Beperken van faalkosten door gebruik van extranetten bij bouwprojecten
Bachelor Eindwerk
Nikki Oude Elferink 1170368
Begeleiders: Ir.drs. J.G. Verlaan Dr.ir. E.A.B. Koenders
26 oktober 2007
TU Delft Faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen Sectie Bouwprocessen
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Voorwoord Dit Bachelor Eindwerk vormt de afronding van mijn eerste drie jaar van de studie Civiele Techniek aan de TU Delft. Tijdens mijn studie heb ik mij altijd geïnteresseerd voor de organisatie van bouwprojecten. Het heeft mij zeer geboeid hoe zo veel mensen van zo veel verschillende partijen in staat zijn om samen tot één bouwwerk te komen. Deze bijzondere samenwerking is een motivatie voor mij om mij meer te verdiepen in de bouwprocesrichting van de studie. Het doen van het Bachelor Eindwerk bij de sectie Bouwprocessen is hiervan een logisch gevolg. Bij deze sectie was er de mogelijkheid om mij meer te verdiepen in de informatiebeheersing en communicatie van een project, in de vorm van dit onderzoek naar faalkosten en extranetten. Ik heb dit Bachelor Eindwerk als zeer leerzaam ervaren en vond het erg leuk om met deze stof aan de slag te gaan. Dat ik de mogelijkheid heb gekregen om het Eindwerk met een iets aangepaste planning te doorlopen, heeft voor mij een stuk studievertraging voorkomen. Ik ben erg blij dat ik deze mogelijkheid heb gekregen en ben mijn begeleiders dankbaar dat zij daaraan meegewerkt hebben.
Nikki Oude Elferink
Nikki Oude Elferink
2
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Inhoudsopgave Voorwoord..............................................................................................................................2 Inhoudsopgave .......................................................................................................................3 Samenvatting .........................................................................................................................4 1 Inleiding ..........................................................................................................................5 2 Het onderzoek..................................................................................................................6 2.1 Onderzoekskader ........................................................................................................6 2.2 Doelstelling.................................................................................................................6 2.3 Onderzoeksmodel .......................................................................................................6 2.4 Vraagstelling...............................................................................................................7 2.5 Begripsbepaling ..........................................................................................................7 3 Faalkosten .......................................................................................................................8 3.1 Definitie .....................................................................................................................8 3.2 Oorzaken faalkosten....................................................................................................8 4 Extranetten....................................................................................................................11 4.1 Wat is een extranet? .................................................................................................11 4.2 De bouw...................................................................................................................11 4.3 Wie, wat, hoe en wanneer? .......................................................................................12 4.4 Gebruiksmogelijkheden .............................................................................................12 5 Koppeling ......................................................................................................................16 5.1 Matrix.......................................................................................................................16 5.2 Opmerkingen ............................................................................................................17 6 Interpretatie ..................................................................................................................19 6.1 Standaardisatie .........................................................................................................19 6.2 Werkprocesbeheer ....................................................................................................20 6.3 Ontwerpmodel ..........................................................................................................20 7 Van theorie naar praktijk ................................................................................................22 7.1 Conclusies theorie .....................................................................................................22 7.2 Interviews ................................................................................................................22 7.3 Analyse interview gebruiker .......................................................................................23 7.4 Analyse interview aanbieder ......................................................................................24 8 Conclusies en aanbevelingen...........................................................................................25 8.1 Conclusies ................................................................................................................25 8.2 Aanbevelingen ..........................................................................................................25 9 Referenties ....................................................................................................................27 10 Bijlagen ....................................................................................................................28 10.1 Figuur uit ‘Faalkosten, de (bouw)wereld uit! ...........................................................28 10.2 Lijst met oorzaken van faalkosten ..........................................................................29 10.3 Interview MultiVastgoed ........................................................................................32 10.4 Interview BrinkGroep ............................................................................................36 10.5 Evaluatie ..............................................................................................................39
Nikki Oude Elferink
3
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Samenvatting In de bouw worden relatief veel faalkosten gemaakt. Dit is 8% tot 10% van de winst ten opzichte van zo’n 1% van de winst in de industrie. Bij faalkosten gaat het om onnodig gemaakte kosten of misgelopen opbrengsten. Deze faalkosten kunnen vele oorzaken hebben. Een groot deel van deze oorzaken heeft te maken met het beheer van informatie en de communicatie. Extranetten worden aangediend als oplossing voor deze kosten. Van alle oorzaken voor faalkosten heb ik een selectie gemaakt. Oorzaken waarvan ik van mening ben dat ze niet door een extranet opgevangen kunnen worden heb ik uit de selectie weggelaten. Met deze selectie heb ik gekeken wat de extranetten tegen de faalkosten kunnen doen. In dit onderzoek zien we een extranet als ‘een specifieke website gebruik makend van de technologie van het publieke Internet met beveiligde toegang voor een bepaalde groep gebruikers bedoeld voor het uitwisselen van project gebonden informatie’. Willen de extranetten effectief zijn dan moeten ze de volgende punten kunnen verzorgen: 1) Eenvoudiger samenwerken 2) Evaluatie van doorlopen project 3) Eenvoudiger overzicht gemaakte kosten 4) Aansturing 5) Juiste informatie 6) Kortere doorlooptijd acties De toepassingen van de extranetten zouden hieraan kunnen voldoen. Ik heb de geselecteerde oorzaken geprobeerd te koppelen met de mogelijkheden van de extranetten. Zodoende blijkt dat een aantal functies van de extranetten een groot deel van de faalkosten bedienen. Om sommige plaatsen blijft echter een gat liggen. Er zijn drie punten hierbij belangrijk: standaardisatie, procedures en coördinatie van het ontwerpproces. Om standaardisatie toe te passen zou men gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van de VISI-systematiek. Het doorlopen van procedures wordt verzorgd door het werkprocesbeheer, maar dit kan mogelijk veel moeite kosten. Wanneer men een ontwerpmodel aan het extranet koppelt, is het mogelijk dat de coördinatie van het ontwerpproces beter verloopt. Uit interviews blijkt dat de bovenstaande punten vrij goed kloppen, maar dat het gebruik van de extranetten op dit moment nog niet zó verzorgd is, dat de extranetten ook zo uitpakken als bedoeld. Dit komt voornamelijk doordat een aantal partijen geen voordeel kunnen behalen bij het gebruik van de extranetten en dat het goed toepassen hiervan voor hen alleen maar veel moeite kost. Kortweg leidt dit tot de conclusie: Extranetten hebben de potentie om de faalkosten goed af te dekken, maar worden hierbij sterk geremd door het gebruik van de verschillende partijen en dekken daarom op dit moment nog niet heel goed de faalkosten af. Aanbevolen wordt dat men de VISI-systematiek en het ontwerpmodel probeert toe te passen in de extranetten, maar dat men vooral werkt aan de gebruiksvriendelijkheid van de extranetten en er voor zorgt dat alle partijen in een project voordeel kunnen behalen bij het gebruik van het extranet.
Nikki Oude Elferink
4
BSc Eindwerk
Oktober 2007
1 Inleiding Uit onderzoek blijkt dat er in de bouw relatief veel faalkosten worden gemaakt. Op de totale bouwomzet worden deze geschat op 8 tot 10 %1. In de industrie worden deze kosten geschat op minder dan 1% van de omzet!2 De bouw lijkt hierin dus achter te lopen op andere bedrijfstakken. Grofweg zijn faalkosten ‘alle kosten die onnodig gemaakt worden’3. In hoofdstuk 3 zal ik dieper op de definitie van faalkosten ingaan. Faalkosten kunnen allerlei oorzaken hebben. Een deel van deze oorzaken heeft te maken met versnippering van informatie, slechte communicatie en een slechte afstemming tussen verschillende partijen. Faalkosten zijn te voorkomen als je doet wat je moet doen (wat) en dat in één keer goed doet (hoe)3. Daarnaast is het belangrijk dat de juiste persoon het doet (wie) en dat het ook op tijd wordt gedaan (wanneer). We hebben in de bouw dus te maken met hoge kosten, die voorkomen zouden kunnen worden als men weet wie, wat, hoe, wanneer moet doen. Met de huidige mogelijkheden op het gebied van communicatie en overdracht van informatie (denk aan Internet) zou je verwachten dat dit probleem de wereld uit geholpen zou kan worden. ‘Passende software, bijvoorbeeld voor het coördineren van projecten, kan er voor zorgen dat informatie sneller beschikbaar is, sneller gedeeld kan worden en beter bewaard kan worden. ICT is daarmee een van de succesvolle oplossingen voor het fenomeen van faalkosten.’4 Software, voor het coördineren van projecten, zou het probleem van de faalkosten mogelijk dus kunnen terugdringen. Deze software wordt al aangeboden, in de vorm van zogenaamde ‘extranetten’, digitale omgevingen waar deelnemers aan een bouwproject op terechtkunnen voor actuele informatie en gegevens van het project. Aanbieders van deze producten beweren dat het de faalkosten in bouwprojecten kan beperken. ‘Het doel van een extranet is het beveiligd beschikbaar stellen van bedrijfsinformatie en gegevens aan klanten, partners en leveranciers buiten de organisatie. Hierbij is het mogelijk, naast het raadplegen van gegevens, deze tevens te muteren.’I Deze vorm van communiceren zou er voor moeten gaan zorgen dat iedereen, betrokken bij een project, weet wie, wat, hoe, wanneer, moet doen. Of de genoemde mogelijkheid, in de vorm van extranetten, daadwerkelijk een goede oplossing voor de grote faalkostenpost in de bouw is, zal in dit onderzoek nader bekeken worden.
Nikki Oude Elferink
5
BSc Eindwerk
Oktober 2007
2 Het onderzoek 2.1 Onderzoekskader In de bouw worden relatief veel faalkosten gemaakt. Faalkosten worden veroorzaakt doordat partijen in een project niet goed genoeg weten wie, wanneer, wat, hoe moet doen. Het is goed mogelijk dat extranetten hier iets aan kunnen doen. Het is echter nog onduidelijk welke faalkosten precies door extranetten worden aangepakt en welke faalkosten nog blijven liggen. Daardoor is niet duidelijk hoe goed de extranetten deze faalkosten kunnen aanpakken.
2.2 Doelstelling Het geven van inzicht in de mate waarin faalkosten in de bouw beperkt kunnen worden door het gebruik van extranetten.
