Beleidsplan huisartsenpraktijken gezondheidscentrum de Watertoren 2016-2018 Inhoud 1. Inleiding
2
2. Historie en profiel van de Watertoren
2
3. Missie en Visie
3
4. Patiënten
4
5.
Ketenzorg
8
6. Personeel
9
7. Praktijkorganisatie
11
8. Zorgkwaliteit
15
9. Kwaliteitsbeleid
17
10. Doelstellingen
20
1
1.Inleiding De huisartsenpraktijken van het gezondheidscentrum de Watertoren sluiten met hun visie en beleid aan bij het HVZ beleidsplan 2015-2019 (zie bijlage)en het visieplan van de SGZ . De huisartsen van de Watertoren zijn allen in dienst bij de Stichting georganiseerde eerstelijnszorg Zoetermeer (SGZ) , van waaruit ketenzorg wordt gecoördineerd en de samenwerking met andere disciplines in de eerste lijn wordt bevorderd en gecoördineerd. De SGZ werkt samen met de HVZ in het afstemmen van het beleid in de eerste lijn. De huisartsen worden voortdurend geconfronteerd met allerlei zaken die invloed hebben op de uitoefening van hun vak. Denk hierbij aan een verandering in wet –en regelgeving, maatregelen ingesteld door zorgverzekeraars en wensen van de patiënten. In het HVZ visieplan 2015-2019 is de plaatsbepaling van huisartsenzorg geschetst vanuit het perspectief van de huisartsen, de patiënten, de overheid en zorgverzekeraars. Vanuit hier is tot prioritering gekomen op het gebied van ketenzorg , continuïteit in de zorg , van ondersteuning , van kwaliteitsbevordering en op het gebied van acute zorg. Analoog aan de hieraan gewijde hoofdstukken in het HVZ visieplan zal in dit document per onderdeel het beleid van de huisartsenpraktijken van de Watertoren worden geschetst ten aanzien van het handelen op de werkvloer en accenten die in ons centrum worden gelegd. Jaarlijks presenteren we de door ons ondernomen activiteiten en behaalde resultaten in een jaarverslag.
2.Historie en profiel van de Watertoren In 1993 is de Watertoren met één praktijk van start gegaan in een port à cabine op de grond van de voormalige Floriade in de toen te bouwen wijk Rokkeveen. Het huidige pand van gezondheidscentrum “de Watertoren” opende haar deuren in juni 1995 en maakt deel uit van de Stichting Georganiseerde Eerstelijnszorg Zoetermeer (SGZ). Het ligt in een rustige woonwijk in de buurt van het winkelcentrum. In het pand van de het gezondheidscentrum zijn ook andere disciplines gevestigd: een apotheek, wijkverpleegkundig team, verloskundigen,logopedie, een centrum voor jeugd & gezin, een dietiste,maatschappelijk werk en een praktijk voor fysiotherapie therapie en haptonomie. De praktijk is gelegen in een verzorgingsgebied met het profiel van een middelgrote stad in rand-stedelijk gebied. De meeste patiënten komen uit de wijk Rokkeveen. Er is sprake van niet-apotheekhoudende praktijken, waarin de artsen niet verloskundig actief zijn. De praktijk levert reguliere huisartsenzorg , voldoet aan actuele standaarden ,richtlijnen en de geldende wetgeving. Inmiddels zijn er in de praktijk 3 duopraktijken met patiënten op naam. (1mei 2016 : Bakker /Hehemann , Zwaga/Sum en Graupner/van Maurik.)Samen dragen zij zorg voor ongeveer 7000 patiënten. De praktijkpopulatie bestaat vooral uit gezinnen met oudere kinderen en veel zelfstandig wonende , in toenemende mate kwetsbare oudere. Er zijn weinig allochtonen in de praktijk. In het huidige team werken 6 huisartsen (waarvan 1 praktijkcoördinator), 2 huisartsen in opleiding, 4 assistenten (waarvan 1 coördinerend), 2 POH somatiek, 1 POH GGZ en 2 eerstelijnsverpleegkundigen ouderen-zorg. Er is een gemeenschappelijke balie waar assistenten zoveel mogelijk artsgebonden werken in patiëntentaken. Voor administratieve taken, assistentenspreekuren wordt gebruik gemaakt van de schaalvergroting en wordt samengewerkt voor de 3 praktijken . De assistenten zijn allen gediplomeerd, voeren zelfstandig triage en een aantal medische handelingen uit, die in een protocollenmap zijn vastgelegd. Dit doen zij onder verantwoording van de huisartsen. In ons centrum worden sinds 2000 huisartsen en coassistenten opgeleid. Sinds 2014 zijn er 2 praktijken die AIOS opleiden. Regelmatig worden er doktersassistenten in opleiding in hun stage hier begeleid.
2
Huisartsen doen veel verrichtingen in de eerste lijn, zoals ECG, spirometrie, enkel armindex, plaatsen spiraal, kleine chirurgische ingrepen. Tevens doen zij in principe de 24 uurs palliatieve zorg bij terminale patiënten. Bovendien worden patiënten ingesteld op insuline door POH en huisarts. Sinds 2006 zijn 2 voormalig assistenten gestart met de opleiding tot praktijkondersteuner Somatiek, welke zij in 2008 hebben afgerond. De taken van de diabetes verpleegkundige die van 2004 tm 2010 in de praktijk werkzaam was zijn inmiddels volledig overgenomen door de 2 vaste POH, inclusief de instelling op insuline. Tevens dragen zij zorg voor de chronische zorg bij COPD/astma,Hartvaatziekten (ook CVRM en CVA). Na een pilot in 2014 is er per 2015 is er een eerstelijnsverpleegkundige gestart. Zij draagt zorg voor de kwetsbare ouderen, van screenend tot casemanagement bij dementie. Doel is ouderen zolang en veilig mogelijk in hun eigen omgeving zelfredzaam te laten zijn. Bovendien is er sinds 2011 een POH GGZ die nu 2 dagen een spreekuur heeft voor GGZ zorg voor de 3 praktijken. Eén van de artsen vervult de rol van praktijkcoördinator als aanspreekpunt in de Watertoren. Daarnaast heeft elke huisarts een aantal portefeuilles. De praktijkcoördinator draagt ook zorg voor de jaarlijkse NPA accreditering van de NHG. In 2007 is voor de eerste keer het NHG keurmerk ontvangen. Sindsdien blijven we jaarlijks meedoen in deze cyclus In 2012 is de praktijk grondig verbouwd. Er is een opbouw gekomen waar nu de fysiotherapie (inclusief oefenzaal) gevestigd is en er is daardoor op de begane grond meer ruimte gekomen voor het huisartsenteam,zodat ook de extra AIOS, de ELV (eerstelijnsverpleegkundige)een plek kregen. In 2015 zijn er een aantal wijzigingen geweest in het team.
3. Missie en Visie Onze praktijkmissie en visie sluiten aan bij het visie plan van de HVZ (Huisartsenvereniging Zoetermeer) en bij die van de SGZ .
