PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DRAFT
PERATURAN KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH NOMOR : 800 / 7684 / 2014
TENTANG PETUNJUK TEKNIS EVALUASI PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN DI LINGKUNGAN BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TENGAH
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat II, III, IV mengalami perubahan yang sangat mendasar mulai Tahun 2014 dan sering disebut dengan Diklatpim Pola Baru. Perubahan yang paling mendasar pada penyelenggaraan Diklatpim Pola Baru utamanya terjadi pada sistem pembelajaran yang berbasis pengalaman (experiencial learning) di mana peserta dituntut untuk mempraktekkan dan mengalami sendiri bagaimana kompetensi kepemimpinan itu diterapkan di tempat kerja masing-masing peserta. Perubahan ini
kemudian
berimplikasi
pada
perubahan
struktur
kurikulum,
tahapan
pelaksanaan dan evaluasi kelulusan peserta, yang ketiganya saling terkait dan tidak dapat dipisahkan. Sebelum penyelenggaraan Diklatpim Pola Baru, evaluasi kelulusan peserta didasarkan pada prestasi akademis penguasaan materi, penyusunan kertas kerja yang hanya sebatas konsep dan sikap perilaku peserta. Pada penyelenggaraan Diklatpim Pola Baru saat ini, evaluasi mengalami perubahan bukan hanya sebatas konsep, tetapi juga hasil perubahan yang telah diwujudkan oleh masing-masing peserta (evidence base) yang harus dapat ditunjukkan dengan bukti data dan fakta awal jangka pendek yang dapat dikembangkan dan dibuktikan (evidence
base) di jangka menengah dan jangka panjang. Dalam rangka pelaksanaan evaluasi terhadap peserta agar benar-benar objektif dalam penentuan kelulusan, maka sangat diperlukan peran serta tenaga pengajar
(Widyaiswara),
(Coach),
pembimbing
konselor,
mentor,
penguji
(narasumber) dan penyelenggara secara sinergis. Penyamaan persepsi dan pemahaman standar evaluasi terhadap peserta sangat diperlukan dari semua kompenen dimaksud agar ada jaminan objektif yang sifatnya terstandar. Oleh karena itu maka dipandang perlu adanya Petunjuk Teknis Evaluasi Peserta Diklat Kepemimpinan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah. 1
B.
Dasar 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587); 3. Peraturan Pemerintah Nomor
101
Tahun
2000 tentang Pendidikan dan
Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 198, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4019) ; 4. Peraturan Kepala Lembaga
Administrasi
Negara Nomor 11, 12, dan 13
Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pe-latihan Kepemimpinan Tingkat II, III dan IV (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1188); 5. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 20, 21 dan 22 Tahun 2014 tentang Perubahan Lampiran Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor
12
Tahun
2013
Tentang
Pedoman
Penyelenggaraan
Pendidikan Dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II, III dan IV; 6. Peraturan Gubernur Nomor Nomor 89 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah; 7. Peraturan Gubernur Nomor 79/2011 tentang Perubahan atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 89 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Tengah. C. Tujuan dan Sasaran Peningkatan Kualitas Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Petunjuk teknis Evaluasi Peserta Diklat Kepemimpinan Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah dibuat dengan tujuan: 1. Menetapkan standar kualitas (quality standard) yang dijadikan acuan dan 2
penyamaan persepsi bagi tenaga pengajar (Widyaiswara), pembimbing (Coach), konselor, mentor, penguji (narasumber) dan penyelenggara diklat di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah dalam melakukan
evaluasi
terhadap
peserta
dalam
penyelenggaraan
Diklat
Kepemimpinan Tingkat II, III, IV; 2. Menjamin kualitas (quality assurance) penyelenggaraan evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
di lingkungan Pemerintah
Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah; 3. Mengendalikan kualitas (quality control) penyelenggaraan evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
di lingkungan Pemerintah
Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah. Sasaran Evaluasi Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah adalah terwujudnya: 1. Standarisasi kualitas (quality standard) dalam evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
di lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah; 2. Jaminan kualitas (quality assurance) dalam evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
di lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah; 3. Pengendalian kualitas (quality control) dalam evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
di lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah. D.
Ruang Lingkup Petunjuk Teknis Ruang Lingkup Petunjuk Teknis Evaluasi Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah memuat ketentuan –
ketentuan pokok yang bersifat teknis dan prosedural terkait dengan evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah.
