Besluitenboek van de Rotaryclub Zaandam (versie november 2010) Inleiding • Naast de statuten en het huishoudelijk reglement kende de Rotaryclub Zaandam een besluitenboek. In dit boek waren de praktische afspraken voor het functioneren van het bestuur en de commissies en de gebruiken van de club vastgelegd. Helaas is dit boek in de loop van de jaren '90 verloren gegaan. Het bestuur van het clubjaar 2000-2001 heeft met hulp van een aantal leden, die goed vertrouwd zijn met het wel en wee van de club, een nieuw besluitenboek samengesteld, waarin tevens een aantal ongeschreven regels zijn opgenomen. • Het besluitenboek beoogt een bijdrage te leveren aan het goed functioneren van de Rotaryclub Zaandam. Wanneer daar aanleiding toe is worden besluiten aangepast c.q. doorgehaald of worden nieuwe besluiten toegevoegd. Het initiatief daartoe ligt bij het bestuur. • Het besluitenboek wordt bijgehouden door de clubcoördinator. • Het besluitenboek is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik binnen de Rotaryclub Zaandam. Het is te raadplegen op de internet site van de club. • Dit besluitenboek vervangt het besluitenboek van 10 februari 1982. Inhoudsopgave I Bestuur II Leden III Jaarprogramma IV Samenstelling commissies/avondclubjes V Financiën VI Financiën van de commissies/avondclubjes VII Gebruiken tijdens de clublunch VIII Nieuwe leden IX Weekbericht X Buitenlandse contacten XI Website XII Archief XIII Vaststellen projecten voor een goed doel XIV Zaanse Schoone XV Hoekmanfonds XVI Bijlagen I Bestuur 1. Met in acht neming van artikel IV lid 2 van de statuten wordt de samenstelling van het bestuur bekend gemaakt tijdens de Nieuwjaarsreceptie. 2. Voor de benoeming van bestuursleden geldt het volgende: Inkomend voorzitter wordt het daaropvolgende jaar voorzitter en het daaropvolgende jaar oud voorzitter. 2e secretaris wordt in het daaropvolgende jaar 1e secretaris. De penningmeester zit twee jaar in het bestuur. 3. Ter ondersteuning van de werkzaamheden van het bestuur en ten behoeve van de continuïteit van de club worden voor meerdere jaren de volgende functionarissen benoemd: de clubcoördinator, de clubadministrateur en de clubcommissaris. Het bestuur gaat jaarlijks na of de ondersteunende functionarissen hun functie willen voortzetten. 4. Het bestuur van de stichting Community Service Rotaryclub Zaandam wordt gevormd door de voorzitter, de penningmeester en de clubadministrateur. 5. De inspraak van de club wordt gerealiseerd via clubbelangen. Deze vindt in beginsel twee maal per jaar plaats: in het najaar en in het voorjaar. 6. De secretaris reikt aan het begin van het nieuwe clubjaar de lidmaatschapskaarten uit aan de leden.
