BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

Iktatószám: 0591-RH/2012

DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA

BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

Szenátus 23-2012/2013. (2012. 12. 18.) sz. határozatával 2012. 12. 18-án elfogadta. Hatályba lépés: 2012. 12. 19.

Készítette:

Jóváhagyta:

Hajnal Jánosné belső ellenőr

Dr. András István rektor

2012. október 31. Dunaújváros

Sz-2/14 2. kiadás

BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 0. módosítás 2(38). oldal

Tartalomjegyzék

BEVEZETÉS ............................................................................................................................. 4 BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY .............................................................................. 5 A BELSŐ ELLENŐRRE VONATKOZÓ SZAKMAI ETIKAI KÓDEX .............................. 10 A BELSŐ ELLENŐRZÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGE ...................................... 13 A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ BELSŐ SZABÁLYOK, FOLYAMATOK ÉS ELJÁRÁSOK, KOCKÁZATELEMZÉS .............................................. 14 1. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása ................................................................... 14 2. A belső ellenőrzés tervezésének előkészítése, kockázatelemzés .................................. 14 2.1. Általános felmérés ................................................................................................. 15 2.2. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása ....................................................... 15 2.3. A belső ellenőrzési fókusz kialakítása ................................................................... 15 2.4. A kritikus folyamatok elemzése,kockázatelemzés .................................................. 16 3. A belső ellenőrzés tervezése ......................................................................................... 18 3.1. Stratégiai tervezés ................................................................................................. 18 3.2. Éves ellenőrzési terv .............................................................................................. 18 3.3. Erőforrások elosztása ............................................................................................ 19 4. Az ellenőrzésre való felkészülés ................................................................................... 19 4.1. A végrehajtás tervezése ......................................................................................... 20 4.1.1. A rendelkezésre álló háttér információk összegyűjtése ...................................... 20 4.1.2. Az ellenőrzés célkitűzéseinek meghatározása .................................................... 21 4.1.3. Az ellenőrzési megközelítési mód meghatározása .............................................. 21 4.1.4. Az ellenőrzés hatókörének, tárgyának rögzítése ................................................ 21 4.1.5. Az erőforrások helyes meghatározása ................................................................ 22 4.1.6. Az ellenőrzési program elkészítése ..................................................................... 22 4.1.7. A vizsgálati eljárások és módszerek meghatározása .......................................... 23 4.2. Adminisztratív felkészülés az ellenőrzésre............................................................. 23 4.2.1. A megbízólevél elkészítése .................................................................................. 23 4.2.2. Az ellenőrzött szervezet vezetőjének értesítése ................................................... 23 5. Az ellenőrzés végrehajtása ............................................................................................ 23 5.1. Nyitó megbeszélés .................................................................................................. 24 5.2. Az ellenőrzési munkalapok használata .................................................................. 24 5.3. Az ellenőrzési munkalapok felülvizsgálata ............................................................ 26 5.4. Az ellenőrzési iratokhoz való hozzáférés ............................................................... 26 5.5. Adat és titokvédelem .............................................................................................. 27 5.6. Alapvető vizsgálati eljárások, technikák ............................................................... 27 5.6.1. Elemző eljárások ................................................................................................ 27 5.6.2. Mintavételi eljárások .......................................................................................... 27 5.7. A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása, teljességi nyilatkozat ......................... 27 6. A belső ellenőrzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó előírások, egyeztetési kötelezettségek ............................................................................................................. 29 6.1. A belső ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy .................................... 30

Sz-2/14 2. kiadás


6.2. A belső ellenőrzési jelentés tartalmi követelményei .............................................. 30 6.3. Az ellenőrzési jelentés egyeztetése......................................................................... 31 6.4. Egyeztető megbeszélés ........................................................................................... 31 6.5. A jelentés megküldése, az ellenőrzés lezárása ...................................................... 32 7. Éves ellenőrzési jelentés ................................................................................................ 32 8. Az ellenőrzési megállapítások hasznosításának és az ellenőrzést követő intézkedések elrendelésének szabályai .............................................................................................. 33 8.1. Intézkedési terv ...................................................................................................... 33 8.2. Az ellenőrzések nyomon követése .......................................................................... 33 9. Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás .................................................................................................... 34 10. A belső ellenőrök tanácsadási tevékenysége ................................................................. 35 11. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok .................................. 35 12. A belső ellenőrzési tevékenység értékelése................................................................... 35 13. Az ellenőrzési dokumentumok formai követelményei, a dokumentumok megőrzési rendje ............................................................................................................................ 36 14. A belső ellenőr folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek .............................. 37 15. Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások ....................................................... 37 16. A belső ellenőrzési tevékenység ellenőrzési nyomvonala ............................................ 37 MELLÉKLETEK ..................................................................................................................... 38 FÜGGELÉK ............................................................................................................................. 38

Sz-2/14 2. kiadás


BEVEZETÉS

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), valamint a 370/2011. (XII. 31.) Kormány rendelet „A költségvetési szervek belső kontroll rendszeréről és a belső ellenőrzésről” értelmében a költségvetési szerv köteles belső kontrollrendszert működtetni annak érdekében, hogy az alábbi fő célokat megvalósítsa: − a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtsa végre, − teljesítse az elszámolási kötelezettségeket, − megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontroll rendszer egyik eleme a belső ellenőrzés, amely – az Áht. definíciója szerint független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A nemzetközi belső ellenőrzési standardok, valamint a hazai jogszabályok alapján a belső ellenőrzés következő lényeges ismérveit kell hangsúlyozni: − a belső ellenőrzés tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, − a belső ellenőrzés a felelős szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként működik, − a belső ellenőrzés az eredményesség növelésével segíti a költségvetési szerv belső kontrollrendszereinek folyamatait. A Dunaújvárosi Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) Belső Ellenőrzési Kézikönyve a Főiskola belső ellenőre által végzett ellenőrzési tevékenységre terjed ki

Sz-2/14 2. kiadás

BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 0. módosítás 5(38). oldal BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY

A belső ellenőrzés célja és feladata A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy a Főiskola az ellenőrzött szervezeti egység működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet és területek céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontroll rendszerének hatékonyságát. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a Főiskola vezetése számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőr feladata: − a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése, − kockázatelemzéssel alátámasztott stratégia és éves ellenőrzési tervek összeállítása, jóváhagyás utána azok végrehajtása, valamint azok megvalósításnak nyomon követése, − az ellenőrzés megállapításai alapján, szükség esetén a vonatkozó kormány rendelet 22 § (1) bek. szerinti feladatok elvégzése. A belső ellenőrzés feladata ellenőrzése során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan –, hogy a Főiskola vezetői által kialakított és működtetett belső kontroll rendszerek és eljárások megfelelnek–e az alábbi követelményeknek: − a szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a Főiskola kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; − a Főiskola vezetői és testületei közötti együttműködés megfelelő; − a pénzügyi–, irányítási– és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; − az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek, valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal és a hazai iránymutatásokkal, módszertani útmutatókkal; − a Főiskola szervezeti egységei az eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; − a kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; − a munkafolyamatokban a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; − a rendszerek és eljárások teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel;

Sz-2/14 2. kiadás − −


a Főiskolát érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a Főiskola érintett szervezeti egysége időben és megfelelően reagál; a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítése, működése a jogszabályoknak és szabályzatoknak megfelel.

A belső ellenőrzésnek a végrehajtás során feltárt, a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről tájékoztatnia kell az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét, az ellenőrzött szervezeti egység vezetője felett munkáltatói jogokat gyakorló vezetőt. A belső ellenőrzés, mint vezetőt támogató tevékenység, nem mentesíti a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtessék. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. A belső ellenőrzés ellenőrzési hatóköre kiterjed a jogszabályok, szabályzatok és más jogi eszközök pontos betartásának ellenőrzésére, a költségvetési bevételek és kiadások, valamint az ellenőrzött szervezet tevékenysége gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatára. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége elsősorban az alábbiakra terjedhet ki: − a rektor és a vezetői testületek támogatása a döntéshozatalban (javaslatok, alternatívák megfogalmazása); − a humánerőforrás-kapacitásokkal való racionálisabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; − a pénzügyi, tárgyi és informatikai erőforrásokkal való racionálisabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; − a rektor és a vezető testületek tanácsadói támogatása a kockázat- és szabálytalanságkezelési rendszerek, valamint a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; − tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén. Beszámolás A belső ellenőrzési vezető köteles a rektor számára: − évente átfogó értékelést adni a Főiskola belső kontroll rendszeréről, nyilatkozni ezek megfelelőségéről és hatékonyságáról; − a Főiskola belső kontroll rendszeréhez kapcsolódó minden lényeges megállapításról beszámolni, és tájékoztatást adni az ezekhez fűződő javaslatairól; − rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről; − külső ellenőrzések során az ellenőrzési tevékenységet nyomon követni és az ezeket végző szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosítani, valamint erről a vezetést rendszeresen tájékoztatni.