3
di lingkungan
E. Pengertian Umum Pengertian-pengertian yang harus dipahami dalam Petunjuk Teknis Evaluasi Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV
Badan Diklat Provinsi Jawa
Tengah adalah: 1. Break through
I (BT.1: tahap Tak ing Ow nership) adalah tahap
pembelajaran untuk membangun organizational learning atau kesadaran dan pembelajaran bersama akan pentingnya mereformasi area dari kegiatan organisasi yang bermasalah dengan mengkomunikasikan permasalahan organisasi kepada Stakeholder-nya dan mendapat persetujuan untuk mereformasinya, terutama dari atasan langsungnya. Pada tahap ini, peserta juga diminta mengumpulkan data selengkap mungkin untuk memasuki tahap pembelajaran selanjutnya. Dengan demikian, bukti (evidence) yang dapat dinilai pada tahap ini adalah persetujuan mentor atau atasan langsung terhadap area organisasi yang akan diubah, dan data-data awal yang relevan dengan area organisasi tersebut. 2. Break through I I (BT.2: tahap laboratorium k epem im pinan) adalah tahap
pembelajaran
untuk
menerapkan
dan
menguji
kapasitas
kepemimpinannya. Dalam tahap ini, peserta kembali ke tempat kerjanya dan memimpin implementasi Proyek Perubahan yang telah dibuatnya. Dalam memimpim perubahan tersebut, masing-masing peserta Diklatpim dituntut untuk melaksanakan tahap-tahap perubahan (milestones) yang telah direncanakannya. Dengan demikian, bukti (evidence) yang dapat dinilai adalah output dari pelaksanaan milestones tersebut. 3. Coach adalah tenaga akademis pembimbing (yang merupakan mitra peserta) peserta diklat yang memiliki kompetensi dalam membekali peserta diklat dengan kompetensi yang diperlukan selama tahap kegiatan Breaktrough I (taking ownership) dan Breaktrough II (laboratorium kepemimpinan) dan memotivasi peserta melalui konsultasi jarak jauh menggunakan Teknologi Informasi maupun Tatap Muka di Kampus. Dalam bekerja, Coach perlu mengetahui secara pasti bukti (evidence) yang telah dihasilkan oleh peserta Diklat Kepemimpinan baik pada Breaktrough I maupun Breaktrough II. 4. Counsellor adalah tenaga kediklatan yang memiliki kompetensi untuk membekali peserta dalam membangun motivasi diri peserta melalui konsultasi jarak jauh menggunakan Teknologi Informasi maupun Tatap Muka di Kampus 4
dalam
melaksanakan
tahap
Breaktrough
I
(taking
ownership)
dan
Breaktrough II (laboratorium kepemimpinan). Karena keterbatasan sumber daya Diklat, peran Counsellor ini juga dapat diperankan oleh Coach maupun Mentor. 5. Mendidik, Mengajar dan Melatih (Dikjartih) PNS adalah proses belajarmengajar dalam Diklat PNS baik secara klasikal dan atau non klasikal. 6. Diklat
Kepemimpinan
Tingkat
II
yang
selanjutnya
disingkat
Diklatpim II adalah diklat untuk mencapai persyaratan standar kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintahan yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural eselon II; 7. Diklat Kepemimpinan Tingkat III yang selanjutnya disingkat Diklatpim III adalah diklat untuk mencapai persyaratan standar kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintahan yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural eselon III; 8. Diklat Kepemimpinan
Tingkat IV
yang
selanjutnya disingkat
Diklatpim IV adalah diklat untuk mencapai persyaratan standar kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintahan yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural eselon IV; 9. Evaluasi Diklat Kepemimpinan adalah suatu proses pengukuran, penilaian dan koreksi atas masukan dan hasil diklat; 10. Mentor adalah atasan langsung peserta diklat sebagai pembimbing lapangan di tempat kerja peserta diklat yang memiliki kompetensi dalam membekali peserta diklat dengan kompetensi yang diperlukan selama tahap kegiatan
Breaktrough I (taking ownership) dan Breaktrough II (laboratorium kepemimpinan) dan memotivasi peserta melalui konsultasi langsung di tempat kerja; 11. Narasumber adalah orang yang menjadi pemateri terkait materi kediklatan sesuai dengan kompetensi yang menjadi bidang keahliannya (bukan Widyaiswara, tapi praktisi atau akademisi); 12. Peserta Diklat (dalam hal ini adalah Peserta Diklatpim Tk. II, III dan IV) adalah PNS yang telah ditetapkan sebagai peserta pendidikan dan pelatihan berdasarkan Keputusan Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah; 13. Penyelenggaraan Diklat (dalam hal ini adalah Peserta Diklatpim Tk. II, III dan IV) adalah keseluruhan proses kegiatan yang dimulai dari perencanaan, 5
pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan diklat; 14. Penyelenggara Diklat (dalam hal ini adalah Peserta Diklatpim Tk. II, III dan IV) adalah PNS yang bertugas pada lembaga Diklat yang secara fungsional
melaksanakan
tugas-tugas
administratif
untuk
mendukung
penyelenggaraan Diklat Prajabatan dan/atau Diklat Kepemimpinan tertentu sesuai pedoman yang ditetapkan oleh Instansi Pembina; 15. Tenaga Pengajar Diklat Kepemimpinan adalah Widyaiswara yang harus memiliki sertifikat kompetensi untuk mengajar pada Diklatpim atau pakar, praktisi, dan narasumber lainnya memiliki kemampuan dalam pengelolaan pembelajaran
yang
diindikasikan dengan kualifikasi, pengalaman dan
keahlian yang sesuai program Diklatpim, serta memiliki kemampuan Sertifikat TOF atau telah mengikuti Sitting in Program dalam penguasaan substansi mata Diklat yang diajarkan yang diindikasikan dengan kualifikasi, pengalaman dan keahlian untuk mengajar pada jenjang Diklatpim tertentu; 16. Pembimbing adalah tenaga pengajar yang memiliki kompetensi dalam membekali
peserta
dengan
kompetensi
yang
diperlukan
selama
melaksanakan tahap pembelajaran BT.1 dan BT.2; 17. Penguji adalah tenaga pengajar, pakar, praktisi yang memiliki kompetensi (menguasai sistem evaluasi peserta Diklat Kepemimpinan) untuk memberikan penilaian terhadap hasil pembelajaran, rancangan proyek perubahan dan laporan hasil laboratorium kepemimpinan sesuai jenjang Diklatpim tertentu; 18. Widyaiswara adalah PNS yang diangkat sebagai pejabat fungsional dengan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak untuk melakukan kegiatan Mendidik, mengajar dan melatih (Dikjartih) PNS, Evaluasi dan Pengembangan Diklat pada Lembaga Diklat Pemerintah dan yang telah memiliki sertifikat TOF Diklat Kepemimpinan (Sitting in Program).
