BeN wijzer; Integer waarde creëren
Realiseren van blijvende kwaliteit
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Inhoud
Voorwoord
2
Waar wij voor staan
5
Onze medewerkers
7
In relatie tot onze klanten
13
In relatie tot onze leveranciers en onderaannemers
15
In relatie tot de samenleving
19
Subcodes 21
1
Voorwoord
Erik van der Noordaa
Bij een beursgenoteerd bedrijf als het onze is de zichtbaarheid van wat we doen extra groot. Een oud, maar waar gezegde luidt dat in de zakenwereld je reputatie je belangrijkste bezit is. De reputatie van Ballast Nedam hebben we in meer dan 100 jaar opgebouwd, die willen we niet verkwanselen. Het is de verantwoordelijkheid van ieder van ons om die reputatie te beschermen en verder te verbeteren. De manier waarop we met elkaar omgaan, onze gedeelde normen en waarden, vormen een belangrijke basis voor die reputatie. Hoe we werken bij Ballast Nedam. Waar we voor staan. Waar we trots op zijn. Het is natuurlijk vooral een kwestie van doen: samen, open en transparant. Onze medewerkers zijn een hele belangrijke succesfactor binnen ons bedrijf. Waardering en respect voor elkaar beschouw ik als een randvoorwaarde. Vanuit deze overtuiging richt onze organisatie zich op een gezonde, veilige en motiverende werkomgeving voor alle medewerkers. Door samen met onze klanten en onze partners na te denken over innovatieve en duurzame oplossingen kunnen we waarde creëren en het beste resultaat bereiken. We zijn daarbij kritisch en betrokken. Onze mentaliteit is er een van aanpakken en doen. Daar laten we ons graag op aanspreken.
2
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Peter van Zwieten
In onze gedragscode staan onze kernwaarden en gedragsregels beschreven. De gedragsregels die samen onze gedragscode vormen, zijn niet nieuw. Ze zijn opnieuw opgeschreven met het uitgangspunt waarden te benoemen die wij het meest belangrijk vinden in onze relatie met onze medewerkers, onze klanten, onze onderaannemers en leveranciers en de samenleving. Verwacht niet dat in de gedragscode precies beschreven staat wat wel en niet mag, specifieke regels vindt je in de subcodes. De gedragscode gaat echt over de manier waarop we met elkaar om wensen te gaan. Wij verwachten dat medewerkers elkaar hierop zullen aanspreken. De titel ‘BeN wijzer’ wil zeggen dat je wijzer bent als je met enige regelmaat stilstaat bij wat je doet, je over je gedrag nadenkt en je op een integere wijze handelt en werkt. De gedragscode geeft hier richting aan, wijst je zogezegd de weg. Met als doel integer waarde te creëren voor onze belanghebbenden, nu én in de toekomst. Deze gedragscode is tot stand gekomen door een brede werkgroep, bestaande uit medewerkers met zeer uiteenlopende functies uit verschillende bedrijfsonderdelen van de organisatie. Wij durven dan ook te zeggen; ‘De gedragscode is van ons allemaal’. Wij roepen iedereen op om aan onze gedragscode BeN Wijzer, concreet invulling te geven. Erik van der Noordaa
Peter van Zwieten
Voorzitter Raad van Bestuur
Raad van Bestuur
September 2014
3
Vitaal
Trots
Bet rou wb aa r
en kk tro e B
WAARDECREATIE
i ch
t
Re
sp
ec
tv o
l
O pl o
ssi
n
g gs
er
De BN Waardencirkel
Betrokken
Betrouwbaar
Wij zijn sociaal, gedreven en kritisch
Wij zijn open, transparant en eerlijk in onze
en voelen ons verbonden met en
relaties. We werken samen, nemen onze
verantwoordelijk voor onze relaties.
verantwoordelijkheid en zijn consequent.