2.3 Onderzoeksmodel Eerst wil ik gaan zoeken naar het antwoord op de vraag ‘Wat zijn faalkosten?’ en ‘Welke faalkosten zijn er?’. Het product van dit onderzoek moet een definitie van het begrip ‘faalkosten’ en een lijst met oorzaken van faalkosten zijn (H3). Vervolgens wil ik gaan kijken wat extranetten zijn (4.1) en welke mogelijkheden er nodig zijn zodat extranetten goed zouden kunnen functioneren (4.2 en 4.3). Tot slot zal ik de mogelijkheden die de extranetten nu bieden benoemen (4.4). De mogelijkheden van de extranetten zal ik vervolgens koppelen aan de benoemde oorzaken voor faalkosten (H5). Eventuele ‘missing links’ kunnen nader bekeken worden en mogelijk kan er een oplossing voor gevonden worden (H6). Hieruit kan ik een conclusie trekken in welke mate de extranetten het probleem dekken. Dit resultaat vormt een antwoord op de onderzoeksvraag in theorie (7.1). De volgende stap is het controleren van het resultaat in de praktijk. Eerst zal ik kijken of de conclusies die ik getrokken heb ook daadwerkelijk zo uitpakken in de praktijk. Dit zal ik doen door middel van een interview van een gebruiker van extranetten, namelijk MultiVastgoed. Zij maken gebruik van het product File2Share. Uit dit interview moet duidelijk worden welke toepassingen daadwerkelijk worden gebruikt en of deze faalkosten beperken en waarom andere toepassingen niet worden gebruikt (7.3). Vervolgens zal ik bij een aanbieder van extranetten, BrinkGroep (product IBIS4projects), controleren of mijn conclusies overeenkomen met hun bedoelingen en wat hun oplossingen zijn voor de problemen die bij de gebruiker gesignaleerd worden (7.4). Uit deze interviews moet een antwoord op de onderzoeksvraag komen in praktijk. Vanuit het theorieonderzoek en de interviews met de praktijk kunnen de conclusies van het onderzoek getrokken worden en een totaalantwoord gegeven worden op de onderzoeksvraag (H8). Het onderzoeksmodel is in figuur 2.1 weergegeven.
Nikki Oude Elferink
6
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Figuur 2.1: Onderzoeksmodel
2.4 Vraagstelling Hoofdvraag: Hoe goed kunnen de mogelijkheden van extranetten gebruikt worden voor het beperken van de verschillende faalkosten? Deelvragen: Wat zijn faalkosten en welke oorzaken hebben ze? Wat zijn extranetten en welke toepassingen hebben ze? Welke oorzaken voor faalkosten zijn door extranetten af te dekken en welke blijven liggen? Wat zou een oplossing zijn voor deze overblijvende oorzaken? Hoe is de toepassing van extranetten in de praktijk?
2.5 Begripsbepaling De definitie van faalkosten wordt in 3.1 behandeld. De definitie van extranetten in 4.1.
Nikki Oude Elferink
7
BSc Eindwerk
Oktober 2007
3 Faalkosten 3.1 Definitie Het begrip ‘faalkosten’ is een begrip dat voornamelijk bij de bouw gebruikt wordt. Wanneer het gebruikt wordt voor andere sectoren, dan is dat vaak omdat er een vergelijking wordt gemaakt met de bouw. Andere sectoren spreken eerder van bijvoorbeeld ‘verspillingen’. Ondanks dat het begrip iets van de bouw zelf is, worden er binnen de bouwsector nog veel verschillende definities van faalkosten gehanteerd. Hierbij enkele voorbeelden: “Alle kosten die onnodig worden gemaakt.”4 “De kosten en de gederfde opbrengsten, die ontstaan door kwaliteitsafwijkingen die nog vóór de levering aan de afnemer in het eigen bedrijf worden geconstateerd of die ná levering door de afnemer worden bemerkt.”5 “Alle kosten die ten behoeve van het eindproduct zijn gemaakt, ontstaan door vermijdbaar tekortschieten.”II “Alle vermijdbare kosten.”6 “Kosten die tijdens het bouwproces worden gemaakt, die om welke reden dan ook niet gemaakt hadden hoeven worden.”7 “Alle kosten veroorzaakt doordat het bouwproces onnodig inefficiënt is verlopen, of het eindproduct niet aan de afgesproken kwaliteitseisen voldeed of omdat zaken die gebrekkig waren of tekortschoten moesten worden hersteld of vervangen.”7 In alle gevallen gaat het om onnodig gemaakte kosten of misgelopen opbrengsten. Wel kan er onderscheid gemaakt worden tussen de brede definities (‘Alle kosten die onnodig worden gemaakt’) en de smalle definities (‘Kosten die tijdens het bouwproces worden gemaakt, die om welke reden dan ook niet gemaakt hadden hoeven worden’). De smalle definitie omvat alle faalkosten die tijdens de uitvoering worden gemaakt. De oorzaak van deze kosten kan al in een eerdere fase liggen, maar de kosten worden over het algemeen pas op de bouwplaats gemaakt. De brede definitie omvat daarnaast ook alle kosten die ná de uitvoering gemaakt worden. Hier vallen bijvoorbeeld de overbodige kosten voor onderhoud onder. In dit onderzoek koppel ik de faalkosten aan de mogelijkheden van extranetten. Over het algemeen zullen deze faalkosten voornamelijk op het gebied van beheersing van informatie en communicatie liggen. In eerste instantie verwacht ik niet dat de extranetten veel kunnen betekenen voor faalkosten die buiten de smalle definitie vallen. Om toch niets over het hoofd te zien, zal ik de oorzaken van deze faalkosten wel proberen te benoemen en als blijkt dat hier mogelijkheden voor extranetten liggen, deze ook te betrekken in het onderzoek.
3.2 Oorzaken faalkosten Faalkosten worden gemaakt door allerlei verschillende oorzaken. Van twee onderzoeken naar faalkosten (‘Faalkosten, de (bouw)wereld uit!’1 en ‘Faalkosten bij middelgrote aannemersbedrijven’5) heb ik oorzaken voor faalkosten verzameld en in acht categorieën geordend. De categorieën komen uit een figuur van het eerstgenoemde onderzoek. Dit figuur is te zien in bijlage 1.
Nikki Oude Elferink
8
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Per categorie heb ik de oorzaken van faalkosten opgesomd. Voor de duidelijkheid heb ik daar ook de gevolgen van deze oorzaken genoemd. Deze gevolgen zorgen uiteindelijk voor de gemaakte kosten. De totale lijst is te vinden in bijlage 2. Om deze lijst behapbaar te maken, heb ik een selectie van oorzaken voor faalkosten gemaakt. In deze selectie zijn oorzaken die enigszins overlappen, samengevoegd tot één punt. Oorzaken waarvan ik van mening ben dat ze niet door een extranet opgevangen kunnen worden heb ik uit de selectie weggelaten. Om deze selectie in de volgende stap goed te kunnen gebruiken, heb ik de oorzaken direct ook in categorieën opgedeeld. Deze categorieën zijn gericht op de toepassing van de extranetten: reguleren van informatiestromen, verbeteren van communicatie, verwerking van fouten, stroomlijnen van procedures, onderhouden van contacten en het verbeteren van de coördinatie van het project. In de bijlage is deze selectie dikgedrukt weergegeven. Beheer informatie Onduidelijke documentenstroom Geen schriftelijke bevestigingen Vaak overschrijven van data Gebruik oude tekeningen Slechte/onduidelijke administratie Onvoldoende gegevens Communicatie Onduidelijke boodschappen Wijzigingen worden niet teruggekoppeld De uitvoerende partijen worden niet betrokken in de ontwerpfase Informatieverlies bij overdracht tussen verschillende fasen van een project Foutenverwerking Melden van fouten wordt bestraft i.p.v. beloond Er wordt niet geleerd van fouten Procedures Te lang uitstellen beslissingen Geen tijdige overdracht informatie Geen besluitvorming Berekeningen/tekeningen te laat Onderlinge en externe contacten Onduidelijke wens opdrachtgever Er wordt geen energie in contacten gestoken Beoordeling op voortgang i.p.v. kwaliteit, kosten of samenwerking Coördinatie leidinggevenden Weinig afstemming tussen werkvoorbereiding en werkuitvoering Onvoldoende coördinatie uitvoering Geen coördinatie ontwerpwerk Overig Langlopende/onduidelijke procedures voor vergunningen Verschillende werkmethoden bij verschillende partijen Geen uniformiteit bestek, planning, begroting Slechte planning Niet geplande bouwkosten worden niet bijgehouden
Nikki Oude Elferink
9
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Wanneer we kijken naar oorzaken voor faalkosten die buiten de smalle definitie vallen, kom je globaal uit op vier problemen: 1) Tijdens het ontwerp is er niet nagedacht over het onderhoud, waardoor het onderhoud duur uitvalt. 2) Tijdens het ontwerp is er niet nagedacht over het gebruik, waardoor de opbrengsten van exploitatie tegenvallen. 3) Tijdens het ontwerp is niet gedacht over mogelijkheden van ander gebruik van het bouwwerk; wanneer er vraag is naar een andere functie voldoet het bouwwerk niet meer. 4) Tijdens de uitvoering zijn er fouten gemaakt, waardoor het eindproduct niet overeenkomt met het ontwerp. Hier kunnen onderhouds- of verbouwingskosten uit voortvloeien. Probleem 4 zal dezelfde oorzaken hebben als de faalkosten die binnen de smalle definitie vallen. Immers, het gaat hier om problemen die tijdens de uitvoering optreden. Deze problemen kunnen twee gevolgen hebben: of je maakt extra kosten om de ontstane problemen op te lossen (smalle definitie) of de kwaliteit van het eindproduct daalt (brede definitie). Oorzaken voor probleem 4 worden dus al in het onderzoek opgenomen. Probleem 1 t/m 3 ontstaan allemaal tijdens het ontwerp. Tijdens het ontwerp hebben niet alle partijen meegedacht of niet alle beschikbare informatie wordt in het ontwerp verwerkt. Dit betekent dat wanneer de coördinatie van het ontwerp beter zou zijn, deze oorzaken voor faalkosten te beperken zijn. Probleem 1 t/m 3 nemen we daarom in het verdere onderzoek op bij de oorzaak ‘Geen coördinatie ontwerpwerk’. Met deze opmerkingen worden de faalkosten die buiten de smalle definitie vallen, toch opgenomen in het verdere onderzoek.
Nikki Oude Elferink
10
BSc Eindwerk
Oktober 2007
4 Extranetten 4.1 Wat is een extranet? Ook voor extranetten worden verschillende definities gegeven. ‘Een extranet is een netwerk dat niet een onderdeel van het Internet is en dat toegankelijk is voor een besloten groep mensen die bij verschillende organisaties zijn aangesloten.’8 ‘Extranet is een (beveiligde) koppeling van intranetten van twee of meer organisaties of delen van organisaties die hun informatie geheel of gedeeltelijk delen.’ En ‘Intranet is een privaat (i.e. afgesloten en beveiligd) netwerk binnen een organisatie, technisch gebaseerd op de principes van Internet en bedoeld ter ondersteuning van de interne informatievoorziening en communicatie.’9 Het extranet wat in dit onderzoek bedoeld wordt, wordt ook wel ‘project extranet’ genoemd. De volgende definitie gaat daarvan uit en dit is ook de definitie die ik in dit onderzoek gebruik. ‘Een project extranet is een specifieke website gebruik makend van de technologie van het publieke Internet met beveiligde toegang voor een bepaalde groep gebruikers bedoeld voor het uitwisselen van project gebonden informatie.’III De inrichting en mogelijkheden van een dergelijke digitale omgeving bepaalt de bruikbaarheid van het product.