Sz-2/14 2. kiadás


Függetlenség A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében közvetlenül a rektornak alárendelten végzi feladatát. A belső ellenőr nem rendelkezhet semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem lehetnek felelősök az ellenőrzött tevékenységért. A belső ellenőr bevonása a Főiskola szabályzatainak, rendszereinek, eljárásainak kidolgozásába és végrehajtásába csak tanácsadás jelleggel történhet. Felelősség A belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozik: − annak biztosítása, hogy minden, a belső ellenőrzés hatáskörébe tartozó ellenőrzést a jelen alapszabályban felsoroltaknak megfelelően hajtsanak végre; − a belső ellenőrzési tevékenység fejlesztése a nemzetközi és hazai standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelő legyen; − a kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervek kidolgozása, szükség szerint azok módosítására irányuló javaslatok készítése; − a jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a rektor felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; − szükség szerint olyan szakértők alkalmazására javaslat tétele, akik megfelelő szakértelemmel és tapasztalattal rendelkeznek a jelen alapszabályban foglalt követelmények teljesítéséhez; − a Főiskola és szervezeti egységei főbb folyamatainak értékelése, az új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, illetve ezek kialakításával, működtetésével, kiterjesztésével kapcsolatos problémák értékelése; − éves beszámoló készítése, amelyben összegzi az ellenőrzések megállapításait; − a rektor tájékoztatása a belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseiről és az azokhoz mérten elért eredményekről; − a külső ellenőrök munkájának figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés a Főiskola működését – ésszerű költségkihatás mellett – optimálisan lefedje.

Jogok és kötelezettségek A belső ellenőr jogai és kötelezettségei A belső ellenőr az alábbiakra jogosult: − az ellenőrzött szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel az ellenőrzött szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; − az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó minősített iratokba és más dokumentumokba, az elektronikus adathordozón tárolt adatokba - a külön

Sz-2/14 2. kiadás


jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával - betekinteni, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett - átvételi elismervény ellenében - átvenni; − az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban információt kérni; − az ellenőrzött szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben információt kérni más szervektől; − a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni. A belső ellenőr köteles: − ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani; − tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szerv vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni; − objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni; − megállapításait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; − amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési vezetőnek; − ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés tervezetét az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjével egyeztetni; illetve akire vonatkozóan megállapítást, vagy javaslatot tartalmaz, − az ellenőrzési jelentés aláírását követően az ellenőrzési jelentést a belső ellenőrzési vezetőnek átadni; − ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a rektornak, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik; − az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a költségvetési szerv vezetőjének átvételi elismervény ellenében átadni; − az ellenőrzött szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; − a tudomására jutott minősített adatot és gazdasági titkot megőrizni; − az ellenőrzés során készített iratokat és iratmásolatokat az ellenőrzés dokumentációjában megőrizni.

Sz-2/14 2. kiadás


Az ellenőrzött szervezeti egység jogai és kötelezettségei Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai jogosultak: − az ellenőr személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni; − az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni, és az észrevételekre választ kapni. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai kötelesek: − az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, együttműködni; − a belső ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti dokumentumokat - másolat és átvételi elismervény ellenében – a belső ellenőrnek megadott határidőre átadni; − a belső ellenőr kérésére, a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okiratok, adatok) teljességéről nyilatkozni; − a saját hatáskörébe tartozóan a belső ellenőrzés megállapításai, és javaslatai alapján a végrehajtásért felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntető intézkedési tervet készíteni, az intézkedéseket a megadott határidőig végrehajtani, továbbá arról a belső ellenőrt tájékoztatni; − a belső ellenőr számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani. Hatáskör A belső ellenőr hatásköre az alábbiakra terjed ki: − korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a vizsgált szervezeti egység valamennyi tevékenységéhez, nyilvántartásához, vagyontárgyához; − a vizsgálatok végrehajtásához jogosult az ellenőrzött szervezeti egység bármely dolgozójától információt kérni; − a költségvetési szerv vezetőjéhez bármikor közvetlenül is fordulhat. A belső ellenőrzésre vonatkozó standardok A belső ellenőr a tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a hazai államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős rektor által közzétett módszertani útmutatók, valamint a belső ellenőrzési vezető által kidolgozott és a rektor által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi.

Sz-2/14 2. kiadás


A BELSŐ ELLENŐRRE VONATKOZÓ SZAKMAI ETIKAI KÓDEX

Feddhetetlenség A belső ellenőr feddhetetlensége megalapozza az ellenőr szakvéleménye iránti bizalmat. A belső ellenőr: − munkáját a tőle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végzi; − a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét; − tartózkodik minden olyan tevékenységtől, amely jogszabályellenes vagy belső szabályzatot sért, illetve nem méltó a belső ellenőrzési szakmához; − tiszteletben tartja a szervezet céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem előtt tartásával végzi. Függetlenség, tárgyilagosság és pártatlanság A belső ellenőr minden esetben objektíven, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint állásfoglalások kialakítása és közlése során. A belső ellenőr megőrzi függetlenségét a vizsgált szervezettől, illetve az egyéb külső érdekcsoportoktól. A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke. A belső ellenőr: − tartózkodik minden olyan tevékenységtől vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenőrzött szervezet érdekeit sértheti; − politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét; − olyan, megfelelően megalapozott és objektív megállapításokat tartalmazó jelentést készít, amelyben a következtetések kizárólag a pénzügyrektor által közzétett belső ellenőrzési standardokban foglaltakkal összhangban lévő, megfelelő és elegendő ellenőrzési bizonyítékokon alapulnak; − nem fogadhat el olyan ajándékot, juttatást vagy jogosulatlan előnyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakítását; − jelentésében szerepeltet minden olyan lényeges és jelentős tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét; − mérlegel minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott információt és véleményt, azonban azok megalapozatlanul nem befolyásolhatják a belső ellenőr saját következtetéseit.

Sz-2/14 2. kiadás


Titoktartás A belső ellenőr bizalmasan kezel minden, az ellenőrzés során tudomására jutott adatot és információt. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, illetéktelen személyek tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége.

A belső ellenőr: − a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintően kezeli, azok megfelelő védelméről gondoskodik; − a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi előírásokkal ellentétes módon, más intézmények, illetve személyek javára vagy kárára, az ellenőrzött szervezet érdekeit és a közérdeket sértő módon nem használhatja fel. Szakértelem A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok birtokában látja el. A belső ellenőr: − kizárólag olyan ellenőrzést végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal, vagy gondoskodik megfelelő külső szakértő bevonásáról; − a belső ellenőrzési tevékenységet a vonatkozó jogszabályok alapján, a nemzetközi belső ellenőrzési standardokkal, a hazai államháztartási belső ellenőrzési standardokkal, a pénzügyrektor által közzétett iránymutatásokkal, ajánlásokkal és módszertani útmutatókkal összhangban végzi; − a kötelező továbbképzéseken túl is törekszik szakmai ismereteit, tevékenysége hatékonyságát és minőségét folyamatosan fejleszteni. Együttműködés A belső ellenőr köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elősegíti az ellenőrök közötti és a szakmán belüli együttműködést és jó kapcsolatok kialakítását. A belső ellenőr: − együttműködés révén elősegíti a szakmai fejlődést; − együttműködik kollégáival. Összeférhetetlenség Amennyiben a belső ellenőr a vizsgált szervezet számára tanácsadási vagy egyéb nem ellenőrzési tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez.

Sz-2/14 2. kiadás


A belső ellenőr: − tanácsadás, illetve egyéb nem ellenőrzési tevékenység keretében nem vehet át a vizsgált szervezet vezetőjének hatáskörébe tartozó felelősséget; − függetlenségét megőrzi és elkerüli az összeférhetetlenség minden lehetséges formáját azáltal is, hogy elutasít minden ajándékot vagy juttatást, amely befolyásolja vagy befolyásolhatja függetlenségét és feddhetetlenségét; − elkerül minden olyan kapcsolatot a vizsgált szervezet vezetésével és alkalmazottaival, valamint harmadik féllel, amely befolyásolhatja vagy veszélyeztetheti függetlenségét; − nem használhatja fel hivatalos pozícióját magáncélra, és elkerüli az olyan kapcsolatokat, amelyek a korrupció veszélyét hordozzák magukban, vagy amelyek kétséget ébreszthetnek objektivitásával és függetlenségével kapcsolatban. A belső ellenőr tekintetében összeférhetetlenség áll fenn és ezért nem vehet részt az ellenőrzésben, amennyiben: − az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója; − korábban az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott, a jogviszony megszűnésétől számított két éven belül; − az ellenőrizendő szakterülettel vagy intézménnyel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában közreműködött, a program lezárását, illetve a feladat elvégzését követő két éven belül; − az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem várható el. Az összeférhetetlenségről a belső ellenőr személyét érintően rektor határoz az összeférhetetlenség okának tudomására jutásától számított 8 munkanapon belül. A döntés meghozataláig a belső ellenőrt az összeférhetetlenséggel összefüggésben az ellenőrzési tevékenysége alól fel kell menteni.

