Bay Zoltán Közhasznú Nonprofit Kft

A BAY ZOLTÁN ALKALMAZOTT KUTATÁSI KÖZHASZNÚ NONPROFIT KFT. BESZERZÉSI SZABÁLYZATA

Hatályba lépés dátuma:

2013. 08.01

Kibocsátó:

Bay Zoltán Közhasznú Nonprofit Kft.

Felelős igazgatóság:

Gazdasági Igazgatóság

Skultéty Tamás ügyvezető igazgató

A szabályzat célja, hogy meghatározza és szabályozza a Bay Zoltán Alkalmazott Kutatási Közhasznú Nonprofit Kft (továbbiakban Társaság) beszerzéseinek és megrendeléseinek eljárási rendjét, folyamatait és felelőseit. A jelen szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések esetében, a szolgáltatók kiválasztásának átlátható, dokumentált, diszkriminációmentes eljárásban kell történnie. Az ajánlattételre felkért ajánlattevők kiválasztása során figyelemmel kell lenni arra, hogy az ajánlattevőnek rendelkeznie kell a beszerzés tárgya szerinti tapasztalattal. Biztosítani kell a verseny tisztaságát és az esélyegyenlőséget. A szabályzat szempontjából beszerzésnek minősül minden, ami későbbi pénzkifizetéssel járó kötelezettséget von maga után, vagy valamilyen barter ügylet része. 1.

Ajánlatkérések

A beszerzés tárgyától függően a beszerzés jóváhagyásához 3 ajánlat előzetes bekérése szükséges, a beszerzés indoklása, illetve a fedezet megjelölése mellett. 50.000 1 Ft értékhatár alatt a 3 ajánlat bekérésének szükségességéről az intézetigazgató dönt. 2.

Beszerzések előzetes engedélyeztetése

Az 50.000 Ft-ot elérő beszerzéseknél minden esetben kötelező a beszerzések előzetes engedélyeztetése az ügykövető rendszeren keresztül. Ennek folyamatáról külön szabályzat rendelkezik. A beszerzések darabolása az értékhatáron belül maradáshoz – minden további értékhatár esetében is - nem engedélyezett! Az engedélyezési folyamat kötelező eleme az intézeti kontroller, aki az üzleti tervnek való megfelelőséget ellenőrzi, pályázatok esetén pedig a pályázati kontroller jóváhagyása, akinek a felelőssége a pályázaton történő elszámolhatóság és nem a beszerzés szakmai szükségességének igazolása. Minden 100.000 Ft-ot meghaladó beszerzési igény esetén kötelező a folyamatba felvenni a központi beszerzési munkatársat is. 2.1

Értékhatártól függetlenül az ügyvezető igazgató jóváhagyása szükséges valamennyi lent felsorolt ügyben, már a beszerzés megindításához, hivatalos ajánlatkérésekhez, megkeresésekhez is (!): • projekttel és üzemeltetéssel kapcsolatos alvállalkozói és tanácsadói, valamint szakértői szerződések megkötéséhez és teljesítésigazolásokhoz • bútor, gépkocsi, informatikai és távközlési eszközök beszerzéséhez • marketing és reklámszerződések megkötéséhez • valamennyi közbeszerzési eljáráshoz (KEF-en keresztül történő lehíváshoz is) • munkaszerződéssel, megbízási- és ösztöndíjas szerződésekkel, tanulmányi szerződésekkel, bérrel, jövedelemmel kapcsolatos ügyekben, illetve bármilyen

1

A megadott értékek mindenütt nettó értéket jelölnek, kivéve, ahol ez külön jelölve lett.

2

létszámnövekedéssel járó ügyekben (a Foglalkoztatási és juttatási szabályzatban foglaltaknak megfelelően) • támogatásnyújtással, adományozással kapcsolatos ügyekben • bírságok, büntetések, jogkövetkezmények ügyében.

