perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas mengenai bagaimana prosedur pengadaan dan pemeliharaan peralatan kantor yang dilakukan di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar berdasarkan pengamatan penulis pada saat melakukan kegiatan Kuliah Kerja Magang di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar pada 2 Februari 2013 sampai 2 Maret 2013. PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan besar yang bergerak di bidang industri yang menghasilkan kain. Dalam proses menghasilkan produk berupa kain terdapat berbagai tahapan mulai dari pembelian bahan baku, pembelian bahan pembantu, proses produksi, hingga pemasaran produk. Setiap tahap akan dikelola oleh satu Bagian seperti Bagian Logistik atau Pengadaan, Bagian Produksi, Bagian Pemasaran, dan Bagian Keuangan. Masing-masing Bagian juga mempunyai
Sub-sub
Bagian
tersendiri
untuk
membagi
tugas
dalam
menyelesaikan pekerjaan agar lebih efektif dan efisien. Mengingat banyaknya Bagian dan Sub Bagian di perusahaan yang masing-masing melakukan kegiatan kantor, tentu terdapat banyak keperluan kantor yang harus dipenuhi untuk membantu dan menunjang kegiatan kerja karyawan. Peralatan kantor merupakan salah satu hal terpenting di dalam kelangsungan pekerjaan kantor karena peralatan kantor dapat membantu sekaligus mempercepat aktivitas kerja karyawan yang bertugas di dalam kantor. Berikut adalah hasil wawancara penulis dengan Bapak Budi selaku karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Peralatan kantor adalah seluruh alat yang digunakan dalam kegiatan kantor yaitu seperti buku, kertas, bolpoin, meja, kursi, almari, mesin ketik, faximili, komputer, kalkulator, dan lain-lain”. (Wawancara 1, 28 Februari 2013)
Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa yang termasuk dalam commit to user peralatan kantor yang ada di PT. Kusumahadi Santosa adalah:
36
perpustakaan.uns.ac.id
37 digilib.uns.ac.id
1. Alat tulis kantor 2. Mesin ketik 3. Mesin hitung 4. Furniture kantor 5. Komputer 6. Printer 7. dan lain-lain.
A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor Pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar dilakukan berdasarkan perencanaan kebutuhan pengguna alat kantor dari seluruh Departemen atau Devisi perusahaan PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar oleh Bagian Logistik. Prosedur pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa karanganyar biasanya dilakukan dengan cara pemesanan. Pada awalnya bagian pengadaan PT. Kusumahadi Santosa melakukan survey dan pencarian informasi terlebih dahulu mengenai harga barang (peralatan kantor) dari beberapa supplier kemudian pihak perusahaan melakukan pemesanan kepada supplier yang dianggap sesuai untuk memenuhi kebutuhan barang (peralatan kantor). Berikut adalah hasil wawancara penulis dengan Bapak Budi selaku karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Pengadaan peralatan kantor dilakukan berdasarkan permintaan pembelian setiap pengguna dari masing-masing Bagian baik melalui kebutuhan bulanan maupun harian sesuai prosedur yang telah ditentukan perusahaan”. (Wawancara 2, 28 Februari 2013)
Dari hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa dilakukan berdasarkan pada permintaan pembelian barang (peralatan kantor) dari pengguna atau karyawan sesuai kebutuhan untuk kelancaran aktivitas kerja commit to user karyawan melalui tahapan-tahapan tertentu.
