Beleidsplan Stichting FaceAid (beknopte versie)

Beleidsplan Stichting FaceAid (beknopte versie) Algemeen Op 3 november 2011 is de Stichting bij notariële akte vastgelegd en zijn er statuten opgesteld. Dit beleidsplan is een nadere invulling van de statuten. Indien dit beleidsplan strijdig is met de statuten van Stichting FaceAid, dan zijn de statuten leidend. Volledige Naam: Stichting Foundation for Active Community Empowerment And International Development Commerciële Naam: Stichting FaceAid of FaceAid

Adres: Postcode: Plaats:

Algemene correspondentie: Hof van Groenen 7 1083 JR Amsterdam

Doel van de stichting: De stichting zal hoofdzakelijk geld inzamelen via donaties en deze uit te keren aan de door de stichting vastgestelde projecten/goede doelen, en streeft na om kinderen in ontwikkelingslanden en in het bijzonder kwetsbare kinderen te voorzien in hun recht op educatie, alsmede leden van de gemeenschap te ondersteunen in duurzame activiteiten om hen een beter toekomstperspectief te geven. Terminologie en Privacy bewoordingen Daar waar in dit beleidsplan wordt gesproken over inkomende gelden aan Stichting FaceAid, wordt de algemene term donaties, doneren en/of donateurs gebruikt. Voor uitgaande gelden aan projecten/goede doelen wordt de algemene term sponsoring, sponsoren en/of sponsors gehanteerd. Deze terminologie dient ter verduidelijking en zal daar waar enige onduidelijkheid kan ontstaan ook op deze wijze worden verwoord in notulen en het jaarverslag. Alle giften zijn anoniem, tenzij de donateur toestemming verleend voor openbaarmaking van de gift Alle bestuurders gaan vertrouwelijk om met privacy gegevens van donateurs en andere bestuursleden, evenals met de informatie die zij voor hun werkzaamheden voor en namens Stichting FaceAid behandelen. Het bestuur en Inzicht in de te verrichten werkzaamheden van bestuursleden Samenstelling Bestuur en eerste schema van aftreden: Voorzitter: Bas Helmink bestuurstermijn verloopt op 1 maart 2017 Secretaris: Frank van Ooijen bestuurstermijn verloopt op 1 maart 2015 Penningmeester: Paul Borghuis bestuurstermijn verloopt op 1 maart 2016 Raad van toezicht/Raad van Advies: is niet aanwezig

Beleidsplan Stichting FaceAid Versie 1.3

3 november 2011 Pagina | 1

Werkzaamheden en activiteiten van de Voorzitter: - Algemene leiding van de Stichting - Zit de bestuursvergadering voor - Beoordeelt gezamenlijk met andere bestuurders projecten, sponsorplannen en betalingen - Beheert het beleidsplan van de stichting - Verzamelt en archiveert alle documentatie rondom ieder project/goed doel met daarin het projectvoorstel, jaarlijkse plan van bestedingen en de financiële verantwoording door de lokale projectleiders - Stelt jaarlijks een sponsor plan op voor projecten/goede doelen en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur - Keurt gemaakte onkosten van bestuursleden goed voor het uitoefenen van hun functie - Stelt binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar een verslag van werkzaamheden door de stichting op en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur - Eerste aanspreekpunt voor derden voor informatie omtrent Stichting FaceAid Werkzaamheden en activiteiten van de Secretaris: - Verstuurt uitnodigingen en de agenda aan de bestuurders en bestuursleden van de eerstvolgende bestuursvergadering - Maakt notulen van iedere bestuursvergadering en verstuurt deze naar de bestuurders - Beheert de lijst met projecten/goede doelen die Stichting FaceAid behartigt - Beoordeelt gezamenlijk met andere bestuurders projecten, sponsorplannen en betalingen Werkzaamheden en activiteiten van de Penningmeester: - Beheert de financiële administratie van Stichting FaceAid - Stelt een jaarrekening inclusief Balans en staat van baten & lasten op van de stichting - Beheert het vermogen van de stichting - Beheer documentatie van periodieke schenkingen - Keurt gemaakte onkosten van de voorzitter goed voor het uitoefenen van deze functie - Beoordeelt gezamenlijk met andere bestuurders projecten, sponsorplannen en betalingen - Beheert en voert Financiële transacties (ontvangsten en uitgaven) uit - Stelt binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar een balans en staat van baten & lasten op en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur Overige Bestuurszaken -