Vitaal
Trots
Onze mensen zijn de belangrijkste
Wij zijn trots op de manier waarop wij
succesfactor. Een gezonde, veilige en
(samen)werken en waarde creëren door het
motiverende werkomgeving voor alle
realiseren van blijvende kwaliteit voor nu en
medewerkers staat voorop. En daarmee
voor later.
ook de continuïteit van Ballast Nedam. Oplossingsgericht Respectvol
Wij begrijpen de complexe uitdagingen
Wij waarderen elkaar en respecteren
en belangen van onze relaties en bieden
elkaars kennis en kunde en handelen daar
innovatieve en duurzame oplossingen op
ook naar.
maat. Wij tonen daarin lef en daadkracht.
4
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Ballast Nedam: waar wij voor staan We werken samen aan een betere leefomgeving. Dit houdt een belofte in
Wij bieden meerwaar-
namelijk het realiseren van blijvende kwaliteit; dit is de rode draad die door
de van begin tot het
al onze activiteiten is verweven.
eind en van klein tot
De Ballast Nedam cultuur laat zich samenvatten door de zes
groot; van renovatie van een huis, het verzinnen van slimme
kernwaarden van Ballast Nedam. Waardecreatie is de kapstok waaraan
oplossingen voor
deze kernwaarden zijn opgehangen. De kwaliteit van onze producten en
ofwel de ontwikkel- of
diensten biedt toegevoegde waarde voor onze klanten, de samenleving,
de beheerfase, het
onze medewerkers en onze aandeelhouders; nu én in de toekomst. Ballast Nedam is trots op alles dat door zijn medewerkers wordt gerealiseerd.
aanbieden van een financieringsconstructie, tot het verbinden van stadsdelen.
Een betrouwbare partner is open, transparant en eerlijk voor klanten, leveranciers en onderaannemers, medewerkers, aandeelhouders en de samenleving. Ballast Nedam wil een betrouwbare partner zijn en handelt daar ook naar. Diverse vormen van verspilling trachten te voorkomen en zo milieubewust mogelijk te werken binnen afgesproken kaders, vraagt om innovatieve en duurzame werkwijzen. Wij blijven steeds op zoek naar het kwalitatief beste resultaat door slimme oplossingen binnen de gegeven mogelijkheden te vinden. Wij realiseren blijvende kwaliteit door ondernemend te zijn. Ballast Nedam streeft daarom naar projecten met betrokkenheid in de gehele levenscyclus. Zo kunnen wij ons optimaal inzetten voor het realiseren van blijvende kwaliteit. 5
Het tonen van waardering en respect draagt bij aan een beter resultaat 6
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Ballast Nedam: onze medewerkers 1 BN
tok! is hét digitale
Voor het realiseren van blijvende kwaliteit is het belangrijk dat wij integraal
idee- en discussie-
samenwerken: 1 Ballast Nedam.
platform van Ballast
Medewerkers van Ballast Nedam zetten zich dagelijks in om de gestelde doelstellingen te realiseren. Iedere medewerker vervult een taak die
Nedam waar ideeën samenkomen om deze bewust samen te verbeteren.
nodig is om het geheel optimaal te laten functioneren. En verdient daarmee waardering en respect voor het vervullen van zijn of haar rol. Wij, medewerkers van Ballast Nedam, waarderen onze collega’s en respecteren elkaars kennis en kunde.
Een ander goed voorbeeld is het ‘Bridging the Gaps’ initiatief voor het delen van kennis en ervaring
Ballast Nedam kiest voor levenscyclus denken en doen: wij ontwikkelen,
geweest. Gestart door
realiseren en hergebruiken. We zijn langdurig betrokken bij beheer,
2 personen met de
onderhoud en exploitatie van projecten en organiseren financiële
intentie tenders te
haalbaarheid. Op deze wijze kunnen we gezamenlijk de levenscyclus van een project besturen. Onze kracht is dat wij vanuit onze diversiteit
willen winnen, is dit initiatief indertijd uitgegroeid tot een
toch een eenheid vormen en een gemeenschappelijk doel nastreven: het
serieus programma
realiseren van blijvende kwaliteit bij ieder project.
met meer dan 90 BN aanhangers. Zij heb-
Onze medewerkers Medewerkers van Ballast Nedam zijn gedreven en verbinden elkaars kennis en kunde zo efficiënt en effectief mogelijk voor het bereiken van
ben samen blijvende verbeteringen in het tenderproces handen en voeten gegeven.
het beoogde resultaat.
