Joost en Hilde Van Hyfte-De Cock Luc en Ilse Schelfhout-Criel Kerkstraat 64A - B9060 Zelzate www.het-klooster.be
[email protected] T. 0478 264604 (Hilde) T. 0475 262294 (Luc)
HUUROVEREENKOMST ALGEMENE VOORWAARDEN
tKlooster VVZRL BTW BE0536.526.596 IBAN BE54 7370 3962 9997 BIC KREDBEBB
versie 01/11/2014
I.
RESERVERINGEN 1.
Voor het huren van de zalen dient een aanvraag gedaan te worden. De aanvraag is gericht aan één van de verhuurders: dit kan schriftelijk, telefonisch of via e-mail. Verhuurder 2: Verhuurder 1: naam: Luc en Ilse Schelfhout-Criel naam: Joost en Hilde Van Hyfte-De Cock adres: Kerkstraat 64, 9060 Zelzate adres: Kerkstraat 64, 9060 Zelzate tel. +32 (0)475 26 22 94 (Luc) tel: +32 (0)478 26 46 04 (Hilde) e-mail:
[email protected] e-mail:
[email protected]
Beide hoofdelijk en ondeelbaar gehouden inzake de ondertekening van de verhuring. 2.
De aanvraag vermeldt: zaal, datum, titel, aard, verloop, naam en adres van de huurder, evenals alle bijzonderheden m.b.t. de keuze en gebruik van de zaal. Een formulier ‘Aanvraag tot verhuring’ is online beschikbaar.
3.
Vervolgens wordt een formulier Bijzonder Voorwaarden van de Huurovereenkomst in dubbel opgesteld waarin de huurovereenkomst wordt gesloten.
4. De huurovereenkomst is pas definitief na bekrachtiging van de Bijzondere Voorwaarden van de Huurovereenkomst door één van de verhuurders en na ontvangst van de waarborg (zie Art. IV).
II.
5.
Indien de waarborg niet betaald is vóór de aanvang van de activiteit zal de toegang tot het gebouw ontzegd worden en wordt de activiteit als geannuleerd beschouwd. In dit geval behoudt tKlooster het recht om de volledige onbetaalde waarborg op te eisen voor de verloren inkomsten.
6.
Indien de aard en/of inhoud van de activiteiten en/of huurder veranderen na de huurovereenkomst van de zaal, moet bij tKlooster een nieuwe aanvraag worden ingediend.
7.
Klachten en betwistingen betreffende facturen moeten binnen 8 werkdagen na de factuurdatum en per aangetekend schrijven aan één van de verhuurders overgemaakt worden. Na deze periode worden alle facturen geacht aanvaard te zijn. In geval van geschillen zijn enkel de Rechtbanken van Gent bevoegd.
ANNULERING 1.
Annuleren is slechts mogelijk via een aangetekend schrijven of via het gezamenlijk ondertekenen van een annuleringsformulier.
2.
Bij annulatie meer dan 2 maanden vóór de activiteit wordt 50% van de waarborg terugbetaald. Vanaf twee maanden vóór de datum van de activiteit wordt de waarborg niet meer terugbetaald. Indien de huurder op de voorziene datum een voor tKlooster aanvaardbare andere huurder voorstelt, wordt de waarborg integraal terugbetaald.
3.
De verhuurder kan de verhuring niet annuleren tenzij door overmacht, vreemde oorzaak, en omstandigheden - onafhankelijk van onze wil - die het in gebruik geven van de zaal onmogelijk maken. In dit geval betaalt tKlooster het reeds betaalde bedrag van de waarborg terug. Er kan evenwel in geen geval een bijkomende schadevergoeding door de huurder geëist worden. ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014
III.
ONDERVERHUUR - OVERDRACHT VAN DE VERHUURDER
IV.
Het is de huurder niet toegelaten, zonder schriftelijk akkoord van tKlooster, de zaal/zalen in ondergebruik te geven of zijn recht aan derden af te staan.
