Nieuwsbrief BeheerVisie Nieuwsbrief BeheerVisie 2015, Editie 2
Nieuws
BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10 StUF staat voor Standaard Uitwisselings Formaat en is een universele berichtenstandaard voor het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen applicaties, zoals o.a. Zaaksystemen, Klant Contact Systemen, Document Management Systemen en informatiesystemen als MeldDesk. VNG en KING raden leveranciers van software binnen het gemeentelijke applicatie landschap aan om één standaard taal, dé StUF taal, te ondersteunen. Hiermee wordt het koppeltraject tussen systemen eenduidig en daarmee eenvoudiger te realiseren. Wij mogen nu officieel bekend maken dat wij naast StUF-ZKN 2.04 nu ook StUF-ZKN 3.10 ondersteunen en een koppeling tussen MeldDesk en de grootste Zaaksysteem leverancier van Nederland, Decos hebben opgeleverd bij één van onze MeldDesk gemeenten. Kort gezegd zorgt deze standaard koppeling ervoor dat een melding in MeldDesk automatisch resulteert tot een zaak in het Zaaksysteem van Decos en een zaak in Decos automatisch resulteert tot een melding in MeldDesk. Hierbij worden bijlagen (zoals foto’s) en zelfs E-mailcorrespondenties uitgewisseld! Door het gebruik van de StUF standaard is een volgende koppeling met een ander Zaaksysteem die ook deze standaard ondersteunt veel sneller te realiseren.
BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10 BeheerVisie geeft advies MeldDesk App Message Router MeldDesk Gebruikers Forum Nieuwe MeldDesk gemeenten
Waarom MeldDesk koppelen aan een Zaaksysteem? Zoals door KING’s GEMMA architectuur is voorgeschreven, bevindt een Zaaksysteem zich in de “mid-office” van het applicatielandschap. Hierbij is het Zaaksysteem een van de centrale systemen binnen de gemeente waar diverse en specialistische backoffice systemen informatie mee uitwisselen. Dit zorgt ervoor dat specifieke processen zoals Meldingen Openbare Ruimte goed en kwalitatief afgewerkt kunnen worden door specialistische software zoals MeldDesk, terwijl het Zaaksysteem het overzicht behoudt van de status van alle zaaktypes. Een Zaaksysteem is immers hiervoor bedoeld. De mid-office en onder andere Zaaksystemen hebben vervolgens ook als taak om de vergaarde informatie met landelijke systemen te integreren (zoals bijvoorbeeld mijnoverheid.nl). Zie figuur:
Ieder systeem moet doen waar het goed in is en samenwerken om krachten te bundelen: het niet hebben van een Zaaksysteem maakt het verkrijgen van een compleet beeld van alle zaken moeilijk en het niet hebben van een specialistische applicatie, zoals MeldDesk, remt de kwalitatieve en efficiënte registratie en afhandeling van het meldingenproces.
The best of both worlds! Middels deze door KING voorgeschreven standaard koppeling wordt er een volledige integratie tussen MeldDesk en het Zaaksysteem binnen de gemeentelijke Mid-Office gerealiseerd. Hierdoor zal het specifieke proces van meldingen en klachten deel gaan uitmaken van het zaakgericht werken binnen de gemeente. Als u benieuwd bent naar wat wij voor uw gemeente hierin kunnen betekenen dan vernemen wij dat graag!