4.2 De bouw Voordat ik dieper op de extranetten in ga, is het goed om even te kijken naar de specifieke eigenschappen van de bouwsector. De bouwsector heeft een aantal eigenaardige eigenschappen, waarmee de bouw zich kan onderscheiden van andere sectoren: - De producten van de bouw zijn over het algemeen uniek. - De bouw is kapitaal- en arbeidsintensief, dus de prijzen van de producten worden grotendeels bepaald door de bouwtijd. - De opbrengsten van een bouwwerk zijn vrijwel niet vast te stellen (wat is de toegevoegde waarde?). - Vrijwel altijd moet er op locatie gebouwd worden. Ter plaatse wordt er dan een ‘minibedrijf’ opgezet, wat maar heel tijdelijk stand heeft. - Er wordt niet geproduceerd voor de markt, maar gewacht tot de markt met een opdracht komt. - De opdrachtnemer is een samenstelling van verschillende partijen, die vaak elkaars concurrenten zijn. Een belangrijke conclusie uit deze opsomming is dat er sprake is van weinig continuïteit, want per project verschillen de opdrachtgever, de samenwerkende partijen, de locatie en het product! Dit heeft als gevolg dat het voor de verschillende partijen niet de moeite waard lijkt om energie in de samenwerking te steken (1), omdat ze na het project niet meer samen hoeven te werken. Daarnaast zal men ieder project zien als iets compleet nieuws (omdat alle factoren veranderd zijn) en zal men dus niet snel iets proberen te leren uit de voorgaande projecten (2). Een andere conclusie kan zijn dat het lastig is om een goed beeld van de te maken of de gemaakte kosten te krijgen (3). Dit komt doordat er telkens met een nieuw product gewerkt wordt, omdat er verschillende partijen meewerken en omdat men gewoonweg niet goed weet wat het product waard is. Daarnaast wordt een groot deel van die kosten bepaald door het
Nikki Oude Elferink
11
BSc Eindwerk
Oktober 2007
maken van manuren en het gebruik van materieel. Dit betekent dat wanneer er inefficiënt gewerkt wordt, de kosten hoog kunnen oplopen (4). Deze vier punten vormen een deel van de basis voor faalkosten. Wanneer je wilt dat extranetten een oplossing zijn voor faalkosten, zullen de extranetten tegemoet moeten komen aan deze problemen. Daarom zouden de extranetten voor het volgende moeten zorgen: - Eenvoudiger samenwerken (minder moeite). - Evaluatie van afgerond project. - Eenvoudig overzicht van gemaakte kosten. - Kortere doorlooptijd van acties.
4.3 Wie, wat, hoe en wanneer? In de Inleiding werd al aangegeven dat faalkosten beperkt kunnen worden wanneer iedereen weet wie, wat, hoe, wanneer moet doen. Deze punten kunnen, naast de punten uit paragraaf 4.2, inzicht geven in wat een extranet zou moeten kunnen. Wie en wanneer ‘Wie en wanneer’ vraagt om een planning. Een goede planning, waarvan iedereen op de hoogte is. Iedereen moet dus weten welke taak de zijne is (afgezien van wat die taak precies inhoudt) en wanneer hij die moet uitvoeren. De planning is het uitgangspunt, maar veel belangrijker is dat die mensen ook aangestuurd worden. Hen moet verteld worden dat er iets van hen verwacht wordt. Wat ‘Wat’ kan gekoppeld worden aan de term ‘effectiviteit’, waarmee bedoelt wordt de mate waarin het einddoel behaald wordt. Het gaat er hierbij niet om hoe het proces doorlopen wordt. Bijvoorbeeld: het einddoel is een huis. De bouwers zijn effectief bezig (en weten dus wat ze moeten doen) als er aan het eind van de rit een huis staat. Het maakt dan niet uit of eerst de muren en daarna het dak gebouwd zijn, of andersom. Hiervoor is het nodig dat de juiste informatie aanwezig is, bijvoorbeeld de juiste tekeningen. Hoe Bij ‘hoe’ gaat het om het proces. Ook dit kan gekoppeld worden aan een ander begrip, namelijk ‘efficiëntie’. Hierbij gaat het erom dat de makkelijkste/goedkoopste/kortste weg wordt genomen naar het einddoel. Een bouwproces kan efficiënter worden als bijvoorbeeld er sneller besluiten genomen worden, men sneller achter elkaar kan werken of men niet afgeremd wordt door partijen die de bouw tegen willen gaan (omwonenden o.i.d.).
4.4 Gebruiksmogelijkheden In de voorgaande twee paragraven zijn een aantal punten naar voren gekomen, waarop de extranetten werkzaam zouden moeten zijn. Deze punten heb ik gebruikt om een selectie uit alle aangeboden gebruiksmogelijkheden van extranetten te maken: 1) Eenvoudiger samenwerken 2) Evaluatie van doorlopen project 3) Eenvoudiger overzicht gemaakte kosten 4) Aansturing 5) Juiste informatie 6) Kortere doorlooptijd acties (2x) Wanneer de gebruiksmogelijkheden deze punten kunnen verzorgen, zullen het mogelijkheden zijn die de faalkosten kunnen aanpakken. Voor meer inzicht in de gebruiksmogelijkheden van de extranetten heb ik informatie verzameld op de verschillende websites van aanbieders. De producten van deze aanbieders zijn
Nikki Oude Elferink
12
BSc Eindwerk
Oktober 2007
IBIS4projects (Brink Groep)IV, ProjectCenter (BricsNet)V en BouwBaseVI. Ook heb ik gebruik gemaakt van het afstudeerrapport van Olaf Kok10. De selectie (nummers komen overeen met bovenstaande lijstje) vormt de volgende lijst: 1) Agenda (1); De mogelijkheid om afspraken van de deelnemers in een persoonlijke en te delen agenda vast te kunnen leggen. Afspraken die in de agenda worden geplaatst, kunnen gekoppeld worden aan documenten, tekeningen of foto’s. Eveneens kunnen via de agenda zowel gebruikers als niet gebruikers voor een afspraak worden uitgenodigd. 2) Contactenbeheer (1); Biedt de mogelijkheid om informatie van contactpersonen/relaties vast te leggen. Zo worden de toeleveranciers, andere participanten (onderaannemers) voor iedereen inzichtelijk en kunnen makkelijk worden opgezocht. 3) Documentbeheer (5); Deze optie biedt de mogelijkheid om met de deelnemers documenten uit te wisselen. Een document in dit kader is een bestand van elk mogelijk formaat. Er wordt altijd de nieuwste versie getoond, maar oudere bestanden worden wel bewaard. Wanneer nodig kunnen de documenten alleen beschikbaar gemaakt worden om te bekijken en is het niet mogelijk om de bestanden aan te passen. Van elk document kan worden opgeslagen wie het wanneer heeft gedownload, geupload en bekeken. Ook is het mogelijk om een bestand naar het systeem toe te faxen. De fax wordt daar dan digitaal opgeslagen. Dit onderdeel is min of meer het onderdeel, waar het extranet om draait. Immers hierdoor wordt directe en makkelijke toegang tot vergaderverslagen, het tekenarchief, informatieaanvragen en dergelijke verkregen. Het voordeel dat veel genoemd wordt in relatie tot het gebruik van extranet bij het uitwisselen van gegevens en tekeningen is, dat dit nu snel en kosteloos op de juiste plaats terecht komt. 4) Administratie (2 en 4); De administratie kan een overzicht krijgen van wie met welk project bezig is en wat die persoon daar tot nu toe heeft gedaan. 5) Werkprocesbeheer (4 en 6); Deze module biedt de mogelijkheid om werkprocessen te definiëren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om goedkeuringsprocedures voor tekeningen te definiëren, waarbij een tekening pas voor gebruik vrijgegeven zal worden op het moment dat de goedkeuringsprocedure met succes is doorlopen. Een werkproces wordt opgezet door een projectbeheerder. De gebruiker zal, middels een notificatie e-mail, erop geattendeerd worden dat een werkproces een actie vereist. Wanneer iemand te laat reageert op een actie wordt dit vanzelf gemeld bij de projectadministrator. 6) Taakbeheer (4); Hierbinnen zal een samenhangend pakket aan werkzaamheden en uiteenzetting van de taken staan en men zal deze taken kunnen toewijzen aan één of meerdere deelnemers. Hierbinnen is er de mogelijkheid om het begin en startmoment van deze taken te definiëren, afhankelijkheden tussen taken vast te stellen en te bewaken, milestones uit te zetten, geplande en werkelijke uren op te geven, voortgangsmeldingen te posten en achterstallig zijn van de taak te signaleren.
Nikki Oude Elferink
13
BSc Eindwerk
Oktober 2007
7) Online viewer (6); Geeft mogelijkheid om een bestand zonder de benodigde applicatie in te zien. Zo kan bijvoorbeeld een AutoCAD-tekening bekeken worden zonder dat men beschikt over een AutoCAD applicatie. Ook maakt de viewer het mogelijk om opmerkingen / commentaar op tekeningen te maken en op te slaan. Dit laatste wordt ook wel ‘redlining’ genoemd.
Figuur 4.1: screenshot van gebruik ‘online viewer’IV
8) Discussies (1); Mogelijkheid om over een onderwerp te discussiëren. Per discussie wordt een logboek bijgehouden. Het logboek geeft chronologisch aan wat er met een discussie gebeurd is (wie heeft wat en wanneer gelezen). Hier kunnen weer bestanden aan gekoppeld worden. 9) Archiefmappen (2 en 3); Met behulp van de functie archiefmappen is het mogelijk om documenten, taken en discussies te groeperen. Zo kunnen bijvoorbeeld alle contractdocumenten worden gegroepeerd. Een archiefmap zal altijd de geselecteerde versie van een document bevatten. Het is mogelijk om per archiefmap het systeem te laten controleren op updates (nieuwe versies). De eigenaar van een archiefmap bepaald of de laatste versie in de archiefmap opgenomen wordt. 10) Update (5); Gebruikers kunnen aangeven dat ze direct, dagelijks of wekelijks worden geïnformeerd over de veranderingen die hebben plaatsgevonden. 11) Openbare website (6): Aan een extranet kan een openbare website gehangen worden. Op deze site kan informatie over het bouwproject geplaatst worden. Dit kan interessant zijn voor omwonenden of toekomstige bewoners. Hierbij kan je denken aan informatie over de
Nikki Oude Elferink
14
BSc Eindwerk
Oktober 2007
voortgang van het project, wanneer mensen overlast kunnen verwachten, wat de toekomstige situatie is, wanneer er informatie-/inspraakavonden zijn georganiseerd, etc. Dit zijn de belangrijkste toepassingen van een extranet. Er zijn veel meer mogelijkheden beschikbaar en deze verschillen ook per aanbieder. Met deze lijst zal ik de volgende stap zetten. Mochten er bij de volgende stap gaten blijken te vallen aan de kant van de toepassingen van de extranetten, dan zal ik alsnog de overige toepassingen van de extranetten beschouwen.
Nikki Oude Elferink
15
BSc Eindwerk
Oktober 2007
5 Koppeling Om een beeld te krijgen van hoe goed te mogelijkheden van extranetten de faalkosten kunnen aanpakken, is het nodig om probleem en oplossing aan elkaar te koppelen. Deze koppeling zal duidelijk maken in hoeverre de huidige aangeboden oplossing de faalkosten afdekt en welke oorzaken voor faalkosten nog blijven liggen.
