ALGEMENE VOORWAARDEN SUBSIDIEVERSTREKKING PPE 2011 Voorwaarden inzake het verstrekken van subsidies voor projecten op het gebied waarop het Productschap Pluimvee en Eieren activiteiten ontwikkelt ten behoeve van de sectoren en de ondernemingen waarvoor zij is ingesteld. Deze algemene voorwaarden gelden in aanvulling op het bepaalde in de Verordening subsidieverstrekking (PPE) 2010.
Artikel 1 Algemene bepalingen In deze algemene voorwaarden worden de begripsbepalingen van de Verordening subsidieverstrekking (PPE) 2010 onverkort overgenomen en voorts wordt verstaan onder: accountantsverklaring :
een schriftelijke verklaring van de accountant dat de opgevoerde kosten daadwerkelijk en ten behoeve van het project zijn gemaakt overeenkomstig de wijze als in het projectplan is verwoord.
Artikel 2 Indiening van de aanvraag Het bestuur kan de aanvrager verzoeken nadere gegevens en bescheiden betreffende de aanvraag te verstrekken. Indien de aanvrager daaraan niet voldoet, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. Artikel 3 Aanvrager 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Bij projecten waarin meerdere zelfstandige organisaties samenwerken, treedt één van hen op als aanvrager. Bij de subsidieaanvraag wordt duidelijk aangegeven wie als aanvrager van de subsidie moet worden aangemerkt. De aanvrager draagt zorg voor een projectbegroting, waarin het aandeel van de verschillende deelnemende organisaties separaat tot uitdrukking komt. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een overzicht van de deelnemers aan het project alsmede de verdeling van de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en financiële verplichtingen tussen de verschillende deelnemers. De aanvrager is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financiële voortgang, afwikkeling en eindrapportage. De subsidie wordt betaald aan de aanvrager. De aanvrager is verantwoordelijk voor de financiële verdeling van de subsidie.
Artikel 4 Projectplan en begroting 1. 2. 3. 4.
Het projectplan bevat een beschrijving van de doelstelling en achtergronden van het project, een tijdsplanning van de activiteiten en een beschrijving van de wijze van uitvoering. Het projectplan moet inzicht geven in de prestaties en prestatie-indicatoren, zodanig dat die bij de vaststelling van de subsidie zijn te toetsen aan hetgeen is gerealiseerd. Het projectplan dient, indien van toepassing, inzicht te geven in de activiteiten naar de onderscheiden diersoorten en sectoren waarvoor het productschap is ingesteld. Indien het projectplan zich uitstrekt over meerdere jaren, dan dient het plan per jaar inzicht te geven in de onderverdeling van de activiteiten en de kosten.
1
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Het projectplan bevat een begroting van de kosten en de financieringswijze van het project. Het format hiervoor is verkrijgbaar bij het productschap. De projectbegroting dient te zijn uitgesplitst naar personele kosten en materiële kosten. De personele kosten dienen te zijn uitgesplitst naar hoog, middelbaar en laag personeel. De aanvrager voert een administratie die zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde op eenvoudige en duidelijke wijze de projectkosten en de tijdsverantwoording van het bij de uitvoering van het project betrokken personeel kunnen worden afgelezen. Alle bewijsstukken die zijn vereist om de administratie genoemd in het achtste lid te kunnen controleren, worden gedurende de looptijd van het project tot twee jaar na de subsidievaststelling bewaard. De aanvrager is verplicht om op verzoek van het productschap inzage te geven in alle met betrekking tot het project relevante boeken en bescheiden van de aanvrager en voorts alle medewerking te verlenen en gevraagde inlichtingen te verstrekken. Het bestuur kan aanvullende eisen stellen aan het projectplan en de projectbegroting.
Artikel 5 In aanmerking te nemen kosten 1. 2.
3.
4. 5.
6.
Alleen kosten die in de projectbegroting zijn opgenomen en die noodzakelijk en rechtstreeks aan een project zijn toe te rekenen, komen in aanmerking voor subsidiëring. Als zodanige kosten worden aangemerkt: a. personeelskosten, berekend tegen de vooraf overeengekomen uurtarieven, zoals bedoeld in het derde lid; b. personeelskosten, berekend tegen de vooraf overeengekomen uurtarieven, zoals bedoeld in het vierde lid; c. kosten van leveringen en dienstverrichtingen door derden; d. overheadkosten als opslag op de uurtarieven, volgens de daarvoor algemeen van toepassing geldende regels van integrale kostprijsberekening; e. aantoonbaar additionele kosten in verband met het project; f. de kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische aanschafprijzen; g. kosten voor het verstrekken van informatie en het verzorgen van voorlichting; h. uitvoeringskosten, zoals reiskosten en de kosten van huur van vergaderzalen; i. de kosten van kennis- en octrooiverwerving; j. de kosten van de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 1, voor zover deze in de begroting zijn inbegrepen. Personeelskosten worden berekend op basis van het bruto jaarloon van de in te zetten projectleden bij een volledige betrekking, exclusief winstafhankelijke uitkeringen, verhoogd met de wettelijke en de op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, te delen door 1.600 uur. Personeelskosten worden berekend op basis van vooraf overeengekomen uurtarieven per functieniveau. Bij de berekening van de in het tarief opgenomen overhead worden kosten van afschrijving van machines, inventaris en apparatuur berekend op basis van de historische aanschafwaarde, een lineaire afschrijvingsmethode en een levensduur van 5 jaar voor computerapparatuur, 10 jaar voor inventaris en 40 jaar voor gebouwen. Voor investeringen in vaste activa waarvoor reeds uit andere hoofde een subsidie of financiële bijdrage is of wordt ontvangen, worden voor de omvang van die bijdrage of subsidie geen afschrijvingen in de overhead meegenomen.
