Beschrijving van het managementsysteem voor persoonscertificatie. Description of the management system for personnel certification

Beschrijving van het managementsysteem voor persoonscertificatie

Description of the management system for personnel certification

Inhoud – Content 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Algemeen – General ………………………………………………………..………………………………… Voorwoord en scope – Preface and scope……………………………………………….…………………. Documentbeheer en wijzigingshistorie - Document management and change log ……………………. Definities – Definitions ………………………………………………………………………………………… Afkortingen – Abbreviations …………………………………………………………………………………... Doelgroep – Target group………………………………………………………………………………….…..

3 3 4 5 6 6

Certificatie en erkenning - Certification and recognition …………………..………………..…….. 7 PCB Organisatiestructuur – PCB organizational structure ……………………………………..………. 7 Eisen voor PCB-leden – Requirements for PCB members…………………………………………..……. 11 Geheimhouding en onpartijdigheid– Secrecy and impartiality …………………..……………….….……. 12 Vakbekwaamheidseisen – Requirements for Professionalism …………………………………..………. 12 Ontwikkeling en onderhoud van certificatieschema’s - Development and maintenance of certification schemes …………………………………………………………………………………………… 12 2.6 Documentbeheer en beveiliging – Document management and security …..………………………… 13 2.7 Beroep en klachten – Appeal and complaints……………………………………………………………….. 13 2.8 Gebruik van certificaat en logo’s – Use of the certificate and logos …………………………….……….. 14 2.9 Aansprakelijkheid - Accountability …………………………………………………………………..……….. 14 2.10 Privacy …………………………………………………………………………………………………………. 14 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3 3.1 3.2 3.3

Processen – Processes …………………………….………………………………………………………. Schema hoofdproces – Main process flow…………………………………………………….………….. Persoonscertificatie – Personal certification ……………………………………………………………… Verlenging persoonscertificaat – Elongation of the personal certificate..………………………………

4

Documenten – Documents …………………….………………………………………………………….. 19

NNK Management system PCB

version 1.3

Page 2 of 20

15 15 17 18

1 Algemeen - General 1.1 Voorwoord en scope

Preface and scope

Het NNK is een vakvereniging voor functionarissen die zich bezighouden met kwaliteitsmanagement (incl. milieu, arbo, (voedsel)veiligheid, risicomanagement en maatschappelijk verantwoord ondernemen).

The NNK is an association for professionals who are involved with quality management in all its aspects (e.g. environment, safety, (food)safety and risk management or corporate social responsibility).

Als vakvereniging hecht het NNK een hoge waarde aan een professionele standaard bij de uitoefening van het vak en moet het voor buitenstaanders kenbaar zijn wie de vakmensen zijn en waar het vak voor staat.

The association adheres to a high professionalism standard during practising the profession. It must be recognisable for outsiders who the professionals are and what the profession stands for.

Door de diversiteit aan kwaliteitskundige opleidingen en trainingen en is het onduidelijk in welke mate de kwaliteitsprofessional voldoende en/of actueel geschoold is om zijn taken adequaat te kunnen uitvoeren. Het NNK heeft als doel het niveau van de kennis en vaardigheden en de gewenste ethische/integere beroepshouding van deze professionals te garanderen door middel van persoonscertificatie.

The diversity of quality training and training offered leads to an unclear picture of the sufficiency and actuality level of the quality professional to perform their task or role adequately. The NNK aims to guarantee the level of knowledge and skills and the desired ethical professional attitude for these professionals through personal certification.

Dat doen we onpartijdig en objectief wijze onder auspiciën van en volgens het beroepsprofiel van de European Organisation for Quality (EOQ) en conform de eisen van de NEN-ENISO/IEC17024:2012

We will do this impartial and objective according competence and certification schemes for personnel certification of the European Organisation for Quality (EOQ) and the requirements of the NEN-ENISO/IEC17024:2012.

Gestart wordt met EOQ Quality Manager gevolgd door EOQ Quality Auditor (EOQ CoS 9000:2012).

Certification starts with EOQ Quality Manager, followed by EOQ Quality Auditor (CoS 9000:2012).

Naast erkenning van professionaliteit en vakbekwaamheid garandeert persoonscertificatie ook onderhoud en verdere ontwikkeling van kennis en kunde gedurende de geldigheidsduur van het certificaat.

Added to the professionalism, personal certification also guarantees maintaining and developing of knowledge and skills during the validity period of the certificate.

Door zich te laten certificeren toont de professional zijn verantwoordelijkheid en waarborgt hij zijn vakbekwaamheid voor zijn werk/opdrachtgever.

By being certified the professional proves to take responsibilities and assures competences for the employer.

De werkgever / opdrachtgever is in staat aan klanten, leveranciers en autoriteiten aan te tonen dat de medewerker over de vereiste competenties beschikt, deze actueel houdt en bekend is met de ethische en andere beroepsregels zoals deze horen bij de uitoefening van de professie.

The employer is able to prove to customers, suppliers and authorities the employee has the right competences, maintains the competence actuality and is familiar with the ethical and other professional codes to be expected during the work.

N.B.: De beschrijving van dit managementsysteem is tweetalig. In het geval van een verschil tussen de Nederlandse en Engelse tekst is de Nederlandse tekst leidend. In alle gevallen waarin dit managementsysteem niet voorziet beslist het NNK bestuur.