6
BAB II TEKNIS EVALUASI TERHADAP PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN A. Pelaksanaan Evaluasi Evaluasi terhadap peserta Diklatpim dilakukan melalui penilaian terhadap 2 (dua)
aspek, yaitu kualitas perubahan dan sikap-perilaku sebagai berikut : 1. Aspek Akademis Kualitas Perubahan Penilaian dari sisi akademis kemampuan identifikasi perubahan dilakukan penyelenggara, tenaga pengajar, mentor,Coach dan penguji (narasumber). Penilaian dilakukan selama proses dikjartih, BT.1, BT.2, seminar rancangan proyek perubahan dan seminar hasil laboratorium kepemimpinan. Unsur yang dinilai dalam aspek Kualitas Perubahan adalah sebagai berikut : a. Identifikasi Perubahan Indikator unsur identifikasi perubahan meliputi: 1) Ketepatan fokus perubahan; 2) Kelayakan perubahan; 3) Rasionalitas perubahan; 4) Dukungan Stakeholder; 5) Manfaat perubahan. b. Rancangan Perubahan Indikator unsur rancangan perubahan meliputi : 1) Kejelasan visi perubahan; 2) Kejelasan identifikasi Stakeholder; 3) Kejelasan langkah-langkah mewujudkan perubahan; 4) Sistematika penulisan. Pada tahap ini setiap peserta wajib melaksanakan Seminar Presentasi Rancangan Proyek Perubahan di hadapan mentor, Coach dan penguji (narasumber).
Pada
saat
seminar
ini
peserta
diharapkan
mampu
meyakinkan peserta seminar dan dinilai dari kemampuan mempresentasikan Rancangan Proyek Perubahan yang telah disusun bersifat mandiri. Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya menyajikan Rancangan Proyek
Perubahan
dan
mengintegrasikan
berbagai
penyempurnaan Implementasi Proyek Perubahan. 7
masukan
untuk
c. Pemimpin Perubahan Indikator unsur pemimpin perubahan meliputi : 1) Kemampuan mempengaruhi Stakeholder; 2) Kemampuan membangun tim effektif; 3) Ketangguhan (endurance) dalam melaksanakan rencana perubahan; 4) Kualitas implementasi rancangan perubahan; 5) Kepatuhan terhadap etika birokrasi. Pada tahap ini peserta diwajibkan melaksanakan Seminar hasil Laboratorium Kepemimpinan di hadapan mentor, Coach dan penguji (narasumber). Setiap peserta diharapkan mampu meyakinkan dirinya sebagai pemimpin dalam mengeksekusi proyek perubahan di instansinya. Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan masing-masing peserta dalam memobilisir Stakeholders dalam implementasi proyek perubahan. Untuk mengidentifikasi kelemahan dan keunggulan dalam memimpin perubahan, peserta melalui serangkaian pengalaman belajar yaitu mulai mempresentasikan
pengalamannya
dalam
memimpin
perubahan,
mengarahkan peserta seminar untuk memberi masukan dan kritikan terhadap kepemimpinannya, sampai pada mengidentifikasi kelemahan dan keunggulan dalam memimpin perubahan. Di penghujung seminar, peserta menunjukkan
kompetensinya
melalui
kemampuan
mengidentifikasi
kelemahan dan keunggulannya dalam memimpin perubahan. 2. Aspek Sikap dan Perilaku Penilaian
sikap
dan
perilaku
dilakukan
oleh
penyelenggara,
tenaga
pengajar, mentor, dan Coach dengan menggunakan formulir 5. Unsur yang dinilai dalam aspek Sikap dan Perilaku serta bobotnya adalah sebagai berikut :
8
No
Unsur
Bobot(%)
a.
Integritas
20
b.
Etika
20
c.
Kedisiplinan
20
d.
Kerjasama
20
e.
Prakarsa
20
Jumlah
100
Indikator yang dinilai dari masing-masing unsur aspek Sikap dan Perilaku untuk Diklatpim adalah sebagai berikut : a. Integritas Integritas adalah ketaatan dan kemampuan bertindak konsisten sesuai
dengan
nilai-nilai
agama,
sosial,
budaya,
dan
kelompok.