7
In de eerste plaats
Correct en sociaal gedrag zowel intern als extern naar klanten,
voorkomen wij
leveranciers, onderaannemers en anderen is voor ons vanzelfsprekend.
onveilige situaties. Wij sluiten iedere ontwerpfase af met
Samenwerken is een essentiële vaardigheid. Iedere medewerker heeft
een V&G ontwerp-
zijn of haar eigen specialiteit, kennis, creativiteit en oplossingsgerichtheid,
plan (Veiligheid &
die gebundeld meerwaarde creëert. Samenwerking vraagt om samen
Gezondheid). Wij
nieuwe uitdagingen aangaan, samen leren en samen creëren. Dit voegt
houden orde en
waarde toe voor onze klanten, de omgeving, onze organisatie en aan het
netheid op de werkplek en spreken collega’s direct aan
persoonlijk welzijn en excelleren van onze medewerkers. Door regelmatig te reflecteren, ontwikkelen wij een professionele en kritische instelling
op onveilige situ-
waarmee wij onszelf en Ballast Nedam steeds op een hoger plan kunnen
aties en verhelpen
brengen.
ze. Stap bijvoorbeeld niet over het gat in de werkvloer maar leg er direct
Iedereen binnen Ballast Nedam draagt de verantwoordelijkheid voor zijn werk en zijn daden. Medewerkers zorgen voor een sociaal veilige
een afdekplaat op.
werkomgeving. Zonder voorbehoud respecteren en waarderen zij elkaar
Veiligheid is ieders
en laten elkaar in hun waarde. Er is ruimte om elke gewenste vraag te
verantwoordelijk-
kunnen stellen. Medewerkers spreken elkaar aan op gedrag op een
heid in elke situatie.
respectvolle wijze.
8
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Naleven van regels en normen is een onlosmakelijk onderdeel
Een belangenconflict
van de uitvoering van taken en de kwaliteit daarvan. Afspraak is
hoeft niet altijd daad-
afspraak geldt voor alle onderdelen van de taakuitvoering. De eerste
werkelijk aan de orde
verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de medewerker zelf.
te zijn. Zo kan het zijn dat je iemand inschakelt voor een zakelijke
Zorgen voor eigen veiligheid en de veiligheid van de anderen is een
aangelegenheid die
belangrijk onderdeel van ons werk. Wij hebben maximale aandacht
familie van jou is.
voor veiligheid in de ontwerp- en uitvoeringsfase. In de uitvoeringsfase
Ondanks het feit dat
verhelpen en melden wij onveilige situaties onmiddellijk. Wanneer de situatie niet direct kan worden verholpen, stoppen we die activiteit om zo spoedig mogelijk maatregelen te nemen die de onveilige situatie opheft.
je niets verkeerd doet, heeft het de schijn tegen je dat je vriendjespolitiek bedrijft. Om die schijn tegen
Ballast Nedam hecht waarde aan het creëren van onder meer een
te gaan maak je een
juist evenwicht tussen werkdruk en privéleven zodat het plezier in het
andere keuze of meld
werk behouden blijft. Alle bovenstaande onderwerpen gekoppeld aan doorlopende persoonlijke ontwikkeling, dragen bij aan een omgeving waarin al onze medewerkers vitaal zijn en blijven.
je de samenwerking bij je leidinggevende. Wees hierover open en transparant.