Note:


The description of this management system is bilingual. In case of a difference between the Dutch and English text, the Dutch description is preceding. In all cases not foreseen in this management system, the NNK board decides

version 1.3

Page 3 of 20

1.2 Documentbeheer en wijzigingshistorie

Document management and change log

Dit document wordt inhoudelijk beheerd door de PCB beheerder en administratief door het bureau NNK en is onderdeel van het managementsysteem van het NNK dat voldoet aan ISO 9001:2008

This document is maintained by the PCB manager and registered by the NNK office and is part of the management system of the NNK which complies with ISO 9001:2008

Tijdens de jaarlijkse management review wordt de geldigheid ervan vastgesteld en indien nodig aangepast.

During the annual management review the validity is determined and where needed changed.

Wanneer nodig, kan aanpassing uiteraard ook op enig ander tijdstip geschieden.

Of course changes can be implemented at any moment when needed.

Overzicht wijziging - Change overview Versie Version 1.0 1.1 1.2 1.3

Datum Date Maart/March 2015 April 2015 Juni/June 2015 Juli/July 2015


Wijziging - Change

Toekomende tijd vervangen door tegenwoordige tijd. Future Tense replaced by Present Tense. Toegevoegd dat Nederlandse tekst leidend is Added that the Dutch text precedes the English text Aangepast n.a.v. EOQ audit Adapted based on EOQ audit

version 1.3

Page 4 of 20

1.3 Definities - Definitions Onderwerp / Subject Certificatie (proces) Certification (process)

Definitie Activiteiten waarbij een certificatieinstelling bepaalt dat een persoon die voldoet aan certificatie-eisen inclusief aanvraag, beoordeling, beslissing over de certificering, her certificering en het gebruik van certificaten en logo’s.

Definition Activities by which a certification body determines that a person fulfils certification requirements including application, assessment, decision on certification, recertification and use of certificates and logo/marks.

Certificaat van vakbekwaamheid Certificate of competences

Verklaring van vakbekwaamheid die kenbaar maakt dat een gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat de certificaathouder aan de eisen van vakbekwaamheid voldoet.

Declaration of competence which states that a justified trust exists that the certificate holder fulfils the requirements of his profession.

Certificaathouder Certificate holder

Persoon aan wie een certificaat is toegekend op grond van de uitslag van het examen of verlengingsbeoordeling.

Person who received a certificate based on the result of the exam or an elongation assessment.

Certificatieovereenkomst Certification agreement:

Een overeenkomst, waarin de rechten en plichten van een certificaathouder en van een certificerende instelling zijn vastgelegd.

An agreement in which the mutual rights and obligations of a certificate holder and a certification institute are described.

Certificatieschema Certification scheme

Competenties en andere eisen met betrekking tot specifieke beroeps- of geschoolde categorieën van personen.

Competence and other requirements related to specific occupational or skilled categories of persons.

College van Belanghebbenden Board of stakeholders

Onafhankelijk adviesorgaan bestaande uit experts, opleidingsinstellingen en werkgevers of branchevertegenwoordigers.

Independent advisory board consisting of experts, training institutes and employers or representatives of the economic sector.

Eindtermen End terms

Een omschrijving van het geheel aan kennis, vaardigheden en ethische en professionele houding van een specifiek vakbekwaamheidsgebied ten behoeve van het toetsen van examenkandidaten.

A description of the total of knowledge, skills and ethical and professional attitude of a specific craftsmanship area for assessing exam candidates.

Examen Exam

Het geheel van opgaven (vragen en opdrachten), bedoeld om mate waarin de individuele kandidaat voldoet aan de eindtermen te beoordelen

The total of assignments (questions and tasks) aimed to assess the level of compliance to the final terms by the individual candidate.

Examenreglement: Exam Regulation

Bepalingen voor de uitvoering van examens in de relatie tussen de kandidaat en het exameninstituut.

Provisions for performing the exams in the relation between the candidate and the examination institute performing the exam.

Item bank: Item bank

Register met uniek gecodeerde meerkeuze vragen en antwoorden en opdrachten (cases).

Register with uniquely coded multiple-choice questions and answers and tasks (cases).

Kandidaat Candidate

Aanvrager die aan gespecificeerde voorwaarden voldoet en is toegelaten tot het certificatieproces

Applicant who has fulfilled specified prerequisites and has been admitted to the certification process.


version 1.3

Page 5 of 20

Onderwerp / Subject

Definitie

Definition

Register

Openbare lijst van geregistreerde certificaathouders.

Public list of registered certificate holders.

Toets criteria Assessment criteria

Een overzicht van bepalingen waarin is aangegeven op welke wijze getoetst wordt of een kandidaat voldoet aan de eindtermen.

An overview of method provisions for assessing the compliance of a candidate with the final terms

Toets matrijs Assessment model

Een overzicht dat de toetsonderwerpenen de verdeling van de vragen en de wijze van toesting combineert.

An overview combining the assessment subjects, the distribution of the questions and the ways of assessing.

Toets term Assessment term

Een omschrijving van (een element van) een eindterm, in de vorm van een kennisaspect, een vaardigheid of een houding, zodanig dat ze toetsbaar is.

A description of (an element of) a final term, in the form of an aspect of knowledge, a competence or attitude, in an assessable way.

Vakbekwaamheid Professionalism

De actuele kennis, inzicht, vaardigheden en ethische en professionele beroepshouding en gedrag op een bepaald gebied.

The actual knowledge, comprehension, skills and ethical and professional attitude and behaviour on a certain area.