5.1 Matrix Ik heb de geselecteerde oorzaken uit hoofdstuk 3 genomen en gezocht wat hiervoor als oplossing zou kunnen dienen bij de mogelijkheden van de extranetten. Een aantal functies van de extranetten blijken dan een groot deel van de faalkosten te bedienen. Om sommige plaatsen blijft echter een gat liggen. Het geheel is het duidelijkst in de vorm van een matrix:
Nikki Oude Elferink
16
BSc Eindwerk
Oktober 2007
5.2 Opmerkingen Wat bij deze matrix opvalt zijn eigenlijk de volgende zaken: - De categorieën ‘beheer informatie’ en ‘communicatie’ worden goed afgedekt door de verschillende toepassingen van het extranet. - De categorie ‘procedures’ wordt vrijwel helemaal opgevangen door het werkprocesbeheer. - Er kan maar weinig gedaan worden aan ‘foutenverwerking’. - Bij de overige categorieën valt hier en daar een gat. Verder zou ik bij deze matrix de volgende opmerkingen en suggesties willen plaatsen (zie nummering matrix): 1) Het gebruik van gestandaardiseerde communicatie voor veelvoorkomende berichten zou hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld VISI-raamwerken). 2) Omdat alle communicatie digitaal gaat, zal het voor partijen minder tijd, geld en moeite kosten om zich eerder met een project te bemoeien. Dit kan een stimulans zijn om partijen eerder in het project te betrekken. 3) Dit is een sociaal probleem en zou het beste opgelost kunnen worden door een ‘cultuuromslag’. Een eenvoudigere oplossing zou mogelijk het ontwikkelen van ‘anoniem fouten melden’ kunnen zijn. 4) Om een beter overzicht te hebben van welke fouten er geregeld gemaakt worden, is het nodig om meer standaardisatie voor het melden van fouten in te voeren. Dit sluit aan bij punt 1). 5) Wanneer je in woningbouwprojecten te maken hebt met de wensen van alle verschillende bewoners (bijv. of men een dakkapel of een uitbouw wil), kan het helpen om de toekomstige bewoners via een website/extranet hun wensen aan te laten geven. (wordt gebruikt door AMwonen4) 6) Standaardisatie voor het melden van meer-/minderwerk via het extranet zal er voor zorgen dat er voor de opdrachtgever een beter beeld is van de stand van zaken en de oorzaken voor vertraging. Mogelijk kan dit leiden tot meer inzicht van de uitvoering bij de opdrachtgever, waardoor deze aannemers meer kan beoordelen op hun competenties in plaats van alleen de voortgang van het werk. Wederom sluit dit aan op punt 1). 7) Wanneer het extranet ook gebruikt wordt tijdens de ontwerpfase, zullen de voordelen van het extranet wat betreft coördinatie ook dan gelden. Dit zou kunnen door verschillende partijen die betrokken moeten worden bij het ontwerp, te laten werken in een compleet bestand dat op het extranet staat. Het biedt zo zijn voordelen om dit in 3D te doen, zodat ook de fouten die tijdens het ontwerp gemaakt worden (verkeerde aansluitingen e.d.) eerder opgemerkt worden. 8) Onlangs is men bij verschillende gemeenten begonnen met het ontwikkelen van de mogelijkheid tot het online aanvragen van vergunningen4. Dit kan meer inzicht verschaffen in het verloop van zo’n proces. De koppeling aan een extranet heeft niet veel meerwaarde om een enkel punt na: elke partij heeft nu inzicht op het verloop van de aanvraag en men kan documenten van het extranet aan de aanvraag koppelen (en v.v.).
Nikki Oude Elferink
17
BSc Eindwerk
Oktober 2007
9) Het gebruiken van een extranet zal niet meteen een oplossing bieden voor ‘slechte planningen’. Het zou echter kunnen dat wanneer men door het definiëren van processen (werkprocesbeheer) men een beter inzicht krijgt in het te doorlopen proces, wat het maken van een goede planning versimpelt. Een aantal punten uit deze opmerkingen zullen in het hoofdstuk Interpretatie verder uitgewerkt worden.
Nikki Oude Elferink
18
BSc Eindwerk
Oktober 2007
6 Interpretatie Uit de matrix van hoofdstuk 5 zijn in paragraaf 5.2 een aantal opvallende zaken genoemd. Allereerst wordt er bij de zeven opmerkingen meerdere keren gesproken over standaardisatie. Dit punt zal in dit hoofdstuk verder uitgewerkt worden. Een ander punt dat opviel is dat de ‘procedures’ allemaal het werkprocesbeheer nodig hadden. Omdat dit een wat ingewikkeldere toepassing is, wil ik hier wat dieper op in gaan. Tot slot wordt er ook gesproken over de coördinatie tijdens het ontwerpproces (ook de brede definitie!) en de mogelijke oplossing in een ontwerpmodel. Hier wil ik ook kort op inzoomen.
6.1 Standaardisatie Tijdens een bouwproject wordt er heel veel gecommuniceerd. Een groot deel van die communicatie bestaat uit berichten die veel vaker voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het doorgeven van termijnstaten, meer- en minderwerk en het afhandelen van afwijkingen en wijzigingen. Deze berichten bestaan telkens uit dezelfde soort informatie. Het zou de communicatie verbeteren wanneer deze berichten gestandaardiseerd zouden zijn. Zo ziet elk bericht er hetzelfde uit en weet de ontvanger waar hij welke informatie kan vinden. Ook wordt zo de informatie telkens via hetzelfde medium verstuurd (niet afwisselend per fax, e-mail of telefoon). Wanneer je dit systeem zou koppelen aan een extranet, zal je dergelijke berichten altijd kunnen raadplegen via het extranet en vormt er tevens vanzelf een archief. Dit kan de administratie, maar ook de transparantie van het project zeer ten goede komen. Daarnaast kan het ‘leerzaam’ zijn voor een projectmanager om te zien van verschillende projecten waar veel fouten worden gemaakt, waarmee hoge kosten samengaan etc. Deze toepassing is ontwikkeld in de vorm van ‘VISI’.
Figuur 6.1: VISI interactiekaart; een overzicht van rollen en transacties bij een bouwproject [bron: VISI handboek, CROWVII]
Nikki Oude Elferink
19
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Begin 1998 kwam een aantal organisaties uit de bouwsector tot het plan om afspraken te formuleren over communicatie tussen partners in bouwprojecten. Dit plan vormde de start van wat nu in de sector bekend staat als ‘VISI’. VISI staat voor ‘voorwaarden scheppen voor invoeren van standaardisatie ICT in de bouw’. VII VISI werkt met rollen en transacties. Dit wordt vormgegeven op een VISI-interactiekaart (zie figuur 6.1). Daar staat aangegeven welke rollen er in een project optreden en welke transacties er tussen de rollen zullen plaatsvinden. Het geheel wordt vastgelegd in een raamwerk, dit is een digitaal bestand met daarin de communicatieafspraken tussen de verschillende rollen. Er zijn standaard raamwerken, maar er kunnen ook projectspecifieke raamwerken gemaakt worden. Tot slot moeten ‘de rollen verdeeld worden’, zodat elke partij en persoon de juiste transacties kan doen. Zodra dit bepaald is kan men vanuit zijn rol de standaardtransacties uitvoeren.
6.2 Werkprocesbeheer Werkprocesbeheer is ook wel bekend onder de naam ‘workflow management’. Het wordt veel toegepast in allerlei soorten bedrijfstakken voor heel veel verschillend werk. Het idee achter het werkprocesbeheer is dat de werkprocessen binnen een bedrijf of een project gestuurd worden. Allereerst moeten de werkprocessen gedefinieerd worden. Dit betekent dat er ‘geprogrammeerd’ moet worden wie wanneer welke actie moet ondernemen en welke informatie die persoon daarvoor nodig heeft. Hieruit moet ook duidelijk worden hoe een werkproces in gang gezet moet worden (handmatig of automatisch, op datum of als gevolg van een andere actie). Dan loopt het systeem langs alle personen die bij het werkproces betrokken zijn (zo mogelijk ook parallel) en haalt bij iedereen de informatie op die nodig is voor de volgende stap. Aan het hele systeem kan een tijdspad gehangen worden, zodat mensen gewaarschuwd kunnen worden wanneer zij te laat reageren. Dat dit in een extranet verwerkt is, kan vele voordelen met zich meebrengen. Omdat alle partijen aan het extranet gekoppeld zitten, is iedereen bij zo’n project te koppelen aan een werkproces. Iedereen kan op elk moment van de dag een mededeling ontvangen dat er een reactie verwacht wordt voor een werkproces. Wanneer ook duidelijk gemaakt wordt hoe snel er gereageerd moet worden, kan dit vele processen stroomlijnen. Een bijkomend voordeel van dit systeem, gekoppeld aan een extranet, is dat wanneer men voor een werkproces ergens een aanpassing doet of een besluit neemt, dit direct aangepast wordt bij de documenten op het extranet en dat alle medewerkers voor wie dat nodig is, weer op de hoogte gesteld worden dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden. Echter, om een dergelijk systeem te laten werken, is het nodig om voorafgaand aan een project vele processen te definiëren of uit oudere projecten over te nemen en aan te passen. Het is mogelijk dat dit zeer veel tijd in beslag neemt en het is de vraag of men hier voor de moeite neemt.
6.3 Ontwerpmodel Er bestaan al toepassingen4 waar verschillende ontwerppartijen in één ontwerpmodel werken. De architect zet dan een (liefst 3D) model op, waarin constructeurs en installateurs hun ontwerp kunnen toevoegen. Zo is het voor installateurs direct zichtbaar hoe zij het handigst hun installaties kwijt kunnen en architecten kunnen met de informatie van de constructeurs en installateurs verder werken met hun architectonische wensen. Wanneer een dergelijk model gekoppeld wordt aan een extranet, is het mogelijk dat de partijen meer parallel werken, maar vooral dat andere partijen mee kunnen kijken. Je kunt je hierbij voorstellen dat de opdrachtgever kan ingrijpen zodra het ontwerp niet aan zijn wensen voldoet, of dat de aannemer kan aangeven dat een andere oplossing mogelijk makkelijker of goedkoper te maken is.
Nikki Oude Elferink
20
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Uit een 3D ontwerpmodel kunnen direct benodigde tekeningen voor vergunningaanvraag gehaald worden of de benodigde informatie om bestellingen te doen. Een ander voordeel is dat de ontwerper beter kan zien of hij fouten heeft gemaakt bij aansluitingen. Een tegenargument voor een 3D model op een extranet zou kunnen zijn dat de toepassing nog niet snel genoeg kan werken of dat verschillende ontwerpprogramma’s van de verschillende partijen er niet op aansluiten (of dat de partijen niet met een ander programma willen werken).
