BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW Huishoudelijk reglement Voorwerp: Dit huishoudelijk reglement wordt uitgevaardigd door de Raad van Bestuur van BCLAS (vzw/a.s.b.l.). Het vult de wetsbepalingen en de statuten van de vereniging aan en expliciteert ze. De vzw Belgian Council for Laboratory Animal Science (BCLAS) omvat vier organen: - De algemene vergadering (AV) - De Raad van Bestuur (RvB) - Het uitvoerend Bureau, uitsluitend samengesteld uit bestuurders (UB) - De werkgroepen (WG)
Leden (Zie statuten: art.5) Gewone leden De gewone leden zijn academici, technici, proefdierenverzorgers en alle andere personen die de doelstellingen van de Vereniging onderschrijven en meewerken aan de verwezenlijking ervan. De kandidatuur van elk nieuw gewoon lid wordt door één lid van de Raad van Bestuur ingediend bij deze Raad. Ieder voorgesteld lid wordt waarnemend lid tot hij verkozen wordt door de eerstvolgende Algemene Vergadering en na bertaling van het lidgeld . De nieuwe gewone leden worden door de algemene vergadering verkozen met gewone meerderheid der stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.. De onthoudingen komen niet in aanmerking. Elk gewoon lid heeft het recht schriftelijk een ander gewoon lid aan te wijzen om hem/haar op de algemene vergadering te vertegenwoordigen. Elk gewoon lid mag maar één enkel ander gewoon lid vertegenwoordigen. Buitengewone leden De buitengewone leden bestaan uit twee categorieën: de steunende leden en de ereleden. - Steunende leden: de steunende leden mogen deelnemen aan alle activiteiten van BCLAS, met uitzondering van de vergaderingen van de Raad van Bestuur en van de stemmingen. - Ereleden: de kandidatuur van een erelid wordt door de Raad van Bestuur ingediend bij de algemene vergadering, die hem/haar kan verkiezen met gewone meerderheid der stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden ; de onthoudingen komen niet in aanmerking. De ereleden betalen geen lidmaatschapsgeld. Op uitnodiging mogen zij de vergaderingen van de diverse organen van BCLAS bijwonen.
J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
1/7
25avril 2013
BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW
Einde van de hoedanigheid van lid Zie de statuten: artikelen 6, 6.1 en 6.2.
De algemene vergadering - De algemene vergadering is samengesteld uit alle gewone leden. - Zij voert haar mandaat uit overeenkomstig de wet en de statuten van de Vereniging. Behoudens andersluidende bepalingen in de statuten en in het huishoudelijk reglement gebeuren de stemmingen bij handopsteking en worden de beslissingen genomen met de gewone meerderheid der stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden. De onthoudingen komen niet in aanmerking.
Wijziging van de statuten en ontbinding Zie statuten: artikelen 7.1 en 11.
Wijziging van de agenda van de algemene vergadering Zie statuten: art.7.
De Raad van Bestuur -
-
-
De bestuurders worden door de algemene vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur verkozen voor een periode van vier jaar door stemming bij handopsteking en met absolute meerderheid der stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden. De kandidaten moeten hun kandidatuur minstens 8 dagen vóór de Algemene Vergadering hebben ingediend bij de Raad van Bestuur. In geval van een geschil binnen de Raad van Bestuur over de samenstelling van de lijst van de kandidaat-bestuurders die door de Raad van Bestuur aan de algemene vergadering moet worden voorgelegd, zal de lijst van de kandidaten die aan de algemene vergadering moet worden voorgelegd bij geheime stemming met meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders worden opgesteld. Om een continuïteit van de Raad van Bestuur te verzekeren, is de helft van de leden om de twee jaar ontslagnemend. De ontslagnemende leden worden aangewezen door het Bureau van de Raad van Bestuur. De leden van de Raad van Bestuur zijn herbenoembaar.
J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
2/7
25avril 2013
BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW -
-
-
De belangrijkste rol van de Raad van Bestuur is zich strategisch op te stellen: door hun persoonlijkheid moeten de leden ertoe bijdragen BCLAS bekend te maken en moeten zij steun en aansluitingen proberen te vinden. Daarnaast zal de Raad van Bestuur van BCLAS zich opstellen als contactorgaan (hoofdzakelijk via zijn Voorzitter) ten aanzien van elk extern verzoek waarop BCLAS mogelijks zou antwoorden . De R.v.b. ziet erop toe dat de statuten worden nageleefd. Hij staat in voor de goede werking van BCLAS. Desnoods stemt hij in de loop van het jaar in met budgettaire wijzigingen die door het Bureau worden voorgesteld of weigert hij ze. Hij vergadert volgens een jaarlijkse kalender, die wordt opgesteld bij het begin van het werkjaar of op verzoek van ten minste vijf bestuurders. De leden van de Raad van Bestuur die niet minstens 50% van de jaarlijkse vergaderingen van de Raad van Bestuur bijwonen, kunnen uitgesloten worden bij een gewone meerderheid van stemmen tijdens de Algemene Vergadering. Het mandaat van de leden van de Raad van Bestuur begint op de dag van zijn verkiezing door de algemene vergadering. Indien een lid van de Raad van Bestuur overlijdt of ontslag neemt vóór het einde van zijn mandaat, zal op de eerste algemene vergadering na dit ontslag of dit overlijden een nieuw lid van de Raad van Bestuur worden verkozen, dat zal zetelen voor de rest van het mandaat van het lid van de Raad dat ontslag heeft genomen of is overleden.