1.4

Afkortingen - Abbreviations

Afkortingen Abbreviation CBP CoS CS CvB EOQ NNK PCB PRU

Beschrijving

Description

College Bescherming Persoonsgegevens Competentie Schema Certificatie Schema College van Belanghebbenden European Organization for Quality Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement Personnel Certification Body Personnel Registration Unit

Council for Protection of Personal data. Competence scheme Certification scheme Stakeholders board European Organization for Quality Dutch Network for Quality Management Personnel Certification Body Personnel Registration Unit

1.5 Doelgroep

Target group

De doelgroep van de Personnel Certification Body (PCB) bestaat uit personen die beroepsmatig of in loondienst of als zelfstandige in de onder 1.1 genoemde gebieden werkzaam zijn en die hun vakmanschap willen aantonen door middel van een persoonlijk certificaat gebaseerd op een internationaal erkend schema.

The target group of the Personnel Certification Body (PCB) are persons who are professionally working in the areas summed up in 1.1. and want to provide evidence of their competences through a personal certificate based on an internationally recognized scheme.


version 1.3

Page 6 of 20

2 Certificatie en erkenning - Certification and recognition 2.1

PCB Organisatiestructuur – PCB organizational structure

PCB entiteit/entity

Taken

Tasks

Bestuur NNK





NNK Board

  

 College van Belanghebbenden (CvB)



Stakeholders Board  

Beroepscommissie

 



Advice council consisting of 5 – 15 experts, training institutes, employers of different economic sectors, certified Quality Managers, Auditors, etc. and the chairman of the Exam Committee.

Handle complaints and appeals Consists of 3 persons that are not part of any other PCB entity nor are not an examiner. . Controls and improves the system of the PCB including its documents and files of the PCB-members. Sets the requirements for the PCB members, proposes them to the NNK Board and evaluates their performance and competences (except examiners). The evaluation is input for the annual management review by the NNK Board.

 



Beheert en verbetert het PCB-systeem inclusief de documenten en files van de PCB-functionarissen. Stelt eisen op voor leden van de PCBentiteiten, draagt hen voor aan het NNK bestuur en evalueert hun inzet en competenties (m.u.v. examinatoren). Deze beoordeling is input voor de jaarlijkse management review van het NNK bestuur.. Beslist over persoonscertificatie en verlenging ervan. Schort n.a.v. uitspraken van de beroepscommissie certificaten op of trekt ze in. Onderhoudt EOQ PRU-contact. Is voorzitter van het CvB.





     

Installs and discharge the members of the PCB entities. Approves all PCB documents, rules, procedures incl. changes. Annually reviews the management system of the NNK and PCB The chairman of the NNK Board is back-up for the PCB-manager. If so he does not perform any other functions within the PCB. Assesses the performance of the PCB manager.

Adviesorgaan o.l.v. de PCB Beheerder  bestaande uit 5 tot 15 experts, opleiders, werkgevers van verschillende sectoren, gecertificeerde kwaliteitsmanagers, auditoren, etc. en voorzitter van de examencommissie Komt minimaal eenmaal per jaar bijeen.  Stelt, op basis van geconstateerde  behoeften of ontwikkelingen in de diverse vakgebieden, beroepsprofielen op en voorstellen voor het aanpassen of ontwikkelen van certificatieschema’s. Behandelt beroepszaken en klachten Bestaat uit 3 personen die geen zitting hebben in andere PCB-entiteiten en treden niet op als examinator.

PCB manager

BeoordelingsCommissie Assessment Committee



 

Appeal Committee

PCB-beheerder

Benoemt en ontslaat de leden van de PCB-entiteiten Keurt alle PCB documenten, procedures reglementen, incl. wijzigingen goed. Beoordeeld jaarlijks het managementsysteem van het NNK en PCB De voorzitter van het NNK bestuur is back-up van de PCB-beheerder en vervult in dat geval geen andere PCBfunctie. Beoordeeld de PCB beheerder.

Bestaat uit 3 personen Beoordeelt initiële aanvragen voor persoonscertificatie


version 1.3



     

Gathers once a year or more if needed. Sets, based on identified needs and developments in the various fields, professional profiles and proposals for adapting or developing certification schemes.

Decides on personal certification and the extension of it. (Temporarily) withdraws certificates or based on decisions of the Appeal Committee. Maintains contact with the EOQ PRU. Chairman of the Stakeholders Board. Consists of 3 persons. Assesses requests initial for personal certification

Page 7 of 20

PCB entiteit/entity

Taken

Tasks

Examencommissie





Exam Committee



Organiseert de examens i.s.m. Bureau NNK Bestaat minimaal drie leden waarvan één als voorzitter aangewezen is en één als secretaris. Benoemt jaarlijks de examinatoren op basis van hun CV en prestatie bij examens (monitoring). Wijst per examen de examinatoren aan en monitort hun prestatie en houdt van beide activiteiten een registratie bij. Leden van de examencommissie mogen optreden als examinator m.u.v. de voorzitter. Eén lid houdt toezicht tijdens een examen (is dan geen examinator). Verzamelt en beoordeelt per schema meerkeuze of open vragen inclusief antwoorden en cases en legt deze vast in de item bank. Neemt per examen een besluit over de samenstelling van de meerkeuze vragen en cases Evalueert na elk examen de kwaliteit en het niveau van deze vragen en cases en evalueert het examenproces en kan op basis hiervan aanbevelingen doen aan CvB omtrent zwakke competentie gebieden.



Beoordelen of en in welke mate kennis, vaardigheden en attitude van de kandidaat voldoen aan de gestelde eisen voor het behalen van het praktijkexamen



Assess if and to what extend the knowledge, skills and attitude of the candidate complies with the requirements set for the practical exam



Zorgt voor de administratie en financiële afhandeling van NNK en PCB. Houdt openbaar register bij van gecertificeerde personen. Waarschuwt tijdig gecertificeerde personen dat de geldigheid van hun certificaat binnenkort verloopt. Beheert de NNK website. Registreert klachten en beroepszaken en publiceert schorsingen en intrekkingen van certificaten Archiveert examenstukken.