Indikator integritas adalah : 1) Kejujuran dalam melaksanakan tugas-tugas setiap tahap Diklat; 2) Ketegasan dalam menyampaikan ide dan gagasan; 3) Konsistensi dalam melaksanakan tugas-tugas setiap tahap Diklat; 4) Kepatuhan pada nilai-nilai agama dan moral setiap tahap Diklat. b. Etika Etika adalah kemampuan berperilaku, bertutur kata, bertindak sesuai dengan nilai-nilai sosial, budaya, kelompok dan etika PNS. Indikator etika adalah : 1) Kesopanan dalam berperilaku setiap tahap Diklat; 2) Kesantunan dalam bertutur kata; 3) Toleransi terhadap keragaman agama, suku, bahasa dan ras; 4) Empati dalam pergaulan setiap tahap Diklat. c. Kedisiplinan Kedisiplinan adalah ketaatan dan kepatuhan terhadap ketentuan dalam penyelenggaraan Diklat. Indikator kedisiplinan adalah : 1) Ketaatan dalam melaksanakan urutan kegiatan setiap tahap Diklat; 2) Ketepatan hadir dalam mengikuti setiap kegiatan Diklat; 3) Kesungguhan dalam mengikuti setiap tahap Diklat; 4) Kepatuhan terhadap tata tertib setiap tahap Diklat. 9
d. Kerjasama Kerjasama adalah kemampuan berkoordinasi dan bersinergi dengan Widyaiswara, penyelenggara dan sesama peserta dalam menyelesaikan tugas secara bersama, serta mampu mempertemukan berbagai gagasan. Indikator kerjasama adalah : 1) Berkoordinasi dengan Widyaiswara, penyelenggara dan sesama peserta untuk penyelesaian tugas-tugas dalam setiap tahap Diklat; 2) Bersinergi
dengan
Widyaiswara,
penyelenggara
dan
sesama
peserta untuk penyelesaian tugas-tugas dalam setiap tahap Diklat; 3) Tidak mendikte atau mendominasi kelompok; 4) Mau menerima pendapat orang lain. e. Prakarsa Prakarsa adalah kemampuan mengajukan gagasan atau inovasi untuk kepentingan kelompok atau kepentingan yang lebih luas. Indikator prakarsa adalah : 1) Membantu terciptanya iklim Diklat yang kondusif bagi lahirnya ide-ide pembaharuan; 2) Mampu membuat saran pembaharuan; 3) Aktif mengajukan pertanyaan yang menggugah pemikiran; 4) Mampu mengendalikan diri, waktu, situasi dan lingkungan. B. Evaluasi Akademis Peserta Penilaian terhadap kelulusan peserta Diklatpim Tingkat II, III dan IV difokuskan pada evaluasi akademis peserta pada aspek proyek perubahan. Komponen penilaian proyek perubahan terdiri atas perencanaan inovasi dan manajemen perubahan, dengan bobot sebagai berikut: No
Komponen proyek perubahan
Bobot (%)
1.
Perencanaan Inovasi
40
2.
Manajemen Perubahan
60
Jumlah
100
10
1. Perencanaan Inovasi Indikator
penilaian
komponen
perencanaan
inovasi
meliputi
jenis
perubahan, cakupan manfaat perubahan, kejelasan tahap perubahan dan peta Stakeholders, dengan bobot sebagai berikut: No
Indikator
Bobot (%)
a.
Jenis Perubahan
10
b.
Cakupan Manfaat Perubahan
10
c.
Kejelasan Tahap Perubahan
10
d.
Peta Stakeholders
10 Jumlah
40
Penilaian perencanaan inovasi dilakukan oleh Penguji (narasumber), Coach dan Mentor menggunakan Formulir 1 . Di samping penilaian ini, mentor dan
Coach juga memberi penilaian yang bersifat deskriptif tentang kemampuan peserta Diklat dalam perencanaan inovasi menggunakan Formulir 2. Secara ideal masing-masing penilaian yang dilakukan berada pada level kompetensi yang sama. Jika ini tidak bisa dipenuhi, sebaiknya yang menilai Penguji dan Coach saja. Itupun kalau penguji tahu sistem penilaian. Adapun penjelasan teknis dan level kompetensi masing-masing indikator penilaian yang harus diberikan adalah sebagai berikut: a. Jenis Perubahan (Jenis Inovasi) Leveljenisperubahan adalahsebagaiberikut : Level
Kualitas Jenis Perubahan
4
Gagasan orisinal (baru sama sekali)
3
Sebagian gagasannya baru
2
Replikasi dengan modifikasi/adaptasi
1
Replikasi tanpa modifikasi
Keterangan: 1) Level 4, jika Gagasan Orisinal: adalah jenis perubahan yang sifatnya ide brilian yang baru (murni) dari peserta yang belum pernah ada di organisasi tempat kerja lain. Kebaruan ini tetap harus berangkat dari permasalahan yang dihadapi oleh organisasinya. (diharapkan dapat 11
dipatenkan); 2) Level 3, jika sebagian gagasan baru, artinya gagasan baru berasal dari peserta dengan tambahan adopsi inovasi baru dari lokus lain untuk diterapkan di tempat kerjanya. Ada unsur kebaruan pada gagasan. Unsur kebaruan ini bisa bersifat parsial; 3) Level 2, jika Replikasi dengan modifikasi/adaptasi dan adaptasi, artinya meniru inovasi yang sudah ada di lokus lain, ditambah modifikasi (adaptasi) disesuaikan kondisi tempat kerja peserta. Tidak ada kebaruan, peserta hanya melakukan adaptasi. Contoh: pelayanan online berbasis Teknologi Informasi diterapkan sesuai kebutuhan organisasi masingmasing (tidak harus sama dengan lokus yang diadopsi); 4) Level 1, jika Replikasi tanpa modifikasi, artinya meniru persis inovasi dari lokus lain untuk diterapkan di organisasinya tanpa ada perubahan apapun. b. Cakupan Manfaat Dari Perubahan Level cakupan manfaat dari perubahan adalah sebagai berikut: Level
Kualitas Manfaat Perubahan
4
Bermanfaat bagi Stakeholder/pengguna
3
Organisasi secara keseluruhan
2
Sebagian unit di organisasi
1
Terbatas pada unit yang bersangkutan
Catatan: 1) Level 4, jika bermanfaat bagi Stakeholders, artinya kemanfaatan bukan hanya untuk organisasinya saja, tetapi juga bermanfaat bagi Stakeholders lainnya dan masyarakat di luar organisasinya.; 2) Level 3, jika bermanfaat bagi organisasi secara keseluruhan (internal instansinya), artinya bahwa manfaat perubahan bukan hanya untuk unit organisasinya (tidak harus untuk unit kerjanya saja) tetapi untuk organisasi secara keseluruhan. Contoh: Peserta diklat Kasubid Pengembangan Diklat, membuat proyek perubahan bukan hanya untuk kepentingan Subid Pengembangan Diklat, tetapi bermanfaat juga
bagi
Subid
lain
di 12
Bidang
Bangdalmudik
dan
atau
subid/subag/bidang di Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah); 3) Level 2, jika bermanfaat bagi sebagian unit di organisasi (sebagian internal instansinya), artinya bahwa manfaat perubahan hanya untuk sebagian kecil di unit organisasinya Contoh: Peserta diklat Kasubid Pengembangan Diklat, membuat proyek perubahan hanya untuk kepentingan di Bidang Bangdalmudik; 4) Level 1, jika bermanfaat terbatas pada unit yang bersangkutan (hanya bermanfaat pada unit eselon II/III/IV saja), artinya bahwa manfaat perubahan hanya untuk sebagian kecil di unit organisasinya Contoh: Peserta diklat Kasubid Pengembangan Diklat, membuat proyek perubahan hanya untuk kepentingan Subid Pengembangan Diklat di Bidang Bangdalmudik; c.