2.2

Értékhatártól függetlenül az intézetigazgatók – Budapesten az üzemeltetésért felelős munkatárs - a gazdasági igazgatóval a végső jóváhagyó az alábbi esetekben azzal, hogy a rendkívüli eseményekről az ügyvezető igazgatót azonnal tájékoztatni kell: • Valamennyi közüzemi számla: víz, csatorna, gáz, áram, szemétszállítás, távfűtés • Üzemeltetéssel, működéssel kapcsolatos rendszeres és eseti szolgáltatások és ehhez szükséges anyagok: őrzés-védés, takarítás, karbantartás, javítások, üzemorvos, munka- és tűzvédelem, üzemanyag, telefon, internet, tisztítószerek, reprezentációs anyagok (ásványvíz, kávé, tea,…) • Biztosítási díjak (gépkocsi, ingatlan, felelősségbiztosítás)

2.3

További jóváhagyók előzetes engedélye is szükséges a lenti esetekben, akik a következők: • Rendezvényszervezés: Külkapcsolati igazgató • Informatikai eszközök és szoftverek beszerzése: IKTI igazgató • Szellemi termékek, szabadalmi eljárások: Üzletfejlesztési igazgató • Marketing eszközök és szolgáltatások: Üzletfejlesztési igazgató.

3.

Központosított beszerzések

Bizonyos beszerzési eljárásokat – függetlenül attól, hogy arra egyébként nem kötelező közbeszerzési eljárást lefolytatni – központilag végez el a Társaság. Ezek: •

Közüzemi szerződések megkötése: áram, gáz, távfűtés, víz, csatorna, hulladékszállítás (valamennyi telephelyre vonatkozóan)

•

Fenntartási, üzemeltetési szerződések: posta, irodaszer, telefon (vezetékes és mobil), internet, üzemanyag, üzemorvos, informatikai szolgáltatás, munka– és tűzvédelem, biztosítások

•

Egyes eszközbeszerzések: informatikai eszközök, szoftverek, szoftver licenszek, gépkocsi, bútor, telefonkészülék

•

Bérleti szerződések: ingatlanok, gépek-berendezések, gépkocsik esetében

•

Könyvvizsgálat, számviteli szolgáltatás, közbeszerzési tanácsadás, jogi tanácsadás, marketing eszközök és szolgáltatások, szabadalom-ügyvivés, központi képzések, tréningek szerződései

•

Erzsébet utalvány, SZÉP kártya, egyéb utalványok szerződései és beszerzése / feltöltése

•

Utazásszervezési szerződéskötés (az egyedi szállás és utazásfoglalások már a Külföldi kiküldetési szabályzatban foglaltak szerint történik)

3

4.

Egyéb beszerzések

A nem központosított beszerzési eljárásokat továbbra is az intézeti munkatársak (projektvezető, osztályvezető) vagy az illetékes üzemeltetési, illetve adminisztratív területen dolgozó kollégák intézik, amihez szükség szerint a központi beszerzési munkatárs is segítséget nyújt vagy közreműködik. Ilyenek: •

Ingatlan üzemeltetéssel kapcsolatos fenntartási, karbantartási munkák, felújítások (a nem közbeszerzési eljárások esetén), őrzés-védés, takarítás, eszközbeszerzések, védőeszközök, munkaruha

•

Gépkocsik üzemeltetésével, karbantartásával, szolgáltatások, műszaki vizsgáztatás

•

Közbeszerzési értékhatár alatti gép és eszközkarbantartások, javítások

•

Projektek szakmai teljesítéséhez szükséges alvállalkozók, megbízások, szakértői – tanácsadói szolgáltatások, szakmai anyagok

•

Hirdetések, konferenciákon - szakmai előadásokon részvétel, szakkönyvek, szaklapok, oktatások, tanfolyamok

•

Utazási költségek, szállásdíjak (kivéve a KEF utazásszervezési szolgáltatásokat, azokat csak onnan lehet igénybe venni!)

•

Szabadalmakkal – szellemi termékekkel kapcsolatos fenntartási díjak

•

Tagsági díjak.

5.

javításával

kapcsolatos

anyagok,

Közbeszerzési eljárások

A Társaság a közbeszerzési törvény (Kbt.) személyi hatálya alá tartozik, ebből következően mindazon beszerzésénél alkalmaznia kell a Kbt. előírásait, amelyek •

nem tartoznak a Kbt. által meghatározott kivételi körbe, és

•

a becsült értékük meghaladja a közbeszerzési értékhatárt.

