58
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Analisa dan Deskripsi Sistem Lama Sistem absensi yang sekarang ini digunakan di PT. Amanah Setia Bersama adalah sistem manual yang mengharuskan setiap pegawai mebubuhkan tanda tangan pada tempat yang disediakan (form absen). Admin atau pegawai pengurus data absensi karyawan mencetak sebuah kartu absensi untuk seorang pegawai, dimana didalam kartu absensi tersebut terdapat beberapa keterangan tentang nama pegawai, daftar kehadiran, tanggal dan keterangan yang diisi secara manual. Proses absensi dilakukan pada jam kedatangan saja. Kartu absensi diletakkan pada tempat absensi yang disediakan yang kemudian kartu tersebut dipergunakan untuk mencatat jam kedatangan. Setelah pegawai selesai melakukan proses absensi, kartu tersebut diletakkan kembali pada tempat semula. Kemudian di setiap bulannya admin melakukan rekapitulasi dan pemindahan data absensi ke dalam database manual yang akan dipergunakan sebagai arsip data absensi karyawan. Berdasarkan hasil survey dan interview yang dilakukan mengenai prosedur pengabsenan pegawai, tahapan yang dilakukan PT. Amanah Setia Bersama dalam tahap absensi ini adalah sebagai berikut : 1. Admin mencetak lembar kartu absensi pegawai 2. Lembar kartu absensi diserahkan pada pihak manajemen personalia untuk divalidasi
59
3. Lembar kartu absensi tersebut diserahkan pada masing masing pegawai 4. Admin personalia merangkap dan mendata semua lembar kartu absensi pegawai 5. Admin personalia melakukan penginputan secara manual 6. Data absensi pegawai terupdate 7. Admin menyerahkan laporan data hadir pegawai kebagian manajemen personalia untuk divalidasi
4.1.1
Profil Perusahaan PT. Amanah Setia Bersama
Dalam membangun dan mengelola suatu perusahaan yang mampu untuk bersaing dan berkompetensi dengan perusahaan lain, setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang jelas, dan untuk mencapainya diperlukan struktur organisasi yang terdiri dari beberapa bagian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing masing. Berikut adalah sejarah, visi dan misi dari PT. Amanah Setia Bersama.
4.1.2
Sejarah, Visi dan Misi PT. Amanah Setia Bersama
a. Sejarah PT. Amanah Setia Bersama Pada tahun 2001, telah berdiri sebuah perusahaan bernama PT. Amanah Setia Bersama yang bergerak dibidang pelatihan komputer dan bahasa (Inggris). Perusahaan ini awalnya merupakan mitra kerja Yayasan Setia Negara yang mengadakan kerja sama sampai waktu yang ditentukan oleh kedua belah
60
pihak. Tapi pada tahu 2005, PT. Amanah Setia Bersama berubah kepemilikan menjadi milik Yayasan Setia Negara, hingga saat ini. PT. Amanah Setia Bersama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelatihan komputer dan bahasa (Inggris & Mandarin) yang saat ini mempunyai target siswa/I dari Yayasan Setia Negara, baik SMP maupun SMK yang sifatnya adalah Non-Formal, tetapi tetap masuk dalam intra kurikulum (KBM). Materi yang diberikan sangat jauh berbeda dari materi yang telah diberikan di SMP / SMK. Karena PT. Amanah Setia Bersama mempunyai target jauh kedepan mengikuti arus perubahan teknologi. b. Visi dan Misi Visi dari PT. Amanah Setia Bersama adalah menyiapakan serta membekali SDM yang produktif dan kompetitif untuk menghadi era globalisasi dan era teknologi yang semakin lama semakin pesat. Misi dari PT. Amanah Setia Bersama adalah : Mendorong siswa/I untuk meningkatkan disiplin diri Menyelaraskan tuntutan kurikulum dengan tuntutan dunia usaha Mengembangkan kesadaran warga sekolah terhadap pendidikan kejuruan Mengembangkan kesadaran warga sekolah akan pentingnya dunia komputerisasi Membiasakan warga sekolah agar dapat selalu mengikuti perkembangan dunia teknologi yang semakin lama semakin berkembang pesat c. Struktur Organisasi Berikut adalah struktur organisasi PT. Amanah Setia Bersama, pada tahun 2011 – 2012.
