100
BAB V RANCANGAN SISTEM EVALUASI KINERJA SUPPLIER
Pada bab ini akan dijelaskan rancangan evaluasi kinerja supplier yang baru dan analisa dari rancangan evaluasi kinerja supplier yang dilakukan untuk menyempurnakan sistem evaluasi kinerja supplier yang selama ini dilakukan di PT. Ciputra Surya, Tbk. Analisa ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang ada selama ini sudah efektif.
5.1. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara langsung, diskusi, pengisian kuisioner pembobotan kriteria evaluasi supplier dan pengumpulan data sekunder yang berkaitan dengan penelitian ini. Data-data sekunder tersebut didapatkan dari pihak-pihak yang terkait yaitu, Departemen Pengadaan dan Kontrak serta Kontraktor. Responden tersebut adalah orang yang expert/ahli mengenai kondisi dan situasi dalam manajemen pengadaan (procurement). Data yang digunakan untuk evaluasi adalah data untuk 6 bulan terakhir (Nopember-Mei 2005). Data ini berdasar atas evaluasi setiap 6 bulan untuk supplier yang diterapkan saat ini. 5.1.1. Data Kriteria Penilaian Performansi Supplier Kriteria penilaian performa supplier ini ditentukan melalui diskusi dengan pihak manajemen perusahaan (Departemen Pengadaan dan Kontrak) serta dari studi literatur evaluasi supplier yang berhubungan dengan penelitian ini. Data yang digunakan dalam proses evaluasi supplier ini adalah data kualitatif yang diperoleh melalui penyebaran kuisioner kepada Active Participant (Departemen Pengadaan dan Kontrak serta Kontraktor) yaitu data mengenai pembobotan dan penilaian kinerja supplier. Untuk kriteria
101
pembobotan, datanya diperoleh dari penilaian yang diberikan oleh Active Participant berdasarkan kerjasama yang selama ini terjadi.. 5.2. Sistem Evaluasi Supplier dengan Metode AHP (Analytical Hierarchy Process) Dalam penelitian ini akan digunakan metode lain untuk mengevaluasi kinerja supplier, yaitu dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process. Dengan menggunakan metode ini maka akan dapat diketahui rating aatu nilai dari masing-masing supplier. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan kriteria yang akan digunakan, lalu melakukan pembobotan untuk untuk masing-masing kriteria kemudian menentukan rating atau nilai supplier. Pembobotan untuk masing-masing kriteria dilakukan dengan menggunakan software Expert Choice. Setelah bobot untuk masing-masing kriteria penilaian kinerja supplier diketahui, maka selanjutnya akan dicari nilai supplier dengan menggunakan software Expert Choice. Dari rating atau nilai supplier inilah kinerja supplier akan dapat kita ketahui. 5.2.1. Identifikasi Active Participant Struktur organisasi PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah struktur matrik, dimana bila ditinjau dari bentuk kekuasaannya merupakan jenjang pengawasan. Struktur organisasi PT. Ciputra Surya, Tbk. dipimpin oleh seorang Direktur Utama, dan secara bersama-sama mengemban tanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan perusahaan. Pada manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. terdapat dua departemen yang berhubungan dengan proses pembelian/(rantai) pasok kebutuhan material adalah Departemen Teknik (kontraktor) sebagai pengguna material dan Departemen Contract and Procurement sebagai penentu kebijakan tentang pengadaan. Active Participant atau pihak yang terkait dengan proses evaluasi supplier adalah : a. Departemen Kontrak dan Pengadaan (Ibu Leny) Dalam penelitian ini, Departemen Kontrak dan Pengadaan bertugas untuk memberikan bobot terhadap kriteria yang telah terpilih. Kriteria
102
