A „BÉKÉSCSABAI REGIONÁLIS” Turisztikai Klaszter Szervezeti és Működési Szabályzata
2011. május
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter
Általános Rendelkezések
Ez a dokumentum a Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter, továbbiakban röviden Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter szervezetével, működésével kapcsolatos különleges szabályokat tartalmazza. A Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter célja: A Dél-‐alföldi régió turisztikai előmozdítása, fejlődése, valamint megteremteni a Klaszter infrastrukturális, műszaki, informatikai és kommunikációs hátterét. A Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter vállalása és alapfeladata a szinergikus kapcsolatok erősítése, a hálózatos együttműködésből adódó komparatív előnyök kiaknázása, a kapcsolódó humán erőforrás-‐fejlesztési, tanácsadási, és partnerség-‐ szervezési tevékenység folytatása. A Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter jogi formáját tekintve nem önálló jogi személyiségű, önkéntesen szerveződött non-‐profit szervezet, amely polgárjogi társulási megállapodással létrejött hálózatot alkotva, közös célok elérése érdekében tevékenykedik. E dokumentum célja, hogy részletes szabályokat biztosítson a Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter működéséhez. A Szervezeti és Működési Szabályzat előírásai a Klaszter nevében, a Klaszter tag szervezetek részéről eljáró munkatársakra, a Klaszter megbízásából és meghatalmazása alapján azzal szerződéses jogviszonyban álló valamennyi természetes és jogi személyre, illetve a Klaszter együttműködési hálózatában kooperáló tagokra nézve kötelező érvényű. A Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter keretein belül történő együttműködés a résztvevő cégek önálló eljárási jogait semmilyen módon nem korlátozza. 1. A KLASZTER ADATAI 1.1. A Klaszter neve: Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter 1.2. A Klaszter angol neve: Békéscsabai Regionális Cluster 1.3. A Klaszter székhelye: xxxx xxxxxx 1.4. A Klaszter alapításakor kizárólag magyar Klaszter tagokból álló, nem önálló jogi személyiségű, önkéntes non-‐profit szerveződés. 1.5. A Gesztor: Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter Kft. 1.6. A képviselő: Sztankó Attila, a Klaszter elnöke Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter Kft. Szervezeti és Működési Szabályzata P A
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter 2. A Békéscsabai Regionális Klaszter SZEREZETI RENDSZERE, TAGSÁGA, SZERVEI ÉS SZERVEZETI EGYSÉGEI 2.1. A Klaszter tagság 2.1.1. A Klasztert a Csatlakozási Szándéknyilatkozatot aláíró rendes tagok alkotják. (1. sz. melléklet) 2.1.2. A Klaszter tagjai egyenlő jogokkal rendelkeznek. 2.1.3. A csatlakozó Klaszter tagok a Társulási Szerződést, a Szervezeti és Működési szabályzatot és az egyéb (csak az általuk megkapott és megismert dokumentumokat) fogadják el csatlakozási nyilatkozatukban. 2.1.4. A Klaszter alapítását követően a tagok tagsági viszonya a Klaszter Tanács minősített többséggel (minimum a tagok 50 %-‐ a + 1 tag) hozott döntésével és Befogadó nyilatkozatának kiadásával keletkezik. 2.2. A Klaszter tagsági viszony megszűnése 2.2.1. Bármely Klaszter tag jogosult kiválni a Klaszterből a Klaszter Tanácshoz intézett nyilatkozattal, 60 napos határidővel -‐ kivéve, ha a Klaszterben valamilyen kötelezettséget vállalt, mert azt előbb rendeznie kell. 2.2.2. A Klaszter tag tagsági viszonyát a Klaszter Tanács megszüntetheti, amennyiben a vállalt kötelezettségeit súlyosan megszegi, és a Klaszter Tanács írásbeli felszólítása ellenére sem teljesíti. 2.2.3. Megszűnik a Klaszter tagsági viszony: a) A Klaszter megszűnéséről született döntés meghozatalával. b) A Klaszter tag megszűnésével, természetes személy esetén annak halálával c) A Klaszter tag kilépésével. d) A Klaszter tag kizárásával. e) A megszüntetést vagy megszűnést, illetve a tag kilépését a Klaszter Közgyűlésnek el kell fogadnia. 2.3. A Tagok kötelezettségei 2.3.1. A Klaszter tag általános kötelezettsége a Társulási Együttműködési Megállapodásba foglaltak teljesítése. a) A Klaszter tagok vállalják, hogy a Klaszter Működésében aktívan részt vesznek a Társulási Együttműködési Megállapodás és a vállalt feladatok, kötelezettségek szerint. b) A Klaszter tagok vállalják, hogy a belépési adatlapon közölt, illetve a Klaszter adatbázisokban róluk nyilvántartott információk változásait a Társulási Együttműködési Megállapodás szerinti határidőben bejelentik. c) A Klaszter tagok vállalják az évi rendes tagdíj befizetését, melynek éves összege 121e ft,
Szervezeti és Működési Szabályzata P A
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter d) Az alapító rendes tagok, a tagdíjat mind pénzbeli, mind természetbeni hozzájárulásban róhatják le. Az alapító tagok első éves tagdíj hozzájárulásának nyilvántartását a 2. számú melléklet tartalmazza.
