatste met veel nadruk op en een goed uitgewerkt plan voor de onderlinge ontmoeting). Publiciteit • Maak in een vroeg stadium, liefst tegelijk met het projectvoorstel, een plan voor de publiciteit. • Bedenk goed wie je wilt bereiken en op welk tijdstip. • Gebruik de middelen die passen bij de uitstraling en pretenties van je project. Een mooie uitnodigingskaart geeft ‘status’ aan je project en de resultaten, maar zorg dat je de belofte die daarvan uitgaat ook kunt waarmaken. • Zorg voor een goed bestand van media-adressen, lokaal, evt. regionaal en landelijk. • Bedenk in welk stadium je media-aandacht wilt zoeken. Dat kan vooraf (om cursisten te werven), tijdens de cursussen en natuurlijk bij de opening. • Besteed tijd aan de samenstelling van een goed persbericht. Bij een project als dit is het belangrijk om ook aandacht te besteden aan het ‘human interest’aspect, de ontmoeting, de ervaringen van de cursisten. Dat kan door bijvoorbeeld quotes van deelnemers op te nemen. • Je kunt ook al tijdens de cursussen contact zoeken met een krant, huis-aanhuisblad of lokaal televisiestation (een kunstproject leent zich bij utstek voor televisiebeelden). Vraag hen een keer aanwezig te zijn (altijd in overleg met de docent en de cursisten!). • Vaak heeft de gemeente een eigen pagina in een huis-aan-huisblad. Als de gemeente heeft meebetaald aan het project is het misschien mogelijk om via de gemeentepagina verslag te doen van het project. Dat kan soms door meerdere kleine stukjes gedurende het traject van de cursus(sen). Of met een artikel in combinatie met een foto over de opening, na afloop. Soms is het ook gemakkelijk als je zelf aanbiedt om een en ander aan te leveren.
Evaluatie • Evaluatie binnen KUNST in taal & tekens vindt plaats op meerdere niveaus: met de cursisten, de docenten, de projectorganisatoren en evt. de locaties en organisaties waarmee is samengewerkt. • Het is meestal beter om die verschillende evaluaties naast elkaar te laten plaatsvinden. Dat kost meer tijd, maar dan kunnen de participanten dieper op hun ervaringen ingaan. • Bereid een evaluatie altijd voor aan de hand van een aantal vragen. De onderlinge samenwerking is daarvan altijd een onderdeel. • Het kan een goed idee zijn om een nul- en één-meting te verrichten. Dat houdt dat je de cursisten vooraf een aantal vragen voorlegt en achteraf toetst wat daarvan gerealiseerd is. Hierbij zijn vragen naar het effect van het aangeboden traject, met alle verschillende onderdelen, essentieel.