A becsült érték meghatározása során érvényesülniük kell az egybeszámítási szempontoknak, azaz a Társaság minden szervezeti egységét együttesen, egyetlen ajánlatkérőként kell számításba venni. Az egyes jóváhagyásra felterjesztett beszerzési igényekről a központi beszerzési munkatárs mond előzetes véleményt a jóváhagyási folyamat részeként arról, hogy milyen eljárással (közbeszerzés alá tartózó vagy sem), közbeszerzés esetén milyen eljárástípussal kell a közbeszerzési eljárást lefolytatni. A közbeszerzési eljárások lefolytatása során a Kbt és kapcsolódó jogszabályok valamennyi előírását maradéktalanul be kell tartani! A közbeszerzési eljárás-köteles beszerzések ügyintézése a központi beszerzési munkatárs feladata. A beszerzési igény kezdeményezője a folyamatban, mint „megrendelő” vesz részt, illetve az Ő feladata a beszerzendő termék vagy szolgáltatás pontos definiálása és meghatározása (műszaki paraméterezése). A dokumentáció összeállítása és a szükséges engedélyek beszerzése, majd az eljárás lefolytatása és a szerződéskötés lebonyolítása a központi beszerzési munkatárs feladata és felelőssége a közbeszerzési szakértő közreműködésével. Kizárólag olyan eljárás indítható

4

meg, amelyet tartalmaz a Társaság elfogadott közbeszerzési terv, illetve rendelkezik az NFM szükséges jóváhagyásával. Ha az adott eszköz / szolgáltatás csak egy helyről szerezhető be, ennek lehetőség szerinti ellenőrzése és dokumentálása szintén az Ő feladata. Ebben az esetben nyilatkozatot kell beszerezni a szállítótól a kizárólagosságáról, valamint nyilatkoztatni kell a Társaságon belüli „megrendelőt”, hogy kizárólag ez az eszköz / szolgáltatás szolgálja csak az elvárt célt. A közbeszerzési eljárások teljes dokumentációját - a közzétételük előtt - az ügyvezető igazgató által ismételten jóvá kell hagyatni, a tényleges eljárás csak az Ő engedélyével indítható meg. Az eljárások során törekedni kell a Társaság számára legelőnyösebb feltételek, ár-érték elérésére és ezzel együtt a tipikus termékek egységesítésére, a rendszeresen előforduló, ismétlődő igények kielégítésére pedig minél nagyobb számban keretszerződéseket kell kötni. A közbeszerzési eljárások teljes dokumentációjának lefűzve, dossziéban, illetve az ügykövetőben is eljárásonként (ügyenként) teljes körűen meg kell lennie, melynek megléte a központi beszerzési munkatárs feladata és felelőssége. A megkötött (keret)szerződések lejárati idejének vagy a keretösszegek kimerülésének figyelemmel kísérése a központi beszerzési munkatárs feladata, a lejáratok előtt kellő időben kezdeményeznie kell új eljárás kiírását vagy a szerződések meghosszabbítását. A közbeszerzési eljárásokban a bíráló bizottságnak legalább 3 tagból kell állnia: a központi beszerzési munkatárs, az eljárást kezdeményező osztály/intézet képviselője és a gazdasági igazgató vagy általa kijelölt harmadik tagból. A közbeszerzési eljárások nyilvánosságára vonatkozó rendelkezéseket a mindenkor hatályos Kbt. rendelkezései szerint kell teljesíteni. A Kbt. szerinti nyilvánosság biztosítása a gazdasági igazgató feladata és felelőssége. 6.

Jóváhagyási folyamat és a végső jóváhagyók

A fenti pontokban leírt feltételeknek megfelelően a végső jóváhagyók az alábbiak az egyes esetekben: 6.1

1. típusú jóváhagyási folyamat („zöld út”): Projektvezető → osztályvezető

Pályázati v. intézeti kontroller

Igazgató

Érvényes 50.000 Ft értékhatárig a következő típusú beszerzések esetén: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: •

Üzemanyag

•

Irodaszer

•

Fenntartási- és karbantartási anyagok, tisztítószerek, munka- és védőruha, védőeszközök

•

Közüzemi számlák, hulladékszállítás

•

Szolgáltatás beszerzés (őrzés-védés, takarítás, karbantartás)

•

Szállítás, raktározás 5

•

Egészségügyi szolgáltatás, munka- és tűzvédelem

•

Eszközbeszerzések (kivéve az említett kivételek)

•

Gépek, berendezések, gépkocsik bérlése

•

Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel

•

Belföldi és külföldi utazás, szállás, kiküldetés

•

Reprezentáció

b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések:

6.2

•

Eszközbeszerzések, beruházások (kivéve az említett kivételek)

•

Szakmai anyagbeszerzés

•

Belföldi és külföldi utazás, szállás, kiküldetés

•

Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek (az üzletfejlesztési igazgató jóváhagyása is szükséges)