38 digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
Berdasarkan pengamatan dan tinjauan dokumen prosedur pengadaan barang (peralatan kantor) yang diperoleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa alur atau tahapan pengadaan peralatan kantor sebagai berikut: 1. Penerimaan surat kebutuhan bulanan atau pemintaan pembelian barang. Menurut
Bapak
Budi
selaku
karyawan
Bagian
Logistik
menyampaikan bahwa: “Surat kebutuhan bulanan atau permintaan pembelian barang diterima oleh Bagian Logistik (pengadaan) dari pengguna di setiap Departemen yang membutuhkan peralatan kantor.”(Wawancara 3, 28 Februari 2013)
Dari wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa setiap bagian atau Departemen yang membutuhkan peralatan kantor untuk menunjang aktivitas kerja dapat membuat daftar permintaan kepada Bagian Logistik baik kebutuhan bulanan ataupun kebutuhan harian dengan membuat Surat Kebutuhan Bulanan atau Permintaan Pembelian Barang. Surat Kebutuhan Bulanan atau Permintaan Pembelian Barang yang diterima Bagian Logistik (pengadaan) kemudian disampaikan kepada Kepala Seksi Pengadaan untuk mempelajari serta membubuhkan paraf serta tanggal penerimaan Surat Kebutuhan Bulanan atau Permintaan Pembelian Barang. 2. Pembuatan Surat Penawaran Harga Pembuatan Surat Penawaran Harga dibuat oleh Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II Pengadaan berdasarkan pada Permintaan pembelian barang yang telah disetujui dan ditandatangani oleh Manajer Logistik (pengadaan). Surat Penawaran Harga dibuat untuk beberapa supplieragar perusahaan dapat membandingkan harga dan spesifikasi barang dari masing-masing supplieragar mendapatkan barang (peralatan kantor) yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 3. Membandingkan harga commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
39 digilib.uns.ac.id
Perbandingan harga didalam pengadaan barang sangat diperlukan demi mendapatkan barang sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II Pengadaan membandingkan harga peralatan kantor dari beberapa supplieryang telah di tentukan. Perbandingan barang dapat dinilai dari: a. Spesifikasi peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif c. Ketepatan waktu dalam pengiriman barang (peralatan kantor). 4. Pembuatan surat pengajuan perubahan harga Surat pengajuan perubahaan harga dibuat oleh Kepala Seksi Pengadaan. Menurut Bapak Budi selaku karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Apabila barang yang telah dipesan mengalami kenaikan harga maka akan dibuat Surat Pengajuan Perubahan Harga untuk mendapatkan harga yang sesuai karena kenaikan harga bisa berubah sewaktu-waktu.” (Wawancara 4, 28 Februari 2013)
Dari wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa pengajuan perubahan harga yang dibuat oleh Kepala Seksi Pengadaan akan dilakukan pada saat barang yang telah dipesan mengalami kenaikan harga. Hal ini dilakukan karena harga dari peralatan kantor dapat berubah sewaktu-waktu maka dari itu perolehan informasi mengenai harga peralatan kantor harus selalu dilakukan untuk dijadikan sebagai acuan dalam pengadaan peralatan kantor supaya mendapatkan peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan dan dengan harga yang kompetitif. 5. Pemeriksaan Pegajuan Perubahan Harga oleh Manajer Pengajuan perubahan harga yang telah dibuat oleh Kepala Seksi Pengadaan disampaikan kepada Manajer Logistik untuk pemeriksaan kesesuaian harga dan apabila telah sesuai maka Manajer Logistik membubuhkkan paraf di dalam Surat Pengajuan Perubahan Harga commit to user tersebut.
40 digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
6. Persetujuan Pegajuan Perubahan Harga oleh Kadiv Produksi Surat Pengajuan Perubahan Harga peralatan kantor disampaikan kepada Kepala Divisi Produksi untuk mendapatkan disposisi atau persetujuan. Berikut contoh perintah pelaksanaan yang dibuat oleh Kepala Divisi Produksi dalam lembar disposisi: “Ditawar/ cari supplier lain/ tunda/ tolak, dan lain sebagainya.” Jika disposisi dari Kepala Divisi Produksi tidak menyetujui kenaikan harga, maka Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II Pengadaan kembali membuatPenawaran Harga peralatan kantor kepada supplier lain. 7. Pembuatan Pesanan Pembelian Setelah mendapatkan persetujuan dan kesepakatan antara perusahaan dengan supplier maka Fungsional II Pengadaan membuat pesanan pembelian peralatan kantor dengan menggunakan program yang tersedia di dalam komputer, kemudian Pesanan Pembelian yang telah dibuat akan dicatat pada buku nomor Pesanan Pembelian berdasarkan nomor Permintaan Pembelian Barang (peralatan kantor). 