BESLUIT ERKENNINGSVOORWAARDEN CONTROLE-INSTANTIES VERORDENINGEN HYGIËNEMAATREGELEN (PPE) 2011 Besluit van het Productschap Pluimvee en Eieren van 3 november 2011 tot vaststelling van erkenningsvoorwaarden voor controle-instanties die door ondernemers kunnen worden ingeschakeld ten behoeve van de controle op de naleving van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en -uitsnijderijen (PPE) 2011 (Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instanties verordeningen hygiënemaatregelen (PPE) 2011); Het bestuur van het Productschap Pluimvee en Eieren; Gelet op artikel 21, derde lid, van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, artikel 17, derde lid, van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en artikel 14, tweede lid, van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en -uitsnijderijen (PPE) 2011; Besluit: Artikel 1 De voorwaarden voor erkenning van de controle-instantie als bedoeld in artikel 21, derde lid, van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, artikel 17, derde lid, van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en artikel 14, tweede lid, van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en uitsnijderijen (PPE) 2011 zijn de volgende: a.
b.
de controle-instantie is geaccrediteerd volgens NEN-EN-ISO/IEC 17020 voor het uitvoeren van controles in het kader van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en -uitsnijderijen (PPE) 2011, en, de controle-instantie voldoet aan de eisen die zijn opgenomen in bijlage 1.
1
Artikel 2 1.
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit erkenningsvoorwaarden controle-instanties verordeningen hygiënemaatregelen (PPE) 2011.
2.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.
Zoetermeer, 3 november 2011
B.J. Krouwel, voorzitter,
ir. B.M. Dellaert, secretaris.
2
TOELICHTING BIJ HET BESLUIT ERKENNINGSVOORWAARDEN CONTROLE-INSTANTIES VERORDENINGEN HYGIËNEMAATREGELEN (PPE) 2011 Ondernemers zijn op grond van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en -uitsnijderijen (PPE) 2011 verplicht om zich jaarlijks op eigen kosten door een door de voorzitter erkende controle-instantie te laten controleren. Het beginsel van een vrije marktwerking en de wens om de verantwoordelijkheid voor de naleving van verschillende verordeningen nadrukkelijker bij de ondernemer zelf neer te leggen, maken dat de ondernemer in staat moet worden gesteld op eigen initiatief en naar eigen keuze een controle-instantie in te schakelen om aldus te kunnen voldoen aan de verplichting zich jaarlijks te laten controleren. Om de onafhankelijkheid, deskundigheid en professionaliteit te waarborgen dienen aan de controleinstanties voorwaarden voor erkenning te worden gesteld. In dit besluit zijn daartoe de voorwaarden voor erkenning van de in te schakelen controle-instanties opgenomen. De controle-instantie wordt op aanvraag door de voorzitter erkend. De erkenning kan onder voorwaarden worden verleend en kan worden ingetrokken indien niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan. Een voorwaarde voor erkenning van de controle-instantie is dat de controle-instantie is geaccrediteerd volgens NEN-EN-ISO/IEC 17020. De NEN-EN-ISO/IEC 17020 accreditatie dient te zijn verleend voor het uitvoeren van controles in het kader van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en -uitsnijderijen (PPE) 2011 De NEN-EN-ISO/IEC 17020 accreditatie bevat een mondiale norm voor het uitvoeren van inspecties. In de norm worden onder andere eisen gesteld aan de onafhankelijkheid, onpartijdigheid, integriteit, kwaliteit, expertise en werkwijze van de controle-instantie. De Raad voor Accreditatie is de enige nationale organisatie die accreditaties toekent. Naast de eis van accreditatie is een aantal andere voorwaarden van belang voor de erkenning. Deze voorwaarden zijn opgenomen in bijlage 1 van dit besluit en behelzen hoofdzakelijk een nadere invulling van de in het accreditaat opgenomen eisen. De bijlage bevat tevens voorwaarden die betrekking hebben op de wijze waarop de controle-instantie de informatie, verkregen bij de controles, rapporteert en registreert.
3
Wanneer een controle-instantie beschikt over de NEN-EN-ISO/IEC 17020 accreditatie en voldoet aan de voorwaarden die worden gesteld in bijlage 1 dan wordt zij door het productschap voldoende capabel geacht voor de uitvoering van controles in het kader van de eerder genoemde verordeningen. Het betreft controles die jaarlijks op kosten van de ondernemer dienen te worden verricht voor een goed inzicht en ter controle op de naleving van de in de desbetreffende regelgeving opgenomen voorschriften. Zoetermeer, 3 november 2011
B.J. Krouwel, voorzitter,
ir. B.M. Dellaert, secretaris.
4
Bijlage 1 Eisen controle-instanties 1.
Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
De controle-instantie en alle bij de controle betrokken personen mogen binnen een periode van één jaar voorafgaand aan de controle geen consultancy of trainingsactiviteiten uitgevoerd hebben bij de te controleren onderneming.
2.