2. típusú jóváhagyási folyamat („sárga út”): Projektvezető → Osztályvezető


IKTI igazgató (informatika) ÜF igazgató (szellemi termék, marketing) KKI igazgató (rendezvényszervezés)

Igazgató

Központi beszerzési munkatárs

Gazdasági igazgató

(100.000 Ft felett)

Érvényes 50.000-300.000 Ft között a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: •

Eszközbeszerzések (kivéve az említett kivételek)

•


•

Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel

•

Belföldi és külföldi, szállás, kiküldetés

•

Reprezentáció

•

Rendezvényszervezés

b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: •


•


•

Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek (Üzletfejlesztési igazgató is minden esetben)

6

•


Érvényes (50.000 Ft felett) értékhatártól függetlenül a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: •

Üzemanyag

•

Irodaszer

•

Fenntartási- és karbantartási anyagok, tisztítószerek, munka- és védőruha, védőeszközök

•


•


•

Távközlési és internet szolgáltatási számlák (IKTI igazgató is minden esetben)

•

Szállítás, raktározás

•


b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: • 6.3


3. típusú jóváhagyási folyamat („piros út”):

Projektvezető → Osztályvezető

IKTI igazgató (informatika) ÜF igazgató (szellemi termék, marketing)


Központi beszerzési munkatárs

Igazgató

Gazdasági igazgató

Ügyvezető igazgató Érvényes 300.000 Ft felett a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: •

Eszközbeszerzések

•


•

Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel 7

•


•

Reprezentáció

•


b)

Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: •

Eszközbeszerzések, beruházások

•


•

Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek (Üzletfejlesztési igazgató is minden esetben)

•


Értékhatártól függetlenül a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: •

Alvállalkozói, tanácsadói, szakértői szerződések

•

Távközlési és internet szolgáltatási szerződések

•

Informatikai eszközök és szolgáltatások

•

Bútor, gépkocsi beszerzés

•

Közbeszerzési ügyek

•

Tagsági díjak

•

Marketing és reklám

•

Adományok, támogatások

b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: •

Alvállalkozói, tanácsadói, szakértői szerződések

•


A jóváhagyási folyamatokat az ügykövető rendszerben kell megvalósítani, ennek részletei az ügykövető rendszerrel kapcsolatos útmutatóban (szabályzatban) kerülnek rögzítésre. A szabályzat 2013. augusztus 1-étől hatályos, ezzel egyidejűleg minden a témában korábban kiadott szabályzat hatályát veszti. Budapest, 2013. július 30.

Skultéty Tamás ügyvezető igazgató

8

1. sz. melléklet Értékhatárok szerinti végső jóváhagyók Megnevezés 50.000 Ft alatt

50.000 - 300.000 Ft

300.000 Ft felett

Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos ügyek Üzemanyag

igazgató

gazdasági igazgató


Irodaszer

igazgató



Fenntartási és karbantartási anyagok, tisztítószerek, munkaés védőruha, védőeszközök

igazgató




igazgató




igazgató



Informatikai eszközök és szolgáltatások

ügyvezető

Távközlési és internet szolgáltatási szerződések

ügyvezető

Távközlési és internet szolgáltatási számlák

IKTI igazgató + gazdasági igazgató

Tanácsadói, szakértői szerződések (jogi, könyvvizsgáló, könyvelő, közbeszerzési, stb)

ügyvezető

Szállítás, raktározás

igazgató




igazgató



ügyvezető

Tagsági díjak Eszközbeszerzések (kivéve a kivételek) Bútor, gépkocsi

igazgató


ügyvezető

ügyvezető

9

beszerzés Gépek, berendezések, gépkocsik bérlése

igazgató


ügyvezető

Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel,

igazgató


ügyvezető

Külföldi utazás, szállás, kiküldetés

igazgató


ügyvezető

Reprezentáció

igazgató


ügyvezető

Reklám, marketing

ügyvezető


ügyvezető

Adományok, Támogatások

ügyvezető Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések


igazgató


ügyvezető


igazgató



Alvállalkozói, tanácsadói, szakértői szerződések Külföldi utazás, szállás, kiküldetés Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek Közbeszerzési ügyek

ügyvezető igazgató


ügyvezető

igazgató

üzletfejlesztési igazgató + gazdasági igazgató

ügyvezető

ügyvezető

10

Bay Zoltán Közhasznú Nonprofit Kft

Recommend Documents