-

Het bestuur vergadert minimaal 2 keer per jaar, waarvoor de secretaris een uitnodiging verstuurd Bestuurders ontvangen geen beloning voor hun verrichte werkzaamheden, maar kunnen wel gemaakte onkosten voor het uitoefenen van hun functie declareren. Stichting beoogt te voldoen aan de richtlijnen die gelden voor een ANBI-status. Indien en voor zover deze richtlijnen in de toekomst wijzigen zal het bestuur de haalbaarheid / wenselijkheid van een continuering van voldoen aan de richtlijnen bespreken en hieromtrent besluiten. Per project zal een eerste contactpersoon worden aangesteld welke de lokale projectleiders contacteert indien het plan van bestedingen en/of financiële verantwoording uitblijft. Bestuurders worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn na het aftreden terstond herkiesbaar. Het eerste schema van aftreden staat vermeld in de sectie “Het bestuur en Inzicht in de verrichte werkzaamheden van bestuursleden”.



-

-

-

-

Indien een bestuurder zich niet herkiesbaar wil stellen voor een nieuwe termijn, zal de bestuurder dit minimaal 3 maanden van te voren aangeven, zodat de overige bestuursleden kandidaten kunnen werven. Indien bestuurders tussentijds willen aftreden wordt dit minimaal 6 maanden van te voren gemeld bij alle zittende bestuurders, waarbij het doorgaand bestuur kan bepalen of het aftreden in een korter tijdsbestek kan geschieden. Iedere bestuurder die niet is geschorst heeft één gelijkwaardige stem. Het zittend bestuur besluit over de benoeming van nieuwe bestuurders met minimaal 2/3 meerderheid. Iedere bestuurder kan door het bestuur worden geschorst of ontslagen wegens gedragingen welke de naam of belangen van Stichting FaceAid schaden Besluiten worden genomen door het bestuur van de stichting indien er een 2/3 meerderheid is Besluiten kunnen eveneens per email gemaakt worden mits alle bestuurders hiervan op de hoogte zijn en in de mogelijkheid zijn geweest te reageren over het te nemen besluit. Het besluit wordt opgenomen in de notulen van de volgende vergadering. Het bestuur kan een speciale vergadering beleggen om wijziging in de statuten door te voeren mits er een 2/3 meerderheid is

Bevoegdheden Besluiten worden genomen door het bestuur van de stichting indien er een 2/3 meerderheid is. Iedere bestuurder is gemachtigd om zelfstandig te handelen namens Stichting FaceAid voor kleine onkosten minder dan 50 euro. De voorzitter of penningmeester beoordeelt en accordeert de onkostendeclaratie. Over de financiële bestedingen/sponsoring zal het bestuur met minimaal 2/3 meerderheid besluiten, waarbij iedere sponsoring schriftelijk zal worden vastgelegd en is gemeld bij de voorzitter en/of penningmeester. De penningmeester is bevoegd om namens Stichting FaceAid betalingen te doen aan de bij de stichting bekend zijnde bankrekening van het project/goede doel. Het project/goede doel is verantwoordelijk dat de gegevens correct en volledig zijn. Voor lokale bankrekeningen buiten Nederland geldt dat het bestuur de autorisatiebevoegdheid heeft geaccordeerd en dat deze autorisatie bepalend is voor het doen van betalingen namens Stichting FaceAid. Het bestuur kan bij 2/3 meerderheid besluiten om een bestuurder een machtiging te geven om namens Stichting FaceAid ter plaatse een sponsorbedrag achter te laten. Deze bijdrage dient gebruikt te worden ter bevordering van de educatie van het kind en/of voor duurzame activiteiten van leden van de lokale gemeenschap. Dit project/goed doel moet voldoen aan het doel van Stichting FaceAid. Werving van gelden De stichting is geen actieve stichting met zichtbare promotie. Daarentegen zal de werving van geld hoofdzakelijk via de FaceAid Newsletter, mond-op-mond reclame via bestuurders en vrienden van FaceAid verlopen, alsmede Social Media. De stichting heeft niet tot doel om zo veel mogelijk geld te werven, maar juist voldoende geld te werven om bepaalde projecten op een duurzame manier te ondersteunen. Alle gelden, donaties, nalatenschappen worden door de stichting geaccepteerd maar kunnen niet ongedaan Beleidsplan Stichting FaceAid Versie 1.3