Kejelasan Tahap Perubahan Level Kejelasan Tahap Perubahan adalah sebagai berikut: Level 4
Kualitas Tahap Perubahan Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara jelas. Kerkaitan antara perubahan dengan hasil yang diharapkan
3
tergambar secara jelas tetapi tahap perubahan tidak tergambar dengan jelas.
2 1
Kerkaitan antara perubahan tergambar jelas , tetapi tahap perubahan tidak dirumuskan dengan jelas. Kerkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar dengan jelas.
Catatan: 1) Level 4, jika keterkaitan
antara perubahan (inovasi) dengan hasil
yang diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara jelas, artinya peserta dapat merumuskan konsep perubahan dengan hasil yang tergambar secara jelas yang dirumuskan dalam tahapan (milestone) dan dari setiap milestone tergambar jelas output yang dijelaskan dalam rencana kegiatan secara sistematis; 13
2) Level 3, jika keterkaitan antara perubahan dengan hasil yang diharapkan tergambar secara jelas tetapi tahap perubahan tidak tergambar dengan jelas, artinya peserta dapat merumuskan konsep perubahan
dengan
kegiatannya
tidak
hasil
yang
tergambar
tergambar dengan
secara
jelas
dalam
jelas
dan
tahapan
(milestone). 3) Level 2, jika keterkaitan antara perubahan tergambar jelas, tetapi tahap perubahan tidak dirumuskan dengan jelas, artinya peserta dapat merumuskan konsep perubahan dengan hasil yang tergambar secara jelas tetapi tidak dirumuskan dengan jelas dalam tahapan (milestone). 4) Level 1, jika keterkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar dengan jelas, artinya tahapan dan kegiatan tidak ada keterkaitan dengan proyek perubahan yang direncanakan. d. Peta Stakeholders Level Peta Stakeholders adalah sebagai berikut : Kualitas Peta Stakeholders Perubahan
Level 4 3 2
Semua Stakeholders berikut resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar dengan jelas. Peta Stakeholders tidak mencakup semua Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan tergambar dengan jelas. Peta Stakeholders mencakup semua Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan tidak tergambar dengan jelas. Peta Stakeholders tidak mencakup semua Stakeholders,
1
potensi resistensi dan dukungan belum tergambar dengan jelas.
Catatan: 1) Level 4, jika semua Stakeholders berikut potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar dengan jelas, artinya semua
Stakeholders baik yang pro maupun yang kontra terhadap proyek perubahan tergambar dengan jelas dengan tanda (+ / -). Contoh: 14
untuk
lebih
memudahkan
semua
potensi
Stakeholders
teridentifikasi dengan jelas dan dapat digambarkan dalam NetMap maupun Kuadran Stakeholder secara lengkap.
Stakeholders
2) Level 3, jika peta
tidak
mencakup
semua
Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan tergambar dengan jelas, artinya Stakeholders proyek perubahan tidak tergambar dengan jelas (ada Stakeholders yang seharusnya dilibatkan tetapi belum terakomodasi), sedangkan potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar dengan jelas. 3) Level 2, jika peta Stakeholders mencakup semua Stakeholder, potensi resistensi dan dukungan tidak tergambar dengan jelas artinya Stakeholders proyek perubahan tergambar dengan jelas, tetapi potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tidak tergambar dengan jelas. 4) Level
1,
jika
peta
Stakeholders
tidak
mencakup
semua
Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan belum tergambar jelas, artinya Stakeholders proyek perubahan tidak tergambar dengan jelas (ada Stakeholders yang seharusnya dilibatkan tetapi belum terakomodasi), demikian juga potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) juga tidak tergambar dengan jelas. 2. Manajemen Perubahan Indikator penilaian komponen manajemen perubahan meliputi jumlah kegiatan untuk
memobilisasi
dukungan,
pemyataan
dukungan,
capaian
tahap
perubahan, dengan bobot sebagai berikut: No
Indikator
Bobot (%)
a.
