BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1.
Simpulan Penyelenggaraan Soft Skills Seminars merupakan salah satu kegiatan untuk
memperkenalkan OrangIndonesiaID sebagai platform media online ke anak muda khususnya mahasiswa/I. Event seminar tersebut dijalankan melalui 2 tahapan proses yaitu persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars. Persiapan Soft Skills Seminars Penentuan Segmen Penentuan Jenis dan Tema Event Soft Skills Seminars Pembentukan Panitia Proposal Event Pengelolaan Soft Skills Seminars Soft Skills Seminars #1 & #2 1. Perencanaan 2. Penyelenggaraan 3. Evaluasi Teknik Lobi & Negosiasi
Soft Skills Seminars #3 & #4 1. Perencanaan 2. Penyelenggaraan 3. Evaluasi Soft Skills Seminars #5 & #6 1. Perencanaan 2. Penyelenggaraan 3. Evaluasi
Gambar 21. Proses Persiapan dan Pengelolaan Soft Skills Seminars
78
79
Dalam proses persiapan Soft Skills Seminars, panitia melakukan perencanaan dalam bentuk proposal event yang digunakan sebagai tool untuk melakukan lobi dan negosiasi dengan pihak kedua. Proposal tersebut didahului oleh penelitian yang dilakukan untuk menemukan fakta-fakta yang terjadi seperti kategori segmen pasar, jenis dan tema event dan juga kualifikasi panitia yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan event. Dalam tahap pengelolaan, panitia melakukan produksi event yaitu Soft Skills Seminars #1 sampai dengan #6. Setelah memproduksi keenam seminar tersebut, panitia juga melakukan evaluasi pasca event untuk mengetahui hasil dari kegiatan teknik lobi dan negosiasi pada proses persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars. Hasil evaluasi tersebut dijadikan lesson learned untuk penyelenggaraan event berikutnya. Dalam melakukan praktik lobi dan negosiasi kepada pihak kedua yaitu speaker, sponsor dan media partner, ditemukan satu hasil yang menjadi kategori lost-lost yaitu pembatalan Memorandum of Understanding (MoU) secara sepihak oleh calon sponsor dikarenakan ketidaksepahaman kesepakatan pada internal manajemen calon sponsor tersebut. Disamping hal tersebut, kegiatan praktik lobi dan negosiasi yang dilakukan panitia berhasil memberikan win – win solution antara kedua belah pihak. 5.1.1. Kendala Dalam persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars, ada beberapa kendala yang dihadapi oleh panitia. Berikut beberapa hal yang menjadi kendala dalam persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars: 1) Venue merupakan salah satu bagian terpenting dalam penyelenggaraan
seminar.
OrangIndonesiaID
merupakan
80
platform media online yang memiliki keterbatasan dalam penyedian venue seminar. 2) MoU (Memorandum of Understanding) merupakan dokumen pengikat hasil kesepakatan antara kedua belah pihak. Penanganan MoU yang tidak baik bisa menyebabkan misscomunication antara kedua belah pihak yang bekerjasama dalam penyelenggaraan Soft Skills Seminars. 3) OrangIndonesiaID merupakan platform media online yang masih baru di mana masih membutuhkan banyak sumber daya manusia. 5.1.2. Solusi Dalam menangani kendala yang ada, berikut solusi yang dilakukan oleh panitia dalam persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars: 1) Panitia melakukan survey terhadap beberapa venue yang memadai untuk penyelenggaraan Soft Skills Seminars. Namun, sebelum melakukan pembayaran uang muka, panitia juga melakukan praktik teknik lobi dan negosiasi kepada beberapa sponsor yang bersedia menyediakan venue penyelenggaraan Soft Skills Seminars. 2) MoU (Memorandum of Understanding) yang telah disepakati oleh kedua belah pihak, disimpan dengan baik oleh panitia. Hal ini berguna untuk melakukan konfirmasi apabila ada ketidaksesuaian jumlah produk yang dikirimkan dengan jumlah yang tertera di MoU. Jika pihak kedua membatalkan secara
81
sepihak kesepakatan yang telah disetujui pada saat meeting, maka panitia tetap melakukan komunikasi persuasif lanjutan untuk menjaga networking yang telah terjalin. Strategi ini dilakukan agar kesan yang ditinggalkan tetap positif sehingga tidak menutup kemungkinan untuk melakukan penawaran kerjasama pada penyelenggaraan event berikutnya. 3) Kebutuhan akan sumber daya manusia dalam penyelenggaraan Soft Skills Seminars diatasi oleh panitia dengan membuka rekruitmen terhadap volunteer. Para volunteer tersebut diseleksi dan ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan kapasitas mereka sehingga penyelenggaraan Soft Skills Seminars bisa berjalan dengan baik dan lancar. Panitia acara beserta volunteer juga melakukan koordinasi yang baik dalam menangani penyelenggaraan acara, apabila ada pihak pengisi acara yang tidak dapat hadir, panitia segera menyesuaikan kondisi acara dengan baik. 5.2.
Saran Dalam proses persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars, ada
beberapa saran yang diberikan oleh panitia terkait penyelenggaraan event khususnya seminar: 1.
Dalam penyusunan konsep penyelenggaraan event, visi dan misi yang dibuat harus dapat dipahami oleh seluruh anggota dalam organisasi. Hal ini untuk menghindari ketidaksepahaman antar anggota di dalam pelaksanaannya sehingga menghambat penyelenggaraan event.
82
2.
Dalam penyelenggaraan event khususnya seminar, database peserta harus disusun dan disimpan dengan baik. Hal ini merupakan asset bagi organisasi dalam penyelenggaraan event berikutnya. Selain itu, database peserta bisa menjadi values yang baik bagi organisasi untuk melakukan penawaran kerjasama dengan pihak sponsor atau media partner.
3.
Dalam penyelenggaraan seminar, perlu dibuat lembar feedback untuk mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan peserta seminar dan kebutuhan tema atau pembicara yang mereka inginkan kedepannya. Hal ini juga bisa membantu organisasi dalam penyelengaraan event khususnya seminar yang sustainable.
