FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Beleidsplan 2015-2016
55e bestuur Faculteitsvereniging Ibn Battuta Bijlage: Langetermijnvisie 2015-2020 Speerpunten breder bereik voor Ibn Battuta faciliteren dat commissies beter kunnen werken begin internationalisering door middel van EGEA breder aanbod boekenverkoop acquisitie innoveren een onvergetelijk lustrum Imago Wij zien Ibn Battuta als een toegankelijke en sociale vereniging aan de Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen. Dit imago willen wij graag voortzetten. Ons doel is een goede balans te creëren tussen activiteiten met verschillende doeleinden: sociale binding, verdieping van het vakgebied en voorbereiding op het werkveld. Als bestuur streven we naar een actieve, open en professionele houding. Introductieperiode Wij willen de opzet van de intensivering van de introductieperiode doorzetten en daarmee Ibn Battuta op de kaart zetten bij zowel eerstejaarsstudenten als nieuwe master- en schakelstudenten. Communicatie introductiedag Via verschillende kanalen willen we de nieuwe eerstejaarsstudenten goed informeren over de precieze invulling van de introductiedag. Studenten kunnen zich dan voorbereiden op het feit dat er de gehele dag activiteiten zullen plaatsvinden. Samen met de faculteit wordt er gekeken naar de mogelijkheden om dit te bewerkstelligen. Schakelstudenten en nieuwe masterstudenten Wij willen de bekendheid van de vereniging onder nieuwe masterstudenten vergroten. De volgende punten staan dan centraal: boekenverkoop, activiteiten en de sociale binding. Om dit te bereiken willen we nieuwe Groningse masterstudenten laten meedoen met de introductiedag voor de schakelaars. Activiteiten Alle commissies en werkgroepen die meerdere activiteiten per jaar organiseren, zullen in de introductieperiode een activiteit neerzetten. We gaan voor een verscheidenheid aan activiteiten zodat de nieuwe studenten gelijk een goed beeld hebben van de activiteiten die Ibn Battuta te bieden heeft. Bij alle activiteiten willen we de sociale binding naar voren brengen. Commissies Ook dit jaar zal in elke commissie een bestuurslid plaatsnemen, zodat het bestuur goed weet wat er speelt in elke commissie. Feesten met andere studieverenigingen willen we laten organiseren door een lid die het leuk lijkt om in de commissie plaats te nemen. Commissiekamer Commissies krijgen dit jaar de mogelijkheid om de commissiekamer te reserveren voor werkmomenten waarbij computers en/of telefoons onmisbaar zijn. Zo kan de commissie in alle rust samenwerken. De reservering is te allen tijden ter beoordeling door het bestuur zodat de commissiekamer zijn waarde behoudt als een kamer waar alle commissies welkom zijn. Het is dus niet de bedoeling de ruimte te reserveren voor vergaderingen. Het bestuur heeft de taak een Pagina 1 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
goedgekeurde reservering kenbaar te maken aan de leden. Verder willen we de commissiekamer efficiënter gebruiken door de ruimte op te ruimen. Commissiesollicitaties Bij de commissiesollicitaties wordt er duidelijk gemaakt welke functies er in de desbetreffende commissie zijn. Wij geven leden de mogelijkheid om tijdens de sollicitatie aan te geven welke functie de voorkeur heeft. Als bestuur geven wij een advies mee voor de functie voorzitter binnen een commissie. Voor de Buitenlandse Excursiecommissie, Carrièredagcommissie en de Almanakcommissie geven we ook een advies mee voor de functie penningmeester. De Eerstejaarscommissie zal haar roulerende systeem behouden. Commissieoverdracht Het komt vaak voor dat de commissies die in oktober wisselen de zomervakantie als einde van hun commissiejaar beschouwen. Hierdoor valt er een gat tussen het begin van het academisch jaar en de eerste activiteit van de nieuwe commissie. Dit willen we oplossen door de bestuursafgevaardigde in juni al plaats te laten nemen in deze commissie. Locatiebestand Afgelopen jaren zijn we goede en minder goede locaties tegengekomen bij de verschillende activiteiten. Dit jaar willen we beginnen om alle locaties vast te leggen in een locatiebestand. Op basis van dit bestand kan de bestuursafgevaardigde informatie geven over locaties die uit ervaring geschikt zijn voor bepaalde activiteiten. Hierdoor willen we bereiken dat het makkelijker wordt een goede locatie te vinden. EGEA In het kader van internationalisering, zoals genoemd in de langetermijnvisie, willen wij EGEA meer activiteiten laten organiseren in Groningen. Hiermee willen wij de bekendheid van Ibn Battuta vergroten onder internationale studenten. Het is echter wel nodig om goed te onderzoeken wat hun behoefte is. Daarnaast willen we kijken naar de mogelijkheid om één of enkele internationale studenten te betrekken bij EGEA. Deze studenten kunnen helpen bij de promotie van EGEA activiteiten en daarmee een schakel vormen tussen Nederlandse en internationale studenten. Promotie en communicatie Om in te spelen op de langetermijnvisie gaan wij tijdens de introductiedag, het introductieweekend en de rest van de introductieperiode aandacht besteden aan het downloaden van de app. Ons doel is om aan het einde van het verenigingsjaar 150 gebruikers van de app te hebben. In de communicatie naar buiten willen we actiever gebruik gaan maken van sociale media zoals LinkedIn en Twitter. Door contact te onderhouden met organisaties en alumni is het makkelijker om mensen die de vereniging of de faculteit al kennen aan te spreken. Tevens kan door de sociale media de bekendheid van Ibn Battuta worden vergroot onder organisaties die ons op dit moment niet steunen. Met regelmaat zal er na activiteiten één representatieve foto op Facebook geplaatst worden. Hierbij plaatsen wij een korte tekst over het succes van die activiteit met een link naar de website voor meer foto’s en activiteiten. Ten slotte houden we een oog op de trends in het gebruik van sociale media en gaan we kijken hoe Ibn Battuta in de toekomst hier beter gebruik van kan maken.