3.1Missie We willen toegankelijke, professionele, kosteneffectieve huisartsgeneeskundige zorg aanbieden. Gestreefd wordt naar laagdrempelige zoveel mogelijk generalistische zorg. Binnen het zorgaanbod in de wijk vervullen de praktijken een spilfunctie door alle gezondheidsvragen van haar patiënten in de eerste lijn op te vangen. De praktijken maken een verantwoorde keuze om de vraag zelf te behandelen of te verwijzen binnen haar samenwerkingsverbanden met andere zorgaanbieders. We streven naar zinvolle patiëntgerichte zorg, zorg voor de gehele mens bij zoveel mogelijke dezelfde hulpverlener en niet naar verdeling van die zorg in onderdelen op verschillende plekken. De patiënt heeft zoveel mogelijk regie binnen de mogelijkheden van de zorg. Voor ons is een open organisatie met korte lijnen voor patiënten en medewerkers erg waardevol. Ons uitgangspunt is laagdrempelig onderling contact, open communicatie, onderlinge flexibiliteit en vertrouwen in elkaar. We leveren als team de zorg en niet als losse individuen. De verantwoordelijkheid voor het functioneren van de praktijk is een gezamenlijk belang met betrokkenheid van alle medewerkers . Zo heeft ieder zijn eigen portefeuilles binnen het team. Door als opleidingspraktijk te functioneren kunnen we enerzijds kennis en ervaring overdragen, anderzijds houdt het ons scherp, kritisch en blijven we op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.
3.2 Visie Onze visie omvat een aantal kernbegrippen: 3
Professionaliteit, verantwoordelijkheid (huisartsen, assistenten ,POH) Hoewel er een formele verantwoordelijkheid van huisartsen voor het medisch handelen heeft iedere medewerker zijn eigen beroepsmatige verantwoordelijkheid. Alle medewerkers zijn gediplomeerd en wordt gestimuleerd binnen eigen grenzen verantwoordelijkheid te nemen. De triage volgens de NHG van de doktersassistenten zorgt ervoor dat patiënten op het juiste moment door de juiste persoon zorg krijgen. De ervaring en persoonlijke band die assistenten hebben met patiënten zorgt voor nog betere triage en kwaliteit van zorg. Daarnaast hebben POH’s hun eigen professionele verantwoordelijkheid en ervaring bij zorgprogramma’s Open samenwerking huisartsen, POH, assistenten . Door het product “zorg “als gezamenlijke verantwoordelijkheid te zien waarbij je samenwerkt om de balans te bewaken en het juiste resultaat te bereiken wordt de kwaliteit van zorg beter. Er is laagdrempelig contact tussen assistenten ,POH en huisartsen. Incidenten , (bijna) fouten worden makkelijk besproken om er van te leren of om het proces aan te passen. Als we met plezier samenwerken zal dat de patiëntenzorg ten goede komen. Er is een oplossingsgerichte houding. Open communicatie en onderling vertrouwen. Door onderling open te zijn over verwachtingen , wensen of bepaalde (persoonlijke) omstandigheden is er veel flexibiliteit en draagvlak bij het oplossen van bepaalde praktische problemen. Zorg in de volle breedte van de eerste lijn. Veel verrichtingen in eigen beheer: ecg, spirometrie, doppler, kleine chirurgie, spiralen. Hierdoor is de betrokkenheid tussen artspatiënt groter en is de zorg niet alleen kosteneffectiever, maar ook leuker. Door zorg voor ouderen en palliatieve patiënten kunnen mensen langer in hun eigen omgeving blijven. Patiëntgerichte zorg. Zorg zoveel mogelijk in samenhang met de wijkteams, in het licht van de zorgprogramma’s. Zorg in de eerste lijn of conservatief waar het kan, specialistisch waar het moet. Zorg op maat van de individuele patiënt (die niet altijd in het standaard protocol past) Nauwe samenwerking met paramedici en specialisten Vooral met degenen in het centrum : fysiotherapie, diëtiste ,haptonoom. Er zijn ook erg korte lijnen met de specialisten in het Lange Land Ziekenhuis in Zoetermeer. Shared decisionmaking, Enerzijds kennis vanuit de NHG standaard gebruiken maar daarnaast ook draagvlak zoeken bij de patiënt vanuit diens wensen en mogelijkheden Streven naar zelfredzaamheid /eigen verantwoordelijkheid bij patiënten. Obv goede informatie/coaching de patiënt zelf regie laten nemen over zijn eigen ziekte, leefstijl, preventie en keuzes. Als arts met name coachen zijn , tenzij er sprake is van een acute situatie of verlies van regievermogen bij mensen. Lerende praktijk . Een opleidingspraktijk houdt ons scherp, we blijven niet alleen goed op de hoogte van ontwikkelingen ,maar gewoontes worden ook kritisch belicht en bevraagd. Dit geeft soms goede eyeopeners. Ook assistenten, POH en huisartsen blijven zich jaarlijks bijscholen. Iedereen heeft een toetsbare houding, we leren van (bijna) fouten, helpen elkaar in het proces, gebruiken feedback om er door te groeien.
Samenvattend: In een goede praktijk vormen huisartsen , praktijkondersteuners, assistentes een hecht team dat huisartsenzorg in volle breedte aanbiedt. De huisarts is onderdeel hiervan, maar assistentes vormen de spil, de ingang van dit proces. Iedere professional heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. Als het team de patiënten veelal persoonlijk kent, laagdrempelig zorg (op maat) kan bieden, dan zal dit de kwaliteit van zorg ten goede komen en de kosten verminderen. Zorg voor het individu is belangrijker dan strikt streven naar goede indicatoren.
4
4. Patiënten De patiëntenpopulatie in de Watertoren is vooral woonachting in de wijk Rokkeveen van Zoetermeer, een Randstedelijke gemeente met per 1 januari 2015 124.064 inwoners.1 De 20 jaar oude wijk Rokkeveen bestaat voornamelijk uit gezinnen met volwassen of opgroeiende kinderen, en veel zelfstandig wonende , relatief hoogopgeleide , ouderen. Veelal zijn mensen werkzaam als ambtenaar in het nabijgelegen Den Haag ,in de zorg of in het onderwijs. Een zeer klein percentage is allochtoon in deze praktijk.