2.4. A Tagok jogai 2.4.1. A Tagok általános jogai: a) a Klaszter működéséből származó elméleti tapasztalatok és információk, gazdasági, szakmai lehetőségek szabad felhasználása saját szervezetükön belül, b) a Klasztert érintő kérdésekkel kapcsolatos információkhoz való hozzájutás, c) részvétel a Klaszter Tanács és a munkacsoporti ülésein, a Klaszter működésében, szervezésében, a tagok számára nyitott rendezvényeken, d) a külön meghatározott feltételeknek megfelelően igénybe vehetik a Klaszter szolgáltatásait. 2.5. A Klaszter Tanács 2.5.1. A Klaszter Tanács (a továbbiakban -‐ Tanács) a Klaszter legfőbb döntéshozó szerve,amely az összetételére vonatkozó rendelkezések szerint a szavazati joggal rendelkező Klaszter tagok összessége. 2.5.2. A Klaszter Tanács megalakuláskor az alapító tagok a döntéshozók. A Klaszter Tanács tagjainak kinevezéséhez illetve változtatásához az alapító tagok minimum 70%-‐ os szavazati aránya szükséges. 2.5.3. A Tanács tagjai tisztségük ellátásáért díjazásban nem részesülnek. 2.5.4. A Klaszter Tanács működése: a) A Klaszter Tanács jogait és feladatait testületként gyakorolja. b) Működését saját ügyrendjének megfelelően látja el, amelyet a Tanács az első ülésén fogad el. c) Üléseit szükség szerint, de évente legalább négy alkalommal tartja. d) A Klaszter Tanács üléseiről, az ülés lényegét tartalmazó jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyvben foglalt tények bizalmas jellegéről, valamely Klaszter tag vagy bizottsági tag kezdeményezésére, az ülésen jelenlévők minősített, legalább 50 % + 1 tag szavazattöbbséggel hozott határozata dönt. e) A Klaszter Tanács határozatait írásban, telefaxon vagy e-‐mailben is meghozhatja. Az ilyen módon hozott határozat akkor válik érvényessé, ha a döntésre való felkérés kézhezvételétől számított 3 munkanapon belül a Tanács tagjai több mint felének bizonyossággal elfogadható szavazata valamely fent felsorolt írásos formában a Gesztorhoz megérkezik. A megadott határidőn túl vagy be nem érkező szavazatok nem értékelhetők. f) Nem hozhat a Tanács írásbeli határozatot a minősített többséget igénylő döntések esetében.