WAARBORG 1.
De huur wordt afgesloten mits betaling van een waarborg van EUR 350,00 / EUR 700,00 afhakelijk van de grootte van de zaal. Deze waarborg wordt zo snel mogelijk na tekenen van de overeenkomst overgeschreven op het rekeningnummer BE54 7370 3962 9997 op naam van tKlooster. De reservatie is pas definitief na betaling van de waarborg. Een getekende huurovereenkomst waarbij de waarborg niet 3 weken voorafgaand aan de verhuring volstort is, wordt als niet bestaande beschouwd.
2.
Na de activiteit en na controle van de zaal zal de borg terugbetaald worden aan de huurder in geval de in dit reglement overeengekomen afspraken volledig werden nageleefd en er geen schade werd berokkend.
3.
Bij kosten die de verhuurder moet maken door tijdens de activiteit veroorzaakte schade, wordt het betreffende bedrag afgetrokken van de vooraf betaalde waarborg.
V. EINDFAKTUUR
VI.
1.
De eindafrekening is de opsomming van de huurkost op basis van het formulier Bijzondere Voorwaarden van de Huurovereenkomst.
2.
Indien de schadekosten hoger oplopen dan de waarborg, worden alle waarborgoverschrijdende kosten doorgerekend in de eindafrekening.
HUURVOORSCHRIFTEN
1. ALGEMEEN 1.1.
De huurder zal het gehuurde gebruiken als een goede huisvader. Hij zal de zaal en de bijhorigheden in degelijke staat houden.
1.2.
De huurder leeft alle vigerende politiereglementen na, evenals alle veiligheidsvoorschriften.
2. SABAM 2.1. 2.2.
De huurder wordt verondersteld zich in regel te stellen met de heersende wetgeving en reglementen die specifiek samenhangen met de activiteit in kwestie: o.a. - SABAM toelating (auteursrecht dat geheven wordt om scheppende kunstenaars te vergoeden) voor het gebruik van muziek. SABAM, Steltlopersstraat 11, Gent, tel. 09/222.52.61 of 222.52.76. - Billijke vergoeding (auteursrecht dat geheven wordt om de uitvoerende kunstenaars te vergoeden). De kosten die hieruit voortvloeien zijn, tenzij anders overeengekomen, volledig ten laste van de huurder.
3. VEILIGHEID 3.1.
De huurder ziet erop toe dat de maximumcapaciteit niet wordt overschreden. Omwille van de brandveiligheid is het verboden het maximum aantal plaatsen te overschrijden. Zie verder VI.12.1. ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014 | pag.2
3.2.
De huurder zal er steeds zorg voor dragen dat de veiligheid van de aanwezige gasten niet in het gedrang komt. Alle preventiemaatregelen moeten door de huurder gerespecteerd worden: - Brandblussers, brandweerkasten, noch enig ander veiligheidsmateriaal mogen bedekt zijn; evenmin mag er een meubelstuk of een obstakel voor geplaatst worden - De in- en uitgangen en de nooddeuren mogen tijdens de activiteit niet afgesloten zijn. - De nooduitgangen moeten steeds vrij blijven. - De evacuatie en/of interventie via de nooddeuren, de toegang tot tKloostergebouw, de zaal in de kloosterkapel en de toegang tot de tuin mag niet belemmerd worden. - De noodverlichting blijft ten allen tijde zichtbaar voor de aanwezigen.
3.3. Alleen elektriciteit is toegelaten als algemene kunstmatige verlichtingsbron. 3.4.
Een open vuur in de zaal is ten allen tijde verboden. Onder open vuur verstaan we (niet limitatieve opsomming): kaarsen, gasvuur, kachels, brandend hout, vuurspektakel, vuurwerk, fakkels, gebruik van pyrotechnische producten. Indien er schade veroorzaakt wordt of indien er brand uitbreekt door gebruik van dergelijke producten, dan draagt de huurder de volledige verantwoordelijkheid.