4.1 Demografische ontwikkelingen Het totale aantal patiënten in de 3 praktijken blijft ongeveer gelijk. Met uitbreiding van de formatie in de praktijk van Graupner/van Maurik komt er enige groei in het aantal patiënten. Door het relatief hoge aantal zelfstandig wonende ouderen en de bijbehorende morbiditeit , hogere zorgvraag en afnemende mobiliteit en zelfstandigheid met daardoor relatief veel visites , is er voor gekozen de praktijken relatief klein te houden. (normpraktijk) . Zoetermeer zal als gemeente de komende jaren niet veel meer groeien. Wel zal het percentage ouderen toenemen. In 2015 is het percentage ouderen in Zoetermeer 17% , in 2025 zal dat toenemen tot 25 % In 2012 was het aantal 75 plussers 6862 , in 2025 wordt dat aantal op 11.040 geschat. 2
4.1.1 Vergrijzing Exacte getallen over de vergrijzing in de wijk Rokkeveen en meer specifiek in de praktijk de Watertoren zijn niet voorhanden. Echter, gezien de huidige verdeling van de populatie in de wijk Rokkeveen (percentage van 30-40% 75+ ers rond het gezondheidscentrum (rood) in de huidige 55 plus woningen zal dit toenemen . figuur 1 spreiding 75Plussers in Zoetermeer (Rokkeveen is de wijk ten zuiden van de A12)
1
http://www.zoetermeer.nl/inwoners/feiten-en-cijfers_46421/item/bevolking_74629.html
2
gemeente zoetermeer
5
Tabel 1 wijken in zoetermeer 2013 Tabel 1 wijken in Zoetermeer / Benthuizen en schatting aantal kwetsbare ouderen3 schatting aantal kwetsbare ouderen DDPS ca. 20.500 10,2% ca. 520 Meerzicht ca. 14.900 13,0% ca. 480 Rokkeveen ca. 21.300 7,0% ca. 370 Seghwaert Noordhove ca. 25.300 4,0% ca. 250 Buytenwegh De Leyens ca. 19.500 5,9% ca. 290 Oosterheem Benthuizen ca. 24.200 2,4% ca. 150 Totaal ca. 125.700 6,0% ca. 2.060 Nu de huidige ontwikkelingen zodanig zijn dat er geen voorzieningen als verzorgingshuizen via de AWBZ beschikbaar zijn, is de verwachting dat ouderen in toenemende mate langer zelfstandig thuis blijven wonen mbt zorg van thuiszorg, mantelzorgers en het team van de huisarts. Onze groep ouderen (65 plus) is nu ongeveer 900, de verwachting is dat deze groep (de huidige 55 plussers) over 10 jaar 1600 65 plussers beslaat. Wijk
Aantal inwoners Percentage 75+
figuur 2
leeftijd en geslacht van ingeschreven patienten eind 2015 Watertoren 1400 1200
aantal patiënten
1000 800 ♂
600
♀
400 200 0 0-4
5-14
15-24 25-44 45-64 leef tijd patiënten
65-74
>75
We zullen voorbereid moeten zijn op de zorgvragen van deze patiënten. In 2012 hebben we al de module kwetsbare ouderen ingevoerd. In 2015 zijn we, na een pilot van een jaar, gestart met de functie van eerstelijnsverpleegkundige ouderenzorg. Vanuit deze functie worden zowel praktijkverpleegkundige taken en POH ouderenzorgtaken opgepakt (screening, advies,signalering )
3
o.b.v. uitkomsten Iscope onderzoek: 25% van 75'ers is kwetsbaar.
6
als casemanagement bij dementie en coördinatie bij zorgproblemen. Vanaf 2016, is er 0.7 fte eerstelijnsverpleegkundige in 2 personen. Zij heeft een spilfunctie in de wijk. zie figuur 3 Figuur 3 Samenwerkingsrelaties van de wijkverpleegkundige praktijk4 Intramuraal Ziekenhuis Revalidatiecentrum Verpleeghuis Woon- en zorgcentrum
Huisartsenpraktijk
Wijkverpleegkundige praktijk
Sociaal wijkteam
Huisarts
Praktijkverpleegkundige
Wijkcoach
Praktijkondersteuner somatiek
Wijkverpleegkundige segment 1
Gezinsconsulent
Praktijkondersteuner GGZ Wijkapotheker
Casemanager dementie
Contactpersoon gemeentelijke zaken
V&V teams 12-14 V&V-organisaties die door CZ Zorgkantoor t.b.v. Zoetermeer zijn gecontracteerd De factoren die meespelen in de zorgvraag van ouderen zijn: -toename comorbiditeit -minder beschikbare mantelzorg (veel alleenwonende ouderen, met kinderen verder weg wonend) -Het WMO beleid: meer gericht op thuiswonen. -beschikbaarheid van tijdelijke crisis opvang /respijtzorg (“zorghostel/tijdelijke zorg vph) In 2015 is in onze praktijk een huisarts gestart die tevens kaderarts ouderengeneeskunde is. Haar expertise zal niet alleen voor ons als centrum maar voor heel Zoetermeer een aanwinst zijn.
4
Verkenning wijkverpleegkundige praktijk, H.vd Hoeven, directeur zorg SGZ, nov 2014
7
5. Ketenzorg 5.1 Prioriteiten op het gebied van ketenzorg Ketenzorg is een samenhangend geheel van doelgerichte en planmatige activiteiten en / of maatregelen gericht op een specifieke patiëntencategorie. Hierbij staat de (chronische) patiënt centraal en zal deze patiënt meer in de vertrouwde omgeving zorg ontvangen dan in de tweede lijn. Vanuit de SGZ zijn een aantal ketenzorgmodules ontwikkeld met vaste afspraken met de betrokken disciplines en richtlijnen voor de huisartsen en POH gebaseerd op de NHG en CBO. Op het intranet van de SGZ is het zorgaanbodplan van de geïntegreerde eerstelijnszorg en ketenzorg beschikbaar.
5.1.1Diabetes Mellitus Het merendeel van de zorg voor patiënten met Diabetes type 2 vindt plaats in de huisartsenpraktijk ( ongeveer 88% in de Watertoren) . Dit wordt 3 keer per jaar gedaan door de Praktijkondersteuner en 1 keer per jaar door de huisarts. Daarnaast wordt intensief samengewerkt met de diëtist, podotherapeut, de optometrist, oogarts en internist. Inmiddels wordt sinds 2011 de instelling op insuline ook volledig door de POH en huisartsen gedaan. Er wordt gewerkt volgens de richtlijnen van de sinds 2007 in Zoetermeer opgezette Diabeteszorggroep. Jaarlijks worden in het wijksamenwerkingsverband de kwalitatieve en kwantitatieve prestatie-indicatoren per praktijk teruggekoppeld. Naar aanleiding hiervan worden per praktijk verbeterpunten opgesteld.
5.1.2Astma en COPD De zorg voor patiënten met astma en COPD wordt in toenemende mate protocollair gedaan door de POH. Er is sinds 2011 een DBC COPD. In het zoetermeerse zorgprogramma zijn werkafspraken vastgelegd tussen huisartsen en andere betrokken hulpverleners. Vanaf 2017 wordt ook astma een zorgprogramma. Jaarlijks worden de prestatie-indicatoren per praktijk teruggekoppeld via de SGZ.