Pagina 2 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Contact met de faculteit Wij willen graag het contact met de faculteit verbeteren zodat Ibn Battuta op de hoogte blijft van haar bezigheden. Dit gaan we doen door minstens één keer per blok aanwezig te zijn bij het inloopuur van het faculteitsbestuur. Door verbetering van het contact kunnen activiteiten van Ibn Battuta beter afgestemd worden op de jaarplanning van de faculteit. Hierdoor kunnen docenten eerder bereid zijn om (studiegerelateerde) activiteiten te promoten tijdens de colleges of via Nestor. Zo hopen we meer studenten te bereiken. Learning Communities en Ibn Battuta De faculteit is bezig om een goede structuur van de Learning Communities op te zetten. Wij gaan in overleg met de faculteit kijken welke rol Ibn Battuta hier in kan spelen waarbij er meerwaarde is voor zowel de faculteit als de vereniging. Financiën Doorlopende machtigingen Binnenkort zullen doorlopende machtigingen worden ingevoerd. Zo hoeven leden niet bij elke activiteit waar dit nodig is een machtiging te tekenen. Bij het gebruik van doorlopende machtigingen zullen wij goed communiceren wanneer het geld wordt afgeschreven. Donateurs Komend jaar willen we de groep donateurs uitbreiden. Dit kan bijvoorbeeld tijdens alumnidagen en ander persoonlijk contact. Via donateurs kunnen we in contact komen met organisaties die iets kunnen betekenen voor Ibn Battuta. In het kader van de langetermijnvisie is ons doel om aan het einde van het verenigingsjaar 55 donateurs te hebben. Boekenverkoop Naast nieuwe boeken zal Studystore dit jaar ook tweedehands boeken aanbieden om de service naar studenten verder uit te breiden. Dit wordt pas na het eerste semester gerealiseerd omdat het in een opstartfase zit. Hiernaast zal de mogelijkheid bestaan voor studenten om hun boeken aan Studystore aan te bieden. Acquisitie Acquisitiebestand Het acquisitiebestand is een bestand waarin de organisaties zijn opgenomen die de vereniging al hebben gesteund met daarbij informatie die in de toekomst van pas kan komen. We gaan het acquisitiebestand aanpassen en uitbreiden. Dit bestand zal worden gemaakt door de Commissaris Externe Betrekkingen in samenwerking met de commissarissen acquisitie. De commissies die acquisitie lopen hebben de mogelijkheid dit bestand te raadplegen via de bestuursafgevaardigde. SponsorKliks Dit jaar gaan we gebruik maken van de website SponsorKliks. Sponsorkliks is een site waaraan veel webshops gelieerd zijn. Via de SponsorKliks-pagina van een vereniging kunnen leden bestellen bij webshops waar ze normaal gesproken ook al kopen. Het bestellen zal geheel hetzelfde zijn maar Ibn Battuta zal commissie ontvangen over elke bestelling die gedaan wordt. Zonder dat het voor het lid iets kost, komt een klein percentage ten goede aan de vereniging. Koffiekamer Koffieuren Dit jaar zullen wij weer koffie en thee aanbieden aan onze leden. Van maandag tot en met donderdag zal er tussen 9:30 uur en 13:30 uur een bestuurslid aanwezig zijn in de koffiekamer en op vrijdag zal dit van 9:30 uur tot 12:30 uur zijn. Wij zullen commissies, genootschappen en werkgroepen blijven stimuleren om koffieuren te gebruiken ter promotie van hun activiteiten. Pagina 3 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Cafeïnekaarten Het gebruik van cafeïnekaarten willen wij komend jaar doorzetten. Hiervoor willen we twee verschillende abonnementen aanbieden: een cafeïnekaart zonder mok voor 15 euro en een cafeïnekaart met mok voor 20 euro. We werken alleen met abonnementen die voor een heel jaar gelden. Iedereen die zijn abonnement niet verlengt, of een nieuwe mok bestelt, zal zijn of haar mok mee naar huis moeten nemen. Hierdoor zal er genoeg ruimte zijn in de kasten voor nieuwe mokken. Wij willen een goede binding hebben met de andere besturen in de vleugel en daarom willen we voor hen ook cafeïnekaarten beschikbaar stellen. Wel willen we bij hen benadrukken dat het niet de bedoeling is dat leden van andere verenigingen koffie komen halen. Zo blijft de koffiekamer een kamer voor de eigen leden. Borrels Borrelkroeg Het contract met Café ‘t Golden Fust is verlengd. Na de positieve ervaringen van afgelopen jaar zien we deze kroeg ook komend jaar graag als onze borrelkroeg. Café ‘t Golden Fust biedt financieel gezien een goed contract aan en de communicatie verloopt soepel. Activiteiten Wij streven ernaar vaker activiteiten voorafgaand aan borrels te organiseren. Op deze manier proberen we de opkomst op borrels te vergroten, en proberen we te bereiken dat leden eerder op borrels aanwezig zijn. Daarnaast wordt hiermee rekening gehouden met de toenemende studiedruk, zoals genoemd in de langetermijnvisie, zodat leden hun avonden efficiënt kunnen indelen. Lustrum Dit verenigingsjaar viert Ibn Battuta haar elfde lustrum. In samenwerking met onder andere de lustrumcommissie willen we in mei een schitterende lustrumweek neerzetten. De lustrumweek zal geen belemmering vormen voor het brede scala aan activiteiten die het gehele jaar door georganiseerd worden. Wij hopen dat het lustrum een reden zal zijn voor een toename van actieve leden van Ibn Battuta.
