Beleidsplan NVBS

Beleidsplan NVBS 2011-2014

NVBS: Passie voor spoor

Amersfoort, februari 2011. Hoofdbestuur NVBS.

Nederlandse Vereniging van Belangstellenden in het Spoor- en tramwegwezen. NVBS – Opgericht 28 februari 1931 – Ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 40407748

INHOUD Visie van het Hoofdbestuur op toekomst NVBS 1.

Inleiding

2.

Missie en visie

3.

Ontwikkeling ledenaantal

4.

Amersfoort Centraal

5.

Verenigingscultuur

6.

Organisatorische aspecten

7.

ICT

8.

Thema’s en samenwerking met derden

9.

Promotiemiddelen

10.

Financiële positie


1. Inleiding Dit beleidsplan is een vervolg op het beleidsplan 2010-2013 dat in 2010 is verschenen. Dit beleidsplan is op een groot aantal punten herzien, niet alleen door de opschuiving met een jaar, maar ook door het ten dele realiseren van het vorige plan en het ontstaan van nieuwe inzichten. Dit beleidsplan beperkt zich tot de hoofdlijnen en laat dus veel operationele aspecten buiten beschouwing. Dit plan bevat ook een evaluatie van de mate waarin de voornemens uit het vorige beleidsplan zijn gerealiseerd. 2. Missie en Visie Missie van de NVBS: 

Het is de missie van de NVBS, belangstellenden in het railgebeuren te organiseren in verenigingsverband, hun kennis te verdiepen en beleving te intensiveren, en, als vereniging, de publieke waardering van het railvervoer te bevorderen.

Visie van de NVBS: 

De NVBS streeft ernaar informatie en faciliteiten, die een intensieve beleving en een verdieping van de kennis van het railgebeuren mogelijk maken, ruim en gemakkelijk toegankelijk aan leden ter beschikking te stellen.

De in dit beleidplan omschreven activiteiten vloeien voort uit deze missie en visie. 3. Ontwikkeling ledenaantal Om de uitgebreide en diverse faciliteiten die de NVBS aan leden biedt te kunnen handhaven is een zekere basis nodig. Zowel aan de vraag- als aan de aanbodzijde dienen voldoende personen te zijn. Vooralsnog zijn er geen problemen aan de zijde van het aantal vrijwilligers. Het bestaande netwerk en oproepen in Op de Rails aan leden om een actieve rol binnen de NVBS te vervullen, leiden tot voldoende resultaat. Aan de vraagzijde, de niet-actieve leden, onttrekt ook de NVBS zich niet aan de vergrijzing en de algemene tendens om zich minder in verenigingsverband te organiseren. Om onze huidige en potentiële leden de brede en diepe informatie en faciliteiten te kunnen (blijven) bieden voor een schappelijke prijs, blijft het zaak een voldoende groot ledental te hebben om niet in een neerwaartse spiraal te belanden waarin het afstoten van diensten wordt gevolgd door ledenverlies als gevolg van het verliezen van aantrekkelijkheid. De NVBS zal zich dan ook niet neerleggen bij de bovenstaande landelijke tendensen, maar actief investeren in het onder de aandacht brengen van de kracht van onze vereniging. Dit lijkt enig resultaat op te leveren: in 2010 is de teruggang van het ledenaantal afgenomen.


4. NVBS Centraal Met de nieuwe huisvesting in Amersfoort is aan een belangrijke randvoorwaarde voldaan om de NVBS meer als vereniging tot zijn recht te laten komen en een nieuw elan te geven. Een vereniging waarbij ook het gezelligheidsaspect en de ontmoetingsfunctie een betere kans krijgen. Amersfoort biedt de leden een goede gelegenheid om kennis te nemen van de rijkdom aan boeken en documentatiemateriaal van Bibliotheek, Winkel en SNR. Naar buiten toe biedt NVBS Centraal de mogelijkheid om relaties en nieuwe leden te laten zien wat de NVBS in huis heeft. Zo zal NVBS Centraal worden tot een aantrekkelijk en bruisend ontmoetingscentrum waar de vereniging tot leven komt. Dit stelt eisen aan de uitstraling en kwaliteit van de huisvesting en zal de inzet van extra financiële middelen vragen. Voor dat doel heeft het Hoofdbestuur een gebouwbeheercommissie ingesteld die NVBS Centraal maakt tot een aantrekkelijke ontmoetingsplaats voor leden en potentiële leden van de vereniging. Deze commissie komt minstens twee keer per jaar bij elkaar met de hoofdgebruikers (SNR, Winkel en Bibliotheek) om de huidige tekortkomingen en toekomstige wensen te inventariseren en te besluiten hoe deze te vervullen. Evaluatie 2010:  Gedurende 2010 heeft de beheercommissie zich beziggehouden met een verdere aankleding van NVBS Centraal. De resultaten hiervan zijn inmiddels zichtbaar. Verder wordt NVBS Centraal steeds meer voor verenigingsactiviteiten gebruikt. In 2010 zijn er vele tientallen vergaderingen gehouden en bovendien is er de jaarlijkse Railquiz georganiseerd.