7. De secretaris bericht de samenstelling van het nieuwe bestuur en de naam van de voorzitter van de internationale commissie aan de buitenlandse zusterclubs. 8. Na de bestuurswisseling draagt de ex-secretaris er zorg voor dat de stukken van het afgelopen vergaderjaar, die niet meer van belang zijn voor de sturing van het nieuwe bestuur, naar het RC-archief gaan. II Leden 1. Het is voor de continuïteit van de club belangrijk dat er een goede balans is tussen leden die wel en niet meer actief zijn in het arbeidsproces, met andere woorden een afspiegeling van de maatschappij. 2. Er is geen leeftijdsgrens gekoppeld aan het lidmaatschap. De leden bepalen zelf wanneer hun tijd is gekomen om afscheid te nemen van de club. 3. Bij leden met een lage attendance informeert het bestuur naar de reden van de lage attendance. Bij geen verbetering wordt verzocht het lidmaatschap te overdenken. 4. Gedragscode “Ver- of Vooroordeling door Rotary vrienden” In 2004 is een gedragscode opgesteld voor het geval dat een van onze leden verdacht wordt van enige vorm van fraude respectievelijk misdrijf blijkens een inval door FIOD, een dagvaarding door het Openbaar Ministerie of een publicatie in de media. De gedragscode staat beschreven in bijlage C. III Jaarprogramma Naast het vaste programma (zie V) bestaat het jaarprogramma ten minste uit: 1. De nieuwjaarsbijeenkomst en het jaarfeest. Organisatie: fellowshipcommissie. 2. Een avond met de partners over een bepaald thema (een bijzonder lezing of een andere activiteit die ons interesseert/bezig houdt). Organisatie: programmacommissie. 3. Een bedrijfsbezoek, bij voorkeur met partners. Dat laatste afhankelijk van het tijdstip en de locatie. Organisatie: Vocational service. 4. Twee zogenaamde “doe” activiteiten op een zaterdag of op een doordeweekse avond. Organisatie: fellowshipcommissie. 5. De programmacommissie maakt minimaal één en maximaal twee keer per jaar ruimte in het programma voor de fundraisingcommissie ten einde de leden goed te informeren over ideeën en lopende projecten. 6. Uitnodigingen voor de activiteiten 1 t/m 4 worden per mail en via de post verzonden. De clubadministrateur kan adresetiketten leveren. 7. Voor de onder 1, 2 en 3 genoemde activiteiten worden de senior lady’s (die hebben gemeld dat op prijs te stellen) ook uitgenodigd. 8. Voor de nieuwjaarsbijeenkomst en het bedrijfsbezoek worden de oud leden met partners ook uitgenodigd. Henk Haverlag beheert het bestand van de oud leden. IV Samenstelling commissies/avondclubjes 1. Op voordracht van de inkomend voorzitter kiest het bestuur de voorzitters van de avondclubjes voor het daaropvolgende jaar. Ter wille van de continuïteit is de nieuwe voorzitter in het algemeen één van de zittende leden van het huidige avondclubje. Een meerjarig voorzitterschap is in principe in elk avondclubje mogelijk, indien zij een project of proces op gang hebben gebracht dat meerjarig (be-)geleid moet worden. 2. Ter waarborging van de continuïteit in de kontakten met Battersea en Essen-Sud is een meerjarig voorzitterschap van de Internationale commissie en overlap met diens opvolger gewenst. 3. Bij de verdere samenstelling van de avondclubjes wordt zo veel mogelijk getracht een geheel nieuwe samenstelling te verkrijgen. 4. De voorzitters van de avondclubjes worden bekend gemaakt tijdens de nieuwjaarsreceptie. 5. De samenstelling van de avondclubjes wordt tijdens de bestuursoverdracht bekend gemaakt. 6. De inkomend voorzitter zit in de ledencommissie. 7. De voorzitter maakt deel uit van Vocational service.
V Financiën 1. Tijdens de eerste clubbelangen in het verenigingsjaar wordt door de club de begroting voor het komende jaar vastgesteld. Daarmee ook de contributie en de budgetten voor de commissies (voor zo ver zij over een eigen budget beschikken). 2. Voor de Club en voor de Stichting Community Service worden aparte begrotingen, balansen en verlies- en winstrekeningen opgesteld. 3. Bij de presentatie van de jaarrekening wordt de balans voorzien van vergelijkende cijfers van het vorige haar. 4. De contributie kan in twee termijnen worden betaald (augustus/september en januari/februari). 5. Uitvoerende werkzaamheden worden voor meerdere jaren achtereen verricht door de clubadministrateur. De werkwijze staat beschreven in bijlage B. VI Financiën van de commissies/avondclubjes 1. De commissievoorzitters met een budget zijn budgetverantwoordelijk. Dat impliceert dat de afrekeningen via hen dienen te lopen en pas na hun parafering door de penningmeester betaald kunnen worden 2. Als de commissie toch dringende reden heeft om zijn begroting te overschrijden dan moet vooraf overleg met het bestuur gevoerd worden. 