2
7. 8.
Elke aanvrager dient eenmaal per jaar en voorts bij alle tussentijdse wijzigingen de opbouw van de kosten, inclusief de overhead en de hoogte van de uurtarieven, mee te delen aan het productschap. Niet tot de projectkosten mogen worden gerekend: a. aanschaffen van materiële activa; b. kosten van voorbereidingsactiviteiten (bijvoorbeeld om te komen tot een gespecificeerde aanvraag); c. ten behoeve van de financiering van het project te betalen rente en kosten; d. kosten die zijn gemaakt vòòr indiening van de aanvraag; e. kosten waarvoor uit anderen hoofde al een subsidie of financiële bijdrage wordt ontvangen.
Artikel 6 Verlening van de subsidie 1. 2. 3. 4.
Een besluit tot verlening van een subsidie wordt schriftelijk meegedeeld. In deze brief wordt een voorlopig maximale subsidie aangegeven. Verlening vindt plaats voor één jaar, tenzij anders overeengekomen. De verleende subsidie is niet belast met BTW, tenzij anders is bepaald. De subsidie wordt uitsluitend aangewend ter financiering van de in de aanvraag aangegeven kosten die voor subsidiëring in aanmerking komen.
Artikel 7 Voorschotten 1. 2. 3. 4. 5.
Per kwartaal kan op de verleende subsidie om een voorschot worden verzocht. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk indien hiervan melding is gedaan in de brief waarmee de subsidie is verleend. Elke verzoek om een voorschot moet zijn voorzien van een voortgangsrapportage en een overzicht van de, binnen de kaders van de projectbeschrijving en bijbehorende projectbegroting, werkelijk gemaakte kosten. Het verzoek om een voorschot wordt getoetst aan de projectbegroting en aan de rapportage en het overzicht als bedoeld in het vorige lid. Het voorschot bedraagt maximaal 80% van de maximaal verleende subsidie, ofwel maximaal 20% per kwartaal, tenzij anders overeengekomen. Voor projecten tot € 25.000,- kan het voorschot maximaal 1 x 80 % van de verleende subsidie bedragen.
Artikel 8 Vaststelling van de subsidie 1.
2. 3. 4.
Ten behoeve van de vaststelling van de subsidie dient de aanvrager uiterlijk drie maanden na afloop van het project de navolgende stukken te overleggen: a. een evaluatierapport; b. een financiële verantwoording van het project, tenminste bestaande uit een rekening voorzien van een accountantsverklaring, een specificatie van de begrote kosten, de werkelijke kosten, de begrote financiering en de werkelijke financiering. Uitzonderingen hierop zijn slechts mogelijk indien het productschap daar in de brief tot verlening van de subsidie in heeft voorzien en onder de daaraan verbonden voorwaarden. Afwijkingen van de gerealiseerde kosten ten opzicht van de begrote kosten per begrotingspost groter dan 10 % worden in de financiële verantwoording toegelicht. Indien blijkt dat de aanvrager niet alle voorschriften heeft nageleefd, kan de subsidie geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken en kunnen de reeds betaalde voorschotten, vermeerderd met rente en kosten, worden teruggevorderd. Als sprake is van onderbesteding, het bestede bedrag is in dat geval lager dan het verstrekte voorschot, kan het verschil tussen deze bedragen worden teruggevorderd. 3
5.
Indien de financiële verantwoording of het evaluatierapport later wordt ingediend dan bepaald in het eerste lid van dit artikel, kan de voorzitter besluiten tot het niet of niet geheel verstrekken van de subsidie.
Artikel 9 Uitvoering en rapportages 1. 2. 3. 4. 5.
6.
7. 8.
9.
10.
11.