Het uitvoerend Bureau van de Raad van Bestuur (U.B.) Het Bureau is samengesteld uit: - de voorzitter van de R.v.b., - de twee ondervoorzitters, - de secretaris, - de penningmeester, of de secretaris-penningmeester, - elke andere bestuurder die door de R.v.b. wordt aangewezen. Om de (2) jaar, tijdens de eerste vergadering van de Raad van Bestuur volgend op de verkiezing van de helft van zijn leden door de Algemene Vergadering, zal de verkiezing van de leden van BE plaatsvinden, voor een mandaat van 2 jaar. Een taalpariteit tussen de leden van het Bureau verdient aanbeveling. Het Bureau wordt gekozen uit de leden van de Raad van Bestuur. De stemming gebeurt bij handopsteking met gewone meerderheid der stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. De namen van de kandidaten moeten uiterlijk veertien dagen vóór de datum van de stemming worden meegedeeld aan alle leden van de Raad van Bestuur. Om het quorum te halen om rechtsgeldig te kunnen stemmen, moet ten minste 50% van de leden van het Bureau aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Bij deze stemming mag elk J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
3/7
25avril 2013
BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW lid van het Bureau maar één enkel ander lid vertegenwoordigen van wie hij een volmacht heeft ontvangen (de stemming gebeurd met gewone meerderheid van stemmen). De leden van het Bureau zijn om de twee jaar herverkiesbaar na de hernieuwing door de algemene vergadering van de helft van de leden van de Raad. De verkiezing van de leden van het Bureau heeft plaats om de twee jaar, ter gelegenheid van de eerste vergadering van de Raad na de verkiezing van de helft van zijn leden door de algemene vergadering. Het Bureau vergadert volgens een jaarlijkse kalender die wordt opgesteld bij het begin van het werkjaar of op verzoek van ten minste twee van zijn leden. Genoemd plan dat door het Bureau met bekwame spoed moet worden opgesteld, omvat onder meer: - de acties die moeten worden verwezenlijkt, - de middelen die moeten worden aangewend, - het gewone budget (een afwijking van 10% is toegestaan, zoniet moet de R.v.b. worden geraadpleegd), - het buitengewone budget (bijvoorbeeld een belangrijke en onvoorzienbare actie). De rol van het Bureau zal er bijgevolg in bestaan: de Raad van Bestuur te informeren, de strategie uit te stippelen, toe te zien op het werk van de secretaris en van de penningmeester, de diverse activiteiten voor te stellen. Het Bureau kan sommige van zijn bevoegdheden overdragen aan de werkgroepen (W.G.).
Vertegenwoordiging De vertegenwoordigers bij externe organisaties zoals FELASA Board, ICLAS Board, het Federaal Deontologisch Comité enz. moeten lid zijn van de Raad van Bestuur en zijn benoemd door zijn leden. 1- De onderwerpen waarover gedebatteerd worden binnen deze externe groepen moeten binnen de Raad van bestuur besproken worden, ten einde het standpunt van BCLAS te verkondigen. 2- Het zetelend lid in naam van BCLAS vertegenwoordigt het standpunt van BCLAS op basis van de besluiten en adviezen van de Raad van Bestuur. 3- Dat lid zal aan de Raad van Bestuur een verslag van de vergaderinger aan dewelke hij deelneemt overmaken binnen een korte termijn (1 à 2 weken) en stuurt aan de Raad van Bestuur eveneens een kopie van het officiële PV van de vergadering van zodra het beschikbaar is. 4- De Raad van Bestuur kan toestaan dat de vervoerskosten van het gemandateerde lid betaald worden.
J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
4/7
25avril 2013
BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW 5- Behoudens indien de Board er anders over beslist, beëindigt de vertegenwoordiging van het aangewezen lid binnen de externe organismen tegelijkertijd met het einde van zijn mandaat in de Raad van Bestuur van BCLAS.
Interne werkgroepen (Zie statuten: art. 9) Men onderscheidt met name: - De Nederlandstalige en Franstalige werkgroepen “Onderricht en opleiding van de proefdierenverzorgers en van de biotechnici”. - De werkgroep voor de organisatie van de symposia. - De werkgroep van de proefdierenverzorgers en biotechnici. - … Deze lijst is niet limitatief.