8. Pemeriksaan kesesuaian Pesanan Pembelian dengan Surat Kebutuhan Bulanan/Permintaan Pembelian Barang. Berdasarkan dokumen yang telah dipelajari oleh penulis dapat disimpulkan bahwa Pesanan Pembelian diperiksa oleh Kepala Seksi Pengadaan, Manajer Logistik, dan Kepala Devisi Produksi. a. Kepala Seksi Pengadaan melakukan pemeriksaan terhadap pesanan pembelian untuk disesuaikan dengan spesifikasi, kwalitas, dan harga barang yang tertera di Surat Kebutuhan Bulanan/ Permintaan Pembelian Barang. Apabila Pesanan Pembelian tidak sesuai maka harus dibuat Pesanan Pembelian yang sesuai. b. Manajer Logistik memeriksa Pesanan Pembelian dan membubuhkan paraf. commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
41 digilib.uns.ac.id
c. Kepala Divisi Produksi memeriksa Pesanan Pembelian dan membubuhkan paraf sebagai tanda bahwa Pesanan Pembelian telah disetujui oleh Kepala Divisi Produksi. 9. Pendistribusian Pesanan Pembelian Berdasarkan wawancara penulis dengan Ibu Waljiati selaku karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Pesanan pembelian,laporan penerimaan barang dan surat-surat lainnya dibuat minimal rangkap tiga yang masing-masing diberikan ke bagian lain yang bersangkutan supaya apabila terjadi permasalahan terhadap pembelian barang maka arsip tersebut dapat dijadikan tanda bukti.” (Wawancara 5, 28 Februari 2013)
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan penulis di tempat magang dapat disimpulkan bahwa pendistribusian Pesanan Pembelian peralatan kantor digunakan untuk meneruskan kegiatan pengadaan barang (peralatan kantor). Sehingga apabila terjadi suatu permasalahan satu Bagian dengan Bagian yang lainnya dapat saling berkoordinasi untuk mengecek permasalahan yang terjadi. Pendistribusian Pesanan Pembelian dapat dilakukan apabila Pesanan Pembelian tersebut telah disetujui oleh Kepala Devisi Produksi a. Lembar 1 untuk Supplier dikirim melalui faximili b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik c. Lembar 3 untuk Gudang Logistik d. Lembar 4 untuk Arsip Bagian Pengadaan 10. Pemeriksaan kesesuaian barang yang telah dikirim supplier dengan dengan Pesanan Pembelian Perusahaan telah melakukan pemesanan peralatan kantor kemudian sesuai dengan pesanan pembelian maka supplier akan mengirim barang (peralatan kantor) yang diminta oleh perusahaan. Pihak supplierbiasanya mengirim barang yang telah dipesan menggunakan surat jalan dari commit to user supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut telah dikirim. Surat
42 digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
jalan tersebut terdapat nama barang, jumlah, harga, dan spesifikasi barang yang datang. Untuk itu, Fungsional II Pengadaan memeriksa barang yang telah dikirim supplier melalui surat jalan dengan arsip Pesanan Pembelian pada saat barang datang. Apabila Pesanan Pembelian dengan Surat Jalan telah sesuai, maka barang (peralatan kantor) yang telah tiba dapat diteruskan ke Gudang Logistik untuk menerima barang dan mengecek fisik dari barang yang telah dikirim.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis dengan salah satu Karyawan PT. Kusumahadi Santosa dapat diketahui bahwa dalam Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor masih menemui hambatan. Berikut hasil wawancara yang diungkapkan oleh Bapak Budi selaku Karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Hambatan Pengadaan Barang (peralatan kantor) itu ketika terjadi kesalah pahaman dalam menafsirkan tulisan pada form permintaan barang yang terkadang ditulis kurang jelas jadibarang yang dibeli tidak sesuai”. Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa hambatan yang dihadapi dalam pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa terletak pada penulisan Permintaan Pembelian Barang yang tidak jelas. Hal ini disebabkan oleh Permintaan Pembelian Barang ditulis secara manual kemungkinan kesalahan terletak pada penulisan dari pihak pemohon yang menuliskan jumlah atau spesifikasi barang yang mengacu pada angka ataupun kalimat tertentu yang justru menyebabkan penafsiran yang salah. Apabila hal ini terjadi dapat menghambat pekerjaan karena ketidaksesuaian peralatan kantor yang telah dibeli harus dikembalikan atau ditukarkan pada supplierdengan barang yang sesuai dengan kebutuhan.