yang diberi bobot adalah kriteria yang merupakan kriteria penilaian perusahaan (eksisting) dan kriteria dari literatur yang sudah disetujui Departemen Kontrak dan Pengadaan. Bobot yang diberikan merupakan penilaian yang bersifat subyektif dan merupakan tingkat kepentingan suatu kriteria. Kuisioner Pembobotan dapat dilihat pada Lampiran B. b. Kontraktor (Pelaksana Lapangan) Kontraktor merupakan pemberi nilai bagi kinerja supplier. Dalam penelitian ini kontraktor menentukan rating atau nilai supplier. Terdapat 9 kontraktor yang akan memberikan penilaian. Penilaian yang diberikan kontraktor bersifat kualitatif (Baik, Cukup, Kurang), kemudian bersama dengan nilai pembobotan yang diberikan Departemen Kontrak dan Pengadaan (Ibu Leny), penilaian itu akan dianalisa dengan software Expert Choice sehingga akan menghasilkan rating untuk setiap ukuran performansi supplier. 5.2.2. Identifikasi Kriteria Penilaian Performansi Supplier Kriteria penilaian ini digunakan sebagai tolok ukur dalam mengevaluasi kinerja supplier. Kriteria penilaian ini diperoleh dari spesifikasi standar penilaian dari perusahaan/kriteria eksisting (Departemen Kontrak dan Pengadaan) dan Kriteria penilaian yang berasal dari literatur dan telah disetujui oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan (Ibu Leny). a. Kriteria Penilaian dari Perusahaan (kriteria eksisting) Pada identifikasi awal terdapat 9 kriteria yang digunakan oleh perusahaan sebagai kriteria untuk mengevaluasi kinerja supplier. Kriteria tersebut adalah : 1. Harga 2. Pelayanan 3. Ketersediaan barang 4. Kemudahan Pemesanan Barang 5. Informasi Produk 6. Supervisi Lapangan
103
7. Garansi 8. Cara Pembayaran 9. Mutu Produk Dari 9 kriteria tersebut, maka kemudian dicari kriteria penilaian kinerja dari literatur yang belum digunakan dalam sistem evaluasi kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk. Kriteria evaluasi kinerja supplier dari literatur ini diharapkan dapat diterima sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan kriteria evaluasi yang sudah diterapkan di PT. Ciputra Surya, Tbk. b. Penilaian dari Literatur Kriteria penilaian kinerja dari literatur digunakan sebagai masukan bagi sistem evaluasi kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk.. Selain kriteria untuk evaluasi/seleksi calon supplier, kriteria bagi pemilihan supplier juga bisa dijadikan sebagai
kriteria
bagi
evaluasi
kinerja
supplier.
Karena
kriteria
untuk
pemilihan/seleksi supplier juga memuat item-item tentang evaluasi kinerja supplier. Langkah yang dilakukan adalah memberikan tanda untuk menentukan ada atau tidaknya kriteria tersebut dalam kriteria penilaian kinerja yang digunakan PT. Ciputra Surya, Tbk. Berikut ini beberapa kriteria evaluasi kinerja supplier dari beberapa literatur.
104
Tabel 5.1. Kriteria dari Literatur Kriteria dari Literatur
Ada
Tidak
Purchasing Pengiriman tepat waktu
X
Pengiriman sesuai jumlah permintaan
X
Harga yang kompetitif
X
Mengantisipasi kebutuhan perusahaan
X
Bantuan saat keadaan darurat
X
Informasi teknis harga, dan
X X
katalog Mempunyai serikat buruh yang baik
X X
Pengiriman tanpa follow-up Iperusahaan Penggantian barang rusak dengan cepat
Receiving Pengiriman sesuai permintaan
X
Pengemasan material yang baik
X
Quality Control Kualitas material
X
Adanya sertifikasi kualitas
X
Tindakan korektif pada kecacatan lebih
X
cepat
5.2.3. Struktur Hierarki Pembobotan Evaluasi Supplier PT.Ciputra Surya, Tbk. a. Validasi Kriteria Validasi akhir bertujuan untuk memastikan kembali bahwa kriteria yang sudah terindentifikasi adalah sesuai dan dapat diterapkan pada perusahaan. Validasi akhir ini dilakukan dengan diskusi langsung dengan Active Participant (Departemen Kontrak dan Pengadaan). Dari hasil validasi akhir ini diperoleh 4 kriteria yang diusulkan penulis berdasarkan literatur. Empat kriteria terpilih ini
105
dianggap paling berpengaruh terhadap evaluasi supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk. Validasi akhir ini dapat dilihat seperti berikut ini: Tabel 5.2. Validasi Akhir No. 1.