Pagina 4 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Langetermijnvisie 2015-2020
Faculteitsvereniging
Ibn Battuta Pagina 5 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Voorwoord Dit is de doorlopende langetermijnvisie van de Faculteitsvereniging der Ruimtelijke Wetenschappen Ibn Battuta, waarvan de eerste versie in 2015 gepresenteerd is. Een langetermijnvisie is geen vaststaand plan voor de komende jaren. Het is juist een visie op de toekomst, hoe deze er vanaf nu uitziet. Deze visie kan gebruikt worden als leidraad voor de komende beleidsplannen. Het is dus ook niet zo dat deze langetermijnvisie de komende vijf jaar in de kast ligt en dat er aan één lijn wordt vastgehouden tot 2020. Elk jaar zal deze visie aan het licht worden gesteld en zullen er veranderingen in worden aangebracht. Om te waarborgen dat dit op een goede manier gebeurt, dient de langetermijnvisie elke Februari-ALV geëvalueerd te worden. Dit leidt ertoe dat er elk jaar naar de toekomst wordt gekeken. Door nu al te denken over een mogelijk toekomstscenario zal er beter op ingespeeld kunnen worden. Hierdoor zal de vereniging flexibeler blijven en mee kunnen gaan in alle komende veranderingen. In het proces zijn verschillende momenten georganiseerd waardoor leden van Ibn Battuta ook inspraak konden hebben op deze visie. De opmerkingen die hieruit zijn voortgekomen hebben wij verwerkt in deze definitieve versie. Daarnaast heeft ook de Raad van Adviseurs haar blik geworpen op deze langetermijnvisie. Wij hopen dat deze langetermijnvisie een leidraad zal worden voor de komende jaren en dat er op de komende ontwikkelingen ingespeeld kan worden met een hierdoor gegenereerde een goede voorbereiding. Met vriendelijke groeten, Het 54e bestuur van Ibn Battuta Ronald Kleine Ellen Stoppels Steven Wester Wouter van Heugten Marc Boogert
Pagina 6 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Inleiding De langetermijnvisie zoals deze is opgesteld zal niet de gehele vereniging bij langs gaan, maar enkele actuele en toekomstige ontwikkelingen schetsen. Om de langetermijnvisie overzichtelijk te houden, zullen wij elke ontwikkeling apart beschrijven. De ontwikkelingen die wij zullen beschrijven hebben wij onderverdeeld in de volgende hoofdstukken: Studiedruk en studielast Internationalisering Promotie Financiën Acquisitie Afsluiting
Pagina 6 Pagina 8 Pagina 10 Pagina 12 Pagina 14 Pagina 16
De hoofdstukken zullen worden beschreven via een structuur die bestaat uit: de huidige situatie, visie en plan van aanpak. Daarnaast zal elk hoofdstuk worden afgesloten met doelen waarnaar de komende vijf jaar gestreefd dient te worden. Huidige situatie Ibn Battuta is een vereniging die staat voor voorbereiding op het werkveld, verdieping van het vakgebied en sociale binding. De voorbereiding op het werkveld bestaat uit onze bedrijfsbezoeken, de carriëredag en excursies. Bij verdieping van het vakgebied kunnen activiteiten langskomen zoals lezingen en excursies en voor sociale binding zijn vooral de activiteiten zoals borrels, feesten en sport en spel activiteiten. Voor deze verschillende categoriën zijn verschillende studenten geïnteresseerd. Deze verschillende studenten kunnen worden ingedeeld in bepaalde jaarlagen. Een grove inschatting is dat je de doelgroepen voor activiteiten kan onderverdelen in de volgende tabel: Jaarlagen 1 Bachelor 2 Bachelor 3 & 4 Bachelor Master Alumni
Sociale binding ++ ++ + + 0
Verdieping vakgebied 0 + ++ + +
Voorbereiding werkveld 0 + ++ Gebruik van ervaring
Zoals te zien is blijft de sociale binding belangrijk door de jaarlagen heen, maar verschuift de focus steeds meer richting de verdieping van het vakgebied en uiteindelijk naar de voorbereiding op het werkveld. Tegenwoordig zien we dat de meeste aanmeldingen van studenten vallen onder activiteiten met sociale binding. Dat betekent dat het grootste potentieel voor professionalisering van activiteiten ligt in activiteiten die op verdieping van het vakgebied en voorbereiding op het werkveld zijn gericht. De aanmeldingen die wij zien voor activiteiten zoals bedrijfsbezoeken, zijn vooral van masterstudenten die ook de bachelorfase hebben doorlopen bij Ibn Battuta. Echter is er een grote groep masterstudenten die wellicht geinteresseerd zijn in deze activiteiten, maar hier geen weet van hebben. Hier ligt een grote kans om je professioneler op te stellen en meer schakel- en masterstudenten te bereiken.