commit to user
43 digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
Bagan 5.1 Bagan Arus Prosedur Pengadaan PT. Kusumahadi Santosa Unit Lain
Departemen : Logistik
Direksi
Awal
SKB / PPB
Terima dan Pelajari SKB / PPB
Buat Penawaran Harga ke Supplier dan Dapatkan Jawaban
Persetujuan Manajer
Bandingkan Harga
Buat Surat Pengajuan Perubahan Harga
Persetujuan Manajer
Tidak Persetujian Kadiv.Produksi
Pengarahan Direksi
commit to user
44 digilib.uns.ac.id
perpustakaan.uns.ac.id
Unit Lain
Departemen :
Direksi
Logistik Ya Buat PP
Periksa PP dan Paraf
Persetujuan Manajer
Persetujuan Kadiv.Produksi
Distribusi PP
Penerimaan Barang
Selesai
Sumber Data: Bagian Personalia PT. Kusumahadi Santosa
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id 45
B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor Pemeliharaan pada dasarnya adalah usaha yang dapat dilakukan untuk menjaga suatu barang agar barang tersebut dapat bertahan lama dan terhindar dari kerusakan. Pemelihaaan yang dilakukan secara rutin juga dapat mencegah pemborosan akibat kerusakan barang. Berdasarkan wawancara penulis dengan Bapak Budi selaku karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Pemeliharaan disini dilakukan oleh user peralatan kantor itu sendiri dan pemeliharaan pihak jasa perbaikan jika user tidak dapat memperbaiki atau memelihara peralatan kantor sendiri dalam arti pemeliharaan yang memerlukan keahlian khusus”. (Wawancara 6, 28 Februari 2013) Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa dilakukan dengan dua cara yaitu: 1. Pemeliharaan berkala oleh penguna sendiri Pemeliharaan berkala biasanya dibuat berdasarkan jadwal secara rutin yang ditetapkan oleh penguna sendiri. Pemeliharaan berkala dilakukan rutin setiap satu bulan sekalidengan meluangkan waktu selama 15 menit hingga 20 menit untuk melakukan perawatan sekaligus pengecekan terhadap peralatan kantor yang digunakan. 2. Pemeliharaan pencegahan dan perbaikan oleh pihak jasa perbaikan Pemeliharaan pencegahan dan perbaikan oleh pihak jasa perbaikan dilakukan apabila pengguna tidak dapat memperbaiki sendiri peralatan kantor yang digunakan baik kerusakan kecil ataupun kerusakan berat. Bapak Budi selaku karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Sebelum peralatan kantor diperbaiki dilakukan analisis harga perbaikan dan harga baru. Sebagai contoh apabila biaya perbaikan printer dengan tipe dan spesifikasi tertentu lebih tinggi dari harga printer tersebut dalam keadaan baru maka perbaikan tersebut digantikan dengan pembelian barang yang baru.” (Wawancara 7, 28 Februari 2013)
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id 46
Berdasarkan wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa apabila perbaikan peralatan kantor dilakukan sendiri oleh pengguna maka pemeliharaan
dapat dilakukan dengan pembelian bagian yang rusak dari
suatu barang (peralatan kantor) untuk dilakukan pergantian sendiri kemudian Kasie Pengadaan / Fungsional II membuat Pesanan Pembelian kepada supplier. Namun, apabila pemeliharaan dilakukan oleh jasa perbaikan maka Kasie Pengadaan / Fungsional II membuat Surat Pengantar untuk supplier sebagai perintah pelaksanaan perbaikan.
Berdasarkan pengamatan dan tinjauan dokumen prosedur pemeliharaan barang (peralatan kantor) yang diperoleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa alur atau tahapan pemeliharaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar adalah sebagai berikut: 1. Penerimaan Surat Pemintaan Pembelian Barang Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat oleh Departemen untuk Manajer/ Kasie Pengadaan dengan keterangan yang menyebutkan barang rusak dengan terperinci. Contoh : “Printer LQ1170 perluperbaikan karena jarum printer patah dan head printer rusak.” 2. Pembuatan Penawaran Harga Perbaikan Penawaran Harga Perbaikan dibuat oleh Kasie Pengadaan / Fungsional II Pengadaan yang ditujukan kepada supplier agar mendapatkan harga pasti dari perbaikan suatu barang. Penawaran Harga Perbaikan dikirim ke beberapa supplier melalui faximili dan mendapatkan balasan melalui faximili. 3. Pembandingan harga perbaikan Perbandingan harga perbaikan dilakukan oleh Kasie Pengadaan / Fungsional II Pengadaan terdapat dua tahap yaitu:
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id 47
a. Membandingkan harga perbaikan antar supplier kemudian dilakukan negosiasi. b. Membandingkan harga perbaikan barang dengan harga barang yang sama dalam keadaan baru seperti harga perbaikan suatu barang yang lebih tinggi dibanding dengan harga barang yang sama dalam keadaan baru maka tindakan yang dipilih adalah membeli peralatan kantor yang baru agar lebih efisien dan efektif. Dari tahap ini dapat ditentukan pemeliharaan peralatan kantor yang akan dilakukan yaitu peralatan kantor tersebut akan diperbaiki atau diganti dengan membelikan peralatan kantor yang baru. 4. Pembuatan Surat Pengantar Perbaikanatau Pesanan Pembelian Surat Pengantar Perbaikan atau Pesanan Pembelian dibuat oleh Kasie Pengadaan / Fungsional II Pengadaan setelah negosiasi atau perbandingan harga ditentukan dan disepakati antara perusahaan dan supplier. Setelah itu, barang dapat dikirim ke supplier untuk diperbaiki dengan menggunakan Surat Ijin Keluar Barang sebagai tanda bukti bahwa barang telah keluar dari perusahaan untuk diperbaiki. 5. Pemeriksaan Surat Pengantar Perbaikan atau Pesanan Pembelian Pemeriksaan Surat Pengantar Perbaikan atau Pesanan Pembelian yang dilakukan oleh Kasie Pengadaan dan ManajerLogistik dan disetujui dengan membubuhkan paraf persetujuan. Setelah itu,Surat Pengantar Perbaikan Barangatau Pesanan Pembelian diajukan kepada Kepala divisi Produksi untuk membubuhkan paraf sebagai tanda persetujuan. 6. Pendistribusian Surat Pengantar atau Pesanan Pembelian Pendistribusian Surat Pengantar atau Pesanan Pembelian dapat dilakukan oleh Fungsional II pengadaanapabila Surat Pengantar atau Pesanan Pembelian tersebut telah disetujui oleh Kepala Devisi Produksi. a. Lembar 1 untuk Supplier dikirim melalui faximili
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id 48
b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik c. Lembar 3 untuk Gudang Logistik d. Lembar 4 untuk Arsip Bagian Logistik 7. Penerimaan barang dan uji coba oleh Fungsional II Pengadaan Peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki akan dikirim supplier ke PT. Kusumahadi Santosa. Pada saat penerimaan barang (peralatan kantor) maka perlu diadakan uji coba untuk memastikan bahwa peralatan kantor yang dikirim telah diperbaiki sesuai dengan kesepakatan dalam surat pengantar perbaikan agar dapat dipastikan bahwa peralatan kantor tersebut siap untuk dioperasikan seperti semula.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis dengan salah satu Karyawan PT. Kusumahadi Santosa dapat diketahui bahwa dalam Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor masih menemui hambatan. Berikut hasil wawancara yang diungkapkan oleh Bapak Budi selaku Karyawan Bagian Logistik, menyampaikan bahwa: “Hambatan pemeliharaan itu terjadi apabila saat peralatan kantor khususnya komputer, maka kegiatan kerja pegawai akan terhambat karena satu pegawai memiliki satu peralatan kantor sendiri, seperti komputernya rusak dan sedang diperbaiki maka kegiatan akan terhambat.” Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa hambatan yang dihadapi dalam pemeliharaan peralatan kantor terletak pada masa perbaikan alat itu sendiri. Ketergantungan pekerjaan kantor dengan alat penunjang sangat berpengaruh terutama media komputerisasi. Pada saat pemeliharaan dilakukan maka akan terjadi suatu penundaan pekerjaan karena peralatan kantor tidak dapat digunakan sebagimana mestinya sehingga terjadi penundaan dan penumpukan pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id 49
Bagan 5.2 Bagan Arus Prosedur Pemeliharaan PT. Kusumahadi Santosa Unit Lain
Departemen : Logistik
Direksi
Awal
SKB / PPB
Terima dan Pelajari SKB / PPB
Buat Penawaran Harga Perbaikan ke Supplier dan Dapatkan Jawaban
Persetujuan Kasie/Manajer
Bandingkan Harga perbaikan
Persetujuan Kasie/Manajer
Tidak PersetujuanKadiv.Pr oduksi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id 50
Unit Lain
Departemen :
Direksi
Logistik Ya Kirim barang
Buat PP
Persetujuan Manajer
Persetujuan Kadiv.Produksi
Distribusi PP
Penerimaan Barang
Selesai
Sumber Data: Bagian Personalia PT. Kusumahadi Santosa
commit to user