3. Het niet benutte budget van de community service en van de internationale commissie schuift door naar het volgende jaar. Niet bestede gelden van de begroting van andere commissies vloeien terug naar de clubkas. VII Gebruiken tijdens de clublunch. 1. De lunch duurt van 12:30 – 13:45 uur, de avondbijeenkomst (2e donderdag van de maand) van 18:00 -19:15 uur. 2. Voor een avondbijeenkomst wordt een extra bijdrage gevraagd. Niet tijdig afmelden bij de clubcommissaris betekent dat men de bijdrage ook moet betalen als men niet aanwezig is geweest. 3. De clubcommissaris is de contactpersoon van de club met de Walvis. Hij zorgt er voor dat bijzonderheden worden doorgegeven zoals het wel of niet door gaan van een lunch/avondbijeenkomst, bezoek gouverneur e.d. 4. De clubcommissaris zorg er voor dat de bel en het vaantje op de bestuurstafel staan en dat gasten van een andere club een attendance kaart krijgen. 5. Tijdens de lunchbijeenkomsten verzorgd in beginsel een lid van de eigen club een voordracht. Hij/zij kan een gast uitnodigen die de voordracht houdt. Hij/zij dient hierover wel vooraf contact op te nemen met de voorzitter van de programmacommissie. 6. Om de levendigheid te bevorderen dient er aan het eind van de voordracht nog ongeveer 10 minuten over te blijven voor vragen en discussie (onder leiding van de voorzitter). Dat betekent in de praktijk dat de duur van een voordracht 20 tot 25 min moet zijn. 7. Bij levensberichten kunnen er vragen gesteld worden, mits de spreker hier niet op tegen is. Het besprokene is persoonlijk, dus vertrouwelijk, en blijft beslist binnen de muren van de club. 8. De communicatie commissie maakt van iedere lunch een verslag (zie ook bijlage D). De eerste of tweede secretaris maakt het verslag van clubbelangen. 9. Bij de verjaardag van de club en bij clubbelangen wordt de borrel vooraf aangeboden door de club. 10. Het vragen om stilte voor het gebed dient plaats te vinden voor het uitspreken van het Rotarywoord door de spreker. 11. Het is gebruikelijk te gaan staan bij de installatie van nieuwe leden en bij het overhandigen van vaantjes. 12. Het stimuleren van het houden van levensberichten is belangrijk. Je leert je clubgenoten daardoor beter kennen. 13. Sprekers van buiten ontvangen een attentie, tenzij zij zelf Rotarian zijn of namens een lid als gastspreker een spreekbeurt vervullen.
14. De gouverneur ontvangt bij zijn bezoek een tekening van Enric, die daartoe bij de voorbespreking aanwezig is. 15. De bij de lunches vast aanwezige serveerster ontvangt bij de eerste bijeenkomst in het nieuwe jaar een 'hartelijk dank' met fooi in envelop VIII Nieuwe leden en ledencommissie • De ledencommissie bestaat voor meer jaren uit Frits Boom. Frank Sturop en Reinder van Velze en de inkomend voorzitter. • Jaarlijks, voor de nieuwjaarsbijeenkomst, overlegt de inkomend voorzitter met de vaste leden of zij deze functie weer een jaar willen verlengen. 1. Criteria die gehanteerd worden bij de selectie van nieuwe leden zijn: • bij voorkeur niet ouder dan 45 jaar; • extra aandacht voor het aantrekken van vrouwen; • binding met de regio door werk en/of wonen; • classificatie. 2. Aan het begin van het Rotaryjaar bepaalt het bestuur hoeveel nieuwe leden in dat jaar kunnen toetreden. Zo nodig geeft ze aan voor welke classificaties het wenselijk is om ze in te vullen. 3. Bij het benaderen en introduceren van nieuwe leden heeft de ledencommissie een procesbewakende rol. 4. Het werven van nieuwe leden is een verantwoordelijkheid van alle leden van de club. De ledencommissie vraagt tijdens de lunch regelmatig aandacht voor de ledenwerving. 5. De voorzitters van de avondclubjes zorgen er voor dat ledenwerving regelmatig aan de orde komt op de bijeenkomsten van het avondclubje. 6. Kandidaat-leden worden door 2 leden voorgedragen. 7. Eén van de voorstellers en een lid van de ledencommissie hebben in het algemeen, nog voor de formele voordracht, een oriënterend gesprek met een kandidaat-lid. Bij dit gesprek wordt het kandidaat-lid geïnformeerd over de formele voorhang- en bezwaar procedure. 8. De leden van de club worden schriftelijk geïnformeerd over voorgestelde kandidaat-leden ten einde eventuele zwaarwegende bezwaren (binnen 4 weken) kenbaar te maken bij de voorzitter van de club. 9. Om te vermijden dat kandidaat-leden door meerdere clubs worden benaderd worden de besturen van de Zaanse zusterclubs op het moment van de formele voordracht ook geïnformeerd over de geselecteerde kandida(a)t(en). 