Sz-2/14 2. kiadás


A BELSŐ ELLENŐRZÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGE

A belső ellenőrök funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét a rektor köteles biztosítani, különösen az alábbiak tekintetében: − az éves ellenőrzési terv - kockázatelemzési módszerek alapján és soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével történő - kidolgozása; − az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása; − az ellenőrzési módszerek kiválasztása; − következtetések és javaslatok megfogalmazása, az ellenőrzési jelentés elkészítése; − a belső ellenőr a bizonyosságot adó ellenőrzési tevékenységen és a – nemzetközi és hazai standardokkal összhangban lévő - tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenységbe nem vonható be. A Főiskola belső ellenőrzési feladatait a belső ellenőr látja el, at SZMSZ-ben meghatározottak szerint.

Sz-2/14 2. kiadás


A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ BELSŐ SZABÁLYOK, FOLYAMATOK ÉS ELJÁRÁSOK, KOCKÁZATELEMZÉS

A belső ellenőrzés a működési folyamatokat elemzi abból a szempontból, hogy a vezetők által létrehozott, a kockázatok kezelésére szolgáló kontrollok megfelelőségét értékelje. Ilyen kontrollok például: a szabályzatok, a hatás- és felelősségi körök, a szervezeti tagolódás, a végrehajtási, ellenőrzési és jóváhagyási funkciók különválasztása, a négy szem elve, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, az információszolgáltatás, a monitoring, az informatikai kontrollok. A belső ellenőrzés a működési, tevékenységi folyamatokból indul ki miközben önmaga is egy kontroll folyamatot képez a Főiskola irányítási és szabályozási (belső kontroll) rendszerében. Jelen kézikönyv a belső ellenőrzési tevékenységet és annak elemeit azok folyamatjellegének megfelelően mutatja be. A belső ellenőrzési folyamat legfőbb elemei, lépései a következők: − − − − − − −

a belső ellenőrzési tevékenység irányítása, a tervezés előkészítése és kockázatelemzés, a belső ellenőrzés tervezése, ellenőrzésre való felkészülés, az ellenőrzés végrehajtása, a belső ellenőrzési jelentés elkészítése, nyomon követés, utóellenőrzés.

1.

A belső ellenőrzési tevékenység irányítása

A Főiskola belső ellenőrzési feladatait a belső ellenőr látja el. Kiemelt jelentőségű feladat a belső erőforrások hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználása, ennek érdekében a megfelelő humánerőforrás folyamatok kialakítása. A humánerőforrás-gazdálkodás keretében feladata a kapacitás felmérés, amelynek célja annak meghatározása, hogy mekkora és milyen humán és tárgyi erőforrás szükséges ahhoz, hogy a belső ellenőrzés megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a Főiskola vezetői számára a belső kontrollrendszerek működéséről. 2.

A belső ellenőrzés tervezésének előkészítése, kockázatelemzés

A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést is.

Sz-2/14 2. kiadás


A kockázatelemzést megelőzően a belső ellenőrzés − elemzi a külső és belső kontrollkörnyezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenőrzési tervezés során figyelembe veendő változásokat; − azonosítja a folyamatokat és a folyamatgazdákat, valamint egyeztet a vezetőkkel az egyes folyamatok – a szervezet célkitűzéseihez viszonyított – fontosságáról; − megvitatja a vezetőkkel, hogy mit várnak el a belső ellenőrzéstől; − értelmezi a szervezet célkitűzéseit; − a vezetőkkel közösen meghatározza a belső ellenőrzési fókuszt. 2.1. Általános felmérés Az általános felmérés részeként a Főiskola külső és belső kontroll környezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a szervezet működési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozó információkat. A környezet változásának elsődleges forrásai: − a magyar és az EU–s jogszabályi változások; − gazdasági – politikai környezet változása; − a Főiskola stratégiájának, stratégiai célkitűzéseinek változása; − a Főiskola szervezetének változásai; − a szabályzatok, egyéb igazgatási eszközök, ellenőrzési nyomvonal változása. Ezek a változások a szervezet folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell törekednie, hogy folyamatosan gyűjtse a fellelhető információkat. Az általános felmérésnek az a célja, hogy a belső ellenőr megismerje annak a területnek a legfőbb jellegzetességeit, amit a tervezéskor az ellenőrzési feladatok közé kell besorolnia, vagy a konkrét belső ellenőrzés során kell vizsgálnia. 2.2. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása A belső ellenőrzési tevékenység a Főiskola célkitűzéseinek elérése érdekében kialakított működési folyamatok vizsgálatára koncentrál. A tervezés során kiemelten fontos feladat azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket a szervezeten belül, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. A folyamatok azonosításához, megértéséhez az ellenőrzési nyomvonal nyújt segítséget, amely a Főiskola végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt és/vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, és amelynek elkészítése az érintett szabályzatot gondozó szervezet vezetőjének feladata. 2.3. A belső ellenőrzési fókusz kialakítása A belső ellenőrzési fókusz a Főiskola vezetőinek azon nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy az ellenőrzésnek elsősorban mely területekre kell irányítania erőforrásait, ugyanakkor a belső

Sz-2/14 2. kiadás


ellenőrzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenőrzött tevékenységek és egységek közötti erőforrás-allokáció meghatározásában. A belső ellenőrzési fókusz vezetői értekezleteken, munkamegbeszéléseken történő közös kialakítása a tervezés egyik legfontosabb lépése. Szempontjai: −

A szervezet célkitűzései A belső ellenőrzésnek az érintett vezetőkkel meg kell vitatnia a szervezet éves célkitűzéseit és az azok megvalósítása szempontjából kritikus tényezőket annak érdekében, hogy az ellenőrzési erőforrásokat ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A megbeszéléseken a Főiskola vezetői és a belső ellenőrzési vezető vesznek részt, a feladatok részletes meghatározása később, a kockázatelemzés és az ellenőrzés végrehajtása során - a folyamatgazdákkal közösen – történik.

−

A vezetők elvárásai A vezetők elvárásai alatt azt értjük, hogy milyen kérdésköröket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetők egyes, a szervezeti egység működésével kapcsolatos főbb elgondolásaiból adódnak (pl. valamely speciális belső szabályozásnak való megfelelés). Ezeket az elvárásokat az adott lehetőség határain belül az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. A vezetők azon elvárásai, hogy az ellenőrzési erőforrásokat önkényesen kiválasztott ellenőrzésekre használják fel, megegyezés tárgyát képezik. Emellett a vezetők olyan (különös) elvárásai tekintetében (ha vannak ilyenek), melyek a belső ellenőrzés alapvető működési rendjét célozzák, szintén megegyezés szükséges.

−

A belső ellenőrzési fókusz kialakítása Az elfogadott főiskolai célkitűzések és egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzési fókuszt a Főiskola vezetésének és a belső ellenőrzésnek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén a belső ellenőr a kockázatokat elemezni fogja, és amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog.

2.4. A kritikus folyamatok elemzése és a Főiskola vezetőivel való egyeztetése, kockázatelemzés A belső ellenőrzésnek segítenie kell a szervezetet a jelentős kockázatnak kitett területek feltárásában, azok értékelésében, és hozzá kell járulnia a kockázatkezelési és a kontroll rendszerek javításához. A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja a szervezet folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzés az első lépés ahhoz, hogy az éves ellenőrzési tevékenységet a Főiskola vezetőivel egyetértésben meghatározott belső ellenőrzési fókusszal összehangolják. A

Sz-2/14 2. kiadás


kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is. Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami befolyásolja a szervezet működését, a célok elérését. Minden kockázat meghatározható a következő kritériumok alapján: a szervezet céljaira gyakorolt hatása és bekövetkezési valószínűsége alapján. A kockázatelemzés folyamata: A működési folyamatok kockázatainak elemzése, ennek keretében − a folyamatok megértése (meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a vezetőség által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezőket), − a folyamatok általános jellemzőinek feltárása (a folyamatok kezdete, vége, jelentősebb hatásai), − kulcsfontosságú teljesítménymutatók megismerése, − a főbb ellenőrzési pontok azonosítása, − a kockázatok azonosítása és elemzése (a kockázatok oka és hatása), − az egyedi kockázatok összegezése folyamatok szerint. A működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított jelentőségének elemzése A működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentősége magas, közepes és alacsony lehet, ami függ: − a belső ellenőrzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl. mi a legfontosabb célkitűzés); − a folyamatok relatív fontosságától (pl. ez a folyamat kritikus-e a célkitűzés elérése szempontjából). Az elemzést a Főiskola vezetőivel, a folyamatgazdákkal, illetve a folyamatban érintett kulcsszereplőkkel közösen kell elvégezni a folyamatok fontosságának összesített értékelése tekintetében. A kockázatelemzés végeredményének kialakítása A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok kockázatainak elemzését a folyamatok jelentőségének elemzésével, és annak alapján, hogy a folyamat mennyire kockázatos és mennyire jelentős, meg kell határozni a folyamat összesített kockázati értékelését. Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy elsődlegesen mire irányuljon az ellenőrzési erőforrások elosztása az ellenőrzés tervezési szakaszában.

Sz-2/14 2. kiadás 3.