5.1.3Palliatieve zorg, Onder palliatieve zorg valt alle zorg die erop gericht is de patiënt met een levensbedreigende ziekte een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven te geven. Voor huisartsen is dit een belangrijk onderdeel van hun werk . Er wordt intensief samengewerkt met verschillende disciplines. Binnen de Watertoren zijn de huisartsen in principe in de terminale fase constant bereikbaar voor hun patiënten, al wordt in uitzonderlijke gevallen de zorg soms overgedragen aan een van de collega´s of in avond nacht en weekend naar de HAP. In Zoetermeer wordt met name intensief samengewerkt het met technisch team van de thuiszorg. Huisartsen staan in afstemming met de patiënt open voor euthanasiewens.
5.1.4 Psychogeriatrische zorg, Gezien de vergrijzing van de bevolking zal het aantal patiënten met dementie toenemen, vooral in de thuissituatie. De huisartsen van de Watertoren zijn geen vaste arts van een verzorgingshuis, dus zij zijn met name verantwoordelijk voor een steeds ouder wordende populatie in de thuissituatie. De huisartsen hebben bij het signaleren van mogelijke aanwijzingen voor dementie een actieve opstelling. In Zoetermeer bestaat er ketenzorg Dementie, waarbij een patiënt bij wie de diagnose dementie gesteld is een casemanager toegewezen krijgt die zowel naar patiënt en familie een regisserende functie krijgt, vaak in samenwerking met de huisarts. Binnen het zorgplan kwetsbare ouderen is ook specifieke aandacht voor polyfarmacie. In dit project wordt samen met apothekers obv bepaalde risicofactoren bij een aantal patiënten per jaar per huisarts kritisch gekeken naar de medicatie die een patiënt gebruikt en daar wordt naar de patiënt advies over gegeven. Veiligheid en valpreventie zijn hierbij de belangrijkste overwegingen.
8
5.1.5 Cardiovasculair risicomanagement De ketenzorg CVRM om 2011 gestart, hoewel in de Watertoren al CVRM spreekuren werden gedaan door de POH. Er is nu een afgebakend traject van protocollaire zorg voor bepaalde risicogroepen. Vanaf 2013 is daar de zorg voor patiënten na een CVA bijgekomen . Vanaf 2012 is ook van start gegaan met het preventieconsult .
5.1.6 Geestelijke gezondheidszorg Sinds 2011 is er een Praktijkondersteuner GGZ in het centrum aanwezig, inmiddels voor 0,4 FTe voor de drie praktijken. De POH GGZ ziet vooral patiënten met klachten als somberheid, angstklachten, depressie, burnout,werkgerelateerde - en relatie problemen. Hij overlegt laagdrempelig met de huisarts en kan waarnodig verwijzen naar een GGZ instelling.
6. Personeel 6.1 personeelsbeleid Al het personeel in de huisartsenpraktijken is in (loon) dienst van de SGZ (stichting georganiseerde eerstelijnszorg Zoetermeer) . Dit houdt in dat de CAO gezondheidscentra wordt gevolgd, inclusief een uitkering van AHG gelden aan het eind van het jaar. De huisartsen zijn werkbaas op de werkvloer en bepalen binnen de daarvoor geldende kaders zelf het personeelsbeleid en invulling van vacatures. Uitgangspunten bij het personeelsbeleid zijn:
professionaliteit: alle medewerkers zijn gediplomeerd eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers, ieder heeft zijn taken binnen het team. waarborgen van open sfeer, arbeidssatisfactie , flexibiliteit. streven naar behapbare werkdruk , zonder minuten te “turven” (bewust lichte overformatie tov normpraktijk ) aandacht voor opleiding, nascholing (intern en extern) ruimte voor persoonlijke aandacht en groei (functioneringsgesprekken, visiedag ) Binnen elke praktijk is elke huisarts zelf verantwoordelijk voor functioneringsgesprekken en dagelijkse gang van zaken met de vaste praktijkassistente. De praktijkcoördinator heeft de taak personeelsbeleid in haar pakket en wordt hierbij ondersteund door PZ van de SGZ. Bij assistenten is er een coördinerend assistente aanspreekpunt voor collega assistenten en de huisartsen. Zij overlegt regelmatig met de praktijkcoördinator. Hierdoor is de slagkracht bij veranderingen groot, er zijn korte lijnen en snelle communicatie. Alle huisartsen , assistenten en POH werken parttime. De minimumaanstelling is 0,4 fte, omdat er anders geen continuïteit mogelijk is. Assistentes zitten zoveel mogelijk voor 1 vaste praktijk (max 2 verschillende praktijken ) en delen een aantal backofficetaken. De drie duopraktijken hebben ieder patiënten op naam, met vaste werkdagen voor de huisartsen en assistentes . Alle assistentes zijn inzetbaar bij uitvoering van gedelegeerde medische handeling. De POH-S, de POHGGZ en de ELV hebben spreekuren op vaste dagen.
6.2 Taakverdeling en portefeuilles. Huisartsen: Binnen het centrum heeft de praktijkcoördinator een aanstelling van 3 uur per week voor een aantal overkoepelende taken (roosters, PZ, contactpersoon intern/extern , financiën, kwaliteitsbeheer, accreditatie) Daarnaast heeft elke huisarts een aantal portefeuilles waar hij/zij voor verantwoordelijk is. Binnen de portefeuille neemt de huisarts zelf beslissingen. (nieuwe) taken en afspraken of overkoepelende zaken worden in een operationeel of strategisch artsenoverleg besproken en besloten. 9
tabel 2
Naam huisarts
Portefeuille intern
Externe functie
Carolien Bakker
onderwijs assistentes
Huisartsopleider
opleiding AIOS /stagaires doktersassistenten polyfarmacie astma/copd Jens Graupner
Huisvesting,
Begeleiding co-assistenten
BHV Financiën ECG/cardiovasculair Opleiding co-assistenten Dorine Hehemann
Start per 1 mei 2016
Shanti van MaurikBrandon
Ouderenzorg (inclusief ELV)
Kaderarts ouderenzorg
Website/praktijkfolder Automatisering Diabetes
Betty Sum
Griepvaccinaties Protocollenbeheer Diabetes
Nicole Zwaga
Praktijkcoordinator (intern en extern aanspreekpunt, personeelszaken, assistenten coördiatie, poh coördinatie, financiën) -opleiding AIOS
-WDH coördinator Zoetermeer -lid HAP bestuur
-NHG accreditering (jaarverslag/beleidsplan)