Jumlah Kegiatan Memobilisasi Dukungan
15
b.
Pernyataan Dukungan
15
c.
Capaian Tahap Perubahan
30
Jumlah
60
Penilaian akhir manajemen perubahan dilakukan oleh Penguji (narasumber),
Coach
dan
Mentor
menggunakan
Formulir 15
3.
Di
samping
penilaian
menggunakan formulir ini,mentor dan Coach juga memberi penilaian yang bersifat deskriptif tentang kemampuan peserta Diklat dalam manajemen perubahan
pada
saat
melaksanakan
laboratorium
kepemimpinan
menggunakan Formulir 2. Secara ideal masing-masing penilaian yang dilakukan berada pada level kompetensi yang sama. Adapun level masing-masing indikator manajemen perubahan adalah sebagai berikut: a. Jumlah Kegiatan Untuk Memobilisasi Dukungan Jumlah kegiatan yang dilakukan dalam rangka sosialisasi dan penguatan dukungan pada setiap Breaktrhrough dilengkapi dengan bukti yang jelas baik secara berkelompok atau individual (notulen, foto, daftar hadir, dan sebagainya). Level jumlah kegiatan untuk memobilisasi dukungan adalah sebagai berikut: Level
Kegiatan Memobilisasi Dukungan
4
Lebih dari 5 kegiatan
3
4-5 kegiatan
2
2-3 kegiatan
1
0-1 kegiatan
Catatan: 1) Level 4, jika jumlah kegiatan (yang melibatkan pihak lain/eksternal) laboratorium kepemimpinan untuk memobilisir dukungan minimal 6 kegiatan utama, bukan sekedar kegiatan untuk memenuhi jumlah dimaksud sesuai
milestone yang ditetapkan; 2) Level 3, jika jumlah kegiatan laboratorium kepemimpinan untuk memobilisir dukungan hanya 4 - 5 kegiatan utama, bukan sekedar kegiatan untuk memenuhi jumlah dimaksud sesuai milestone yang ditetapkan; 3) Level 2, jika jumlah kegiatan laboratorium kepemimpinan untuk memobilisir dukungan melebihi 2 - 3 kegiatan utama, bukan sekedar kegiatan untuk memenuhi jumlah dimaksud sesuai milestone yang ditetapkan; 4) Level 1, jika jumlah kegiatan laboratorium kepemimpinan untuk memobilisir dukungan hanya 1 kegiatan utama, bukan sekedar kegiatan untuk memenuhi jumlah dimaksud sesuai milestone yang ditetapkan. 16
b. Pernyataan Dukungan Pernyataan dukungan dari Stakeholders terhadap gagasan/inovasi yang direncanakan/dilaksanakan. Level pemyataan dukungan adalah sebagai berikut: Level
Kualitas Manfaat Perubahan
4
Semua Stakeholders memberi dukungan (lisan dan tindakan)
3
Lebih banyak yang memberi dukungan
2
Kira-kira separuh dari Stakeholders memberi dukungan
1
Sebagian kecil dari Stakeholders memberi dukungan
Catatan: 1) Level 4, jika semua Stakeholders memberi dukungan, ditunjukkan dengan bukti dukungan 100 % (pernyataan tertulis, keikutsertaan, kehadiran, keterlibatan dalam kegiatan, pernyataan pers, dimuat di media masa); 2) Level 3, jika lebih banyak yang memberi dukungan sekitar, ditunjukkan dengan
bukti
dukungan
75
%
(pernyataan
tertulis,
keikutsertaan,
kehadiran, keterlibatan dalam kegiatan, pernyataan pers, dimuat di media masa); 3) Level 2, jika kira-kira separuh (50 %) dari Stakeholders memberi dukunganditunjukkan
dengan
bukti
dukungan
(pernyataan
tertulis,
keikutsertaan, kehadiran, keterlibatan dalam kegiatan, pernyataan pers, dimuat di media masa); 4) Level 1, jika sebagian kecil (kurang dari 25 %) dari Stakeholders memberi dukungan
ditunjukkan
dengan
bukti
dukungan(pernyataan
tertulis,
keikutsertaan, kehadiran, keterlibatan dalam kegiatan, pernyataan pers, dimuat di media masa). c. Capaian Tahap Perubahan Capaian tahap perubahan seperti tergambar dalam tahap-tahap perubahan. Level capaian tahap perubahan adalah sebagai berikut: Level 4
Capaian Tahap Perubahan Capaian melebihi tahap perubahan tergambar dalam road map (Acuan pembandingnya adalah milestone pada rancangan proyek 17
perubahan) 3
Mampu mencapai tahap perubahan Tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang di luar
2
kendalinya Tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang ada
1
pada peserta
Catatan: 1) Level 4, jika capaian melebihi tahap perubahan yang tergambar dalam
roadmap (milestone) dan rincian kegiatan, serta mendapat persetujuan dan dikoordinasikan sebelumnya dengan mentor maupun Coach. Misal seorang peserta Diklatpim merumuskan hanya 5 kegiatan dalam rancangan proyek perubahan tetapi dalam realisasinya terdapat 7 kegiatan yang disetujui mentor dan Coach. Demikian halnya apabila kegiatan yang dirancang di tahap jangka menengah dan panjang dapat dicapai di jangka pendek; 2) Level 3, jika mampu mencapai tahap perubahan sebatas apa yang dirumuskan dalam rancangan proyek perubahan saja; 3) Level 2, jika tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang di luar kendalinya, misalnya ada bencana alam atau peristiwa lain yang bersifat force major; 4) Level 1, jika tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang ada pada peserta seperti kesalahan implementasi atau kelalaian peserta. 3. Evaluasi Akhir Untuk evaluasi akhir ditetapkan nilai masing-masing level (idealnya masingmasing penilaian yang dilakukan berada pada level kompetensi yang sama) sebagai berikut: Level