Szervezeti és Működési Szabályzata P A
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter 2.5.5. Határozatképesség, döntéshozatal a) A Klaszter Tanács tagjai a határozathozatal során tagonként 1 szavazattal rendelkeznek. b) A Tanács határozatait általában egyszerű szótöbbséggel hozza. c) A Klaszter Tanács legalább tagok 66 %-‐ a + 1 tag által hozott, minősített többséggel hoz határozatot a következő kérdésekben: - a Klaszter tag kizárása (az érintett Klaszter tag nem szavazhat) - a Klaszter Tanács üléséről készült jegyzőkönyvben foglalt tények bizalmas jellegéről - a csatlakozó tagok szándéknyilatkozatának elfogadása - a munkacsoportok vezetőinek megválasztása és visszahívása - a Klaszter átalakulása - a Klaszter megszűnése - stratégiai kérdések - éves pénzügyi terv elfogadása - éves pénzügyi beszámoló elfogadása d) A Klaszter Tanács határozatképes, ha az ülésen a szavazati joggal rendelkező tagok 50% +1 fő jelen van. Amennyiben a Klaszter Tanács első ülésén megállapítja, hogy a jelenlévő tagok száma alapján határozatképtelen, úgy az ugyanarra a napra később meghirdetett ülés, a résztvevő tagok számától függetlenül határozatképes, de a c) pontban meghatározott kérdésekben hozott döntése csak akkor érvényes, ha azt később a c) pontban meghatározott létszámú tag írásban (fax, vagy elektronikus levél) utólag jóváhagyta. 2.6. A Klaszter Tanács Feladatai a) A Társulási Együttműködési Megállapodásban, az e szabályzatban és a működés során meghatározott Klaszter célok átfogó képviselete. b) A Klaszter stratégiai irányvonalainak, taktikájának jóváhagyása, irányítása és nyomon követése a külön meghatározott eredményességi mutatók alapján. c) A Klaszter pénzügyi-‐, személyügyi-‐, marketing és cselekvési tervének jóváhagyása, nyomon követése. d) A munkacsoportok vezetői által előterjesztett tervek, beszámolók és javaslatok elfogadása. e) A Szakmai előterjesztések megvitatása. f) A Klaszter Tanácsi ügyrendi szabályainak meghatározása. g) A Klaszter Tanácsi ülések napirendjének, a jegyzőkönyv hitelesítők személyeinek elfogadása. h) A Klaszterhez csatlakozni szándékozók, belépni kívánók által adott Csatlakozási nyilatkozatok elfogadása. i) A munkacsoportok vezetőinek megválasztása. j) A munkacsoportok vezetőivel szembeni beszámoltatási jog gyakorlása. k) A munkacsoportok vezetői munkájának véleményezése, a visszahívási jog gyakorlása.
Szervezeti és Működési Szabályzata P A
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter 3. Az Egyes Munkacsoportok A munkacsoportok tevékenységüket a Tanács igénye szerint, illetve a feladat jellegétől függően fejtik ki. Évente legalább négy alkalommal beszámolási kötelezettséggel tartoznak a Klaszter Tanács felé. 3.1. A munkacsoportok 3.1.1. Működési munkacsoportok: 1. Pályázati Munkacsoport 2. Szolgáltatás-‐fejlesztési Munkacsoport 3. Pénzügyi Ellenőrző Munkacsoport 3.1.2. Szakmai munkacsoportok: A szakmai munkacsoportokat a tagok által, az alakuló ülésen javaslatok alapján állítja fel a Klaszter Tanács, majd a későbbiekben minősített többséggel (legalább a tagok 66 % -‐a + 1 tag) módosíthatja. A munkacsoportok ügyrendjüket, ügyrendi szabályaikat maguk állapítják meg. 3.1.3. Vezetői feladatok: a) A Klaszter operatív felelős vezetőjeként ellátja a vezetési, igazgatási feladatokat. b) Kezdeményezi a Klaszter Tanácsnál a Tanácsi döntések meghozatalát. c) A Tanács üléseinek előkészítése, összehívása, a napirendi pontok összeállítása. d) Szavazás előkészítése, lebonyolítása. e) A Tanács, illetve a Klaszter munkájának könyvelése, adminisztrálása. f) A Tanács határozatainak végrehajtása. g) A Klaszter képviselete. h) Szakmai kapcsolat kialakítása a hazai és külföldi szervezetekkel. i) A Klaszter éves munkájának, eredményeinek összefoglalása, előterjesztése a Klaszter Tanács elé. j) Szakmai értékelés és javaslattétel a Klaszter fejlesztési forrásinak (projekt forrásainak) felhasználására, a források bővítésére. k) A Klaszter ügyeinek intézése a Klaszter Tanács ülései közötti időszakban. 3.2. Az egyes munkacsoportok tagjai 3.2.1. A munkacsoportok testületként, tanácskozással, szavazással hozott határozattal döntenek. A munkacsoportok ügyrendjüket maguk határozzák meg, azzal, hogy üléseikről és döntéseikről feljegyzést kell készíteni, amit vagy valamennyien aláírnak, vagy jelenléti ívet vezetnek, és ebben az esetben a jegyzőkönyvvezető mellé egy hitelesítőt választanak. A jegyzőkönyvet a munkacsoport elnöke aláírja.