61
Direktur Utama
: Dra. Hj. Siti Maisaroh
Wakil Direktur
: Dra. Hj. Siti Chotimah Zahidah
Koordinator
: Dian Anggraini Amd Akt
Bendahara
: Siti Zakiah Hasanah, SE
Sekretaris
: Suryandani
Pj. Sarana Umum
: Syahrul
Pj. Sarana Elektronik
: Ahmad Yogi
Pj. Kesiswaaan
: Festi Devi Taruna / Ani Heliansyah
Pj. Kurikulum
: Siti Marfuah Hasanah Amd TK
Pi. Litbang
: Muhammad Syahrul Chirom, SE
4.2 Identifikasi Permasalahan Permasalahan yang dihadapi pada sistem manual, adalah : Ketidakefisienan waktu yang digunakan untuk melakukan absen Belum adanya pengoptimalan penggunaan barcode pada ID pegawai Input data absen yang dilakukan satu persatu secara manual oleh admin/staff memungkinkan terjadinya kesalahan input data Sulit untuk mencari arsip laporan data absen pegawai untuk pendataan ulang jika proses manual absensi terlah berjalan lama (> 1 tahun)
62
4.3 Flow map Flow map merupakan bagan alur yang menunjukan arus data dari laporan dan form, termasuk tembusan tembusan pada sistem. Perancangan Flow map yang berjalan saat ini pada PT. Amanah Setia Bersama :
Gambar 4.1 Flow map yang berjalan pada PT. Amanah Setia Bersama
4.4 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang Penulis gunakan dalam menyelesaikan masalah absensi pegawai disini adalah dengan melakukan pengoptimalan penggunaan barcode. Data barcode akan dibentuk berdasarkan nomor induk pegawai yang akan tercantum dalam ID pegawai yang merupakan metode dari segi kepraktisan
63
dan efisiensi waktu dalam melakukan proses pecatatan daftar kehadiran dan kepulangan pegawai.
4.5 Analisa dan Perancangan Sistem
4.5.1
Pengembangan Sistem Dalam pembahasan ini aka diterangkan tentang lingkungan yang
digunakan dalam pengembangan program yang meliputi jenis software yang digunakan, sistem operasi yang digunakan, dan spesifikasi hardware yang digunakan.
4.5.1.1 Jenis Software Dalam membangun sistem ini digunakan beberapa software yang digunakan, antara lain Perancangan aplikasi untuk membangun sistem absensi pegawai ini, Penulis meggunakan Visual Basic 6.0 Sistem operasi yang digunakan dalam pengimplementasian pembangunan sistem ini berada dalam lingkungan sistem operasi Windows XP dengan minimal spesifikasi Service Pack 2 Penggunaan DBMS (Database Management Sistem)
64
DBMS yang digunakan adalah Microsoft Office Access 2007, karena lebih meringankan program dalam bekerja dibanding menggunakan DBMS lainnya, seperti Microsoft SQL Server.
4.5.1.2 Jenis Hardware Hardware yang digunakan untuk membangun dan mendukung aplikasi ini adalah hardware dengan spesifikasi sebagai berikut : Processore Intel Pentium III 1 ghz RAM 512 MB Keyboard Mouse Harddisk 80 GB Barcode Scanner Hands-free
4.5.2
Kebutuhan Umum Sistem Kebutuhan umum sistem, adalah sebagai berikut :
Mampu mengidentifikasi ID pegawai yang di scan, apakah data pegawai tersebut ada di database dan ada dalam daftar absensi pegawai Mampu menampilkan data dan daftar pegawai yang telah berhasil melakukan scan barcode pada saat proses absensi dilakukan Mampu melakukan rekapitulasi kehadiran pegawai
65
Mampu untuk memberikan laporan akhir data pegawai beserta data kehadiran pegawai berdasarkan waktu tertentu
4.5.3
Perancangan Flow map Perancangan flow map dari aplikasi absensi pegawai ini dapat dilihat pada
gambar 4.3 di bawah ini : Tabel 4.1 Perancangan Flow map Admin
login
Pegawai
login
START Tidak ada
Update dt pegawai
Bagian
Jabatan
Cek dt pegawai
Hr kerja
Jns absen pegawai
Cetak lap absen Cetak id
Cetak dt pegawai ID pegawai Report dt pegawai
Report abs pegawai
ada Aplikasi Absensi Pegawai
66
4.5.3.1 Prosedur Perancangan yang Diusulkan Adapun prosedur dari perancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Pegawai akan melakukan proses pengabsenan sebanyak dua kali. Pada proses yang pertama, aplikasi akan mencatat jam kedatangan karyawan,sedangkan pada proses yang kedua aplikasi akan mencatat jam kepulangan karyawan. Pencatatan absen jam masuk dan jam keluar dilakukan oleh karyawan dengan menggunakan kartu tanda pengenal (ID Card), yang didalamnya tercantum Nama Karyawan, Bagian dan Jabatan Karyawan, serta nomor ID Pegawai beserta kode barcode-nya. 2.