Nikki Oude Elferink
21
BSc Eindwerk
Oktober 2007
7 Van theorie naar praktijk 7.1 Conclusies theorie Beheer van informatie en communicatie worden goed verzorgd De mogelijkheden van de extranetten dekken de problemen die ontstaan op het gebied van beheer van informatie en communicatie in theorie goed af. Of dit in praktijk ook het geval is, moet nagevraagd worden in de interviews. Werkprocesbeheer is zeer nuttig, maar kan mogelijk te veel moeite kosten Ook voor het doorlopen van procedures (werkprocessen) zouden de mogelijkheden van het werkprocesbeheer veel te bieden hebben. De vraag die hier blijft hangen is of de moeite die gedaan moet worden om werkprocessen vooraf te definiëren en te programmeren opweegt tegen de voordelen die het biedt. Dit is een belangrijk punt dat in de interviews naar voren moet komen. VISI-systematiek zou een aanvulling kunnen zijn op de mogelijkheden van extranetten Waar kosten worden gemaakt door administratieve onduidelijkheden (geen besluiten genomen, fouten worden niet geregistreerd, communiceren van meer- en minderwerk, etc.) lijkt het erop dat het invoeren van standaardberichten, zoals VISI dit aanbiedt, de overzichtelijkheid kan bevorderen. Het communiceren met VISI wordt al aangeboden, echter niet in combinatie met een extranet. De combinatie met een extranet biedt de voordelen dat alle informatie op één plek verzameld wordt en dat de informatie voor iedereen (voor wie nodig) toegankelijk is. Waarom hier geen gebruik van gemaakt wordt, zal een vraag in het interview met de aanbieder van de extranetten zijn. Een ontwerpmodel op een extranet zal de coördinatie van het ontwerpproces verbeteren Het betrekken van het extranet bij de ontwerpfase zou mogelijk veel voordelen kunnen brengen. Ontwerpende partijen kunnen op een makkelijke manier met elkaar communiceren en partijen die later in het bouwproces aan de orde komen, kunnen eerder in het proces betrokken worden. Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom dit niet gebruikt wordt. Veel van deze redenen hebben te maken met de informaticatechnische kant van de zaak. Om te weten wat de precieze redenen zijn, zal dit ook aan de aanbieder van de extranetten gevraagd moeten worden. Verschillende aanbieders kunnen een probleem vormen voor een deel van de gebruikers Een andere vraag die nog onbeantwoord blijft, maar zeker wel van belang is, is de volgende: er zijn verschillende aanbieders van extranetten en voor iedereen is het het makkelijkst om steeds met dezelfde aanbieder te werken (dan heb je immers alle informatie bij elkaar, ook van verschillende projecten), maar wie bepaalt welke aanbieder gebruikt wordt? En gaan de andere partijen daar zomaar mee akkoord? Dit is misschien wel de belangrijkste punt dat in de interviews aan de orde moet komen.
7.2 Interviews Om te zien hoe het geheel in de praktijk werkt en antwoord te vinden op de bovengenoemde vragen, heb ik interviews afgenomen. De beperkte tijd die beschikbaar is voor het Bachelor Eindwerk, zorgt dat ik slechts twee partijen heb kunnen interviewen. Hiervoor heb ik een gebruiker (MultiVastgoed) en een aanbieder (BrinkGroep) van extranetten genomen. Voor beide interviews heb ik vragen opgesteld die ik heb opgedeeld in de categorieën: - Algemeen - Het algemeen gebruik - Beheer informatie en communicatie - De ontwerpfase
Nikki Oude Elferink
22
BSc Eindwerk
Oktober 2007
- Werkprocesbeheer/workflowmanagement - Standaardisatie - Wie bepaalt? (alleen gebruiker) - Tot slot In deze categorieën zijn de vragen die bij de conclusies uit de theorie naar voren kwamen, opgenomen. De uitwerking van de interviews zijn te vinden in bijlage 3 en 4.
7.3 Analyse interview gebruiker Uit het interview met de gebruiker (MultiVastgoed) zijn de volgende opmerkingen te filteren. Om het gebruik van een extranet te laten slagen moet er veel druk achter zitten Opdrachtgevers moeten in het contract aangeven dat er gebruik gemaakt gaat worden van een extranet. Vervolgens moet de opdrachtgever de andere partijen strikt in de gaten houden en streng optreden wanneer er niet volgens de afspraken wordt gecommuniceerd. Revisiebeheer en overdracht van informatie zijn belangrijke voordelen van het extranet Het hebben van de meest up-to-date-tekening, maar ook het weten hoe tot die tekening is gekomen door het revisiebeheer wordt gezien als een waardevolle eigenschap van een extranet. Ook de soepele overdracht van informatie tussen verschillende partijen (tussen verschillende fasen) is een voordeel van het gebruik. Het controleren van tekeningen gebeurt alleen op papier De functie ‘redlining’ wordt niet gebruikt en er wordt veel waard gehecht aan de mogelijkheid om je tekeningen af te laten drukken. Men vindt dat het bijna niet mogelijk is om op een scherm een tekening te beoordelen. Er ontstaat snel een wildgroei aan informatie Als er niet een hele duidelijke documentstructuur opgebouwd is, wordt het geheel een puinhoop en is bijna niks terug te vinden. Hier is een ordening nodig die standaard wordt voor de gebruikers. Dit betekent wel dat je van tevoren precies moet weten wat je wilt (wat geen nadeel hoeft te zijn). Het werkprocesbeheer, ingezet als goedkeuringsprocedure, is waardevol Deze functionaliteit wordt vrijwel alleen maar gebruikt voor goedkeuringsprocedures. Dit werkt wel goed en wordt gezien als zeer waardevol. Hier wordt veel tijd bespaard. Het kost ook niet veel moeite om dit in gang te zetten. De ontwikkeling gaat langzaam Veranderingen worden maar heel traag gedaan en een kentering in de bouw zal niet vandaag op morgen plaatsvinden. VISI-systematiek zou een aanvulling kunnen zijn op de mogelijkheden van extranetten Men is niet op de hoogte van de VISI-systematiek, maar ziet de voordelen ervan wel in. Verschillende aanbieders kunnen een probleem vormen voor een deel van de gebruikers Er wordt veel van een partij gevraagd wanneer zij met een ander systeem moeten werken dan dat zij gewend zijn. Dit wordt gezien als een probleem. Echter dit is wel iets voor de toekomst, omdat er nu nog niet volop gebruik van wordt gemaakt. Men heeft er behoefte aan de winst door gebruik van een extranet gekwantificeerd te zien Voor het gebruik van extranetten goed loopt, is het nodig dat de opdrachtgevers overtuigd zijn. Deze zouden graag zien hoeveel de extranetten precies helpen en welke winst ermee behaald wordt.
Nikki Oude Elferink
23
BSc Eindwerk
Oktober 2007
7.4 Analyse interview aanbieder Uit het interview met de aanbieder (BrinkGroep) zijn de volgende opmerkingen te filteren. Men moet inderdaad alles strak in de gaten houden, wil het gebruik slagen Het is belangrijk dat alles wordt gedaan zoals afgesproken. Wanneer dit niet gebeurt wordt het beheren van een extranet erg lastig. De aanbieder begeleidt hierin wel de gebruikers en helpt hen in de opstartfase. Trainingen moeten de gebruiker helpen om het extranet zoals bedoeld te gebruiken. De goedkeuringsprocedures en het documentbeheer zijn de belangrijkste eigenschappen Het hebben van alle informatie bij elkaar en de mogelijkheid voor goedkeuringsprocedures worden gezien als de belangrijkste eigenschappen van een extranet. Het is wel mogelijk om tekeningen op papier te beoordelen Volgens de aanbieder wordt de functie ‘redlining’ veel gebruikt en is het beoordelen van een tekening op papier niet een probleem. De aanbieder moet meehelpen in het vormen van de structuur Voor de start van het project denkt de aanbieder mee over de structuur die het extranet moet krijgen voor dit project. Ook helpt de aanbieder mee om in het begin alles netjes op orde te hebben. Op die manier moet voorkomen worden dat er een wildgroei aan informatie komt. Het werkprocesbeheer, ingezet als goedkeuringsprocedure, is waardevol De goedkeuringsprocedures worden veel gebruikt en zijn niet moeilijk in te stellen. Mogelijk zal in de toekomst het extranet zelf initiatief nemen om iemand erop te wijzen dat er binnenkort iets aangeleverd moet worden om te laten goedkeuren. De ontwikkeling gaat langzaam In theorie is er veel mogelijk, maar het punt blijft dat het gebruik maar langzaam toeneemt en dat men zich niet snel laat overtuigen. VISI-systematiek zou een aanvulling kunnen zijn op de mogelijkheden van extranetten De geïnterviewde aanbieder is al bezig met het invoeren van de VISI-systematiek in de extranetten. Hier wordt veel toekomst in gezien. Verschillende aanbieders kunnen een probleem vormen voor een deel van de gebruikers Dit punt is wel een probleem in de toekomst, maar men verwacht dat hier een oplossing voor komt in de vorm van een uitwisselingsprotocol (dit is al het geval in Engeland). De implementatie van VISI zou hierbij kunnen helpen. Soms schiet men door in het gebruik van een extranet Om echte miscommunicatie te voorkomen is het nodig dat de verschillende partijen zo nu en dan nog wel met elkaar bellen. Alleen communiceren via het extranet is niet een goede ontwikkeling.
Nikki Oude Elferink
24
BSc Eindwerk
Oktober 2007
8 Conclusies en aanbevelingen 8.1 Conclusies Deze paragraaf moet een antwoord geven op de onderzoeksvraag. De onderzoeksvraag luidt:
Hoe goed kunnen de mogelijkheden van extranetten gebruikt worden voor het beperken van de verschillende faalkosten? 1) Een groot deel van de faalkosten wordt afgedekt. In paragraaf 3.2 is een selectie gemaakt van oorzaken van faalkosten. Van die groep wordt een groot deel met de huidige mogelijkheden afgedekt (matrix, 5.1) en een deel niet. Het deel wat niet afgedekt wordt zou ondervangen kunnen worden door a. standaardisatie (6.1) en b. een ontwerpmodel (6.3) Dit vormt een onderdeel van de aanbevelingen. In potentie kunnen de extranetten dus alle geselecteerde faalkosten afdekken. 2) De effectiviteit van het extranet wordt echter bemoeilijkt door het gebruik: a. het werkprocesbeheer (wat een groot deel van de faalkosten moet opvangen) is mogelijk niet zo eenvoudig toe te passen (6.2) b. gebruikers kunnen tegenstribbelen wanneer zijn met een ander product moeten werken dan dat zij gewend zijn (7.1) c. andere partijen dan de opdrachtgever hebben geen voordeel aan het gebruik van extranetten (het overgrote deel van de faalkosten komt namelijk bij de opdrachtgever terecht). Zij zullen dus niet snel hun best doen om het extranet goed te gebruiken. Wanneer niet iedereen meewerkt is het extranet bijna waardeloos. Uit de interviews blijkt dat punt 2a absoluut geen probleem vormt. Deze toepassing is nog niet in zijn optimale toepassing, maar er staat hier weinig in de weg. Punt 2b wordt onderkend, maar in de interviews zijn hier meerdere oplossingen voor genoemd. Het lijkt er op dat wanneer dit een probleem zal gaan vormen, dit snel genoeg verholpen kan worden. Punt 2c is het belangrijkste probleem. Wat hieraan gedaan kan worden, is het tweede onderdeel van de aanbevelingen. Mijn antwoord op de onderzoeksvraag is daarmee als volgt:
Extranetten hebben de potentie om de faalkosten zeer goed af te dekken, maar worden hierbij sterk geremd door het gebruik van de verschillende partijen en dekken daarom op dit moment nog niet heel goed de faalkosten af.
8.2 Aanbevelingen Als aanvulling op de conclusies wil ik de volgende aanbevelingen doen: 1) Aanbieders: pas de mogelijkheden die de VISI-systematiek biedt toe in de extranetten en zoek de mogelijkheden voor het ontwikkelen van een ontwerpmodel uit. Dit zal een meerwaarde bieden aan de extranetten. 2) a. Aanbieders: werk aan de gebruiksvriendelijkheid van het product. Dit geldt voornamelijk voor de gebruikers die niet de opdrachtgever zijn. Deze partijen moeten het sterkst overtuigd worden.
Nikki Oude Elferink
25
BSc Eindwerk
Oktober 2007
b. Opdrachtgevers: zorg er voor dat de andere partijen ook voordeel kunnen halen bij het gebruik van een extranet en zorg dat ze overtuigd worden van dit voordeel. Bijvoorbeeld kunnen partijen sneller geld ontvangen als procedures via het extranet sneller verlopen. Voor verder onderzoek zou ik de volgende aanbevelingen doen: 3) Interview meer partijen, maar vooral aanbieders en gebruikers van hetzelfde product. 4) Richt het onderzoek meer op de houding van de verschillende partijen ten opzichte van het extranet. 5) Zoek uit hoe de ontwikkeling in Engeland is verlopen en wat daar de sterke punten en de problemen zijn geweest.