gemaakt worden aan de donateur. Ontvangen gelden kunnen uitsluitend geweigerd worden indien het geld de stichting negatief kan beïnvloeden of wanneer geldinstructies tegen het doel van de stichting ingaan. Alle donaties die aan een bepaald specifiek doel worden ontvangen dienen ook ten gunste van dit goede doel worden overgemaakt zolang het specifieke doel algemeen nut beoogd, tenzij het maximale bedrag voor het project/goede doel is bereikt. Indien een specifiek doel het maximale benodigde bedrag heeft bereikt, zullen aanvullende donaties voor dit specifieke doel worden gebruikt voor projecten/goede doelen die het algemeen nut beogen. In die gevallen dat deze aanvullende donatie meer dan 50 euro betreft, zal de donateur worden benaderd, indien deze gegevens bekend zijn. Stichting FaceAid zal de donateur verzoeken om te bepalen waarvoor het overige deel van de donatie zal worden aangewend. Alle overige donaties worden door het bestuur verdeeld tussen de aanwezige projecten/goede doelen. De uiteindelijke financiële sponsoring door Stichting FaceAid wordt door het bestuur genomen en als zodanig goedgekeurd in gezamenlijk besluit. Projecten/goede doelen Een project/goed doel wordt voorgedragen door een bestuurder. Tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering zal bij 2/3 meerderheid worden besloten om het goede doel op te nemen in de lijst met projecten die FaceAid ondersteund. Tijdens de voordracht van een nieuw project wordt eveneens het eerste plan van sponsoring besproken. Het bestuur zal besluiten om het project al dan niet te sponsoren en zal tevens een terugkoppeling geven aan de lokale projectleider. Een lijst van goede doelen wordt door de voorzitter beheerd. Een project/goed doel streeft geheel of gedeeltelijk het doel van Stichting FaceAid na. Ieder goed doel krijgt een overzicht van de doelstellingen van FaceAid en zij wordt gevraagd om de code of conduct te accepteren middels het tekenen van het document. Bestuurders kunnen besluiten om een commissie samen te stellen waarin een of meerdere goede doelen worden voorgedragen, waarbij tenminste 1 bestuurder zitting neemt in de commissie. Documentatie ter voordracht tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering wordt minimaal 1 week voor de vergadering aan de secretaris voorgelegd en daarna gedistribueerd aan de bestuurders. Indien gewenst kunnen overige personen uit de commissie worden uitgenodigd om de bestuursvergadering bij te wonen. In de documentatie ter voordracht van een volwaardig project/goed doel wordt verzocht de volgende items te behandelen: * Achtergrond project/goede doel (doel, oprichtingsjaar, etc) * Lokale Bestuur van het project en financiële verantwoording * Oprichtingsakte, documentatie, bankgegevens van project/goede doel * Rol / ondersteuning en betrokkenheid door Stichting FaceAid * Overige sponsoren * Benodigde financiële middelen voor het eerste plan van sponsoring door Stichting FaceAid Voor kleinschalige projecten met een jaarlijkse bijdrage minder dan 250 euro of projecten met een eenmalig karakter kan het bestuur verzoeken om minder documentatie voor te laten leggen ten tijde van de voordracht.