Pada saat karyawan melakukan proses pengabsenan yang pertama, aplikasi absensi ini akan memeriksa apakah data pegawai tersebut sudah terdaftar dalam aplikasi ini. Jika data pegawai tersebut telah ada, maka proses pengabsenan dapat dilakukan. Sebaliknya, jika data karyawan tersebut belum terdaftar, maka proses pengabasenan tidak dapat dilakukan.
3. Untuk data karyawan yang belum terdaftar, maka admin pengelola aplikasi absensi, dalam hal ini admin/staff personalia harus mendaftarkan data karyawan yang dimaksud, termasuk didalamnya data pribadi karyawan, jabatan, dan bagian karyawan, dan admin/staff personalia juga akan melakukan proses pencetakan kartu ID karyawan yang nantinya akan digunakan dalam melakukan proses absensi. 4. Pada proses pengabsenan, akan dibagi menjadi 3 kategori keterangan absen, yaitu : Masuk, Telat, dan Tanpa Keterangan yang nantinya akan tertulis pada data absensi karyawan dengan penentuan beberapa kondisi absensi.
67
5. Sistem akan mencetak alaporan data karyawan dan data absensi, yang nantinya akan dilaporkan pada manajer personalia untuk divalidasi.
4.5.4
Fungsionalitas dan Penggunaan Sistem Software yang akan dibuat mempunyai beberapa fungsionalitas, antara lain
: Proses penginputan data Merupakan proses untuk memasukan data dan ID Pegawai Proses pengeditan data Dilakukan pada bagian admin yang meliputi data presensi pegawai Proses pelaporan Laporan, meliputi : a. Data kehadiran dan kepulangan pegawai berdasarkan tanggal presensi b. Total kehadiran dan atau presentasi kehadiran tiap pegawai c. Informasi history Sementara user sistem ini, adalah : a. Admin / Manajemen Personalia Tugas admin adalah melayani pengeditan data dari pegawai presensi maupun laporan kehadiran, melakukan pengecekan dan memvalidasi laporan akhir keterangan presensi pegawai b. Pegawai Pegawai yang telah memiliki ID pegawai dan data dari pegawai tersebut telah terdaftar dalam database akan bertindak sebagai user pada sisi client
68
4.5.5
Daftar Use case Use case terdiri dari Use case Login, Use case Administrasi Data Pegawai,
Administrasi Data Jabatan, Administrasi Data Bagian, Use case Informasi History Absensi, Use case Mencetak Data Pegawai, Use case Cetak Kartu Pegawai, Use case Presensi Pegawai, dan Use case Administrasi Login Admin.