10. Na de periode van 4 weken wordt het kandidaat-lid benaderd. Dit gebeurt in beginsel door de voorstellers. 11. De leden, die een nieuw lid hebben geïntroduceerd, vervullen de rol van mentor van het nieuwe lid binnen de club. De voorzitter van de ledencommissie houdt contact met de mentoren. 12. De ledencommissie ziet er op toe dat de begeleiding van de nieuwe leden goed verloopt en dat zij goed worden geïnformeerd over Rotary. 13. In overleg met het bestuur zorgt de voorzitter van de ledencommissie er voor dat de nieuwe leden snel worden toegevoegd aan één van de avondclubjes. 14. De ledencommissie organiseert eens per jaar een feed back bijeenkomt met de nieuwe leden. Voorzitter en inkomend voorzitter nemen ook deel aan deze bijeenkomst. IX Weekbericht 1. Het weekbericht wordt zo snel mogelijk (liefst binnen 3 dagen na een bijeenkomst) gepubliceerd op de website van de club. 2. De voorzitter van de communicatiecommissie zorgt er voor dat tijdens de lunch- of avondbijeenkomst een “redacteur van de week” aanwezig is. 3. De voorzitter van de communicatiecommissie zorgt er ook voor dat er een “redacteur van dienst” is bij andere clubbijeenkomsten. Verder vraagt hij bij speciale gelegenheden aan één van de leden om foto’s te maken.
4. De werkwijze voor het opstellen van het weekbericht staan vermeld in een bijlage D. 5. De voorzitter van de communicatiecommissie mailt periodiek een berichtje naar de gouverneur, de inkomend gouverneur en de districtsredacteur met de mededeling dat er weer veel nieuwe informatie op de site staat; hij/zij vermeldt steeds in dit bericht de codes om achter de ledenknop te komen. X Buitenlandse contacten (wordt in 10/11 geactualiseerd) 1. Ter waarborging van de continuïteit in de kontakten met Battersea en Essen-Sud wordt de voorzitter van de Internationale commissie voor meerdere jaren benoemd. 2. Bij het meerdaagse bezoek van RC Battersea is meestal een gezamenlijk diner voorzien. Het is gebruikelijk dat niet alleen de kosten van het diner voor onze gasten, maar als dank namens de Club een tegemoetkoming in door hen gemaakte overige kosten, ook voor de gastheren en hun partner ( dus bij wie de gasten ondergebracht zijn en overnachten) voor rekening Club zijn. In dit geval gaan deze ten laste van het budget van de Internationale commissie, dat daarin voorziet. 3. Het budget van de internationale commissie is van jaar tot jaar hetzelfde. Het overschot in het jaar dat er geen uitwisseling is met Battersea wordt doorgeschoven naar het volgend jaar. 4. Bij de bestuurswisselingen worden leden en partners van de zusterclubs, in het bijzonder de voorzitter, oud-voorzitter, inkomend voorzitter en voorzitter van de IC uitgenodigd. 5. Indien mogelijk wordt jaarlijks een spreker van Essen-sud bij ons uitgenodigd, en zij van ons. XI Website en websitecommissie • De websitecommissie bestaat voor meer jaren uit Hans van der Slikke (web-master), Barbara Slooten (waarnemend-webmaster), en de voorzitter van de communicatiecommissie. • Jaarlijks, voor de nieuwjaarsbijeenkomst, overlegt de inkomend voorzitter met de vaste leden of zij deze functie weer een jaar willen verlengen. 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inhoud van de site, de websitecommissie is verantwoordelijk voor de vormgeving en het functioneren van de site. 2. De site bestaat uit een openbaar deel, dat vrij toegankelijk is en uit een besloten deel, dat alleen toegankelijk is voor de leden. 3. Het vaste deel wordt regelmatig gecontroleerd op actualiteit en waar nodig aangepast. 4. Het ledendeel wordt frequent aangepast en bevat onder meer de weekberichten, de ledenlijst en de namen en adressen van de senior lady's. XII Archief en commissie van archief • De commissie van archief bestaat voor meer jaren uit Henk Haverlag en Piet Nieuwenhuizen. • Jaarlijks, voor de nieuwjaarsbijeenkomst, overlegt de inkomend voorzitter met of zij deze functie weer een jaar willen verlengen. 1. De commissie zorgt er voor dat het archief up to date gehouden wordt en goed toegankelijk is voor de leden. 2. De secretaris van het bestuur draagt zorg voor de overdracht van belangrijke stukken t.b.v. het archief. 3. Het archief ligt opgeslagen bij de firma Op den Velde XIII Vaststellen projecten voor een goed doel (maart 2005) Indien één of meerdere leden van de club een goed doel willen steunen wordt de volgende gedragscode in acht genomen: 1. De initiatiefnemer(s) wendt zich tot het Bestuur.