Manages the administration and financial tasks for the NNK including the management system of the PCB. Maintains the public register of certified persons. Timely warns certified persons that the validity of their certificate is ending soon. Controls the NNK website.. Registers complaints and appeals and publishes suspending and withdrawal of certificates.. Archives exam documents.

    

 

Examinatoren Examiners

Bureau NNK NNK Office

    


version 1.3

     

 

    

Organizes the exams in cooperation with the NNK Office. Consists of minimal three members of which one is appointed as chairman and one as secretary. Annually approves examiners based on their CV and performance during exams (monitoring). Appoints per exam the examiners and monitors their performance and registers the results Members of the Exam Board except the chairman may act as an examiner One member is supervisor during the exam (does not act as an examiner at that moment). Collects and assesses multiple-choice or open questions and cases including answers per certification scheme and registers them in the item bank Decides on the composition of the multiple-choice questions and cases per exam. Evaluates after each exam the quality level of the questions and cases and evaluates the exam process> Based on this evaluation they van advise the Board of Stakeholders regarding weak competence areas.

Page 8 of 20

In onderstaand schema wordt de relatie tussen de PCB entiteiten en stakeholders weergegeven.

Opleidinginstellingen

Werkgevers Beroepsfunctionaris

Bijscholing Verlenging certificaat

Bureau NNK

PCB NNK

Beoordelingscommissie

klacht

College van Belanghebbenden

advies

Conform eisen?

nee

Stop of Beroep

ja Certificatie- en Compententieschema’s

Examencommissie

Beroepscommissie

Examen Examinatoren PCB beheerder

Bestuur NNK

PRU EOQ

Conform eisen?

nee

Stop of Beroep

ja Certificatieovereenkomst + NNK en EOQ Certificaat


Gecertificeerde Beroepsfunctionaris

version 1.3

Page 9 of 20

Following flow chart shows the relationship between the PCB entities and stakeholders

Education Institutes

Employers Professional

Training Elongation certificate

NNK Office

PCB NNK Assessment Committee Complaint

Stakeholder Board

Comply ?

advice

no

End or Appeal

Yes Certification & Compentence scheme’s

Exam Committee

Appeal Committee

Exam Examiners PCB manager

NNK Board

PRU EOQ

Comply?

no

End or Appeal

Yes Certification Agreement + NNK and EOQ Certificate


Certified Professional

version 1.3

Page 10 of 20

2.2

Eisen voor PCB leden – Requirements for PCB members

Algemene eisen General requirements (PCB-beheerder, examinator, Examen& Beoordelings commissie)

  

Opleidingsniveau: HBO of hoger Minimaal 5 jaar werkervaring Actuele vak- of aspect technischen/of onderwijskundige/ toets technische- en/of certificatiedeskundigheid. Onafhankelijk, onpartijdig en integer

  

Education level Bachelor or higher. Minimal 5 years working experience Up to date QM-expertise and/ or teaching/ assessment expertise and/or certification expertise.



Independent, impartial and upright.

Lid NNK bestuur Heeft kennis van de CoS en CS criteria Kan complexe situaties kunnen analyseren.

 

Member of the NNK Board Has knowledge of the CoS en CS criteria Be able to analyse complex situations.



Werkzaam in het relevante vakgebied of bij een van de betrokken opleidingsinstituten of in een van de betrokken sectoren .



Working in the relevant profession e.g. as a Quality Manager or at one of the training institutes or in one of the economic sectors involved.

 

Academisch opleidingsniveau Juridische deskundigheid is aanbevolen Actuele vak- of aspect technische en certificatie deskundigheid.

  

Academic education level Legal knowledge is recommended Up to date QM-expertise and certification expertise..

Bij voorkeur EOQ certificaathouder Ervaring met examineren Minimaal 2 jaar werkervaring aan de te examineren CoS. Onderhoudt zijn deskundigheid m.b.t. de betreffende CoS-en Communicatievaardig. Besluitvaardig en objectief. Volgt de voorschriften en examenvoorschriften gewetensvol Kennis hebben van het examenreglement en –proces. Heeft begrip voor de invloed die een examensituatie kan hebben op het gedrag van de kandidaten en speelt hier zodanig op in dat het proces optimaal verloopt en schept daarom optimale toets condities voor de kandidaten.

  

Preferable EOQ certificate holder. Experienced with examining. Minimum 2 years work experience regarding the concerning CoS(’s). Maintains his competence regarding the concerning CoS(’s). Communication skills. Decisive and objective. Follows conscientious the exam regulations. Is familiar with the exam regulation and process. Understands the impact an exam situation can have on the behaviour of a candidate and responds to this in such a way to ensure the process runs smoothly and creates optimal exam conditions for the candidates.



(PCB Manager, examiner, Exam &, Assessment Committee)

PCB-beheerder

 

PCB Manager 

College van Belanghebbenden Board of stakeholders

Beroepscommissie Appeal Committee



Examiners

  

Toezichthouder



Exam Supervisor

  

Examinatoren

 


version 1.3



     

Page 11 of 20

2.3

Geheimhouding en onpartijdigheid– Secrecy and impartiality

Leden van relevante PCB entiteiten ondertekenen bij aanvaarding van hun functie en verder om de drie jaar een geheimhoudings- en onpartijdigheidsverklaring waarin ze verklaren de door hun functie verkregen informatie over kandidaten niet te verspreiden of te bespreken met derden.

