BERPIKIR SISTEM POLA BERPIKIR UNTUK PEMAHAMAN MASALAH YANG LEBIH BAIK AKHMAD HIDAYATNO

BERPIKIR SISTEM POLA BERPIKIR LEBIH BAIK

A KHMAD H IDAYATNO

1

UNTUK

PEMAHAMAN MASALAH

YANG

PERSEMBAHAN Kepada Istriku, dr. Ernie Widianty Rahardjo M.Kes, MBA yang selalu sabar menemani dan menginspirasi perjalanan hidup Kepada Bapak Ibu Ir. Soedjadi Martodiwirjo dan Papa Mama Prof. Dr. Eddy Rahardjo Sp.An. KIC, atas inspirasinya untuk selalu belajar dan memperbaiki diri terus menerus tanpa memandang usia.

2

PENGANTAR Sebuah cerita dari hikayat Nasrudin: Di suatu malam, seorang sahabat dari Nasrudin mendapatinya sedang sibuk kebingungan mencari-cari sesuatu dibawah lampu jalanan yang terang, sehingga dia bertanya kepada Nasrudin: “Wahai sahabatku, apa yang kau cari siapa tahu aku bias membantumu” Nasrudin menjawab, “aku kehilangan dompetku, bisakah kau menolongku mencarinya” Sang sahabat serta merta mencari hingga radius lebih dari 50 m dari lampu tersebut, karena berpikir pasti Nasrudin kehilangan dompetnya disekitar itu. Namun setelah bersusah payah mencari, sang sahabat jadi kebingungan karena tidak bisa menemukannya sehingga dia bertanya kembali ke Nasrudin, “Wahai sahabaku, dimana kau kehilangan dompetmu?” Nasrudin menjawab, “Aku kehilangannya di rumahku” Sang Sahabat sebal kenapa kok dirumah dicarinya di sini, “Loh, kenapa kok mencarinya di Jalan ini, kenapa tidak dirumah?” Nasrudin menjawab, “Rumahku lampunya kurang terang, lebih terang disini, jadi aku lebih enak mencarinya disini” Cerita Nasrudin ini bisa diartikan sebagai cara kita menyelesaikan permasalahan terkadang tidak berdasarkan atas pemahaman yang utuh dari masalah tersebut. Sumber ketidakutuhan ini bisa saja kemalasan, tidak tersedianya data, atau terlalu mengandalkan pengalaman kita sebelumnya yang terbatas. Padahal pemahaman masalah yang baik merupakan langkah awal penyelesaian masalah yang lebih baik. Tidak ada gunanya mengkritisi atau menyalahkan cara penyelesaian masalah orang lain seandainya sumbernya adalah pemahaman masalahnya ternyata salah atau kurang lengkap, karena orang tersebut pasti tidak akan merasa salah. Bagi dia, solusi yang dilakukan telah logis dalam kerangka yang dia tahu. Berpikir sistem mampu memfasilitasi proses yang lebih baik dalam memahami masalah. Dengan memandang permasalahan sebagai sebuah sistem, kita bisa terlepas dari jebakan untuk hanya memfokuskan diri memperbaiki apa yang rusak. Pemahaman sebagai sistem akan mengembangkan fokus kita kepada adanya hubungan antara apa yang rusak dengan komponen lainnya. Hubungan ini bisa menimbulkan keterkaitan, dan keterkaitan bisa berujung kepada ketergantungan, sehingga kita bisa melihat peluang baru dan lebih baik dalam menyelesaikan masalah. Proses yang dinamis inilah yang membuat berpikir sistem disebut sebagai sebuah seni untuk secara simultan memandang pohon tanpa melupakan perhatian terhadap hutan (the art of seeing trees without forgetting the forest).

3

Buku ini akan menjelaskan berpikir sistem sebagai sebuah model untuk berpikir. Jika didefinisikan, model adalah sebuah contoh yang ingin ditiru. Sama dengan ketika kita membaca otobiografi orang sukses, kita ingin meniru orang tersebut. Kita ingin tahu apa saja yang membuat orang tersebut sukses. Apakah ada pepatah yang menjadi pegangan karirnya, bagaimana cara mengambil keputusan dalam tantangan dan lain sebagainya. Maka berpikir sistem di buku ini akan dibedah berdasarkan ciri-ciri yang menunjukkan kita telah melakukan pemikiran secara sistematik. Sebagai sebuah model berpikir maka tentunya tidak sepenuhnya ciri-ciri yang dijabarkan disini adalah hal yang baru. Mungkin saja anda sebenarnya sudah mempraktekkan berpikir secara sistem dalam kehidupan anda sehari-hari, secara penuh, sebagian besar atau beberapa kali saja. Mungkin saja anda menggunakan nama lain untuk beberapa pola berpikir anda, misalnya berpikir lateral, berpikir kritis, berpikir logis, mindset, thinking habit,berpikir berbasis model (model thinking) dan lainnya. Sehingga buku ini bisa anda pandang sebagai kumpulan dari apa yang telah anda ketahui yang kemudian dirangkai sedemikian rupa, sehingga lebih mudah bagi anda untuk memahami pola pikir yang telah anda miliki. Stuktur penulisan dalam buku ini ini dibagi menjadi 3 bagian, bagian pertama membahas TIGA kata yang digunakan dalam berpikir sistem, yaitu: berpikir dan sistem. Bagian pertama tentang berpikir sebagian besar akan membahas pola berpikir lateral yang dikenalkan oleh Edward De Bono. Berpikir lateral sangat membantu dalam proses berpikir sistem untuk menghentikan laju pola berpikir lama. Dengan menghentikan pola berpikir lama, kita memiliki kesempatan menggantinya dengan pola berpikir sistem. Sehingga pembahasan tentang berpikir difokuskan kepada perubahan pemikiran bahwa proses berpikir tidaklah sebuah proses otomatis yang tidak mungkin diubah, namun ternyata bisa dilatih untuk berubah. Kemudian dilanjutkan dengan definisi sistem serta ciri-cirinya sebuah sistem yang membedakannya dari kumpulan biasa. Kombinasi keduanya (yaitu dan) bisa menjadi cara untuk mendapatkan struktur dari sebuah sistem permasalahan. Bagian kedua, membahas tentang berpikir sistem yang dimulai dengan pembahasan tentang peranan mental model sebagai pola struktur pikiran. Kesadaran sebagai mental model mampu mengubah pola berpikir kita dengan berbagai metode tertentu. Sehingga di akhir bagian ini dijelaskan bahwa cara berpikir sistem adalah mengajukan serangkaian pertanyaan dengan basis ciri-ciri sistem. Rangkaian pertanyaan ini dikelompokkan menjadi 5 kelompok dan dapat disingkat sebagai DeBaTIK untuk memudahkan kita mengingatnya. Bagian ketiga akan mengenalkan bagaimana berpikir sistem mampu memberikan pemahaman yang lebih utuh terhadap permasalahan, baik secara informal maupun secara formal dengan menggunakan basis metode yang sering digunakan dalam manajemen kualitas. Bagian ini juga mengenalkan beberapa pendekatan bantuan kuantitatif dalam berpikir sistem denga menjelaskan tentang Sistem Dinamis. Pada bagian akhir ditambahkan sebuah catatan khusus, berupa pengalaman mengajarkan berpikir sistem di Teknik Industri, Universitas Indonesia, dengan harapan mampu mengajak kalangan dunia pendidikan untuk mengenalkan bahwa berpikir adalah suatu keahlian yang bisa diajarkan dan penting bagi pengembangan kemampuan pemecahan masalah di anak didik kita. 4

Dalam bagian ini dijabarkan pula cara untuk melakukan permainan untuk belajar yang sering dipakai untuk mengajarkan sistem yaitu the beer game.

5

DAFTAR ISI Persembahan .................................................................................................................................. 2 Pengantar ........................................................................................................................................ 3 Daftar Isi ......................................................................................................................................... 6 Daftar Gambar ................................................................................................................................ 8 Daftar Tabel ...................................................................................................................................10 1.

Berpikir Sistem untuk Mengatasi Peningkatan Kompleksitas............................................... 11 1.1 Kompleksitas Meningkat akibat Adanya Konektivitas ................................................... 11 1.2 Konektivitas Mengubah Fokus kepada Proses dan Struktur .......................................... 12 1.3 Dibutuhkan Pola Berpikir yang Sesuai dengan Peningkatan Kompleksitas .................. 15 1.4 Bahan Bacaan .................................................................................................................. 15

2.

Apakah Berpikir Itu? .............................................................................................................. 16 2.1 Berpikir adalah Proses Menjawab Pertanyaan ............................................................... 16 2.1.1 Pola Pikiran Sebagai Sebuah Struktur Pikiran ........................................................ 19 2.1.2 Dampak Negatif Jebakan Pola Pikiran .................................................................... 21 2.1.3 Dampak Positif Pola Pikiran ................................................................................... 22 2.2 Bekal Berpikir Sistem dari Pola Berpikir Lainnya ........................................................ 22 2.2.1 Berpikir Logis.......................................................................................................... 22 2.2.2 Berpikir Kritis ......................................................................................................... 23 2.2.3 Berpikir Holistik (Pandangan Helikopter) ............................................................. 23 2.3 Berpikir Lateral sebagai Bekal Berpikir Sistem ............................................................. 24 2.4 Bahan Bacaan ................................................................................................................. 27

3.

Sistem .................................................................................................................................... 28 3.1 Apakah Sistem? .............................................................................................................. 28 3.1.1 Sistem Berbeda dengan Kelompok karena strukturnya ......................................... 29 3.2 Ciri-ciri Struktur Sistem ................................................................................................. 30 3.2.1 Sistem Memiliki Batasan Dinamis.......................................................................... 30 3.2.2 Sistem Memiliki Tujuan.......................................................................................... 30 3.2.3 Sistem Memiliki Struktur Umpan Balik .................................................................. 31 3.2.4 Sistem Memiliki Ciri Holistik yang Berbeda dengan Sekedar Kumpulan Komponennya ....................................................................................................................... 32 3.2.5 Kombinasi Ciri Sistem: Multi-Dimensi .................................................................. 33 3.3 Pola Berpikir Adalah Sebuah Struktur Sistemik Pikiran ............................................... 34

4.

Pola Berpikir Adalah Model Mental ...................................................................................... 36 4.1 Model Mental ................................................................................................................. 36 4.1.1 Apa bentuk dari Model Mental? ............................................................................. 38 4.1.2 Makna Pemahaman Model Mental......................................................................... 38 4.2 Pembentukan dan Modifikasi Model Mental................................................................. 42 4.2.1 Pandanglah Model Mental sebagai sebuah Helm Pikiran ...................................... 42 4.2.2 Tangga Kesimpulan ................................................................................................ 43 4.2.3 Menyelidiki dan Membela ...................................................................................... 46 4.3 Bahan Bacaan ................................................................................................................. 49

5.

Berpikir Sistem ...................................................................................................................... 50

6

5.1 Bertanya untuk Berpikir Sistem..................................................................................... 52 5.2 Prinsip dan Tips Manajemen berbasis Berpikir Sistem ................................................ 54 5.2.1 Investigasi Tujuan: Beragam, Berbeda, Berubah ................................................... 54 5.2.2 Cari dan Pahami Batasan ....................................................................................... 56 5.2.3 Pahami Hubungan Kausa yang Melingkar ............................................................. 58 5.2.4 Lengkapi Ciri Holistiknya ....................................................................................... 60 5.2.5 Memandang Multi Dimensi secara Dinamis Kontekstual ....................................... 61 5.3 Gunakan DeBATik sebagai Alat Bantu Analisa Sistem Anda ........................................ 62 5.4 Causal Loop Diagram (CLD) – Diagram Putaran Lingkaran ........................................ 63 5.5 Bahan Bacaan .................................................................................................................. 71 6.

Pemecahan Masalah dengan Berpikir Sistem ....................................................................... 72 6.1 Bekal Untuk Memecahkan Masalah .............................................................................. 72 6.1.2 Menyamakan Persepsi tentang Analisa .................................................................. 74 6.1.3 Perbedaan Analisa vs. Analisa Sistem .................................................................... 76 6.1.4 Bekal Analisa: Konsep/Teori, Model, Alat dan Metode .......................................... 77 6.1.5 Analisa Sistemik Secara Iteratif dengan Prinsip 4F ................................................81 6.2 Lima Langkah Pemecahan Masalah Berbasis Sistem .................................................... 82 6.2.1 Langkah 1: Pahami dan Definisikan Sistem Masalah Secara Sistemik .................. 84 6.2.2 Langkah 2: Analisa Sistem Saat Ini ........................................................................ 86 6.2.3 Langkah 3: Bangun Kondisi Ideal dan Petakan Gap dengan Kondisi Saat Ini ...... 88 6.2.4 Langkah 4: Susun dan Laksanakan Rencana Perbaikan ........................................ 90 6.2.5 Langkah 5: Monitor dan Standarisasi Perbaikan .................................................... 91 6.3 Bahan Bacaan .................................................................................................................. 91

7.

Dukungan Kuantitatif dalam Berpikir Sistem....................................................................... 93 7.1 Pemodelan Sistem .......................................................................................................... 93 7.1.1 Arti Pemodelan Sistem ........................................................................................... 93 7.1.2 Ruang Lingkup Pemodelan Sistem ......................................................................... 94 7.1.3 Optimasi.................................................................................................................. 95 7.1.4 Simulasi .................................................................................................................. 97 7.2 Pengantar Pemodelan Sistem Dinamis .......................................................................... 98 7.2.1 Grafik Perilaku Dalam Selang Waktu – Behavior over Time Graph .................... 101 7.2.2 Stock and Flow Diagram (SFD) – Diagram Stok dan Aliran .................................103

8.

Penutup ............................................................................................................................... 108

9.

Medium Pembelajaran Berpikir Sistem .............................................................................. 109 9.1 Mungkinkah Mengajarkan Berpikir Sistem? ............................................................... 109 9.2 Komponen Pengajaran Berpikir Sistem........................................................................ 110 9.3 Permainan Pembelajaran Beer Game ........................................................................... 112 9.3.1 Deskripsi Permainan Beer Game ........................................................................... 112 9.3.2 Langkah Permainan yang Dianjurkan dalam Beer Game ..................................... 115 9.3.3 Tugas dan Pertanyaan Refleksi dalam Beer Game ................................................ 116 9.4 Pengantar Soft System Methodology (SSM) ................................................................. 117 9.4.1 Tahap Pemahaman Situasi Permasalahan ............................................................ 118 9.4.2 Medefinisikan Akar Permasalahan ....................................................................... 120 9.4.3 Mengembangkan Model Konseptual (Ideal) ......................................................... 122 9.4.4 Tindakan Pemecahan Masalah .............................................................................. 122 9.5 Bahan Bacaan ................................................................................................................ 123

10.

7

Daftar Pustaka .................................................................................................................. 124

DAFTAR GAMBAR Gambar 1-1 Hubungan yang mungkin terjadi dengan jumlah komponen tertentu ...................... 11 Gambar 1-2 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan-Balik ............................. 13 Gambar 1-3 Struktur dan Pola yang tidak terlihat seperti sebuah Gunung Es di Laut ................. 14 Gambar 2-1 Struktur Proses Pemikiran dalam Menjawab Pertanyaan ......................................... 16 Gambar 2-2 Segitiga Kanizsa, Apakah anda melihat segitiganya diatas? .................................... 20 Gambar 3-1 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan-Balik ............................ 32 Gambar 3-2 Struktur Umpan Balik yang lebih kompleks dari Struktur Dasar ............................ 32 Gambar 3-3 Interkoneksi dari Ciri-ciri Sistem menciptakan Multi Dimensi .............................. 33 Gambar 3-4 Berpikir Sistem adalah Sebuah Struktur Internal.................................................... 35 Gambar 4-1 Persepsi yang berbeda tergantung pada Perspektifnya ............................................ 37 Gambar 4-2 Ilustrasi Asumsi Umum bahwa Kita Mengambil Keputusan ................................... 39 Gambar 4-3 Proses Pembentukan dan Modifikasi Model Mental ............................................... 40 Gambar 4-4 Pembelajaran Melingkar Ganda (Double Loop Learning) (Sterman 2000)............. 41 Gambar 4-5 Amati Model Mental ................................................................................................. 42 Gambar 4-6 Tangga Kesimpulan .................................................................................................. 43 Gambar 4-7 Setiap Anak Tangga Kesimpulan Saling Berhubungan sebagai sebuah Struktur .... 45 Gambar 5-1 Singkatan De Batik untuk Membantu Mengingat Cara Bertanya Sistem ................ 54 Gambar 5-2 Selalu Ingat De Batik ................................................................................................ 62 Gambar 5-3 Bentuk Hubungan Antara 2 Variabel dengan Polaritasnya ..................................... 64 Gambar 5-4 Contoh CLD yang lengkap ........................................................................................ 64 Gambar 5-5 Langkah Penyusunan CLD Versi 1............................................................................ 66 Gambar 5-6 Variabel Penyeimbang Ditunjukkan dalam CLD Penyeimbang Diatas ................... 67 Gambar 5-7 Ada Berapa Segitiga pada Gambar ini? .................................................................... 69 Gambar 5-8 Langkah Penyusunan CLD Versi 2 ........................................................................... 70 Gambar 5-9 Metode Pengembangan Daftar (List Extention Method) .......................................... 71 Gambar 6-1 Proses Siklus dalam 4F ..............................................................................................81 Gambar 6-2 Siklus 4F dikembangkan secara iterative dengan mengubah salah satu dimensi ... 82 Gambar 7-1 Tiga Alternatif Grafik Perilaku Tingkat Konsentrasi Bekerja .................................. 101 Gambar 7-2 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD ....................................................103 Gambar 7-3 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD dengan mempertimbangkan Outflow ....................................................................................................................................... 104 Gambar 7-4 Representasi SFD Bak Mandi yang Lengkap dengan Memasukkan Aliran NonMaterial (Aliran Informasi) ........................................................................................................ 104 Gambar 7-5 Model SFD dari Waduk Air dengan Multi Aliran ....................................................105 Gambar 7-6 Model SFD dari Pohon di Hutan dengan Multi Stok dan Multi Aliran...................105 Gambar 7-7 SFD Bak Mandi dan 3 Kemungkinan Perilaku Pengisian Air Bak Mandi .............. 106 Gambar 9-1 Layout Papan Permainan Beer Game versi Lab SEMS TIUI ................................... 112 Gambar 9-2 Komposisi Pemain dalam Beer Game ..................................................................... 113 Gambar 9-3 Pembagian Tanggung Jawab dalam Setiap Rantai Stasiun .................................... 114 Gambar 9-4 Pendekatan SSM memiliki 7 Sub-Tahapan dalam 4 Tahap .................................... 118 8

Gambar 9-5 Contoh Rich Pictures tentang Kompleksitas Otonomi Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia dalam Berbagai Tingkatan ......................................................................................... 120

9

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Kelompok Alat Bantu dalam DATT De Bono ................................................................ 26 Tabel 3.1 Perbedaan antara Struktur Sistemik dan Non-Sistemik ............................................... 28 Tabel 3.2 Kondisi Multi-dimensi yang bisa Berubah seiring Perubahan di Setiap Ciri Sistem ... 34 Tabel 4.1 Makna Kata Model Mental ............................................................................................ 36 Tabel 4.2 Cara untuk Mengeluarkan Model mental (Membela) .................................................. 48 Tabel 4.3 Cara untuk Mendapatkan Model mental (Menyelidiki) ............................................... 48 Tabel 5.1 Tips dalam Penyusunan CLD ........................................................................................ 68 Tabel 6.1 Perbedaan antara Analisa dan Analisa Sistem .............................................................. 76 Tabel 6.2 Kelompok Kebutuhan dan Contoh Alat Bantu ............................................................. 79 Tabel 6.3 Perbandingan Langkah-langkah dalam PDCA dengan Pemecahan Masalah berbasis sistem ............................................................................................................................................ 83 Tabel 6.4 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1 ................................................................. 84 Tabel 6.5 Kombinasi 5W+1H dengan DeBatik dalam Mendefinisikan Permasalahan ................ 85 Tabel 6.6 Tabel Peta Saat Ini ........................................................................................................ 87 Tabel 6.7 Output, Proses dan Input dalam Langkah 2 ................................................................. 88 Tabel 6.8 Tabel Peta Gap .............................................................................................................. 89 Tabel 6.9 Contoh Isian Tabel Peta Gap ........................................................................................ 89 Tabel 6.10 Output, Proses dan Input dalam Langkah 3 ............................................................... 90 Tabel 6.11 Output, Proses dan Input dalam Langkah 4 ................................................................ 90 Tabel 6.12 Output, Proses dan Input dalam Langkah 5 ................................................................ 91 Tabel 7.1 Karakteristik dan Metode pada Dua Pendekatan Pemodelan Sistem ........................... 95

10

1. BERPIKIR SISTEM UNTUK MENGATASI PENINGKATAN KOMPLEKSITAS Kompleksitas permasalahan telah mencapai tingkat yang lebih tinggi dari sebelumnya. Hilang sudah sebuah masa dimana sebuah masalah dengan mudah diuraikan dan disederhanakan menjadi komponen-komponennya, diperbaiki komponen yang rusak, disusun kembali dan berharap masalah akan terselesaikan. Pendekatan yang sering disebut pandangan analitis mekanistis (mechanistic analytical views). Saat ini masalah menjadi saling berkaitan, sehingga ketika diperbaiki komponen yang rusak, belum tentu akan mendapatkan hasil yang sama sebelum kerusakan yang terjadi.

1.1 KOMPLEKSITAS MENINGKAT AKIBAT ADANYA KONEKTIVITAS Penyebab utama “ledakan” permasalahan yang kompleks ini adalah karena adanya hubungan konektivitas yang semakin meningkat antara komponen. Ini berakibat permasalahannya bukan terletak kepada komponen tetapi karena kekuatan konektivitas yang terganggu atau terlalu kuat. Semakin banyak komponen akan meningkatkan hubungan, semakin tinggi hubungan semakin kompleks permasalahan secara eksponensial. Ini yang disebut sebagai kompleksitas detail. Jika dilihat pada Gambar 1-1 maka ketika jumlah komponen lebih dari 3, maka hubungan yang terjadi telah melebihi dari jumlah komponennya (Flood and Carson 1993).

Gambar 1-1 Hubungan yang mungkin terjadi dengan jumlah komponen tertentu

Namun ada lagi jenis kompleksitas lainnya, yang disebut kompleksitas dinamis, yaitu kompleksitas yang terjadi bukan hanya karena jumlah hubungan, namun juga ditambah dengan kualitas dari hubungan tersebut yang berubah seiring dengan waktu. Bermain catur misalnya, telah memiliki aturan hubungan sedemikian rupa sehingga hubungan yang terjadi sudah terbatas. Namun ternyata hubungan terbatas tersebut tetap menimbulkan kompleksitas permainan tingkat tinggi, sehingga bahkan sebuah perusahan teknologi IBM menciptakan sebuah super-komputer khusus, diberi nama Deep Blue, untuk mencoba mengalahkan Juara Dunia Catur Garry Kasparov dalam 6 kali permainan sejak tahun 1996. Untungnya selama 6 kali itu Kasparov menang dengan skor 4-2, walaupun kemenangan publik tetap didapatkan oleh komputer tersebut. Publik jadi bertanya-tanya apakah era dimana mesin bisa akhirnya menggantikan manusia telah datang. Majalah TIME yang terkemuka di AS bahkan spesial 11

meliputnya dengan judul depan “Can Machine Thinks?”. Kembali ke urusan catur, ternyata kesederhanaan aturan permainan catur tetap memiliki kompleksitas dinamis yang tinggi akibat banyaknya skenario respons dalam langkah permainannya. Dalam dunia bisnis, seperti pada dunia pemasaran misalnya, kian menyadari bahwa ada kategori baru dalam ilmu pemasaran akibat meledaknya layanan social media internet seperti facebook atau twitter, yaitu social media marketing. Kategori ini timbul berbasis kepada pemahaman bahwa pengambilan keputusan pembelian ternyata tergantung pula kepada apa yang dibeli oleh teman kita. Keterhubungan dengan teman yang semakin mudah terjalin via media sosial, menciptakan kebutuhan ahli pemasaran untuk lebih mengetahui dinamika komunikasi virtual dan pengaruhnya kepada pengambilan keputusan untuk membeli suatu merk. Padahal 10 tahun yang lalu, mereka hanya berfokus kepada pengambilan keputusan saja, yang dapat dipengaruhi oleh iklan di media massa. Siapa yang menduga, ada sebuah perusahan berbasis internet, yang namanya jika ditanyakan sebelum tahun 2005, tidak dikenal orang. Sebuah jejaring pertemanan yang tadinya hanya karena tetangga, teman sekolah dan teman kantor, bisa meledak menjadi ratusan bahkan ribuan. Coba anda tanyakan rekomendasi merk untuk kebutuhan anda di status anda, maka teman-teman virtual ini bisa merespons dengan berbagai rekomendasi pro dan kontra berbagi merk yang ada dipasaran. Kompleksitas akibat konektivitas, membuat pendekatan mekanistis tidak cocok digunakan karena tidak memberikan fokus yang lebih terhadap konektivitas, tetapi hanya kepada komponen. Namun bukan berarti pendekatan ini tidak baik, tergantung dengan kecocokan permasalahan yang dihadapi. Harus disadari pula bahwa tidak semua permasalahan adalah kompleks, baik secara detail maupun dinamis. Permasalahan yang kompleks biasanya lebih terlihat tidak beraturan, tidak mengikuti sebuah pola umum yang biasa atau berulang-ulang terjadi seandainya tidak diselesaikan pada tingkat strukturnya. Ciri-ciri ini berasal dan merupakan akibat kompleksitas dari struktur konektivitas permasalahannya (Gharajedaghi 2006).

1.2 KONEKTIVITAS MENGUBAH FOKUS KEPADA PROSES DAN STRUKTUR Dengan demikian, untuk permasalahan komples kita tidak lagi bisa mengandalkan pemecahan masalah berbasis hanya kepada komponennya, namun juga mempertimbangkan hubungan antar komponen. Sehingga untuk ini ada 3 tahap yang harus bisa kita mulai untuk mengubah fokus permasalahan: 1. tahap pertama adalah mengubah fokus yang tadinya dari output kejadian kepada proses 2. tahap kedua adalah mengubah fokus proses kepada pola 3. tahap kedua adalah mengubah fokus pola ke struktur yang menimbulkan pola dan kejadian tersebut. Tahap pertama, yaitu mengubah fokus dari kejadian kepada proses adalah untuk mendorong analisa kita untuk melihat apa yang ada dibelakang layar. Ketika kita melihat masalah kita tidak terjebak hanya untuk melihat masalahnya saja, tapi proses penyebab dari permasalahan tersebut. Banyak sekali diantara kita yang biasanya lebih berfokus kepada output, tanpa mau mengeksplorasi bagaimana proses yang mengakibatkan output tersebut. 12

Tahap kedua melanjutkan tahap pertama, karena seiring dengan fokus kita melihat dan memahami proses maka kita bisa mendapatkan dan memprediksi adanya pola output kejadian seiring dengan berjalannya proses. Pola-pola itu misalnya 





ternyata masalah saat ini sebenarnya merupakan eskalasi dari masalah sebelumnya, namun belum terdeteksi, sehingga jika proses tidak berubah maka masalah akan meningkat terus. Ternyata ketika kita mengubah beberapa hal didalam proses, output yang dihasilkan juga berubah. Jika perubahan ini dilakukan dalam suatu rentang tertentu, maka sebuah pola kejadian bisa muncul. Ternyata ketika output berubah, proses juga mengalami perubahan yang mengakibatkan output akan berubah secara permanen.

Tahap ketiga adalah berarti proses tidak cukup, karena kita perlu mengidentifikasikan perubahan yang mungkin terjadi kepada proses, artinya perlu diidentifikasikan input yang dibutuhkan, serta bagaimana semua terhubung melalui umpan-balik. Karena setiap proses tentu akan membutuhkan input, dan yang akan mengontrol jalannya input dan proses adalah sebuah mekanisme umpan balik dari output maupun dari proses, seperti pada ilustrasi Gambar 1-2

Gambar 1-2 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan -Balik

Gambar 1-2 adalah ilustrasi dari apa yang dikenal sebagai struktur dasar sebuah sistem. Sehingga sebuah analisa sistem sering pula diterjemahkan sebagai cara memetakan permasalahan dengan struktur dasar sistem, yaitu memetakan apa inputnya, bagaimana memprosesnya, bagaimana output dan cara umpan balik yang terjadi. Tahap pertama inilah yang menyadarkan kita untuk tidak hanya berfokus kepada kejadian (output) namun pola penyebab dari kejadian tersebut (yaitu input-proses-output-umpan balik). Tahap pertama merupakan pondasi tahap kedua berikutnya yaitu kita setelah memahami pola kita perlu memahami struktur membutuhkan tidak hanya tetapi juga struktur yang lebih lengkap yang merupakan. Output mudah karena terasa atau seolah terlihat oleh kita, sedangkan pola dan struktur cenderung tidak terlihat (non-fisik/intangible). Sehingga memetakan struktur memang lebih sulit. Fenomena ini sering disebut sebagai fenomena gunung es, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 1-3. 13

Gambar 1-3 Struktur dan Pola yang tidak terlihat seperti sebuah Gunung Es di Laut

Contohnya adalah, bagaimana kita memiliki kesimpulan bahwa seseorang memiliki kepribadian yang baik? Tentunya dari kumpulan kejadian selama kita berteman dengan dia. Kita menilai dari caranya berpendapat, interaksi dia dengan kita atau orang lain yang bisa kita amati, bagaimana responsnya ketika kita mintakan bantuan dan lain-lain. Kumpulan kejadian inilah yang menyebabkan kita bisa menebak apakah jika kita minta bantuan lagi nantinya, seseorang ini akan membantu kita atau tidak. Artinya kumpulan kejadian, membuat kita memiliki pola pertemanan kita dengan seseorang ini. Pola dapat disimpulkan adalah kumpulan kejadian. Jika kita ingin telusuri lebih lanjut, misalnya kenapa sih kok teman kita nih baik sekali atau dewasa sekali, maka kita akan mencari tahu “struktur” dalam keluarga, pengalaman, pekerjaan dan lainnya yang bisa mengakibatkan teman kita menjadi seperti itu. Hal ini sama dengan membaca otobiografi orang yang kita kagumi. Kita ingin meniru “pola” orang yang kita kagumi ini, dengan mencoba mengikuti “struktur” yang membuat “pola” orang ini. Struktur ini menjadi batasan-batasan sehingga akan membentuk berbagai variasi pola tertentu. Konektivitas yang mengakibatkan masalah yang semakin kompleks akan memotivasi kita untuk mengubah cara pandang dari hanya sekedar output (kejadian) ke eksplorasi struktur dari sistem permasalahan. Namun yang sering kita tidak sadari, bahwa dalam struktur masalah merupakan kombinasi antara struktur masalah eksternal dengan struktur masalah internal. Struktur masalah eksternal adalah permasalahan yang kita hadapi, sedangkan struktur permasalahan internal adalah pola berpikir kita untuk menyikapi masalah pola eksternal tadi. Bahkan, bisa saja pola berpikir kita sering menjadi bagian terbesar dari sulitnya melakukan pemecahan masalah.

14

Kehidupan adalah adalah 10% yang terjadi dengan saya, dan 90% respons saya terhadap kejadian itu (John Maxwell)

1.3 DIBUTUHKAN POLA BERPIKIR YANG SESUAI DENGAN PENINGKATAN KOMPLEKSITAS Kompleksitas yang semakin meningkat akibat adanya konektivitas, merupakan petunjuk bahwa telah terjadi pola baru pada permasalahan yang kita hadapi. Pola masalah baru tersebut memiliki perilaku yang berbeda menghadapi solusi yang kita berikan, perilaku itu misalnya,     

Ketika permasalahan yang kita hadapi saat ini berasal dari solusi yang kita terapkan pada masa lalu Ketika solusi yang anda dorong ke permasalahan menimbulkan reaksi dorong balik dari sistem Ketika solusi berhasil membuat perilaku sistem membaik untuk sementara namun memburuk lebih parah pada jangka panjang Ketika solusi malah memperparah kondisi sistem dan menjadi sumber masalah baru yang lebih parah dari masalah sebelumnya (The cure can be worse than the disease) Ketika solusi yang mempercepat malah memperlambat (faster is slower)

Pola baru masalah ini tentunya membutuhkan pola baru dalam berpikir untuk menguraikan dan memecahkan masalah. Sebuah pola baru yang:   

berbasis kepada kompleksitas yang ditimbulkan pola konektivitas bukan saja kepada komponennya (fokus kepada struktur konektivitas yang tidak terlihat) iteratif, karena lebih sulit untuk menemukan konektivitas dibandingkan komponen, sehingga dibutuhkan usaha yang berulang-ulang kontekstual, karena masalah bisa saja berubah seiring dengan waktu dan tempat akibat perubahan pola konektivitas.

Pola inilah yang ingin dibentuk dalam berpikir sistem.

1.4 BAHAN BACAAN Flood, R. L. and E. R. Carson (1993). Dealing with complexity : an introduction to the theory and application of systems science. New York, Plenum Press. Gharajedaghi, J. (2006). Systems thinking : managing chaos and complexity : a platform for designing business architecture. Amsterdam ; Boston, Elsevier.

15

2. APAKAH BERPIKIR ITU? 2.1 BERPIKIR ADALAH PROSES MENJAWAB PERTANYAAN

Apakah anda sedang berpikir saat ini? Jika anda sedang menyusun jawaban atas pertanyaan diatas, jawabannya adalah iya. Berpikir berbeda dengan melamun untuk satu hal penting: adanya tujuan. Tujuan itu bisa berupa mencari akar permasalahan, memecahkan permasalahan, atau mengambil kesimpulan. Berbagai macam tujuan ini bisa digabungkan menjadi satu menjadi tujuan sederhana yaitu upaya untuk menjawab pertanyaan. Pencarian akar permasalahan merupakan jawaban atas: "apa akar permasalahan?". Pemecahan masalah juga merupakan jawaban atas: "Bagaimana memecahkan masalah ini?". De Bono pernah menulis bahwa bertanya seperti membuat sebuah lubang di jalan yang kita akan lewati. Untuk bisa melewati jalan tersebut, kita akan terdorong selalu untuk mencoba menutup lubang tersebut. Ini berarti, bertanya memicu sebuah proses pembuatan jawaban, yaitu berpikir. Jika dijabarkan prosesnya maka kualitas proses menjawab pertanyaan ini bergantung kepada keahlian berpikir kita dan pengetahuan yang kita miliki dan bisa dillustrasikan seperti pada Gambar 2-1.

Gambar 2-1 Struktur Proses Pemikiran dalam Menjawab Pertanyaan

16

Di dalam Gambar 2-1 maka sebuah permasalahan dapat diterjemahkan sebagai sebuah pertanyaan yang harus dijawab untuk memenuhi tujuan. Gambar ini dapat dibaca sebagai berpikir adalah proses menjawab pertanyaan tertentu sebagai tujuan akhir dalam suatu kerangka cara pandang kita berdasarkan kepada asumsi kita terhadap implikasi dan konsekuensi (dari hasil berfikir kita nantinya) menggunakan data, fakta dan pengalaman untuk menyusun hubungan & pertimbangan berdasarkan pengetahuan konsep dan teori yang kita miliki. Kemampuan super-komputer otak kita membuat seluruh proses ini berjalan secepat kilat untuk menghasilkan jawaban, bahkan lebih cepat dibandingkan anda membaca kalimat ini. Jawaban ini dilihat secara nyata sebagai keputusan, pertimbangan atau pendapat yang akhir dikemukan baik secara lisan maupun tulisan. Jika kita masukkan proses ini ke jalur lambat untuk kita amati, maka kita bisa mengikuti prosesnya satu-persatu. Namun tetapi diingat bahwa pada kenyataannya semuanya saling berkaitan sehingga proses iteratif akan terjadi dan berpindah-pindah secara dinamis dari satu aspek ke aspek lainnya.. Proses pertama yang terjadi adalah penentuan kerangka pandang. Kerangka cara pandang ini bisa berupa arah pandang, sudut pandang dan alat bantu memandang (seperti kacamata yang memiliki berbagai model: kacamata khusus baca, olahraga, kerja lapangan, bahkan menyelam ). Biasaya arah pandang pertama adalah sudut pandang kita sendiri, berikutnya baru orang lain atau kelompok lain. Sebagai sebuah sudut, maka lebar derajat sudut dalam sudut pandang tergantung dari apa yang anda ingin dan mampu melihat. Ingin berarti seberapa besar informasi yang ingin anda pertimbangkan. Mampu tergantung dari aspek lain seperti pengalaman, data dan fakta juga menentukan alat bantu pandang apa yang ingin anda gunakan. Contoh sederhananya adalah alat pandang 5W+1H (What, Where, Why, Who, When dan How), yang dapat membantu kita untuk memandang permasalahan. Ada lagi alat seperti SWOT, Plus Minus dsb. Data dan fakta akan menjadi sebuah informasi yang akan anda proses dalam membuat jawaban. Kebutuhan data dan fakta akan tergantung dari cara pandang, konsep teori yang anda pelajari serta implikasi yang anda proyeksikan. Data dan fakta bisa berbentu dokumen, informasi kredibel dan kajian analisa yang kuantitatif. Pengalaman memberikan makna kepada data dan fakta yang anda kumpulkan. Pengalaman bisa dibangun melalui secara langsung melalui sejarah kehidupan kita atau secara tidak langsung melalui pendidikan formal yang kita alami. Karena pendidikan formal dapat dipandang sebagai proses pertukaran pengalaman. Pengalaman dari guru/dosen ke mahasiswa, senior ke yunior, dari penulis buku dengan pembacanya dan sebagainya.