Nikki Oude Elferink
26
BSc Eindwerk
Oktober 2007
9 Referenties Boeken en rapporten: 1) Ing. L. Brokelman en ir. H. Vermande (2005). Faalkosten, de (bouw)wereld uit! Stichting Bouwresearch (SBR). 2) Drs. E.C. Boudewijn en ir. R.P.V. Broekhuizen (2007). Bouwen is teamwork! Regieraad Bouw en PSIBouw. 3) Prof.dr.ir.H.A.J. de Ridder, K.B. Braat MSc.BSc. en ir.ing. J.P. Noppen (2005).
Collegedictaat CT3980 Voorbereiding en uitvoering van werken in de bouw(nijverheid). Delft: Faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen, Sectie Bouwprocessen 4) G. Bolte, T. Molenaar en M. de Waal (2005). ICT in de bouw, negen ‘best practices’. Stichting Bouwresearch (SBR) 5) G. Smit en J. Hamberg (1995). Faalkosten bij middelgrote aannemersbedrijven. Hoofddorp: IMK Nederland 6) M.J.S. Neven en H.A.W. Veugelers (2001). Faalkosten in het bouwbedrijf. Eindhoven: Technische Universiteit Eindhoven 7) Ir. A.W. Wichers Hoeth en ir. K.G.A. Fleuren (2006). De bouw moet om; op weg naar feilloos bouwen. Stichting Bouwresearch (SBR). 8) Mr. A. Mouritz, drs. F. van Seumeren en mr. L. van der Wees (1999). Internet, intranet of extranet? Den Haag: Ten Hagen en Stam uitgevers. 9) B. Jonkeren, S. Petit en M. Staring (1999). Managen met i.i.e.-netten. Amsterdam/Antwerpen: Uitgeverij Contact. 10) O. Kok (2006). Het gebruik van project-extranet, De afstemming tussen de bouw- en ICT-sector. Universiteit Twente
Internet: I. II. III. IV. V. VI. VII.
http://nl.wikipedia.org/wiki/extranet http://www.sbr.nl http://www.suite75.com/projectcenter.htm http://www.ibis.nl http://www.bricsnet.com http://www.bouwbase.net http://www.crow.nl/visi
Nikki Oude Elferink
27
BSc Eindwerk
Oktober 2007
10 Bijlagen 10.1 Figuur uit ‘Faalkosten, de (bouw)wereld uit!
Nikki Oude Elferink
28
BSc Eindwerk
Oktober 2007
10.2 Lijst met oorzaken van faalkosten Onduidelijkheden Oorzaken -opdrachtgever weet niet wat hij wil -slechte productomschrijving door opdrachtgever -langlopende/onduidelijke procedures (vergunningen) -PvE is onvoldoende uitgewerkt -onvoldoende bestekspecificatie -onduidelijke documentenstroom -onduidelijk bestek als basis aanneemovereenkomst -tijdens bouw treden veel wijzigingen op -verschillende werkmethoden bij verschillende partijen -geen schriftelijke bevestigingen -informatieverlies bij overdracht tussen verschillende fasen in het project -politiek draagvlak onvoldoende (enigszins verwerkt in ‘geen energie in contacten’) -werk is niet correct uitgezet
Foutieve gegevens Oorzaken -maatvoering deugt niet -men werkt met oude tekeningen -vaak overschrijven van data
Onvoldoende competentie Oorzaken -verkeerde keuze architect -niet capabele partners -beoordeling aannemer alleen op kosten, niet op knowhow -slechte criteria selectie partners -onvoldoende deskundigheid uitvoerend personeel -onjuiste gesprekspartners (geen mandaat) -geen uniformiteit bestek, planning, begroting -melden van fouten wordt bestraft i.p.v. beloond -beoordeling op voortgang, niet op
Nikki Oude Elferink
Gevolgen -te duur inkopen van materialen -opnieuw bestellen materialen door verkeerde bestelling -tijdverlies door discussie -tijdverlies door vertraging in of herhaling van werkzaamheden -tekort/overschot aan materialen -vergissingen
Gevolgen -verkeerd bestellen van materialen -tijdverlies door corrigeren -tijdverlies door vertraging in of herhaling van werkzaamheden -tijdverlies door verzamelen ontbrekende informatie -tekort/overschot aan materialen -extra huurtarieven groot materieel -kwaliteitsverlies eindproduct
Gevolgen -tijdverlies door corrigeren/aanpassen -tijdverlies door langere bewerkingstijd dan norm -tijdverlies door verloren uren (pauzes e.d.) -tijdverlies door vertraging in of herhaling van werkzaamheden -ontwerp is niet optimaal voor uitvoering -kostenverhoging t.g.v. ongesorteerd afval -kwaliteitsverlies eindproduct -problemen worden laat gesignaleerd -aanpassen personeel (kost tijd en geld)
29
BSc Eindwerk
Oktober 2007
kwaliteit, kosten of samenwerking -door standaardisatie is werk niet uitdagend -er wordt niet geleerd van fouten -onervaren personeel wil projectleider zijn -vakmanschap gaat achteruit door industrieel bouwen -goede mensen kunnen beter werk krijgen
Het ontwerp is niet goed uitvoerbaar Oorzaken -onvoldoende optimalisatie uitvoeringsmethode -het ontwerp sluit niet aan op de uitvoeringsmethode -inhoudelijk onvoldoende ontwerpcoördinatie -onuitvoerbaarheid van ongebruikelijk ontwerp -door tijdsdruk wordt begonnen voordat ontwerp af is -architect heeft te weinig kennis van uitvoering en detailleren -onprofessioneel personeel -aannemer heeft geen plaats in ontwerpproces -installateur heeft geen plaats in ontwerpproces of heeft daar de kennis/tijd/capaciteit niet voor -architect en adviseur krijgen meer betaald bij duurder ontwerp -architect wordt aangesproken op vormgeving (meer dan techniek) -architecten houden meer van vormgeving dan techniek -overgang van handtekenen was moeilijk Tijdsdruk Oorzaken -te weinig voorbereidingstijd -te lang uitstellen beslissingen -nergens rek in de planning -kwaliteit = ‘kwalitijd’ -vertraging in voorbereiding wordt niet verwerkt in opleveringsdatum -installateur werkt minder snel dan andere bouwpartijen -inefficiënt werken kost tijd -te weinig personeel -partijen worden te laat betrokken Ontoereikende gegevens Oorzaken -geen tijdige overdracht informatie -berekeningen/tekeningen te laat
Nikki Oude Elferink
Gevolgen -tijdverlies door corrigeren/aanpassen -tijdverlies door langere bewerkingstijd dan norm -hoge kosten door overdimensionering in ontwerp
Gevolgen -te duur inkopen van materialen -kwaliteitsverlies eindproduct -start voor ontwerp af is -te weinig voorbereidingstijd voor bepaalde acties
Gevolgen -te duur inkopen van materialen -tijdverlies door wachten
30
BSc Eindwerk
-onvoldoende tekeningen bestaande situatie -onduidelijke boodschappen -onduidelijke vastgelegde afspraken van overleg -onvoldoende gegevens -wijzigingen worden niet teruggekoppeld Logistieke tekortkomingen Oorzaken -slechte planning route uitvoering -onvoldoende beheerste logistiek -onvoldoende anticiperende aannemers (uitvoerbaarheid, tijd, kostenbewustheid., waarschuwing) -weinig afstemming tussen werkvoorbereiding en werkuitvoering -slechte bouwplaatsinrichting -te weinig tijd voor goede planning -er wordt voor een te laag bedrag ingeschreven -uitvoerder speelt op safe (werkt voor de planning uit) Ontoereikende organisatie Oorzaken -onvoldoende opleiding bouwpersoneel -onvoldoende aandacht voor ontwerp van knooppunten -geen functiegerichte organisatie -te late ontwerpcoördinatie -onduidelijke taakverdeling ontwerpwerk -onvoldoende coördinatie uitvoering -onderwaardering bouwvoorbereiding -slechte/onduidelijk administratie -te weinig afspraken over verantwoordelijkheden en procedures -niet geplande bouwkosten worden niet bijgehouden -er is te ver doorgevoerde specialisatie -geen besluitvorming -budget wordt overschreden -er wordt geen energie in contacten gestoken -te veel aandacht naar juridische zaken
Nikki Oude Elferink
Oktober 2007
-opnieuw bestellen van materiaal -tijdverlies door te veel discussie -tijdverlies door langere bewerkingstijd dan de norm (improvisatie)
Gevolgen -te duur inkopen van materialen (te laat) -tijdverlies door wachten op materiaal/materieel -tijdverlies door langere bewerkingstijd dan norm -tijdverlies door zoekuren (rommelige bouwplaats) -grote tijdsdruk -extra huurtarieven groot materieel -storingen door nalatig onderhoud -materieel en personeel staan stil
Gevolgen -opnieuw bestellen van materialen -tijdverlies door veel discussie (communicatiestoornissen) -besluiten zijn niet goed genoteerd, geeft later weer onduidelijkheden -verkeerde uitvoering, veroorzaakt andere problemen -tijdverlies door inefficiënt werk -nalatig onderhoud -kwaliteitsverlies eindproduct -mislopen van betalingen -bezwaren uit omgeving -geen goed beeld van gemaakte kosten
31
BSc Eindwerk
Oktober 2007
10.3 Interview MultiVastgoed Woensdag 17 oktober 10.00u Gouda Klaas van den Berge door Nikki Oude Elferink Algemeen Klaas van den Berge is projectmanager bij MultiVastgoed. Hij heeft bij MultiVastgoed een enkel project gedaan waarbij gebruik werd gemaakt van een extranet en heeft bij zijn vorige werkgever, BAM, ervaring met extranetten opgedaan in de uitvoering (2003/2004). In beide gevallen werd er gewerkt met het product ‘File2Share’. Tevens is hij op een dergelijk onderwerp afgestudeerd aan de TUDelft bij professor De Ridder (Informatiebeheersing binnen stadionprojecten (Arena AufSchalke), 2000). In de projecten waar MultiVastgoed actief was, treedt deze op als opdrachtgevende partij. Zij nemen het initiatief tot een project, proberen de gemeente daarvan te overtuigen en zetten vervolgens het hele proces op. Het algemeen gebruik Redenen om een extranet te gaan gebruiken: - Belangrijk dat iedereen de laatste versie van tekeningen heeft - Verbetering van overdracht van informatie tussen de verschillende fasen van een project - Het versturen van notificaties wanneer een document geplaatst is. De eerste twee punten werkten, wanneer het gebruik van het extranet enigszins op gang kwam, goed. Het laatste punt had zo zijn nadelen, omdat de notificatie naar de e-mail gestuurd werden en er vervolgens een wirwar aan communicatie over de e-mail ontstond. Wanneer extranet en email (Outlook) goed aan elkaar gekoppeld zouden zijn, zou dit een stuk schelen. Dit moet dan wel direct vlekkeloos gebeuren. Beide partijen (MultiVastgoed en BAM) kozen destijds voor File2Share vanwege de repro-functie die deze aanbiedt. Dit betekent dat je online kan aangeven dat een document geprint moet worden en dat het diezelfde dag op papier geleverd wordt. Het blijkt dat men graag op papier tekeningen beoordeelt en op papier opmerkingen plaatst. De functie ‘redlining’ blijkt dus niet goed uit te pakken. Tekeningen worden uitgeprint, beoordeeld en aangepast weer online gezet. Voordelen van een extranet zijn: - Juiste informatiestroom door revisiebeheer (de nieuwste tekening wordt aangeboden, maar oudere tekeningen zijn wel terug te zien) - Tijdsbesparing doordat men niet hoeft te wachten op stukken die per post verstuurd worden - Workflow-management, toegepast op tekeningen (er wordt een routing uitgezet die tekeningen moeten volgen om goedgekeurd te worden) - Repro-functie (zie boven) - Je hebt alle documenten bij elkaar - Alle documenten zijn voor iedereen toegankelijk Nadelen van een extranet zijn: - Het kan snel niet meer overzichtelijk zijn (voorbeeld van een project waar wel 500 mappen werden aangemaakt, waar uiteindelijk slechts 27 van gebruikt worden) - Je moet eigenlijk teveel vastleggen
Nikki Oude Elferink
32
BSc Eindwerk
-
Oktober 2007
Daarvoor moet je van tevoren precies weten wat je wilt. Dit moet echter ook gezien worden als voordeel. Op deze manier word je immers gedwongen na te denken over de opzet van het project.