Plannen: De aankleding zal in de komende jaren verder worden gecompleteerd. Om NVBS Centraal nog meer tot een ontmoetingsplaats van leden te maken moeten de openingstijden worden verruimd en meer vrijwilligers komen om dit te begeleiden. Er zullen gastheren en gastvrouwen worden geworven om bezoekers te verwelkomen en de weg te wijzen. Verder zal een informatiepunt bij de ingang worden ingericht en zal een leestafel worden opgesteld. NVBS Centraal zal in de Nieuwsbrief prominenter worden behandeld. Bovendien zal de ruimte nog vaker op niet-commerciële basis beschikbaar worden gesteld voor activiteiten van bevriende organisaties. Dit draagt bij aan de missie van de NVBS om belangstellenden in het railgebeuren in de breedste zin te organiseren. 5. Verenigingscultuur De NVBS is een vereniging met een rijke historie en een schat aan kennis over het spoor- en tramwegwezen. Een vereniging die trots is op haar mooie maandblad, over een prachtige en brede documentatie beschikt en veelsoortige activiteiten onderneemt. De vereniging is echter in zichzelf gekeerd, is qua organisatiestructuur niet altijd duidelijk en kent een wijze van interne communicatie die vragen oproept. De vereniging fungeert niet als eenheid en is in de ‘buitenwereld’ – ook bij veel railhobbyisten – een grote onbekende. De organisatie is ‘eilandjesgevoelig’, wat vooral speelt tussen een aantal diensten. Dit vormt zowel voor de interne als de externe communicatie een afbreukrisico. De ‘eilandjescultuur’ Nederlandse Vereniging van Belangstellenden in het Spoor- en tramwegwezen. NVBS – Opgericht 28 februari 1931 – Ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 40407748

zou een ‘wij-cultuur’ moeten worden. De communicatie binnen de NVBS moet dus meer als organisatorische eenheid functioneren en het verenigingsgevoel versterken. Ook Op de Rails en de website dienen hiertoe bij te dragen. Het herontwikkelen van de website is daarbij essentieel, ook in relatie tot behoud en werving van leden. Dit geldt voor zowel de leden als voor de buitenwereld die bij het inloggen op www.nvbs.com bepaalde verwachtingen koesteren, ingebed in de visie en missie van de vereniging. Voor de leden speelt hierbij de gebleken behoefte aan een apart (besloten) ledengedeelte. Ook de winkel dient hierin duidelijk te worden geprofileerd. Het is dan ook noodzakelijk om te komen tot het opnieuw ontwikkelen van de website – ook in relatie tot de visie, missie en interessegebieden – waarbij het incidenteel betrekken van externe deskundigheid niet moet worden uitgesloten. Belangrijk is dat binnen de NVBS duidelijkheid bestaat over de communicatie(middelen) die worden gebruikt. Ook een eenduidige huisstijl bij de diverse externe uitingsvormen zoals Op de Rails, website, folders, programmaboekjes en banners is van groot belang. 6. Organisatorische aspecten Voor het goed functioneren van de vereniging is een heldere organisatiestructuur van groot belang. Op zich is de organisatiestructuur duidelijk. Er is een vereniging NVBS met een Hoofdbestuur en er zijn drie daaraan gelieerde stichtingen: SNE, SNR en SNM met eigen besturen. De organisatiestructuur is voor een buitenstaander vooral onduidelijk door de veelheid aan diensten, commissies en afdelingen. In dit verband zijn er een aantal aandachtsgebieden: 1. De organisatorische inbedding van de interne en externe communicatie binnen de vereniging 2. De organisatorische inbedding van ICT-vraagstukken binnen de vereniging. Voor het Hoofdbestuur zal de organisatorische herijking leiden tot een aanscherping van de portefeuilleverdeling binnen het Hoofdbestuur. In 2010 is hier al een begin mee gemaakt, maar in de nabije toekomst zal de interne organisatie waar nodig gestroomlijnd worden. Door heldere taken en verantwoordelijkheden zullen (potentiële) leden beter bediend kunnen worden. Om de intern gerichte activiteiten van de verschillende geledingen binnen de vereniging goed op elkaar af te stemmen en de informatie-uitwisseling daarover goed te laten verlopen, is een krachtig orgaan met voldoende gezag, gezicht en gewicht nodig om dit te realiseren. Dit is ook nodig voor de extern gerichte activiteiten van de vereniging, o.a. gericht op de herkenbaarheid van de NVBS en op behoud en werving van leden. Als eerste taken van dit orgaan kunnen worden genoemd:  het vaststellen van de gewenste interne en externe informatiestromen en de bijbehorende communicatiemiddelen;  het coördineren van activiteiten gericht op het opnieuw ontwikkelen van de website, rekening houdend met de verschillende doelgroepen;  het vaststellen van de huisstijl van de externe communicatiemiddelen. Bij dit alles dienen de afdelingen niet te worden vergeten: de NVBS moet meer een vereniging worden die vanuit de basis wordt gevoed en minder een vereniging die centraal wordt aangestuurd.