9
Management Het management creëert een omgeving waarin de medewerker zonder gevaar voor zijn eigen positie zich kwetsbaar kan opstellen, vragen kan stellen, melding kan doen. Er is geen afrekencultuur, maar een oplossingsgerichte cultuur, waarin respect de boventoon voert. Dialoog tussen manager en medewerker is niet alleen mogelijk maar vindt daadwerkelijk plaats waardoor je als medewerker je eigen potentieel kan vergroten. Dit vraagt om leiderschap dat inspirerend, uitdagend en coachend is. Op verschillende niveaus binnen Ballast Nedam dienen managers over leiderschapskwaliteiten te beschikken om een diversiteit van medewerkers bij elkaar te brengen die goed kunnen samenwerken. Ons management is doordrongen van het feit dat zij een voorbeeldfunctie hebben in de organisatie. Zij zijn open, eerlijk en transparant. Zij handelen consequent en geven waardering voor geleverde prestaties.
10
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Belangenconflicten Iedereen binnen Ballast Nedam heeft de verantwoordelijkheid om situaties te herkennen waarin persoonlijke of zakelijke belangenconflicten ontstaan, of de schijn ontstaat van een mogelijk belangenconflict. Medewerkers van Ballast Nedam mogen nooit de bedrijfsbelangen in gevaar brengen.
11
Een betrouwbare en innovatieve partner voor oplossingen die waarde toevoegen 12
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Ballast Nedam in relatie tot onze klanten Door projecten op een slimme, creatieve en duurzame wijze te realiseren
Een Ballast Nedammer
wil Ballast Nedam voor zijn klanten blijvende kwaliteit realiseren en een
zal gevraagd of on-
betrouwbare partner zijn. Innovatie is de hoeksteen voor het creëren van
gevraagd voorstellen
meerwaarde voor de klant. Ook bij korte termijnoplossingen gaan wij voor duurzaamheid.
doen om een bijdrage te leveren aan het optimaliseren van een project in de levenscy-
Wij voelen ons verbonden met onze klanten en komen onze afspraken na.
clus. Dat kan gaan om
Wij zijn eerlijk en betrouwbaar en verwachten dit ook van onze klanten.
ontwerpaanpassingen
Onze ambitie is onze klanten te benaderen en te behandelen zoals wij ook zelf benaderd en behandeld willen worden.
of een alternatieve bouwmethodiek maar ook om afvalvermindering of slimmer
Om onze klanten optimaal te kunnen bedienen, moeten wij flexibel zijn.
beheren. Denk aan
Binnen de grenzen van onze ethische normen houden wij niet halsstarrig
de dubbele tunnel
vast aan uitgangspunten en proberen wij conflicten te voorkomen. Ballast
door Maastricht, een
Nedam medewerkers verplaatsen zich in de behoeften van de klant. Wij adviseren proactief wat de voor- en nadelen zijn van keuzes die de
gevel van gerecyclede houten delen in plaats van nieuw hout of aan
klant maakt en stellen alternatieven voor die passen binnen of buiten de
iQwoningen® ten op-
afgesproken kaders. Wij zijn klantgericht en ontzorgen onze klanten met
zichte van traditioneel
oplossingsgerichte innovaties.
gebouwde woningen.
13
Optimale samenwerking ontstaat op basis van respect, kwaliteit en betrouwbaarheid
14
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Ballast Nedam in relatie tot onze leveranciers en onderaannemers Ballast Nedam hecht waarde aan een vrije markt waarin de concurrentie
In het Ballast Nedam
open en transparant is. Afspraak is afspraak. Wij zeggen wat we doen
inkoopcontract wordt
en doen wat wij zeggen. Zo wil Ballast Nedam een betrouwbare partner
sinds 2012 standaard
zijn. Dit betekent transparant zijn in de samenwerking en realistische overeenkomsten sluiten met leveranciers en onderaannemers, met
verwezen naar de ‘Gedragscode voor onderaannemers
naleving van de contractafspraken aan beide kanten. Vanuit wederzijds
en leveranciers’. De
respect en met waardering voor ieders specialistische inbreng. Dit vraagt
gedragscode biedt
van ons een inspanning om na het sluiten van het contract de relatie met
een basis om partijen
onze contractpartners zodanig te laten verlopen dat alle partijen zich daarbij goed voelen.
aan te spreken op haar gedragingen en de partijen daarin te beïnvloeden tijdens het
Ballast Nedam is consequent. Het ethisch kader is leidend voor uitvoering
inkoopproces en de
van alle activiteiten en de vereisten voor onze onderaannemers en
uitvoering. Indien een
leveranciers. Wij doen geen zaken met partijen die zich niet houden
partij de normen over-
aan algemeen aanvaarde ethische normen. De gedragscode voor onderaannemers en leveranciers is een onlosmakelijk onderdeel van alle contracten die Ballast Nedam sluit.
schrijdt en hierover de dialoog niet aangaat wordt deze op onze zwarte lijst geplaatst.
