BENCHMARK OVERHEAD ZAKELIJKE DIENST VERLENERS
“Zakelijke dienstverleners efficiënter door afslanken van de overhead”
Utrecht, augustus 2011
2
3
Benchmark overhead zakelijke dienstverleners “Zakelijke dienstverleners efficiënter door afslanken van de overhead”
Utrecht, augustus 2011
4
5
Achtergrond en aanleiding
•• Berenschot heeft een uitgebreid onderzoek uitgevoerd naar de overhead van zakelijke dienstverleners. Het onderzoek is uitgevoerd bij o.a. accountantskantoren, research centra, ingenieursbureaus en financiële dienstverleners •• Veel zakelijke dienstverleners zitten in zwaar weer. –– Bij veel organisaties staat de omzet onder druk en hebben minder directe medewerkers in dienst. –– Tarieven staan onder druk (ingenieursbureaus), omzet valt weg (research instellingen), formatie loopt terug, omzet prognoses zijn lager dan andere jaren –– Veel organisaties zijn zich aan het herpositioneren en moeten zich zelf opnieuw uitvinden. –– De overhead is bij diverse organisaties fors ingekrompen
6
Scope
•• De “generieke” overhead: –– Bestuur / directie, lijnmanagement en secretariële ondersteuning –– HRM –– Finance & Control –– ICT –– Marketing en Communicatie –– Facilitaire Zaken •• Sectorspecifieke overhead: –– Kwaliteit –– Verkoop & Sales –– Productmanagement / productontwikkeling –– Business development / innovatie –– Marktonderzoek –– Vertaalbureau –– Juridische zaken
7
Deelnemers
Sectoren
Deelnemers
% Populatie bedrijven
Juridische dienstverlening
11
18%
Accountancy & advies
15
19%
Ingenieursbureaus
24
34%
Research
16
46%
Financial services
17
21%
ICT
17
20%
Overig
19
10%
Totaal
119
22%
8
Hoofdconclusies
•• De overhead is bij diverse organisaties fors ingekrompen. Het percentage overhead van de totale formatie is in de afgelopen vijf jaar met 8% afgenomen. •• Er zijn grote verschillen tussen en binnen sectoren. Een aantal sectoren zit traditioneel hoog in de overhead zoals de juridische dienstverleners en financiële dienstverleners, maar die beginnen pas nu de druk te merken. ICT zit op een veel lager niveau in de overhead omdat daar de financiële druk al jaren hoog is. •• Bij veel organisaties staat de omzet onder druk en is de formatie van het primaire proces aangepast. •• Begroting van 2011 vaak lager dan omzet 2010 •• Blijvende daling van de omzet en druk op tarieven •• De indirecte functies zijn in grotere mate dan het directe proces verkleind. Bij een kleinere flexibele organisatie hoort ook een kleinere overhead.
9
Omzet staat onder druk
% omzet ontwikkeling per jaar 12
10
8
6
4
2
0
-2
-4
-6 2006
2007
2008
2009
Accountancy & advies
Juridische dienstverleners
ICT
Totale zakelijke diensten
Ingenieursbureaus & research
2010
10
Nog veel verbeterpotentieel
•• Nog steeds zijn bij veel organisaties efficiency winsten te behalen. •• Belangrijkste thema’s zijn het verhogen van de flexibiliteit en het invoeren van het nieuwe werken als besparing op facilitaire kosten. De nadruk komt nu echter ook veel meer te liggen op het genereren van rendabele omzet met daarbij een marktconforme overhead. •• Veel organisaties hebben geïnvesteerd in marketing en business development. Zo proberen zij hogere marges te realiseren en uit de neerwaartse spiraal weg te blijven •• Succesvolle organisaties zijn dus niet alleen bezig met het verlagen van de kosten, maar ook met het professionaliseren van de overhead en het verhogen van de winstgevendheid.