-lid FTO raad
-kwaliteitsbeheer, voorraadbeheer
-SGZ strategisch overleg
-VIM meldingen ,klachtenbehandeling
-Huisartsopleider
-roosterplanning huisartsen(+waarneming) -POH GGZ , POH S -astma/copd
Assistentes : Elke assistente heeft een aantal extra taken/portefeuilles naast triage/spreekuren/administratie. Een van de assistenten is coördinerend assistente en vanuit die functie aansturend. Zij vormt het aanspreekpunt. 10
tabel 3
Naam assistente
Taken , portefeuilles
Praktijk
Natasja Donker
Coördinerend assistente , roosterplanning assistenten/waarneming. inwerken assistenten, klachtenafhandeling, VIM, receptuur, externe communicatie, griepvaccinaties
NZ /BS
Lilian Krijger
Hygiene, koude keten
CB/DH en JG/SM
Anouk van der Meer
Protocollen, wondzorg, stagaire doktersassistente, website, voorraadbeheer, gebouw
JG/SM en NZ/BS
India van der Zweep
Boodschappen, lief&leedpot, ICT,
JG/SM
7. Praktijkorganisatie 7.1 Het gebouw Het gebouw bevindt zich in de wijk Rokkeveen bij een winkelcentrum. In 2012 is het grondig verbouwd. Er is voldoende parkeergelegenheid. Het rolstoeltoegankelijke gebouw van totaal 220 m2 beschikt op de begane grond over een centrale wachtruimte voor de huisartsen. Op de eerste verdieping zijn de fysiotherapeuten gehuisvest. (bereikbaar met lift) De apotheek en de thuiszorg bevinden zich aan de ingang van het gebouw. Er is een open balie en een aparte vergaderkamer. Er zijn 4 toiletten inclusief 1 invaliden-toilet in het pand. Het gebouw is voorzien van nooduitgang, alarmsysteem en airconditioning. De brandslang en de AED in de ruimte voor de balie worden jaarlijks gecontroleerd. Tabel 4; indeling praktijkgebouw
Ruimte
Aantal
m2
Receptie/balie
1
12
Wachtruimte
1
18
Spreekkamer 1-5
5
10
Lab
1
6
Behandelkamer
1
12
Praktijkassistentenruimte
1
8
POH kamer
2
10
Invalidentoilet
1
3
Vergaderkamer
1
20
Extra spreekkamer (ha/elv)
1
8
11
7.2 Spreekuurorganisatie De praktijken zijn op werkdagen open van 8-17 uur , met een lunchpauze van 13-14 uur. Er is een centrale balie waar elke praktijk zijn eigen plek heeft met een vaste assistente per praktijk per dag. Bij dringende zorgvragen (na triage) kunnen mensen dezelfde dag terecht, bij spoedgevallen wordt direct zorg geboden . Er is uitsluitend spreekuur op afspraak (muv spoed). De huisartsen hebben het spreekuur identiek ingedeeld. De praktijken van BS/NZ en van CB/DH hebben 10 dagdelen spreekuur (muv het spreekuur van de AIOS) en de praktijk van JG/SM heeft 13 dagdelen spreekuur. Iedere duopraktijk heeft zijn eigen patiënten, bij afwezigheid van een arts van de betreffende praktijk kunnen patiënten voor dringende zaken bij een van de andere artsen terecht. Tabel 5; organisatie van het spreekuur januari 2016
Werkdag Type spreekuur
Dagdeel
Uren Ma
Afspraakspreekuur huisarts
Di
Wo
Do
Vrij
8.10-10.00
2
CB
DH
DH
CB
DH
10.00-11.30
1,5
JG
SM
JG
JG/SM(1/2)
JG/SM
14.00-16.10
2
NZ
NZ
BS
BS
NZ
Visites
1230-14
1,5
Terugbelspreekuur
1130-1230
1
Overleg/overig
11.30-12, 16.30-17
1
HZ
NS/HZ*
HZ/ns*
HZ/NS
NS
Aios1
Aios1
X
Aios1
Aios1
Aios2
Aios2
Aios2
(excl. spreekuur AIOS)
Bijzonder spreekuur 1.
POH somatiek
14 dagdelen
2.
Assistente
8 dagdelen
3.
AIOS
afhankelijk van onderwijs
POH GGZ (fred snoek)
Aios2 PS
FS, PS
FS
PS
ELV (Petra van Schayik)
om de week extra aanwezig op woe of dinsdag
De assistentes werken parttime, op vaste dagen. Per praktijk zijn er maximaal 2 assistenten verantwoordelijk. Tussen 8-10 uur en tussen 14-15.30 doen zijn uitsluitend balie en telefoontaken (triage). Daarnaast hebben zij volgens schema een assistentenspreekuur, waarbij zij patiënten van de 3 praktijken zien. Er zijn altijd minimaal 2 assistenten aan de balie. Op dinsdagochtend en woensdag middag is er een apart wrattenspreekuur. Verder zijn de verrichtingen op het assistentenspreekuur niet thematisch gebonden. Zij voeren de volgende handelingen zelfstandig uit: cervixuitstrijkjes, im injecties, wondzorg,hechtingen verwijderen, cerumenlavage, audiogram, ecg maken(beoordeling arts), enkel-armindex, bloeddrukmeting, vingerprikken voor crp,hb, glucose, D-dimeer. De POH-somatiek doen samen 14 dagdelen spreekuur. Zij verzorgen zelfstandig de spreekuren conform de afspraken bij de zorgprogramma’s bij Diabetes (inclusief instellen op insuline), bij astma/copd en bij hartvaatziekten/Cvrm. Patiënten komen zoveel mogelijk bij een vaste POH.
12
De POH GGZ werkt op 2 dagen voor de 3 praktijken. De eerstelijnsverpleegkundige is verantwoordelijk voor de ouderenzorg (van screening/signalering tot casemanagement en logistieke hulp bij crisissituaties ) van de 3 praktijken. In overleg met de huisartsen wordt bepaald welke patiënten tot haar doelgroep behoren. Zij werkt 3 dagen in deze functie , maar is veelal op huisbezoek of extern bij overleg. Er zijn vaste overlegmomenten. Per maart 2016 start er een tweede ELV.
7.3 Telefonische bereikbaarheid Na een pilot om de bereikbaarheid te toetsen is gekozen voor een nieuwe telefooncentrale. Hiermee heeft elke praktijk een eigen nummer met 9 lijnen en een keuze menu met keus voor spoed, receptenlijn en assistente spreken. Er is een aparte geheime overleglijn. Daarnaast is de organisatie van de praktijk veranderd (3 balies met op piektijden alleen telefonie en balie).Dit heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de bereikbaarheid en daardoor verlichting van de werkdruk.(beter planbaar). Dit wordt jaarlijks geëvalueerd. Bij diverse metingen blijkt dat de spoedlijn binnen 30 seconden (conform de norm) beantwoord wordt. Het streven is om de wachttijd voor het spreken van een assistente bij de gewone lijn binnen 2 minuten te houden, in het algemeen lukt dit. (>80%) 5 Het is 24 uur per dag mogelijk de receptenlijn in te spreken. Daarnaast is het ook mogelijk recepten via de website te bestellen (24 uur per dag) .