2. Indien het Bestuur het initiatief steunt, legt het Bestuur het initiatief voor aan de Club en vraagt om instemming. De manier waarop de bijdrage van de individuele clubleden wordt verlangd, dient een onderdeel van het voorstel te zijn. 3. De Club steunt bij meerderheid van stemmen het initiatief, ongeacht de "attendance". NB. Jaarlijks wordt in de begroting een bedrag gereserveerd voor community service. De besteding van dit bedrag gaat op voorspraak van het avondclubje community service en staat los van bovenstaande gedragscode. XIV Zaanse Schoone (wordt in 10/11 geactualiseerd) 1. Jaarlijks wordt een prijs uitgereikt aan een persoon die zich verdienstelijk heeft gemaakt voor het Zaanse erfgoed of de Zaanse historie. De prijs is de "Zaanse Schone", gemaakt door Enric en een oorkonde gemaakt door Bonny Beekman. 2. De jury bestaat uit Reinder van Velze en Gertru Smit. Zij komen jaarlijks met een voordracht bij het bestuur, waarna in overleg met het bestuur de keuze wordt bepaald. 3. Uitreiking vindt plaats tijdens en clublunch waarbij ook de locale pers wordt uitgenodigd. 4. De prijswinnaars van de afgelopen jaren staan op de clubsite. XV Hoekmanfonds Gelieerd aan onze club is de stichting “Hoekmanfonds”. Voorzitter is Jan Middelhoven. Zie verder de club site. XVI Bijlagen A. Taken clubcoördinator. B. Taken clubadministrateur. C. Gedragscode “Ver- of Vooroordeling door Rotary vrienden” D. Werkwijze voor het opstellen van het weekbericht
A. CLUBCOÖRDINATOR (maart 2005) Taken: 1. In samenwerking met de secretaris up to date houden van de ledenadministratie zowel binnen de club (website, ledenboekje) als op de ledensite van Rotary Nederland (LEAD van de RAN). 2. Zorgen voor een herdruk van het ledenboekje. 3. Bijhouden van het besluitenboek en er voor zorg dragen dat jaarlijks nieuwe bestuursleden en commissievoorzitters een up to date versie van het besluitenboek ontvangen.
B. CLUBADMINISTRATEUR (juni 2004) Taakverdeling penningmeester en clubadministrateur: 1. Penningmeester: de eindverantwoordelijke voor alle financiële zaken de Rotary Club en de Stichting Community service aangaande. Hij maakt de begroting, stelt die op clubbelangen aan de club voor, handhaaft de begrotingsdiscipline en legt aan het eind van het verenigingsjaar verantwoording aan de club af. Hij accordeert rekeningen voordat de bestuursmedewerker financiën die kan betalen. 2. Clubadministrateur: uitvoerder die verantwoordelijk is voor het correct bijhouden van de administratie van de club en de stichting. Tevens is hij verantwoordelijk voor het tijdig verrichten van betalingen, na voorafgaande accordering door de penningmeester. Hij incasseert contributies en overige omslagen. Deze taakverdeling is niet limitatief. In voorkomende gevallen beslist de penningmeester.