17

Boks 2.1 Kisah 5 Ekor Monyet dengan Pengalaman Virtual1 Dalam sebuah eksperimen perilaku, sekelompok 5 ekor monyet di kumpulkan untuk hidup dalam sebuah kandang dengan tangga di tengah untuk mencapai segerombol pisang matang yang sangat menggoda. Di salah satu pojok ruangan sebenarnya diberikan pula segerombol pisang, namun dalam jumlah terbatas dan jenis yang kurang enak dibandingkan ditengah atas tangga. Tentunya ada seekor monyet yang tergoda untuk mengambil pisang yang ada ditengah ini, namun setiap kali ada yang menaiki tangga maka, ruangan tersebut akan diguyur dengan semprotan air di seluruh area kecuali di tangga tersebut. Air adalah “musuh” para monyet, sehingga mereka kemudian marah dan memukul-mukul monyet yang mencoba mengambil pisang tersebut. Hal ini terjadi berulang-ulang setiap kali ada monyet yang masih lapar dan tergiur oleh pisang ranum yang ada diatas tangga. Sehingga akhirnya tidak ada 1 ekor monyet pun yang berani naik tangga karena takut dikeroyok oleh kelompoknya. Ketika 1 monyet diganti dan tidak tahu “kebijakan” kelompok ini, ketika bertanya-tanya kenapa kok tidak ambil yang ditengah saja yang lebih enak, maka monyet lain akan melakukan pendidikan bahwa jika ada yang naik maka yang lain akan diguyur air. Jika monyet ini nakal dan terus mencoba karena masih lapar misalnya, maka akan dicegah habis-babisan oleh yang lain. Kalaupun ternyata lolos pengawasan, maka air benar-benar akan keluar, sehingga setelah dikeroyok oleh monyet lain, mereka akan mengatakan “tuh kan”. Si monyet baru ini akan kapok. Hal ini terjadi berulang-ulang ketika para peneliti mulai mengganti hingga akhirnya seluruh monyet di kandang tersebut bukanlah 5 ekor monyet pertama ketika eksperimen dilakukan, dan “hukuman” air telah dimatikan. Yang menarik proses “pendidikan” terus berulang, dan hingga seterusnya di pisang ranum yang ada ditengah tangga tidak pernah tersentuh hingga eksperimen berakhir.2 Cerita sebelumnya mengenai sekelompok monyet, mengilustrasikan konsep pendidikan yang berasal dari pengalaman, sehingga biasanya bertujuan untuk menciptakan “pengalaman” virtual sehingga orang yang dididik akan berpikir, berperilaku dan bertindak dalam suatu arah positif tertentu. Proses pendidikan akan bertumpu kepada penyebaran atau transfer dari konsep dan teori.

1

Di beberapa bagian dalam buku buku ini, anda juga akan menemukan “kotak pikiran” (thought box) yang berisikan tulisan-tulisan yang berisikan contoh, studi kasus dan lainnya yang berupaya memperjelas konsep yang dikenalkan dan memiliki relevansi terhadap konsep yang dituliskan. Beberapa tulisan didalam kotak pikiran ini juga saya rangkai kembali dari blog pribadi saya di hidayatno.wordpress.com. 2

Catatan tentang cerita ini: Tidak pernah jelas apakah eksperimen ini pernah dilakukan secara nyata, jadi sulit mencari sumber ilmiah cerita ini, namun cerita ini telah banyak diceritakan diberbagai buku-buku pengembangan kepribadian, dan memiliki logika yang bisa diterima oleh kita semua.

18

Konsep dan teori yang kita miliki dibangun melalui pendidikan formal dan informal. Pendidikan adalah proses transfer pengetahuan dan pengalaman yang terseleksi dan terkompresi sehingga meminimalisir kesalahan yang terjadi dengan belajar dari pengalaman yang telah lampau. Ilustrasi: maukah anda mencolokkan garpu ke stop kontak listrik yang masih ada tegangannya? Anda bisa diajarkan bahwa ini berbahaya dan menyakitkan atau anda juga bisa bereksperimen sendiri dan merasakan pengalamannya. Pendidikan memberikan pengetahuan bisa menjadi pengalaman “virtual” dari diri kita. Kemudian, kita akan memproyeksikan konsekuensi dan implikasi dari berbagai skenario keputusan yang bisa kita ambil. Proyeksi konsekuensi ini tergantung kepada teori dan konsep yang kita ketahui, pengalaman yang kita telah lalui, serta data dan fakta yang kita interpretasikan. Proyeksi ini layaknya simulasi menggunakan komputer: bagaimana jika A, jika B dst, dimana setiap skenario anda proyeksikan dampak negatif maupun positifnya. Keempat aspek pemrosesan yang terjadi menunjukkan bahwa proses berpikir merupakan sebuah proses yang sebenarnya panjang dan melelahkan secara mental, sehingga pada kenyataannya kita sebenarnya jarang berpikir murni ketika mengambil keputusan. Dan ini semakin nyata ketika harus mengambil keputusan yang bersifat rutin dan repetisi dari yang pernah kita buat. Pada keputusan semacam ini kita memiliki mekanisme otomatis yang sering kita gunakan, yang disebut pola pikiran.

2.1.1 POLA PIKIRAN SEBAGAI SEBUAH STRUKTUR PIKIRAN "If everyone is thinking alike, then somebody isn't thinking." (George S. Patton) Pola adalah sebuah rencana, cara atau model yang bisa diikuti untuk melakukan atau membuat sesuatu. Ketika saya masih kecil, ibu saya tercinta dengan kemampuan menjahitnya sering membuat baju sendiri dengan pola yang dia dapatkan dari majalah. Saya masih ingat ikut membantu memotong-motong pola tersebut kemudian membuat garis-garis pemandu pemotong diatas kain berbasis pada pola tersebut. Pola memang sangat membantu kita, kita tidak perlu lebih bersusah-payah dalam mengerjakan sesuatu yang telah ada polanya dibandingkan jika sama sekali baru dan tidak memiliki pola. Namun ternyata pola bisa membuat kita berbuat kesalahan jika kita menggunakan pola yang salah. Kenapa kita tetap menggunakan pola yang salah, karena ada 2 jebakan utama menggunakan pola, yaiu kemudahan terdekat (Nearest Easy) dan kesamaan terdekat (Nearest Fit). Kemudahan terdekat (Nearest Easy) adalah ketika permasalahan yang sebenarnya tidak sama tetapi kita paksakan sama walau hanya memiliki sedikit kemiripan dari permasalaha yang pernah kita hadapi. Kemudahan terdekat memiliki apa yang saya sebut fenomena kerucut undur-undur.

19

Sewaktu kecil di masa SD saya pernah diajarkan oleh teman sekelas untuk main undur-undur pasir di tanah. Undur-undur adalah sejenis serangga yang membuat sebuah kerucut tanah ke bawah untuk menjebak semut atau serangga yang lebih kecil lainnya tergelincir jatuh ke ujung bawah tempat dimana dia bersiap-siap untuk menerkam mangsanya. Fenomena tergelincir jatuh ini mirip dengan kemudahan terdekat, yang seolah-olah kita tidak bisa lari dari jebakan tergelincir ini. Cara untuk tidak terjebak adalah dengan tidak membiarkan diri Pola kita untuk berpaku terhadap pola kerucut yang ada. Seperti juga permainan di SD ini, saya dipersenjatai dengan sedotan untuk meniup struktur kerucut undur-undur tanah ini sehingga rusak dan memaksa si undur-undur membuat pola baru di tempat lain. Anda akan memiliki pola baru, jika anda meninggalkan pola berpikir lama anda. “Jika alat yang anda miliki hanya sebuah palu, maka semuanya terlihat seperti paku” – (Anonim) Kesamaan terdekat (Nearest Fit). Otak kita setiap saat memproses segala informasi yang dipaparkan atau terpaparkan didepan kita. Pada tingkat pertama, otak mencoba mencocokkan apa yang dipaparkan dengan apa yang kita ketahui. Jika kita sudah mengetahuinya maka otak tidak perlu bekerja lebih keras, dia tinggal mengambil pola respons yang biasa kita lakukan. Otak ? kita baru akan bekerja keras jika yang dipaparkan tersebut tidak X kita pahami atau tidak pernah kita temui sebelumnya. Hal yang tidak kita pahami berarti didalam memori/ingatan kita tidak terdapat data tersebut dan tentunya pola respons otomatis tidak bisa dijalankan.

Pola

Namun dalam kesamaan terdekat, otak terkadang mengkonstruksi suatu hal yang sebenarnya tidak ada, karena kita merasa pernah melihat yang sama. Perhatikan konstruksi Segitiga Kanizsa dibawah ini,

Gambar 2-2 Segitiga Kanizsa, Apakah anda melihat segitiganya diatas?

20

Otak melakukan konstruksi adanya segitiga didalam Gambar 2-2 yang sebenarnya tidak ada. Ruang yang sebenarnya kosong, tidak terdapat apa-apa, seolah-olah menjelma menjadi sebuah segitiga. Konsep dalam dunia desain grafis sebagai ruang negatif (negative space) yang harus tetap diperhatikan dalam desain karena berpengaruh terhadap nuansa secara keseluruhan. Salah satu logo hypermart terkemuka dari Perancis yang memiliki cabang di Indonesia sebenarnya adalah huruf C didalam ruang negatif dengan dua warna.

2.1.2 DAMPAK NEGATIF JEBAKAN POLA PIKIRAN Dampak negatif dalam jebakan pola pikiran mencakup, a) Generalisasi Proses dimana kita mengambil kesimpulan umum dari data atau fakta tanpa mempertimbangkan bahwa ada kesimpulan lain yang juga bisa benar. Hal ini sering pula disebut sebagai stereotype, yang sering disebut pula sebagai jump to conlusion (loncatan kesimpulan) atau leap of abstraction (loncatan abstraksi). Ungkapan dalam pembicaraan yang bisa menunjukkan kelakuan generalisasi adalah “Ini pasti …”, “Biasanya …”, “Yah, Paling …”, b) Konstruksi Konstruksi adalah ketika kita menkonstruksi sebuah konsep berbasis kepada imajinasi dari sedikit informasi yang kita punya. Jika generalisasi mengacu kepada apa yang sudah ada atau kita alami, konstruksi membuat sesuatu hal yang baru, yang tidak ada sebelumnya. Ilustrasi segitiga kanizsa pada bagian sebelumnya merupakan contoh dari jebakan ini. Ini juga mirip dengan mengambil kesimpulan gambar dari puzzle lengkap padahal kita hanya hanya memiliki satu atau dua komponen puzzle. c) Eliminasi Eliminasi adalah ketika kita menghilangkan data, fakta atau informasi yang sebenarnya relevan, namun kita tidak tahu atau tidak mau tahu. Eliminasi sebuah proses otomatis yang paling sulit kita sadari dan berjalan sangat cepat. Padahal tanpa kelengkapan informasi yang seimbangdan relevan maka pengambilan keputusan juga pasti tidak lebih baik. d) Pembobotan Pembobotan adalah ketika kita memberikan bobot yang lebih kepada fakta atau informasi yang sesuai dengan keinginan kita, dan mengurangi bobot kepada fakta atau informasi yang bertentangan. Pembobotan natural yang sering kita lakukan adalah , i) memberikan bobot lebih kepada informasi terkini dibandingkan dengan informasi terdahulu. ii) memberikan bobot lebih kepada informasi dari yang kita kenal (familiar) dibandingkan tidak kita kenal iii) memberikan bobot lebih kepada yang dekat dibandingkan yang jauh iv) memberikan bobot kebih kepada yang kita sukai dibandingkan tidak kita sukai

21

Keempat dampak negatif jebakan pola pikiran ini sebenarnya adalah hal yang positif juga bagi kita, karena membuat kita tidak harus berpikir terus-menerus. Jika kita berpikir terus, kita bisa kelelahan secara mental. Ada pekerjaan yang memang repetitif sehingga tidak membutuhkan pemikiran yang mendalam. Sehingga yang penting kita sadar kapan kita sedang menggunakan pola pikiran otomatis kita.

2.1.3 DAMPAK POSITIF POLA PIKIRAN Jika kita telah membahas dampak negatif dari pola pikiran maka sebenarnya terdapat dampak positif dalam jebakan pola pikiran yang mencakup, a) Menghindarkan dari bahaya Pola pikiran dapat menghindarkan diri kita dari bahaya. Anda pasti tidak mau untuk diminta mencolokkan jari ke kabel terbuka yang masih ada aliran listriknya. Anda juga tidak mau untuk diminta keluar lewat jendela dari gedung berlantai 5. Secara insting anda akan menangkis sebuah pukulan yang diarahkan ke anda. Tidak mungkin anda harus berpikir sistem dulu untuk menganalisa apakah pukulan itu anda perlu tangkis atau tidak. b) Mengurangi distraksi Saya yakin ketika anda membaca buku ini maka ada suara-suara di sekeliling anda yang sebenarnya ada namun anda tidak memperhatikannya. Misalnya suara jangkrik, mesin AC, pompa air, lampu listrik dll. Proses eliminasi ini meningkatkan konsentrasi dan menghilangkan gangguan sehingga kita bisa bekerja lebih efektif.

2.2 BEKAL BERPIKIR SISTEM DARI POLA BERPIKIR LAINNYA Berikut ini akan dibahas beberapa bekal dari pola berpikir lainnya yang turut membangun berpikir sistem, yaitu berpikir logis, kritis dan holistik. Definisi yang beraneka ragam, dengan bahkan ada yang dibahas sangat mendalam dalam sebuah buku seperti berpikir kritis atau berpikir, membuat deskripsi yang akan diberikan dalam bagian ini lebih singkat dan umum. Perlu disadari bahwa berpikir sistem bukanlah sebuah pola berpikir yang independen dan unik. Sebenarnya secara konseptual, pola berpikir sistem merupakan kombinasi dan pengembangan dari pendekatan atau pola berpikir lainnya. Metode atau alat yang digunakan pun bisa mengadopsi berbagai metode dan alat yang digunakan di berbagai konsep lain, seperti kualitas, pemecahan masalah dan lainnya.

2.2.1 BERPIKIR LOGIS Berpikir logis dapat didefinisikan dengan kemampuan untuk menghubungkan dua atau lebih komponen atau faktor dalam sebuah hubungan yang secara umum diterima argumentasi validitasnya. Sebuah definisi yang berbeda dengan teksbook dan mungkin tidak anda setujui mengingat sejarah yang panjang konsep logika. Sejarah yang tercatat memulai pendekatan logika di jaman Aristotles dan berkembang ke berbagai variasi logika termasuk menjadi logika matematika yang berperan penting dalam bahasa pemrograman komputer dewasa ini. Namun secara sederhana dalam berpikir sistem, berpikir logis membantu membebaskan diri dari imajinasi yang terlalu liar sehingga meninggalkan kemasukakalan, ketika menganalisa sebuah masalah. Tanpa ada batasan logika maka lamunan yang dilakukan akan tidak praktis 22

atau down-to-earth dan tidak memiliki perbedaan dengan khayalan. Berpikir logis yang berbasis kepada olah argumen akan membantu kita dalam mengajak lawan bicara setuju dengan kita, suatu proses yang penting pula dalam berpikir sistem. Berpikir logis dengan kedisiplinan urutan argumen, juga memudahkan melakukan berpikir sistem , karena komponen-komponen argumen harus dirangkai dalam urutan sedemikian rupa sehingga secara lagika bisa diterima

2.2.2 BERPIKIR KRITIS Berpikir kritis merupakan jantung dari pendidikan modern. Sebuah proses untuk melakukan konseptualisasi, analisa, atau sintesa dari informasi yang didapatkan dari berbagai sumber sebagai panduan untuk bertindak atau mengambil keputusan. Proses berpikir kritis adalah sebuah proses argumentasi berbentuk tanya jawab terhadap sebuah klaim. Argumentasi yang kuat harus didasarkan kepada pemikiran dan pertimbangan (reasoning) yang kuat dan memiliki struktur logika yang masuk akal. Pertimbangan yang kuat bisa berbasis kepada analogi, data numerik, generalisasi dan hubungan kausal (Epstein and Kernberger 2006). Yang sering disalah artikan di media soal kata "kritis" adalah makna untuk menegatifkan atau ketidaksetujuan. Pemaknaan yang salah ini merupakan akibat dari penggunaan berpikir kritis untuk mendebat sebuah klaim. Perdebatan dilakukan untuk menolak atau mempertahankan sebuah klaim melalui sebuah struktur logika dari kombinasi antara fakta, pengalaman dan imajinasi. Struktur paling sederhana dan lazim digunakan dalam membangun argumen adalah 5W+1H (What, Why, Where, When, Who dan How – Apa, Mengapa, Dimana, Kapan, Siapa dan Bagaimana). Namun struktur yang lebih kompleks bisa saja dilakukan dan berbagai teknik dapat dilakukan untuk menyusun pembenaran atau penentangan terhadap sebuah argumen. Orientasi kepada argumen inilah yang membuat berpikir kritis terkadang tidak cocok digunakan dalam sebuah proses pemecahan masalah yang baik. Unsur kepentingan subyektif sering menjadi kontra produktif dalam pencarian sumber akar permasalahan. Komponen terpenting dalam berpikir kritis didalam menyusun pola berpikir sistem adalah proses menyusun pertanyaan-pertanyaan argumentatif yang relevan dalam struktur logis. Sebuah proses serupa yang akan mengantarkan kita kepada definisi berpikir sistem. Komponen lain yang mendukung adalah , Dorongan untuk memiliki keingintahuan (curiosity) yang sehat untuk mengumpulkan informasi yang relevan, Keingintahuan yang membutuhkan sebuah pikiran terbuka terhadap asumsi, implikasi dan konsekuensi sesuatu hal yang penting dalam berpikir sistem, sehingga berpikir kritis menjadi salah satu komponen penting pula dalam pembentukan berpikir sistem

2.2.3 BERPIKIR HOLISTIK (PANDANGAN HELIKOPTER ) Ada sebuah pepatah seperti ini, "Mana mungkin kita mengukur panjang dan lebar kolam renang, seandainya anda sedang sibuk berenang didalam kolam untuk menghindar dari terkaman buaya yang mengejar anda"

23

Kesibukan tugas sehari-hari bisa membuat kita melupakan gambaran besar dari apa yang sedang kita lakukan, padahal sangat penting dalam sebuah interval waktu yang rutin untuk berhenti sejenak mengurusi permasalahan yang detail untuk melihat keseluruhan permasalahan secara makro. Sehingga istilah berpikir holistik sering disebut pula sebagai forest thinking sebagai lawan tree thinking yang detail (Richmond 2000). Kemampuan secara dinamis memandang permasalahan dalam skala yang berbeda ini disebut kemampuan untuk memandang dari helikopter (helicopter views). Pandangan helikopter mengajak kita untuk seolah-olah menjadi sebuah pilot helikopter yang dengan mudah menaikkan dan menurunkan ketinggian helikopternya. Ketinggian helikopter akan menambah atau mengurangi horizon pandangan kita. Peningkatan ketinggian akan memperluas horizon sehingga kita bisa melihat lebih luas namun akan kehilangan perspektif detail dari area yang kita amati. Mirip dengan istilah hutan diatas, kalau kita melihat kontur hutan akan sulit untuk memperhatikan satu pohon tertentu karena keterbatasan kemampuan penglihatan kita. Penurunan ketinggi akan memperkecil horizon pandangan sehingga memungkinkan kita untuk lebih detail melihat pohon secara individu, namun kita juga akan kehilangan jangkauan luas dari pandangan makro. Keduanya penting, sangat rugi jika kita hanya memiliki satu pandangan saja. Amat disarankan untuk kita selalu ingat untuk menaikkan dan menurunkan ketinggian helikopter kita sehingga kita tidak kehilangan perspektif yang luas ketika menganalisa perspektif yang detail. Mengapa berpikir holistik penting? karena semua penjelasan bisa berbeda tergantung dari konteks, dan konteks tergantung dari luasnya pandangan kita. Pemahaman sistem juga akan berbeda jika konteksnya akan berubah.

2.3 BERPIKIR LATERAL SEBAGAI BEKAL BERPIKIR SISTEM Berpikir lateral dicetuskan oleh Edward De Bono awalnya sebagai sebuah pendekatan dan metode untuk meningkatkan kreativitas (De Bono 1971). De Bono menyadari jebakan dan kekuatan pola pikiran sehingga kita seolah-olah tidak mampu menahan momentum dalam mengambil keputusan berbasis kepada pola berpikir. Ketika momentum ini timbul, segala macam pola-pola lain yang seharusnya bisa kita lihat menjadi tidak terlihat. Ini merupakan salah satu penyebab kenapa sering kesalahan yang sama berulang kali terjadi, karena keputusannya sama, karena didasarkan dari pola pikir otomatis yang sama. Sehingga dasar dari berpikir lateral adalah bagaimana menghentikan momentum ini sehingga kita memiliki celah kesempatan untuk memperhatikan pola lain. Pola pikir lain yang mungkin bisa lebih tepat, lebih baik dan lebih cocok dalam memecahkan masalah yang kita hadapi (De Bono 1994). Ilustrasinya mirip dengan jalan yang kita rutin lewati untuk sekolah atau bekerja, jika jalan ini selalu lancar maka kita tidak akan melihat apakah ada belokan jalan lain. Dengan kecepatan tinggi kita selalu menggunakan jalan yang sama tanpa memperhatikan sekeliling kita secara seksama. Namun ketika macet, maka kita baru sadar bahwa ternyata ada belokan jalan lain di pinggiran jalan yang kita lewati. Jalan yang mungkin bisa membuat kita lebih cepat mencapai tujuan. Istilah yang sering digunakan warga Jakarta untuk jalan-jalan ini adalah jalan tikus.

24

De Bono mengidentifikasi bahwa manusia sebenarnya sebuah makhluk pengguna pola (pattern using creature). Karena manusia memiliki kecenderungan besar untuk malas berpikir. Kemalasan ini timbul sebagai akibat banyaknya energi pikiran dan mental yang digunakan untuk berpikir. Jadi manusia biasanya hanya berpikir untuk menghilangkan kebutuhan di masa yang akan datang untuk berpikir dengan menyusun sebuah pola keputusan standar. Pola ini diasumsikan bisa dipakai secara berulang-ulang dan terus-menerus tanpa harus dimodifikasi. Sebagai ilustrasi adalah olah raga bela diri. Banyak sekali waktu, tenaga dan pikiran yang harus dilakukan melalui latihan yang rutin dan disiplin, yang akan berujung kita memiliki pola refleks untuk menangkis dan melancarkan serangan. Tentunya anda ingin ketika seseorang menyerang anda, maka tangan anda akan secara otomatis melakukan gerakan untuk menangkisnya. Ini adalah penggunaan otomatis hasil dari pembentukan pola yang dilakukan dengan susah payah. Berpikir lateral didefinisikan sebagai pola berpikir untuk mencari solusi dari sebuah permasalahan, melalui penciptaan asosiasi dengan hal-hal lain (yang pada awalnya) seperti tidak memiliki hubungan. Penciptaan asosiasi yang dipaksakan dilakukan membuat kita berhenti menggunakan pola otomatis, untuk kemudian memiliki berbagai alternatif alur pikir lain. Ini berarti kita tidak hanya mengikuti satu jalur alur pikir saja, sehingga secara kreatif mencari jalur-jalur lainnya. Jika alur pikir seperti ilustrasi jalan yang kita lewati dalam pembahasan sebelumnya, maka proses berpikir lateral seperti loncat menggunakan jalan lain untuk mendapatkan solusi dari permasalahan yang kita hadapi. Namun jalan yang kita loncati bukanlah jalan yang tidak terhubung dengan jalan yang sedang kita lewati. Ini membedakan berpikir lateral dan brainstorming. Secara tradisional brainstorming memaksa kita untuk melepaskan diri dari pikiran kita saat ini, jadi tidak boleh kita memilih jalan yang terkoneksi dengan jalan lain yang sedang kita lalui. Brainstorming juga tidak boleh memiliki batasan. Segala ide atau pikiran, setidak-mungkin apapun, sejelek atau sebaiknya, tidak boleh dibatasi. Berpikir lateral tetap memiliki koneksi logis terhadap alur pikiran saat ini dan tetap memiliki batasan untuk mencari alternatif solusi permasalahan. Itulah sebabnya alternatif solusi yang timbul dari berpikir lateral bisa membuat kita tercengang kenapa kok kita tidak melihatnya selama ini. Ini pula yang membuat berpikir lateral memiliki ciri khas penganutnya, yaitu kebiasaan untuk membuat teka-teki berpikir lateral. Teka-teki lateral sebenarnya yang sangat populer, berbagai sumber buku dan internet dapat anda cari untuk mendapatkan berbagai teka-teki ini. Sebagai contoh teka-teki ini adalah: Cerita ini terjadi di di Amerika, dimana sebuah mobil hitam panjang berhenti disebuah taman asri dengan rerumputan yang membentang, cuaca sedang hujan yang cukup deras, sehingga 9 orang yang keluar dari mobil ini akan kehujanan. Namun dari 9 orang hanya 8 yang basah karena hujan ini. Bagaimana ini bisa terjadi? Teka-teki ini adalah teka-teki khas berpikir lateral karena petunjuknya sebenarnya ada didalam teka-teki ini namun biasanya harus:

25

1) mencari sebuah konteks dimana petunjuk-petunjuknya menjadi masuk akal dan terkoneksi 2) jangan menggunakan interpretasi atau solusi pertama menghalangi kita untuk berpikir lebih lanjut secara lateral. Kita harus mengevaluasi interpretasi dan pola berpikir yang kita miliki, termasuk yang terpenting interpretasi terhadap bahasa. Untuk membangun konteks solusi, maka yang harus dilihat adalah adanya data tentang Amerika, mobil panjang, dan taman asri berumput. Ketiga data ini berbasis kepada pengalaman melalui film-film Amerika atau anda sendiri pernah kesana, menunjukkan ciri khas pemakaman di sana. Sedangkan kata orang, interpretasi pertama terhadap data ini adalah asumsi bahwa kata orang menunjukkan kata bahwa orang tersebut selalu dalam keadaan hidup. Jadi jawaban dari teka-teki diatas adalah karena 1 orang berada didalam peti mati dan diangkat oleh 8 orang lainnya. Itulah mengapa hanya 8 dari 9 yang basah kuyup terkena hujan. Berpikir lateral memiliki berbagai teknik dan metode untuk membuat kita menjadi semakin creative dengan menggunakan pola-pola baru yang bisa mengubah pola berpikir yang lama. Metode itu mencakup berhenti kreatif, fokus, tantangan, alternatif dan provokasi. Di dalam berpikir sistem dimana kita secara kreatif selalu mencari hubungan antara komponen dalam sistem maka berpikir lateral akan sangat membantu proses kreatif pencarian hubungan ini. Ada banyak sumber buku yang bisa anda baca untuk mendalami berpikir lateral ini. Tabel 2.1 Kelompok Alat Bantu dalam DATT De Bono Pengubahan Pandangan

Berpikir Konstruktif

PMI (Plus Minus Interesting) AKP (Analisa, Kemungkinan Pilihan)

Logic Bubble – Ruang Logika MKP – Memeriksa Kedua Pihak STI – Setuju, Tak-Sepakat dan Irrelevan POL – Pandangan Orang Lain

Menyusun Solusi Konstruktif TULUS – Tujuan, Luaskan, Sempitkan TIPPO – Tujuan, Input, Pemecahan, Pilihan, Operasi

Kontribusi De Bono dalam berpikir sistem yang terbesar bukan hanya berpikir lateral, namun sebuah ide bahwa pola berpikir adalah sebuah keahlian (Skill) yang bisa kita ubah dan perbaiki terus menerus (De Bono 1994). Pola berpikir bukanlah sebuah struktur baja atau batu yang sekalinya sudah mengeras maka harus dihancurkan dengan cara yang ekstrim. Memandang pola berpikir sebagai suatu keahlian, membuka kesempatan bagi kita untuk meningkatkan kualitasnya dengan teknik, metoda dan cara tertentu. Metode atau alat yang dikembangkan De Bono dikenal sebagai DATT (Direct Attention Thinking Tools). DATT bertujuan untuk mengalihkan perhatian pikiran kita sehingga kita tidak terjebak dalam pola sama. Konsep ini disebut berpikir fokus (focused thinking), yaitu memfokuskan pikiran kita ke selain kebiasaan berpikir kita. Ini berarti kita berfokus untuk berpikir berbeda dari yang biasanya. Kumpulan alat ini membantu proses berpikir fokus ini, dan mencakup tiga bagian besar: pengubahan pandangan berpikir, berpikir konstruktif dan menyusun solusi konstrutif, yang dapat dilihat pada Tabel 2.1. 26

2.4 BAHAN BACAAN De Bono, E. (1971). Lateral thinking for management; a handbook of creativity. New York, American Management Association. De Bono, E. (1994). De Bono's thinking course. New York, Facts On File. Epstein, R. L. and C. Kernberger (2006). Critical thinking. Australia ; Belmont, CA, Thomson/Wadsworth. Richmond, B. (2000). The "thinking" in systems thinking. Waltham, MA, Pegasus Communications.

27

3. SISTEM 3.1 APAKAH SISTEM? Sebelum kita menuju ke penjelasan tentang berfikir sistem, maka kita perlu terlebih dahulu mendefinisikan secara operasional dari kata-kata yang sering akan kita jumpai ketika berbicara tentang berfikir sistem, yaitu Sistem, Sistematis, Sistemik Sistem adalah sebuah obyek analisa yang memiliki komponen/bagian yang saling berinteraksi dalam suatu aturan-aturan tertentu untuk mencapai sebuah tujuan. Sistem sebenarnya adalah sebuah kelompok yang ketika bekerja seperti seharusnya akan memiliki ciri sistem yang berbeda dari ciri-ciri komponen-komponen pembentuknya. Tidak semua kelompok adalah sistem, terutama jika tidak ada ciri khas yang baru muncul ketika kelompok bekerja (emergent properties) Tabel 3.1 Perbedaan antara Struktur Sistemik dan Non-Sistemik Struktur Sistemik

Struktur Non-Sistemik (Kelompok)

Komponen yang terinterkoneksi dan berfungsi secara keseluruhan

Komponen yang berkumpul

Akan berubah jika diambil satu atau lebih komponennya, atau bahkan tidak berfungsi sama sekali secara keseluruhan

Tidak ada perubahan jika diambil satu atau lebih komponennya dan tetap berfungsi

Pola interaksi sangat penting

Pola interaksi tidak penting

Komponen saling terkoneksi dan bekerja bersama-sama

Komponen bisa bekerja sendiri-sendiri

Struktur menentukan performa, sehingga jika ingin mengubah performa bisa dengan mengubah struktur

Struktur tidak ada, jika ada maka akan tergantung jumlah komponen dan besar dari kumpulan tersebut

sistemik (systemic) : suatu ciri-ciri atau perilaku yang muncul dari sebuah sistem ketika sistem bekerja (tetapi ciri-ciri ini bukan berupa ciri-ciri dari komponennya atau kumpulan komponennya) Manusia memiliki perilaku yang sistemik seperti marah, cemburu dan bahagia yang kalau dilihat dari tidak terdapat pada komponennya: jantung, paru-paru dan ginjal. Perilaku sistemik akan memberikan gambaran kepada kita tentang interelasi antar komponen dan tujuan sesungguhnya dari sebuah sistem (pada suatu waktu).

28

sistematis (systematic) : adalah sebuah karakteristik keteraturan dan perencanaan yang baik. artinya sebuah kegiatan dikatakan sistematis apabila jelas urutas pekerjaannya dan direncanakan berdasarkan urutan tersebut. Sistematis ternyata memiliki arti yang berbeda dari sistemik. tidak semua hal yang sistematis akan menghasilkan suatu hal yang sistemik. Bagaimana dengan berfikir sistem, apakah sebaiknya menjadi berfikir sistematis atau berfikir sistemik? tentunya secara definisi yang akan terdekat dengan inti dari berfikir sistem sendiri adalah berfikir sistemik, tetapi karena secara luas lebih dikenal konsep systems thinking dan bukan systemic thinking, maka kita menggunakan istilah berfikir sistem.

3.1.1 SISTEM BERBEDA DENGAN KELOMPOK KARENA STRUKTURNYA Keberadaan interaksi antar komponen merupakan pembeda dari kelompok dan sistem. Ini menunjukkan bahwa sistem pasti memiliki sebuah struktur interaksi yang bisa saja terlihat secara fisik maupun tidak terlihat. Berdasarkan ciri-ciri struktur sistem, maka sistem bisa memiliki berbagai macam tipe, yang mencakup: Sistem Fisik dan Sistem Non-Fisik Sistem Fisik adalah sistem yang bisa diidentifikasikan oleh panca indera kita, contohnya seperti tubuh, TV, mobil. Sedangkan sistem Non-Fisik adalah sistem yang tidak bisa diidentifikasikan oleh panca indera namun mampu mempengaruhi sistem lainnya, seperti peratudan. klub, norma, dan kepercayaan. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem terbuka adalah berarti memiliki interaksi dengan komponen diluar batasannya, sedangkan tertutup berarti tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Sebuah sistem tertutup akan memiliki sifat entropi yang bisa berujung kepada kemusnahan Sistem Detail dan Dinamis Tipe sistem ini berbasis kepada sumber kompleksitas yang terjadi, sebuah sistem kompleks detail berarti memiliki komponen yang banyak dan saling terkoneksi secara sederhana (puzzle, pesawat). Kompleksitas terjadi akibat koneksi sederhana namun sangat banyak. Sedangkan sistem kompleks dinamis timbul bukan akibat komponennya yang banyak tetapi karena kompleksitas hubungannya yang berankea raga. Mirip seperti permainan catur yang tidak memiliki komponen yang banyak namun aturan permainannya yang berarti aturan interaksi bisa menimbulkan kondisi yang berbeda-beda dan banyak sekali. Sistem Diskrit dan Kontinu Sistem diskrit adalah ketika dalam sistem tersebut perubahan yang terjadi cukup atau hanya bisa dilihat dalam suatu selang waktu atau selang unit tertentu, seperti pada sistem pabrik atau sistem manufaktur. Di sebuah pabrik kaos satuan unit adalah kaos, bukan setengah kaos atau seperempat kaos. Sebuah sistem kontinu memiliki perubahan yang perlu dilihat secara terus menerus seperti sistem kebijakan, pengaruh iklim dan lainnya. Kata-kata yang digaris bawahi adalah jenis sistem permasalahan yang sering dihadapi dalam berpikir sistem. 29

3.2 CIRI-CIRI STRUKTUR SISTEM Berdasarkan perbedaan antara sistem dan kelompok yang dijabarkan pada Tabel 3.1 maka sebuah kelompok dapat dikategorikan sebagai sistem, jika: 1. memiliki komponen-komponen yang diidentifikasi didalam sebuah batasan tertentu, 2. komponen ini bekerja sama dengan suatu struktur umpan balik tertentu, 3. pola ini akan menghasilkan sebuah karakteristik ciri holistik yang berbeda dari gabungan sederhana komponennya, 4. sistem memiliki tujuan, pola interaksi komponen dilakukan untuk mencapai tujuan, 5. perubahan salah satu kategori ini dapat mengubah sistem, sehingga sebenarnya sistem selalu berada dalam kondisi multidimensi. Perubahan batasan, struktur, tujuan akan mengubah perilaku sistem secara holistik. Dalam beberapa bagian berikutnya akan dijelaskan secara singkat masing-masing ciri sistem ini.

3.2.1 SISTEM MEMILIKI BATASAN DINAMIS Apa makna batasan dinamis? Batasan didefinisikan sebagai garis atau ruang panjang yang menandai batas dari sebuah area. Namun dalam konsep sistem, batasan tidak hanya berupa batasan geografis, namun juga batasan waktu (saat ini, masa lalu, masa depan), skala (mikro, makro) dan batasan lainnya. Batasan dinamis berarti batas yang berubah seiring dengan cara pandang kita. Batas yang berubah secara dinamis menunjukkan kemampuan untuk melihat secara dinamis permasalahan. Kemampuan yang sering disebut sebagai pandangan helikopter (helicopter view). Mengacu kepada prinsip pandangan helikopter dimana batasan pandangan kita akan tergantung dari ketinggian helikopter, maka sebuah sistem memiliki sebuah batasan yang berubah pula tergantung pula dari cara pandang kita. Dalam kacamata sistem, batasan dinamis membuat setiap komponen dalam sistem bisa merupakan sub-sistem dan setiap sistem bisa merupakan bagian sub-sistem dari sistem yang lebih luas. Batasan dinamis merupakan ciri dari sebuah sistem terbuka yaitu openness. Karena batasan menunjukkan ada yang dianggap didalam dan ada yang dianggap diluar, sehingga sebuah sistem biasanya memiliki interaksi antara keduanya. Keterbukaan sistem memungkinkan sistem untuk beradaptasi, mampu mempertahankan hidup, dan mengembangkan diri. Sistem yang tertutup tidak akan memiliki kemampuan beradaptasi dari umpan balik luar, sehingga perkembangannya akan sangat terbatas. Sistem tertutup pada umumnya menuju ke arah penurunan kualitas sistem bahkan kemusnahan sistem tersebut, akibat ketidakmampuannya untuk beradaptasi dengan perubahan.