7.4 ICT De ICT van de Watertoren wordt ondersteund vanuit het systeembeheer van de SGZ. Er zijn 13 computerwerkplekken in de praktijk, allen met een internetaansluiting. Daarnaast zijn er 3 scanners en een kopieerapparaat/fax. Er wordt gewerkt met Medicom. Uniek voor Zoetermeer is dat alle huisartsenpraktijken Medicom gebruiken en de apotheken Pharmacom. Dit maakt dat we, met in achtneming van privacyregels, bij waarneming toegang hebben tot het volledige dossier van de patiënt. Op de Huisartsenpost van Zoetermeer is het Hapicom systeem in gebruik. Doordat alle apotheken in Zoetermeer een gekoppeld systeem hebben is er bij elke patiënt snel informatie beschikbaar over medicatiegebruik, contraïndicaties, intoleranties en bv ook de nierfunctie. (MDRD). Dit verkleint de kans op fouten en vergroot te patiëntveiligheid. We registreren volgens de ADEPT richtlijn, met ICPC codering. Verwijzen gebeurt zo veel mogelijk digitaal via Zorgdomein. Ziekenhuisgegevens zoals lab- en röntgenuitslagen en specialistenbrieven worden middels een edifact systeem via een beveiligde internetverbinding verstuurd. Eventuele papieren post wordt gescand en gekoppeld aan het dossier van de patiënt. Patiënten hebben zelf nog geen digitale inzage in hun dossier/uitslagen. Ook in het ketenzorgtraject is het nog niet mogelijk om alle deelnemende hulpverleners (en de patient) in een zelfde dossier te laten werken. Tot nu toe kost dit nog extra administratie en overdracht. Er wordt wel vanuit de HVZ en de SGZ een verkenning gedaan naar de mogelijkheden hiertoe. Dit kan via MGM Tot nu toe is er nog geen mogelijkheid tot e-consult of digitaal afspraken maken. We wachten de resultaten van pilots elders in Zoetermeer af voor we besluiten of we dit willen implementeren.
5
eindrapportage telefonische bereikbaarheid, Gezondheidscentrum de Watertoren 2010, Marja Lambregts en Obelon
13
7.3 Privacy In ons privacy reglement staan de richtlijnen rondom privacy beschreven. Deze zijn gebaseerd op de richtlijnen van de KNMG. Alle medewerkers zijn bekend met dit reglement. Bij nieuwe medewerkers, stagiaires wordt een privacyverklaring ondertekend. Bij de verbouwing van de praktijk is middels glazen wanden de overspraak van de balie teruggedrongen hetgeen de privacy verhoogt.
7.4 Overlegvormen en samenwerking Er zijn zowel interne als externe overlegvormen en samenwerkingsstructuren. Intern Om het kwaliteitsbeleid te optimaliseren, de interne communicatie en de onderlinge sfeer te bevorderen en zo efficiënt mogelijk te houden zijn er een aantal overleg vormen binnen het team. OVERLEG
INHOUD
WIE
WANNEER
Huisarts-assistente
Dagelijks patiëntenoverleg
Vaste ha-ass
dagelijks eind vd ochtend
Assistenten overleg
Taakverdeling, lopende zaken, roosters
Coörd assassistenten
Elke 2 maanden
Werkoverleg
Protocollen, vim, mededelingen, voortgang actielijst,praktijkzaken
Ass, poh , ha, aios
Maandelijks, di of do 13-14 uur
Operationeel artsenoverleg
Lopende praktijkzaken, personeelszaken, externe ontwikkelingen,
Huisartsen
2 keer per maand, ma of woe /do 10-11uur
Strategisch artsenoverleg
Visie/besluitvorming beleidsmatige zaken, lange termijn (personeel/groei/praktijkorganisatie/kwaliteit)
Alle huisartsen
3 keer per jaar, avond van 1930-2130 uur
POH-artsen
Zorgprotocollen, indicatoren, organisatie
Praktijk coord-poh (+andere ha)
4 keer per jaar di of di 12-13 uur
Praktijkcoordinator coord ass
Communicatie, personeel, roosters,ontwikkelingen
Praktijkcoördcoördinerend ass
Elke 2 weken, ma 1130-12 uur
Teamdag
Beleid , visie
Allen
Jaarlijks
HA- ELV
Patiëntenzorg ,beleid
Ha-elv
Maandelijks en ad hoc
14
Extern Bovendien zijn er externe overlegstructuren met samenwerkingspartners Overleg
Inhoud
Wie
Wanneer
Wijksamenwerkingsverband
Wisselende onderwerpen, bv jeugd/ouderen/ft/ggz
Alle betrokken partners bij dit thema
1 keer per maand 1230-14 uur
Wijkverpleging
Patiënten
Thuiszorg mn vierstroom -ha
Ad hoc
FTO
Thematisch, doelmatig voorschrijven,
Hagro
4 keer per jaar 2 uur
Apotheek
Polyfarmacie, beleid
Ha-apo WT
2-3 keer per jaar
ziekenhuiscommissie
Afstemming 1e 2e lijnt
Afvaardiging hagro
4 keer per jaar
SGZ operationeel directieoverleg
Beleid en operationele zaken
SGZHa en directie sgz
4 keer per jaar
Hagro
Praktische zaken,
Huisartsen uit de hagro Rokkeveen (3 centra)
3 keer per jaar
SGZ strategisch beleidsoverleg
Visie , beleidsontwikkeling
Praktijk coördinatordirectie
2 keer per jaar
7.5FTO In Zoetermeer wordt er 4 keer per jaar, onder supervisie van de FTO raad een FTO met een bepaald thema centraal voorbereid (door een huisarts en een apotheker) voor alle hagro’s. Per Hagro en de bijbehorende apothekers per wijk wordt er informatie uitgewisseld over een bepaald thema . Er worden afspraken gemaakt over doelmatig voorschrijven. Via presciptiecijfers wordt er feedback gegeven en er worden beleidsafspraken gemaakt. In 2016 start er ook een DTO (diagnostisch toetsoverleg).
7.6 Wijksamenwerkingsverband. Maandelijks wordt er vanuit de SGZ een bijeenkomst gehouden over een van de zorgprogramma’s. Per wijk worden hierbij alle betrokken hulpverleners uitgenodigd, met als spil meestal de huisarts. Dit kan bv gaan over de jeugdzorg, ouderenzorg, verloskunde, diabeteszorg, polyfarmacie etc. Deze bijeenkomsten worden genotuleerd en afspraken en adressen staan op intranet. Zoetermeer kent een uitgebreide overlegstructuur. Het betreft hier niet alleen de interne overlegstructuur van de samenwerkende huisartsenpraktijken op 1 locatie, maar ook daarbuiten is er een zeer uitgebreid netwerk van overleggen waar eerstelijnshulpverleners elkaar treffen. De interne overlegstructuur is beschreven in het praktijkjaarverslag. De externe overlegstructuur is terug te vinden in het 'zorgaanbodplan geïntegreerde eerstelijnszorg en ketenzorg' van de SGZ. Dit document staat op het intranet.