Pagina 7 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Visie Om stabiliteit van het aantal actieve leden te behouden, dien je de eerstejaarsstudenten direct in de introductietijd te overtuigen. De actieve eerstejaars zijn namelijk de zekerheid voor de komende jaren. Actieve leden worden gedefinieerd als zij die vaak op activiteiten komen en eventueel in commissies actief zijn. Wanneer eerstejaarsstudenten actief zijn bij Ibn Battuta, dan ontdekken zij de veelzijdigheid van de vereniging en kunnen ze binnen de vereniging hun plek vinden. Jezelf plaatsen in een nieuwe groep zal vooral in het begin van je studententijd gebeuren. Wanneer eerstejaarsstudenten aan het begin van hun studietijd worden overtuigd, en hun plek vinden binnen de vereniging, zullen zij ook in de toekomst actief blijven. Doordat onze actieve leden uit de bachelorfase komen is het logisch dat er meer animo is voor sociale activiteiten. Om te professionaliseren dien je dus meer schakel- en masterstudenten te bereiken, omdat zij juist geïnteresseerd zijn in vakgebied- en carrièregerichte activiteiten. Ook deze activiteiten dienen continu aangeboden te worden. Verder is het van belang rekening te houden met een grotere studiedruk en studielast, waardoor leden minder tijd hebben voor activiteiten. Hier kan op worden ingespeeld door prioriteit te geven aan kwaliteit boven kwantiteit bij verschillende soorten activiteiten. Plan van aanpak Door een uitbreiding van de introductieperiode kun je als vereniging jezelf presenteren naar de eerstejaarsstudenten. Wanneer je zorgt dat alle commissies een activiteit organiseren in de maand september, zal de variatie aan activiteiten worden gepresenteerd aan de eerstejaarsstudenten en kunnen zij worden overtuigd van de veelzijdigheid van de vereniging. Ibn Battuta laat dus in de introductieperiode zien dat zij van waarde kan zijn voor een zeer grote groep studenten en behoeften. Enthousiasme vanuit het bestuur en de vereniging en een uitgebreid programma tijdens deze introductiedag en -periode zijn een noodzaak. Naast een goed aanbod van activiteiten voor bachelorstudenten, is dit ook voor schakel- en masterstudenten van belang. Om deze studenten te bereiken dien je hiervoor al in september gerichte activiteiten te organiseren. Ook is een goede introductiedag en -periode belangrijk voor schakelstudenten en instromende masterstudenten. Nu de Werkgroep Bedrijfsbezoeken (WBB) in september wordt aangesteld, blijkt het lastig te zijn om direct activiteiten te organiseren, omdat er eerst contacten met bedrijven moeten worden gelegd. Twee instroomfases voor de WBB zijn hier naar ons idee een goede oplossing voor. Daarom hebben wij ervoor gekozen een aantal werkgroepleden tot februari 2016 actief te houden, om deze halfjaarslijkse wissel voortaan mogelijk te maken. Wanneer de instroom van nieuwe mensen in februari wordt vastgehouden, kunnen zij direct bezig voor de contacten en bedrijfsbezoeken in september tot en met januari. Hierdoor kun je direct in de introductieperiode activiteiten aanbieden voor de masterstudenten en zal hier dus geen ‘activiteitengat’ in ontstaan. Daarnaast zal met de planning van activiteiten in de gaten gehouden worden welke jaarlagen je bereikt, zodat je focus zo breed mogelijk ligt. Ook kunnen er door middel van een betere communicatie met de faculteit activiteiten worden georganiseerd die in het straatje vallen van de gegeven vakken in deze periode. Hierdoor zal de activiteit worden afgestemd met de planning van de faculteit en kan de promotie ook deels via hen verlopen.
Pagina 8 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta Doelen -
Ibn Battuta organiseert een introductie voor master- en schakelstudenten. Tenminste 4 activiteiten tijdens de eerste twee maanden van het collegejaar zijn interessant voor masterstudenten, zoals lezingen, excursies en bedrijfsbezoeken. Elk kwartaal van het collegejaar wordt er tenminste één activiteit georganiseerd in samenwerking met een gegeven vak. Een betere doorstroming van de WBB, met een halfjaarlijkse instroom van werkgroepleden.
Pagina 9 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Studiedruk & Studielast Huidige situatie Op dit moment zien wij een verhoging van de studiedruk vanuit de faculteit. De eerstejaarsstudenten krijgen meer tussentoetsen en hebben een bindend studieadvies van 45 EC voor het eerste jaar, met de voorwaarde dat binnen twee jaar de propedeuse wordt behaald. Dit zorgt voor een toenemende studiedruk, waardoor de studenten minder tijd hebben voor nevenactiviteiten naast de studie. Daarnaast voert ook de overheid maatregelen door voor de studenten. De studiefinanciering valt weg en daardoor zullen de komende studenten in het leenstelsel terecht komen. Hierdoor zullen de kosten voor de studenten hoger oplopen bij vertraging van hun studie. Deze ontwikkelingen hebben tot gevolg dat de totale studieduur verkort. Hierdoor zal de groep studenten die mogelijk op activiteiten komt kleiner worden. Een derde ontwikkeling die op dit moment gaande is, is de opkomst van learning communities. De faculteit is druk bezig een goed werkende structuur te vinden voor deze learning communities. Het is belangrijk voor Ibn Battuta om hier ook een actieve rol in te gaan spelen. Het is ook van belang dat de faculteit in gaat zien wat voor een toegevoegde waarde Ibn Battuta kan hebben en de LC’s zijn daar een goede manier voor. Visie De toenemende druk vanuit de faculteit komt tot stand vanuit meer tussentoetsen en opdrachten. Het is dus van belang om extra goed contact te houden met de faculteit, zodat voorkomen kan worden dat bepaalde deadlines of tentamens in strijd komen met onze activiteiten. Een andere consequentie is, dat door een toenemende studiedruk en studielast leden minder tijd hebben om naar activiteiten te komen, het is ook van belang hier op in te spelen. Een ander punt van aandacht is het sneller afstuderen. Door de overheidsmaatregelen zullen veel studenten binnen vijf jaar gaan afstuderen, waardoor ervaring van ouderejaarsstudenten minder wordt en er zal eventueel door deze maatregelen minder animo zijn om te solliciteren voor een bestuursjaar. Aan de andere kant wordt het steeds belangrijker om jezelf naast je studie te ontplooien en zo te onderscheiden. Hiermee kunnen potentiele bestuursleden gemotiveerd worden. Met betrekking tot de learning communities is het van belang om door goed overleg met de faculteit over de vormgeving hiervan tot een goede structuur te komen, waarbij de learning communities worden gekoppeld aan activiteiten die worden georganiseerd door Ibn Battuta. Zo heeft de faculteit zelf ook belang bij de rol van Ibn Battuta. Door de toegevoegde waarde zo te laten blijken aan docenten, zullen ze enthousiast worden om meer naar onze serieuze activiteiten te gaan. Plan van aanpak Om goede activiteiten te kunnen blijven organiseren is contact met de faculteit van groot belang voor het afstemmen van de jaarplanning. Hierbij gaat het niet alleen om de BEC maar ook de planning van studie- en werkveldgerelateerde activiteiten. Dit zal ook meer leden de mogelijkheid geven op dit soort activiteiten aanwezig te zijn.