3.2.2 SISTEM MEMILIKI TUJUAN Setiap sistem pasti memiliki tujuan dan sasaran. Tujuan dari sistem adalah mencapai atau memenuhi sasaran. Ada yang jelas sasarannya ada yang harus dicari. Ada yang hanya punya satu sasaran ada yang puluhan. Sasaran juga bisa berubah sejalan dengan waktu, tujuan hidup kita sendiri sudah berubah dari 5 tahun yang lalu, and pasti berubah atau berkembang 5 tahun yang akan datang. 30

Sebenarnya ada 4 kemungkinan klasifikasi perilaku sebuah kelompok atau sistem dalam 2 dimensi kebebasan memilih: kebebasan memilih cara dan tujuan, c) Pasif. Sebuah sistem yang tidak memiliki cara dan tujuan yang bisa didefinisikan. Sistem sederhana ini ini bersifat alat (tools) yang tidak akan berubah dan menghiraukan umpan balik terhadap kegiatannya. d) Reaktif. Sistem ini memiliki kemampuan untuk bereaksi terhadap umpan balik, namun tidak memiliki kebebasan untuk memilih cara dan tujuan dalam bereaksi. Sebuah ciri tujuan sistem yang bersifat pemeliharaan diri (Self-Maintaining Systems atau Balancing System). e) Responsif. Sistem memiliki kebebasan untuk memilih cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, namun tidak bisa mengubah tujuan. Sistem ini sering disebut sebagai sistem pemenuhan tujuan (goal-seeking system), sebuah sistem yang bergerak ke pemenuhan tujuan. Tujuan paling primitif atau dasar adalah keberlanjutan hidup (survival). Secara umum ada 2 tujuan respons sistem, yaitu a. Keseimbangan. Tujuan lainnya yang secara alamiah ada dimiliki oleh semua sistem adalah elaborasikeseimbangan. Keseimbangan (equilibrium atau homeostatis) adalah ketika sistem bergerak menuju ke kondisi yang tidak berubah (kemapanan). Pada kondisi ini tanpa adanya input yang berpengaruh maka sistem tidak akan berubah. b. Elaborasi. Tujuan berikutnya adalah elaborasi dan membedakan diri, yaitu ketika sistem akan cenderung menuju ke pertumbuhan diri yang lebih besar yang membedakan dirinya dengan yang lain. Sistem seperti birokrasi memiliki kecenderungan seperti ini. f) Aktif and Bertujuan. Dikenal pula sebagai Purposeful System, ketika sistem memiliki kebebasan untuk memilih cara untuk mencapai tujuan dan bahkan kebebasan untuk mengubah tujuan. Sistem ini bagian dari goal-seeking sistem namun memiliki tambahan kebebasan untuk mengubah tujuan.

3.2.3 SISTEM MEMILIKI STRUKTUR UMPAN BALIK Pembeda terpenting dalam syarat antara sistem dan kelompok adalah sistem memiliki stuktur interaksi dari komponen sistem. Bukan hanya sembarang struktur, namun sebuah struktur informasi umpan balik. Struktur dasar sederhana dalam sistem adalah Input-Proses-OutputUmpanBalik, seperti pada Gambar 3-1. Struktur sederhana yang hingga saat ini masih sering digunakan sebagai tanda kemampuan melihat sistem secara tradisional. Kemampuan untuk tidak hanya melihat output hanya sebagai output, namun bahwa output memiliki mekanisme proses dibelakangnya dengan input dan umpan balik untuk menghasilkan output tersebut.

31

Gambar 3-1 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan -Balik

Struktur dasar ini yang menjadi basis dalam mengembangkan struktur yang lebih kompleks sehingga dikenal dengan struktur umpan balik, terutama ketika output sebuah proses menjadi input proses berikutnya, kemudian proses terangkai sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah lingkaran umpan balik seperti pada Gambar 3-2

Gambar 3-2 Struktur Umpan Balik yang lebih kompleks dari Struktur Dasar

Basis konsep inilah yang menimbulkan alat bantu Causal Loop Diagram (CLD) digunakan dalam berpikir sistem. CLD merupakan alat berbasis kepada struktur dasar ini namun disederhanakan menjadi hubungan antar proses atau variabel proses.

3.2.4 SISTEM MEMILIKI CIRI HOLISTIK YANG BERBEDA DENGAN SEKEDAR KUMPULAN KOMPONENNYA Human can love, but its parts cannot Syarat sebagai sistem ini disebut emergent properties atau ciri mengemuka, yaitu sebuah ciri yang bisa kita dapatkan yang berbeda dengan ciri-ciri setiap komponen atau pengabungan total ciri-ciri komponen sistem tersebut. Ciri mengemuka hanya akan timbul ketika interaksi antara komponen didalam sebuah struktur sistem berjalan seperti seharusnya. Artinya ciri ini tidak akan kita temui atau diprediksi hanya dari ciri-ciri komponennya. Itulah mengapa istilah ciri mengemuka sering diganti pula dengan ciri keseluruhan atau ciri holistik. Sebuah ciri yang kita dapatkan dari sebuah sistem yang sedang berfungsi disebut.

32

Sebuah film kartun sebenarnya berasal dari gambar-gambar yang dirangkai dalam urutan waktu tertentu. Jika misalnya tejadi adegan kejar-kejaran antara tikus dan kucing misalnya, maka kita tidak akan bisa menebak hanya dari 1 frame atau gambar saja bahwa mereka sedang berkejaran. Yang terjadi kita seperti melihat sebuah gambar mereka terlihat sedang sakit perut bersama, atau menari bersama atau olah raga bersama. Cara paling mudah untuk mengidentifikasi apakah sebuah sistem memiliki ciri holistik adalah membelah sistem menjadi dua atau lebih. Jika dibagi apakah masih memiliki ciri yang sama dengan awalnya, kemudian dibagi lagi dan seterusnya. Sebuah sistem akan kehilangan cirinya ketika dibagi seperti ini, namun sebuah kelompok akan memiliki ciri yang sama pada setiap kelompok hasil belahan.

3.2.5 KOMBINASI CIRI SISTEM: MULTI-DIMENSI Tentunya semua ciri-ciri diatas bukanlah berdiri sendiri-sendiri namun saling terhubung dan mempengaruhi. Perubahan pada tujuan akan menyebabkan perubahan pada batasan, struktur, dan ciri yang kita dapatkan. Keinginan merubah ciri holistik dari sebuah sistem membutuhkan perubahan pada batasan, struktur dan tujuan. Semua ini memunculkan ciri khas dari sebuah sistem yaitu selalu berada dalam kondisi multi-dimensi. Manusia misalnya, dalam suatu waktu memiliki peran yang multidimensi: sebagai anak, orang tua, mahasiswa, pacar atau sopir, tergantung dari perubahan konteks yang dihadapi. Perubahan konteks menunjukkan perubahan terhadap batasan, struktur dan tujuan dari sistem. Ini berarti sebuah ciri holistik akan mengemuka dalam suatu kondisi, namun dalam kondisi lain bisa melemah sehingga ciri holistik lain akan mengemuka. Konektivitas yang dinamis ini diilustrasikan pada Gambar 3-3.

Gambar 3-3 Interkoneksi dari Ciri-ciri Sistem menciptakan Multi Dimensi

Tabel 3.2 menunjukkan matrix hubungan 2 dimensi yang mungkin terjadi dan kesimpulan pemahaman yang bisa didapatkan dari penghubungan tersebut. 33

Tabel 3.2 Kondisi Multi-dimensi yang bisa Berubah seiring Perubahan di Setiap Ciri Sistem Tujuan Tujuan

Ciri Holistik Mengemuka

Struktur Umpan Balik

Perubahan tujuan akan mengubah ciri holistiknya (perubahan konteks)

Tujuan yang berubah akan menjadi sebuah umpan balik bagaimana sistem menyesuaikan diri untuk mencapai pergeseran tujuan

Tujuan bisa berbeda ketika batasan sistem diubah

Ciri ideal yang mengemuka adalah umpan balik dalam melakukan perubahan dalam sistem

Perubahan dinamis batasan masalah (Dynamics helicopter views) akan mengubah ciri dari sistem sehingga meningkatkan pemahaman dari sistem

Ciri Holistik

Tujuan yang diinginkan pada umumnya adalah sebuah ciri ideal yang mengemuka dari sistem

Struktur Umpan Balik

Mendapatkan titik ungkit perbaikan melalui pemahaman struktur yang lebih baik

Pemahaman struktur akan memberikan gambaran mengapa sistem memiliki ciri yang mengemuka

Batasan

Tujuan akan mendefinsikan batasan yang harus dilakukan

Perbedaan batasan dapat menimbulkan ciri mengemuka yang berbeda

Batasan

Perhatikan apa yang bisa dilakukan (endogenous) dana apa yang tidak bisa dilakukan (exogenous) Memperluas dan Menyempitkan batasan akan mempengaruhi struktur dari sistem

3.3 POLA BERPIKIR ADALAH SEBUAH STRUKTUR SISTEMIK PIKIRAN Berbasis kepada definisi sistem yang telah dibahas, berarti pola berpikir kita adalah sebuah produk dari sebuah struktur sistem. Sebuah struktur sistem yang bisa dikategorikan gabungan sebagai sistem non-fisik, kontinu, terbuka dan dinamis. Dalam kategori gabungan ini, secara dimensi skala dari makro ke mikro terdapat berbagai sistem seperti yang diilustrasikan dalam Gambar 3-4. Dari skala bisnis, kita akan mendapatkan struktur pasar, struktur konsumen, struktur strategi bisnis yang bisa berupa strategi produk atau distribusi. Pada skala organisasi, terdapat struktur organisasi, sistem kinerja, sistem informasi, norma kerja ataupun struktur peraturan perusahaan. Pada tingkatan interpersonal atau antar individu, terdapat struktur pemecahan masalah, struktur pertemanan atau struktur komunikasi kelompok. Sedangkan pada level individu terdapat struktur bagaimana memandang sesuatu, bagaimana berpikir, bagaimana cara kita memandang diri kita dan peran diri kita sendiri serta bagaimana struktur kepercayaan dan asumsi. Struktur individu inilah yang menentukan pola pikir kita, dan pola pikir itulah yang menentukan reaksi kita terhadap masalah yang kita akan hadapi. Namun kita terbiasa hanya melihat reaksi, tidak melihat pola maupun struktur yang membuat reaksi tersebut. Dalam sebuah ilustrasi gunung es dalam air laut, maka reaksi ini adalah sebuah kejadian yang bisa kita lihat dan merupakan bagian kecil dari gunung es yang terlihat. Sedangkan bagian besar yang 34

tidak terlihat sebagai sumber dari respons kejadian, adalah pola dan struktur, seperti yang digambarkan pada Gambar 1-3. makro

Struktur Bisnis/Industri

Posisi Pasar Hubungan dengan Pelanggan

Strategi Produk Strategi Distribusi

Struktur Organisasi

Struktur hierarki Manajemen Struktur Penilaian Kinerja

Struktur Penghargaan Manajemen Informasi

Hubungan Peran dan fleksibilitas peran

Kebiasaan mengambil keputusan dan memecahkan masalah Aturan Informal (etika)

Struktur Interpersonal Struktur Individu (Struktur Pikiran)

mikro

Cara Pandang Cara Berpikir

Kepercayaan dan Asumsi Saya Peran yang Saya Jalani

Budaya Organisasi Aturan Kerja Formal

Berpikir Sistem

Sebuah kebiasaan untuk melihat struktur sistemik (pola dan koneksi mendasar dari komponen-komponen yang tampaknya berbeda)

Gambar 3-4 Berpikir Sistem adalah Sebuah Struktur Internal

Sebagai sebuah struktur sistem internal diri kita, maka berpikir sistem bisa dilihat sebagai sebuah disiplin kebiasaan untuk tidak hanya melihat kejadian atau pola saja, namun mencari struktur sistemik dari kejadian tersebut, sehingga didapatkan pemahaman yang lebih baik.

35

4. POLA BERPIKIR ADALAH MODEL MENTAL A map is not the territory it depicts; Words are not the things they describe; Symbols are not the things they represent.

4.1 MODEL MENTAL Model mental adalah serangkaian struktur ide, kepercayaan dan kebiasaan yang kita miliki secara sadar atau tidak menjadi acuan dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Pola berpikir merupakan struktur pikiran kita, jadi pola berpikir sebenarnya adalah sebuah model. Ini karena ketika kita berfikir untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan, kita “mengolah” informasi ke dalam suatu model dari masalah yang kita susun di pikiran kita. Kenapa ini kita lakukan? Karena kita tidak mungkin mengolah semua informasi dari realita sesungguhnya karena keterbatasan kemampuan otak kita. Sangat sering pula, informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan tidak pernah tersedia secara lengkap. Sedangkan definisi model adalah representasi dari dunia nyata. Model menjadi semacam dunia virtual di pikiran kita untuk melakukan uji coba berbagai alternatif keputusan kita ambil dan diprediksi hasilnya. Hasil yang didapatkan model virtual ini kita asumsikan sama dengan yang kita dapatkan seandainya keputusan diaplikasikan di dunia nyata nantinya. Sehingga kita sebenarnya tidak pernah mengolah masalah yang sesungguhnya, kita mengolah model dari masalah kita. Ini mirip seperti peta yang kita gunakan untuk menuju sebuah tempat. Sebuah peta adalah representasi dari kondisi geografis jalan sesungguhnya. Tentu tidak mungkin membuat peta yang sangat detail karena berarti semua batu, penjual minuman ataupun pohon-pohon harus dipetakan. Hal ini menjadi tidak praktis dan memang tidak perlu, karena ketika kita ingin mencapai sebuah tempat, kita hanya membutuhkan titik-titik penanda lokasi yang bisa dilihat dari jalan, seperti gedung, restoran, monumen dsb. Peta adalah model simplifikasi dari dunia nyata. Peta digunakan untuk mengambil keputusan jalur jalan mana yang akan dipakai ketika kita bepergian. Banyak yang menyamakan model mental dengan paradigma, pola pikiran (mindset), peta internal logika, struktur pikiran, gelembung logika (logic bubble) atau lainnya. Model mental memang memiliki beberapa aspek yang sama dengan istilah-istilah ini, namun ada penekanan makna yang berbeda dengan penggunaan kata model mental. Perbedaan ini dijabarkan pada Tabel 4.1. Tabel 4.1 Makna Kata Model Mental

 

36

Model Bukan realitas, namun terjemahan representasi dari realitas Memberikan makna dapat dibangun, dibongkar lalu dibangun ulang berkali-kali

 

Mental Tidak terlihat Bukan saja Pikiran, namun juga Emosi

Tabel 4.1 memberikan pemahaman bahwa model mental adalah simplifikasi dari dunia nyata yang berbasis kepada apa yang kita lihat di dunia nyata. Apa yang kita lihat akan sangat terbatas tergantung dari kemampuan kita. Kemampuan kita terus tumbuh seiring dengan tambahan pengetahuan dan pengalaman. Ini berarti proses untuk simplifikasi ini selalu dalam proses perubahan. Ini berarti model mental adalah unik untuk setiap orang, karena pembuatan model mental dari masalah tergantung dari pendidikan, pengetahuan, pengalaman dan cara pandang masalah (Gambar 4-1). Seseorang yang memiliki latar belakang pendidikan keuangan mungkin terbiasa melihat masalah berbasis kepada angka, sedangkan yang berlatar belakang sosial lebih terbiasa melihat pada konflik antar manusia. Mereka berdua benar dan salah. Benar karena tidak ada yang salah dari model mental yang mereka bangun, yang berlandaskan apa yang mereka tahu. Salah karena tidak ada yang benar-benar utuh menggambarkan masalahnya. Untuk itulah selain model mental individu, perlu dibangun bersama model mental kelompok atau organisasi, melalui eksplorasi tangga kesimpulan dengan berdialog yang akan di jabarkan kemudian.

Gambar 4-1 Persepsi yang berbeda tergantung pada Perspektifnya

Model mental memiliki struktur logika yang konsisten secara internal, sehingga jarang sekali kita melihat kelemahan dari model mental kita. Apalagi jika sebuah model mental sering digunakan berkali-kali, maka kita semakin buta dengan kelemahannya. Ketika kita semakin buta, maka kita semakin sulit menerima model mental orang lain, karena kita yakin model mental kita lebih baik atau lebih benar. Sederhananya, semakin sering kita menggunakan sebuah peta terhadap daerah tertentu, maka jika ada peta orang lain terhadap daerah yang sama memiliki tampilan berbeda, maka kita langsung yakin bahwa peta dia salah. Itulah mengapa sering jika kita mendapatkan informasi yang bertentangan dengan mental model kita maka kita langsung melabelnya salah, sampai pada titik dimana informasi tersebut datang berkali-kali atau dengan cara yang berbeda. Berapa kali anda akhirnya bisa menerima informasi 37

bertentangan tersebut, tergantung dari kekuatan mental model kita. Anda baru mau menerima informasi itu setelah cukup dua kali, tiga kali bahkan lebih. Ini juga tergantung pula darimana datangnya informasi tersebut. Anda menanggapi berbeda ketika informasi tersebut datang kembali dari sumber yang anda percaya. Contohnya jika informasi tersebut itu awalnya dari anak buah muda anda mungkin anda langsung melabelnya “ah mana mengerti anak ini”, namun jika berasal dari rekan senior atau atasan maka anda tidak membantahnya sama sekali. Proses pembuatan atau perubahan model mental membutuhkan energi mental yang signifikan sehingga kita selalu malas untuk merubahnya. Energi mental adalah kombinasi antara energi pikiran dan energi emosi. Jika harus diubah, maka kita memilih perubahan yang paling sedikit membutuhkan energi mental, yang artinya paling sedikit mikir dan emosi yang harus dilakukan. Itulah juga satu alasan pula kenapa mental model sulit berubah.

4.1.1 APA BENTUK DARI MODEL MENTAL? Model mental berbentuk cerita di pikiran kita. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ketika kita sedang berpikir untuk memecahkan masalah dan menciptakan sebuah kondisi virtual dalam otak kita maka kita seperti menyusun sebuah skenario cerita film yang sedang diputar di otak kita. Bedanya dengan film yang hanya memiliki satu plot cerita, maka kita memiliki berbagai macam plot cerita film sekaligus dengan berbagai skenario dengan berbagai kemungkinan "the end" yang berbeda-beda. Ketika kita berdiskusi dengan seseorang dengan mendengarkan cerita orang tersebut, maka kita sebenarnya sedang menyusun model mental kita berbasis kepada cerita yang sedang kita dengarkan. Kita memformulasikan cerita tersebut dengan membuat dunia virtual berbasis cerita tersebut dan berskenario secara virtual seandainya keputusannya berbeda. Seandainya teman kita kemudian bertanya tentang pendapat kita terhadap ceritanya, maka kita menceritakan pendapat kita yang sebenarnya juga menceritakan mental model kita kepada teman tersebut. Apa bentuk lain dari model mental? Gambar. Gambar berbeda dengan lukisan, lukisan berorientasi kepada rasa dan seni, sedangkan gambar biasanya berorientasi pada penyampaian pesan. Coretan gambar di sebuah kertas ketika kita sedang berdiskusi juga merupakan model mental. Gambar BUKONA (Bulat Kotak Anak Panah) atau flowchart sering digunakan untuk mengkomunikasikan model mental. Dalam komunitas pakar sistem juga banyak menggunakan gambar untuk berkomunikasi. Gambar seperti causal loop diagram (CLD, stock and flow diagram (SFD), dan rich pictures, memiliki prinsip dan ketentuan tertentu sehingga bisa mudah dibaca oleh komunitas ahli sistem. Bisa dikatakan bahwa gambar-gambar ini merupakan "bahasa" dimana para ahli sistem bisa berdiskusi dengan bahasa yang sama.

4.1.2 MAKNA PEMAHAMAN MODEL MENTAL Ada beberapa makna pemahaman terhadap model mental, g) Kita bertindak bukan berbasis kepada dunia nyata, tetapi kepada model mental kita dari dunia nyata

38

h) Tindakan kita berbasis kepada kebiasaan respons yang bersumber dari berbagai koleksi model mental yang kita bentuk sebelumnya. Kebiasaaan ini bisa menguntungkan maupun merugikan kita. i) Model mental kita hanya mampu untuk dikonstruksi ulang hanya jika kita mau membukanya untuk menerima umpan balik (double loop learning) (Sterman 2000). Ketika kita dihadapkan dengan masalah atau kesempatan, maka proses dimulai dengan kita mengolah umpan balik dari dunia nyata, masuk ke model mental kita (pola berpikir), mengambil sebuah keputusan mental berbasis kepada model mental ini, keputusan ini disampaikan di dunia nyata, untuk menghasilkan umpan balik berikutnya (ilustrasi pada Gambar 4-2). Siklus ini berulang ketika fenomena dunia nyata memberikan umpan balik yang tidak kita harapkan kepada kita untuk kita proses kembali. Misalnya anda menghadapi masalah sebuah karyawan yang sering terlambat masuk, maka model mental anda mungkin memiliki keputusan untuk menegurnya karena takut ditiru oleh karyawan lainnya, maka anda menegur sang karyawan. Jika umpan balik berikutnya adalah ternyata dia membangkang, maka model mental lain menggantikan model mental pelanggaran absensi yaitu model mental pelanggaran disiplin secara umum atau menentang atasan, maka prosesnya berulang sampai fenomena dunia nyata yang anda dapatkan kembali seperti yang anda harapkan.

Gambar 4-2 Ilustrasi Asumsi Umum bahwa Kita Mengambil Keputusan

39

Untuk itu setiap pengambil keputusan pasti memiliki berbagai koleksi model mental. Kita memiliki model mental yang sederhana untuk permasalahan sederhana, misalnya memiliki pasta gigi, makan apa hari ini, dan model mental yang kompleks dan membutuhkan berbagai data pendukung seperti melakukan investasi, keputusan strategis di kantor dan lainnya. Pada sebagian besar proses pengambilan keputusan, memang kita menggunakan koleksi model mental ini secara otomatis. Bahkan, semakin sering kita mendapatkan umpan balik positif yang mempertegas sebuah model mental secara berulang-ulang, maka model mental tersebut semakin menguat, sedemikian rupa bisa membutakan kita terhadap kelemahan dari model mental tersebut. Bagaimana model mental terbentuk? Ketika kita menemukan permasalahan baru atau berbeda secara signifikan sehingga tidak cocok dengan koleksi model mental kita saat ini, maka kita akan menyusun sebuah model mental baru melalui proses simulasi keputusan (ilustrasi pada Gambar 4-3). Akan terdapat dua lingkaran disini, lingkaran luar adalah apa yang terlihat (keputusan yang diambil) sedangkan lingkaran dalam yang tidak terlihat merupakan olah simulasi dari berbagai keputusan virtual yang kita lakukan.

Gambar 4-3 Proses Pembentukan dan Modifikasi Model Mental

Umpan balik dari dunia virtual simulasi kita konfirmasi dengan umpan balik yang terjadi pada dunia nyata, sehingga jika positif maka model mental telah terbentuk, jika tidak maka

40

modifikasi perlu dilakukan untuk mendapatkan model mental akhir yang menurut kita adalah yang terbaik. Proses belajar otomatis yang terjadi setiap kali kita menghadapi permasalahan baru atau berbedaz, seharusnya bisa diaplikasikan untuk memperbaiki dan meningkatkan model mental kita yang sudah dimiliki. Kita seharusnya menyadari bahwa koleksi model mental kita saat ini sudah baik, namun bisa lebih baik. Toh kita memang berhasil mencapai tingkat keberhasilan yang kita capai saat ini dengan koleksi model mental kita saat ini. Namun dunia terus berubah, permasalahan menjadi semakin meningkat kompleksitasnya seiring dengan meningkatnya keberhasilan atau karir kita. Jadi akhirnya kita perlu menyiapkan diri untuk memperbaiki koleksi model mental kita, melalui sebuah proses belajar yang disebut Pembelajaran Melingkar Ganda (Double Loop Learning).

Gambar 4-4 Pembelajaran Melingkar Ganda (Double Loop Learning) (Sterman 2000)

Proses melingkar ganda yang dilakukan adalah mirip dengan Gambar 4-3, bedanya adalah tidak hanya dilakukan pada permasalahan baru atau berbeda, namun untuk permasalahanpermasalahan kompleks yang kita hadapi (ciri-cirinya kompleksitas yang dijabarkan sebelumnya pada bagian 1.3). Kita harus menghentikan proses yang otomatis menjadi sebuah 41

proses sadar untuk mengevaluasi model mental kita. Ini memungkinkan kita untuk mendapatkan sebuah struktur model mental baru yang lebih sesuai, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 4-4.

4.2 PEMBENTUKAN DAN MODIFIKASI MODEL MENTAL 4.2.1 PANDANGLAH MODEL MENTAL SEBAGAI SEBUAH HELM PIKIRAN Jika kita menaiki kendaraan roda dua dan sedang menggunakan helm pelindung kepala, maka kita tidak mampu melihat seluruh warna atau bentuk helm yang sedang kita gunakan. Pandangan kita juga terbatasi oleh helm yang kita gunakan. Apa yang kita dengar juga berkurang akibat dari hel yang kita gunakan. Helm “mengubah” sudut pandang dan pendengaran kita. Kalau kita ingin memodifikasi helm tadi supaya bisa mendengar lebih baik, maka di bagian kuping kita buat lubang yang cukup besar. Namun sangat besar kemungkinan anda tidak melakukannya ketika helm ini sedang digunakan. Berarti helm mirip dengan model mental: membatasi cara pandang kita dan untuk memodifikasinya harus diletakkan diatas meja. Tidak mungkin memodifikasi model mental jika kita tidak mengamatinya dengan seolah-olah melepaskannya dari diri kita terlebih dahulu, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 4-5.

Gambar 4-5 Amati Model Mental

Namun karena model mental adalah subuah struktur pikiran yang tidak terlihat maka untuk memulai prosesnya adalah dengan melihat output atau produk dari model mental ini. Produk ini adalah keputusan atau pendapat yang bisa dibaca dan didengar. Setiap kali seseorang mengemukaan pendapat atau komentar atau setiap kali keputusan dikeluarkan, maka ini adalah produk dari model mental. Produk model mental ini (output) bisa dilihat sebagai sebuah proses pengambilan kesimpulan (proses) dari sekumpulan data yang tersedia (input). Ternyata banyak kesimpulan yang berbeda akibat perbedaan proses dalam pengambilan kesimpulan, sehingga kesadaran terhadap proses ini perlu dikenalkan. Proses ini kemudian dijabarkan berbagai alat 42

untuk melakukan pembentukan atau modifikasi model mental. Proses ini dikenal sebagai tangga kesimpulan (ladder of inference).

4.2.2 TANGGA KESIMPULAN Tangga kesimpulan (ladder of inference3) adalah sebuah proses berpikir untuk mendapatkan kesimpulan berdasarkan data dan fakta yang ada, dimana proses-proses yang kita lewati digambarkan sebagai sebuah anak tangga. Sama seperti naik atau turun tangga, kita sering secara tidak sadar melewatinya dengan cepat begitu saja untuk mencapai lantai tujuan kita. Konsep tangga kesimpulan ini dikenalkan oleh Chris Agyris dan dipopulerkan oleh Peter Senge di dalam buku 5th Discipline (Senge 1990; Senge 1994; Senge 1999). Tindakan yang “Benar” sesuai Kepercayaan

Saya Adopsi Kepercayaan baru atau termodifikasi tentang dunia nyata

Saya mengambil Kesimpulan

Saya memberikan Asumsi

Saya tambahkan Arti kepada Data

Saya Memilih Data dari Pengamatan

“Data” dan Pengalaman di Dunia Nyata

Gambar 4-6 Tangga Kesimpulan

Kata Inggris Inference memang memiliki arti berupa sebuah proses pikiran untuk mendapatkan kesimpulan berdasarkan fakta yang ada. Dalam bahasa Indonesia bisa saja diterjemahkan sebagai inferensi, namun kata ini agak sulit untuk dicerna karena jarang digunakan di Indonesia. Jadi penulis menggunakan kata kesimpulan untuk menggantikan inferensi. 3

43

Tangga kesimpulan dimulai di bagian bawah dengan kumpulan data atau fakta dan diakhiri diatas dengan tindakan yang dilakukan. Komponen awal dan akhir ini adalah yang dapat dilihat dan dirasakan, sehingga semua orang juga bisa melihat dan merasakannya. Diantara dan awal dan akhir ini terdapat 5 anak tangga proses yang terjadi, pemilihan data, pemberian arti terhadap data, penambahan asumsi, pengambilan kesimpulan, dan perubahan keyakinan tentang dunia nyata (model mental). Setiap kali kita menghadapi permasalahan yang bersumber dari tindakan-tindakan yang anda pikir tidak masuk akal, maka kita disarankan secara sadar mengikuti setiap anak tangga dari data hingga ke tindakan tersebut, untuk mendapatkan respons yang lebih baik dan tepat terhadap tindakan tersebut. Tangga kesimpulan juga membantu kita untuk mendapatkan kesimpulan yang lebih baik. Setiap anak tangga memiliki tantangan dan kesempatan untuk mengubah kesimpulan yang didapatkan, dan perubahan kesimpulan yang didapatkan dapat mengubah tindakan yang akan diambil. Mari kita bahas satu per satu setiap anak tangga dari bawah ke atas: a) Kumpulan Data dan Realitas Berhati-hatilah terhadap data, karena pada realitasnya mendapatkan data yang tepat dan akurat adalah tidak mungkin. Di era internet ini, problematika utama terkadang bukan sedikitnya data, namun begitu membludaknya data yang ada. Untuk itulah anak tangga berikutnya menjadi penting, yaitu pemilihan data. Implikasi dari kesadaran ini adalah anda bisa mencari sumber permasalahan pada jenis, proses, metode, dan validitas pengumpulan data dalam organisasi. Pastikan organisasi mengumpulkan data yang tepat, dengan cara yang benar dan menyajikannya dengan tepat pula. Saya pernah mendapatkan sebuah buku statistik resmi yang menunjukkan sebuah data dalam urutan 5 tahun terakhir dan totalnya, ketika saya hitung ulang totalnya didalam excel, ternyata berbeda dengan yang di buku tersebut. Lah, apakah berarti satu buku statistik tersebut salah data? b) Pemilihan Data berdasarkan keyakinan kita dan pengalaman Data perlu kita pilih yang sesuai dengan kebutuhan proses pengambilan kesimpulan dan tindakan kita. Pemilihan data mana yang sesuai adalah suatu proses yang bisa membedakan kesimpulan. Saya pernah mengamati ketika beberapa orang dihadapkan pada kumpulan data yang sama, mereka berbeda dalam pilihan mana yang dianggap penting. Sering terjadi, apa yang saya anggap penting, ternyata tidak penting bagi orang lain. Bahkan sebenarnya di beberapa kuliah yang saya ajarkan, banyak muatan tentang bagaimana menentukan data yang relevan dan tidak relevan, yang berbasis terhadap yang saya yakini penting dari pengetahuan dan pengalaman saya. Artinya pemilihan data bergantung dengan keyakinan, yang kita tahu dan kumpulan pengalaman kita. Apa yang kita tahu berbasis kepada pendidikan formal dan informal baik akademis maupun profesional, ditambah dengan seberapa senang anda mengumpulkan pengetahuan baru. Sedangkan pengalaman adalah yang pernah kita lalui, sehingga terkadang dua orang dengan latar belakang pendidikan yang sama persis akan berbeda pemilihan datanya tergantung kepada pengalamannya. Keyakinan timbul akibat 44

pengetahuan dan pengalaman yang telah mendapatkan umpan balik positif bahwa yang kita pikirkan memang ternyata memang tepat.

Gambar 4-7 Setiap Anak Tangga Kesimpulan Saling Berhubungan sebagai sebuah Struktur

c) Pemberian arti terhadap data (interpretasi) Data yang telah kita pilih kemudian diberikan arti. Ilustrasi sederhana pemberian arti adalah jawaban atas pertanyaan jika anda melihat sebuah gelas yang berisi air setengahnya, apa yang anda lihat? Gelas setengah penuh atau setengah kosong. Pemberian arti adalah menterjemahkan data tersebut. Penterjemahan ini bisa dalam optimis-pesimis, tantangankesempatan, positif-netral-negatif atau lainnya. Contoh implikasi dari pemahaman ini adalah jika anda seorang agen perubahan, maka anda perlu untuk memastikan bahwa arti dari sebuah data adalah sama dalam sebuah organisasi. Arti yang sama ini adalah arti yang mendukung perubahan positif dalam organisasi sehingga perlu diperkuat melalui berbagai saluran media komunikasi seperti majalah internal, rapat atau pidato. Arti yang lebih negatif harus dilemahkan pula dengan cara yang sama. d) Penambahan asumsi untuk “melengkapi” data yang biasanya kurang lengkap Dengan ketidaklengkapan data maka secara natural kita menambahkan asumsi untuk melengkapi arti dari data yang telah kita tentukan. Kita juga jangan terjebak dalam asumsi. Asumsi yang paling sering menjebak kita adalah kita berasumsi bahwa orang lain memiliki pandangan terhadap masalah yang sama dengan kita. Asumsi juga harus dibedakan secara jelas dengan data. Jangan memberikan bobot yang

45

sama antara asumsi dan data. Cara terbaik sebenarnya adalah dengan mengeluarkan asumsi ini dengan menjelaskannya setelah kita mengeluarkan kesimpulan. e) Pengambilan kesimpulan berdasarkan interpretasi data DAN asumsi kita Setelah merasa lengkap dengan asumsi dan data maka kita mengambil kesimpulan. Implikasi dari langkah ini adalah seringnya perdebatan terjadi pada tingkat kesimpulan. Kita berasumsi bahwa semua orang menggunakan data yang sama dengan kita, memilih data dengan cara yang sama, menginterpretasi dengan tambahan asumsi yang sama, sehingga kita bingung dan menyalahkan kesimpulan yang berbeda. Sehingga cara terbaik untuk berdiskusi adalah dengan melakukan eksplorasi tangga kesimpulan. Anda bisa bertanya Data apa yang digunakan? Data mana yang dianggap penting dalam kesimpulan? Bagaimana menurut dia data tersebut? Apakah ada tambahan asumsi, jika iya apa saja? Antara asumsi dan data mana yang diberatkan? dsb f) Penguatan atau perubahan keyakinan berdasarkan kesimpulan, yang nantinya mempengaruhi pemilihan data pada tahap 2. Kesimpulan yang diambil memperkuat atau mempengaruhi keyakinan kita yang kita miliki dalam proses ini. Itulah mengapa ada orang yang yakin bahwa kesimpulan dia benar, walaupun orang-orang lain heran kenapa kok bisa yakin kalau benar. Keyakinan ini sudah bisa ditebak dari cara memilih data, baik secara sadar maupun tidak sadar. Jika sadar, maka ketika data yang bertentangan dilemahkan atau tidak dilihat, sedangkan yang mendukung diperkuat. Jika tidak sadar, dan ini sebenarnya lebih berbahaya, data yang bertentangan bahkan tidak dilihat sama sekali atau dicari, sehingga tidak ada pelemah keyakinan apapun. Jika sebuah kesimpulan ternyata berbeda dengan keyakinan, namun ternyata kesimpulan itu ingin di laksanakan, maka terdapat proses untuk mengubah keyakinan sehingga mendukung kesimpulan dan tidak lagi berbeda atau bertentangan. g) Tindakan yang “benar” karena berdasarkan keyakinan yang kita kembangkan Kesimpulan yang telah dibenarkan oleh keyakinan kita mengarahkan dan menjaga tindakan. Tindakan bisa berupa aksi, keputusan atau pendapat yang dikeluarkan merupakan komponen yang bisa dilihat, didengar atau dirasakan, yang berarti adalah nyata (tangible). Inilah output yang menjadi pemicu kebutuhan analisa tangga kesimpulan. Pemahaman terhadap tangga kesimpulan mengajak kita untuk memandang setiap pendapat, uraian, tindakan atau jawaban sebagai sebuah kesimpulan yang pasti memiliki proses dibelakangnya. Orang cenderung untuk sangat cepat menggunakan tangga ini tanpa sadar, bahkan mungkin meloncati beberapa anak tangga sekaligus. Sehingga sebelum menerima atau membantah sebuah kesimpulan, tuntunlah dulu orang tersebut di setiap anak tangga kesimpulan.

4.2.3 MENYELIDIKI DAN MEMBELA Setelah kita memahami tentang proses yang terjadi ketika mengambil sebuah kesimpulan dan tindakan dalam tangga kesimpulan, maka bagaimana caranya “mengeluarkan” proses ini sehingga bisa kita analisa dan kita ubah? Maka caranya adalah dengan serangkaian pertanyaan dan pembelaan atas jawaban yang diberikan. Proses ini dikenal sebagai Advocacy Inquiry atau 46

Menyelidiki dan Membela. Mirip dengan proses hukum dimana kita mengenal ada dua sisi yaitu penuntut dan pembela, dimana di dalam sebuah sidang pengadilan, penuntut mengajukan serangkaian pertanyaan selidik untuk mencari celah kesalahan sedangkan pembela mengajukan serangkaian argumentasi untuk membela posisi dari kliennya. Salah satu bentuk model mental adalah dalam sebuah cerita. Jika anda mendengarkan sebuah cerita dalam bentuk pemaparan, pendapat, pengalaman, nostalgia dsb, secara tidak langsung anda sedang dipaparkan model mental dari yang bercerita. Bahkan ada beberapa cerita yang bertujuan untuk mengkomunikasikan model mental. Ketika ada yang bercerita tentang pengalaman dia menyelesaikan suatu masalah secara detail dengan memberikan prosesnya, maka secara langsung sebenarnya dia memberikan gambaran model mentalnya untuk permasalahan tersebut. Ada lagi orang yang menceritakan tentang bagaimana dia memandang pendapat seseorang dan memberikan penilaian terhadap pendapat tersebut, maka itu juga model mental dia terhadap pendapat dan seseorang tersebut. Dan bagaimana membuat orang bercerita? Dengan bertanya dengan orang tersebut. Bagaimana membuat diri kita sendiri bercerita? Dengan bertanya dengan diri sendiri. Cerita yang dicari bukanlah cerita dongeng tentunya, namun cerita tentang pendapat, pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki. Selain bertanya, tidak kalah pentingnya adalah kita harus membuka model mental kita dengan memberikan cerita kita sendiri dan menunggu respons terhadap model mental kita ini. Misalnya kita mengajukan sebuah pendapat, dan kita bertanya bagaimana menurut orang lain pendapat kita tersebut. Proses ini menjadi penyeimbang dari hanya sekedar proses bertanya. Perlu pula diingat, bahwa proses akhir yang ingin dicapai bukan perdebatan namun sebuah dialog diskusi. Proses ini seolah-olah terlihat saling bertentangan, tetapi sebenarnya terjadi proses pembangunan model mental bersama diantara yang terlibat, dan bahkan yang menyaksikannya. Keseimbangan antara menyelidiki dan membela sangat penting. Kata menyelidiki memang dipilih untuk menterjemahkan kata inquiry, untuk mempertegas bahwa prosesnya tidak hanya bertanya sembarangan tapi berdasar kepada keingintahuan yang terstruktur. Sehingga jangan digunakan cara bertanya seperti dalam penyelidikan kriminal, ketika kita hanya tertarik untuk mencari pengakuan. Kita harus secara seimbang juga memberikan pendapat kita untuk dicari tahu oleh lawan diskusi kita. Jangan sampai terdengar seperti interogasi, klarifikasi atau sekedar interview. Kata membela juga bukan berarti kita hanya mau mengutarakan pendapat kita, tanpa keingintahuan terhadap orang lain. Membela yang berlebihan bisa terasa seperti menyuruh atau paparan, tanpa memberikan kesempatan orang lain mengemukakan pendapatnya atau menyanggah pendapat kita. Saya pernah mengikuti sebuah dialog yang sangat seru yang membuat saya tersadar antara perbedaan antara debat dan dialog. Sebuah peristiwa yang langka, karena media berita di Indonesia saat ini, sebenarnya mengajarkan debat bukan dialog, dan debat yang disajikan adalah debat kusir, sebuah debat untuk mencari kemenangan semata, bukan untuk mencerahkan pemirsanya. Ketika dialog ini terjadi secara murni maka seakan terdapat dua tarian model mental yang saling mempengaruhi tidak hanya kedua pembicara, namun juga pemirsanya. 47

Tabel 4.2 Cara untuk Mengeluarkan Model mental (Membela)

Apa yang sebaiknya dilakukan

Contoh Pertanyaan atau Pendapat

Jabarkan asumsi anda dan deskripsikan data yang menuntun anda menggunakan asumsi itu

“Oke, ini yang saya pikirkan, dan kenapa kok saya mikir seperti ini ... "

Jelaskan asumsi anda

“Saya berasumsi bahwa ...” “Pendapat saya ini berdasarkan …”

Eksplisitkan proses pemikiran anda Ajak atau dorong orang lain mengeksplorasi asumsi dan kesimpulan

“Saya mendapatkan kesimpulan ini karena ...” untuk

“Bagaimana menurut anda tentang uraian saya tadi?” “Menurut kamu, apakah ada yang tidak pas dari cara saya mengambil kesimpulan?” “Apakah anda bisa menolong saya menambahkan yang mungkin tidak saya pikirkan?”