Evaluatie 2010  In 2010 is de Regiegroep Communicatie ingesteld waarin alle geledingen zijn vertegenwoordigd. De eerste ervaringen met deze Regiegroep zijn positief  Het Hoofdbestuur heeft de organisatiestructuur in beeld gebracht en deze gestroomlijnd. Binnen het Hoofdbestuur is een duidelijker taakverdeling gemaakt naar aandachtsgebieden. Deze is gepubliceerd in Op de Rails. Hierbij heeft het Hoofdbestuur zichzelf nadrukkelijker gepresenteerd.  Er is meer ruimte gekomen voor Verenigingsnieuws in Op de Rails, waarin het HB zich ook nadrukkelijker presenteert. . 7. ICT Tot nu toe kent de NVBS een Internetdienst. Het Hoofdbestuur wil deze activiteiten verbreden tot alle activiteiten verbonden met de ‘informatisering’ voor zover deze digitaal plaats vindt, het zogenaamde ICT. ICT (informatie en communicatie technologie) omvat echter veel meer dan het ‘internet’. Het gaat om alle aspecten die met de digitale informatievoorziening en facilitering te maken hebben. Variërend van het in kaart brengen van de gewenste informatie tot het kiezen van hardware en software om de informatie voor de doelgroepen toegankelijk te maken. Ook het beheer van de ondersteunende systemen behoort tot het aandachtsgebied ICT. Tegen deze achtergrond ligt het voor de hand een ICT-dienst op te richten waarin voor het ‘technische’ deel de Internetdienst wordt opgenomen. Dit biedt tevens een perspectief om meer mensen, resp. disciplines bij het ICT-gebeuren te betrekken. Uiteindelijk gaat het om de continuïteit en kwaliteit van datgene wat ‘op het scherm verschijnt’. Hierbij valt ook te denken aan (nieuws)berichten, het plaatsen van “banners” op fora zoals Somda, het laten opnemen van links op andere websites, het plaatsen van filmpjes op YouTube, enz. Bij deze zgn. ‘content’ past ook de instelling van een websiteredactie binnen deze ICT-dienst, dit in nauwe samenwerking met de redactie van Op de Rails. Eén vereniging, één redactie maar meerdere media die naar buiten treden. Uiteindelijk moeten ook de geledingen zelf hun ruimte op de NVBS-website gaan vullen en inhoudelijk beheren, waarbij de Internetdienst puur de zaak technisch draaiende houdt. Evaluatie 2010:  In 2010 is de Stuurgroep ICT ingesteld. Deze is begonnen met zijn werkzaamheden.  Het Hoofdbestuur heeft een plan van aanpak voor een ‘redesign’ van de website goedgekeurd.

8. Thema’s en samenwerking met derden Het gaat hierbij om de organisatorische omgang met thema’s en de verhouding met de regionale afdelingen. Het Hoofdbestuur heeft op dit punt al eerder een stap gezet door acceptatie van een afdeling Modelbouw in Den Haag en door het oprichten van de afdeling Jongeren. In de toekomst zal royaler gekozen worden voor het toestaan en faciliteren van thematische groepen, gekoppeld aan interessegebieden, die dwars door de bestaande afdelingen kunnen worden geformeerd. Voor het faciliteren hiervan is een belangrijke voorwaarde dat de behoefte uit de vereniging zelf komt en er een ‘harde kern’ van ten minste 10 leden bestaat. Nederlandse Vereniging van Belangstellenden in het Spoor- en tramwegwezen. NVBS – Opgericht 28 februari 1931 – Ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 40407748

Het vormen van formele besturen bij deze thematische groepen zou de organisatie onnodig belasten. Vandaar dat bewust is afgezien van de benaming ‘thematische afdelingen’. Verder wordt gewerkt aan het intensiveren van contacten met modelbouworganisaties en andere railorganisaties die hun focus op bepaalde thema’s hebben liggen. De achterliggende gedachte hierbij is om tot win-win-afspraken met die organisaties te komen.