15
8 . Zorgkwaliteit 8.1 Zorggebied Het zorggebied is met name het westelijk deel van de de wijk Rokkeveen, een wijk met opgroeiende gezinnen en zelfstandig wonende ouderen. Veel ouderen zijn aangewezen op thuiszorg en mantelzorg, al is die vaak slechts beperkt beschikbaar: kinderen wonen ver weg of mensen zijn kinderloos. Buren zijn vaak zelf kwetsbaar. In de wijk is geen verpleeghuis of woonzorgcentrum, wel veel seniorenwoningen. In de wijk staat wel het ontmoetingscentrum voor mensen met dementie In Zoetermeer zijn wel een aantal woonzorgcentra, een hospice en een zorghostel (voor tijdelijke zorg). De meeste patiënten worden verwezen naar het Lange Land ziekenhuis in Zoetermeer, een basisziekenhuis In de wijk Rokkeveen staat nog een HOED en een ander gezondheidscentrum.
8.2 Basisaanbod We bieden basis huisartsen zorg in de breedste zin van het woord van acute zorg tot chronische zorg en palliatieve zorg. Dit gebeurt van 8-17 uur binnen de praktijk. In avond –nacht-en weekenddiensten kunnen patiënten terecht bij de Huisartsenpost (HAP) Zoetermeer, welke naast de SEH van het Lange Land ziekenhuis ligt. Na contact met de huisartsen post krijgt de huisarts automatisch bericht via een zogenaamd snuffelverslag. De zorg wordt geleverd via consulten, telefonisch contact(terugbelspreekuur door de arts) of visites. De patiënten kunnen ook bij de AIOS terecht voor hun consult. Via een triagesysteem wordt de aard en tijdstip van zorg bepaald.
8.3 Extra aanbod De huisartsen bieden in het centrum de mogelijkheid tot het maken ECG’s, het plaatsen van spiralen, dopplers , thuisbloeddrukmetingen, audiogrammen en kleine chirurgische verrichtingen . Via zorgdomein kan worden gecommuniceerd voor tele-dermatologie, cardiologie en telefunduscopie.
8.4 Preventie Preventie is een onderdeel van onze praktijkvoering. Door deelname aan de ketenzorgprogramma’s DM , CVRM, HVZ, COPD (en sinds 2016 astma) worden patiënten volgens protocol regelmatig bij de POH gecontroleerd. Jaarlijks stellen we obv de indicatoren ons beleid bij. Met de ketenzorg ouderen en de inzet van een eerstelijnsverpleegkundige (ELV) voor ouderenzorg wordt na screening middels een TRAZAG voor kwetsbare ouderen een zorgplan gemaakt met als doel hen langer zelfredzaam en veilig thuis te kunnen laten wonen. De ELV draagt ook zorg voor casemanagement bij dementerende ouderen. Bij module ouderenzorg hoort ook een polyfarmaciecheck met de huisarts en apotheker. We verzorgen tevens de cervixscreening voor het BVO. Voorheen hebben we reizigersadvisering aangeboden, maar dit bleek te arbeidsintensief .
8.5 GGZ Twee dagen per week is een POHGGZ in de praktijk aanwezig, die voor de 3 praktijken patiënten ziet in gesprekken van een uur. De aard van de problematiek is divers: angstklachten, depressie, burnoutklachten, relatieproblemen, ADHD en rouwverwerking. Waar nodig overlegt de POHGGZ met de huisarts en/of verwijst door naar de tweedelijn GGZ.
8.5 Acute zorg De praktijk is overdag via een aparte spoedlijn bereikbaar. Voor ANW zorg is de praktijk aangesloten bij de HAP Zoetermeer, gelegen naast de SEH van het Lange Land ziekenhuis. Er wordt gewerkt met hapicom, met directe inzage in medicomdossiers. (waar alle huisartsen in Zoetermeer mee werken)
16
8.6 Chronische ziekten Grafiek V; chronische aandoeningen 2015
chronische aandoeningen 2015 Watertoren 800 700 683
aantal patiënten
600 500 456
400 382
300 200 100
112
0 Diabetes
COPD
Astma
HVZ
Het aantal kwetsbare ouderen (volgens de definitie van de TRAZAG screening ligt voor de 3 praktijken op 230. In de drie praktijken samen zijn er 42 thuiswonende dementerenden.
9. Kwaliteitsbeleid 9.1 Algemeen Sinds de eerste praktijkaccreditatie in 2007 zijn we ons heel bewust van ons kwaliteitsbeleid en de implementatie hiervan in de dagelijkse praktijk. We streven naar optimale kwaliteit van zorg en veiligheid voor onze patiënten. Dit betekent dat we alleen gediplomeerd personeel hebben, dat ook regelmatig nageschoold wordt. Bovendien worden werkprocessen en kwaliteitsrichtlijnen geborgd. Om curatief en preventief professionele zorg te leveren wordt gewerkt volgens NHG standaarden, de NHG triageklapper, de FTO afspraken en de zorgprotocollen van de SGZ. Het kwaliteitsbeheer valt onder de praktijkcoördinator. De afspraken over de verschillende kwaliteitsprocessen zijn te vinden in een digitale map op intranet van de Watertoren en in een aantal mappen achter de balie. Kwaliteitsprocessen in de praktijk zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Beheer kwaliteitssysteem Veiligheid en Hygiëne (oa sterilisatie instrumenten) beheer koude keten voorraadbeheer , medische middelen, gebruiksmiddelen beheer gegevens patiënten. (inclusief privacy) protocollen gedelegeerde medische handelingen (oa laboratoriumtesten) bereikbaarheid, communicatie (telefonisch, folder, website) 17
8. klachtenregistratie en VIM meldingen 9. (herhaal) receptuur Ketenzorgspreekuren gaan volgens de richtlijnen uit de zorgprogramma’s van de SGZ die overkoepelend is voor heel Zoetermeer.
9.2 Patientveiligheid Patiëntenveiligheid is een belangrijk speerpunt. Dit is zichtbaar in het verbeterplan voorraadbeheer, het aanwezig zijn van een AED, aandacht voor polyfarmacie, de koude keten, nascholingen, een spoedlijn. Bovendien is in 2010 het Veilig Incidenten Melden protocol geïmplementeerd. Dit betekent dat incidenten laagdrempelig worden gemeld bij de coördinator en besproken worden in het werkoverleg met als doel herhaling voorkomen. Daar waar nodig wordt nav een Vim melding het proces aangepast. Jaarlijks volgt er een overzicht van VIM meldingen. Alle medewerkers hebben verplicht een hepatitis B vaccinatie. Bovendien wordt gestimuleerd ook jaarlijks een griepvaccinatie te nemen om zo geen patiënten te besmetten.