Members of relevant PCB entities undersign when accepting their function and after every three years a non-disclosure and impartiality declaration in which they declare not to distribute or discuss information on candidates with third parties.

Bij inschakeling van externe deskundigen ondertekenen deze een geheimhoudingsverklaring.

Also hired external experts sign the non-disclosure agreement.

De PCB-beheerder maakt om de drie jaar een risico analyse m.b.t. mogelijke belangenverstrengeling van leden van de PCB entiteiten en implementeert maatregelen om onpartijdigheid te garanderen. De analyse wordt besproken tijdens de jaarlijkse directiebeoordeling.

Every three years the PCB manager drafts a risk analysis to identify any conflict of interest of the members of the PCB entities and implements measures to safeguard impartiality. The analyses is discussed during the annual management review.

De onpartijdigheid wordt ook tijdens de jaarlijkse interne audit vastgesteld door twee onafhankelijke auditoren.

The impartiality is also assessed during the annual internal audit by two independed auditors.

2.4

Vakbekwaamheidseisen – Requirements for Professionalism

De eisen van vakbekwaamheid zijn uitgewerkt in eindtermen en vastgelegd in de competentie-schema’s van de EOQ (CoS). De eindtermen zijn vervolgens uitgewerkt in toets termen en theorievragen en praktijkopdrachten. Deze zijn opgenomen in de itembank.

The requirements for professionalism are detailed in final terms and described in the competence schemes of the EOQ (CoS). The final terms are detailed in assessment terms and theory questions and practical cases. These are registered in the Item Bank.

Tot de eisen van vakbekwaamheid behoren vakmatige en vakinhoudelijke eisen, inclusief aandacht voor aspecten die te maken hebben met het (h)erkennen van ethische beroeps en maatschappelijke standaarden en daarnaar handelen.

The requirements for professionalism are composed of professional requirements, including attention to aspects of recognizing and acting accordingly to ethical professional and societal standards.

Bij elk examen wordt vanuit deze item bank volgens de verdeling van de toets matrijs zoals vastgelegd in het betreffende certificatieschema (CS) een examenpakket samengesteld.

Every exam is composed from the Item Bank according to the assessment model laid down in the corresponding certification scheme (CS).

2.5 Ontwikkeling en onderhoud van certificatieschema’s - Development and maintenance of certification schemes De EOQ schema’s worden onderhouden door die lidlanden die personen certificeren, dit zijn de zogenoemde Personnel Registration Units (PRU’s). Deze PRU’s komen tweemaal per jaar bijeen.

The EOQ certification schemes are maintained by the member countries who certify persons, the so called Personnel Registration Units (PRU’s). These PRU’s gather twice a year.

Tijdens de PRU-vergadering wordt beoordeeld of de bestaande certificatieschema’s aangepast moeten worden en of er behoefte is aan het ontwikkelen van nieuwe schema’s.

During the PRU meeting it is decided to change certification schemes or to develop new certification schemes.

Het College van Belanghebbenden beoordeelt minimaal eenmaal per 5 jaar de juistheid en actualiteit van de ingevoerde certificatieschema’s.

The Stakeholders Board assess at least every 5 years the correctness and actuality of the implemented certification schemes.


version 1.3

Page 12 of 20

2.6

Documentbeheer en beveiliging – Document management and security

Bureau NNK beheert administratief alle documenten, registers en dossiers die binnen het managementsysteem van het NNK en PCB gebruikt worden. Het beheren van de NNK website maakt daar deel van uit. NB: De item-bank wordt beheerd door de secretaris van de examencommissie, de PCB-beheerder beheert alle PCB-documenten inhoudelijk.

The NNK Office maintains all documents, registers, files and archives used within the management systems of the PCB and the NNK. This includes the maintenance of the NNK website. Note: The Item Bank is controlled by the secretary of the exam committee and the PCBmanager controls all PCB documents.

Wijzigingen in documenten of reglementen worden door de PCB-beheerder of het Bureau NNK gecommuniceerd aan betrokkenen.

Changes in documents or regulations are communicated either by the PCB manager or the NNK Office to the relevant persons.

Papieren documenten worden bewaard in een afgesloten kast. Digitale data en de NNK website staan op een beveiligde externe server waar dagelijks een back-up van wordt gemaakt.

Paper documents are archived in a locked closet. Digital data and the NNK website are located on a secured server which is backed up daily.

Vervallen documenten, dossiers en registers worden minimaal 5 jaar bewaard. Na deze periode worden ze versnipperd (papier) en/of gewist (digitaal).

Expired documents, files and registers are stored for at least 5 years. After this period they are dispersed (paper) and/or erased (digital)

2.7

Beroep en klachten – Appeal and complaints

Afgewezen kandidaten en certificaathouders kunnen in beroep gaan tegen een besluit van de Beoordelingscommissie, Examinatoren, Examencommissie of PCB-beheerder. Men dient hiervoor binnen 6 weken na bekendmaking van het besluit het formulier ‘aantekenen beroep’ in te sturen naar het Bureau NNK. (formulier opvragen bij [email protected])

Declined candidates and certificate holders may appeal to a decision made by the Assessment Committee, Examiners, Exam Committee or PCB Manager. Within 6 weeks after sending the decision the form for appeal must be sent to the NNK Office. (form can be obtained at [email protected])

Opdracht/werkgevers kunnen via het daarvoor bestemd formulier een klacht indienen over het functioneren van een certificaathouder. (formulier opvragen bij [email protected])

Employers and clients can file a complaint regarding the performance of a certificate holder. (form can be obtained at [email protected])

Het Bureau NNK registreert de aanvraag, bevestigd de ontvangst ervan en stuurt het formulier, eventueel met begeleidende stukken, door aan de Beroepscommissie.