Berikan contoh

“Untuk memperjelas apa yang saya maksud, coba bayangkan ...” “Ini beberapa contoh yang mungkin memperjelas apa yang saya pikirkan sehingga mencapai kesimpulan ini ...”

Di budaya timur, berdialog memang belum menjadi sebuah kebiasaan yang lazim. Kita dilatih untuk tidak menyolok, menghormati orang yang lebih tua dan sebagainya, yang terkadang mengurangi kualitas dialog yang dilakukan. Namun kebiasaan untuk saling berinteraksi dalam tingkatan model mental banyak sekali membantu mengurangi gangguan dalam berkomunikasi yang sering didominasi oleh kesimpulan. Tabel 4.2 berisi tentang contoh cara untuk mengeluarkan model mental, sedangkan Tabel 4.3 berisi tentang contoh cara untuk mendapatkan model mental orang lain Tabel 4.3 Cara untuk Mendapatkan Model mental (Menyelidiki)

Apa yang sebaiknya dilakukan Dorong orang lain untuk memperjelas proses berpikir mereka, misalnya dengan menuntun mereka ke setiap tangga kesimpulan

Contoh Pertanyaan atau Pendapat “Apa yang membuat kamu mikir seperti itu?" "Apa yang membuat anda memiliki kesimpulan ini?" “Data apa yang kamu olah untuk mendukung kesimpulan ini?" “Kenapa kamu ngomong seperti itu?” “Coba bantu saya untuk memahami apa yang kamu pikirkan?"

Cari penyebab kesimpulan, tapi pastikan tidak menggunakan bahasa yang "menyerang". Jelaskan pula kenapa kok kita ingin memperjelas pemahaman dengan sering bertanya

“Boleh bantu saya untuk memahami cara kamu mengambil kseimpulan?" akan lebih baik daripada "maksud loh?"

Pancing pola pemikiran mereka

"Apa signifikansi dari apa yang kamu utarakan" "Bagaimana ini berkorelasi dengan yang lainnya?

Klarifikasi pemahaman kita terhadap apa yang dikemukakan dengan mengajukan pertanyaan lanjutan

48

"Tolong koreksi saya jika salah, yang anda maksud adalah .." "Apakah ini sama dengan ..."

4.3 BAHAN BACAAN Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization. New York, Doubleday/Currency. Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization. New York, Currency, Doubleday. Senge, P. M. (1999). The Dance of Change : the Challenges of Sustaining Momentum in Learning Organizations. New York, Currency/Doubleday. Sterman, J. (2000). Business dynamics : systems thinking and modeling for a complex world. Boston, Irwin/McGraw-Hill.

49

5. BERPIKIR SISTEM Jika digabungkan pemahaman dari definisi berpikir, proses berpikir, pola berpikir dan definisi dari sistem, maka berpikir sistem didefinisikan sebagai, Keahlian berpikir untuk melihat struktur umpan-balik sebab-akibat pada elemen-elemen sistem permasalahan ... ... dalam berbagai dimensi kontekstual yang bisa mengubah ciri holistik dari sistem ... ... dengan sebuah proses yang iteratif dan interaktif .. ... untuk membangun, memodifikasi dan meningkatkan kualitas struktur internal pikiran (model mental) ... ... melalui serangkaian pertanyaan dialogis reflektif yang berbasis pada ciri-ciri sistem sebagai alat bantunya . Berbasis pada definisi diatas maka beberapa kalimat kunci yang dapat dijelaskan secara singkat berikut, a) Keahlian berpikir untuk melihat struktur umpan-balik sebab-akibat pada elemen-elemen sistem permasalahan ... Keahlian berpikir memberikan pemahaman bahwa berpikir menjadi sebuah keahlian yang bisa dilatih sehingga tidak ada alasan untuk tidak bisa mengubahnya. Sebagai sebuah keahlian maka diperlukan jumlah latihan yang cukup untuk membuatnya menjadi sebuah kebiasaan yang kita otomatis lakukan setiap kali memandang sebuah permasalahan. Struktur umpan-balik sebab-akibat memberikan pemahaman bahwa berpikir sistem memang berfokus untuk mendapatkan tidak hanya kejadian dan pola perilaku, namun struktur yang mendasari pola dan kejadian tersebut. Struktur ini merupakan sebuah struktur umpan-balik yang bukan umpan-balik biasa, namun umpan-balik sebab-akibat yang seringkali walupun sederhana bisa mengakibatkan kompleksitas luar biasa pada sistem permasalahannya. Struktur pada elemen-lemen sistem juga mengisyaratkan bahwa berpikir sistem lebih tertarik untuk menggunakan pandangan endogen (endogeneous views) dalam analisanya, yaitu ketika pencarian dilakukan pada perubahan yang bukan karena adanya rangsangan terus-menerus dari luar sistem, namun akibat struktur sistem tersebut sendiri. Ini berarti secara individu merupakan apresiasi tentang apa yang kita lakukan akam mempengaruhi dan membentuk realitas kita sendiri. Dalam klasifikasi ciri sistem maka ciri yang dicari adalah ciri interkoneksi melingkar. b) ... dalam berbagai dimensi kontekstual yang bisa mengubah ciri holistik dari sistem ... Struktur umpan balik yang ingin dipahami harus dipahami dalam konteksnya dengan tetap tidak terjebak pada aspek detail saja namun juga memperhatikan aspek umum yang berkembang dari interaksi dari aspek detail. Penjelasan ini secara tidak langsung meminta

50

kita untuk mendefinisikan masalah secara baik. Sehingga dalam klasifikasi ciri sistem maka hal ini adalah aksi holistik, multi dimensi, tujuan dan batasan. Aksi holistik menunjukkan c) ... dengan sebuah proses yang iteratif dan interaktif ... Salah satu konsekuensi logis dari pencarian struktur, konteks dan pendekatan holistik adalah sebuah proses yang tidak linear. Proses yang tidak linear dapat memiliki titik awal dimana saja, kembali kemana saja, maju kemana saja dan titik akhir dimana saja namun wajib untuk menyentuh semua titik. Iteratif berarti disarankan proses ini dilakukan berulang-ulang seiring dengan bertambahnya informasi yang kita miliki ketika kita sedang mengeksplorasi sebuah titik. Jawaban sebuah pertanyaan biasanya menimbulkan sejumlah pertanyaan baru yang perlu kita jawab. Proses iteratif ini menjamin bahwa kita secara dinamis memperbesar dan memperkecil dimensi pemikiran kita. d) ... untuk membangun, memodifikasi dan meningkatkan kualitas struktur internal pikiran (model mental) ... Tujuan proses berpikir sistem adalah untuk menyiapkan diri kita ketika kita menghadapi permasalahan yang kompleks dengan baik dan lebih baik. Hal ini bisa dilakukan dengan membangun dengan baik pula sebuah mental model baru ketika kita menghadapi masalah yang baru. Masalah yang sama bisa kita selesaikan dengan lebih baik dengan memodifikasi dan meningkatkan kualitas mental model lama kita. e) ... melalui serangkaian pertanyaan dialogis reflektif yang berbasis pada ciri-ciri sistem sebagai alat bantunya . Jika berpikir adalah mencari jawaban atas pertanyaan ke diri sendiri maka untuk berpikir sistem perlu rangkaian pertanyaan yang berbasis kepada ciri-ciri sistem (DeBATIK). Jawaban-jawaban terhadap serangkaian pertanyaan inilah yang membuat kita mampu memahami permasalahan secara sistemik. Istilah “berpikir sistem” dipopulerkan dalam buku 5th Discipline oleh Peter Senge di awal tahun 1990an. Buku ini membahas bahwa untuk menjawab tantangan kompleksitas dunia di masa akan datang, organisasi perlu membangun 5 kedisiplinan utama: keahlian personal, visi bersama, belajar secara kelompok, model mental dan berpikir sistem. Judul Disiplin ke-5 menunjukkan bahwa disiplin terakhir adalah yang terpenting yaitu disiplin untuk berpikir sistem. Didalam buku ini Senge berargumen pentingnya bagi individu dalam organisasi untuk melakukan metanoia (shift of mind – perubahan pemikiran) melalui penciptaan kembali diri kita melalui belajar tanpa henti dalam kerangka sistem (Senge 1990). Pemilihan kata disiplin oleh Peter Senge memiliki makna kebiasaan. Dalam pengantar berpikir di bagian sebelumnya, telah dijelaskan bahwa kita sering sekali bereaksi otomatis terhadap suatu kondisi yang sama atau yang kita asumsikan sama. Kata lain dari proses otomatis ini adalah kebiasaan (habit). Ketika kita sudah terbiasa dengan sesuatu, maka sesuatu yang sama dan mirip akan memulai sebuah reaksi otomatis berupa pikiran, emosi dan tindakan yang biasa kita lakukan. Sehingga dibutuhkan disiplin untuk mengubahnya.

51

Konsep 5-disiplin ini juga membuka pentingnya konsep organisasi pembelajar (learning organization). Ketika sebuah manusia dipandang sebagai sebuah sistem juga harus secara aktif beradaptasi terhadap perubahan, maka ternyata organisasi juga sama. Organisasi bisa dipandang sebagai sebuah sistem yang harus beradaptasi dengan perubahan yang bisa sangat kompetitif. Tentunya organisasi secara nyata bukanlah makhluk hidup yang memiliki kemampuan untuk belajar, hanya manusia didalamnya yang mampu belajar. Jadi yang dimaksud dengan organisasi pembelajar adalah organisasi yang mendorong manusia didalamnya untuk saling berinteraksi untuk belajar secara kolektif. Dorongan ini bisa berupa insentif, peraturan, prosedur, struktur organisasi, dan yang terpenting adalah budaya organisasi. Konsep memandang organisasi sebagai sebuah sistem yang perlu belajar menjadi populer sehingga memiliki kelompok pemerhati yang tergabung dalam Society for Organization Learning (SOL - http://www.solonline.org). Pada perjalanan konsep 5th Discipline dikembangkan menjadi Living Organization oleh Arie de Geus (Geus 1997), U-Theory oleh Otto Scharmer (Scharmer 2009), dan isu-isu berkelanjutan yang memang membutuhkan pemahaman secara sistem (Senge 2010).

5.1 BERTANYA UNTUK BERPIKIR SISTEM Berpikir sistem berarti adalah serangkaian pertanyaan untuk mengeluarkan ciri sistem dari permasalahan yang dihadapi. Kelompok Pertanyaan-pertanyaan ini tentunya berdasarkan ciriciri sistem, karena ciri-ciri inilah yang kita butuhkan untuk mendapatkan gambaran sistemik. Jika mengacu kembali pada definisi sistem yang telah didiskusikan sebelumnya pada bagian 3.2 maka ada 5 kelompok pertanyaan untuk berpikir sistem berdasarkan cirinya.

Ciri 1: Sebuah sistem pasti memiliki tujuan 

 

Apakah tujuan sistem yang sedang anda amati? Apakah ada perubahan dari tujuan sistem saat ini dengan sebelumnya? bagaimana pada masa yang akan datang, apakah akan berubah? Apa tujuan sebuah sistem yang sempurna/ideal menurut kita? Apakah ada perbedaan tujuan sistem pada komponen-komponennya (termasuk perbedaan interpretasi)? Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri (satu per satu bertahap)

Ciri 2: Sebuah sistem pasti memiliki variabel-variabel (sub-sistem) yang membangun sistem tersebut melalui sebuah mekanisme keterkaitan tertentu.  

Apa saja variabel dalam sistem yang berubah-ubah? Bagaimana korelasi dari variabelvariabel? Apakah ada struktur input-proses-output-umpan-balik? Apakah perubahan perilaku sistem berhubungan dengan perubahan salah satu atau beberapa variabel tertentu? Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana mestinya? Apakah ada interaksi yang tidak bekerja seharusnya? Apakah ada elemen yang menghalangi terjadinya interaksi?

Ciri 3: Sebuah sistem memiliki ciri-ciri menyeluruh yang berbeda dengan ciri-ciri kumpulan komponennya. 52





Apa yang kita inginkan dari sistem (ideal sistem)? Bagaimana ciri-ciri sebuah sistem yang ideal? Apakah ciri-ciri ini ada didalam sistem saat ini? Jika tidak, mengapa ciri-ciri itu tidak bisa dipenuhi? Bagaimana perilaku sistem saat ini, berbedakah dengan perilaku sebuah sistem yang ideal?

Ciri 4: Sebuah sistem selalu dalam keadaan terbuka. 



Dimanakah batas sistem dengan lingkungannya yang ingin kita analisa? Bisakah kita menemukan struktur Input-Proses-Output? Bagaimana bentuk batas ini dan interaksi antara sistem dan lingkungannya? Apakah batasan sistem jelas? Mana yang internal sistem dan eksternal sistem? Bagaimana “gesekan” atau interface antara internal dan eksternal? (lancarkah, butuh penterjemahkan, ada delay kah dsb) Apakah ada norma/kebiasaan/aturan yang menjaga/menginduksi interaksi,

Ciri 5: Sebuah sistem selalu berada dalam kondisi multi-dimensi: 











Dimensi Waktu: bagaimana perilaku sistem sebelumnya dan prediksi perilaku yang pada masa yang akan datang (expanding time horizon). Seberapa jauh ke depan dan ke belakang ruang waktu analisa anda? Sudahkah anda melepaskan diri dari masalah masa kini yang akan terasa lebih berat bobotnya dari masa depan? Apakah anda bisa melihat dalan kurun waktu bukan dalam setiap kejadian saja? Dimensi Ruang Geografis: bagaimana sistem berinteraksi dalam ruangan fisiknya dan terhadap ruang fisiknya yang lain. Seberapa luas cakupan area analisa anda? Apakah masalah anda disebabkan oleh penyebab pada tempat lain? Dimensi Perspektif: Seberapa luas ruang lingkup aktor yang terlibat dalam permasalahan ini? bagaimana perspektif dari berbagai macam aktor yang terlibat didalamnya? Perspektif siapa yang mendominasi dalam penterjemahan masalah? Bagaimana perspektif anda sendiri? Dimensi Ruang Lingkup Sistem: berhubungan dengan ciri ke 4 diatas yaitu batas antara sistem dan lingkungannya. Dalam sebuah pabrik manufaktur misalnya apakah yang dibahas hanya produk, atau diperluas ke alat produksi produk, atau diperluas lagi ke lingkungan kerja alat produk, atau ke desain lantai pabrik keseluruhan atau bahkan hingga strategi dan organisasi pabrik secara keseluruhan. Dimensi Ciri Berpikir Sistem: Jika kita mengubah salah satu dimensi ciri berpikir sistem (tujuan, keterkaitan, batasan) apakah sistem akan berubah secara holistik pada ciri menyeluruhnya ? Bagaimanakah konteks permasalahan dalam berbagai dimensi diatas? Apakah ada perubahan jika kita ubah dimensinya?

Kelima ciri diatas jika disingkat maka didapatkan singkatan DeBATIk untuk memudahkan mengingat ke 5 ciri sistem (Gambar 5-1), karena saya memang suka memakai batik produksi industri dalam negeri. Namun tentunya jika ini mengganggu anda, anda boleh membuat singkatan sendiri.

53

Gambar 5-1 Singkatan De Batik untuk Membantu Mengingat Cara Bertanya Sistem

5.2 PRINSIP DAN TIPS MANAJEMEN

BERBASIS BERPIKIR SISTEM Pada bagian ini kita membahas beberapa prinsip dan tips yang bisa didapatkan dengan melakukan eksplorasi DeBatik. Sangat besar kemungkinan, beberapa prinsip dan tips sudah anda pegang selama ini tanpa anda menyadari bahwa itu adalah perwujudan dari berpikir sistem.

5.2.1 INVESTIGASI TUJUAN: BERAGAM, BERBEDA , BERUBAH a) Pentingnya Visi dan Tujuan Bersama Dalam perjalanan saya berdiskusi dengan berbagai aktor di berbagai organisasi, maka diagnosa penting yang saya lakukan adalah apakah setiap aktor di satu organisasi mengerti dan memiliki kesamaan persepsi terhadap tujuan organisasi. Bukan saja mampu menyebutkan visi, misi dan tujuannya saja, namun apakah mereka menyadari apakah yang sedang dilakukan mendukung pencapaian tujuan organisasi. Perubahan tujuan melalui perubahan visi dan misi, seringkali dianggap hanyalah memberikan nama baru terhadap apa yang sudah biasa dilaksanakan. Para aktor tidak di dorong secara eksplisit untuk melakukan penyejajaran antara tujuan bagiannya dengan tujuan organisasi setiap kali perubahan ini dilakukan. Seringkali mereka memandang bahwa perubahan bersifat sementara dan tidak akan mengubah apa yang sudah biasa mereka lakukan. Untuk itu sangat penting untuk selalu melakukan identifikasi, fokus, perjelas komunikasikan dan memonitor tujuan dan pencapaian organisasi dalam semua tingkatan organisasi. Jangan terjebak pada asumsi bahwa karena anda pernah bekerja bersama, rekan satu kantor, atau “masak sih tidak tahu”, membuat anda tidak melakukan proses pendefinisian dan klarifikasi tujuan ini. Harus diakusi beban pekerjaan sehari-hari bisa membuat orang tenggelam dalam

54

dalam rutinitas seperti robot sehingga melupakan kenapa mereka melakukan pekerjaan tersebut. Identifikasi berarti mengklarifikasikan makna dari tujuan organisasi dengan menjabarkannya kedalam tujuan yang lebih konkrit berupa pencapaian kinerja. Proses ini penting untuk mengurangi luasan ruang interpretasi yang berbeda terhadap arti dari tujuan organisasi. Fokus berarti memilih dari berbagai interpretasi tujuan kepada yang prioritas untuk dilakukan. Perjelas berarti mengkoneksikan secara gamblang hubungan antara tujuan pada tingkat organisasi operasional kepada pencapaian tujuan pada tingkat strategis diatasnya. Alat manajemen yang sering digunakan adalah berbentuk matriks dengan sumbu X adalah tujuan operasional dan sumbu Y adalah tujuan strategis, kemudian diberikan simbol yang menggambarkan kekuatan hubungan dukungannya. Komunikasikan berarti memastikan bahwa setiap orang di organisasi tahu dan memahami arti tujuan dalam bagiannya dan konektivitasnya terhadap tujuan organisasi diatasnya. Dalam ilmu manajemen perubahan terhadap aturan 5-5-5 dalam melakukan komunikasi perubahan, yaitu sebuah informasi penting disampaikan dengan 5 cara berbeda melalui 5 medium komunikasi berbeda pada 5 kesempatan yang berbeda. Cara adalah bagaimana pesan komunikasi disusun, medium adalah media yang digunakan (bulletin, email, memo, video, audio dll), kesempatan berbeda (pidato, halal bi halal, pengajian, briefing mingguan, rapat, olahraga bersama, rekreasi bersama dll), dan cara (cerita, anekdot, humor, prosedur, peraturan). Monitor berarti sebuah sistem penjabaran dan pelaporan pencapaian tujuan yang bisa diakses oleh orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan cara yang tepat pula. Kemajuan teknologi informasi juga bisa digunakan untuk melakukan hal ini. Dalam manajemen kita mengenal berbagai hal diatas sebagai manajemen kinerja, hoshin kanri atau manajemen berbasis tujuan (management by objectives - MBO) Leadership: mobilization toward a common goal.(Gary Wills)

b) Tidak ada hal yang maksimal, yang ada adalah optimal Sebuah cerita yang saya sering berikan pada mahasiswa tingkat sarjana adalah tentang salah satu tujuan hidup mereka yang berubah sepanjang waktu, yaitu mencari pasangan hidup. Ada tiga tingkat perubahan yang terjadi dalam mencari pasangan hidup sejak mereka masih sekolah menengah, kuliah dan bekerja yang dilambangkan dengan pertanyaan sederhana: Sekolah "Siapa Saya?", Kampus "Siapa Kamu?", dan ketika bekerja dan umur sudah terlalu cukup maka pertanyaannya menjadi "Siapa Aja Deh". Salah satu makna cerita humor ini adalah tujuan bisa berubah seiring dengan perubahan. Perubahan membuat tujuan yang kita raih tidak mungkin ada yang ada maksimal, namun yang ada adalah optimal. Makna dari konsep optimal ini adalah

55

 



Untuk selalu memastikan bahwa tujuan organisasi tetap relevan dengan perubahan yang terjadi. Sebuah sistem pasti memiliki kelembaman, yang berarti tidak akan berubah hingga ada input yang mendorong perubahan tersebut. Bangunlah kemampuan organisasi untuk responsif terhadap perubahan tujuan. Dalam sebuah sistem kompleks sering terjadi kondisi saling berkorban (trade off) sehingga yang “maksimal” sebenarnya adalah yang memiliki total korban terkecil. Tidak ada yang kekal kecuali perubahan (Heraclitus)

5.2.2 CARI

DAN

PAHAMI BATASAN

a) Milikilah Pandangan Helikopter (Helicopter Views) Sebuah sistem terbuka hanya bisa dimengerti dengan baik dalam konteks yang dibangun oleh lingkungannya. Dalam dunia nyata, seringkali batas antara sistem dan lingkungannya adalah sebuah batas imajiner yang secara dinamis bisa kita perluas atau persempit. Dengan memperluas dan mempersempit batasan, maka variabel-variabel yang tadinya tidak kita perhitungkan dan kita anggap hanyalah variabel lingkungan, ternyata menjadi bagian penting internal dari sistem yang kita kelola. Tidak memasukkan variabel eksternal temuan baru akan mengurangi kualitas pemecahan masalah yang kita lakukan. Sehingga cara anda membatasi permasalahan, bisa menjadi sumber dari masalahnya The way we see the problem is the problem (Stephen Covey) Salah satu prinsip dalam manajemen kualitas adalah untuk tidak berfokus mencari kesalahan perseorangan, namun mencari mengapa sistem membiarkan orang tersebut melakukan kesalahan (do not blame the people, look at the system that control that people). Apakah orang tersebut tidak memiliki pelatihan yang cukup, deskripsi kerja yang jelas, acuan kinerja yang bisa mengurangi kesalahan tersebut, dan sebagainya. Prinsip ini melakukan bentuk pentingnya helicopter view. b) Pandanglah Batasan sebagai Kesempatan Dalam sistem terbuka, batasan tidak hanya memiliki makna batas, namun juga makna adanya interaksi antara sistem dan lingkungannya. Sebuah batasan bisa sebuah filter atau konektivitas yang terjadi antara sistem dengan lingkungannya. Jika batasan dipandang sebagai sebuah filter, maka kita bisa mengetahui seberapa jauh organisasi sensitif terhadap perubahan yang terjadi secara eksternal. Informasi eksternal apa yang memiliki bobot lebih tinggi sehingga akan melewati filter, dan informasi apa yang tidak masuk sama sekali. Dari kedua jenis informasi ini kita bisa mendeduksi bagaimana organisasi menyusun filter informasi yang dilakukannya.Pada manajemen perubahan, sebuah organisasi bisa saja tidak merasa perlu untuk berubah ketika informasi penting yang bisa mengubah organisasi tersebut tidak sampai atau tidak dimengerti dampaknya. 56

Jika batasan dipandang sebagai sarana konektivitas maka bagaimana hubungan dan friksi yang terjadi antara sistem dan lingkungannya. Pada era 90-an terdapat dua negara Asia yang memiliki pertumbuhan yang mengesankan yaitu India dan China, yang berbasis kepada ekspor dan alih daya kerja (outsourcing). Kedua pertumbuhan ini akibat satu konektivitas penting yang terjadi, yaitu konektivitas internet dan konektivitas kemampuan bahasa Inggrisnya. India menjadi sumber outsourcing untuk layanan jasa yang membutuhkan kemampuan bahasa Inggris yang berlandaskan kepada pekerja yang memiliki biaya jauh lebih murah dari Amerika. Layanan jasa ini mencakup after sales, dukungan teknis, dan pemrograman komputer (karena hampir semua bahasa komputer berbasis bahasa Inggris). China juga memiliki hal yang sama ketika Hongkong dikembalikan oleh Inggris ke Pemerintah China, sehingga secara mendadak China memiliki konektivitas kuat dari sisi bahasa untuk menyalurkan kekuatan manufaktur berbiaya rendahnya ke dunia barat. Beberapa prinsip manajemen juga menyebutkan pentingnya fokus kepada batasan sebagai konektivitas. Didalam manajemen kualitas, Deming memiliki 14 Prinsip Kualitas yang salah satunya menyebutkan pentingnya menghancurkan batasan antara departemen/divisi, sehingga tercipta saling kerjasama antar divisi. Didalam manajemen rantai suplai, pandangan integratif terhadap pemasok dan distributor sebagai sebuah satu kesatuan menjadi kunci efisiensi dalam memproduksi dan mengirimkan barang ke pelanggan. Didalam manajemen strategi, kita mengenal Porter’s Value Chain yang menjabarkan pentingnya mengalihkan fokus dari setiap fungsi organisasi tetapi kepada inter-fungsi yang saling berkolaborasi untuk menciptakan nilai tambah bagi pelanggan. Dalam sisi individu, kesadaran batasan dapat memfokuskan usaha kita kepada hal-hal yang bisa anda kerjakan, dan untuk tidak berusaha membuang tenaga untuk mengubah apa yang berada diluar kemampuan ruang lingkup tanggung jawab anda. Namun diantara keduanya, sebenarnya ada konektivitas yang terjadi yang bisa anda pengaruhi. Misalnya, jika suatu masalah terjadi diluar dari divisi anda, namun berdampak kepada anda, maka anda bisa pelan-pelan dan hatihati mendorong melalui rapat bersama untuk menyelesaikannya. Anda juga bisa mengusulkan kepada manajemen untuk membuat sebuah ukuran kinerja baru antar divisi, sehingga semua kepala divisi memiliki kontribusi terhadap ukuran kinerja dan mengatasi persamasalahannya. God please grant me the serenity, to accept things that I cannot change, the courage to change things that I can; and the wisdom to know the difference (Reinhold Niebuhr)

c) Miliki sensitivitas terhadap Perubahan dengan memperhatikan batasan Ada sebuah cerita anekdot terkenal tentang katak yang direbus dalam keadaan hidup-hidup. Si katak yang sebenarnya memiliki kemampuan untuk meloncat, jika direbus tidak secara drastis pada air yang langsung mendidih, tapi dimulai dari air dingin kemudian secara perlahan suhunya dinaikkan, tidak akan menyadari kenaikan suhu yang perlahan. Sehingga ketika akhirnya suhu cukup tinggi dan dirasa mengganggu si katak sudah terlalu lemah untuk meloncat (the parable of boiled frog). Anekdot ini banyak digunakan untuk menganalogikan 57

respons manusia untuk berubah terjadi bukan akibat perubahan yang perlahan, namun pada perubahan yang drastis. Padahal perubahan yang drastis biasanya sudah sangat terlambat karena respons yang dimiliki akan semakin terbatas. Sensitivitas terhadap perubahan hanya dapat dibangun pada batasan interaksi antara sistem dan lingkungan. Ini adalah area penting yang harus diperhatikan dan dimonitor sebagai umpan balik pengembangan dan perubahan pada organisasi. Dalam manajemen kualitas dan manajemen pemasaran, konektivitas ini juga sangat ditekankan untuk selalu mengetahui apa yang diinginkan oleh pelanggan dan apakah berubah. Di jaman ketika kompetisi terjadi di setiap saat, akibat kemampuan untuk menjiplak inovasi produk menjad sangat cepat, maka sangat penting untuk mengetahui secara tepat perubahan keinginan pelanggan. Konsep seperti customer relationship management (CRM) juga dikembangkan untuk secara terus menerus mengamati kebiasaan pelanggan untuk menyesuaikan spesifikasi dan kualitas produk atau layanan yang diberikan kepada mereka. If everything seems under control, you're not going fast enough Mario Andretti

5.2.3 PAHAMI HUBUNGAN KAUSA YANG MELINGKAR a) Selalu ada Efek Samping, Siapkan Diri Anda Semua permasalahan sistem kompleks pasti akan memiliki efek samping, jadi penting bagi kita untuk mengidentifikasi efek samping yang terjadi, kemudian mengurangi efek samping negatif dan meningkatkan efek samping positif. Namun dalam melakukan identifikasi ini, kita perlu berhati-hati dengan apa yang disebut sebagai jebakan linearitas. Jebakan linearitas adalah ketika efek samping dianggap selalu terjadi pada dimensi yang sama, apakah itu dimensi waktu, komponen, ruang atau lainnya. Sebagai contoh dalam dimensi ruang lingkup adalah tawuran antar kelompok remaja yang diawali dari ejekan antara dua orang, atau antar kelompok ormas hanya akibat adanya anggotanya yang melucuti bendera yang dipasang di jalan. Kedua contoh ini menunjukkan bahwa dampak tidak selalu proporsional dengan penyebabnya. Kita sering berasumsi bahwa dampak selalu proporsional dengan penyebabnya, sehingga kita sering melupakan bahwa tidak harus melakukan sesuatu yang besar untuk mendapatkan dampak yang besar. Contoh lain untu dimensi ruang adalah banjir di Jakarta, penyebab utamanya bersumber bukan pada ruang yang sama dengan Jakarta, karena banjir disebabkan pada volume air yang melebihi kapasitas 13 sungai besar yang melewati Jakarta menuju pantai yang berasal dari hujan deras di daerah selatan Jakarta (Bogor dan sekitarnya). Sehingga uniknya banjir Jakarta adalah adanya jeda waktu dari hujan deras di kawasan bedungan Katulampa di Bogor untuk menjadi banjir di kawasan kampung melayu Jakarta, jadi ada semacam dimensi waktu disini.

58

Banjir Jakarta, sebagai permasalahan kompleks, juga memiliki dimensi multi komponen. Banjir besar akan terjadi ketika beberapa komponen terjalin pada waktu yang bersamaan yaitu:   

bulan purnama yang akan menaikkan pasang laut sehingga air dari sungai akan lebih rendah dari pantai dan tidak bisa mengalir secara alami hujan deras dengan intensitas curah hujan dan periode waktu yang cukup lama di kawasan selatan Jakarta hujan deras di kawasan Jakarta sendiri sehingga kapasitas sungai telah menjadi maksimum

Tentunya dengan mempertimbangkan kondisi sistem sungai Jakarta yang memang parah, yaitu: sampah di sungai, pendangkalan sungai akibat pengendapan pasir sebagai sebuah proses alami, dan penyempitan badan sungai akibat pengurukan oleh masyarakat yang tinggal di bantaran sungai, maka wajar bahwa jangan salahkan hujan ketika banjir di Jakarta terjadi. “I can't change the past, but that doesn't mean I can't learn from it. I can't know the future, but that doesn't mean I can't be ready for it.” Kenneth de Guzman

b) Selalu Mencari Akar Permasalahan sebelum Memecahkan masalah Pemahaman berikutnya yang bisa diambil dalam berpikir sistem adalah pentingnya untuk mencari akar permasalahan sebelum kita terjun memecahkan masalah, terutama untuk permasalahan yang kompleks. Ini untuk memastikan bahwa solusi permasalahan yang dilakukan tidak bersifat quick fix yang hanya mengurangi gejala saja namun tidak menyentuh penyebab utama dari gejala tersebut. Mirip dengan obat demam yang kita minum ketika sakit dan memiliki gejala demam. Fungsi obat adalah mengurangi demam suhu tubuh, sehingga tubuh tidak mengalami kerusakan permanen. Demam merupakan reaksi tubuh terhadap berbagai penyebab sakit, sehingga sambil menjaga suhu tubuh tersebut, dokter akan melakukan berbagai tes untuk mencari penyebabnya. Ini karena penyebab demam bisa sekedar influenza, namun bisa pula tipus, demam berdarah dan lain sebagainya. Setiap penyebab ini memiliki obat yang berbeda-beda. Hal ini juga sama dengan pemecahan masalah sistem, apa yang kita temukan pertama kali pasti masih merupakan gejala, bukan permasalahannya. Gejala ini kita lihat merupakan akibat permasalahan. Permasalahan ini pasti memiliki akar sebagi sumber dari permasalahan. Sumber inilah yang harus kita pecahkan, bukan pada tingkatan gejala. If I had an hour to solve a problem I'd spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions. Albert Einstein

59

5.2.4 LENGKAPI CIRI HOLISTIKNYA a) Mulai dari Akhir Seringkali dalam sebuah diskusi yang saya lakukan, diskusi berjalan melebar atau berliku-liku sedemikian rupa sehingga peserta diskusi seolah-olah lebih asik untuk berdebat dan melupakan untuk apa perdebatan dilakukan. Salah satu hal terpenting yang harus dilakukan pimpinan rapat pada kondisi ini adalah mengingatkan kembali kepada peserta rapat tentang hasil apa yang harus dikeluarkan oleh rapat tersebut. Namun jika anda mendapatkan sebuah undangan rapat yang judulnya adalah kata kerja seperti “pembahasan”, “diskusi” dll, bukan kata benda seperti “usulan rekomendasi”, “usulan perbaikan” dll, maka dari awal rapat memang didesain untuk tidak memiliki hasil. Sekilas jadinya mirip arisan, ngobrol sana-sini tanpa hasil, kecuali bagi yang mendapatkan arisannya. Mulai dari akhir memiliki makna bahwa kita harus memiliki bayangan apa yang ingin kita dapatkan dari proses yang kita lakukan. Hasil akhir ini dijabarkan, kemudian tarik ke depan apa saja yang harus dihasilkan. Sebagai sebuah hasil akhir maka kelengkapan dari hasil akhir ini seolah-olah ada ciri-ciri utuh dari sebuah sistem yang ideal. Begin with the end in mind. Stephen Covey’s 7 Habits

b) Sinergi: menggunakan komponen-komponen sistem yang terbaik belum tentu menghasilkan sistem yang terbaik Dalam dunia olahraga, kita sering membaca berita tentang bursa transfer pemain yang dipandang jagoan dalam nilai uang yang luar biasa dan terkadang agak tidak masuk akal. Para club olahraga profesional, apakah basket atau sepak bola, berlomba-lomba untuk menarik talenta-talenta potensial maupun yang telah terbukti untuk bergabung bersama klub mereka. Seolah-olah sebuah pertandingan sepakbola yang setiap timnya terdiri dari 11 orang itu, hanya sebenarnya pertandingan antara 2 bintang top saja, sedangkan yang lainnya adalah tim penyorak. Terlepas bahwa karisma individu bisa menular dalam sebuah tim, namun kita juga pasti sadar tidak mungkin sebuah tim olahraga menang hanya jika 1 orang bintang top bermain sendirian. Sebuah tim yang baik, sama dengan sebuah sistem yang baik, merupakan hasil interaksi dari komponennya. Jadi belum tentu jika kita menggunakan semua komponen yang terbaik akan pasti menghasilkan tim yang terbaik. Sering kali kita harus mengorbankan kualitas komponen dengan kemampuan kompabilitas antar komponen. Hal ini yang disebut sebagai sinergi. Sinergi memiliki makna bahwa dibutuhkan pengorbanan komponen untuk mendapatkan hasil terbaik secara utuh. Ini termasuk membiarkan komponen tertentu mengalah sehingga komponen lainnya bisa bekerja dengan lebih baik, dan pada akhirnya sistem juga bekerja lebih baik. Jika kembali ke olahraga, sebuah tim All Star jarang sekali bisa menang dengan tim profesional setara pada kondisi kompetitif (bukan pada kondisi 60

penggalangan dana sosial). Ini karena jika memang mereka adalah all star, maka ego pemain akan sedemikian besarnya sehingga besar kemungkinan bolanya tidak akan dioper kemanamana karena semua ingin mencetak gol. Padahal dalam sebuah sistem, setiap komponen atau sub-sistem tidak boleh memaksimalkan kondisinya sendiri namun berkorban dan bekerja sama untuk mendapatkan kinerja utuh dari sistem yang lebih baik. Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success. (Henry Ford )

5.2.5 MEMANDANG MULTI DIMENSI SECARA DINAMIS KONTEKSTUAL a) Pentingnya memahami apapun dalam konteksnya Jika saya sedang mengajar di depan kelas, dan anda adalah peserta di kelas, kemudian saya memegang sebuah pisau besar di tangan kanan saya sambil mengacungkan ke arah anda, maka respons anda seperti apa? Apakah anda segera memanggil polisi karena merasa terancam oleh pisau saya? Atau anda hanyatertawa-tawa saja melihat aksi saya tadi? Tentu jawabannya tergantung apakah ini kelas memasak dengan demo memasak langsung di depan atau hanyalah sebuah kelas pengantar etika profesional. Ini yang dimaksud dengan konteks. Dalam sebuah permasalahan kompleks sangat penting untuk menyadari bahwa sistem selalu dalam kondisi multi dimensi. Selalu asumsikan bahwa tidak ada sebuah ciri universal yang konstan dari sebuah sistem, sehingga komunikasi dan interaksi untuk mengeksplorasi konteks dimana sistem sedang bermasalah menjadi penting. If you change the way you look at things, the things you look-at … change. Wayne Dyer b) Menghadapi Kompleksitas adalah sebuah proses yang iteratif Pemahaman terhadap mental model yang telah dijabarkan sebelumnya, mengingatkan kita bahwa apa yang kita ketahui dari sebuah permasalahan nyata adalah sangat terbatas. Batasan ini hanya bisa diperluas melalui sebuah proses berulang dan iteratif, tidak melalui sebuah proses linear yang teratur dari sebuah langkah ke langkah yang lain. Proses iteratif yaitu ketika sebuah pemahaman dari sebuah langkah, membuat kita harus kembali ke satu atau beberapa langkah sebelumnya dan memulai kembali proses analisa dengan pemahaman tambahan ini. Hal ini berbeda dengan proses siklus, pada proses siklus kita harus menyelesaikan satu siklus untuk kemudian masuk ke siklus selanjutnya. Dalam satu siklus tersebut tidak diperkenankan untuk kembali ke langkah-langkah sebelumnya. Sebuah proses yang iteratif berarti sebuah proses yang berubah-ubah, dan perubahan biasanya membuat kita menjadi tidak nyaman. Ketidaknyamanan ini membuat kita sering menyerah 61

ketika menganalisa sebuah sistem, karena seolah-olah tidak ada habisnya. Variabel baru bertambah, interaksi baru ditemukan, dan perilaku yang berubah adalah hal-hal yang akan kita hadapi ketika kita melakukan proses yang iteratif. Jadi kapan kita harus berhenti? berarti tidak akan ada habisnya? Proses iteratif juga bermakna anda dapat berhenti kapan saja untuk tidak kembali ke langkah sebelumnya dan meneruskan hingga langkah terakhir, ketika anda merasa sudah mendapatkan pemahaman yang cukup untuk memformulasi pemecahan masalah yang lebih baik dari sebelumnya. Sebuah ukuran yang subyektif mungkin, namun tujuan kita dalam berpikir sistem adalah meningkatkan pemahaman sistemik terhadap permasalahan kompleks, dan selama tujuan subyektif ini tercapai maka proses bisa dihentikan. “It's hard to beat a person who never gives up.” Babe Ruth

5.3 GUNAKAN DEBATIK SEBAGAI ALAT BANTU ANALISA SISTEM ANDA DeBATiK sebagai sebuah singkatan dapat anda pandang sebagai sebuah alat bantu untuk melakukan analisa sistem terhadap struktur permasalahan yang kompleks. Tidak ada keharusan anda harus memulai dari satu ciri sistem, anda bisa mulai eksplorasi dari mana saja untuk kemudian bergerak ke ciri yang lain. Walaupun anda juga bisa saja tidak melakukan keseluruhan analisa, misalnya anda hanya melakukan 3-4 ciri sistem, namun disarankan untuk tetap melengkapi analisa secara lengkap terhadap 5 ciri sistem, sehingga pemahaman utuh bisa didapatkan.