A belső ellenőrzés tervezése

Az ellenőrzési munka megtervezéséhez a belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján stratégiai ellenőrzési tervet és éves ellenőrzési tervet készít, amelyeket a rektor hagy jóvá. 3.1. Stratégiai tervezés A belső ellenőrzés stratégiai terve - összhangban a Főiskola hosszú távú terveivel – meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket, és az alábbiakat tartalmazza: − a Főiskola hosszú távú célkitűzéseit és az azzal összhangban lévő belső ellenőrzési stratégiai célokat; − a belső kontrollrendszer értékelését; − a kockázati tényezőket és értékelésüket; − a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési tervet; − a szükséges ellenőri létszám és az ellenőri képzettség felmérését; − a belső ellenőrök hosszú távú képzési tervét; − a belső ellenőrzés tárgyi és információs igényét; − a belső ellenőrzés által vizsgált területeket, figyelembe véve a szervezet struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat. A belső ellenőrzési stratégiai terv nem konkrét ellenőrzési programokat, hanem a belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzés fejlesztésének irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. 3.2. Éves ellenőrzési terv Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető - a stratégiai ellenőrzési tervvel összhangban, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett útmutató figyelembevételével - dolgozza ki. Az éves ellenőrzési tervnek kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia, a tárgyévre tervezett ellenőrzéseket részletezi, és az alábbiakat tartalmazza: − az ellenőrzési tervet megalapozó elemzéseket, különös tekintettel a kockázatelemzésre; − a tervezett ellenőrzések tárgyát; − az ellenőrzések célját; − az ellenőrizendő időszakot; − a szükséges ellenőrzési kapacitás (erőforrás szükséglet) meghatározását; − az ellenőrzések típusát és módszereit; − az ellenőrzések ütemezését; − az ellenőrzött szervezeti egységek megnevezését.

Sz-2/14 2. kiadás


Az éves ellenőrzési tervet úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplő soron kívüli ellenőrzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. Soron kívüli ellenőrzésre a rektor javaslatára, illetve a belső ellenőr kezdeményezésére kerülhet sor. A soron kívüli ellenőrzések szükségessége nem várt eseményekből adódik, így azok számát és erőforrás-szükségletét az éves tervezés során nem lehet pontosan meghatározni. Az éves ellenőrzési terv összeállításakor - általános szabályként - a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás 20-30 %-át kell soron kívüli ellenőrzések céljára elkülöníteni. A belső ellenőr által kidolgozott, a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet jóváhagyásra megküldi a költségvetési szerv vezetőjének. A jóváhagyást követően a költségvetési szerv vezetője a következő évre vonatkozó ellenőrzési tervet megküldi a fejezetet irányító költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetőjének minden év november 15-ig. Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőr vezető a rektor egyetértésével módosíthatja. A belső ellenőrnek a rektor tudomására kell hoznia azt is, ha a terv végrehajtását erőforrás problémák veszélyeztetik. 3.3. Erőforrások elosztása A tervezett ellenőrzések elvégzéséhez szükséges ellenőri napok száma az erőforrás-szükséglet felmérés alapján becsülhető meg. Egy tervezett ellenőrzés erőforrás szükségleteinek felmérése során elsősorban a következőket kell figyelembe venni: − az azonosított kockázatok jelentősége; − a tervezett ellenőrzés szintje és típusa; − az ellenőrzendő tevékenységek összetettsége; − a tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje; − a tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenőrizendő területeken szerzett korábbi ellenőrzési tapasztalatok; − az ellenőr képzettsége és hozzáértése. Az ellenőrzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani. 4.

Az ellenőrzésre való felkészülés

Az ellenőrzésre való felkészülés során a belső ellenőrnek meg kell győződnie arról, hogy az ellenőrzés célja és tárgya meghatározott, az ellenőrzés elvégzéséhez a megfelelő erőforrás rendelkezésre áll, valamint el kell készítenie az ellenőrzési programot. A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított főbb kockázati tényezőkre, a vonatkozó ellenőrzési célkitűzésekre kell alapozni.

Sz-2/14 2. kiadás


4.1. A végrehajtás tervezése Az ellenőrzés végrehajtásának megtervezésekor a következő szempontokat kell figyelembe venni: − a vizsgálni kívánt tevékenység/folyamat célkitűzéseit, és azokat az eszközöket, amelyek segítségével a tevékenység során kontrollálják a teljesítményt; − a tevékenységhez kapcsolódó lényeges kockázatokat, célkitűzéseket, erőforrásokat és műveleteket, valamint mindazokat az eszközöket, amelyekkel a kockázat lehetséges hatása elfogadható szinten tartható; − a tevékenység kockázatkezelési és kontrollrendszerének eredményességét, megfelelőségét, összehasonlítva azt egy érvényes kontroll keretszabályozással, vagy modellel; − a tevékenység kockázatkezelési és kontroll rendszerének lényeges javítására rendelkezésre álló lehetőségeket. 4.1.1. A rendelkezésre álló háttér információk összegyűjtése A belső ellenőr megvizsgálja az ellenőrzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai a következők lehetnek: − a kockázatelemzés és az ellenőrzés tervezése során azonosított kockázatok, célok; − vonatkozó törvények, rendeletek, egyéb külső szabályzatok és útmutatók; − elkészített ellenőrzési nyomvonalak; − belső szabályzatok; − mások munkájának felhasználása: − korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumai; − külső ellenőrzést végzők vagy más szervezet által korábban végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései.

Sz-2/14 2. kiadás


4.1.2. Az ellenőrzés célkitűzéseinek meghatározása Az ellenőrzési célkitűzés annak tág megfogalmazása, hogy mire irányul az ellenőrzés. Az ellenőrzési célkitűzéseket minden egyes ellenőrzési feladatra meg kell határozni, a céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit is figyelembe kell venniük. 4.1.3. Az ellenőrzési megközelítési mód meghatározása Az ellenőrzés céljainak megvalósításához szükséges elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték megszerzéséhez alapvetően két módszer, a rendszer alapú vagy a közvetlen vizsgálati megközelítési mód választható. Amennyiben az ellenőrzési megközelítési módra vonatkozóan nincsenek megkötések, a felmért és kiértékelt kockázatok függvényében, szakmai megítélés alapján kell dönteni a megközelítési módok alkalmazásáról, minden esetben szem előtt tartva az ellenőrzési munka hatékonyságának követelményét. A rendszer alapú ellenőrzési megközelítési mód alkalmazása azt jelenti, hogy a szükséges ellenőrzési bizonyosság megszerzéséhez az ellenőr az ellenőrzött (szervezet, tevékenység, projekt) belső kontrollrendszere, kontrolleljárásai megbízhatóságának vizsgálatára és értékelésére támaszkodik, és csak a minimálisan szükséges közvetlen, részletes vizsgálatokat végzi el. Közvetlen vizsgálati megközelítést kell alkalmazni abban az esetben, ha nem lehetséges az ellenőrzés céljainak elérése kontrollrendszerek vizsgálatára való támaszkodással. Ilyen esetben a rendszerek vizsgálata nem célszerű, kivéve, ha az ellenőrzéssel szemben specifikus elvárás a szervezet belső pénzügyi irányítási, szabályozási és kontroll rendszerei működésének értékelése is. Közvetlen vizsgálati megközelítés révén nem szerezhető bizonyosság a belső kontrollok megfelelő működéséről (miután ebben a megközelítési módban e rendszerek vizsgálata nem történt meg és nincs bizonyíték hatékonyságukra). A végső döntés tehát annak a mérlegelésétől függ, hogy melyik megközelítés gazdaságosabb és hatékonyabb az ellenőrzési feladat egészének elvégzése, azon belül egyes céljainak elérése szempontjából. A döntéshez figyelembe kell venni azt az alapvető követelményt is, hogy a rendszer alapú megközelítés alkalmazása esetén a kontrollok részletes tesztelése mellett a magas szintű ellenőrzési bizonyosság eléréséhez mindenképpen el kell végezni bizonyos mennyiségű közvetlen vizsgálatot is. 4.1.4. Az ellenőrzés hatókörének, tárgyának rögzítése Az ellenőrzés tárgyának rögzítése során a belső ellenőr meghatározza, hogy az ellenőrzés mit foglaljon magába, mire irányuljon az ellenőrzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenőrzési cél segítségével határozható meg. Az ellenőrzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, stb. melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. A tárgy meghatározása akkor megfelelő, ha az biztosítja, hogy az ellenőr az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelőségéről megalapozott véleményt tud alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelő bizonyítékot tud szolgáltatni.