Pagina 10 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Om ervoor te zorgen dat de animo om voor een bestuursjaar te solliciteren blijft, dient hierover goed contact te worden gehouden met andere verenigingen die soortgelijke processen doormaken. Een enthousiaste houding van het bestuur om te solliciteren helpt in ieder geval al. In het uiterste geval kunnen niet-essentiële bestuurstaken, zoals koffieuren en het zitting nemen in elke commissie, komen te vervallen, zodat bestuursleden ook nog kunnen studeren naast een bestuursjaar. De learning communities bestaan op dit moment uit een aantal verschillende mentorgroepen, wat aan de grote kant is om echt groepsgevoel, efficiëntie en een goede samenwerking te creeëren. Deze zullen vanaf volgend jaar worden verkleind om deze drie factoren te stimuleren. Met kleinere LC’s wordt het ook beter mogelijk om LC-activiteiten met activiteiten van Ibn Battuta te integreren. Op deze manier kunnen we ook een sterkere koppeling met de faculteit maken, wat de meerwaarde van Ibn Battuta als faculteitsvereniging beter toont. Zo kunnen ze ook enthousiast worden om vaker naar activiteiten van Ibn Battuta te gaan. Ook is het van belang om regelmatig met Pro Geo hierover te overleggen. Doelen -
Elke commissie, die normaliter meerdere activiteiten in het jaar organiseert, organiseert in de eerste maand van het collegejaar een activiteit. De planning van vakgebied- en werkveldgerelateerde activiteiten wordt overlegd met de faculteit. Ervoor zorgen dat activiteiten voor de learning communities met activiteiten van Ibn Battuta worden geïntegreerd.
Pagina 11 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Internationalisering Huidige situatie Bij andere studies zie je dat de volledige opleiding of alleen de masters Engelstalig worden. Vele studieverenigingen spelen al in op het feit dat een steeds groter deel van hun studenten internationaal zijn of zullen zijn in de toekomst. Het is dus goed mogelijk dat er ook steeds meer delen van onze studie engelstalig zullen worden, waardoor ook wij hierop in moeten gaan spelen. Bij de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen zijn momenteel alle masters voor minstens 50% Engelstalig, waarvan een aantal zelfs volledig Engelstalig. Op dit moment heeft de FRW vooral een groeiende groep uitwisselingsstudenten in de bachelor, die in het collegejaar 2014-2015 uit ruim 90 studenten bestond. Maar in de master (bijvoorbeeld bij EIP) zit ook een groeiende groep buitenlandse studenten. Het is mogelijk dat ook onze bachelors steeds meer Engelstalig of zelfs volledig Engelstalig zullen worden, gezien internationalisering bij de gehele RUG speelt. Dit resulteert dan ook in meer internationale studenten aan onze faculteit over de breedte van alle jaarlagen. Momenteel hebben wij al een commissie die zich onder andere specifiek op internationale (uitwisselings)studenten richt en helpt tijdens hun introductiedagen: EGEA. Deze commissie heeft veel mogelijkheden die in de afgelopen jaren niet uitgebreid zijn. Het probleem wat hier vooral speelt is dat het niet duidelijk is wat de toegevoegde waarde van Ibn Battuta is voor buitenlandse studenten. Dit komt omdat de buitenlandse studenten op dit moment nog niet genoeg bij de vereniging worden betrokken. Visie Als faculteitsvereniging is het belangrijk om veranderingen binnen de faculteit te herkennen en te volgen. In dit geval betekent dat dus een beweging naar internationalisering, omdat we alle studenten van onze faculteit moeten kunnen aanspreken. Vele andere verenigingen zijn al bezig met internationalisering omdat ze daartoe genoodzaakt zijn door volledig Engelstalige bachelors bij hun studie. Daarom is het goed om dit probleem voor te zijn en ons al op dit soort zaken voor te bereiden. Ook is het van belang gebruik te maken van de mogelijkheden die EGEA als commissie kan bieden voor het versterken van onze aanspraak richting buitenlandse studenten. EGEA kan een rol aannemen als belangrijke schakel tussen Nederlandse en buitenlandse studenten. Plan van aanpak Het beleid met betrekking tot internationalisering dient verschillend te zijn voor de korte en voor de lange termijn, waarbij er van wordt uitgegaan dat de Bachelor op de lange termijn Engelstalig wordt. Op de korte termijn is het plan om EGEA als commissie te verzwaren, met grotere introductietaken Een logisch gevolg van de internationalisering is informatie ook in het Engels aan te bieden met tweetalige brieven en ook een Engelstalige pagina op de website. Daarnaast kunnen we de grote groep internationale studenten meer betrekken door bijvoorbeeld het aanbieden van ‘EGEAlidmaatschappen’ (waarbij o.a. de verblijfsperiode de contributiehoogte bepaalt) en het aanbieden van de boekenverkoop en meer engelstalige activiteiten, zoals lezingen en excursies. Deze EGEAlidmaatschappen kunnen per half jaar verkocht worden. Door de internationals al zo vroeg mogelijk intensief hiervan op de hoogte stellen, zal de kans groter zijn dat zij actief zullen worden bij Ibn Battuta en niet alleen bij ESN. Als dit goed bevalt moet het mogelijk worden voor internationale studenten om commissielid van EGEA te worden, bijvoorbeeld twee mensen van september tot en met januari en twee van februari tot en met juni. Wanneer de bachelor Engelstalig wordt kan er
Pagina 12 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
vanuit deze structuur nog meer uitgebouwd worden, door internationals volwaardig (commissie)lid te laten worden. Vele verenigingen om ons heen kunnen hiervoor erg goed als voorbeeld dienen, de FVOG is hiervoor een goed aanknopingspunt. De uiteindelijke aanpak is vooral afhankelijk van de groei van internationalisering en het enthousiasme van internationale studenten. Doelen: -
-
Elke commissie, die normaliter meerdere activiteiten in het jaar organiseert, Streeft naar het organiseren van tenminste één engelstalige activiteit per jaar. Een op maat gemaakt EGEA-lidmaatschap wordt aangeboden. Er wordt, waar nodig, gebruik gemaakt van engelstalige communicatiemiddelen, met onder andere tweetalige brieven. EGEA organiseert een introductie voor alle internationale studenten van de FRW.