3.6. Brandbestrijdings- en brandmeldingsapparatuur is geen speelgoed. Misbruik draagt financiële kosten met zich mee. 3.7.
De toegang tot de gebouwen moet ten allen tijde gevrijwaard zijn voor alle hulpdiensten.
3.8. Het niet naleven van voormelde veiligheidsregels heeft de verplichte stopzetting van de activiteit door de verhuurder tot gevolg.
4.
ROKEN 4.1. Het rookverbod geldt overal binnen, in alle zalen. 4.2.
Roken kan enkel in de afgesloten rokerszone en op de aangegeven plaatsen buiten het gebouw.
5. VERANTWOORDELIJKHEDEN 5.1. De huurder is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers). 5.2. De huurder is verantwoordelijk voor de schade buiten de gebouwen van tKlooster aangericht ten gevolge van de door hem georganiseerde activiteit. In elk geval zal de huurder de richtlijnen van de verhuurder strikt opvolgen. 5.3. De voortuin van tKloostergebouw mag bij gelijktijdige verhuringen benut worden door elke huurder. 5.4. De inrit aan de Kerkstraat kan enkel gebruikt worden voor laden en lossen van goederen. Houd daarbij rekening met de veiligheid van de schoolgaanders. 5.5.
De huurder ziet er op toe dat men binnen de aangegeven laad- en loszone ter hoogte van de Kloosterkapel niet blijvend parkeert. Tevens mag tijdens het laden en lossen de vrije doorgang van voetgangers, fietsers en hulpdiensten niet belemmerd worden.
5.6. Het inrichten van een vestiaire wordt door huurder bepaald en uitgebaat. tKlooster kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor beschadiging, verlies of diefstal. 5.7. De huurder dient voor eigen werkmateriaal te zorgen voor de decoratie die hij nodig acht voor een goede uitbating van de zaal. Het is streng verboden ramen, deuren, paneel of muur te benagelen, te beplakken of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien. De huurder dient de plannen voor decoratie vooraf te bespreken met de verhuurder. 5.8.
De huurder dient het privaatgedeelte van de woning te respecteren. ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014 | pag.3
5.9.
Het sluitingsuur is onderhevig aan het gemeentelijk politiereglement. De verhuurder kan niet aansprakelijk gesteld worden bij overtreding ervan.
5.10. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, worden de voorwaarden door de verhuurder nader bepaald.
6. GELUIDSVOLUME
7.
6.1.
De huurder beslist eenzijdig over het geluidsvolume en dit in functie van de buren.
6.2.
De huurder houdt zich aan de gemeentelijke politievoorschriften inzake geluidsnormen. De verhuurder kan niet aansprakelijk gesteld worden bij overtreding ervan.
6.3.
Buiten dient de nachtrust van de buren gerespecteerd te worden. De huurder maakt zijn genodigden erop attent stil te zijn en zorgt dat na 22u rokers zich naar de aangegeven binnen of buiten rokerszone begeven.
SCHOONMAAK 7.1.
Na het beëindigen van de activiteit is het verantwoordelijkheid van de huurder om de zaal op te kuisen, dit wil zeggen: afval verzamelen, de zaal vegen, ijskast schoonmaken, vaat wassen.
7.2. De eindschoonmaak gebeurt door tKlooster en wordt aan de huurder doorgerekend aan EUR 50,00 per zaal en EUR 50,00 voor de keuken en het café. Dit wordt in rekening gebracht op het einde van de activiteit en wordt samen met de eindafrekening betaald, hetzij contant, hetzij door overschrijving. 7.3.
De hall, rokerszone en toiletten zijn publieke ruimten en worden door de huurder met respect gebruikt en bij voorkeur opgeruimd. Het onderhoud en de schoonmaak ervan valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder.
7.4.
Extra schoonmaak en/of herstel van beschadigingen worden aangerekend.