Wat blijkt uit voorbeelden is dat het (gebruik van een extranet) werkt wanneer er heel strikt aan gehouden wordt en heel goed op toegezien wordt. Dit betekent dat op een bouwvergadering alleen de stukken die via het extranet aangeboden worden, worden beschouwd als ingekomen stukken en dat men betaling kan achterhouden wanneer er niet volgens de afspraken gewerkt wordt. Het werkt veel minder goed als er niet voldoende capaciteit, discipline en interesse voor het gebruik is. Er wordt aangegeven dat je als opdrachtgever wel het initiatief neemt tot het gebruik van een extranet, maar het beheer uitbesteedt. Het wordt gezien als teveel werk voor de projectmanager. Dit kan beter gedaan worden door de architect (in de ontwerpfase) en de aannemer (in de uitvoeringsfase). Faalkosten kunnen in theorie zeker beperkt worden door extranetten, is de mening, echter in de praktijk blijkt dat de discipline erg lastig is. Zeker omdat elke partij mee moet werken. Voor het gebruik wat MultiVastgoed nu heeft, kan gezegd worden dat er wel faalkosten worden beperkt op de volgende punten: - Tijdwinst (niet wachten op tekeningen) - Reprokosten (hoewel dit een zeer klein aandeel aan de kosten heeft) - Fouten in het ontwerp (worden eerder opgespeurd) De mening is dat het gebruik in de ontwerpfase lastig is en dat het beter werkt vanaf het Definitief Ontwerp. Echter wordt er wel veel waarde gehecht aan het workflowmanagement tijdens de ontwerpfase. Om het gebruik van een extranet te laten slagen is het nodig dat de opdrachtgever hiertoe het initiatief neemt. Hij moet dit gebruik ook aan de andere partijen opleggen. Dit kan en wordt in de contracten (worden) opgenomen. Hierdoor kan de opdrachtgever geldmiddelen inzetten om andere partij tot het juiste gebruik te zetten. Om dit in goede banen te leiden is het nodig om bij die contracten een gebruiksprotocol te voegen. MultiVastgoed is op dit moment bezig om voor een komend project een dergelijk protocol te ontwikkelen. Dit doen zij samen met File2Share (aanbieder) en de architect (die moet het gaan bijhouden). Het doel is uiteindelijk om een protocol te hebben dat voor ieder project kan gelden. Wederom wordt hier gewezen op het belang van discipline bij de uitvoering van een dergelijk plan. Het gebruik zoals dat nu bij MultiVastgoed gaat is als volgt te omschrijven: - Men maakt gebruik van de mogelijkheid om documenten te delen, al wil dit af en toe tot wildgroei van informatie leiden - Tijdens het ontwerp wordt het extranet maar matig gebruikt - Het workflow-management wordt alleen toegepast bij de controle en aanpassing van tekeningen, maar hier werkt dit wel heel goed - Voor administratie van allerlei projectgerelateerde zaken (termijnstaten e.d.) wordt het niet gebruikt. In eerste instantie wordt hier ook niet de toegevoegde waarde van ingezien (later wel interesse voor VISI). Wel wordt ingezien dat het nuttig zou kunnen zijn om via het extranet goedkeuring van de opdrachtgever voor bepaalde documenten/aanvragen te krijgen. Beheer informatie en communicatie
Nikki Oude Elferink
33
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Wat betreft dit onderdeel wordt er aangegeven dat het delen van documenten op een extranet zeer nuttig is, maar dat er een uitgedachte structuur achter moet zitten. Wildgroei aan documenten en mappen werkt het enthousiasme en het nut zeer tegen. Voor communicatie geldt voornamelijk het probleem dat de koppeling met de bestaande communicatiemiddelen (vooral e-mail) nog niet soepel is. Doordat je niet ‘vanzelf’ in het extranet bezig bent (je moet namelijk inloggen e.d. en dat duurt allemaal erg lang), verloopt veel van de communicatie buiten dit extranet om. MultiVastgoed heeft nooit geprobeerd de eventuele gereduceerde faalkosten te kwantificeren. Hier zou waarschijnlijk wel interesse naar zijn en mogelijk dat er in de toekomst een afstudeerder of een extern bureau hiermee aan de slag zal gaan. Men is niet bang om waardevolle informatie te ‘lekken’ door het gebruik van een extranet. Wat nog aandacht verdient is de vindbaarheid op het extranet. Het is belangrijk dat de ordening standaard en algemeen gangbaar wordt (net als tekeningcodering e.d.) De ontwerpfase In de ontwerpfase wordt zo gewerkt, dat de architect met een opzet komt, dit langs alle medeontwerpende partijen stuurt (constructeur, installateur) en deze partijen hun deel van het ontwerp hierin aanvullen. Dit wordt weer teruggestuurd naar de architect. Wanneer hij een wijziging wil toepassen of nog niet tevreden is, zal hij het ontwerp aanpassen en vervolgens wordt de cyclus weer afgewerkt. Deze ‘routing’ wordt als zeer goed ervaren. Een ontwerpmodel, gekoppeld aan een extranet, waar alle partijen in kunnen werken lijkt een goed idee, zolang er elke keer dat het ontwerp gepresenteerd wordt als zijnde officieel, de hele cyclus weer doorlopen wordt. Dit wordt als heel belangrijk gezien. Opmerking die hierbij geplaatst wordt is dat wanneer je tegelijk aan een model zou kunnen werken, mensen geen rekening houden met wat de ander op dat moment aan het aanpassen is. Dit probleem wordt enigszins uitgesloten door de controleronde uit te voeren. Deze controle is belangrijk om bij grote fouten achteraf de verantwoordelijkheid te kunnen bepalen. Werkprocesbeheer/workflow-management Dit wordt alleen toegepast bij het controleren van ontwerptekeningen (zie boven). Dit werkt goed en is makkelijk ‘aan te maken’. Dit proces kan ook gemakkelijk hergebruikt worden voor een ander project. Standaardisatie Er is geen ervaring met het VISI-systeem. Wel wordt aangegeven dat het mogelijk een interessante toepassing kan zijn. Er bestaan al procedures voor meer- en minderwerk, maar het zou goed zijn als die volledig digitaal konden en dat er ook voor andere procedures zoiets opgezet zou worden. Ingezien wordt dat het nuttig is wanneer dergelijke communicatieberichten als één totaal opgeslagen en geraadpleegd kunnen worden. Wie bepaalt? De opdrachtgever bepaalt wat er gebruikt wordt. Hier kunnen geldmiddelen voor ingezet worden. Wie betaalt, die bepaalt. Het gebruik van verschillende systemen wordt gezien als een probleem. Partijen die van de opdrachtgever moeten meewerken aan het gebruik van een extranet zien zelf al gauw allerlei problemen. Wanneer bij ieder project er geïnvesteerd moet worden in het leren van een nieuw systeem, is men er nog minder over te spreken. Men gaat niet gemakkelijk hierin mee, maar wanneer het in een contract opgenomen staat, is het de enige mogelijkheid. Er zijn twee manieren waarop dit zich in de toekomst kan oplossen:
Nikki Oude Elferink
34
BSc Eindwerk
Oktober 2007
-
Aanbieders zien het probleem in en gaan meer op elkaar lijken in gebruiksvorm Een aanbieder wordt duidelijk marktleider en wordt ‘standaard’ in gebruik (net als AutoCAD oid) Dit gaat hopelijk vanzelf en hoeft niet door een partij aangestuurd te worden. Tot slot Extranetten kunnen bij het archiveren een goede helpende hand leveren. Omdat alle documenten bij elkaar staan, wordt dit proces zeer sterk vereenvoudigd. Een extranet toepassen als evaluatie van een project zou heel mooi zijn, maar de verwachting is dat dit niet zo zal uitpakken. Een project wordt nu ook zelden geëvalueerd en dit heeft weinig prioriteit. Al met al wordt er weinig van projecten geleerd. Er wordt vaker benadrukt dat het heel goed zou zijn als dit lukt, maar dat men er eigenlijk van uit gaat dat het er niet van komt. De opdrachtgever is zich er van bewust dat veel van de faalkosten op zijn bordje terechtkomen. Dit bewustzijn vertaalt zich naar de keuze van partijen waar mee samengewerkt wordt. Dit bewustzijn zou gebruikt kunnen worden om het gebruik van extranetten aan te jagen, maar men wil dan eerst wel zien hoezeer de faalkosten daadwerkelijk beperkt worden. Als overtuiging van de opdrachtgevende partij om hier echt werk van te maken, zal er eerst uit onderzoek (evt. van eigen project) moeten blijken wat procentueel aan faalkosten wordt beperkt en hoeveel het uiteindelijk dus oplevert. Het wordt duidelijk dat in theorie de faalkosten echt beperkt kunnen worden, maar dat in de praktijk dit nog niet zo van de grond komt. Redenen hiervoor kunnen zijn: - De ontwikkeling moet langzaam gaan. Een kentering zal niet vandaag op morgen plaatsvinden. - Het moet vanuit de opdrachtgever komen en deze moet hierbij andere partijen veel discipline ‘bijbrengen’. Als de opdrachtgever niet volledig overtuigd is, zal dit het proces niet versnellen Om het te laten slagen is het nodig dat: - Het systeem voor alle partijen toegevoegde waarde heeft - Dat het voordeel wat er uit te halen is kwantificeerbaar is - Dat het systeem van hoge kwaliteit is, het moet echt heel goed zijn wil het lukken. Het gebruik van het extranet verbetert de samenwerking van verschillende partijen. Echter, om een partij discipline bij te brengen moet deze aan het begin van het project op scherp gezet worden. Wanneer iedereen gewend is, wordt de samenwerking wel vele malen beter.