4.5.5.1 Spesifikasi Use case Pada spesifikasi Use case ini penulis menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan sistem dan actor, yaitu antara lain : 1. Login Tabel 4.2 Use case Login Use case Name
Login
Actor
Admin
Brief Description
Admin/Staff Personalia ingin Login
terhadap
sistem
informasi absensi dengan menginputkan
user
name
dan password maka sistem akan
memvalidasi
user
name dan password tersebut. Basic Flow
1. Tampilkan Form Login 2. Admin/Staff
Personalia
69
menginputkan
User
name 3. Admin/Staff
Personalia
menginputkan Password. 4. Admin/Staff
Personalia
mengirimkan User name dan Password dengan memilih pilihan tombol button OK agar sistem memvalidasi User name dan Password tersebut 5. Sistem memvalidasi user name
dan
password
tersebut. 6. Sistem
menampilkan
informasi, name
Jika
dan
User
Password
yang diinputkan benar maka
sistem
akan
menampilkan form menu utama, tetapi jika salah maka
sistem
menampilkan
akan pesan
70
error. Alternate Flow
Jika dalam menginputkan User name dan Password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan
memintanya
untuk
mengisikannya kembali Pre Condition
Admin/Staff harus
Personalia
mengetahui
User
name dan Password Post Condition
Tampil Form Menu Utama
2. Administrasi Data Pegawai Tabel 4.3 Use case Data Pegawai Use case Name
Data Pegawai
Actor
Admin
Brief Description
Use
case
untuk
ini
digunakan
mencatat
data
pegawai PT. Amanah Setia Bersama,
dan
jika
data
pegawai yang akan dicatat telah
tersedia,
admin/staff
maka personalia
perusahaan akan langsung
71
mencatat
data
pegawai
tersebut. Basic Flow
Use case ini dimulai ketika admin/staff personalia sudah login. 1. Admin/staff
personalia
menampilkan form data pegawai dengan memilih tombol pegawai. 2. Sistem
menampilkan
form data pegawai. 3. Admin/staff meminta
personalia
sistem
menyediakan untuk
agar space
pengisian
data
pegawai dengan memilih pilihan tombol data baru. 4. Sistem
menampilkan
space agar admin/staff personalia menginputkan
dapat data
pegawai. 5. Admin/staff menginputkan
personalia data
72
pegawai baru tersebut ke form isian data pegawai. 6. Sistem
menambahkan
data pegawai. 7. Admin/staff
personalia
menyimpan
data
pegawai
dengan
mengklik tombol save 8. Sistem menyimpan data pegawai baru tersebut. 9. Keluar Alternate Flow
Jika dalam pengisian ID Pegawai salah, maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikannya kembali
Pre Condition
1. Admin/staff harus
login
personalia terlebih
dahulu 2. Data pegawai yang akan dicatat telah tersedia Post Condition
Data pegawai baru telah tersimpan
73
3. Administrasi Data Jabatan Tabel 4.4 Use case Data Jabatan Use case Name
Data Jabatan
Actor
Admin
Brief Description
Use
case
ini
digunakan
untuk mencatat data jabatan pegawai PT. Amanah Setia Bersama,
dan
jika
data
jabatan pegawai yang akan dicatat telah tersedia, maka admin/staff
personalia
perusahaan akan langsung mencatat
data
jabatan
pegawai tersebut Basic Flow
Use case ini dimulai ketika admin/staff memilih
personalia
tab
input
data
jabatan. 1. Admin/staff
personalia
menampilkan form data bagian pegawai dengan memilih
tombol
pegawai. 2. Sistem
menampilkan
74
form data pegawai. 3. Kemudian pilih File > Open > Menu Jabatan. 4. Admin/staff meminta
personalia
sistem
menyediakan untuk jabatan
agar space
pengisian
data
pegawai
baru
dengan memilih pilihan tombol data baru. 5. Sistem
menampilkan
space agar admin/staff personalia
dapat
menginputkan
data
jabatan pegawai. 6. Admin/staff
personalia
menginputkan
data
jabatan
baru
pegawai
tersebut ke form isian data jabatan pegawai. 7. Sistem
menambahkan
data jabatan pegawai. 8. Admin/staff
personalia
menyimpan data jabatan
75
pegawai
dengan
mengklik tombol save. 9. Sistem menyimpan data jabatan
pegawai
baru
tersebut. 10. Keluar Alternate Flow
Jika dalam pengisian ID atau nama jabatan pegawai salah, maka sistem akan menampilkan pesan error dan
memintanya
untuk
mengisikannya kembali Pre Condition
1. Admin/staff harus
personalia
login
terlebih
jabatan
pegawai
dahulu. 2. Data
yang akan dicatat telah tersedia Post Condition
Data jabatan pegawai baru telah tersimpan
76
4. Administrasi Data Bagian Tabel 4.5 Use case Data Bagian Use case Name