Gambar 5-2 Selalu Ingat De Batik

Pada bagian berikutnya kita akan mengeksplorasi alat bantu berikutnya dalam berpikir sistem yaitu Causal Loop Diagram (CLD)

62

5.4 CAUSAL LOOP DIAGRAM (CLD) – DIAGRAM PUTARAN LINGKARAN CLD atau Causal Loop Diagram, yang bisa diterjemahkan sebagai Diagram Putaran Lingkaran, merupakan alat bantu visual dalam berpikir sistem untuk memvisualisasikan interdependensi dari berbagai variabel penting dalam mengambil keputusan. Kata loop atau putaran/lingkaran menunjukkan kemampuan CLD untuk menunjukkan interdependensi dengan menggambarkan putaran umpan balik (feedback loops). Feedback loops dianggap sebagai bentuk nyata interdependensi antar variabel yang membedakannya dengan hanya sekedar interkoneksi antar variabel. Interdependensi juga memiliki dampak timbulnya hubungan non-linear yang terjadi antara variabel penyebab dan akibatnya. Banyak kejadian di dunia nyata yang merupakan hasil non-linearitas. Rusuh massa akibat gossip menunjukkan efek yang tidak proporsional dengan penyebabnya. Kejadian kecelakaan transportasi massal biasanya terjadi dari sebuah urutan kejadian kecil, yang saling terhubung dan memuncak ketika situasi yang tepat terjadi akibat pemicu yang tepat. CLD penting dalam pemodelan sistem dinamis untuk dilakukan sebagai sketsa awal dari hipotesa adanya hubungan kausal, terutama pada pembangunan model yang kompleks yang terkadang nantinya dalam aplikasi sistem dinamis tidak mudah ditemukan. CLD juga bisa menjadi simplifikasi dari model yang kompleks sehingga memudahkan pemodal untuk menceritakan asumsi struktural dari model yang dibangunnya. Namun kemudahan ini membuat CLD tidak bisa langsung digunakan sebagai bahasa pemrograman pemodelan komputer, salah satunya karena CLD tidak membedakan bentuk dari variabel dan bentuk dari konektivitasnya yang penting dalam melakukan pemrograman. Misalnya apakah variabel bersifat akumulatif atau atau tidak dan apakah koneksinya berupa informasi atau ada aliran material. Simbol-simbol dalam CLD sangat sederhana, variabel dilambangkan dengan kata, sedangkan hubungan antara variabel dilambangkan dengan anak panah melengkung dengan simbol plus/minus (+/-) didekat kepala panahnya. Tanda plus dan minus memiliki makna berbeda dengan makan aritmatika biasa, negatif bukan berarti menegatifkan tetapi membalik arah: kalau turun menjadi naik, kalau naik menjadi turun. Jika terdapat hubungan yang baru terasa efeknya dalam rentang waktu yang signifikan maka simbol delay berupa satu atau dua garis (mirip dengan simbol sama dengan “=”) dilintangkan pada panah tersebut. Dalam versi yang lain, ada yang menggambarkan tanda jam dinding didekat panah tersebut. Ilustrasinya dapat dilihat pada Gambar 5-3.

63

Gambar 5-3 Bentuk Hubungan Antara 2 Variabel dengan Polaritasnya Harga Barang Pesaing Harga Barang Jumlah Pelanggan Lari ke Pesaing

Biaya Produksi

R Profit Penjualan Jumlah Barang Rework dan Reject

Tekanan Kepada Biaya Produksi Tingkat Kualitas

Gambar 5-4 Contoh CLD yang lengkap

Langkah penyusunan CLD adalah memulai dengan identifikasi variabel serta konstanta yang bisa anda ambil dari permasalahan yang anda hadapi. Ingat bahwa variabel adalah nilai yang bisa naik dan turun, jadi mengidentifikasi variabel adalah melihat faktor apa yang memiliki nilai yang berubah seiring dengan waktu. Jika faktor tersebut tidak berubah, silahkan disimpan sebagai konstanta, karena nilai konstanta adalah selalu tetap. Langkah-langkah selanjutnya diilustrasikan pada Gambar 5-5. Langkah berikutnya adalah menentukan apakah ada hubungan antar variabel yang telah diidentifikasikan. Pertanyaannya adalah apakah ada pengaruh variabel ini terhadap variabel lain. Variabel baru mungkin ditemukan dalam proses ini. Disarankan dimulai fokus memasangkan 2 variabel yang memiliki hubungan kausal yang kuat, walaupun anda boleh saja

64

langsung memasangkan lebih dari 2 variabel sekaligus. Hubungan yang didapatkan diidentifikasikan arahnya apakah plus atau minus. Langkah selanjutnya adalah mencari putaran umpan balik. Jika dalam proses sebelumnya ternyata anda sudah menemukan sebuah variabel yang berhimpitan yang jika digabungkan dapat menjadi sebuah putaran umpan balik, maka anda beruntung telah mendapatkannya. Namun jika tidak, jangan berkecil hati karena memang mencari interdepensi tidak mudah untuk sebuah sistem kompleks. Pilih variabel yang anda patut duga bagian dari sebuah putaran umpan balik. Kemudian tanyakan melalui variabel lain yang berhubungan dengan variabel ini kira-kira gimana caranya dia kembali lagi ke variabel ini. Anda mungkin harus menambahkan variabel baru untuk mengklarifikasi putaran umpan balik ini. Dalam dunia pemodelan, semua model kompleks dimulai dari model sederhana. Jadi dalam mencari putaran umpan balik, sangat menyenangkan bahwa kita bisa mendapatkan beberapa putaran sekaligus. Namun berfokuslah untuk menemukan satu saja dulu. Setelah didapatkan satu atau beberapa putaran maka perlu ditentukan apakah putaran ini menuju ke suatu keseimbangan tertentu yang berarti sebuah putaran penyeimbang (balancing loop) atau sebuah putaran yang tidak memiliki batasan yang berarti sebuah putaran penguat (reinforcing loop). Mirip dengan plus dan minus, maka kedua jenis putaran jangan dianggap bahwa putaran penyeimbang adalah turun sedangkan putaran penguat adalah naik. Sebuah reinforcing loop bisa menaikkan atau menurunkan, sebuah putaran penyeimbang juga sama, bisa menaikkan atau menurunkan, perbedaannya adalah di putaran penyeimbang menuju ke suatu target tertentu sedangkan putaran penguat tidak memiliki batas atau target tertentu. Secara deduktif, patut diduga semua putaran umpan balik adalah putaran penguat, jika tidak dapat variabel atau konstanta pembatas yang membatasi putaran tersebut. Secara sederhana jika didalam satu buah putaran tidak ada konstanta atau variabel lain yang “menahan” laju pengurangan atau penambahan dari loop tersebut. Seperti yang diilustrasikan pada Gambar 5-6.

65

Mulai Identifikasi Putaran Umpan Balik (Feedback Loops) Identifikasi Variabel Tambahan variabel baru

Identifikasi Hubungan 2 Variabel

Belum

Identifikasi Arah Hubungan (+/-)

Identifikasi variabel yang menurut dugaan anda bagian utama dari putaran umpan balik

Apakah telah ditemukan putaran umpan balik dari hubungan variabel

Apa variabel tambahan yang bisa memberikan umpan balik? Tambahkan

Belum

Ya

Apakah cukup?

Apakah hubungan 2 variabel telah ditemukan seluruhnya?

Ya

Identifikasi Jenis Putaran Umpan Balik (Reinforcing or Balancing Feedback Loops) Apakah Putaran Umpan Balik Menuju ke Suatu Target Tertentu?

Balancing Loop Ya

(Berikan Nama Loop dan Kode B-X : B1, B2,..)

Tidak

Reinforcing Loop (Berikan Nama Loop dan Kode R-X : R1, R2,..)

Uji hubungan putaran umpan balik ini dengan seolah di”cerita”kan ke orang lain

Selesai

Gambar 5-5 Langkah Penyusunan CLD Versi 1

Cara untuk menentukan apakah sebuah putaran merupakan penguat atau penyeimbang adalah dengan menggunakan satu variabel, kemudian jalankan setiap hubungan antar variabel satu persatu, hingga kembali ke variabel tersebut selama beberapa putaran. Jika variabel tersebut berubah tanpa adanya batasan, maka dugaan putaran penguat dikonfirmasikan. Dan jika variabel yang dipilih tidak memberikan gambaran yang jelas, silahkan ambil variabel lain didalam putaran tersebut, untuk dianalisa.

66

Kualitas Produk

B

Target Kualitas Produk

Gap Kualitas Produk

Program Peningkatan Kualitas Produk

Gambar 5-6 Variabel Penyeimbang Ditunjukkan dalam CLD Penyeimbang Diatas

Kemudian kondisi yang lain bisa terjadi, yaitu ketika pada dunia nyata memang terdapat perilaku yang mengejar suatu target, tapi ternyata dalam CLD kita tidak ada, maka berarti anda perlu menambahkan variabel tersebut. Kondisi lain yang bisa terjadi adalah ternyata perlu ada modifikasi hubungan variabel yang tadinya positif menjadi negatif, atau perubahan nama variabel untuk memperjelas polaritas putaran, maka lakukanlah modifikasi tersebut. Proses penentuan polaritas dari putaran adalah iteratif, sama juga dengan keseluruhan proses pembuatan CLD. Dalam pengalaman penulis, ada sebuah CLD kompleks yang telah disepakati bisa berubah secara drastis setelah seorang mahasiswa bertanya tentang satu variabel yang ketika dijelaskan ternyata berujung kepada kesalahan secara struktural dalam CLD tersebut. Artinya walaupun ada urutan proses seperti pada gambar diatas, tetap ada proses iteratif yang terjadi. Tidak ada CLD yang lengkap atau selesai sepenuhnya. Penting lagi untuk disadari berikutnya, bahwa mirip dengan hubungan dalam sebuah sistem nyata, sebuah hubungan bisa timbul dan tenggelam, bisa menguat dan melemah, bisa putus dan nyambung, maka hubungan dalam CLD juga sama. Sterman memberikan saran dalam menjelaskan hubungan dalam CLD, dimulai dengan kata “Jika hubungan terjadi antara … , maka …”, karena bisa saja sebuah hubungan belum terjadi atau kekuatannya terlalu lemah untuk berpengaruh secara signifikan kepada sistem. Misalnya terdapat dua putaran yang saling berhubungan yang keduanya adalah putaran penguat, maka apakah berarti perilakunya adalah naik dan turun? Tergantung kekuatan dari kedua putaran tersebut apakah sama? Kemudian apakah putaran kedua sebenarnya tidak aktif (dormaint) yang kemudian aktif setelah putaran pertama mencapai titik tertentu.

67

Beberapa tips dalam penyusunan CLD dapat dilihat dalam Tabel 5.1. Tabel 5.1 Tips dalam Penyusunan CLD

Komponen CLD Nama Variabel

Tips  



Panah Hubungan Putaran

dan

      

Keseluruhan CLD

  

Putaran Umpan Balik



Gunakan kata banda atau kelompok kata yang bermakna benda, bukan kata kerja (misalnya atasan memuji menjadi pujian atasan) Jika dalan alternatif penamaan sebuah variabel anda bisa memilih antara kata netral, positif atau negatif, gunakan yang netral atau positif (misalnya kesedihan bisa diganti dengan kebahagiaan). Yang penting adalah pembaca bisa kata tersebut memiliki kondisi yang bisa bertambah atau berkurang. Perhatikan pula persepsi yang sudah timbul dari sebuah kata akibat konteksnya, misalnya untuk membahas perusahaan yang mau bangkrut maka: umpan balik (netral), pujian (positif), teguran (negatif), saringan (negatif) dsb. Bedakan penamaan variabel yang aktual dan persepsi Fokus kepada kausalitas, jangan sekedar korelasi Gunakan panah yang melengkung. Tidak ada larangan menggunakan panah lurus, namun agak tidak cocok dengan kata putaran/loop, lebih cocok ke kotak Minimalisasi perpotongan garis panah Jangan ragu menggambar ulang diagram anda, jika anda sendiri sulit menjelaskannya Loop utama sebaiknya diatas atau ditengah-tengah dari keseluruhan CLD anda Jangan lupa menuliskan memberikan label nomor (Rx atau Bx) dan nama putarannya. Pilih skala batasan yang tepat, jangan ragu menggunakan beberapa CLD untuk skala sistem yang berbeda Jangan membuat CLD yang terlalu kompleks dan besar, pecahlah menjadi beberapa bagian Manfaatkan aplikasi komputer yang bisa membantu anda menggambar ulang dengan cepat Pastikan tujuan dalam putaran penyeimbang terbaca secara eksplisit

Jika anda sudah bisa membuatnya, maka pertanyaan berikutnya adalah bagaimana membaca CLD yang telah jadi. Prinsipnya sama, mulailah dari satu loop dulu yang bisa anda dapatkan, kemudian setelah dari loop tersebut anda kembangkan apakah ada loop lain yang berhubungan. Periksa dengan teliti karena satu atau beberapa variabel dalam sebuah loop kecil bisa jadi merupakan bagian dari loop yang lebih besar. Ilustrasinya, jika anda diminta mengidentifikasi ada berapa segitiga pada Gambar 5-7, berapa yang anda dapatkan? Jawabannya adalah 8.

68

Gambar 5-7 Ada Berapa Segitiga pada Gambar ini?

Versi lain dalam penyusunan CLD adalah dengan memulai dari satu variabel kemudian maju atau mundur mencari penyebab atau akibat dari variabel tersebut, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 5-8. Perbedaan utama versi 2 ini adalah hanya pada saat awal yang tidak mengumpulkan variabel tapi hanya cukup mulai dengan 1 variabel.

69

Gambar 5-8 Langkah Penyusunan CLD Versi 2

Langkah penyusunan CLD versi ini merupakan basis dalam salah satu metode pengembangan CLD yang paling populer yaitu List Extention Methods (Metoda Pengembangan Daftar). Walaupun berbentuk tabel dengan kolom dan tanpa banyak baris, namun sebenarnya metode ini adalah metode gambar. Metode ini mengakomodir kebiasaan kita untuk menggunakan catatan berurut (list) ketika mengumpulkan variabel permasalahan. Catatan variabel ini kemudian kita tuliskan ke kolom pertama (variabel list), kemudian mencari variabel yang berhubungan dan menuliskannya pada kolom sebelah kiri berikutnya (1st Extention). Jika variabel ini dipengaruhi oleh variabel lain, makak variabel baru ini dituliskan ke kolom sebelah kiri berikutnya (2nd Extention). Setiap saat terdapat variabel batu dilihat dan dicari kesempatan apakah variabel-variabel baru yang kita buat bisa “kembali” ke variabel-variabel sebelah kanannya. Gambar 5-9 menunjukkan cara melakukan metode ini.

70

Gambar 5-9 Metode Pengembangan Daftar (List Extention Method)

Metode ini tidak menyarankan memiliki kolom lebih dari tiga, karena berarti sistem sudah terlalu kompleks untuk digambarkan dan mendorong kita untuk memiliki loop sederhana terlebih dahulu sebelum menambahkan kompleksitas lainnya.

5.5 BAHAN BACAAN Geus, A. d. (1997). The living company. Boston, Mass., Harvard Business School Press. Scharmer, C. O. (2009). Theory U : leading from the future as it emerges : the social technology of presencing. San Francisco, Ca., Berrett-Koehler Publishers, Inc. Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization. New York, Doubleday/Currency. Senge, P. M. (2010). The necessary revolution : working together to create a sustainable world. New York, Broadway Books.

71

6. PEMECAHAN MASALAH DENGAN BERPIKIR SISTEM 6.1 BEKAL UNTUK MEMECAHKAN MASALAH Sebelum menjelaskan langkah-langkah pemecahan masalah maka kita perlu membahas terlebih dahulu tentang beberapa bekal yang dapat berguna dalam memecahkan masalah. Untuk itu perlu mengetahui terlebih dahulu perbedaan perspektif tentang masalah, definisi dari analisa, dan perbedaan antara analisa biasa dengan analisa sistem. Kemudian dibutuhkan pula pemahaman berbagai jenis bantuan yang bisa didapatkan dalam melakukan analisa.

6.1.1.1 Menyamakan Perspektif tentang Masalah Perspektif merupakan cara pandang, dan penyamaan cara pandang dalam berdiskusi adalah sangat penting. Sangat sering dalam sebuah diskusi terjadi sebuah perdebatan akibat cara pandang yang berbeda dan sebenarnya dapat dihindari dengan penyamaan cara pandang terlebih dahulu atau dalam menjelaskan pendapat, setiap anggota menjelaskan perspektif yang diambil ketika ingin dikemukakan. Ada beda antara menyetujui dan menerima. Persetujuan terhadap perspektif atau pendapat, tidaklah berarti anda menerima perspektif atau pendapat tersebut. Banyak orang yang salah menangkap atau mengerti bahwa ketika menyatakan setuju berarti menerima. Masalah Jangan dipandang sebagai Hal Negatif Masalah diterjemahkan berbeda-beda untuk setiap orang dan secara umum bermakna negatif. Padahal ada masalah yang bermakna positif. Masalah yang positif misalnya adalah masalah yang timbul akibat kita ingin menjadi lebih baik. Di dalam ilmu manajemen kualitas misalnya, ada pepatah yang mengatakan "A real problem is when we do not have a problem": Masalah sesungguhnya adalah ketika kita tidak memiliki masalah. Mengapa ada perspektif seperti ini? Karena proses pemecahan masalah yang berkesinambungan merupakan kegiatan peningkatan kualitas yang berkesinambungan pula. Jadi ketika tidak ada kegiatan pemecahan masalah, berarti tidak ada peningkatan kualitas. Proses untuk memandang masalah menjadi positif ini penting untuk membuat kita tidak terjebak dari emosi negatif, yang sering timbul ketika kita berpikir negatif. Ketidakadaan emosi negatif dapat mendukung proses kreatifitas dalam mencari pemecahan masalah. Kita jarang bisa menjadi kreatif jika sedang terbakar oleh emosi negatif. Bukankah semua emosi adalah negatif? Apakah ada emosi positif? Ada. Salah satunya adalah cinta. Cinta adalah emosi positif yang dianggap mampu mendorong kreativitas. Jadi mulai sekarang "cintailah masalah", dengan cara memandang masalah sebagai kesempatan perbaikan. Bayangkan jika tidak ada masalah, anda tidak punya kesempatan untuk membuktikan kemampuan diri. Ada sebuah cerita lucu ketika saya mengantarkan seorang professor dari Jepang untuk meninjau pasar tradisional di Indonesia. Profesor ini ingin mendapatkan gambaran apakah 72

pasar digunakan untuk sarana menyebarkan pesan-pesan kesehatan bagi masyarakat golongan menengah ke bawah. Kita sudah ingatkan kondisi pasar yang pasti tidak sama dengan di Jepang, namun professor ini tetap ingin meninjau. Kami akhirnya mengantarkan dia ke salah satu pasar tradisional di Jakarta, untuk menjelajah pasar dengan berbagai suasananya. Dengan kondisi panas terik yang membuat kami berkeringat tiada habisnya, saya sudah membayangkan dia akan cemberut ketika kembali ke kendaraan. Namun tidak saya duga, sang professor malah tersenyum dan mengatakan bahwa "anda beruntung". Saya kaget, kemudian bertanya mengapa, dan dia menjawab "Anda memiliki lebih banyak sekali peluang untuk melakukan perbaikan". Jawaban ini membuat saya terpana dan sejalan dengan waktu saya merasakan kebenarannya. Jika semuanya sudah ideal dan baik, pasti sulit bagi kita untuk mencari apalagi yang harus kita perbaiki. Jika tidak ada perbaikan, maka tidak dibutuhkan orang-orang yang melakukan perbaikan. Jadi anda tidak perlu repot-repot membaca buku ini. Coba bayangkan kita semua sudah berhasil menciptakan surga di dunia, tidak ada orang berkelakuan jelek atau berniat buruk, maka mungkin kita semua tidak punya kesempatan masuk surga di akhirat nanti, karena kita tidak punya kesempatan untuk berbuat baik dan mendapatkan pahala. Cerita lain lagi terjadi ketika mahasiswa melakukan kerja praktek di sebuah perusahaan produsen air mineral. Perusahaan ini berawal dari perusahaan keluarga yang kemudian diakuisisi oleh perusahaan multinational, jadi bisa dimengerti masih terjadi proses adaptasi kultur ketika mahasiswa bekerja praktek disana. Setelah satu minggu di lokasi, mereka berdiskusi dengan saya untuk membahas kondisi dimana mereka bingung karena tidak menemukan topik perbaikan di lokasi. Mereka telah keliling lokasi dan mewawancarai berbagai orang tentang apa masalah yang mereka hadapi, dan semuanya mengelak menjawab. Saya tersenyum karena menyadari bahwa cara bertanya "apakah ada masalah?" tentunya akan dipersepsikan negatif. Karyawan akan berpikir bahwa jangan pernah ada masalah, karena jika ada masalah berarti mereka salah. Saya sarankan kepada mereka untuk mengubah pertanyaan dan mulai mengandalkan observasi sebagai sumber topik, dan dalam dua hari berbagai calon topik muncul. Masalah adalah Gap antara Keinginan dan Kenyataan Cara terbaik mendefinisikan masalah adalah adanya gap atau celah antara apa yang idealnya diinginkan dengan apa yang terjadi saat ini (Hosotani February 2004). Definisi ini memberikan kenetralan terhadap cara pandang masalah, baik untuk masalah negatif maupun positif. Masalah negatif, adalah masalah “normal” yang timbul ketika suatu kondisi terjadi dibawah dari yang kita harapkan. Masalah Positif adalah ketika kita ingin menjadi lebih baik dari saat ini. Lah kenapa kok malah cari-cari masalah? Karena perubahan pasti selalu terjadi di sekitar kita, jadi kita juga perlu berubah. Tinggal kita memilih untuk berubah ke lebih baik atau ke lebih buruk. Ketika kita membiarkan diri kita untuk tidak berubah ke lebih baik, maka kita sebenarnya menuju ke lebih buruk. Kompetitor kita akan selalu memaksa diri kita untuk terus berubah menjadi lebih baik, maka dengan berdiam diri, kita pasti akan disalip oleh kompetitor. 73

Pengertian celah/gap ini juga memaksa kita untuk mendefinisikan kondisi saat ini dan kondisi ideal yang kita inginka. Sesuatu hal yang terkadang lupa kita lakukan, terutama jika masalah akan dibahas di dalam sebuah pembahasan kelompok. Seringkali setiap anggota rapat memiliki pengetahuan yang berbeda tentang kondisi saat ini serta memiliki perspektif yang bertentangan terhadap kondisi ideal yang diinginkan. Tanpa proses klarifikasi dan pendefinisian bersama, rapat dapat berjalan sangat tidak produktif. Pemecahan Masalah adalah Proses Pengurangan Gap Semua pendekatan pemecahan masalah pada akhirnya adalah sebuah analisa gap yang dilanjutkan dengan pengurangan gap perbedaan-perbedaan antara yang diinginkan dengan kondisi saat ini melalui usaha penyelesaian masalah. Tentunya ada dua hal yang mungkin dilakukan yaitu mengurangi target ideal yang diinginkan atau meningkatkan kondisi saat ini. Meningkatkan kondisi menjadi lebih baik adalah upaya yang dianggap wajar, namun bukan berarti mengurangi target ideal juga tidak wajar. Tidak lazim mungkin mengurangi target, tetapi tanpa banyak yang mau mengakuinya, hal ini sebenarnya lebih sering dilakukan. Dalam konsep berpikir sistem, hal ini menjadi salah satu gejala yang harus diidentifikasi dan kita diskusikan pada bagian lain.

6.1.2 MENYAMAKAN PERSEPSI TENTANG ANALISA Jika anda diberikan tugas untuk menganalisa, apa yang ada lakukan? Perintah atau pertanyaan analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu? Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk dunia komputer, arkeologi, dsb) An investigation of the component parts of a whole and their relations in making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan keterkaitan-nya) A systematic approach to problem solving. Complex problems are made simpler by separating them into more understandable elements. This invol ves the identification of purposes and facts, the statement of defensible assumptions, and the formulation of conclusions. (Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti. Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi kesimpulan)

74

Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya kemudian diteliti peranan-nya) Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah a)

membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk kemudian b) diamati per bagian lalu c) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan. Berarti menganalisa adalah membagi menjadi komponen, mengamati dan mencari hubungan, lalu mengambil kesimpulan. (1) Membagi Komponen Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who, Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap objek analisa. a) What: Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap objek analisa b) Where dan When: memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa kita c) Why: memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan d) Who: memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya e) How: menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari obyek analisa. Pembagian Lainnya adalah bisa dengan 5M (Man, Money, Machine, Material and Methods), Satuan waktu 3P (Past, Present, Plausible Future), konsep teori pemasaran 4P (Product, Place, Promotion, Price), atau si sederhana 3C (Company, Competitor, Consumer). (2) Mengamati dan Mencari Hubungan antar Komponen Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu: a) Co-incidence: bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam sistem b) Correlated/Concurrent: ketika komponen yang memiliki keterkaitan namun tidak memiliki hubungan causalitas. Hubungan yang terjadi berjalan paralel seolah-olah memiliki hubungan sebab akibat. c) Causality: ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi dan hubungan sebab akibat antara keduanya. Hal ini yang dicari dalam analisa 75

(3) Mengambil Kesimpulan Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go . Kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak. Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada kita ketika diminta menganalisa. Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif, berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya. Tentunya jika memungkinkan anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.

6.1.3 PERBEDAAN ANALISA VS . ANALISA SISTEM Ada perbedaan antara analisa biasa dan analisa secara sistem, yang dijabarkan dalam Tabel 6.1. Tabel 6.1 Perbedaan antara Analisa dan Analisa Sistem

Analisa (Biasa) Proses pencarian permasalahan untuk mencari komponen yang rusak

Analisa Sistem Proses pencarian permasalahan mencakup tambahan hubungan interaktif antar komponen disesuaikan dengan tujuan dan secara endogenus Satu tingkatan, masalah dibatasi hanya pada Multi dimensi , Multi tingkatan/skala, multi satu tingkatan, dalam satu cara pandang/ aktor, dipertimbangkan multi perspektif,, baik perspektif, dalam jangka waktu saat ini atau dimensi waktu (dulu-saat ini- akan datang), sangat terbatas, dalam jangka ruang yang maupun geografis (disini atau disana) terbatas

Sebuah analisa biasa berarti anda harus mencari komponen yang rusak kemudian memperbaikinya. Struktur diatas memiliki 4 komponen titik, jadi ada 4 kemungkinan kerusakan yang dianalisa.

Sebuah analisa sistem mengharuskan anda untuk tidak saja mencari komponen yang rusak namun juga hubungannya. Struktur diatas memiliki 4 komponen titik dan 6 kemungkinan hubungan , jadi ada 10 kemungkinan kerusakan yang dianalisa. Pada struktur lebih dari 3 komponen, jumlah kemungkinan interaksi akan melebihi dari dari jumlah komponen.

Dalam penjelasan lebih lanjut nanti, berpikir sistem akan membantu anda untuk melakukan analisa sistem, karena sama dengan berpikir sistem, dari awal fokus perhatian adalah mencari hubungan, keterkaitan dan ketergantungan.

76

6.1.4 BEKAL ANALISA: KONSEP /TEORI, MODEL, ALAT DAN METODE Dalam melakukan analisa, kita biasanya akan menggunakan 4 kategori bantuan analisa, yaitu: konsep/teori, model, alat dan metode. Kategori ini menambahkan 1 kategori dibandingkan kategori yang dituliskan oleh Senge (Senge 1994), yaitu penambahan kategori model. Ketika anda ingin membeli atau membaca sebuah buku tentang manajemen biasanya buku tersebut memiliki kategori ini selain kategori topik buku. Ada buku yang berbicara soal konsep manajemen, alat bantu, model organisasi atau individu, dan buku tentang metode. Ada pula buku yang mengkombinasikan lebih dari satu dari ke 4 kategori ini. Setiap kategori memberikan anda bantuan yang berbeda tergantung kebutuhan yang anda lakukan, berikut penjelasan dari masing-masing kategori dan pada saat apa anda biasanya membutuhkan kategori ini. Sebagai ilustrasi disetiap penjelasan dibahas contohnya dalam topik manajemen kualitas. A. Konsep/Teori Konsep atau teori merupakan argumen penjelasan tentang sebuah pola pikir yang perlu diadopsi untuk memandang dan mendekati sebuah permasalahan. Sebuah konsep biasanya mengajukan bukti berupa penguatan pakar lain dari pandangan yang mendukung, pelemahan pandangan yang tidak mendukung, logika, studi kasus, riset survey dan lain sebagainya. Buktibukti ini diajukan dalam rangka membujuk pembaca untuk mengikuti pola pikir atau pendapat dari penulisnya, Konsep atau teori dapat membantu anda untuk mencari pendekatan yang berbeda dari yang telah biasa dilakukan, terutama ketika yang biasa dilakukan tidak lagi memberikan hasil yang lebih baik. Konsep atau teori dapat pula bermanfaat bagi anda untuk mengajukan alasan (why) dari inisiatif perbaikan yang ingin anda usulkan. Anda dapat meminjam argumentasi penulisnya. Di dalam Manajemen Kualitas menjadi contoh, maka konsep dasar manajemen kualitas biasanya terdiri atas 3 hal dasar: fokus kepada pelanggan (Customer Focus), peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan Do Check Action), dan partisipasi menyeluruh (Total Participation) dari semua tingkatan SDM dan fungsi organisasi. B. Model Model didefinisikan dalam kategori bekal analisa sebagai sebuah kebiasaan-kebiasaan terbaik (best practices) yang telah dilakukan oleh individu, grup atau organisasi yang dianggap sukses. Kebiasaan ini biasanya dibedah kemudian dianalisa untuk dicari hubungannya dengan kesuksesan yang diraih. Tentunya ada pula model yang dianalisa karena kegagalannya, supaya menjadi pelajaran untuk tidak diulang kembali. Model bermanfaat bagi kita untuk mencari ide-ide perbaikan yang terbukti telah dilakukan secara riil. Intinya: kalau dia bisa, saya juga bisa. Buku dengan judul Google Way, Pixar, Apple, IBM Way, Toyota Way dsb, merupakan kategori ini. Kelemahan model adalah analisa yang dilakukan adalah pada saat akhir atau sukses, sehingga pemandangan terhadap proses menuju sukses memiliki kemungkinan besar bias dan simplifikasi usaha. Bisa berarti ada beberapa 77

proses yang mungkin pendukung dan penting tertutupi dengan proses yang lebih dominan. Simplifikasi usaha berarti semua proses dianggap memiliki usaha yang sama. Model pada tingkat individu adalah mirip dengan Idola (Role Model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Kenapa kok mereka bisa sukses? Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu? Konsep Benchmarking (Patok Duga) juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Konsep ideal terkadang nun jauh diatas awan, sehingga kita terkadang berpikir: apakah mungkin kita bisa mencapainya? Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri: Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus; Measurement, Analysis, and Knowledge; Management; Workforce Focus; Process Management; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep “ideal” yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita. C. Metode Metode didefinisikan langkah-langkah yang harus atau disarankan dilakukan yang biasanya merupakan penterjemahan dari pendekatan atau model. Di dalam metode biasanya terdapat saran koleksi alat yang cocok digunakan untuk setiap langkah Di dalam manajemen kualitas, pada tingkatan operasional, netode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma (saya suka membedakannya dengan jalur jepang dan jalur amerika). D. Alat Bantu Alat didefinisikan sebuah perkakas yang membantu kita melakukan sebuah tugas tertentu menjadi lebih efisien atau efektif. Kita bisa memaku sebuah paku ke papan kayu dengan batu atau bahkan jika anda kuat dan berani bisa dengan tangan anda, namun cara ini tidak efisien walaupun efektif. Efektif karena akhirnya paku akan tertanam juga, tidak efisien karena membuang tenaga terlalu besar. Menggunakan palu membuat tugas anda lebih efisien dan efektif. Namun memegang palu harus benar untuk meningkatkan efisiensinya, anda sebaiknya memegang pada ujung bawah palunya 78

sehingga bisa memanfaatkan gaya momentumnya tidak hanya gaya dorong. Cerita palu ini mengilustrasikan dua hal penting: pilihlah alat yang tepat sesuai dengan tugas yang ingin dikerjakan dan jika telah dipilih, gunakanlah dengan tepat sesuai seharusnya. Alat dalam manajemen tentunya bukan palu, tetapi biasanya berupa grafik, matriks, tabel, pengolahan data secara statistik, dll. Di setiap alat ada langkah-langkah yang harus atau disarankan untuk dilakukan. Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira jawaban apa yang anda harapkan. Jawaban ini tentunya dapat dibantu dihasilkan oleh alat tertentu. Alat bantu terkadang memiliki metodologi mini yang harus anda kuasai. Sebagai gambaran, maka pengelompokan alat ini dapat dilihat pada Tabel 6.2. Tabel 6.2 Kelompok Kebutuhan dan Contoh Alat Bantu

Kelompok Kebutuhan Mendapatkan Ide Perbaikan atau Sumber Permasalahan

Mengumpulkan, Mengolah, Menyajikan dan Menganalisa Data

Contoh Alat Bantu (Sumber)4       

Force Field Analysis (SMT) 5W + 1H (TQM) Diagram Affinitas (7NT) Mindmap Benchmarking (TQM) Brainstorming and NGT - Nominal Group Technique (TQM) Interrelationships Diagram (7NT)

    

Analisa Pemegang Kepentingan (Stakeholders Analysis) (SMT) Checksheet (7T) Force Field Analysis (SMT) Survey. Questionnair, Focus Group Discussion (FGD) Other Statistical Tools: box plot, correlation analysis, hypothesis testing, sampling, design of experiments Check Sheet (7T) Control Chart (7T) Impact Effort Project Selection Graph (LMT) Pareto Chart (7T) Process Capability Study (6S) Scatter Diagram (7T) Histogram (7T) Stratification (TQM)

       

Mencari Sumber Permasalahan

Menganalisa Proses

Akar

      

Fishbone Diagram (7T) Decision tree (SMT) Reverse Fishbone Diagram (TQM) Matrix Diagram/Table (7NT) AHP - Analytical Hierarchy Process (SMT) Tree Diagram (7NT) Flow Chart dan Grafik - Pie Chart, Line Chart, Radar Chart, Bar Chart, etc. (7T)

 SIPOC Diagram -Supplier, Input, Process, Output, Customer (6S)  Benchmarking (TQM)

7T= 7 Tools, 7NT= 7 New Tools, SMT =Strategic Management Tools, 6S=Six Sigma Tools, LMT=Lean Management Tools, RMT=Risk Management Tools, PMT=Project Management Tools and TQM=Total Quality Management. 4

79

Kelompok Kebutuhan

Contoh Alat Bantu (Sumber)4          

Cost of Quality (TQM) Critical To Quality (CTQ) tree FMEA - Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) Value Stream Mapping (LMT) Grafik dan Flow Chart (7T) Matrix Diagram/Table (7NT) QFD - House of Quality (TQM) Interrelationships Diagram (7NT) Tree Diagram (7NT) PDPC - Process Decision Program Chart (7NT)

Melakukan evaluasi dan memberikan bantuan untuk Mengambil Keputusan

           

PDPC - Process Decision Program Chart (7NT) AHP - Analytical Hierarchy Process (SMT) FMEA - Failure Modes and Effects Analysis (RM) Fault Tree Analysis (RM) Fishbone Diagram (7T) Force-field Analysis (SMT) Interrelationships Diagram (7NT) Pareto Chart scatter diagram stratification why-why diagram Check Sheet

Membantu Perencanaan dan Monitoring Kegiatan Perbaikan

            

Arrow Diagram (7NT) Check Sheet (7T) Force-field Analysis (SMT) Gantt Chart (PMT) Matrix Diagram/Table (7NT) Mind Map PDPC - Process Decision Program Chart (7NT) Project Charter (6S) Interrelationships Diagram (7NT) Stakeholder Analysis (SMT) Storyboard (6S) Tree Diagram (7NT) Grafik dan Flow Chart (7T)

Setiap alat memiliki kemampuan untuk melayana lebih dari 1 kebutuhan sekaligus, dan sebenarnya setiap alat telah banyak digunakan di bidangnya seperti yang dikodekan dalam kurung diatas. Jadi milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya. “It is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail.” Abraham Harold Maslow Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. 80

Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data misalnya beberapa alat dalam 7 Tools of Quality. Ada lagi alat yang membantu proses pengolahan data kualitatif yang dikenal sebagai 7 New Tools of Quality (Hosotani February 2004). Di Six Sigma dikenal Basic Statistical Tools dan Advanced Statistical Tools (Pande, Neuman et al. 2002). Pada kombinasi Lean Six Sigma tambahan alat di lean management juga diberikan seperti 5S, SMED, VSM, dll (George 2005; DeCarlo and Breakthrough Management Group. 2007; Arthur 2011). Nancy Tague memiliki referensi yang baik tentang ini melalui bukunya di quality toolbox (Tague 2005).