Kriteria yang Diusulkan Flexibility a.
Setuju
Tidak
X
Kuantitas (kemampuan supplier untuk memenuhi permintaan perubahan jumlah)
X
b. Waktu Pengiriman (kemampuan supplier untuk memenuhi permintaan perubahan jumlah) 2.
Relationship a)
X X
Long Term Relationship (hubungan jangka panjang antara supplier dengan perusahaan)
X
b) Past Experience (pengalaman hubungan masa lalu antara supplier dengan perusahaan)
3
Responsiveness a)
X
X
Problem (respon terhadap komplain masalah, misal kualitas, yang diutarakan)
X
b) Mendadak ( kecepatan reaksi dalam menangani adanya permintaan yang mendadak) 4
Quality Control a)
X X
Penanganan cepat (tindakan korektif pada kecacatan lebih cepat)
X
b) Tanpa inspeksi ( tidak memerlukan inspeksi penerimaan material oleh pihak perusahaan)
X
b. Pembobotan Kriteria Pembobotan kriteria supplier dilakukan sesuai dengan hirarki sistem yang terbentuk pembobotan ini dilakukan untuk mengetahui tingkat hubungan antar kriteria yang dipentingkan dalam evaluasi supplier. Nilai bobot tersebut diperoleh dengan menggunakan data-data tingkat kepentingan (importance) dari sudut pandang Active Participant melalui kuisioner tersebut. Bobot yang diberikan mempunyai skala 1-9, dimana nilai 1 menyatakan bahwa hubungan antara kriteria sama pentingnya, nilai 3 menyatakan kriteria yang satu sedikit
106
lebih penting dibandingkan kriteria yang lain, nilai 5 menyatakan kriteria yang satu lebih penting dibanding kriteria yang lain, nilai 7 menyatakan kriteria yang satu sangat lebih penting dibanding kriteria yang lain, nilai 9 menyatakan kriteria yang satu mutlak lebih penting dibanding kriteria yang lain, nilai 2, 4, 6, 8, menyatakan nilai-nilai kompromi diantara dua nilai yang berdekatan. Indikator yang digunakan bersifat larger is better yang berarti bahwa semakin besar nilai yang diperoleh maka semakin baik. Untuk nilai bobot kriteria yang diberikan Active Participant dapat dilihat pada Lampiran C. Berdasarkan pada pembobotan kriteria yang telah dilakukan oleh Active Participant, kemudian data pembobotan diolah dengan menggunakan software Expert Choice. Inconsistency ratio untuk semua kriteria berada pada angka kurang dari 0,1, hal ini berarti pembobotan yang dilakukan konsisten. Hasil pembobotan kriteria dari Active Participant dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 5.1. Pembobotan kriteria
Dari hasil pembobotan menggunakan kriteria perusahaan, dapat kita ketahui bahwa kriteria teratas dalam pembobotan adalah mutu produk (0.149),
107
dan kriteria paling bawah dalam pembobotan adalah informasi produk (0.021). Inconsistency ratio adalah 0,08 (lebih kecil dari 0,1), ini berarti pembobotan yang dilakukan konsisten. Berikut ini rangking pembobotan kriteria setelah diolah dengan software Expert Choice. Tabel 5.3. Rangking Pembobotan Kriteria No.
Kriteria
Bobot
1.
Mutu Produk
0.149
2.
Ketersediaan Barang
0.141
3.
Harga
0.126
4.
Supervisi Lapangan
0.09
5.
Cara Pembayaran
0.085
6.
Flexibility
0.07
7.
Quality Control
0.069
8.
Relationship
0.057
9.
Pelayanan
0.054
10.
Kemudahan Pemesanan Barang
0.046
11.
Responsiveness
0.046
12.
Garansi
0.046
13.