9.3 Scholing en onderwijs Huisartsen volgen jaarlijks minimaal 40 uur scholing tbv hun herregistratie. Deelname aan samenwerkingsverbanden en FTO’s vergroot ook de kennis. POH volgen jaarlijks 20 uur nascholing, veelal georganiseerd vanuit de ketenzorggroepen om zo het Zoetermeers beleid af te stemmen. In het team zijn 2 EKC-ers, en 1 kaderarts (ouderenzorg) en 2 huisartsopleiders. De jaarlijkse reanimatie/AED scholing is voor alle medewerkers verplicht. Afhankelijk van behoefte worden er extra scholingen voor de assistenten aangeboden, bv triagetraining, wondzorg, acute zorg, ECGs maken en omgaan met weerstand. In twee praktijken worden AIOS (artsen in opleiding tot huisarts) vanuit het LUMC opgeleid. De artsen hebben een eigen spreekuur onder supervisie van hun opleider. Daarnaast volgen zij wekelijks onderwijs in Leiden. Ook de opleiders volgen onderwijs voor deze functie. Naast de verantwoordelijkheid voor het zorgenvoor nieuwe collega’s houdt opleiden ons scherp,op de hoogte van ontwikkelingen en geeft diepgang aan het vak.
9.4 Veiligheid en hygiëne In het team zijn 2 BHV- ers, die jaarlijks een training volgen. Het gebouw is beveiligd met een alarmsysteem buiten kantooruren. De ruimte bij spreekkamers en assistenten is alleen via een deur met slot bereikbaar (wel glazen wand). Elke kamer heeft een alarmering en er is een camerasysteem om toezicht te houden op de wachtkamer en de ruimte bij de balie. In de ruimte tussen balie en wachtkamer hangt een AED en een brandslang. Jaarlijks is er een AEd training . Er wordt volgens de NHG hygiënerichtlijn gewerkt, er is een koudeketen systeem. Alle medewerkers zijn gevaccineerd tegen hepatitis B.
9.5 Voorraadbeheer en medische middelen Er is een systeem om te zorgen dat er voldoende voorraad is van benodigde verbruiksartikelen zonder dat er te veel voorraad is die over datum gaat. Om dit systeem te optimaliseren wordt per 2016 het kanbansysteem geïntroduceerd volgens de LEAN principes. Hiermee wordt het proces van voorraadbeheer niet meer gedragen door 1 of 2 assistentes die wekelijks controleren maar wordt mbv magnetische strips bij het bereiken van het minimumaantal het product tijdig besteld. Dit is efficiënter en voorkomt verspilling. Voor het beheer van de artsen tas bestaat een apart protocol in samenwerking met de apotheek. zij houden met een excellbestand per tas bij wat er maandelijks vervangen moet worden. Bovendien doen zij jaarlijks een “grote controle”. 18
Medische apparatuur wordt jaarlijks geijkt . Een van de assistentes is verantwoordelijk voor de planning hiervan. In het jaarverslag staat een overzicht van apparatuur en ijkdata.
9.6 Protocollen gedelegeerde handelingen en overige protocollen Alle protocollen zijn te vinden in de protocollenmap. Dit is een fysieke map achter de balie . Daarnaast staat er op intranet van de Watertoren een map protocollen waarin al deze protocollen te vinden zijn. Een van de assistentes in verantwoordelijk voor het beheer van de protocollen, samen met een huisarts. Per protocol zijn een assistente of POH en een arts verantwoordelijk. Bij de evaluatiedatum van het protocol wordt dit door de verantwoordelijke (n) beoordeeld en zo nodig aangepast en besproken in het werkoverleg zodat een ieder op de hoogte is. De “protocollen assistente”zorgt voor de juiste versie in de map. Jaarlijks lopen de artsen in cyclus mee met de assistenten tijdens hun spreekuur om de gedelegeerde handelingen te zien en zo nodig verbeteringen te bespreken.
9.7 Klachtenregeling De praktijk is aangesloten bij de klachtenregeling van de SGZ (de stichting waar het gezondheidscentrum onder valt) en bij de klachtencommissie HKH Haaglanden. Patiënten krijgen een folder mee bij inschrijving en de regeling is te vinden op de website. Bovendien heeft de praktijk een eigen vorm van klachtenmelding voor patiënten, waarbij het uitgangspunt is dat een klacht een gelegenheid is om van te leren en de service te verbeteren . De klachtencoördinator van de praktijk streeft er naar deze binnen 6 weken af te ronden.
9.8 VIM procedure Binnen de praktijk werken we met de VIM procedure sinds 2010. Medewerkers melden het hele jaar door incidenten via het VIM formulier bij de VIM coördinator. De melding(en) wordt (en)bij het maandelijks werkoverleg besproken en er wordt een leerpunt of verbeterpunt voor het proces uit gedestilleerd. Soms leidt dit tot een nieuw protocol of procedure. Sinds 2015 hebben we een zogenaamde VIM –en complimenten week waarbij medewerkers alles wat negatief of positief opvalt melden. Door het werken met de VIM procedure wordt de drempel lager om (bijna) fouten te bespreken, leren medewerkers van elkaar en wordt duidelijk dat zorg een teamproces is. Doel is het proces verbeteren waardoor herhaling wordt voorkomen.
9.9 Ri&E Conform de richtlijnen van de LHV wordt er driejaarlijks een risico Inventarisatie en Evaluatie gedaan, uitgevoerd door de Personeelsafdeling van de SGZ (via een extern bureau) . De resultaten worden intern besproken en meegenomen in de jaarlijkse verbeterplannen.
9.10 Praktijkaccreditering Sinds 2006 nemen we deel aan de NHG praktijkaccreditatie. We zijn nu bezig met de derde driejaarlijkse accreditatiecyclus. Jaarlijks wordt het keurmerk aan ons toegekend met goede beoordelingen en met natuurlijk altijd nog verbeterpunten. Per 3 jaar worden ook de patientenenquetes gehouden. We nemen de suggesties altijd mee in overwegingen voor ons beleid.
19
10.
Doelstellingen 2016-2019
1. Eerstelijnsverpleegkundige project optimaliseren. 2. Streven naar digitaal communicatie systeem met thuiszorgorganisaties 3. In samenwerking met zorggroep, verzekeraars, kaderarts mogelijkheden voor respijtzorg en tijdelijke opvang ouderen uitbreiden. 4. Mogelijkheden digitaal afspraken maken voor patiënten verkennen (mijngezondheidnet) 5. Draaiboek/handboek jaarlijks aanpassen 6. Mogelijkheden e-consult verkennen en evt implementeren via gezondheidsnet 7. Ketenzorg astma volledig implementeren 8. Trainingen /scholingen poh en assistenten individualiseren. 9. Borgen van alle gemaakte verbeterplannen en protocollen via een digitaal systeem dat overal toegankelijk is (dropbox , haweb?) 10. Formulierendruk terugdringen , minder administratielast meer tijd voor patiënt. 11. Scannersysteem voor griepvaccinaties implementeren. 12. Kanban systeem dat is ingevoerd voor voorraadbeheer verbruiksmiddelen evalueren uitbreiden voor andere toepassingen.
Auteur beleidsplan: N.Zwaga,huisarts, praktijkcoördinator De Watertoren Website: www.huisartszwagasum.zoetermeergezond.nl www.huisartsenvanmaurikgraupner.zoetermeergezond.nl www.huisartsenbakkerhehemann.zoetermeergezond.nl
20