BeheerVisie geeft advies MOR Specialisten Wanneer wij MeldDesk implementeren, gaan we er vanuit dat de gemeente ons de benodigde input over het huidige MOR proces aanlevert. Hierbij moet u denken aan de verschillende manieren waarop meldingen binnenkomen, welke stappen en afdelingen op welke momenten worden bewandeld, hoe de informatie bij de buitendienst terechtkomt, wat deze informatie minimaal moet bevatten, hoe de burger de juiste feedback op het juiste moment krijgt etc. Steeds vaker valt ons op dat veel gemeenten dit proces intern niet optimaal hebben ingericht of moeite hebben om het proces eenduidig te formuleren. Onze consultants hebben ondertussen bij meer dan 150 gemeenten een MeldDesk implementatie gerealiseerd! Wij durven daarom te stellen dat wij het MOR proces echt begrijpen. Daarom zetten we vanaf dit jaar deze ervaring en kennis ook in, om de gemeente te adviseren over het optimaliseren van het MOR proces zelf. Hierbij nemen we dus ook de ervaringen van tientallen andere MeldDesk gemeenten mee! Om tot een gedegen advies voor een zo optimaal mogelijke inrichting van het MOR proces te komen, hebben wij een methodiek ontwikkeld die gebaseerd is op het “ISTSOL-GAP” model. Binnen deze methodiek doorlopen we een aantal stappen. Een optimaal MOR proces verschilt per gemeente en is daarom altijd een stukje maatwerk. Dit zijn de te volgen stappen: 1. Inventariseren huidige werkwijze (interviews met betrokkenen en management) 2. Inventariseren gewenste situatie (interviews met betrokkenen en management) 3. Knelpunten analyse (wat moet er veranderen om van 1 naar 2 te gaan) 4. Advies (een concreet rapport en presentatie)
Toekomstbestendig Het advies is een logisch gevolg uit de voorgaande drie stappen. Het is bekend waar de gemeente staat, waar zij heen wil en waarom dat niet lukt. De laatste stap is te bepalen wat er moet veranderen om tot de gewenste situatie te komen en dus: hoe het proces geoptimaliseerd kan worden. Het advies wordt in rapport- en presentatievorm opgeleverd. Er is ruimte om het advies mondeling toe te lichten en vragen te stellen. Na het advies kan gekeken worden hoe het advies geïmplementeerd kan worden en of BeheerVisie hier nog een rol in kan spelen. Het advies is in ieder geval zodanig opgesteld dat de concrete veranderingen ook direct als input voor het verbeteren (of inrichten) van MeldDesk kunnen worden gebruikt! Worstelt uw organisatie momenteel met het proces Meldingen Openbare Ruimte en heeft u behoefte aan een frisse kijk hierop? Laat het ons weten en wij komen langs om de mogelijkheden te bespreken
MeldDesk App Message Router MeldDesk App is de App die buitendienst medewerkers of leveranciers gebruiken om meldingen op locatie (vaak buiten) direct te ontvangen en af te handelen. Op dit moment legt iedere MeldDesk App gebruiker afzonderlijk een verbinding met de WebServer van de gemeente. Aangezien mobiele devices met 3/4G verbinding een onvoorspelbaar IP adres hebben, is het voor de gemeente lastig om toegangscontrole op hun servers te beheersen. Een aantal gemeenten hebben aangegeven dat het gewenst is om het verkeer van en naar de MeldDesk App Devices via één vertrouwd IP adres te laten verlopen. Deze wens hebben wij omgezet in een oplossing: De MeldDesk App Message Router
Één centrale en veilige verbinding De MeldDesk App gebruikers geven na de implementatie van deze router niet meer de URL van de server bij de gemeente op, maar de URL van de door BeheerVisie te hosten Message Router. De Router zal alle berichten (zonder opslag) direct doorzetten naar de door de gemeente op te geven WebServer locatie (URL). Op dezelfde manier zal de Router alle binnenkomende berichten vanuit de gemeentelijke WebServer direct doorzetten naar het juiste Device. De Router wordt geïnstalleerd op dezelfde omgeving waarop ook al onze andere Cloud diensten draaien (bijvoorbeeld onze webformulieren, MeldingenKaart en MijnGemeente App). Hierdoor zal de Router op dezelfde Quality of Service kunnen rekenen als al onze andere producten. Als uw gemeente meer informatie over de MeldDesk App Message Router wenst dan kunt u gerust contact met ons opnemen.
MeldDesk Gebruikers Forum Waar het ticketsysteem specifieke communicatie faciliteert tussen een MeldDesk gebruiker en BeheerVisie, biedt het nieuwe BeheerVisie Forum een flexibeler platform waarbij alle MeldDesk gebruikers en alle BeheerVisie medewerkers op één plek informatie met elkaar kunnen delen!