11
Grote verschillen tussen sectoren
Overhead als percentage van het totaal aantal fte 35% 2007
30%
2011
25% 20% 15% 10% 5%
de Lo ta gi ch st er iek in g &
F st ina ve n rle cië ne le rs en di
di
en J st uri ve di rle sc ne he rs
In g re enie se u ar rs ch &
T IC
&
Ac c
ou n Ad tan vi cy es
0%
aantal Fte overHeaD alS PercentaGe van totaal Fte
2007
2011
Delta
accountancy & advies
20,9%
18,4%
14%
ict
15,5%
15,0%
3%
ingenieurs & research
19,5%
18,4%
6%
juridische dienstverleners
32,4%
26,6%
22%
Financiële dienstverleners
26,5%
25,3%
5%
logistiek & detachering
12,3%
10,7%
15%
totaal zakelijke dienstverleners
21,0%
19,5%
8%
NB weergegeven is de overhead als percentage van de totale formatie, ofwel fte overhead / totaal fte
12
Overhead krimpt sterker dan primair proces •• Vaak is de daling van de omzet sterker dan de daling van de indirecte kosten dus blijft er druk op het resultaat •• Veel bedrijven hebben hun overhead aangepakt om de daling in het primaire proces op te vangen, o.a. door: –– Keuzes in het dienstverleningspakket, centralisatie van functies (HR, administratie) –– Outsourcing ICT, salarisadministratie –– Secretariaat: projectadministratie ontvlechten •• Sterke nadruk op marketing en communicatie: –– Veel nadruk op externe communicatie –– Versterking van positionering en profilering –– Verbreding door business development / nieuwe business modellen •• Verbetermogelijkheden zitten ook vaak in het primaire proces –– Winstgevendheid klanten en markten verhogen: rendabele mix en portfoliobeleid –– Verdiencapaciteit vergroten •• Verhogen productiviteit en tarief lastig in huidige markt
13
Het Nieuwe Werken blijft belangrijk thema • Veel organisaties hebben zo in het primaire proces gesneden dat veel ruimte leeg staat • Bij Het Nieuwe Werken is van het van belang altijd in verband te zien: Organisatie & management: HR, optimale ICT ondersteuning, flexibele werkplekken • Kosten nemen lineair af met de mate van flexwerken • Flexibele organisaties hebben een laag % indirecte medewerkers
Effecten van flexwerken en % indirect
Effecten van flexwerken op facilitair kostenniveau
70,00%
35.000
60,00%
facilitaire kosten per fte
30.000
50,00%
y = 24%x35% R² = 22%
25.000
40,00% 20.000
y = 8263,1x1,0231 R² = 0,68376
15.000
30,00% 20,00%
10.000
10,00%
5.000
0,00%
0 0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
aantal werkplekken per fte
1,2
1,4
1,6
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
aantal werkplekken per fte
1,2
1,4
1,6
14
Overhead Value Analysis
Een goede methode om overhead te reduceren is de Overhead Value Analysis (OVA): % indirect 30 25
Wat is de toegevoegde waarde?
20
20% besparing
15 10
Wil de klant er voor betalen?
5
Be h in oe di ft re e ct
in
H u di idi re g ct
0
po Red te uc nt tie ie el
Wat is de behoefte van interne afnemers?
% indirect 30 Overheaddiensten efficiëntere indirecte 25
Primair proces
Oordeel
Materiële overheadkosten
Kwalitatief Analyse
Activiteiten formatie
Be h in oe di ft re e ct
in
Overheaddiensten
po Red te uc nt tie ie el
10 Wegsnijden Wil de doublures klant er voor Kwantitatief 5 proces Expliciete keuze:Primair zelf doen of uitbesteden betalen? 0 •• Expliciteren en verbeteren van interne klantrelaties •• Vergroten van het kostenbewustzijn
H u di idi re g ct
Wat is de •• ehoefte van interne •• fnemers?