6.1.5 ANALISA SISTEMIK SECARA ITERATIF DENGAN PRINSIP 4F Anda bisa menggunakan kerangka 4F dalam melakukan analisa sistemik, yaitu For, Function, Flow, and Forms. Seseorang yang melakuka analisa sistem akan memiliki cara pandang yang dinamis yang mencakup kemampuan mengubah perspektif analisanya berbasis 4F:    

Melihat Tujuan dari sistem pada tingkatan analisa tersebut - For Melihat Fungsi secara kontekstual - Function Melihat Struktur dan Komponen - Forms Melihat bentuk dan saling keterhubungan dibandingkan sebab akibat linier biasa. Melihat lingkaran umpan balik, sehingga bahasa yang dipakai adalah keterkaitan dan umpan balik - Flow

Konsep 4F ini merupaka siklus yang iterative, yang berarti akan saling berurutan dalam satu siklus yang lengkap (Gambar 6-1), setelah melengkapi satu siklus kemudian salah satu dimensi diubah untuk memulai siklus berikutnya (Gambar 6-2).

Function Forms For Flow

Gambar 6-1 Proses Siklus dalam 4F

Anda bisa mengubah salah satu dimensi manapun dalam 4F untuk melakukan proses analisanya. Anda bisa mengubah tujuan dari sistem, kemudian memprediksi apakah fungsi, struktur dan aliran akan berubah. Anda juga bisa mengubah struktur untuk melihat apakah akan mengubah aliran, tujuan dan fungsi dari sistem. Anda juga bisa mengubah terus menerus hanya 1 dimensi saja, namun anda juga bisa memvariasikan perubahan yang ingin anda lakukan. Sebagai contoh perubahan batasan pada tubuh manusia. Jika anda seorang alien dari luar bumi, maka bisa saja yang dia akan lihat dulu adalah jantung sebagai komponen yang berisik dan konstan (perut kosong juga berisik, namun tidak kita bahas disini). Jika alien mengajak bicara si

81

Jantung, ternyata si Jantung tidak berespons, jadi si Alien mencari di tingatan mana “makhluk” bumi bisa membalas pembicaraan. Maka mari kita ikuti analisa alien ini. Jantung teryata adalah sebuah sistem pompa memiliki aliran darah dengan tujuan mendorong aliran ini sehingga fungsi jantung dapat tercapai: mengalirkan darah. Batasan (forms) dinaikkan maka ditemukan bahwa jantung terhubung dengan paru-paru sebagai sebuah sistem aliran oksigenasi darah, sistem ini berfungsi untuk memperkaya oksigen pada tubuh dengan sebuah pola tertentu dengan tujuan tingkat oksigen tertentu yang tercapai. Jika diperluas dengan komponen lain, ternyata ada sistem kesadaran dan akhirnya ke sistem manusia. Sistem manusia inilah yang mampu merespons pertanyaan si alien tadi. Function

Function Forms

For

Forms Function

Flow

Function

For

Forms

Forms

For

Flow

For Flow

Function

Flow Forms

For Flow Function Function Forms Forms For

Function

For Flow

Function

Forms

Flow Forms

For

For Flow

Flow

Gambar 6-2 Siklus 4F dikembangkan secara iterative dengan mengubah salah satu dimensi

Proses siklus iterative 4F memastikan kita untuk tidak terjebak hanya dalam satu dimensi analisa saja dan memastikan kita secara menyeluruh menganalisa secara sistem. Karena setiap sistem bisa berubah tujuan dan fungsinya seiring dengan perluasan batasan dan sebaliknya.

6.2 LIMA LANGKAH PEMECAHAN MASALAH BERBASIS SISTEM Basis pemecahan masalah berbasis sistem menggunakan pendekatan PDCA yang sudah sangat dikenal dalam manajemen kualitas (Watanabe 2009; Hosotani February 2004). PDCA merupakan singkatan dari Plan, Do, Check dan Action. Sejak dikenalkan oleh Edward W. Deming di Jepang, PDCA telah didetailkan menjadi 7 langkah di Jepang (7 Steps of Quality Improvement) dan diadopsi di Amerika menjadi 5 Langkah DMAIC dalam Six Sigma (Deming 1982; Deming 2013). DMAIC merupakan singkatan dari Define, Measure, Analysis, Improve dan Control. Untuk untuk lima langkah pemecaham masalah akan menggunakan pula kerangka PDCA.

82

Berbasis PDCA, maka kita membagi pemecahan masalahan berbasis sistem menjadi 5 langkah, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.

Definisikan Sistem Permasalahan Analisa Sistem Permasalahan Petakan Gap Kondisi Ideal dan Hasil Eksplorasi Buat dan Laksanakan Rencana Perbaikan Kontrol dan Monitor Pelaksanaan Perbaikan

Jika dibandingkan dengan 7 Langkah dan DMAIC Six Sigma maka perbandingan tersebut dapat diilustrasikan pada Tabel 6.3. Tabel 6.3 Perbandingan Langkah-langkah dalam PDCA dengan Pemecahan Masalah berbasis sistem Langkah

Prinsip PDCA

1 2 3

Plan

4 5

Do

6

Check

7

Action

7 Langkah Kualitas Pilih Topik Pahami Situasi dan Tetapkan Sasaran Susun Rencana Aktivitas Analisa Akar Permasalahan

DMAIC Six Sigma Definisikan Mengukur

Pemecahan Masalah berbasis Sistem Definisikan Sistem Masalah Analisa Sistem Masalah Saat Ini

Analisa

Bangun Kondisi Ideal dan Petakan Gap yang dibutuhkan

Implementasi Perbaikan

Implementasi Perbaikan

Laksanakan Rencana Perbaikan

Konfirmasikan Hasil dg Sasaran Perbaikan dan Standarisasi

Cek dan Kontrol

Cek dan Kontrol

Jika kita perhatikan pada Tabel 6.3, maka kita kita bisa melihat bahwa pada Plan, memiliki jumlah langkah paling banyak dibandingkan yang lain. Plan adalah langkah awal terpenting karena kita seringkali terjebak untuk untuk langsung memecahkan “masalah” ketika pada kenyataannya kita baru melihat “gejala masalah”. Kesalahan ini sering kita lakukan karena kita ingin segera membereskan permasalahan yang terlihat tanpa mempetimbangkan sumber akar permasalahan. Pembandingan pada Tabel 6.3 juga memiliki makna penting lainnya, yaitu silahkan menggunakan langkah pemecahan masalah apapun yang sudah diaplikasikan oleh anda, apakah itu 7 Langkah, 5 DMAIC Six Sigma. Kombinasi Lean Six Sigma atau apapun, namun pada fase pemahaman masalah yang biasanya terjadi pada langkah awal, gunakanlah pola berpikir sistem untuk memahami masalah tersebut. Gunakan pula alat-alat manajemen yang biasa anda gunakan, seperti 7 new tools, lean management tools atau alat statistik lainnya, dalam kerangka berpikir sistem. Namun prinsip utama dalam kualitas yaitu peningkatan kualitas berkelanjutan juga berlaku untuk sebuah pemecahan masalah secara sistem. Proses yang iteratif dalam analisa sistem diterjemahkan sebagai proses siklus yang berulang untuk terus-menerus mendapatkan hasil yang lebih baik. 83

6.2.1 LANGKAH 1: PAHAMI DAN DEFINISIKAN SISTEM MASALAH SECARA SISTEMIK Dalam langkah ini keluaran yang diinginkan adalah sebuah masalah yang telah terdefinisikan dengan baik. A problem that is well defined, is 95% solved (Japanese Proverb) Pada Bab Berpikir Sistem sebelumnya telah dijabarkan berbagai pertanyaan DeBatik yang dapat anda ajukan untuk melakukan pendefinisian masalah yang berbasis kepada sistem. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu melakukan pendefinisian yang lebih dalam dan melengkapi pendefinisian masalah yang klasik namun tetap sangat membantu yaitu 5W+1H. 5W+1H dalam pandangan penulis masih merupakan cara terbaik dalam melakukan eksplorasi awal permasalahan sebelum menggunakan alat-alat bantu lainnya. Untuk memperkaya eksplorasi awal ini disarankan melakukan penggabungan pertanyaan 5W+1H dengan pertanyaan dalam DeBatik seperti yang dijabarkan pada Tabel 6.5. Tentunya tidak semua pertanyaan memiliki jawaban atau relevan dengan permasalahan yang akan dianalisa. Anda dapat memiliki koleksi pertanyaan sendiri yang menurut anda lebih relevan dan cocok dengan gaya anda. Pertanyaan-pertanyaan yang dituliskan dalam adalah hanyalah sebagai pemicu proses pendefinisian yang lebih baik.

6.2.1.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1 Tabel 6.4 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang dibutuhkan dalam langkah ini Tabel 6.4 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1 Komponen

Deskripsi

Alat Bantu

Output

 Deskripsi dari Definisi Masalah yang dipilih untuk dilakukan analisa

 Six Sigma Project Charter  SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer)  Force Field Analysis  Grafik dan Peta Proses  5W + 1H  Diagram Affinitas

Proses

 Melakukan eksplorasi terhadap  Menentukan dan menyepakati definisi, ruang lingkup, tujuan dan target yang ingin dicapai

 DeBATIK  Analisa Pemegang Kepentingan (Stakeholders Analysis)  CATWOE  Nominal Group Technique (NGT)  Prinsip Iteratif 4F  Force Field Analysis

Input

 Wawancara, Survei  Analisa Dokumen Organisasi (laporan, rencana strategis, dll)  Media Review  Social Media Input

 Questionnaire  Check Sheet

84

Tabel 6.5 Kombinasi 5W+1H dengan DeBatik dalam Mendefinisikan Permasalahan

When

Who

How

Dimensi yang Dinamis

 Dimensi apa saja yang bisa mengubah konteks permasalahan? (ruang, waktu, skala dsb)  Pada skala perspektif helikotper apa permasalahan akan dianalisa?

What

 Apakah penyebab dari permasalahan berubah ketika dimensi diubah?

 Dimana Permasalahan ditemukan?  Apakah perubahan ruang mengubah konteks permasalahan?

 Kapan permasalahan ditemukan?  Apakah ada aktivitas masa lampau yang mempengaruhi?  Bagaimana saat ini?  Apa Dampak Masa depan?

 Apakah semua aktor pemegang kepentingan penting telah teridentifikasi?  Apakah ada perubahan aktor yang

 Jika diperluas ruang lingkupnya apakah ada proses lain

Batasan

 Apakah batasan permasalahan mudah untuk diidentifkasikan?  Apa saja gesekan yang terjadi pada batasan sistem?

 Mengapa batasan sistem permalahan seperti saat ini?

 Apa batasan ruang dari sumber permasalahan?  Apa batasan ruang dari dampak permasalahan?

 Apakah ada perubahan dari tujuan sistem saat ini dengan sebelumnya? bagaimana pada masa yang akan datang, apakah akan berubah?

 Apakah aktor menjaga/menginduk si interaksi?

 Bagaimana bentuk batas ini dan interaksi antara sistem dan lingkungannya? 

Tujuan

 Apakah tujuan sistem yang sedang anda amati?  Apa tujuan sebuah sistem yang sempurna/ideal menurut kita?

 Mengapa tujuan ini yang ada?

 Apakah perubahan konteks ruang akan mengubah tujuan?

 Apakah perubahan konteks waktu akan mengubah tujuan?

 Apakah ada perbedaan tujuan sistem para aktor (termasuk perbedaan interpretasi)?  Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri

 Bagaimana tujuan bersama dibentuk?  Bagaimana tujuan pribadi diarahkan ke tujuan bersama?

Interkoneksi

 Apa saja variabel dalam sistem yang berubahubah?  Apakah ada struktur input-proses-outputumpan-balik?  Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana mestinya?

 Mengapa interaksi ini timbul?

 Apakah perubahan konteks ruang akan mengubah hubungan variabel?

 Pada variabel yang bermasalahan bagaimana frekuensi masalah timbul

 Apakah para aktor penting telah memiliki interkonektivitas yang memadai?

 Bagaimana interkoneksi dari variabel-variabel saat ini?  Bagaimana interkoneksi yang ideal?

Aksi Menyeluruh

 Apa yang kita inginkan dari sistem (ideal sistem)?

 Mengapa ciri-ciri ini timbul?  Mengapa ciri-ciri ideal disusun seperti saat ini?

 Apakah perubahan konteks ruang akan mengubah ciri-ciri sistem?

 Apakah ciri-ciri ini ada di dalam sistem saat ini?  Apakah pernah ada ciri-ciri ideal tercapai? Apa pelajaran yang bisa diambil pada masa itu?

 Apakah para aktor memiliki kesamaan persepsi terhadap ciri ideal?

 Bagaimana ciri-ciri sebuah sistem yang ideal?  Bagaimana perilaku sistem saat ini, berbedakah dengan perilaku sebuah sistem yang ideal?

85

Why

Where

6.2.2 LANGKAH 2: ANALISA SISTEM SAAT INI Setelah memahami permasalahan dan mendefinisikan permasalahannya, maka langkah berikutnya adalah menganalisa sistem saat ini. Seperti yang telah dijabarkan dalam bagian sebelumnya tentang definisi analisa sistem, maka langkah ini berarti memetakan komponenkomponen terpenting pada sistem dan interaksi antar komponen. Komponen-komponen dalam sebuah sistem harus dipandang sebagai proses-proses yang saling berinteraksi dalam mencapai tujuan sistem. Proses dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang didesain untuk mengeluarkan sebuah output untuk memenuhi suatu kebutuhan. Artinya sebuah proses bisa terdiri dari 1 aktivitas atau rangkaian dari 2 atau lebih aktivitas. Cara sederhana mengidentifikasikan proses pada skala operasional adalah dengan berbasis kepada output operasional yang dihasilkan. Output berupa dokumen laporan, form, rekomendasi, dan surat bisa ditelusuri balik kepada proses-proses yang membangun dokumen tersebut.Sedangkan proses pada skala yang lebih makro di organisasi biasanya dikenal sebagai fungsi organisasi. Karena proses bisa terdiri dari sub-proses, aktivitas dan tugas pekerjaan (task), maka proses pada tingkatan ini dapat dikatakan pula sebagai fungsi. Artinya fungsi adalah kumpulan dari proses-proses yang memiliki keseragaraman. Contohnya terdapat fungsi marketing, produksi, keuangan dan lain-lain. Sangat penting bagi kita untuk memahami bahwa sistem biasanya memiliki struktur hierarki yang memiliki penamaan yang mungkin berbeda. Ada proses, sub-proses, aktivitas, tugas, fungsi, sub-fungsi, ad-hoc dll. Jangan memaksakan penamaan yang lebih anda kuasai jika anda tidak memiliki pengaruh yang cukup untuk melakukannya. Yang penting kita bisa mengatahui hierarki dari sistem tersebut. Bersamaan dengan pengumpulan komponen berupa proses atau fungsi, maka kita juga mencari apakah ada keterkaitan antara setiap komponen dengan yang komponen lainnya. Kita bisa menemukan proses atau fungsi baru ketika menelusuri keterkaitan ini. Orientasi pemilihan proses dan tingkatan analisa yang dilakukan dalam langkah adalah tergantung dari definisi permasalahan yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya. Misalnya output utama yang dibutuhkan dalam definisi permasalahan menjadi basis dalam menentukan komponen proses mana yang harus dianalisa dan dilakukan. Jika ternyata cukup banyak proses penting yang diidentifikasikan maka analisa bisa dibagi berdasarkan output antara yang membangun output akhir. Pembagian lainnya bisa berdasarkan pengelompokan berbasis lokasi, fungsi atau topik. Jika hal ini terjadi, maka penamaan dan penomoran proses menjadi penting. Gunakan penamaan yang mirip penamaan hiearki klasifikasi bertingkat dalam identifikasi biologi yang memiliki struktur species, genus, family, order dan seterusnya. Gunakan penomoran angka Arab yang terdiri atas sub-struktur angka yang dibatasi oleh titik (1, 1.1, 1.1.2, 2.1 dsb). Anda juga bisa mengkombinasikan antara kode huruf dan angka, misalanya KU-1.1, MAR-2.1.1 dst.

86

Tabel 6.6 Tabel Peta Saat Ini Komponen Proses Utama

Bagaimana hal ini dilakukan

Kriteria Penilaian

Bagaimana Kinerjanya

Bagaimana hal ini dilakukan

Kriteria Penilaian

Bagaimana Kinerjanya

1. -----------------

2. -----------------

3. ---------------Hubungan antar Komponen

1  2 ……. 1  3 ……. 3  2 ……. 3  1 …….

Jika komponen dan interkoneksinya telah ditemukan, maka dilakukan penilaian tentang kualitas dari komponen maupuan interkoneksinya. Dalam organisasi kualitas interkoneksi komponen biasanya dapat dilihat pada disposisi/inter-office memo, jumlah dan notulensi rapat, korespondensi antar personel yang dihubungkan dengan kualitas output. Untuk merekapitulasi langkah ini, maka kita dapat menyusun sebuah tabel seperti pada Tabel 6.6. Secara umum tabel ini adalah tabel tahapan pertama analisa biasa (identifikasi komponen) namun yang membedakan adalah adanya bagian tabel yang menganalisa khusus hubungan antar komponen. Hubungan dalam organisasi bisa dilihat secara nyata maupun tidak nyat, karena bisa berupa pertemuan, perintah tertulis (disposisi) atau lisan, laporan rutin atau nonrutin, komunikasi informal dan lain-lain. Kolom kedua berisi tentang bagaimana hal ini dilakukan yaitu deskripsi lebih detail dari nama komponen. Kriteria penilaian merupakan apakah organisasi memiliki kriteria untuk menilai kualitas komponen tadi jika iya apa penilaiannya, kapan dan bagaimana menilainya. Bagaimana kinerjanya merupakan evaluasi apakah komponen atau hubungan komponen ini telah sanggup bekerja sebagaimana mestinya didalam sistem saat ini.

87

6.2.2.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 2 Tabel 6.7 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang dibutuhkan dalam langkah ini Tabel 6.7 Output, Proses dan Input dalam Langkah 2 Komponen

Deskripsi

Alat Bantu

Output

 Daftar Proses dan Fungsi Utama yang saling berhubungan

 Tabel Matriks

Proses

 Identifikasi Proses Utama berbasis kepada Output yang menjadi perhatian problem owner dengan memperimtbangkan para stakeholders  Identifikasi Input yang dibutuhkan oleh setiap proses utama  Identifikasi interkoneksi yang terjadi antar proses utama  Penilaian kualitas komponen proses utama dan kualitas interkoneksinya

 DeBATIK  Prinsip Iteratif 4F  Grafik dan Peta Process  5M (Man, Machine, Money, Material, dan Methods)  Interrelationship Diagram  Alat Bantu Kuantitatif: Pareto Diagram, Histogram, Control Chart, Regression, Design of Experiment  Nominal Group Technique (NGT)

Input

 Output Proses Terdahulu (Deskripsi Definisi Masalah)  Wawancara, Survei  Analisa Dokumen Organisasi (laporan, rencana strategis, dll)

 Dokumen Proses Terdahulu

6.2.3 LANGKAH 3: BANGUN KONDISI IDEAL DAN PETAKAN GAP DENGAN KONDISI SAAT INI Pada bab sebelumnya, masalah dapat didefinisikan sebagai terjadinya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang telah didapatkan. Masalah berarti juga dapat dipandang sebagai perbedaan antara kondisi yang ideal dan kondisi yang kita saat ini. Berdasarkan definisi ini, maka pemecahan masalah dimulai dari analisa kesenjangan (gap analysis). Sebuah proses gap analysis berarti terdiri dari, 

 

88

Deskripsikan kondisi ideal yang diinginkan, dengan membayangkan apa saja komponen proses yang harus ada dan bagaimana mekanisme interaksi antar komponen dalam sistem yang ideal (ini merupakan ciri sistem: berfungsi secara utuh - Ciri Holistik). Analisa ideal ini tentunya harus tetap mempertimbangkan berbagai macam konteks dimana sistem mungkin bisa berada – batasan dinamis. Contohnya terkadang sebuah sistem memiliki tugas jangka pendek namun juga memiliki tugas jangka menengah dan panjang yang akan tergantung dari pelaksanaan tugas jangka pendek ini. Tentukan apakah komponen-komponen yang ideal ini ada didalam sistem ada kondisi saat ini? Jika tidak kenapa? Jika Iya apakah bekerja sesuai dengan harapan anda? Tentukan apakah hubungan komponen yang penting ini ada didalam sistem ada kondisi saat ini? Jika tidak kenapa? Jika Iya apakah bekerja sesuai dengan harapan anda?



Lakukan analisa kesenjangan dengan membandingkan ciri-ciri sistem ideal dan kondisi saat ini, untuk mengidentifikasikan kemunkinan aktivitas perbaikan yang akan mengurangi kesenjangan. Refleksikan dengan struktur umpan balik dari masalah. Tabel 6.8 Tabel Peta Gap

Komponen Proses Utama

Ada/tidak dalam situasi nyata

Bagaimana hal ini dilakukan

Kriteria Penilaian

Analisa Akar Masalah

Bagaiman Kinerjanya

Komentar/Ide Perbaikan

1. --------------2. --------------3. --------------Hubungan antar Komponen

1  2 ……. 1  3 ……. 3  2 ……. 3  1 …….

Contoh Tabel yang telah diisi dapat dilihat pada Tabel 6.9. Tabel 6.9 Contoh Isian Tabel Peta Gap Komponen

Ada?

Bagaimana Caranya?

1. Evaluasi Pasar

Ada

Setiap Tahun, Benchmarking

2. Membuat Standar Internal Layanan

Ada

Setiap tahun, Survey kepuasan pelanggan, Ghost customer, Komparasi dengan kompetitor

3. Menjaga hubungan dengan pelanggan (CRM) Hubungan 12

89

Apa ukuran kualitas dari Cara? Index Pasar

Kepuasan Pelanggan

Bagaimana Kinerjanya?

Apa Akar Masalahnya

Tidak terlalu baik

Kekurangan data valid

Perbaiki dengan membeli data atau menambah tim survei pasar

Secara umum dapat diterima

Tidak

Ada

Ide Perbaikan?

Perlu dilakukan dengan menyusun tim kerja khusus

Informasi diberikan melalui laporan X, Pertemuan Rutin setiap 3 bulan antara 2 tim

Notulensi Rapat dan penerimaan disposisi

Tidak terlalu baik

Rapat tidak terstruktur Email groups tidak ada

Diperbaiki dengan menyusun SOP Rapat dan memonitor email groups

6.2.3.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 3 Tabel 6.10 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang dibutuhkan dalam langkah ini Tabel 6.10 Output, Proses dan Input dalam Langkah 3 Komponen

Output Proses

Input

Deskripsi

Alat Bantu

 Tabel Komponen Proses Utama dan Saringan Aktivitas Perbaikan yang harus diperhatikan  Mendeskripsikan kondisi ideal yang diinginkan  Menganalisa kondisi saat ini dengan membandingkan dengan kondisi ideal  Memetakan gap komponen maupun konektivitas komponen yang terjadi

 Rencana Gannt Chart  Tabel Analisa Gap

 Output Proses Terdahulu (Daftar Proses Penting)

 Tabel Analisa Gap

 Fishbone Diagram (Root Cause Analysis)  DeBATIK  Prinsip Iteratif 4F  Benchmarking  FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)

6.2.4 LANGKAH 4: SUSUN DAN LAKSANAKAN RENCANA PERBAIKAN Langkah ini melakukan 2 hal untuk menuju kondisi ideal, yaitu perbaikan komponen yang ada tetapi kurang bekerja maksimal dan pengembangan baru komponen yang tidak ada. Jangan lupakan untuk berfokus pula kepada perbaikan struktur sistem selain quick fix.

6.2.4.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 4 Tabel 6.11 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang dibutuhkan dalam langkah ini Tabel 6.11 Output, Proses dan Input dalam Langkah 4 Komponen

Deskripsi

Alat Bantu

Output

 Rencana Perbaikan  Laporan Abnormalitas  Laporan Perbaikan yang dilaksanakan

 Gantt Chart

Proses

 Setiap komponen proses bisa dijabarkan Input Proses dan Outputnya untuk mendapatkan berbagai aktivitas atau subaktivitas perbaikan yang ingin dilakukan (jika dibutuhkan)  Penentuan Aktivitas, Sub-aktivitas dan indikator proses/output perbaikan.  Seandainya terjadi kondisi diluar dugaan (abnormal) baik yang positif (lebih baik dari target) atau yang negatif (tidak mencapau target) maka perlu disusun laporan abnormalitas

 PDPC (Process Decision Program Chart)  Arrow Diagram (PERT/CPM)  Tree Diagram  Matriks Diagram  FlowChart  Check Sheet

Input

 Analisa Gap dari Langkah sebelumnya

 Tabel Komponen Proses Utama dan

90

 Dokumen langkah-langkah sebelumnya

Saringan Aktivitas Perbaikan yang harus diperhatikan

6.2.5 LANGKAH 5: MONITOR DAN STANDARISASI PERBAIKAN Langkah ini pada dasarnya adalah untuk mendapatkan ide perbaikan pada siklus berikutnya dan mendapatkan standard baru untuk menjaga apa yang telah dilakukan. Langkah ini melakukan evaluasi dalam interval tertentu untuk mendapatkan umpan balik dari perbaikan, dan lakukan modifikasi aktivitas jika perlu. Proses evaluasi ini tidak diperkenankan untuk langsung berujung kepada pembatalan siklus yang sedang berlangsung. Sebaiknya selesaikan satu siklus supaya proses umpan balik berjalan dengan lengkap dan terdokumentasi dengan baik sebelum melakukan siklus berikutnya. Jika seluruh rencana perbaikan telah dilaksanakan, untuk memastikan bahwa tidak terjadi penurunan alamiah terhadap hasil yang didapat maka dibutuhkan standarisasi hasil yang telah didapat. Ini bisa berupa perubahan dalam prosedur, regulasi organisasi, deskripsi kerja karyawan, modul pelatihan, kriteria rekruitmen atau hal lainnya. Jika proses revisi dilakkan, jangan lupa mencantumkan alasan kenapa revisi dilakukan sehingga dapat dimengerti oleh anggota organisasi lainnya di masa yang akan datang.

6.2.5.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 5 Tabel 6.12 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang dibutuhkan dalam langkah ini Tabel 6.12 Output, Proses dan Input dalam Langkah 5

Komponen Output

Proses

Input

Deskripsi  Laporan Perbaikan  Prosedur, Regulasi, Modul Pelatihan atau Deksripsi Kerja komponen sistem organisasi lainnya  Rekomendasi Perbaikan Sistem Berikutnya  Secara periodik maksimal 2 minggu sekali melakukan pertemuan untuk membahas

Alat Bantu  Check Sheet/Forms  Flow chart

 Dokumen dari langkah sebelumnya  Dokumen langkah-langkah sebelumnya

 Rencana Perbaikan  Laporan Abnormalitas  Laporan Perbaikan yang dilaksanakan

 Check Sheet  Six Sigma Storyboard  Control Chart  Standard Prosedur Operasional  Deskripsi Kerja  Rencana Penilaian Kinerja

6.3 BAHAN BACAAN Arthur, J. (2011). Lean six sigma demystified. New York, McGraw-Hill.

91

DeCarlo, N. and Breakthrough Management Group. (2007). The complete idiot's guide to lean six sigma. Indianapolis, IN, Alpha Books. Deming, W. E. (1982). Quality, productivity, and competitive position. Cambridge, MA, Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study. Deming, W. E. (2013). The essential Deming : leadership principles from the father of total quality management. New York, McGraw-Hill. George, M. L. (2005). The lean Six Sigma pocket toolbook : a quick reference guide to nearly 100 tools for improving process quality, speed, and complexity. New York ; London, McGraw-Hill. Hosotani, K. (February 2004). The QC Problem Solving Approach: Solving Workplace Problems the Japanese Way. Tokyo, Japan, 3A Corporation. Pande, P. S., R. P. Neuman, et al. (2002). The Six Sigma way team fieldbook : an implementation guide for project improvement teams. New York, McGraw-Hill. Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization. New York, Currency, Doubleday. Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. Milwaukee, Wis., ASQ Quality Press. Watanabe, K. (2009). Problem solving 101 : a simple book for smart people. New York, Portfolio.

92

7. DUKUNGAN KUANTITATIF DALAM BERPIKIR SISTEM Secara tidak langsung, pemahaman masalah yang lebih baik melalui berpikir sistem akan menuju ke pengambilan keputusan yang lebih baik. Tidak langsung karena tujuan awal berpikir sistem adalah bukan untuk menunjukkan yang terbaik, namun hanya untuk menunjukkan kekuatan dan kelemahan dari pilihan-pilihan yang ada. Dalam permasalahan yang kompleks dan terlihat berantakan (chaotic) akan sulit mengatakan adanya solusi yang terbaik dalam berbagi macam dimensi yang harus dipertimbangkan. Misalnya sebuah solusi yang baik secara jangka pendek, ternyata bisa berakibat negatif secara jangka panjang, apakah berarti ini solusi terbaik? Solusi yang dilakukan di daerah kita, ternyata menimbulkan dampak negatif ke tetangga kita, apakah berarti ini juga solusi terbaik? Pada akhirnya setiap solusi terbaik dapat dilihat sebagai sebuah solusi yang akan kita pilih setelah kita mempertimbangkan seluruh dampak negatif yang harus dikurangi dan mampu memperkuat dampak positifnya. Namun, sering dalam mengambil keputusan, kita ingin mendapatkan dukungan yang lebih bersifat kuantitatif, selain yang bersifat kualitatif. Dukungan ini bisa berupa pengolahan data kuantitatif sedemikian rupa sehingga membantu satu aspek dalam pengambilan keputusan misalnya penggunaan statistik. Dukungan lainnya adalah sebuah model kuantitatif yang merupakan representatif kuantitatif dari model mental kita atau kelompok kita. Model ini dianggap lebih komprehensif dalam memetakan permasalahan secara keseluruhan karena mampu diuji secara terbuka, dilihat didiskusikan bersama-sama dan tidak hanya di otak kita. Pendekatan penyusunan model kuantitatif seperti ini disebut pula sebagai pendekatan pemodelan sistem. Dukungan kuantitatif ini juga didorong oleh peningkatan kemampuan komputasi yang meningkat dengan sangat cepat pada dekade terakhir. Kemampuan komputasi dalam sebuah perangkat jinjing (notebook atau tablet) saat ini adalah serupa dengan kemampuan komputasi sebuah perangkat seluas lapangan volley pada 2 dekade lalu. Saat ini bahkan kemampuan komputasi perangkat genggam (mobile/HP) adalah setara dengan perangkat jinjing satu dekade lalu. Pemodelan kuantitatif, yang banyak memakan daya komputasi untuk perhitungan matematis dan tampilan, sekarang bisa dilakukan pada perangkat komputer di atas meja kita.

7.1 PEMODELAN SISTEM 7.1.1

ARTI PEMODELAN SISTEM

Sistem dalam ruang lingkup pemodelan sistem didefinisikan sebagai sistem riil (nyata), yaitu obyek dunia nyata yang akan dimodelkan. Sistem didefinisikan sebagai sebuah entitas obyek dengan tujuan tertentu yang komponennya berinteraksi dalam sebuah pola terstruktur sehingga memiliki sebuah ciri utuh yang bisa berbeda dengan hanya penjumlahan komponennya 93

Penggunaan kata sistem diberikan karena dalam proses pemodelan kita harus mampu memecah obyek menjadi komponennya, mencari fungsi dan hubungan antar komponen, dan mendefinisikan tujuan hubungan. Beberapa proses yang berhubungan erat dengan definisi sistem di atas. Model adalah sebuah representasi dari sistem yang memiliki sebagian besar atau beberapa karakteristik dari sistem aslinya. Sebuah model pasti tidak selengkap sistem, karena jika sebuah model selengkap sistem, maka model tersebut adalah sistem sesungguhnya. Pengertian ini penting kita ingat ketika kita akan melakukan verifikasi dan validasi dari sistem ini nantinya. Pemodelan Sistem adalah sebuah proses untuk menyusun sebuah model dari sistem nyata. Pemodelan harus mengikuti metodologi dan kaidah-kaidah tertentu, karena hasil model akan menjadi basis pengambilan keputusan pada dunia nyata. Sebuah model yang salah akan memberikan dukungan pengambilan keputusan yang salah sehingga beresiko tinggi untuk menghasilkan keputusan yang salah. Simulasi Sistem adalah ketika model diujicoba di dalam sebuah situasi yang mirip dengan dunia nyata hasil dari alternatif keputusan yang diambil. Simulasi juga memiliki kaidah-kaidah tertentu karena hasil dari simulasi juga menjadi basis pengambilan keputusan pada dunia nyata. Ini karena asumsi dasar bahwa hasil simulasi dari sebuah model dunia nyata, akan sama dengan hasil pada dunia nyata pada keputusan yang sama.

