1 BENCHMARKING VAN DE ADMINISTRATIE BIJ DE OPRICHTING VAN EEN BEDRIJF SAMENVATTING 1.
DOELEN
Het Centre for Strategy and Evaluation Services (CSES) heeft voor de Europese Commissie het project “Benchmarking the Administration of Business Start-ups” (benchmarking van de administratie bij de oprichting van een bedrijf) uitgevoerd. Dit onderzoek diende voornamelijk om: ·
de lidstaten van de Europese Unie te helpen bij de vaststelling van hoofdbenchmarks (die op de registratie van een nieuw bedrijf betrekking hebben) en administratiebenchmarks (die de doeltreffendheid van de voornaamste met de registratie van een nieuw bedrijf verband houdende handelingen meten);
·
de lidstaten te helpen het registratieproces te verbeteren door na te gaan welke factoren prestatiebepalend zijn (die de efficiëntie van de administratieprocessen bepalen);
·
in de lidstaten voorbeelden van beste werkwijzen te verzamelen.
Het project bouwde voort op andere werkzaamheden op dit gebied, met name de aanbeveling van de Commissie betreffende verbetering en vereenvoudiging van het ondernemingsklimaat voor startende ondernemingen en het in 1997 door Logotech uitgevoerde onderzoek1. Het project is volgens de Best-procedure van het directoraat-generaal Ondernemingen van de Europese Commissie uitgevoerd, met actieve deelname van een groep deskundigen die door de lidstaten op basis van hun kennis en ervaring terzake waren benoemd. Het project werd door deskundigen uit de bedrijfswereld ondersteund. 2.
ACHTERGROND
De stimulering van ondernemerschap, de reductie van administratieve lasten en het gebruik van benchmarking spelen een grote rol in het EU-beleid. Daarom heeft de Europese Raad van Lissabon in het kader van de nieuwe open coördinatiemethode gevraagd om een formeel programma voor de benchmarking van de tijd en kosten die met de oprichting van een bedrijf gepaard gaan. Het Europees Handvest voor kleine bedrijven, dat op de Europese Raad van Feira in juni 2000 werd bekrachtigd, is fundamenteel om het in Lissabon gestelde doel van Europa voor 2010 de meest concurrerende en dynamische economie ter wereld te maken, te bereiken. Het handvest stelt het volgende: “De kosten voor het starten van een onderneming moeten zich ontwikkelen tot de meest competitieve ter wereld. De landen met de langste termijnen en de meest omslachtige procedures voor de erkenning van nieuwe ondernemingen moeten worden aangemoedigd om hun achterstand ten opzichte van de snelste landen in te lopen. On-linetoegang voor registratie dient te worden bevorderd.” 1 Publicatie nr. 58 van het Logotech European Innovation Monitoring System, International Comparison of the Formal Requirements and Administrative Procedures required for the formation of SMEs of any Legal Status in the EU and other major countries (1997).
2
3.
BENCHMARKMETHODEN
Het project is in twee fasen uitgevoerd: ·
fase 1: nagaan welke factoren de administratie bij de oprichting van een bedrijf beïnvloeden en voorlopige hoofd- en administratiebenchmarks vaststellen;
·
fase 2: benchmarking in samenwerking met deskundigen die door de 15 lidstaten waren benoemd. Het doel van deze fase was tot een gemeenschappelijk inzicht in de essentiële elementen van het bedrijfsoprichtingsproces te komen, overeenstemming over de benchmarks te vinden en via de uitwisseling van concrete ervaringen in de verschillende lidstaten een aanzet te geven tot verandering en verbetering.
Er werden voor de volgende belangrijke gebieden gegevens en informatie verzameld: ·
hoofdbenchmarks: hebben betrekking op de efficiëntie van het bedrijfsregistratieproces, met name de tijd, de kosten en het kapitaal die de verplichte procedures vereisen;
·
administratiebenchmarks: hebben betrekking op administratieve factoren die bepalend zijn voor de efficiëntie, zoals het aantal procedures, documenten en formulieren;
·
prestatiebepalende factoren: factoren die aan de efficiëntie ten grondslag liggen, zoals informatie- en communicatietechnologie (ICT) en beheersprocessen;
·
kwalificaties en vergunningen: de sectorspecifieke kwalificaties en kwalificatienormen, de voor de bedrijfsactiviteiten vereiste vergunningen en de vergunningen die een ondernemer als werkgever moet aanvragen bij de oprichting van een bedrijf;
·
niet-verplichte handelingen: de overige niet-verplichte handelingen die een verstandig ondernemer bij de oprichting van een bedrijf uitvoert, zoals het opstellen van een bedrijfsplan en het zoeken van financiering;
·
beste werkwijzen: voorbeelden van beste werkwijzen in de lidstaten op een aantal uiteenlopende gebieden.