Evaluatie 2010:  Uit de vereniging zijn nog geen initiatieven gekomen voor een thematische groep  Het Hoofdbestuur heeft, onder meer via een enquête, de kansen voor een afdeling in België onderzocht (als opvolger van Vlaanderen Kust). Deze gedachte blijkt niet levensvatbaar.  De contacten met de NVM zijn versterkt. Ook zijn er intensieve contacten met andere organisaties o.a. met de Tramwegstichting in het kader van de viering van het 80-jarig jubileum van de NVBS.

9. Promotiemiddelen Acties door leden zelf Een eerste –en waarschijnlijk het meest effectieve- promotiemiddel is mond-op-mond reclame. Het is dan ook van het grootste belang om de leden waar te bieden voor hun geld. Zaak is derhalve mogelijke tekortkomingen hierin inzichtelijk te maken. Nabellen na opzeggen lidmaatschap en cadeaubon voor aanbrengen van een nieuw lid kunnen hier helpen. Op de Rails Op de Rails staat centraal bij het behoud van leden en de werving van nieuwe leden. Een mogelijkheid is de uitgave van een light versie met de uitstraling van Op de Rails die primair functioneert als promotiemiddel. Een andere mogelijkheid is het opnemen van een recent nummer van Op de Rails in een informatiemap voor geïnteresseerden. Promotiefilm Er is een breed draagvlak om een korte promotiefilm van enkele minuten te laten maken, die breder dan alleen bij beurzen en evenementen kan worden ingezet. Bijvoorbeeld op de website, op YouTube, bij presentaties, enz. Uiteraard kunnen ook de diverse geledingen worden gewezen op de publicitaire uitstraling van bijvoorbeeld excursiefilmpjes op YouTube.


Bewaarkatern Een bewaarkatern maakt duidelijk welke diensten de vereniging kan bieden. De eerste versie van het bewaarkatern is eind 2010 verschenen. In 2011 zal worden getracht huidige ‘bottlenecks’ in de dienstverlening (zoals verstrekking van kopieën van materieeltekeningen) op te lossen. Kalender De kalender heeft door de nieuwe opzet voor 2011, in een groter formaat en met een meer vereniging gerelateerde inhoud, een betere uitstraling gekregen.

Jubileum 2011 Het 80-jarig jubileum van de NVBS in 2011 is een goede gelegenheid de vereniging dichter bij onze doelgroepen te promoten omdat de diverse jubileumactiviteiten vooral decentraal zullen worden georganiseerd. Er zijn inmiddels een paar plannen in voorbereiding, maar er wordt een beroep gedaan op alle afdelingen om plannen te ontwikkelen. SNM speelt hierbij een ondersteunende rol en zorgt voor organisatorische kaders. Evaluatie 2010  het bewaarkatern is (eindelijk) verschenen  het Hoofdbestuur maakt een afweging tussen een light versie van Op de Rails en een informatiemap  de kalender 2011 is in groter formaat en met een meer vereniging gerelateerde inhoud verschenen en is positief ontvangen  de voorbereidingen voor de jubileumviering 2011 zijn, aarzelend, gestart 10. Financiën Voor de verwezenlijking van de plannen tot vernieuwing van de vereniging zal structureel ruimte worden gereserveerd op de begroting. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door de sterke financiële positie van de vereniging. Er is van oudsher een terughoudend beleid met betrekking tot contributieverhogingen, binnen de randvoorwaarde van een sluitende exploitatie. Evaluatie 2010  de contributie 2011 is, rekening houdende met de korting bij automatische incasso, niet verhoogd  de begrotingscyclus wordt aangepast waardoor de vaststelling van de contributie nauwer aansluit op de begroting  het beleid is erop gericht om de contributie de komende jaren gelijk te houden, mede ook gezien de economische situatie die ook onze leden raakt.


Plannen  verdere kostenreductie door definitief besluit over postbezorging en door monitoring drukkosten  reserves alleen gebruiken voor structurele uitgaven die gericht op behoud en werving leden (“investeringen voor de toekomst”)


Beleidsplan NVBS

Recommend Documents