Pagina 13 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Promotie Huidige situatie Activiteiten organiseren is één, maar er moeten ook mensen op deze activiteiten komen. De informatie verschaffende middelen die we hiervoor gebruiken zijn: De Ibn Battuta nieuwsbrief Collegepraatjes (mogelijke sheets tijdens college) Persoonlijk contact (koffiekamer, Whatsapp) De Ibn Battuta app Verschillende promotieborden met posters www.ibnbattuta.nl Facebook Dit zijn veel kanalen waar rekening mee gehouden dient te worden, verslapping op een gebied resulteert namelijk meteen in terechte vragen. De app is al een paar jaar oud maar wordt sinds dit jaar steeds meer gebruikt. Dit jaar is de opkomst bij alle activiteiten zoals verwacht of soms boven verwachting. Wat inhoudt dat er bij sommige activiteiten een loting plaats heeft moeten vinden of dat we de inschrijvingen (bijna) stop hebben moeten zetten. Dit komt door een enthousiaste groep eerstejaars waarvan er een groot deel vaak aanwezig is op activiteiten. Hierboven zit een grote groep met veel nog iets langer studerende leden waarop dit jaar nog vaak gerekend kon worden bij activiteiten. Op Facebook heeft Ibn Battuta iets minder dan 800 vrienden en de app heeft een bereik van ongeveer 100 personen. De uitdaging ligt er vooral in om de promotiemiddelen zo te benutten dat er per activiteit doelgroepgericht kan worden gepromoot door middel van specifieke promotiekanalen. In de promotie is er onderscheid te maken tussen actieve leden en minder actieve leden, die op verschillende manieren worden bereikt. Visie Komend jaar komt er een lustrum aan, dit is een jaar waarin doorgaans meer mensen actief worden. Actieve mensen werven gebeurt natuurlijk in de eerste maand van het studiejaar. De mensen die je in hun eerste jaar actief maakt houd je nog minstens drie jaar vast, dus deze eerste maand is zeer bepalend. Facebook is hierbij het belangrijkste promotiemiddel, hiermee worden de meeste mensen in een keer bereikt. Om de nieuwe schakel- en masterstudenten te bereiken is het van belang om hen ook een introductiebrief te sturen en een passende introductie te geven. De app kan gebruikt worden als geheugensteuntje door middel van pushberichten, actieve gebruikers zijn hierdoor beter op de hoogte. Het aantal appgebruikers zou minstens verdubbeld kunnen worden in de komende twee jaar om dit medium beter te benutten. De verschillende middelen kunnen worden verdeeld op een schaal van laagdrempelige promotie tot promotie met een bredere oriëntatie Ook is er verschil tussen de verschillende jaarlagen qua promotie. Lage drempel (Zeer actieve leden en eerstejaars) Persoonlijk contact Promotieposters
Bredere oriëntatie (Ook minder actieve leden en masterstudenten)
Ibn Battuta App Facebook
www.ibnbattuta.nl Nieuwsbrief
Pagina 14 van 20
Collegepraatjes
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Plan van aanpak Om onze vereniging zo goed mogelijk te promoten hebben wij ervoor gekozen om in de eerste maand alle commissies een activiteit te laten organiseren. De invulling die wij hebben gegeven aan de introductiedag is ook meer gericht op het sociale aspect dan op vakgerelateerde onderwerpen. De app kan bij het introductiepraatje van de komend voorzitter ook uitgelegd worden, waarbij we verwachten dat de app vaak gedownload gaat worden. Collegepraatjes kunnen met name in de masters ook worden uitbesteed om zo efficiënt mogelijk te promoten, een bekend gezicht voor de groep zal de studenten meer aanspreken. Het aantal promotiekanalen moet niet te veel overlappen, hiermee wordt maximaal 1 nieuw bericht per dag bedoeld. De maand september is cruciaal om te gebruiken om de nieuwe eerstejaarsstudenten, schakelstudenten en masterstudenten actief te maken door intensief te promoten. Voor sommige doelgroepen is dit makkelijker dan voor andere. Studenten die al snel veel in de koffiekamer zitten, komen al snel in aanraking met laagdrempelige promotie als persoonlijk contact en posters. Andere potentiële nieuwe actieve leden zijn lastiger te bereiken, maar kunnen wel even enthousiast zijn. Deze groep is het makkelijkst te bereiken via collegepraatjes. Ook is het een strategie om docenten activititeiten te laten promoten, zodat de minder actieve leden nog beter kunnen worden overgehaald. Doelen -
Het aantal appgebruikers moet uiteindelijk op tenminste 200 man uitkomen. Promotie van activiteiten moet gericht en ook deels via docenten van de FRW lopen. Er moet een algemene promotieplanning gemaakt worden. Promotie dient op maat te worden gegeven, aangepast per jaarlaag en interesse.