Szervezeti és Működési Szabályzata P A
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter 4. MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK
4.1. A Klaszterben való részvétellel kapcsolatos költségeit minden tag maga viseli. 4.1.1. Esetleges bevételekre a Klaszter szert tehet – a Klaszter Tanács döntése szerinti módon és felhasználási szabályok szerint. 4.2. Aláírási, képviselet jog 4.2.1. A Klaszter képviseletére a a Klaszter Tanács által választott gesztor szervezet, Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter Kft. jogosult. 4.3. Betekintési jog 4.3.1. A Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter működésével kapcsolatban keletkezett dokumentumokba a Klaszter Tanács tagjai betekintési joggal rendelkeznek. 4.5. Bélyegző használata A Klaszterrel kapcsolatos kötelezettségvállalásokkal járó cégszerű jognyilatkozatok tétele esetében a Klaszter elnöke – mint képviselő – bélyegző használatára jogosult: 4.6. Döntési rendszer 4.6.1. A munkacsoportok vezetői a Klaszter Tanács által adott Feladat Átruházási Nyilatkozat keretein, valamint a Klaszter Tanács által hozott döntések keretein belül jogosultak a Klaszter ügyiben önállóan dönteni. 4.6.2. A Klaszter Tanács elé döntési javaslatot a Klaszter Tanács tagok egyenként is, a munkacsoportok vezetői testületük nevében terjeszthetnek be. 5. KÜLSŐ, BELSŐ ELLENŐRZÉS
5.1.A vezetői ellenőrzés szabályaira a Klaszter alapító megállapodásában és SZMSZ-‐ ében megfogalmazott szabályok az irányadók, azzal a kiegészítéssel, hogy a Klaszter Tanács a munkacsoportok vezetőinek adott felhatalmazás alapján éljen beszámoltatási jogával. 5.2. A Klaszter működését a pénzügyi Ellenőrző Munkacsoport jogosult ellenőrizni saját munkaterve és ütemterve, ügyrendje, illetve felkérés szerint. 6. ÜZLETI TITKOK MEGŐRZÉSE
6.1. A Klaszter Tanács tagjai és a Klaszter munkatársai a megbízatásuk illetve munkájuk ellátása során a tudomásukra jutott üzleti titkokat, valamint a tevékenységükre vonatkozó alapvető fontosságú információkat kötelesek megőrizni, és biztosítani, hogy azok jogosulatlan számára ne váljanak hozzáférhetővé. Szervezeti és Működési Szabályzata P A
Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter 6.2. Üzleti titkot képeznek azok az ismeretek, tények, adatok, információk, üzleti elképzelések, okmányok, műszaki megoldások, amelyek a Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter rendeltetésszerű működtetéséhez szükségesek, azok nyilvánosságra kerülése veszélyeztetné e rendeltetésszerű működést, a Klaszter és a Klaszter tagok érdekeit. Ilyenek különösen: - a Klaszter közösen kidolgozott fejlesztési koncepciói, programjai, tervei; - üzletpolitikai tervek, határozatok; - személyzeti iratok és adatok; - ellenőrzések és vizsgálatok során felmerült bizalmas jellegű adatok; - pénzügyi, számviteli adatok; - a Klaszter Tanács által eseti jelleggel üzleti titoknak minősített adatok. 6.3. A Klaszter Tanács tagjai és a Klaszter munkatársai kötelesek a tudomásukra jutott üzleti titkot mindaddig megőrizni, amíg annak közlésére a Klaszter Tanács határozata engedélyt nem ad. 6.4. A Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter Szervezeti és Működési Szabályzatát, mint akaratukkal egyezőt a Csatlakozási Nyilatkozatot aláíró alapító és csatlakozó tagok a Csatlakozási nyilatkozat aláírásával fogadják el és veszik tudomásul, illetve ismerik el magukra nézve kötelezőnek. Záradék A Klaszter tagok a Gesztor által aláírt, meghatalmazott jogi képviselő által ellenjegyzett Társulási Együttműködési Megállapodást és a Szervezeti Működési Szabályzatot a Csatlakozási nyilatkozatuk aláírásával 2011. május 10-‐i alakuló ülésükön elfogadták. Békéscsaba, 2011. május 11. Sztankó Attila Békéscsabai Regionális Turisztikai Klaszter Gesztor
Szervezeti és Működési Szabályzata P A