Nikki Oude Elferink
35
BSc Eindwerk
Oktober 2007
10.4 Interview BrinkGroep Vrijdag 19 oktober 13.30u Leidschendam Ron van den Berge door Nikki Oude Elferink Algemeen Tijdens de bouw van het gebouw van de Gasunie (oplevering 1994) had de BrinkGroep 2 werknemers fulltime op het regelen van de communicatie en het beheer van de informatie van het hele project. Hierdoor kwam men tot de conclusie dat daar wat voor gevonden moest worden. Na een uitgebreid onderzoek kwam de BrinkGroep terecht bij 4projects, een Engels product. BrinkGroep heeft nu de licentie om 4projects in de Benelux aan te bieden, onder de naam IBIS4projects (IBIS is de naam van de software producten van BrinkGroep). Ze hebben gekozen voor 4projects om de volgende redenen: - Integriteit, de beveiliging is van zeer hoog niveau - Zekerheid van bereikbaarheid - Functionaliteit, een voordeel was dat het webbased is en dat de workflow-functionaliteit goed uitgewerkt is - Ervaring (marktleider in Engeland) - Concept in vastgoedcyclus - Ontwikkelrichting Vooral de eerste drie punten hiervan zijn belangrijk. IBIS4projects heeft in Nederland zo’n 30 projecten draaiend, 4projects internationaal 20.000. BrinkGroep verkoopt dit product, maar past het ook zelf toe in projecten waarin zij betrokken zijn. BrinkGroep is één van de grotere leveranciers van een extranet, maar is nog wel kleiner dan File2Share. Dit product is vanuit de geschiedenis groot geworden, omdat zij al een repro-service aanboden, voordat de extranetten aan de orde waren. Het verschil tussen IBIS4projects en File2Share is dat de eerste alle informatie in een database zet en File2Share op een server. Wanneer informatie in een database staat, zijn verschillende bestanden aan elkaar te koppelen. Op een server is dit niet mogelijk. Daarnaast is bij IBIS4projects de goedkeuringsprocedure (workflowmanagement) wat uitgebreider uitgewerkt. De ontwikkeling van IBIS4projects is vrijwel helemaal afhankelijk van de ontwikkeling die 4projects doet. Desondanks is het product nog niet ‘af’. Daarnaast is IBIS4projects wel bezig met het toepassen van VISI-richtlijnen in zijn product, omdat dit binnenkort voorgeschreven wordt door de overheid. Dit is een Nederlands systeem en wordt dus alleen in IBIS4projects ontwikkeld. Het algemeen gebruik De belangrijkste onderdelen van IBIS4projects vindt men: - De goedkeuringsprocedures (workflow); mensen houden zich nou eenmaal niet aan de afspraken - De opdrachtgever heeft zo alle informatie bij elkaar. Voor andere partijen is het voordeel wat minder snel zichtbaar, vooral omdat zij zich in eerste instantie (verplicht) moeten aanpassen. Deze partijen zullen op de lange termijn overtuigd moeten worden van de voordelen. Het product wordt nu voornamelijk aangeboden aan opdrachtgevende partijen. Een enkele keer wordt dit ook gebruikt door aannemers, maar dit is dan in een D&C-contract. De nadruk ligt in het gebruik op de uitvoering, maar verwacht wordt dat dit uiteindelijk verschuift richting de initiatieffase. Er is/zal een functionaliteit (komen) voor het aanbestedingsproces. Hier ziet men veel toekomst in.
Nikki Oude Elferink
36
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Over het probleem van de wildgroei van informatie wordt het volgende gezegd: - Het is belangrijk dat men de vinger aan de pols houdt, het extranet mag niet ‘alleen gelaten worden’. - Men moet geen informatie toevoegen die niet belangrijk is voor het project - Er is een zoekfunctie, zodat het makkelijker is om informatie te vinden - Men wordt begeleid in de implementatiefase. In deze implementatiefase wordt er eerst samen met de gebruiker (projectteam) nagedacht over de mappenstructuur en wordt er een protocol geschreven. Dit zijn in totaal 5 dagen verdeeld over 6 weken. Hier worden ook de procedures ingevoerd. Vervolgens wordt er met alle belanghebbende een trainingssessie gehouden van zo’n 2,5 uur. Het blijft belangrijk dat het projectteam boven op het gebruik zit. Ook in de eerste fase van het gebruik van het extranet probeert BrinkGroep de gebruiker te helpen en te sturen door wat werk uit handen te nemen. De eerste bulk tekeningen wordt door hen (BrinkGroep) op de juiste manier online gezet, zodat men daarna kan ‘afkijken’ hoe het moet. De functie ‘redlining’ wordt volgens BrinkGroep veel gebruikt. Waarom hier verschil zit met het beeld wat MultiVastgoed schetst is niet duidelijk. IBIS4projects bevat geen repro-functie zoals dat bij File2Share het geval is. Wel is het mogelijk om een repro-bedrijf ‘lid’ te maken van het project, waardoor deze bij de bestanden kan. Ook kan er met de ‘taken’functie een taak verstuurt worden naar een repro-bedrijf waar tekeningen aan gekoppeld zijn. Deze mogelijkheden worden echter weinig gebruikt. Beheer informatie en communicatie BrinkGroep heeft nooit de beperking van de faalkosten door het gebruik van IBIS4projects gekwantificeerd. Zij zien dit als vrijwel niet mogelijk, omdat je nooit goed vergelijkingsmateriaal hebt. Aangegeven wordt dat het gebruik wel veel voordeel biedt doordat men met de laatste tekeningen werkt en er meer duidelijkheid is over verantwoordelijkheden wanneer er iets fout gaat. Dat men de neiging heeft om snel over te schakelen naar bekende communicatiemiddelen zoals e-mail wordt begrepen, maar niet gezien als een probleem. Het blijkt vaker een probleem te zijn dat men teveel via extranet communiceert en niet meer op andere manieren. Een probleem dat dan kan ontstaan is dat men elkaar niet helemaal precies begrijpt (in digitale berichten zit geen stemgeluid of uitdrukkingen) en dat er zo geschillen ontstaan. Er wordt dus juist aangemoedigd dat er zo nu en dan nog met elkaar wordt gebeld. Daarnaast is het mogelijk om vanuit je bestaande e-mail (Outlook) een bericht te sturen naar het extranet. Doordat men wekelijks een bericht ontvangt met een update/samenvatting van het project, aangepast per persoon/functie, blijft men goed op de hoogte. Dit beperkt de benodigde communicatie. De ontwerpfase IBIS4project doet weinig in de ontwerpfase. Zij zijn ook nog niet heel hard bezig om hier nieuwe mogelijkheden te ontwikkelen. Echter zien ze dit wel als iets wat in de toekomst zal gaan komen. In Engeland wordt al wel gebruik gemaakt van het extranet tijdens de ontwerpfase, maar zij maken (nog) geen gebruik van één ontwerpmodel of iets wat daar op lijkt. Men ziet dit dus wel als iets ver in de toekomst, maar is er nog niet echt mee bezig.
Nikki Oude Elferink
37
BSc Eindwerk
Oktober 2007
Werkprocesbeheer/workflowmanagement Het werkprocesbeheer is te zien als een goedkeuringsprocedure, waarbij een aanvraag (bijv. meer- en minderwerk, sparingsprocedures, afwijking van bestek), document of tekening langs alle partijen gaat die het moet goedkeuren. Zo weet men altijd zeker dat wanneer het weer terug is bij de partij die een besluit moet nemen, dat iedereen het goedgekeurd heeft. Het wordt nu alleen toegepast wanneer een tekening of document af is of wanneer men al initiatief heeft genomen voor een procedure. Mogelijk kan in de toekomst het extranet zelf initiatief nemen door aan te geven dat er binnen een bepaalde tijd een document of tekening af moet zijn om door de goedkeuringsprocedure te gaan. Door deze toepassing kan de software bijhouden wie te laat is met zijn acties. Deze mensen kunnen vervolgens makkelijk aangesproken worden. De procedures zijn meestal vrijwel hetzelfde of lijken sterk op elkaar. Het is daardoor gemakkelijk om dit vaker te gebruiken. IBIS4projects programmeert dit voor de gebruiker, zodat deze hier geen tijd aan kwijt is. Meestal wordt bij aanvang van het gebruik door de gebruiker een bestaand procedureboek aan BrinkGroep gegeven, die vervolgens dit verwerkt in de software. Het lastigste punt bij deze toepassing is het antwoord op de vraag wat er gebeurt als men zich niet aan de gestelde procedure houdt. Standaardisatie BrinkGroep is bezig met het verwerken van de VISI-systematiek in IBIS4projects. Dit kan voor het hele project worden geïmplementeerd. Men ziet dit vooral gebeuren bij de afhandeling van financiële zaken. Bijvoorbeeld bij het inleveren en goedkeuren van weekstaten. De opdrachtgever heeft zo een beter overzicht van de ingediende weekstaten, de aannemer heeft door het versnelde proces sneller zijn geld. Tot slot Het probleem van verschillende systemen (de ene partij is gewend aan het ene systeem, de andere aan het andere) is nog niet zo groot, omdat er nog niet heel veel met extranetten wordt gewerkt. Dit is echter wel de grootste klacht die men bij BrinkGroep te horen krijgt. Men denkt dat dit niet een groot probleem gaat zijn in de toekomst. In Engeland heeft men een uitwisselingsprotocol, waardoor men tussen de verschillende extranetten kan communiceren. Het toepassen van VISI zal hier voor Nederland in de toekomst bij helpen. Bij de projecten ban IBIS4projects wordt er na iedere projectfase een evaluatie gedaan. Dit gebeurt zowel voor het gebruik van het extranet als voor het project zelf. Er wordt dus gezorgd voor een evaluatie van het project. Dat partijen pas echt meewerken als er druk achter staat wordt deels wel toegegeven, het blijkt dat het ook echt nodig is dat alle partijen meewerken. Men probeert het wel gunstiger te maken voor andere partijen door in de opstartfase korte trainingen aan te bieden voor alle gebruikers, waardoor men beter bekend is met het systeem. Er wordt dan ook aan alle partijen gevraagd wat zijn van het systeem verwachten en hier wordt op ingesprongen. Men ziet de extranetten in de toekomst als volgt: - Het hele bouwproces wordt ondersteund - Er wordt (nog) minder met papier gewerkt - Er zal bij de opdrachtgever een ‘informatiemanager’ komen die alle gang van zaken op het extranet beheert.
Nikki Oude Elferink
38
BSc Eindwerk
Oktober 2007
10.5 Evaluatie Met veel plezier heb ik aan dit Bachelor Eindwerk gewerkt. Ik heb het idee dat het erg leerzaam is geweest. Al evaluatie zal ik aangeven wat goed was aan het onderzoek en wat minder goed was. Tevens benoem ik wat ik denk geleerd te hebben. Wat goed was: - Het onderzoek bestaat uit zowel theorie als praktijk - Er zijn duidelijke conclusies getrokken - Er is een antwoord gegeven op de onderzoeksvraag Wat minder goed was: - Het had mogelijk beter geweest als een aanbieder en een gebruiker van hetzelfde product geïnterviewd waren - Het had een beter beeld gegeven als er ook wat was gedaan met de faalkosten die buiten de selectie vielen - Er is geen literatuur gebruikt (gevonden) over de faalkosten die buiten de smalle definitie vallen, nu is dit een opsomming uit eigen inzicht geworden - Vooraf had er misschien een duidelijkere onderzoeksstructuur moeten liggen Wat ik -
heb geleerd: Het opzetten van een onderzoek Het doorlopen van een dergelijk proces Het afnemen van interviews Meer kennis over de bouw zelf Meer kennis over de communicatie tijdens een bouwproces Meer kennis over faalkosten en extranetten
Nikki Oude Elferink
39