-
Nieuwe promotiemiddelen worden in de gaten gehouden zodat de vereniging met zijn tijd en die van de leden mee gaat.
Pagina 15 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Financiën Bezuinigingen Huidige situatie Op het moment van schrijven heeft Ibn Battuta te maken met een aantal structurele bezuinigingen die ook in de komende verenigingsjaren een rol zullen spelen. Vooral de boekenverkoop zal structureel minder inkomsten opleveren. Ook zijn er de afgelopen jaren minder acquisitieinkomsten verkregen. Dit jaar hebben we, onder andere door de hoge inkomsten van de cafeïnekaarten, de bezuinigingen beperkt gehouden. Visie Qua acquisitieplannen is het van belang om op een innovatieve en effectieve manier in te spelen op het bedrijfsleven, zoals hierboven beschreven is. Ook is het van groot belang nieuwe studenten (vooral schakelstudenten, instromende masterstudenten en internationals) lid te laten worden. Op deze manier kunnen de contributieinkomsten verhoogd worden. Ook kunnen creatieve kanalen gebruikt worden om geld binnen te halen, zoals dit jaar is gedaan met de cafeïnekaarten. Plan van aanpak Als er de komende jaren toch nog meer bezuinigd dient te worden dienen vooral de minder essentiële posten aangepakt te worden. De merchandise, activiteitensubsidie en het actieveledenuitje zijn hier voorbeelden van. Dit zijn posten die niet essentieel zijn voor het draaiende houden van de vereniging. Als er wordt gemerkt dat bezuinigingen op dit soort posten niet genoeg is, dient dit op tijd opgemerkt te worden, zodat heftigere maatregelen kunnen worden genomen. Hierbij valt vooral te denken aan een verhoging van het contributiegeld.
Debiteurenbeleid Huidige situatie Op dit moment staan er vooral veel debiteuren van meerdere jaren geleden op de debiteurenlijst. Het is een stuk lastiger om dit geld te krijgen dan debiteuren die minder dan een jaar op de debiteurenlijst staan. Wel is er een debiteurenhandleiding opgesteld om hier beter werk van te maken. Omdat de verwachting is dat niet al dit geld terugkomt, worden er reserveringen gemaakt om dit verlies op te vangen. Visie Voor de financiele gezondheid op de lange termijn is een effectief debiteurenbeleid zeer belangrijk. In deze context geldt in eerste instantie het motto: voorkomen is beter dan genezen. Personen en bedrijven zijn op een korte termijn eerder bereid hun schuld af te lossen dan een paar jaar naar dato. Plan van aanpak In dit opzicht is het van cruciaal belang, vooral voor de penningmeester, om tijdens het jaar een overzicht bij te houden waar nog geld van binnen moet komen. Om het geld van debiteuren uit eerdere jaren te ontvangen is dit jaar een debiteurenhandleiding opgesteld. Als dit op een goede manier wordt gedaan, wordt in principe voorkomen dat er nieuwe debiteuren bij komen. In werkelijkheid zijn er aan het eind van het financiële jaar veel deadlines voor bedrijven die meedoen
Pagina 16 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
met de Carrièredag. Door hierover goed te communiceren moet het mogelijk zijn de meeste bedragen op tijd te innen. Wat verder van belang is, is om voor bedragen waarvan wordt verwacht dat ze niet meer geïnd kunnen worden, op tijd geld te reserveren voor afboekingen, zodat er niet in een keer in 1 jaar veel moet worden bezuinigd. Door op deze manier bezig te gaan met het debiteurenbeleid kan de komende 5 jaar de financiele situatie van de vereniging nog gezonder worden. Hierbij is het ook van belang dat de kas’cie en andere oud-penningmeesters te hulp schieten waar nodig. Ook is het vooral van belang om in de overdrachtsperiode hier intensief mee bezig te gaan.
Donateurs Huidige situatie We hebben als vereniging altijd een warm hart gehad voor onze donateurs. Door onze lange historie en banden met alumni zijn er door de jaren heen velen donateur geworden van Ibn Battuta. Hier zijn we trots op, maar tegelijkertijd is er voldoende ruimte om het donateursbeleid te verbeteren. Sinds dit jaar wordt bij aanmelding van donateurs hun huidige werkgever gevraagd. Hierdoor krijgen wij een bestand met de huidige werkgevers van de donateurs. Hierdoor kan makkelijker contact gezocht worden met deze donateurs voor een activiteit of een sponsorcontract. Visie/ Plan van aanpak Het is van belang om een bestand bij te houden met de mensen die afstuderen. Zij zijn eerst nog lid, maar een jaar later kunnen ze benaderd worden voor het donateurschap. Hierbij is het van belang om vooral de mensen te benaderen die een band hebben met Ibn Battuta doordat zij bijvoorbeeld actief zijn geweest in een commissie of bestuur. In ieder geval willen we ervoor zorgen dat alle oud-actieve leden ervan op de hoogte zijn dat ze donateur kunnen worden van onze vereniging. Daarnaast is het van groot belang om de faculteit te blijven benaderen. In het verleden waren er vele donateurs vanuit de faculteit. Zij hebben geld, zien in wat wij doen en zullen hun waarde voor ons kunnen uitdrukken in een donateurschap. De faculteit is vaak een vergeten groep voor de donateurs. De donateurs dienen minstens twee keer per jaar enthousiast op de hoogte gehouden te worden van het reilen en zeilen van de vereniging. Daarnaast is het sturen van een kerstkaart een leuke herinnering voor hen. Doelen -
Maximaal 5.000 euro aan debiteuren, gemeten tijdens de halfjaarbalans over vijf jaar. Tenminste 80% van de studenten aan de FRW is lid van Ibn Battuta. Over vijf jaar 75 donateurs, waaronder in ieder geval 10 FRW-medewerkers (momenteel 43 donateurs, waaronder 3 medewerkers).