Data Bagian
Actor
Admin
Brief Description
Use
case
ini
digunakan
untuk mencatat data bagian pegawai PT. Amanah Setia Bersama,
dan
jika
data
bagian pegawai yang akan dicatat telah tersedia, maka admin/staff
personalia
perusahaan akan langsung mencatat
data
bagian
pegawai tersebut. Basic Flow
Use case ini dimulai ketika admin/staff memilih
personalia
tab
input
data
bagian. 1. Admin/staff
personalia
menampilkan form data bagian pegawai dengan memilih
tombol
pegawai. 2. Sistem
menampilkan
77
form data pegawai. 3. Kemudian pilih File > Open > Menu bagian. 4. Admin/staff meminta
personalia
sistem
menyediakan
agar space
untuk
pengisian
data
bagian
pegawai
baru
dengan memilih pilihan tombol data baru . 5. Sistem
menampilkan
space agar admin/staff personalia
dapat
menginputkan
data
bagian pegawai. 6. Admin/staff
personalia
menginputkan
data
bagian
baru
pegawai
tersebut ke form isian data bagian pegawai. 7. Sistem
menambahkan
data bagian pegawai. 8. Admin/staff
personalia
menyimpan data bagian
78
pegawai
dengan
mengklik tombol save. 9. Sistem menyimpan data bagian
pegawai
baru
tersebut 10. Keluar Alternate Flow
Jika dalam pengisian ID atau nama bagian pegawai salah, maka sistem akan menampilkan pesan error dan
memintanya
untuk
mengisikannya kembali Pre Condition
1. Admin/staff harus
personalia
login
terlebih
bagian
pegawai
dahulu. 2. Data
yang akan dicatat telah tersedia Post Condition
Data bagian pegawai baru telah tersimpan
79
5. Informasi History Absensi Tabel 4.6 Use case History Absen Use case Name
History Absen
Actor
Admin
Brief Description
Admin/staff
personalia
menyediakan
informasi
tentang
history
absensi
pegawai dan menyerahkan laporan data hadir pegawai ke
bagian
manajemen
personalia untuk divalidasi. Basic Flow
1. Admin/staff
personalia
menampilkan
form
laporan absensi dengan memilih tombol laporan absensi. 2. Sistem form
menampilkan laporan
absensi
pegawai. 3. Sistem
menampilkan
laporan seluruh history absensi pegawai. 4. Admin/staff dapat
personalia melakukan
80
filterisasi
laporan
absensi pegawai dengan melihat
laporan
berdasarkan Pegawai
pada
atau
ID
tanggal
absensi. 5. Sistem
menampilkan
laporan absensi pegawai pada kolom laporan. 6. Untuk melihat laporan dan
melakukan
pencetakan
laporan,
admin/staff
personalia
melakukan click pada tombol Lihat Laporan. 7. Untuk
melihat
detail
laporan,
admin/staff
personalia
melakukan
click pada tombol lihat detail. 8. Keluar Alternate Flow
Jika dalam menginputkan ID Pegawai atau Tanggal untuk melihat laporan, jika ID
81
Pegawai atau tanggal yang dimaksud tidak ada maka sistem
tidak
akan
menampilkan laporan yang dimaksudkan Pre Condition
Sistem
telah
memiliki
record absensi pegawai Post Condition
Report History dan Record absensi pegawai dapat
6. Mencetak Data Pegawai Tabel 4.7 Use case Cetak Data Pegawai Use case Name
Cetak Data Pegawai
Actor
Admin
Brief Description
Admin/staff
personalia
menyediakan
informasi
tentang
history
data
pegawai dan menyerahkan laporan data pegawai ke bagian
manajemen
personalia untuk divalidasi. Basic Flow
1. Admin/staff menampilkan
personalia form
laporan pegawai dengan
82
memilih tombol Laporan Pegawai. 2. Sistem form
menampilkan Menu
Laporan
Pegawai. 3. Sistem
menampilkan
laporan seluruh pegawai. 4. Admin/staff
personalia
dapat
melakukan
filterisasi laporan data pegawai dengan melihat laporan
berdasarkan
pada ID Pegawai atau Nama Pegawai. 5. Sistem laporan
menampilkan data
pegawai
pada kolom laporan. 6. Untuk melihat laporan dan
melakukan
pencetakan
laporan,
admin/staff
personalia
melakukan click pada tombol Lihat Laporan. 7. Untuk
melihat
detail
83
laporan,
admin/staff
personalia
melakukan
click pada tombol lihat detail. 8. Keluar Alternate Flow
Jika dalam menginputkan ID Pegawai atau Nama Pegawai untuk melihat laporan, jika ID Pegawai atau Nama yang dimaksud tidak ada maka sistem
tidak
akan
menampilkan laporan yang dimaksudkan Pre Condition
Sistem
telah
memiliki
record data pegawai Post Condition
Report History dan Record data pegawai dapat dicetak dan Admin/staff personalia menyerahkan laporan data pegawai
ke
bagian
manajemen personalia untuk divalidasi.