Waarom is het ticketsysteem nog steeds nodig? Waar het forum een flexibel platform biedt om brede communicatie mogelijk te maken, is het afhandelen van specifieke helpdesk gerelateerde vragen/problemen niet zonder het ticketsysteem goed te organiseren. Het ticketsysteem biedt namelijk allerlei helpdesk gerelateerde tools en rapportages waardoor BeheerVisie vragen en problemen van gebruikers veel beter kan beheersen. Dus let op: U kunt wel helpdesk gerelateerde vragen over MeldDesk op het forum posten, maar BeheerVisie heeft een ticket in het ticketsysteem nodig om dit probleem/vraag z.s.m. te verhelpen/beantwoorden!
Waarom worden tickets in het ticketsysteem niet met alle andere gebruikers gedeeld? Het openstellen van alle tickets voor iedereen is niet altijd gewenst. De communicatie binnen het ticketsysteem is af en toe persoonlijk. Niet alleen voor de gebruiker, maar soms ook voor de BeheerVisie medewerker. Daarnaast is de oplossing van een probleem bij de ene MeldDesk omgeving niet altijd ook de oplossing van hetzelfde probleem bij een andere MeldDesk omgeving!
Waar kan het forum voor worden gebruikt?
Informatie uitwisselen met andere MeldDesk gebruikers: Wetende dat deze informatie alleen zichtbaar zal zijn bij andere gebruikers en niet publiek beschikbaar zal komen op het web, kunt u problemen die u met MeldDesk of het proces van meldingen heeft gehad plaatsen, om te horen hoe andere gemeenten dat hebben opgelost. Uiteraard kunt u ook de succesvolle implementaties en werkwijzen met collega's delen. Toegang tot veel gestelde vragen en antwoorden sectie Op de hoogte blijven van ontwikkelingen over MeldDesk software: BeheerVisie zal informatie over nieuwe versies van MeldDesk, MeldDesk modules, patches, workarounds etc. ook op het forum plaatsen. U kunt zich abonneren op ieder onderwerp, waardoor u automatisch op de hoogte wordt gehouden bij nieuwe berichten. Op de hoogte blijven van ontwikkelingen over gebruikersdagen, beurzen etc. Deel nemen aan discussies over actuele en/of interessante onderwerpen: Zowel BeheerVisie als alle gebruikers kunnen een onderwerp op het forum posten, om zodoende een discussie hierover te starten.
Hoe krijgt u toegang tot het forum? Heel eenvoudig! Het forum is direct te bereiken via het ticketsysteem. Log in op het ticketsysteem en u kunt direct door naar het forum. Heeft u nog geen toegang tot het ticketsysteem, stuur dan een E-mail naar
[email protected] en wij sturen u de inloggegevens toe.
Op de hoogte blijven van een onderwerp of bericht zonder steeds in te loggen op het Forum? U kunt zich abonneren op een onderwerp of bericht wat u interessant vindt, waardoor u via e-mail automatisch op de hoogte wordt gehouden van nieuwe berichten!
Verwelkoming gemeente Valkenburg aan de Geul en Krimpenerwaard BeheerVisie mag hierbij de gemeenten Valkenburg aan de Geul en de nieuwe heringedeelde gemeente Krimpenerwaard als nieuwe MeldDesk gemeenten verwelkomen. Beide gemeenten gaan gebruik maken van MeldDesk als het centrale informatiesysteem waar alle meldingen worden geregistreerd en afgehandeld. Daarnaast gaan beide gemeenten aan de slag met zowel de MijnGemeente App voor de burger, als de MeldDesk App voor de buitendienst medewerker. Door het combineren van de MijnGemeente App met de MeldDesk App sluiten de gemeenten hiermee de gehele meldingenketen vanuit de Frontoffice, helemaal naar de Backoffice en buitendienst en weer terug! We danken beide gemeenten voor het vertrouwen in onze organisatie en zien uit naar een spoedige implementatie gedurende de komende weken!
Voor informatie, vragen en opmerkingen:
[email protected] BeheerVisie B.V. Haringvliet 90 3011 TG Rotterdam Nieuwsbrief BeheerVisie 2015 ● Editie 2 ● beheervisie.nl