Om bij de benchmarking voor een hoge mate van vergelijkbaarheid tussen de landen te zorgen richtte het project zich op vier belangrijke typen nieuwe bedrijven: eenmanszaken, vennootschappen onder firma, besloten vennootschappen en naamloze vennootschappen. In elke lidstaat werden de gemiddelde en de gunstigste waarden voor elk van de hoofd- en administratiebenchmarks voor de oprichting van een gewone onderneming via de meest gebruikte registratieprocedure verzameld. Er werden tien typesituaties gehanteerd om de eisen op het gebied van de met de sector en de activiteit samenhangende vergunningen in de verschillende landen te vergelijken. Op basis van de prestaties van de lidstaten werd een reeks benchmarks voor de hele EU opgesteld. Als benchmark werd telkens de prestatie van het op drie na efficiëntste land gekozen, omdat die voor alle lidstaten een realistisch doel voor de middellange termijn is.
3 4.
BELANGRIJKSTE RESULTATEN
De volgende tabellen geven de belangrijkste resultaten weer voor eenmanszaken en besloten vennootschappen, die in deze beleidscontext de voornaamste twee ondernemingsvormen zijn. Hoofdbenchmarks Eenmanszaak
Gemiddelde
Maximum
Minimum
Benchmark
Normale duur (werkdagen)
12
35
1
3
Minimale duur (werkdagen)
3
7
1
1
Normale kosten (euro)
250
1 572
0
0
Minimale kosten (euro)
90
750
0
0
Gemiddelde
Maximum
Minimum
Benchmark
Normale duur (werkdagen)
24
35
7
18
Minimale duur (werkdagen)
7
15
2
3
Normale kosten (euro)
830
2 232
0
213
Minimale kosten (euro)
680
1 700
0
213
9 200
23 477
1
3 000
Eenmanszaak
Gemiddelde
Maximum
Minimum
Benchmark
Aantal procedures
8
15
1
4
4
7
1
2
4
13
1
1
2
7
0
1
4
7
1
3
Gemiddelde
Maximum
Minimum
Benchmark
16
26
8
9
5
10
2
3
9
20
3
5
4
9
0
1
6
13
2
4
Besloten vennootschap
Minimaal volgestort kapitaal (euro)
Administratiebenchmarks
Aantal contactpunten voor de ondernemer Aantal officiële formulieren en documenten Aantal officiële vergunningen, goedkeuringen en bevestigingen Aantal betrokken particuliere en overheidsinstellingen
Besloten vennootschap Aantal procedures Aantal contactpunten voor de ondernemer Aantal officiële formulieren en documenten Aantal officiële vergunningen, goedkeuringen en bevestigingen Aantal betrokken particuliere en overheidsinstellingen
4 De onderstaande tabel illustreert de verschillen tussen de landen: De normale duur en kosten voor het oprichten van een besloten vennootschap. AU BE DA FI FR DE GR IE IT LU NL PT SP SE UK 2500
2000
1500
1000
500
0
5
10
Kosten (Euro) Voorbereidende fase
15
20
25
30
Duur (werkdagen) Registratie
-------
Benchmark
Prestatiebepalende factoren Er werd nagegaan welke de belangrijkste (prestatiebepalende) factoren voor verandering in de opstartprocedures zijn. Dit bleken de toepassing van ICT en moderne beheerstechnieken te zijn. Er wordt veel gebruikgemaakt van hulpmiddelen voor interne planning en controle, zoals formele plannen voor tijdbesparing, prestatiemeting en feedback van de resultaten. Hulpmiddelen om de externe transparantie en aansprakelijkheid te bevorderen of de beloning op de prestaties af te stemmen, worden echter minder gebruikt. ICT wordt vooral toegepast voor de delen van het registratieproces die het gemakkelijkst te informatiseren zijn, zoals de opstelling van lijsten van bedrijfsnamen. Er is minder vooruitgang geboekt met de benutting van het potentieel van ICT om herstructurering van het registratieproces te vergemakkelijken of ondernemers toe te staan nieuwe bedrijven elektronisch te registreren. 5.
VOORNAAMSTE CONCLUSIES
Er is aanzienlijke vooruitgang geboekt met de verbetering van de administratieve procedures voor bedrijfsoprichting. Vele lidstaten hebben met name: ·
de administratieve efficiëntie van de bestaande procedures verbeterd door unieke contactpunten en verplichte antwoordtermijnen in te voeren;
35
5 ·
systemen op basis van vergunningen vervangen door zelfcertificering en het aantal vergunningen of goedkeuringen alsmede het aantal procedures gereduceerd;
·
de betrokkenheid van de gebruikers verhoogd door informatieverstrekking via internet en publiciteitscampagnes;
·
de omvang en complexiteit van de voor bedrijfsoprichting vereiste documentatie gereduceerd;
·
de verplichte kosten gereduceerd.