Kwantitatief
Oordeel
Analyse
•• Gericht op activiteiten Kwalitatief Wat is de toegevoegde •• Confrontatie activiteiten en wensen interne afnemers 20 waarde? 20% Activiteiten Materiële •• Maakt kosten en 15 toegevoegde waarde inzichtelijk besparing formatie overheadkosten
15
Visie van Berenschot Versterk successen: herijk
Rendementsverbetering:
de strategie en verbeter de
structurele kostenreductie &
marktpositie
reorganisatie
•• Maak de juiste keuzes: versterk de delen waar u goed in bent en bouw de zwakke onderdelen af. Slecht heilige huisjes die op instorten staan
•• Kies de juiste mix tussen saneren, marktbewerking en inkoopbesparingen
•• Denk na over strategieën die uw business model kunnen versterken zoals: –– Corporate transformation: het herdefiniëren van uw bedrijf –– Outsourcing: afstoten en uitbesteden van noncore activiteiten –– Offshoring: het verplaatsen van bedrijfsactiviteiten naar het buitenland
•• Weet op welke producten u het verdient: Analyseer met behulp van cost management uw klanten en producten op winstgevendheid •• Verminder overtollig vet en overhead: Elimineer de activiteiten die geen waarde toevoegen. De klant wil hier immers niet voor betalen •• Flexibiliseer uw organisatie •• Bespaar en snij diep genoeg en tijdig •• Benchmarking: vergelijk uw kosten met de markt, maak uw kosten beter dan marktconform
16
Berenschot over berenschot
• • • • • •
Onafhankelijk organisatieadviesbureau Opgericht in 1938 Nederlands bureau met een internationale oriëntatie 500 medewerkers Omzet € 65 miljoen Gemiddelde leeftijd: 37 jaar (50,5% man / 49,5% vrouw)
mt 2010: berenschot op nummer 1! “De prijs/kwaliteit verhouding van het adviesbureau is volgens de meeste respondenten uitstekend.” (bron: persbericht blad Management Team)
17
brede expertise
• Strategie, beleid en marketing • Bedrijfsvoering, benchmarking en operational excelence • Organisatieontwikkeling en management development • Project-, programma- en procesmanagement • Interim management • Bestuurlijk-juridisch organisatie • Communicatie • Informatie- en facility management • Personeelsmanagement, organisatieontwerp en personeelssystemen • Subsidie- en innovatieadvies
18
Contactinformatie
Luddo Oh
06 - 50 254 251
[email protected]
Roel van Lanen
06 - 23 916 957
[email protected]
Mark Huijben
06 - 55 364 851
[email protected]
Wieke Ambrosius
06 - 12 142 861
[email protected]
19
Veel ervaring met quick-scans van markten en organisaties: •• bewezen ‘toolbox’ en ervaren adviseurs geven een snel inzicht in de aantrekkelijkheid van de markt en het concurrentievermogen van het bedrijf •• integraal en deskundig oordeel over de markt, de commercie en de operatie •• fact-based analyses die worden doorvertaald in een heldere mening over de business •• perspectief van het bedrijf (incl. scenario’s, opties en voorwaarden voor succes) •• integrale doorlichting binnen 3 weken uitgevoerd Thuis in veel sectoren: •• deskundig oordeel: ervaren experts in veel disciplines en branches •• brede blik: sterke combinatie van business en public zorgt voor toegevoegde waarde •• branches met veranderende regelgeving (zorg, milieu, bouw, nutsbedrijven) Snelle toegang: •• snel contact: hecht netwerk in een groot aantal branches •• sterk merk: het brede vertrouwen in onze integriteit en onafhankelijkheid opent deuren •• professionele search afdeling: toegang tot alle belangrijke databases en informatiebronnen
Berenschot Groep B.V. Europalaan 40 3526 KS Utrecht T +31 (0)30 291 69 16 E
[email protected] www.berenschot.nl
Berenschot is aangesloten bij E-I Consulting Group.