Sz-2/14 2. kiadás


4.1.5. Az erőforrások helyes meghatározása A belső ellenőr feladata, aki az ellenőrzés tervezése során korábban felállított erőforrásbecslést a konkrét ellenőrzési célokra és az ellenőrzés tárgyára alapozva ismételten elvégzi, és megbizonyosodik arról, hogy a szükséges erőforrások mértéke megfelelő-e a meghatározott célok eléréséhez. 4.1.6. Az ellenőrzési program elkészítése Az ellenőrzési program elkészítése a belső ellenőr feladata és jogköre. A részletes ellenőrzési program kidolgozásánál az alábbiakat kell figyelembe venni: − az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység működéséről, gazdálkodásáról rendelkezésre álló információkat; − az ellenőrzés tárgyát, részletes feladatait; − az ellenőrzés célját; − az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél lefolytatott korábbi ellenőrzések tapasztalatait; − az adott ellenőrzés lefolytatásához szükséges szakértelmet és kapacitást; − az adott ellenőrzés lefolytatásához szükséges időt és ütemezést; − az esetlegesen felmerülő összeférhetetlenséget az ellenőr és az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység, annak vezetői és alkalmazottai között; − az ellenőrzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét, beleértve az alkalmazott mintavételi eljárásokat; − a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenőrzési pontok vagy folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját. Az ellenőrzési program az alábbiakat tartalmazza: − az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, − az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, − az ellenőrzés tárgyát, − az ellenőrzés részletes feladatait, − az ellenőrzés célját, − az ellenőrizendő időszakot, − az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb felhatalmazásra történő hivatkozást, − az ellenőrzés módszereit, − az ellenőrzési kérdőíveket, − az ellenőr, szakértő megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást, − az ellenőrzés tervezett időtartamát, a jelentés elkészítésének határidejét, − a kiállítás keltét, − a jóváhagyásra jogosult aláírását, bélyegzőlenyomatát. Az ellenőrzési programtól eltérni a belső ellenőrzési vezető jóváhagyásával lehet, a program módosítását a belső ellenőr kezdeményezheti. A belső ellenőr gondoskodik az ellenőrzés összehangolt, az ütemezésnek megfelelő végrehajtásáról.

Sz-2/14 2. kiadás


Az ellenőrzési program mintája az 1. számú iratmintában található. 4.1.7. A vizsgálati eljárások és módszerek meghatározása Az ellenőrzési céloknak és feladatoknak megfelelően, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani a vizsgálati eljárásokat és módszereket, amelyek különösen a következők lehetnek: − eljárások és rendszerek szabályzatainak elemzése és értékelése; − pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok, költségvetés, beszámolók, szerződések, programok elemzése és értékelése; − folyamatok és rendszerek működésének tesztelése; − dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata; − közvetlen megfigyelésen alapuló ellenőrzés (interjú, rovancsolás, szemle, kísérlet, mintavételes vizsgálat); − informatikai rendszer-tesztelési eljárások. 4.2. Adminisztratív felkészülés az ellenőrzésre 4.2.1. A megbízólevél elkészítése A belső ellenőrt - ideértve a külső szakértőket is - megbízólevéllel kell ellátni. A belső ellenőr és a külső szakértők megbízólevelét a rektor írja alá. A megbízólevelet az ellenőrnek a helyszíni ellenőrzés megkezdésekor be kell mutatnia az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének. A megbízólevél mintáját a 2. sz. iratminta tartalmazza. 4.2.2. Az ellenőrzött szervezet vezetőjének értesítése A helyszíni vizsgálatot annak megkezdése előtt legalább 3 munkanappal megelőzően, szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének. Ennek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. Az előzetes bejelentést nem kell megtenni, ha az - a rendelkezésre álló adatok alapján meghiúsíthatja az ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső ellenőrzési vezető dönt. Az értesítőlevél mintája a 3. sz. iratmintában található.

5.

Az ellenőrzés végrehajtása

Az ellenőrzések végrehajtása az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések módszeres elvégzését jelenti. A végrehajtási folyamat legfőbb célja, hogy minden egyes ellenőrzött

Sz-2/14 2. kiadás


folyamaton és területen a főbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelőségét meghatározza, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelően működnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges ellenőrzési pontok vagy folyamatok hiányosak-e. A helyszíni munka az ellenőrzési program végrehajtását jelenti, amely az adott folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó ellenőrzési pontoknak vagy folyamatoknak (kontrolloknak) a részletes elemzéséhez, értékeléséhez vezet, majd ezen kontrollok tesztelésével és értékelésével zárul. A helyszíni munka főbb feladatai a következők: − a folyamatok és tevékenységek megismerésének, megértésének megerősítése a folyamatgazdákkal folytatott interjúk és a folyamatok személyes végigkövetése alapján; − a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok megismerésének, megértésének megerősítése, illetve az interjúk során azonosított további kockázatok felmérése; − a kontrollok tesztelése és értékelése; − az ellenőrzési célkitűzéshez kapcsolódó megfelelő, elegendő és megbízható bizonyíték beszerzése az ellenőrzési megállapítások levonása érdekében; − az ellenőrzött vezetőkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az ellenőrzés megállapításairól. 5.1. Nyitó megbeszélés A nyitó megbeszélésre általában a helyszíni munka első napján kerül sor az ellenőrzött területért felelős vezető és a belső ellenőrök részvételével. A nyitó megbeszélés főbb céljai: − tájékoztatás az ellenőrzés céljairól, hatóköréről és folyamatáról; − az ellenőrzés megkezdéséhez szükséges adatok bekérése; − az ellenőrzött szervezetnél elvégzendő ellenőrzési munka időkereteinek meghatározása; − a megbízólevél bemutatása az ellenőrizendő szervezet vezetőjének. Az ellenőrzés végrehajtása során folyamatos kommunikációt kell kialakítani az ellenőrzöttekkel, amelynek során fontos, hogy a belső ellenőr együttműködő legyen, a vezetőséget tájékoztassa a felmerült problémákról, az ellenőrzött szervezet vezetőjével – az ellenőrzési jelentés tervezetének megírása előtt – tárgyalja meg a megfigyeléseket és a potenciális javaslatokat. 5.2. Az ellenőrzési munkalapok használata Az ellenőrzési munkalapok elsődleges célja az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások és következtetések alátámasztása. A megfelelően vezetett munkalapok egyértelműen tanúsítják az elvégzett munka jellegét és hatókörét, a lefolytatott eljárásokat, az elvégzett teszteket és a levont következtetéseket. A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud. A munkalap egy, az ellenőrzést felülvizsgáló személy vagy külső ellenőr számára

Sz-2/14 2. kiadás


is lehetővé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését, valamint meg kell, hogy teremtse a következtetések és a tervezés közötti közvetlen kapcsolatot. Az ellenőrzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenőrzés jellegéből adódóan eltérő lehet, azonban minden esetben legalább a következő tényeket kell dokumentálniuk: − a belső ellenőrzés tervezésének, beleértve az ellenőrzési munkaprogram elkészítésének tényét; − a kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatát és értékelését; − a végrehajtott ellenőrzési eljárásokat, összegyűjtött információkat és levont következtetéseket; − az ellenőrzési munka felülvizsgálatát; − az ellenőr és az ellenőrzött terület kommunikációját; − az ellenőrzések nyomon követését, utóellenőrzését. Ellenőrzési munkalapként gyakran használt dokumentumok a következők lehetnek: − a törvények, rendeletek stb. másolatai, amelyek a vizsgálat tárgyát képező területet vagy eljárást szabályozzák; − az ellenőrzött szervezet által alkalmazott írásbeli irányelvek és eljárások; − az ellenőrzött szervezet tevékenységének ellenőrzési nyomvonala; − az ellenőrzött szervezet működésének folyamatleírása vagy folyamatábrája; − a belső ellenőrzés által készített kérdőívek; − az ellenőrzött személyekkel folytatott megbeszélésről készült jegyzőkönyv; − az ellenőrzött szervezet által a vizsgálat tárgyát képező eljárásra vagy feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy másolat); − a belső ellenőrzés által végzett tesztelés leírása, ideértve a teszteredményeket is; − korábbi ellenőrzések dokumentumai. A munkalapokat következetes tartalmi és formai elemekkel, valamint jól áttekinthetően kell elkészíteni úgy, hogy megkönnyítsék a felülvizsgálatot. Legfontosabb elemei: − fejléc, − az ellenőrzési lépés célja, − a megszerzett információ forrása, − a folyamat és/ vagy kontroll leírása, − az ellenőrzési megállapítások és következtetések, − bizonyítékok listája, − felülvizsgálat során tett megjegyzések, − aláírás. A munkalapokkal szemben követelmény, hogy − világosak, tömörek és teljesek legyenek; − kerüljék a szükségtelen ismétléseket vagy felsorolást; − logikusak és egységes stílusúak legyenek; − a releváns és lényeges információkra korlátozódjanak;

Sz-2/14 2. kiadás −


egyszerű stílusban íródjanak.