8. PARKEREN 8.1.
Parkeren in de omgeving. Bezoekers kunnen gebruik maken van de parkeerplaatsen in de aanpalende straten: Kerkstraat, Patronagestraat en langsheen de Kanaalstraat ; alsook op de parking aan het busplein-Westkade, Vredekaai en de Grote Markt.
8.2.
De fietsenstalling bevindt zich vooraan in de tuin van tKlooster. De huurder ziet erop toe dat de fietsrekken van de aanpalende school niet door de gasten worden gebruikt.
9. DRANKEN 9.1.
Bier- en wijnhandel Leyn is de enige drankenleverancier bij alle zaalverhuringen in tKlooster.
9.2.
De huurder staat zelf in voor het bestellen van drank bij Leyn en de organisatie van bar en bediening, tenzij anders overeengekomen en vermeld in de huurovereenkomst.
9.3.
In geen enkele zaal verbruikt de huurder eigen meegebrachte dranken. Bij vaststelling wordt €2/fles stopselgeld verrekend in de eindfaktuur. ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014 | pag.4
10.
tKLOOSTERCAFE “deSacristie”
10.1. In tKloostercafé “DeSacristie” wordt de afname uit de door tKlooster gevulde koelkast door de huurder betaald aan de vastgelegde prijs bij overeenkomst van de verhuring. De verhuurder verbindt er zich toe de huurder vooraf een prijslijst voor dranken voor te leggen.
10.2. De huurder verbruikt geen eigen meegebrachte dranken.
11. PUBLICITEIT 11.1. Wanneer er affiches en/of flyers of enige andere vorm van publiciteit gemaakt wordt, moet de locatie altijd omschreven worden als ‘tKlooster’. 11.2. Enkel het logo verkregen via de downloadlink op de website mag worden gebruikt. Het logobeeld wordt enkel gebruikt in drukwerk dat tKlooster-activiteiten aankondigt.
12. ZAAL 12.1. Volgende zalen worden verhuurd: zie technische fiche — zalen
In de kapel: a. concertzaal “DeKapel” — max 160 personen op de eerste verdieping | een traiteurshoek met koelkast | standaard geluidsinstallatie en twee draadloze handmicrofoons b. feestzaal “OnderDeKapel” — max 240 personen op het gelijkvloers | een bar met tap | standaard geluidsinstallatie, twee draadloze handmicrofoons, USBinvoer, CD-speler
In het klooster: c. d. e.
kloosterzaal “MoederOverste” — max 49 personen op het gelijkvloers | geschikt voor vergadering, feest, workshop, lezing, hobbyclub, ... keuken “tZusterlijkDelen”. Een ingerichte keuken. — max 15 personen café “DeSacristie”. Een volledig ingericht café. — max 49 personen
12.2. De keukenruimte wordt enkel gebruikt door de traiteur of de huurder. 12.3. De overeenkomst geeft recht op het volgende (tenzij anders vermeld in de Bijzondere Voorwaarden van de Huurovereenkomst):
a. het gebruik van de beschreven zaal/zalen/tuin/keuken tijdens de afgesproken uren; hierin kan geen wijziging gebracht worden, tenzij na overleg met één van de verhuurders.
b. het elektriciteitsverbruik, de verwarming en het onderhoud van de gebruikte lokalen.
12.4. De ter beschikking zijnde zaalmeubelen en toestellen dienen te worden verdeeld onder de huurders in geval er meerdere verhuringen op één dag zijn. 12.5 De verhuurder zorgt dat het gevraagde/gehuurde materiaal in de zaal aanwezig is. 12.6. Het gevraagde/gehuurde materiaal wordt door de huurder in de zaal geschikt. 12.7. Sleutel(s) worden volgens afspraak opgehaald bij één van de verhuurders en bij de gezamelijke controle rondgang ten laatste daags na de activiteit teruggegeven.
ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014 | pag.5
12.8. Alle door de huurder aangebrachte goederen (decor, technisch materiaal, kleding,…) dienen ten laatste op de voormiddag volgend op de (laatste) verhuurdag verwijderd te worden. In geen geval kan tKlooster verantwoordelijk gesteld worden voor verlies of diefstal van goederen van de huurder. 12.9. Indien de huurder om het even welke elektrische uitbreiding toebrengt, moet dit in overeenstemming met tKlooster gebeuren. Is dit niet het geval, dan kan schade aangebracht aan toestellen en leidingen niet verhaald worden op de verhuurder. Alle kosten hieruit voortvloeiend zijn integraal voor de huurder.
13. AFVAL 13.1. Alle afval geproduceerd bij het uitvoeren van de activiteit waarvoor men de zaal huurt, mag niet in en rond de site van tKlooster achter gelaten worden. 13.2. De huurder is verantwoordelijk voor het organiseren, sorteren en verwijderen van het afval dat gepaard gaat met de ingerichte activiteit. 13.3. In de zaal achtergelaten afval wordt aan 10€ per zak vergoed bij de eindafrekening aan de huurder.
14. SCHADE 14.1. Na afloop van de activiteit vindt een rondgang plaats. Veroorzaakte schade wordt spontaan gemeld aan één van de verhuurders. Bij vaststelling van de schade bepalen huurder en verhuurder in gezamelijk overleg de schaderaming en -regeling. Bij niet aanwezig zijn van de betrokkene wordt door de verhuurder zelf een schaderaming opgemaakt. 14.2. Indien er schade is aan de gebruikte apparatuur van tKlooster (frigo’s, tap, geluidsinstallatie, beamer,… niet limitatieve opsomming) door verkeerd gebruik van de huurder, dan zijn alle kosten hieruit voortvloeiend volledig ten laste van de huurder. De kosten worden in rekening gebracht op de eindafrekening. 14.3. Er wordt van uitgegaan dat elke zaal (en het materiaal dat ter beschikking gesteld wordt) in prima staat verkeert bij de aanvang van de activiteit. De huurder wordt echter het recht voorbehouden voor de aanvang van de activiteit een staat van bevinding op te maken in de door hem gebruikte ruimte, samen met één van de verhuurders. 14.4. Bij het begin van een activiteit wordt de huurder in kennis gesteld van de werking van het brandalarm. Bij misbruik van het brandalarm wordt een forfaitaire schadevergoeding opgelegd van minimum EUR 124,00. Deze vermindert het recht van tKlooster niet op een hogere schadeloosstelling. 14.5. Bij misbruik van de blusapparatuur wordt een forfaitaire schadevergoeding betaald van minimum EUR 75,00. Deze vermindert het recht van tKlooster niet op een hogere schadeloosstelling. 14.6. Bij schade aan de glasramen in de bovenzaal van de Kloosterkapel wordt een forfaitaire schadevergoeding betaald van minimum EUR 500,00. Deze vermindert het recht van tKlooster niet op een hogere schadeloosstelling. Rekening houdend met de ambachtelijke waarde van de objecten kan de schade zeer hoog oplopen. 14.7. tKlooster kan door de huurder niet aansprakelijk worden gesteld voor schade van welke oorzaak ook, zowel van contractuele aard als van buiten-contractuele aard, of door een misdrijf; de huurder vrijwaart tKlooster tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal en activiteit.
ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014 | pag.6
15. VERZEKERING 15.1. tKlooster raadt de huurder aan een BA-polis af te sluiten. 15.2. In de brandpolis van tKlooster voorziet de verhuurder ‘afstand van verhaal ten opzichte van de huurder’ en dit aangaande de huurdersaansprakelijkheid van het gebouw; niet betreffende de inboedel. Deze meerpremie wordt pro rata doorgerekend aan de huurder en zit vervat in de gestelde huurprijs. 15.3. tKlooster is verzekerd via een BA-uitbating en een Objectieve Brand en Ontploffing en voldoet hiermee aan de wettelijke voorschriften.
ALGEMENE VOORWAARDEN - HUUROVEREENKOMST | v.01/11/2014 | pag.7