De met de oprichting van een bedrijf gepaard gaande administratie en de registratieprocedure zijn echter op een aantal punten voor verdere verbetering vatbaar, onder meer op het gebied van de niet-verplichte handelingen (zoals het opstellen van een bedrijfsplan en het zoeken van financiering) en de aanvragen voor overige vergunningen. Eenmanszaken C.1. De niet-verplichte handelingen (het opstellen van een bedrijfsplan en het zoeken van financiering) hebben de meeste invloed op de totale tijd die de oprichting van een eenmanszaak vergt. C.2. De duur van de procedure is in geen enkele lidstaat een grote belemmering voor de oprichting van een eenmanszaak, maar in drie lidstaten neemt de procedure meer dan 20 dagen in beslag terwijl ze in vier landen in minder dan vijf dagen kan worden afgewikkeld. Deze verschillen zijn voornamelijk te wijten aan verschillen in de administratieve afwikkeling (onder meer op het gebied van de toepassing van ICT) van elk onderdeel van de procedures en in de complexiteit van de procedures in hun geheel (het aantal contactpunten, de hoeveelheid papierwerk en het aantal betrokken instellingen). C.3. In de minst efficiënte lidstaten hebben de handelingen om de verplichte kwalificaties en vergunningen te verkrijgen een beduidende invloed op de totale tijd die de oprichting van een eenmanszaak vergt. C.4. De kosten zijn in geen enkele lidstaat een grote belemmering bij de oprichting van een eenmanszaak, maar in drie lidstaten kost de registratie van een nieuwe onderneming meer dan 750 euro (in de overige landen gemiddeld minder dan 50 euro). Besloten vennootschappen C.5. De niet-verplichte handelingen (het opstellen van een bedrijfsplan en het zoeken van financiering) hebben een beduidende invloed op de totale tijd die de oprichting van een besloten vennootschap vergt. C.6. De duur en complexiteit van de registratieprocedure en de voorbereidende stappen kunnen in sommige lidstaten een belemmering zijn voor de oprichting van een besloten vennootschap, met name wanneer de procedure meer dan anderhalve kalendermaand (30 werkdagen) in beslag neemt; in drie lidstaten bedraagt de duur 15 werkdagen of minder.
6 C.7. Er is een verband tussen het aantal procedures en de tijd die de oprichting van een besloten vennootschap in beslag neemt. C.8. Er is een verband tussen de rechtstraditie van een land en het aantal procedures voor de oprichting van een bedrijf. In landen waar het handelsrecht op het gewoonterecht is gebaseerd, zijn doorgaans minder procedures vereist dan in landen met een gecodificeerd civiel recht. C.9. In de minst efficiënte lidstaten hebben de handelingen om de verplichte kwalificaties en vergunningen te verkrijgen een beduidende invloed op de totale tijd die de oprichting vergt. C.10. In sommige lidstaten kunnen de kosten een belemmering vormen voor de oprichting van een besloten vennootschap. De registratie kost in vier landen meer dan 1 500 euro, terwijl er in één land geen kosten aan verbonden zijn. C.11. De verschillen in de verplichte kosten tussen de lidstaten zijn grotendeels te wijten aan twee factoren: de erelonen voor advocaten of notarissen op wie verplicht een beroep moet worden gedaan en de belastingen en heffingen die de nationale overheid voor registratie oplegt. C.12. Er is een verband tussen de duur en de kosten van bedrijfsregistratie en de mate waarin de lidstaten bedrijfsregistratie aanwenden als mechanisme om de vermeende risico’s van het ondernemerschap voor investeerders, crediteuren en klanten te beheersen. In sommige lidstaten bestaat een complex netwerk van voorafgaande controles zodat de staat de ondernemers kan selecteren en hun handelingsvrijheid kan beperken. Het bestaande overheidsbeleid om het ondernemerschap aan controles te onderwerpen is dus in strijd met het politieke doel van de top van Lissabon een ondernemend Europa tot stand te brengen. C.13. De hoge eisen inzake volgestort kapitaal in sommige landen zijn een belangrijke belemmering voor de oprichting van besloten vennootschappen. Het minimumkapitaal bedraagt in zes landen meer dan 50% van de gemiddelde jaaromzet (in twee landen bedraagt het slechts 1 euro). Dit is een beduidende som, die het gebruik van de vennootschapsrechtsvorm door nieuwe bedrijven in de weg staat en ondernemers dus verhindert hun risico’s te beperken en extern aandelenkapitaal aan te trekken. C.14. De combinatie van lange en complexe procedures met beduidende kosten en kapitaalvereisten vormt de grootste belemmering voor de oprichting van besloten vennootschappen in een aantal landen. Prestatiebepalende factoren C.15. De registratieprocedure kan in vele lidstaten beter worden beheerd door moderne technieken voor planning en controle beter toe te passen. In het bijzonder moeten meer registratie-instellingen hulpmiddelen gebruiken met het oog op externe aansprakelijkheid voor het bereiken van de doelen en het betrekken van de belanghebbenden. Daarnaast kan het nuttig zijn de beloning van de leiding beter op de resultaten af te stemmen. C.16. De introductie van moderne informatie- en communicatietechnologie (ICT) is een gelegenheid om de efficiëntie en doeltreffendheid van administratieprocessen voor het oprichten van ondernemingen te verbeteren. Maar de belangrijkste belemmering is dat de meeste EU-landen voor bedrijfsregistratie nog geen elektronische handtekeningen aanvaarden.
7
C.17 De introductie van moderne informatie- en communicatietechnologie (ICT) is tevens een gelegenheid om de bestaande, op papier gebaseerde administratieprocessen te herzien.