Minden munkalap számozott, így lehetővé válik a munkalapok rendezése. A munkalapokon szereplő számnak utalnia kell az ellenőrzési program lépéseire (pl. az ellenőrzési program 1. pontjára az 1. munkalapnak kell hivatkoznia). Szükség esetén kereszthivatkozást kell alkalmazni a felülvizsgálat megkönnyítése, a munkalapon szereplő információk azonosításának elősegítése, illetve az ellenőrzési jelentés elkészítésére való felkészülés érdekében. Az Ellenőrzési munkalap mintáját a 4. sz. iratminta tartalmazza. 5.3. Az ellenőrzési munkalapok felülvizsgálata A munkalapok felülvizsgálata a belső ellenőr feladata, célja a munkalapok minőségének biztosítása. Külső szakértő alkalmazása esetén a szakértő által készített munkalapok felülvizsgálata a belső ellenőrzési vezető felelőssége. A vezetői felülvizsgálatnak a munkalapok lezárása után lehetőleg azonnal, de legalább egy héten belül meg kell történnie. A felülvizsgálat bizonyítékaként a felülvizsgáló kézjegyével és dátummal látja el a munkalapokat, észrevételeit felülvizsgálati megjegyzésként a munkalapokhoz kell csatolni. A munkalap nem tekinthető teljesnek mindaddig, amíg a felülvizsgáló személy által felvetett kérdéseket nem rendezik és a rendezés tényét a munkalapon nem dokumentálják. A felülvizsgálatnak meg kell határoznia, hogy: − az ellenőrzési programot és az ellenőrzési lépéseket maradéktalanul végrehajtották-e; − a megfigyelések és következtetések megfelelőek-e, elegendő és megfelelő bizonyítékokon alapulnak-e; − az ellenőrzött területekkel a konzultációk megtörténtek-e; − az ellenőrzött egységgel folytatott minden vitát megoldották-e; − a munkalapok készítésére vonatkozó irányelveket követték-e. 5.4. Az ellenőrzési iratokhoz való hozzáférés Az ellenőrzési mappa, beleértve az ellenőrzési munkalapokat, általában a belső ellenőrzés birtokában maradnak mind a helyszíni ellenőrzés során, mind pedig az ellenőrzést követő időszakban. Biztosítani kell, hogy a belső ellenőrzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenőrzési anyagokhoz való hozzáférésre irányul, a belső ellenőrzési vezetőhöz kell címezni, aki felelős az ellenőrzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért. A Főiskola vezetése, vagy külső fél (pl. külső ellenőrök) kérhetik az ellenőrzési munkalapokhoz való hozzáférést, mert ez elengedhetetlen lehet az ellenőrzési megállapítások és javaslatok igazolásához vagy megmagyarázásához, illetve az ellenőrzési dokumentumok

Sz-2/14 2. kiadás


más célra történő felhasználásához. Ezeket a hozzáférési kérelmeket a belső ellenőrnek kell jóváhagynia. Általános szabályként az ellenőrzési munkalapokat és iratokat a belső ellenőrnek kell megőriznie, az ellenőrzési munkalapokat és iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni. 5.5. Adat és titokvédelem A belső ellenőr köteles a minősített adat védelmére vonatkozó rendelkezéseket, előírásokat megismerni (ha szükséges, erről írásban nyilatkozni) és azokat alkalmazni. 5.6. Alapvető vizsgálati eljárások, technikák Az ellenőrzés során a belső ellenőrnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különböző közvetlen és közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia. 5.6.1. Elemző eljárások Az elemző eljárások információk, adatok lényeges arányainak, trendjeinek vizsgálatát jelentik annak eldöntéséhez, hogy az ellenőrzött információk összességükben megfelelnek-e a belső ellenőr - az ellenőrzött szervezetről és a tevékenységekről - korábban már megszerzett ismereteinek. Az elemző eljárásokat az ellenőrzés előkészítése (tervezése), valamint a helyszíni ellenőrzés szakaszában is alkalmazni kell. 5.6.2. Mintavételi eljárások A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egyik eszköze, amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belső ellenőr a teljes adatállományra. Az adott ellenőrzés során alkalmazott vizsgálati eljárásokat és technikákat célszerű a szakmai szervezetek által közzétett útmutatók figyelembevételével meghatározni. 5.7. A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása, teljességi nyilatkozat Az ellenőrzési feladat célkitűzéseinek elérése érdekében elegendő, megbízható, lényeges és hasznos információkat kell beazonosítaniuk a belső ellenőröknek. A belső ellenőr által nyilvántartott információnak és bizonyítéknak a következő szempontoknak kell megfelelnie: − egy független, tájékozott személy ugyanazt a következtetést vonja le belőle, mint amit az ellenőr tett (elégséges); − mérvadó és a lehetőségekhez képest szakmailag helyes módszerek alkalmazásán alapul (megbízható);

Sz-2/14 2. kiadás −


logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és hasznos).

A bizonyítékok főbb fajtái: − a folyamatok és tételek létezésének fizikai megfigyelése, − dokumentum alapú bizonyíték (pl. számla, adatlekérdezés eredménye), − minta, − elemzés. A belső ellenőrnek minden, a megállapításokat, következtetéseket és ellenőrzési eredményeket alátámasztó információt nyilván kell tartania. Az ellenőrzés megállapításainak alátámasztására a következőket lehet felhasználni: − eredeti okirat, amely a gazdasági esemény elsődleges bizonylata; − másolat, amely az eredeti okirat szöveghű, hitelesített másolata. Hitelesítésnél a „másolat” szó feltüntetése mellett utalni kell arra, hogy a másolat az eredeti okirattal mindenben megegyezik; − kivonat, amely az eredeti okirat meghatározott részének, részeinek szöveghű, hitelesített másolata. Hitelesítésnél a „kivonat” szó feltüntetése mellett meg kell jelölni, hogy a kivonat mely eredeti okirat, melyik oldalának, mely szövegrészét tartalmazza; − tanúsítvány, amely több eredeti okiratnak az ellenőr által meghatározott szövegrészét és számszaki adatait tartalmazza. Hitelesítésnél a „tanúsítvány” szó feltüntetése mellett meg kell jelölni, hogy mely okiratok alapján készült; − közös jegyzőkönyv, amely olyan tényállás igazolására szolgál, amelyről nincs egyéb okirat, de amelynek valódiságát az ellenőr és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység illetékes vezetője (alkalmazottja) közösen megállapítja, és e tényt aláírásával igazolja; − fénykép, videofelvétel vagy más kép-, hang- és adatrögzítő eszköz, amely alkalmazható az ellenőr által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására. A fényképet és az egyéb módon rögzített információkat az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egységnek a rögzítésnél jelen lévő alkalmazottja jegyzőkönyvben hitelesíti a rögzítés időpontjának, helyének és tárgyának megjelölésével; − szakértői vélemény, amely a speciális ismereteket igénylő szakkérdésekben felkért szakértő által adott értékelés; − nyilatkozat, amely az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység alkalmazottjának olyan írásbeli vagy szóbeli kijelentése, amely okirat hiányában vagy meglévő okirattal ellentétesen valamilyen tényállást közöl; − többes nyilatkozat, amely több személynek külön-külön vagy együttesen tett nyilatkozata ugyanazon tényállásról. A másolatot, a kivonatot és a tanúsítványt az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott személy hitelesíti. A hitelesítő az okiratban foglaltak valódiságát a hitelesítés időpontjának feltüntetése mellett aláírásával igazolja. Szükség esetén az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjétől teljességi nyilatkozatot kell kérni, amelyben igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal összefüggő,

Sz-2/14 2. kiadás


felelősségi körébe tartozó valamennyi okiratot, illetve információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátotta. A teljességi nyilatkozat mintája az 5. számú iratmintában található.

6.

A belső ellenőrzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó előírások, egyeztetési kötelezettségek

A belső ellenőr a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva, a belső ellenőrzési folyamat legfontosabb termékeként megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat fogalmaz meg a rektor részére, valamint az ellenőrzött szervezet azon tagjai számára, akik közreműködése a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok, hibák megszüntetéséhez, korrigálásához elengedhetetlen. A belső ellenőrzési jelentést kellő szakmai gondossággal kell összeállítani. A kellő szakmai gondosság azt jelenti, hogy a belső ellenőrnek hozzáértéssel és körültekintéssel, a tőle elvárható gondossággal és szakértelemmel kell tevékenységét végeznie, ugyanakkor a kellő szakmai gondosság nem jelent tévedhetetlenséget. Az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapításoknak és javaslatoknak a következőknek kell megfelelniük: − kritérium – a folyamatok és kontrollok elvárt működésének szempontjai (mi kellene, hogy legyen); − valós feltételek – hogyan működnek a folyamatok és kontrollok (mi van); − ok – az elvárt és a valós feltételek közötti eltérés okai (miért van eltérés); − hatás – a kockázat, illetve a kockázati kitettség bemutatása. A szervezet ezzel a kockázattal szembesül amiatt, mert az adott feltétel nem áll összhangban a saját kritériumában szereplő elvárással (az eltérés hatása). A belső ellenőr köteles a jelentésben szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét. A belső ellenőr az ellenőrzési jelentés elkészítésénél köteles értékelni minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott, az ellenőrzés szempontjából releváns információt és véleményt, azonban ez utóbbi nem befolyásolhatja a belső ellenőr tényeken alapuló megállapításait, következtetéseit. A jelentésben lényegre törő, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör értékelést is kell adni, továbbá ajánlásokat és javaslatokat kell megfogalmazni a hiányosságok felszámolása, illetve a folyamatok hatékonyabb, eredményesebb működése érdekében. A jelentésben foglalt megállapításokat úgy kell megfogalmazni, hogy az ellenőrzött terület, szervezet vagy szervezeti egység működése, gazdálkodása vagy az ellenőrzött tevékenység