Het project dient uiterlijk drie maanden na verlening van de subsidie te starten. Indien afgeweken wordt van de in de aanvraag genoemde aanvangsdatum dient de aanvrager dit binnen tien dagen na verlening van de subsidie te melden. Wijzigingen in het projectplan gedurende de looptijd van het project dienen vooraf aan het bestuur te worden gemeld. Het bestuur deelt mede of en in welke mate de wijziging op het projectplan gevolgen heeft voor de verleende subsidie of gestelde voorwaarden. Indien de uitvoering van het project stagneert of er zich andere omstandigheden voordoen die van invloed zijn op de realisatie van het project, de begroting van de projectkosten of de bevoorschotting, doet de aanvrager daarvan onmiddellijk schriftelijk mededeling aan het bestuur. Indien gedurende de looptijd van het project de totale kosten van het project, dan wel de kosten van de afzonderlijke onderdelen hiervan, meer dan 10% zullen toe- of afnemen ten opzichte van de kosten zoals deze in de projectbegroting zijn opgenomen, zal dit worden aangemerkt als een wijziging van het projectplan. Indien de aanvrager zonder schriftelijke toestemming wijzigingen doorvoert in de planning dan wel in de inhoud van activiteiten waarvoor een subsidie wordt verleend, doet zij dat voor eigen rekening en risico. Indien tijdens de uitvoering van het project de aanvrager of het productschap overleg wenselijk acht met het oog op het welslagen van de plannen, zullen zij daartoe onmiddellijk het initiatief nemen. De resultaten van dat overleg worden schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend. De aanvrager rapporteert ten minste elk half jaar aan het productschap over de wijze waarop de subsidie wordt aangewend, voor zover binnen dat half jaar niet reeds is gerapporteerd op basis van artikel 7, tweede lid. Hierin wordt tevens gerapporteerd over de voortgang sinds de vorige rapportages en eventuele wijzigingen in het project. Jaarlijks wordt binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, doch uiterlijk binnen drie maanden na afloop van het project, verslag uitgebracht van de werkzaamheden, verschenen publicaties en rapporten en andere vormen van kennisoverdracht. De eindrapportage dient te worden vergezeld van een samenvatting waarin tenminste de navolgende vragen worden beantwoord: a. waarom is het onderzoek uitgevoerd; b. welke resultaten heeft het onderzoek opgeleverd; c. welke praktische toepassingen komen er uit voort; d. conclusies en aanbevelingen.
Artikel 10 Projectresultaten 1.
De aanvrager draagt er zorg voor dat de kennis en informatie die met het project wordt opgedaan na afloop van het project in de vorm van een evaluatierapport openbaar wordt gemaakt ten behoeve van de sectoren waarvoor het productschap is ingesteld. Hierbij wordt altijd het productschap als de subsidieverstrekker vermeld. Dit laatste geldt ook indien de aanvrager een persbericht plaatst of meewerkt aan een artikel over het project.
4
2. 3.
4.
5.
6. 7.
8.
9. 10.
Het bestuur kan bepalen dat delen van het in het vorige lid bedoelde rapport, persbericht of artikel niet openbaar worden gemaakt indien dit noodzakelijk is voor de bescherming van gegevens die vertrouwelijk dienen te worden behandeld. Met het oog op de technologische ontwikkelingen in het bedrijfsleven is een snelle en ruime verspreiding van de projectresultaten gewenst. De aanvrager spant zich er voor in, zo nodig met behulp van externe adviseurs, dat de projectresultaten, daaronder begrepen die waarvoor bescherming is verworven als bedoeld in het tiende lid, zo spoedig mogelijk en op zo ruim mogelijke schaal in Nederland worden toegepast. De aanvrager verklaart zich bereid om het gebruik van de resultaten, indien het recht daartoe wordt toegekend aan een ondernemer die in het buitenland een onderneming drijft, onder zodanige bedingen toe te kennen dat ondernemers die in Nederland een onderneming drijven en gebruik van de betrokken resultaten willen maken, hierdoor niet worden gehinderd. De aanvrager verklaart zich bereid de inkomsten die de onderzoeksinstelling verwerft uit de exploitatie van de resultaten van het project, naar rato van de verstrekte subsidie en in overleg met het productschap, te besteden aan onderzoeksactiviteiten die verwant zijn aan het project. Wanneer zich bijzondere ontwikkelingen voordoen of als er bijzondere resultaten worden behaald die voor commerciële toepassing van belang kunnen zijn, worden deze zo spoedig mogelijk tussentijds gerapporteerd. De aanvrager vrijwaart het productschap voor aanspraken van de aanvrager of derden voor eventuele schade die voortvloeit uit de in het kader van de subsidieverstrekking verrichte werkzaamheden, inclusief schade die voortvloeit uit het niet nakomen van “goed werkgeverschap” (boek 7:611 Burgerlijk Wetboek) en het handelen of nalaten in het kader van het project. Door het verlenen van een subsidie wordt het productschap geen eigenaar van de in het kader van de uitvoering van het project verkregen kennis, gegevens en resultaten, noch heeft het productschap het recht tot het indienen van aanvragen ter verkrijging van eigendomsrechten. Binnen de uitvoering van het project ontwikkelde producten en aangeschafte apparatuur, voor zover zij in de (project)begroting waren opgenomen, zijn eigendom van de aanvrager, tenzij vooraf nadrukkelijk anders is overeengekomen. Indien het productschap schriftelijk aan de aanvrager ter kennis brengt zulks gewenst te achten, zal de aanvrager, zo nodig in samenwerking met eventuele partners, terstond alle maatregelen nemen, daaronder begrepen het verrichten van depots en het - op naam van de aanvrager - aanvragen en onderhouden van octrooien voor een voldoende bescherming van de uit het project voortvloeiende resultaten. Voor de uitvoering en bekostiging van deze maatregelen dient de aanvrager in overleg met productschap te treden.
5