Eisen aan coördinatoren en controleurs
2.1 Coördinator De controle-instantie stelt één persoon aan als coördinator voor de controle op de naleving van de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveebedrijven en kuikenbroederijen (PPE) 2011, de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in de kalkoensector (PPE) 2011 en de Verordening hygiënemaatregelen en bestrijding zoönosen in pluimveeslachterijen en -uitsnijderijen (PPE) 2011 (hierna: de verordeningen). Deze coördinator is verantwoordelijk voor het controleproces en treedt op als contactpersoon naar het productschap. Deze coördinator heeft minimaal een HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig en verantwoordelijk voor het controleproces. Daarnaast beoordeelt deze coördinator de rapportages van de controleurs op volledigheid, begrijpelijkheid, en correctheid. 2.2 Controleur Ten behoeve van de controles kunnen controleurs worden ingezet met een MBO-niveau in een relevant studiegebied (bijvoorbeeld MAS primair). Daarnaast dient de controleur aantoonbaar ervaring te hebben, door minimaal één jaar in de betreffende branche actief te zijn geweest en adequaat intern geschoold te worden. Een controleur mag maximaal gedurende vijf jaar aaneengesloten de vereiste controles bij een onderneming uitvoeren. 2.3 Scholingsprogramma De controle-instantie verzorgt tevens adequate interne scholing van de coördinatoren en controleurs. Het scholingsprogramma dient een goed inzicht te geven in de meest actuele voorschriften, de interpretatie van de controlevragen, het gebruik van de checklijsten en de rapportage. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende controleur of coördinator op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe regelgeving die van belang is voor de schakel waarin de controleur actief is. Het programma dient aan te sluiten bij het opleidingsniveau van de betreffende medewerker. Op verzoek dient de controle-instantie aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate wijze is ingevuld. Onderstaand tabel geeft een overzicht van de kwalificaties waar coördinatoren en controleurs minimaal aan moeten voldoen.
5
Criterium
Minimale vereisten
Aantoonbaar document ter beoordeling
Persoonlijke kenmerken
Ethisch, open geest, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig. Relevante agrarische opleiding op minimaal MBO Niveau (minimaal HBO niveau voor coördinatoren). Kennis van regelgeving op het gebied van I&R, voedselveiligheid, welzijn en hygiëne in de pluimveesector. Kennis over wettelijk toegestaan gebruik en toepassing van diergeneesmiddelen bij pluimvee. Ervaring als zelfstandig controleur op relevant werkterrein. Minimaal één jaar werkervaring in de intensieve veehouderij (pluimveehouderij of varkenshouderij) dan wel de pluimveeverwerkende industrie in relevante functie (productie, vertegenwoordiger, kwaliteitszorg) of minimaal 20 controles uitgevoerd bij representatieve bedrijven in de pluimveesector.
Functioneringsbeoordeling. Rapportage toezicht op controleur.
Opleiding
Vereiste kennis
Controlevaardigheden
Ervaring
3.
Diploma, CV (formulier)
Intern scholingsprogramma
CV (formulier)
CV (formulier)
Uitvoering controle
De controles worden uitgevoerd volgens een door het productschap vastgestelde checklijst.
4.
Geheimhoudingsplicht en beschikbaarheid controlegegevens
De controle-instantie is bij de uitoefening van zijn taken als omschreven in de verordeningen, verplicht tot geheimhouding met betrekking tot commerciële en bedrijfseigen technische informatie van de te controleren ondernemingen. Daarnaast hebben de controle-instanties geheimhoudingsplicht ten aanzien van het verspreiden van de informatie, verkregen tijdens de controle. De rapportages dienen uitsluitend te worden verstrekt aan de gecontroleerde ondernemer en aan de voorzitter (zie punt 5). Gegevens dienen minimaal zes jaar te worden bewaard.
6
De controlerende instantie dient zijn geheimhoudingsplicht bij de te controleren onderneming te melden. Alle bij de controlewerkzaamheden betrokken personen dienen een geheimhoudingverklaring te ondertekenen bij aanvang van de werkzaamheden.
5.
Controlerapportages
De controle-instantie is in staat een adequate rapportage van de controles te produceren. De controle-instanties registreren de controlerapportages in een centrale database. De voorzitter is bevoegd om de in de database geregistreerde controlerapporten te controleren op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Het productschap is verantwoordelijk voor de totstandkoming en het beheer van de centrale database.
6.
Periodieke rapportage
Nadat de controle-instantie is erkend dient deze ten minste één maal per jaar een rapportage aan de voorzitter te overleggen. In deze rapportage zijn minimaal de volgende gegevens opgenomen: 6.1
Organisatie a. Eventuele voorgenomen wijzigingen in accreditaat; b. Eventuele voorgenomen wijzigingen in procedures; c. Aantal controleurs; d. Verloop in de controleurs; e. Beschrijving uitgevoerde afstemmingsactiviteiten en bijscholingsactiviteiten controleurs en coördinator.
6.2
Overzicht aantal gecontroleerde en nog te controleren ondernemingen per schakel
6.3
Controles a. Aantal uitgevoerde controles per schakel (bijvoorbeeld opfok-, fok- en vermeerderingsbedrijven, vleeskuikenbedrijven); b. Aantal weigeringen; c. Gemiddelde duur controle per schakel; d. Aantal geconstateerde afwijkingen per norm per schakel; e. Gemiddeld aantal geconstateerde afwijkingen per controle.
6.4
Knelpunten en evaluatieoverzicht Overzicht van reacties en klachten van de gecontroleerde ondernemingen en van knelpunten in uitvoering van de controlewerkzaamheden door de controle-instantie ten behoeve van de evaluatie van de verordeningen.
Indien de voorzitter in het belang van de verordeningen dit noodzakelijk acht, kan aan de controle-instanties gevraagd worden (onderdelen uit) deze rapportage vaker aan te leveren.
7.
Harmonisatieoverleg
De controles in het kader van de verordeningen worden door verschillende controleinstanties uitgevoerd. Om de kwaliteit, onafhankelijkheid, onpartijdigheid en uniformiteit te kunnen waarborgen organiseert de voorzitter minimaal één maal per jaar een harmonisatieoverleg met alle controle-instanties. De controle-instantie is verplicht om hier een vertegenwoordiger naar af te vaardigen. De voorstellen uit het harmonisatieoverleg worden vastgelegd in een verslag. Voorstellen die door de voorzitter worden aangenomen zijn voor alle controle-instanties bindend.
7