84
7. Cetak Kartu Pegawai Tabel 4.8 Use case Cetak Kartu Pegawai Use case Name
Cetak Kartu Pegawai
Actor
Admin
Brief Description
Report History dan Record data pegawai dapat dicetak dan Admin/staff personalia menyerahkan laporan data pegawai
ke
bagian
manajemen personalia untuk divalidasi. Basic Flow
Use case ini dimulai ketika admin/staff personalia sudah login. 1. Admin/staff
personalia
menampilkan form data pegawai dengan memilih tombol pegawai. 2. Sistem
menampilkan
form data pegawai. 3. Admin/staff melakukan
personalia pemilihan
dari Menu File > Open > Menu Cetak Kartu ID.
85
4. Sistem
menampilkan
form cetak kartu ID. 5. Admin/staff
personalia
melakukan
pencarian
data pegawai yang telah diinputkan
pada
form
pengisian karyawan. 6. Sistem
akan
menampilkan ID, nama, dan bagian pegawai. 7. Sistem akan membentuk ID pegawai ke dalam suatu barcode yang akan digunakan dalam proses absensi 8. Sistem
akan
menampilkan kartu dan mencetak ID Pegawai. 9. Selesai Alternate Flow
Jika
dalam
pengisian
pencarian ID Pegawai salah, maka
sistem
takan
menampilkan pesan error dan
memintanya
untuk
86
mengisikannya kembali Pre Condition
Admin/staff personalia harus melakukan penginputan data pegawai terlebih dahulu
Post Condition
Kartu ID Pegawai dapat digunakan untuk melakukan proses absensi
8. Presensi Pegawai Tabel 4.9 Use case Presensi Pegawai Use case Name
Presensi Pegawai
Actor
Admin
Brief Description
Use
case
ini
digunakan
ketika pegawai melakukan proses
absensi,
dimana
proses absensi ini dilakukan dengan menggunakan kartu ID
pegawai
yang
didalamnya terdapat kode barcode yang dibentuk dari nomor ID pegawai. Basic Flow
Use case ini dimulai ketika menu pegawai telah terbuka. 1. Admin/staff
personalia
87
melakukan login awal untuk membuka menu absensi. 2. Admin/staff
personalia
membuka menu absensi pada form utama. 3. Sistem
menampilkan
form absensi. 4. Pegawai
melakukan
proses absensi. 5. Sistem
akan
secara
otomatis menginputkan data
kehadiran
kepulangan ketika
pegawai Kartu
didekatkan
ID pada
perangkat scanner
dan
barcode Pada
input
pertama absensi, sistem akan menampilkan ID Pegawai, Jam Masuk, Kode Absen. 6. Pada absensi,
Input sistem
kedua akan
88
menampilkan
ID
Pegawai, Jam Masuk, Jam Keluar, Total Jam Kerja, Kode Absen, dan Keterangan. 7. Selesai Alternate Flow
Jika
dalam
pengisian
pencarian ID Pegawai salah, maka
sistem
takan
menampilkan pesan error dan
memintanya
untuk
mengisikannya kembali Pre Condition
Admin/staff personalia harus melakukan penginputan data pegawai terlebih dahulu
Post Condition
Kartu ID Pegawai dapat digunakan untuk melakukan proses absensi
9. Administrasi Login Admin Tabel 4.10 Use case Administrasi Login Admin Use case Name
Administrasi Login Admin
Actor
Admin
Brief Description
Admin/Staff Personalia ingin
89
Login
terhadap
sistem
informasi absensi dengan menginputkan
user
name
dan password maka mereka harus
membuat
username agar
dan
dapat
suatu password
mengakses
aplikasi absensi ini. Basic Flow
1. Masuk
ke
menu
pegawai. 2. Masuk ke menu File > Open > Menu Login Admin. 3. Admin/Staff menginputkan
Personalia User
name. 4. Admin/Staff
Personalia
menginputkan Password. 5. Sistem menyimpan User name
dan
Password
dengan memilih pilihan tombol Save agar sistem memvalidasi User name
90
dan Password tersebut. 6. Sistem menyimpan user name
dan
password
tersebut. Alternate Flow
Sistem
menampilkan
informasi atau
jika
username
password
dimasukkan
yang
telah
ada
(duplikasi data) Pre Condition
Admin/Staff
Personalia
harus login terlebih dahulu dan yang mengetahui User name dan Password hanya user
admin
yang
bersangkutan itu sendiri Post Condition
Username
dan
password
dapat digunakan untuk login dan
mengakses
aplikasi
absensi ini.