Informasi Produk
0.021
5.2.4. Penilaian Kinerja Supplier dengan Metode yang Dipergunakan Perusahaan setelah Dilakukan Pembobotan Setelah dilakukan pembobotan dan didapatkan hasil seperti tabel 5.3, maka akan dilakukan penilaian dengan metode yang dipergunakan Departemen Kontrak dan Pengadaan. Setelah didapatkan bobot penilaian dengan hasil seperti pada gambar 5.1, maka bobot tersebut dikalikan dengan hasil penilaian para kontraktor. Hasil penilaian ini dilakukan dengan cara menyebarkan kuisioner penilaian kepada 9 kontraktor. Kuisioner penilaian ini dapat kita lihat pada lampiran C.
108
Tabel 5.4. Hasil Kuisioner Penilaian kinerja Supplier oleh Kontraktor (Supplier : Toto) Jawaban
Item Kuisioner
No.
K
C
B
1 Harga
0
3
6
2 Pelayanan
0
6
3
3 Ketersediaan barang
0
6
3
4 Kemudahan pemesanan barang
0
3
6
5 Informasi produk
0
3
6
6 Supervisi lapangan
3
6
0
7 Garansi
0
9
0
8 Cara pembayaran
0
0
9
9 Mutu produk
0
0
9
10. Flexibility
0
6
3
11. Quality Control
0
9
0
12. Responsiveness
0
6
3
13. Relationship
0
3
6
Kontraktor terhadap supplier
Hasil dari penilaian itu kemudian dibuat dalam bentuk persentase, yang hasilnya akan tampak seperti di bawah ini.
Tabel 5.5. Porsentase Hasil Kuisioner Penilaian kinerja Supplier oleh Kontraktor (Supplier : Toto) No.
Tingkat
Jawaban
Item Kuisioner K
C
Perolehan Nilai B
C-K
Total
C-B
Kontraktor terhadap supplier 1 Harga
0%
33.33% 66.67% 16.67% 83.33%
100%
109
2 Pelayanan
0%
66.67% 33.33% 33.34% 66.66%
100%
3 Ketersediaan barang
0%
66.67% 33.33% 33.34% 66.66%
100%
4 Kemudahan pemesanan barang
0%
33.33% 66.67% 16.67% 83.33%
100%
5 Informasi produk
0%
33.33% 66.67% 16.67% 83.33%
100%
6 Supervisi lapangan
33.33% 66.67%
0%
66.66% 33.34%
100%
7 Garansi
0%
100%
0%
50%
50%
100%
8 Cara pembayaran
0%
0%
100%
0%
100%
100%
9 Mutu produk
0%
0%
100%
0%
100%
100%
66.67% 33.33% 33.34% 66.66%
100%
10. Flexibility
0%
11. Quality Control
0%
12. Responsiveness
0%
66.67% 33.33% 33.34% 33.34%
100%
13. Relationship
0%
33.33% 66.67% 16.67% 83.33%
100%
100%
0%
50%
50%
100%
Skala penilaian yang digunakan adalah :
K
C
B
Dengan cara penilaiannya adalah sebagai berikut :
CK = Kurang
CB = Baik
Cukup 2
Cukup 2
Dari persentase penilaian kontraktor, kemudian dimasukkan hasil pembobotan kriteria kinerja supplier yang telah didapatkan. dengan software Expert Choice. Hasil penilaiannya akan tampak seperti dibawah ini.
110
Tabel 5.6. Porsentase Hasil Kuisioner Penilaian kinerja Supplier oleh
Kontraktor dengan Nilai Pembobotan Tingkat Perolehan No.
Nilai
Item Kuisioner
Total
C-K
C-B
1 Harga (0.126)
2.1
10.5
12.6%
2 Pelayanan (0.054)
1.8
3.6
5.4%
3 Ketersediaan barang (0.141)
4.7
9.4
14.1%
4 Kemudahan pemesanan barang (0.046)
0.77
3.83
4.6%
5 Informasi produk (0.021)
0.35
1.75
2.1%
6 Supervisi lapangan (0.090)
5.99
3
9%
7 Garansi (0.046)
2.3
2.3
4.6%
8 Cara pembayaran (0.085)
0
8.5
8.5%
9 Mutu produk (0.149)
0
14.9
14.9%
10. Flexibility (0.070)
2.3
4.7
7%
11. Quality Control (0.069)
3.45
3.45
6.9%
12. Responsiveness (0.046)
1.53
3.1
4.6%
13. Relationship (0.057)
0.95
4.7
5.7%
26.24
73.76
100%
Kontraktor terhadap supplier
Total
Dari tabel diatas akan dapat diketahui nilai supplier setelah dilakukan pembobotan.