C. GEDRAGSCODE “VER- OF VOOROORDELING DOOR ROTARY VRIENDEN” (april 2004) Gedragscode voor het Rotary Bestuur in het geval dat een van onze leden verdacht wordt van enige vorm van fraude respectievelijk misdrijf blijkens een inval door FIOD, een dagvaarding door het Openbaar Ministerie of een publicatie in de media. Uitgangspunt: “Een verdachte is pas schuldig, als hij na een eerlijke rechtsgang schuldig is bevonden”. 1. Als een van onze leden van onze club van iets dergelijks verdacht wordt, moet er zo snel mogelijk een gesprek plaatsvinden met de verdachte persoon, Dat hoeft niet de voorzitter te zijn, want die moet objectief openstaan voor een advies. De voorzitter, unaniem gedekt door het bestuur, introduceert een man/vrouw (lid van onze club) die hij aanzoekt voor een dergelijk gesprek met de verdachte. 2. Tijdens het gesprek dat de vertrouwenspersoon heeft met de verdachte, blijkt dat hij begrijpt dat er een schijn van misdrijf is gewekt, maar ontkent in alle integriteit dat er sprake is van enig misdrijf. Hij wil graag bij de club blijven en wil ook graag een toelichtende verklaring afleggen in de club. 3. De vertrouwenspersoon adviseert het bestuur en bevestigt de waarachtigheid van de verklaring. Het bestuur kan besluiten om de verdachte voor een gesprek uit te nodigen. 4. Daarna kan de verklaring in de plenaire clubbijeenkomst afgelegd worden. Er vindt in die plenaire clubbijeenkomst geen discussie hierover plaats, totdat de rechter gesproken heeft. 5. Iedereen moet daar vrede mee hebben en het recht zijn beloop laten. Wordt hij toch veroordeeld, dan heeft hij gelogen tegen zijn eigen vrienden en dat is een grotere misdaad, dan de feiten waarvoor hij veroordeeld wordt. Hij wordt met directe ingang geroyeerd. 6. De club kan in die tussentijd qua image averij oplopen, maar integriteit heeft altijd een prijs, ook die van de club. 7. Ingeval tijdens het eerste gesprek met de vertrouwenspersoon de verdachte de beschuldiging toegeeft, kan direct tot royement besloten worden door het Bestuur. 8. Een abrupt verbreken van het lidmaatschap na een FIOD inval, een dagvaarding of een persartikel is een overbodige reactie, indien bovenstaande code met zorgvuldigheid wordt gevolgd. P.S. Ter wille van de leesbaarheid is “hij” gebruikt, zonder hiermee alleen een man te bedoelen.
D. WERKWIJZE VOOR HET OPSTELLEN VAN HET WEEKBERICHT (juni 2010) 1. De voorzitter van de club • vult de sjabloon in en mailt dit drie dagen voor de bijeenkomst naar alle leden van de communicatiecommissie; in de periode 1 juli tot 1 september naar de leden van de oude en de nieuwe communicatiecommissie. 2. De redacteur van de week • bewerkt de sjabloon en vult deze aan met de namen van gasten, het Rotarywoord van de spreker, bericht over eventuele zieken, namen van aanbieders van de borrel, bestuursmededelingen, de attendance en andere bijzonderheden; • maakt altijd, ook als de tekst van de spreker of een Powerpointpresentatie op de clubsite wordt gezet, een kort verslag van de voordracht en besteed in het verslag ook voldoende aandacht aan de discussie; • zorgt er voor dat de ingevulde sjabloon, het korte verslag en indien beschikbaar de presentatie van de spreker (tekst en/of Powerpoint) bij de webmaster komt; • zorgt er voor dat de leden die niet over Internet beschikken de volgende week een afdruk van het verslag krijgen dan wel dat het per post aan ze wordt toegezonden; • zorgt er voor dat bij “clubbelangen” de door de secretaris gemaakte notulen bij de webmaster komen.
3. De webmaster • zorgt er voor dat de sjabloon en andere stukken, al of niet na eventuele aanpassingen, op de website worden gezet.