Pagina 17 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Acquisitie Huidige situatie De naamsbekendheid van bedrijven en organisaties vergroten was in het verleden de voornaamste acquisitiemogelijkheid van Ibn Battuta. Door sociale media en andere digitale vormen van informatievoorziening is het echter gemakkelijker geworden voor bedrijven om meer naamsbekendheid te genereren. Dit zal in de toekomst alleen maar meer gebeuren. Dit zorgt ervoor dat wij op dit vlak minder bij kunnen dragen. De studenten en bedrijven kunnen elkaar ook zonder ons steeds beter vinden. Digitalisering brengt ook voordelen met zich mee. De vereniging heeft zelf ook meer mogelijkheden om de leden te bereiken met betrekking tot acquisitie. De mobiele applicatie is hier een goed voorbeeld van. Visie Door de digitalisering is het belangrijk dat de focus in het acquistitiebeleid verlegd wordt van ‘naamsbekendheid vergroten’ naar ‘intensief contact met de student’. Voor bedrijven is het belangrijk om direct met studenten in hun vakgebied in contact te komen, iets waar zij ons voor nodig hebben. Wij hebben als vereniging 800 leden die potentiële werknemers zijn. Wat daarnaast ook van zeer groot belang is, is dat de vereniging met de tijd meegaat. De vereniging moet inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen om nieuwe mogelijkheden te hebben om sponsoren te blijven aantrekken. Initiatieven zoals de mobiele applicatie moeten in de toekomst worden gestimuleerd. Plan van aanpak Het belangrijkste acquisitiemiddel dat de vereniging heeft, is dat wij direct berichten kunnen sturen naar alle leden. Bedrijven en organisaties kunnen hun vacatures en evenementen via de directe mailing direct promoten aan de studenten. Dit gebeurt nu ook al, maar dit zal een een exclusief middel moeten worden. Inmiddels heeft de vereniging een eigen app waarmee wij pushberichten kunnen sturen naar de gebruikers. Dit kan hetzelfde effect hebben als de directe mailing, maar het aantal gebruikers van de app zal hiervoor eerst moeten stijgen. Daarnaast kunnen bedrijven zich direct presenteren richting studenten door middel van activiteiten. Ook kunnen de studenten zichzelf in de kijker spelen. Voor elk bedrijf is het van belang om met goede studenten in contact te komen. Wat ook altijd belangrijk blijft is goede connecties hebben en blijven houden. Sociale netwerken zoals LinkedIn zijn belangrijk om contact te blijven houden met bedrijven en alumni die een band met Ibn Battuta hebben. Door connecties te onderhouden is het makkelijker om bedrijven en alumni die de vereniging of de faculteit al kennen aan te spreken. Dit zijn mensen met een hart voor de vereniging en zullen eerder mogelijkheden zien voor sponsoring dan een bedrijf waarbij je eerst moet uitleggen wat Ibn Battuta betekent. Verder kan er gekeken worden naar het uitbreiden van ons acquisitienetwerk naar bedrijven buiten ons eigen vakgebied om, die ons op andere manieren kunnen sponsoren. Hierbij kan gekeken worden naar shirtsponsors voor de jaarshirts, of logo’s van dergelijke bedrijven die voorbij komen tijdens borrels.
Pagina 18 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta Doelen -
Jaarlijks een stabiele acquisitie van 2500 euro. De app acquisitiewaardig maken. Activiteiten organiseren vanuit tenminste 2 sponsorende bedrijven om meer direct contact met studenten genereren (dit is apart van de bedrijfsbezoeken).
Pagina 19 van 20
FACULTEITSVERENIGING RUIMTELIJKE WETENSCHAPPEN
Ibn Battuta
Afsluiting Deze langetermijnvisie is geschreven om de continuïteit van onze vereniging te waarborgen. Deze langetermijnvisie is geen volledige uitdieping van de vereniging geworden, maar een leidraad van belangrijke aspecten voor de komende vijf jaar. We kunnen deze belangrijke aspecten en ontwikkelingen weergeven in een afsluitend conceptueel model zoals deze hieronder is weergegeven. Centraal staat de continuïteit van Ibn Battuta, dat door middel van de omringende aspecten kan worden gewaarborgd. Dit zal leiden tot het nastreven van de kerndoelen waar Ibn Battuta voor staat.
Conceptueel model Doelgroepgericht Promotiebeleid
Professioneel financieel- en acquisitiebeleid
Overleg met de faculteit
Continuïteit Ibn Battuta
Sociale binding Kerndoelen Ibn Battuta door activiteiten op maat Verdieping Vakgebied
Voorbereiding werkveld
Pagina 20 van 20
Inspelen op studiedruk/-last