5.3 Penilaian Kinerja Supplier dengan Software Expert Choice
Selanjutnya data pembobotan (Lampiran C) dan penilaian dari kontraktor tersebut diolah dengan menggunakan software Expert Choice sampai akhirnya didapatkan rating dari setiap ukuran performansi supplier. Nilai performansi supplier bisa dilihat melalui rata-rata nilai supplier yang didapat dari rata-rata nilai total seperti yang telah dihitung pada tabel dibawah ini.
111
Tabel 5.7. Nilai Kinerja Supplier
H a l
RJ, CV BTI, CV PJ, CV SDT, CV SP,CV TK, CV SGM, CV LK, CV WK, CV Total Rata-rata
T o t o 0.71 0.85 0.58 0.57 0.65 0.66 0.79 0.6 0.8 6.2 0.69
M a r 0.5 0.58 0.64
P a n c a w i r a A m s t a d 0.69
D a r m a 0.52 0.52
0.48 0.64 0.47 0.69 0.41 0.6 4.12 0.59
1.58 0.4
0.43 0.47 0.36 0.53 2.82 0.47
A s i a T i l e 0.83 0.75 0.64 0.57 0.68 0.59 0.79 0.7 0.76 6.3 0.7
M o w i l e k 0.49 0.57
0.61
0.51 2.17 0.54
N i c k o 0.4 0.59 0.48 0.43 0.44 0.48 0.59 0.42 0.52 4.36 0.48
M C l a s s 0.59
0.46 0.67 0.44 0.51 2.67 0.53
S e m e n
J a w a B e t o n 0.55 0.71 0.64 0.43 0.67 0.55 0.68 0.43 0.68 5.34 0.59
G r e s i k 0.76 0.66 0.69 0.82 0.69 0.77 0.75 0.58 0.74 6.46 0.72
J a y a B o a r d 0.57 0.57
B e s i 0.38
E l e p h a n t
W a v i n
Z i n c a l u m e 0.5
0.65
0.38
0.5
0.51
0.38
1.27 0.42
0.88 0.44
0.46 0.6 0.46 0.6 2.78 0.56
0.49 0.53 0.51 2.57 0.43
0.63 0.67 0.6 0.6 0.63 0.67 4.28 0.61
5.3.1. Evaluasi Supplier Nilai performansi supplier bisa dilihat melalui rata-rata nilai supplier, yang telah dihitung diatas (tabel 5.7). Semakin tinggi nilai rata-rata berarti performansi supplier semakin bagus, begitu juga sebaliknya semakin rendah nilai rata-rata berarti performansi supplier semakin buruk. Ketika rata-rata nilai supplier digunakan sebagai dasar dalam evaluasi supplier untuk periode selanjutnya, maka terdapat tiga kemungkinan yang akan terjadi, yaitu: 1. X1 > X2, menunjukkan bahwa performansi supplier meningkat dan harus dijaga kualitas performansinya untuk periode yang akan datang. Beberapa reward dapat diberikan agar supplier terus meningkatkan performansinya. 2. X1 = X2, menunjukkan bahwa supplier tidak mengalami peningkatan
performansi
tetapi
juga
tidak
P r o p a n 0.7
0.54 0.58 0.46 0.54 0.51 3.23 0.54
R o m a n 0.49
mengalami
penurunan performansi. Sehingga supplier yang masuk dalam
0.67 0.64 0.58 0.75 3.34 0.67
112
kategori ini dapat diberikan motivasi agar supplier bisa meningkatkan performansinya untuk periode yang akan datang. 3. X1 < X2, menunjukkan bahwa performansi supplier telah mengalami penurunan. Dalam hal ini perlu diberikan saran dan kritik untuk keperluan koreksi.
