Bahan Presentasi
KOORDINASI DAN KOLABORASI
Diskripsi Singkat membekali peserta dengan kemampuan untuk menjelaskan pengertian, membekali peserta dengan kemampuan menerapkan koordinasi dan kolaborasi melalui pembelajaran pengertian koordinasi dan kolaborasi, peranan koordinasi dan kolaborasi, dan penerapan koordinasi dan kolaborasi.
Materi Pokok Penjelasan konsep koordinasi dan kolaborasi Peranan koordinasi dan kolaborasi
Penerapan koordinasi dan kolaborasi
METODE Pembekalan Pengayaan Materi Studi Kasus Test Evaluasi Diskusi – Presentasi
Indikator Hasil Belajar Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat: Menjelaskan konsep koordinasi dan kolaborasi; Menjelaskan peranan koordinasi dan kolaborasi dalam pelaksanaan kegiatan; Menerapkan koordinasi dan kolabroasi untuk efektivitas pelaksanaan kegiatan
Pengertian Koordinasi Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu.
a
Y
b Titik koordinat abas/2005
X 6
Pengertian Koordinasi Di dalam administrasi, koordinasi bersangkut paut dengan penyerasian serta penyatuan tindakan dari sekelompok orang (William H. Newman) Koordinasi adalah penyerasian yang teratur usaha-usaha untuk menyiapkan jumlah yang cocok menurut mestinya, waktu dan pengarahan pelaksanaan hingga menghasilkan tindakan-tindakan harmonis dan terpadu menuju sasaran yang telah ditentukan. (george R. Terry) Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner)
abas/2005
7
Pengertian Koordinasi Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD) Koordinasi kegiatan vertikal di Daerah adalah: Upaya yang dilaksanakan oleh Kepala Wilayah guna mencapai keselarasan, keserasian dan keterpaduan baik perencanaan maupun pelaksanaan tugas serta kegiatan semua instansi vertikal, dan antara instansi vertikal dengan dinas daerah agar tercapai hasil guna dan daya guna (PP. No. 6 th 1988)
abas/2005
8
Pengertian Koordinasi Koordinasi pada hakekatnya merupakan upaya memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama. (LAN, 1997)
abas/2005
9
Dr. Awaluddin Djamin M.P.A :Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sehingga terdapat saling mengisi, membantu dan melengkapi. Drs. H Malayu S.P Hasibuan :Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan oganisasi. Handoko :Koordinasi adalah proses pengitegrasian tujuantujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
B. Masalah-Masalah dalam Koordinasi 1.
Per bed aa n da l am or ie ntas i terha dap tu ju an ter te ntu . Par a an gg ota dar i d epar tem en ya ng berb eda m eng emb an gkan pa nd ang an mer eka se nd ir i te ntang b aga i ma na cara menc apa i k ep en tin gan org an is as i ya ng b a ik . m is a ln ya b ag ia n pe n ju a la n m eng ang ga p b ah wa d ivers ifikas i pr oduk harus l eb i h d i utamak an d ar ip ada ku a lti as prod uk . ba g ian aku ntans i me l i ha t p eng en da lia n b ia ya seb ag a i faktor pa l i ng p en ti n g s u k se s o r g a n is asi .
2.
Per bed aa n da lam or ie ntas i waktu . Ma na jer prod uksi ak an leb ih mem perh atik an mas a la h -masa l ah yang h arus d ip eca hkan seg era atau d a lam p er io de wak tu p end ek . b iasanya b ag ia n pe ne l i ti an d an p eng emb an gan le b ih ter l ib at d en gan m asal a h -mas a lah j a n g k a p a n ja n g .
3. Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain. 4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pentingnya Koordinasi
:
1.
M E N C E G A H T E R J A D I N YA K E K A C A U A N , P E R C E K C O K A N , D A N K E K E M B A R A N ATA U KEKOSONGAN PEKERJAAN.
2.
A G A R P E K E R J A D A N P E K E R J A A N N YA D I S E L A R A S K A N S E RTA D I A R A H K A N U N T U K M E N C A PA I T U J U A N PERUSAHAAN.
3.
D A PAT M E M A N FA AT K A N S A R A N A D A N P R A S A R A N A D A L A M P E N C A PA I A N T U J U A N .
4.
AGAR SEMUA UNSUR MANAJEMEN DAN PEKERJAAN M A S I N G - M A S I N G I N D I V I D U K A RYAWA N H A R U S M E M B A N T U T E R C A PA I N YA T U J U A N O R G A N I S A S I .
5.
A G A R S E M U A T U G A S , K E G I ATA N D A N P E K E R J A A N T E R I N T E G R A S I K E PA D A S A S A R A N YA N G D I I N G I N K A N .
Tipe-tipe koordinasi : 1. Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuankesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab. Koordinasi vertical secara relative mudah diilakukan atasan dapat memberi sanksi aparat yang sulit diatur.
2. Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.