NNK Office registers the appeal or complaint, sends the submitter a conformation of receipt and sends the form and accompanying documents to the Appeal Committee.

De beroepscommissie behandelt de binnen vier weken na ontvangst van het genoemde formulier de klacht of het beroep. Men hoort de betrokken partijen en bepaalt na de eerste horing de verdere procedure.

The Appeal Committee treats the appeal or complaint within four weeks after receiving the form. They hear the parties involved and decide on the further procedure afterwards.

Na uiterlijk vier weken na de laatste horing neemt de beroepscommissie een bindend besluit dat via het Bureau NNK aan de indiener kenbaar wordt gemaakt..

Within 4 weeks after the last hearing the Appeal Committee takes a conclusive decision which is send to the applicant through the NNK Office.

Naar aanleiding van de uitspraak van de Beroepscommissie kan de PCB-beheerder in overleg met het NNK bestuur besluiten tot disciplinaire maatregelen. Zie verder het Reglement Beroepscommissie.

Based on the decision of the Appeal Committee the PCB manager can decide to take disciplinary measures in consultation with the NNK board. See for further details the Regulation of the Appeal Committee


version 1.3

Page 13 of 20

2.8

Gebruik van certificaat en logo’s – Use of the certificate and logos

Een certificatiehouder mag zijn geldige certificaat gebruiken om de daarop aangegeven vakbekwaamheid aan te tonen en mag daarbij het logo van het NNK gebruiken Het gebruik van het EOQ logo is verboden.

A certificate holder may use his valid certificate to prove the mentioned competence and may use the NNK logo. The use of the EOQ logo is forbidden.

Bij onterecht gebruik of misbruik van het NNK of EOQ logo wordt het certificaat opgeschort of ingetrokken.

Unjustified use or abuse of the NNK or EOQ logo leads to suspension or withdrawal of the certificate.

Indien de certificaathouder bewust misbruik maakt van het certificaat of van een vervallen/ingetrokken certificaat dan is de houder strafbaar inzake het burgerlijk wetboek met betrekking tot het plegen van valsheid in geschrifte.

If the certificate holder makes conscious abuse of the certificate or an expired / revoked certificate then the holder is committing forgery and is prosecutable.

2.9

Aansprakelijkheid – Accountability

NNK is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade direct of indirect als gevolg van het gebruik of misbruik van een certificaat , voor schade direct of indirect veroorzaakt door werkzaamheden uitgevoerd door de certificaathouder, noch voor schade die verband houdt met het intrekken of opschorten van het certificaat.

NNK is in no event liable for direct or indirect damages resulting from the use or abuse of a certificate or for damages directly or indirectly caused by work carried out by the certificate holder, nor for damages caused by the withdrawal or suspension of the certificate.

Indien er sprake is van een aan NNK verwijtbare tekortkoming in de uitvoering van haar verplichtingen, dan is NNK uitsluitend aansprakelijk voor directe schade voor de certificaathouder tot ten hoogste het bedrag dat de certificaathouder voor het initiële examen of verlengingsonderzoek in rekening is gebracht.

If there is an on NNK blameworthy omission in the performance of its obligations, then NNK can only be liable for direct damages the certificate holder suffered to the maximum amount that the certificate holder paid for the initial examination or elongation assessment.

De certificaathouder vrijwaart NNK tegen alle aanspraken en schadevorderingen van derden ter zake van ondeugdelijkheid van door certificaathouder geleverde diensten.

The certificate holder indemnifies NNK against all claims by third parties relating to unsoundness services provided by certificate holder.

2.10 Privacy De privacy van de kandidaten en certificaathouders is gewaarborgd door de geheimhoudingsverklaringen van de leden van alle PCB entiteiten. De PCB is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)


version 1.3

The privacy of candidates and certificate holders is assured by the non-disclosure agreement of the members of all PCB entities. The PCB is registered at the Dutch Council for Protection of Personal data.

Page 14 of 20

3

Processen – Processes

3.1

Schema hoofdproces – Main process flow 0 Overzicht Wens voor (verlengen) certificaat

Wens voor certificaat

17-05-2015 Versie 1.9

Erkend Opleidings instituut

Werkgevers

Training

=1

Beroeps Kandidaat

PCB NNK B.2 Aanvraag

NNK Bestuur

NNK Bureau

NNK Beoordelingscommissie

=1

NNK College van Belanghebbenden

Certificatie & competentie schema

B.3 Beoordelen aanvraag

Werkervaring Conform Eisen? NNK Examencommissie NNK 2 Examinators

PCB beheerder

Einde of beroep

B.5 Uitvoeren (Her-)examen

4.07 Contract B.6 Certiferen persoon

=1

Persoonlijk Certificaat

=1

PRU EOQ

Einde of beroep

NNK BeroepsCommissie

Wens voor verlengen certificaat


version 1.3

B.7 Beoordelen beroep

Uit te voeren besluit

Page 15 of 20

0 Overview Wish for (elongating) personal certificate

Wish for personal certificate

17-05-2015 Version 1.9

Recognized Education Institute

Employers

Training

=1 Professional Candidate

PCB NNK B.2 request

NNK Board

NNK Office

NNK Assessment Board

B.3 Review request

=1

NNK Stakeholder Board

Certification & competence scheme

Sufficient conform requirements

End or appeal

NNK Exam Board NNK 2 Examinators

NNK PCB Manager

B.5 Performing (Re-)examination

4.07 Contract B.6 Certify person

Personal Certificate

=1

=1

PRU EOQ

End or appeal

NNK Appeal Board

Wish for elongating Personal certificate


version 1.3

B.7 Review appeal

Decision to be carried out

Page 16 of 20

3.2

Persoonscertificatie – Personal certification

De kandidaat stuurt het aanmeldingsformulier en nodige bijlagen in.