Per project/goed doel wordt een dossier aangemaakt met daarin de voordracht, vaststelling van toegewezen sponsorgelden door het bestuur en het plan van bestedingen voor de komende periode(n) en de financiële verantwoording door het lokale bestuur. Indien er geen plan van bestedingen en/of de financiële verantwoording van ontvangen sponsorgelden wordt voorgelegd aan het bestuur dan zal dit tijdens de bestuursvergadering worden vastgesteld. De contactpersoon zal de projectleider van de betreffende organisatie benaderen met het verzoek om de benodigde documentatie te overleggen voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Mocht er tijdens de bestuursvergadering geen plan ontvangen zijn, dan behoud het bestuur het recht om de organisatie van de lijst met projecten/goede doelen te halen en daarmee sponsoring te beperken of volledig stop te zetten. Financiële sponsoring aan een project/goed doel kunnen daarnaast op de volgende redenen worden stopgezet: - Project/goede doel instelling wordt beëindigd of is failliet verklaard, waardoor er geen verplichting is van beide zijden - Het doel waarvoor de financiële sponsoring wordt gegeven is volledig gerealiseerd - Indien het project/goede doel een commerciële instelling of achtergrond heeft gekregen, die niet bij voordracht of bij tussentijdse correspondentie is vastgesteld. - Op verzoek van het project/goede doel zelf - Ontbreken van (financiële) toekomst plannen voor de stichting ter bevordering of stimulering van het doel van de stichting - Indien wordt vastgesteld dat de beschikbare sponsorgelden niet worden aangewend om de afgesproken doelen binnen het project/goede doel te realiseren - Indien bestuur of management van het project/goede doel uitlatingen of gedragingen doen, welke de goede naam of de belangen van Stichting FaceAid schaden. - Bij het herhaaldelijk uitblijven van een plan van bestedingen door het project/goede doel - Indien op andere wijze gekomen afspraken niet worden nageleefd Het bestuur zal besluiten over eventuele beperkingen of stopzetten van sponsoring. Sponsoring, Donaties en beheer van vermogen Binnen FaceAid worden 3 verschillende vormen van financiële sponsoring onderscheiden: 1. Volwaardig project/goed doel die jaarlijks een duurzame bijdrage ontvangt en waarbij jaarlijks een volledige financiële verantwoording inclusief verslag van de activiteiten wordt opgeleverd aan Stichting FaceAid 2. Kleinschalig project/goed doel die jaarlijks een kleine bijdrage kleiner dan 250 euro ontvangt om bepaalde activiteiten uit te voeren en waarbij beperkte financiële verantwoording afgelegd hoeft te worden. 3. Eenmalige projecten waarvoor een bijdrage noodzakelijk is Ontvangen donaties kunnen algemeen van aard zijn of betrekking hebben op een specifiek project/goed doel. Indien donaties specifiek van aard zijn, dan dient de donateur dit kenbaar te maken tijdens de transactie onder vermelding van het project/goede doel of dient de donateur dit vooraf schriftelijk kenbaar te hebben gemaakt aan de voorzitter of penningmeester.



Indien de financiële positie van Stichting FaceAid het toelaat zal een goed doel minimaal één keer per jaar een financiële bijdrage ontvangen. Mochten de financiële donaties die door Stichting FaceAid worden ontvangen van dermate grote omvang zijn, dan is het mogelijk dat er maandelijks of enkele keren per jaar een financiële sponsoring wordt gedaan. Iedere financiële transactie dient door minimaal 2 bestuursleden te worden goedgekeurd voordat een betaling kan geschieden. Indien er meer geld wordt ontvangen van donateurs dan geld dat aan de projecten/goede doelen wordt uitgekeerd, dan wordt het surplus aan geld toegevoegd aan het vermogen van Stichting FaceAid. Dit vermogen wordt beheerd door de penningmeester en kan voor bepaalde tijd worden uitgezet op deposito’s, staatsobligaties of een renterekening. Het vermogen is bedoeld om toekomstige projecten/goede doelen te ondersteunen. De penningmeester brengt verslag uit aan het bestuur van de wijze waarop het vermogen wordt aangewend. Het vermogen dient in redelijke verhouding te staan tot de activiteiten en sponsoring die door Stichting FaceAid worden uitgevoerd. Communicatie (Website) Communicatie aan de vrienden van FaceAid geschiedt via een nieuwsbrief per email en via de website. Daarnaast kan het bestuur besluiten om Social Media in te zetten om Stichting FaceAid te promoten en haar belangen te behartigen. Negatieve publiciteit over Stichting FaceAid in de ruimste zin des woord via Social Media zal worden verwijderd door het bestuur of het bestuur zal vriendelijk verzoeken om de berichtgeving onmiddellijk te laten verwijderen door de plaatser. Het bestuur bepaalt of berichtgeving de stichting negatief beïnvloed. Ontbinding, splitsing of fusie van de stichting Het bestuur is bevoegd om de stichting te ontbinden, te splitsen of het aangaan van een fusie. Bij ontbinding zal een besluit van ontbinding worden opgesteld waarin tevens is aangegeven hoe de resterende financiële middelen worden besteed aan de projecten/goede doelen. Vrijwilligerswerk Mochten zich mogelijkheden voordoen om vrijwilligers in verband te brengen met een project/goed doel dan zal dit worden voorgedragen. De stichting verplicht zich tot niets richting geïnteresseerde vrijwilligers en brengt beide partijen uitsluitend met elkaar in contact. Uitgebreid Beleidsplan Een uitgebreidere versie van het beleidsplan is beschikbaar bij de bestuurders van Stichting FaceAid.

Bas Helmink Voorzitter Stichting FaceAid



Beleidsplan Stichting FaceAid (beknopte versie)

Recommend Documents