15
Deze zelf opgelegde en geëiste norm, eist Ballast Nedam ook van leveranciers en onderaannemers. Een medewerker van Ballast Nedam die ervaart dat een leverancier of onderaannemer de normen overschrijdt, meldt dit direct. Ook onze leveranciers en onderaannemers melden direct gevallen wanneer medewerkers van Ballast Nedam de integriteitsnormen overschrijden. Het melden van incidenten is op een efficiënte en effectieve wijze geregeld. Partnerschappen ontstaan op basis van respect, kwaliteit, betrouwbaarheid en prijs. Objectieve criteria in de contracten en aanbestedingen bepalen de beoordeling van onderaannemers en leveranciers. Iedere andere vorm van beoordeling is niet acceptabel. Medewerkers van Ballast Nedam accepteren geen geschenken, diensten of andere voordelen die de schijn van ongepastheid kunnen wekken. Zij informeren Ballast Nedam conform de interne procedure wanneer een (potentiële) zakenrelatie hun een geschenk, dienst, of ander voordeel toezegt, aanbiedt of geeft.
16
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Ballast Nedam verwacht van alle partijen met wie het bedrijf zaken
“Een vaste leverancier
doet dat zij, direct of indirect, geen steekpenningen of andere
bood mij na afloop van
ongepaste voordelen vragen of verwachten van onze medewerkers,
een goed verlopen
vertegenwoordigers of agenten. En deze zelf ook niet toezeggen, aanbieden of geven. Doen zij dat toch, dan informeren de
project een ‘tablet/PC’ aan voor de prettige samenwerking. Leuk
medewerkers van Ballast Nedam de organisatie onmiddellijk conform
voor je zoon, zei hij
de interne meldingsprocedure.
nog. Ik heb hem hartelijk bedankt en gezegd dat ik dat niet kan aannemen conform onze interne gedragscode. De leverancier begreep dat eigenlijk ook wel.”
17
Betrokken en sociaal gedrag draagt bij aan een positieve invloed op de omgeving 18
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Ballast Nedam in relatie tot de samenleving Wij zijn betrokken en sociaal. Onze visie op de inrichting en gebruik van
“Als wij renovatiewerk
de (gebouwde) omgeving heeft voor lange tijd invloed op mens en milieu.
doen in een woonwijk
Door de juiste keuzes te maken aan het begin van de keten, kunnen wij
waar veel allochto-
de levenscyclus van projecten optimaliseren. Dit geeft ons een belangrijke verantwoordelijkheid, die wij ook willen nemen.
nen wonen, dan doe ik altijd netjes mijn schoenen uit voordat ik binnenkom. Ik pas
Onze activiteiten in de vier werkgebieden: huisvesting, mobiliteit, energie
mij aan de waarden
en natuur spelen zich af midden in de samenleving. Door de sterke
en normen van de
samenhang van onze werkgebieden oefenen wij daar een aanzienlijke invloed op uit. Wij zijn er op gericht om hinder en overlast rondom onze bouw- of productielocaties zoveel mogelijk te voorkomen. Dit doen wij
bewoner aan en wil zo min mogelijk overlast bezorgen.”
door de lokale gemeenschap te betrekken, aandacht te hebben voor de omgeving en te innoveren. Ballast Nedam wil over een lange termijn een substantiële en duurzame bijdrage leveren aan de gebouwde omgeving. Zowel op projectniveau als op maatschappelijk niveau.