Sz-2/14 2. kiadás


objektíven értékelhető legyen, továbbá figyelembe kell venni a működéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos előnyös és hátrányos összefüggéseket. Minden megállapítást és következtetést célszerű megbeszélni az ellenőrzött terület vezetőivel az ellenőrzés folyamán annak érdekében, hogy az ellenőrzött területnek lehetősége legyen a megállapításokkal és a következtetésekkel kapcsolatos nézete kifejtésére, valamint biztosítva legyen az, hogy a tényeket ne lehessen félreérteni vagy félreértelmezni. 6.1. A belső ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy A jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért a belső ellenőr, a megállapítások valódiságáért és bizonyítékokkal való alátámasztásáért a belső ellenőr a felelős. 6.2. A belső ellenőrzési jelentés tartalmi követelményei Az áttekinthetőség érdekében minden ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell vezetői összefoglalót, amelyben az ellenőrzés eredményéről és a feltárt hiányosságokról összefoglaló értékelést és minősítést kell adni. Az ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell az alábbiakat: − az ellenőrzés címe, sorszáma, − az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezése, − az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezése, − az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölése, − az ellenőrzés tárgya, − az ellenőrzött időszak, − a helyszíni ellenőrzés kezdete és vége, − az ellenőrzés célja, feladatai, − az alkalmazott ellenőrzési módszerek és eljárások, − megállapítások az ellenőrzési programnak megfelelően, − következtetések és javaslatokat, − az ellenőrzött időszakban hivatalban levő vezetők (költségvetési szerv vezetője, gazdasági vezető) neve és beosztása, − az egyeztető megbeszélés eredménye, − a jelentés dátuma és az ellenőr aláírása. A megállapítások az ellenőrzési tényállás ismertetésére szolgálnak, a kontroll gyengeségeket és kockázatokat mutatják be. A megállapításokkal szemben elvárás, hogy azok pontosak és ellenőrzési bizonyítékokkal alátámasztottak, - lehetőség szerint - jelentőségük alapján sorba rendezettek legyenek. A javaslatokat úgy kell megfogalmazni, hogy azok egyértelműen határozzák meg az elvégzendő feladatot, végrehajthatóak és számon kérhetőek legyenek. Az ellenőrzési jelentés mintáját a 6. számú iratminta tartalmazza.

Sz-2/14 2. kiadás


6.3. Az ellenőrzési jelentés egyeztetése A belső ellenőr az ellenőrzési jelentés tervezetét egyeztetés céljából megküldi az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének, illetve annak, akire vonatkozóan a jelentéstervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. A belső ellenőrzési jelentés-tervezetet a belső ellenőrzési vezető küldi meg nyomtatott formában az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjének egyeztetésre, a véleményezésre rendelkezésre álló idő és határidő megjelölésével. A belső ellenőrzési jelentés tervezetével együtt meg kell küldeni a megismerési záradékot is. A megismerési záradék az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjének, illetve azon személynek a nyilatkozata, akire vonatkozóan az ellenőrzési jelentés-tervezet megállapítást tartalmaz, az ellenőrzési jelentés-tervezet tartalmának megismeréséről és az abban foglaltak tudomásul vételéről, illetve arról, hogy kíván-e észrevételt tenni az ellenőrzési jelentés-tervezet megállapításaival kapcsolatosan. Ezen személyek a jelentés-tervezet kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül kötelesek megküldeni az észrevételeiket a belső ellenőr részére. Az észrevételezési határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni, amelyre a záradékban fel kell hívni az ellenőrzött figyelmét. A megismerési záradék mintáját a 7. számú iratminta tartalmazza, az ellenőrzött szervezet és a Főiskolai szervezeti egységei részére küldendő kísérőlevelek iratmintáját a 8. számú iratminta tartalmazza. 6.4. Egyeztető megbeszélés Ha az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetője észrevételt tesz az ellenőrzési jelentés tervezetéhez, azaz vitatja a belső ellenőrzés megállapításait, az észrevétel kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül megbeszélést kell tartani, amelynek célja a megállapítások és következtetések elemzése, valamint az összeállított ajánlások egyeztetése. Az egyeztető megbeszélésen az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetője, a vizsgálatot végző ellenőr vesz részt, valamint minden más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt indokolt. Az észrevételek elfogadásáról vagy elutasításáról a belső ellenőr dönt, amelyről az egyeztető megbeszéléstől számított 8 munkanapon belül az érintetteknek írásbeli tájékoztatást ad, és az el nem fogadott észrevételeket indokolja. Az elfogadott észrevételeknek megfelelően a belső ellenőr a jelentést módosítja. Ha az egyeztető megbeszélés nem vezet az ellenőrzött terület és a belső ellenőrzés közötti egyetértésre, azaz az egyeztető megbeszélést követően nézeteltérés marad valamely témában, akkor az ellenőrzési jelentés vezetői összefoglaló részében be kell mutatni az ellenőrzött terület és a belső ellenőrzés álláspontját is.

Sz-2/14 2. kiadás


Az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjének észrevételeit, illetve a belső ellenőr válaszát az ellenőrzési jelentéshez csatolni kell, és a továbbiakban egy dokumentumként kell kezelni. Az egyeztető megbeszélésről a helyszínen jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek tartalmaznia kell a felek álláspontját. A jegyzőkönyvet iratként kell kezelni. 6.5. A jelentés megküldése, az ellenőrzés lezárása Az ellenőrzés az egyeztetési eljárást követően lezárásra kerül. Az ellenőrzési jelentést a belső ellenőr küldi meg a Főiskola rektorának, és az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének. Az ellenőrzési jelentés lezárt, végleges változatának kiadásáért a belső ellenőr felel. Az ellenőrzési jelentés megküldésével kapcsolatos feljegyzések és levelek mintáját a 10., 11/a, 11/b. számú iratminták tartalmazzák.

7.

Éves ellenőrzési jelentés

A belső ellenőr feladata az éves ellenőrzési jelentés elkészítése. Az éves ellenőrzési jelentést az államháztartásért felelős rektor által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével kell elkészíteni, de az alábbiakat tartalmaznia kell: −

a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása: az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését, a tervtől való eltérések indokát, a terven felüli ellenőrzések indokoltságát, az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezőket (önértékelés alapján), az ellenőrzések fontosabb megállapításait, következtetéseit és javaslatait, az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát és rövid összefoglalását, a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat;

−

a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása: az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolást, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokat.

Az éves ellenőrzés elkészítéséért a belső ellenőr a felelős, amelyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetőjének. A költségvetési szerv vezetője az éves ellenőrzési jelentést megküldi a fejezetet iránytó költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetője részére a tárgyévet követő év február 15-ig.

Sz-2/14 2. kiadás 8.


Az ellenőrzési megállapítások hasznosításának intézkedések elrendelésének szabályai

és

az

ellenőrzést

követő

8.1. Intézkedési terv A lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül az ellenőrzött szervezet, vagy szervezeti egység vezetője intézkedési tervet köteles készíteni a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével, és meg kell küldenie azt véleményezésre a belső ellenőr részére. A belső ellenőr 8 munkanapon belül véleményezi az intézkedési tervet. Ha a belső ellenőrzés részéről vitatják az intézkedési tervet, akkor erről írásban kell tájékoztatni az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjét, és szükség esetén megbeszélést kell tartani. A költségvetési szervezet vezetője az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv kézhezvételétől számított 8 napon belül, a belső ellenőr véleményének kikérésével, dönt. Az intézkedési terv jóváhagyásával kapcsolatos iratok mintáját a 12/a. számú iratminták tartalmazzák. Az elfogadott intézkedési terv végrehajtásáért az ellenőrzött szervezet, vagy szervezeti egység vezetője felelős. 8.2. Az ellenőrzések nyomon követése Az ellenőrzések nyomon követése az a folyamat, amelynek keretében a belső ellenőrzés értékeli, hogy az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedések mennyire voltak megfelelőek, hatékonyak és időszerűek. Az ellenőrzési megállapítások nyomon követésének elsődleges eszközei az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése és az utóvizsgálat. Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése Az intézkedési tervek végrehajtásának figyelemmel kísérését segíti, hogy az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egység vezetőjének − nyilvántartást kell vezetnie az ellenőrzési jelentések megállapításainak és javaslatainak hasznosulásáról, − évente beszámolót kell készítenie a külső és belső ellenőrzési jelentések megállapításai és javaslatai alapján tett intézkedésekről, valamint a végre nem hajtott intézkedések okairól, − a beszámolót a tárgyévet követő év január 31-ig meg kell küldenie a belső ellenőr részére. Utóvizsgálat Az utóvizsgálatra indokolt esetben az év azon negyedévében kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó határidő lejár. Az utóvizsgálatot lefolytatásának célja, hogy a belső

Sz-2/14 2. kiadás


ellenőrzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelő végrehajtásáról, vagy arról a tényről, hogy ha az ellenőrzött terület vezetője nem, vagy nem megfelelően hajtja végre az intézkedéseket. Az utóvizsgálat az ellenőrzési jelentésben leírt hiányosságokra terjed ki. A tervezési, végrehajtási és jelentési eljárás során az alábbiakra figyelemmel kell eljárni: − − − − −

az alapellenőrzés jelentésének megállapításait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki; az intézkedés értékeléséhez használandó ellenőrzési tesztelést és eljárást meg kell tervezni; helyszíni ellenőrzést kell végezni, és az elvégzett ellenőrzési munkát dokumentálni kell; az intézkedés végrehajtásának esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni; utóvizsgálati jelentést kell készíteni.

9. Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot jelen kézikönyvben szabálytalanságnak nevezzük. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (pl. jogszabály, belső szabályzat) való eltérést jelent, két csoportját különböztetjük meg: − −

szándékosan okozott szabálytalanság (pl. félrevezetés, csalás, korrupció), nem szándékosan okozott szabálytalanság (pl. figyelmetlenség).

A belső ellenőrnek a szándékos szabálytalanságok kiemelkedően súlyos eseteit, illetve azok bekövetkezésének lehetőségét kell felismernie − a személy elleni bűncselekmények kategóriájában (pl. személyes adattal való visszaélés), − az államigazgatás, az igazságszolgáltatás és a közélet tisztasága elleni bűncselekmények kategóriájában (pl. szolgálati titoksértés, hivatali visszaélés, vesztegetés), − a nemzetközi közélet tisztasága elleni bűncselekmények kategóriájában (pl. vesztegetés), − a közrend elleni bűncselekmények kategóriájában (pl. visszaélés okirattal, hamis statisztikai adatszolgáltatás), − a gazdasági bűncselekmények kategóriájában (pl. számvitel rendjének megsértése, jogosulatlan gazdasági előny megszerzése, lopás, sikkasztás, csalás, hűtlen kezelés, hanyag kezelés, szerzői joghoz kapcsolódó jogok megsértése).

Sz-2/14 2. kiadás


A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles ellenőrzési jegyzőkönyvet felvenni, amelyben foglaltakat az érintett személy 3 munkanapon belül köteles észrevételezni. A súlyos hiányosság esetén alkalmazandó jegyzőkönyv iratmintáját a 9. sz. iratminta tartalmazza. Büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén a belső ellenőr köteles a belső ellenőrzési vezetőt, a belső ellenőrzési vezető köteles a rektort haladéktalanul tájékoztatni. Az intézkedések megtétele a rektor feladata, ez azonban a belső ellenőrzés lezárását nem befolyásolja.

10. A belső ellenőrök tanácsadási tevékenysége A tanácsadási tevékenységre szóló megbízást írásban kell rögzíteni – kivéve, ha szóbeli konzultációra irányul -, melynek tartalmaznia kell: − a tanácsadási tevékenység tárgyát és célját, − a beszámolás formáját és határidejét. 11.

A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok

A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárásoknak a következőkre kell kiterjedniük: − − − − − −

12.

a nemzetközi és a hazai standardoknak, valamint a belső ellenőrzés etikai kódexének való megfelelés; a belső ellenőrzési tevékenység alapszabályának, céljának, célkitűzéseinek, szabályzatainak és eljárásainak való megfelelés; a szervezet belső kontrollrendszerei fejlesztéséhez való hozzájárulás; az alkalmazandó jogszabályok és egyéb előírások betartása; a legjobb gyakorlatok alkalmazása; összességében annak értékelése, hogy a belső ellenőrzési tevékenység ad-e hozzáadott értéket és fejleszti-e a szervezet működését. A belső ellenőrzési tevékenység értékelése

Az éves ellenőrzési jelentésnek – önértékelés alapján - be kell mutatnia az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezőket.

Sz-2/14 2. kiadás


Az önértékelés elsődleges dokumentumai a minőségbiztosítási ellenőrzési listák, de egyéb dokumentumok is felhasználhatóak (pl. az ellenőrzött szervezeti egységektől kapott, az ellenőrzésre vonatkozó visszajelzések). Az önértékelést az államháztartásért felelős rektor által közzétett útmutató (pl. önértékelési kérdőív minta) alapján célszerű elvégezni. 13.

Az ellenőrzési dokumentumok formai követelményei, a dokumentumok megőrzési rendje

A belső ellenőr köteles az ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról gondoskodni. A szükséges adatok nyilvántartásba történő felvezetése a belső ellenőr feladata az ellenőrzés lezárását követően. Az ellenőrzési nyilvántartás mintáját a 19. sz. iratminta tartalmazza. A belső ellenőrzési nyilvántartás tartalmazza: − az ellenőrzött szervezet, illetve szervezeti egységek megnevezését, − az elvégzett ellenőrzések témájának megnevezését, − az ellenőrzések kezdetének és lezárásának időpontját, − az ellenőr nevét, − a jelentősebb megállapításokat és javaslatokat, − az intézkedési tervre, valamint annak végrehajtására vonatkozó információkat. Az ellenőrzések dokumentumait un. ellenőrzési mappákban kell tárolni, amely mappák elektronikus adathordozókon és/vagy papír alapon tárolt formában létezhetnek. Az ellenőrzési mappa tartalmának tanulmányozása alapján bárki meggyőződhet arról, hogy az ellenőrzést megfelelően hajtották-e végre. A mappának a következőket kell tartalmaznia: − az ellenőrzés tervezésének dokumentumai, ellenőrzési program; − megbeszélések jegyzőkönyvei, kivonatai; − az elvégzett tesztek és igazolások munkalapjai; − ellenőrzési jelentés tervezete, észrevételek és válaszok, ellenőrzési jelentés. A lezárt ellenőrzés ellenőrzési mappájának – megfelelően összerendezett – tartalmáért a belső ellenőr felelős, aki köteles a papír alapú ellenőrzési mappa biztonságos őrzéséről is gondoskodni. Az egyes ellenőrzésekhez kapcsolódó ügyiratok (iktatószámmal ellátott iratok, pl. ellenőrzési program, megbízólevél, levelezések, jelentés tervezet, észrevétel, jelentés) eredeti példányait a belső ellenőr irattárában kell elhelyezni és a Főiskola iratkezelési szabályzatának megfelelően irattárazni. Az ellenőrzési mappa tartamát a 20. számú iratminta tartalmazza.

Sz-2/14 2. kiadás 14.


A belső ellenőr folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek

A belső ellenőr köteles a már megszerzett szakmai ismereteit naprakészen tartani, fejleszteni, a változásokból eredő követelményekkel összhangba hozni, illetve a jogszabályban előírt továbbképzéseken részt venni. A kötelező továbbképzésen kívüli képzések indokoltsága a fejlesztendő területek alapján - az elvárt szakértelem és a tényleges szaktudás alapján - határozható meg. Az éves képzési terv összeállításakor kiemelt képzési területnek kell tekinteni − − −

a speciális szakmai ismeretek megszerzését (pl. jogszabályi környezet változásai, informatikailag támogatott ellenőrzési technikák, csalásra utaló jelek beazonosítása), a kommunikációs képességek javítását (pl. interjú, jelentésírás), a vezetői kompetenciák fejlesztését (pl. időmenedzsment).

15.

Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások

A belső ellenőr jogosult – ideiglenes kapacitás-kiegészítés vagy speciális szakértelem szükségessége esetén – külső szolgáltató bevonására javaslatot tenni a Főiskola rektorának. A megállapodás alapján belső ellenőrzést végző személynek - azon, a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános szabályairól szóló törvény szerint a szabad szolgáltatásnyújtás jogával rendelkező személyek kivételével, akik szakmájukat a külföldi bizonyítványok és oklevelek elismeréséről szóló törvény rendelkezéseire figyelemmel határon átnyúló szolgáltatás keretében kívánják gyakorolni - meg kell felelnie a Kormány rendeletben meghatározott feltételeknek, kivéve, ha a külső szolgáltató bevonásának indoka a speciális szakértelem szükségessége. Amennyiben a költségvetési szerv a belső ellenőrzési tevékenysége során külső szolgáltatót vesz igénybe, úgy a költségvetési szerv belső ellenőre a külső szolgáltatóval köteles együttműködni.

16.

A belső ellenőrzési tevékenység ellenőrzési nyomvonala

A belső ellenőrzési tevékenység folyamatainak rövid, táblázatba rendezett leírását a Függelék tartalmazza.

Sz-2/14 2. kiadás


MELLÉKLETEK

1. Ellenőrzési program iratminta 2. Megbízólevél iratminta 3. Értesítőlevél iratminta belső 4. Munkalap minta 5. Teljességi nyilatkozat iratminta 6. Ellenőrzési jelentés minta 7. Megismerési záradék iratminta 8. Ellenőrzési jelentés-tervezet megküldése szervezeti egység részére iratminta 9. Jegyzőkönyv minta 10. Ellenőrzési jelentés megküldése szervezeti egység részére iratminta 11/a. Intézkedési terv elfogadása a Főiskola rektora részére iratminta 11/b. Intézkedési terv elfogadása szervezeti egység részére iratminta 12. Tanácsadási feladat munkaprogramja iratminta 14. Ellenőrzési lista az ellenőrzés végrehajtásához iratminta 15. Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés tervezetének elkészítéséhez iratminta 16. Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés realizálásához iratminta 17. Minőségbiztosítási ellenőrzési lista iratminta 18. Az ellenőrzés nyilvántartása iratminta 19. A Belső Ellenőrzési Főosztályon végzett ellenőrzések nyilvántartása minta 20. Az ellenőrzési mappa tartalma iratminta

FÜGGELÉK

A belső ellenőrzési tevékenység ellenőrzési nyomvonala

BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

Recommend Documents