The candidate sends in the request form and required appendixes.

Het Bureau NNK controleert de aanmelding op compleetheid, maakt een kandidaat-file aan en stuurt. het aanmeldingsformulier met bijlagen door aan de beoordelingscommissie.

The NNK Office assesses the request on completeness, creates a candidate file and sends the request form and appendixes to the Assessment Committee.

De leden van de beoordelingscommissie beoordelen ieder afzonderlijk of de kandidaat aan alle toelatingseisen voldoet. Indien gewenst kan aanvullende informatie gevraagd van de kandidaat worden.

Every member of the Assessment Committee separately assesses the compliance with the admission requirements. When needed additional information may be requested from the candidate

De voorzitter van de beoordelingscommissie geeft de uitslag met argumentatie via het Bureau NNK door aan de kandidaat. (cc aan de PCB-beheerder). Zie Reglement Beoordelingscommissie,

The Chairman of the Assessment Committee passes on the verdict including the motivation to the candidate through the NNK Office. (copy to the PCB Manager) See Regulation Assessment Committee.

Bij negatief besluit kan de kandidaat kan binnen 6 weken na ontvangst van de beslissing beroep aantekenen (zie hoofdstuk 2.7).

In case of a negative decision the NNK Office restitutes the paid exam and certification cost. The candidate has the right to appeal within 6 weeks (see chapter 2.7).

Bij positief besluit ontvangt de kandidaat van het Bureau NNK een factuur voor de examen- en certificatiekosten en t.z.t. een uitnodiging voor het examen en twee exemplaren van de certificatieovereenkomst. Een exemplaar moet de kandidaat getekend meenemen naar het examen. Zie verder het Examenreglement.

In case of a positive decision the candidate receives an invoice for the exam and certification costs and in due time the invitation for the exam and two original certification agreements. The candidate must bring these signed to the exam. See the Exam Regulation for further details.

De PCB-beheerder beslist op basis van het verslag (procesverbaal) van het examen of de kandidaat gecertificeerd wordt.. De PCB-beheerder geeft de beslissing via het Bureau NNK door aan de kandidaat.

The PCB Manager decides – based on the report of the exam - whether the candidate is going to be certified or not. The PCB Manager passes the decision on to the candidate through the NNK Office.

Bij negatieve beoordeling van het examen kan de kandidaat binnen 6 weken beroep aantekenen (zie hoofdstuk 2.7).

In case of a negative exam result the candidate has the right to appeal within 6 weeks (see chapter 2.7).

Afgewezen kandidaten kunnen zich opnieuw aanmelden voor een (deel)examen.

Declined candidates can sign up for the next theoretical or practical exam.

Bij positief besluit registreert het Bureau NNK de kandidaat met certificaatnummer in het openbare NNK register (per certificaat type: Certificaat nummer – Naam certificaathouder – Uitgifte datum – Verloop datum – Opm.) en stuurt het NNK en EOQ certificaat. EOQ registreert de kandidaat in haar openbaar register. Verder ontvangt de kandidaat een examenproces-evaluatieformulier.

In case of a positive decision the NNK Office registers the candidate with a certificate identity code in the public NNK register (per certificate type: Certificate Number – Name certificate holder – Issue date – Expiring date – Remarks) and sends the NNK and EOQ certificate. EOQ registers the candidate in hers public register. Further the candidate receives an exam process assessment questionnaire.

NB: Per kandidaat wordt alle info en correspondentie opgeslagen in de kandidaat-file en bewaard zolang het certificaat geldig is tot 5 jaar na verloop of intrekking ervan.

Note: Per candidate all information and correspondence will be stored in the candidate’s file for as long the certificate is valid till 5 years after expiring or withdrawal.


version 1.3

Page 17 of 20

De geldigheidsduur van de certificatieovereenkomst ligt vast in het competentieschema. Na deze periode kan de certificatiehouder verlenging van het certificaat en daarmee de overeenkomst aanvragen. Zie hiervoor 3.3.

The period of validity is specified in the competence scheme. After the period the certificate holder may request for elongation of the certificate and the certification agreement. See 3.3 for details.

De certificatieovereenkomst wordt beëindigd door: - opzegging of overlijden van de certificaathouder - bij het niet verlengen van het certificaat - intrekking door het NNK.

The certification agreement is ended when: - it is terminated by the certificate holder or by death. - the certificate is not elongated - it is withdrawn by the NNK.

Bij beëindiging van de certificatieovereenkomst wordt de naam van de certificaathouder uit het openbare register verwijderd. Het dossier van de certificatiehouder wordt nog bewaard voor een periode van 10 jaar.

If the certification agreement is ended, the name of the certificate holder is removed from the public register. The file of the certificate holder is stored for a period of 10 years.

3.3

Verlenging persoonscertificaat – Elongation of the personal certificate

Als een certificaathouder zijn certificaat wil verlengen (de certificaathouder krijgt tijdig bericht van het Bureau NNK) stuurt hij tijdig het betreffende aanmeldingsformulier (zie NNK website) en nodige bijlagen naar het Bureau NNK. Deze controleert de aanmelding op compleetheid en stuurt de certificaathouder een factuur.

If a certificate holder wants to extend his certificate (the certificate holder will receive timely notice of the NNK Office) he needs to transmit the appropriate application form (see website NNK) and required attachments to the Office NNK in time. The NNK Office checks if the registration is complete and sends the certificate holder an invoice.