7.1.2 RUANG LINGKUP PEMODELAN SISTEM Dalam pencarian pengambilan keputusan terbaik maka pemodelan sistem dapat dibagi menjadi dua dukungan: langsung atau tidak langsung. Dukungan langsung berarti pemodelan sistem dilakukan untuk mendapatkan hasil terbaik, sedangkan dukungan tidak langsung berbarti pemodelan sistem memberikan pemahaman yang lebih baik kepada permasalahan kompleks sehingga suatu keputusan optimal dapat dipilih. Kalau gitu kenapa kok dibedakan? Bukankah dukungan secara langsung pasti lebih dapat diterima daripada tidak langsung? Pertama, tidak semua permasalahan dapat dengan mudah didefinisikan untuk dicari solusinya secara langsung. Permasalahan kompleks terkadang menimbukan pertentangan yang keras antara berbagai tujuan sehingga mustahil didapatkan solusi terbaik. Kedua, tidak semua permasalahan dapat dengan benar dapat dimodelkan akibat keterbatasan data yang tersedia atau kemampuan pemodelannya. Model adalah representasi dari sistem, sehingga proses merepresentasikannya akan tergantung dari data dan asumsi yang diberikan dalam memnyusun model. Modeler bisa saja salah mengolah data atau menambahkan asumsi sehingga walaupun mendapatkan hasil yang terbaik, tapi apakah ini benar-benar terbaik? Atau terbaik dalam data dan asumsi yang tersedia? Ketiga, terkadang terdapat sistem yang berubah sangat drastis sehingga data-data lampau sebenarnya tidak lagi relevan untuk dijadikan patokan untuk melakukan analisa. Sebagian besar pendekatan dalam dukungan langsung menggunakan pergerakan khas data lampau untuk memprediksi pergerakan data di masa depan. Tentunya ketika perubahan sistem bersifat struktural maka bukan hanya pergerakan data yang penting namun struktur hubungan data menjadi lebih relevan untuk melakukan prediksi masa depan. 94

Ketiga limitasi diataslah yang membuat kedua jenis dukungan tetap dibutuhkan. Dukungan langsung sering dikenal sebagai pendekatan optimasi, sedangkan dukungan tidak langsung dikenal sebagai pendekatan simulasi. Dimana setiap pendekatan memiliki berbagai metode dan caranya masing-masing, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 7.1. Tabel 7.1 Karakteristik dan Metode pada Dua Pendekatan Pemodelan Sistem

Pendekatan

Karakteristik

Metode Pemodelan

Optimasi (Apa yang Terbaik)

 Problem yang terdefinisi dengan baik  Prediksi Jangka Pendek  Statik (berupa gambar)  Operasional  Fokus kepada Komponen Sistem

 Programa Matematis  Optimasi Heuristik  Optimasi Meta-Heuristik: (Genetic Algorithm, Tabu Search, Simulated Annealing, Ant Colony Optimization, Neural Network)  Model Finansial

Simulasi (What-If, Trade Off)

 Problem Kompleks Multi-dimensi  Prediksi Jangka Menengah ke Panjang  Dinamis (berupa film)  Strategis dan Operasional  Fokus kepada interdependensi dari Komponen Sistem

 Pemodelan Diskrit berbasis Aliran (Flow Based Discrete Event Modeling)  Pemodelan Diskrit berorientasi Obyek (Object Oriented Discrete Event Modeling )  Pemodelan Kontinu (Continuous Event Modeling)  Pemodelan berbasis Agen (Agent Based Modeling)  Pemodelan Sistem Dinamis (System Dynamics Modeling)

7.1.3 OPTIMASI Pendekatan optimasi merupakan pendekatan klasik dalam dukungan kuantitatif berpikir sistem. Bertumpu kepada konsep Input-Proses-Output-Umpan Balik, maka dalam optimasi memiliki konsep variabel eksogen dan endogen. Variabel eksogen adalah variabel yang tidak dipengaruhi oleh kalkulasi yang terjadi di dalam model. Sebagai variabel maka perubahan yang terjadi dianggap tidak bisa dijelaskan dan tidak berasal dari dalam model. Perlu diingat, bahwa variabel adalah data yang nilainya berubah, sedangkan konstanta adalah data yang nilainya tidak berubah. Variabel endogen adalah variabel yang berubah akibat kalkulasi yang terjadi di dalam model. Perubahan ini biasanya didorong oleh adanya perubahan variabel eksogen yang menjadi input atau constraint (pembatas) dalam model yang disusun. Komponen-komponen dalam optimasi, seperti: jenis variabel, konstanta pembatas, output dan input serta prosesproses yang harus dibuat persamaannya, menuntut pendefinisian yang jelas dari problemnya. Pendefinisian yang jelas dari komponen biasanya didapatkan pada permasalahan yang bersifat operasional. Permasalahan operasional masih mengandung banyak sekali komponen kuantitatif dibanginkan permasalahan strategis. Mirip dengan 7 tools dan 7 new tools dalam manajemen kualitas, 7 new tools sering disebut 7 management tools, karena lebih cocok digunakan pada tingkatan strategis dimana permasalahan lebih bersifat kualitatif dan lebih sering harus dimulai pada pendefinisian masalah. 95

Kebutuhan tinggi terhadap data historis sebagai basis dalam menentukan pola prediksi hasil dari model membuat pendekatan optimasi hanya cocok dilakukan untuk prediksi jangka pendek. Sensitivitas terhadap data historis yang diinput membuat gangguan eksogen terjadi diluar dari “kebiasaan” data historisnya maka output yang dihasilkan tidak berbeda banyak karena model tidak memiliki memori tentang bagaimana seharusnya hasil tersebut didapatkan. Pendekatan optimasi mencakup berbagai pendekatan seperti programa matematis, heuristik dan meta-heuristik. Model programa matematis menyusun kumpulan persamaan matematis dari variabel dan konstanta yang diambil dari topik permasalah sedemikian rupa sehingga tujuan, syarat, kondisi dan batasan terakomodir dalam programa tersebut. Persamaan yang disusun biasanya terdapat sebuah fungsi tujuan dengan fungsi-fungsi batasan. Bentuk persamaan ini bisa berupa programa linier, programa integer, programa non-linear, programa stokastik dan lain-lain. Penentuan programa yang tepat bisa tergantung dari karakteristik permasalahan, yang dibahas kemudian. Pendekatan heuristik adalah pendekatan berbasis kepada “pengalaman” sebagai penyelesaian masalah. Kata heuristik sendiri berarti aturan ibu jari (rule of thumb), berati sebuah perkiraan cerdas (educated guess), penilaian berbasis intuisi atau hanya masuk akal. Aturan ibu jari menunjukkan aplikasi penyelesaian yang tidak akurat dan handal untuk semua situasi masalah, karena intuisi bisa berubah bahkan masuk akal bisa berubah (ingat ada masa manusia berpikir bahwa dunia tidak bulat). Pendekatan meta-heuristik menggunakan konsep “pengalaman” pada heuristik dengan menyeleksi pengalaman-pengalaman penyelesaian masalah sebelumnya sehingga didapatkan pengalaman solusi terbaik. Sebuah prosedur internal disusun untuk melakukan dugaan awal kemudian melakukan iterasi berikutnya sehingga mendapatkan peningkatan kualitas solusi sehingga didapatkan solusi terbaik. Dengan bantuan kecepatan komputasi komputer yang kian terjangkai, meta-heuristik mampu menghasilkan solusi yang mendekati optimal dengan waktu yang lebih masuk akal5. Dasar pengalaman inilah yang membuat pendekatan meta-heuristik akhirnya berpaling kepada fenomena alam yang timbul untuk memproses pengalaman, terutama di dunia biologi, seperti Genetic Algorithm, Ant Colony Optimization, dan Neural Network. Sedangkan fenomena nonbiologis adalah tabu search dan simulated annealing. Algoritma algoritma genetik (genetic algorithm) menggunakan analogi dari proses seleksi penurunan ciri genetis berbasis keturunan dan seleksi alam yang terjadi pada proses evolusi makhluk hidup. Dalam model optimasi, beberapa kelompok solusi dikeluarkan secara acak yang direpresentasikan sebagai rangkaian karakter yang mirip dengan rangkaian genetis DNA

Di laboratorium SEMS TIUI, pernah dilakukan penelitian untuk mendapatkan programa meta-heuristik untuk mendapatkan sebuah solusi dari puluhan data set internasional yang digunakan sebagai basis komparasi untuk mendapatkan solusi terbaik dengan cara tercepat lebih baik dari program lain yang pernah ada. Dibutuhkan 20 komputer workstation kecepatan tinggi yang bekerja hampir 20 jam untuk mendapatkan hasil yang dapat dipublikasikan secara ilmiah. Setiap workstation menguji satu data sets. Proses penelitian berlangsung selama 6 minggu, tanpa henti. Bayangkan jika kecepatan komputernya adalah 10 tahun yang lalu. 5

96

makhluk hidup. Setiap karakter dalam rangkaian merepresentasikan satu atau beberapa aspek dari solusi. Iterasi dilakukan untuk mendapatkan rangkaian terkuat yang bisa menjadi “orang tua” pada iterasi berikutnya, serta melemahkan rangkaian lainnya. Iterasi berlanjut sehingga didapatkan secara terus-menerus rangkaian genetik yang terkuat sehingga kemungkinan mendapatkan solusi terbaik semakin tinggi. Algoritma koloni semut (ant colony pptimization) menggunakan konsep adanya zat yang kasat mata yang ditinggalkan oleh seekor semut untuk menandai jalur yang telah dilewatinya, zat ini disebut feromon. Feromon ini berumur pendek dan menghilang seiring dengan waktu. Itulah mengapa jika anda memotong sebuah jalur semut dengan menggoreskan garis imajiner dalam jalur mereka, semut yang berikutnya akan disorientasi karena feromon lebih cepat lenyap akibat jari anda. Jika seekor semut menemukan tempat gula anda yang tidak tertutup rapat, maka dalam waktu tidak lama, ada barisan semut berjalan menuju tempat gula tersebut. Yang lucu terkadang adalah barisan tersebut biasanya tidak lurus, paling tidak pada saat awal, dan bisa terdiri dari berbagai barisan. Barisan cukup lurus baru terjadi setelah proses bolak-balik yang cukup lama dari semut untuk membawa butiran gula, terutama ketika ada semut yang menemukan jalur yang lebih pende. Apa yang terjadi? Jalur yang lebih lurus memiliki jarak terdekat, sehingga secara kumulatif lebih banyak semut yang melewati jalur tersebut. Akibatnya zat feromon lebih kuat daripada jalur lama, sehingga semut berikutnya lebih mengikut jalur yang lebih pendek. Algoritma Jaringan Syaraf (neural network atau artificial neural network) terinspirasi tentang bagaimana otak berubah dan berkembang dalam mengabsorpsi pengetahuan dan pengalaman yang dia terima. Sel-sel otak melakukan konektivitas baru dan melupakan konektivitas yang tidak dibutuhkan dalam menyimpan informasi. Algoritma dan metode optimasi tergantung kepada karakteristik permasalahan yang ingin dibantu diselesaikan, karakteristik ini mencakup,   



Apakah memiliki satu atau lebih tujuan Apakah kondisi analisa memiliki ketidakpastian yang harus dipertimbangkan? Berapa dan berapa lama periode analisa (satu periode atau multi periode)? Apakah perlu ada jendela waktu yang berbeda karakteristiknya antar periode pada multi periode (time windows) Kemampuan komputasi (seberapa cepat dan kuat komputer anda). Programa integer biasanya membutuhkan kemampuan komputasi yang tinggi. Jika dimungkinkan melakukan komputasi paralel, seberapa banyak komputer yang dapat anda akses dan bagaimana kecepatan konektivitas antar komputer. Kecepatan konektivitas penting supaya tidak terjadi kelambatan akibat kemampuan berkomunikasi antar komputer yang lebih rendah dari kemampuan komputasinya.

7.1.4 SIMULASI Pendekatan simulasi sebagai sebuah pendekatan yang berfokus untuk mengetahui berbagai kemungkinan hasil dari perubahan variabel penting secara serentak didalam model.

97

Simulasi didefinisikan merupakan serangkaian kejadian yang dirangkai sedemikian rupa berbasis pada rangkaian kejadian yang terjadi di dunia nyata. Dalam sebuah aliran produksi misanya, kejadian suatu stasiun kerja dipicu oleh datangnya material/barang setengah jadi dari stasiun kerja sebelumnya, demikian pula seterusnya. Dalam simulasi ini disebut kejadian simulasi (simulation event), yaitu perubahan yang dipicu oleh suatu kejadian. Pemicu kejadian ini bisa dibagi menjadi dua besar, yaitu kejadian yang dijadwalkan (scheduled events)-berbasis waktu dan kejadian akibat kondisi tertentu (condition events). Contoh aliran produksi di atas adalah kejadian akibat kondisi tertentu, sedangkan kejadian akibat penjadwalan mengacu kepada sebuah jadwal atau kuantitas per waktu selama selang waktu tertentu. Pemahaman terhadap kejadian simulasi ini membuat pendekatan simulasi dapat dibagi menjadi dua bagian: kejadian diskrit dan kejadian kontinu. Kejadian kontinu membutuhkan perhatian kepada setiap detail perubahan antara dua nilai, sedangkan kejadian diskrit tidak membutuhkan perhatian yang sama, karena memang tidak ada perubahan yang bisa atau perlu dilihat antara dua nilai. Artinya jika pada kejadian kontinu kita membelah di antara dua nilai maka kita menemukan perbedaan nilai demikian pula pembelahan seterusnya. Pada kejadian diskrit, pembelahan tidak memberikan perbedaan nilai yang perlu diperhatikan. Sistem di dunia nyata juga memiliki 2 kondisi kejadian ini, sistem kontinu seperti aliran cairan pada proses industri kimia atau pengaruh kebijakan yang memang bersifat kontinu. Analisa kebijakan umumnya dikategorikan sebagai pemodelan kontinu, karena dampak dari kebijakan setelah dikeluarkan akan mendorong secara terus menerus dalam lajur tertentu terjadinya sebuah perubahan. Sistem diskrit adalah sistem produksi manufaktur, dimana kita tidak mungkin menerima kaos setengah jadi, proses dilakukan setelah mendapatkan pemicu yang bisa dihubungkan dengan kejadian lain (input dari output proses sebelumnya), dan sebagainya. Pemodelan sistem dinamis merupakan bagian dari pemodelan sistem kontinu, karena merepresentasikan sistem sebagai sebuah aliran yang mengisi sebuah stok dengan laju tertentu.

7.2 PENGANTAR PEMODELAN SISTEM DINAMIS Pemodelan sistem dinamis adalah pemodelan struktur independensi dengan fokus aspek endogen dari sebuah sistem untuk mendapatkan perilaku dinamis dalam rangka pemahaman yang lebih baik dari permasalahan yang dihadapi dan/atau memperbaiki perilaku dari sistem tersebut berbasis kepada dari sistem yang dianalisa. Paragraph berikutnya akan membedah satu persatu dari definisi ini. a) Struktur interdependensi dengan fokus aspek endogen Sebagai pendukung berpikir sistem, maka syarat utama pemodelannya adalah kemampuan untuk menggambarkan struktur interdependensi dari sebuah sistem. Untuk itulah aplikasi komputer untuk pemodelan SD secara umum menggunakan antar muka berupa stock and flow diagram (SFD) dalam menyusun modelnya. SFD merupakan representasi klasik sebuah model dari sistem dengan menggambarkan sistem sebagai kombinasi antara stok dan aliran, walaupun ada pula aplikasi yang menggunakan CLD sebagai antar mukanya. Kedua antar muka ini dipilih, karena kemampuannya untuk menggambarkan struktur interdependensi dari sebuah sistem 98

tanpa harus berkutat dengan formulasi diferensial matematis yang sebenarnya berada dibelakang layar dari antar muka tersebut. SFD akan dijelaskan lebih lanjut pada sub-bagian berikutnya. Fokus kepada aspek endogen merupakan ciri lain dari dari pemodelan SD, dimana perilaku dan perubahan perilaku yang terjadi merupakan bagian dari interaksi antar variabel dalam internal model, bukan hanya didorong oleh perubahan variabel eksternal. Bukan berarti model tidak memiliki variabel eksternal atau independen, namun perubahan yang terjadi adalah respons internal dari struktur internal sistemnya. Cara paling mudah apakah sebuah model berubah karena aspek eksternal saja atau ada respons adalah diperhatikan apakah setelah perubahan eksternal dihentikan (dibuat konstan) maka perilaku yang ditimbulkan juga konstan. Jika ini yang terjadi maka model tersebut belum sepenuhnya model sistem dinamis. b) Perilaku Dinamis Kata dinamis menunjukkan atensi kepada kumpulan perubahan yang terjadi dalam selang waktu tertentu. Kumpulan perubahan dalam selang waktu merupakan representasi dari perilaku dari sebuah sistem. Jika anda ingin menilai apakah seseorang memiliki perilaku yang baik, maka kesimpulan ini anda dapatkan setelah anda mengumpulkan berbagai kejadian pertemuan dengan orang tersebut. Semua kejadian yang dikumpulkan akan memberikan kesan baik yang anda dapatkan. Cara untuk menggambarkan perilaku ini adalah dengan menggambarkan dalam sebuah grafik garis dengan sumbu X adalah dimensi waktu. Grafik ini disebut behavior over time (BOT) yang pada sub bagian berikutnya akan dijelaskan lebih lanjut. c) Pemahaman yang lebih baik Tujuan pemodelan sistem dinamis (SD) memiliki salah satu atau keduanya dari pemahaman sistem lebih baik dan perbaikan perilaku sistem. Pemahaman sistem lebih baik didapatkan dari dua hal utama: proses pembuatan model sistem dinamisa dan simulasi dari model tersebut. Proses pembuatan model memaksa modeler untuk mencari dan membedakan data, fakta dan asumsi kemudian menyusunnya dalam ke dalam model. Dalam pencariannya, modeler bisa saja menggunakan metode atau cara lain seperti statistik, analytical hierarchy process (AHP), analytic network process (ANP), structural equation modeling (SEM), soft system methodology (SSM) dan pendekatan lainnya, selama semua pendekatan ini harus dilakukan dalam kerangka metodologi SD, menggunakan asumsi spesifik sebelum bisa diintegrasikan dalam model SD. Harus disadari bahwa penggunaan SD memiliki spektrum yang luas, dari penggunaan matematis kuat dan sangat teknik ke penggambaran mental model dan sangat sosial. Didalam pemodelan SD sendiri ada kubu yang sangat kuat meminta validasi hubungan maupun matematis dari setiap konektivitas antar variabel dalam model, ada lagi kubu yang hanya meminta validasi berupa konfirmasi dari nara sumbernya terhadap hasil model secara keseluruhan. Jadi tergantung dari tujuan dari model itu sendiri dan biasanya ini berhubungan langsung dengan untuk apa model dilakukan. Jika model lebih banyak dibutuhkan untuk melakukan proyeksi dan peramalan, lebih aman jika aspek kuantitatif (hard) diperkuat. Namun

99

jika model dibutuhkan untuk melakukan eksplorasi permasalahan dan solusinya, maka kombinasi seimbang antara variabel kuantitatif dan kualitatif (soft) bisa digunakan. Namun bukan berarti pemodelan SD adalah pemodelan kualitatif, sebuah pandangan yang sering diajukan tapi sebenarnya kurang tepat. Dalam perangkat lunak modern, proses pemodelan sistem dinamis telah dipermudah dengan menggunakan SFD, sehingga terkesan bahwa pendekatan pemodelan ini adalah pendekatan kualitatif. Namun pada akhirnya, semua grafik SFD ini akan diterjemahkan sebagai persamaan diferensial kemudian dikalkulasi secara matematis serentak untuk mendapatkan hasil yang didapatkan. Dalam proses penyusunan SD memang dimungkinkan memasukkan aspek kualitatif, namun apsek kualitatif tetap harus di estimasi nilainya secara logis. Pada proses simulasi, maka kita mengubah satu atau beberapa variabel sekaligus untuk melihat dampaknya terhadap perilaku sistem. Selain variabel, kita juga bisa mengubah aliran interkoneksi, menambahkan variabel baru atau sub-struktur baru untuk melihat perubahan perilaku dari sistem. Sama dengan konsep simulasi secara umumnya, karena kita dengan mudah mengubah hampir semua variabel atau menambahkannya saat ini, maka kita akan mendapatkan ledakan alternatif perubahan dalam model. Untuk itu dalam menyusun alternatif perubahan, kita harus mengusung prinsip “plausible, not just possible”: yang bisa dilaksanakan, bukan yang mungkin dilaksanakan. Prinsip ini akan membatasi jumlah perubahan yang mungkin dilakukan. Dalam melaksanakan simulasi, ada sebuah fenomena yang menjadi idaman dalam dunia SD, yaitu counter-intuitive behavior (perilaku yang berlawanan dengan dugaan). Fenomena ini adalah ketika simulasi memberikan hasil yang berlawanan dengan prediksi yang kita miliki. Tidak hanya beda, atau diluar dugaan, namun hasilnya terbalik dari yang kita harapkan. Fenomena ini dianggap berharga, karena menunjukkan bahwa mental model kita berbeda dengan yang kita bayangkan, sehingga akan memulai proses refleksi diri untuk mengevaluasi kembali mental model kita. d) Dan atau Solusi Struktural untuk meningkatkan perilaku sistem Tujuan lainnya adalah perbaikan struktural sistem untuk meningkatkan perilaku sistem. Tujuan yang bersifat pemecahan masalah ini memang difokuskan untuk mencari solusi jangka panjang yang biasanya hanya bisa didapatkan dengan melakukan modifikasi struktur sistem. Ini memastikan bahwa solusi permasalahan bukanlah solusi jangka pendek atau quick-fix. Perbaikan struktural hanya bisa didapatkan dari pemahaman yang dalam terhadap struktur sistem, yang berarti mencakup tidak hanya mengubah variabel tetapi mengubah aliran informasi, aliran material atau menambahkan komponen sistem baru untuk mendapatkan perilaku yang lebih baik Hasil yang menjadi patokan adalah perilaku dari sistem, bukan hanya hasil terakhir dari sistem. Banyak pemodelan sistem dinamis yang menghasilkan prediksi akhir dari kondisi sistem, misalnya beberapa indikator dari sistem pada 10 tahun kedepan. Di sistem dinamis, kita tidak hanya berfokus kepada akhirnya, tapi ingin tahun bagaimana perilaku sistem dari tahun 1 ke 10. Bisa saja terlihat membaik di saat akhir, namun sebenarnya ternyata ada kondisi yang lebih baik pada tahun ke-5, sehingga bentuk perilakunya seperti kurva terbalik. 100

Penjelasan ke empat bagian definisi pemodelan sistem dinamis menunjukkan kecocokan pendekatan pemodelan sistem dinamis dengan kebutuhan dukungan terhadap berpikir sistem. Itulah sebabnya sering sekali topik pelatihan tentang berpikir sistem juga memasukkan unsur pemodelan sistem dinamis, atau sebaliknya pelatihan sistem dinamis dianggap sebagai representasi dari pelatihan berpikir sistem. Jay W. Forrester dalam papernya di 1994 berjudul System Dynamics, Systems Thinking, and Soft OR, memberikan pandangan bagaimana ketiga pendekatan ini saling mengisi dalam perspektif sistem dinamis (Forrester, 1994). Dimulai dari penjabaran proses Sistem Dinamis kedalam 6 langkah. dengan langkah pertama adalah mendeskripsikan sistem (konseptualisasi model). Langkah pertama ini dipandang sebagai langkah terpenting dalam pengembangan model sistem dinamis yang dapat dibantu oleh pendekatan berpikir sistem dan soft-OR. Namun tanpa membangun model secara langsung dan melakukan simulasi terhadap model, maka pemahaman terhadap sistem yang didapatkan tidak lengkap bahkan bisa saja salah. Hal ini terjadi akibat ketidakadaan umpan balik yang biasanya didapatkan dalam menyusun model sistem dinamis dan mensimulasikannya. Pendapat ini diperkuat oleh John D. Sterman, yang dalam tulisannya mengkritik proses simplifikasi yang dilakukan dalam archetypes atau pendekatan tanpa melakukan simulasi pemodelan

7.2.1 GRAFIK PERILAKU DALAM SELANG WAKTU – BEHAVIOR OVER TIME GRAPH Jika kita menggambarkan perilaku umum orang yang bekerja dari jam 08.00 hingga pukul 16.00, dengan menilai konsentrasi yang bisa diberikan untuk bekerja dalam selang waktu tersebut bagaimana polanya? Perhatikan Gambar 7-1, maka ada 3 kondisi yang bisa terjadi.

Gambar 7-1 Tiga Alternatif Grafik Perilaku Tingkat Konsentrasi Bekerja

Grafik (a) pada Gambar 7-1 adalah grafik yang secara umum terjadi pada kondisi umum, yaitu konsentrasi yang memuncak setelah masuk kantor, kemudian seiring dengan beban pekerjaan yang berlangsung konsentrasi akan turun, yang akan mencapai titik terdalam ketika makan siang. Setelah makan siang dan istirahat maka konsentrasi meningkat kembali walaupun tidak setinggi konsentrasi di pagi ke siang hari. Konsentrasi kemudian menurun kembali sehingga

101

jam pulang kantor pada sore hari. Sedikit meningkat setelah istirahat sore seandainya si karyawan lembur tapi tidak signifikan. Pola ini dapat dirasakan oleh semua orang, sehingga sering sekali rapat penting dilakukan pada jam-jam ketika konsentrasi ini cukup tinggi, yaitu pagi ke siang hari. Grafik (b) dan (c) adalah juga grafik konsentrasi pada kondisi yang berbeda, namun menunjukkan perilaku konsentrasi karyawan, bisakah anda menduga kondisi apa ini?6 Pola inilah yang dicari dalam berpikir sistem, karena dua hal penting  

Memastikan kita tidak terjebak kedalam kejadian dan melupakan dimensi waktu serta ruang. Kita harus mencari struktur yang bisa mengeluarkan perilaku tersebut. Pemahaman terhadap struktur akan mendorong kita melakukan perubahan struktural yang memiliki dampak yang lebih panjang dibandingkan perbaikan sementara.

Analisa grafik behavior overtime (BoT) ini bisa berfokus kepada satu variabel yang hanya melihat satu jenis garis pola atau beberapa variabel dibandingkan sehingga didapatkan beberapa jenis garis pola. Pada analisa beberapa variabel sekaligus, tujuan utamanya biasanya adalah untuk membuktikan atau menganalisa apakah variabel-variabel yang kita bandingkan memiliki hubungan kausalitas dan bagaimana bentuk dari hubungan tersebut. Hal ini bisa dideduksi dari pola-pola gari yang didapatkan: 1. Satu Variabel a. Linearitas vs Non-Linearitas b. Perubahan: Tumbuh, Stagnan, Jatuh c. Alternatif: Misalnya Perbedaan hasil antar Simulasi 2. Lebih dari Satu Variabel a. Kovergensi atai Divergensi b. Mengawali atau Mengikuti (Searah atau Berlawanan arah) c. Paralel Searah atau Berlawanan Arah d. Kombinasi dari ketiga hal diatas Pola perilaku dilambangkan dengan grafik garis yang naik dan turun secara non-linear ini adalah representasi dari perilaku dinamis. Padahal kita bisa menemukan pola yang sama pada ketinggian air didalam sebuah bak mandi yang memiliki keran air dan pipa buangan air. Air yang masuk dari keran akan meningkatkan ketinggian air di bak mandi beriringan dengan berjalannya waktu, air yang dikeluarkan akan mengurangi ketinggian air beriringan dengan berjalannya waktu. Sehingga sistem dinamis akhirnya memandang bahwa dinamika perilaku yang terjadi dalam sistem adalah akibat dari prinsip akumulasi. Prinsip akumulasi adalah prinsip yang menyakini bahwa semua dinamika perilaku terjadi karena adanya aliran yang terakumulasi dalam stok. Inilah yang menyebabkan bentuk grafik aliran dan stok adalah dalam menggambarkan struktur sebuah sistem adalah cara yang paling sesuai dalam sistem dinamis.

Grafik (b) adalah kerja pada Jum’at di Indonesia, terutama daerah Jawa, sedangkan Grafik (c) adalah di kondisi (b) namun pada masa bulan Puasa. 6

102

Hal ini pula yang membuat sebagian besar perangkat lunak sistem dinamis menggunakan apa yang disebut Stock and Flow Diagram (SFD) seperti sudah dijelaskan sebelumnya.

7.2.2 STOCK AND FLOW DIAGRAM (SFD) – DIAGRAM STOK DAN ALIRAN Stock and Flow Diagram atau SFD, dapat diterjemahkan sebagai Diagram Stok dan Aliran, merupakan cara merepresentasikan sebuah sistem dengan menggunakan dua komponen utama yaitu stok dan aliran yang mempengaruhi stok tersebut. Dalam penggambaran SFD, secara global ketentuannya adalah aliran mengalir dari kiri ke kanan. Berbeda dengan CLD, dalam SFD langsung dibedakan mana variabel yang stok, laju aliran dan pendukung (auxiliary). Pendukung bisa berbentuk persamaan-persamaan yang merupakan kombinasi dari berbagai variabel, bisa berbentuk data sets, matriks, grafik perilaku dan sebagainya. Sistem nyata yang paling mudah direpresentasikan oleh SFD adalah model bak mandi. Jika kita ingin mandi dengan berendam di bak mandi maka kita membuka keran yang mengisi air. Maka keran adalah pengatur aliran air sedangkan bak mandi adalah stok tempat menyimpan air. Dari mana air berasal apakah air tanah, air PDAM atau lainnya tidak menjadi perhatian kita. Itulah mengapa diberikan simbol awan, artinya sebuah sistem lain diluar dari batasan sistem yang sedang kita analisa. Kita hanya mengasumsikan bahwa pasokannya tidak akan berkurang atau berhenti ketika air dibutuhkan. Ilustrasinya dapat dilihat pada Gambar 7-2.

Gambar 7-2 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD

Namun Gambar 7-2 tidak lah lengkap karena pada bak mandi tentunya memiliki mekanisme untuk membuang air seandainya kita selesai mandi atau terlalu tinggi, sehingga komponen sistem ini juga perlu dilambangkan dan ditambahkan seperti pada Gambar 7-3. Akhirnya model kita telah lengkap bukan? Namun dimana letak manusianya yaa? Siapa yang akhirnya mengatur keran air maupun buangan air supaya bak mandi tidak kepenuhan atau kurang airnya? Berdasarkan apa kontrol ini dilakukan? Ini karena fokus kita dalam menganalisa sistem masih dalam komponen yang nyata, padahal pasti ada komponen tidak nyatanya yaitu informasi.

103

Gambar 7-3 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD dengan mempertimbangkan Outflow

Modifikasi terhadap representasi sistem awal dapat dilakukan dengan menambahkan unsur umpan balik informasi seperti yang diilustrasikan pada Gambar 7-4. Ketinggian air dalam bak mandi menjadi titik referensi kita dalam mengambil keputusan apakah akan membuka atau menutup keran atau membuka atau menutup buangan air di dalam bak mandi. Kedua hal ini dilambangkan dengan garis panah informasi dari kotak stok ke dua aliran masuk dan keluar.

Gambar 7-4 Representasi SFD Bak Mandi yang Lengkap dengan Memasukkan Aliran Non Material (Aliran Informasi)

Ini tidak berarti bahwa apa yang dilambangkan kedalam aliran stok hanyalah komponen sistem yang terlihat saja. Kepercayaan misalnya, sebuah komponen sistem tidak terlihat yang bisa dilambangkan dengan stok, karena kepercayaan dapat dibangun atau dikurangi dengan berbagai kejadian.

104

Penggambaran model SFD mampu untuk merepresentasikan sistem dari dunia nyata dengan bermodalkan kombinasi dari aliran, stok dan umpan balik. Gambar 7-5 menggambarkan SFD untuk waduk air dengan kondisi multi-aliran masuk dan keluar pada satu stok. Gambar 7-6 menggambarkan SFD dengan kondisi multi-aliran dan multi stok pada industri kayu dari pohon hutan.

Gambar 7-5 Model SFD dari Waduk Air dengan Multi Aliran

Hal inilah yang membuat SFD menjadi bentuk antar muka dominan dalam aplikasi komputer untuk Sistem Dinamis. Namun perlu pula disadari, belum tentu sebuah model yang disusun dalam aplikasi komputer sistem dinamis, serta merta membuat model tersebut adalah model sistem dinamis, jika syarat pendekatan sistem dinamis tidak tercapai. Misalnya apakah terdapat umpan balik kausal didalam model tersebut.

Gambar 7-6 Model SFD dari Pohon di Hutan dengan Multi Stok dan Multi Aliran

SFD secara relatif memudahkan prediksi perilaku yang terjadi didalam struktur yang digambarkan, termasuk perubahan yang ingin dilakukan, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 7-7. 105

Keran Air Masuk

(a)

Air Dalam Bak Mandi

Buangan Air Keluar

(b)

(c)

Gambar 7-7 SFD Bak Mandi dan 3 Kemungkinan Perilaku Pengisian Air Bak Mandi

Pada Gambar 7-7, perilaku (a) terjadi pada kondisi umum pengisian bak mandi dimana buangan air keluar ditutup, kemudian keran air dibuka. Setelah beberapa waktu, kita mulai secara pelan-pelan menutup keran air seiring dengan target yang kita inginkan. Perilaku (b) terjadi “kesalahan” dalam struktur dimana kita mungkin lupa meninggalkan bak mandi untuk menerima telpon, sehingga akhirnya bak mandi overflow selama beberapa waktu. Ketika kita kembali kita akan segera menutup keran air, kemudian membuka buangan air, namun kembali telpon berbunyi, sehingga air yng dikeluarkan terlalu banyak, sehingga kita membuka keran air kembali supaya mendapatkan ketinggian air target di bak mandi. Perilaku (c) menunjukkan kita terlalu kecil membuka keran air, sehingga air tidak penuh-penuh. Ketika sadar, air keran dibuka lebar-lebar sambil menyalakan pompa air, sehingga tekanan air bertambah deras dan secara drastis meningkat. Ketika mencapai target, kita baru ingat bahwa yang akan mandi adalah anak kita yang lebih kecil tubuhnya, jadi supaya tidak terendam, kita mengurangi target ketinggian air dan membuang airnya hingga mencapai ketinggian pada target baru. Hal ini menunjukkan bagaimana sebuah struktur sederhana bisa menghasilkan berbagai pola perilaku dinamis. Pada kebalikannya, beberapa perilaku bisa memberikan gambaran kasar kepada kita tentang bagaimana struktur yang membuat perilaku tersebut. Umpan balik merupakan kata kunci penting dalam pemodelan sistem dinamis, karena umpan balik akan melakukan pengaturan secara endogen didalam sistem, sehingga syarat fokus endogenus dalam pendekatan SD dapat tercapai. Namun dalam sebuah model SFD yang cukup kompleks terkadang hal ini sulit ditelusuri ulang apakah proses umpan balik ada dan terjadi. Sehingga sering sekali dalam langkah konseptualisasi pemodelan sistem dinamis, masih dibutuhkan penggambaran CLD untuk sebelum masuk kedalam pembangunan model yang berbentuk SFD.

106

Untuk itu beberapa tips penterjemahan CLD ke SFD adalah, 1) Identifikasi Konstanta, biasanya variabel yang tidak memiliki panah kedalam dirinya dan hanya memiliki panah keluar. Konstanta adalah parameter yang tidak berubah sepanjang waktu 2) Identifikasi variabel yang bisa menjadi sebuah level dalam sebuah loop. Jika ada sebuah loop dengan delay, maka gunakan loop tersebut, karena delay biasanya membutuhkan stok untuk menyimpan atau menahan sementara aliran. Delay disini menjadi mirip dengan waduk air yang menahan aliran air. 3) Telusur ke variabel lain yang berhubungan dengan variabel ini yang bisa mengubah nilai dari kandidat variabel diatas. Apakah perubahan ini berupa aliran masuk (inflows) atau keluar (outflows). 4) Identifikasi apakah variabel lain merupakan sebuah nilai parameter atau sebuah persamaan dari nilai-nilai parameter lain (variabel lain). Prosentase pasti berupa persamaan pembagian, bukan parameter tunggal. 5) CLD hanyalah menjadi basis dalam menyusun SFD, jangan kaget jika bentuk SFD mungkin berbeda dengan CLD. Yang terutama adalah putaran umpan balik yang timbul di CLD harus bisa ditelusuri ulang di dalam SFD.

107

8. PENUTUP Sebagai sebuah keahlian, maka berpikir sistem harus dilatih secara rutin untuk menjadi sebuah kebiasaan. Secara sederhana dalam maka ada 4 tingkatan berpikir sistem yang harus dilatih dan dibangun Tingkatan Berpikir Tingkat 1 Observasi

Fokus Berpikir

Ilustrasi

Melihat Komponen

B

A D

C

Tingkat 2 Analisa

Tingkat 3 Sistem

Melihat Hubungan

A

B

A

C

C

D

B

D

Melihat Hubungan yang Saling Terkoneksi

B

A D

C

Tingkat 4 Analisa Sistem

Melihat Hubungan yang Saling Ketergantungan

B

A

R

D

C

Tingkatan ke-4 kemampuan untuk melihat struktur interdependensi adalah pembeda utama dalam ciri-ciri seseorang yang telah mampu berpikir sistem. Sebuah permasalahan kompleks yang dihadapi akan selalu diduga awal sebagai sebuah sistem permasalahan, sehingga pencarian iteratif terhadap struktur interdependensi menjadi tujuan utama untuk mendapatkan solusi yang lebih permanen dan lebih baik secara jangka panjang, tanpa mengorbankan kebutuhan jangka pendek. Untuk itu dibutuhkan perubahan pola berpikir ke arah berpikir sistem melalui perubahan mental model kita. Selamat berlatih dan menggunakan DeBATiK

108

9. MEDIUM PEMBELAJARAN BERPIKIR SISTEM 9.1 MUNGKINKAH MENGAJARKAN BERPIKIR SISTEM? Bagian ini merupakan refleksi dari mengelola mata kuliah berpikir sistem yang menjadi kuliah wajib di program magister teknik industri UI dan kuliah pilihan bagi program sarjana. Ketika kuliah ini disusun timbul pandangan skeptis apakah mungkin sebuah pola berpikir diajarkan secara formal melalui sebuah kredit perkuliahan. Versi awal pengajaran berpikir sistem menggunakan pendekatan klasik melalui pengajaran sistem dinamis sebagai basis berpikir sistem, yang bisa disebut "sink or swim". Proses yang mirip dengan pengalaman saya belajar berenang di sebuah kolam renang milik militer Indonesia, yaitu langsung diceburkan ke dalam kolam renang, sehingga memiliki dua kemungkinan: tenggelam atau berenang. yang ternyata secara mayoritas mampu memaksa kita untuk menyesuaikan gerakan tubuh supaya tidak tenggelam. Jika mengacu kepada Konsep Edward De Bono (De Bono, Cognitive Research Trust. et al. 1986), ada beberapa cara untuk melakukan pengajaran berpikir: osmosis, diskusi/tatap muka, koreksi dan latihan, setiap cara memiliki keuntungan dan kelemahannya. a) Osmosis adalah sebuah proses dimana seorang pendidik yang baik, dengan cukup waktu, memberikan teladan dan dicontoh oleh anak didiknya. Siswa memperhatikan secara langsung bagaimana pendidik menyelesaikan masalah, cara bertanya, menjelaskan pola pikir menjawab pertanyaan, mengemukaan pendapat dan lain sebagainya. Disinilah letak pepatah Indonesia yang sangat kita kenal “Guru membuang air berdiri, maka murid akan melakukan yang sama dengan berlari” b) Diskusi atau tatap muka adalah ketika teori tentang berpikir diberikan, anak didiknya mendengarkan - membaca - berdiskusi, kemudian mampu mengekstraksi dan mentransfernya ke dalam praktek sehari-hari. Diskusi memberikan makna adanya pola terstruktur dalam menyampaikan pendidikan selain murni dari osmosis. c) Koreksi adalah ketika setiap kesalahan berpikir dari anak didik dikoreksi secara langsung, sehingga diharapkan satu per satu kesalahan berpikir dicoret dan akhirnya yang benar adalah cara yang tinggal satu-satunya. Proses ini mirip dengan hukuman di kelas pendidikan tingkat menengah, ketika seorang siswa dihukum karena kesalahan yang diperbuat. d) Latihan adalah dengan mendorong anak didik untuk berlatih untuk berpikir benar secara terus menerus, sehingga mendapatkan intisari utama proses berpikir menjadi sebuah kebiasaan. Jadi pada pola pertama dengan langsung mengajarkan sistem dinamis adalah pola latihan dan diberikan studi-studi kasus untuk diselesaikan. Proses ini diperkirakan akan mampu memaksa peserta untuk berpikir secara sistem, namun membutuhkan latihan dan usaha yang lebih banyak. Pada kelas awal, fenomena ini terjadi, yaitu ketika beberapa peserta mampu menunjukkan hasil yang memuaskan, namun lebih banyak yang kebingungan melakukan ekstraksi antara kemampuan pemodelan sistem dinamis kedalam pola berpikir sistem.