Nilai
4
80,1 – 100
3
60,1 – 80,0
2
40,1 – 60,0
1
0 – 40,0 18
Evaluasi akhir dilakukan dengan memperhatikan
hasil
evaluasi
terhadap
komponen perencanaan inovasi dan manajemen perubahan. Nilai perencanaan inovasi dan nilai manajemen perubahan direkapitulasi sehingga menghasilkan nilai akhir. Penetapan nilai akhir menggunakan Formulir 4. Tim Evaluasi Akhir ditetapkan oleh pimpinan instansi penyelenggara Diklat. Tim evaluasi berjumlah ganjil dengan unsur-unsur sebagai berikut: 1. Pimpinan Lembaga Diklat Penyelenggara; 2. Pejabat dari Instansi Pembina Diklat; 3. Widyaiswara; 4. Coach. Dalam menetapkan nilai akhir, Tim Evaluasi Akhir dapat mempertimbangkan penilaian deskriptif Coach dan mentor tentang kemampuan peserta Diklat dalam perencanaan inovasi dan manajemen perubahan sebagaimana yang dituangkan dalam Formulir 1 , 2 , 3 d a n 4 dan dukungan pertimbangan nilai sikap dan perilaku dalam Formulir 5. 4. Kualifikasi Kelulusan Kualifikasi kelulusan peserta Diklat ditetapkan sebagai berikut: Level
Skor
Sangat Memuaskan
> 90 – 100
Memuaskan
> 80 – 90
Cukup Memuaskan
> 70 – 80
Kurang Memuaskan
> 60 – 70
Tidak Memuaskan
≤ 60
Peserta Diklat Kepemimpinan yang memperoleh kualifikasi tidak memuaskan ( ≤ 60) atau ketidakhadiran lebih dari 3 (tiga) sesi (9 JP) dinyatakan Tidak Lulus. Peserta Diklat Kepemimpinan yang memperoleh kualifikasi kurang memuaskan dinyatakan ditunda kelulusannya dan kepada yang bersangkutan diberikan waktu sesuai kebutuhan untuk menyempurnakan (remidial) proyek perubahannya paling lama diberi waktu 2 (dua) bulan dan harus segera melaporkan progres remidial sampai siap diuji kembali. 19
BAB III PENUTUP 1. Petunjuk Teknis ini merupakan panduan bagi tenaga pengajar (Widyaiswara), pembimbing (Coach), konselor, mentor, penguji (narasumber) dan penyelenggara diklat di lingkungan Pemerintah Provinsi, Kabupaten dan Kota se-Jawa Tengah dalam melakukan evaluasi terhadap peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat II, III, IV; 2. Hal – hal yang belum diatur dalam Petunjuk Teknis ini akan diatur lebih lanjut dalam ketentuan lainnya.
An. Kepala Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah KABID BANGDALMUDIK
Drs. EDI WAHYONO, MSi. Pembina NIP. 19670722 199603 1 003
20
Formulir 1: Penilaian Perencanaan Inovasi
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PENILAIAN PENGUJI/COACH /MENTOR* TERHADAP PERENCANAAN INOVASI DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT ... ANGKATAN ... BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2015 Nama Peserta
:
NIP/ NDH
:
Jabatan
:
Instansi
:
Judul Proyek
:
KELOMPOK
Perubahan 1. Jenis Perubahan /Jenis Inovasi Level Kualitas Jenis Perubahan 4 (80 - 100) Gagasan orisinal (baru sama sekali) 3 (60 - 80) Sebagian gagasannya baru 2 (40 - 60) Replikasi dengan modifikasi/adaptasi 1 ( 0 - 40) Replikasi tanpa modifikasi
(10 %) Nilai
2. Cakupan Manfaat Perubahan Level Kualitas Manfaat Perubahan 4 (80 - 100) Bermanfaat bagi Stakeholder/pengguna 3 (60 - 80) Organisasi secara keseluruhan 2 (40 - 60) Sebagian unit di organisasi 1 ( 0 - 40) Terbatas pada unit yang bersangkutan
(10 %) Nilai
3. Kejelasan Tahap Perubahan Level Kualitas Tahap Perubahan 4 (80 - 100) Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara jelas. 3 (60 - 80) Kerkaitan antara perubahan dengan hasil yang diharapkan tergambar secara jelas tetapi tahap perubahan tidak tergambar dengan jelas. 2 (40 - 60) Kerkaitan antara perubahan tergambar jelas , tetapi tahap perubahan tidak dirumuskan dengan jelas. 1 ( 0 - 40) Kerkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar dengan jelas.
(10 %) Nilai
D. Peta Stak eholders
(10 %)
Level
Kualitas Peta Stak eholders Perubahan
4 (80 - 100)
Semua Stakeholders berikut resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar dengan jelas. Peta Stakeholders tidak mencakup semua Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan tergambar dengan jelas. Peta Stakeholders mencakup semua Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan tidak tergambar dengan jelas. Peta Stakeholders tidakmencakup semua Stakeholders, potensi resistensi dan dukungan belum tergambar dengan jelas.