4.5.5.2 Use case Diagram Pada Use case diagram ini menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case diagram menjadi dokumen
kesepakatan antara customer, User, dan
91
Developer. Pada Use case diagram ini menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case diagram menjadi dokumen kesepakatan antara customer, User, dan Developer.
4.5.5.3 Sequence Diagram Sequence Diagram ini menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari Use case. Dalam Pengembangan sistem ini, ada beberapa Sequence Diagram antara lain : 1. Sequence Diagram Login Admin Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor ingin berinteraksi dengan sistem agar actor tersebut dapat melakukan proses login ke dalam sistem aplikasi absensi ini. 2. Sequence Diagram Administrasi Login Admin Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor harus melakukan pendaftaran username dan password sebelum actor tersebut dapat melakukan proses login ke dalam sistem aplikasi absensi ini. 3. Sequence Diagram Cetak Kartu Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor (Admin/Staff Personalia) mencetak kartu ID untuk setiap masing-masing pegawai yang telah terdaftar pada sistem aplikasi ini. 4. Sequence Diagram Data Bagian
92
Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data bagian ke dalam aplikasi absensi ini.
5. Sequence Diagram Data Jabatan Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data jabatan ke dalam aplikasi absensi ini. 6. Sequence Diagram Data Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data Pegawai ke dalam aplikasi absensi ini. 7. Sequence Diagram Informasi History Absensi Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mencari data absensi pegawai dan menampilkannya serta melaporkannya untuk proses validasi ke bagian manajemen personalia. 8. Sequence Diagram Mencetak Data Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor mencari data pegawai dan menampilkannya serta melaporkannya untuk proses validasi ke bagian manajemen personalia. 9. Sequence Diagram Presensi Pegawai Pada Sequence Diagram ini dijelaskan bagaimana actor (pegawai) melakukan proses absensi dalam waktu sehari, baik ketka waktu datang, waktu pulang, dan penghitungan total waktu kerja untuk dapat dimasukkan dalam laporan presensi pegawai.
4.5.5.4 Class Diagram
93
Class Diagram ini digunakan untuk menggambarkan disain statis dari sistem yang akan dibangun yang memperlihatkan himpunan kelas, antarmuka, kolaborasi, dan relasi yang terdapat dalam aplikasi absensi ini.
4.5.6
Analisis Masukan dan Keluaran Beberapa data yang akan menjadi masukan dalam sistem ini, adalah :
Data pegawai Merupakan data pribadi pegawai yang meliputi beberapa keterangan tambahan dan lainnya. Data hadir pegawai Meliputi data tentang waktu kedatangan dan kepulangan pegawai Sedangkan data keluaran dari sistem ini, adalah : Data presesi pegawai Laporan akhir data presensi pegawai Laporan akhir total waktu dan presentase waktu presensi pegawai History data presensi
94
4.5.7
Struktur Data
1. Tabel Admin
Gambar 4.2 Design tabel admin
2. Tabel Pegawai
Gambar 4.3 Design tabel pegawai 3. Tabel Jabatan
Gambar 4.4 Design tabel jabatan
95
4. Tabel Jabatan Karyawan
Gambar 4.5 Design tabel jenis karyawan 5. Table Jam Kerja
Gambar 4.6 Design tabel jam kerja 6. Tabel Absensi
Gambar 4.7 Design tabel absensi
4.5.8
Perancangan Antar Muka
1. Halaman Utama Halaman ini adalah halaman utama jika program Absensi Karyawan ini dijalankan
96
Gambar 4.8 Halaman Utama Beberapa fungsi tidak aktif, karena fungsi fungsi tersebut hanya untuk Admin. Hanya Absensi saja yang dapat diakses oleh User. 2. Form Login Form login hanya diperuntukan untuk Admin.