19
In de subcodes lees je waar je je wel en niet aan moet houden
20
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Subcodes
In aanvulling op de gedragsregels zoals die in de vorige hoofdstukken staan beschreven, heeft Ballast Nedam op een aantal onderwerpen subcodes gedefinieerd. Hierin staat in detail beschreven welke complianceregels Ballast Nedam hanteert waaraan alle medewerkers zich moeten houden. De subcodes zijn te vinden op de Compliance Insitepagina. Bezoek deze pagina regelmatig voor eventuele aanpassingen of uitbreiding van de codes. Hieronder lichten we de subcodes kort toe: Mededingingscode De Mededingingswet richt zich op bescherming van de vrije concurrentie op de markt. Om een vrije markt te kunnen garanderen zijn diverse handelingen verboden, zoals prijsafspraken of verdeling van klanten. Afspraken tussen ondernemingen, besluiten van brancheverenigingen en op elkaar afgestemde gedragingen die de concurrentie beperken, zijn niet toegestaan. Geschenken en entertainment Het aanbieden van een lunch of accepteren van kaarten voor een voetbalwedstrijd. Het lijkt goed bedoeld en vooral onschuldig. Toch willen we de schijn van ongepastheid voorkomen. Relatiegeschenken kunnen immers als tegenprestatie worden gezien, of bedoeld zijn om gunsten ‘af te dwingen’. Door open en transparant te zijn, voorkomen we misverstanden. Daarom kennen we binnen Ballast Nedam een aantal regels voor het aannemen en aanbieden van geschenken en diensten. 21
Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de leidinggevende geschenken met een waarde van meer dan € 50 of het equivalent daarvan toe te zeggen, aan te bieden of te geven aan (potentiële) zakenpartners en/of ambtenaren of te accepteren. Sponsorbeleid In sommige gevallen kunnen sponsoring en donaties als omkoping worden beschouwd. In het sponsorbeleid staat precies beschreven aan welke criteria sponsoring moet voldoen. Toestemming wordt gegeven door de afdeling Communicatie & Investor Relations. Ballast Nedam staat donaties aan politieke partijen of politiek actieve groeperingen en individuen niet toe. Naast de spelregels ten aanzien van compliance kent Ballast Nedam ook een sponsor beleid. Meer hierover vind je op de Communicatie Insitepagina. Fraudeprotocol Bij Ballast Nedam kennen we een Fraudeprotocol. Hierin staat omschreven, hoe we omgaan met vermoedens van fraude of niet-integer gedrag. Bovendien staan hier de rechten en plichten beschreven en de regels omtrent een eventueel fraudeonderzoek. Centraal staat de bescherming van de belangen van Ballast Nedam, onze medewerkers en derden.
22
Ballast Nedam – BeN Wijzer
Gedragscode computerfaciliteiten en social media In de gedragscode computerfaciliteiten staan de regels, voorwaarden en wederzijdse rechten en plichten voor het gebruik van computerfaciliteiten beschreven. Het doel is onder meer om misbruik en overbelasting van de computerfaciliteiten te voorkomen. Gebruik van social media is toegestaan. Social media zijn een goede methode om ons merk te versterken, informatie te delen en in contact te komen en te blijven met onze stakeholders. Let er hierbij ook op dat de regels van de mededingingswet en de privacy regels worden nageleefd. De do’s en dont’s staan beschreven op de Communicatie Insitepagina onder het kopje ‘social mediabeleid’. Gedragscode voor onderaannemers en leveranciers Het doel van de gedragscode voor onderaannemers en leveranciers is het doorleggen van verwachtingen van gedrag aan onderaannemers en leveranciers waarbij wij stellen dat de gedragscode tevens geldig is in de verdere keten. De gedragscode vormt de basis om partijen aan te spreken op hun gedragingen en de partijen daarin te beïnvloeden tijdens het inkoopproces en de uitvoering zodat er een bewustwordingsproces op gang wordt gebracht. In alle gevallen is het belangrijk dat geen schade aan de goede naam van Ballast Nedam wordt aangebracht.
23