3 (60 - 80) 2 (40 - 60) 1 ( 0 - 40)
Nilai
Jumlah Nilai ( A + B + C + D) Rata-Rata Catatan:*) coret yang tidak sesuai
Semarang, Penguji/Coach/Mentor* NIP
21
2015
Formulir 2: Penilaian Deskriptif Mentor/Coach Perubahan
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PENJELASAN M EN TOR/ COACH * TENTANG KEMAMPUAN PESERTA DALAM PERENCANAAN INOVASI/MANAJEMEN PERUBAHAN*
Nama Peserta Diklatpim Tk. II/III/IV* NIP/ Nomor Urut Daftar Hadir
: :
Saya menilai peserta dengan nama ……………………………………….., nomor urut daftar hadir …………… Sangat Mampu/Mampu/Kurang Mampu/Tidak Mampu* melaksanakan Perencanaan Inovasi/Manajemen Perubahan*, dengan penjelasan sebagai berikut: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… *Coret yang tidak perlu ………..,……………….......…..2015 Mentor/Coach*
(...........……………………………….) NIP. .
22
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Formulir 3: Penilaian Manajemen Perubahan
PENILAIAN PENGUJI/COACH /MENTOR* TERHADAP MANAJEMEN PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT ... ANGKATAN ... BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2015 Nama Peserta
:
NIP/ NDH
:
Jabatan
:
Instansi
:
Judul Proyek
:
KELOMPOK
Perubahan A. Jumlah Kegiatan Untuk Memobilisasi Dukungan Level
(15 %)
Kegiatan Memobilisasi Dukungan
4 (80 - 100)
Lebih dari 5 kegiatan
3 (60 - 80)
4-5 kegiatan
2 (40 - 60)
2-3 kegiatan
1 ( 0 - 40)
0-1 kegiatan
Nilai
B. Pernyataan Dukungan Level
(15 %) Kualitas Manfaat Perubahan
4 (80 - 100)
Semua Stakeholders memberi dukungan
3 (60 - 80)
Lebih banyak yang memberi dukungan
2 (40 - 60)
Kira-kira separuh dari Stakeholders memberi dukungan
1 ( 0 - 40)
Sebagian kecil dari Stakeholders memberi dukungan
Nilai
C. Capaian Tahap Perubahan Level
(30 %) Capaian Tahap Perubahan
Nilai
4 (80 - 100)
Capaian melebihi tahap perubahan tergambar dalam roadmap
3 (60 - 80)
Mampu mencapai tahap perubahan
2 (40 - 60)
Tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang di luar kendalinya
1 ( 0 - 40)
Tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang ada pada peserta Jumlah Nilai ( A + B + C ) Rata-Rata
Catatan: *) coret yang tidak sesuai
Semarang, Penguji/Coach/Mentor NIP.
23
2015
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Program Diklatpim Unit/Diklat Penyelenggara Angkatan Tempat Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Jumlah Peserta No 1 1 2 3 dst Keterangan: 1. Kolom 1 diisi dengan 2. Kolom 2 diisi dengan 3. Kolom 3 diisi dengan 4. Kolom 4 diisi dengan 5. Kolom 5 diisi dengan 6. Kolom 6 diisi dengan 7. Kolom 7 diisi dengan *Coret yang tidak perlu
: : : : : :
Nama Peserta 2
Formulir 4: Rekapitulasi Nilai Akhir
REKAPITULASI NILAI AKHIR PROYEK PERUBAHAN PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III/IV* ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... .......................................... s.d. ............................................... ........................ orang ( laki-laki = , perempuan = ) Perencanaan Inovasi 3
Manajemen Perubahan
Nilai Akhir
4
5
Kualifikasi Kelulusan
Peringkat
6
7
no urut sampai dengan jumlah maksimal peserta yang telah ditetapkan dalam pedoman nama peserta Diklatpim hasil penilaian dari Formulir 1 hasil penilaian dari Formulir 3 jumlah nilai pada kolom 3 dan 4. predikat kualifikasi sebagaimana ditetapkan dalam pedoman angka berdasarkan nilai pada kolom 5, peringkat 1 dengan nilai tertinggi dan selanjutnya diurut ke bawah.
24
Formulir 5: Rekapitulasi Nilai Sikap dan Perilaku
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PENILAIAN PENGUJI/COACH /MENTOR* TERHADAP PERENCANAAN INOVASI KEPEMIMPINAN TINGKAT ... ANGKATAN ... BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2015 Program Diklatpim Unit/Diklat Penyelenggara Angkatan Tempat Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Jumlah Peserta No
Nama Peserta
:..................................................................................... :..................................................................................... :..................................................................................... :..................................................................................... :..........................................s.d. ....................................... :.................... orang (laki-laki= ,perempuan = Integritas (20%)
Etika (20%)
Kedisiplinan (20%)
Kerjasama (20%)
)
Prakarsa (20%)
1 2 3 4 5 6 7 1. 2. dst Keterangan: 1. Kolom 1 diisi dengan no urut sampai dengan jumlah maksimal peserta yang telah ditetapkan dalam pedoman; 2. Kolom 2 diisi dengan nama peserta Diklatpim; 3. Kolom 3 s.d.7 diisi dengan hasil penilaian; 4. Kolom 8 diisi dengan jumlah nilai pada kolom 3 s.d.7; 5. Kolom 9 diisi dengan rata-rata nilai kolom 8.
25
DIKLAT
Jumlah
Rata-rata
8
9
26