Gambar 4.9 Form Login
97
3. Form Absen Dapat diakses oleh User maupun Admin
Gambar 4.10 Form Absen Cukup dengan memasukan ID Pegawai, scan barcode ID masing masing pegawai, jika sudah maka otomatis, data pegawai akan muncul :
Gambar 4.11 Tampilan otomatis data pegawai
98
Jika sudah muncul data pegawai, klik Simpan Absen Masuk 4. Form Data Pegawai
Gambar 4.12 Form data pegawai Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit pegawai Pencarian pegawai 5. Form Jabatan
Gambar 4.13 Form jabatan
99
Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit jabatan Pencarian jabatan 6. Form Jenis Karyawan
Gambar 4.14 Form jenis karyawan Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit jenis karyawan Pencarian jenis karyawan 7. Form Jam Kerja
Gambar 4.15 Form jam kerja
100
Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit jam kerja Pencarian jam kerja 8. Form User
Gambar 4.16 Form user Di dalam form ini terdapat : Form simpan dan edit user Pencarian user 9. Laporan Pegawai
Gambar 4.17 Laporan pegawai
101
Jika sudah dipilih antara laporan per ID atau laporan seluruh Pegawai, maka hasilnya akan seperti :
Gambar 4.18 Hasil siap cetak laporan pegawai Begitu juga dengan Laporan Absen dan Laporan Gaji Pegawai Seluruh kode program dari aplikasi absensi karyawan selengkapnya ada pada lampiran 2.
4.6 Pengujian Setelah program selesai dibuat, baru dilakukan tahap pengujian program. Pengujian adalah proses pemeriksaan program dengan tujuan tertentu dalam menemukan kesalahan sebelum diserahkan ke pengguna. Pengujian ini dimaksudkan untuk mengetahui seberapa jauh program tersebut berjalan dan seberapa banyak kesalahan yang ada pada program tersebut. Bila terjadi kesalahan, maka program tersebut akan segera diperbaiki dan diuji kembali.
102
Terdapat 2 metode dalam melakukan pengujian terhadap sebuah aplikasi, yaitu : 1. White Box Testing Adalah metode dalam pengujian sebuah aplikasi dengan menggunakan struktur control. Metode yang pertama diusulkan oleh Tom McCabe ini memungkinkan perancangan memperoleh pengukuran yang kompleks dari perancangan prosedural dan menggunakan pengukuran ini sebagai pedoman pendefinisian sekumpulan basis dari jalur eksekusi. 2. Black Box Testing Adalah metode dalam pengujian sebuah aplikasi yang berfokus pada kebutuhan fungsional software, memungkinkan perancang untuk memperoleh kondisi kondisi input yang secara penuh menguji semua kebutuhan fungsional suatu program. Pada aplikasi absensi ini, metode yang digunakan dalam pengujian / Testing yang dilakukan oleh beberapa pegawai PT. Amanah Setia Bersama adalah White Box Testing. Berikut langkah langkah yang dilakukan dalam metode ini : 1. Semua Independent path (jalur bebas) telah dijalankan, setidaknya 1 kali 2. Semua keputusan logis, baik logika benar dan salah telah dijalankan 3. Semua Loopin telah dijalankan 4. Melakukan struktur data internal untuk menjamin validitas Sementara pengujian / Testing yang dilakukan penulis dan beberapa bantuan dari pihak maintanence PT. Amanah Setia Bersama adalah Black Box Testing. Berikut langkah langkah yang dilakukan dalam metode ini :
103
1. Melakukan pengujian pada fungsi fungsi yang hilang atau tidak benar 2. Melakukan pengunian pada interface 3. Melakukan pengecekan pada struktur data atau pengaksesan database eksternal 4. Melakukan pengecekan pada performance 5. Melakukan pengecekan pada inisialisasi dan terminasi
4.7 Konversi Sistem Konversi Sistem yang digunakan adalah konversi dengan perubahan langsung dengan tanggal yang telah diterapkan. Perubahan langsung hanya berhasil jika pengujian luas dikerjakan sebelumnya, dan bekerja paling baik jika beberapa penundaan dalam pengolahan dapat ditoleransi. Sebuah keuntungan dari perubahan langsung adalah pemakai tidak memiliki kemungkinan menggunakan sistem lama dari pada sistem baru.
4.8 Training Orang yang akan menggunakan sistem
aplikasi absensi ini adalah staff
personalia, yaitu sebagai administrator, dimana staff tersebut harus dilatih terlebih dahulu. Jumlah pelatihan sebuah sistem yang diperlukan kemudian tergantung pada beberapa banyak pekerjaan seseorang akan berubah karena sistem baru. Pelatihan yang dilakukan meliputi, pelatihan teori dan praktek. Waktu yang diperlukan untuk pelatihan kurang lebih satu minggu atau tergantung kebutuhan.