Externe werkgroepen (zie statuten : art.9) De Raad van bestsuur van BCLAS kan onder zijn leden deskundigen voorstellen om deel te nemen aan externe werkgroepen (bijvoorbeeld : werkgroepen Felasa, Europese Commissie, enz.). Dat type opdrachten kan ook aan BCLAS leden toevertrouwd worden, die geen lid zijn van de Raad van Bestuur, op zelfs personen geen lid van de BCLAS. De voorgestelde/aangewezen persoon zetelt niet (noodzakelijk) in deze werkgroepen in naam van BCLAS, maar drukt zich in eerste instantie uit als deskundige in zijn activiteietendomein. Het is echter strikt noodzakelijk dat dat lid regelmatig verslag uitbrengt over de activiteietn en beslissingen van de externe werkgroep aan de Raad van Bestuur van BCLAS.
TAALGEBRUIK Tijdens de vergaderingen van de diverse organen van BCLAS drukken de leden zich uit in de taal van hun keuze. Het Engels is echter de aanbevolen taal. De taal van de verslagen van de vergaderingen van de A.V., de R.v.b. en het Uitvoerend Bureau is het Engels.
Taken van de voorzitter, de ondervoorzitters, de secretaris en de penningmeester VOORZITTER J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
5/7
25avril 2013
BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW De voorzitter is het belangrijkste kaderlid van BCLAS en vertegenwoordigt de BCLAS bij officiële aangelegenheden. . De voorzitter zit de vergaderingen voor van de algemene vergadering, de Raad van Bestuur en het Bureau. Indien hij verhinderd is, zullen de vergaderingen worden voorgezeten door een van de ondervoorzitters. Indien de voorzitter en de beide ondervoorzitters verhinderd zijn, zal een voorzitter worden gekozen uit de aanwezige leden van de Raad van Bestuur. ONDERVOORZITTERS De twee ondervoorzitters helpen de voorzitter bij zijn taak en verdelen deze taak onderling volgens hun bekwaamheden en interesses. Ingeval de voorzitter verhinderd is, zal een van de ondervoorzitters de vergaderingen voorzitten. SECRETARIS Functie: - oefent zijn mandaat uit binnen het Bureau, de R.v.b. en de A.V. - beheert het secretariaat. Taken: - stelt de oproepingen voor en de verslagen van de vergaderingen van het Bureau, de R.v.b. en de algemene vergadering op en verstuurt ze, - neemt de volmachten in ontvangst, - bezorgt de Commissaris voor de rekeningen ter informatie de diverse voornoemde documenten, - houdt een kopie bij van al deze documenten, - zorgt voor het archiveren van hetgeen voorzien is door de wet betreffende de vzw’s, - centraliseert een kopie van alle algemene briefwisseling die door BCLAS (vzw) wordt verstuurd of ontvangen, - stelt de akten op betreffende de benoeming van de bestuurders, werkt de lijst van de gewone leden bij en bezorgt binnen de gestelde termijn, d.w.z. binnen 8 dagen na het ogenblik waarop hij er kennis heeft van gekregen, een kopie van deze documenten aan de griffie van de Rechtbank van koophandel, - stelt een jaarlijkse kalender op van de vergaderingen van het Bureau, de Raad van Bestuur en de algemene vergadering, - publiceert het jaarlijkse actieprogramma, - stelt het jaarverslag op dat moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering, - belast zich met alle briefwisseling betreffende het secretariaat van BCLAS, - bewaart de kantoorbenodigdheden, - zorgt voor de bevoorrading met administratieve documenten (briefpapier, enveloppen, formulieren,…). - de secretaris staat in voor de dagelijkse werking van de BCLAS. J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
6/7
25avril 2013
BELGIAN COUNCIL FOR LABORATORY ANIMAL SCIENCE ASBL VZW
Verantwoordelijkheden: - verzekert de goede uitvoering van alle taken van het secretariaat.
PENNINGMEESTER Functie: - oefent zijn mandaat uit binnen het Bureau, de R.v.b. en de A.V., - beheert de financiën van BCLAS. Taken: - zorgt voor de financiële follow-up, - stelt het financiële verslag op dat moet worden voorgelegd aan de R.v.b. en aan de A.V., - stelt een ontwerpbudget op dat moet worden voorgelegd aan de R.v.b., - legt het door de R.v.b. goedgekeurde budget voor aan de A.V., - zorgt ervoor dat de jaarrekening wordt gecontroleerd door twee commissarissen, die worden aangewezen door de A.V., - bezorgt de balans en de bijlagen erbij aan de griffie van de Rechtbank van koophandel. Verantwoordelijkheden: - verzekert de goede uitvoering van alle taken met betrekking tot de boekhouding en de thesaurie.
J. Maisin, E. Berge & P Horlait BCLAS Huishoudelijk reglement 2013 04 gewijzigd
7/7
25avril 2013