Sifat-sifat koordinasi : 1. KOORDINASI BERSIFAT DINAMIS, BUKAN STATIS 2. KOORDINASI MENEKANKAN PANDANGAN MENYELURUH OLEH SEORANG KOORDINASI (MANAGER) DALAM RANGKA MENCAPAI SASARAN 3. KOORDINASI HANYA MENINJAU SUATU PEKERJAAN SECARA KESELURUHAN
Tujuan Koordinasi : 1.
M EN G H IND ARI KEKAC AU AN D AN PEN YIM PAN G AN T U G AS D AR I SASAR AN
2.
M EN G AR AH KAN D AN M EN YAT U KAN SEM U A T IN D AKAN SERTA PEM IKIR AN KE AR AH T ER C APAIN YA SASAR AN PER U SAH AAN
3.
M EN G H IND ARI KEKO SO N G AN D AN T U M PAN G T IN D IH PEKER J AAN
4.
M EN G H IND ARI KET ER AM PIL AN O VER L AN D IN G D AR I SASAR AN PER U SAH AAN
5.
M EN J U R USKAN KET ER AM PIL AN SPESIAL IS KE AR AH SASAR AN PER U SAH AAN
6.
M EN G IN TEGR ASIKAN T IN D AKAN D AN PEM AN FAATAN U N SU R MAN AJ EMEN KE AR AH SASAR AN O R G AN ISASI ATAU PER U SAH AAN
Syarat-syarat koordinasi : 1. Sense of cooperation ( perasaan untuk bekerja sama), harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang 2. Rivalr y, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagianbagian, agar bagian-bagian ini berlombalomba untuk mencapai kemajuan 3. Team spirit, ar tinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan per tanda kurang sempurnanya koordinasi
4. Konsep kesatuan tindakan, hal ini merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha berarti harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian dalam mencapai hasil 5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok dimana mereka bekerja
Pengertian Kolaborasi 1. Tindakan kerjasama antara satu orang atau lebih untuk mencapai sesuatu 2. Berhianat karena bekerja dengan musuh pada situasi perang 3. Usaha memecahkan “masalah atau konflik” secara bersama-sama bukan melalui proses mediasi.
abas/2005
19
Manfaat kolaborasi 1. Memberikan pelayanan atau usaha yang berkualitas dengan menggabungkan keahlian unik profesional. 2. Memaksimalkan produktivitas serta efektivitas dan efesiensi sumber daya. 3. Meningkatkan profesionalisme, kepuasan kerja.
loyalitas,
dan
4. Meningkatkan kohesivitas antar pelaku yang terlibat di dalamnya 5. Memberikan kejelasan peran dalam berinteraksi antar pelaku yang terlibat di dalamnya abas/2005
20
Tujuan kolaborasi 1. memecahkan masalah; 2. menciptakan sesuatu; 3. menemukan sesuatu di dalam sejumlah hambatan.
abas/2005
21
Tujuan Manajemen Kolaborasi 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Menyediakan instrumen untuk mengenali stakeholder Meningkatkan kerjasama antar stakeholder Menciptakan mekanisme pemberdayaan masyarakat Menciptakan mekanisme pemberdayaan masyarakat Menciptakan mekanisme pembelajaran yang dialogis Memperbaiki tindakan tindakan perlindungan sumberdaya hutan 7. Menyediakan sistem manajemen yang terbuka dan selalu melakukan improvement”
abas/2005
22
Kendala Kolaborasi (Gray 1989) 1. Komitmen yang bertentangan dengan kolaborasi 2. Sejarah permusuhan yang dilandasi perbedaan ideologi dalam waktu lama 3. Kondisi dimana kebijakan tidak memperhatikan alokasi SD 4. Perbedaan persepsi atas resiko 5. Kerumitan bersifat teknis 6. Budaya kelembagaan dan politik/no legitimasi 7. Unilateral action (satu pihak memiliki power melakukan aksi sepihak abas/2005
23
Elemen penting pada tahapan kolaborasi 1. Inisiasi dan motivasi 2. Media komunikasi/informasi 3. Analisis bersama situasi 4. Negosiasi dan kesepakatan Stakeholder 5. Membangun kapasitas perubahan 6. Kemitraan dan anlisis pelaksanaaan 7. Membuat dan memelihara proses 8. Membuat dan mendorong mekanisme kelola konflik
abas/2005
24
Prinsip kolaborasi dalam mengatasi konflik 1. Melibatkan para pihak yang relevan 2. Membangun konsensus secara bertahap 3. Merancang peta proses 4. Merancang proses fasilitasi 5. Mengendalikan memori kelompok
abas/2005
25
Prinsip kolaborasi 1.Transparan dan saling menghormati 2.Pembagian peran yang bertanggung jawab 3.Hubungan kerja yang efektif 4.Membangun kearifan local 5.Menghormati perbedaan dan keragaman 6.Kontinyu dan adaptif 7.Skala lebih luas abas/2005
26