NB: Om het certificaat Quality Manager te verlengen dient de certificaathouder 6 maanden voor het verlopen van het certificaat een zelfreflectieverslag over de afgelopen 2,5 jaar te schrijven en een ontwikkelplan op te stellen voor de komende 3 jaar m.b.t. vakinhoudelijke en professionele ontwikkeling en eventuele bijdrage aan het vakgebied. De certificaathouder dient verslag en plan te bepreken met twee “peers”. Dit zijn examinatoren en gecertificeerde Quality Managers. De certificaathouder krijgt hiervoor een voorstel van het Bureau NNK.

Note: To extend the Quality Manager certificate the certificate holder must 6 months before the expiry of the certificate draft a personal reflection report on the past 2.5 years and to set up a development plan for the next 3 years related professional and professional development and possible contribution to the field of quality management, The certificate holder must discuss the report and plan with two "peers". These are examiners and certified Quality Managers. The certificate holder will receive a proposal from the NNK Office.

Na de bespreking, maar minimaal 1 maand voor het verstrijken van de geldigheidstermijn van het certificaat, stuurt de certificaathouder het eventueel aangepaste reflectieverslag en ontwikkelplan via het Bureau NNK aan de PCB beheerder. Verslag en plan dienen door de beide peers ondertekend te zijn. Daarnaast sturen de peers een gezamenlijk verslag van de bespreking.

After the meeting, but at least 1 month before the expiry of the certificate, the certificate holder sends the (modified) reflection report and development plan through NNK Office to the PCB manager. Report and plan must be signed by both peers. In addition, the peers send a joint report of the meeting.

De PCB beheerder beoordeelt alle documenten. Bij een positieve beoordeling verlengt hij het certificaat.

The PCB manager evaluates all documents. In case of a positive assessment he extends the certificate.

Bij een negatieve beoordeling kan de certificaathouder binnen 6 weken beroep aantekenen (zie hoofdstuk 2.7).

In case of a negative assessment the certificate holder has the right to appeal within 6 weeks (see chapter 2.7).


version 1.3

Page 18 of 20

4 Documenten – Documents Nr 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24 4.25 --------------------------

Document type Formulier Formulier Formulier Formulier Verslag Formulier Overeenkomst Formulier Formulier Verklaring Verklaring Verklaring Verklaring Verklaring Reglement Overeenkomst Analyse Reglement Reglement Reglement Formulier Formulier Analyse Form Registration Voorbeeld Infoblad Infoblad Infoblad Infoblad

Titel Aanmelding (deel)examen persoonscertificatie Aanmelding certificaatverlenging Registratie antwoorden theorie examen QM Beoordeling praktijkexamen QM Examen en certificatiebesluit QM Beoordeling en Beslissing verlenging persoonscertificatie Certificatie inclusief beroepscode. Aantekenen beroep Indienen klacht Geheimhouding- en onpartijdigheid Werkgever t.b.v. initiële certificering Werkgever t.b.v. certificaatverlenging Opdrachtgever Zelfverklaring t.b.v. certificaatverlenging Examen 2015 Opdracht tot uitvoering van examinering Risicoanalyse conflicterende belangen 2015 College van Belanghebbenden Beroepscommissie Boordelingscommissie Evaluatie examens Boordeling potentiele examinatoren Beoordeling PCB leden Bevoegd verklaring examinatoren Presentielijst examendeelnemers Certificaat NNK Quality Manager NNK/EOQ Quality Manager Klachten & Beroep Disciplinaire maatregelen (opschorten & intrekken certificaat) Examen NNK/EOQ Quality Manager

Geldige versie 3.2 Te ontwerpen 1.0 1.0 1.1 Te ontwerpen 1.3 1.0 1.0 2.0 1.0 Te ontwerpen 1.0 Te ontwerpen 2.2 1.0 1.0 1.1 1.1 1.2 1.0 Te ontwerpen 1.0 1.1 1.0 1.1 1.2 1.0 1.0 1.0

Nr 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22

Document type Form Form Form Form Report Form Contract Form Form Declaration Declaration Declaration Declaration Declaration Regulation Contract Analysis Regulation Regulation Regulation Form Form

Title Request (partly)exam personal certification Request for certificate prolongation Registration answers theoretical exam Assessment practical exam Exam and certification decision Assessment and decision on elongation certificate Personal certification including code of professional standards Appeal Complaint Secrecy and impartiality Employer for initial certification Employer for certificate prolongation Client Self-declaration for elongation certificate Exam 2015 Assignment for exanimating Risk analysis conflicting intrests Stakeholders Board Appeal Committee Assessment Committee Exam Evaluation Assessment potential new examiners

Valid version 3.2 To be drafted 1.0 1.0 1.1 To be drafted 1.3 1.0 1.0 2.0 1.0 To be drafted 1.0 To be drafted 2.2 1.0 1.0 1.1 1.1 1.2 1.0 To be drafted


version 1.3

Page 19 of 20

4.23 4.24 4.25 --------------------------

Analysis Form Registration Example Info bulletin Info bulletin Info bulletin Info bulletin

Assessment performance PCB members Validation examiners Presentation list exam participants Certificate NNK Quality Manager NNK/EOQ Quality Manager Complaints & Appeals Disciplinary measures (suspension & withdrawal certificate) Exam NNK/EOQ Quality Manager


version 1.3

1.0 1.1 1.0 1.1 1.2 1.0 1.0 1.0

Page 20 of 20

Beschrijving van het managementsysteem voor persoonscertificatie. Description of the management system for personnel certification

Recommend Documents