109

Versi berikutnya yang diujicoba adalah dengan mengurangi komponen simulasi dan pemodelan, dan berfokus kepada sisi lunak dari berpikir sistem. Pendekatan SSM (Soft System Methodology) menjadi komponen terpenting dalam proses pengajaran ini, jadi pola diskusi dilakukan. Namun ternyata kemampuan untuk melakukan ektraksi ke dalam problematika sehari-hari juga menjadi tantangan tersendiri dan menghasilkan hasil yang bervariasi pula. Seperti yang dibahas sebelumnya, Sterman dalam tulisannya (Senge 1994) mengkritik proses simplifikasi yang dilakukan dalam pendekatan tanpa melakukan simulasi pemodelan. Dalam pandangannya sebuah mental model perlu memiliki proses verifikasi melalui simulasi model, karena bisa saja hasil model berbeda dengan apa yang di prediksikan terjadi. Perbedaan ini yang dapat memicu proses modifikasi mental model sehingga menjadi lebih baik. Namun terlepas dari apapun metode yang bisa digunakan dalam mengajarkan berpikir sistem, maka beberapa komponen penting dalam pembelajaran berpikir sistem perlu disiapkan.

9.2 KOMPONEN PENGAJARAN BERPIKIR SISTEM Dalam pengalaman, beberapa komponen pengajaran berpikir sistem yang harus disiapkan adalah a) Teori Berpikir Konsep Lateral Thinking dari Edward De Bono merupakan pendekatan yang paling pas dalam mengajak mahasiswa untuk mengevaluasi pola pikirnya. Saya rekomendasikan buku "think" dari De Bono sebagai bacaan yang menarik. Dari Lateral Thinking mahasiswa bisa arahkan ke pengenalan konsep model mental dengan proses interaktif "selidik dan argumen" (inquiry and advocacy). b) Teori Sistem Teori sistem mengenalkan konsep sistem yang berfokus kepada interdependensi komponen dibandingkan fokus kepada komponen. c) Konsep Model Mental Konsep model mental melanjutkan konsep lateral thinking yang melihat berpikir sebagai sebuah keahlian. Model mental mendorong individu untuk melihat pola berpikirnya sebagai sebuah pola sementara yang bisa disusun ulang menjadi lebih baik dibandingkan memandangnya sebagai sebuah pola permanen. d) Simulasi Table-Top Beer Game Permainan pendidikan simulasi beer game, adalah permainan yang sangat berguna sebagai sebuah pengalaman bersama yang bisa dieksplorasi dalam mengajarkan berpikir sistem. Anda bisa mencetak pola distribusi dalam beer game di atas sebuah spanduk, menyiapkan kartu order, form isian, petunjuk permainan dan tugas analisa yang harus dilakukan sebagai umpan balik. Jika anda kesulitan melakukan ini, anda bisa mendapatkan pola ini dengan mengontak laboratorium SEMS di UI.

110

e) Permainan Berpikir Sistem Perminan berpikir sistem adalah simulasi kecil yang bersifat bermain (jadi ada unsur kesenangan - fun) yang dapat digunakan untuk meningkatkan pemahaman terhadap berbagai konsep berpikir sistem. Ada permainan seperti living loops, frames dll. Sebuah buku yang sangat direkomendasikan dan berisi kumpulan ini adalah yang berjudul systems thinking playbook (Sweeney and Meadows 2008). Namun sebenarnya anda bisa menggunakan berbagai sumber permainan seperti dari outbound, dinamika kelompok, pemecah keasingan (icebreaker) dan lainnya yang mungkin bisa digunakan untuk mengajarkan. Permainan utama yang sebaiknya digunakan adalah beer game. Sebuah permainan simulasi rantai suplai dari produk beer yang bergerak dari produsen, pedagang besar, distributor, retailer dan akhirnya pelanggan. Secara khusus permainan ini akan dijabarkan pada bagian berikutnya. f) Analisa Studi Kasus Pendekatan studi kasus memiliki kekuatan dan kelemahan. Kekuatan utamanya adalah merefleksikan kondisi dunia nyata ke dalam kelas, namun kelemahannya adalah informasi yang diberikan cenderung ideal serta solusi yang cenderung terpola pada satu solusi yang paling diinginkan. Studi kasus tidak memberikan umpan balik interaktif terhadap pengambilan keputusan. Analisa studi kasus di dalam berpikir sistem harus diarahkan kepada eksplorasi pola pemikiran dari mahasiswa dan tentang seberapa dalam mereka mengevaluasi jalannya pengambilan keputusan. Jadi jangan kaget jika jawaban yang diberikan akan beraneka ragam. g) Pengantar SSM (Soft System Methodology) SSM merupakan pendekatan ilmiah yang telah diterima secara umum. Jika kelas ini adalah sebuah kelas formal maka biasanya peserta ingin mengaplikasikan pendekatan sistem dalam tugas akhir atau tugas ilmiah mereka. Pendekatan SSM membantu peserta melakukan ini. SSM juga sangat bagus untuk mengenalkan perbedaan antara sistem yang sederhana dengan sistem yang kompleks. Secara khusus bagi peserta yang memiliki latar belakang rekayasa, SSM akan membuka mata mereka bahwa permasalahan sistem kompleks tidak mudah untuk diuraikan karena mengandung apa yang disebut HAS (Human Activity System). Kita semua tentunya sadar bahwa manusia terkadang merupakan sumber kompleksitas utama dari sebuah permasalahan sistem. Secara khusus pengenalan SSM akan diberikan pada bagian selanjutnya. h) Pemodelan Sistem Dinamis Untuk mengatasi kelemahan studi kasus biasa, maka disarankan penggunaan studi kasus yang berbasis kepada pemodelan sistem dinamis. Namun ini membutuhkan komitmen waktu praktikum yang tidak sedikit untuk melatih keterampilan pembuatan model secara dasar. Perangkat lunak sistem dinamis saat ini juga telah beraneka-ragam dan masing-masing memiliki kekuatannya masing-masing. Disarankan untuk menggunakan perangkat lunak yang sesuai dengan kemampuan dari laboratorium masing-masing.

111

9.3 PERMAINAN PEMBELAJARAN BEER GAME Permainan beer game sering digunakan untuk memberikan pengalaman praktik tentang tantangan dalam mengelola rantai suplai. Permainan beer distribution game (atau the Beer Game) adalah permainan peran yang biasanya mensimulasikan kekacauan, kompleksitas dan struktur masalah pada rantai suplai. Tentu permainan ini tidak menggunakan bir sesungguhnya dan tidak mempromosikan konsumsi minuman keras. Bir menjadi obyek karena untuk memproduksi bir dibutuhkan proses fermentasi gandum yang akan menjadi sebuah proses penundaan (production delay) di rantai pabrik. Jadi permainan 100% halal. Namun beer game juga bisa digunakan untuk memberikan pengalaman tentang adanya struktur yang nyata maupun tidak nyata dalam mempengaruhi pola pengambilan keputusan (Senge 1990), sehingga cocok sebagai medium belajar bersama dalam mengajarkan berpikir sistem.

9.3.1 DESKRIPSI PERMAINAN BEER GAME Permainan beer game merupakan simulasi rantai suplai dari pabrik hingga ke konsumen. Ada empat rantai dalam beer game: retailer, wholesaler, distributor, dan factory. (Disarankan penamaan tetap menggunakan nama Inggris untuk mempertahankan kesamaan dengan permainan aslinya). Contoh layout papan permainan ini adalah seperti pada Gambar 9-1.

Gambar 9-1 Layout Papan Permainan Beer Game versi Lab SEMS TIUI

Rantai suplai ini mirip seperti yang sering terjadi pada sistem distribusi barang dari pabrik, dimana setiap rantai bisa dimiliki oleh pemilik yang berbeda, walaupun sebenarnya ada pula kondisi pemilik yang memiliki seluruh rantai suplai hingga ke toko, namun dalam permainan ini setiap rantai berbeda. Factory biasanya mengirimkan dalam jumlah besar ke gudang distributor, kemudian distribuotr memecah-mecah pesanan ke jumlah yang lebih kecil ke berbagai gudang wholesaler yang biasanya memiliki jatah area distribusi tertentu. Setiap distributor akan mengirimkan pesanan ke toko-toko di area yang dialokasikan sesuai dengan pesanannya. Ini berarti setiap toko tidak mungkin memesan langsung ke factory atau wholesaler. Wholesaler juga tidak diperkenankan untuk memesan langsung ke factory. Kondisi ini diterjemahkan didalam permainan sebagai sebuah regulasi berupa: setiap stasiun dilarang untuk berbicara dengan stasiun lainnya (kiri dan kanan).

112

Gambar 9-2 Komposisi Pemain dalam Beer Game

Sebuah tim rantai suplai dapat terdiri dari 8-9 anggota, seperti pada Gambar 9-2. Secara umum setiap rantai memiliki konfigurasi yang sama dengan dua orang operator, dengan perbedaan sedikit pada rantai retailer dan factory. Tentunya setiap memesan barang, butuh waktu untuk barang sampai ke pemesan (lead time), dalam permainan ini adalah 2 minggu (dilambangkan dengan shipping delay). Delay adalah truk yang sedang dalam perjalanan menuju inventory anda. 1 kotak delay menunjukkan 1 minggu perjalanan. Dibutuhkan 2 minggu perjalanan untuk upstream mencapai anda. Barang yang sudah dijalan tentunya tidak bisa di cancel atau dibatalkan di tengah jalan – didalam kotak shipping delay). Pembagian tugas kedua operator adalah seorang penanggung jawab informasi (PI) dan penanggung jawab material (PM), seperti pada Gambar 9-3. PI bertugas untuk membaca incoming order dari upstream, menuliskan order placed ke downstream dan mencatat kondisi harian. PM bertugas menggerakkan koin/kacang dan memonitor pergerakan material selama game berlangsung (termasuk 2 shipping/production delay yang akan masuk ke inventorinya – 2 kotak delay dikanan). Unit barang dalam rantai suplai adalah krat, dan anda bisa menggunakan koin kecil, paper clip, atau kacang goreng untuk melambangkan 1 krat bir.

113

Gambar 9-3 Pembagian Tanggung Jawab dalam Setiap Rantai Stasiun

Permainan dilakukan dalam hitungan minggu. Incoming Order adalah order yang dikirim dari minggu sebelumnya dari downstream. Order Placed adalah order untuk minggu depan. Order placed dikirimkan pada akhir minggu untuk minggu berikutnya. Order placed anda hanya dibuka untuk upstream anda. Isi kotak inventory adalah persediaan yang anda punya, yang jumlahnya pada akhir periode akan dihitung sebagai biaya persediaan (bukan pada awal periode). Pemain diperbolehkan untuk order 0 (kosong), tetapi anda harus melayani order yang diminta, jika punya (dilarang nahan barang!). Catatan Perbedaan untuk Rantai Retailer adalah perbedaan nama pada customer orders menjadi incoming orders. Tim di retailer tetap harus melakukan order ke distributor (upstream). Catatan Perbedaan untuk Rantai Factory adalah perbedaan nama pada Shipping Delay menjadi Production Delay dan Order Placed yang menjadi Production Order/Request. Production order dilakukan bersamaan dengan order placed dari stasiun lain. Perbedaan lainnya adalah factory melayani sendiri pesanan production ordernya, jadi bukan dari upstream seperti rantai lainnya. Tujuan Permainan adalah mendapatkan total biaya rantai suplai yang terendah dengan biaya denda untuk backlogs adalah $1 per unit dan biaya Inventory adalah $0.5 per unit. Artinya jika anda memiliki 10 unit krat beer dalam inventory dan 0 backlog, maka biaya pada minggu itu adalah 10 x $0.5 = $5, atau jika anda memiliki 0 unit krat beer inventory dan 10 backlog, 10 x $1 = $10. Total biaya adalah akumulasi biaya per minggu. Tim rantai suplai dengan biaya terendah memenangkan permainan dibandingkan tim lainnya.

114

Backlog adalah permintaan yang tidak bisa dipenuhi. Dalam permainan ini permintaan yang tidak bisa dipenuhi dalam satu periode dianggap hilang pada periode berikutnya. Permainan disarankan dilakukan dalam 35-50 periode, dimana setiap periode melambangkan satu minggu waktu kalender. Tidak ada komunikasi antar stasiun rantai, kecuali pengiriman order dan penerimaan krat bir. Hanya retailer yang akan mengetahui berapa sebenarnya fluktuasi dari permintaan pelanggan (customer order), dan tidak boleh memberikan informasinya ke seluruh rantai suplai, kecuali setelah permainan berakhir. Customer Order telah didesain dalam tumpukan kartu yang ditumpuk dan diurut sedemikian rupa sehingga semua kelompok mendapatkan fluktuasi customer order yang sama sesuai periodenya. Customer Order jangan dikocok, atau diubah urutannya karena berarti akan menjadi berubah urutannya, sehingga berakibat variasi order bisa berbeda ke setiap kelompok. Untuk memulai permainan, pada kondisi awal disetiap inventory memiliki 12 krat bir, dan di setiap kotak delay ada 4 krat bir. Di semua kotak order ada jumlah permintaan 4 krat (customer, incoming, placed, dan production). Pada awal permainan juga sebaiknya dilakukan latihan sebanyak 3-6 kali dengan kondisi yang sama dengan kondisi awal, hingga mereka memahami proses pergerakan material dan informasi dalam game ini.

9.3.2 LANGKAH PERMAINAN YANG DIANJURKAN DALAM BEER GAME Gunakan 7 Langkah ini dalam setiap periode permainan beer game, “Kita mulai periode ke XX .. Siap?” (Penyebutan angka periode untuk memastikan tidak ada kelompok yang tertinggal atau mulai terlebih dahulu) 1. Geser semua Delays 2. Buka incoming orders. (Untuk Tim Retailer yang dibuka Customer Order, Untuk Tim Factory membuka sekaligus Incoming Order dan Production Order) 3. Layani incoming orders (Untuk tim Factory termasuk melayani Production Order dg mengambil raw material dari inventory) 4. Geser Order Placed ke Incoming Order (dengan Tanpa Dibuka atau Tetap Tertutup) 5. Tulis Pesanan (order) ke suplier anda utk siklus berikutnya dan kemudian Letakkan kedalam Order Placed dalam kondisi tertutup (untuk Factory tuliskan Production Order) 6. Catat kondisi Periode XX ini dalam form (order yang dilakukan, kondisi persediaan saat ini, order yang diterima dan backlog yang terjadi) 7. Tunggu Aba-aba untuk siklus berikutnya Ingatkan kepada peserta berulang kali bahwa sebaiknya mereka tetap mengikuti komando berjalannya permainan walaupun setelah beberapa waktu merasa sudah mahir dan merasa bisa secara otomatis berjalan sendiri.

115

9.3.3 TUGAS DAN PERTANYAAN REFLEKSI DALAM BEER GAME Sebuah rangkaian permainan simulasi untuk pembelajaran biasanya akan memiliki tiga tahapan: Briefing, Permainan dengan Fasilitasi dan De-briefing. Proses refleksi dalam debriefing memiliki peran dominan yang penting dalam permainan pembelajaran ini. Disarankan setelah permainan, setiap stasiun rantai dan tim rantai suplai menyusun sebuah laporan dan presentasi berupa grafik garis dengan detail sebagai berikut 1. Untuk Setiap Stasiun: Sebuah Line Chart dengan sumbu X adalah waktu (minggu 1, 2, dst) dengan sumbu Y adalah unit krat untuk:  Order Placed & Inventory & Incoming Order & Backlog  Akumulasi Biaya pada stasiun anda dengan untuk Total, Inventori dan backlog  Catatan: Gunakan warna/jenis garis yang konstan (misalnya untuk order placed, jika udah menggunakan warna garis merah, maka untuk semuanya gunakan garis merah – dan ini berlaku untuk satu kelompok) 2. Untuk setiap Kelompok (Tim Supply Chain): Dari data semua stasiun, dibuat sebuah grafik konsolidasi kelompok dengan sumbu X adalah waktu (minggu 1, 2, dst) dengan sumbu Y adalah unit krat untuk  Order Placed dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer & Customer Order.  Inventory dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer  Backlog dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer  Akumulasi Biaya dari waktu ke waktu untuk Total Biaya, Total dari Inventori 3. Untuk Individu: Fokus permainan beer game dalam berpikir sistem adalah memberikan pemahaman pentingnya untuk selalu mendapatkan pemahaman terhadap struktur dibandingkan berfokus dengan kejadian atau juga pola perilaku saja. Beer game memberikan sebuah media yang sangat baik dalam mengilustrasikan hal ini, sehingga selain tugas secara kelompok maka disarankan pula memberikan tugas individu untuk menjawab beberapa pertanyaan yang bersifat reflektif terhadap pola berpikir:  Pada saat mengambil keputusan, mana yang anda lebih pentingkan? Backlog atau Jumlah Persediaan? Mengapa?  Apakah ada unsur emosi dalam pengambilan keputusan anda? (balas dendam, memberikan pelajaran ke upstream yang tidak tahu diri, iseng bercanda dengan downstream, dsb)  Dengan memperhatikan gambar grafik garis yang and buat, apakah anda melihat ada pola pengambilan keputusan yang anda ambil? (Hints: apakah ketika ada yang kurang anda panik? Apakah ketika ada yang terlalu tinggi anda juga mengambil keputusan tertentu?)  Apakah ketika permainan berlangsung anda sadar bahwa ada struktur yang mempengaruhi pola keputusan dan keputusan-keputusan yang anda buat? Apakah ada struktur fisik dan non-fisik? Coba sebutkan komponen-komponen strukturdan deskripsikan struktur tersebut? (Hints: Bagaimana urutan anda memproses komponenkomponen struktur menjadi sebuah keputusan)  Apakah ada batasan struktur yang tidak tertulis, bahkan tidak ada, namun seolah-olah ada dan timbul melalui konstruksi anda sendiri dan membatasi anda? 116

  

Dengan pemahaman diatas, bagaimana rekomendasi anda untuk memitigasi fluktuasi demand dalam setiap tingkatan (struktur, pola dan keputusan)? Apakah ketika diumumkan bahwa permainan akan berakhir (yang ini berarti sebuah umpan balik) maka apakah anda mengubah keputusan anda? Mengapa? Apakah tujuan stasiun anda sama dengan tujuan tim? Apakah anda berpikir untuk mengorbankan tujuan stasiun anda untuk meraih tujuan tim?

9.4 PENGANTAR SOFT SYSTEM METHODOLOGY (SSM) SSM atau Soft System Methodology merupakan metodologi yang dikenalkan oleh Checkland sebagai sebuah pendekatan pemecahan permasalahan sistemik di dunia nyata pada akhir tahun 1960-an(Checkland 1999; Checkland and Scholes 1999). Permasalahan sistemik yang cocok diselesaikan dengan SSM dicirikan sebagai permasalahan yang terlihat tidak beraturan dan tidak bisa didefinisikan dengan jelas. Permasalahan semacam ini biasanya ditimbulkan karena ketidaksamaan persepsi yang bisa timbul dari perbedaan latar belakang penganalisa masalah. Ilustrasi sederhananya adalah tentang bagaimana sejarah bisa mencatat seorang pejuang sebagai pahlawan atau pengkhianat tergantung siapa pencatat sejarahnya. Sehingga jika biasanya pendekatan permasalahan mengacu kepada dunia nyata saja, misalnya penggunaan metode dan alat peningkatan kualitas (six sigma, 7 tools, 7 steps dll), maka di SSM pendekatannya diperluas ke penekanan kepada dunia pemikiran dari para aktor permasalahan. Keterlibatan dunia pemikiran ini, melalui sebuah pembuatan model pemikiran, adalah hal yang membedakan SSM dengan pemecahan masalah lainnya. Ssehingga nama “soft” dalam SSM dapat diartikan sebagai proses yang merujuk kepada penyelesaian masalah berbasis model pemikiran, bukan kepada “hard” di dunia nyata 7 . Konsep utama inilah yang sebenarnya membuat SSM pada awalnya digunakan sebagai alat membantu proses memodelkan sebuah sistem. Para pemodel (modeler) pemula sering lupa bahwa mereka sebenarnya tidak memodelkan dunia nyata, tapi memodelkan pemikiran yang ada terhadap dunia nyata. Ada 4 tahapan dalam pendekatan SSM klasik dengan 7 Langkah, yang diilustrasikan dalam Gambar 9-4, dengan tahapan awal dan akhir berfokus kepada dunia nyata, sedangkan tahapan tengah berupa eksplorasi apa yang harusnya diperbaiki, berfokus kepada dunia pikiran kita (mental model). Beberapa tahapan memiliki sub-tahapan sehingga total sub-tahapan adalah tujuh. Di buku ini akan membahas secara singkat kesetiap tahapan, serta hubungannya terhadap 5 ciri berpikir sistem. SSM pada awalnya ditujukan untuk memecahkan permasalahan dan sangat cocok dilakukan untuk problem yang harus diatasi dalam kelompok. Dalam langkah dan tahapan pelaksanaan SSM, terdapat banyak proses yang sebaiknya didiskusikan didalam kelompok. Proses diskusi

Kata soft pada SSM mengacu kepada pendekatan pemecahan yang bersifat kualitatif dibandingkan pemecahan masalah kuantitatif yang populer terjadi pada analisa sistem pada awalnya. Pendekatan kuantitatif seperti statistik, programa matematika, atau riset operational lebih populer pada awalnya karena memiliki kesan kontrol dan kejelasan struktur yang lebih mudah dipahami dibandingkan permasalahan yang kompleks. Namun ternyata pembatasan, tingginya asumsi, sempitnya tipe-tipe yang bisa diformulasikan secara matematis dan adanya kebutuhan yang berbeda untuk permasalahan yang lebih kompleks dan terstruktur membuat perlunya pendekatan yang lebih lunak secara kualitatif. 7

117

dalam kelompok membentuk sebuah pengalaman dan pemahaman kolektif dalam menganalisa masalah. Sebagai sebuah metodologi sistem, maka proses berulang (iteratif) sudah pasti tidak terhindari, karena pemahaman yang semakin membaik dari sistem bisa membuat kita kembali pada langkah sebelumnya untuk memperbaiki hasil dari langkah tersebut.

Gambar 9-4 Pendekatan SSM memiliki 7 Sub-Tahapan dalam 4 Tahap

9.4.1 TAHAP PEMAHAMAN SITUASI PERMASALAHAN Terdapat dua angkah didalam tahapan ini yaitu, 1) Eksplorasi Kontekstual dari Situasi Permasalahan Langkah awal dari SSM ini adalah untuk memahami “situasi” permasalahan sebelum mendefinisikannya. Evaluasi dilakukan tanpa harus terbatasi dulu dengan tujuan atau batasan, seperti sebuah sesi brainstorming.

118

Inti dari langkah ini adalah untuk mendapatkan sebanyak mungkin data baik kuantitatif dan kualitatif baik secara langsung melalui wawancara, survey, observasi dan pengukuran, atau yang tidak langsung seperti data-data statistik, laporan, dan sebagainya. Data ini kemudian dilihat dalam konteksnya dengan memperhatikan seluruh dimensinya (ruang, waktu, pelaku/aktor dll). Keseluruhan data ini menjadi penting untuk membentuk definisi dari situasi yang merupakan output utama pada tahapan ini. Secara definisi sistem, ciri terpenting adalah kemampuan untuk melihat secara luas tanpa kehilangan kemampuan untuk melihat detail. Jadi langkah awal ini memaksa kita untuk melihat dulu permasalahan dari berbagai macam konteks yang luas. 2) Mendefinisikan Situasi Pada langkah ini kita mulai mendefinisikan situasi permasalahan dengan memberikan batasanbatasan didalam hasil eksplorasi kita. Langkah ini menggunakan sebuah alat bantu khas SSM yaitu Rich Picture(s). Boleh satu atau beberapa gambar dibuat untuk menggambarkan batasan dan interaksi penting dalam sistem yang dianalisa. Dalam rich picture, bisa mencakup      

Struktur (Struktur Organisasi, Layout Kerja, Struktur Kinerja), Proses, Amosfer (budaya, iklim kerja), Manusia, Isu, Konflik,

yang menjadi sumber atau gejala permasalahan. Tidak ada petunjuk yang kaku dalam menyusun Rich Pictures walaupun disarankan memiliki komponen-komponen berikut:   

   

Tunjukkan batasan-batasan sistem atau subsistem berupa garis tegas Simbol mata untuk menunjukkan persepsi Simbol manusia untuk menunjukkan aktor-aktor yang berperan dalam sistem yang bisa ditambahkan simbol awan untuk menunjukkan persepsi atau pemikiran dari manusia tersebut Simbol panah untuk aliran yang terlihat maupun tidak terlihat antara komponen sistem yang penting (material, informasi, uang, dll). Simbol Gunting atau Cross (X) untuk menunjukkan adanya konflik Simbol Tanda Tanya untuk menandakan ketidakpastian (?) Simbol Awan digunakan untuk menggambarkan perhatian utama dari aktor yang digambarkan biasanya diisi dengan teks yang berupa pertanyaan

Contoh penggunaan simbol-simbol ini dapat dilihat pada Gambar 9-5.

119

Gambar 9-5 Contoh Rich Pictures tentang Kompleksitas Otonomi Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia dalam Berbagai Tingkatan

9.4.2 MEDEFINISIKAN AKAR PERMASALAHAN Tahap ini mulai menterjemahkan dunia nyata ke dalam komponen dan konsep sistem dalam dunia sistem. 3) Pengembangan Definisi Akar Permasalahan (Root Definition) 120

Yang perlu diperhatikan dalam pendefinisian adalah kemungkinan adanya lebih dari satu tujuan dari sistem sebagai akibat dari berbagai macam persepektif orang yang terlibat didalamnya. Tujuan yang berbeda mengakibatkan perbedaan pula pada komponen lainnya dalam sistem. Untuk itu Checkland memberikan saran bagaimana menyusun kalimat yang mendefinisikan tujuan sistem, yaitu Sebuah sistem yang melakukan X, dengan cara Y sehingga mampu memenuhi Z Berbagai tujuan dengan berbagai perspektif yang terkadang cukup banyak, terkadang membingungkan bagi pengguna, namun kekuatan dari SSM adalah menjadikan tantangan ini sebuah perjalanan pemecahan masalah yang dilakukan. Asumsinya adalah adanya pemahaman bersama yang terjadi dengan dikeluarkannya berbagai macam perspektif ini mampu untuk membuka jalan atas sebuah kesimpulan bersama apa yang harus dilakukan. Intinya adalah sistem yang diamati adalah satu, sehingga dari semua perspektif pasti memiliki kesamaan, dan kesamaan inilah yang harus dicari dan disepakati bersama sebagai basis untuk melangkah ke perbaikan sistem. Cara untuk mendapatkan pemahaman bersama ini adalah melalui proses evaluasi dari setiap perspektif melalui sebuah proses analisa komponen sistem, yang disingkat CATWOE: (C)ustomer, (A)ctors, (T)ransformation, (W)eltanschauung, (O)wner, dan (E)nvironment. Tidak ada urutan khusus yang harus dituruti sebenarnya, anda bisa mulai dari mana saja untuk akhirnya melengkapi semuanya. Namun banyak ahli yang menyarankan prosesnya dimulai terlebih dahulu pada pertanyaan di T-Transformation atau Transformasi, yaitu proses apa yang sebenarnya input menjadi output. Dari T ini kemudian dijadikan basis untuk melihat komponen lainnya,    

 

Customer, siapa saja yang membutuhkan output atau yang menderita jika tidak ada output Actors, siapa yang terlibat langung dan tidak langsung dalam proses transformasi ke pelanggan ini Transformation, kumpulan proses yang mengubah input menjadi output (W)eltanschauung atau sering diterjemahkan (W)orldview (walaupun kurang tepat) adalah pendapat atau pandangan apa yang membuat transformasi ini memiliki makna atau dibutuhkan? Owner, siapa yang memiliki kemampuan untuk menghilangkan sistem ini atau menentukan kinerja yang harus diberikan oleh sistem Environment, apa batasan diluar sistem yang harus dipatuhi sebagai “pagar” dari sistem ini

Konsep CATWOE ini mengalami berbagai evolusi dengan tambahan-tambahan komponen atau detail komponen (misalnya customer menjadi penerima keuntungan dan korban). Yang menantang pada proses pendefinisian CATWOE ini adalah setiap pernyataan tujuan bisa beberapa memiliki CATWOE, sehingga proses yang iteratif sangat mungkin terjadi.

121

Hasil dari tahapan ini adalah pemahaman kolektif dan konseptual yang mendalam tentang beberapa hal berikut ini:   

Tujuan dari sistem yang direpresentasikan oleh beberapa output dengan mengarah kepada kebutuhan dari Owner Proses-proses yang ada di dalam sistem dalam memproduksi output (termasuk input dan siapa yang melakukannya) Batasan yang harus diperhatikan dan memberikan pengaruh

9.4.3 MENGEMBANGKAN MODEL KONSEPTUAL (IDEAL) Model konseptual disusun sebagai sebuah diagram korelasi berupa kotak-kotak yang merepresentasikan komponen sistem (aktivitas-aktivitas inti) yang terhubungkan dengan panah didalam sebuah batasan yang dilambangkan dengan garis putus-putus pada skala analisa yang sama. 4) Pengembangan Model Model konseptual ini merupakan peta interaksi komponen dalam sistem yang mampu mengeluarkan ciri-ciri holistik yang ideal dari sistem tersebut. Secara umum langkahnya mencakup: a) Dengan menggunakan kata kerja pilihlah aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan transformasi, sebanyak 7+2 aktivitas, dati root definition yang kita lakukan. b) Pilih aktivitasyang independen untuk digambarkan pada bagian teratas secara sejajar c) Pilih aktivitas berikutnya yang dependen dengan aktivitas independen pada bagian berikutnya untuk kemudian diberikan garis hubungan anak panah. Secara keseluruhan hubungan anak panah mengarah ke bawah d) Seimbangkan gambar sehingga terjadi garis berpotongan (cross) seminimal mungkin e) Tambahkan kotak yang merepresentasikan output kinerja yang diinginkan diluar batas garis dan kotak-kotak lingkungan yang diidentifikasikan pada CATWOE f) Periksalah model yang dikembangkan, apakah ciri-ciri sistem telah digambarkan seperti: a. Ada tujuan yang sedang dituju b. Ada Cara untuk menilai kinerja c. Adanya proses pengambilan keputusan d. Terdapat komponen yang juga bertindak sebagai sub-sistem e. Komponen yang saling berinteraski f. Lingkungan g. Batasasn antara sistem dan lingkungan h. Sumber daya i. Sebab-akibat

9.4.4 TINDAKAN PEMECAHAN MASALAH 5) Membandingkan Model dengan Dunia Nyata Langkah ini untuk mendapatkan Gap antara model konseptual dan dunia nyata dan mengevaluasi gap tersebut sebagai kandidat untuk aktivitas perubahan yang harus dilakukan. 122

Secara umum pertanyaan yang diajukan adalah:  Apakah aktivitas ini ada di dunia nyata?  Jika ada, bagaimana perilaku dan kinerjanya?  Apa pengaruhnya kepada aktivitas lainnya atau dipengaruhi oleh aktivitas lainnya sehingga mempengaruhi kinerjanya? Proses ini dilakukan bisa secara kualitatif dengan diskusi atau kuantitatif dengan menggunakan sebuah model dan skenario. 6) Katalogkan Aktivitas Perubahan yang harus Dilakukan Langkah ini mengumpulkan alternatif aktivitas perubahan pada tingkatan komponen dan atau konektivitas antar komponen, sesuai hasil dari langkah sebelumnya. 7) Melaksanakan Kegiatan Perbaikan Langkah ini adalah langkah penutup sekaligus awal dari siklus selanjutnya. Proses evaluasi juga bisa dilakukan terhadap keseluruhan langkah-langkah SSM yang telah dilakukan, untuk meningkatkan kualitas siklus SSM berikutnya, misalnya keakuratan pengembangan model konsep, pengaruh yang tidak diduga namun ternyata mendominasi, timbulnya komponenkomponen kesamaan dan pembeda yang dominan dsb. Proses evaluasi ini dilakukan selain untuk kualitas SSM juga menambah pemahaman terhadap sistem itu sendiri.

9.5 BAHAN BACAAN Checkland, P. (1999). Soft systems methodology : a 30-year retrospective. Chichester ; New York, John Wiley. Checkland, P. and J. Scholes (1999). Soft systems methodology in action : a 30-year retrospective. Chichester, Eng. ; New York, Wiley. De Bono, E., Cognitive Research Trust., et al. (1986). CoRT thinking. New York ; Toronto, Pergamon Press. Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization. New York, Doubleday/Currency. Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization. New York, Currency, Doubleday. Sweeney, L. B. and D. Meadows (2008). Systems Thinking Playbook: Exercise to Stretch Learning and Build Systems Thinking Capabilities, Sustainability Institute.

123

10. DAFTAR PUSTAKA Arthur, J. (2011). Lean six sigma demystified. New York, McGraw-Hill. Checkland, P. (1999). Soft systems methodology : a 30-year retrospective. Chichester ; New York, John Wiley. Checkland, P. and J. Scholes (1999). Soft systems methodology in action : a 30-year retrospective. Chichester, Eng. ; New York, Wiley. De Bono, E. (1971). Lateral thinking for management; a handbook of creativity. New York, American Management Association. De Bono, E. (1994). De Bono's thinking course. New York, Facts On File. De Bono, E., Cognitive Research Trust., et al. (1986). CoRT thinking. New York ; Toronto, Pergamon Press. DeCarlo, N. and Breakthrough Management Group. (2007). The complete idiot's guide to lean six sigma. Indianapolis, IN, Alpha Books. Deming, W. E. (1982). Quality, productivity, and competitive position. Cambridge, MA, Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study. Deming, W. E. (2013). The essential Deming : leadership principles from the father of total quality management. New York, McGraw-Hill. Epstein, R. L. and C. Kernberger (2006). Critical thinking. Australia ; Belmont, CA, Thomson/Wadsworth. Flood, R. L. and E. R. Carson (1993). Dealing with complexity : an introduction to the theory and application of systems science. New York, Plenum Press. George, M. L. (2005). The lean Six Sigma pocket toolbook : a quick reference guide to nearly 100 tools for improving process quality, speed, and complexity. New York ; London, McGraw-Hill. Geus, A. d. (1997). The living company. Boston, Mass., Harvard Business School Press. Gharajedaghi, J. (2006). Systems thinking : managing chaos and complexity : a platform for designing business architecture. Amsterdam ; Boston, Elsevier. Hosotani, K. (February 2004). The QC Problem Solving Approach: Solving Workplace Problems the Japanese Way. Tokyo, Japan, 3A Corporation. Pande, P. S., R. P. Neuman, et al. (2002). The Six Sigma way team fieldbook : an implementation guide for project improvement teams. New York, McGraw-Hill. Richmond, B. (2000). The "thinking" in systems thinking. Waltham, MA, Pegasus Communications. Scharmer, C. O. (2009). Theory U : leading from the future as it emerges : the social technology of presencing. San Francisco, Ca., Berrett-Koehler Publishers, Inc. Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization. New York, Doubleday/Currency. Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization. New York, Currency, Doubleday. Senge, P. M. (1999). The Dance of Change : the Challenges of Sustaining Momentum in Learning Organizations. New York, Currency/Doubleday. Senge, P. M. (2010). The necessary revolution : working together to create a sustainable world. New York, Broadway Books. Sterman, J. (2000). Business dynamics : systems thinking and modeling for a complex world. Boston, Irwin/McGraw-Hill. Sweeney, L. B. and D. Meadows (2008). Systems Thinking Playbook: Exercise to Stretch Learning and Build Systems Thinking Capabilities, Sustainability Institute. Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. Milwaukee, Wis., ASQ Quality Press.

124

Watanabe, K. (2009). Problem solving 101 : a simple book for smart people. New York, Portfolio.

125

Biodata Penulis

Dr. Akhmad Hidayatno ST, MBT adalah Kepala Laboratorium Rekayasa Sistem, Pemodelan dan Simulasi di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia. Sebagai staf pengajar tetap, mata ajaran yang dikelola saat ini meliput Pemodelan Sistem, Simulasi Industri, Berpikir Sistem dan Pengantar Rekayasa Sistem. Sebagai seorang konsultan profesional yang bergelut dengan berbagai permasalahan yang kompleks, telah memberikan pengalaman dalam merancang berbagai sistem kompleks seperti sistem layanan rumah sakit, sistem manajemen bencana, sistem perencanaan daerah dan sistem manajemen pengetahuan.

Paragraph Singkat Permasalahan dunia nyata yang menjadi kian terkoneksi akibat berbagai kemajuan teknologi membutuhkan sebuah pendekatan yang lebih integratif dan terstruktur untuk menguraikannya. Pendekatan berpikir sistem memberikan alternatif analisa permasalahan kompleks yang memfokuskan tidak hanya kepada masalah di komponen, namun pada konektivitas antar komponen. Berpikir sistem dapat mengantarkan anda untuk memasuki transisi dalam melihat permasalahan dari hanya sekedar melihat komponen, lalu melihat hubungan antar komponen, kemudian melihat hubungan yang saling interkoneksi, hingga akhirnya melihat hubungan yang saling berketergantungan antar komponen. Kemampuan ini membuat anda dapat memahami permasalahan dengan lebih baik, dan pemahaman yang lebih baik bisa membuka peluang solusi yang lebih baik pula.

126